Las consultas

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Las consultas

Caso:

Fernando está sentado delante del ordenador, ha abierto la base de datos por latabla proveedores, necesita realizar una consulta para saber cuántos de ellos nodisponen de correo electrónico o al menos no está incluido en la tabla. Se le haocurrido llamarlos para ver si consigue ese dato de ellos. Lo malo es que la tablacontiene más de 500 proveedores de modo que necesitará crear una consultapara no tener que ir fila a fila. Es cierto que podría utilizar un filtro, pero es mejorque se quede guardado para luego actualizar esos registros, así que se ha decidido por crearconsultas.

¿Qué son las consultas? ¿Qué entendemos por consulta cuando hablamos de bases dedatos?

Las consultas son una solicitud de información a la base de datos. Los datos mostradospueden proceder de una única tabla o de varias. El resultado de la consulta es una "hoja" enla que se encuentra la información extraída de las tablas. Pero la información no se guarda en

la hoja, sino que sigue estando almacenada en las tablas.

La consulta es un filtro avanzado , funciona prácticamente igual, lo único que los diferencia es que los filtrossólo se pueden activar desde una tabla o desde un formulario.

Pulsa sobre la imagen para am pliar

Para buscar y recuperar tan sólo los datos que cumplen las condiciones especificadas, incluyendo datos devarias tablas, podemos proceder a crear una consulta.

Como fácilmente puedes imaginar, trabajar con una tabla resulta algunas veces un poco tedioso , y lento ,sobre todo si piensas en tablas en las que puede existir un número muy elevado de registros . Utilizando unaconsulta puedes realizar multitud de operaciones sobre los datos obtenidos, desde imprimirlos, actualizarlos,crear una nueva tabla... También pueden utilizarse como el origen de registros para formularios e informes .

Ten en cuenta que los datos se almacenan en las tablas y no en las co nsultas por lo que lasmodificaciones tendrán efecto sobre las tablas origen de la consulta.

Existen varios tipos de consultas:

De selección.1.

Es la más habitual y sencilla. Con este tipo de consulta podemos:

Obtener los datos de una o más tablas y mostrarlos en una hoja de datos en la quepoder actualizar los registros.

Las consultas http://www.juntadeandalucia.es/educacion/adistancia/cursos/blocks/rec...

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Calcular datos a partir de los registros de la tabla:Campos calculados (para cada registro) yCampos resumen (para un conjunto de registros: total, sumas, promedios, etc.)

De acción.

Realiza operaciones con los datos de una tabla (eliminar, o actualizar una serie de registros, crear tablas conlos datos de otras, importar datos de tablas a otra).

Específicas SQL.3.

Son consultas que se definen directamente en SQL. Estas consultas no las estudiaremos, ya quenecesitaríamos conocer el lenguaje SQL, que no es objeto de este módulo.

Para saber más

Si quieres saber un poco más sobre las consultas en Access visita las siguientes páginas:

AulaClic. Curso de Access2003

Autoevaluación

¿Cómo se llaman las consultas en las que se pueden calcular datos a partir de losregistros de una tabla?

a) De acción.

b) De selección.

c) Específicas SQL.

d) Ninguna de las anteriores.

Bases de datos: consultas, formularios e informes

Crear una consulta

Lo primero que vamos a hacer es aprender a crear una consulta, para ello crearemosuna primera consulta sencilla, utilizando el asistente, sobre una tabla y de este modoveremos lo fácil que resulta.

Sigamos estos pasos:

Desde la ventana Base dedatos, nos situamos en el objeto Consultas.

Al hacer clic en Nuevo de la barra deherramientas, este botón abre la ventana Nuevaconsulta, que permite seleccionar el asistentenecesario para crear la consulta deseada. Paraaprender a realizar consultas se puede escoger la opción Asistente para consultas sencillas y pulsar el botónAceptar. (Haz clic sobre las imágenes que siguen para verlas ampliadas y con claridad)

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En el Cuadro Desplegable que te aparece debes seleccionar, en primer lugar, la Tabla/Consulta sobre la quequieres realizar la consulta. Luego, en la ventana Campos Disponibles se van seleccionando los campos quese quieran añadir:

haciendo clic sobre ">" para que pasen a formar parte de la consulta.al pulsar ">>" se añadirán todos los campos,mientras que pulsando "<" o "<<" se podrán eliminar uno o todos los campos de la consulta.

Si todos los campos seleccionados o todos menos uno son numéricos, nos aparecerá una ventana en la quese nos pedirá si deseamos ver:

un listado con todos los registros que se encuentreno queremos verlos resumidos por alguno de los campos que tengan igual valor.

Pulsa sobre las imágenes para ampliar

En la siguiente ventana se introduce el nombre o título de la consulta y lo que queremos realizar a continuacióncon dicha consulta:

Abrir la consulta para ver información: Con esta opción se muestra la información solicitada por laconsulta.Modificar el diseño de la consulta: Se abrirá la ventana Diseño de consulta, para poder modificar oañadir opciones a la consulta.

La ventana de la consulta es de aspecto similar al de una tabla, se visualizan todos los registros pero sóloaquellos campos indicados en su creación. Sobre los resultados se pueden realizar las mismas operacionesque los registros contenidos en una tabla.

Aquí tienes un ejemplo del uso de la creación de consulta con el asistente.

Animación sobre la creación de una consulta con el asistente

Sabías que...

Todas las modificaciones que realices en los datos de una consulta, tendrán efecto en la tablacorrespondiente.


La vista diseño

Si has seguido los pasos que te hemos indicado en el apartado anterior, te habrás dado cuenta de que esa noes la única forma que tenemos de crear una consulta, ¿verdad?

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También es posible crear una consulta sin utilizar el asistente, de esta forma hay que ir añadiendo las tablassobre la que irá la consulta. Así como añadir los campos a visualizar manualmente.

El primer paso, desde la ventana Base de datos,es seleccionar Consultas. Si es la primera vezque se va a abrir, este apartado aparecerá condos posibles opciones:

Crear una consulta en vista Diseño yCrear una consulta utilizando el asistente.(ya visto en el apartado previo)

Selecciona la opción Crear una consulta en vistade diseño. Como la consulta todavía no tiene unatabla o tablas asignadas, de forma automática, alpulsar el botón Aceptar, aparece la ventanaMostrar tabla, que en la solapa tablas, muestratodas las tablas de la base de datos. Si, porejemplo, se quiere obtener una lista con los libroscuyo autor es anónimo, la tabla que se ha deseleccionar es Libros. A continuación se hace clicen el botón Agregar. Para salir de este cuadropulsa el botón Cerrar.

A continuación aparecerá la Vista Diseño de la consulta, es la ventana principal sobre la que se trabajará a lahora de realizar o modificar consultas. La ventana se divide en una serie de partes:


La parte superior de la ventana, que muestralastablas que forman parte de la consulta con susrelaciones, si es que éstas existen.Una parte inferior que contiene una cuadrícula que permite seleccionar los campos de las tablas queintervienen en la consulta, así como las restricciones o cálculos que se realizan en la consulta. Estaparte se denomina cuadrícula QBE (Query By Example, es decir, Consulta mediante ejemplo, paraindicar que lo que hacemos es decir lo que queremos obtener, y no cómo obtenerlo)

Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo.Cada fila tiene un propósito que detallamosbrevemente:

Campo: aquí ponemos el campo a utilizar que enla mayoría de los casos será el campo avisualizar, puede ser el nombre de un campo dela tabla y también puede ser un campocalculado.Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos elcampo. Esto será útil cuando definamosconsultas basadas en varias tablas.Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.Mostrar: si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en elresultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consultapero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo si queremos que la consultanos saque todos los libros de Santillana, necesitamos el campo Editorial para seleccionarlos libros pero no queremos que aparezca la editorial en el resultado ya que todos son de


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la misma.Criterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda es unacondición que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la consulta.Por lo tanto está formado por una condición o varias condiciones unidas por losoperadores Y (AND) y O (OR).O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.

Autoevaluación

¿Cuál de las siguientes filas no aparece en la cuadrícula QBE de diseño?

a) Mostrar.

b) Criterios.

c) O

d) Y


Añadir campos

¿Cómo podemos añadir los campos a la cuadrícula QBE?

Existen varias formas de hacerlo:

Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas,éste se colocará en la primera columna libre de la cuadrícula.Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sinsoltar el botón del ratón arrastrar el campo sobre la cuadrícula, soltar el botóncuando estemos sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos añadiendo.Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vacía de la rejilla, aparecerá a la derecha la flecha paradesplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la zona de tablas. Sitenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en lafila Tabla:,así en la lista desplegable sólo aparecerán campos de la tabla seleccionada.También podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una columna vacíade la cuadrícula.Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta podemosutilizar el asterisco * (sinónimo de 'todos los campos').


Eliminar campos

También nos puede interesar eliminar campos de la cuadrícula. ¿Cómo procedemos?

Para eliminar un campo selecciona el campo en la rejilla inferior y pulsa <Supr>Paraeliminar una tabla se selecciona ésta en la parte superior de la ventana y sepulsa <Supr>.

Si se quiere añadir una nueva tabla, mediante el botón Mostrar tabla se

vuelve a mostrar la ventana de Añadir tabla.

Si quieres visualizar los datos pulsa sobre el botón Vista . Como ya habrás visto existen dos

tipos de presentaciones:la Vista Diseño, donde se especifica la estructura de la consulta,la vista Hoja de datos donde se muestran los resultados.


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Para pasar de Hoja de datos a Vista Diseño pulsa sobre el botón . ¿Reconoces este botón?

Aquí tienes un ejemplo del uso de la creación de consultas con la vista diseño.

Animación sobre el uso de la creación de consultas con vista diseño

Autoevaluación

¿Cuáles de las siguientes formas se utilizan para añadir campos a la cuadrícula?

a) Hacer un clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona detablas y sin soltar el botón del ratón arrastrar el campo sobre lacuadrícula.

b) Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vacía de la rejillaCriterios.

c) Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zonade tablas.

d) Teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo.


Establecer criterios (I)

Hemos visto en el apartado Vista Diseño, que en una de las filas de la ventanaaparece Criterios: En esa fila debe ir la condición que debecumplir el campo para que el registro se muestre comorespuesta a la consulta.

Cuando se ejecuta la consulta, Access analiza la expresión o expresiones de la casillaCriterios: y O: Dentro de los campos se buscan todos los valores que coincidan con elcriterio establecido.

Esos criterios pueden introducirse en uno o más cam pos de una consulta. Oincluso podemos introducir varios criterios en un m ismo campo.

Dentro de la casilla Criterios: lo que se escribe es una expresión, que puede ser:

de texto,numéricao numérica con operadores.

Si no se incluye ningún operador (texto o número) el programa interpreta que hay unoperador "=", y obtendremos como resultado aquellos registros que coincidan exactamentecon la palabra o número escrito en Criterios: Por ejemplo, en la base biblioteca, si queremosbuscar en la tabla Libros, aquellos cuya Editorial sea "Santillana", sería suficiente con poneren la fila Criterios: la palabra "Santillana". Access interpretaría que lo que buscamos esEditorial = "Santillana" .

Debes tener en cuenta que:

Si en la fila de criterios se introducen varias condiciones para varios campos, deben cumplirse todasellas simultáneamente.La forma de incorporar un criterio depende del tipo de datos del campo.El caso de los textos, el criterio puedes introducirlo entre comillas. Si no lo haces, el propio Access seencargará de ello. Así que no te asustes si aparecen unas comillas que tú no has escrito.Por el contrario, los números se introducen tal cual, sin ningún símbolo adicional (sólo la coma comoseparador decimal).


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Las fechas se incorporan entre # (almohadillas)Los campos lógicos según el formato elegido, por ejemplo con Sí y No.

Para saber más

Aprende más sobre expresiones en Access:

Office OnLine

Crear una expresión

Autoevaluación

Señala cual de las expresiones es la correcta si queremos mostrar los clientes de Jaén.

a) En la fila Criterios, sobre la columna Provincia ponemos "Jaén".

b) En la fila Criterios, sobre la columna Provincia ponemos #Jaén.

c) En la fila Criterios, sobre la columna Provincia ponemos Jaén=Sí.

d) En la fila Criterios, sobre cualquier columna de la tabla ponemos Jaén.


Establecer criterios (II)

¿No piensas que con lo que hemos visto hasta ahora, los criterios que podemosestablecer se quedan un poco "pobres"?

Si utilizamos los operadores, además de palabras, se pueden imponer otro tipo decondiciones a las búsquedas dentro de los registros.

Operador Descripción Operador Descripción

> Mayor que >= Mayor o igual que

< Menor que <= Menor o igual que

= Igual <> Distinto de

Operadores de comparación: Te ayudarán a la hora de simplificar los criterios de búsqueda. Losoperadores de comparación permiten cotejar un valor determinado, para así obtener los registros quepasen este filtro. Se utilizan frecuentemente con datos numéricos.

Rangos de valores: Entre ... Y: determina si el valor de una expresión está comprendida en un intervalode caracteres. Se puede usar con números, textos y fechas, siempre y cuando ambos valores sean delmismo tipo.

Ejemplo: Si en una tabla tenemos el sueldo de los empleados y nos gustaría saber cuáles son aquellos cuyosueldo está entre 600 y 1000 euros, bastaría con poner en la fila Criterios: Entre 600 y 1000.

Lista de valores: En (valor1; valor2; ...): Determina si el valor de la expresión está incluido entre losvalores de la lista.

Ejemplo: Para seleccionar los libros de tres editoriales, en el campo Editorial, en la fila Criterio se pondría: En("Espasa", "Planeta", "Alianza" ).

Varios criterios en diferentes campos, criterio Y: Cuando se escriben varios criterios en el mismorenglón, Access buscará un registro que cumpla todos los criterios a lavez. El criterio Y también se puede utilizar en un mismo campo,


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normalmente junto con operadores de comparación: > 20 Y < 30En el mismo campo, criterio O: Cuando ponemos un criterio en la casillaCriterio:, otro en la casilla O, y si se quieren más criterios en las filas dedebajo, Access buscará un registro que cumpla al menos una de lascondiciones o criterios. Se puede utilizar para un mismo campo o paradistintos campos.Usando comodines: Son útiles sobre todo en los campos de tipo texto. Existen dos: El * y la ?

El * sustituye a un grupo indeterminado de caracteresLa ? sustituye a un sólo carácter.

Ejemplo: si queremos buscar aquellos clientes cuyo apellido comienza por R, podemos poner en criterio ComoR*, si lo que ocurre es que no sabemos si el apellido que buscamos es Jiménez o Giménez, podemos ponerComo ?imenez.

Al utilizar estos comodines no es necesario poner l a palabra Como, ya que Access laañadirá automáticamente.

Seleccionar registros con datos o sin datos: A veces nos interesará utilizar como criterio el hecho deque el campo esté o no vacío, para ello utilizaremos la expresión Es Nulo o Es Negado Nulo.

Ejemplo: supongamos que queremos encontrar a todos los clientes de los cuales desconocemos su teléfono.Para encontrarlos sería suficiente poner en el campo Teléfono, en la fila Criterio, Es Nulo. Si por el contrarioqueremos localizar a los clientes que sí tenemos guardado su teléfono, pondríamos Es Negado Nulo.

Fecha actual: Se pueden seleccionar los registros que tengan la fecha actual. En criterios se escribeFecha( ).Concatenar texto: El operador & sirve para unir texto.

Ejemplo: Si tenemos dos campos, en uno el nombre y en otro los apellidos y nos interesa unirlos en un únicocampo, ponemos: [Nombre]&" "&[Apellidos]

Aquí tienes un ejemplo de consulta con criterios.

Animación sobre la consulta con con criterios

Autoevaluación

Para seleccionar los clientes que tienen Código Postal, en la fila de criterioscorrespondiente a la columna del campo Código Postal escribimos:

a) Es Nulo.

b) = 0.

c) Es Vacío.

d) Es Negado Nulo.


Definir campos calculados

Sería interesante tener en una tabla los datos de por ejemplo un producto(su descripción, precio, etc.) y poder obtener otro campo a partir de él,como puede ser el precio más IVA, pero de manera que salgaautomáticamente, ¿no te parece?.

En Access se puede hacer utilizando los campos calculados.

Un campo calculado es el resultado de una operación con uno o máscampos de las tablas. Por ejemplo, podemos combinar los campos Nombre,Primer apellido y Segundo apellido y definir un campo calculado como:


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Apellidos y Nombre = Primer Apellido + " " + Segund o Apellido + "; " + Nombre

Otro ejemplo, sería crear un campo en el que se calcule el importe de un artículo, quedaría así:

Importe = precio unidad x cantidad

Pero ¿cómo se escriben estas expresiones en Access?

Veamos los pasos para crear un campo calculado:

Se selecciona una columna en blanco, se escribe el nombre del nuevo campo seguido de dos puntos.1.A continuación de los dos puntos se escribe la operación, cuando se hace referencia a un campo éstedebe ir entre corchetes ([ ]).

2.

El ejemplo anterior quedaría:

Importe: [precio unidad] *[cantidad]

Aquí tienes un ejemplo de consulta con campos calculados.

Animación sobre la creación de una consulta con el asistente

Para saber más

Aprende más sobre campos calculados en Access:

Tutorial Access: Crear campos calculados

LECCION 29ª. Campos Calculados

Autoevaluación

Si necesito crear un campo calculado llamado Precio_Nuevo que sea el resultado desumarle al campo Precio la cantidad de 15 euros, tendría que poner en una columna enblanco:

a) Precio_Nuevo= Precio + 15.

b) Precio_Nuevo:= Precio + 15.

c) Precio_Nuevo: [Precio] + 15.

d) Precio_Nuevo= [Precio + 15].


Encabezados de columnas y cambio en el orden de los campos

Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre de lacolumna, si queremos cambiar ese encabezado lo indicamos en la filaCampo:escribiéndolo delante del nombre del campo y seguido de dos puntos( : ).

Se suele utilizar sobre todo para los campos calculados.

Ejemplo: Si nuestro campo se llama CP, pero nos interesa cambiarlo por unomás largo, podríamos hacerlo de la siguiente forma:

Código Postal: [CP]

En este ejemplo obtenemos lo mismo que si le hubiéramos cambiado lapropiedad Título al campo en la tabla original.

Si lo que queremos es cambiar el orden de los campos podemos:


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mover una columna (o varias) arrastrándolao bien, cortando y pegando.

Para mover una columna arrastrándola:

Posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha hacer clic, la

columna aparecerá resaltada (lo que significará que está seleccionada).

Mover un poco el cursor hasta que aparezca la flecha . Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo arrastrar

la columna hasta la posición deseada.

Para mover una columna cortándola:

Posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha hacer clic, la

columna aparecerá resaltada (lo que significará que está seleccionada).

Hacer clic sobre el icono (o elegir la opción Cortar del menú Edición, o bien teclear Ctrl+X),

desaparecerá la columna. A continuación crear una columna en blanco en el lugar donde queremos mover lacolumna que hemos cortado con la opción Columnas del menú Insertar.

Seleccionar esa columna y hacer clic sobre el icono

Guardar la consulta

Es aconsejable que se prueben varias veces las consultas para asegurar queestamos obteniendo el resultado deseado.

Una vez que se comprueba que la consulta hace lo que nosotros queremos, hayque pensar en guardarla o no. Todo depende de la frecuencia con la que se vayaa usar. Si se va a usar más veces sería conveniente guardarla para no tener querediseñarla.

Podemos Guardar la consulta:

Haciendo clic sobre el botón de la barra de herramientas,

o bien, seleccionando la opción Guardar del menú Archivo.Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecerá el cuadro de diálogo para darle unnombre. Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada. A continuaciónhacer clic sobre el botón Aceptar.

Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botón .


Ejecutar la consulta y modificar su diseño

Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseño de consulta o bien desdela ventana Base de datos.

Desde la ventana Base de datos:


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Primero seleccionar la consulta a ejecutar haciendo clic sobre ella.

A continuación hacer clic sobre el botón Abrir de la ventana de la

base de datos.Desde la vista diseño de la consulta:

Haciendo clic sobre el botón de la barra de herramientas.

Cuando la consulta es de selección para visualizar el resultado también

podemos hacer clic sobre el botón (Vista Hoja de Datos)

¡Ojo! si modificamos algún dato de los que aparecen en la consultaestaremos modificando el dato en la tabla (excepto algunas consultas queno permiten esas modificaciones).

Si lo que queremos es modificar el diseño de una consulta:

Situarse en la ventana Base de datos, en el objeto Consultas,Seleccionar la tabla a modificar haciendo clic sobre ella.

Hacer clic sobre el botón .

Autoevaluación

Relaciona cada botón con su nombre:

a) Selecciona... VistaDiseño Vista Hoja deDatos Ejecutar Mostrartabla

b) Selecciona... VistaDiseño Vista Hoja deDatos Ejecutar Mostrartabla

c) Selecciona... VistaDiseño Vista Hoja deDatos Ejecutar Mostrartabla

d) Selecciona... VistaDiseño Vista Hoja deDatos Ejecutar Mostrartabla


Ordenar las filas

Ordenar las filas del resultado de la consulta te resultará muyfácil, sólo tienes que hacer clic sobre la fila Orden: del campopor el cual queremos ordenar las filas, también podemos elegir


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el tipo de ordenación haciendo clic sobre la flecha.

La ordenación puede ser:

Ascendente, en este caso seordenarán de menor a mayor siel campo es numérico, pororden alfabético si el campo esde tipo texto, de anterior a

posterior si es de tipo fecha/hora, etc.Descendente, en orden inverso.

La ordenación puede realizarse por varios campos, es suficiente con hacer clic en la fila Orden: de cadauno de los campos por los que se desea ordenar.

Aquí tienes un ejemplo de ordenación.

Animación sobre la ordenación de filas

Sabías que...

Ten en cuenta que la ordenación será de izquierda a derecha, es decir, primero comenzaráa ordenar por la primera columna que encuentra a la izquierda, a continuación por lasegunda y así sucesivamente.

El tipo de ordenación de cada columna es independiente de las demás, por ejemplopodemos elegir una ordenación ascendente para la primera columna y una descendentepara la segunda columna.


Seleccionar filas

Para seleccionar filas tenemos que indicar un criterio debúsqueda o condición que deben cumplir todas las filas queaparezcan en el resultado. Esta condición estará basada enun campo de la tabla.

Por ejemplo, para seleccionar los libros de la editorial Planetatendríamos que escribir la siguiente condición Editorial ="Planeta". Para escribir esta condición en la cuadrículatenemos que tener en una de las columnas de la cuadrícula elcampo Editorial y en esa columna ponemos en la fila Criterios:el resto de la condición, es decir, = "Planeta".

Cuando utilizamos la condición de igualdad no esnecesario poner el signo =, porque Access asume por defecto que éste será el operador.Tampoco es necesario poner las comillas, también las añadirá por defecto. Access cuandoencuentra texto en la fila Criterios: lo encierra entre comillas.Si lo que queremos es comparar dos campos entre sí, tenemos que encerrar el nombre delcampo entre corchetes ([ ]). Por ejemplo, si queremos escoger en una tabla de Productos,aquellos cuyo precio coincida con el coste, tendremos que poner el nombre del campo entrecorchetes (precio = [coste]) ya que si no, lo que haría sería buscar en la fila la palabra "coste", lointerpretaría como precio= "coste".Para indicar varias condiciones empleamos los operadores vistos anteriormente Y y O.

Recordemos que:

En un criterio de búsqueda en la que las condiciones están unidas por el operador Y, para que elregistro aparezca se deben cumplir todas las condiciones.En un criterio de búsqueda en la que las condiciones están unidas por el operador O, el registroaparecerá en el resultado de la consulta si se cumple al menos una de las condiciones.


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Todas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrícula quedan unidas por eloperador Y.Si queremos que las condiciones de distintos campos queden unidas por el operador O tenemosque colocarlas en filas distintas.

Sabías que...

Es importante que sepas que Access no distingue entre mayúsculas y minúsculas cuandorealiza las búsquedas, pero si tiene en cuenta las tildes, es decir, es lo mismo buscar"Carlos" que "carlos", pero no es lo mismo "Cádiz" que "Cadiz".

Autoevaluación

De las siguientes afirmaciones, ¿cuál es incorrecta?

a) Cuando utilizamos la condición de igualdad no es necesario ponerel signo =.

b) Si lo que queremos es comparar dos campos entre sí, tenemosque encerrar el nombre del campo entre corchetes ([ ]).

c) Todas las condiciones establecidas en la misma fila de lacuadrícula quedan unidas por el operador O.

d) Si queremos que las condiciones de distintos campos quedenunidas por el operador O tenemos que colocarlas en filas distintas.


Consultas con parámetros

Es frecuente que necesitemos realizar una consulta en la que se permitapedir un dato antes de ejecutarla y realice la búsqueda en función de esedato solicitado. A este forma de crear las consultas se le llama consultaparametrizada.

Supongamos que queremos crear una consulta para buscar datos según laEditorial, para consultar cada una de las editoriales necesitaríamos realizaruna consulta por cada una de las editoriales que haya en la tabla. Lasolución es parametrizar la consulta de modo que cuando se vaya aejecutar, nos pida sobre qué editorial queremos obtener los resultados.

¿Cómo se crean estas consultas? El procedimiento es muy parecido a loque hemos estado viendo hasta ahora:

Se selecciona la tabla, los campos y los criterios como si de una consulta normal se tratara.Después nos vamos al menú Consulta ( Parámetros.Se abrirá una ventana:


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Se crean los parámetros o argumentos deseados, cada parámetro tiene un nombre y un tipo dedatos. El nombre no puede ser igual al nombre de un campo de la tabla y el tipo de datos debecorresponder con el tipo de datos del campo por el que se va a buscar.En el campo por el que se va a buscar hay que añadir el criterio. El criterio será el nombre delparámetro entre corchetes, en nuestro ejemplo sería poner "[La editorial es:]".

Cuando se ejecute la consulta aparecerá una venta que pide el valor del parámetro.

Aquí tienes un ejemplo de consulta con parámetros.

Animación sobre la consulta con parámetros

Autoevaluación

De las siguientes afirmaciones, ¿cuáles son incorrectas?

a) Para crear una consulta con parámetros hay que ir a Consulta yluego Parámetros.

b) Cada parámetro tiene un nombre.

c) El nombre del parámetro puede ser igual al nombre de un campode la tabla.

d) El criterio debe ser el nombre del parámetro entre corchetes.


Las consultas de resumen

Caso:

Fernando está trabajando con una tabla en la que aparecen los distintosproductos con los que se trabaja en la empresa. Ahora necesitaría saber lacantidad que hay de cada producto. Para ello va a crear una consulta deresumen, a partir de ella podrá obtener los totales, sumar esas cantidades,obtener la media, etc. ¡Le está resultando muy útil!

Si queremos un resumen de las filas de una tabla,podemos definirlo en Access, es lo que conocemos comoconsultas de resumen.

Las filas que obtenemos son de naturaleza distinta a lasfilas de las demás tablas resultantes de otros tipos deconsultas ya que corresponden a agrupaciones de variasfilas de la tabla origen.

Con este tipo de consulta no se pueden modificar los datos de la tabla de la que proceden como ocurrecon otro tipo de consultas.

Una consulta de resumen se puede definir de dos formas:

activando la opción Totales del menú Ver,

haciendo clic sobre el icono de la barra de herramientas.

En cualquiera de los dos casos se añade una fila a la cuadrícula QBE, la filaTotal:. Todas las columnas que incluyamos en la cuadrícula deberán tener un


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valor en esa fila, ese valor le indicará a Access qué hacer conlos valores contenidos en el campo escrito en la fila Campo:. Losvalores que podemos indicar en la fila Total: son los queaparecen al desplegar la lista asociada a la celda.

Cuando realizamos resúmenes, puede que nos interese realizar algún cálculo con los datos, para ellotenemos las llamadas funciones de agregado.

Las funciones de agregado: funciones que nos permitenobtener un resultado basado en los valores contenidos enuna columna de una tabla, sólo pueden utilizarse en unaconsulta de resumen ya que obtienen un "resumen" de losvalores contenidos en las filas de la tabla. Se puedenescribir directamente en la fila Campo: o seleccionando enla fila Total: la opción correspondiente. Las opciones a elegirson:

Suma: Calcula la suma de los valoresindicados en el campo. Los datos a sumardeben ser de tipo numérico.Promedio: Calcula la media aritmética de los valores contenidos en el campo, seaplica a datos numéricos.DesvEst: Calcula la desviación estándar de los valores contenidos en la columnaindicada en el argumento. Si el número de filas sobre las que actúa es menor dedos, el resultado es nulo.Var: Calcula la varianza de los valores contenidos en la columna indicada en elargumento. Si el número de filas sobre las que actúa es menor de dos, el resultadoes nulo.

Sabías que...

El valor nulo no equivale al valor 0, las funciones de resumen no consideran los valoresnulos mientras que sí consideran el 0 como valor, por lo que el promedio y la desviaciónestándar no darán el mismo resultado con valores nulos que con ceros.

Min y Max: Determinan los valores menores y mayoresrespectivamente de la columna. Los tipos de datos con los quese utilizan serán de tipo numérico, texto o fecha.Primero y Último: Se utilizan para obtener el primer y el últimoregistro del grupo sobre el que se realizan los cálculos. El ordenlo determina el orden cronológico en el que se escribieron losregistros.Cuenta: Cuenta el número de valores que hay en la columna, los datos pueden serde cualquier tipo y esta función siempre devuelve un número entero. Los valoresnulos en la columna no se cuentan, si el valor está repetido lo cuenta tantas vecescomo aparezca.

Sabías que:

Si lo que quieres es contar el número de filas o registros que hay puedes utilizar la funciónCuenta(*), ésta devolverá el número de filas contando también los valores nulos.

Autoevaluación

De las siguientes afirmaciones, ¿cuáles son incorrectas?

a)El icono sirve para añadir la fila Total: a la consulta.

b) Una consulta de resumen nos permite ver las filas de una tabla y alfinal una línea de totales.

c) Si modificamos uno de los datos, resultado de una consultaresumen, este dato también se modificará en la tabla origen.


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d) Cuando se calcula el promedio de una columna, los valores nuloscuentan como el valor cero.


Las consultas de resumen (II). Agrupar registros

Hasta ahora hemos estado utilizando todas las filas de la tabla y obteniendo un único resultado.

La opción Agrupar por permite definir columnas de agrupación, con esto se consigue grupos con todoslos registros que tienen el mismo valor en la columna de agrupación y cada uno de estos grupos generauna fila de resultado de la consulta. Todos los cálculos que definamos se realizan sobre cada uno de losgrupos. Podemos así obtener subtotales.

¿Sobre qué campos podemos agrupar? Sobre todos excepto los de tipo MEMO u OLE. Se puedenagrupar por varias columnas si así nos interesa.


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Expresiones: Otra opción que se puede realizar con este tipo de consultas es crear expresiones,poniendo en la fila Campo: una expresión en vez de un nombre de columna. Esto tiene ciertaslimitaciones como que sólo puede contener operandos que:

sean funciones de agregado,valores fijoso nombres de columna que aparezcan en la opción Agrupar por.

Aquí tienes un ejemplo de consulta de resumen.

Animación sobre la consulta de resumen

Para saber más

Aquí tienes un ejemplo de una consulta de resumen:

Cálculos sobre las tablas

Autoevaluación

En las consultas de resumen, si agrupamos por dos columnas...

a) Obtendremos dos filas de resultados.

b) Obtendremos un nº de filas según los valores contenidos en lasdos columnas.

c) No se puede hacer, nunca se puede agrupar por dos columnas.

d) Obtenemos un único valor.


Las consultas de acción

Se puede decir que, de modo general, en Accessexisten dos tipos de consultas:

Las de selección, ya que seleccionan unconjunto de registros de una o varias tablas,para mostrártelos.Las de acción, más dinámicas, permitenmodificar los datos de tablas ya existentes deforma automática, así como crear tablasnuevas a partir de otras de tu base de datos.

De este modo tienes todos los flancos cubiertos, esdecir, dispones de:

consultas que sólo filtran y te muestran los registros que buscas en un momento determinado,y por otro lado, puedes utilizar otro tipo de consultas que realizan unas acciones determinadaspara automatizar tareas, y para facilitarte y agilizarte el trabajo en Access.

No obstante, debes tener en cuenta que éstas últimas, aunque muy útiles, pueden llegar aser peligrosas si las utilizas de modo incorrecto o las tomas a la ligera. Recuerda queactúan directamente sobre los datos de la base de datos modificándolos e inclusoeliminándolos. De modo que mal utilizadas, pueden llevarte a perder, sin remisión,información valiosa de tus tablas.

Y lo peor, lo harán tan automáticamente que no te habrás dado ni cuenta de lo que ha pasado.


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Pero, no temas, para que esto no ocurra y trabajes con conocimiento de causa, vamos a mostrartetodos los entresijos de este tipo de consultas.

Existen cuatro tipos de consultas:

de creación de tablas,de datos anexados,de eliminacióny consultas de actualización.

A continuación vas a aprender a diseñarlas.


Las consultas de acción (I). De creación de tabla

Tal y como veíamos antes, este tipo de consultas permite crear unatabla nueva a partir de los datos de otra u otras tablas o consultas.Esto puede resultar interesante para:

realizar copias de seguridad,almacenar registros antiguos opara la creación de tablas que serán exportadas hacia otrasaplicaciones o que necesitamos enviar a alguien.

Son consultas que almacenan en una nueva tabla el resultado de unaconsulta de selección.

Los pasos para su creación son los siguientes:

Abrimos una nueva consulta en Vista Diseño.Añadimos la tabla/s de donde vamos a sacar los datos agrabar en la nueva tabla.Diseñamos la consulta como una consulta de selecciónnormal de tal forma que en el resultado de esa consultaaparezcan exactamente los registros que queremosguardar.

Desplegamos el menú Consulta y elegimos la opción Consulta

de creación de tabla... o bien desplegamos el botón

de la barra de herramientas y elegimos la opción Consulta decreación de tabla...

Aparece el cuadro Crear tabla:. Debemos especificar el nombre que tendrá la nueva tabla y elegirsi la queremos crear en la base de datos de la cual estamos extrayendo información o en otrabase distinta a la que está abierta, en este último caso debemos buscar dicha base.


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La ventana de diseño es la misma que la que aparece en las consultas de selección, la única diferenciaes que en la barra de título después del nombre de la consulta pone Consulta de creación de tabla.

Podemos ver cómo quedaría si nos vamos a Vista hoja de datos y si corresponde con lo que queríamosserá suficiente con ejecutar la consulta. Al hacerlo nos avisa de su creación y de si ya existe una tablacon ese nombre.

Los campos de la nueva tabla se llamarán como el encabezado de los campos de la consulta yheredarán el tipo de datos de los campos de origen, pero no heredarán propiedades como claveprincipal, índices, etc.

Aquí tienes un ejemplo de consulta de acción: Creación de tablas.

Animación sobre la consulta de acción: creación de tablas

Para saber más

Aquí tienes un Resumen multimedia de la creación de consultas de creación detablas:

Las consultas de acción: Creación de tablas

Autoevaluación

De las siguientes afirmaciones sobre las consultas de creación de tablas, ¿cuálesson correctas?

a) Almacenan en una nueva tabla el resultado de una consulta deselección.

b) La ventana de diseño es distinta a la que aparece en las consultasde selección.

c) No heredan la propiedad clave principal.

d) Heredan el tipo de datos de los campos de origen.


Las consultas de acción (II). De actualización

Este tipo de consultas permite modificar automáticamente losdatos almacenados en las tablas. Esto es, sustituir el contenidode uno o varios campos por un nuevo valor, en aquellos registrosque cumplan unos determinados criterios.

Se pueden modificar a la vez todos los registros de la tabla osólo los que cumplan una determinada condición.

Para crear este tipo de consultas:

Abrimos una nueva consulta en vista diseño.Añadimos la tabla que queremos actualizar.Desplegamos el menú Consulta y elegimos la opción Consulta de actualización o bien

desplegamos el botón de la barra de herramientas y elegimos la opción Consulta de

actualización.

Aparece la cuadrícula QBE cambiada de aspecto, ya que han


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desaparecido las filas Orden: y Mostrar: pues no tienensentido aquí y en su lugar aparece la fila Actualizar a:.

El origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta ouna combinación de tablas.

En la cuadrícula QBE sólo pondremos el o los campos queintervienen en los criterios de búsqueda y los campos que sequieren actualizar.

En la fila Actualizar a: escribiremos la expresión que calcula elnuevo valor a asignar al campo.

Dicha expresión puede ser:

un valor fijo,un nombre de campo de la tabla origen,

cualquier expresión basada en campos del origen,un parámetro.

Aquí tienes un ejemplo de consulta de acción: Actualización.

Animación sobre la consulta de acción: actualización

Autoevaluación

De las siguientes afirmaciones sobre las consultas de actualización, ¿cuáles soncorrectas?

a) Permite modificar automáticamente los datos almacenados en lastablas.

b) No se pueden modificar a la vez todos los registros de la tabla.

c) En la cuadrícula QBE, no desaparece la fila Orden.

d) En la cuadrícula QBE sólo pondremos los campos que intervienenen los criterios de búsqueda y los campos que se quierenactualizar.


Las consultas de acción (III). De datos anexados

Mediante este tipo de consultas podrás añadir registros de una tabla a otra.

El proceso es muy similar al de las consultas de creación de tablas sólo que, enlugar de crear una estructura de tabla, se limita a añadir registros a una tablaexistente.

Los nuevos registros se añaden siempre al final de la tabla.

El procedimiento para su creación es el siguiente:

Abrimos una nueva consulta en Vista Diseño.Añadimos la/s tabla/s de donde vamos a sacar losdatos a insertar en el destino.Diseñamos la consulta como una consulta de selecciónnormal de tal forma que en el resultado de esa consultaaparezcan exactamente los registros que queremosinsertar.


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Desplegamos el menú Consulta y elegimos laopción Consulta de datos anexados... o bien

desplegamos el botón de la barra de

herramientas y elegimos la opción Consulta dedatos anexados...Aparece el cuadro Anexar:. Debemos especificarel nombre de la tabla donde queremos insertarlos nuevos registros. También elegiremos si latabla está en la misma base de datos que está activa o en otra base distinta a la que estáabierta, en este último caso debemos buscar dicha base.Por último hacemos clic en el botón Aceptar y volvemos a la ventana Diseño de consulta. Éstaserá parecida a la que tenemos en una consulta de selección pero con una única diferencia, ahoraaparece una nueva fila Anexar a:donde indicaremos el campodestino, es decir, en qué campo dela tabla destino queremos dejar el valor definido en la columna.En la fila Campo: indicamos el valor que queremos se grabe en el campo destino, este valorpuede ser uncampo de origen,un valor fijo,cualquier expresión válida.

Podemos incluir un criterio de búsqueda para seleccionar del origen los registros que se insertarán en eldestino. Cuando no rellenamos algún campo del destino, éste se rellenará con el valor que tenga en supropiedad Valor predeterminado.

Aquí tienes un ejemplo de consulta de acción: Datos anexados.

Animación sobre la consulta de acción: datos anexados

Sabías que...

Cuando la tabla tiene una columna de tipo autonumérico, lo normal es no asignar valorpara que el sistema le asigne el valor que le toque, si por el contrario queremos que lacolumna tenga un valor concreto, lo indicaremos en la fila Campo:

Si la tabla destino tiene clave principal y en ese campo intentamos no asignar valor,asignar el valor nulo o un valor que ya existe en la tabla, Access no añade la fila y da unmensaje de error de "infracciones de clave".

Si tenemos definido un índice único (sin duplicados) e intentamos asignar un valor que yaexiste en la tabla también devuelve el mismo error.


Las consultas de acción (IV). De eliminación

Estas consultas permiten eliminar, automáticamente, todos losregistros de una base de datos que cumplan una serie decondiciones. Si por ejemplo, deseas eliminar todas las ventasrealizadas a un determinado cliente, siempre será más rápido crearuna consulta de este tipo, que ir eliminándolas una a una en la tabla.

Es posible ver los registros que van a ser eliminados antes deejecutar la consulta.

Para crear una consulta de eliminación debemos seguir lossiguientes pasos:

Abrimos la tabla de la que queremos borrar los registros.Desplegamos el menú Consulta y elegimos la opción Consulta de eliminación.


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O bien desplegamos el botón de la barra

de herramientas y elegimos la opción Consulta deeliminación.A partir de ese momento la cuadrícula cambia deaspecto, han desaparecido las filas Orden: yMostrar: por carecer de sentido aquí y en sulugartenemos la fila Eliminar:.El origen de la consulta puede ser una tabla, unaconsulta o una combinación de tablas. Se utiliza unacombinación de tablas cuando necesitamos borrarregistros de una tabla pero necesitamos la otra tablapara el criterio de búsqueda.

En la cuadrícula QBE solamente ponemos el campo ocampos que intervienen en los criterios de búsqueda y si elorigen de la tabla tiene varias tablas, pondremos unacolumna para indicar de qué tabla queremos eliminar los registros.

En la fila Eliminar: se puede elegir entre dos opciones:

Dónde indica un criterio de búsquedaDesde indica que queremos borrar los registros de la tabla especificadas en esa columna

Aquí tienes un ejemplo de consulta de acción: Eliminación.

Animación sobre la consulta de acción: Eliminación

Sabías que...

Cuando el origen es una sola tabla la columna Desde no es necesaria. Pero ten cuidado, siNO se indica un criterio de búsqueda se borrarán TODOS los registros de la tabla.

Para ver los datos que se borrarán antes de realizar la eliminación podemos hacer clicsobre el tipo de vista Hoja de datos de la barra de herramientas o bien, ir a Ver > Vista hojade datos.

Al ejecutar la consulta se realizará la eliminación de los registros de la tabla aunquepreviamente nos avisa del número de filas que se van a eliminar y tenemos la opción decancelar dicha eliminación. Una vez borrados, los registros no pueden volver arecuperarse.

Autoevaluación

De las siguientes afirmaciones sobre las consultas de eliminación, ¿cuáles soncorrectas?

a) Permite modificar automáticamente los datos almacenados en lastablas.

b) Permiten eliminar, automáticamente, todos los registros de unabase de datos que cumplan una serie de condiciones.

c) En la cuadrícula QBE solamente ponemos el campo o campos queintervienen en los criterios de búsqueda.

d) Desde indica un criterio de búsqueda.



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Los formularios

Caso: Fernando ha comenzado a introducir los datos en una nueva tablade proveedores que ha creado. Para ello se está ayudando de unformulario que ha creado de modo que le resulte mucho más cómodo. Haelegido el formato que más le gusta de entre los que hay, aunque sabeque podría haberlo diseñado él mismo, pero no ha querido perder muchotiempo. Para la próxima se detendrá en ello, pero ahora tenía un poco deprisa ya que Dolores está esperando que estén los datos para enseguidaelaborar un informe.

El trabajo y la gestión de una base de datos no tienen por qué realizarse siempre en unentorno sombrío y aburrido de tablas de filas y columnas interminables. Access tepermite crear un entorno de trabajo más agradable mediante el uso de formularios y teayuda a dar estilo a tus informes para imprimirlos con un aspecto profesional.

Por ahora has descubierto la importancia de las tablas como contenedores de lainformación física, pero seguro que has pensado que no era el método más vistoso ypráctico a la hora de introducir datos ya que su aspecto, en forma de filas y columnas,lo hacen aburrido y monótono.

Para que sea más atractivo, vamos a mostrarte un método alternativomucho más cómodo. En él utilizarás otro tipo de objetos de Access: losformularios. Éstos permiten visualizar, editar y agregar información en unao varias tablas, pero utilizando un formato personalizado, similar al de losimpresos de papel que el usuario rellena habitualmente con un bolígrafo,pero aquí lo harás con un teclado.

Ten en cuenta que, además de presentar los datos de forma atractiva concolores, líneas y formas geométricas, los formularios agilizan la

introducción de datos y automatizan tareas.

Para crear un nuevo formulario se selecciona la pestaña Formulario de la ventana de la base de datos.Se pulsa Nuevo, aparecerá una ventana en la que se puede elegir entre:

Vista Diseño: seleccionandoesta opción se puede crearun formulario totalmentepersonalizado.Asistente para formularios:Access creaautomáticamente unformulario con los camposque el usuario seleccione.Con este asistente sepueden crear formularios deformatos muy distintos.Autoformulario: columnas:Access crea un formularioen columnas con todos loscampos de la tabla. Cadaregistro aparece de formaindependiente con loscampos ordenados en una columna.Autoformulario: tabular: crea automáticamente un formulario con todos los campos en formatotabular: Los registros aparecen en filas y columnas. En este tipo de formulario se presentan todoslos registros que se hayan introducido.Autoformulario: hoja de datos: esta opción crea automáticamente un formulario con el formato deHoja de datos. Este es el mismo formato que el que tienen las tablas para introducir datos.Asistente para gráficos: crea un formulario con un gráfico, muestra los datos en formato gráfico.Asistente para tablas dinámicas: crea un formulario de Microsoft Access con una tabla dinámicade Microsoft Excel. Una tabla dinámica es una tabla interactiva que puede resumir grandescantidades de datos utilizando el formato y los métodos de cálculo que se elijan.


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Para saber más

Aquí tienes el enlace para acceder a la ayuda de Of fice Online:

¿Por qué utilizar formularios?

Autoevaluación

Si quiero crear un formulario automáticamente con todos los campos de maneraque aparezcan los registros en filas y columnas, debería elegir:

a) Vista Diseño.

b) Asistente para formularios.

c) Autoformulario: columnas.

d) Autoformulario: tabular.

e) Autoformulario: hoja de datos.


El asistente para formularios

Para arrancar el asistente para formularios podemos hacerlo como se explica en el apartado anterior obien de forma más rápida si nos vamos a la ventana de Base de Datos, seleccionamos el objetoFormulario y hacemos clic en la opción Crear un formulario utilizando el asistente.

Aparecerá la primera ventana del asistente.

Nos pedirá introducir los campos a incluir en el formulario.


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Antes de eso elegimos la tabla o consulta de donde se cogerán los datos del cuadro Tablas/Consultas,este será el origen del formulario. Si lo que queremos es sacar datos de varias tablas lo mejor esrealizar primero una consulta para obtener lo que queremos y luego hacer el formulario de esa consulta.

A continuación seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y a

continuación clic sobre el botón o haciendo doble clic sobre el campo. Si elegimos un campo

que no es, podemos quitarlo de la selección pulsando en el botón . También podemos

seleccionar todos los campos de una única vez si pulsamos sobre el botón o deseleccionarlos

todos a la vez si pulsamos sobre

Cuando hayamos elegido los campos que conformarán el formulariopulsamos el botón siguiente y aparecerá otra ventana en la quepodemos elegir la distribución de los datos dentro del formulario.Seleccionando un formato aparece al lado izquierdo el aspecto quetendrá el formulario con esa distribución.

Una vez elegida la distribución que nos interesa pulsamos en el botónSiguiente y aparecerá la siguiente pantalla. En ésta elegimos el estiloque queremos dar al formulario, una vez seleccionado el que más nosinterese pulsamos en Siguiente y aparecerá la última pantalla del

asistente, en ésta nos pedirá el nombre delformulario y podemos elegir entre:

Abrir el formulario para ver o introducir información (por defecto): abrirá el formulario para ver ointroducir información.Modificar el diseño del formulario: aparecerá la vista Diseño de formulario donde podremosmodificar el aspecto del formulario.

Y ya podemos pulsar el botón de Finalizar.

Para saber más

Creación de formularios mediante Asistente para for mularios:

Asistente para formularios


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Editar datos de un formulario

Quizá haya algo del formulario que queramos variar o tal vez necesitemosmodificar, añadir o eliminar datos, para ello editamos los datos que muestrael formulario.

Para editar los datos de un formulario debemos abrir el formulario, para ellonos vamos a la ventana Base de datos, en concreto al objeto Formularios yhacemos clic en el botón Abrir o simplemente hacemos doble clic sobre elnombre del formulario en la ventana Base de datos.

Se abrirá el formulario con el aspecto que le hubiéramos dado. Podremos:

Buscar datos.Reemplazar valores.Modificar valores como si en la vista Hoja de datos se tratara.Desplazarnos a lo largo de la tabla utilizando la barra de desplazamientos por los registros, estabarra ya la conocemos.

Insertar nuevos valores para ello debemos estar en el último registro y pulsar en .


La vista diseño de formulario

Esta vista será la que nos permita definir el formulario, desde aquípodemos indicar cómo presentar los datos del origen del formulario,para ello nos servimos de los controles que veremos más adelante.

Para entrar en esta vista debemos ir a la ventana Base de Datos,seleccionar el objeto Formulario y a continuación pinchar en el botónDiseño.

Aparecerá la ventana Diseño de formulario, el área de diseño consta detres secciones:

Encabezado de formulario: donde pondremos lo que queramos que aparezca al principio delformulario.Detalle: aquí aparecerán los registros de la tabla de la que se está creando el formulario.Podemos tener uno o varios registros en pantalla, esto dependerá del tipo de formulario elegido.Pero aunque se visualicen varios registros en una pantalla, aquí diseñaremos únicamente unregistro.Pie del formulario: aquí pondremos lo que queremos que aparezca al final del formulario.

El encabezado y pie del formulario son opcionales:


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Si queremos eliminarlos nos vamos a Ver > Encabezado o pie de formulario, y quitamos la marcaque hay a la izquierda (que nos está indicando que está activado). Al quitar el encabezado o piese perderán todos los controles que hubiera en dichas secciones.Para abrirlas de nuevo, sólo tenemos que volver a seleccionar la opción.

Alrededor del área de diseño podemos observar que existen unas reglas que nos permitirán medir lasdistancias y los controles, también existen unas cuadrículas que nos ayudan a colocar los controlesdentro del área.

Para ver u ocultar las reglas o cuadrículas iremos a Ver > Regla o Ver > Cuadrícula.

Autoevaluación

En la vista diseño del formulario, la sección en la que aparecerán los registros de latabla de la que se está creando el formulario se llama:

a) Encabezado.

b) Detalle.

c) Pie.

d) Diseño.


La barra Diseño de formulario

Si estás diseñando un formulario,harás uso de distintos botones quetienes en la barra de diseño deformulario. Si no la encuentras,puedes acceder a ella si pulsas enVer > Barras de Herramientas >Diseño de formularios.


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Esta barra contiene lo siguientes botones:

Ya lo conocemos, permite pasar de una vista a otra.

Guardar, nos permite guardar los cambios que hagamos en el diseño sin tener que salir del

formulario.

Buscar, permite buscar archivos.

Imprimir y vista preliminar para ver cómo quedaría el formulario si lo quisiéramos

imprimir.

Cortar, Copiar, Pegar y Copiar formato.

Deshacer, Rehacer, para deshacer las últimas acciones por si nos equivocamos o

rehacerlas después de deshacer.

Insertar hipervínculo.

Hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos, por si queremos añadir algún campo

al formulario.

Hace aparecer o desaparecer el cuadro Herramientas, en el que aparecen todos los tipos de

controles para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño.

Autoformato, para asignar mediante un simple clic un diseño de los que Access tiene

predefinidos.

Mediante este botón podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual

Basic para Aplicaciones).

Hace aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control que en ese momento esté

seleccionado.

Generador de expresiones, de macros o de código.

Para pasar a la ventana Base de Datos.


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Para crear una nueva tabla, consulta, formulario, informe, macro, etc. sin salir de nuestro

formulario. Al desplegarlo debemos indicar qué tipo de objeto queremos crear.

Para acceder a la ayuda.

Autoevaluación

a) Selecciona... Pasar deuna vista a otraPropiedades delcontrol seleccionadoPasar a la ventanaBase de Datos Cuadrode Herramientas

b) Selecciona... Pasar deuna vista a otraPropiedades delcontrol seleccionadoPasar a la ventanaBase de Datos Cuadrode Herramientas

c) Selecciona... Pasar deuna vista a otraPropiedades delcontrol seleccionadoPasar a la ventanaBase de Datos Cuadrode Herramientas

d) Selecciona... Pasar deuna vista a otraPropiedades delcontrol seleccionadoPasar a la ventanaBase de Datos Cuadrode Herramientas


El cuadro Herramientas

Toda la información de un formulario está contenida en los controles. Los controles sonobjetos de un formulario que muestran datos, realizan acciones o decoran el formulario.Los controles también son elementos del informe.

Los controles pueden ser dependientes, independientes o calculados.

Control dependiente: está unido a un campo de una tabla o consulta. Loscontroles dependientes se utilizan para mostrar, introducir y actualizarvalores delos camposde labase de datos.Control independiente: no tiene un origen en una tabla o consulta. Los controles


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independientes se pueden utilizar para mostrar información, líneas, rectángulos eimágenes, independientemente de que estos existanen la tabla.Control calculado: el origen de los datos es una expresión, no un campo. Unaexpresión es una combinación de operadores ("=";"+", "-","*" y "/"), nombres de controles,nombres de campos, funciones que devuelven un solo valor y valores constantes.

A los controles se tiene acceso a través del cuadro de herramientas de la Vista diseño. Podrás ver losdiferentes tipos de controles en el siguiente enlace:

Tipos de controles

En el cuadro de herramientas hay otros botones que no son controles:

Pulsando este botón se podrá seleccionar cada uno de los objetos.

Para utilizar el asistente de controles.

Para ver más controles.

Autoevaluación

Aquellos controles que no tienen un origen en una tabla o consulta, que se puedenutilizar para mostrar información, líneas, rectángulos e imágenes,independientemente de que estos existan en la tabla se denominan:

a) Control dependiente.

b) Control independiente.

c) Control calculado.

d) Ninguno de los anteriores.


Trabajar con controles

En el apartado anterior hemos visto qué tipo de controles podemos tener en un formulario, ahora vamosa ver como trabajar con ellos.

Seleccionar controles.

Para ello basta con hacer clic sobre él. Sabremos que está seleccionado puesaparecerá rodeado de cuadrados llamados controladores de movimiento (losmás grandes) y controladores de tamaño (los más pequeños).

Para seleccionar varios controles a la vez vamos seleccionándolos con el ratón manteniendo pulsada latecla May.

Añadir controles.


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Si lo que necesitamos es añadir un campo nuevo, podemos hacer clic sobre el botón de la barra

de herramientas y de ahí escoger el/los campos que necesitemos. Si hacemos doble clic sobre elcampo, éste se añade a la sección Detalle. Se crea en dicha sección una etiqueta con el nombre delcampo y un cuadro de textoasociado al campo.

Si queremos añadir otro tipo de control deberemos abrir el cuadro Herramientas que hemos visto en elapartado anterior y hacer clic sobre el tipo de control que queramos añadir.

Para mover un control de sitio, lo seleccionamos y cuandopasando el ratón por encima éste se convierta en una mano, yapodremos moverlo. Cuando se selecciona un control, también seselecciona la etiqueta que tiene asociada y se moverán tanto elcontrol como la etiqueta. También podemos mover el control sin su etiqueta del mismo modo pero eldedo índice debe aparecer encima del controlador de movimiento del control.

Para mover varios controles a la vez, debemos seleccionarlos todos y al mover uno de ellos, se moverántodos.

Cambiar el tamaño de los controles.

Si lo que queremos es cambiar el tamaño del control, lo seleccionamos yentonces aparecerán los controladores de tamaño. Al mover el ratón sobreellos el ratón tomará la forma de flecha doble. Cuando esto suceda, pulsamosel botón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrastramos hasta conseguir eltamaño deseado.

Si deseamos cambiar el tamaño de varios controles a la vez, lo seleccionamosy cambiamos el tamaño de uno de ellos. Podrás ver que se modifican todos.

También podemos alinear varios controles, o bien siguiendo las cuadrículas que hay en el formulario obien si pulsamos en el menú Formato > Alinear y elegimos la opción deseado según queramos alinear ala izquierda, a la derecha, arriba, abajo o a la cuadrícula.

Ajustar el tamaño de los controles.

Si nos interesa que varios controles tengan el mismo tamaño para que sea más agradable a la vistapodemos hacer uso de una herramienta muy útil, se trata de la opción Formato > Tamaño.

¿Cómo hacerlo? Seleccionamos los controles, desplegamos Formato > Tamaño y elegimos la opciónmás adecuada. Podemos ajustar:

A la cuadrícula: ajusta a la cuadrícula del formulario.Al más alto: todos los controles toman la altura del más alto.Al más corto: todos los controles toman la altura del menos alto.Al más ancho: todos los controles toman la anchura del más ancho.Al más estrecho: todos los controles toman la anchura del menos ancho.Ajustar el espacio entre controles.

También podremos cambiar la distancia entre los distintos controles que conforman el formulario,además podremos moverlos libremente por el área de diseño. Para ello usamos opciones del menúFormato.

El procedimiento es el siguiente:

Seleccionamos los controles, menú Formato > Espacio horizontal o Espacio vertical y elegimos la opciónmás adecuada, podremos elegir entre:

Igualar: Dejarlos con el mismo espacio entre controlesAumentar: Aumentar el espacio entre todos los controles seleccionadosDisminuir: reducir el espacio entre todos los controles seleccionados

Aquí tienes un ejemplo de creación y diseño de formularios.

Animación sobre la creación y diseño de formularios


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Autoevaluación

¿Cómo se puede cambiar el tamaño de varios controles a la vez?

a) Sólo si todos tienen el mismo tamaño.

b) Seleccionándolos y estirando uno de los controladores de tamaño.

c) Hay que cambiarlos uno a uno.


Los informes

Caso:

Después de varios días Fernando ya tiene su tabla de proveedores contodos los datos actualizados. Es hora de entregar en papel esainformación a Dolores. Ha pensado crear un par de informes, uno deellos será una lista ordenada alfabéticamente con todos losproveedores y en el otro informe tiene pensado agruparlos porprovincias. Más tarde le entregará un informe que sacará de unaconsulta con los datos de los proveedores más antiguos. Lo cierto esque utilizando el asistente para informes es fácil obtener y entregar demodo profesional la información contenida en la base de datos.

Ahora toca descubrir el uso de los informes. Son otro de los objetos deAccess y su utilidad es la de generar información destinada a ser impresa.Del mismo modo que hacían los formularios, combinan la información detablas o consultas, y la organizan y agrupan del modo más adecuado parapoder ser distribuida. Es decir, tras crear un informe, sólo tendrás queimprimirlo del modo habitual en cualquier aplicación de Microsoft Office, yya tendrás, en papel, toda la información contenida en tu base de datos.Eso sí, con un aspecto claro y elegante que difiere en mucho de la simple

estructura de una tabla a base de filas y de columnas.

Lo más importante, a la hora decrear un informe, es planificar elorigen del mismo. Es decir, decidirsi los datos de éste provendrán deuna tabla o de una consulta.Normalmente, se suele dar esteúltimo supuesto, ya que eshabitual que la informaciónproceda de varias tablas. En elcaso de que sólo venga de una,se suelen filtrar los datos para queel informe muestre una parte delos registros. Así que,obviamente, se haceimprescindible el diseño previo deuna consulta.

Para crear un informe tenemosque posicionarnos en la ventana Base de datos con el objeto Informes seleccionado. Al pulsar en elbotón Nuevo se abre una ventana en la que podemos elegir distintas formas para crear un informe:


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Vista diseño, abrirá un informe en blanco y tendremos que ir incorporando los distintos objetosque queramos que aparezcan en él. Este método no se suele utilizar pues suelen ser máscómodos los otros métodos.Asistente para informes, utiliza un asistente que nos guía paso a paso en la creación del informe.Autoinforme, consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datosde la tabla o consulta origen. Estos datos de origen se han de especificar en el cuadro en el quepone: Elija la tabla o consulta de donde proceden los datos del objeto. Existen distintos formatos:

Autoinforme: en columnas, presentará cada registro en una página.Autoinforme: en tablas, presentará varios registros en una misma página y cada registro enuna fila.

Asistente para gráficos, es un asistente que crea informes gráficos. El asistente ayuda a elegir loscampos a incluir en el gráfico y el tipo de gráfico que se quiere.Asistente para etiquetas, ayuda a la creación de informes tipo etiquetas. Con este formato sepueden confeccionar etiquetas postales. El asistente ayuda a la elección de los campos a incluiren la etiqueta y al diseño de la misma., utiliza un asistente que nos guiará en la creación deetiquetas.

Para saber más

Aprende más sobre los informes:

¿Qué pueden hacer los informes para el usuario?

Autoevaluación

¿Si quiero crear automáticamente un nuevo informe con todos los datos, de modoque presente cada registro en una página, deberás usar?

a) Asistente para etiquetas.

b) Asistente para informes.

c) Autoinforme: en columnas.

d) Autoinforme: en tablas.


El asistente para informes, y para etiquetas

Con el asistente para informes podráscrear informes genéricos con diseñosvariados.

Si pinchas en el siguiente enlacepodrás ver los pasos que hay queseguir para crear un informe utilizandoel asistente. Podrás así comprobar lofácil que es.

Crear un informe utilizando elasistente

Seguro que has tenido que enviarinvitaciones a tus clientes o amigos/asa través del correo postal y teresultaría muy cómodo no tener queponer los datos del remitente a mano.Gracias a este asistente, podrás sacar las etiquetas que necesites. Será suficiente con que esos datos


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los tengas en una tabla de tu base de datos.

Las etiquetas son un tipo de informe de Access que permite imprimir información de una tabla o consultaen distintos formatos de etiquetas.


La creación de etiquetas utilizando el asistente resulta muy sencilla. Al igual que con el asistente parainformes sólo hay que ir completando las pantallas que aparezcan. Pincha en el siguiente enlace y veráslos pasos que hay que dar para ello.

Crear un informe utilizando el asistente


La vista diseño de informe

Esta vista nos permite definir el informe, es aquí donde indicamos a Access cómo debe presentar losdatos. Para esto nos servimos de los controles que ya vimos en los formularios y alguno más.

Para entrar en la vista Diseño nosvamos a la ventana Base de datos,seleccionamos el informe y acontinuación hacemos clic en el botón

. Aparecerá entonces la

ventana Diseño.

El área de diseño consta normalmentede cinco secciones:

Encabezado del informe, aquípondremos lo que queramosque aparezca al principio delinforme.Encabezado de página, aquípondremos lo que queramosque aparezca al principio decada página.Detalle, en esta zonaaparecerán los registros delorigen del informe que pueden ser o uno o varios por página, según la elección de informe quehayamos hecho.Pie de página, aquí pondremos lo que queramos que aparezca al final de cada página.


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Pie de informe, aquí pondremos lo que queramos que aparezca al final del informe.

Para eliminar los encabezados y pies iremos al menú Ver > Encabezado o pie de página y Encabezado opie de página del informe.

Aquí tienes un ejemplo de creación y diseño de informes.

Animación: Creación y diseño de informes

Autoevaluación

Si queremos mostrar el logotipo de la empresa en la primera página del informe,¿dónde debemos colocar ese logotipo?

a) Pie de informe.

b) Pie de página.

c) Detalle.

d) Encabezado del informe.

e) Encabezado de página.


La barra Diseño de informe

Si estás diseñando un informe, harás uso de distintos botones que tienes en la barra de Diseño deinforme. ¿Sabes dónde está?

Si no la encuentras, puedes acceder a ella si pulsas en Ver > Barras de Herramientas > Diseño deinforme.

Los botones que encuentras en esta barra son casi exactamente los mismos que has visto para losformularios. Repasémoslos.

Permite pasar de una vista a otra, en la imagen está en vista preliminar que nos presenta los

datos tal y como se imprimirán.

Guardar, nos permite guardar los cambios que hagamos en el diseño sin tener que salir del

formulario.

Buscar, permite buscar archivos.

Imprimir y vista preliminar para ver cómo quedaría el formulario si lo quisiéramos

imprimir.


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Cortar, Copiar, Pegar y Copiar formato.

Deshacer, Rehacer, para deshacer las últimas acciones por si nos equivocamos o

rehacerlas después de deshacer.

Insertar hipervínculo.

Hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos, por si queremos añadir algún campo

al formulario.

Relaciona cada botón con su nombre:

a) Selecciona... Permitemodificar los niveles deagrupamiento Propiedadesdel control seleccionadoAutoformato Cuadro deHerramientas

b) Selecciona... Permitemodificar los niveles deagrupamiento Propiedadesdel control seleccionadoAutoformato Cuadro deHerramientas

c) Selecciona... Permitemodificar los niveles deagrupamiento Propiedadesdel control seleccionadoAutoformato Cuadro deHerramientas

d) Selecciona... Permitemodificar los niveles deagrupamiento Propiedadesdel control seleccionadoAutoformato Cuadro deHerramientas


Imprimir un informe

Antes de imprimir un informe es aconsejable comprobar cómo va a quedar dicha

impresión. Para ello podemos irnos a Vista previa .

Para pasar por las distintas páginas que componen nuestro informe tenemos en la parteinferior izquierda una barra de desplazamiento por los registros con los botones que ya conocemos.


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Imprimir un informe es así de sencillo:

Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla o consulta a utilizar.1.Hacer clic sobre el objeto Informe que se encuentra a la derecha de la ventana de la base dedatos.

2.

Hacer clic sobre el botón de la ventana de la Base de datos .3.

Ir al menú Archivo.4.Elegir la opción Imprimir...5.En el recuadro Intervalo de impresión, especificar si queremos imprimir todo el informe o bien sóloalgunas páginas.

6.

En el recuadro Copias, especificar el número de copias a imprimir.7.Hacer clic sobre el botón Aceptar.8.


Agrupar y ordenar

Una de las opciones de un informe de Access más importante es laposibilidad de mostrar los datos agrupados, seleccionando uno o variossubgrupos. Al agrupar datos evitamos que aparezcan datos repetidos ennuestro informe. Por ejemplo, podríamos mostrar los datos de los librosde nuestra biblioteca agrupados por editorial, para ello seleccionaríamos

el informe, nos iríamos a Vista Diseño y pulsaríamos en el botón

que se encuentra en la caja de Herramientas que ya conocemos.Aparecerá la ventana Ordenar y agrupar.

En la columna Campo/Expresión se escriben las columnas por las que queremos ordenar o agrupar.

Aquellas que sirven para definir los grupos aparecerán con el símbolo a su izquierda. Para

agrupar se suele utilizar un campo, pero también cabe la posibilidad de utilizar una expresión.

El orden en el que ponemos loscampos es muy importante. Yaque se ordenará por el primercampo que se escriba en laprimera fila y a continuacióndentro de éste por el segundo yasí sucesivamente. Por ejemplo,podemos agrupar y ordenar poreditorial y para una mismaeditorial agrupar por año o portítulo, etc.

Podemos crear hasta 10 nivelesde agrupamiento, anidados (unodentro de otro) en el mismoorden en que aparecen en el cuadro Ordenar y agrupar.

En la columna orden elegimos el tipo de ordenación, ascendente o descendente.

En la parte inferior tenemos las propiedades de cada columna de agrupación u ordenación:

Encabezado del grupo, se utiliza para colocar información (como por ejemplo, el nombredel grupo o su total) al principio de un grupo de registros. Si marcamos Sí, aparece unanueva sección en la ventana de diseño del informe.Pie del grupo, se utiliza para colocar información (como por ejemplo, el nombre del grupo o


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su total) al final de un grupo de registros. Si se cambia la propiedad a Sí, aparece unanueva sección en la ventan de diseño del informe.Agrupar en: Permite elegir el tamaño del grupo. Por ejemplo, si estuviera usando un campofecha, podría armar cada grupo por día, mes, semana, o año.Mantener juntos: Permite indicar:

No (el grupo se imprime sin mantener en la misma página el encabezado,sección de detalle y pie de grupo).Grupo completo imprime el encabezado de grupo, el detalle y pie de grupoen la misma página.Con detalle inicial imprime el encabezado de grupo en la página solamente sitambién puede imprimir el primer detalle del registro.

Autoevaluación

¿Cuáles de estas afirmaciones son correctas?

a) Con el asistente para informes podemos añadir totales.

b) En un informe no podemos incluir más de tres niveles deagrupamiento.

c) El icono sirve para ver el informe de más cerca (hacer un zoom).

d) El icono sirve para ver el informe en vista preliminar.

e) El icono sirve para buscar en el informe.


Mapa conceptual

Pulsa sobre la imagen para ver el mapa conceptual



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Documents

Las consultas