Kratka navodila za uporabo aplikacije za poročanje

Agencije za energijo

Splošno o poročanju ........................................................................................... 2

Prijava v aplikacijo .............................................................................................. 3

Pozdravni zaslon in menijska vrstica ................................................................... 5

Prevzem praznih obrazcev za poročanje ............................................................ 7

Elektronsko podpisovanje .................................................................................. 8

Oddaja izpolnjenih obrazcev ............................................................................ 10

Oddana poročila podjetja ................................................................................. 11

Za konec ........................................................................................................... 12

2

Splošno o poročanju

Aplikacija za poročanje Agencije za energijo je spletna aplikacija, do katere dostopamo preko naslednje povezave:

https://porocila.agen-rs.si Poročanje od začetka leta 2015 poteka v skladu z Aktom o načinu posredovanju podatkov in dokumentov izvajalcev energetskih dejavnosti, objavljenem v Uradnem listu RS, št. 98/14, kar v smislu uporabe aplikacije za poročanje pomeni predvsem obvezno avtenticiranje s kvalificiranim digitalnim potrdilom in obvezno elektronsko podpisovanje oddanih podatkov. Za dostop do aplikacije je potrebno uporabiti enega od novejših spletnih brskalnikov s podporo standarda HTML5 (pri starejših spletnih brskalnikih lahko prihaja do združljivostnih težav). Za elektronsko podpisovanje lahko na vaš računalnik namestite še brezplačno programsko orodje Agencije za energijo (imenovano MultiDocsSigner), ki je na voljo v okviru aplikacije. Za vstop oziroma prijavo v aplikacijo ste dobili posebno uporabniško ime in geslo, ki omejuje pravice dostopa do posameznih poročanj in hkrati izkazuje, kdo je določeno poročilo oddal in zanj odgovarja. Odgovorne osebe, ki so jim bila uporabniška imena in gesla posredovana, je določilo matično podjetje. Začetna gesla so računalniško generirana, vsak uporabnik pa lahko svoje geslo (ne pa tudi uporabniškega imena) poljubno spremeni. Po začetnem povezovanju vašega kvalificiranega digitalnega potrdila z vašim uporabniškim profilom v aplikaciji vpisovanje uporabniškega imena in gesla ne bo več potrebno, saj se boste avtenticirali le še z digitalnim potrdilom. Poročanje se lahko načeloma vrši na več različnih načinov (spletni obrazci, nalaganje s podatki napolnjenih datotek, nalaganje poljubnih datotek, nalaganje podatkovnih XML datotek, …), v tej fazi pa boste v glavnem pozvani k nalaganju s podatki napolnjenih datotek. Za posamezne vrste poročanj smo vam pripravili različne obrazce (večinoma formatov Microsoft Excel). Obrazce boste prevzeli v aplikaciji, jih shranili na svoj računalnik in jih tam izpolnjevali neodvisno od aplikacije za poročanje. Ko bo posamezen obrazec izpolnjen in v vašem podjetju interno verificiran, pa ga boste elektronsko podpisali, nato pa naložili nazaj v aplikacijo za poročanje, kar se šteje kot uradna oddaja poročila. Uporaba aplikacije bo torej omejena na prevzem praznega in oddajo izpolnjenega obrazca, sam proces izpolnjevanja pa je še zmeraj stvar vaše lastne organiziranosti. Posamezen obrazec / poročilo lahko pred iztekom roka za poročanje oddate tudi večkrat. Če boste na primer ugotovili, da je potrebno kakega od podatkov popraviti, lahko (do izteka roka za poročanje) popravljeno poročilo ponovno oddate, ne da bi o tem posebej obveščali agencijo. Po izteku roka je za ponovno oddajo potrebno posebej zaprositi in jo tudi relevantno utemeljiti. Aplikacija samodejno skrbi za obveščanje preko elektronske pošte o pomembnih dogodkih oziroma rokih v procesu poročanja:

začetek poročanja,

3

bližanje konca obdobja poročanja, potrdilo o oddaji poročila, zaključek poročanja, …

Obvestila o bližajočem se izteku roka poročanja boste prejemali v vsakem primeru, ne glede na to, ali ste določeno poročilo že oddali ali ne. Po končani uporabi aplikacije za poročanje se odjavite s klikom na povezavo Odjavi (povsem desno zgoraj v oknu brskalnika, Slika 4). Odjava ni obvezna, je pa priporočljiva, saj s tem preprečite, da bi kdo drug, ki ima dostop do vašega računalnika, z vašo identiteto dostopal do aplikacije. Iz enakih razlogov ima aplikacija omejeno »trajanje seje«, to je dovoljen čas neaktivnosti, ki znaša 15 minut. Če ste v aplikacijo prijavljeni in je ne uporabljate več kot 15 minut, boste samodejno odjavljeni in se boste morali za nadaljevanje uporabe ponovno prijaviti. Pri poročanjih se uporabljajo novejši formati Microsoft Office dokumentov, torej .DOCX, .XLSX, .XLSM in podobno, zato boste za odpiranje, izpolnjevanje in shranjevanje takih dokumentov potrebovali različico Microsoft Office 2007 ali novejšo. Če še zmeraj uporabljate starejše različice in nimate možnosti nadgradnje, pa boste morali namestiti brezplačen »Microsoft Office združljivostni paket«, ki vam bo omogočil uporabo novejših formatov tudi s starejšimi Microsoft Office različicami (2003 ali starejše). Najdete ga na spletnem naslovu http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=3.

Prijava v aplikacijo

Za vstop v aplikacijo uporabite povezavo https://porocila.agen-rs.si v enem od spletnih brskalnikov. Če se v aplikacijo prijavljate prvič, bo postopek prijave naslednji:

1. brskalnik bo od vas zahteval izbiro ustreznega kvalificiranega digitalnega potrdila (Slika 1); glede na stopnjo varnosti, ki ste jo določili ob nameščanju certifikata, boste morali dovoliti uporabo potrdila v okviru aplikacije za poročanje in morda vnesti tudi vaše varnostno geslo za uporabo potrdila

2. pokazalo se bo prijavno okno aplikacije, kjer boste morali vnesti vaše uporabniško ime in geslo za vstop v aplikacijo za poročanje (Slika 2)

3. po uspešni prijavi vas bo pričakalo pozdravno okno, kjer boste morali vaše kvalificirano digitalno potrdilo, ki ste ga izbrali v točki 1, povezati z vašim uporabniškim profilom (Slika 3) (pogoj za uspešno povezavo je ujemanje e-poštnega naslova v potrdilu in uporabniškem profilu), s čimer boste zaključili prvo prijavo in pričeli z uporabo aplikacije.

Ko je vaše kvalificirano digitalno potrdilo povezano z vašim uporabniškim profilom, bo ob vsaki naslednji prijavi v aplikacijo zadoščalo že izkazovanje s kvalificiranim digitalnim potrdilom, brez vsakokratnega vpisovanja uporabniškega imena in gesla (torej samo še 1. korak iz zgornjega zaporedja).

4

Slika 1: Izbira certifikata za avtentikacijo

Slika 2: Prijava v aplikacijo za poročanje

5

Slika 3: Možnost povezave digitalnega potrdila z uporabniškim profilom

Pozdravni zaslon in menijska vrstica

Po uspešni prijavi boste prišli do pozdravnega zaslona z vašimi podatki in podatki vašega podjetja, za nadaljnje delo z aplikacijo pa boste uporabili možnosti iz menijske vrstice.

6

Slika 4: Pozdravni zaslon in menijska vrstica

Menijska vrstica (modra pasica pod logotipom agencije) ponuja naslednje možnosti:

Poročanje

Seznam oddanih poročil

Odprta poročila podjetja Sprememba gesla Digitalno potrdilo Pomoč pri uporabi

Prevzem in oddajo posameznih poročil oziroma obrazcev boste izvedli z možnostjo »Poročanje/Odprta poročila podjetja«, možnost »Poročanje/Seznam oddanih poročil« pa omogoča pregled vseh že oddanih poročil, ki se jim je rok oddaje že iztekel. Obe možnosti bosta podrobneje opisani v nadaljevanju. Možnost »Sprememba gesla« omogoča spremembo gesla uporabnika. Možnost »Digitalno potrdilo« prikaže podrobnosti kvalificiranega digitalnega potrdila, ki ga uporabljate za avtentikacijo ob vstopu v aplikacijo za poročanje, omogoča pa tudi odstranitev potrdila, če ga denimo želite nadomestiti z drugim ali pa prenehati z uporabo aplikacije.

7

»Pomoč pri uporabi« ponuja ta navodila in pa brezplačno programsko orodje za elektronsko podpisovanje datotek s podatki za oddajo.

Prevzem praznih obrazcev za poročanje

Pod odprta poročila štejemo poročanja, ki so trenutno v teku. Prikazana so samo tista poročila podjetja, za katera ste bili v podjetju imenovani kot odgovorna oseba. Prikazano je ime poročila, rok oddaje ter povezava Oddaj poročilo, kjer izvedemo prevzem praznega in oddajo izpolnjenega obrazca poročila.

Slika 5: Seznam odprtih poročil

Dodatno je na voljo še zavihek Seznam zamujenih poročil, kjer so prikazana poročila, ki niso bila pravočasno oddana. Ob kliku na povezavo Oddaj poročilo (Slika 5) pridemo do naslednjega zaslona:

8

Slika 6: Prevzem praznega in oddaja izpolnjenega obrazca poročila

Tukaj lahko za posamezno poročilo prevzamemo prazen obrazec za poročanje in ga shranimo na svoj računalnik. To storimo s klikom na povezavo Predloga poročila. Odpre se dialog za shranjevanje datoteke (izgled dialoga je odvisen od verzije vašega spletnega brskalnika, lahko bo to le pasica na dnu brskalnikovega okna), mi pa izberemo ustrezno mapo na svojem disku. Od tukaj naprej poteka izpolnjevanje obrazca povsem v vaši režiji, saj ga izpolnjujete kot katerokoli drugo Excelovo datoteko na svojem računalniku. Tudi vse interne verifikacije podatkov v podjetju izvedite »off-line«, torej brez uporabe aplikacije, prav tako tudi elektronsko podpisovanje, ki je podrobneje opisano v naslednjem poglavju, poročilo pa oddajte (naložite v aplikacijo za poročanje) šele takrat, ko bodo izvedene vse interne kontrole in potrditve (če so potrebne), pri tem pa pazite, da to storite v okviru podanega roka za poročanje.

Elektronsko podpisovanje

Preden poročilo oddate v aplikaciji za poročanje, ga morate še elektronsko podpisati, pri čemer uporabite isto kvalificirano digitalno potrdilo kot za prijavo v aplikacijo. Podpisati je potrebno vse datoteke, ki jih oddajate v okviru aplikacije za poročanje, poleg formatov Microsoft Office tudi formate XML, PDF in morebitne druge. Način podpisovanja je poljuben in ga lahko izberete sami (v okviru MS Office programov, programsko, posebna orodja, …),

9

da pa bi vam ta postopek čim bolj olajšali in poenostavili, ponuja agencija tudi lastno programsko orodje za podpisovanje vseh vrst datotek, ki jih oddajate v aplikaciji za poročanje. Orodje je brezplačno in enostavno za uporabo, na voljo pa je v okviru aplikacije za poročanje. Poleg možnosti elektronskega podpisovanja datotek ponuja tudi možnost preverjanja veljavnosti že podpisanih datotek (tudi v primeru, če ste jih podpisali na kak drug način). Če boste želeli orodje uporabljati, ga morate najprej namestiti na vaš računalnik. V okviru menijske opcije »Pomoč pri uporabi« (Slika 7) najdete povezavo do namestitvene datoteke, jo kliknete in shranite na vaš računalnik ter jo poženete iz shranjene lokacije ali pa jo poženete neposredno iz brskalnika (v tem primeru boste morali zagon eksplicitno dovoliti, saj vas brskalniki poskušajo ščititi pred morebitno škodljivo kodo, preneseno iz interneta). Glede na nivo vaših uporabniških pravic boste pri nameščanju orodja za podpisovanje morda potrebovali asistenco vašega IT administratorja.

Slika 7: Povezava do namestitve orodja za elektronsko podpisovanje

Ko ste orodje za podpisovanje namestili, boste na namizju računalnika našli povezavo do programa MultiDocsSigner (Slika 8).

10

Slika 8: Povezava do orodja MultiDocsSigner za elektronsko podpisovanje na namizju

Uporaba programa je enostavna in intuitivna - izbrati je potrebno datoteko s podatki, ki jo želite podpisati, program pa vam na isti lokaciji na disku pripravi podpisano verzijo dokumenta (Slika 9).

Slika 9: Elektronsko podpisovanje z orodjem MultiDocsSigner

Kot rečeno je način podpisovanja vaša izbira, opažamo pa, da je podpisovanje v okviru programov MS Office podvrženo določnim težavam, zlasti pri starejših različicah (2007, 2010) in pri datotekah, ki bodisi uporabljajo makroje (.XLSM) bodisi so z geslom zaščitene pred spremembami. V primeru kakršnihkoli zapletov priporočamo uporabo programa MultiDocsSigner, ki omenjene težave brezhibno zaobide. Po podpisovanju datoteke s podatki le-te ne smete več spreminjati, saj s tem porušite s podpisom potrjeno integriteto dokumenta in veljavnost podpisa, lahko pa datoteko pregledujete v bralnem načinu. V primeru težav v zvezi z elektronskim podpisovanjem se držite zgoraj podanih navodil ali pa se obrnite na vašega IT administratorja.

Oddaja izpolnjenih obrazcev

Oddaja elektronsko podpisanega obrazca poročila (nalaganje v aplikacijo za poročanje) poteka preko istega zaslona kot prevzem praznega obrazca (Slika 6), le da boste ob oddaji kliknili na gumb Prebrskaj oziroma Browse, poiskali ustrezno datoteko z izpolnjenimi podatki na svojem disku, jo izbrali ter nazadnje kliknili na gumb Oddaj poročilo. Po oddaji boste na zaslon dobili potrditev o oddaji ali pa obvestilo o napaki ob oddaji.

11

Da se izognete napakam ob oddaji izpolnjenih obrazcev, bodite pozorni na naslednje:

oddate lahko le obrazec, ki ste ga predhodno prevzeli neposredno v aplikaciji za poročanje (lahko pa vanj kopirate podatke iz drugih virov, če s tem ne spreminjate strukture obrazca),

oddate lahko le obrazec, ki ste ga pred oddajo elektronsko podpisali in ga po podpisovanju niste več spreminjali,

datoteke z obrazcem ne smete spreminjati drugače, kot da vnašate podatke v za to predvidena polja (lahko tudi s kopiranjem iz drugih virov),

nekateri obrazci vsebujejo preverjanja določenih podatkov in vas na morebitna

odstopanja tudi opozarjajo (ob samem izpolnjevanju podatkov); obrazcev oziroma datotek, kjer takšnih opozoril niste upoštevali in odpravili, ne boste mogli oddati,

ne spreminjajte imen datotek,

ne nalagajte datotek drugačnih tipov (končnic), kot ste jih prevzeli v aplikaciji za

poročanje (na primer: poročanje od vas zahteva oddajo letnega poročila v PDF (Adobe Acrobat) formatu, zato letnega poročila ne boste mogli oddati v formatu DOCX (Microsoft Word); pomembno je tudi razlikovanje starih in novih končnic Excelovih dokumentov, XLSX namreč ni ekvivalentno XLS),

posamezna datoteka, ki jo nalagate, je lahko velika največ 150 MB (nalaganje velikih

datotek lahko traja kar dolgo (odvisno od hitrosti vaše internetne povezave). Datoteko, ki ste jo nazadnje oddali, hranite tudi sami na vašem računalniku, da jo boste po potrebi lahko spremenili in ponovno oddali, če vas k temu pozove agencija oziroma se tako odločite sami. Oddajanje je omogočeno le do predhodno določenega roka oddaje, po njem pa ne več. Če do izteka roka poročila ne boste oddali, bo poročilo vidno na seznamu zamujenih poročil (Slika 5, drugi zavihek). Če je bilo poročilo regularno oddano, pa bo vidno v seznamu oddanih poročil (Slika 10). Če boste želeli oddati poročilo po roku za poročanje (ponovno ali sploh prvič), morate za to zaprositi agencijo (po elektronski pošti na naslov porocila@agen-rs.si).

Oddana poročila podjetja

Ta možnost je arhiv vseh že oddanih poročil, za katere ste bili izbrani kot odgovorna oseba. Poročila so združena po letih za preglednejši prikaz. Vsako oddano poročilo posebej lahko odprete in pregledujete, ne morete pa jih ponovno oddajati (razen če rok za oddajo še ni potekel).

12

Slika 10: Seznam oddanih poročil podjetja

Za konec

Morebitne zaplete, težave ali nejasnosti pri uporabi aplikacije za poročanje nam sporočajte na elektronski naslov porocila@agen-rs.si, za vsebinska vprašanja pa se še naprej obračajte na sodelavce, s katerimi ste že prejšnja leta sodelovali pri takšnih poročanjih.