LEGEA nr

LEGEA nr. 16 din 2 aprilie 1996 (*republicat*)privind Arhivelor Naionale

EMITENT: PARLAMENTUL

PUBLICAT N: MONITORUL OFICIAL nr. 293 din 22 aprilie 2014

Data intrarii in vigoare : 22 aprilie 2014

Forma actualizata valabila la data de : 19 martie 2015Prezenta forma actualizata este valabila de la 22 aprilie 2014 pana la data selectata-----

*) Republicat n temeiul art. 248 din Legea nr. 187/2012 pentru punerea n aplicare a Legii nr. 286/2009 privind Codul penal, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 757 din 12 noiembrie 2012, rectificat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 117 din 1 martie 2013, cu modificrile ulterioare, dndu-se textelor o nou numerotare.

Legea nr. 16/1996 a fost publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 71 din 9 aprilie 1996 i ulterior a fost modificat i completat prin:

- Legea nr. 358/2002 pentru modificarea i completarea Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 476 din 3 iulie 2002;

- Ordonana de urgen a Guvernului nr. 39/2006 pentru modificarea i completarea Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 486 din 5 iunie 2006, aprobat cu modificri prin Legea nr. 474/2006, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 1.016 din 21 decembrie 2006;

- Legea nr. 329/2009 privind reorganizarea unor autoriti i instituii publice, raionalizarea cheltuielilor publice, susinerea mediului de afaceri i respectarea acordurilor-cadru cu Comisia European i Fondul Monetar Internaional, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 761 din 9 noiembrie 2009, cu modificrile i completrile ulterioare;

- Legea nr. 138/2013 pentru modificarea i completarea Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 253 din 7 mai 2013.

CAP. I Dispoziii generale

ART. 1 Constituie izvoare istorice i alctuiesc Fondul Arhivistic Naional al Romniei documentele create de-a lungul timpului de ctre organele de stat, organizaiile publice sau private economice, sociale, culturale, militare i religioase, de ctre persoane fizice autorizate, profesioniti care i desfoar activitatea n baza unei legi speciale i persoane fizice. Acestor documente statul le asigur protecie special, n condiiile prezentei legi.

ART. 2 Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei, n sensul prezentei legi, se nelege: acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii, manuscrise, proclamaii, chemri, afie, planuri, schie, hri, pelicule cinematografice i alte asemenea mrturii, matrice sigilare, precum i nregistrri foto, video, audio i informatice, cu valoare istoric, realizate n ar sau de ctre creatori romni n strintate.

ART. 3 (1) Administrarea, supravegherea i protecia special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei se realizeaz de ctre Arhivele Naionale, care se nfiineaz prin hotrre a Guvernului**) la nivel de direcie, n subordinea Ministerului Afacerilor Interne.

(2) Arhivele Naionale i exercit atribuiile prin compartimentele sale specializate i prin serviciile judeene ale Arhivelor Naionale**).

-----

**) A se vedea Hotrrea Guvernului nr. 1.376/2009 privind nfiinarea, organizarea i funcionarea Arhivelor Naionale, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 805 din 25 noiembrie 2009, cu modificrile ulterioare.

(3) Protecia special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei se realizeaz n condiii de pace, potrivit prevederilor prezentei legi, iar n caz de rzboi sau de calamiti naturale, de ctre creatori i deintori, cu sprijinul organelor desemnate cu atribuii speciale n asemenea situaii i cu asistena de specialitate a Arhivelor Naionale.

ART. 4 Persoanele fizice i persoanele juridice, creatoare i deintoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei, denumite n continuare creatori i deintori de documente, rspund de evidena, inventarierea, selecionarea, pstrarea i folosirea documentelor n condiiile prevederilor prezentei legi.

CAP. II Atribuiile Arhivelor Naionale n administrarea i protecia special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei

ART. 5 Arhivele Naionale acord asisten de specialitate i asigur desfurarea unitar a operaiunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor i deintorilor de documente, ndeplinind urmtoarele atribuii:

a) elaboreaz, n conformitate cu prevederile prezentei legi, norme i metodologii de lucru pentru organizarea i desfurarea ntregii activiti arhivistice, inclusiv pentru clasificarea i includerea n Fondul Arhivistic Naional al Romniei a documentelor prevzute la art. 2, care se dau publicitii, dup caz;

b) controleaz aplicarea prevederilor legislaiei n vigoare pe linia muncii de arhiv i stabilete msurile ce se impun potrivit legii;

c) preia de la creatorii i deintorii de arhiv documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei, n condiiile i la termenele prevzute n prezenta lege;

d) asigur evidena, inventarierea, selecionarea, pstrarea i folosirea documentelor pe care le deine;

e) asigur documentele pe baz de microfilme i alte forme de reproducere adecvate;

f) constituie i dezvolt banca de date a Arhivelor Naionale i reeaua automatizat de informare i documentare arhivistic, stabilete msuri pentru corelarea tehnic i metodologic i pentru colaborarea serviciilor de informare i documentare arhivistic i a compartimentelor similare din cadrul Sistemului naional de informare i documentare;

g) elaboreaz i editeaz "Revista Arhivelor" i alte publicaii de specialitate, destinate informrii i sprijinirii cercetrii tiinifice, precum i punerii n valoare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei;

h) asigur, prin Facultatea de Arhivistic i coala Naional de Perfecionare Arhivistic, pregtirea i specializarea personalului necesar desfurrii activitilor arhivistice;

i) la cerere sau din oficiu atest dac un document face sau nu face parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei;

j) autorizeaz scoaterea temporar peste grani a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei, n scopul expunerii sau documentrii cu ocazia unor manifestri tiinifice sau culturale internaionale;

k) ntreine i dezvolt relaii cu organele i instituiile similare din strintate, n vederea informrii reciproce n domeniul arhivistic i al schimbului de documente i de reproduceri de pe acestea; asigur aplicarea conveniilor i acordurilor internaionale privind domeniul arhivistic i particip la congrese, conferine, reuniuni i consftuiri arhivistice internaionale;

l) asigur aplicarea prevederilor legislaiei n vigoare n realizarea proteciei documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei, respectiv n aprarea secretului de stat, paza i conservarea acestor documente, att n timp de pace, ct i la mobilizare sau rzboi.

ART. 6 n cadrul Arhivelor Naionale funcioneaz un consiliu tiinific, format din specialiti ai Arhivelor Naionale, cercettori, cadre didactice universitare i specialiti din ministerele interesate, care analizeaz, dezbate i face propuneri n probleme privind normele i metodologiile specifice de lucru, publicaiile de specialitate, precum i dezvoltarea ntregii activiti arhivistice. Modul de organizare i funcionare, precum i componena consiliului tiinific se stabilesc prin regulament de organizare i funcionare, aprobat de directorul Arhivelor Naionale.

CAP. III Obligaiile creatorilor i deintorilor de documente

SECIUNEA I

Evidena documentelor

ART. 7 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s nregistreze i s in evidena tuturor documentelor intrate, a celor ntocmite pentru uz intern, precum i a celor ieite, potrivit legii.

ART. 8 (1) Anual, documentele se grupeaz n uniti arhivistice, potrivit problematicii i termenelor de pstrare stabilite n nomenclatorul documentelor de arhiv, care se ntocmete de ctre fiecare creator pentru documentele proprii.

(2) Nomenclatoarele ntocmite de creatori la nivel central se aprob de ctre Arhivele Naionale, iar cele ale celorlali creatori, de ctre serviciile judeene ale Arhivelor Naionale, potrivit anexei nr. 1.

ART. 9 (1) Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente n al doilea an de la constituire, pe baz de inventar i proces-verbal de predare-primire, ntocmite potrivit anexelor nr. 2 i 3.

(2) Evidena tuturor intrrilor i ieirilor de uniti arhivistice din depozit se ine pe baza unui registru, potrivit anexei nr. 4.

(3) Scoaterea documentelor din evidena arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor sau deintorilor de documente i cu avizul Arhivelor Naionale sau al serviciilor judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz, n funcie de creatorii la nivel central sau local, n urma selecionrii, transferului n alt depozit de arhiv sau ca urmare a distrugerii provocate de calamiti naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil i de nenlturat.

SECIUNEA a II-a

Selecionarea documentelor

ART. 10 (1) n cadrul Arhivelor Naionale funcioneaz comisia central de selecionare a documentelor, care coordoneaz activitatea de selecionare a documentelor ntocmite i deinute de creatorii la nivel central, iar n cadrul serviciilor judeene ale Arhivelor Naionale funcioneaz cte o comisie de selecionare a documentelor, care coordoneaz activitatea de selecionare a documentelor ntocmite i deinute de ceilali creatori.

(2) Modul de organizare i atribuiile comisiilor prevzute la alin. (1) se stabilesc prin norme privind activitatea arhivistic, aprobate de directorul Arhivelor Naionale.

ART. 11 (1) n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente funcioneaz cte o comisie de selecionare, numit prin decizia sau ordinul conductorului unitii respective, fiind compus din: un preedinte, un secretar i un numr impar de membri numii din rndul specialitilor proprii. Aceast comisie se ntrunete anual sau ori de cte ori este necesar, pentru a analiza fiecare unitate arhivistic n parte, stabilindu-i valoarea practic sau istoric; hotrrea luat se consemneaz ntr-un proces-verbal, ntocmit potrivit anexei nr. 5.

(2) Procesul-verbal de selecionare, nsoit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum i de inventarele documentelor ce se pstreaz permanent, se nainteaz spre aprobare Comisiei centrale de selecionare, n cazul creatorilor i deintorilor de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul serviciilor judeene ale Arhivelor Naionale, n cazul celorlali creatori i deintori de documente.

(3) Documentele se scot din evidenele arhivelor i se pot elimina numai n baza proceselor-verbale ale comisiilor prevzute la alin. (2).

(4) n cazul administratorului unic, acesta poart rspunderea pentru selecionarea documentelor ce urmeaz a fi arhivate.

SECIUNEA a III-a

Pstrarea documentelor

ART. 12 (1) Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s pstreze documentele create sau deinute n condiii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii ori comercializrii n alte condiii dect cele prevzute de lege.

(2) Persoanele juridice creatoare i deintoare de documente sunt obligate s le pstreze n spaii special amenajate pentru arhiv. Noile construcii ale creatorilor i deintorilor de arhiv vor fi avizate de ctre Arhivele Naionale sau serviciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz, numai dac au spaii prevzute pentru pstrarea documentelor.

(3) Arhivele Naionale i serviciile judeene ale Arhivelor Naionale pot prelungi termenul de pstrare a documentelor la deintori pn la asigurarea spaiilor necesare prelurii lor.

(4) Depozitele de arhiv vor fi dotate, n funcie de formatul i de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de pstrare i de protejare a acestora, precum i cu mijloace, instalaii i sisteme de prevenire i stingere a incendiilor.

(5) Autoritatea pentru Administrarea Activelor Statului poate prelua toate sau o parte din documentele aflate n arhiva societilor reglementate de Legea nr. 31/1990, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, la care deine cel puin 50% plus o aciune din capitalul social.

SECIUNEA a IV-a

Depunerea documentelor la Arhivele Naionale

ART. 13 (1) Persoanele juridice creatoare i deintoare de documente depun spre pstrare permanent la Arhivele Naionale i la serviciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup cum urmeaz:

a) documentele fotografice, precum i peliculele cinematografice, dup 20 de ani de la crearea lor;

b) documentele scrise, cu excepia actelor de stare civil i a documentelor tehnice, dup 30 de ani de la crearea lor;

c) documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor;

d) actele de stare civil, dup 100 de ani de la ntocmirea lor;

e) matricele sigilare confecionate din metal, avnd nscrise toate nsemnele legale i denumirea complet a unitii, dup scoaterea lor din uz.

(2) Documentele create i deinute de Autoritatea pentru Administrarea Activelor Statului pot fi duse spre pstrare permanent la Arhivele Naionale din momentul n care, prin ordin al preedintelui Autoritii pentru Administrarea Activelor Statului, se constat c nu mai sunt necesare pentru desfurarea activitii curente.

ART. 14 (1) Creatorii i deintorii de arhiv pot deine documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei i dup expirarea termenului de depunere, dac sunt necesare n desfurarea activitii lor, pe baza aprobrii directorului Arhivelor Naionale, n cazul creatorilor i deintorilor la nivel central, i a efilor serviciilor judeene ale Arhivelor Naionale, pentru ceilali creatori i deintori, n condiiile respectrii prevederilor prezentei legi.

(2) Ministerul Aprrii Naionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Romn de Informaii, Serviciul de Informaii Externe, Serviciul de Protecie i Paz, alte organe cu atribuii n domeniul siguranei naionale, precum i Academia Romn i pstreaz documentele proprii n condiiile prezentei legi i dup expirarea termenelor prevzute la art. 13.

ART. 15 (1) Organizaiile particulare i persoanele fizice care dein documente din Fondul Arhivistic Naional al Romniei le pot depune la Arhivele Naionale sub form de custodie sau donaie, scutite de taxe i impozite.

(2) Deintorul care dorete s vnd documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei este obligat s comunice aceasta Arhivelor Naionale sau, dup caz, serviciilor judeene ale Arhivelor Naionale, care au prioritate la cumprarea oricror documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei i care trebuie s se pronune n termen de 60 de zile de la data nregistrrii comunicrii.

ART. 16 Documentele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii, certificate i extrase privind drepturile individuale ale cetenilor, vor fi pstrate de ctre creatorii i deintorii de documente.

ART. 17 Creatorii i deintorii de documente, prevzui la art. 14 i 15, sunt obligai s depun la Arhivele Naionale sau la serviciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz, cte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le dein, la expirarea termenelor de depunere a acestora.

ART. 18 (1) n cazul declarrii falimentului, n condiiile legii, a unui creator de documente, fr ca activitatea acestuia s fie continuat de altul, documentele cu valoare istoric, n sensul prevederilor art. 2, se preiau de Arhivele Naionale sau de serviciile judeene/Serviciul Municipiului Bucureti ale/al Arhivelor Naionale, iar documentele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii, certificate i extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurrile sociale ale cetenilor, se predau, pe baz de contract, operatorilor economici autorizai n prestarea de servicii arhivistice.

(2) n cazul ncetrii, n condiiile legii, a activitii unei persoane fizice autorizate sau a activitii unui profesionist care i desfoar activitatea n baza unei legi speciale, care sunt creatori de documente, sau n cazul n care acetia solicit, n mod expres, preluarea arhivei deja create, documentele care alctuiesc arhiva se pot prelua de ctre persoana fizic asociat, de ctre profesionistul asociat sau de ctre organizaia profesional din care acetia fac parte, la solicitarea expres a acestora.

(3) Documentele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii, certificate i extrase privind drepturile cetenilor referitoare la stagiile de cotizare n sistemul unitar de pensii publice, aflate la casele teritoriale de pensii, se predau cu prioritate, pe baz de contract, operatorilor economici autorizai n prestarea de servicii arhivistice, la cererea acestora.

(4) n cazul persoanelor juridice pentru care s-a declarat falimentul, finanarea transferului arhivei ctre un operator economic autorizat s presteze servicii arhivistice se va face, cu prioritate, de ctre lichidator, din fondul de lichidare, n condiiile art. 4 din Legea nr. 85/2006 privind procedura insolvenei, cu modificrile i completrile ulterioare, sau, dup caz, din averea debitorului.

(5) n vederea realizrii activitilor prevzute la alin. (1)-(4) se instituie obligaia notificrii Arhivelor Naionale sau, dup caz, a serviciilor judeene/Serviciului Municipiului Bucureti ale/al Arhivelor Naionale, dup cum urmeaz:

a) de ctre lichidatori: cu privire la deschiderea procedurii insolvenei unui creator sau deintor de documente i, n termen de 15 zile de la ncheierea contractelor prevzute la alin. (1), cu privire la datele de identificare ale operatorilor economici autorizai n prestarea de servicii arhivistice crora le-au fost predate spre pstrare i administrare documentele creatorilor dizolvai;

b) de ctre operatorii economici prevzui la lit. a), cu respectarea termenului de 15 zile de la ncheierea contractelor prevzute la alin. (1) cu privire la documentele preluate n baza contractelor prevzute la alin. (1);

c) de ctre persoane fizice sau juridice, inclusiv casele teritoriale de pensii, ce au n pstrare sau custodie arhivele creatorilor de documente desfiinai cu privire la predarea arhivei i, n termen de 15 zile de la ncheierea contractelor prevzute la alin. (1), cu privire la datele de identificare ale operatorilor economici autorizai n prestarea de servicii arhivistice crora le-au fost predate spre pstrare i administrare documentele creatorilor dizolvai.

(6) n scopul informrii publice se instituie obligaia de a publica informaii relevante privind situaia documentelor preluate de la creatorii dizolvai, astfel:

a) pentru operatorii economici prevzui la alin. (1), prin orice mijloace accesibile publicului;

b) pentru Arhivele Naionale, ca urmare a notificrii prevzute la alin. (5), prin pagina proprie de internet.

ART. 19 (1) Operatorii economici pot presta servicii de pstrare, conservare, restaurare, legtorie, prelucrare arhivistic i utilizare a documentelor cu valoare practic pe care le dein, denumite n continuare servicii arhivistice, numai dup obinerea autorizaiei de funcionare din partea Arhivelor Naionale sau a serviciilor judeene/Serviciului Municipiului Bucureti ale/al Arhivelor Naionale, dup caz.

(2) Autorizaia de funcionare se elibereaz, contra cost, conform prevederilor legale, pentru unul sau mai multe servicii arhivistice, dac sunt ndeplinite cumulativ condiiile referitoare la:

a) competena profesional - operatorul economic dispune de personal angajat cu contract de munc, avnd pregtirea profesional necesar prestrii serviciilor arhivistice;

b) baza material - operatorul economic dispune de resurse materiale suficiente, precum: echipamente, spaii, dotri pentru personal n vederea nceperii i desfurrii activitilor prevzute la alin. (1);

c) existena unor reglementri interne de practic arhivistic, n conformitate cu prevederile legii.

(3) Autorizaia de funcionare se elibereaz pentru o perioad de 3 ani i poate fi rennoit pentru aceeai perioad.

(4) Autorizaia de funcionare se rennoiete obligatoriu, nainte de mplinirea perioadei prevzute la alin. (3), n cazul schimbrii sediului principal, fuziunii sau divizrii operatorului economic autorizat s presteze servicii arhivistice.

(5) Pentru rennoirea autorizaiei de funcionare, operatorul economic autorizat s presteze servicii arhivistice depune la Arhivele Naionale sau la serviciile judeene/Serviciul Municipiului Bucureti ale/al Arhivelor Naionale, dup caz, documentaia actualizat care face dovada ndeplinirii condiiilor prevzute la alin. (2).

ART. 20 (1) Autorizaia de funcionare se suspend de Arhivele Naionale sau de serviciile judeene/Serviciul Municipiului Bucureti ale/al Arhivelor Naionale, dup caz, pentru o perioad care nu va putea depi 3 luni, n urmtoarele situaii:

a) cnd se constat c operatorul economic autorizat s presteze servicii arhivistice nu mai ndeplinete condiiile care au stat la baza eliberrii acesteia, conform art. 19 alin. (2);

b) cnd operatorul economic autorizat s presteze servicii arhivistice desfoar alte servicii arhivistice dect cele pentru care s-a eliberat autorizaia de funcionare;

c) cnd operatorul economic autorizat s presteze servicii arhivistice a fost sancionat contravenional de cel puin 3 ori ntr-un an, pentru fapte prevzute de prezenta lege.

(2) Suspendarea autorizaiei de funcionare intr n vigoare n termen de 5 zile de la data notificrii de ctre Arhivele Naionale sau serviciile judeene/Serviciul Municipiului Bucureti ale/al Arhivelor Naionale, dup caz.

(3) Suspendarea autorizaiei de funcionare const n interzicerea dreptului operatorului economic care presteaz servicii arhivistice de a ncheia contracte privind prestarea de servicii arhivistice. Pe perioada suspendrii i pn la data stabilit n notificarea prevzut la alin. (2), operatorul economic autorizat s presteze servicii arhivistice are obligaia de a dispune msurile necesare pentru nlturarea sau ncetarea situaiilor care au stat la baza suspendrii.

(4) Contractele prevzute la alin. (3), ncheiate pe perioada suspendrii, sunt lovite de nulitate absolut.

ART. 21 (1) Autorizaia de funcionare se retrage de ctre Arhivele Naionale sau de ctre serviciile judeene/Serviciul Municipiului Bucureti ale/al Arhivelor Naionale, dup caz, n urmtoarele situaii:

a) la cererea operatorului economic autorizat s presteze servicii arhivistice;

b) cnd operatorul economic autorizat s presteze servicii arhivistice a furnizat documente coninnd informaii eronate cu ocazia solicitrii eliberrii/rennoirii autorizaiei de funcionare;

c) cnd, la mplinirea perioadei de suspendare a autorizaiei de funcionare dispuse potrivit art. 20 alin. (1) lit. a), operatorul economic nu ndeplinete condiiile care au stat la baza eliberrii acesteia;

d) cnd operatorul economic autorizat s presteze servicii arhivistice nu respect interdicia stabilit la art. 20 alin. (3) sau nu i ndeplinete obligaiile ce i revin pn la data stabilit n notificarea comunicat de Arhivele Naionale sau de serviciile judeene/Serviciul Municipiului Bucureti ale/al Arhivelor Naionale, dup caz;

e) n cazul suspendrii autorizaiei de funcionare, de dou ori ntr-un interval de un an;

f) cnd operatorul economic autorizat s presteze servicii arhivistice nu a desfurat servicii arhivistice timp de 2 ani de la data eliberrii autorizaiei de funcionare.

(2) Autorizaia de funcionare se retrage:

a) de la data solicitat de operatorul economic autorizat s presteze servicii arhivistice;

b) n termen de 30 de zile de la data notificrii de ctre Arhivele Naionale sau de ctre serviciile judeene/Serviciul Municipiului Bucureti ale/al Arhivelor Naionale, dup caz, n situaiile prevzute la alin. (1) lit. b)-f).

ART. 22 (1) Contractele avnd ca obiect prestarea de servicii arhivistice trebuie s conin clauze exprese referitoare la transferul documentelor preluate de operatorul economic autorizat s presteze servicii arhivistice, n cazul ncetrii activitii acestuia, ctre un alt operator economic autorizat s presteze servicii arhivistice.

(2) Contractele ncheiate cu nerespectarea obligaiei prevzute la alin. (1) sunt lovite de nulitate absolut.

ART. 23 Procedura de notificare i coninutul notificrii prevzute la art. 18 alin. (5), datele care se introduc n registrul prevzut la art. 25 alin. (1) i condiiile privind gestionarea acestuia, precum i procedurile de eliberare, rennoire, suspendare sau retragere a autorizaiei se stabilesc prin norme metodologice, aprobate prin ordin al ministrului afacerilor interne*), care se public n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I.

-----

*) A se vedea Ordinul ministrului afacerilor interne nr. 137/2013 pentru aprobarea Normelor metodologice privind aplicarea unor dispoziii ale Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 619 din 4 octombrie 2013.

ART. 24 (1) Creatorii i/sau deintorii de documente, persoane juridice, care i schimb regimul de proprietate sau i modific obiectul de activitate, precum i noii deintori care preiau patrimoniul au obligaia s dispun msuri pentru pstrarea, conservarea i evidena arhivei, n condiiile prevzute de lege.

(2) Creatorii i/sau deintorii de documente prevzui la alin. (1), precum i operatorii economici autorizai n prestarea de servicii arhivistice sunt obligai s ia msuri mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii ori comercializrii fr drept a documentelor din arhiv.

(3) Depozitarea documentelor prevzute la alin. (2) se face n spaii i n condiii corespunztoare, avizate de Arhivele Naionale sau de serviciile judeene/Serviciul Municipiului Bucureti ale/al Arhivelor Naionale, dup caz.

(4) Carnetele de munc se predau titularilor de drept ori succesorilor legali ai acestora, dup caz.

ART. 25 (1) Arhivele Naionale asigur evidena general a operatorilor economici autorizai s presteze servicii arhivistice, prin Registrul operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice.

(2) Registrul prevzut la alin. (1) are caracter de document public. Accesul persoanelor la aceste informaii se realizeaz cu respectarea termenelor i procedurilor prevzute de reglementrile legale privind liberul acces la informaiile de interes public.

ART. 26 (1) Prin excepie de la prevederile prezentei legi, birourile notariale, camerele notarilor publici i Uniunea Naional a Notarilor Publici din Romnia, dup caz, sunt singurele entiti care dein, administreaz, conserv i protejeaz arhivele notariale. Aceste entiti i exercit atribuiile prevzute de prezentul alineat, fr ndeplinirea vreunei condiii prealabile de autorizare.

(2) Birourile notariale, camerele notarilor publici i Uniunea Naional a Notarilor Publici, dup caz, pot deine, administra, conserva i proteja i alte arhive dect cele notariale, cu ndeplinirea tuturor condiiilor prevzute de prezenta lege.

ART. 27 Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei o dat intrate, potrivit legii, n depozitele Arhivelor Naionale i/sau ale serviciilor judeene ale Arhivelor Naionale, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora, cu excepia celor predate n custodie.

CAP. IV Folosirea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei

ART. 28 (1) Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi folosite pentru: cercetare tiinific, rezolvarea unor lucrri administrative, informri, aciuni educative, elaborarea de publicaii i eliberarea de copii, extrase i certificate.

(2) Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi consultate, la cerere, de ctre ceteni romni i strini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a mplinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unitii creatoare sau deintoare.

(3) Documentele de valoare deosebit nu se expun public, n original, ci sub form de reproduceri.

ART. 29 (1) Creatorii ori deintorii de documente sau, dup caz, succesorii n drepturi ai acestora sunt obligai s elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice i a persoanelor juridice, certificate, adeverine, copii i extrase de pe documentele pe care le creeaz ori le dein, inclusiv de pe cele pentru care nu s-a mplinit termenul prevzut la art. 13, dac acestea se refer la drepturi care l privesc pe solicitant.

(2) Serviciile prestate de ctre Arhivele Naionale pentru rezolvarea solicitrilor persoanelor fizice i ale persoanelor juridice se efectueaz, contra cost, n condiiile prevzute de lege.

(3) Serviciile arhivistice prestate n condiiile alin. (1) de ctre operatorii economici autorizai n prestarea de servicii arhivistice se efectueaz contra cost, pe baza unor tarife ale cror limite maxime sunt stabilite de Uniunea Naional a Practicienilor n Insolven din Romnia, cu avizul Arhivelor Naionale.

ART. 30 (1) Documentele a cror cercetare poate afecta interesele naionale, drepturile i libertile cetenilor, prin datele i informaiile pe care le conin, sau cele a cror integritate fizic este n pericol nu se dau n cercetare.

(2) Fac parte din aceast categorie documentele care:

a) privesc sigurana, integritatea teritorial i independena statului romn, potrivit prevederilor constituionale i ale legislaiei n vigoare;

b) pot leza drepturile i libertile individuale ale ceteanului;

c) sunt ntr-o stare necorespunztoare de conservare, situaie stabilit de comisia de specialitate i consemnat ntr-un proces-verbal;

d) nu sunt prelucrate arhivistic.

(3) Stabilirea documentelor respective se face de ctre deintorul legal al acestora, potrivit anexei nr. 6.

CAP. V Personalul arhivelor

ART. 31 (1) Creatorii i deintorii de documente, prevzui la art. 2, persoane juridice, au obligaia de a nfiina compartimente de arhiv sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de arhiv, n funcie de valoarea i cantitatea acestora.

(2) Desemnarea personalului nsrcinat cu activitatea de arhiv, structura i competena acestor compartimente de arhiv vor fi stabilite de ctre conducerea unitii creatoare i deintoare de documente, cu avizul Arhivelor Naionale sau, dup caz, al serviciilor judeene ale Arhivelor Naionale.

ART. 32 Formarea, atestarea i perfecionarea personalului de specialitate din Arhivele Naionale, ct i din celelalte uniti creatoare i deintoare de documente de arhiv se realizeaz prin Facultatea de Arhivistic i prin coala Naional de Perfecionare Arhivistic.

ART. 33 Personalul de specialitate din cadrul Arhivelor Naionale va fi dimensionat n funcie de calitatea i specificul materialului documentar aflat n administrare i face parte din categoria funcionarilor publici.

CAP. VI Rspunderi i sanciuni

ART. 34 Nerespectarea dispoziiilor prezentei legi atrage, dup caz, rspunderea contravenional, civil sau penal.

ART. 35 (1) Scoaterea peste grani fr drept, a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei, constituie infraciune i se pedepsete cu nchisoare de la un an la 5 ani sau cu amend.

(2) nstrinarea, fr drept, a documentelor prevzute la alin. (1) ctre persoane fizice sau juridice strine constituie infraciune i se pedepsete cu nchisoare de la 2 la 7 ani.

(3) Tentativa se pedepsete.

ART. 36 Constituie contravenii la prevederile prezentei legi urmtoarele fapte, dac nu sunt svrite n astfel de condiii nct, potrivit legii penale, s fie considerate infraciuni:

a) neinventarierea documentelor sau nentocmirea de ctre creatorii acestora, persoane juridice, a nomenclatoarelor arhivistice pentru documentele proprii, potrivit art. 8 alin. (2);

b) nepredarea de ctre compartimentele unitii creatoare, la arhiva proprie, a documentelor cu termen de pstrare permanent, pe baz de inventar i proces-verbal de predare-primire, conform prevederilor art. 9;

c) neselecionarea documentelor create i deinute de ctre persoane juridice, la termenele prevzute n nomenclatorul propriu, de ctre comisia de selecionare a documentelor, n condiiile prevzute la art. 11;

d) neasigurarea condiiilor corespunztoare de pstrare i protejare a documentelor create i deinute de ctre creatorii i deintorii de arhiv, persoane juridice sau persoane fizice, potrivit art. 12;

e) nepredarea, la Arhivele Naionale i, dup caz, la serviciile judeene ale Arhivelor Naionale, a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei de ctre creatorii i deintorii de documente de arhiv, la expirarea termenelor prevzute la art. 13;

f) oferta de vnzare sau vnzarea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei de ctre persoane fizice sau persoane juridice, fr respectarea prioritii Arhivelor Naionale de a le cumpra, potrivit prevederilor art. 15 alin. (2);

g) nedepunerea la Arhivele Naionale sau la serviciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz, de ctre creatorii i deintorii de documente de arhiv, a inventarelor pe care le dein la expirarea termenelor de depunere, n condiiile prevzute la art. 17;

h) nerespectarea obligaiilor prevzute la art. 18 alin. (4) i alin. (5) lit. a), art. 19 alin. (1) i (4), art. 24 i art. 29 alin. (1), precum i practicarea de servicii arhivistice cu depirea limitelor maxime stabilite potrivit art. 29 alin. (3);

i) nerespectarea de ctre toi creatorii i deintorii de documente a condiiilor de pstrare, conservare, punere n valoare, publicitate, precum i a celor de acces la documente, n condiiile legii.

ART. 37 (1) Contraveniile prevzute la art. 36 se sancioneaz cu amend de la 1.000 lei la 25.000 lei.

(2) Amenda se aplic i persoanei juridice.

(3) n cazul contraveniilor prevzute la art. 36 lit. f), Arhivele Naionale pot solicita instanei judectoreti anularea actului de vnzare, chiar i dup expirarea termenului de prescripie a rspunderii contravenionale, n condiiile legii civile.

ART. 38 Constatarea contraveniilor prevzute la art. 36 i aplicarea sanciunilor se fac de ctre mputerniciii Arhivelor Naionale i, dup caz, ai serviciilor judeene ale Arhivelor Naionale.

ART. 39 mpotriva procesului-verbal de constatare a contraveniei se poate face plngere, n termen de 15 zile de la comunicare, la judectoria n a crei raz teritorial a fost svrit contravenia.

ART. 40 Contraveniilor prevzute n prezenta lege le sunt aplicabile dispoziiile Ordonanei Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contraveniilor, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 180/2002, cu modificrile i completrile ulterioare.

CAP. VII Dispoziii finale i tranzitorii

ART. 41 Creatorii i/sau deintorii de documente sunt obligai s comunice n scris, n termen de 30 de zile, Arhivelor Naionale sau, dup caz, serviciilor judeene ale Arhivelor Naionale, documentele care le atest nfiinarea, reorganizarea sau desfiinarea, n condiiile legii, precum i msurile dispuse n vederea arhivrii documentelor create sau deinute de acetia.

ART. 42 Denumirile Direcia General a Arhivelor Statului i Arhivele Statului, folosite n actele normative n vigoare, se nlocuiesc cu denumirea Arhivele Naionale.

ART. 43 Dispoziiile din prezenta lege referitoare la serviciile judeene ale Arhivelor Naionale se aplic, n mod corespunztor, i Serviciului Municipiului Bucureti al Arhivelor Naionale.

ART. 44 Anexele nr. 1-6 fac parte integrant din prezenta lege.

ART. 45 Decretul nr. 472/1971 privind Fondul Arhivistic Naional al Republicii Socialiste Romnia, cu modificrile ulterioare, precum i orice alte dispoziii contrare prevederilor prezentei legi se abrog.

ANEXA 1*T*

Aprob. Se confirm.

------ ------------

Preedintele Consiliului Directorul Arhivelor Naionale

de administraie, (eful Serviciului Judeean ...

(director) al Arhivelor Naionale)

........................ ........................

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC NAIONAL

aprobat prin Ordinul (Decizia) nr. .... din ..........

Direcia Serviciile Denumirea Termenul Observaii

dosarului de pstrare

(coninutul pe

scurt al

problemelor la

care se refer)

Direcia A. Serviciul 1. ............Permanent

secretariat i secretariat 2. ............10 ani

administrativ 3. ............5 ani

B. Serviciul 1. ............Permanent

administrativ 2. ............10 ani

3. ............5 ani

*ST*

ANEXA 2*T*

....................... INVENTARUL PE ANUL ......

(denumirea creatorului) pentru documentele care se pstreaz

....................... permanent sau temporar

(denumirea compartimentului)

Nr. Indicativul dosaruluiConinutul pe Datele NumrulObservaii

crt.dup nomenclator scurt al dosarului,extremefilelor

registrului etc.

Prezentul inventar format din .................... file conine

.................. dosare, registre, condici, cartoteci etc.

Numerele ............................................. au fost lsate la

................................., nefiind ncheiate.

La preluare au lipsit dosarele de la nr. .............................. .

Astzi, ............................, s-au preluat .............. dosare.

Am predat, Am primit,

............. ...............

Format A4

*ST*

ANEXA 3*T*

Instituia ............................................................

(regie autonom, societate reglementat de Legea nr. 31/1990,

republicat, cu modificrile i completrile ulterioare)

PROCES-VERBAL

de predare-primire a documentelor

Astzi, ............................................, subsemnaii,

.................................................................., delegai

ai compartimentului .......................................................,

i ............................, arhivarul instituiei ....................,

am procedat primul la predarea i al doilea la preluarea documentelor create

n perioada ............................................ de ctre serviciul

menionat, n cantitate de .................. dosare.

Predarea-primirea s-a fcut pe baza inventarelor anexate, cuprinznd

........................ pagini dactilografiate, conform dispoziiilor legale.

Am predat, Am primit,

................... ..................

*ST*

ANEXA 4 REGISTRU DE EVIDEN

a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice

*T*

Nr. PreluriDenumirea Datele extreme Numrul de dosare Ieiri

crt. Data compartimentuluiale documentelordin

Dup Primite arhiv

inventar efectiv

1 2 3 4 5 6 7

*ST*

ANEXA 5*T*

........................

(denumirea creatorului)

........................

........................

(sediul)

PROCES-VERBAL Nr. ............

Comisia de selecionare, numit prin Ordinul nr. ....... din .............,

selecionnd n edinele din ...................... documentele din anii*)

..................., avizeaz ca dosarele din inventarele anexate s fie

nlturate ca nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n

nomenclatorul unitii.

Preedinte, Semntura

..................... ..................... .....................

(numele i prenumele) (numele i prenumele) (numele i prenumele)

Semntura Semntura

..................... .....................

..................... ..................... Semntura

..................... .....................

Membri, ..................... .....................

-----

*) Anii extremi.

Format A5

*ST*

ANEXA 6 LISTA

termenelor dup care pot fi date n cercetare documentele

privind interesele naionale, drepturile i libertile cetenilor

- documentele medicale, dup 100 de ani de la crearea lor;

- registrele de stare civil, dup 100 de ani de la crearea lor;

- dosarele personale, dup 75 de ani de la crearea lor;

- documentele privind viaa privat a unei persoane, dup 40 de ani de la moartea acesteia;

- documentele referitoare la sigurana i integritatea naional, dup 100 de ani de la crearea lor;

- documentele privind afacerile criminale, dup 90 de ani de la crearea lor;

- documentele privind politica extern, dup 50 de ani de la crearea lor;

- documente ale societilor cu capital privat reglementate de Legea nr. 31/1990, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, dup 50 de ani de la crearea lor;

- documentele fiscale, dup 50 de ani de la creare;

- documentele notariale i judiciare, dup 90 de ani de la crearea lor.

NOT:

Reproducem mai jos prevederile art. II-IV din Legea nr. 138/2013, care nu au fost ncorporate n forma republicat a Legii nr. 16/1996 i care se aplic n continuare ca dispoziii proprii ale Legii nr. 138/2013:

"Art. I. - (1) Operatorii economici care, la data intrrii n vigoare a prezentei legi, presteaz servicii arhivistice au obligaia ca n termen de un an de la data intrrii n vigoare a prezentei legi*) s solicite eliberarea autorizaiei de funcionare, n condiiile Legii nr. 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare, precum i cu cele aduse prin prezenta lege.

(2) Operatorii economici prestatori de servicii arhivistice care, la data mplinirii termenului prevzut la alin. (1), nu ndeplinesc condiiile stabilite de Legea nr. 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare, precum i cu cele aduse prin prezenta lege, i nceteaz activitatea n domeniul serviciilor arhivistice.

(3) Sanciunea prevzut la art. 184 alin. (2)**) din Legea nr. 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare, precum i cu cele aduse prin prezenta lege, opereaz i n cazul contractelor ncheiate anterior intrrii n vigoare a prezentei legi*), dac la data mplinirii termenului prevzut la alin. (1) nu respect prevederile Legii nr. 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare, precum i cu cele aduse prin prezenta lege.

Art. III. - Arhivele create de ctre persoanele prevzute la art. 1 din Legea nr. 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare, precum i cu cele aduse prin prezenta lege, i preluate n custodie de ctre persoane juridice, pe baza acordului Arhivelor Naionale, pn la data intrrii n vigoare a prezentei legi, rmn n custodia acelor persoane juridice.

Art. IV. - (1) n cazul creatorilor de documente desfiinai la data intrrii n vigoare a prezentei legi*) i a cror arhiv exist, documentele cu valoare istoric n sensul prevederilor art. 2 din Legea nr. 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare, precum i cu cele aduse prin prezenta lege, se preiau de ctre Arhivele Naionale sau de ctre serviciile judeene/Serviciul Municipiului Bucureti ale/al Arhivelor Naionale, dup caz, iar documentele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii, certificate i extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurrile sociale ale cetenilor, se predau, pe baz de contract, operatorilor economici autorizai n prestarea de servicii arhivistice.

(2) n cazul creatorilor de documente desfiinai la data intrrii n vigoare a prezentei legi*), ale cror documente se afl n pstrare sau n custodie la persoane fizice sau juridice, inclusiv la casele teritoriale de pensii, finanarea transferului arhivei ctre un operator economic autorizat s presteze servicii arhivistice se va face din bugetul operatorului autorizat de servicii arhivistice.

(3) Pentru situaia prevzut la alin. (1), prevederile art. 18 alin. (5) i (6) din Legea nr. 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare, precum i cu cele aduse prin prezenta lege, se aplic n mod corespunztor."

-----

*) Legea nr. 138/2013 a intrat n vigoare la data de 10 mai 2013.

**) Devenit art. 22 alin. (2) n forma republicat a Legii nr. 16/1996, prin renumerotare.

-----