Manual de Compras 8.7

CAPACITACION PRESTO COMPRAS 8.7

Página 1 de 25

CCaappaacciittaacciióónn PPrreessttoo CCoommpprraass

Aminfo Ltda.

Preparado por: Dpto. Capacitación


Página 2 de 25

ÍNDICE

GESTIÓN DE COMPRAS........................................................................................................................ 3 CÓMO SE GESTIONAN LAS COMPRAS........................................................................................................................ 3 ANALIZAR LA PROGRAMACIÓN DE LA OBRA............................................................................................................... 3 MARCAR LOS CONCEPTOS QUE SE VAN A SUBCONTRATAR...................................................................................... 3 ASIGNAR CONTRATOS A LOS CONCEPTOS................................................................................................................ 3 CALCULAR LOS RECURSOS NECESARIOS Y PREPARAR LOS CONTRATOS QUE LOS INCLUYEN ................................ 5 ASIGNAR UNA UNIDAD DE OBRA A VARIOS SUBCONTRATOS..................................................................................... 6 ANOTAR UN SUMINISTRO CON DIFERENTES PRECIOS .............................................................................................. 6 CONSOLIDAR DOS CONTRATOS ................................................................................................................................ 6 CÓMO INCLUIR CONDICIONES ESPECÍFICAS EN UN CONTRATO ................................................................................ 6 ASIGNAR PROVEEDORES A LOS CONTRATOS ........................................................................................................... 6 CÓMO ELIMINAR UN PROVEEDOR DE UN CONTRATO ................................................................................................ 8 PREPARAR SOLICITUDES DE OFERTA A LOS PROVEEDORES Y ENVIÁRSELAS .......................................................... 8 INTRODUCIR LAS OFERTAS RECIBIDAS Y COMPARARLOS ......................................................................................... 8 ELEGIR UN PROVEEDOR A QUIÉN COMPRAR........................................................................................................... 10 PREPARAR EL PEDIDO ............................................................................................................................................. 11 CALCULAR PROVEEDORES Y AGENDA E IMPRIMIR CONTRATOS ............................................................................. 12 TRABAJAR CON DOCUMENTOS Y SUMINISTROS ...................................................................................................... 12 PEDIDOS GLOBALES ................................................................................................................................................ 15

Ordenes de Compra y Guías de Despacho ............................................................................................ 15 EMITIR ORDEN DE COMPRA (PEDIDOS) ................................................................................................................. 15 ANOTAR LA ENTREGA (GUÍA DE DESPACHO) DE UN PEDIDO.................................................................................. 16 RESULTADOS........................................................................................................................................................... 17 ANOTAR LA ENTREGA EN OBRA DE LOS SUMINISTROS PEDIDOS ............................................................................ 18 ENTREGA DE UNA PARTE DE UN PEDIDO................................................................................................................. 19 COMPARAR LAS CANTIDADES COMPRADAS / RECIBIDAS / FACTURADAS................................................................ 19

Cómo anotar las facturas de proveedores, clientes y subcontratistas ..................................................... 19 ANOTAR LOS SUMINISTROS FACTURADOS .............................................................................................................. 20 IVA Y RETENCIONES ............................................................................................................................................... 20 VENCIMIENTOS ........................................................................................................................................................ 21 PROVEEDORES Y SUS SUMINISTROS ...................................................................................................................... 22 HISTÓRICO DE SUMINISTROS .................................................................................................................................. 23 INFORMES................................................................................................................................................................ 23 ANOTAR FACTURAS A ORIGEN O DE SUBCONTRATISTAS ........................................................................................ 23 CÓMO EXPORTAR FACTURAS A LA CONTABILIDAD.................................................................................................. 24 CÓMO GESTIONAR LOS PROVEEDORES .................................................................................................................. 25 CREAR Y MANTENER UNA LISTA DE PROVEEDORES ............................................................................................... 25 CONTROLAR LOS PROVEEDORES ........................................................................................................................... 25 NOTA DE CRÉDITO .................................................................................................................................................. 25


Página 3 de 25

GESTIÓN DE COMPRAS

Cómo se gestionan las compras

Las constructoras usan Presto para elaborar ofertas y planificar sus costos. Presto permite también preparar los pedidos de los suministros necesarios para ejecutar la obra.

El proceso completo de gestión de compras comprende:

• Analizar la programación de la obra. • Marcar los conceptos que se van a subcontratar. • Asignar contratos a los conceptos. • Calcular los recursos necesarios y preparar los contratos que los incluyen. • Asignar proveedores a los contratos. • Preparar solicitudes de oferta a los proveedores y enviárselas. • Introducir las ofertas recibidas y compararlas. • Elegir el proveedor de cada contrato y preparar su pedido. • Anotar la entrega en obra de los suministros pedidos. • Comparar las cantidades compradas / recibidas / facturadas

Hay ciertos suministros que solo están presentes en contratos y facturas, como en el caso de los subcontratos. Los suministros de los demás proveedores pueden controlarse a lo largo de todo el proceso (contratos – pedidos – entregas – facturas), o de la parte de él que se desee.

Analizar la programación de la obra

Para una correcta gestión de compras y subcontratos es necesario un presupuesto que refleje la programación de la obra tal y como va a ser ejecutada en la realidad, como hemos visto en los criterios de creación del objetivo, y con independencia del presupuesto original del proyectista. Esta programación se hace sobre el presupuesto u objetivo.

Marcar los conceptos que se van a subcontratar

Los conceptos que se desea subcontratar se marcan como subcontratados con el menú contextual sobre el código o la naturaleza.

Un concepto subcontratado, que puede ser capítulo, partida o auxiliar, intervendrá en las compras como si no tuviera descomposición, ya que no se tienen en cuenta sus inferiores. También se pueden subcontratar elementos simples, como los materiales o la mano de obra, pero la única diferencia se produce en el cálculo de las sumas parciales por naturalezas.

Asignar contratos a los conceptos

Los conceptos se asocian al contrato cuyo nombre se escribe en su campo "Contrato".

El nombre de los contratos es un código libre, que se puede escribir directamente en el campo "Documento" de la ventana "Contratos" o en el campo "Contrato" del esquema "Objetivo" de la ventana "Precios".


Página 4 de 25

Un contrato se asocia a ese concepto y a todos sus inferiores que no tengan contrato propio. Se puede empezar asociando contratos a cada capítulo y después asociando a otros contratos los conceptos inferiores que sea necesario.

Cada contrato o lote de compras generará un comparativo de compras único, por lo que es posible utilizar este recurso para dividir la obra en unidades de contratación, incluso aunque varias de ellas sean ofertadas por los mismos proveedores. Por ejemplo, si el concepto “jornalero” figura en la descomposición de partidas de varios capítulos y cada capítulo está asociado a un contrato diferente, se calculará su suministro por separado para cada capítulo. Pero si a ese mismo concepto se le asocia directamente un contrato, como 'Mano_obra', aparecerá en un solo contrato propio y no figurará en los de esos capítulos.

• Ir a Conceptos: Lista de precios. • “Filtrar por campo” sobre la naturaleza materiales en la columna Nc • Separar grupos de materiales de un mismo tipo y asignar en la columna “Contrato”, por

ejemplo100 a los áridos, 110 a los cementos, 120 a los ladrillos.


Página 5 de 25

Calcular los recursos necesarios y preparar los contratos que los incluyen

Recursos son los elementos que la constructora ha de aportar a la obra en la cantidad necesaria para ejecutarla. Incluyen todo lo que se ha de comprar.

Presto dispone de una herramienta que los calcula ("Herramientas: Calcular recursos y contratos").

• Elija “Herramientas: Calcular recursos y contratos” • Elija “Objetivo” en “Cantidad” • No marque ni “Incluir entre fases” ni “Incluir entre fechas” • Elija “Crear contratos”

Al “Aceptar” se crean los contratos y se calculan y asocian los recursos necesarios, cada uno con la cantidad total necesaria para completar el objetivo de la obra.

Presto ha incluido en los contratos todos los recursos que figuran con cantidad en “Objetivo”, y que sus superiores no están subcontratados y, o no tienen descomposición, o están subcontratados.

Aquellos conceptos que no tienen contrato asignado quedarán agrupados en un contrato que llevará como nombre el de la raíz de la obra.


Página 6 de 25

Asignar una unidad de obra a varios subcontratos

Si una misma unidad de obra se desea comprar o subcontratar a más de un proveedor

• Si se requiere que aparezcan en comparativos de compras distintos o el desglose de medición de cada subcontrato es conocido desde el principio, se debe duplicar la unidad de obra al hacer el objetivo.

• En otro caso, figurarán en el mismo lote de compras y se genera un único comparativo, pero el contrato se desglosa posteriormente en varios, cuando sea necesario.

Anotar un suministro con diferentes precios

Si un mismo concepto de suministro se repite en un mismo contrato aparecerá siempre con el mismo precio. Si se desea que se puedan ofertar distintos precios a un mismo suministro deberá desglosarlo en diferentes contratos.

Consolidar dos contratos

Se arrastran todos los suministros del contrato que va a desaparecer sobre un contrato existente y se borra el contrato vacío.

Cómo incluir condiciones específicas en un contrato

Cada contrato puede llevar asociado un texto largo, adecuado para describir las condiciones en que se contratan o compran sus suministros, que se abre con el icono de texto de la ventana "Contratos".

Asignar proveedores a los contratos

El usuario decide qué proveedores convocar para cada contrato en cada obra y los incluye en la lista de proveedores, creándolos o arrastrándolos de otra obra.

Antes de asignar proveedores a los contratos se debe definir si facturan a origen (subcontratistas) o no.


Página 7 de 25

Se seleccionan en el esquema "Datos de Proveedores y Clientes" de la ventana "Entidades" los que se quiere convocar para que oferten un determinado contrato y se arrastran desde la misma obra o desde cualquier referencia abierta sobre ese contrato o sobre la ventana de sus suministros para asociárselos. Se pueden escoger con un filtro los proveedores cuyo domicilio, código postal o cuya provincia coincidan con la deseada.

Al arrastrar proveedores sobre el contrato, aparece el número de proveedores que ofertan ese contrato en el campo "Num" y se crea un campo de precio y otro de importe para cada proveedor, en la ventana de suministros del contrato.


Página 8 de 25

Cómo eliminar un proveedor de un contrato

El menú contextual sobre el campo de jConPrecio o jConImporte del proveedor de la ventana "Suministros del contrato" permite eliminar un proveedor de un contrato.

Preparar solicitudes de oferta a los proveedores y enviárselas

Algunos informes de "Informes: Documentos" imprimen solicitudes de oferta a cada uno de los proveedores de los contratos de la obra.

Si, en lugar de imprimir, exporta el informe en formato ASCII podrá leer el archivo resultante con Excel y enviarlo a los proveedores para que lo rellenen con sus precios de oferta.

Introducir las ofertas recibidas y compararlos

La ventana “Suministro del contrato” tiene ahora más columnas que antes: por cada proveedor del contrato, un campo “ConPrecio” y otro “ConImporte”, en el primero de los cuales se teclea el precio que ese proveedor oferta para cada suministro.

Supongamos que los proveedores MELON y POLPAICO han hecho sus ofertas para el contrato 110 cementos con los siguientes precios, que tecleamos sobre los valores ‘NA’ en los respectivos campos “ConPrecio”:


Página 9 de 25

Para facilitar la recepción de las ofertas en una hoja de cálculo se puede enviar una plantilla a los proveedores:

• Copie los suministros del contrato y péguelos en una hoja de cálculo. Suprima las columnas innecesarias (por ejemplo, todas excepto código, unidad, resumen, nota y cantidad). Añada una columna titulada, por ejemplo, 'precios de (nombre del proveedor)'.

• O exporte en formato ASCII el informe de solicitud de oferta a cada uno de los proveedores de los contratos de la obra. Lea el archivo de texto resultante con Excel.

Envíe una copia de la hoja de cálculo en disquete o por correo-e a cada proveedor solicitado e que rellenen los precios de los suministros, sin borrar ninguno ni alterar su orden y dejando en blanco los que no vayan a ofertar. Al recibirlas, “copie y pegue” la columna con los precios de oferta en la correspondiente de Presto.

Para comparar las ofertas

• Elija "Sugerir" [F7] sobre la columna "ConProveedor" de la ventana "Contratos", que le presentará todas las ofertas recibidas. Se pueden ordenar por importes haciendo clic sobre la cabecera de ese campo.

• Imprima o visualice el informe de comparación de contratos.


Página 10 de 25

Elegir un proveedor a quién comprar

• Vea los campos a la derecha en la ventana “Suministro del contrato”: los importes de cada oferta, el importe medio y el mínimo. Con esa información tomaremos la decisión de comprar al proveedor ‘CEMENTO MELON’

• Seleccione “Elegir proveedor” en el menú contextual sobre el campo “ConPrecio” o “ConImporte” de ese proveedor en la ventana “Suministro del contrato”. La ventana “Contratos” muestra el código y el nombre de este proveedor en “ConProveedor” y “ConNombre” y el importe de su oferta en “BaseCon”.

• El menú contextual de la ventana “Contratos” ofrece también la alternativa de pasar el precio elegido para el contrato al Presupuesto objetivo.


Página 11 de 25

La opción “Pasar a pedido” (menú contextual sobre los suministros o sobre el contrato que tengan proveedor elegido) crea el pedido a ese proveedor, que se puede imprimir con el informe adecuado.

Preparar el pedido

• Elija “Pasar a Pedido” en el menú contextual sobre el contrato “110”

• Acepte 60 como porcentaje de la cantidad de los suministros que quiere incluir en el pedido. Se crea un “Pedido” (orden de compra) de nombre 110_01 a ese proveedor con 60% de los suministros al precio ofertado.


Página 12 de 25

• Haga clic sobre el icono “Pedidos” de la barra de herramientas de Presto.

• Haga clic sobre “Fecha” del pedido, pulse el botón “Sugerir” [F7] y elija la fecha del pedido.

Calcular proveedores y agenda e imprimir contratos

• Elija “cálculos: Proveedores y agenda” • Vea los informes de Chile - Compras

Trabajar con documentos y suministros

Presto está preparado para llevar el registro de todos los documentos tradicionales en un proceso completo de compras: contratos, pedidos, entregas y facturas. Estos documentos son opcionales: sólo es necesario utilizar los que la constructora acostumbre.

Cada documento tiene un código y está asociado a un proveedor. La función "Sugerir" [F7] sobre el campo "Proveedor" proporciona la lista de proveedores para elegir el adecuado; también sugiere los suministros más probables para ese proveedor, incluyendo todos los suministrados anteriormente y todos los demás de la obra que compartan la misma naturaleza.

La gestión asistida de compras se basa en los contratos, o acuerdos económicos generales de adquisición de suministros a un proveedor.

Si se desea, a partir de

• Un contrato se generan pedidos que materializan la orden de compra de cierta cantidad de suministros.

• Un pedido genera entregas (guías de despacho), que acreditan la llegada a obra de los suministros pedidos.

• Un pedido o una entrega se generan facturas que imponen la obligación de pago al proveedor.


Página 13 de 25

Todos estos documentos también se pueden crear a mano, en lugar de deducirlos de los anteriores.

Si los documentos en Presto se crean unos a partir de otros, se asegura que las cantidades y precios de los suministros entrados en el primer documento (pedido, por ejemplo) coincidan con los de los documentos sucesivos, detectándose cualquier irregularidad del proveedor (entrega o factura más o menos cantidad de un suministro que la que se había pedido, o a precio diferente). Si se ingresa una entrega o factura “a mano”, no se debe mencionar el documento al que está relacionado el suministro, ya que se produciría duplicidad de éstos.

Las cantidades de los suministros de los documentos son sugeridas eligiendo la función sugerir [F7], que propone las cantidades relacionadas, como la de presupuesto u objetivo, la cantidad contratada, pedida, entregada, facturada e consumida, totales y para ese proveedor, con las diferencias entre ellas.


Página 14 de 25

Los precios de los suministros son también sugeridos por la función sugerir [F7]: precio de presupuesto o de objetivo, mínimo, máximo y último del proveedor, contratado, alternativos y otros precios del proveedor y de otros proveedores para ese suministro.


Página 15 de 25

Pedidos globales

Puede crear un pedido global para toda la obra de los suministros de un proveedor que no facture a origen, deducido o no a partir de un contrato, con su precio y plan de entregas.

A medida que se vayan recibiendo entregas, se irán descontando del pedido, que informa siempre de la cantidad pendiente de cada suministro. Para ello se desdoblan los suministros que se entregan en la cantidad entregada. En el suministro desdoblado se anota el código de la entrega correspondiente. En el suministro original queda la parte remanente del pedido global.

Los campos "BasePed" y "BaseEnt" del pedido informan de los importes pedido y entregado, de los que se deduce la diferencia pendiente.

Ordenes de Compra y Guías de Despacho

Emitir Orden de Compra (Pedidos)

Vamos a crear un pedido manualmente, independiente de la creación de un Contrato de Suministro.

• Abra la ventana "Pedidos" y cierre todas las demás (Ventana Predefinida 7). • Anote 111 en el campo "Documento" en la primera línea vacía de la ventana "Pedidos".

(F7 sugiere el número secuencial) • El botón "Sugerir" [F7] sobre "Proveedor" permite elegir un proveedor presente en el

proyecto o en una referencia, ó bien, escriba el nombre del proveedor. • F7 en fecha permite elegir la fecha del Pedido.


Página 16 de 25

• En "Suministros del pedido" pulse [F7] y elija sucesivamente el suministro, la cantidad a comprar y el precio, teniendo presente los valores relacionados con estas compras presentes en el proyecto.

Anotar la entrega (Guía de Despacho) de un pedido

Las entregas pueden incluir la totalidad de las cantidades de los suministros incluidos en la orden de compra (pedido) o solo una parte de ella:

• Si la entrega incluye la totalidad de los suministros o Elija "Pasar a entrega" en el menú contextual sobre el pedido '110_01'. o Teclee el código del documento de entrega (Guía de despacho).

• Si la entrega es parcial: o Aplique “Desdoblar” sobre la cantidad del suministro recepcionado, con el menú

contextual e introduzca la cantidad recibida, e indique el número de la guía de despacho en la celda de la columna “Entrega” y su fecha en la columna FecPrev.


Página 17 de 25

• Se ha creado una entrega con los suministros del pedido. El documento, puede verse dando clic sobre el número ingresado o abriendo “Entregas”

o Cambie su fecha de acuerdo a la fecha del documento de entrega, si no la ha incluido en FecPrev

o Los suministros del pedido están asociados al documento recién creado. o Elija "Cálculos: Proveedores y agenda".

Resultados

• Los pedidos y entregas creados añaden información en la Agenda. Ábrala, y compruebe los nuevos valores ingresados dando clic sobre ellos.

• Compruebe también cómo "Entidades: Importes de proveedores" informa de los importes pedidos y entregados. Doble clic en cada una de las celdas de importes, abre el respaldo del monto indicado.


Página 18 de 25

• Posiciónese sobre un proveedor y pulse el icono "Suministros de una entidad" . Se abre esa ventana subordinada y se ven juntos todos sus suministros, lo que facilita reclamar una entrega, comprobar su precio o detectar los que están pendientes de ser

facturados. Al pulsar el icono “Conceptos de una entidad” , aparecerán sus cotizaciones.

Anotar la entrega en obra de los suministros pedidos

Los suministros llegan a la obra acompañados de un documento que acredita la entrega y sus componentes (guías de despacho). Este documento se puede anotar en Presto, tanto si se hubiera anotado el pedido como si no, excepto en suministros de subcontratistas. En el primer caso se da continuidad al pedido, en el segundo se iniciaría el proceso informático del suministro con la entrega.


Página 19 de 25

Entrega de una parte de un pedido

Si el proveedor entregase algunos de los suministros de un pedido, se escribe el código de la entrega en esos suministros del pedido, y no en los no entregados.

Si entregase sólo una parte de la cantidad pedida de un suministro, se desdobla el suministro del pedido en dos: la parte entregada y el resto, y se anota el código de la entrega en el primero.

Trabajando en multiobra, si el suministro entregado se destinase en parte a una obra y en parte a otra, se procede como en el párrafo anterior, anotando en cada parte el código de la obra, en el campo "Obra" del suministro, la que es sugerida si la obra se ha incluido en “Entidades/Obras”.

Comparar las cantidades compradas / recibidas / facturadas

La función sugerir [F7] sobre los campos de cantidad de un esquema o de una fase, informa de las cantidades relacionadas con el mismo concepto, como la cantidad facturada por fases, por subcontratistas, diferencias entre objetivo, facturación, ejecución y planificación, etcétera, para comparar fácilmente la ejecución real de una unidad de obra y la facturada por el subcontratista.

Cómo anotar las facturas de proveedores, clientes y subcontratistas

Las facturas pueden crearse a partir de los documentos anteriores (contratos, pedidos o entregas) que existan, o pueden anotarse manualmente. Puede ser ocasión para asegurar la consistencia documental del proceso, comprobando que los documentos cumplen las condiciones de seguridad impuestas, que varían de una constructora a otra dependiendo del resto de controles que utilice y que pueden ser, a título de ejemplo:


Página 20 de 25

• Si se han introducido pedidos, se comprueba que la factura corresponda (cantidades, precios y plazos) con el pedido aprobado.

• Si se han introducido entregas, se comprueba que los suministros incluidos en la factura hayan sido entregados.

• Si no se han introducido pedidos ni entregas, pero hay un contrato de compra, ha de comprobarse que lo facturado se corresponda con lo contratado.

• Si no hubiera ningún documento previo, el jefe de obra debería visar la factura confirmando que los suministros han sido pedidos y entregados.

La función sugerir, sobre la cantidad de un suministro, informa sobre la cantidad introducida de ese suministro en los demás documentos, facilitando ese control.

Las facturas se crean en Presto:

• Pasando a factura (menú contextual) los suministros de un pedido o una entrega, o sobre el pedido o la entrega si la factura contuviera todos sus suministros.

• Anotando el código de la factura en los suministros del pedido o de la entrega. • A mano, en la ventana de facturas y de suministros de la factura, si no hay documentos

previos, ya que la introducción de suministros en una factura haciendo referencias a los documentos anteriores que los contenían, los duplica.

Anotar los suministros facturados

El proveedor “MELON” envía una factura. Vamos a anotar los suministros con sus cantidades y precios. Supongamos que ha entregado por completo 'cemento melon.', que es uno de los suministros que incluye en su pedido y que ahora factura.

• Haga clic sobre el pedido '110_01'. • Abra la ventana "Suministros del pedido" pulsando su icono. • Escriba el código de la factura recibida 1200 en el campo "Factura" del suministro

recibido. • Clic sobre el icono "Facturas". • Observe que se ha ingresado una factura '1200'. • Pulse el botón "Sugerir" [F7] sobre "Fecha". Elija 17/03/2004. • Abra la ventana "Suministros de la factura" y compruebe que contiene el suministro

facturado, donde se identifica el pedido y entrega respectivos. • Los suministros de un mismo pedido pueden dar origen a más de una factura, como

también una factura pueden reunir los suministros de varios pedidos.

IVA y retenciones

Para completar la factura 1200 de MELON sólo falta añadir el IVA y las retenciones.

• Escriba ‘19’ en el campo "IVA" • Botón "Sugerir" [F7] en el campo "RetGar" y elija 10.

IVA y retención se calculan sobre "BaseFac".


Página 21 de 25

Vencimientos

Los vencimientos de la factura se pueden crear:

• Con el menú contextual sobre la ventana “Vencimientos” • Automáticamente al calcular proveedores y agenda.

Esta factura va a ser pagada en tres plazos de treinta, sesenta y noventa días.

• Abra la ventana "Vencimientos" pulsando el icono correspondiente. • Abra el menú contextual sobre cualquier campo de la ventana "Vencimientos", y elija

"Vencimiento 30/60/90", que crea tres vencimientos y calcula sus fechas y sus importes.


Página 22 de 25

Observe que se ha creado un cuarto vencimiento "Retención garantía", cuyo campo "Importe" tiene el fondo rojo, correspondiente a ésta y con fecha un año después del día previsto para finalización de la obra.

El pago de un vencimiento se anota marcando el vencimiento como pagado en el menú contextual sobre el vencimiento. El campo queda de color azul claro.

• Pulse [F7] sobre el campo "Nota" del primer vencimiento y elija "Cheque". • Calcule “Proveedores y Agenda: se actualizan los vencimientos pagados, pendientes, el

flujo de caja y la tabla de Importe de los Proveedores.

Proveedores y sus suministros

El esquema “Importes de proveedores” de la ventana “Entidades” muestra información sobre los proveedores introducidos hasta el momento: cantidad comprada, entregada, facturada, retenida, pagada, pendiente de pago e IVA.


Página 23 de 25

Agenda

Histórico de suministros

Pulse el icono “Histórico de suministros”. Los contratos aparecen en el campo “Pedido” con fondo gris. Vea los diferentes esquemas y criterios de ordenación.

Cierre la venta “Histórico de suministros”

Informes

Previsualice e imprima los informes de “Informe:Chile:Compras” que aún no ha visto.

Facturas emitidas por la constructora

Las facturas que la constructora envía a los clientes se crean a mano, eligiendo una entidad de tipo “Cliente”, y se gestiona del mismo modo, aunque es opcional su inclusión en Presto (si no se anotan, el flujo de caja no se equilibrará, y las cuentas de IVA y retenciones quedarán incompletas).

Anotar facturas a origen o de subcontratistas

Algunos proveedores presentan sus facturas a origen, es decir, su contenido refleja el avance total cobrado a la fecha, es el caso de los subcontratistas. Para anotarlas en Presto:

• Compruebe que el proveedor es del tipo 'a origen' (subcontratista). Si no, conviértalo con el menú contextual en el esquema "Datos de proveedores y clientes" de la ventana "Entidades".

• En la ventana de facturas, cree una factura para ese proveedor y anote o copie en ella (desde el contrato, por ejemplo) los suministros que contiene la primera factura recibida. Compruebe que coinciden la base parcial y a origen de la factura con la factura recibida. Añada el IVA y las retenciones como en cualquier factura.

• Al llegar la siguiente factura del proveedor, cree el documento y copie los suministros del documento anterior con el menú contextual. Modifique las cantidades anteriores de los suministros copiando las que figuran en la factura recibida y añadiendo los suministros incluidos en la segunda factura que no figuraran en la primera. La base de la factura a origen muestra la suma de los importes de los suministros, mientras que la base de la


Página 24 de 25

factura muestra la diferencia entre aquélla y la correspondiente de la factura anterior del mismo proveedor, es decir, el valor parcial de esta segunda factura.

• Todas las facturas de ese proveedor menos la última no intervienen en los cálculos y no son impresas por los informes.

Las facturas a origen deben tener fechas secuénciales. Si se introducen dos facturas a origen con la misma fecha no es previsible cuál se entenderá como la última y el cálculo puede dar resultados erróneos.

Cómo exportar facturas a la contabilidad

La exportación de Presto a programas de contabilidad trasmite los datos de las facturas incluidas en Presto a los campos adecuados de los programas de contabilidad soportados (consultar "Documentación técnica: Exportación de Presto Control a programas de contabilidad").

Se pueden marcar o desmarcar muchas facturas a la vez igualando con "Operar" el campo a cero (desmarcar) o a uno (marcar).

El campo "Exp" queda automáticamente marcado cuando la factura ha sido exportada a la contabilidad. Una vez marcado, impide que se exporte de nuevo, por lo que, si se modifica la factura y se quiere volver a exportar, hay que desmarcar previamente ese campo.

Se pueden exportar facturas en formato ASCII preparados con el Generados de Informes, para conectar con otros programas de contabilidad, con "Macros: Exportar facturas".


Página 25 de 25

Cómo gestionar los proveedores

Los documentos de Presto se asocian a proveedores. Un proveedor puede ser un ofertante, si ha enviado una oferta que le hemos solicitado, un proveedor de suministros, que es el proveedor propiamente dicho, un proveedor a origen, como el anterior, pero con facturas a origen, o un cliente.

Crear y mantener una lista de proveedores

Los proveedores se crean anotando su código y demás datos en el esquema "Datos de proveedores y clientes" de la ventana "Entidades". La función "Sugerir" [F7] propone un código adecuado para proveedores nuevos. También se pueden copiar de obras anteriores. Es usual utilizar como código el nombre con el que se conoce el proveedor.

Sugerir [F7] facilita la inclusión de un proveedor de la lista en un documento que se está creando.

También pueden crearse al introducirlo dando oferta (precio alternativo) para un recurso, o el momento de crear un documento (pedido, entrega o factura).

Controlar los proveedores

A medida que se piden, reciben, facturan y pagan los suministros de un proveedor, Presto actualiza las cuentas con él, informando de lo que se le ha pedido, lo que nos ha entregado y facturado, lo que se le ha pagado, y lo que está pendiente de pago, en la agenda, el esquema de proveedores, el histórico de suministros, o los suministros de un proveedor.

Nota de Crédito

Documents

Manual de Compras 8.7