55

KSF 3 Communicatie

3.1 Het belang van communicatie voor een goed competentiebeleid

Bijhetopstartenenvoerenvaneencompetentiebeleidkomtcommunicatievaakpasopdetweedeplaats.Tijdensbijeenkomstenvanhetlerendnetwerkismeermaalsgeblekendatorganisatiesondermeerbijhetopstartenenopvolgenvanprojectenworstelenmethetvoerenvaneengoedecommunicatieenhetcreërenvandraagvlak.Nochtanszijnzoweldebetrokkenorganisatiesalsdeexpertenervanovertuigddatbeideprocesseneenheelsterkeinvloedhebbenophet resultaatvanprojecten,endusookopde implementatievaneencompetentiebeleid.

Iedere organisatie is uniek en kent verschillende vormen van communicatie. Ditimpliceert dat elke organisatie op haar eigen unieke wijze communiceert en dat hetniet realistisch zou zijn om een standaardaanpak te formuleren voor het communicerenrondcompetentieontwikkeling.Tochgeldenerweleenaantalalgemeneprincipesdiedecommunicatierondcompetentieontwikkelingondersteunenenversterken.

1Een element waar je organisatie zeker rekening mee moet houden, is de eigen communicatiecultuur.Tijdens de verschillende bijeenkomsten van het lerend netwerk werd duidelijk dat iedere organisatie haareigen communicatiecultuur heeft. Ombelangrijke en ingrijpende projecten als competentieontwikkeling teintroducerenenoptevolgen,ishetessentieeldatjeeerstinzichtkrijgtindecommunicatiecultuurvanjouworganisatie.Vanuitditinzichtenvanuitdevoor-ennadelenvanjeeigencommunicatiecultuurkunjeopzoeknaarhetvoorjouworganisatiebestecommunicatieplanennaardemeestefficiëntecommunicatiestrategie.

Inorganisatiesmeteeneerderinformelecommunicatiecultuurkanhetnefastzijnomplotsheelformeeltegaancommunicerenovereenproject.Hierdoorkanweerstandontstaan.Organisatiesdieeerdereenformelecommunicatiecultuurkennen,zijnerineersteinstantiebijgebaatomhetprojectm.b.t.competentiebeleidookplanmatigenformeeloptestartenenoptevolgen.Ditbetekentevenwelnietdatindeloopvanhettraject deze cultuurniet kan en zal veranderen.Het voeren van een competentiebeleidhoudt immers eenveranderingstrajectin,zowelwatbetreftvisie,structuurenorganisatiealswatbetreftcultuur.Logischerwijzebeïnvloedtditookdecommunicatiecultuur.

In een kleine profitorganisatie wilde men competentiedenken inzetten om medewerkers op een objectievere manier feedback te kunnen geven en om in kaart te brengen welke competenties al aanwezig waren en welke nog moesten worden aangetrokken. Vanaf het begin van de invoering ervan werd er systematisch schriftelijk en mondeling naar de hele groep tegelijkertijd gecommuncieerd over de verschillende stappen en doelstellingen van het competentiebeleid. Men wilde immers vermijden dat er onduidelijkheid of weerstand zou ontstaan omdat men niet iedereen op dezelfde manier zou betrekken. Hoewel het traject aanvankelijk goed was gestart en iedereen mee leek, kwam er na een tijdje veel weerstand van de meestergast. Blijkbaar lag het bij hem erg gevoelig dat hij als vroegere vertrouwenspersoon van de zaakvoerder en als ‘ancien’ niet eerder dan de groep informeel was betrokken in het hele verhaal. Tot dan werd hij immers altijd als eerste over veranderingen geraadpleegd. Het kostte enkele individuele gesprekken tussen hem en de zaakvoerder waarin duidelijke communicatieafspraken werden gemaakt om het proces terug vlot te trekken.

p 35

56

Decultuurvan jeorganisatie isbepalendvoordeheersendecommunicatiecultuur.Houdbijhet opstellen van communicatieplannen en de achterliggende strategieën rekening met de

cultuurkenmerkenvanjouworganisatie.Wanneerjehiergeenoogvoorhebt,zaldecommuncatiedie je voert geen succes hebben en misschien eerder averechtse effecten teweegbrengen. Goedcommunicerenisimmerséénvandecrucialeaspectendiebepalenofmedewerkersblijven3.

2 Hetopmakenvaneencommunicatieplan–formeelofeerderinformeel–zalhetinvoerenenopvolgenvanhetcompetentiebeleidondersteunen.Ineencommunicatieplanlegjevasthoejezal

communicerenoverhetprojectendeacties.Hetisheelbelangrijkomexpliciettezeggenwelkeaspectenvancompetentieontwikkelingjewelzaluitwerkenenwelkeniet.Weeseropvoorbereiddaterzichtijdensdelooptijdvanhetprocesbinnenjeorganisatieontwikkelingenkunnenvoordoendiehetnoodzakelijkmakenomjeplanaantepassen.

Hetuitwerkenvaneencommunicatieplanheefteenaantalvoordelen:

•Communicatieoverhetcompetentiebeleidmaaktdeactiesbespreekbaar:jekunteranderengemakkelijkerbij betrekken. Daardoor zal je het competentiebeleid efficiënter uitvoeren en creëer je draagvlak enbetrokkenheid.

•Communicatiezorgtervoordathetprojectvolgbaar,voorspelbaar,controleerbaarenbeoordeelbaaris.Iedereenweetwathijkanverwachten.

•Eenplanmaakthetwerk‘behapbaar’:jekuntdelendelegerenofuitbesteden,jekunthetprojectindetijdspreiden.Daarenbovenstaateenplanookgarantvooreengoedeplanningenopvolging.

•Eencommunicatieplanhelptjeprioriteitenteleggen.Eengoedcommunicatieplanbeschrijftnietalleenwatjeorganisatiegaatdoen,maargeeftookaanwaaromzedatgaatdoen.

Indebijlagenvindjeeenvoorbeeldvaneencommunicatieplandatjekaninspirerenwanneerjeerzelféénwiltgaanopmaken.

3Deinhoudenvormvanditcommunicatieplanzijnafhankelijkvandedoelgroepenvandedoelstellingenvan de communicatie. Het voeren van een competentiebeleid is een complex gegeven. Daaromonderscheidjebestverschillendedoelgroepenendoelstellingeninhetcommunicatieplan:zijvragenelk een verschillende benadering. Volgende vragen kunnen je inzicht geven in je doelgroepen endoelstellingen:

•Welk resultaat wil jemet deze communicatie bereiken? Enkel informeren of ookweerstanden kunnenaanvoelen,inputkrijgenvandemedewerkers…?

•Waaromwiljedieresultatenbereiken?•Watzijndeknelpuntendaarbij?Waarzijnvragenofweerstandenteverwachten?•Watzijnontwikkelingendieeenhandjehelpen?•Voorwiewil je een competentiebeleid voeren?Wie ga je daarbij betrekken?Wie gaat er nadienmee

werken?Welkegevolgenheeftditvoorhen?•Watverandertervoorhenalsdeorganisatieerinslaagteencompetentiebeleidteimplementeren?•Wiekanmeehelpenomhetcompetentiebeleidingangtedoenvinden?Wiekandeboodschapzogoed

mogelijkoverbrengen?

In een profitorganisatie werd voor alle leidinggevenden een opleiding interculturele communicatie georganiseerd. Deze opleiding had enerzijds tot doel te laten ervaren dat communicatie sterk cultuurgebonden is en dat niet alle communicatie even logisch en evident is voor iedereen. Anderzijds had deze interactieve opleiding tot doel de competenties m.b.t. communicatie – en in het bijzonder interculturele communicatie – bij de leidinggevenden te versterken. Tijdens de informatie over de verschillende culturen aanwezig onder de werknemerspopulatie en bij de concrete oefeningen werd vrij snel duidelijk dat leidinggevenden nooit hadden stilgestaan bij een aantal basisprincipes van communicatie en onvoldoende op de hoogte waren van tips en tricks om die zo optimaal mogelijk te laten verlopen. De leidinggevenden evalueerden aan het einde van de opleiding dat ze meer mogelijkheden hadden leren kennen om zo doelgericht mogelijk te communiceren naar verschillende doelgroepen.

3 Volgens Itineris-advies is de toverformule voor het houden van een medewerker het product van (1) de drijfveren van de medewerker, (2) een goed functionerende organisatie, (3) het team en de collega’s, (4) de betrokkenheid, (5) kansen tot ontplooiing, (6) het leiderschap, (7) de communicatie, (8) de werkomstandigheden, (9) de jobinhoud, (10) de waardering en (11) de verloning.

p 71

57

4Nahetbepalenvandoelstellingenendoelgroep(en)ishetbelangrijkstiltestaanbijde communicatiestrategie: wat,hoeenwanneergajecommunicerenoverhetcompetentiebeleid.Ookjouworganisatiezetaleenaantalinformeleen/offormelecommunicatiemiddelenin;hetkiezenvandejuistekanalenvoordecommunicatieoverhetcompetentiebeleidismeebepalendvoorhetsucceservan.

Een woon- en zorgcentrum stond in het kader van het invoeren van het elektronisch zorgdossier voor de uitdaging om bijkomende competenties te ontwikkelen bij het personeel. Aangezien er bij het personeel veel weerstand was tegen deze verandering en de bereidheid om extra competenties te ontwikkelen zeer beperkt was, werd door een externe organisatie een opleiding op maat ontwikkeld met veel aandacht voor interactie en inbreng van de direct leidinggevenden zelf. Er werd ingezoomd op het omgaan met veranderingen met de bedoeling elke medewerker te ondersteunen bij het zich eigen maken van veranderingen en het omgaan met spanningen en weerstanden die ze kunnen veroorzaken. In functie van de concrete verandering heeft men een concreet actieplan opgemaakt en samen gezocht naar mogelijkheden om hierover te communiceren, om weerstanden weg te werken, om veranderingen vanuit een positieve benadering in te voeren. Hiervoor werd een methodiek (‘groeiende cirkels van betrokkenheid’) ontwikkeld die in de toekomst de leidinggevenden handvaten kan bieden om veranderingen te introduceren met veel aandacht voor communicatie en betrokkenheid.

DeorganisatiesbinnenhetLNCformuleerdenalgemene principesdiejekunneninspirerenbijhetcommunicerenovercompetentieontwikkeling:

•Blijfersteedsalertvoordatdedoelstellingenvooriedereendezelfdezijnendatiederemedewerkerdezeopeenzelfdewijzeinterpreteert.

•Creëereensfeervanopenheid en vertrouwen.Probeerverborgenagenda’stevermijden.•Probeertijdensdeverschillendefasesvanhetprojecteen evenwichttehoudentussen

‘zorgendathetvooruitgaat’en‘betrokkenheid’.Teveelinformatieleidttotstarheid.•De wijze van communiceren is belangrijk (bv. een nieuwsbrief is voor iedereen).

Bekijk waar doelgroepen een specifieke benadering vragen. Mogelijke kanalen zijnintranet, mail, telefoon, face-to-facegesprekken, vergaderingen (waar je dingen kuntnuanceren),viadeondernemingsraadofeenanderoverlegorgaan.Hetcreatiefgebruikenvan communicatiekanalen (er zijn er meer dan 100) creëert nieuwsgierigheid en oplangere termijn dus ookbetrokkenheid. In debijlagen vind je een lijst vanmogelijkecommunicatiekanalen.

•Zorg ervoordathet taalgebruik aangepast is aanhetniveau vandedoelgroep,maarlaat je daarbij niet leiden door bepaalde stereotypes.Haal concrete voorbeelden aan.Vooralbijlagergeschooldenishetbelangrijkomalleszeerduidelijkuitteleggena.d.h.v.voorbeelden.Letopmetvakjargon;ditkandrempelverhogendwerken.

•Houdbij elke vormvan communicatie steeds inhet achterhoofddathet systeemvancompetentieontwikkelingopzichnietdedoelstellingis,maarweldatwat je ermee wilt doen.

•Stastilbijdeconcrete planning en timing:wanneerverspreidjenieuwsbrieven,wanneerplan je vergaderingen?Hoe stel je de groepen samen (gemengd, per functie…)? Opsleutelmomentenishetaangeradenhierflexibelmeeomtegaanenaftewijkenvandevooropgezetteplanningentiming.

•Durfookeenaantalspelregelstebepalenm.b.t.decommunicatie.Bijvoorbeeldruimtecreërenommetleidinggevendentebrainstormenzonderdatjehuninputverderverspreidt.

•…

58

3.1.1 Voordelen en uitdagingen

Eengoedecommunicatieoverhetopstartenenvoerenvaneencompetentiebeleidheeftvolgendevoordelen:

•De betrokkenen zijn constant goed geïnformeerd over de bedoeling van het competentiebeleid, overdeconcreteplanning,overdeverschillendeaspectenvanhetcompetentiebeleid…Iedereenheeftdieinformatiedienodigisomeenpositievebijdragetekunnenleverenengoedte(blijven)functioneren.

•Eriseensterkeopenheidopinhoudelijkvlak:problemenwordensnelbenoemdenopgenomen,oplossingenvloeiensneldoordeorganisatie,misverstandenblijveneerderbeperkt.

•Eriseensterkeopenheidoprelationeelvlak:watstoortwordtsnelopgenomenenopgelost,spanningenblijvenniet leven,diversiteitwordtbenoemdenopgenomen,mensenwetenwaarvoor zebij collega’sterechtkunnenenwaarvoorniet,eriseendirectecommunicatie.

•Oplossingenzijngemiddeldsneller,beterenmeereffectief:beteromdatmeermensenhiermeebezigzijngeweest,meereffectiefomdathetdraagvlakvergrootis.

•Communicatiecreëertgemeenschappelijkheid.•Hetomgaanmetmensenwordtdirecterenmeerwaarderend(eerlijkheidenrespectstaancentraal).•Hetbrengteen‘ambitieuzeenbewuste’cultuurbinneninorganisaties.•Eencompetentiebeleidwaarbijorganisatieseengemeenschappelijketaalcreërenviabetrokkenheidende

ontwikkeldeinstrumentenzaleen‘boost’gevenaandecommunicatiebinnendeorganisatie.

Maarerzijnookeenaantaluitdagingenverbondenaancommunicatie:

•Waak erover dat je je medewerkers goed en voldoende informeert over de doelstelling van hetcompetentiebeleid.

•Lichtmoeilijkebegrippenentermenvoldoendetoe.•Vraagregelmatignaardemeningeninputvanjemedewerkers.•Hetvraagteengedragsveranderingvaniedereen.Creëervoldoendevertrouwenenveiligheidomopenen

directmetcollega’sovercompetentiestecommuniceren.•Verbeterprocessenindezelijnvrageneenvolgehoudeninspanning,scheppenverwachtingen,makeneen

organisatieheeltransparant.•Eenterugwegismeestalnietmeermogelijk:éénmaaljecommuniceert,moetjeblijvencommuniceren.•Voorzievoldoendetijdenaandachtvoordeinterneenexternecommunicatieovercompetentieontwikkeling.•Weesjeervanbewustdatcommunicatieenergiekostennooitperfectzallopen.•Communicatie moet passen in de organisatiecultuur: strategiebepaling, leiderschap, omgaan met

medewerkers,cultuur,structuurenwerkprocessenmoeteninlijnzijn.•Jeblijftnietbuitenschot.Toonvoorbeeldgedrag.•Communicatieiseenuitdaging.•Communiceernietteveelineenszodatdeinformatieoverzichtelijkblijft.

3.1.2 een aantal basisprincipes die competentiebeleid ondersteunen

Tijdens de bijeenkomsten van het lerend netwerk formuleerden de deelnemers en experten een aantalbasisprincipesdiehetvoerenvaneencompetentiebeleidondersteunen:

•Communicatiepastineentotaalconcept:zevindteenconcretevertalinginhetbeleid,deorganisatiestructuur,dewerkprocessen,decultuurvandeorganisatie,demedewerkers,hetleiderschapendusookinhetcompetentiebeleid.

•Dehoudingvandeleidinggevendentegenovercommunicatieiscruciaal:hoezijomgaanmetopenheid,metkritiek,metvertrouwen,hoezijkunnenwerkenopevenwichts-enspanningsveldenbepaaltinwelkematehetgevoerdecompetentiebeleidvormzalkrijgen.

•Eenvolgehoudeninspanningisvereist.

59

•Backtobasics:maakhetallemaalniettemoeilijk.Letophettaalgebruikengebruikdetaalvanjedoelgroep(medewerkers,leidinggevenden,beleid…)

•Denknaoverwiedecommunicatienaarwelkedoelgroepdoet.•Gebruikdejuistecommunicatiekanalen.•Focusopwatjewiltbereikenencommuniceerditvoldoende.•Weesjeervanbewustdatiedereenfilters(referentiekaders)hanteert.Dezezorgenervoor

datinformatiealtijdwordtvervormd.Zoveelmogelijkdirectenduidelijkcommunicerenzorgtervoordatdezefilterszoweinigmogelijkinvloedhebben.

•Indeconcretepraktijkvanhetcompetentiebeleidblijfteengoedecommunicatieookeencrucialerolspelen.Probeerdaaromzoveelmogelijkdirecteengoedefeedbacktegeven.Wataandachtkrijgt,groeit(AppreciativeInquiry–waarderendebenadering).

3.1.3 Competentiebeleid vertrekt vanuit een constructieve dialoog tussen werkgever en werknemers

Voor een ware dialoog moet je ervan uitgaandat de ander wel eens gelijk zou kunnen hebben.

Hans-Georg Gadamer

Een niet te verwaarlozen aspect binnen de kritische succesfactor ‘communicatie’ is de sociale dialoog. Eengoedecommunicatietussendesocialepartnersbinnenorganisatiesisvangrootbelangvoorhetsuccesvaneencompetentiebeleidopdewerkvloer.

Hetsociaaloverlegbinnenorganisatiesistotopvandaagvaaktoegespitstophetverdedigenvandebelangenvanwerknemers.Hetsociaaloverlegovercompetentieontwikkelinggaateenstapverder.Hetvraagtvanallebetrokkenpartijeneengoedinzichtinhetgevoerdecompetentiebeleidendekansen,risico’senvalkuilenervan.Daarenbovenvraagthetookeengezamenlijkproces,eensamendenkenoverdeconcreterealiteitbinnendeorganisatie.

Tijdens de bijeenkomsten van het lerend netwerk en in de experimenten werden een aantal suggestiesgeformuleerddieeenconstructieve dialoogkunnenondersteunen.Hoeweldezesuggestieszijntoegespitstopdewerknemersvertegenwoordiging,kunjezeookvertalennaardecommunicatiemetaljewerknemers.

•Werkgeverendewerknemersafvaardigingcommunicerenineencultuurwaarwederzijdsbegrip,openheidenvertrouwenprioritairzijn.Ditbetekentondermeerdatbeidepartijenelkevraagenelkebedenkingm.b.t.hetcompetentiebeleidserieusnemen,analyserenenbespreekbaarmaken,datbeidepartijenopencommunicerenoverdedoelstellingenendeplanning,datbeidepartijenelkaarbevragenm.b.t.draagvlak,datbeidepartijenzichregelmatigverplaatseninhetstandpuntvandetegenpartij,enz.

•Jevertrektbestvaneengedeeldevisieophetwerkenmetcompetenties.Ditbetekentindepraktijkdat jebij aanvangvoldoende tijd en ruimtemoet creërenomelkaar tebeluisterenenheteenstewordenovereengezamenlijkevisie.

•Het isheelbelangrijkdatallepartners inhet sociaaloverlegeenzelfde taalof jargongebruiken.Inhetlerendnetwerkzijnwesteedsvertrokkenvaneengroteverscheidenheidaan organisaties en werkingen. Dit heeft zijn gevolgen voor het uitwerken van eencompetentiebeleidopmaatendusookophetformulerenvaneengezamenlijkjargon.

•Door alle partners te betrekken bij het totale proces vergroot je het draagvlak en debetrokkenheid.Hierdoorstijgendekansenopsuccesenwordthetcompetentiebeleideengezamenlijkproject.

•Hetvoerenvaneencompetentiebeleidiseengezamenlijkeverantwoordelijkheid.Elkvandesocialepartnersbinnendeorganisatieheefthierbijzijnroltevervullen:

60

•Dewerkgever informeertzo ruimmogelijk,verschaft inzicht inhetopzetendeplanning,vraagtinputvandemedewerkers…

•Dewerknemersafvaardiginggaatconstructiefommetdeverkregeninformatie,bestudeertdezeengeeftinput/steltvragen,zoektnaarmogelijkhedenomeenzogrootmogelijkebetrokkenheidvandemedewerkerstekrijgen,vertaaltdeinformatiezoconcreetmogelijknaardewerkvloer…

•Vertrekvanhetgegevendatcompetentiebeleideenwin-winsituatie inhoudt:hetheeftmaar kansen op succes als beide partijen zich hier achter kunnen zetten en ze erallebeibetervankunnenworden.Werkgeverskunnendeproductie/dienstenefficiënterorganiseren,erkankostenbesparendwordengewerkt,medewerkerskrijgenontwikkelings-engroeikansen…

•Om de sociale dialoog te voeden en te ondersteunen is het belangrijk dat je bij hetvoerenvaneencompetentiebeleidvoldoendeeffectieveoverleg-encommunicatiekanalenvoorziet.Eengoedwerkendegeformaliseerdewerkgroepmetvertegenwoordigingvanalleniveaus(management,directleidinggevenden,medewerkers,vakbond…)diehetprojectconcreetopvolgtenmeeinputgeeft,zorgtervoordaterminderweerstandkomtendatjeaspectenvanhetcompetentiebeleidgemakkelijkerkanbesprekenopdeondernemingsraaden/ofhetCPBW.HetisbelangrijkomalleaspectenvanhetHR-beleidendeimpactvanhet introduceren/voerenvaneencompetentiebeleidopdezeaspectenbespreekbaar temaken.

Dergelijkewerkgroephanteertvolgendeafspraken:•Elkemeningmagenkanaanbodkomen.•Hetoverlegverlooptdemocratisch.•Erwordtvoldoendetijdvrijgemaaktvoorhetoverleg.•Iederlidvandewerkgroepmagpuntenopdeagendazetten.•De werkgroep wordt voorgezeten door een goede gespreksleider met de nodige

competenties.•Vertrekzoveelmogelijkvancorrecteenbetrouwbareinformatie.•Dewerkgroepmagenkannietderolvandeondernemingsraadofhetcomitéovernemen.

Een profitorganisatie was er al bij aanvang van overtuigd dat een goede communicatie tussen de sociale partners binnen de organisatie het succes van het voeren van een competentiebeleid positief beïnvloedt. Op de ondernemingsraad werd in alle openheid gecommuniceerd over de behoefte aan het werken met competenties omwille van de grote instroom van laaggeschoolde – vaak allochtone – medewerkers. Om deze behoefte te concretiseren en om te zetten in een concreet actieplan (diversiteitsplan) werd er een werkgroep samengesteld die representatief was voor de organisatie. In deze werkgroep zetelden zowel de HR-verantwoordelijke en de medewerkers van werving en selectie als de coach van de peters/meters, een aantal (direct) leidinggevenden en een delegatie van de werknemersvertegenwoordiging. De openheid en het vertrouwen waarin de vergaderingen plaatsvonden zorgden ervoor dat de organisatie niet alleen tot een gedeelde visie, maar ook tot een eigen taal voor competentieontwikkeling kwam. Tijdens de bijeenkomsten van de werkgroep bleek duidelijk dat het werken met competenties een gezamenlijke verantwoordelijkheid geworden is. Om acties concreet uit te werken werd er met kleinere werkgroepen gewerkt die in functie van de concrete opdracht werden samengesteld. Ook hier was een representatieve vertegenwoordiging terug te vinden.

61

3.2 Hoe communiceer je over competentieontwikkeling?

Wat doe je al wel? en wat doe je (nog) niet? Waar loop je vast?

Begrijpen de medewerkers in de organisatie wat competenties zijn en wat een competentiebeleid inhoudt? •Iserbijdeopstartvanhetcompetentiebeleidalgemeneinformatiegegeven?•Zijndemedewerkersvoldoendeingelichtoverderichtingdiejeorganisatieuitwildooreencompetentiebeleid

teimplementeren?•Kregendemedewerkersvoldoendedekansomhunvragenrondhetcompetentiebeleidtestellen?

Is er bij iedereen in de organisatie voldoende duidelijkheid over het gevoerde competentiebeleid?Krijgjebijvoorbeeldvragenals:•“Watmoetikmethetcompetentieprofieldoen?”•“Wordikgestraftalsikeenslechtebeoordelingkrijg?”•…

maakt de organisatie het voldoende duidelijk waarvoor ze competentie-ontwikkeling allemaal kan en zal gebruiken? Gebeurt dit in verstaanbare taal?

Communiceer je op regelmatige basis over competentieontwikkeling binnen de organisatie? •Wordtditstructureelgeorganiseerd?Opeenvastmoment?Viaeenvastcommunicatiemiddel?…•Hoe gebeurt dit dan (formeel/informeel, schriftelijk/mondeling, arbeiders/bedienden, individueel/in

groep…)?•Wieiserverantwoordelijkvoordezecommunicatie?

Worden nieuwe medewerkers op de hoogte gebracht van het competentiebeleid?•Komthetcompetentiebeleidalaanbodtijdenseensollicitatiegesprek?•Staat er ergens opgelijst wat er allemaal gemeld moet worden over het competentiebeleid van de

organisatieenwanneerditbestgebeurt?•Wieverzorgtdezecommunicatie?

62

63

3.3 tips & tricks

Hoe ga je aan de slag met competentieontwikkeling?Wat kan nog beter of anders? Hoe kan je weer verder?

Let op de communicatie in je organisatie.Competentieontwikkelingdraagteenfilosofievanlerenenvaninvestereninmedewerkersmet zich mee die verder reikt dan het project van competentieontwikkeling op zich.Communiceerjeopenovercompetentieontwikkeling,maargaatvoorderesthetslotopdedeurdanverliesthetprojectiederegeloofwaardigheid.

Creëer een sfeer van openheid en vertrouwen. Hierdoorzorgjeervoordatdecommunicatieopeenmeeropenmanierzalverlopenendatmedewerkers geen verborgen agenda’s hebben. Concreet kun je dit doen door ervoor tezorgendatdecommunicatielangstweekantenverloopt:zoweltop-downalsbottom-up.Inprojecten rond competentieontwikkeling kun je dit bereikendoor tewerkenmet eengemengdprojectofmeteenwerkgroepwaarbijmedewerkersverantwoordelijkzijnvoordecommunicatienaarderestvandeorganisatie.

Let als organisatie op de wijze waarop je communiceert over het competentiebeleid. Eennieuwsbriefisbijvoorbeeldvooriedereen,maardurfookkijkennaarwaarjespecifieknaareenbepaaldedoelgroeptoemoetstappenombepaaldezakenextrateverduidelijken.Sommige medewerkers hebben behoefte aan meer communicatie en meer duiding dananderen. Mogelijke communicatiekanalen zijn: intranet, e-mail, telefoon, face-to-facegesprekken, de ondernemingsraadof andere overlegorganen. Jemoet de keuze voor hetcommunicatiekanaal goed afwegen aangezien er achter elk communicatiekanaalwel eenaantalvalkuilenschuilgaan.Deanderepartijkanbijvoorbeeldinformatieviainternetofe-mailverkeerdinterpreterenaangezienjehiergeenemoties,klemtonenofnuancesinkanonderscheiden.Goedbedoeldefeedbackovereencompetentiekanbijdeanderdanalsneloverkomenalsafbrekendecommentaar.Bijhetgevenvanfeedbackopteerjedusbetervooreenface-to-facegesprek.

tracht het competentiebeleid van je organisatie zo eenvoudig mogelijk vorm te geven en daarbij zo veel mogelijk de taal van de organisatie te gebruiken.

Medewerkers ervaren competentieontwikkeling vaak als ingewikkeld en moeilijk tebegrijpen. Betrek hen daarom zo veelmogelijk in het proces. Je kunt hen bijvoorbeelddecompetentieprofielenmeelatenopmaken.Jekunthierbijstartenmetdevraagomoptesommenwelkehunspeficieketakenzijn.Daarnakunjedoorvragennaarwelkekennis,vaardighedenofhoudingnoodzakelijkzijnomde jobgoedtekunnendoen.Wanneerdecompetentieprofielenafzijn,herkennenmedewerkerszichzelfhiersnelinencreëerjehetAHA-effect:‘Aha,dathebikgezegd!’.

pas op met vakjargon, want dit kan drempelverhogend werken. Ditiseenvalkuilvoorcompetentieontwikkelingomdatertermenbijgebruiktwordendienietiedereenbegrijptofwaarjeietsandersonderkanverstaan.Binnencompentieontwikkelingbestaanerbovendienverschillendetermendieopdewerkvloereennegatievebijklankkunnenkennen.Uitervaringenvandedeelnemersvanhetlerendnetwerkblijktdatwerknemersvaakweerstandvertonenalszehetwoord‘competentieontwikkeling’of ‘functioneringsgesprek’horen.Zeassocierenditmet‘ikmoetveranderen’,‘ikwordbeoordeeld’ofzehebbenangstvoor‘watalsiknietgoedgenoegscoor?’.Inplaatsvanhetover‘competenties’tehebbenkunjebijvoorbeeldover‘gedrag,vaardighedenenhouding’spreken.Een‘functioneringsgesprek’kaneen‘groeigesprek’of‘eenbabbel’worden.

64

zorg ervoor dat de manier van communiceren aangepast is aan de doelgroep.Vooral wanneer je organisatie veel kortgeschoolden tewerkstelt, kan dit een grootaandachtspuntzijn.Wanneerjecompetentieontwikkelingwiltbesprekenmetmedewerkersgebruik dan voorbeelden om je uitleg te illustreren. Een voorbeeld: ‘Autorijden is eencompetentieenhiervoorhebjekennisnodig,jemoethetkunnenenjemoeteengoedehoudinghebben.Zomoetjewetenwathetverkeersreglementinhoudt(kennis), jemoetrijlessennemenommeteenautotekunnenrijden(kunnen)enjemoethoffelijkzijnnaaranderechauffeurs(houding).Jevoorbeeldenzijnidealitereenweergavevandedagelijkserealiteitwaarmeemedewerkerstemakenkrijgen.Opdezemanierwetenzewatjeerconcreetmeebedoeltenzullenzemindergeneigdzijntotweerstand.

pas je communicatiestijl aan je gesprekspartner aan.Naar de directie toe kanhet bijvoorbeeld aangeraden zijn om in directe taal en to thepoint te communiceren omdat zij graag in één oogopslag te weten willen komen watcompetentieontwikkelinginhoudt(communiceerbijvoorbeeldrondpro’sencontra’servan).Naar de werkvloer communiceer je eerder zeer uitgebreid en duidelijk aan de hand vanconcretevoorbeelden.

Communiceer met de vertegenwoordiging vanuit de werknemers (vakbonden).Ditkunjedoenviahetoprichtenvaneenwerkgroepwaarbijjedewerknemersvertegenwoordigingbetrekt:viadeondernemingsraad,viaindividuelegesprekken,viadesyndicaleafvaardiging,enzovoort. Bij het invoeren van competentieontwikkeling kan je hen betrekken bij decommunicatie naar de werkvloer en kan je hen inzetten bij het creëren van draagvlak.Dewerknemersvertegenwoordigersstaanimmerszeerdichtbijdewerkvloerenzijkunnenhelpenommedewerkerswarmtemakenvoorcompetentieontwikkelingdoorinhunwoordenuit te leggen wat begrippen als ‘competenties’, ‘persoonlijke ontwikkelingsplannen’,‘competentiematrices’…kunneninhouden.

een communicatieplan kan een interessant instrument zijn wanneer je moeilijkheden ondervindt bij het opstarten of verderzetten van het competentiebeleid.

Wanneerjeopvoorhandvastlegtwanneerjeovercompetentieontwikkelingwiltcommunicerenindeorganisatie,danhoudjejemakkelijkeraandezevastgelegdemomenten.Wanneerjeditnietopvoorhandvastlegt,danverschuifjedecommunicatievaaknaardeachtergrondendenkjesnel‘datdoeiklaterwel’.Zokunjedecommunicatieuithetoogverliezenenkrijgjeheteffectdateengrootdeelvandeorganisatieweerstandtoonttenopzichtevancompetentieontwikkeling.Niemand isdangoedopdehoogtevanwatdit juist allemaalinhoudtenwelkegevolgenditzoukunnenhebben.Jekuntbeteropvoorhandvastleggenwanneerenhoevaakjeeennieuwsbriefverspreidt,wanneerinformatievergaderingenzullenplaatsvinden,wanneerjeflyersuitdeelt,enzovoort.

Geboekte resultaten zijn interessant om mee te delen aan de ganse organisatie. Zozorgjeernietalleenvoordatmensennieuwsgierigwordennaarwatcompetentieontwikkelingallemaalinhoudt,jeprikkelthenookomhetopdeeigenafdeling/diensttewillentoepassen.Doortewerkenmeteenpilootgroepdieverschillendefacettenuithetcompetentiebeleiduitwerktofuittestendooreendeelvanofdeheleorganisatie te informerenoverdezeresultaten,motiveerjemeermedewerkersomzichachterhetcompetentiebeleidtezetten.

65

Leidinggevenden of medewerkers zijn doorgaans in de praktijk meer met competentieontwikkeling bezig dan ze zelf beseffen.

Somshebbenzehuneigensystemenopgemaaktomfunctioneringsgesprekkentevoerenofhebbenzeeenhandigoverzichtvanwaarwelkemedewerkergoedinis.Medewerkershebbenvaakschitterendeideëendieweleensonbenutblijven.Ineenopengesprekmethenkunjedezeideeëntewetenkomenzodatjezeingansdeorganisatiekantoepassen.Opdezemanierwaardeerjemedewerkersenzalhunmotivatievoorhunwerkstijgen.

Weerstand is welkom.Laat iedereen die weerstand heeft feedback geven op het proces, de acties … Op eengoedemanierfeedbackgeven,vormtimmerseenbasisvanleren.Jebentopdatmomentmet competentieontwikkeling bezig. Werk vanuit weerstand naar oplossingen door diete analyseren en samen te zoeken naar oplossingen. Weerstand kan leiden tot extrabetrokkenheid.

Communiceer ook na de implementatie.Competentieontwikkelingheeftalsdoelhetlerendgehaltevanmedewerkers,teamsendeorganisatieteversterken.Hetisgoedomditlerendgehalteinhetdaglichttebrengen.Hetgaathieroveractiesdieopbasisvandekritischeingesteldheidvanmedewerkerswerdenopgestartentotverbeteringenleidden,overcursussendiemedewerkersgevolgdhebbenendieeenwezenlijkebijdrageleverden…

66

67

Borgerstein vzwSector: Gehandicaptenzorg, ouderenzorg en sociaaleconomische tewerkstelling (social profi t)Regio: mechelen

Borgersteinvzwbiedttewerkstellingaaneen600-talmedewerkersinhaardrieafdelingen(gehandicaptenzorg,

ouderenzorgensociaaleconomischbedrijf).

Borgersteinmaaktekennismetcompetentieontwikkelingineeninstapdiversiteitsplan.Inditkaderwerdereen

competentieprofielopgemaaktvoordefunctievanmonitor.Aansluitendwerdineendiversiteitsplan–naeen

ruimeinformatieronde-eenaanvanggemaaktmetdeoverigeprofielen.Omditproceszoefficiëntmogelijkte

latenverlopen,hebbendewerkgroepenhetdirectiecomitéervoorgekozentevertrekkenvanuitdemissieende

onderliggendewaarden.Opbasishiervanwerden5 kerncompetentiesafgeleiddieinelkcompetentieprofiel

terugkomen.Tijdensdeopmaakvandezeprofielenstoottemenregelmatigopdecompetentie‘mondelinge

communicatie’,ondermeervertaaldindegedragsindicator‘feedback geven volgens de regels van de kunst’.

Ditbleekechternietsteedseenduidiggeïnterpreteerdteworden.Bijgevolgkoosmenervooreenbeleiduit

tewerkendathandvatenmoestaanreikenvoordemondelingecommunicatie.Concretetoepassingenhiervan

zijnbriefings,teamoverleg,functioneringsgesprekken,feedbackgesprekken,enz.Erwerdeenwerkgroepsamengesteldmetdepersoneelsverantwoordelijke,dedrievormingsverantwoordelijken,

decommunicatieverantwoordelijkeeneenexternebegeleider.Ineeneerstesessiegingmenactiefopzoek

naargoedeenslechtepraktijkenopvlakvan internecommunicatie.Vanhieruitwerdendeonderliggende

communicatieregelsonderdeloepgenomen.Dezewerdenaangevuldmetregelsdie‘intheorie’gelden.Op

basis vanhet geïnventariseerdemateriaalwerd in samenwerkingmet de personeelsverantwoordelijke een

sneuveltekstgemaaktmetcompetentieontwikkelingendewaarderendebenaderingalskader.Dezesneuvelnota

werdopnieuwbesprokenenaangevuldindewerkgroep.De defi nitieve tekst ‘mondelinge communicatie’

werdgeïllustreerdmetcartoons.Menschreefeenwedstrijduitomdezetekstindeorganisatieteverspreiden:elkteamheefteenaffiche

ontworpenopbasisvandetekst.Dithadalsvoordeeldatdetekstgrondigmoestwordendoorgenomenen

datervoldoendetijdvoorwerduitgetrokkenopdeteamvergaderingen.Metde12besteinzendingenwerd

eenjaar-enevenementenkalenderontworpen.Menbeloondealleinzendingenmeteenprijsenmenzetteze

regelmatigindekijker.Dewerkgroepsteldeaansluitendeentijdspadopmetactieseneenconcreteplanning.

Borgersteinvzwheeftzichgeëngageerdomdezewerkgroep op jaarbasis tweemaaltelatensamenkomen

metdebedoelinghetprocesoptevolgeneneventueelbijtesturen.Tijdensdittrajectheeftdeorganisatienietalleeningezoomdopdecompetentie‘mondelingecommunicatie’

enopdeconcretiseringervaninconcretegedragsindicatorenentipsentricksomhiermeeconcreetaande

slagtegaan.Erwerdookexplicietstilgestaanbijhetcreëren van draagvlak en het breed en duidelijk

communiceren over dit procesenoverhetbeoogdeeinddoel.Dewerkgroepwasheterovereensdatdit

traject–ondankshetruimeopzetendebeoogdedoelstelling–meteenminimumaantijdeninspanningen

eenmooi resultaatheeftopgeleverdéneenpositieve stimulans isgeweestvoor zowelde ledenvande

werkgroepalsvoordeorganisatie.Hetkwameropaaneenbeleidteontwikkelenop maat van en voor de

eigen organisatie.

3.4 Cases

68

molyvcoSector: Schrijnwerkerij, totaalinrichting (profi t)Regio: mechelen

MolyvcoiseengroeiendeKMOinDuffeldiemaatwerklevert rond alleswat schrijnwerkerij betreft. In dezaakwerken2bediendeseneen8-talarbeiders.Bijdearbeiderszijner2vijftigplussersmetervaringinhetvak,deanderenzijnnognietzolangaandeslagalsschrijnwerker.

Deorganisatieheeftinhetkadervaneeninstapdiversiteitsplandemogelijkhedenvancompetentieontwikkelingleren kennen. Op het moment dat de organisatie aan het instapdiversiteitsplan begon, stond ze voortweegroteuitdagingen.Enerzijdshetopvangen van het verlies aan ervaringdoorhetwegvallenvandevijftigplussersoprelatiefkortetermijnenanderzijdsdegroeioplangeretermijn,meteenuitbreiding van het personeelsbestand met competente medewerkers.Aangezieneropdatmomentnognietechtsprakewasvaneenpersoneelsbeleidindeorganisatieheeftzeerbewustvoorgekozenomhetpersoneelsbeleiduittewerkenopbasisvancompetentieontwikkeling.Omervoortezorgendathierbijdemedewerkersvoldoendedraagvlakvoorwas,heeftmengekozenvooreendoorgedreven informele en formele communicatie over het verloop van het veranderingsproces.

Ineeneerstefaseheefteenexternebegeleidereen-op-een gesprekken gevoerd met alle medewerkersuitdeorganisatieomeenanalysetekunnenmakenvanwatzijalsknelpuntenensuccesfactorenbinnendeorganisatieervaarden.Tijdensdezegesprekkenkwameno.a.depersoonlijkeontwikkeling,hetopleidingsbeleid,deinternecommunicatieenderolvande(direct)leidinggevendeuitgebreidaanbod.Hieruitbleekdaterheelveelbereidheidwasbijdemedewerkersommeeinhetveranderingstrajecttestappenendateengoedecommunicatieenkortetermijnresultatenvoorhenbelangrijkemotiverendefactorenwaren.Deresultatenvandezegesprekkenwerdenteruggekoppeld aan de zaakvoerderomopbasisdaarvandeverderestappenvormtegeven.

Na deze analyseronde formuleerden de zaakvoerders onder externe begeleiding een eerste versie van de missie en visievandeorganisatie.Aangezienderolvandemedewerkersbijhetrealiserendaarvanergbepalendis,werdenzijineensessiemetdehelegroepuitgenodigdommeeinputtegevenendemissieenvisieverderteverfijnenzodatzijzichervollediginkondenvinden.Vervolgenswerdenermetdehelegroepfunctie-encompetentieprofielenopgesteldineenbrainstormsessieoverdenodigekennis,vaardighedenenattitudesvande idealeMolyvcomedewerkeromdesamenopgesteldemissieenvisieterealiseren.Ineentweedesessiewerdendezeverfijnd,verderuitgedieptenbijgestuurdwaarnodig.

Hoewel elkemedewerker individueel door de zaakvoerderwas uitgenodigd voor de een-op-eengesprekkenblekenhiertochnogwelwatvragenrondtezijn.Voorallevolgendestappeninhetproceswerderdanookopgeletdat iedereenmeewasmethetopzetvandegeplandeacties.Erwerdextra geïnvesteerd in de informele en formele communicatiedoorhetregelmatigmetdebetrokkenentehebbenoverhunbelevingvanhetprocesendoordegroepssessiesookviaeenbriefmetmeerinformatiebekendtemaken.Doorheenditheletrajectkondendemedewerkerssteedsmethunvragenbijdezaakvoerdersterecht.Doorteinvesterenindecommunicatieenervoortezorgendatiedereenmeewasinhetproceskonhetaanvankelijkeenthousiasmeommeetewerkenbehoudenblijven.Eventueleweerstandenenvragenwerdensteedsdirectopgepakt,ofweldoordezaakvoerdersofweldoordedirectecollega’s.

Orga

nisa

tie-

en

leer

cult

uur

69

70