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MANUAL DE EXPOSITOR

Estimado Expositor:

La Asociación Mexicana de Ingenieros y Técnicos en Radiodifusión A.C. le da la más

cordial bienvenida a su XLII Congreso Internacional de Radiodifusión, en donde podrá

promover sus productos y servicios. Nuestro Congreso tendrá lugar en el GRAND HOTEL

ACAPULCO & CONVENTION CENTER, en Acapulco, Gro. México.

Éste Manual de Expositor ha sido diseñado pensando en Usted para brindarle información

importante que le ayudará a tener una exposición exitosa y sencilla.

Por favor, reenvíe éste manual a las personas involucradas en la participación de su

empresa en éste evento.

Ponga especial atención a los formatos de requerimiento que tienen fechas límite, ya que

haciendo esto se evitará tiempos extras no completados en su logística o retrasos

innecesarios en sitio.

Después de haber leído cuidadosamente el manual por favor envíe únicamente la página

8 y 9 al comité Organizador firmado de enterado de todos los lineamientos.

Permítanos asistirle para hacer de ésta participación la más exitosa del año.

Atentamente,

Ing. Fernando Alonso Ceballos Betancourt

Presidente de la AMITRA

Cualquier duda o comentario, favor de comunicarse a Asociación Mexicana de Ingenieros y Técnicos en Radiodifusión A.C.

T. + 52(55) 5609 0567 E.Mail: fceballos@amitra.mx; ajasso@amitra.mx; asistente@amitra.mx

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ÍNDICE: 1. EXPO XLI Congreso Internacional de Radiodifusión. ¿Cómo llegar? Plano de la exposición 2. HORARIOS DEL EVENTO 3. POLITICAS Y CONDICIONES DE CONTRATACION / GRUPOS, EVENTOS, USO Y MONTAJE DE SALONES 4. SOLICITUD DE NOMBRE STAND 5. FORMAS DE PAGO 6. STANDS 7. GAFETES 8. EQUIPAJE Y PAQUETERÍA

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1. EXPO XLII Congreso Internacional de Radiodifusión.

¿Cómo llegar? Plano del hotel. Av. Costera Miguel Alemán No.1, Col. Icacos, Acapulco, Guerrero, 39860, México.

* Punto Rojo

https://goo.gl/maps/PrPhfayQpFz Tour virtual Del Hotel:

http://www.grandhotelacapulco.com/assets/tour_virtual/mapa_gr andhotelacapulco.html

NOTAS: El hotel está ubicado a 18.2 km del Aeropuerto Internacional de Acapulco, México, aproximadamente 28 minutos en auto. Para saber más sobre los precios de cuotas por autopista y rutas de su Ciudad de origen al destino consulte http://www.capufe.gob.mx/

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Plano de Salas de Exposición.

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2. HORARIOS DEL EVENTO

MONTAJE

Miércoles 21 de agosto 14:00 hrs. Ingresan expositores al salón Cabaret “C” 21:00 hrs. Termina montaje Jueves 22 de agosto 7:00 hrs. Ingresan expositores 10:00 hrs. Termina montaje

EXPOSICIÓN

Jueves 22 de agosto Inauguración 11:00 hrs. EXPO 11:00 – 19:00 hrs. Viernes 23 de agosto EXPO 9:00 – 19:00 hrs. Sábado 24 de agosto EXPO 9:00 – 13:00 hrs.

DESMONTAJE

UNICO DÍA Y HORARIO SIN EXCEPCIÓN Sábado 24 de agosto 13:00 – 16:30 hrs. Todos debemos terminar a las 16:30 hrs. NOTA: Tendremos servicio de vigilancia en horario corrido desde el miércoles 21 de agosto a las 17:00 hrs. hasta el sábado 24 de agosto a las 9:00hrs.

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3. POLITICAS Y CONDICIONES DE CONTRATACION / GRUPOS, EVENTOS, USO Y MONTAJE DE SALONES

A) APLICA PARA LOS PARTICIPANTES DEL GRUPO

1. A ningún participante se le permitirá utilizar grabadoras. Únicamente ipods con audífonos 2. Es requisito usar traje de baño en las albercas. No se permite nadar con playeras, ropa inadecuada o algún tipo de calzado. 3. El hotel se reserva el derecho de admisión a personas que utilicen lenguaje ofensivo en áreas comunes. 4. El hotel se reserva el derecho de suspender el servicio de bebidas alcohólicas a los participantes del grupo que se encuentren en estado de ebriedad y que su comportamiento sea inadecuado, ofensivo y/o que ponga en peligro su integridad y bienestar o la de algún otro participante y/o huésped. 5. Es necesario respetar los horarios establecidos en los programas de eventos y horarios de centros de consumo, exceptuando de acuerdos establecidos con anterioridad. 6. La música en los restaurantes y/o áreas deberá ser de acuerdo a los decibeles permitidos. El horario máximo para suspender la música es las 00:00 hrs. media noche, exceptuando el sábado 24 hasta la 1:00 hrs. 7. Reglamento de mantas y/o Banners. Podrán colocarse solo en las áreas autorizadas previamente por el Comité Organizador. No podrán utilizarse rotafolios. 8. No se permite introducir alimentos y/o bebidas alcohólicas o no alcohólicas para consumir en las habitaciones e instalaciones del hotel, exceptuando descorche en eventos previamente autorizados. 9. En caso de que algún participante del grupo haga caso omiso a los reglamentos establecidos, el hotel se reserva el derecho a proceder a la sanción correspondiente y autorizada por el Gerencia General, dependiendo de cada caso. 10. Para su conocimiento, de acuerdo a la Ley General para el Control del Tabaco, la totalidad de las instalaciones del Hotel son de NO FUMAR, por lo que se les solicita de la manera más atenta hacer del conocimiento a los participantes de su grupo esta situación, para evitar cualquier molestia. B) APLICAN PARA SESIONES DE TRABAJO DE GRUPOS, CONVENCIONES Y CONGRESOS: 1.- No está permitido colgar y/o pegar en paredes ningún tipo de material sin la previa autorización del Comité Organizador, así mismo, queda prohibido el uso de clavos, pintura, taladros, cinta o cualquier material que pueda dañar el inmueble, en caso de ignorar éste mensaje será acreedor al correspondiente cargo por mal uso de instalaciones. 2.- El montaje y desmontaje deberá efectuarse únicamente dentro de las fechas y horarios que la AMITRA A.C. y el Comité Organizador determinen de mutuo acuerdo.

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3.- Los espacios para exposición son limitados de acuerdo al espacio contratado, es decir, no podrá hacer uso de áreas comunes sin previa autorización. 4.- Todas las conexiones eléctricas deberán ser aprobadas y supervisadas por el departamento de mantenimiento del Grand Hotel Acapulco & Convention Center. 5.- Cualquier conexión deberá contar con clavija y/o contacto. 6.- 20 días previos al evento se deberá informar del equipo de iluminación y carga eléctrica (amperaje) para su autorización y balanceo de cargas. 7.- Cualquier daño causado al inmueble por los expositores durante el montaje y/o desmontaje deberán ser cubiertos directamente por el expositor. 8.- Todo el equipo que se requiera introducir al hotel para el desarrollo de su montaje deberá ser revisado por seguridad de proveedores con un listado previamente elaborado con la descripción completa de cada artículo. 9.-El servicio de vigilancia es perimetral y en áreas comunes por lo que el Hotel y la AMITRA A. C. no se hacen responsables por artículos personales y/o objetos dejados dentro y fuera de salones. Por ello tendremos contratado elemento de seguridad en horarios de comidas y cierre de la sala de exposición. Por razones de seguridad durante el Congreso debe portar su gafete. 10.- Por razones de seguridad no se permite el uso de combustible, velas, aceite, gas, alcohol etc. En los salones de juntas no está permitido el uso de pirotecnia de ningún tipo, ni fuego, así como en ninguna otra área del hotel, únicamente serán permitidos en el área de la playa, asignada previamente por personal autorizado del hotel, y los proveedores del servicio de pirotecnia deberán presentar previo al evento y durante el mismo el permiso correspondiente. 11.- En el caso de uso de Bodegas ó áreas para almacenaje, será de acuerdo a disponibilidad y deberá ser solicitado con anticipación habiendo un cargo adicional. Si son sólo cajas vacías tendrán un lugar disponible en el salón Roqueta. C) APLICAN PARA EXPOSICIONES COMERCIALES Y MONTAJES DE STANDS: 1.- Durante el montaje cada expositor deberá ser responsable de recoger la basura que genere colocándola en bolsas de plástico negro (no transparente) para posteriormente retirarla, antes de instalar cualquier estructura deberá colocar un plástico o protector sobre la alfombra del salón CABARET C, en caso contrario cualquier daño causado en la alfombra generará un cargo al expositor. 2.- Por políticas de seguridad, el servicio de limpieza es en áreas comunes y pasillos; dentro de stands deberá correr por cuenta de cada expositor. 3.- Durante el Evento los participantes y/o expositores deberán portar su gafete de identificación. 4.- En caso de hacer una actividad dentro de su stand favor de mantenerlo a un volumen, 60 db, que no afecte a los otros expositores o las conferencias.

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IMPORTANTE: EL EXPOSITOR DEBE FIRMAR Y ENVIAR ESTA FORMA AL COMITÉ ORGANIZADOR POR CORREO ELECTRÓNICO antes del 1º de agosto de 2019 con atención a Aurelio Jasso Espinosa ajasso@amitra.mx El COMITÉ ORGANIZADOR no permitirá el montaje a aquellas compañías que no hayan cumplido con este requisito. ACEPTAMOS TODOS LOS TERMINOS Y CLAUSULAS DE ESTE REGLAMENTO Y NOS COMPROMETEMOS A ACATARLOS. NOMBRE Y FIRMA DEL EXPOSITOR NOMBRE DE COMPAÑÍA NÚMERO DE STAND

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4. SOLICITUD DEL NOMBRE DEL STAND Solicitud de Rotulo de Antepecho

STAND #:

RESPONSABLE:

EMPRESA:

FECHA:

Solicitud de Rotulo de Antepecho Su antepecho se puede rotular con la razón social de su empresa. El rotulo es con letra de vinil negro y es uniforme para todos los expositores. No se elaboran logotipos ni rótulos especiales. Solicito se rotule la marquesina de la siguiente manera: (MÁXIMO 45 CARACTERES, incluya espacios, renglones, etc.)

La presente forma deberá ser devuelta vía correo electrónico al Comité Organizador antes del 1º de agosto de 2019 OBSERVACIONES_______________________________________________ IMPORTANTE: Si no se recibe esta forma al término de la fecha límite, el nombre será el mismo que el de la empresa que contrató el stand con el comité organizador.

Enviar a: ajasso@amitra.mx

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5. FORMAS DE PAGO Transferencia Bancaria, Cheque depositado a cuenta, efectivo: BANCO (BANK NAME) BBVA Bancomer SUCURSAL EJE LÁZARO CARDENAS DIRECCIÓN (BANK ADDRESS) EJE LÁZARO CÁRDENAS 744 COL. VERTIZ NARVARTE 03020, MÉXICO, CDMX. NOMBRE DELA CUENTA (ACCOUNT NAME) ASOCIACION MEXICANA DE INGENIEROS Y TECNICOS EN RADIO DIFUSION A.C. NO. DE CUENTA (ACCOUNT NUMBER) 0171426796 CLABE 012180001714267965 SWIFT CODE BCMRMXMMPYM RFC: AMI -740919 423 FACTURACIÓN: Favor de hacernos llegar copia legible de su RFC y copia de la Transferencia ó depósito efectuado a: asistente@amitra.mx , facturacion@amitra.mx revise sus datos ya que sólo se realizará una vez. CANCELACIONES: Se revisará por caso, aplicando una sanción según la fecha en la que se solicite.

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6. STANDS En el Salón CABARET C (STAND 1- STAND 15)

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En el FOYER (STAND 16 - STAND 25)

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Cualquier requisición fuera de éste esquema favor de solicitarlo al Comité Organizador para darle solución o dirigirlo al responsable del área. Los STANDS están conformados por panel blanco de Trovicel, en total tiene siete paneles: Dos de lado izquierdo, tres de fondo y dos de lado derecho. Los materiales que pueden usar para pegar en las hojas son: - Cinta doble cara - Masking tape - Cinta gaffer - En caso de ser lona, puede colgarla con ganchos de alambre galvanizado No está permitido: - Perforar, rayar o pintar los paneles de los stands. - Usar pegamentos líquidos en los paneles o en los perfiles de aluminio de los stands. En caso de dañar el panel tendrá que cubrir el valor del mismo. Si Usted desea un trabajo puede comunicarse con el Comité Organizador para que lo contacte con el proveedor local de éste servicio ACAV.

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7. GAFETES FECHA LÍMITE DE REGISTRO: miércoles 1 de agosto de 2019 Le recordamos que los gafetes deberán estar personalizados y no se entregarán gafetes en blanco. Los expositores pueden recoger sus gafetes a partir del día miércoles 21 de agosto después de las 14:00 hrs en la oficina de la AMITRA en el Hotel, salón Roqueta en el 1er piso, del 22 al 25 de agosto de 2019. Excepto el 22 en la mañana que estaremos en el lobby. El responsable de recoger sus gafetes deberá presentar alguna identificación de la empresa que representa. Usted tiene derecho a: Por STAND de 6m² a 6 gafetes Nota. El gafete adicional del expositor tiene un costo de $200.00 MXP 8. EQUIPAJE Y PAQUETERÍA El Hotel agradece la identificación de su equipaje personal con una etiqueta con su nombre para la pronta repartición en habitaciones. Si Usted desea enviar paquetes por favor comuníquese con el Comité Organizador para más detalles sobre la logística.

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¡ADVERTENCIA!

ESTIMADO EXPOSITOR: AYUDENOS A EVITAR ROBOS

NO DESCUIDE SU LAPTOP, TABLETA Y/O CELULAR

NO DEJE OBJETOS VALIOSOS A LA VISTA DE OTRAS PERSONAS

GUARDE BIEN SU PASAPORTE

NO DEJE PORTAFOLIOS EN LAS ÁREAS ABIERTAS DE SU STAND