Manajemen kearsipan

Manajemen Kearsipan

1 Group :Bintang Wibowo Mukti, Aditya Stievano Maulana, Ulya Kisti Fauzia, Siti Khodijah,

Setyoning Asyiyatu Tiva

Kosma D2 manajemen DakwahIAIN Sunan Ampel Surabaya

Semester 4

Rumusan Masalah

1 •apa pengertian, peranan, jenis, dan fungsi arsip?

2 •apakah manajemen arsip?

3 • ada berapa pola manajemen arsip?

4 •bagaimanakah lifecycle arsip?

• Bahasa– (Belanda) disebut archief– (Inggris) disebut archive– Yunani Arche berarti permulaan.

Kemudian dari kata arche berkembang menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan.

Arti, Peran, Jenis, Fungsi Arsip’s lifecyclePola kearsipanManajemen Arsip

Pengertian

• Secara IstilahKBBI

Arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta, dsb), lisan (pidato, ceramah, dsb), atau bergambar (foto, film, dsb) dari waktu lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dsb), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.Bashir Barthos

Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula.Oxford Dictionary

Archive berarti public record; place in which these are kept.(dokumen umum; dokumen yang dijaga).

Kamus Administrasi Perkantoran (The Liang Gie)arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana,

karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali

Arti, Peran, Jenis, Fungsi Arsip’s LifecyclePola KearsipanManajemen Arsip

Pengertian

• Secara Istilah Undang-Undang No.7 Tahun 1971

a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan- Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan kebangsaan.


Pengertian


Peranpusat

ingatansumber

informasi

alat pengawasan

Perancanaan

Penganalisaan

Pengembangan

Perumusan Kebijaksanaan

Pengambilan keputusan

Pembuatan Laporan

Pertanggungjawaban

Penilaian


Jenis (berdasarkan Fungsi)

Arsip Dinamis

Arsip Statis

arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi

arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi, disimpan.

Fungsi arsip dapat dilihat berdasarkan peran dan jenisnya di atas.


Fungsi

Manajemen kearsipan adalah proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik.


Manajemen Arsip


Pola Manajemen Arsip

life cycle model

Records Continuum Model

mengelola dokumen kertas secara manual

mengelola arsip elektronis


Arsip’s Lifecycle

penciptaan

pengurusan dan pengelolaan

referensipeny

usutan

pemusnahan

penyimpanan dan penjagaan

penyerahan ke Arsip Nasional

Penciptaan

• Ketika sebuah organisasi menjalankan aktivitasnya, maka ia akan membuat arsip, yaitu berupa dokumen, pembuatan formulir, dll.


Pengurusan dan pengelolaan

• surat masuk atau ke luar diregistrasi atau diagenda sesuai sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan ke Unit kerja, yang akan membahas atau memproses surat-surat tersebut.


Referensi

• surat-surat tersebut digunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari, dan surat tersebut diklarisifikasikan, diindeks (kalau perlu digunakan tunjuk silang), selesai digunakan difilling (penataan berkaas) dan kalau perlu dicari kembali atau ditemukan kembali.


Penyusutan

• Tahap ini adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif


Pemusnahan

• menghancurkan secara fisik arsip yang berakhir fungsinya serta idak memiliki nilai guna, penghancuran tersebut harus di lakukan secara total yaitu dengan cara membakar habis, di cacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat di kenal lagi baik isi maupun bentuknya

• Arsip yang dimusnahkan memiliki jangka retensi selama 10 tahun


Penyimpanan dan penjagaan


Sistem Senralisasi

Sistem Desentralisasi

Sistem Kombinasi

Penyerahan ke Arsip Nasional


• Arsip-arsip yang akan dipindahkan ke Arsip Nasional dibuatkan daftar yang berisi antara lain:

• Nama departemen atau instansi yang akan mengirimkan • Kode dan pokok masalah • Kode dan masalah • Jenis fisik arsip (photo, mikro film, dan lain-lain)• Tahun, bulan, tanggal berkas• System penyimpanannya • Jumlah berkas

Mengelola Arsip Elektronis (Continuum Model)


• 1. Memindahkan dokumen • 2. Menyimpan dokumen• 3. Mengindeks Dokumen• 4. Mengontrol akses• 5. Retensi Dokumen

DAFTAR PUSTAKA• Abubakar, Hadi. 1996. Pola Kearsipan Modern. Jakarta:

Penerbit Djambatan• Barthos,Basir. 1997. Manejemen Kearsipan. Jakarta: Bumi

Aksara • E, Martono. 1991. Kearsipan: Rekod Manajemen dan Filing

dalam Praktek Perkantoran Modern. Jakarta: Karya Utama• Martono, Boedi. 1990. Sistem Kearsipan Praktis: Penyusutan

dan Pemeliharaan Arsip. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan• Peraturan Pemerintah Nomor 34/1979 • Sukuco,Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi

Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga• Sedarmayanti. 1992. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan

Teknologi Modern. Bandung: Ilham Jaya Offset • Widjaja,A.W. 1993. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar.

Jakarta: Rajawali Press

Terimakasih…

Documents

Manajemen kearsipan