Manajemen File dan DataBimbingan Teknis PPAD Jawa Tengah

Satriyo Adhy, M.T

17 April 2014

Daftar IsiDaftar Isi................................................................................................................................................1

Manajemen File dan Data......................................................................................................................2

Manajemen File.................................................................................................................................2

Target............................................................................................................................................2

Perintah dalam manajemen file.....................................................................................................2

Jenis-jenis File................................................................................................................................2

Atribut File.....................................................................................................................................2

Jenis-jenis File................................................................................................................................3

Pencetakan File..............................................................................................................................4

Manajemen Data Menggunakan Ms.Excel........................................................................................5

Get Eksternal Data (Import Data)..................................................................................................5

Sort & Filter...................................................................................................................................8

Data Tools....................................................................................................................................12

Manajemen File dan Data

Manajemen FileFile atau Berkas adalah sebuah koleksi informasi berkaitan yang diberi nama dan disimpan di dalam secondary storage. Biasanya sebuah file merepresentasikan data atau program.

Target 1. Mengetahui perintah perintah dalam melakukan manajemen file2. Menerangkan manfaat manajemen file3. Mendemonstrasikan langkah-langkah manajemen file4. Mengklasifikasikan ekstensi file

Perintah dalam manajemen file 1. Windows Explorer: Copy, Cut, Paste selain itu ada juga Open, Read, Print dsb tergantung dari

aplikasi yang meng-asociate extensi file yang bersangkutan.2. CMD/DOS: Copy, Move, Dir, RD, CD, MD, DEL, Edit dan sebagainya. (Bantuan: [Copy] /?)

Jenis-jenis File 1. Text file. yaitu urutan dari karakter-karakter yang diatur menjadi barisan dan mungkin

halaman.2. Source file. yaitu urutan dari berbagai subroutine dan fungsi yang masing-masing kemudian

diatur sebagai deklarasi-deklarasi diikuti oleh pernyataan-pernyataan yang dapat diexecute.3. Object file. yaitu urutan dari byte-byte yang diatur menjadi blok-blok yang dapat dipahami

oleh penghubung system.4. Executable file. adalah kumpulan dari bagian-bagian kode yang dapat dibawa ke memori

dan dijalankan oleh loader.

Atribut FileSelain nama dan data, sebuah file dikaitkan dengan informasi-informasi tertentu yg disebut atribut diantaranya adalah :

1. Nama. nama file simbolik ini adalah informasi satu-satunya yang disimpan dalam format yang dapat dibaca oleh pengguna.

2. Identifier. Tanda unik ini yang biasanya merupakan sebuah ekstensi.3. Jenis. untuk sistem-sistem yang mendukung jenis file yang berbeda.4. Lokasi. penunjuk pada sebuah device dan pada lokasi file pada device tersebut.5. Ukuran. Ukuran dari sebuah file (dalam bytes, words, atau blocks) dan mungkin ukuran

maksimum dimasukkan dalam atribut ini juga.6. Proteksi. menentukan siapa yang dapat melakukan read, write, execute, dan lainnya.7. Waktu dan identifikasi pengguna. untuk pembuatan file, modifikasi terakhir, dan

penggunaan terakhir. Data-data ini dapat berguna untuk proteksi, keamanan, dan monitoring penggunaan.

Gambar Informasi file

Ekstensi File 1. Executable exe, com, bin, atau tidak ada2. Object obj, o3. Source code c, cc, java, pas, asm4. Batch bat, sh 5. Text txt, doc6. Word wp, tex, rtf, doc7. Library lib, a, so,8. Print/view ps,pdf, jpg9. Archive arc, zip, tar, rar10. Multimedia mpeg, mov, rm, 3gp11. Gambar bmp, jpg, gif, png12. Halaman web htm, html, php, asp

Gambar Cara Melihat Ekstensi File

Pencetakan File 1. Menggunakan aplikasi : File Print Memilih printer, melakukan setting printer,

menentukan jumah cetakan, melakukan setting halaman Print2. Menggunakan DOS : PRINT [/D:device] [drive:\path\file_name]. Contoh : PRINT /d:LPT1 D:\

surat.txt. Untuk menambahkan file dalam antrian /p file_name. Untuk menghapus salah satu antrian antrian /c file_name. Untuk membatalkan seluruh antrian /t file_name.

Manajemen Data Menggunakan Ms.Excel

Get Eksternal Data (Import Data)Merupakan suatu cara dalam mendapatkan data yang diperoleh dari data dengan format lain seperti dari Ms.Access, Web, Text/Csv, dllLangkah-langkah :

1. Memilih Ribbon ‘Data’ memiih toolbar ‘Get External Data’’From Text’

2. Memilih file yang akan digunakan dari tempat penyimpanan klik ‘Import’

3. Mengatur data(text import wizard) langkah 1 memilih tipe file kita, apakah menggunakan deimetered(pembeda) atau fixed length(jarak yang tetap) menentukan awal mulai mengambil data, mengisi nomor baris mulai klik ‘Next’

4. Mengatur data(text import wizard) langkah 2memilih jenis delimeters(pembeda) sehingga data akan dapat dipisahkan kedalam kolom-kolom yang berbeda klik ‘Next’

5. Mengatur data(text import wizard) langkah 3 menentukan format data setiap kolom klik ‘Finish

6. Memilih tempat meletakkan data klik ‘OK’

7. Data tampil dalam kolom dan baris.

Sort & FilterMerupakan suatu cara untuk menampikan data sesuai dengan yang kita inginkan, dengan cara mengurutkan berdasarkan kolom tertentu atau lebih dari satu kolom.

1. Mengurutkan berdasarkan satu kolom klik satu kolom tertentu klik ‘A-Z’ untuk mengurutkan dari kecil ke besar atau ‘Z-A’ untuk mengurutkan dari besar ke kecil dari ribbon ‘Sort & Filter’.

2. Mengurutkan berdasarkan banyak kolom klik ‘Sort’ klik ‘Add level’ untuk menambahkan aturan pengurutan atau klik ‘Delete level’ untuk mengurangi aturan pengurutan

Menambahkan aturan pengurutan data

3. FilterMerupakan suatu cara menampikan data yang kita inginkan dengan membatasi data yang tampil. Sorot baris nama kolom Klik ‘Filter’ pada ribbon ‘Sort & Filter’.

Klik pada salah satu panah dalam kolom yang diinginkan untuk membatasi data yang akan tampil.

Centang data yang ingin ditampikan dan hilangkan centang data yang tidak ingin ditampikan Klik ‘OK’

Filter lebih dari satu kolom

Data ToolsMerupakan suatu cara mengolah data untuk menghasilkan data yang lebih baik (valid).

1. Text to ColumnsMerupakan cara memisahkan data yang berkumpul dalam satu kolom kedalam beberapa kolom dengan delimeter(pembeda) atau fix length(jarak tetap) yang ada dalam data kita.

2. Remove DupicatesMerupakan cara menghilangkan data yang sama (ganda). Misalnya ada 3 data yang ganda.

Klik pada header kolom klik ‘Remove Duplicates’

Klik ‘OK’

Hasil = dua data yang dianggap menyamai data yang lain dihilangkan.3. Data Validation

Merupakan suatu alat pengolahan data yang dapat dipergunakan untuk melakukan validasi isian dari suatu cell(kolom baris) data.Misalnya : memvalidasi isian L/P berdasarkan satu tabel L/P sorot kolom yang ingin dilakukan validasi Klik ‘Data Validation’ pada Ribbon ‘Data Tools’pada tab ‘setting’ pilih ‘allow’ pilih ‘list’ tentukan tabel referensi pada isian ‘source’ (opsional) berikan ‘input message’ untuk membantu/memberi petunjuk pengisian (opsional) berikan ‘Error Alert’ untuk memberi pesan kesalahan jika saah pengisian kolom tersebut.

Misalnya : memvalidasi isian Fakultas berdasarkan satu tabel Fakutas

Memberikan petunjuk pengisian

Memberikan peringatan kesalahan pengisian

Contoh Pengisian yang salah

4. Eksport Data ke Text/CsvMerupakan suatu cara untuk mengubah data dari excel ke text atau CSV (Comma Separate Value)Pada Sheet yang diinginkan Klik ‘Ribbon’ ‘File’ Klik ‘Save As’

Pilih ‘Save As Type’ ke ‘CSV (Comma Delimeted)’ isikan File Name (Nama File) dan lokasi penyimpanan Klik ‘Save’

~ Semoga Bermanfaat ~

Test

Pilihlah jawaban yang PALING benar dengan men-silang atau melingkarinya !

1. Penggandaan File dari satu direktori ke direktori yang lain atau ke suatu media penyimpanan lain dapat dilakukan dengan cara :

a. Dengan perintah ‘Copy’ pada file yang akan digandakan dan ‘Paste’ pada tempat/media penyimpanan yang baru

b. Klik kiri mouse dan ditarik ke tempat yang baruc. Menggunakan perintah command line ‘Copy to’d. a dan b Benare. a, b, dan c Benar

2. Memindahkan File dari satu direktori ke direktori yang lain atau ke suatu media penyimpanan lain dapat dilakukan dengan cara :

a. Dengan perintah ‘Cut’ pada file yang akan digandakan dan ‘Paste’ pada tempat/media penyimpanan yang baru

b. Klik kiri mouse dan ditarik ke tempat yang baruc. Menggunakan perintah command line ‘Cut to’d. a dan b Pasti Benare. a, b, dan c Benar

3. Membuat Folder Baru dapat dilakukan dengan cara :

a. Dengan perintah ‘New Folder’ pada ‘Ribbon’ ‘Windows Explorer’ di tempat yang diinginkan

b. Klik kanan mouse, pilih ‘New’, dan memilih submenu ‘Folder’ pada tempat yang diinginkan

c. Menggunakan perintah command line ‘mkdir’d. a dan b Benare. a, b, dan c Benar

4. Ekstensi File merupakan :

a. Versi Fileb. Type Filec. Jumlah Filed. Lokasi Filee. Tidak ada yang benar

5. Merupakan Jenis File, kecuali :

a. Text fileb. Source filec. Doc Filed. Object Filee. Executable File

6. Apakah symbol ‘~!@#$%^&()_+’ dapat digunakan sebagai nama file ?

a. Dapatb. Tidak

7. Apakah symbol ‘<>?/\*:”|’ dapat digunakan sebagai nama file ?

a. Dapatb. Tidak

8. Apakah kita dapat melihat kapan file yang kita punya dibuat pertama kali dan dapat dilihat yang membuat?

a. Dapatb. Tidak

9. Apakah kita dapat melihat kapan file yang kita punya terakhir kali dilakukan perubahan dan dapat dilihat yang merubah?

a. Dapatb. Tidak

10. Informasi apa sajakah yang dapat dilihat dari sebuah file dokumen?, Kecuali

a. Ukuran Fileb. Jumlah Hurufc. Jumlah Waktu Editd. Jumlah halamane. Waktu terakhir dicetak

Nomor 11-20 Merupakan pertanyaan yang berkaitan dengan Pengolahan Data menggunakan Ms.Excell

11. Apakah Kepanjangan dari CSV ?

a. Coloum Sheet Viewb. Coloum Save Viewc. Copy Save Viewd. Comma Separated Valuee. Tidak ada yang benar

12. Dapatkah CSV langsung dibuka di Ms.Excell?

a. Dapatb. Tidak Dapatc. Belum Tentud. Dapat Tapi tidak selalu menampilkan sesuai yang diinginkane. Tidak ada yang benar

13. Untuk mengurutkan data di Ms.Excel, kita dapat menggunakan toolbar?

a. Sortb. Ribbonc. Sort A-Z atau Sort Z-Ad. a dan b Benare. a dan c Benar

14. Dapatkah aturan sorting dilakukan dengan melibatkan lebih dari satu kolom?

a. Dapatb. Tidak Dapat

15. Kemunculan data dapat diatur dengan :

a. Sort

b. Ribbonc. Filterd. a dan b Benare. a dan c Benar

16. Dapatkah kita mengatur kemunculan data menggunakan aturan yang melibatkan lebih dari satu kolom :

a. Dapatb. Tidak

17. Pada saat menggabungkan beberapa data, sangat dimungkinkan terdapat data yang sama, bagaimana hal ini diatasi?

a. Dicari satu demi satu hingga bertemu data yang sama kemudian dihilangkan salah satu

b. Diurutkan kemudian dihilangkan salah satuc. Menggunakan toolbar ‘Remove Duplicate’d. Menggunakan toolbar ‘Clear Data’e. Semua jawaban Benar

18. Entry Data merupakan pekerjaan yang sangat memungkinkan terjadinya kesalahan manusia, apakah hal ini dapat dicegah?

a. Tidak Dapatb. Dapat dicegah, dengan memberikan buku panduan kepada

orang yang melakukan entry datac. Data akan dibersihkan setelah dilakukan Entryd. Dapat Dicegah dengan melakukan bloking Entry yang salahe. Dapat Dicegah dengan petugas Entry lebih dari satu (salah

seorang menjadi supervisor)19. Apakah dapat dilakukan validasi entry data dengan mengambil dari sheet

yang lain?

a. Dapatb. Tidak Dapat

20. File Excell dapat diubah/dieksport ke dalam bentuk file lain, diantaranya ?

a. PDFb. CSVc. htmld. xmle. Semua Jawaban Benar

~ Selamat Mengerjakan ~

Jawaban Test

No

Jawaban No

Jawaban

1 D 11

D

2 A 12

D

3 E 13

E

4 B 14

A

5 C 15

C

6 A 16

A

7 B 17

C

8 A 18

D

9 A 19

A

10

B 20

E