Manual 046

OCL-VOLUX

Contabilidade

(Verso 1.2)

Setembro de 2013

OCL-VOLUX Copyright OCL 1996-2012 Todos os direitos reservados. Reproduo permitida conforme contrato. 2

Introduo

Esta documentao tem como objetivo auxiliar os usurios do mdulo Contbil na operao

diria de suas funcionalidades. Este mdulo permite ao usurio consolidar as informaes

geradas pelos demais mdulos do OCL-VOLUX, atravs da gerao de remessas contbeis

e emisso dos livros fiscais exigidos pela legislao.

Alm das funes bsicas de um mdulo contbil, para maior flexibilidade das operaes de

conferncia executadas pelos usurios, esto disponveis vrias funcionalidades existentes

nos mdulos Financeiro, Estoque e Fiscal.

O menu principal o mostrado a seguir:

E contempla as funes principais, que so:

Cadastro: onde so feitos os cadastros das principais informaes, tais como:

Plano de Contas, Centros de Resultado, Clientes, Fornecedores, CFOPs, dentre

outros;

Lanamentos/Remessas: Possui as funes que geram os lanamentos

contbeis baseados nos movimentaes nos mdulos Front-desk, Contas a

Pagar/Receber, Estoque e PDVs;

Relatrios: Relatrios fiscais do sistema (Balancetes, Razo Analtico, Livro

Caixa, Dirio, dentre outros).

Tesouraria / Contas a Receber / Contas a Pagar / Front-desk: Conjunto de

janelas e relatrios que do suporte para a operao do sistema contbil no dia

a dia, alm de permitir o controle dos DARFs e suas CPAs.

Manuteno: Funes de digitao do saldo inicial das contas, rotinas de

finalizao do exerccio e arquivos de exportao.


Cadastros

O menu de Cadastros composto pelas principais estruturas que integram os demais

mdulos do OCL-VOLUX com a Contabilidade, alm de informaes Financeiras e

Fiscais. Abaixo as principais estruturas e sua funo no sistema.


Plano de Contas

O Plano de Contas a estrutura utilizada pelo sistema na composio dos lanamentos

contbeis. A janela permite ao usurio, durante a implantao

do sistema, incluir o Plano de Contas que ser utilizado. Tambm utilizada para incluso

de novas contas, sempre que necessrio, no Plano de Contas existente.

composta de duas partes: Pesquisa e Detalhes. A Pesquisa permite ao usurio verificar as

contas existentes no Plano de Contas, filtrando a informao pela descrio ou pelo

hierrquico da conta. Os Detalhes permitem verificar informaes relativas conta

selecionada, bem como as informaes exigidas pelo SPED-Contbil.

Abaixo a funo de cada cone existente na janela:

Manuteno de Plano de Contas Permite acesso janela de cadastro

simplificado, onde possvel realizar a manuteno do Plano de Contas em

relao s exigncias do SPED-Contbil;

Exportao dos Dados Permite ao usurio exportar os dados cadastrados

para diversos formatos de arquivos;

Inserir Permite incluir novas contas ao Plano de Contas;


Gravar Registra as informaes includas/alteradas;

Excluir Apaga a conta selecionada. O sistema s permitir a incluso se

no houver lanamentos para a conta selecionada;

Imprimir Imprime o Plano de Contas.


Classe Gerencial

As Classes Gerenciais so contas utilizadas pelo sistema para a composio dos relatrios

gerenciais. Elas esto diretamente ligadas ao Plano de Contas e, por este motivo,

obrigatrio informar, no cadastro da Classe Gerencial, a conta correspondente no Plano de

Contas.

O OCL-VOLUX trabalha com duas estruturas, Plano de Contas e Classe Gerencial, para

permitir um maior detalhamento das informaes gerenciais sem comprometer as

informaes contbeis, permitindo a criao do Plano de Contas em conformidade com a

legislao vigente.

Assim como a janela de cadastro do Plano de Contas, a janela de cadastro das Classes

Gerenciais tambm divida em duas partes: Pesquisa e Detalhes.

O cone , existente em Detalhes, trata das amarraes com o Plano de Contas e das

informaes relativas ao EFD PIS e COFINS. atravs da parametrizao definida nessa

janela que o sistema calcular os valores correspondentes ao PIS e COFINS e as contas

contbeis que sero utilizadas na gerao das remessas contbeis.

Alm dos cones de incluso , excluso , impresso e de registro dos dados ,

a janela de Classe Gerencial possui o cone que permite fixar rateios por Centro de

Resultado. O intuito agilizar o processo de Apropriao das Contas a Pagar.


Centro de Resultado

O Centro de Resultado a estrutura utilizada pelo sistema para definir para qual setor, ou

Centro de Custo, as Receitas e Despesas sero contabilizadas. Existem dois tipos de Centro

de Resultado: Centro de Resultado e Pontos de Venda.

O campo , na janela , sinaliza para o sistema quais

Centros de Resultado podem realizar lanamentos e, conseqentemente, gerar receita para

a empresa. O sistema permite duas classificaes e ,

sendo Ponto Venda a classificao que indica a possibilidade de realizar lanamentos.


Alteradores

Alteradores so os lanamentos que geram acrscimo ou decrscimo no valor das Contas a

Receber ou Contas a Pagar do sistema. Apesar de permitir o cadastramento de novos

alteradores, existem os alteradores que so padro do OCL-VOLUX. Estes alteradores

correspondem aos campos existentes na janela do Contas a Receber e Contas a Pagar.

Os valores lanados nos alteradores so apropriados de acordo com a Classe Gerencial e

Centro de Resultado associado a ele. As informaes contidas na janela

impactam diretamente nos lanamentos contbeis, bem como nos relatrios gerenciais

existentes no mdulo Financeiro.

A associao da Classe Gerencial ao Alterador realizada na prpria janela de cadastro,

atravs do campo . Para definir o Centro de Resultado o usurio dever

clicar no cone .


Administradora de Carto de Crdito

Atravs da janela que o usurio vai definir com

quais administradoras a empresa trabalha, bem como os detalhes definidos em contrato

com a administradora: dias de crdito, conta corrente e taxa de administrao.

O primeiro passo cadastrar as administradoras informando para qual o tipo de

operao ela ser utilizada: Dbito, Crdito e Crdito Parcelado.

Os detalhes de contrato sero informados a partir da janela mostrada abaixo. Para

acionar a janela basta clicar no cone .

Atravs desta janela possvel tambm definir a Classe Gerencial de despesa que receber

a apropriao referente taxa cobrada pelas administradoras de carto. Caso o usurio

no preencha esta informao, o sistema acatar a Classe Gerencial definida no cadastro de

Alteradores.

OCL-VOLUX Copyright OCL 1996-2011 Todos os direitos reservados. Reproduo permitida conforme

contrato.

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Cadastro de Clientes

Sero apresentados a seguir os procedimentos para pesquisa, cadastro e excluso

de clientes no OCL-VOLUX.

Adicionalmente, apresentaremos a descrio dos principais campos contidos em

cada uma das guias que compe a janela principal do cadastro de clientes no

sistema. Quando pertinente, descreveremos quais so as informaes relacionadas

ao campo (por exemplo, no caso de cadastro de comisses das agncias, que vo

alimentar os relatrios de contas a pagar e os relatrios gerenciais do cliente).


contrato.

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Pesquisa de Cliente

Para evitar duplicidade de cadastro, antes de incluir um novo cliente, importante

que seja feita uma pesquisa no banco de dados para verificar se o cliente j foi

anteriormente cadastrado. A janela de consulta e cadastro de clientes est

disponvel em todos os mdulos do sistema e pode ser acessada pela tecla de

atalho .

Para iniciar uma pesquisa ou incluso de cliente basta digitar ?? e pressionar o

boto de pesquisa.

Neste instante, o sistema apresenta a tela abaixo que proporciona algumas formas

de pesquisa: por nome, sobrenome ou CNPJ/CPF.

Alm desta tela de pesquisa, o sistema OCL-VOLUX possui a opo de pesquisa

rpida utilizando o caractere "%", na tela inicial de consulta.


contrato.

12

Esse smbolo indica "qualquer letra ou nmero a partir deste ponto". Assim, caso

desejemos procurar os clientes com o sobrenome "Moraes" e que tenham o "J"

como a primeira letra do nome, pode-se digitar:

Uma vez digitado o nome deve-se pressionar o boto de procura (representado

pela lupa) e o sistema trar todos os clientes que tiverem seus nomes dentro do

padro estipulado. O nmero de clientes recuperado mostrado no retngulo

existente direita dos botes.

A lista de nomes recuperada pode ser vista teclando-se o sistema mostrar

os clientes localizados para a sua pesquisa.

Outras Formas de Pesquisa:

Posicionando o cursor na primeira posio do campo principal da tela inicial de

consulta, diversas formas de pesquisa podem ser feitas:

Pelo CPF/CNPJ do cliente: basta digitar o numero do CPF ou CNPJ do cliente e

pressionar o botao de pesquisa. O CPF/CNPJ devem ser digitados sem os pontos,

barras ou traos.

Pelo Cdigo do cliente: mesmo procedimento anterior.

Pelo cdigo Fidelidade do cliente: Digitar a letra F seguida do cdigo de

fidelidade (Exemplo: F1235)

Pelo numero do Telefone do cliente: Digitar a letra T seguida do nmero de

telefone (sem o DDD) (Exemplo: T32412828). possivel nesse caso digitar uma

parte do numero de telefone, seguido do caractere de pesquisa especial %


contrato.

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Pesquisa pela Matrcula: para efetuar a pesquisa pelo campo de documento,

quando o tipo escolhido for MATRICULA, basta seguir o exemplo abaixo (colocando

o caractere # para efetuar a pesquisa):

Neste caso, o sistema vai pesquisar todos os clientes que possuem a matrcula

comeando pelos nmeros 123456. Note que para essa pesquisa, o sistema

acrescenta a cada nome da lista encontrada o nmero da matrcula para facilitar o

processo de identificao.

Vale lembrar que a matrcula do cliente cadastrada a partir dos campos TIPO

DOCUMENTO e NUM DOCUMENTO, conforme mostrado abaixo:


contrato.

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Incluso de Cliente

Para realizar a insero de um cliente, dever ser feita a pesquisa ou digitao do

nome do cliente e pressionado o boto de pesquisa. Somente se o cliente digitado

no for encontrado na base de dados do hotel, que o boto de insero ficar

habilitado.

Na opo de pesquisa onde digitado o texto ?? no campo Cliente tambm temos

a opo de inserir novo cadastro.

O sistema mostrar a janela abaixo e os dados cadastrais do cliente podero ser

informados.

Nesta janela, as informaes so organizadas em guias. So elas:


contrato.

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1. Informaes Bsicas Nome, sobrenome, CPF, Endereo, Nacionalidade,

Idioma, status, qtde ocupaes, data da ltima estada, etc.

2. Informaes Adicionais Janela disponvel para clientes cadastrados com

campo diferente de Temporrio. Esta guia importante para o

Departamento Financeiro, pois contm o endereo de cobrana do cliente que

utilizado na impresso de boletas e etiquetas a partir da janela Gerncia de

Contas a Receber. Uma rotina fcil para preench-lo, igualando-o ao endereo

residencial/comercial, pode ser acionada clicando no cone existente na guia

ao lado do cone . Nesta janela possvel solicitar

anlise de crdito para faturamento da reserva. Ferramenta descrita no anexo I

deste manual.

3. Preferncias/Restries - Informaes disponveis para clientes cadastrados com

campo Status diferente de Temporrio. Sero visualizadas em todos os pontos

de venda e listas de check-in para maior personalizao do atendimento ao

cliente;

4. Ocupaes do Hspede - Contendo para cada uma: data/hora do check-in e

check-out, apartamento ocupado, diria lanada, tarifa utilizada, responsveis

pelo pagamento das contas;

5. Reservas feitas pelo Cliente / Produtividade - Room-nights produzidas pelas

reservas do cliente;

6. Tarifas Visualiza as tarifas associadas a este cliente e permite associar novas

tarifas vigentes;

7. Eventos - Podem ser aqueles realizados pelo cliente ou em que o cliente apenas

participou;


contrato.

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8. Fidelidade - Mostra a participao do cliente no plano de fidelidade do hotel, as

pontuaes geradas e j utilizadas;

9. Familiares - Permite que seja criado o relacionamento entre um determinado

cliente e seus familiares no sistema.


contrato.

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Histrico/Atividade

Registra no sistema qualquer interao Hotel X cliente. Esta informao ser

utilizada para cadastro em vrios mdulos do OCL-VOLUX para futuras pesquisas

gerenciais. Exemplo: Visita ao cliente, Sales Britz, Vinda ao Hotel, Ps Venda,

envio de tarifrio, etc.

As atividades podem ser registras para:

Cliente Quando se refere a uma atividade geral.

Contato Atividades que envolvem um contato do cliente.

Booking Atividades inerentes para acompanhamento do

evento.

Para inserir uma nova atividade, na Guia clique em novo e ir ser

visualizada a janela abaixo:

Para qual usurio ser criada a atividade.

Qual ser a atividade cadastrada (Os itens

deste campo so criados no modulo Gerncia de MKT/Vendas).


contrato.

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Quando a atividade criada atravs de um

evento o sistema insere o nmero do booking automtico.

Indica se o sistema ir visualizar a atividade

automaticamente para o Usurio no momento do login. A atividade

visualizada a partir da data agendada para a sua execuo e tambm

pode ser acessada atravs do CTRL L. Nesta janela as atividades em

atraso so visualizadas em vermelho.

Informa se a atividade ser visualizada por outros usurios

atravs do CTRL+ L na guia .

Data prevista para execuo da atividade.

Data da execuo da atividade. Para agilizar, este

campo preenchido automaticamente quando o usurio clica no cone

Marca como concludo o lembrete.

Para excluir uma atividade basta clicar na borracha. Somente o usurio

que criou a atividade tem permisso para exclu-la.

Relatrios de atividades Os relatrios das atividades podem ser

gerados pelos mdulos:

a. Gerncia MKT/Vendas Relatrios/Consultas Atividades

Por Representante no Perodo.

b. Gerncia de Eventos - Relatrios/Consultas Eventos

Atividades Por Representante no Perodo (CTRL+A)


contrato.

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No Mdulo Financeiro, as seguintes opes esto disponveis na janela do cadastro

do Cliente CTRL+C:

Info Financ Guia disponvel para acesso e alterao somente pelos

mdulos Financeiro, Fiscal e Contbil. Importantes para a rea financeira, a

guia de Informaes Financeiras permite consultar o CPF/CNPJ e controlar o

faturamento do cliente. A fim de auxiliar na anlise de aprovao de

faturamento, possvel consultar, atravs do boto de lupa, se o CNPJ/CPF do

cliente selecionado possui algum cheque devolvido no hotel ou se ele est no

cadastro dos sistemas de consulta de CNPJ/CPF de empresas comerciais que

possuem integrao com o OCL-VOLUX. O faturamento do cliente pode ser

controlado atravs das informaes de faturamento, determinando se est

autorizado, pendente ou no autorizado, do valor limite e dos dias de crdito

concedidos. A data de validade do faturamento calculada automaticamente

considerando-se a data corrente mais o nmero de dias de crdito informado.

Essas informaes relativas a faturamento so determinantes na autorizao

de faturamento e no total de crdito concedido durante o cadastro de uma

reserva a ser faturada. O campo 'Dias para Faturamento' utilizado para o

clculo do vencimento das contas a receber geradas a partir de notas fiscais

faturadas para o cliente.

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Hist. Financ - Disponvel para acesso e alterao somente pelos mdulos Financeiro,

Fiscal e Contbil. Auxilia concesso de crdito, o sistema mostra, atravs da guia de

Histrico Financeiro, as contas em aberto e as j baixadas do cliente selecionado, e os

detalhes de cada uma delas atravs de um duplo clique na linha que estiver

selecionada.


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Informaes principais para Pessoa Fsica

1. - No caso de clientes pessoa fsica, quando a nacionalidade for

brasileira, o sistema exige o CPF na impresso das notas fiscais.

2. - No caso dos hspedes estrangeiros, segundo orientao do Fisco

Federal e, conseqentemente, do Municipal, deve ser utilizado o nome do pas e

no a cidade onde o hspede reside.

3. - No caso dos hspedes estrangeiros esse campo no pode ser preenchido.

4. - No caso dos hspedes estrangeiros esse campo no pode ser preenchido.

5. - (Masculino, Feminino) Permite ao sistema sinalizar a alocao de

hspedes do mesmo sexo em quartos com apenas cama de casal.

6. - (Sim / No) Permite ao sistema sinalizar, dentro da janela de

rooming-list, a alocao de hspedes fumantes em apartamentos no fumantes;

7. - (Sim / No) Por ocasio do check-out permite verificar se para o

hspede em questo pode ser dado o voto de confiana ou no (utilizado em

conjunto com os comandos VC ou "VS" nos pontos de venda);

8. - Quando o hspede for uma criana cuja idade indica que ser cobrado

um valor de diria, o sistema lana automaticamente o valor correspondente

diria para CHD definida no cadastro de tarifas no Mdulo Gerncia de Vendas;

9. - (Temporrio, Comum, VIP, Residente, e outras classificaes definidas

pelo hotel) Permite ao hotel estabelecer polticas diversificadas de atendimento.

Apenas o cliente "temporrio" no possui as chamadas "informaes adicionais";

10. - (portugus, ingls e outros idiomas definidos pelo hotel) Em funo do

tipo de PABX que o hotel possui, caso exista uma interface com o OCL-VOLUX, as

mensagens de boas vindas e de despertar podem ser comandadas no idioma aqui

cadastrado;

11. - Caso sejam cadastradas informaes neste campo, ao efetuar

uma reserva para este cliente, sero visualizadas para o usurio as informaes


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contidas neste campo nas janelas de Cadastro de Rooming-list e Check-in de

Reservas.

12. - Forma de tratamento a ser utilizada pelo sistema quando da

criao dos DOCs.


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Informaes principais para Pessoa Jurdica

Na Guia de Informaes Bsicas:

1. - (cadastrado de acordo com o desejo do hotel) Permite ao hotel

segmentar seus clientes e alimenta os relatrios do tipo "Perfil de Reservas"

detalhem a origem das reservas conforme as categorias cadastradas pelo hotel. As

categorias so cadastradas atravs do mdulo de Gerncia de Vendas. Podem ser

Particular, Agncia, Empresa, Operadora, Promotor ou Representante.

Normalmente, o "Particular" utilizado apenas para as pessoas fsicas (hspedes).

2. Conta Principal - Este campo responsvel por definir se o cliente

em questo uma conta principal ou no. No caso em que o cliente no for conta

principal, deve ser definido na guia de Informaes Adicionais qual o cliente que

representa a conta principal;

3. - No caso de clientes pessoa jurdica, quando a

classificao for diferente de ESTRANGEIRA, o sistema exige o CNPJ na impresso

das notas fiscais.

Na Guia de Informaes Adicionais:

1. Informa ao sistema qual o executivo de vendas

responsvel por esse cliente. Durante a criao de uma reserva, o usurio aqui

definido copiado para o campo de mesmo nome existente na janela de cadastro

de reservas.

No caso do relatrio de produtividade de um executivo de vendas, com base em

sua CARTEIRA, a partir deste campo que o relatrio construdo.

2. - Define quais os percentuais de comisso a serem pagos

para o cliente. Este campo preenchido automaticamente pelo sistema, a partir de

um parmetro existente no Modulo de MKT/Clientes, quando tipo do cliente for

AGENCIA ou REPRESENTANTE e tenha um CNPJ vlido.

3. - O cliente cadastrado neste campo ter o

seu CNPJ utilizado na gerao das notas fiscais quando o cliente no tiver CNPJ


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cadastrado. De maneira similar, o cliente conta principal ser aquele que receber

as comisses geradas pelo sistema quando o cliente atual no possuir CNPJ ou

percentuais de comisso.

4. - Endereo a ser utilizado pelo sistema para impresso

dos documentos de cobrana (fatura).

5. - Informao utilizada pelos relatrios disponveis na Modulo de

MKT/Clientes, permitindo o sistema agrupar as informaes dos clientes em funo

dos roteiros de visita utilizados pelos executivos de venda.

Na Guia de Tarifas:

1- Permite associar tarifas vigentes ao cliente.


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Na Guia de Informaes Financeiras:

Informaes para Faturamento

1. - Permite definir se ser possvel faturar para o cliente (Sim/No). O

valor Pendente indica que a autorizao de faturamento venceu, o sistema

passou-a de Sim para Pendente ao executar as rotinas de auditoria e o usurio

dever revalidar esta autorizao.

2. - Valor total das contas a receber que o sistema permitir que fiquem

em aberto antes de bloquear a venda faturada.

3. - Nmero de dias da validade de faturamento. Uma vez

ultrapassado esse nmero de dias, o sistema marca como Pendente sua

autorizao de faturamento. A data base para clculo a existente no campo

Data Aut.

4. - Data base utilizada para clculo da validade da autorizao de

faturamento. Esse valor alterado em funo da modificao do campo .

5. - Para clientes que no possuem nota fiscal eletrnica de

servios, esse campo informa ao sistema se, ao imprimir a nota fiscal para o

cliente, os itens sero agrupados ou no.

6. - Se definido o parmetro por conta da instalao do

sistema, esses campos indicam qual foi a maior data e quantos dias de atraso o

cliente levou para quitar sua fatura em atraso.

7. - Indica o nmero de dias que o sistema ir considerar aps a emisso

da nota para gerar a cobrana de faturamento.

8. - Para clientes que efetuam o faturamento em dois perodos

fixos no ms, indica quais os dias o sistema utilizar para criar as faturas na

composio do contas a receber.

Retenes na Fonte e Repasse


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Indicam para esse cliente se haver reteno ou repasse dos impostos durante a

criao das notas fiscais/contas a receber. O campo que indica se haver reteno de

ISS obrigatrio, caso o endereo do cliente seja a mesma cidade do hotel.

Comissionamento

1. - Permite informar o percentual de comisso para o cliente

quando ele for cadastrado como origem de uma reserva.

2. - Permite informar o percentual de comisso para o

cliente quando ele for cadastrado como solicitante de uma reserva.

3. (Sim/No) - Permite informar se a comisso gerada para esse

cliente ser descontada no boleto ou no.

Informaes para Cobrana/Faturamento:

1. (Cobrana Bancria / Em Carteira / Deposito

Bancrio): Indica qual a forma de cobrana a ser utilizada para este cliente. Esta

informao impressa na Fatura gerada para o cliente.

2. - Endereo eletrnico a ser utilizado no envio das

cobranas para o cliente.

3. - Instrues que devero ser observadas pelos clientes

e que sero impressas na capa de fatura gerada pelo sistema a partir do Modulo

de Contas a Receber.

4. - Instrues que devero ser observadas pelos

usurios do sistema no momento da impresso das notas fiscais no momento do

check-out. Estas informaes so apresentadas na janela de check-out.


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Excluso de Cliente

Um cliente cadastrado no OCL-VOLUX pode ser excludo desde que no tenha

nenhuma reserva, ocupao (hospedagem efetivada) ou nota fiscal emitida em seu

nome.

Existe a opo de se colocar o cliente como inativo caso seu cadastro no v ser

mais utilizado e ele no possa ser excludo por alguma das razes mencionadas

acima.

Manuteno de Cliente Ctrl+Shift+C

1. Clientes - Homnimos e Similares e Data cadastro/Alterao- Nesta opo

pode ser efetuada uma pesquisa por nome/sobrenome ou razo social e o sistema

visualize a data que o cliente foi cadastrado, o nmero de vezes que se hospedou no

hotel, alm de endereo, telefone de contato e e-mail.

2. Pesquisas Podem ser efetuadas vrias formas de pesquisa.

Para acessar o cadastro do cliente bata clicar duas vezes no cliente selecionado.

Para excluir um cliente da pesquisa clique na borrachinha


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Fornecedores

Para incluir uma conta a pagar necessrio que o fornecedor esteja cadastrado no

sistema. A janela de Cadastro dos Fornecedores permite que os usurios pesquisem e

cadastrem fornecedores.

A mesma janela est disponvel nos mdulos Compras/Almoxarifado, Fiscal e Contbil.

Como a janela nica para todos os mdulos do OCL-VOLUX, os fornecedores

cadastrados atravs de qualquer um desses mdulos ficam disponveis para

consulta/alterao dos dados nos demais mdulos.

Considerando que alguns clientes, no caso as Agncias e Operadoras, so tratados

tambm como Fornecedores, em virtude do pagamento de Comisses, o sistema inclui

automaticamente esses clientes no cadastro de Fornecedores. Para isso, o usurio deve

informar, no cadastro de cliente, que esses clientes so do tipo Agncia ou Operadora.

Existe tambm a opo de incluso dos Bancos, de forma automtica, no cadastro de

fornecedores. O cone , existente na janela de Cadastro da Contas Correntes,

transforma automaticamente o banco associado a conta corrente em Fornecedor. Essa

funo permite que as Despesas Bancrias cadastradas sejam associadas a um

determinado fornecedor, e no ao Fornecedor No-Informado.


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Amarraes Contbeis

Alm da Classe Gerencial, existem outras janelas que impactam diretamente na Remessas

Contbeis por possurem amarraes com o Plano de Contas. O cone indica que a

janela possui integrao com a Contabilidade. Abaixo a relao de janelas que possuem

integrao:

Cadastro de Fornecedor (Mdulo Contbil Cadastro Fornecedores ou CTRL-

F) Permite informar qual a conta contbil de Fornecedores (Passivo),

antecipao de fornecedores (Ativo) e Permuta (Ativo) ser associada ao

Fornecedor.

Cadastro de Cliente (Mdulo Contbil Cadastro Cliente ou CTRL-C)

Permite informar qual a conta contbil de Clientes (Ativo), antecipao de

clientes (Passivo) e Permuta (Ativo) ser associada ao cliente.

Alteradores (Mdulo Contbil Cadastro Alteradores) A integrao com a

contabilidade feita com base na Classe Gerencial e Centro de Resultado

associados ao alterador.

Cadastro Contas Correntes (Mdulo Contbil Cadastro Financeiro

Contas Correntes) O campo define a conta contbil que

receber a contabilizao dos lanamentos realizados na conta corrente/caixa.

Cadastro Administradora de Carto (Mdulo Contbil Cadastro Financeiro

Adm Carto) A contabilizao dos lanamentos ser realizada na conta

contbil definida no cadastro do cliente (CTRL-C), uma vez que as

Administradoras de Carto recebem o mesmo tratamento dos clientes do OCL-

VOLUX.

Parmetros (Mdulo Contbil Lanamentos/Remessas Gerao de

Remessas Parmetros) Definio dos parmetros que sero utilizados pelo

OCL-VOLUX na gerao das remessas. A maioria dos parmetros define as

contas utilizadas para a contabilizao dos impostos.

Cadastro de Item de Estoque (Mdulo Compras/Almoxarifado Cadastro

Item) a nica parametrizao que no pode ser visualizada pelo mdulo


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Contbil. Para verificar as amarraes dos itens de estoque, o usurio dever

acessa o mdulo de Compras/Almoxarifado. Para cada item cadastro no

sistema o usurio deve informar a conta de Estoque (Ativo) e de CMV

(Custo/Despesa) correspondente.

No caso do cadastro de Cliente e Fornecedores, o OCL-VOLUX considerar as contas

definidas nos parmetros contbeis como contas padro. Caso a empresa trabalhe com

contas especificas para fornecedores e clientes, o usurio dever acessar o cadastro de

cliente ou fornecedor e alterar a informao.


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DRE Demonstrao do Resultado do Exerccio

O OCL-VOLUX Contbil permite que os usurios criem Tipos e Modelos diferentes de DRE

para a gerao do relatrio. Esta funcionalidade est disponvel atravs do menu Cadastro

DRE, existente somente no mdulo Contbil:

Abaixo a explicao de cada uma das funes contidas no menu.


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Tipo de DRE

O primeiro passo para a gerao da DRE a criao do Tipo de DRE. Visando atender tanto

a legislao vigente quanto os setores envolvidos na gesto do empreendimento, o sistema

permite o cadastramento de diferentes Tipos de DRE. O cadastro dos Tipos de DRE est

disponvel atravs do menu Cadastro DRE Tipo DRE.

Uma vez cadastrados os Tipos de DRE, o prximo passo o cadastramento do modelo de

DRE.


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Modelo de DRE

O cadastramento do Modelo da DRE realizado atravs do menu Cadastro DRE Cria

Modelo DRE.

Para cada clula cadastrada o usurio deve informar o Tipo de DRE correspondente bem

como o formato (Coluna ou Texto Fixo), o tipo (Sinttico/Analtico), o Sinal (+, - ou =) e se

a clula aparecer em Negrito (Sim ou No). A associao com o Plano de Contas feita a

partir do cone .


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Gera DRE

Criado o modelo de DRE, o prximo passo gerar o relatrio. Para isso, basta acessar o

menu Cadastro DRE Gera DRE

Para criar a DRE, informe os parmetros solicitados na janela e clicar no cone . O

sistema carregar os dados automaticamente. Lembrando que os totais so apurados com

base nas remessas geradas. Caso as remessas no existam remessas geradas para o ms e

ano informado, os dados aparecero zerados. O procedimento de gerao de remessas est

explicado no item 4.1.

O sistema permite que o usurio altere a descrio das clulas. No entanto, a alterao

realizada valida apenas para o ms e ano informado na janela e no afeta as DREs

geradas. Para que a alterao seja valida para todas as DREs, o usurio deve alterar a

informao no modelo.

Para registrar a DRE no sistema, o usurio deve clicar no cone .


35

Emisso do Relatrio

Aps a gerao da DRE, o usurio poder emitir o relatrio atravs do menu Relatrios

DRE. Atravs deste menu o usurio pode agrupar os dados vrias empresas, bem como

emitir a DRE considerando perodos mensais.

A emisso do relatrio est condicionada a gerao da DRE. necessrio que o usurio

realize primeiro o procedimento mencionado no item 6.3. Caso contrrio, o sistema no

permitir a emisso do relatrio.

O mesmo procedimento valido para o agrupamento de dados de vrias empresas. Nesse

caso, tanto o Tipo quanto o Modelo de DRE dever ser igual para todas as empresas. Alm

disso, o usurio dever criar cada DRE separadamente e agrupar os dados na emisso do

relatrio.


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Planilha Oramentria

possvel inserir Planilha Oramentria para as contas de Receitas e Despesas do Plano de

Contas. O sistema far a comparao entre os valores orados com os valores realizados,

apresentando a diferena. Alm disso, informaes como o percentual de variao entre o

Orado e Realizado e o comparativo do ano anterior sero mostrados na tela.

O valor mostrado na coluna o valor informado pelo o usurio no

cadastramento da planilha e o mostrado na coluna o apurado atravs da

gerao das Remessas Contbeis.

Caso o usurio queira verificar os lanamentos que compem o Oramento Realizado, basta

dar um duplo clique na conta e o Razo Analtico ser mostrado:

As atuais permisses de acesso do mdulo Contbil permitem realizar qualquer alterao de

registros na Planilha Oramentria. Alm disso, criamos uma nova permisso de acesso,

ORC_USU, que permite ao usurio apenas consultar a planilha de oramento, e apenas das

contas em que ele o GESTOR.

Lembramos que o gestor definido no cadastro da conta contbil em Cadastro Plano de

Contas.


37

Remessas Contbeis

Como o OCL-VOLUX pode operar como um integrador para outros sistemas contbeis,

quando o cliente opta por no adquirir o mdulo Contbil, a sistemtica de funcionamento

para a gerao dos lanamentos contbeis baseada na gerao de remessas (ou lotes).


38

Lanamentos Manuais

Alm dos lanamentos gerados pelo sistema, o usurio pode digitar lanamentos de forma

manual dentro de qualquer remessa (que nesse caso ficaro na cor verde) ou atravs da

opo especfica para esse fim, disponvel no menu Lanamentos/Remessas Lanamentos

().

Nesse caso, o sistema permitir a digitao apenas para os meses que passaram pelo

Encerramento Mensal.

A remessa criada atravs desta janela chamada de Remessa de Ajuste.


39

Gerao das Remessas

A partir de uma nica janela, o usurio pode gerar diversos tipos de remessas, cada qual

abrangendo uma determinada rea:

Antecipaes Contabilizao das antecipaes de cliente em dois momentos:

Lanamento da Antecipao (lanamento da Conta a receber) e utilizao do

antecipado (emisso da nota fiscal). Os valores referente a antecipao de

recebimento Em Carteira so contabilizados atravs da remessa de

Recebimentos. Sendo assim, somente os valores recebidos antecipadamente

nas formas Carto de Crdito ou Faturado fazem parte desta remessa.

Cheques Devolvidos Contabilizao dos Cheques includos no Cadastro de

Cheques Devolvidos do sistema e dos Cheques Recebidos, quando o usurio

sinaliza o recebimento atravs da janela de Cobrana Externa. As duas janelas

esto disponveis atravs do mdulo Financeiro. A conferncia dos lanamentos

contbeis feita atravs de dois relatrios existentes no mdulo Financeiro do

OCL-VOLUX.

Entradas de Almoxarifado Contabilizao das entradas de mercadorias

realizadas pelo mdulo Compras/Almoxarifado.

Sada de Mercadorias Contabilizao das movimentaes de Sada de

mercadorias e Acerto de inventrio realizadas atravs do mdulo de

Compras/Almoxarifado. As movimentaes referentes Devoluo e

Transferncia de Mercadorias tambm so contabilizadas nesta remessa.

Pagamentos Contabilizao do Lanamento e Baixa das Contas a Pagar

includas no sistema.

Recebimentos Contabilizao do Lanamento e Baixa das Contas a Receber

includas no sistema.

Transf/Despesas Bancrias Contabilizao das transferncias entre contas

realizadas atravs da janela de Movimentao Bancria (F6) do mdulo

Financeiro. Tambm so contabilizadas nesta remessas as Despesas Bancrias


40

lanadas atravs da janela de Pequenas Despesas (CTRL-Q) do mdulo

Financeiro.

Vendas Contabilizao das notas fiscais, cupons fiscais e comprovantes de

servio emitidos pelo sistema. A remessa contabiliza tambm os impostos

provenientes da gerao das receitas, desde que previamente parametrizados.

Vendas Estorno Contabilizao das notas fiscais/cupons fiscais excludos das

Contas Especiais (CTRL-E) no mdulo Financeiro.

Em cada uma das opes o sistema gera um conjunto de lanamentos contbeis com base

nos documentos digitados no sistema. A janela que permite a gerao das remessas :

Essa janela dividida em 4 guias:

Remessas

Pesquisas

Remessas com diferenas

Parmetros

Na primeira, escolhendo-se a empresa, o perodo e o tipo de remessa, possvel gerar os

lanamentos contbeis de cada tipo de movimentao existente.


41

Caso seja necessrio realizar alguma pesquisa especfica, tais como, lanamentos com um

determinado valor, lanamentos em uma determinada conta ou centro de resultado, utiliza-

se a guia de pesquisas.

Para identificar erros de valor nos lanamentos, o sistema permite que sejam pesquisadas

as remessas com base no valor total dos lanamentos a crdito e a dbito.

Finalmente, o sistema possui uma srie de parmetros que podem ser alterados atravs da

guia "Parmetros".


42

Gerao da Remessa de Fonte Externa

Segue abaixo o layout de importao: Os campos devem estar separados por ponto e virgula. A figura abaixo mostra o resultado da importao do arquivo que est em anexo.


43

Consultando as Remessas Geradas

As remessas contm todos os lanamentos, de acordo com o tipo de Remessa, no perodo e

empresa especificados.

Aps a gerao de uma remessa, possvel ter acesso aos lanamentos dando-se um clique

duplo sobre a linha desejada ou pressionando-se o boto de pesquisa.

Essa janela mostra os lanamentos contbeis relativos digitao das contas a pagar

durante o perodo selecionado. Com base nos cadastros de cada conta contbil, e o centro

de resultado associado por ocasio da apropriao das CPAs, o sistema gera os lanamentos

acima.

Na parte inferior, ao selecionar uma linha qualquer, o sistema mostra a descrio das

contas a dbito e a crdito do lanamento escolhido, como forma de melhor identificar o

lanamento.

O histrico padro gerado pode ser de duas formas:

gerado automaticamente pelo sistema;

definido pelo usurio a partir do cadastro do histrico e informado no momento

da digitao do documento;

importante ressaltar que se o usurio no digitar nada no campo de histrico por ocasio

do lanamento, o sistema incluir o automtico.


44

Para facilitar o processo de conferncia, caso o usurio clique duas vezes sobre uma

determinada linha, o sistema mostra (no caso das remessas de Recebimentos e

Pagamentos) a conta que originou os lanamentos.


45

Pesquisas

As pesquisas existentes provm uma forma rpida de identificar problemas de digitao e

agilizar a sua correo.

Existem trs formas de pesquisa:

Por valor

Por conta contbil / centro de resultado

Lanctos Manuais no perodo


46

Conferncia da Remessas Geradas

O OCL-VOLUX dispe de relatrios que do suporte ao processo de conferncia das

remessas. Para cada tipo de remessa gerada h um ou mais relatrios que fornecem s

informaes necessrias a conferncia dos lanamentos contbeis.


47

Remessa de Antecipaes

So contabilizados apenas os lanamentos, referente s antecipaes, cuja forma de

recebimento seja diferente de Em Carteira. A remessa divida em dois tipos de

lanamentos na conta de Antecipao de Clientes (Passivo): lanamento (crdito) e

utilizao (debito) do antecipado.

Para conferncia dos crditos na conta de Antecipao de Clientes (Passivo) utiliza-se o

relatrio de Contas a Receber Digitadas. O relatrio que pode ser acessado no prprio

mdulo Contbil, atravs do menu Contas a Receber Relatrios Contas Digitadas.

Na janela de parmetros do relatrio, o usurio deve marcar a opes e

.

Para conferncia dos dbitos, utiliza-se o relatrio de Faturamento Analtico. Este relatrio

tambm pode ser acessado pelo mdulo Contabil, atravs do menu Tesouraria Relatrios

Faturamento Analtico.

Na janela de parmetros do relatrio, o usurio deve optar pela forma de recebimento

e pelo regime de .


48

Remessa de Cheques Devolvidos

A remessa divida em dois tipos de lanamentos: Cheques Devolvidos e Cheques

Devolvidos Recebidos.

A conferncia dos lanamentos contbeis referente aos Cheques Devolvidos feita atravs

a partir do relatrio Lista Geral de Cheques Devolvidos. O relatrio est disponvel, apenas

no mdulo Financeiro, atravs do menu Tesouraria Relatrios Cheques Devolvidos

Lista Geral.

Os lanamentos referentes ao recebimento de cheques devolvidos so conferidos utilizando-

se o relatrio Cheques Devolvidos Recebidos. O relatrio existe apenas no mdulo

Financeiro e est disponvel atravs do menu Tesouraria Relatrios Cheques

Devolvidos Recebidos.


49

Remessa de Entradas de Almoxarifado

A conferncia dos lanamentos contidos na remessa realizada atravs do relatrio de

Entrada de Mercadorias, disponvel no mdulo de Compras/Almoxarifado

Relatrios/Consultas Movimentao Entrada de Mercadorias.

O Registro de Entrada, disponvel no Mdulo Contbil em Relatrios Livro Fiscal

Registro Entrada, tambm pode ser utilizado para a conferncia dos lanamentos.


50

Remessa de Sada de Mercadorias

Os lanamentos contidos nesta remessa so conferidos utilizando-se o relatrio de

Movimentao de Estoque, disponvel no mdulo de Compras/Almoxarifado

Relatrios/Consultas Movimentao Por Almoxarifado (CTRL-M).

Apenas as movimentaes de Sada e Acerto de Inventrio devem ser consideradas neste

relatrio. As opes e devem ser

desconsideradas.

As movimentaes entre Almoxarifados tambm devem ser desconsideradas no processo de

conferncia da remessa. Para tanto, basta clicar na opo SIM quando o sistema fornecer a

seguinte mensagem:


51

Remessa de Pagamentos

A remessa de Pagamentos dividida em dois tipos de contabilizaes: lanamento e baixa

das contas a pagar.

A conferncia das Contas a Pagar lanadas realizada atravs do relatrio de Contas a

Pagar Digitadas, pela Data Contbil. O relatrio est disponvel atravs do menu Contas a

Pagar Relatrios Contas Digitadas.

O usurio deve marcar a opo e desmarcar a opo . O lanamento das Notas Fiscais de

Entrada de Mercadorias contabilizado atravs da remessa de Entradas de Almoxarifado.

A baixa das Contas a Pagar conferida atravs do relatrio de Contas a Pagar Baixadas,

gerado a partir do menu Contas a Pagar Relatrios Pagas por Forma de Pagto/Tipo

Docto.


52

Remessa de Recebimentos

A remessa de recebimentos, assim como a de Pagamentos, tambm dividida em dois tipos

de contabilizaes: o lanamento e a baixa das Contas a Receber. As antecipaes Em

Carteira fazem parte desta remessa.

Os lanamentos so verificados atravs do relatrio de Contas a Receber Digitadas, pela

Data Contbil. O relatrio est disponvel em Contas a Receber Relatrios Contas por

Data Digitao/Contbil.

A baixa das Contas a Receber verificada atravs do relatrio de Contas Recebidas,

disponvel em Contas a Receber Relatrios Recebidas por Forma de Pagto.


53

Remessa de Vendas

A remessa de Vendas dividida em trs partes: Notas Fiscais de Servio (Hospedagem),

Notas Fiscais de Venda/Cupons Fiscais e Impostos.

A conferncia dos lanamentos contbeis feita atravs do relatrio Analtico de

Faturamento das Notas Fiscais/Cupons Fiscais. Os relatrios esto disponveis no mdulo

Contbil, menu Tesouraria Notas Fiscais Servio/Venda Analtico de Faturamento.

No caso dos impostos, a conferencia dos valores referentes ao ICMS e ISS feita atravs

dos relatrios Analtico de Faturamento das Notas Fiscais/Cupons Fiscais. O calculo do PIS e

CONFINS feito com base nas informaes cadastradas na guia existente no

cadastro das Classes Gerenciais.


54

Remessa de Vendas Estorno

A conferncia da remessa feita utilizando-se o relatrio de NFs Excludas das Contas

Especiais, disponvel no mdulo Contbil, menu Relatrios NFs Excludas das Contas

Especiais.

A excluso dos lanamentos transferidos para as Contas Especiais e realizada somente pelo

mdulo Financeiro, menu Front Desk Contas Especiais.


55

Antecipaes em Aberto

O relatrio de Antecipaes em Aberto permite apurar o saldo da conta de antecipao em

uma determinada data.

O relatrio est disponvel atravs do menu Contas a Receber Relatrios Antecipaes

em Aberto.

Existem 3 opes de relatrio:

Apenas CREs no encerradas Mostra somente as Contas a Receber que no foram

encerradas pelo setor financeiro.

Apenas CREs encerradas Mostra somente as Contas a Receber que foram

encerradas pelo setor financeiro.

Todas Mostra todas as Contas a Receber de antecipao que possuem saldo em

aberto.

A rotina de Encerramento do Antecipado sinaliza para o sistema e para o usurio que o

mesmo no ser mais utilizado.


56

Contas a Receber em Aberto

O relatrio de Contas a Receber em Aberto permite apurar o saldo da conta de Clientes

(Faturado e Carto de Crdito) em uma determinada data.

O relatrio est disponvel atravs do menu Contas a Receber Relatrios Em Aberto.


57

Contas a Pagar em Aberto

O relatrio de Contas a Pagar em Aberto permite apurar o saldo da conta de Fornecedores

em uma determinada data.

O relatrio est disponvel atravs do menu Contas a Pagar Relatrios Em Aberto.


58

Notas Fiscais de Venda em Aberto

O relatrio de Notas Fiscais de Venda em Aberto representa todas as notas de venda

emitidas antes de uma determinada data e que no pertenciam a nenhuma nota fiscal de

hospedagem. Ele representa as notas que estavam nas contas dos hspedes ou nas contas

especiais at a data especificada no relatrio.

O relatrio est disponvel apenas no mdulo Financeiro, atravs do menu Front Desk Em

Aberto.


59

Encerramento Mensal

Ao final de cada ms, o OCL-VOLUX exige que seja feito um encerramento mensal para

que os Balancetes sejam emitidos.

Esse encerramento feito atravs da janela abaixo.

Essa ao pode ser executada a qualquer momento e desfeita em seguida. Ficando a

restrio de que os cancelamentos dos encerramentos so feitos sempre na ordem inversa

da qual foram efetuados (Maro Fevereiro Janeiro, por exemplo).

Ao realizar o encerramento, o OCL-VOLUX bloqueia a gerao de remessas no ms

encerrado, bloqueando tambm os lanamentos manuais ou a digitao de quaisquer outros

documentos dentro do perodo contbil em questo. O cancelamento do Encerramento

Mensal bloqueado pelo sistema se o Encerramento do Exerccio e/ou do SPED foi

realizado. Nestes casos, o usurio dever cancelar primeiro o Encerramento do Exerccio

e/ou do SPED antes de cancelar o Encerramento Mensal.

A opo permite que o sistema verifique

divergncias nas remessas antes de realizar o Encerramento Mensal.


60

Relatrios Contbeis

Existem vrios opes de relatrios que auxiliam os usurios nas conferncias, bem como

no cumprimento das exigncias legais.


61

Balancete

O mdulo contbil do OCL-VOLUX possui vrios tipos de balancete, que podem ser obtidos

a partir da janela abaixo.

Em todos os casos, possvel definir qual o grupo desejado ou se o relatrio incluir o

resultado de uma empresa ou de todas aquelas cujos lanamentos foram gerados nessa

mesma base de dados:

Balancete Gera o balancete clssico, composto pelas colunas de Saldo

Anterior, Movimentao e Saldo Atual.

Balancete Dbito/Crdito Permite o desdobramento da coluna de

movimentao, relacionando os totais a dbito e a crdito.

Balancete por Centro de Resultado Permite a visualizao dos lanamentos

de acordo com o Centro de Resultado informado. Nesta opo, o usurio pode

selecionar um ou mais Centros de Resultado.

Balancete Colunado Permite a visualizao do saldo das contas ms a ms,

de acordo com o perodo informado.

Balancete de Encerramento Permite a visualizao dos lanamentos gerados

atravs da rotina de Encerramento do Exerccio.

Caso seja necessrio maior detalhamento das movimentaes de uma determinada conta

ou conjunto de contas, o sistema dispe dos relatrios Razo Analtico e Dirio de

Movimentao.


62

Razo Analtico

O relatrio do tipo "Razo Analtico" obtido a partir da janela de parmetros abaixo.

Nessa janela, o usurio pode escolher um grupo de contas, tal como exemplificado.

Utilizando-se o caractere especial "%", utilizado ao longo de todo o sistema, diversas

combinaes de pesquisas podem ser executadas.

Veja um exemplo (parcial) do relatrio razo:


63

Dirio de Movimentao

O relatrio Dirio relaciona todos os lanamentos contbeis realizados em um determinado

perodo, independente do tipo de remessa.


64

Livro Caixa

O Livro Caixa o relatrio que permite a visualizao de todos os lanamentos realizados

nas Contas Correntes ou Contas Caixa cadastras no OCL-VOLUX:

Ao final do relatrio, o sistema apresenta o total geral de movimentaes (resumo

financeiro) e o resumo geral do razo (resumo contbil), permitindo ao usurio visualizar se

o total de movimentaes foi contabilizado corretamente.


65

Razo Auxiliar de Fornecedores

O Razo Auxiliar de Fornecedores foi criado para agilizar o processo de conciliao da conta

de Fornecedores (Passivo).

Pode ser usado tanto pelos os hotis que optam por criar contas contbeis para cada

fornecedor cadastrado como pelos hotis que trabalham com uma nica conta para todos os

fornecedores.


66

Livros Fiscais

O modulo de Contabilidade permite acesso aos principais Livros Fiscais, que tambm podem

ser emitidos atravs do mdulo Fiscal:

Registro de Entradas

Registro de Sadas

Registro de Inventrio

Livro de Servios Prestados

Livro de Servios Tomados


67

Implantao de Saldos

Para o incio de operao do mdulo Contbil necessrio que, aps o cadastro do plano de

contas e dos centros de resultado, seja feita a implantao dos saldos iniciais das contas

cadastradas.

Para isso, o usurio dever escolher alm do ano e ms base, as contas desejadas e

informar o saldo inicial de cada uma.

Para facilitar a digitao, o sistema mostra, a cada digitao do saldo, os totais das contas

de ativo e de passivo, impossibilitando a implantao dos saldos caso os valores no

estejam iguais.

Ao implantar os saldos, o sistema cria as informaes necessrias para que as remessas

sejam geradas e os lanamentos manuais efetuados.


68

Encerramento do Exerccio

Essa rotina dever ser executada somente aps o encerramento mensal do ltimo ms do

exerccio em curso. Ela permite que o sistema zere as contas de resultado, transportando o

saldo para uma conta do Passivo criada para esse fim.

Essa conta pode ser cadastrada nos parmetros do sistema, ou substituda por uma outra

por ocasio da execuo dessa rotina.

importante ressaltar que, na realidade, ao executar essa rotina, o sistema gera um

lanamento complementar para cada conta de resultado com saldo, tendo como conta a

dbito ou a crdito a conta acima especificada.

Ao final da execuo dessa rotina, o sistema bloqueia quaisquer lanamentos no exerccio

atual e transporta os saldos das contas patrimoniais para o prximo ano, permitindo ento o

incio de um novo ano contbil.

Aps o encerramento, o Balancete de Encerramento e o Balano Patrimonial podero ser

emitidos.


69

SPED Contbil (Verso 1.7 Junho/2013)

Esta documentao tem como objetivo auxiliar os usurios do mdulo Contbil nas

parametrizaes necessrias a exportao dos dados para o SPED Contbil.

Para facilitar a compreenso, dividimos a documentao em trs partes: Cadastros,

Lanamentos e Contabilizaes e Exportao.

A primeira trata dos cadastros e parametrizaes necessrias a gerao do arquivo de

exportao. A segunda apresenta a nova janela de criada

para facilitar a identificao das partidas dos lanamentos e criar uma melhor visualizao

deste relacionamento. A terceira apresenta a rotina de exportao dos dados para o SPED

Contbil.


70

Cadastros

Plano de Contas x Plano de Contas Referencial

Para exportar os dados para o SPED Contbil necessrio que o Plano de Contas existente

seja associado ao Plano de Contas Referencial. Embora para o ano de 2008 no seja exigido

este registro, a partir de 2009 ter que ser feita esta associao.

No mdulo Contbil do OCL-VOLUX, a partir do menu Manuteno SPED Contbil

Plano Conta Referencial, est disponvel a janela de cadastro do Plano de Contas

Referencial. Nela possvel cadastrar as contas contbeis existentes no Plano de Contas

Referencial definido pela Receita Federal.

A OCL j disponibiliza para seus clientes o plano original, cabendo a seus clientes dar a

manuteno neste cadastro na medida em que a Receita Federal liberar novas atualizaes.

O procedimento de cadastro do Plano de Contas Referencial, bem como sua janela de

cadastro, semelhante ao cadastro do Plano de Contas. A associao do Plano de Contas do

OCL-VOLUX ao Plano de Contas Referencial ser feita atravs do novo campo criado no

cadastro do Plano de Contas, conforme mostrado abaixo:


71

Para cada conta contbil existente necessrio associar a conta correspondente no Plano de

Contas Referencial.

Outra informao necessria ao SPED relacionada ao campo Natureza SPED. Para cada

conta, dever ser devidamente preenchido este campo.


72

Cadastro Contador e Representante Legal

necessrio cadastrar, para cada empresa existente no sistema, o contador e o

representante legal. As informaes podem ser cadastradas a partir da janela de Cadastra

Empresa:

Os dados so obtidos a partir do Cadastro de Clientes (CTRL-C), ou seja, tanto o

responsvel legal quanto o contador devem estar cadastrados no OCL-VOLUX. Todas as

informaes devem ser preenchidas e, no caso do CONTADOR, o CRC deve ser informado

nos campos e , conforme mostrado abaixo:


73

Alm destas informaes, necessrio preencher tambm, no cadastro das empresas, os

Dados contidos na seo .

Elas so obrigatrias e, caso no informadas, o PVA (Programa Validador da Receita) no

permitir a importao do arquivo.


74

Cadastros complementares

Alm das informaes anteriores, necessrio entrar nas opes de menu

Manuteno SPED Responsveis Administrao Cadastro

E marcar como SIM quais so as opes.

Para os hotis de verso multi-empresa, deve-se repetir este processo para cada uma das

empresas (hotis) cadastradas em seu banco de dados.


75

Lanamentos e Contabilizaes

Lanamentos e partidas do Lanamento

A partir de agora, todo lanamento do sistema estar associado a um lanamento chamado

de principal. Esta alterao visa facilitar a identificao das partidas dos lanamentos e

criar uma melhor visualizao deste relacionamento.

Para isso, ao invs de mostrarmos o nmero do lanamento na janela de remessas,

passamos a mostrar qual a referncia a que o lanamento pertence. Com isso, formam-se

blocos (ou partidas) de lanamentos.

No caso dos lanamentos gerados pelo sistema atravs da criao das remessas, esta

associao ser feita automaticamente. No caso dos lanamentos manuais, embora tambm

de associao automtica, a insero destes lanamentos mudou.

Ao pressionar o boto de inserir lanamentos na janela de remessa, caso haja um registro

previamente marcado, o sistema entender que este novo lanamento estar a ele

associado, mantendo a referncia do novo igual ao do anteriormente selecionado. No caso

de no haver nenhuma linha selecionada, o sistema abrir uma nova janela, para que o

lanamento manual seja feito, com suas respectivas partidas.

A nova janela a mostrada a seguir:

Onde o boto de cria uma nova linha para uma partida do lanamento original

e o boto inicia um novo lanamento por completo.


76

Manuteno de Lanamentos Existentes no Sistema

Para os lanamentos j existentes no sistema, ou para os casos em que for necessrio

quebrar esta associao por motivos excepcionais, foram criados dois novos botes na

janela de Remessa (e tambm na janela de lanamentos de ajustes ):

O cone desassocia os lanamentos selecionados e o cone faz a associao. O

sistema s permitir a associao dos lanamentos se o total de Dbitos e Crditos for

igual.


77

Janela de Manuteno de Lanamentos (CTRL-M)

Em funo das caractersticas existentes no layout do SPED Contabil, necessrio que os

lanamentos contbeis tenham o tipo de relacionamento descrito nos itens (1.2.1) e

(1.2.2). Assim, para a regularizao dos lanamentos j existentes no sistema, foi criada

uma nova janela.

Manuteno SPED Manuteno de Lanamentos.

Esta janela permite criar a associao entre os lanamentos de uma maneira mais rpida do

que a descrita no item (1.2.2).

Para isso, deve-se selecionar primeiramente o tipo de remessa e o perodo. Uma vez

recuperados os lanamentos necessrio atualizar PRIMEIRAMENTE os lanamentos multi-

dbito/crdito e, em seguida, os de primeira ordem. Veja a janela abaixo, onde os botes

circulados em vermelho executam estas aes.

Os lanamentos que j estiverem de devidamente agrupados, tero o seu nmero de

lanamento mostrado na cor cinza (veja linhas circuladas em verde). Este grupo de

lanamentos possui o mesmo numero de referncia para representar este fato.

Ao pressionar qualquer um dos dois botes em questo, o sistema vai atualizar TODOS os

lanamentos que tiverem sido recuperados nesta janela. Contudo, como o volume de

informaes pode ser muito grande, criaram-se na parte inferior da janela dois novos

botes.

A opo de Atualizao Automtica no banco de dados indica que na medida em que o

sistema for criando as associaes entre os lanamentos ele vai gravar os registros no


78

banco de dados. Caso esta opo no seja marcada, as associaes sero mostradas na tela

principal, mas no efetivadas. Neste caso, o usurio ter que pressionar o boto de

.

A opo de Recuperar Lanctos aps atualizao para o caso de quando o usurio

escolher efetuar a atualizao dos registros de forma manual, atravs dos botes .

Se para cada associao o sistema recuperasse novamente todos os registros do banco de

dados, o processo ficaria lento. Assim, foi criada esta opo. Ou seja, uma vez

desmarcada, ela no recupera os registros do banco de dados at que o boto de pesquisar

seja pressionado.

Finalmente, para o caso dos lanamentos manuais do tipo multi-dbito/crdito, que so as

situaes em que o sistema no vai conseguir criar a associao automaticamente, foi

inserida a Mostra apenas Lanctos Manuais para que o sistema filtre apenas este tipo de

lanamento e facilite o processo de associao. Vale lembrar que para os lanamentos de

primeira ordem, o sistema consegue criar a associao automaticamente. Basta pressionar

o boto criado para este fim.


79

Exportao

O OCL-VOLUX permite duas formas de exportao dos dados: MENSAL e ANUAL. A opo

pela periodicidade de gerao do arquivo feita no mdulo Fiscal atravs do parmetro:

"(SPED) Tipo da periodicidade para a gerao do arquivo do SPED CONTABIL: ANUAL ou MENSAL"

Para a exportao dos dados para o SPED, a janela criada a mostrada abaixo e pode ser

acionada atravs da opo:

Manuteno SPED Contabil Exportao. (CTRL-S)

Para os clientes que optarem pela periodicidade de gerao do arquivo MENSAL, a seguinte

janela ser mostrada:

Para os clientes que optarem pela periodicidade ANUAL, a seguinte janela ser mostrada:


80

O arquivo padro gerado pelo OCL-VOLUX o do tipo

Esta opo vem marcada como default e o usurio no precisa alter-la.

Antes de iniciar a gerao do arquivo, necessrio informar o numero do Livro Dirio. Esta

numerao, na verso atual, dever ser digitada e, futuramente, ser automaticamente

gerada pelo sistema.

O boto inicia a gerao do arquivo. O sistema vai mostrando na caixa de

progresso cada uma das etapas, j que um processo que pode ser demorado.

Nos casos de os lanamentos apresentarem inconsistncias que levem sua rejeio por

parte do SPED, o OCL-VOLUX mostrar a mensagem e o usurio dever localiz-lo em sua

remessa, efetuar os ajustes e, se necessrio, gerar as remessas novamente antes de repetir

o processo de exportao.

Os botes de e tem como objetivo fechar e reabrir o ms

contbil, para evitar que as informaes encaminhadas para o Fisco Federal sejam

equivocadamente modificadas, gerando discrepncia entre o que foi enviado e a base de

dados do OCL-VOLUX.


81

Erros SPED Contbil

Assim como a maioria dos programas utilizados para o envio de dados por processamento

eletrnico de dados (PED), o SPED Contbil exige que o arquivo gerado seja validado

antes da transmisso. O programa do SPED Contbil valida a estrutura do arquivo e

apresenta o relatrio de validao.

O relatrio de validao composto pelas advertncias, que no impedem a transmisso do

arquivo, e pelos erros. O arquivo s pode ser transmitido aps a correo todos os erros

apresentados. Abaixo a estrutura do relatrio de validao:

Para agilizar o processo de correo, o relatrio agrupa as linhas incorretas de acordo com a

mensagem de erro gerada. O tipo de erro apresentado no campo e as

linhas listadas abaixo da mensagem de erro.

A localizao do erro no arquivo texto facilita o processo de correo, uma vez que permite

ao usurio visualizar o que ocasionou o erro. Abra o arquivo texto gerado pelo OCL-VOLUX

e localize a linha, mencionada no arquivo de validao, acessando o menu Editar Ir para

(CTRL-G) e informar a linha desejada.


82

Erro: Estrutura de Linha Invlida

Ocorre quando existem caracteres invlidos no campo do lanamento contbil.

Neste caso, basta redigitar o histrico no lanamento original.

O arquivo de texto gerado pelo sistema fica desconfigurado. Considerando o exemplo

acima, o usurio deve localizar o lanamento original e verificar a data e a referencia do

lanamento mostradas no registro I200.

O registro I200 composto pelo cdigo do registro, referncia, data, valor do lanamento e

tipo do lanamento, separados por |. O exemplo acima trata da referncia 708532 do dia

11/01/2010.

Os caracteres indicam que h um ENTER no histrico, basta remov-lo para corrigir o

erro apresentado.

Erro: Quantidade de Linhas do bloco I informada no confere com a calculada pelo sistema

Ocorre quando por causa do erro de Estrutura de Linha Invlida.


83

Erro: Quantidade de registros informada no confere com o calculado pelo sistema

Ocorre quando por causa do erro de Estrutura de Linha Invlida.

Erro: Registro Duplicado em relao chave NUM_LANCTO

Ocorre sempre que h lanamentos de primeira ordem associados a lanamentos multi-

dbito/crdito. Diferente do erro de estrutura de linha invlida possvel verificar a

referencia e a data na prpria mensagem de erro:

A vantagem de consultar o arquivo texto a facilidade de identificao do tipo de remessa,

neste caso, Recebimentos. Consultando a remessa de Recebimentos do dia 18/01/2010,

percebemos que existem dois lanamentos de primeira ordem que esto com a referncia

714234:

O SPED Contbil no aceita esta situao e gera o erro apontado, ou seja, os lanamentos

de primeira ordem devem ter referncia prpria. Para corrigir esta questo, basta selecionar

o lanamento, clicar nos cones para associar ou desassociar as referncias e gravar.


84

Erro: Cdigo do Centro de Custo no encontrado nos registros de Centro de Custo

Ocorre quando o cdigo do Centro de Custo, informado no lanamento contbil, na existe

no cadastro de Centro de Resultado. Nesse caso, o usurio dever localizar o lanamento e

fazer a correo.


85

EFD PIS e COFINS (Verso 2.0 Maro/2012)

Esta documentao tem como objetivo auxiliar os usurios do mdulo Contbil nas

parametrizaes necessrias exportao dos dados para o EFD EFD PIS/COFINS.

Para facilitar a compreenso, dividimos a documentao em trs partes: Cadastros,

Lanamentos e Exportao.

A primeira e a segunda tratam dos cadastros e parametrizaes necessrias a gerao do

arquivo de exportao. A terceira apresenta a rotina de exportao dos dados para o EFD

PIS e COFINS.


86

Cadastros

Classes Gerenciais

Para exportar os dados para o EFD PIS e COFINS necessrio completar os dados das

classes gerenciais, que fazem referencia s contas Patrimoniais e de Resultado, de acordo

com o regime de apurao de cada hotel, cujas novas informaes esto disponveis

pressionando-se o boto de acesso aos dados de multi-empresa.

Ao selecionar esta opo, o sistema mostra a janela abaixo. Para cada hotel que o usurio

tiver acesso, devem ser preenchidas todas as informaes apresentadas.


87

Algumas informaes contidas nesta janela devem ser parametrizadas com base nas tabelas

disponveis atravs do site Nacional do SPED. Os usurios devem verificar as informaes

contidas em cada tabela e parametrizar o sistema de forma correta, caso contrrio, o

Programa Validador (PVA) gerar erros que impedem o envio do arquivo. Abaixo o link para

consulta das tabelas:

http://www1.receita.fazenda.gov.br/

OBSERVAES:

- Para as Classes Gerenciais com incidncia dos impostos, no h necessidade de preencher

os campos relativos ao Tipo de Crdito e Base de Clculo de Crdito, j que eles se referem

apenas recuperao do crdito do imposto.

- No caso das notas fiscais de entrada, lanadas atravs do mdulo de

Compras/Almoxarifado, o sistema verificar as informaes contidas no cadastro da Classe

Gerencial associada Conta Contabil que foi definida no campo Conta Estoque do cadastro

do item de estoque.

- O sistema permite a definio de apenas uma Modalidade de Apurao sendo necessrio,

no caso dos Monofsicos, a criao de uma Classe Gerencial especfica.

CST PIS e CST COFINS


88

O OCL-VOLUX dispe de dois campos para parametrizao do CST PIS e CST COFINS:

CST PIS/CST COFINS utilizado nas notas fiscais emitidas para clientes

brasileiros

CST PIS EXTERIOR/CST COFINS EXTERIOR utilizado nas notas fiscais

emitidas para clientes estrangeiros.

O processo de gerao do arquivo consiste em identificar, nota a nota, qual o destinatrio

da nota e o estado associado a ele no momento em que a nota foi emitida. Se for uma

Unidade da Federeo, o OCL-VOLUX considerar que trata-se de uma operao com

cliente brasileiro e utilizar a informao contida nos campos CST PIS e CST COFINS. Se a

UF for EX, o sistema considerar que se trata de uma operao com estrangeiro e utilizar

ento a informao contida nos campos CST PIS EXTERIOR e CST COFINS EXTERIOR.

O preenchimento dos campos feito de acordo com as informaes contidas nas tabelas

4.3.3 (CST PIS) e 4.3.4 (CST COFINS), observando a diferena entre o preenchimento dos

dois campos uma vez que as vendas para clientes estrangeiros permite um comportamento

distinto na apurao do PIS e COFINS. Os cdigos so compostos de dois dgitos e definem

a situao tributria dos fatos geradores de recolhimento ou no dos impostos e da gerao

de crdito dos impostos.

Consultando a tabela 4.3.3 (CST PIS), observa-se que as mesmas podem ser divididas em

duas partes: Sadas e Entradas. Para facilitar o entendimento, dividimos a tabela conforme

mostrado abaixo:


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Sadas Geradoras ou No de Recolhimento dos Impostos.

CDIGO DESCRIO

01 Operao Tributvel com Alquota Bsica 02 Operao Tributvel com Alquota Diferenciada 03 Operao Tributvel com Alquota por Unidade de Medida de Produto 04 Operao Tributvel Monofsica - Revenda a Alquota Zero 05 Operao Tributvel por Substituio Tributria 06 Operao Tributvel a Alquota Zero 07 Operao Isenta da Contribuio 08 Operao sem Incidncia da Contribuio 09 Operao com Suspenso da Contribuio 49 Outras Operaes de Sada

Entradas Geradoras de Crdito dos Impostos.

CDIGO DESCRIO

50 Operao com Direito a Crdito - Vinculada Exclusivamente a Receita Tributada no Mercado Interno

51 Operao com Direito a Crdito Vinculada Exclusivamente a Receita No Tributada no Mercado Interno

52 Operao com Direito a Crdito - Vinculada Exclusivamente a Receita de Exportao 53 Operao com Direito a Crdito - Vinculada a Receitas Tributadas e No-Tributadas

no Mercado Interno 54 Operao com Direito a Crdito - Vinculada a Receitas Tributadas no Mercado

Interno e de Exportao 55 Operao com Direito a Crdito - Vinculada a Receitas No-Tributadas no Mercado

Interno e de Exportao 56 Operao com Direito a Crdito - Vinculada a Receitas Tributadas e No-Tributadas

no Mercado Interno, e de Exportao 60 Crdito Presumido - Operao de Aquisio Vinculada Exclusivamente a Receita

Tributada no Mercado Interno 61 Crdito Presumido - Operao de Aquisio Vinculada Exclusivamente a Receita

No-Tributada no Mercado Interno 62 Crdito Presumido - Operao de Aquisio Vinculada Exclusivamente a Receita de

Exportao 63 Crdito Presumido - Operao de Aquisio Vinculada a Receitas Tributadas e No-

Tributadas no Mercado Interno 64 Crdito Presumido - Operao de Aquisio Vinculada a Receitas Tributadas no

Mercado Interno e de Exportao 65 Crdito Presumido - Operao de Aquisio Vinculada a Receitas No-Tributadas no

Mercado Interno e de Exportao 66 Crdito Presumido - Operao de Aquisio Vinculada a Receitas Tributadas e No-

Tributadas no Mercado Interno, e de Exportao 67 Crdito Presumido - Outras Operaes 70 Operao de Aquisio sem Direito a Crdito 71 Operao de Aquisio com Iseno 72 Operao de Aquisio com Suspenso 73 Operao de Aquisio a Alquota Zero 74 Operao de Aquisio sem Incidncia da Contribuio 75 Operao de Aquisio por Substituio Tributria 98 Outras Operaes de Entrada 99 Outras Operaes


90

Os cdigos contidos na primeira parte da tabela, de 01 a 49, devem ser utilizados somente

para as operaes que geram recolhimento ou no dos impostos. Isto significa que apenas

as Classes Gerenciais utilizadas nos documentos emitidos pelo hotel, a saber, Notas Fiscais

de Servio e Notas Fiscais de Venda/ Cupom Fiscal, devem ser parametrizadas com estes

cdigos.

Os cdigos constantes na segunda parte da tabela, de 50 a 99, devem ser utilizados

somente para as operaes que geram crdito dos impostos. Nesse caso, apenas as Classes

Gerenciais que geram direito a crdito do imposto devem ser parametrizadas com estes

cdigos.

IMPORTANTE:

- Caso o usurio no preencha nenhuma informao nestes campos, o sistema adotar

como padro o cdigo CST 08 (Operao sem incidncia da contribuio).

- As tabelas 4.3.3 e 4.3.4 possuem o mesmo cdigo para a definio do CST PIS e do CST

COFINS. O PVA gera erros que impedem a validao e envio do arquivo caso sejam

informados cdigos diferentes. Por este motivo, ao definir o CST PIS, o OCL-VOLUX

automaticamente repete o cdigo informado para o campo CST COFINS.

Exemplo de Preenchimento dos Campos

Para demonstrar como deve ser o preenchimento dos campos no sistema, tomaremos como

exemplo a Classe Gerencial Receita de Dirias e utilizaremos os cdigos da tabela que

fazem referncia apenas s Sadas.

Considerando que a Modalidade de Apurao a Cumulativa, a seguinte parametrizao foi

realizada:


91

Considerando a definio de incidncia dos impostos e a Modalidade de Apurao, os

campos CST PIS e CST COFINS, utilizados para as notas fiscais emitidas para clientes

brasileiros, foram preenchidos com o cdigo 01, porque se trata de Operao Tributada com

Aliquota Bsica, ou seja, com incidncia dos impostos com base nas alquotas definidas nos

campo PIS % e COFINS %.

Definimos tambm os campos CST PIS EXTERIOR e CST COFINS EXTERIOR, utilizado

nas notas fiscais emitidas para clientes estrangeiros, com o cdigo 07, porque trata-se de

Operao com Iseno dos Impostos.

Os campos Tipo de Crdito e Natureza Base Clculo de Crdito no foram preenchidos

porque a Classe Gerencial utilizada como exemplo gera recolhimento do imposto e no

crdito.

necessrio preencher os dois campos para garantir que o sistema trate as duas situaes

de forma correta, ou seja, defina o CST PIS e COFINS de acordo com a UF do destinatrio

da nota fiscal.


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O Registro F100

O registro F100 possui uma caracterstica prpria que a de relacionar documentos e

operaes geradoras de contribuio e crditos que no sejam relacionados a partir dos

registros A ou C ou D, ou seja, sem estarem atrelados a emisso de documentos fiscais.

Segundo o Guia Prtico EFD Pis e Cofins, exemplos destas operaes so:

Receitas Financeiras auferidas no perodo;

Receitas auferidas de Juros sobre o Capital Prprio;

Receitas de Aluguis auferidas no perodo;

Com isso, necessrio que o usurio informe explicitamente quais as classes gerenciais

sero relacionadas neste registro. Para isso, basta marcar o campo destacado na figura

abaixo e preencher a natureza da receita (e somente neste caso).

IMPORTANTE:

- Uma vez marcada esta classe gerencial, o sistema gerar o registro F100 a partir dos

lanamentos efetuados nas remessas contbeis que tiverem como contas aquelas

associadas s classes gerenciais aqui selecionadas. Assim, caso ainda no tiverem sido

geradas as remessas para o perodo de exportao selecionado, os dados no sero

enviados para o arquivo.


93

Cadastro dos Itens de Venda e Pontos de Vendas (PDVs)

NCM

O cdigo NCM para os hotis no obrigatrio. Contudo, se informado, ele dever conter os

oito dgitos. Assim, como no caso da nota fiscal eletrnica de produtos (NF-e) em sua

verso 2.00 ele necessrio (mas apenas os dois primeiros dgitos), para que no os

clientes no se deparem com erros na gerao do arquivo EFD PIS e COFINS, o OCL-

VOLUX no relacionar esta informao neste arquivo.

IMPORTANTE:

- A partir do momento em que essa informao se tornar obrigatria para fins de envio de

arquivo EFD PIS e COFINS, o hotel dever providenciar o cadastro completo (com oito

dgitos).


94

Natureza da Receita

De maneira similar s Classes Gerenciais, os itens de venda (A&B e Servios) devem ser

atualizados para que uma nova informao criada seja preenchida. Para isso, criamos dois

campos que permitem a definio dos Cdigos e Natureza da Receita que, assim como o

CST, so preenchidos com base no destintario da nota fiscal, a saber:

SPED Nat Rec utilizado para os itens contidos nas notas fiscais emitidas

para clientes brasileiros

SPED Nat Rec EX utilizado para os itens contidos nas notas fiscais emitidas

para clientes estrangeiros.

No OCL-VOLUX, esses campos ficam disponveis para preenchimento atravs da janela de

Cadastro dos Itens de A&B e Servios mostrada abaixo:

Mdulo Gerncia de A&B Cadastro Item (F5)


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Mdulo Servios Cadastro Item (F5)

A Natureza da Receita a informao necessria criao dos registros M410 e M810 do

arquivo EFD PIS e COFINS. Estes registros detalham as receitas isentas, no alcanadas

pela incidncia da contribuio, sujeitas alquota zero ou de vendas com suspenso. Sem

ela, os erros que acontecero impediro o envio das informaes para o Fisco.

A natureza da receita deve ser preenchida com base nas tabelas de cdigos distribudas

pela RFB e que esto disponve

Documents

Manual 046