Lineamientos para el proceso de empalmeSector Gobierno, Seguridad y Convivencia

Lineamientos para el proceso de empalme

Directiva 009 del 23 de junio de 2015Circular conjunta 018 del 03 de septiembre de 2015

Circular 008 del 16 de octubre 2015 Instructivo para el proceso de empalme de los mandatarios

territoriales 2015 – 2016Orientaciones para un empalme exitoso

Proceso de empalme

1º Sector

2º Entidades

3º Temas/dependencias

Primera fase

Apoyan la oficina de planeación y jefe de control interno

Incluye recomendaciones, lecciones aprendidas y alertas

Recomendaciones sobre temas estratégicos

Temas Responsables

Plan Estratégico Sectorial SPG - DPSI

Plan Maestro de Equipamientos de Seguridad, Defensa y Justicia

DS - Sector

Seguimiento Política Pública y poblacionales Sector

Anexos especiales (Circular conjunta 018)

Gestión y desarrollo administrativo:– Gobierno en línea y sistemas de información– Anticorrupción, transparencia y Servicio al Ciudadano– Control Interno de Gestión

Gestión del desarrollo territorial:– Asuntos Étnicos: DAE e IDPAC– Género y Diversidad Sexual: DDHH e IDPAC– Seguridad y Convivencia: Subsecretaría de Asuntos para la

Convivencia y Seguridad Ciudadana - FVS

Lineamientos informe de empalme por dependencia

• Los siguientes lineamientos corresponden a la información mínima que debería ser presentada por cada una de las dependencias para introducir al funcionamiento de las mismas.

• Así mismo, las mesas de trabajo han sido convocadas para retroalimentar y complementar información estratégica para el proceso de empalme.

Guía informe de empalme – Gestión y desarrollo administrativo

1. Estructura administrativa-funcional Organigrama entidad Esquema funcional (todas las dependencias) Análisis de la planta de personal Áreas y/o procesos que apoyan los contratistas

2. Rediseño institucional Manual de funciones Procesos de reestructuración

3. Marco normativo

4. Sistema Integrado de Gestión Reglamentos, manuales, procesos y procedimientos Código de ética Instrumentos, estado y publicación (todas las dependencias)

Continuación

5. Avances de los Sistemas Administrativos de soporte a la gestión Control Interno de gestión (anexo especial)

Modelo Estándar de Control Interno Auditorías Planes de mejoramiento Medidas implementadas por la Entidad

Sistemas de información Comunicaciones Sistema de gestión documental y archivo

6. Gobierno en línea (DPSI)Anexo especial Circular 018

7. Recursos físicos Inventarios Sedes administrativas Parque automotor Programa de seguros Plan de compras de funcionamiento

Continuación

8. Información contractual y Jurídica Contratación detallada Comodatos (OAJ – DA) Convenios (estado, pendientes, ejecución física y presupuestal, entregables) Procesos judiciales

9. Información de Planeación Planes Sectoriales Informes de Gestión por Entidad Plan de Desarrollo Distrital Los informes solicitados por órganos de control

Austeridad del gasto Información sobre los proyectos de inversión

Continuación

10. Gestión Presupuestal de la entidadEjecución vigencia y reservasPasivos exigibles (detallado y analizado)Informe contable

11. Servicio al ciudadano Descripción del proceso (SAC) Caracterización de los bienes y servicios que presta la entidad (SIG-SAC) Defensoría del Ciudadano (SAC)

12. Transparencia de la gestión – Ley de transparencia y gobierno abiertoPolíticas, planes y programas (Plan Anticorrupción y de Atención a la Ciudadanía, estrategia de rendición de cuentas) Transparencia y acceso a la información pública (esquema de publicación)Anexo especial circular 018

Continuación

13. Sugerencias sobre los temas institucionales prioritarios (los que por normatividad, operatividad o legalidad tienen un plazo máximo de ejecución o atención en el primer trimestre de 2016 y por ello podrían tener consecuencias jurídicas, sanciones o posibles investigaciones)

14. Recomendaciones, lecciones aprendidas y alertas de la gestión.

*Logros de la gestión*Inventario de la información mínima que hay que recopilar en medio físico y digital

Guía informe de empalme – Gestión del desarrollo territorial

Instrumentos técnicos-jurídicos-administrativos (los ítem que apliquen – deben ser revisados por todas las dependencias) POT - Planes maestros – modelo de gestión de equipamientos Políticas públicas – instancias de coordinación Observatorios Procesos y procedimientos que lidera

Planes de mejoramiento (hallazgos relacionados con la dependencia) Programas misionales (p.e.: Sistema Distrital de Justicia) PMR Plan de desarrollo - Proyectos de inversión

Cumplimiento de metas Informacion contractual y presupuestal Territorialización

Balance social Aplicativos que utiliza la dependencia

Segunda fase

Segunda fase

• Circular 008: – Las entidades deberán remitir máximo el 15 de

diciembre de 2015 a la SDP, copia de las actas de reunión con las comisiones de empalme.

– Las entidades deben tener dispuestos estos informes para la consulta por parte de la ciudadanía a través de la página web antes del 1º de diciembre de 2015.

• La administración saliente debe concertar con la administración entrante la agenda para realizar el proceso de empalme

Segunda fase

• Instructivo para el proceso de empalme DNP-PNUD-DAFP: – Para las sesiones de empalme elaborar resúmenes

ejecutivos y presentaciones del contenido, avances y problemas.

– Poner a disposición planes estratégicos, documentos de política pública, diagnósticos.

• Elaboración de acta de entrega de gobierno -Reunión abierta de entrega de gobierno

Tercera fase