manajemen proyek

HAND OUT KULIAH

HAND OUT KULIAH

MANAJEMEN PROYEK

I. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Timbulnya Proyek:

Pembangunan (Pemerintah)

Permintaan Pasar

Penelitian dan Pengembangan

Perusahaan (Peningkatan Kualitas dan Kuantitas)

1.2 Definisi Proyek:

(a) Merupakan gabungan dari berbagai sumberdaya yang dihimpun dalam suatu wadah organisasi sementara, untuk mencapai suatu sasaran tertentu (D. I. Cleland dan W.R. King, 1987)

(b) Suatu kegiatan yang berlangsung dalam jangka waktu tertentu, dengan alokasi sumberdaya yang terbatas dan dimaksudkan untuk melaksanakan suatu tugas yang telah digariskan (suharto, I, 1990)

PROYEK MERUPAKAN USAHA YANG BERSIFAT SEKALI WAKTU. CONTOH:

- MEMBANGUN FASILITAS YANG BARU

- MEMPERBAIKI FASILITAS YANG BARU

- KEGIATAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN

Kegiatan Proyek vs Kegiatan Operasional

Kegiatan ProyekKegiatan Operasional

1. Bersifat Dinamis

2. Berlangsung hanya dalam kurun

waktu terbatas (siklusnya pendek)

3. Dalam kurun waktu tsb intensitas

kegiatan berbeda-beda

4. Kegiatan harus diselelsaikan

sesuai dana dan waktu yang

ditentukan

5. Menyangkut bermacam-macam

kegiatan (tenaga kerja terspesiali-

sasi)

6. Diperlukan tanggung jawab

vertikal dan horizontal

7. Contoh: Pembangunan pabrik/ rumah, penelitian dan pengembang-an produk.1. Bersifat Rutin

2. Berlangsung terus menerus

(jangka panjang)

3. Intensitas kegiatan relatif sama

4. Batasan tidak setajam proyek,

hanya diatur dalam anggaran

tahunan

5. Tidak terlalu banyak macam

kegiatannya

6. Penekanan pada jalur vertikal

7. Contoh: Pekerjaan administrasi kantor, pabrik, denagn produk bersifat standar.

1.3 UKURAN PROYEK DITENTUKAN OLEH:

Jumlah tenaga yang terlibat

Jumlah waktu yang diperlukan

Jumlah biaya yang diperlukan

Macam kegiatan

Macam dan jumlah hubungan antar kegiatan dalam proyek

Macam dan jumlah hubungan antara kegiatan di dalam proyek dengan pihak luar

1.4 MACAM PROYEK

1. Proyek Kapital

2. Proyek Pengembangan Produk Baru

3. Proyek Penelitian dan Pengembangan

4. Proyek Sistem Informasi

5. Proyek yang berkaitan dengan manajemen Perusahaan

1.5 SIKLUS PROYEK:

1. Konseptualisasi:

2. Pendefinisian Proyek

3. Penyusunan dan Pengorganisasian

4. Pelaksanaan Proyek

5. Penyelesaian

CONTOH KEGIATAN DALAM PROYEK ENGINEERING-MANUFACTURE

1. Konseptualisasi: Perumusan gagasan, kerangka acuan, studi kelayakan, indikasi dimensi lingkup proyek, indikasi biaya dan jadual.

2. Pendefinisian: Pendalaman persoalan, pembuatan jadual induk dan anggaran, penyusunan strategi, pembelian awal.

3. Desain dan engineering: Analisis fungsi dan desain engineering, desain engineering terinci dan pengembangan produk.

4. Pengembangan dan integrasi sistem: Studi integrasi fasilitas dan alat.

5. Pembuatan prototype: Membuat protipe dan testing

6. Manufaktur dan Produksi: Pembelian material dan alat, fabrikasi komponen produk.

7. Perakitan dan instalasi: Merakit, menginstal, tes, inspeksi, uji coba sebelum diserahkan kepada pemesan.

1.6 PENGELOLAAN PROYEK:

1. Mengadakan dan mendorong arus kegiatan horizontal, baik dengan departemen fungsional di dalam organisasi perusahaan ataupun diluar perusahaan.

2. Menetapkan integrator yang dikembangkan menjadi penanggung jawab tunggal.

Contoh; Manajer proyek, yang berfungsi sebagai:

Pusat sumber informasi bagi masalah yang berkaitan dengan pelaksanaan proyek

Melakukan koordinasi dan usaha-usaha tindak lanjut antar departemen fungsional dan organisasi proyek

Integrator dan pendorong agar kegiatan-kegiatan dilakukan sesuai kepentingan dan sasaran proyek

Accountability terhadap pelaksanaan kegiatan proyek.

3. Memadukan perencanaan dan pengendalian

MANAJEMEN PROYEK

1.7 SASARAN DAN KENDALA PROYEK:

1. Anggaran

2. Jadual

3. Mutu

MANAJEMEN PROYEK

1.8 LATAR BELAKANG DAN PEMIKIRAN TIMBULNYA MANAJEMEN

PROYEK

Manajemen Klasik

Pendekatan Sistem

MANAJEMEN PROYEK

Pendekatan Kontingensi

(Mengelola kegiatan dinamis)

(Situasional)

1.9 DEFINISI MANAJEMEN PROYEK:

Merupakan kegiatan merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan sumberdaya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan, dengan menggunakan pendekatan sistem dan hirarki vertikal maupun horizontal.

II. PERENCANAAN PROYEK

2.1 FUNGSI PERENCANAAN

Perencanaan: Proses peletakan dasar tujuan dan sasaran termasuk

penyiapan segala sumberdaya untuk mencapainya.

Tujuan Perencanaan:

Memberi pegangan bagi pelaksana mengenai alokasi sumberdaya untuk melaksanakan kegiatan

Sarana komunikasi bagi semua pihak penyelenggara proyek

Dasar pengaturan alokasi sumberdaya

Pendorong para perencana dan pelaksana melihat ke depan dan menyadari pentingnya unsur waktu

Pegangan dan tolok ukur fungsi pengendalian

Unsur-unsur Perencanaan:

a. Jadual

b. Prakiraan/peramalan

c. Sasaran

d. Kebijakan dan prosedur

e. Anggaran

Hirarki Perencanaan:

2.2 JENIS PERENCANAAN PROYEK

Berdasarkan lingkupnya:

1. Perencanaan Strategis: Policy untuk mencapai sasaran dan tujuan

2. Perencanaan Operasional: Rencana terinci yang menjabarkan perencanaan strategi, terdiri atas:

Perencanaan lingkup kerja

Rancangan organisasi proyek

Rencana jadual kegiatan

Perkiraan biaya/anggaran

Proyeksi kebutuhan tenaga kerja

STRUKTUR RINCIAN LINGKUP KERJA (SRK)

Merupakan paket kerja, sebagai SRK terkecil memenuhi sifat-sifat:

Dapat dikelola sebagai satuan unit kerja

Dapat diberi kode identifikasi, seperti kode akuntansi biaya

Dapat direncanakan jadual pelaksanaan dan anggarannya

Mudah diukur kemajuan pelaksanaan serta pemakaian biaya

Dapat dikaji kualitas kerja dan hasil akhirnya

Bila diintegrasikan dengan SRK yang lain akan menjadi lingkup proyek secara keseluruhan.

Macam Struktur Lingkup Kerja:

- Berdasarkan fasilitas yang hendak dibangun

- Berdasarkan penjabaran lingkup kerja

- Berdasarkan sistem atau produk

- Berdasarkan kombinasi antara sistem dan produk

Contoh pembuatan SRK:

Tingkat 1 : Lingkup proyek seutuhnya

2 : Unit utama dan pendukung

3 : Diuraikan menjadi sub unit

4 : Bagian-bagian dari sub unit (dapat pula dibagi berdasarkan

lokasi /area)

5 : Menurut kode akuntansi, macam pekerjaan s/d paket kerja

PERENCANAAN PROYEK:

1. Perencanaan Sumberdaya

2. Perencanaan Biaya

3. Perencanaan Kegiatan Kerja

2.3 PERENCANAAN KEGIATAN KERJA

Merupakan perencanaan untuk memperkirakan jumlah kegiatan dan kompleksitas proyek Jadual.

Pendekatan/metoda Perencanaan Kegiatan Kerja:

a. Bagan Balok (Bar Chart)

b. Analisis Jaringan Kerja (Network Analysis)

METODA BAGAN BALOK

Merupakan metoda penyusunan jadual dengan tujuan mengidentifikasi unsur waktu dalam merencanakan sutau kegiatan yang terdiri dari waktu mulai, akhir, dan saat pelaporan.

Ditemukan oleh H.L. Gantt, sehingga disebut juga Gantt Bar Chart Keuntungan menggunakan bagan balok:

Sederhana, mudah dibuat dan dipahami, sehingga sangat bermanfaat sebagai alat komunikasi dalam penyelenggaraan proyek.

Dapat menggambarkan jadual sutau kegiatan dan eknyataan kemajuan sesungguhnya pada saat pelaporan

Bila digabungkan dengan metoda lain dapat dipakai pada saat pelaporan

Kelemahan bagan balok

Tidak menunjukkan secara spesifik hubungan ketergantungan antara satu kegiatan dan kegiatan yang lain, sehingga sulit untuk mengetahui dampak yang diakibatkan oleh keterlambatan satu kegiatan terhadap jadual keseluruhan proyek.

Sulit mengadakan penyesuaian atau perbaikan/pembaharuan bila diperlukan, karena pada umumnya ini berarti membuat bagan balok baru.

LANGKAH-LANGKAH MENYUSUN BAGAN BALOK

1. Pecah proyek menjadi sejumlah kegiatan yang jadual pelaksanaannya akan ditentukan (urutan kegiatan)

2. Tentukan perkiraan waktu permulaan dan akhir bagi pelaksanaan masing-masing kegiatan dan kegiatan pendahuluan

3. Susun koordinat X dan Y:

Pada sumbu X (vertical) dicatat pekerjaan atau elemen/paket kerja dari hasil penguraian lingkup sutau proyek, dan dilukiskan sebagai balok.

Pada sumbu Y (horizontal) ditulis satuan waktu (hari/minggu/bulan)

Perhatikan urutan kegiatan (point 2) untuk menentukan letak balok.

4. Pada saat pelaporan, beri tanda sejauh mana penyelesaian masing-masing kegiatan

TONGGAK KEMAJUAN (MILESTONE) DAN JADUAL INDUK:

Tonggak kemajuan adalah even yang mempunyai fungsi kunci dilihat dari pencapai keberhasilan proyek dari segi jadual, dengan cara menandai waktu mulai atau akhir dari sutau kegiatan penting, yang bila terlambat akan berdampak negatif cukup besar, misal:

Penyelesaian pembuatan dermaga barang pada proyek pembangunan pabrik pupuk di suatu pulau

Penandatanganan kontrak

Pembuatan pondasi

Penyerahan peralatan utama

Jadual induk terdiri atas milestone-milestone (20 s/d 50)

Contoh:

Tabel Urutan dan Waktu Kegiatan

Perencanaan

Kegiatan Waktu yang diperlukan Kegiatan pendahuluan

(hari)

A 10 -

B 10 -

C 5 -

D 10 A

E 5 B

Kegiatan

A

B

C

D

E

0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 waktu (hari)

Gambar Bagan Balok

Pelaporan hari ke 11:

Tabel Urutan dan Waktu Kegiatan

Perencanaan

Kegiatan Mulai Waktu yang diperlukan Kegiatan pendahuluan

kegiatan (hari)

A Tepat waktu 10 -

B Terlambat 1 hari 11 -

C Terlambat 1 hari 5 -

D Tepat waktu - A

E Terlamabat 2 hari - B

Kegiatan

A

B

C

D

e

0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 waktu (hari)

Keterangan:

Garis pelaksanaan

Garis rencana

ANALISIS JARINGAN KERJA (NETWORK ANALYSIS)

Merupakan gambaran grafis terperinci yang memperlihatkan hubungan ketergantungan antara aktifitas proyek serta tahapan-tahapan peristiwa yang harus dilalui.

Latar belakang penggunaan: merupakan penyempurnaan dari metoda bagan balok, karena dapat menjawab:

Berapa lama perkiraan kurun waktu penyelesaian proyek

Kegiatan-kegiatan mana yang bersifat kritis dalam hubungannya dengan penyelesaian proyek

Bila terjadi keterlambatan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu, bagaimana pengaruhnya terhadap sasaran jadual penyelesaian proyek secara menyeluruh

Guna jaringan kerja:

Untuk menyusun urutan kegiatan proyek yang memiliki sejumlah besar komponen dengan hubungan ketergantungan yang kompleks

Untuk membuat perkiraan jadual proyek yang paling ekonomis

Mengusahakan fluktuasi minimal penggunaan sumberdaya

Sistematika penyusunan jaringan:

1. Merumuskan dan menyusun urutan kegiatan

2. Memperkirakan waktu yang diperlukan untuk masing-masing kegiatan

3. Mengidentifikasi jalur kritis dalam jaringan kerja

4. Menganalisis jadual yang ekonomis

5. Alokasi sumberdaya

METODA JARINGAN KERJA (NETWORK) Berdasarkan waktu kegiatan* Metoda Critical Path Method (CPM)

* Metoda Program Evaluation and Review Technique (PERT)

Berdasarkan alur kegiatan (lambang yang digunakan):

* Activity On Arrow (AOA) PERT DAN CPM

* Activity On Node (AON) PDM (Precedence Diagram Method)

PEMBUATAN JARINGAN KERJA (NETWORK)

1. Mengidentifikasi dan merumuskan kegiatan

- Lingkup kerja proyek

- Sasaran proyek

- Sumberdaya proyek

- Hubugan antar kegiatan/sub kegiatan

Batas/definisi yang erat hubungannya dengan analisis jaringan kerja adalah sbb:

Kegiatan (activity) merupakan bagian dari lingkup proyek yang memiliki waktu awal dan akhir, sehingga untuk melaksanakannya memerlukan sumberdaya (waktu, uang, tenaga, dll)

Jaringan kerja (network) merupakan grafik yang menggambarkan urutan kegiatan-kegiatan proyek, termasuk hubungan yang satu dengan yang lain.

Kejadian (even) merupakan tanda selesainya satu atau lebih kegiatan

Jalur (path) merupakan garis yang menghubungkan kegiatan pada jaringan kerja

Jalur kritis (critical path) merupakan jalur yang terdiri dari kegiatan-kegiatan yang bila terlambat akan mengakibatkan keterlambatan penyelesaian proyek

Contoh lingkup proyek yang dipecah menjadi komponen dan urutan kegiatannya:

Tabel 1. Urutan Kegiatan Proyek

PROYEK PENGADAAN GENERATOR LISTRIK

Nama kegaiatan Kegiatan yang manedahuluai

a. Membuat spesifikasi dan kriteria -

b. Pabrikasi generator a

c. Desain pondasi a

d. Merekrut operator dan mekanik a

e. Membeli material c

f. Inspeksi da uji coba di pabrik pembuat b

g. Melatih operator dan mekanik b, d

h. Membuat pondasi e

i. Tranport dari pabrik ke lokasi proyek f

j. Memasang dan start-up g,h,i

SIMBOL-SIMBOL DALAM NETWORK Anak panah (arrow), menyatakan sebuah kegiatan/aktivitas (yang

memerlukan jangka waktu tertentu) dalam pemakaian sejumlah

sumberdaya

( Lingkaran kecil (node), menyatakan sebuah kejadian atau peristiwa

(even). Kejadian di sini didefinisikan sebagai ujung atau pertemuan

dari satu atau beberapa kegiatan

Anak panah terputus-putus, menyatakan kegiatan semu (dummy)

yang berguna untuk membatasi mulainya kegiatan. Dummy tidak

mempunyai jangka waktu tertentu karena tidak menghabiskan sumberdaya

Asumsi-asumsi dalam Network:

Jika kegiatan A harus diselesaikan dahulu sebelum kegiatan B dapat dimulai, maka hubungan antara kedua kegiatan tersebut adalah:

A B

Jika kegiatan C,D, dan E harus selesai sebelum kegiatan F dapat dimulai, maka:

C

D F

E

Jika kegiatan G dan H harus selesai sebelum kegiatan I dan J, maka:

G I

H J

Jika kegiatan K dan L harus selesai sebelum kegiatan M dimulai, tetapi kegiatan N sudah boleh dimulai bila kegiatan L sudah selesai, maka:

K M

L N

Jika kegiatan P,Q, dan R mulai dan selesai pada lingkaran kejadian yang sama, maka kita tidak boleh menggambarkan sbb:

P

Q

R

Tetapi:

P

P Q

Q

Atau

R R

Aturan Dasar Jaringan:

1. Diantara dua even yang sama hanya boleh digambarkan satu anak panah, panjang dan kemiringannya tidak punya arti penting

2. Nama suatu aktivitas dinyatakan dengan huruf/nomor event

3. Aktivitas harus mengalir dari event bernomor rendah ke tinggi

4. Diagram hanya memiliki 1 initial event dan 1 terminal event

5. Sebelum aktivitas dimulai, maka seluruh aktivitas pendahulunya harus sudah selesai.

Contoh Network (berdasarkan Tabel 1)

f

b i

a d g j

c h

e

2. Estimasi Waktu Penyelesian Proyek

Ditentukan oleh tim proyek berdasarkan konsensus bersama antar anggota tim atau pengalaman proyek sejenis

Dua pendekatan estimasi:

(a) Menggunakan 3 nilai : Optimistik (a), Umum (m), dan

Pesimistik (b) PERT

Te = (a + 4m + b)/ 6

Dimana: Te = Taksiran waktu

V = variansi

V = ((b-a )/ 6)2 untuk 0 dan 100%

Atau

V = ((b-a) / 3,2) 2 untuk 5% (tingkat kepercayaan 95%)

Contoh:

Kode aktivitasAktivitas pendahuluTaksiran waktu penyelesaian (bln)

Optimistik

(a)Umum

(m)Pesimistik

(b)Te

A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

L-

-

-

A

A

B

C

D

B,G

H

E,F

I1

2

3

2

2

1

1

1

4

1

5

12

3

4

4

3

3

4

3

4

3

7

13

4

5

6

10

5

7

11

4

11

15

12

3

4

4

4

3

4

4

4

4

8

1

3. Mengidentifikasi Jalur Kritis

Lintasan Kritis = Max. V

Contoh:

Kode aktivitasAktivitas pendahuluTaksiran waktu penyelesaian (bln)

Optimistik

(a)Umum

(m)Pesimistik

(b)Te V

A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

L-

-

-

A

A

B

C

D

B,G

H

E,F

I1

2

3

2

2

1

1

1

4

1

5

12

3

4

4

3

3

4

3

4

3

7

13

4

5

6

10

5

7

11

4

11

15

12

3

4

4

4

3

4

4

4

4

8

10,39

0,39

0,39

1,56

6,25

1,56

3,52

9,77

-

9,77

9,77

-

Lintasan kritis:

1. A-D-H-J ; VADHJ = VA + VD + VH + VJ

= 0,39 + 1,56 + 9,77 + 9,77

= 21,49

2. A-E-K; VAEK = VA + VE+ VK

= 0,39 + 6,25 + 9,77

= 16,41

3.B-F-K; VBFK = VB + VF + VK

= 0,39 + 1,56 + 9,77

= 11,72

Lintasan kritis adalah ADHJ karena nilai V-nya paling besar

(b) menggunakan 1 nilai waktu, digunakan untuk proyek yang sudah ada waktu rata-rata (waktu baku) CPM

4. Menganalisis jadual penyelesaian proyek

Notasi Yang Digunakan:

TE = Saat tercepat terjadinya event

TL = Saat paling lambat terjadinya event

ES = Saat tercepat dimulainya aktivitasEF = Saat tercepat selesainya aktivitas

LS = Saat paling lambat dimulainya aktivitas

LF = Saat paling lambat diselesaikannya aktivitas

t = waktu yang diperlukan untuk sutau aktivitas hari/waktu)

S = Total slack/total float

SF = Free slack/free float

Asumsi Yang Berlaku

1. Proyek hanya memiliki satu initial event dan satu terminal event

2. Saat tercepat terjadninya initial event adalah hari ke nol

3. Saat paling lambat terjadinya terminal event adala TL=TE untuk event ini.

Lingkaran kejadian (event) dibagi atas 3 bagian:

a = Ruang untuk nomor event

b = Ruang untuk menunjukkan saat paling cepat

terjadinya event (TE), yang juga merupakan hasil

perhitungan maju

c = Ruang untuk menunjukkan saat paling lambat

terjadinya event (TL) yang juga merupakan hasil

perhitungan mundur

Cara Perhitungan(1) Perhitungan Maju

Saat tercepat terjadinya initial event ditentukan pada hari ke nol, sehingga berlaku TE = 0, kecuali jika proyek dependent terhadap proyek lain.

Jika initial event terjadi pada hari ke nol, maka:

ES (i,j) = TE (j) = 0

EF (i,j) = ES (i,j) + t (i,j)

= TE (i) + t (i,j)

Event yang menggabungkan beberapa aktivitas disebut Merge event

EF (i1,J)

EF (i1,J)

EF (i1,J)

Sebuah event hanya dapat terjadi jika aktivitas-aktivitas yang mendahuluinya telah selesai, maka saat peling cepat terjadinya sebuah event sama dengan nilai terbesar dari saat tercepat untuk menyelesaikan aktivitas-aktivitas yang berakhir pada event tersebut.

TE = max [EF(i1,j), EF(i2,j),....., EF (in,j)]

(2) Perhitungan Mundur

Pada terminal event berlaku TL = TE

Saat paling lambat untuk memulai suatu aktivitas sama dengan saat paling lambat untuk menyelesaikan aktivitas itu dikurangi dengan waktu aktivitas tersebut

LS (i,j) = LF - t

LF (i,j) = TL, dimana TL = TE

Maka

LS (i,j) = TL (i) - t (i,j)

(i,j)

Event yang mengeluarkan beberapa aktivitas disebut Burst event

EF (i1,J)

EF (i1,J)

EF (i1,J)

Saat paling lambat terajadinya sebuah event sama dengan nilai terkecil dari saat-saat paling lambat untuk memulau aktivitas-aktivitas yang bermula dari event tersebut.

TL(i) = min [(LS (i,j1) , LS (i,j2), ......, LS (i,jn)]

III. ORGANISASI DAN PENYUSUNAN TIM PROYEK3.1 FUNGSI ORGANISASI PROYEK

a. Merupakan sarana, tempat tim bekerja sama

b. Merupakan pusat pengaturan tentang kerjasama dilaksanakan

c. Merupakan pusat pembagian pekerjaan

d. Merupakan pusat pembagian wewenang dan tanggung jawab

3.2 Struktur Organisasi

Dasar: Pendekatan Kontingensi (situasional), yaitu berdasarkan:

a. Strategi

b. Teknologi

c. Lingkungan tempat beroperasi

d. Karakteristik anggota

Jenis Struktur Organisasi:

1. Organisasi proyek fungsional (OPF)

2. Organisasi proyek koordinator (OPK)

3. Organisasi proyek murni (OPMi)

4. Organisasi proyek matriks (OPM)

STRUKTUR ORGANISASI PROYEK

Jenis StrukturDefinisiPimpinanKelebihanKelemahanContoh

OPFOrganisasi dimana lingkup kegiatan dise-rahkan pada kegiatan fungsionalManajer liniDikerjakan oleh ahlinyaTidak ada pengaturan terhadap arus hori-zontal dan tidak ada penanggung jawab tunggalOrganisasi dengan struktur fungsional yang kemudian menangani suatu proyek

OPKVarian dari OPF tapi lebih maju karena lebih ter-koordinirKoordinator proyekPekerjaan proyek lebih terkoordinirKepemimpinan tidak efektif s.d.a

OPMiOrganisiai dimana proyek terpisah dan sejajar dengan divisi pada perusahaanPimpinan ProyekLebih egektif karena memiliki otoritas yang tinggiMahal dan tidak efisienProyek dengan efektivitas tinggi

OPMMerupakan gabungan daro OPMi dan OPFTanggung jawab proyek ada pada Pimpro, tapi keputusan tentang pekerjaan dan personil ada pada bagian fungsional.Dengan tanggung jawab tunggal maka kepentingan proyek terjaga, spesialisasi tetap terjaga, dan lebih efisienStruktur organisasi kompleks, banyak organisasi peserta dan pendukung, arus kegiatan multi arahProyek dengan efisiensi tinggi

3.3 MENYUSUN TIM PROYEK

Tim Proyek:

Semua pihak yang secara aktif ikut menangani penyelenggaraan proyek.

Tim inti dan organisasi fungsional pendukung proyek yang dipimpin secara vertikal oleh manajer fungsional dan dikoordinasikan secara horizontal oleh manajer proyek yang bertugas mengurus dan bertanggung jawab atas pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan di kantor pusat proyek.

Tim Inti Proyek: Organisasi yang dibentuk khusus untuk secara penuh

bertugas menyelenggarakan pekerjaan proyek yang dipimpin oleh manajer/ pimpinan proyek.

Fungsi Tim Inti:

Memadukan kegiatan-kegiatan proyek, baik kegiatan oleh bidang fungsional perusahaan ybs atau oleh sub-kontraktor dan rekanan.

Melakukan komunikasi dan sumber informasi ke dalam perusahaan ybs atau ke luar, seperti dengan pihak pemilik proyek dan organisasi operasi.

Sebagai pusat kegiatan perencanaan dan pengendalian dalam aspek biaya, jadual, dan mutu.

Faktor yang menentukan besarnya Tim Inti:

* Besar kecilnya ukuran lingkup kerja proyek

* Kompleksitas kegiatan proyek

* Macam kontrak

* Keinginan tim pemilik

* Faktor geografis dan komunikasi antara lokasi proyek dan kantor pusat

* Adanya kepentingan khusus dari perusahaan

Kriteria yang disarankan (R.D. Archibald, 1976):

Mereka yang berurusan dengan aspek-aspek manajemen di proyek

Mereka yang diperlukan full time sekurang-kurangnya 6 bulan berturut-turut oleh tim inti

Mereka yang sifat pekerjaannya memerlukan selalu dekat berhubungan dengan manajer/pimpinan proyek atau dengan tim inti lain.

Mereka yang tidak dapat diawasi dan dikendalikan dengan baik karena sebab-sebab jarak dan geografis atau pertimbangan-pertimbangan organisasi.

Contoh: Proyek pembangunan industri berukuran sedang dan besar di

negara berkembang dan lokasi terpencil, terdiri dari:

1. Pimpinan/manajer proyek

2. Ahli perencanaan dan pengendalian

3. Manajer teknik

4. Manajer lapangan

5. Manajer konstruksi

6. Ahli pengadaan material dan sub kontrak

7. Ahli keuangan dan akuntansi

8. Kepala administrasi, personalia, dan jasa-jasa

9. Kepala pengawasan dan pengendalian mutu.

Personalia Tim Inti

Kualifikasi Manajer Proyek:

Berorientasi kuat pada pencapaian tujuan

Generalis dan spesialis

Bergairah menghadapi tantangan

Menguasai aspek hubungan antar manusia

Kekuasaan berasal dari keahlian (expert power) dan referent power.

III. PERCEPATAN WAKTU DAN PERUBAHAN ONGKOS PROYEK

TUJUAN:

Mempercepat waktu proyek pada lintasan kritis dengan perubahan ongkos sekecil mungkin.

Ongkos Baru: (Ongkos pada penjadualan sebelumnya) + (Ongkos

penekanan waktu pada lintasan kritis dengan kemiringan

terkecil)

Cc Cn

Kemiringan:

Dn Dc

Dimana:

Cc = Biaya dipercepat

Cn = Biaya normal

Dc = Ongkos dipercepat

Dn = Ongkos normal

CONTOH KASUS

Aktivitas (i,j)NormalDipercepat

DurasiOngkosDurasiOngkos

(1,2)

(1,3)

(2,4)

(2,5)

(3,4)

(4,5)8

4

2

10

5

3100

150

50

100

100

806

2

1

5

1

1200

350

90

400

200

100

Dengan rumus kemiringan:

Cc Cn

Dn Dc

AktivitasKemiringan

(1,2)

(1,3)

(2,4)

(2,5)

(3,4)

(4,5)50

100

40

60

25

10

Compressing Tahap 1: Lintasan Kritis dengan kemiringan terkecil: (1,2)

Jumlah penekanan maksimum: 8-6 = 2 satuan waktu (Crash Limit = CL)

Jumlah penekanan aktivitas kritis hingga titik percepatan (crash point) = min (SF, CL)

= min (1,2)

= 1

Sehingga penjadualan baru sbb:

Durasi proyek keseluruhan yang baru = 17

Ongkos baru = 580 + (18-17) 50 = 630




= min (5,1)

= 1



Ongkos baru = 580 + (17-16) 50 = 680




= min (4,5)

= 4



Ongkos baru = 680 + (16-12) 60 = 920

Compressing Tahap 4: Lintasan Kritis dengan kemiringan terkecil: (2,5) dan (4,5)

Crash Limit (CL) = min [(2,5), (4,5)]

= min [(6-5), (3-1)]

= 1

SF limit = min [(2,5), (4,5)]

= min (0,0)


= min (0,1)

= 1



Ongkos baru = 920 + (12-11) (60+10) = 990

Karena lintasan keritis tetap (1,2,5) dan (1,3,4,5) dan crash time telah tercapai, maka waktu tidak dapat dikurangi lagi.

IV PENGENDALIAN PROYEK

PENGENDALIAN PROYEK adalah proses memantau, mengkaji dan

mengadakan koreksi dan membimbing agar

kegiatan proyek menuju ke arah sasaran yang

telah ditentukan.

PROSES PENGENDALIAN PROYEK:

1. Menentukan sasaran yang diinginkan

2. Menentukan standar dan kriteria sebagai patokan dalam rangka mencapai sasaran

3. Merancang/menyusun sistem informasi, pemantauan dan pelaporan hasil pelaksanaan pekerjaan

4. Mengkaji dan menganalisis hasil pekerjaan terhadap standar, kriteria, dan sasaran yang telah ditentukan

5. Mengadakan tindakan perbaikan

METODA PENGENDALIAN PROYEK:

1. Identifikasi varian

2. Grafik S

3. Konsep nilai hasil

4. Analisis kecenderungan dan perkiraan

5. Milestone

6. Rekayasa Nilai

PENGENDALIAN MUTU PROYEK:

1. Pengecekan dan Pengkajian;

- Dengan gambar, alat, maket/model dan perhitungan

- Untuk mengetahui bawa kriteria, spesifikasi, dan standar telah

dipenuhi

2. Pemeriksaan/inspeksi dan uji kemampuan peralatan;

- Sewaktu menerima material, selama proses pabrikasi, instalasi, dan

pemeriksaan akhir

3. Pengujian dan Pengambilan contoh;

Menguji apakah material telah memenuhi kriteria yang ditentukan. Contoh: Test destruktif / non destruktif dari obyek.

SOAL QUIZ MK. MANAJEMEN PROYEK

1. Jelaskan secara singkat definisi, tujuan, dan manfaat pengelolaan Proyek.

2. Jelaskan 3 hal yang perlu direncanakan dalam suatu proyek

3. Dari suatu proyek diperoleh data-data sebagai berikut:

AktivitasAktivitas PendahuluDurasi (mgg)

A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K-

-

-

A

A

B

C

B,F

E,F

C,G

H1

2

3

4

5

6

5

4

3

2

1

Tugas: Buat network untuk data di atas dan tentukan lintasan kritis-

nya.

UNIVERSITAS GUNADARMA

SK No.92/Dikti/Kep/1996

Fakultas Ilmu Komputer, Teknologi Industri, Ekonomi,

Teknik Sipil & Perencanaan, Psikologi, SastraSoal Ujian Tengah SemesterMata Kuliah : Manajemen Proyek

Tanggal :

Fakultas : Teknologi Industri

Waktu : 90 menit

Jenjang/Jurusan : Teknik Industri

Dosen : Ir.Rakhma Oktavina, M.T.

Tingkat/Kelas : IV/4 ID 14

Sifat : Buka Buku

Semester : PTA 2004-2005

Jumlah : 3 Soal

Diperbolehkan Menggunakan Kalkulator

1. Instansi atau badan usaha yang non-project oriented yang beroperasi dengan struktur fungsional, suatu ketika mempunyai proyek. Implementasi fisik proyek diserahkan kepada kontarktor sedangkan instansi tersebut sebagai pemilik membentuk tim proyek untuk mementau dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan kontraktor. Berdasarkan ilustrasi terdahulu, lakukan analisis untuk menentukan struktur organisasi yang tepat bagi proyek tersebut.

2. Suatu proyek mempunyai data-data aktivitas sebagai berikut:

Kode AktivitasAktivitas Pendahulu Taksiran waktu Penyelesaian (bulan)

OptimistikUmumPesimistik

A

B

C

D

E

F

G

H

I

J-

-

-

A

B

C

C

D

E,F

G3

1

1

2

2

1

3

1

2

43

2

1

4

4

2

4

5

5

53

3

1

6

12

3

11

9

8

12

a. Buatlah diagram network dan perhitungan waktu untuk data di atas.

b. Tentukan jalur kritis nya.

c. Berapa peluang proyek tersebut dap[at selesai paling lambat 15 bulan?

3. Suatu Proyek mempunyai data-data aktivitas sbb:

Kode AktivitasAktivitas PendahuluWaktu Penyelesaian (bln)Kebutuhan Sumber daya Biaya (jt)

A

B

C

D

E

F

G

H

I

j-

-

-

A

A

B

C

D

E,F

G5

2

2

2

3

3

4

1

4

21

2

3

1

2

3

1

2

2

310

8

6

8

6

9

8

6

8

5

a. Buat diagram network dan perhitungan waktu selengkapnya.

b. Buat Peta Jadua Dasar

c. Buat alokasi tenaga kerja dan biaya berdaasrkan waktu tercepat dan terlambat.

Menentukan tujaun dan sasaran

Merumuskan perencanaan strategi

Menjabarkan perencanaan Operasional:

- Paket kerja/SRK

- Organisasi

- Anggaran

- Jadual

- Tenaga kerja

- Program mutu

Kesimpulan:

- Kegiatan apa yang akan dilakukan

- Bagaimana kegiatan harus dikerjakan

- Siapa yang akan melakukan pekerjaan

- Kapan kegiatan dilakukan

2

1

3

1

2

5

4

3

5

2

4

6

3

7

5

2

6

4

3

2

11112

2

2

4

1

1

4

3

3

6

3

9

8

7

2

1

5

4

a

b c

a

b c

a

b c

a

b c

a

b c

a

b c

a

b c

8

4

2

5

3

10

SF=0

SF=1

SF=5

1

0

0

2

8

8

3

4

10

4

10

15

5

18

18

7

4

2

5

3

10

SF=0

SF=0

SF=5

1

0

0

2

7

7

3

4

9

4

9

14

5

17

17

6

4

2

5

3

10

SF=0

SF=0

SF=4

1

0

0

2

6

6

3

4

8

4

9

13

5

16

16

6

4

2

5

3

6

SF=0

SF=0

SF=0

1

0

0

2

6

6

3

4

4

4

9

9

5

12

12

SF=1

6

4

2

5

3

5

SF=0

SF=0

SF=0

1

0

0

2

6

6

3

4

4

4

9

9

5

11

11

SF=1

Documents

manajemen proyek