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Trabajamos contigo para alcanzar los objetivos estratégicos de tu negocio MANEJO EFICIENTE DEL TIEMPO

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Trabajamos contigo para alcanzar los

objetivos estratégicos de tu negocio

MANEJO EFICIENTE DEL

TIEMPO

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MANEJO EFICIENTE DEL

TIEMPO

" Aprende cómo diferenciar lo importante de lo

menos importante. Mucha gente no sabe hacerlo,

simplemente porque se preocupan de las cosas sin

importancia ”

(Jim Rohn)

“El problema es falta de dirección y enfoque y no la

falta de tiempo. Todos tenemos 24 horas en el día”

(Zig Ziglar)

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Desconexión del día a día

Celulares apagados o en silencio

Participación

Diversión

REGLAS DEL JUEGO

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6 años como Asesor y Coach de Negocios, Ingeniero Civil

Eléctrico (Universidad Católica), Executive MBA (Universidad

Católica) y más de 20 años de experiencia en empresas de

tecnología, Emprendedor de negocios, 2 hijas mellizas,

entusiasta ciclista y lector.

Enrique Medina M.

ME PRESENTO…

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¿CUÁL ES LA DECISIÓN MAS IMPORTANTE QUE TOMAS TODOS LOS DÍAS?

En que vas a invertir tu tiempo…

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Ingreso Mensual: $________________

20 días x 8 horas diarias = 160 horas de trabajo en un mes

Valor por hora = Ingreso Mensual / 160 = $______

¿CUANTO VALE TU HORA /

HOMBRE?

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PROBLEMAS MÁS COMUNES EN LA

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

• Cálculo de Tiempos estimados irreales.

• No planificar adecuadamente.

• Tratar de hacer demasiado en un tiempo muy corto.

• No saber decir “NO” a las distracciones externas.

• Confundir prioridades privilegiando cosas de segunda o tercera importancia dejando lo más importante para después.

• Establecer metas diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas.

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PROBLEMAS MÁS COMUNES EN LA

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

• No registrar compromisos y actividades, normalmente atrasados para las reuniones.

• Como no se planifica, dado situaciones de emergencia no hay margen para generar alternativas de soluciones factibles y la posibilidad de seleccionar la vía de acción más efectiva.

• Algunos ejecutivos se oponen al registro y control del tiempo, ya que lo consideran como una amenaza o se sienten inseguros porque nunca lo han intentado.

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VAMPIROS DEL TIEMPO

• “¿Tienes un minuto?” – personas que nos interrumpen a cada rato.

• Sr. Reuniones– Personas que creen que todo se resuelve con reuniones.– ¿Cómo podemos resolver ciertas situaciones siendo mas eficientes con nuestro tiempo?

• Sr. Negativismo – Personas que magnifican todo, todo es un problema, normalmente no

quieren soluciones.

¿Cuáles son tus distractores?

Vampiros del tiempo sólo tienen éxito si se les permites ser su víctima

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¿TENGO EL CONTROL DE MI

TIEMPO?

ZONA PRODUCTIVA

No Urgente

pero

Importante

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Demanda

• Trabajos urgentes para hoy

• Crisis, Problemas apremiantes

• Ir al médico cuando ya no puedo

mas del dolor

• Reparar algo indispensable que

se descompuso por falta de

mantenimiento

Productividad

• Planeación Estratégica y Operativa

• Construir Relaciones e Identificar Nuevas

Oportunidades

• Atender las verdaderas responsabilidades

de los roles que juego en la vida

• Invertir en mi proceso de venta.

• La preparación y el estudio

• Convivir con la familia

Desorden

• Reportes que no dormimos por

entregarlos, y que luego pasan días o

semanas sin revisión

• Reuniones urgentes y después de

estar dos horas vemos que no tiene

ningún provecho

• Cuestiones inmediatas, apremiantes

Distracción

• La ociosidad inútil, el chisme, la pérdida

de tiempo sin sentido

• Algunas llamadas telefónicas

• Internet o Chat sin limites y para fines

personales y sociales

• Aquí nacen los vicios

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¿DÓNDE QUIERES ESTAR?P

rod

uctiv

ida

d

Tie

mp

o C

on

su

mid

o

• Planeación Estratégica y Operativa

• Construir Relaciones e Identificar Nuevas Oportunidades

• Atender las verdaderas responsabilidades de los roles

que juego en la vida

• Invertir en mi proceso de ventas

• La preparación y el estudio

• Convivir con la familia

• Trabajos urgentes para hoy

• Crisis, Problemas apremiantes

• Propuestas, licitaciones pendientes acumuladas

• Ir al médico cuando ya no puedo mas del dolor

• Reparar algo indispensable que se descompuso por falta de

mantención

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¿TENGO EL CONTROL DE MI

TIEMPO?

Metas y Plan de AcciónTus metas deben guiar tus actividades

DelegarDebes entregar a otras personas las actividades de bajo valor.

Se ProactivoEnfócate en las tareas Importantes y no en las Urgentes

Calendarizamaneja tu tiempo con calendarios

Hazte la pregunta Clave todos los días

¿En qué voy a invertir mi tiempo HOY?

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• Específica

• Medible

• Alcanzable

• Realista

• Tiempo y Plazo

SMART

2.- METAS INTELIGENTES

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¿QUÉ ES?…

DELEGAR

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BENEFICIOS DE DELEGAR

1. Más Energía: tendrá mas energía en la medida en que deje de hacer las

tareas que no le gustan o no hace bien.

2. Más Tiempo: tendrá más tiempo para el trabajo energizante que lo apasiona

y para disfrutar de su vida y los frutos de su trabajo.

3. Más Foco: evitara distracciones dejando de hacer trabajos que no debiera

hacer como dueño de su negocio.

4. Más Productividad: en la medida en que este mas enfocado, estará mas

productivo y efectivo, realizando mas cosas en menos tiempo.

5. Menos Stress: cuando logra realizar cosas y realmente esta progresando, su

nivel de felicidad, energía y creatividad aumentara!

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SI ES BENEFICIOSO,

ENTONCES…

Consume demasiado tiempo y esfuerzo

Puedo realizar mejor la tarea

No cuento con las personas adecuadas

No sé cómo hacerlo

¿Porqué hay tanta gente que no delega?

¿Cuál de estas 4 es tu situación?

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DELEGAR

VS

ABDICAR

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LOS 13 PASOS PARA DELEGAR

1. Primero, identifica una tarea o función que desees

Delegar.

2. Documenta la forma correcta de realizar la tarea, paso

a paso, incluyendo los estándares de control de calidad

para cada paso.

3. Selecciona a la persona Adecuada para el trabajo.

4. Delega el trabajo completo a una persona y dale toda

la responsabilidad.

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LOS 13 PASOS PARA DELEGAR

5. Enfócate en los resultados, no en el proceso

6. Delega a través del dialogo.

7. Establece tiempo límite basado en la responsabilidad.

8. Establece fechas para revisión.

9. Ofrece retroalimentación positiva y constructiva.

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LOS 13 PASOS PARA DELEGAR

10. Provee los recursos necesarios.

11. Ofrece guía y consejo sin interferir.

12. No les permitas que te deleguen de regreso el trabajo.

13. Dale todo el crédito y reconocimiento a la persona que

complete el trabajo.

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¿EN QUÉ INVIERTES TU

TIEMPO?

• Haz una lista de las tareas

principales que llevas a cabo

durante un día.

• Calcula de manera aproximada

cuanto tiempo le dedicas a la

semana a cada una.

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Estudio del tiempo

Actividad Lun Mar Mie Jue Vie Total Acción

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

Total

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ESTRATEGIAS PARA EVITAR

INTERRUPCIONES

• Piérdete.– Simplemente sé inaccesible.

• No contestes el teléfono/Celular. – Ten una recepcionista, correo de voz o contestadora.– Crea una cortina de acero de defensa.

• Regula el correo electrónico. – Revísalo después de comer y solo ocúpate de los urgentes, revísalos de

nuevo al final del día. – Rápidamente ocúpate de lo urgente, integrando el resto en tu plan para

el siguiente día.

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ESTRATEGIAS PARA EVITAR

INTERRUPCIONES

• Programa el tiempo– si contestas una llamada entrante establece el tiempo de salida

• Ej: Tengo 5 minutos hasta tener otra llamada o reunión, etc.

• Mantente ocupado y sé obvio al respecto– personas ocupadas son a menudo menos interrumpidas que las

personas no ocupadas.

– cuando eres visible para otros, que te veas ocupado visiblemente

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TÉCNICAS QUE VALE LA PENA

UTILIZAR

1. Domina el teléfono y correo electrónico.

2. Minimiza las reuniones.

3. Practica la puntualidad absoluta.

4. Haz y usa listas y horarios. Listas de “qué hacer”,

listas de personas que llamar, organizadores de

reuniones.

5. Lucha por vincular todo con tus metas

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TÉCNICAS QUE VALE LA PENA

UTILIZAR

6. Bloquea tu tiempo

7. Minimiza actividades no planeadas. Planifica bloques

de 30 minutos – de principio a fin del día .

8. Benefíciate de los tiempos muertos. Escucha

audiolibros y CD’s cuando estés inmerso en el tráfico,

lee artículos instructivos mientras esperas en

oficinas, aeropuertos, etc.

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¿CON QUE TE QUEDAS HOY?

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• Trabajo Grupal (Máximo 6 empresarios).

• Descubrirás cómo desarrollar a tu medida un motor de marketing y

ventas.

• Te entregaremos algunos tips para mejorar tu negocio.

• Valor socio ASEXMA : Sin costo

¿EN QUE CONSISTE?...

Pre-requisito: Contestar y enviar un breve Cuestionario

• Te mostraremos como mejorar los resultados de tu negocio.

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• Dejas tus datos de contacto en Encuesta (Fono, e-mail)

• Te haremos llegar un sencillo cuestionario (e-mail)

“Conociendo tu Negocio”.

• Respondes Cuestionario y lo envías devuelta (e-mail)

• Te confirmamos y reservamos tu cupo

¿CÓMO ME INSCRIBO?...

Asistes, aprendes y rescatas nuevas ideas para

Impulsar tu negocio

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