L1

Prosedur Pemesanan dan Pembelian Persediaan Barang PT. Bondor Indonesia (bagian 1)

Diagram Alir Aktivitas Penanggung Jawab

Requestor membuat purchase request untuk material yang diperlukan, kemudian diserahkan ke Purchasing NB : purchase request dapat langsung dilakukan tanpa otorisasi khusus dikarenakan adanya kontak yang disebut Contract Agreement Form (CAF) yang ditandatangani langsung oleh pihak manajemen dengan supplier yang berisi kesepakatan harga maupun term and condition seputar pembelian barang persediaan.

Dept Terkait

Departemen purchasing memeriksa purchase request berdasarkan list of qualified supplier dan dikelompokkan menjadi barang import, material, non material, jasa dan pembelian langsung

Purchasing Dept. Head

Manufactur

ing Division

Head Pembuatan Purchase Order (PO) dengan tahapan: (1) pembuatan inquiry ke subkon/supplier, (2) Purchasing menerima Quotation dari subkon/supplier. Berdasarkan Quotation yang diterima maka dibuatkan PO

Purchasing Dept. Head

PO kemudian disahkan oleh Purchasing Department dan diperiksa oleh Cost Control.

Purchasing Dept. Head

Cost Control

Dept. Head Purchasing memonitor setiap purchase order. Pada pengadaan subkon, setelah pekerjaan selesai, serah terima dilakukan langsung kepada Requestor. Sedangkan pada pengadaan barang baik material, non material maupun pembelian langsung, barang yang datang diperiksa oleh QC untuk memastikan bahwa barang yang masuk sesuai standar Bondor.

Purchasing Dept. Head

Dept. Head

terkait

Untuk pembelian langsung, Purchasing melakukan cash advance terlebih dahulu ke Finance, kemudian setelah belanja kebutuhan barang, baru dibuatkan PO dan diproses sesuai prosedur diatas.

Purchasing Dept. Head

Finance & Accounting Dept. Head

L1

Prosedur Pemesanan dan Pembelian Persediaan Barang PT. Bondor Indonesia (bagian 2)

Diagram Alir Aktivitas Penanggung

Jawab

Setelah melalui pengecekan mutu oleh QC maka barang disimpan di gudang dan selanjutnya menjadi tanggung jawab departemen Inventory Control.

QC Dept. Head

IC Dept. Head

Departemen Inventory Control menyerahkan kopian delivery docket dan bukti tanda terima kepada departemen Finance & Accounting untuk proses pembayaran

Inventory Control

Dept. Head

Accounting memproses pembayaran sesuai prosedur dengan terlebih dahulu memverifikasi ke departemen Purchasing

Finance & Accounting Dept. Head

Departemen Finance & Accounting melakukan pembayaran kepada supplier yang bersangkutan.

Dept. Head terkait

Pada pengadaan subkon, setelah pekerjaan diterima oleh Requestor, maka Requestor memproses pembayaran kepada subkon.

Dept. Head terkait

Requestor memproses ke departemen Accounting sama seperti yang dilakukan departemen IC

Dept. Head terkait

Finance & Accounting Dept. Head

Proses Purchasing dinyatakan selesai apabila sudah dilakukan pembayaran kepada supplier

Purchasing Dept. Head

L1

Prosedur Penerimaan Persediaan Barang PT. Bondor Indonesia

Diagram Alir Aktivitas Penanggung Jawab

Barang dan Surat Jalan diterima dari Qualified Supplier, Installer dan Produksi. Kemudian dilakukan inspeksi terhadap material yang masuk. Untuk material/produk yang diterima akan dicap stempel “OK” pada Surat Jalan oleh QC. Material/produk yang telah mendapat rekomendasi “OK” diidentifikasi.

Storeman

QC

Security

Produksi

Material yang masuk dicatat ke dalam: (1) Procurement Record (2) Kartu Stok (3) Jurnal Stok

Storeman

Melakukan pemisahan jenis barang untuk penempatan sesuai dengan lokasi yang ditentukan

Storeman

Melakukan pengecekan secara reguler atas Perishible Material yang sesuai dengan tanggal kadaluarsa dan hasil samping test. Dan untuk yang tidak bias dipakai akan dilaporkan sebagai material yang tidak layak pakai.

Storeman

Inventory Control

Dept. Head

Division Head

QC

Cost

Control

L1

Prosedur Pengeluaran Persediaan Barang PT. Bondor Indonesia

Diagram Alir Aktivitas Penanggung Jawab

Customer mengirimkan barang dalam status untuk dikerjakan oleh PT. Bondor Indonesi disertai Delivery Docket.

Customer

Warehouse, QC, dan Security melakukan pemeriksaan atas barang yang dikirim tersebut. Bila dicek dalam keadaan baik, dan mampu menjamin keamanan maka barang diterima, bila tidak barang dikembalikan.

Warehouse, QC,

Security

Bila barang diterima, dibuat berita acara serah terima barang.

Warehouse, QC,

Security, Division

Head Manufactur

ing Security akan mencatat daftar Check List barang yang diamankan. QC akan melakukan pengecekan secara berkala dalam masa pengerjaan. Bila ditemukan ada ketidaksesuaian, QC akan menerbitkan CAR/PAR.

Security, QC,

Produksi

Bila telah selesai, bagian Delivery mengirim kembali kepada Customer, dilampiri Copy Form Berita Acara Serah Terima awal.

Delivery

L1

L1

L1

L1

Form Purchase Request

L1

Form Purchase Order

L1

Pertanyaan Evaluasi Pengendalian Internal Pengelolaan Persediaan Barang

PT Bondor Indonesia

A.Prosedur Pemesanan dan Pembelian Persediaan Barang

No Pertanyaan (P) dan Jawaban (J) 1a. P: Apakah pemesanan persediaan dilakukan dengan otorisasi dari pihak

manajemen (ya/tidak)? J: Ya

1b. P: Jika pertanyaan diatas ya, maka siapa atau bagian apa sajakah yang melakukan otorisasi ? berapa jumlah personelnya? J: 1. Bagian Gudang 2. PPIC ( Production Planning & Inventory Control) 3. Department Head 4. Cost Control 5. Management

2a. P: Apakah ada perhitungan atau acuan yang dijadikan dalam melakukan pemesanan persediaan barang (ya/tidak)? J: Ya

2b. P: Jika ya, maka siapakah yang melakukan perhitungan? Kemudian kepada siapakah laporan perhitungan diserahkan? Apakah tindakan yang akan dilakukan jika terjadi selisih? J: Perhitungan oleh PPIC diserahkan ke Finance

3. P: Apakah fungsi pemesanan dan pembelian persediaan barang terpisah dengan fungsi gudang (ya/tidak)? J: Ya

4a. P: Apakah perusahaan memiliki prosedur tertulis mengenai uraian tugas masing masing personel pada pengelolaan persediaan (ya/tidak)? J: Ya

4b. P: Apakah setiap personel mengetahui prosedur tersebut? J: Ya

5a. P: Apakah perusahaan memiliki catatan ataupun daftar supplier yang biasa dihubungi saat akan memesan persediaan (ya/tidak)? J: Ya

5b. P: Siapakah yang memegang catatan atau daftar tersebut? Apakah setiap bulan harus mengirimkan kuotation? Lalu siapa yang meng-update? J: Bagian Purchasing dg koordinasi Cost Control

6a. P: Apakah saat barang persediaan habis dan tidak ada stok, pihak gudang boleh langsung melakukan pemesanan tanpa dokumen resmi tertentu (ya/tidak) ? J: Tidak

6b. P: Dokumen seperti apa yang diperlukan untuk melakukan pemesanan

L1

J: 1Material List 2.PR 3.PO

7. P: Jika jawaban no 6a ya, apakah ada pihak yang akan bertanggung jawab atas tindakan pemesanan barang tersebut (ya/tidak)? J: (jawaban tidak berlaku)

8a. P: Apakah setiap pemesanan persediaan barang dilakukan melalui prosedur panjang terlebih dahulu termasuk otorisasi pemesanan dan pembelian persediaan (ya/tidak)? J: Ya

8b. P: Jika ya, maka apa saja tahapan prosedurnya? J: PR � PO

9a. P: Apakah setiap pemesanan barang disertai dengan pembuatan laporan pemesanan secara tertulis (ya/tidak)? J: Ya

9b. P: Siapakah yang membuat laporan dan laporan tersebut diserahkan kepada siapa? J: PPIC ke management

10a. P: Apakah ada proses seleksi supplier sebelum proses pemesanan dilakukan (ya/tidak)? J: Ya

10b. P: Lalu bagaimana proses seleksinya? Mana yang dipilih antara kualitas dengan harga? J: 1. Kebutuhan 2. Kualitas 3. Harga

B. Prosedur Penerimaan Persediaan Barang

No Pertanyaan (P) dan Jawaban (J) 1a. P: Apakah penerimaan persediaan dilakukan dengan otorisasi dari pihak

manajemen (ya/tidak)? J: Tidak

1b. P: Jika pertanyaan diatas ya, maka siapa atau bagian apa sajakah yang melakukan otorisasi ? dan bagaimana rekonsilisasi antara jumlah barang yang diterima dengan yang dipesan? J: 1. Gudang 2. QC 3. PPIC 4. Cost Control

2a. P: Apakah ada pemeriksaan ulang yang dijadikan acuan dalam melakukan penerimaan persediaan (ya/tidak)?

L1

J: Ya 2b. P: Siapakah pihak yang melakukan pemeriksaan?

J: Cost Control – finance 3a. P: Apakah fungsi penerimaan persediaan terpisah dengan fungsi gudang

(ya/tidak)? J: Tidak

3b. P: Bagaimana kontrol dilakukan bila digabungkan? Dan bagaimana antisipasi untuk terjadinya kecurangan? J: Pengenaan SP

4a. P: Apakah perusahaan memiliki prosedur tertulis mengenai pengembalian barang yang telah diterima karena kerusakan atau cacat saat penerimaan (ya/tidak)? J: Ya

4b. P: Seperti apakah prosedurnya? Dokumen apa sajakah yang terkait? Apakah vendor juga memegang copy dokumen untuk barang rusak J: Ya. Dan ada beberapa supplier memiliki form pengajuan complaint sendiri

5a. P: Apakah terdapat ada pemisahan tugas dalam pelaksanaan penerimaan, pemesanan, penyimpanan dan pengeluaran serta pencatatan transaksi persediaan (ya/tidak) J: ya

5b. P: apakah contoh pemisahaan yang dilakukan? J: 1. Penerimaan melalui tahap seperti diatas (Gudang, QC, PPIC, Finance) 2. Pemesanan (Gudang, cek oleh Department Head, cek Cost Control) 3. Pengeluaran (Dept head terkait, manager terkait, gudang)

6a. P: Apakah pihak gudang melakukan pencocokan terlebih dahulu antara barang yang akan diterima dengan surat jalan atau dokumen resmi tertentu (ya/tidak)? J: Ya

6b. P: Apakah ada dokumentasinya? Apakah bukti dokumentasinya? Dan siapakah yang memegang bukti dokumentasi tersebut? J: Surat jalan 1 copy untuk gudang dengan lampiran PO 1. Surat Jalan, 2. Copy PO 3. Tagihan

7a. P: Jika jawaban no 6a ya, apakah ada pihak lain ataupun dari luar selain gudang yang melakukan hal tersebut (ya/tidak)? J: Ya

7b. P: Siapakah pihak lain tersebut? Dan apakah bukti dokumentasinya? J: 1. Surat Jalan, 2. Copy PO 3. Tagihan Semua kemudian ke finance untuk dicek kembali dan kemudian diproses pembayaran

8a. P: Apakah setiap penerimaan barang yang dilakukan melalui pemeriksaan terlebih dahulu atas kualitas dan kuantitas (ya/tidak)?

L1

J: Ya 8b. P: Apakah bentuk bukti dokumentasinya? Dan siapakah yang memegang?

J: 1. Surat jalan, 2. Copy PO 3. Tagihan Smua kemudian ke Fianance untuk dicek kembali dan kemudian diproses pembayaran

9a. P: Apakah setiap penerimaan barang disertai dengan pembuatan laporan penerimaan persediaan secara tertulis (ya/tidak)? J: Ya

9b. P: Apakah bentuk bukti dokumentasinya? Lalu siapakah yang memegang? Dan apakah dokumen tersebut ditandatangani oleh semua pihak yang terlibat dalam transaksi tersebut? J: Dibuat oleh bagian gudang dan ppic dilaporankan secara bulanan ke finance dan management

10a. P: Apakah hanya barang diterima oleh pihak yang berwenang (ya/tidak)? J: Ya

10b. P:Apakah saat pihak berwenang tersebut berhalangan, ada pengganti atau pihak yang dipercaya untuk mewakili? J: iya, ada pelimpahan tugas sementara yang diotorisasi oleh bagian gudang.

C. Prosedur Pengeluaran Persediaan Barang

No Pertanyaan (P) dan Jawaban (J) 1a. P: Apakah fungsi pengiriman barang persediaan terpisah dari fungsi gudang

(ya/tidak)? J: Tidak

1b. P: Apakah control yang digunakan jika kedua fungsi diatas digabungkan? J: Dalam pengiriman barang ada pengecekan oleh QC

2a. P: Apakah setiap pengeluaran persediaan selalu berdasarkan dokumen resmi yang diotorisasi oleh pihak yang berwenang (ya/tidak)? J: Ya

2b. P: Siapakah yang melakukan otorisasi dokumen tersebut? J: Bagian gudang, QC, Manager, Security

3a. P: Apakah ada petugas yang menjaga dan mengawasi keluar masuknya persediaan barang (ya/tidak)? J: Ya

3b. P: Apakah seriap barang yang keluar harus diotorisasi oleh orang tersebut? J: Ya

4. P: Apakah selain petugas gudang, pihak lain dilarang masuk gudang jika tidak disertai otorisasi oleh pihak yang berwenang (ya/tidak)? J: Ya

5a. P: Apakah kartu stok di update setiap hari (ya/tidak)? J: Ya

5b. P: Siapakah yang melakukan update tersebut? Bagaimana dokumentasinya? J: Bagian gudang

6a. P: Apakah saat stock opname masing sering ditemukan selisih kuantitas antara

L1

pencatatan stok barang di kartu persediaan dengan jumlah fisik yang ada di gudang (ya/tidak)? J: Ya

6b. P: Lalu bagaimana dengan proses rekonsiliasinya? J: Pengecekan antara kartu stok dengan sistem

7a. P: Apakah stock opname dilakukan secara rutin (ya/tidak)? J: Ya

7b. P: Berapa bulan sekali stock opname dilakukan? Proses tersebut diotorisasi atau tidak? J: ya

8a. P: Apakah hasil stock opname dilaporkan pada management (ya/tidak)? J: Ya

8b. P: Siapa yang melaporkan? Seperti apakah bentuk laporannya? Dan dilaporkan kepada siapa? J: Finance ke management laporan stok take

9a. P: Apakah penemuan barang yang rusak langsung dilaporkan kepada pihak yang berwenang (ya/tidak)? J: Ya

9b. P: Siapakah yang melaporkan? Bagaimana prosesnya? Apa sajakah dokumentasi yang diperlukan? J:Bagian gudang, Mengisi form dan membuat berita acara dilampirkan bukti

10a. P: Apakah ada kebijakan khusus untuk barang yang rusak (ya/tidak)? J: Ya

10b. P: Apa sajakah kebijakannya? Apakah ada jadwal rutin pengiriman barang rusak? Siapakah yang melakukan otorisasi? Jika barang keluar siapakah yang mengotorisasi? J: dipisahkan dalam kelompok non standart dan akan digunakan untuk kebutuhan factory, pengeluaran barang diotorisasi oleh manager terkait.