Libros Contables

Libros y Registros:Formatos adecuados al PCGE Estados Financieros

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Autores: CPC Rosa Ortega Salavarra CPC Ana Pacherres Racuay

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Libros y Registros: Formatos adecuados al PCGE Estados Financieros Ediciones Caballero Bustamante S.A.C. Ao 2010 Derechos reservados D.Leg. N 822 (22.04.96) web: www.caballerobustamante.com.pe e-mail: [email protected] Rosa Ortega Salavarra Ana Pacherres Racuay Ao 2010 Derechos reservados D.Leg. N 822 (22.04.96) Prohibida la reproduccin total o parcial sin la autorizacin expresa del editor. Depsito Legal - Ley N 26905 (20.12.97) Hecho el Depsito Legal en la Biblioteca Nacional del Per N 2010-10738 Editor: Ediciones Caballero Bustamante S.A.C. Domicilio: Av. San Borja Sur N 1170 - Of. 201 - 202 San Borja, Lima Ao 2010 - 10,600 ejemplares Registro del Proyecto Editorial: 11501301000889 Primera edicin - octubre 2010 Diseo y diagramacin: Rosaura Bancayn, Patricia Cruzado, Jos Lizano, Milagros Motta, Nora Villaverde Impresin y encuadernacin: Editorial Tinco S.A. Av. San Borja Sur N 1170 - Of. 101 - San Borja, Lima Registro ISBN: 978-612-4048-37-1 Este libro se termin de imprimir en noviembre de 2010 en los Talleres Grficos de Editorial Tinco S.A. Av. San Borja Sur N 1170 - Of. 101 - San Borja Lima, Per Telfono: 710-7101

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CAPTULO III

LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS

PrlogoSi bien los libros y registros constituyen un instrumento fundamental para obtener informacin, evaluar la eficiencia y desempeo de las distintas reas, permite tambin cumplir adecuadamente con las obligaciones tributarias. En este sentido, resulta sumamente til para la Administracin Tributaria constituyendo una herramienta para sus labores de verificacin o fiscalizacin; por dicha razn dentro de las obligaciones que deben cumplir los administrados se exige llevar los libros y registros conforme a lo establecido en las normas pertinentes y conservarlos mientras que los tributos no se encuentren prescritos. En diciembre de 2006 se public la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT (30.12.2006) que establece en una primera parte las normas que regulan los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, buscando consolidar o regular en un solo cuerpo legal las disposiciones referidas al procedimiento de autorizacin, plazo mximo de atraso, las normas referidas a la prdida o destruccin de los mismos, as como la forma en que deben ser llevados stos y los requisitos que deben contener de manera general. El artculo 13 de esta Resolucin contiene los formatos e informacin mnima que deben llevar cada uno de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios. Adicionalmente, debe observarse que si bien es cierto en virtud a la Resolucin del Consejo Normativo de Contabilidad N 042-2009-EF/94 (14.11.2009) se ha diferido el uso obligatorio del Plan Contable General Empresarial para el 2011, no deja de ser menos cierto que, considerando que los Estados Financieros se elaboran bajo los alcances de las NIIFs (comprendindose a las NICs y normas interpretativas), el proceso contable, cuyo punto de partida lo constituye el registro contable, no ha de alejarse de dicha normativa; por consiguiente cabe concluir que el PCGE, como herramienta de registro contable que es, se erige como el instrumento imprescindible para tal cometido. Ante lo dicho, nos permitimos sealar que el Plan Contable General Revisado (PCGR), al no alinearse a la normativa contable, no es ms el instrumento adecuado para un debido registro contable de los hechos econmicos. Sobre la prctica, el PCGR ha sufrido adaptaciones con la finalidad de poder ajustarse a las exigencias de las disposiciones y lineamientos contables. Por tal razn y considerando que la Tercera Disposicin Complementaria de la Resolucin de Superintendencia N 239-2008/SUNAT (31.12.2008) dispone la adecuacin de los formatos y nombres de las cuentas al Plan Contable General Empresarial, en la presente obra se ha procedido a desarrollar los formatos e informacin mnima de acuerdo a la estructura establecida por el referido Plan. Desde esa perspectiva y, dada su importancia, es que el principal objetivo de la presente obra denominada Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios" es poner al alcance de todos los11

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

CAPTULO III

interesados, en especial de los directivos, funcionarios, contadores y profesionales involucrados, un eficaz medio de consulta, orientador y preventivo que le permita conocer los aspectos ms importantes a tener en cuenta a efectos de poder cumplir adecuadamente con sus obligaciones tributarias formales y/o regularizar determinados incumplimientos evitando o minimizando posibles contingencias. En cuanto al orden empleado, esta obra consta de las siguientes partes: n n nn n n

PRIMERA PARTE SEGUNDA PARTE TERCERA PARTE CUARTA PARTE QUINTA PARTE

SEXTA PARTE

: ALCANCES GENERALES : FORMATOS E INFORMACIN MNIMA : SISTEMA ELECTRNICO PARA EL LLEVADO DE LIBROS Y REGISTROS : ESTADOS FINANCIEROS : PRINCIPALES INFRACCIONES Y SANCIONES VINCULADAS CON LOS LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS : LEGISLACIN

Finalmente, anhelamos que la presente obra se constituya en una herramienta de consulta obligada para todos aquellos que requieren conocer y/u orientar sobre las obligaciones formales relacionadas con los libros y registros vinculados con asuntos tributarios emanadas por las distintas normas tributarias y evitar posteriores perjuicios a la empresa. LOS AUTORES

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CAPTULO I

LIBROS Y REGISTROS: FORMATOS ADECUADOS AL PCGE - ESTADOS FINANCIEROS

Alcances Generales

PARTE I

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LIBROS Y REGISTROS

CAPTULO I

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CAPTULO I


Captulo I

Libros y RegistrosEl artculo 33 del Cdigo de Comercio (1) establece que en general todo negocio (sea una persona natural o jurdica) debe llevar necesariamente, con la finalidad de proteger los intereses que confluyen en la empresa, los siguientes libros contables: (i) Inventarios y Balan ces, Diario, Mayor (Libros Principales) y (ii) los dems libros que ordenen las leyes especiales obligatorios o voluntarios. En virtud a ello, cabra concluir que todo negocian te debe llevar los siguientes libros y registros:LIBROS PRINCIPALES: Diario, Mayor, Inventarios y Ba lances LIBROS AUXILIARES OBLIGATO RIOS: Registro de Compras, Registro de Ventas, Libro Caja y Bancos, Registros de Control de Inventario (kardex en unidades o valorizado), Registro de Control de Bienes del Activo Fijo, Registro del Rgimen de Retenciones, Registro del Rgimen de Percepciones, entre otros. LIBROS AUXILIARES VOLUNTA RIOS: Registro de control de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, libro bancos, libro de caja chica, etc.

1. Generalidades

LIBROS Y REGISTROS QUE DEBE LLEVAR TODO NEGOCIO

37 del Cdigo de Comercio debe contener la relacin detallada del inventario inicial, es decir: La relacin exacta del Activo: dinero, valores, crditos, efectos por cobrar, bie nes muebles e inmuebles, mercaderas y efectos de todas clases, registrados a su valor real. La relacin exacta del Pasivo: deudas, y toda clase de obligaciones pendientes. La relacin exacta del Patrimonio: dife rencia entre el activo y pasivo que viene a ser el capital, con el que inicia sus operaciones. Asimismo, anualmente al finalizar el ejerci cio (2) se registrar en este libro el Inventario de Cierre, es decir, los saldos detallados de las cuentas del Balance General (activo, pasivo y patrimonio) a la fecha de cierre de cada ejercicio.

Libro Diario Se trata de un libro cuyo primer asiento registra el inventario inicial y que segn el artculo 38 del Cdigo de Comercio registra seguidamente en orden cronolgico, da por da, todas las operaciones, que sern transferidas al libro mayor. Libro Mayor En este libro se traslada cada asiento de dia rio por orden riguroso de fechas, conforme lo establecido por el artculo 39 del Cdigo de Comercio a cada una de las cuentas empleadas. Se abre en forma de cuenta, trasladando las cifras al debe o al haber segn corresponda.

1.1. Libros principales Inventarios y Balances Este libro de conformidad con el Artculo

(1) Vigente desde 1902. (2) Para efectos tributarios, cuando se efecte la modificacin del coeficiente o porcentaje de los pagos a cuenta que realizan las empresas, se deber incorporar el balance segn corresponda al 31 de enero o al 30 de junio, elaborado para realizar esta modificacin.

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LIBROS Y REGISTROS

CAPTULO I

1.2. Libros y registros auxiliares Registros Auxiliares Obligatorios Son libros en los cuales se detallan y desarrollan las cuentas y anotaciones que se llevan en los libros principales y cuyas cuentas anotaciones guardan una ntima relacin con las cuentas del mayor, o que sirven de preparacin para las anotaciones del libro diario. Estos registros deben ser llevados en forma obligatoria, segn las leyes o reglamentos que correspondan. Entre otros tenemos a los siguientes: Libro Caja. Registro de Ventas. Registro de Compras. Registro de Inventario Permanente en Unidades o Valorizado.(3) Registro, tarjeta o sistema de control de activos fijos. Registros Auxiliares Voluntarios Cualesquiera otros que una empresa lleve. Es decir, son aquellos que se podrn llevar en forma voluntaria para mantener o mejorar la marcha de la empresa y administracin de un negocio. Podramos incluir a los siguientes: Caja chica. Libro bancos. Libro de documentos por cobrar. Libros de documentos por pagar. Libro de cuentas corrientes. Libro analtico de gastos generales. 1.3. Importancia y principales obligaciones tribu tarias Los libros y registros constituyen las herramien tas fundamentales para obtener informacin, evaluar la eficiencia y desempeo de las diversas reas y cumplir adecuadamente sus obligacio nes (4). As en funcin a la informacin anotada en los libros y registros se elaboran los Estados

Financieros, permitiendo cubrir las necesidades comunes de informacin de una amplia gama de usuarios. Es importante tener en consideracin que si bien la elaboracin de los Estados Financieros compete al profesional contable (quien los confecciona conforme a los principios contables y requerimientos legales); el Directorio (o la ge rencia donde no exista Directorio) es el rgano responsable de formular los Estados Financieros para que sean aprobados por la Junta General de Accionistas o Socios. El objetivo de la formulacin de Estados Finan cieros confiables, es que reflejen la verdadera y real situacin financiera de la empresa, en base a la cual los socios o terceros podrn tomar deci siones eficientes. Justamente, uno de los terceros interesados en revisar tanto los libros y registros como los Estados Financieros, es el Estado. Por lo tanto, dado que en los libros y registros se anotan las operaciones realizadas por los contribuyentes, stos proporcionan a la admi nistracin tributaria evidencia documentaria constituyndose tambin en una herramienta al momento de realizar sus laborares de fiscali zacin y verificacin. En efecto, con la finalidad de facilitar la funcin comprobadora de la Admi nistracin Tributaria el artculo 87 del Cdigo Tributario requiere dentro de las obligaciones de los administrados, entre otros, llevar los libros de contabilidad u otros libros y registros exigidos por las leyes, reglamentos, o por Resolucin de la SUNAT conforme a lo establecido en las normas pertinentes y conservarlos mientras que los tributos no se encuentren prescritos; dicho de otra forma exige el cumplimiento de un deber contable que muchas veces es ms gravoso que la obligacin principal (5) que ha de plasmarse en un libro o registro y a su vez debe de ceirse a ciertas caractersticas formales que se establezcan.

(3) Mediante el artculo 5 de la Resolucin de Superintendencia N 239-2008/SUNAT, publicada el 31.12.2008 se incorpora el numeral 13.4 a la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT a fin de disponer la excepcin en la llevanza del Registro de Inventario permanente en unidades fsicas a todos los contribuyentes que se encuentren obligados a llevar un Registro de Inventario Permanente Valorizado. (4) El contribuyente adems de encargarse de dar cumplimiento a la obligacin tributaria, requiere los mismos por necesidad toda vez que stos permiten salvaguardar los intereses plurales que confluyen de la relacin de la empresa con terceros, trabajadores, inversionistas, acreedores, etc. (5) Supone normalmente una carga econmica adicional para el sujeto pasivo.

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CAPTULO I


En atencin a dichas razones, resulta sumamente importante que los contribuyentes cumplan adecuadamente con su obligacin de llevar los libros y registros que exigen las normas tributarias segn resulten obligados en funcin a su forma de constitucin, actividad, nivel de ingresos entre otros parmetros, cumpliendo con los requerimientos legales, a fin que los mismos ofrezcan garanta y tengan validez para efectos legales (fuerza probatoria).

PRINCIPALES OBLIGACIONES TRIBUTARIAS DE CARCTER FORMAL Verificar los libros que el contribuyente se encuentra obligado a llevar. Libros Principales Libros Auxiliares Obligatorios

1.4. Ley del Notariado El Decreto Legislativo N 1049, aprueba la nueva Ley del Notariado, regulando en la Seccin Stima: De la Certificacin de Apertura de Libros del Cap tulo II: De los Instrumentos Pblicos Protocolares, Tulo II: De los Instrumentos Pblicos Notariales, respecto a la formalidad de los Libros Contables, as en el artculo 112 se dispone que el notario certifica la apertura de libros u hojas sueltas de actas de contabilidad y otros que la Ley seale. El artculo 113 precisa que la certificacin consis te en una constancia puesta en la primera foja til del libro o primera hoja suelta, con indicacin del nmero que el notario le asignar, del nombre, de la denominacin o razn social de la entidad, el objeto del libro, nmeros de folios de que consta y si sta es llevada en forma simple o doble, da y lugar en que se otorga; y sello y firma del notario. Todos los folios llevarn sello notarial. Respecto al Cierre y Apertura de Libros, el artcu lo 115 dispone que para solicitar la certificacin de un segundo libro u hojas sueltas, deber acreditarse el hecho de haberse concluido el anterior o la presentacin de certificacin que demuestre en forma fehaciente su prdida. Advirtase en este supuesto, que no se dispone un procedimiento especfico de cmo acreditar la conclusin de libro anterior, sino tan solo el deber del Notario de verificar que ello (la acredi tacin) efectivamente se haya producido por lo cual corresponder a cada Notario efectuar los requerimientos o procedimientos que estime pertinente para validar dicha condicin. En el caso de prdida de los libros y/o registros, la acreditacin se efecta con la comunicacin efectuada a SUNAT.

Determinar el sistema en el cual se llevarn los libros y/o regis tros contables, el cual deber comunicarse a SUNAT al momento de inscribirse en el RUC. Manual Computarizado

Estimar el nmero de folios a requerir por libro y/o registro contable (manual) o el nmero de hojas sueltas por libro o registro a legalizar.

Verificar que se cumplan las formalidades exigidas.

Efectuar la legalizacin y anotacin de las operaciones e impresin (en caso corresponda) de los libros y/o registros dentro del plazo mximo de atraso a efecto de no incurrir en infraccin tributaria.

Verificar la oportunidad del empaste de las hojas sueltas.

2. Libros y registros vinculados a asuntos tributariosLos libros y registros contables tienen una doble funcin toda vez que constituyen las herramientas fundamentales para obtener informacin, evaluar la eficiencia y desempeo de las diversas reas y cumplir adecuadamente sus obligaciones (6); pero tambin proporcionan a la Administracin Tributaria la evidencia documentaria por lo que constituyen una herramienta al momento de realizar sus labores de fiscalizacin y verificacin. Con la finalidad de fa

(6) Tngase en cuenta, que los libros y registros, permiten salvaguardar los intereses plurales que confluyen de la relacin de la empresa con terceros, trabajadores, inversionistas, acreedores, estado, entre otros.

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LIBROS Y REGISTROS

CAPTULO I

cilitar la funcin comprobadora de la Administracin Tributaria el artculo 87 del Cdigo Tributario requiere dentro de las obligaciones de los administrados, entre otros, llevar los libros de contabilidad u otros libros y registros exigidos por las leyes, reglamentos, o por Resolucin de Superintendencia de la SUNAT confor me a lo establecido en las normas pertinentes y con servarlos mientras que los tributos no se encuentren prescritos; dicho de otra forma exige el cumplimiento de un deber contable. 2.1. Facultad de la SUNAT para establecer condiciones y requisitos en los libros y registros vinculados a asuntos tributarios Conforme a lo ya mencionado, el sustento para que la Administracin Tributaria regule aspectos relacionados con las obligaciones que deber cumplir el contribuyente en los libros y registros vinculados a asuntos tributarios se encuentra en las siguientes normas: Numeral 16 artculo 62 TUO del Cdigo Tributario: La SUNAT, mediante Resolucin de Superintendencia, establecer el procedi miento para autorizar libros, actas, registros contables u otros libros. Asimismo, sealar los requisitos, formas, condiciones y dems aspectos en que debern ser llevados los libros y registros, as como establecer los plazos mximo de atraso. Numerales 4 y 7 artculo 87 TUO del Cdigo Tributario: Los deudores tributarios deben llevar los libros contables u otros libros y registros de acuerdo a las normas establecidas, en castellano y en moneda nacional. Asimismo, debern almacenar, archivar y conservar los libros y registros mientras el tributo no est prescrito y co municar a la SUNAT, en un plazo de 15 das, la prdida o destruccin de los mismos. En virtud a dicha facultad, la SUNAT emiti la Resolucin de Superintendencia N 2342006/SUNAT (30.12.2006) regulando respecto a los Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios en un solo cuerpo legal, el proce dimiento de autorizacin de dichos libros y registros y otras formalidades a cumplir tal como esquemticamente se muestra a conti nuacin:

ASPECTOS REGULADOS POR LA RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 234-2006/SUNAT Legalizacin y Empaste Requisitos generales que deben contener Modificacin de la razn o denomina cin social Plazo mximo de atraso Prdida y Destruccin Contabilidad Completa Formatos e Informacin mnima que deben incluir en cada libro o registro

01.01.2007

01.01.2007 01.01.2009 01.07.2010

Los temas abordados en dicha norma son ma teria de desarrollo en los captulos siguientes.

2.2. Libros y Registros vinculados a asuntos tri butarios Se denomina Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios a los libros de actas, los libros y registros contables u otros libros y registros exigidos por las leyes, reglamentos o Resolucin de Superintendencia, sealados en el Anexo 1 de la Resolucin N 234-2006/SUNAT en adelante la Resolucin que se muestra a continuacin:ANEXO 1: RELACIN DE LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS CDlGO NOMBRE O DESCRIPCIN 1 LIBRO CAJA Y BANCOS 2 LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS 3 LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES 4 LIBRO DE RETENCIONES INCISOS E) Y F) DEL ART CULO 34 LEY DEL IMPUESTO A LA RENTA 5 LIBRO DIARIO 5-A LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO 6 LIBRO MAYOR 7 REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS 8 REGISTRO DE COMPRAS 9 REGISTRO DE CONSIGNACIONES 10 REGISTRO DE COSTOS 11 REGISTRO DE HUSPEDES 12 REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE EN UNI DADES FSICAS 13 REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE VALORI ZADO 14 REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS

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CAPTULO I


CDlGO NOMBRE O DESCRIPCIN 15 REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS - ARTCULO 23 RES. DE SUPERINTENDENCIA N 266-2004/SUNAT 16 REGISTRO DEL RGIMEN DE PERCEPCIONES 17 REGISTRO DEL RGIMEN DE RETENCIONES 18 REGISTRO IVAP 19 REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - AR TCULO 8 RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 022-98/SUNAT 20 REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES INCISO A) PRIMER PRRAFO ARTCULO 5 RES. DE SUPERINTENDENCIA N 021-99/SUNAT 21 REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES INCISO A) PRIMER PRRAFO ARTCULO 5 RES. DE SUPERINTENDENCIA N 142-2001/SUNAT 21 REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - IN CISO A) PRIMER PRRAFO ARTCULO 5 RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 142-2001/SUNAT 22 REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - IN CISO C) PRIMER PRRAFO ARTCULO 5 RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 256-2004/SUNAT 23 REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - IN CISO A) PRIMER PRRAFO ARTCULO 5 RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 257-2004/SUNAT 24 REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - IN CISO C) PRIMER PARRAFO ARTCULO 5 RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 258-2004/SUNAT 25 REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - IN CISO A) PRIMER PRRAFO ARTCULO 5 RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 259-2004/SUNAT 26 REGISTRO DE RETENCIONES ARTCULO 77-A DE LA LEY DE IMPUESTO A LA RENTA 27 LIBRO DE ACTAS DE LA EMPRESA INDIVIDUAL DE RESPONSABILIDAD LIMITADA 28 LIBRO DE ACTAS DE LA JUNTA GENERAL DE ACCIO NISTAS 29 LIBRO DE ACTAS DEL DIRECTORIO 30 LIBRO DE MATRCULA DE ACCIONES 31 LIBRO DE PLANILLAS

mas contables a emplear pueden ser manuales o computarizados, emplendose por lo general los manuales cuando la cantidad de datos recopila dos y utilizados es relativamente pequea, por cuanto en empresas grandes con informacin considerable producto de un gran nmero de operaciones resulta ms conveniente por lo rpido el empleo de sistemas computarizados. En resumen, pueden ser llevados los libros y/o registros de dos formas: (i) Manual y (ii) Compu tarizado (7), dependiendo de la naturaleza del ne gocio y el volumen de operaciones realizadas. Un aspecto relevante a considerar es que, el Sistema Contable se define en funcin a la forma en que se llevan los Libros Principales, es decir, Diario, Mayor e Inventarios y Balances. Por lo cual dichos libros se deben llevar por un mis mo sistema. En consecuencia, el sujeto pasivo de acuerdo con sus necesidades determina el sistema contable que le sea ms prctico, con siderando que los libros y registros contables distintos a los Libros Principales, tales como Registro de Compras y Registro de Ventas, pue dan llevarse mediante otro sistema no teniendo que adecuarse stos necesariamente al sistema empleado en los Libros Principales (8). Una vez adoptado el sistema en que sern llevados stos (Libros Principales), no podr ser variado en el curso del ejercicio hasta el ejercicio siguiente de conformidad con lo sealado en la Resolucin Directoral N 10-DGC (13.02.70). En este ltimo supuesto, se requiere que se comu nique a la Administracin Tributaria el cambio conforme con el artculo 24 de la Resolucin N 210-2004/SUNAT (18.09.2004) dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes de producido, es decir, debe efectuarse necesariamente al inicio de cada ejercicio gravable.

3. Forma de llevar los libros y registros3.1. Consideraciones generales Los mtodos de procesamiento bsico o siste

3.2. Comunicacin a SUNAT Si se produce el cambio del Sistema Contable, se requiere que se comunique a la Administracin Tributaria, conforme a lo establecido en el art

(7) A partir del 1 de julio 2010, SUNAT ha implementado el Sistema de llevado de los Libros y Registros en forma electrnica y que se desarrolla en la Tercera Parte captulo VI del presente libro. Sobre el particular, procede referir que apreciamos que igualmente las operaciones debern ser anotadas a travs de un sistema contable para luego remitir la informacin al Programa de Libros Electrnicos. (8) El Tribunal Fiscal en la RTF N 1006-4-99 (29.11.99) ha sealado que los Registros de Compras y Ventas son registros auxiliares cuya informacin se encuentra recogida en los Libros Principales de Contabilidad, por lo que el hecho que la recurrente lleve en otro sistema los mismos no significa que hubiera cambiado el sistema de contabilidad de los Libros Principales.

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LIBROS Y REGISTROS

CAPTULO I

culo 24 de la Resolucin de Superintendencia N 210-2004/SUNAT (18.09.2004) dentro de los 5 das hbiles siguientes, utilizando para tal efecto el Formulario N 2127: Solicitud de modificacin de Datos; o a travs de SUNAT Virtual utilizando para tal efecto el Sistema SOL, SUNAT Operacio nes en Lnea debiendo contar con su Cdigo de

Usuario y su clave Sol, en la opcin Modificacin de Datos RUC de Trmites y Consulta de RUC. Un aspecto, que estimamos pertinente considerar, es el referido al cambio del sistema en el cual se llevan los Libros y Registros auxiliares, puesto que si bien no implican el cambio de Sistema Contable igualmente debe ser comunicado a SUNAT.

Haga clic en Ingrese Aqu

Ingresar a la Pan talla: Modificacin de Da tos Generales en el Registro nico de Contribuyentes (RUC) Formulario 3128

Deslice la barra espaciadora, hasta ubicar Sis tema de Conta bilidad

Elija el sistema de contabilidad.

Haga clic en Aceptar tantas veces le re quiera el sistema

Deslice la barra hasta el final

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CAPTULO I


SUNAT01

212708

FORMULARIO

SOLICITUD DE MODIFICACION DE DATOS, CAMBIO DE REGIMEN O SUSPENSION TEMPORAL DE ACTIVIDADES

REGISTRO UNICO DE CONTRIBUYENTES

02

05715181USO SUNAT LOTE 04 FOLIO

03

RUBRO I. INFORMACION GENERAL

USO SUNATR U C

MODIFICACION DE DATOS

05

X09

TIPO DE SOLICITUD (MARCAR CON X) MODIF. DE DATOS CON 06 CAMBIO DE REGIMEN

USO SUNATSUSPENSION/REINICIO DE ACTIVIDADES

07

10

COD. DEPENDENCIA

NUMERO DE IDENTIFICACION TRIBUTARIA

APELLIDOS Y NOMBRES O RAZON SOCIAL

2 0 2 5 3 0 0 9 0 2 7

A&A Asociados S.A.

RUBRO II. DATOS GENERALES DEL CONTRIBUYENTE APELLIDOS Y NOMBRES O RAZON SOCIAL 1112 CODIGO

TIPO DE SOLICITUD (Ver Tabla Anexo No 2)

13

CARNET DEL EMPLEADOR-IPSS

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NOMBRE COMERCIAL

15

No DE LICENCIA MUNICIPAL

16

FAX

TELEFONOS

17ACTIVIDAD ECONOMICA PRINCIPAL (Ver Tabla Anexo No 1) 20 CODIGO CIIU

CODIGO DE PROFESION U OFICIO PARA P. NAT. 65 Y SOC. CONYUG. (TABLA 11)

18 19

21DIA

FECHA INIC. ACT.MES AO

SIST. DE EMISION DE COMPROB. DE PAGO(MARCAR CON X

MANUAL MAQUINA REGIST. COMPUTARIZADO

22 23 24

SISTEMA DE CONTABILIDAD(MARCAR CON X)

MANUAL

25

COMPUTARIZADO 26

X

ACTIVIDAD DE COMERCIO EXTERIOR(MARCAR CON X)

EXPORTADOR IMPORTADOR

27 28

RUBRO III. DOMICILIO FISCAL 29DEPARTAMENTO

30

PROVINCIA

31

DISTRITO

32

USO SUNATUBIGEO

33 TIPO 34 37 38

ZONA (Ver Tabla Anexo No 3) NOMBRE

35 TIPO 36

VIA (Ver Tabla Anexo No 4) NOMBRE

NRO./KM./ MZA.

INT./DPTO./ LOTE

39

OTRAS REFERENCIAS

40

APTDO. POSTAL

RUBRO IV. DATOS DE LA PERSONA NATURAL 41 TIPO 42DOCUMENTO DE IDENTIDAD (Tabla 5) NUMERO FECHA DE NACIMIENTO O INICIO DE LA SUCESION SEXO (Tabla 6)

44 45

DOMICILIADO (Tabla 8)

46

PASAPORTE No

47

43 RUBRO V. DATOS DE LA EMPRESA 49DIA

DIA

MES

AO

NACIONALIDAD (Tabla 7)

PAIS QUE LO OTORGO

48

FECHA DE INSCRIP. EN LOS RR.PP.MES AO

50

TOMO O FICHA

51

FOLIO

52

ASIENTO

ORIGEN DE LA ENTIDAD (Ver Tabla No 9)

53

RUBRO VI. CAMBIO DE REGIMENTIPO DE CAMBIO DE SIMPLIF. A ESPECIAL DE SIMPLIF. A GENERAL 55 56

(MARCAR CON X)

RUBRO VII. SUSPENSION / REINICIO DE ACTIVIDADESTIPO DE NOVEDAD SUSPENSION TEMPORAL DE ACTIVIDADES REINICIO DE ACTIVIDADES SI NO 57 58

(MARCAR CON X)

61DIA

FECHA DE CAMBIOMES AO

59DIA

FECHA DE SUSP. / REINICIOMES AO

MARQUE CON X, SI AUTORIZA O NO A OTRA PERSONA PARA LA PRESENTACION DE ESTA DECLARACION: IDENTIFICACION DE LA PERSONA AUTORIZADA: DOCUMENTO DE IDENTIDAD

X

60

CONSTANCIA DE RECEPCION

DNI 25091530

APELLIDOS Y NOMBRES

Ros Ramos, Armando

FIRMA

DECLARO BAJO JURAMENTO QUE LOS DATOS EXPRESAN LA VERDAD FIRMA DEL CONTRIBUYENTE O REPRESENTANTE LEGAL

APELLIDOS Y NOMBRES

Castillo Bohorquez, Juan

SELLO Y FIRMA

A continuacin se presenta un esquema comparativo a afectos de diferenciar en el transcurso de un ejercicio gravable, cundo

estamos frente a una comunicacin extem pornea y cundo frente al cambio de siste ma.

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LIBROS Y REGISTROS

CAPTULO I

SISTEMA DE CONTABILIDAD Comunicacin extempornea vs. Cambio de sistema (Libros Principales) COMUNICACIN EXTEMPORNEA Supuesto Planteado: Hasta el ejercicio 2009 Sistema Manual Supuesto plantea do: Desde enero hasta marzo 2010 CAMBIO DE SISTEMA Anota sus operaciones a travs del Sistema Manual A partir de abril puede llevar en forma computarizada? Implica cambio de Sistema

Legaliza hojas continuas para su uso a partir de enero 2010

No comunica a SUNAT dentro de los 5 primeros das hbiles del mes de enero 2010

Procede cambio de sistema a partir de enero 2010

Comunicacin extempornea No procede cambio en el ejercicio 2010 Infraccin (Numeral 5 Artculo 173)(*)

Se puede efectuar el cambio en el ejercicio 2011

Sancin Tabla I: Multa (**) 50% de la UIT

Gradualidad aplicable Subsanacin voluntaria Rebaja 100%

Se comunica dentro de los 5 primeros das hbiles del mes de enero 2011

(*) No proporcionar o comunicar a la administracin tributaria informaciones relativas a los antecedentes o datos para la inscripcin, cambio de domicilio o actualizacin en los registros o proporcionarla sin observar la forma plazos y condiciones que establezca la administracin tributaria. (**)De acuerdo a la nota 2 de la Tabla I de Infracciones y Sanciones del Cdigo Tributario, se aplicar la sancin de multa en todos los casos, excepto cuando se encuentren bienes en locales no declarados. En este caso se aplicar la sancin de comiso.

El Anexo 1 de la Resolucin N 234-2006/SUNAT en adelante la Resolucindetalla la relacin de los libros y registros vinculados con asuntos tributarios, que debern llevar los contribuyentes en tanto resul ten obligados y que por ende deben ser legalizados. Ahora bien, partiendo de la premisa que la obligacin de llevar libros y registros nace por ley o norma legal expresa, debemos tener en cuenta que tanto la

4. Libros y Registros obligatorios

Ley del Impuesto a la Renta como la Ley del IGV e ISC establecen condiciones o parmetros que originan la exigencia de llevar libros y registros. As respecto al Impuesto a la Renta, se regula la obligacin de llevar libros y registros en funcin al tipo de renta que genere el contribuyente y para el caso de Rentas de Tercera Categora, segn el rgimen en el cual se encuentra. A continuacin se muestra grficamente los libros y registros que se deben llevar segn el tipo de renta:

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CAPTULO I

LIBROS Y REGISTROS: FORMATOS ADECUADOS AL PCGE - ESTADOS FINANCIEROS LIBROS Y REGISTROS QUE SE DEBEN LLEVAR

TIPO DE RENTA SEGUNDA CATEGORA (Artculo 65 TUO LIR)

CONDICIONES O PARMETROS En el ejercicio gravable anterior o en el curso del ejercicio hubie ran percibido rentas brutas que excedan las 20 UITs. Es decir, para el ejercicio 2010 haber percibido en el ejercicio anterior rentas brutas superiores a S/. 72,000. a. Contribuyentes del Rgimen General (Artculo 65 TUO LIR)

LIBRO Y/O REGISTRO LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS

Ingresos Brutos mayores a 150 UIT: CONTABILIDAD COMPLETA. Ingresos Brutos Anuales hasta 150 UIT: Contabilidad Simplificada Registro de Ventas y Registro de Compras LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS

TERCERA CATEGORA b. Contribuyentes del RER (Artculo 120 TUO LIR) CUARTA CATEGORA (Artculo 65 TUO LIR) Aplicable a todos los generadores de rentas de cuarta categora sin excepcin

As como se ha establecido una obligacin ex presa por la Ley del Impuesto a la Renta, se puede afirmar que la Ley del Impuesto General a las Ventas (en adelante, LIGV) posee sus propias exigencias tal como se advierte del artculo 37 del TUO de la LIGV que seala que los contribuyentes del Impuesto estn obligados a llevar un Registro de Ventas e Ingresos y un Registro de Compras, en los que ano tarn las operaciones que realicen. Adems se exige la obligacin de llevar un Registro de Consignaciones

respecto a contribuyentes que realicen Ventas en Consignacin. Como se puede apreciar en funcin al cuadro anterior, nicamente el libro de Ingresos y Gastos re ferido con el cdigo 2 del Anexo 1 de la Resolucin no corresponde a contribuyentes generadores de rentas de Tercera Categora. Por lo cual resulta importante entonces que los contribuyentes generadores de rentas de tercera categora revisen en funcin a sus condiciones particulares que libros y/o registros deben llevar.

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CAPTULO II


Captulo II

Contabilidad completa y Contabilidad simplificada 1. Contabilidad completaDe conformidad con el artculo 65 TUO de la Ley del Impuesto a la Renta para algunos contribuyentes generadores de rentas de tercera categora existe la obligacin de llevar Contabilidad Completa, regulndose en dicho artculo que mediante Resolucin de Superintendencia se definiran los libros y registros que la comprenden; lo que ocurri con la publicacin de la Resolucin N 234-2006/SUNAT (30.12.2006), en cuyo artculo 12 se detalla los libros y registros que la integran. En efecto, el numeral 12.1 del artculo 12 de dicha Resolucin cuya entrada en vigencia se produjo el 01.01.2009, establece que los libros y registros que integran la contabilidad completa son los siguientes: a. Libro Caja y Bancos. b. Libro de Inventarios y Balances. c. d. e. f. Libro Diario. Libro Mayor. Registro de Compras. Registro de Ventas e Ingresos.

Asimismo, agrega el numeral 12.2 del mencionado artculo que tambin integrarn la Contabilidad Completa siempre que el deudor tributario se encuentre obligado a llevarlos de acuerdo a las normas de la Ley del Impuesto a la Renta, los siguientes libros y registros: a. Libro de Retenciones incisos e) y f) del artculo 34 de la Ley del Impuesto a la Renta (1). b. Registro de Activos Fijos. c. Registro de Costos. d. Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas. e. Registro de Inventario Permanente Valorizado.

(1) Actualmente el uso de este libro es de carcter residual, por cuando el inciso j) del artculo 21 RLIR modificado por Decreto Supremo N 177-2008-EF(30.12.2008), dispuso que el sustento formal de los conceptos referidos, para aquellos obligados a presentar el PDT 601 corresponde a la Planilla Electrnica.

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Contabilidad completa y Contabilidad simplificada OTROS LIBROS O REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS 1. Libro de Retenciones. Incisos e) y f) artculo 34 de la Ley del Impuesto a la Renta De acuerdo a lo establecido en el inciso j) artculo 21 Reglamento del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta, modificado por el artculo 3 del Decreto Supremo N 1772008-EF, se ha dispuesto que las rentas que correspondan a los supuestos detallados en los literales e) y f) artculo 34 TUO LIR, se sustentarn a travs de la planilla electrnica, en tanto presenten dicha declaracin (obligatoria o voluntariamente); y solo cuando no presenten a travs de dicho PDT, llevarn el Libro de Retenciones. El cumplimiento de lo antes indicado servir para sustentar tales gastos. A continuacin se explica la naturaleza de cada una de las mencionadas rentas: Al respecto las Rentas denominadas de Cuarta-Quinta Categora comprendidas en el inciso e) artculo 34 TUO de la LIR, corresponden a los ingresos que se producen por el trabajo en forma independiente con contratos de prestacin de servicios normados por la legislacin civil y que se consideran producidas, cuando se presenten las circunstancias concurrentes que seala el mencionado artculo. Cabe sealar que el contrato de locacin de servicios es de naturaleza civil con incidencia tributaria, no teniendo ninguna incidencia de carcter laboral por lo cual no existe la obligacin de comunicar al Ministerio de Trabajo. De otro lado, de acuerdo con el inciso f) del artculo 34 del TUO de la LIR, constituyen renta de quinta categora, las obtenidas por los ingresos derivados de la prestacin de servicios considerados dentro de la cuarta categora, efectuados para un contratante con el cual se mantenga simultneamente una relacin laboral de dependencia, la misma que se denomina quinta especial. Al respecto, cabe sealar que dichos ingresos adicionales tendr efectos nicamente para el Impuesto a la Renta, dado que dicho concepto no constituye remuneracin para fines laborales. 2. Registro de Activos Fijos Los sujetos que cuenten con activos fijos, se encuentran obligados a llevar dicho registro segn lo sealado en el inciso f ) artculo 22 Reglamento del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta, en el cual debern mantener un control permanente de los bienes que conforman el activo fijo de cada empresa. 3. Registro de Costos y Registro de Inventario Permanente Valorizado Debern llevar dichos registros de acuerdo a lo sealado

CAPTULO II en el artculo 35 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta, si los ingresos Brutos Anuales durante el ejercicio precedente han sido mayores a mil quinientas (1,500) UITs del ejercicio en curso. Es decir, para el ejercicio 2010 corresponde a S/. 5400,000. 4. Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas Este registro se deber llevar si los ingresos Brutos Anuales durante el ejercicio precedente han sido mayores o iguales a 500 UITs pero menores a 1,500 UITs. del ejercicio en curso. Es decir, para el ejercicio 2010 corresponde a un rango de ingresos de S/. 1800,000 a S/. 5400,000.

Adicionalmente los contribuyentes generadores de rentas de Tercera Categora, de ser el caso, debern llevar los libros y/o registros que tienen vinculacin directa con asuntos tributarios, segn se encuentren obligados de acuerdo a las normas que as lo establecen para cada uno de ellos. Tngase presente que tambin constituyen libros y registros vinculados a asuntos tributarios, los libros societarios: Actas de la Junta General de Accionistas, Actas del Directorio, Matrcula de Acciones y el libro de Actas de la EIRL, as como la Planilla Electrnica. Adicionalmente, el Anexo 1 de la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT, contempla otros registros vinculados con algunas actividades especficas y que de resultar obligados a llevarlos los mismos tambin tendrn que ser legalizados, tal como es el caso del Registro de Huspedes.

2. Contabilidad simplificadaA raz de la modificatoria efectuada al artculo 65 de la Ley del Impuesto a la Renta por el artculo 2 del Anexo del TUO de la Ley de MYPES (aprobado por Decreto Supremo N 007-2008-TR), se regula que los perceptores de rentas de tercera categora (sin hacer distingo de la calidad de persona, es decir sea persona natural o jurdica) cuyos ingresos brutos anuales no superen las 150 UIT debern llevar como mnimo (i) un Registro de Ventas, (ii) un Registro de Compras y (iii) Libro Diario de Formato Simplificado, de acuerdo a las normas de la materia (2).

(2) A travs del Informe de SUNAT N 229-2008-SUNAT/2B0000, se concluye que las modificaciones efectuadas por el D. Leg. N 1086 con relacin al RER y al artculo 65 del TUO de la LIR, entraron en vigencia el 01.10.2008. Sin embargo, la obligacin de llevar el Libro Diario de Formato Simplificado se supeditaba a la entrada en vigencia del artculo 13 de la Resolucin N 234-2006/SUNAT. Al respecto, conviene referir que el numeral 5-A del artculo 13 antes referido, que regula respecto al Libro Diario de Formato Simplificado, entr en vigencia a partir del 01.01.2009, en virtud a lo dispuesto en la Resolucin de Superintendencia N 2392008/SUNAT (31.12.2008)

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CAPTULO II


RGIMEN GENERAL DEL IMPUESTO A LA RENTA LIBROS Y REGISTROS (Artculo 65 del TUO de la LIR)

PERCEPTORES DE RENTAS DE TERCERA CATEGORA

PERCEPTORES DE RENTAS DE TERCERA CATEGORA

Ingresos Brutos Anuales hasta 150 UIT

Ingresos Brutos Anuales mayores a 150 UIT

Registro de Ventas, Registro de Compras y Libro Diario de Formato Simplificado, de acuerdo a normas sobre la materia.

Contabilidad Completa

Llevanza Mnima

Complementariamente el artculo 2 del Decreto Supremo N 118-2008-EF, el cual modifica el artculo 38 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta, seala que para determinar los ingresos referidos en el artculo 65 se considerarn los ingresos obtenidos en

el ejercicio gravable anterior y la UIT correspondiente al ao en curso. En el caso que inicien actividades generadoras de rentas de tercera categora en el transcurso del ejercicio considerarn los ingresos que se presuman se obtendrn en el mismo.

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CAPTULO III


Captulo III

Requisitos formales 1.Legalizacin de libros y registrosEl numeral 16 del artculo 62 del Cdigo Tributario, dispone que SUNAT debe efectuar la autorizacin de los libros de actas, as como los libros o registros contables vinculados con asuntos tributarios, que el contribuyente debe llevar de acuerdo a Ley. Asimismo, se seala que el procedimiento para la autorizacin ser establecida por la SUNAT mediante Resolucin de Superintendencia. A tal efecto, podr delegarse en terceros la legalizacin de los libros y registros antes mencionados. Se advierte en funcin a dicha regulacin que la obligacin de llevar libros y registros requiere para su validez que los mismos sean legalizados. Al respecto, el artculo 2 de la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT en adelante la Resolucin establece que los Libros y registros vinculados a asuntos tributarios sern legalizados por los notarios o a falta de stos por los jueces de paz letrados o jueces de paz cuando corresponda de la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario, salvo tratndose de las provincias de Lima y Callao, en cuyo caso la legalizacin podr ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias. 1.1. Oportunidad de la legalizacin No se establece plazo de legalizacin, sealndose nicamente que la oportunidad de la legalizacin de los libros y/o registros vinculados a asuntos tributarios debe ser antes de su uso. Sin perjuicio de ello, procede referir que dado que existe un plazo mximo de atraso en el que pueden ser llevados dicho libros y/o registros contables, la Administracin Tributaria tiene como criterio que dentro de dicho lapso tambin debe efectuarse la legalizacin. En efecto, la SUNAT considera que dentro del plazo mximo de atraso tendra que legalizarse los libros y/o registros vinculados a asuntos tributarios por cuanto es una condicin previa a la anotacin de las operaciones; de tal manera que se estara cumpliendo con observar la oportunidad de la legalizacin y el plazo mximo de atraso para anotar las operaciones. La Resolucin no establece que la legalizacin deba efectuarse por perodos determinados, en consecuencia los contribuyentes podrn efectuar la legalizacin en forma mensual, trimestral o anual en funcin a los libros y/o registros materia de legalizacin, a los perodos que deseen que alcancen, a la disponibilidad de recursos con que se cuentan y los costos que ello implica, entre otros aspectos.

1.2. Datos a consignar en la legalizacin El notario o juez de paz que legalice los libros y/o registros vinculados a asuntos tributarios, debe dejar constancia de dicha legalizacin en la primera hoja del libro y/o registro con la siguiente informacin: Nmero de legalizacin asignado por el notario o juez de paz, segn sea el caso. Apellidos y Nombres, Denominacin o Razn Social del deudor tributario, segn sea el caso. Nmero de RUC. Denominacin del libro o registro. Nmero de folios de que consta. Fecha y lugar en que se otorga. Sello y firma del notario o juez de, segn sea el caso. Adicionalmente el notario o juez de paz deber sellar todas las hojas del libro o registro, las mismas que deben estar debidamente foliadas por cada uno de los libros o registros. Como se puede observar no se requiere que en la hoja de legalizacin se consigne el perodo que comprende el libro y/o registro.

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REQUISITOS FORMALES

CAPTULO III

1.3. Utilizacin de las hojas sobrantes en ejercicios siguientes En virtud al Informe N 0078-2001-SUNAT/ K00000 y al numeral 5.3 del artculo 5 de la Resolucin, la Administracin faculta al contribuyente a utilizar las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de una misma denominacin que no hubieran sido utilizadas para el registro de operaciones del ejercicio para el cual se legaliz, para que puedan utilizarlas en el registro de las operaciones del ejercicio inmediato siguiente. A estos efectos se exige que de realizarse el empaste en varios tomos, cada uno incluir como primera pgina una fotocopia del folio que contenga la legalizacin del libro o registro al que corresponde. 1.4. Procedimiento de legalizacin de los libros y registros bajo el sistema computarizado En el supuesto que el contribuyente haya optado por el Sistema Computarizado, a continuacin referimos el procedimiento previo que deber seguir a efectos de legalizar sus libros y/o registros vinculados a asuntos tributarios. a. Plazos a considerar Los libros y/o registros vinculados a asuntos tributarios deben ser legalizados antes de su uso, vale decir antes de que se efecte la impresin de las operaciones que comprendan los mismos. En ese sentido, si bien normativamente se ha sealado la oportunidad de la legalizacin no se ha indicado cul es el plazo en que deba efectuarse la misma. Al respecto, debemos sealar que dado que existe un plazo mximo de atraso para anotar (incluye impresin) las

operaciones en los libros y/o registros vinculados a asuntos tributarios, la Administracin Tributaria tiene como criterio aplicar dicho plazo tambin para efectos de la legalizacin. En ese sentido, la legalizacin de los libros y registros se deben realizar considerando los plazos mximos de atraso permitido para cada uno de ellos, los mismos que se encuentran contemplados en el Anexo 2 de la Resolucin.

b. Proyeccin de hojas a utilizar En principio, los contribuyentes que opten por llevar sus libros y registros vinculados a asuntos tributarios en forma computarizada deben efectuar una adecuada proyeccin del nmero de hojas continuas que se van a legalizar de acuerdo a la frecuencia con que planifiquen que vayan a efectuar dichas legalizaciones, por ejemplo el contribuyente que recin inicia operaciones puede planificar efectuar la legalizacin de sus Libros y Registros por todo el ejercicio. Sobre el particular, consideramos que en la mayora de los casos resulta poco usual y no muy conveniente efectuar legalizaciones en forma mensual, siendo el procedimiento mas general la proyeccin de hojas a legalizar durante un ejercicio. No obstante, reiteramos que los contribuyentes pueden optar por legalizar el nmero de hojas continuas que estimen necesarias para un tiempo programado. A efectos de realizar una adecuada proyeccin del nmero de hojas continuas necesarias para cada libro y/o registro se debe tener en cuenta, entre otros, los aspectos que se detallan en el grfico de Proyeccin de Hojas.

PROYECCIN DE HOJAS Se debe tener en cuenta:

El volumen de operaciones que realiza la empresa de acuerdo a su giro o actividad.

Eleccin del papel adecuado para cada tipo de libro y/o registro, de acuerdo al nmero de columnas que estos contienen y segn el tipo de impresin realizada.

Fallas durante la impresin. Errores del personal encargado de la impresin. Errores del sistema al momento de la impresin.

Referencia del nmero de hojas utilizadas en el ejercicio anterior complementado con los posibles cambios en las actividades a desarrollar.

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CAPTULO III


R e s u l t a i m p o r t a nte re i te ra r q u e l a impresin debe efectuarse dentro del plazo mximo de atraso, an ms si se considera que la proyeccin de hojas a utilizar durante un determinado lapso de tiempo, responde a una estimacin, por lo que si se produce una variacin o cambio en la estimacin se legalice en forma oportuna y no se incurra en contingencia tributaria.

d. Proceso de legalizacin d.1. Solicitud de legalizacin Si bien para la legalizacin de los libros y/o registros no se requiere mayor trmite que solicitar la legalizacin ante un notario, dado que el artculo 116 de la Ley del Notariado seala que dicha solicitud debe ser efectuada por parte del interesado o su representante, el que acreditar su calidad de tal ante el notario, algunas Notaras exigen a efectos de realizar la referida autorizacin, que el contribuyente presente un escrito simple firmado por ste o su representante legal solicitando dicho servicio. Un modelo sugerido de dicho escrito sera el siguiente:

c. Foliacin Una vez determinado el nmero de hojas continuas a legalizar, se deber proceder a su foliacin, vale decir a la numeracin de cada uno de los folios que constar el libro y/o registro llevado en forma computarizada. Numeracin del Primer Libro y/o Registro Dicha numeracin se iniciar indiscutiblemente en el nmero uno. Numeracin de un Segundo Libro y/o Registro Dado que no existe regulacin, depender del criterio que fije la empresa. As, algunas empresas mantienen una numeracin continuada respecto de libros o registros que correspondan a un mismo ejercicio, y para ejercicios diferentes siempre inician la foliacin a partir del nmero 1. Complementariamente a ello, debe observarse lo dispuesto en el numeral 5.3 del artculo 5 de la Resolucin, que dispone que si existieran hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de una misma denominacin que no hubieran sido utilizadas para el registro de las operaciones del ejercicio del que se trate, podrn emplearse para el registro de las operaciones del ejercicio siguiente. Finalmente debemos indicar que la foliacin de los libros y/o registros deben constar nicamente de nmeros, por lo tanto no se aceptan caracteres distintos como letras por ejemplo.

AO DE LA CONSOLIDACIN ECONMICA Y SOCIAL DEL PER San Borja, 14 de abril del 2010 Seor: JOSE LUIS MURO MUIZ Notario Presente. Importadora y Distribuidora CAMILS SAC con RUC N 20250202043, con domicilio fiscal en Av. Monte Alamos 1101 - Surco, debidamente representada por el Sr. Eduardo de la Piedra Guzmn identificado con DNI 06664491, solicita a Ud. de conformidad con la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT publicada el 30.12.2006, la legalizacin de los libros y registros contables que detallamos a continuacin: 1 Libro Mayor General, del folio 1 al 300. 1 Libro Diario, del folio 1 al 700. 1 Libro Caja, del folio 1 al 500. 1 Libro de Inventarios y Balances, del folio 1 al 200. 1 Registro de Inventario Fsico y Valorizado, del folio 1 al 200. 1 Registro Auxiliar de Control de Bienes del Activo Fijo, del folio 1 al 100. Sin otro particular, quedamos de Ud. Atentamente,

_________________________________________ Importadora y Distribuidora CAMILS SAC Eduardo de la Piedra Guzman Gerente General

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REQUISITOS FORMALES

CAPTULO III

Debe tenerse en cuenta que la legalizacin debe ser efectuada por los notarios de la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario, en virtud al numeral 2.1. del artculo 2 de la Resolucin. d.2. Datos a consignar en la legalizacin El notario o juez de paz que legalice los libros y/o registros debe dejar constancia de dicha legalizacin en la primera hoja del libro y/o registro, conteniendo los datos siguientes: Nmero de legalizacin asignado por el notario o juez, segn sea el caso. Nombres y apellidos o denominacin o razn social del contribuyente, segn sea el caso. Nmero de RUC. Denominacin del libro o registro. Nmero de folios de que consta. Fecha y lugar en que se otorga la legalizacin. Sello y firma del notario o juez, segn sea el caso. Adems, el notario o juez deber sellar cada uno de las hojas de que consta el libro y/o registro.

d.3. Legalizacin del segundo y siguientes libros Para la legalizacin del segundo y siguientes libros y registros vinculados a asuntos tributarios, de una misma denominacin, el artculo 4 de la Resolucin establece que se deber tener en cuenta lo siguiente:

Forma de llevado del Exigencia Libro o Registro Utilizando hojas sueltas o Se deber presentar el ltimo continuas (Sistema Com- folio legalizado por notario del putarizado) libro o registro anterior. Llevados en forma manual Se deber acreditar que se ha concluido con el anterior. Dicha acreditacin se efectuar con la presentacin del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del folio donde conste la legalizacin y del ltimo folio del mencionado libro o registro.

Sin perjuicio de dicha regulacin, es pertinente tener en consideracin que en virtud del artculo 115 de la Ley del Notariado, aprobada por Decreto Legislativo N 1049, corresponde al Notario verificar la conclusin del libro anterior para cuyo efecto podra requerir sustentos complementarios, como sera el ltimo folio utilizado en caso no coincida con el ltimo folio legalizado, si se lleva en sistema computarizado. Libros y registros manuales incautados En el caso de libros o registros llevados en forma manual que hubieran sido incautados por autoridad competente, bastar para la legalizacin del segundo y siguientes libros y registros la presentacin del documento en el que conste la referida diligencia. En este supuesto, como dato adicional a colocar en la legalizacin, se agregar la fecha de la incautacin del libro o registro anterior de la misma denominacin y la autoridad que orden la diligencia de ser el caso. Advirtase que de producirse, de ser el caso, la devolucin de los libros o registros incautados a que se refiere el prrafo anterior, no podr realizarse en ellos

Para efectos de la legalizacin, las provincias de Lima y Callao se consideran como una "sola provincia".

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CAPTULO III


anotacin alguna debiendo procederse a su cierre inmediato. Libros y registros perdidos o destruidos Tratndose de libros y registros perdidos o destruidos por siniestro, asalto u otros, se deber presentar la comunicacin efectuada a la SUNAT dispuesta por el artculo 9 de la Resolucin.

2.Plazos mximos de atraso de los libros y registrosLa anotacin de las operaciones implica asentar una operacin a travs del correspondiente registro contable ya sea en forma manual o computarizada. Un aspecto que resulta sumamente importante de

analizar es el referido a la anotacin de las operaciones cuando se llevan los libros y/o registros contables bajo el Sistema de Contabilidad Computarizada, dado que en funcin a ello se procede luego a clarificar la oportunidad en que se debe efectuar la legalizacin de los libros y registros as como el cumplimiento o no por parte del contribuyente de registrar sus operaciones dentro de los plazos mximos de atraso. En efecto, si bien la anotacin implica el ingreso de los registros al software contable, desde la ptica de la Administracin Tributaria la anotacin se asimila al proceso de impresin en las hojas legalizadas. Por ende, bajo dicha premisa la legalizacin y posterior impresin debe efectuarse necesariamente dentro del plazo mximo de atraso, a fin de cumplir con la exigencia tributaria. 2.1. Plazos mximos de atraso (Anexo 2)

PLAZOS DE ATRASO DE LOS LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT CDIGO 1 LIBRO O REGISTRO VINCULADO A ASUNTOS TRIBUTARIOS LIBRO CAJA Y BANCOS Mximo atraso permitido 3 meses Acto o circunstancia que determina el inicio del plazo para el mximo atraso permitido Desde el primer da hbil del mes siguiente a aqul en que se realizaron las operaciones relacionadas con el ingreso o salida del efectivo o equivalente de efectivo. Desde el primer da hbil del mes siguiente a aqul en que se cobre, se obtenga el ingreso o se haya puesto a disposicin la renta Desde el primer da hbil del mes siguiente a aqul en que se emita el comprobante de pago 3 meses (*) 10 das hbiles 3 meses 3 meses 3 meses 3 meses 10 das hbiles 10 das hbiles 3 meses 10 das hbiles 1 mes 3 meses 10 das hbiles 10 das hbiles 10 das hbiles Desde el da siguiente del cierre del ejercicio gravable. Desde el primer da hbil del mes siguiente a aqul en que se realice el pago. Desde el primer da hbil del mes siguiente de realizadas las operaciones Desde el primer da hbil del mes siguiente de realizadas las operaciones Desde el primer da hbil del mes siguiente de realizadas las operaciones Desde el da hbil siguiente al cierre del ejercicio gravable. Desde el primer da hbil del mes siguiente a aqul en que se recepcione el comprobante de pago respectivo. Desde el primer da hbil del mes siguiente a aqul en que se recepcione el comprobante de pago respectivo. Desde el da hbil siguiente al cierre del ejercicio gravable. Desde el primer da hbil del mes siguiente a aqul en que se emita el comprobante de pago respectivo. Desde el primer da hbil del mes siguiente de realizadas las operaciones relacionadas con la entrada o salida de bienes. Desde el primer da hbil del mes siguiente de realizadas las operaciones relacionadas con la entrada o salida de bienes. Desde el primer da hbil del mes siguiente a aqul en que se emita el comprobante de pago respectivo. Desde el primer da hbil del mes siguiente a aqul en que se emita el comprobante de pago respectivo. Desde el primer da hbil del mes siguiente a aqul en que se emita el documento que sustenta las transacciones realizadas con los clientes.

2

LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS rentas de segunda categora

Deudores tributarios que obtengan Deudores tributarios que obtengan rentas de cuarta categora:

10 das hbiles

3 4 5 5-A 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

Rgimen General

LIBRO DE RETENCIONES INCISOS E) Y F) DEL ARTCULO 34 DE LA LEY DEL IMPUESTO A LA RENTA LIBRO DIARIO LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO LIBRO MAYOR REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS REGISTRO DE COMPRAS REGISTRO DE CONSIGNACIONES REGISTRO DE COSTOS REGISTRO DE HUSPEDES REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE EN UNIDADES FSICAS REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADO REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS - ARTCULO 23 RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 266-2004/SUNAT REGISTRO DEL RGIMEN DE PERCEPCIONES

27

REQUISITOS FORMALESCDIGO 17 Mximo atraso permitido 10 das hbiles

CAPTULO IIIActo o circunstancia que determina el inicio del plazo para el mximo atraso permitido DDesde el primer da hbil del mes siguiente a aqul en que se recepcione o emita, segn corresponda, el documento que sustenta las transacciones realizadas con los proveedores. Desde la fecha de ingreso o desde la fecha del retiro de los bienes del Molino, segn corresponda. Desde el primer da hbil del mes siguiente a aqul en que se recepcione el comprobante de pago respectivo. Desde el primer da hbil del mes siguiente a aqul en que se recepcione el comprobante de pago respectivo. Desde el primer da hbil del mes siguiente a aqul en que se recepcione el comprobante de pago respectivo. Desde el primer da hbil del mes siguiente a aqul en que se recepcione el comprobante de pago respectivo. Desde el primer da hbil del mes siguiente a aqul en que se recepcione el comprobante de pago respectivo. Desde el primer da hbil del mes siguiente a aqul en que se recepcione el comprobante de pago respectivo. Desde el primer da hbil del mes siguiente a aqul en que se recepcione el comprobante de pago respectivo.

LIBRO O REGISTRO VINCULADO A ASUNTOS TRIBUTARIOS REGISTRO DEL RGIMEN DE RETENCIONES

18 19 20 21 22 23 24 25

REGISTRO IVAP REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - ARTCULO 8 RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 022-98/SUNAT REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO A) PRIMER PRRAFO ARTCULO 5 RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 021-99/SUNAT (1) REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO A) PRIMER PRRAFO ARTCULO 5 RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 142-2001/SUNAT (2) REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO C) PRIMER PRRAFO ARTCULO 5 RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 256-2004/SUNAT (3) REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO A) PRIMER PRRAFO ARTCULO 5 RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 257-2004/SUNAT (4) REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO C) PRIMER PRRAFO ARTCULO 5 RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 258-2004/SUNAT (5) REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO A) PRIMER PRRAFO ARTCULO 5 RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 259-2004/SUNAT (6)

10 das hbiles 10 das hbiles 10 das hbiles 10 das hbiles 10 das hbiles 10 das hbiles 10 das hbiles 10 das hbiles

(*)Si el contribuyente elabora un balance para modificar el coeficiente o porcentaje aplicable al clculo de los pagos a cuenta del rgimen general del Impuesto a la Renta, deber tener registradas las operaciones que los sustenten con un atraso no mayor a dos meses calendario contados desde el primer da hbil del mes siguiente a enero o junio, segn corresponda. (1) RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 021-99/SUNAT (Publicada el 12.02.99) ESTABLECE PROCEDIMIENTOS DE RECUPERACIN ANTICIPADA DEL IGV E IPM APLICABLE A CONTRIBUYENTES NO COMPRENDIDOS DENTRO DE LOS ALCANCES DE LAS RESOLUCIONES Ns. 112-97/SUNAT Y 034-98/SUNAT. (2) RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 142-2001/SUNAT (Publicada el 27 de diciembre de 2001) ESTABLECEN PROCEDIMIENTO A SEGUIR POR CONTRIBUYENTES QUE ACTEN BAJO LA FORMA DE CONTRATOS DE COLABORACIN EMPRESARIAL, PARA ACREDITAR ACOGIMIENTO AL RGIMEN DE RECUPERACIN ANTICIPADA DEL IGV. (3) RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 256-2004/SUNAT (Publicado el 31.10.2004 y vigente a partir del 01.11.2004) ESTABLECEN PROCEDIMIENTO PARA LA DEVOLUCIN DEFINITIVA DEL IGV E IPM A LOS TITULARES DE LA ACTIVIDAD MINERA DURANTE LA FASE DE EXPLORACIN QUE ACTEN BAJO LA FORMA DE CONTRATOS DE COLABORACIN EMPRESARIAL SIN CONTABILIDAD INDEPENDIENTE. (4) RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 257-2004/SUNAT (Publicada el 31.10.2004 y vigente a partir del 01.11.2004) ESTABLECEN PROCEDIMIENTO PARA LA DEVOLUCIN DEFINITIVA DEL IGV E IPM A LOS TITULARES DE LA ACTIVIDAD MINERA DURANTE LA FASE DE EXPLORACIN NO COMPRENDIDOS EN LA RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 256-2004/SUNAT. (5) RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 258-2004/SUNAT (Publicado el 31.10.2004 y vigente a partir del 01.11.2004) ESTABLECEN PROCEDIMIENTO PARA LA DEVOLUCIN DEFINITIVA DEL IGV , IPM E ISC A LAS EMPRESAS QUE REALICEN ACTIVIDADES DE EXPLORACIN DE HIDROCARBUROS QUE ACTEN BAJO LA FORMA DE CONTRATOS DE COLABORACIN EMPRESARIAL SIN CONTABILIDAD INDEPENDIENTE. (6) RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 259-2004/SUNAT (Publicado el 31.10.2004 y vigente a partir del 01.11.2004) ESTABLECEN PROCEDIMIENTO PARA LA DEVOLUCIN DEFINITIVA DEL IGV, IPM E ISC A LAS EMPRESAS QUE REALICEN ACTIVIDADES DE EXPLORACIN DE HIDROCARBUROS NO COMPRENDIDAS EN LA RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 258-2004/SUNAT.

2.2

Supuestos especficos En los casos previstos en el numeral 3.2 del artculo 13 de la Resolucin (Fusin, escisin, y dems formas de reorganizacin de sociedades o empresas, cierre o cese definitivo) el plazo mximo de atraso ser de tres (3) meses computado a partir del da siguiente: a) A la fecha del balance de liquidacin. b) Al otorgamiento de la escritura pblica de cancelacin de sucursales de empresas unipersonales, sociedades o entidades de cualquier naturaleza, constituidas en el exterior o de producido el cese de las actividades de las agencias u otros establecimientos perma-

nentes de las mismas empresas, sociedades y entidades. c) A la entrada en vigencia de la fusin o escisin o dems formas de reorganizacin de sociedades o empresas. d) Al cierre o cese definitivo de la empresa.

3. Empaste de los Libros y/o Registros llevados en hojas sueltas o continuasDe conformidad con el numeral 5.1 del artculo 5 de la Resolucin los libros y registros vinculados a asuntos tributarios que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas debern empastarse (1),

(1)El espiralado o anillado, en nuestra opinin, no calificara como empastado.

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CAPTULO III


de ser posible, hasta por un ejercicio gravable. La obligacin sealada en el prrafo anterior no ser de aplicacin cuando el nmero de hojas sueltas o continuas a empastar sea menor a veinte (20), en cuyo caso el empaste podr comprender dos (2) o ms ejercicios gravables, debiendo incluirse las hojas que hayan sido anuladas. A tal efecto, la anulacin se realizar tachndolas o inutilizndolas de manera visible. Respecto a las hojas inutilizadas o sobrantes, deber observarse las disposiciones siguientes: a) Inutilizadas Pueden producirse errores, fallas de impresin o cualquier otra situacin que inutilice una hoja previamente legalizada, en estas circunstancias, conforme al ltimo prrafo del numeral 5.3 del artculo 5 de la Resolucin, se deber incluir las hojas anuladas dentro del periodo que se empastar. Entendiendo que, la anulacin se realizar tachndolas o inutilizndolas de manera visible. b) No usadas o sobrantes Conforme con el numeral 5.3 del artculo 5 de la Resolucin, las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de una misma denominacin, que no hubieran sido utilizadas para el registro de operaciones del ejercicio en que se legalizaron, podrn emplearse para el registro de operaciones del ejercicio inmediato siguiente. En otras palabras, si un contribuyente hubiera legalizado por ejemplo trescientas hojas para su libro Diario del Ejercicio 2009 y solo utiliza doscientos (200) hojas, ello no significa que necesariamente deba anular las cien (100) hojas no utilizadas, toda vez que puede emplearlas para el Libro Diario del Ejercicio 2010. En este caso, de producirse el empaste en varios tomos, cada uno incluir como primera pgina una fotocopia del folio que contenga la legalizacin del libro o registro al que corresponde. En caso existan hojas sobrantes y no se desee utilizarlas en el ao siguiente, las mismas debern ser anuladas e incluidas en el empaste a realizar. A continuacin esquematizamos el procedimiento a seguir:

EMPASTE DE LOS LIBROS Y REGISTROS EN HOJAS SUELTAS O CONTINUAS Por cada ejercicio siempre que el nmero a empastar sea de 20 a ms hojas. Por lo tanto, si no supera podr comprender 2 o ms ejercicios.

Obligacin

2009

2010

Plazo

4 primeros meses del ejercicio gravable siguiente al que corresponden o siguiente de aqul en que se reunieron 20 hojas.

2009 17 Hojas

2010 18 Hojas Plazo Mximo: 30 abril 2011

SE PUEDE ACUMULAR LOS DOS PERIODOS

Hojas inutilizadas

Se debern incluir las hojas que hayan sido anuladas dentro del libro o registro a empastar De realizarse en varios tomos, cada uno incluir como primera pgina una fotocopia del folio que contenga la legalizacin del libro o registro al que corresponde.

Importante

Hojas no utilizadas

Se permite su utilizacin para el registro de operaciones del ejercicio inmediato siguiente. En este caso el empaste de cada tomo, tambin debe incluir como primera pgina una fotocopia del folio que contenga la legalizacin del libro o registro al que corresponda.

4.Perodo de conservacin de libros y/o registrosSegn el artculo 5 del Decreto Ley N 25988 (24.12.92), modificado posteriormente por la Ley

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REQUISITOS FORMALES

CAPTULO III

N 27029, las empresas que no formen parte de la actividad empresarial del Estado, estarn obligadas a conservar los libros, correspondencia y otros documentos relacionados con el desarrollo de su actividad empresarial, por un periodo que no exceder de cinco (5) aos contados a partir de la ocurrencia del hecho o la emisin del documento. Transcurrido dicho plazo, las empresas podrn disponer de dichos documentos para su reciclaje o destruccin. No obstante lo anterior, esta misma norma seala que est se aplicar sin perjuicio de las disposiciones referidas a obligaciones en materia tributaria contenidas en el Cdigo Tributario.

Siendo una de las obligaciones de los deudores tributarios, de conformidad con el numeral 7 del artculo 87 del Cdigo Tributario, almacenar, archivar y conservar los libros y registros llevados de manera manual, computarizado o electrnica, as como los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estn relacionadas con ellas, mientras el tributo no est prescrito, se deber considerar los plazos de prescripcin establecidos en los artculos 43 y siguientes del TUO del Cdigo Tributario (2).

CMPUTO DE LA PRESCRIPCIN Hechos Jurdicos A partir del primero (1) de enero siguiente de: a. Presentacin de la declaracin anual respectiva. El vencimiento del plazo para la presentacin de la declaracin anual respectiva. b. Tributos que deben ser determinados por el La fecha en que la obligacin sea exigible respecto de tributos no com deudor prendidos en el inciso anterior. c. Tributos no comprendidos en los incisos anteriores. La fecha de nacimiento de la obligacin tributaria. La fecha en que se comete la infraccin o cuando no sea posible esta d. Infracciones. blecerla desde la fecha en que la Administracin Tributaria detect la infraccin. La fecha en que se efectu el pago indebido o en exceso o en que e. Pagos indebidos o en exceso. devino en tal. Base Legal: Artculo 44 TUO del Cdigo Tributario, Decreto Supremo N 135-99-EF.

5.Prdida o destruccin de los libros y re gistros y otros documentos relacionados con hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias

5.1. Comunicacin de Prdida o Destruccin Conforme con el numeral 7 del artculo 87 TUO del Cdigo Tributario el deudor tributario debe comunicar a la Administracin Tributaria en un plazo de quince (15) das hbiles, la prdida, destruccin por siniestro, asaltos y otros, de los libros, registros, documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estn relacionados con ellos. Segn el numeral 9.2 del artculo 9 de la Reso-

lucin, la citada comunicacin deber contener el detalle de los libros, registros, documentos y otros antecedentes perdidos o extraviados, as como el perodo tributario y/o ejercicio al que corresponden stos. Adicionalmente, cuando se trate de libros y registros vinculados a asuntos tributarios, se deber indicar la fecha en que fueron legalizados, el nmero de legalizacin, adems de los apellidos y nombres del notario que efectu la legalizacin o el nmero del Juzgado en que se realiz la misma, si fuera el caso. Complementariamente, el numeral 9.3del artculo 9 de la Resolucin seala que a dicha comunicacin se debe adjuntar la copia certificada expedida por la autoridad policial de la denuncia presentada por el deudor tributario respecto de la ocurrencia de la prdida o destruccin.

(2) Para mayores alcances, se sugiere revisar el Informe Especial: Cul es el plazo de conservacin de los Libros y Registros que tengan vinculacin con el aspecto tributario?, desarrollado en la primera y segunda quincena de diciembre 2008, pgina A1 y siguientes.

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CAPTULO III


COMUNICACION SOBRE LA PRDIDA ROBO, EXTRAVIO O DESTRUCCION DE LIBROS CONTABLES AO DE ............., ............ de .................. del Seores Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria Presente.DKJON SAC. con RUC N 20131825415 debidamente representada por su Gerente General Srta. Angela Lpez Torres identificada con DNI N 041222121, en virtud de la obligacin establecida en el artculo 87 del D.S. N 135-99-EF TUO del Cdigo Tributario y de la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT, cumple con informar que el da ., se produjo el ..(extravo, robo, destruccin)....de los libros y registros contables que se detallan a continuacin: 1. Registro de Ventas, correspondiente al (los) periodo(s) , legalizado por el Notario el (consignar fecha de legalizacin) y cuyo nmero de legalizacin corresponde a 2. Libro de Inventario y Balances, correspondiente al (los) periodo(s) , legalizado por el Notario el (consignar fecha de legalizacin) y cuyo nmero de legalizacin corresponde a 3. Libro Caja, correspondiente al (los) periodo(s) , legalizado por el Notario el (consignar fecha de legalizacin) y cuyo nmero de legalizacin corresponde a 4. Libro Diario, correspondiente al (los) periodo(s) , legalizado por el Notario el (consignar fecha de legalizacin) y cuyo nmero de legalizacin corresponde a Nota: Se cumple con adjuntar copia de la denuncia policial, que acredita la ocurrencia de los hechos. Sin otro particular, Representante Legal

Asimismo, se seala expresamente que el contenido de la comunicacin no ser aplicable a los documentos a los que se hace referencia en el Reglamento de Comprobantes de Pago, a los cuales se les aplicar el procedimiento dispuesto en dicho reglamento.

5.2. Plazo para rehacer los Libros y Registros Tambin se regula en el precitado numeral 7 que la SUNAT mediante Resolucin de Superintendencia fijar el plazo para rehacer los libros y registros. En virtud a dicha facultad, SUNAT ha establecido en el artculo 10 de la Resolucin el plazo respectivo para rehacer los libros y/o registros y que corresponde a sesenta (60) das calendario computado a partir del da siguiente de ocurridos los hechos. Por otro lado, se mantiene la posibilidad que SUNAT otorgue una prrroga previa evaluacin en situaciones debidamente justificadas. El deudor tributario deber contar con la documentacin sustentatoria que acredite los hechos que originaron la prdida o destruccin. 5.3. Verificacin por parte de la SUNAT Finalmente, acorde con lo dispuesto en el numeral 7 del artculo 87 del Cdigo Tributario, se precisa en el artculo 11 de la Resolucin que la SUNAT podr aplicar directamente los procedimientos de determinacin sobre base presunta en aplicacin del numeral 9 del artculo 64 del Cdigo Tributario de verificarse la falsedad de los hechos comunicados por el contribuyente.

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CAPTULO IV


Captulo IV

Requisitos generales en la llevanza de los libros y registros vinculados a asuntos tributariosEl artculo 6 de la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT en adelante la Resolucin dispone las siguientes condiciones que deben llevar los libros y registros vinculados a asuntos tributarios: 1. Respecto al Libro a. Datos de cabecera En lo que concierne al contenido, en general stos deben consignar como Datos de Cabecera los siguientes: Denominacin del libro o registro. Periodo y/o Ejercicio al que corresponde la informacin registrada. Nmero de RUC del deudor tributario, Apellidos y nombres, denominacin y/o razn social de ste. Esta informacin slo ser necesaria en el primer folio de cada periodo o ejercicio en caso de ser llevado en forma manual el libro o registro, por lo cual se entiende que deber ser consignada en todos los folios o pginas de ser llevado en forma computarizada. Como excepcin a esta informacin de cabecera se seala que slo en el caso especfico del Libro de Ingresos y Gastos, no ser necesario consignar el nmero de RUC del deudor tributario, apellidos y nombres, denominacin y/o razn social (ltimo de los requisitos). dose la adhesin de hojas o folios, salvo disposicin legal en contrario (1). Legibilidad y confiabilidad . No debe contener espacios ni lneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras, ni seales de haber sido alteradas. Esta condicin ya se encontraba regulada en el artculo 43 del Cdigo de Comercio. Como una Regla Especfica, se dispone que en el caso del Libro de Inventarios y Balances se consigne la firma al cierre de cada periodo o ejercicio gravable, segn corresponda, por: Deudor tributario o su representante le gal. Contador Pblico Colegiado (CPC) o Contador Mercantil, responsable de su elaboracin.

b. Otros requisitos Contener folios originales, no admitin-

2. Registro de operaciones A travs de la Resolucin de Superintendencia N 196-2010/SUNAT (26.06.2010) se incorpora la Novena Disposicin Complementaria Final de la Resolucin estableciendo que por el trmino operaciones debe entenderse a los hechos econmicos susceptibles de ser registrados contablemente. Es evidente que esta disposicin no representa en si un cambio, modificacin o innovacin; sino propiamente una precisin acorde con la normativa contable, en virtud de la cual nicamente se deben reconocer aquellos hechos o transacciones que originen variaciones patrimoniales, es decir incorporar en el proceso

(1) Sobre este punto como sabemos la nica disposicin legal que admite el pegado de hojas es el caso del Libro de Actas, regulado por el artculo 136 de la Ley General de Sociedades que de manera excepcional permite la adhesin.

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Requisitos generales en la llevanza de los libros y registros vinculados a asuntos...

CAPTULO IV

contable hechos que originen cambios en el Activo, Pasivo y Patrimonio as como en Resultados (Ingresos y Gastos). Complementariamente a ello, el literal c) del artculo 6 de la Resolucin dispone que se debe incluir los registros o asientos de ajuste, reclasificacin o rectificacin que correspondan, as como las operaciones que se omitieron registrar en meses o ejercicios respecto de los cuales ya se realiz la totalizacin correspondiente. Esta regulacin est acorde con el artculo 44 del Cdigo de Comercio, que dispone que los comerciantes salvarn a continuacin inmediatamente que los adviertan, los errores u omisiones en que incurren al inscribir en los libros. Es importante tener en cuenta que los Libros y Registros pertenecen al proceso contable, por lo cual deben regirse por lo dispuesto en la regulacin contable, sin perjuicio de cumplir con las formalidades tributarias exigidas.

das se debern anotar en forma cronolgica por tipo de comprobante y correlativa por serie. Y qu ocurre con el Registro de Compras?. En nuestra opinin, el requerimiento de orden cronolgico de las operaciones no resulta aplicable a este registro toda vez que en el mismo se anotan los comprobantes recibidos por parte de los proveedores de bienes y servicios y en la prctica los mismos no se entregan necesariamente en la fecha en que se produce la operacin (situacin que no es imputable al adquirente). Es preciso indicar que a la fecha no ha existido una norma que establezca tal requisito especficamente para este registro.

3. Respecto de las operaciones contenidas en los libros De manera general se establecen las siguientes condiciones: Orden cronolgico y correlativo, salvo que por norma especial se establezca un orden predeterminado. Si bien el artculo 43 del Cdigo de Comercio ya seala la exigencia de llevar los libros por orden de fechas, veamos a continuacin algunas consideraciones adicionales: Para el Libro Diario, el artculo 38 del Cdigo de Comercio seala que las operaciones deben anotarse da por da, sealando incluso que en aquellos casos de operaciones numerosas que puedan anotarse en un solo asiento se deber guardar en la expresin de ellas, cuando se detallen el orden mismo en que se hayan verificado. Para el Libro Mayor, el artculo 39 del Cdigo de Comercio establece que se trasladarn a las cuentas por orden riguroso de fechas, los asientos de diario referentes a ellas. Para el Registro de Ventas o Ingresos, el numeral 1 del artculo 14 del Reglamento de Comprobantes de Pago (aprobado por Resolucin de Superintendencia N 007-99/ SUNAT) regula que las operaciones realiza-

Empleo del Plan Contable General vigente en el pas. Para el ejercicio 2010, puede utilizarse el PCGR o el PCGE, segn la opcin que tome el contribuyente. A partir del ejercicio 2011, obligatoriamente se debe utilizar el PCGE. No obstante, dada la existencia de ciertos sectores econmicos con caractersticas propias regulados por entes especiales, la utilizacin del Plan Contable General no ser aplicable en los casos en que por norma especial los deudores tributarios se encuentren obligados a emplear un Plan de Cuentas, Manual de Contabilidad u otro similar distinto, en cuyo caso debern utilizar estos ltimos. Totalizacin de los importes por cada folio, columna o cuenta contable. Esta totalizacin se efectuar hasta obtener el total general del periodo o ejercicio gravable, segn corresponda; salvo que el libro o registro se lleve utilizando hojas sueltas o continuas, en cuyo caso la totalizacin se efectuar finalizado el periodo o ejercicio. En este sentido, aquellos que lleven libros y registros de manera manual debern trasladar los totales acumulados en cada folio al folio siguiente precedidos de la frase VAN y en la primera lnea del folio siguiente se registrar el total acumulado del folio anterior precedido de la frase VIENEN. Culminado el periodo o ejercicio gravable, se realizar el correspondiente cierre registrando el total general. Asimismo, de no realizarse operaciones en un determinado periodo o ejercicio gravable, se registrar la

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CAPTULO IV

LIBROS Y REGISTROS: FORMATOS ADECUADOS AL PCGE - ESTADOS FINANCIEROS Libros Norma que lo regula

leyenda SIN OPERACIONES en el folio correspondiente. Expresado en moneda nacional y en castellano. El numeral 4 del artculo 87 del Cdigo Tributario referido a obligaciones de los administrados regula que los libros de contabilidad u otros libros y registros exigidos por leyes, reglamentos o por Resolucin de Superintendencia de la SUNAT sean llevados en castellano y expresados en moneda nacional (2). Lo expresado anteriormente, no resulta aplicable para los siguientes libros regulados en normas especiales:

Libro de Actas de la Empresa Ley de la EIRL (Ley N 21621 y Individual de Responsabilidad normas modificatorias) Limitada Libro de Actas de la Junta Ge- Artculos 134 y siguientes de la Ley General de Sociedades (Ley neral de Accionistas N 26887) Libro de Actas del Directorio Artculo 170 de la Ley General de Sociedades.

Libro de Matrcula de Accio- Artculo 92 de la Ley General de Sociedades. nes Libro de Planillas Decreto Supremo N 001-98-TR y normas modificatorias.

(2) La nica salvedad es respecto a los sujetos autorizados a llevar contabilidad en dlares americanos, y que corresponde a contribuyentes que reciban y/o efecten inversin extranjera directa en moneda extranjera, de acuerdo a los requisitos que se establezcan mediante Decreto Supremo refrendado por el Ministerio de Economa y Finanzas y que al efecto contraten con el Estado.

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INTRODUCCIN


Formatos e Informacin Mnima

PARTE II

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FORMATOS E INFORMACIN MNIMA

INTRODUCCIN

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INTRODUCCIN


INTRODUCCIN

Formatos e Informacin Mnima 1. AntecedentesA travs de la Resolucin de Superintendencia N 239-2008/SUNAT (31.12.2008) y vigente a partir del 1 de enero 2009, se produjeron modificaciones a la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/ SUNAT, en adelante la Resolucin, relacionadas con el Libro Diario de Formato Simplificado, la informacin mnima y de algunos formatos del Libro de Inventarios y Balances. Producido los cambios referidos, a partir del 01.01.2009; entraron en vigencia el artculo 12 (que regula sobre Contabilidad Completa) y 13 (Informacin Mnima y Formatos) de la Resolucin. No obstante, a travs de la Resolucin de Superintendencia N 017-2009/SUNAT (24.01.2009) se suspende en forma excepcional a partir del 25 de enero y hasta el 31 de diciembre de 2009, la aplicacin de lo previsto en el artculo 13 de la Resolucin, con excepcin de lo establecido en el inciso 5-A (Libro Diario de Formato Simplificado) y el numeral 13.4 (Registro de Inventario Permanente en Unidades). Sin embargo, con la dacin de la Resolucin de Superintendencia N 286-2009/SUNAT (31.12.2009) se prorroga la suspensin de la vigencia del artculo 13 hasta el 30.06.2010. Por lo cual, su vigencia ocurre a partir del 1 de julio 2010, en forma obligatoria.

2. Aspectos que regula el artculo 13En la presente parte se desarrolla el formato e informacin mnima que corresponde a cada libro o registro vinculado a asuntos tributarios, segn lo requerido tanto por las normas del Impuesto a la Renta e IGV como por el artculo 13 de la Resolucin. Cabe referir que en el artculo 13 se regulan los formatos y la informacin mnima que debern contener los libros y registros vinculados a asuntos tributarios. Es importante destacar que la utilizacin de los formatos que debe contener cada libro y registro vinculado a asuntos tributarios es obligatoria, excepto, cuando los libros o registros son llevados mediante hojas sueltas o continuas. Asimismo los deudores tributarios no obligados a incluir determinada informacin en un libro o registro podrn optar por no incorporar en el formato del libro o registro relacionado, las columnas en donde se deba consignar la referida informacin. A continuacin graficamos los aspectos regulados en el artculo 13 precitado.

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FORMATOS E INFORMACIN MNIMA

INTRODUCCIN

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CAPTULO I


Captulo I

Libro Caja y Bancos 1. Sujetos ObligadosEn virtud del artculo 65 del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta el Libro Caja y Bancos resulta obligatorio para todos aquellos perceptores de rentas de tercera categora que se encuentren obligados a llevar contabilidad completa, y que corresponde a aquellos sujetos cuyos ingresos brutos anuales superen las 150 UIT. En efecto, el Libro Caja y Bancos, en el que se registra mensualmente toda la informacin, proveniente del movimiento del efectivo y del equivalente de efectivo, integra la contabilidad completa de acuerdo al artculo 12 de la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT.

4. Requisitos Generales

Datos de cabecera: Denominacin del Libro o registro. Periodo y/o ejercicio al que corresponde la informacin registrada. Nmero de RUC, apellidos y nombres, denominacin y/o razn social del deudor tributario. Se debe tener en cuenta que:Bastar incluir los datos de cabecera en el primer folio de cada periodo o ejercicio. Deber consignarse dicha informacin en todos los folios.

Si el libro es llevado de manera manual Si se lleva de manera computarizada

2. Sujetos ExceptuadosEn principio, de acuerdo al artculo 65 del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta, no estn obligados a llevar el Libro Caja y Bancos los perceptores de rentas de tercera categora cuyos ingresos brutos anuales no superen las 150 UIT. Adems, de acuerdo al numeral 1.1 del artculo 13 de la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/ SUNAT, se encontrarn exceptuados de llevar este libro los deudores tributarios que lleven sus libros o registros utilizando hojas sueltas o continuas, en la medida que la informacin que se exige para este libro se encuentre contenida en el Libro Mayor.

3. Plazo de AtrasoAcorde con el numeral 1 del anexo 2 de la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT (30.12.2006), tendr el siguiente plazo:Cuando inicia el cmputo Tres (3) meses Desde el da hbil siguiente en que se realizaron las operaciones relacionadas con el ingreso o salida del efectivo o equivalente del efectivo.

Mximo atraso permitido

Asimismo, se debe observar que los deudores tributarios que no se encuentren obligados a incluir determinada informacin en un libro o registro podrn optar por no incorporar en el formato relacionado con dicha informacin, las columnas en donde se deba consignar la referida informacin, en virtud a lo sealado en la Sptima Disposicin Complementaria Final de la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT. Legalizacin: Segn articulo 3 de la resolucin, los libros y registros vinculados a asuntos tributarios debern ser legalizados antes de su uso, independientemente de su forma de llevado (manual o computarizado). La legalizacin la realiza el Notario o el Juez de Paz letrado de la provincia en la cual se encuentra ubicado el domicilio fiscal.

5. Requisitos EspecficosAdicionalmente a los datos generales que debe contener el Libro Caja y Bancos, el numeral 1.3 del ar-

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LIBRO CAJA Y BANCOS

CAPTULO I

tculo 13 de la Resolucin N 234-2006/SUNAT detalla la informacin mnima que deber consignarse en cada uno de los dos (2) formatos que integra dicho libro. FORMATO 1.1: "LIBRO CAJA Y BANCOS DETALLE DE LOS MOVIMIENTOS DEL EFECTIVO" Informacin

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