MANUAL CARGA DE DATOS PRUEBAS DE ACCESO Y ADMISIÓN

MANUAL CARGA DE DATOS PRUEBAS DE ACCESO Y ADMISIÓN

CENTROS DE CEUTA, MELILLA Y MARRUECOS

Página 1 de 12

1

PRUEBAS DE ACCESO Y ADMISIÓN A LA UNIVERSIDAD.

CEUTA, MELILLA Y MARRUECOS

CARGA DE DATOS DE ALUMNOS Y ALUMNAS DESDE FICHEROS EXCEL



Página 2 de 12

SERVICIO DE ACCESO, ADMISIÓN Y PERMANENCIA. Complejo Administrativo Triunfo. Avda. del Hospicio, s/n. 18071, Granada | Tlfnos. +34 958 241736 / 242911 / 244308 / 244061 | Fax +34 958 24 30 26 | [email protected] | saap.ugr.es |

2

ÍNDICE

1.- PRUEBAS DE ACCESO Y/O ADMISIÓN A LA UNIVERSIDAD. CARGA DE DATOS DEL ALUMNADO DESDE FICHEROS EXCEL………………………………………………………..….3

2.- REQUERIMIENTOS DEL FICHERO DE CARGA…………………………..……………………6

3.- CONTENIDOS DE LAS DISTINTAS CARGAS………………………………………………..…9

4.- EJEMPLO DE CARGA……………………………………………………………………………..10



Página 3 de 12


3

1. PRUEBAS DE ACCESO Y/O ADMISIÓN A LA UNIVERSIDAD. CARGA DE DATOS DEL ALUMNADO DESDE FICHEROS EXCEL.

El Servicio de Informática de la Universidad de Granada ha creado una aplicación

que permite, a través de una interfaz WEB, la carga de datos del alumnado candidato a presentarse a las Pruebas de Acceso y/o Admisión, que cursa sus estudios en Ceuta, Melilla y centros españoles en Marruecos (Rabat, Casablanca, Tetuán, Tánger, Nador y Alhucemas).

Esta carga de datos se realiza desde ficheros Excel, a través de la página WEB de la UGR, y los datos se recuperan en la aplicación CLIENTE-SERVIDOR del Servicio de Acceso, Admisión y Permanencia.

En este manual se explica paso a paso cómo ha de realizarse la carga de datos.

El acceso a la aplicación se realiza a través de la oficina virtual de la Universidad

de Granada, para ello en la dirección WEB: www.ugr.es. Una vez que hemos entrado en la dirección mencionada, pinchar en la pestaña

Universidad, y luego, en Oficina Virtual.

Figura 1.- Acceso a Oficina Virtual página www.ugr.es

Entramos en la Oficina Virtual de la UGR:

Figura 2.- Oficina virtual de la UGR



Página 4 de 12


4

A continuación, pinchamos en la opción Acceder como Invitado que aparece justo debajo del cuadro Clave.

Figura 3.- Acceso como invitado.

Y aquí, aparecerán varias opciones con las diferentes aplicaciones, debemos fijarnos en el que tiene el epígrafe Carga de Datos Pruebas de Acceso y/o Admisión y pinchar en ella.

Figura 4.- Servicio de consulta y gestión WEB



Página 5 de 12


5

Figura 5.- Pantalla de carga En esta pantalla seleccionamos el Centro correspondiente e introducimos la clave

que tenemos asignada (es la misma contraseña con la que accedemos a la aplicación de actas).

En caso de que no recordemos la clave, pulsando la opción situada debajo “He olvidado mi clave”, el sistema remitirá un correo electrónico a la dirección que ustedes hayan facilitado a principios del curso académico, cuando se les requirieron los datos de contacto desde el Servicio de Acceso, Admisión y Permanencia.

Pulsando el botón “Examinar” seleccionamos el fichero Excel con los datos de

nuestros alumnos y alumnas.



Página 6 de 12


6

2. REQUERIMIENTOS DE FICHERO DE CARGA:

Debido a las modificaciones normativas en las Pruebas de Acceso y/o Admisión desde el curso 2016/2017, tendrán que descargarse la nueva plantilla Excel no siendo válida la anterior.

La versión de Microsoft Excel usada para crear el fichero debe ser anterior a Office 2010 y la extensión debe ser “.xls”.

El nombre del fichero debe ser menor de 15 caracteres. Desde la página inicial de la aplicación podrán descargarse dicha plantilla,

actualizada con las cabeceras necesarias para la carga de datos:

Figura 6.-Descarga de hoja Excel

La hoja Excel está compuesta por una serie de columnas encabezadas de la siguiente manera:

A. DNI B. LETRA_NIF C. APELLIDO1 D. APELLIDO2 E. NOMBRE F. FECHA_NACIMIENTO G. SEXO H. DOMICILIO I. NUMERO J. LOCALIDAD K. CODIGO_POSTAL L. TELEFONO M. DISCAPACIDAD N. FAMILIA_NUMEROSA O. FECHA_CADUCIDAD P. CORREO_ELECTRONICO Q. MODALIDAD_BACHILLERATO R. ASIGNATURA_TRONCAL_MODALIDAD1 S. PRIMERA_LENGUA_EXTRANJERA2 T. MEDIA_PRIMERO U. MEDIA_SEGUNDO

1 Importante: Nuevo campo no existente en el anterior modelo del archivo Excel, introducido en el curso 2016/2017.

2 Importante: Nuevo campo no existente en el anterior modelo del archivo Excel, introducido en el curso 2016/2017.



Página 7 de 12


7

Los campos que obligatoriamente deben contener datos son:

• DNI • APELLIDO1 • NOMBRE • FECHA_NACIMIENTO

• SEXO • FECHA_CADUCIDAD será obligatoria SOLO si el campo

FAMILIA_NUMEROSA no está en blanco.

• MODALIDAD_BACHILLERATO • ASIGNATURA_TRONCAL_MODALIDAD • PRIMERA_LENGUA_EXTRANJERA • MEDIA_PRIMERO obligatorio SOLO si se realiza la última carga.

• MEDIA_SEGUNDO obligatorio SOLO si se realiza la última carga. IMPORTANTE: Durante la primera carga (de datos previos), los valores introducidos en MEDIA_PRIMERO y MEDIA_SEGUNDO no serán tenidos en cuenta. Solo se cargarán en la segunda fase.

A continuación se especifican los formatos y valores posibles para

determinados campos de la hoja:

• DNI: Tamaño máximo 12 caracteres. • LETRA_NIF: Valores permitidos: ('A', 'B', 'C', 'D', 'E', 'F', 'G', 'H', 'I', 'J', 'K',

'L', 'M', 'N', 'O', 'P', 'Q', 'R', 'S', 'T', 'U', 'V', 'W', 'X', 'Y', 'Z')

• APELLIDO1: Tamaño máximo 30 caracteres.

• APELLIDO2: Tamaño máximo 30 caracteres.

• NOMBRE: Tamaño máximo 30 caracteres.

• FECHA_NACIMIENTO: Formatos permitidos: (dd/mm/yyyy dd/mm/yy dd-mm-yyyy dd-mm-yy ddmmyty ddmmyyyy)

ATENCION: el día y el mes siempre con dos dígitos ejemplo (02/02/2020)

• SEXO: Valores permitidos: ('M','V')

• DOMICILIO: Tamaño máximo 49 caracteres.

• NUMERO: Tamaño máximo 10 caracteres.

• LOCALIDAD: Tamaño máximo 35 caracteres.

• CODIGO POSTAL: Tamaño máximo 5 caracteres.

• TELEFONO: Tamaño máximo 14 caracteres. ATENCION: atención sólo dígitos numéricos sin signos de separación.



Página 8 de 12


8

• DISCAPACIDAD: Valores permitidos: ('S','N')

• FAMILIA NUMEROSA: Valores permitidos: ('G','E')

• FECHA_CADUCIDAD FªNª: Formatos permitidos: (dd/mm/yyyy dd/mm/yy dd-mm-yyyy dd-mm-yy ddmmyty ddmmyyyy)

ATENCION: el día y el mes siempre con dos dígitos ejemplo (02/02/2020)

• CORREO ELECTRÓNICO: Tamaño máximo 70 caracteres.

• MODALIDAD_BACHILLERATO: Valores permitidos: ('A','B','C',’F’) o A: Artes o B: Ciencias o C: Humanidades y Ciencias Sociales. o F: Alumno/a de Ciclos Formativos de Grado Superior.

• ASIGNATURA_TRONCAL_MODALIDAD. Los valores permitidos son los códigos de las asignaturas, tal y como se indica a continuación:

o Matemáticas II. Valor permitido: “MAT” o Latín II. Valor permitido: “LAT” o Matemáticas Aplicadas a las Ciencias Sociales II. Valor

permitido: “MCS”. o Fundamentos del Arte II. Valor permitido: “FAR”

• PRIMERA_LENGUA_EXTRANJERA: o Lengua Extranjera: Inglés. Valor permitido: “IN5”. o Lengua Extranjera: Francés. Valor permitido: “FR5”.

• MEDIA_PRIMERO: Formato permitido: 99.99 Valores permitidos: mayor o igual que 5 y menor o igual a 10.

• MEDIA_SEGUNDO: Formato permitido: 99.99 Valores permitidos: mayor o igual que 5 y menor o igual a 10.



Página 9 de 12


9

3. CONTENIDOS DE LAS DISTINTAS CARGAS

PRIMERA CARGA: En esta carga habrá de completarse todos los campos obligatoriamente

excepto los campos MEDIA_PRIMERO y MEDIA_SEGUNDO, que no serán obligatorios. No obstante, si se poseen los datos correspondientes al campo MEDIA_PRIMERO, se podrán añadir. Es importante recordar que el separador de decimales en estos campos será el punto "." y no la coma.

Se deberán incluir todos los/las estudiantes matriculados/as en segundo de

Bachillerato y en el segundo curso de un Ciclo Formativo de Grado superior. Para estos últimos habrá que introducir en el campo de MODALIDAD_BACHILLERATO la letra “F”.

SEGUNDA CARGA: En esta carga solo deberán estar incluidos los/las estudiantes que hayan

superado el Bachillerato o el Ciclo Formativo de Grado Superior. Será obligatorio completar los campos MEDIA_PRIMERO y

MEDIA_SEGUNDO. Se vuelve a recordar que el separador de decimales es el punto "." y no la coma e igualmente, se recuerda que los/las estudiantes de Ciclo Formativo de Grado Superior deben identificarse introduciendo el valor “F” en el campo MODALIDAD_BACHILLERATO.

Se podrá reutilizar el fichero que se utilizó para la primera carga pero eliminando de este los estudiantes que no hayan superado Bachillerato o el Ciclo Formativo de Grado Superior.



Página 10 de 12


10

4. EJEMPLO DE CARGA.

A continuación se muestra un ejemplo de carga de fichero a través de la aplicación:

Figura 7.- Paso 1: Identificación y selección de fichero

Una vez seleccionado el fichero a cargar y nos hayamos identificado con nuestro Centro y nuestra Clave, pulsaremos el botón “Continuar”.

En caso de que el centro que seleccionemos haya cerrado el candado, al pulsar el

botón “Continuar” podremos volver a generar el informe de la carga realizada en el momento del cierre, tal y como aparece en la figura 11.

Si nuestro centro no ha cerrado el candado, se mostrará en pantalla el contenido

del fichero que acabamos de seleccionar, de forma que pueda verificarse antes de cargarlo en la base de datos:

Figura 8.-Paso 2: Contenido del fichero.



Página 11 de 12


11

Desplazándonos con la barra lateral podremos llegar al final del mismo

para, una vez verificados los datos, insertarlos pulsando el botón “Insertar en Base de Datos”, tal y como se muestra a continuación:

Figura 9.-Paso 3: Inserción en Base de Datos

A continuación, si no se han producido errores en la carga, podremos cerrar el candado del centro, e imprimir un informe con los datos cargados, pulsando el botón “Cerrar candado e Imprimir resguardo”. A partir de este momento no será posible volver a realizar ninguna carga para este centro.

En caso de error o modificación posterior, deberán contactar con

el personal del Servicio de Acceso, Admisión y Permanencia para que “abran el candado”:

Figura 10.-Paso 4: Cierre de candado e impresión de informe de carga



Página 12 de 12


12

Figura 11.-Paso 4: Informe generado

En esta misma pantalla aparecerán los posibles errores que se hayan producido en la carga, instándonos a corregirlos y a realizar de nuevo la carga del fichero Excel:

Figura 11.- Ejemplo de mensajes de error.

Documents

MANUAL CARGA DE DATOS PRUEBAS DE ACCESO Y ADMISIÓN