Manual Presup Nuevo

5/14/2018 Manual Presup Nuevo - slidepdf.com

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION.....................................................................................................................................................3INSTALACION.........................................................................................................................................................4

ACCESO A LA APLICACIÓN...............................................................................................................................5

MENU PRINCIPAL.................................................................................................................................................7

EMPRESA................................................................................................................................................................11

EN ESTA OPCIÓN CREAMOS EL ENTE ECONÓMICO O EMPRESA QUE ADQUIRIÓ ELSOFTWARE, SE DEBE INGRESAR TODOS LOS DATOS SOLICITADOS EN CADA UNO DE LOSCAMPOS YA QUE SON DE CARÁCTER OBLIGATORIO PARA EFECTOS DE LOS REPORTES

EXPEDIDOS EN EL PRESUPUESTO................................................................................................................11CENTROS................................................................................................................................................................14

PLAN UNICO DE CUENTAS...............................................................................................................................15

AUXILIARES O TERCEROS..............................................................................................................................18

BASICAS..................................................................................................................................................................21

SECCIONES............................................................................................................................................................22

................................................................................................................................................................................23

TIPO DE RUBROS ................................................................................................................................................23

GRUPOS...................................................................................................................................................................25

NIVEL O SECTOR.................................................................................................................................................25

PROGRAMA Y SUBPROGRAMAS..................................................................................................................26

RUBRO PRESUPUESTAL....................................................................................................................................27

PROCESO DE. CODIFICACIÓN DE RUBROS...............................................................................................30

TRANSACCIONES................................................................................................................................................36

TRASLADO.............................................................................................................................................................36

PROCESOS PRESUPUESTALES..................................................................................................................... ..38

APROPIACIÓN......................................................................................................................................................38

PAC O DISTRIBUCIÓN DE APROPACION.................................................................................................. ..40

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CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD – CDP..............................................................................................43

REGISTROS O COMPROMISOS PRESUPUESTALES.................................................................... ............53

AUTORIZACIONES DE PAGO................................................................................................................. .........55

ADICION PRESUPUESTAL................................................................................................................................57

CREDITO PRESUPUESTAL...............................................................................................................................62

CONTRACREDITO PRESUPUESTAL..............................................................................................................65

ANULAR CERTIFICADO....................................................................................................................................68

ESTE BOTÓN SE ACTIVARA AL MOMENTO DE USTED PROCESAR LA INFORMACIÓN, DECLICK SOBRE ÉL PARA IMPRIMIR EL FÍSICO DE LA ANULACIÓN PRESUPUESTAL...............72

ANULAR REGISTRO O COMPROMISO.........................................................................................................72

ANULAR AUTORIZACIÓN DE PAGO.............................................................................................................74

RECONOCIMIENTOS..........................................................................................................................................76

ESTE BOTÓN SE ACTIVARA AL MOMENTO DE USTED PROCESAR LA INFORMACIÓN, DECLICK SOBRE ÉL PARA IMPRIMIR EL FÍSICO DE LA REDUCCIÓN PRESUPUESTAL...............78

RECAUDOS.............................................................................................................................................................78

INTRODUCCION

El software presupuestal ESPIRAL se desarrollo teniendo en

cuenta las normas y procedimientos que rigen sobre registrospresupuéstales, suministro de información y Sistematizacióndel Presupuesto como son la Resolución Número 036 del 07de mayo de 1998 emanada de la dirección general depresupuesto general del Ministerio de hacienda y créditopúblico donde se describen los libros Previstos que los

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Órganos que conforman el Presupuesto General de la Nacióndeben llevar.

El programa aplicativo (Software), permite manipular lainformación de manera integral y de acuerdo a las normaslegales establecidas, efectuando un control sobre el manejopresupuestal mostrando el valor disponible por cada código orubro, verificando que los certificados expedidos nosobrepasen al valor disponible para comprometer, al realizarun certificado, ese valor es separado para agilizar y controlarla labor del analista de presupuesto.

La aplicación cuando así lo requieran emite los certificados deDisponibilidad y los registros presupuéstales, que son soporte

de toda orden de pago. También el paquete contempla laposibilidad de liberar una disponibilidad cuando no seautilizada. Esta parte del presupuesto es una herramienta muyimportante para el manejo de las entidades públicas, puestoque toda entidad de este sector, sin importar el nivel en elque se encuentre debe preparar el PAC

INSTALACION

Dicho software esta desarrollado en ambiente netamentegrafico, de fácil manejo y el usuario final puede identificarplenamente sus respectivos procesos con destreza.Nuestra herramienta de trabajo es el lenguaje deprogramación DELPHI, con acceso a los datos en tablasINTERBASE, puede ejecutarse en todas las diferentes

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versiones de WINDOWS y cuenta con posibilidad de serinstalado en una red LAN (Red de área Local).El primer paso que debe hacer para usar esta aplicación esproceder a su instalación, para lo cual debe realizar lossiguientes pasos:

1. Como la base de datos del software PresupuestalESPIRAL esta en INTERBASE, debe asegurarse que estaaplicación se encuentre instalada en su equipo detrabajo(Computador), de no ser así asesórese de unIngeniero de Sistemas o del Proveedor del Software

2. El CD de instalación debe contener tres archivos:- La Base de Datos (extensión .esp)- El ejecutable (extensión . exe)- El database o ruta de la aplicación (extensión .ini )

3. En la unidad C de su equipo cree una carpeta con elnombre de ESPIRAL

4. Copie la información contenida en el CD de instalaciónen la carpeta ESPIRAL que se encuentra ubicada en launidad C de su Equipo.

5. Seleccione el database. Ini, al abrir éste se visualizaráuna ruta de origen de la base de datos cerciórese que laruta consignada sea la siguiente :C:\ESPIRAL\contabilidad.esp

Si ésta no es la ruta que se encuentra en el DataBase. Ini, por favor cámbiela.6. Contabilidad .esp : es el nombre que recibe o que tiene

la base de datos de la aplicación presupuestal ESPIRAL7. Después de haber realizado todos los pasos anteriores

puede proseguir a ingresar al sistema dando click en elejecutable.exe , que se encuentra en la carpeta ESPIRAL.

Al tener la Aplicación Instalada debe ingresar con un usuario ypassword preescrito para tener acceso al programa, al estarubicado en el menú principal de la aplicación se asignan losusuarios y las autorizaciones de entrada y el usuario está encondiciones de iniciar su labor.

ACCESO A LA APLICACIÓN

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El paquete presupuestal ESPIRAL esta diseñado paramanejar el presupuesto de manera fácil, segura y eficaz; alinstalar el paquete se debe ingresar con una clave generalya preescrita, la cual puede ser cambiada mas adelante porla persona encargada del programa a cada uno de losusuarios.A continuación encontramos la primera ventana que sevisualiza al ingresar al programa; la cual esta compuesta porcuatro campo:

1.

Empresa: En éste campo usted debe digitar el Nit de laempresa a trabajar, o seleccionarla en la ventana debúsqueda de información que se despliega al dar click

en el botón que acompaña al correspondiente campo.2. Usuario: Digite la identificación de usuario que le

asigno el funcionario responsable del sistema o elproveedor del software para ingresar a la aplicación.

3. Descripción: si usted existe en la base de datos de laaplicación como usuario del sistema, al digitar su códigode usuario se visualizara en este campo su descripcióno nombre.

4. Password: Digite en este campo su clave o passwordque le fue asignado para el ingreso al sistema. , elprograma admite todas los intentos hasta cuando seavalida su contraseña.

Al momento de ser admitida su contraseña por el sistema ypulsar enter se visualizara una pequeña ventana la cual lesolicita el periodo contable en el cual usted desea trabajar. Leagradecemos digitar el periodo teniendo en cuenta el formato

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establecido en la ventana AAAAMM (AAAA = Año(cuatrodígitos), MM = Mes (dos dígitos))

MENU PRINCIPAL

Al verificar el usuario y su permiso de entrada, se muestra elMenú Principal , con los módulos que lo conforman, estosmódulos a la vez están conformados por submodulos que

permiten navegar por el menú y seleccionar una opción.

Elpaquete ESPIRAL contiene las aplicaciones Contabilidad,Presupuesto, Activos y Nomina integradas, por lo cualencontraremos módulos correspondientes a cada una deestas áreas en el menú principal, a continuación solo setratara los requeridos para el manejo presupuestal.

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Tablas. El modulo tablas permite alimentar la información delos archivos maestros, archivos con parámetros y archivos decontrol. Los sumodulos a manejar son:

• • Plan de Cuentas: se debe codificar el plan decuenta presupuestal para efectos de la interface con losreportes contables.

• Centros: si desea que su empresa trabaje con centrosde costos, debe creara las dependencias en ésta ventana

• Empresa: en éste submodulo debe codificar todos losdatos correspondientes a la entidad económica.

• Auxiliares o Terceros: Se deben codificar los terceros(clientes, proveedores , etc) con los cuales se generealgún proceso presupuestal o contable

Presupuesto. Este modulo permite generar todos losprocesos diarios, anuales y ocasionales que rigen elPresupuesto General de la Nación. Lo determina los siguientessubmodulos:

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• • Básicas: En este submodulo se configuran losrubros presupuéstales y las transacciones que serealizan o generan en el presupuesto.

• Procesos: Se realizan todas las transacciones diarias,movimientos ocasionales y procesos anuales generadosen el presupuesto.

• Consultas. Permite mostrar datos por pantalla con laopción de imprimir cuando se verifique los datosconsultados.

Herramientas. Permite consultar las tablas contenidas en laBase de Datos, Crear Usuarios del Sistema y Realizar lascopias de Seguridad de la Aplicación.

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• Base de Datos: en este submodulo se encuentraestructurada por tablas toda la información contenida enel sistema. Le permite a usted buscar una informaciónespecifica por medio de sentencias SQL, y a la vez

permite exportar el contenido de una tabla aaplicaciones diferentes para que usted pueda manipularla información.

• Usuarios del Sistema: Para acceso al sistema yseguridad de la información es indispensable asignar uncódigo o clave a cada usuario encargado de ejecutaralgún proceso contable o presupuestal.

• Copias de Seguridad: por seguridad usted deberealizar periódicamente copias de la informacióncontenida en la aplicación.

Finalizar. Permite cambiar el periodo contable y salir de laaplicación.

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EMPRESA

En esta opción creamos el ente económico o empresa queadquirió el software, se debe ingresar todos los datos

solicitados en cada uno de los campos ya que son decarácter obligatorio para efectos de los reportes expedidosen el presupuesto.

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- Nit: Digite en éste campo el numero deidentificación tributaria de su ente económico.

- Razón Social: Nombre completo de la Razón Socialo Ente Económico.

- Suscrito: Digite en éste campo la leyendaapropiada o exigida en el Presupuesto General de laNación de la persona que certifica. Ejemplo: El

Suscrito Secretario De La Entidad ó El Jefe DePresupuesto Municipal. Esta leyenda sevisualizará en los certificados, registro oautorizaciones de pago expedidos por el sistema.

- Dirección, Ciudad, Teléfono, Departamento:Digite la ubicación completa de el ente económico,digitando en cada campo el dato correspondiente.

- Ciudad Reten: Ciudad donde se aplica laretención, este dato es para efectos de certificadosde retención en la fuente expedidos enContabilidad. Digite en este campo la ciudad delocalización de el ente económico.

- Mail: ingrese en este campo la dirección del coreoelectrónico de la empresa si consta de éste, de locontrario pulse enter para ubicarse en el siguientecampo.

En este mismo submodulo encontramos un pequeño paneltitulado PRESUPUESTO el cual visualizaremos acontinuación:

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Estos datos son requisito indispensable en los reportespresupuéstales.

- Responsable: Digite en este campo el nombrecompleto del jefe de presupuesto o personaencargada de autorizar y firmar los certificados,registro y autorizaciones de pago presupuéstales.

- Cargo: Cargo de la persona autorizada para firmaren los reportes presupuéstales. Ejemplo: Jefe dePresupuesto.

- Auxiliar Pto, Cargo: Si la entidad cuenta con unauxiliar de presupuesto digite en éstos campos su

Nombre Completo y su cargo correspondiente.- Se Expide: Leyenda de la solicitud de expedición

de el certificado. Ejemplo: Se Expide el PresenteCertificado a Solicitud De.

Al terminar de ingresar los datos solicitados de click en elbotón GRABAR que se encuentra en la parte inferior de laventana.

¿Cómo Modificar Datos de una Empresa? si ya hascreado la empresa y deseas modificar algunainformación como representante, razón social, direcciónu otro, solo tienes que seleccionar la empresa en laventana de búsqueda de información que se visualiza aldar click en el botón que acompaña a el campo deNit, realizas las modificaciones que creas conveniente yactualizas la información. Debe tener en cuenta que

usted puede modificar cualquier dato de la empresaexcepto el Numero de Identificación Tributario (NIT) y/océdula de ciudadanía que identifica al contribuyente, si elerror que cometió al ingresar los datos fue en el NIT,debe retirar la empresa errónea que creo y volver arealizar el ingreso de la empresa.

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¿Cómo retirar o eliminar una empresa? Si deseasretirar una empresa, al ingresar a el submodulo deEMPRESAS, digitas el Nit de la empresa o lo seleccionasen la ventana de búsqueda de información que se

despliega al hacer click en el botón , al visualizarse losdatos correspondientes a ésta haces click en el botónEliminar que se encuentra en la parte inferior de laventana, luego aparece una nueva ventana confirmandola eliminación de la empresa, y haces click en YES.

NOTA: Si al momento de usted ingresar a la aplicaciónESPIRAL, su empresa no esta creada, seleccione en la ventanade ingreso al sistema cualquier ente al cual el ingeniero desoftware le halla permitido el acceso, digite los datoscorrespondientes de usuario y password, seleccione cualquierperiodo contable, al estar ubicado en el menú principalseleccionar en el modulo TABLAS la opción Empresa y

prosiga a codificar los datos exigidos por cada campo.

CENTROS

En esta ventana se crean los centros de costo por los cualesesta dividida o estructurada la empresa. Si la empresa noconsta de centros de costo ignore estos campos.

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Esta ventana consta de dos campos:- Empresa: se visualiza la empresa activa (con la

cual estas trabajando)- Centro: te brinda la opción de crear los centros de

costo que creas necesario llevar, para una mejordistribución de información de gastospresupuéstales generados en la empresa.

¿Cómo crear los centros de costo? Si estaposesionado en el menú principal seleccione en elmodulo de tablas la opción centros, en el campocentro usted digitara el código (ejemplo 0101), al pulsar

enter se ubicara en el campo de la derecha el cual seencuentra a la misma dirección, ahí usted digitara ladescripción del centro de costo (ejemploAdministración), finalice dando click en el botónAgregar que se ubica en la parte inferior.¿Cómo modificar o eliminar centros de costo? en elcampo centro de esta ventana digite el código que deseamodificar o eliminar, o selecciónelo en la lista que se

despliega al hacer clic en el botón que

acompaña a ese campo, al pulsar enter seactivaran los botones Actualizar y Eliminar, según elcaso, de clic en el botón correspondiente.

PLAN UNICO DE CUENTAS

En este modulo se entra a trabajar en la creación del PlanÚnico de Cuentas; debe tenerse presente que este es el pilarfundamental de la Contabilidad y Presupuesto, por ello sedebe crear y codificar cuidadosamente. Cuando entre a Plan

de Cuenta la primera pantalla que se visualiza es lasiguiente:

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Esta ventana contiene dos pestañas registro y traslado, en

registro la cual aparece activa al ingresar a este modulo, secrean, modifican y eliminan las cuentas de Planeación ypresupuesto. Se debe tener en cuenta la jerarquía de lascuentas al momento de crearlas, a continuación se visualizaun ejemplo.

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La codificación del Plan de Cuentas esta estructurado porniveles que son:

Clase : Conformado por el primer digito. Ej: 0Grupo : Los dos primeros dígitos. Ej:

03Cuenta : Los cuatro primeros dígitos.

Ej: 0305Subcuenta : Los seis primeros dígitos. Ej:

030511

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La aplicación ESPIRAL simula una estructura de árbol locual al ingresar la codificación del Plan de Cuenta debesiniciar ingresando el Nivel, Clases y así sucesivamentehasta terminar ingresando el nivel de Subcuentas, de locontrario aparece un error en raíz, el cual no te dejaracrear la cuenta.

¿Cómo codificar las cuentas de Planeación y

Presupuesto? En el modulo de tablas, selecciona elsubmodulo Plan de Cuentas y digita en cada campo lainformación solicitada. Para efectos de presupuesto solodebes activar o digitar información en los campossiguientes:

- Código Cuenta: Digita en éste campo el código dela cuanta presupuestal.

- Nombre Cuenta: Descripción completa de lacuenta

- Tipo Cuenta: Selecciona dando click sobre elcampo correspondiente el tipo de cuenta que estascodificando, en éste caso selecciona N(Nivel) paralas cuentas de 1, 2 y 4 dígitos, y seleccionaG(General) para las cuentas de 6 dígitos.

AUXILIARES O TERCEROS

Los Auxiliares o Terceros son todas aquellas personas comoclientes, proveedores, empleados, socios, accionistas que

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tienen que ver directamente con las transacciones quedesarrolle la empresa.

¿Cómo crear un auxiliar o tercero?En esta ventana digita los datos correspondientes a cada Tercero como son:

Identificación - Nit: Corresponde a la cedula deciudadanía o numero de identificación tributaria(Nit) del tercero que se va a crear, éste puede serhasta de 14 dígitos y puede ser alfanumérico, acontinuación pulse enter.

Razón Social: En este campo se digita el nombrede la empresa si esta constituida jurídicamente o sies persona natural el nombre completo; seguidopulse enter.

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Nombre o Representante: Se digita el nombrecompleto del Representante Legal ; pulse enter.

Dirección: En este campo se codifica el lugardonde se localiza el tercero; a continuación pulseenter.

Ciudad: Ciudad donde reside la empresa o personanatural; pulse enter.

Teléfonos: En este campo se digitan los númerostelefónicos donde se localiza el tercero; pulse enter.

Código Postal: Digite el numero de código postal

si lo posee, de lo contrario pulse enter.

Meil: Dirección en Internet, si no la posee pulseenter.

Nit o Código: Es utilizado cuando la empresa tienevarias sucursales, estas se identifican por un códigoya que por tratarse de la misma poseen el mismoNit (Numero de Identificación Tributaria ).

Si el tercero es una persona natural o es unaempresa jurídica que no posee varias sucursales sedigita el numero de identificación que corresponda aese tercero; pulse enter.

Finalice la codificación del tercero haciendo click enGrabar.Los datos contenidos en el panel inferior de laventana son datos anexos para la codificación devendedores, si no los desea utilizar ignórelos; serequiere llena todos los campos

por lo cual le recomendamos digitar el numero ceroen los campos no utilizados.

¿Cómo modificar o eliminar un auxiliar o tercero?

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En este modulo también puedes modificar o eliminarun auxiliar, si estas seguro de realizar una de estas dosoperaciones, al digitar el Nit (si éste ya está creado) laaplicación te trae los datos correspondientes a esetercero, si desea modificar haga los cambios pertinentesy de clic en el botón Actualizar, si desea eliminar de clicen Eliminar.

BASICAS

En este submódulo se configuran los rubros presupuéstales ylas transacciones que se realizan o generan en el

presupuesto.Datos básicos brinda el servicio de sentar las bases para lacreación de los códigos de los rubros en forma de árbol.

Este submódulo lo componen los siguientes ítem:- Tipo- Grupo- Nivel o Sector

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- Programa- Subprograma- Sección- Rubro Presupuestal-

Transacciones- Traslado

En la creación de niveles de los rubros el sistema genera encada ítem dos códigos, el código del nivel a crear y un códigoenlace el cual lo estaría relacionando con un nivel superior. Enel orden de creación de niveles los rubros seguirían elsiguiente orden:

SECCIONESEn esta ventana se crean las secciones en las cuales estadividido el presupuesto.

- Código : digite el código de la sección a trabajar,según la codificación de rubros de la entidad.

- Descripción: digite el nombre de la sección acrear.

- Enlace: se inicializan los enlaces de los niveles atrabajar. cuando se trate una sección depresupuesto de gastos el enlace inicial será la letraG (Gasto), en el caso de presupuesto de Ingresos elenlace será la letra I (Ingreso).

Las secciones manejadas en el presupuesto son:

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Ingresos – Presupuesto de IngresosGastos de Funcionamiento – Presupuesto de GastosGastos de Inversión - Presupuesto de GastosDeuda Pública - Presupuesto de Gastos

• Ejemplo de la sección Gastos de Funcionamiento

• Ejemplo de la sección Ingresos

TIPO DE RUBROS

En esta ventana se genera el segundo nivel de la codificación,dividiendo en este caso la información contenida en cada

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sección por tipos de rubros, a continuación se mostrara unejemplo:

- I Ingresos- 1 Ingresos Corrientes- 11 Ingresos por Explotación- 111 Venta de Servicios- 1111 Régimen Contributivo- 1112 Subsidio a la Oferta

Como puedes ver cada nivel depende de uno superior, en estecaso la sección es I Ingresos, el tipo de rubro sería el nivelsiguiente ósea 1 Ingresos Corrientes; la codificación enla ventana de TIPO es la siguiente:

- Código : digite el código del tipo de rubro, El

código de cada tipo inicia con el código de origen oenlace como prefijo y se le adiciona los dígitos delnivel a crear. Ejemplo si el nivel es 1, el códigoquedaría así: I 1

- Descripción: digite el nombre de la clase de rubro- Enlace: seleccione en la ventana de búsqueda de

información que se despliega al hacer click en el

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botón de la derecha que acompaña a este campo,la sección u origen a la cual pertenece.

- Finalice dando click en el botón GRABARLos tipos son tomados coma base para la codificación de los

grupos.

GRUPOS

La codificación de los grupos se inicia teniendo como prefijolos códigos los tipos . Corresponde al Tercer nivel de laestructuración. Tomando el ejemplo anterior:

- I Ingresos

- 1 Ingresos Corrientes- 11 Ingresos por Explotación- 111 Venta de Servicios- 1111 Régimen Contributivo- 1112 Subsidio a la Oferta

En este caso la codificación del tercer nivel quedaría I 11Ingresos por Explotación.

NIVEL O SECTOR

Corresponde al cuarto nivel de la codificación de lainformación. Retomando el ejemplo

- I Ingresos- 1 Ingresos Corrientes

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- 11 Ingresos por Explotación- 111 Venta de Servicios- 1111 Régimen Contributivo- 1112 Subsidio a la Oferta

la codificación del nivel quedaría I 111 Venta de Servicios

PROGRAMA Y SUBPROGRAMAS

Si el presupuesto se trata de ALCALDÍAS, la codificación deéste viene dividida en Programas, Subprogramas y/oProyectos, de ser éste el caso siga los pasos anteriores de

codificación de niveles, y en enlace seleccione el nivelanterior o superior del cual viene unido. Las ventanascorrespondientes a Programas y Subprogramas son lassiguientes:

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Como puedes visualizar en las ventanas anteriores, unproyecto o subprograma depende de un Programa, si su casoes el de una Empresa Social del Estado y no maneja estosniveles, haga caso omiso a estos ítem.

RUBRO PRESUPUESTAL

Cuando haya terminado de crear todos los nivelescorrespondientes a la estructuración prosiga a crear losrubros presupuéstales.

¿Cómo crear un rubro presupuestal?

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Al estar ubicado en el menú principal, selecciona en elsubmódulo Básicas que se encuentra en el moduloPresupuesto el ítem Rubro Presupuestal, estaventana esta compuesta de dos partes Rubros yCuentas (estos nombres se visualizan en las pestañasubicadas en la parte superior).

Rubros: Se crean los rubros presupuéstales.Cuenta: Se seleccionan las cuentas de planeación ypresupuestos con las cuales se identifica cada rubropresupuestal, con el fin de reflejar los resultados deingresos y gastos en los reportes contables.

Por organización y estructuración de selección de rubros

la aplicación presupuesto maneja un código relacionandolos niveles creados en los ítem anteriores, con el fin defacilitar la búsqueda de rubros por secciones y agilizar sutrabajo, a la vez este código se esta trabajando con unenlace inicial (G ó I ) para identificar y diferenciar ungasto de un ingreso y generar reportes individuales paracada caso.En la creación del rubro el código debe seguir inicializadopor los dígitos contenidos en el nivel anterior a éste, conel fin de no romper la secuencia; a la vez el programa le

permite crear un numeral con el cual usted identificarade manera mas clara el rubro creado, ya que este noestará estructurado y no se inicializaran conconsecutivos de enlaces.

Al momento de crear el rubro debe ingresar los datossolicitados en cada campo en el siguiente orden:

1. Tipo Rubro: seleccione en la ventana de ayuda o

digite el código del tipo de rubro que usted deseacrear.

2. Código Sección: seleccione en la ventana debúsqueda que se despliega al hacer click en elbotón , la sección correspondiente al gasto oingreso a crear.

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3. Código Clase: seleccione dando click en el botónque acompaña a éste campo el nivelcorrespondiente a el rubro, en la ventana debúsqueda solo se visualizaran los códigos de lasclases que dependen de la sección seleccionada enel campo anterior.

4. Código Grupo, Código Nivel: en estos camposseleccionarás los datos correspondientes a el nivel acrear.

5. Código Programa, Código Subprograma: si setrata de presupuestos de alcaldías, y usted asignó

programas y subprogramas en la estructuraciónrealizada para la identificación y búsqueda derubros por sectores, seleccione los datoscorrespondientes en la ventana de ayuda. Si ustedno esta trabajando con estos niveles por tratarse deuna Empresa Social del Estado, al usted dar click enel botón de Búsqueda de Información, se visualizarala siguiente ventana.

Si usted no trabaja con estos niveles, ignore estosdos campo y prosiga a ingresar los siguientes datos.

6. Código Rubro: En éste campo debe digitar elcódigo del rubro que desea crear, debe tener encuenta que el código debe inicializar con los dígitosdel código enlace, ósea del nivel superior a éste.

7. Numeral: Digite el numeral con el cual ustedidentificara cada código, éste numeral no estaráinicializado con los dígitos del nivel de enlace.

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8. Aplica: Digite la letra S si el rubro manejamovimientos presupuéstales, de lo contrario digitela letra N.

9. Detalle: Digite el nombre o descripción del rubropresupuestal.

10. Finalice dando clic en el botón Agregar.

PROCESO DE. CODIFICACIÓN DE RUBROS

A continuación se visualizara un ejemplo explicativo de laconfiguración y/o codificación de los rubros presupuéstales.Si su codificación de presupuesto es el siguiente:

GASTOSA GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

800.0001000000 GASTOS DE PERSONAL

800.0001010000 GASTOS DE ADMÓN

800.0001010100 SERV PERSONALES ASOCIADOS A LA NOM

800.000

1010101 Sueldo Personal de Nomina650.0001010102 Horas Extras, Días Festivos Recargos Nocturnos

150.000

Debe seguir los siguientes pasos:1. En el submódulo SECCIÓN, que se encuentra en el

modulo Básicas, debe Crear el nivel A : GASTOS DEFUNCIONAMIENTO, así: Código: 1 (1: para relacionar la A) Descripción: Gastos de Funcionamiento Enlace: G (Por tratarse de Presup. De

Gasto)

2. En TIPO, debe crear el siguiente nivel ósea GAST DEADMÓN.

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Código: G10 (Código 1000000 = Código 10) Descripción: Gastos de Personal Enlace: 1 (Gastos de Funcionamiento)

3. GRUPO: Código: G101 (Código 1010000 = Código

101) Descripción: Gastos de Administración Enlace: G10 (Gastos de Personal)

4. NIVEL – SECTOR: Código: G10101 (Código 1010100 = Código

10101) Descripción: Servicios Personal Asociado a la

Nom Enlace: G101 (Gastos de administración)

5. RUBRO PRESUPUESTAL: debe crear todos los nivelesanteriores en la ventana rubro así:

Tipo Rubro: Seleccione gastos Código Sección: 1: Gastos de funcionamiento Código Rubro: Digite G1 (G de gastos, 1 de gastos de

funcionamiento)

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Numeral: Digite A Aplica: Digite la tecla N(en mayúscula; significa que ese

rubro es de mayor y por lo tanto no aplica movimiento) Descripción: Escriba el nombre del rubro, en este caso

sería GASTOS DE FUNCIONAMIENTO. Click en el botón AGREGAR.

Tipo Rubro: Seleccione gastos Código Sección: 1: Gastos de funcionamiento Código Clase: G10: Gastos de Personal Código Rubro: G10 Numeral: 1000000 Aplica: Digite la tecla N Descripción: Escriba el nombre del rubro (Gastos de

Personal) Click en el botón AGREGAR

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Tipo Rubro: Seleccione gastos Código Sección: Seleccione 1: Gastos de

funcionamiento Código Clase: Seleccione G10: Gastos de Personal Código Grupo: Seleccione G101 Código Rubro: Digite G101

Numeral: 1010000 Aplica: Digite la tecla N Descripción: Escriba el nombre del rubro Click en el botón AGREGAR

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funcionamiento Código Clase: Seleccione G10: Gastos de Personal Código Grupo: Seleccione G101 Código Nivel: Seleccione G10101 Código Rubro: Digite G10101 Numeral: 1010100 Aplica: Digite la tecla N Descripción: Escriba el nombre del rubro Click en el botón AGREGAR


funcionamiento Código Clase: Seleccione G10: Gastos de Personal Código Grupo: Seleccione G101 Código Nivel: Seleccione G10101

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Código Rubro: Digite G1010101 Numeral: 1010101 Aplica: Digite la tecla S Descripción: Escriba el nombre del rubro

Al pulsar enter se activa la pestaña CUENTAS, en estaventana se realiza la homologación de rubros con lascuentas de planeación y presupuesto. Seleccione encada campo la cuenta correspondiente.

Cuenta Apropiación: 030511 Gastos por Ejecutar: 031011 Cuenta CDP: 031211 Cuenta Compromisos: 031511 Cuenta Obligaciones: 032211 Cuenta de Pagos: 033011

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Finalice dando click en el botón AGREGAR.De esta misma forma usted proseguirá a codificar todos los

rubros presupuéstales.

TRANSACCIONES

Código de transacciones es una convención del creador delpaquete, que funciona como símbolo de identificación de lastransacciones:

01 – Apropiación 02 – Adición 03 – Crédito 04 – Contracredito 05 – Traslado o Reducciones 06 – Certificado de Disponibilidad 07 – Compromisos o Registros 08 – Obligaciones o Autorizaciones de Pago 11 – P.A.C. 26 – Anular Certificado

27 – Anular Compromiso 28 – Anular Autorización de Pago 37 – Reconocimientos 38 - Recaudos

TRASLADO

La aplicación le brinda la facilidad de trasladar rubros de unaempresa existente en la base de datos de el sistema, a su

nueva empresa, con el fin de evitar la nueva codificación deéstos.

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¿Cómo Trasladar rubros de una empresa a otra?La ventana de TRASLADO esta compuesta por dos campos:Nit Origen: Digite o seleccione en este campo el Nit oidentificación de la empresa existente, de la cual desea tomarlos rubros codificados.

Nit Destino: Selecciones en este campo la empresa creada,a la cual desea trasladar la codificación.Contiene a su vez tres botones ubicados en la parte inferior dela ventana que son:

Visualizar: al dar click en este botón se visualizan los rubrospresupuéstales de la empresa que este seleccionada en elcampo Nit Origen.

Pasar: Al activar este botón el sistema traslado las cuentasque se encuentren en la empresa seleccionada en el campoNit Origen a la empresa seleccionada en Nit Destino.

Salir: Como su nombre lo indica, al ejecutar ésteabandonamos la ventana activa.

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PROCESOS PRESUPUESTALES

Se realizan todas las transacciones diarias, movimientos

ocasionales y procesos anuales generados en el presupuesto.Esta ventana esta ubicada en modulo de presupuestovisualizado en el menú principal, submódulo procesos.

APROPIACIÓN

Permite hacer la asignación presupuestal que se ha aprobadopara una vigencia.

¿Cómo registrar la apropiación presupuestal?Para llevar a cabo el ingreso de la asignación presupuestaldebe seguir los siguientes pasos:

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Despliegue en el menú principal el moduloPRESUPUESTO, y seleccione el submódulo PROCESOS.

Al dar click en procesos se abre la siguiente ventana:

Transacción: seleccione dando clik en el botón deBúsqueda de Información que se encuentra a la derechade éste campo, la opcion 01:APROPIACIÓN

Tipo Rubro: seleccione según el caso (Ingreso o Gasto)el tipo de rubro al cual desea realizar la asignaciónpresupuestal.

Fecha: al pulsar enter nos ubicamos en el campo fecha,en el cual seleccionaremos o digitaremos la fecha en laque se dio la asignación presupuestal.

Documento: Digite el número de acuerdo de laaprobación de el presupuesto. Código sección: seleccione la sección a la que

pertenece el rubro. Tomando el ejemplo anterior delrubro 1010101 : SERVICIOS ASOCIADOS A LANOMINA, seleccionaría en este caso 1:GASTOS DEFUNCIONAMIENTO.

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Código Clase: seleccione la clase a la que pertenece elrubro. Ejemplo: G10 = GASTOS DE PERSONAL

Código Grupo: seleccione el grupo al que pertenece elrubro. Ejemplo: G101 = GASTOS DE ADMÓN.

Código Nivel: seleccione el nivel al cual pertenece elrubro. Ejemplo: G10101 = SERVICIOS PERSONALESASOCIADOS A LA NOMINA.

Código Programa y Código Subprograma: si sucodificación consta de estos niveles selecciónelos segúnel caso, de lo contrario omita estos campos.

Código Rubro: seleccione en la ventana de búsquedaque se despliega al hacer click en el botón ubicado a laderecha de éste campo, el rubro al cual desea ingresarleapropiación.

Al pulsar enter el sistema le visualiza el numeral y ladescripción correspondiente al código o rubroseleccionado.

Valor Inicial: digite en éste campo el valor de laasignación del rubro seleccionado. Este valor se debedigitar sin comas y/o puntos.

Al pulsar enter se ubica en el botón AGREGAR de clicksobre éste para continuar ingresando la apropiación deel resto de rubros.

Al finalizar de ingresar la asignación o apropiaciónpresupuestal de todos los rubros de click en el botónDOCUMENTO

Finalice dando click en el botón PROCESAR.

PAC O DISTRIBUCIÓN DE APROPACIONRealización del PLAN MENSUALIZADO DE CAJA - PAC,

Tiene como finalidad la de tomar el valor de cada rubro ydistribuirlo en los 12 meses del año, los meses en los quedesee guardar valores están a criterio del usuario, el sistemaopcionalmente le divide el valor del rubro en 12 parteavas

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iguales, pero permite que usted modifique las cifras sugeridasy controla la distribución de tal manera, que verifica laigualdad entre el valor Distribuido y el valor asignado. Cuandose presenta alguna diferencia la aplicación le muestra el valorde ella.

¿Cómo registrar el P.A.C.?Para llevar a cabo la distribución de la asignaciónpresupuestal debe seguir los siguientes pasos:

Transacción: seleccione dando clik en el botón deBúsqueda de Información que se encuentra a la derechade éste campo, la opción 11 : P.A.C.

Tipo Rubro: seleccione según el caso (Ingreso o Gasto)el tipo de rubro al cual desea realizar la asignaciónpresupuestal.

Fecha: al pulsar enter nos ubicamos en el campo fecha,en el cual seleccionaremos o digitaremos la fecha en lacual desea realizar la distribución.

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Documento: Digite el número de acuerdo de laaprobación de el presupuesto.

Código sección: seleccione la sección a la quepertenece el rubro.

Tomando el ejemplo anterior del rubro 1010101 :SERVICIOS ASOCIADOS A LA NOMINA, seleccionaría eneste caso 1:GASTOS DE FUNCIONAMIENTO.





Código Rubro: seleccione en la ventana de búsquedaque se despliega al hacer click en el botón ubicado a laderecha de éste campo, el rubro al cual desea aplicarleP.A.C.

Al pulsar enter el sistema le trae el numeral , ladescripción y la apropiación correspondiente al rubro; el

cursor se ubica la celda del mes de enero. En la parte inferior de la ventana se visualizan los doce

meses del año, los campo Hace Pac, Un Mes, Diferencia yAcumulado.

Hace PAC: Al dar click sobre ésta opción el sistemadivide la apropiación en doce partes iguales asignadas acada mes.

Un Mes: El sistema toma el total de la apropiación delrubro y lo lleva al mes de enero, esta opción para el caso

de las entidades que no manejen distribucionesequitativas. Acumulado: Si los valores estan balanceados, ósea que

no existe diferencia entre el total de la aprobación y totalde los valores distribuidos, se debe visualizar en estecampo el total de la aprobación y en el campo Diferenciael numero 0

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Diferencia: Si los valores no estan balanceados, óseaque existe diferencia entre el total de la aprobación ytotal de los valores distribuidos, la diferencia sevisualizara en este campo.

Seleccione una de las dos opciones propuestasanteriormente Hace PAC o Un Mes, de click en el botónAGREGAR.

Finalice dando click en el botón PROCESAR. Realice este proceso con cada uno de los rubros.

CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD – CDP

Controla el valor disponible para comprometer por cadanumeral, mostrando el estado del rubro sobre el que se hacela certificación.

¿Cómo realizar un Certificado de Disponibilidad?

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Transacción: seleccione dando clik en el botón deBúsqueda de Información que se encuentra a la derechade éste campo, la opción 06 : CERTIFICADO DEDISPONIBILIDAD ó CDP

Tipo Rubro: seleccione según el caso (Ingreso o Gasto)el tipo de rubro del cual desea certificar.

Fecha: al pulsar enter nos ubicamos en el campo fecha,en el cual seleccionara la fecha en la cual desea realizarla certificación

Documento: El programa automáticamente genera suconsecutivo correspondiente al numero del certificado.Este numero es solicitado para efectuar el registropresupuestal. Al estar ubicado en este campo pulse enter

(deje el campo vacío) ya que el numero del certificadoes generado consecutivamente por el sistema. Código sección: seleccione la sección a la que

pertenece el rubro.Ejemplo del rubro 1010101 : SERVICIOS ASOCIADOS A LANOMINA, seleccionaría en este caso 1:GASTOS DEFUNCIONAMIENTO.


Código Grupo: seleccione el grupo al que pertenece elrubro. Ejemplo: G101 = GASTOS DE ADMÓN. Código Nivel: seleccione el nivel al cual pertenece el

rubro. Ejemplo: G10101 = SERVICIOS PERSONALESASOCIADOS A LA NOMINA.


Código Rubro: seleccione en la ventana de búsquedaque se despliega al hacer click en el botón ubicado a la

derecha de éste campo, el rubro del cual deseacertificar.

Al pulsar enter el sistema le trae el numeral , ladescripción y el valor inicial de éste rubro.

Oficina: dependencia a la cual se le hace la solicitud delcertificado; el cursor se ubicara en éste campo, si suempresa consta de centros de costos y/o oficinas,

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seleccione o digite el código de éstas, de lo contrariodigite el numero 00. tenga en cuenta que los centros decosto que usted digite en este campo deben de estarcreados con antelación por el modulo TABLAS.

Separar: seguidamente el cursor se ubicara en estecampo, digite el valor por el cual usted desea realizar elCertificado de Disponibilidad, tenga en cuenta que siusted digita un valor excedido a el valor inicial oapropiado del rubro el sistema le arrojara el siguientemensaje.

Y no le permitirá realizar esta transacción a menos quedisminuya el valor y éste no sobrepase lo asignado a elrubro.

Solicitud: debe digitar el numero del documento con elque se hace la solicitud de el C.D.P y debe ser unconsecutivo

Al estar ubicado en el campo inferior de descripción,

digite el concepto por el cual se expide la certificación

Al terminar de ingresar los datos de elCertificado de Disponibilidad, de Click en éste botón,como puede ver al usted realizar esta operación segenera el consecutivo el cual puede visualizar en la partesuperior en el campo Documento.

Este botón se activa después de haber

terminado un Documento, su función es procesar lainformación validada al momento de finalizar eldocumento para así llevarla a todos los reportes deejecución presupuestal.

Este botón se activara al momento de ustedprocesar la información, de click sobre él para imprimir el

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físico de los certificados del cual dispondrá para realizarel Registro o Compromiso Presupuestal. El sistemavisualizara previamente el siguiente reporte.

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Se configura la impresora a utilizar y se ejecuta laimpresión.

Tres opciones de visualización (47%, 93%,100%)

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Flechas de desplazamiento, lepermite desplazarse deuna hoja a otra.

Salir de la ventana de visualización

REGISTROS O COMPROMISOS PRESUPUESTALES

El registro presupuestal, Permite registrar el compromisomáximo por el valor certificado, la elaboración de un registropresupuestal se hace en base a un numero de certificado.

¿Cómo realizar un Registro Presupuestal?

Transacción: seleccione dando clik en el botón deBúsqueda de Información que se encuentra a la derechade éste campo, la opción 07 : REGISTRO PRESUPUESTALó COMPROMISO

Tipo Rubro: seleccione según el caso (Ingreso o Gasto)el tipo de rubro del cual desea comprometer.

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Fecha: al pulsar enter nos ubicamos en el campo fecha,en el cual seleccionara la fecha en la cual desea realizarel compromiso

Documento: El programa automáticamente genera suconsecutivo correspondiente al numero del Registro.Este numero es solicitado para efectuar la Autorizaciónde Pago presupuestal. Al estar ubicado en este campopulse enter (deje el campo vacío) ya que el numero delregistro es generado consecutivamente por el sistema.

Documento Origen Numero: Digite el numero delCertificado que desea Comprometer

Al usted digitar el número del Certificado si éste noexiste, el sistema generara el siguiente aviso:

Si el certificado si existe se visualizaran los datoscontenidos en éste, en la rejilla centrar, y el cursos seubicara en el campo IDENTIFICACIÓN para que usteddigite o seleccione la identificación o nit del beneficiario.

Al usted pulsar enter se ubicara en el campoVrAprobado.

Si el valor del registro es igual a el del certificado pulseenter, si se llega a dar el caso que el valor de este seainferior a el certificado digite en el campo VrAprobadoel correspondiente y pulse enter.

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NOTA: Cuando se registra un menor valor al del certificado, laaplicación automaticamente lo libera, para que pueda sertenido en cuenta en los proximos certificados.

Al estar ubicado en el campo inferior de descripción, si lodesea puede modificar el concepto del registro.

Al terminar de ingresar los datos de el RegistroPresupuestal, de Click en éste botón, como puede ver alusted realizar esta operación se genera el consecutivo elcual puede visualizar en la parte superior en el campoDocumento.

Este botón se activa después de haber

terminado un Documento, su función es procesar lainformación validada al momento de finalizar eldocumento para así llevarla a todos los reportes deejecución presupuestal.

Este botón se activara al momento de ustedprocesar la información, de click sobre él para imprimir elfísico del registro del cual dispondrá para realizar laautorización de pago u orden de pago.

AUTORIZACIONES DE PAGO

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¿Cómo realizar una Autorización de Pago?

Transacción: seleccione dando clik en el botón deBúsqueda de Información que se encuentra a la derechade éste campo, la opción 08 : AUTORIZACION DE PAGO

Tipo Rubro: seleccione el tipo de rubro del cual deseacomprometer (Gasto).

Fecha: al pulsar enter nos ubicamos en el campo fecha,en el cual seleccionará la fecha en la cual desea realizar

el compromiso Documento: El programa automáticamente genera su

consecutivo correspondiente al número de laAutorización de Pago. Al estar ubicado en este campopulse enter (deje el campo vacío) ya que el número dela Autorización es generado consecutivamente por elsistema.

Documento Origen Numero: Digite el numero delregistro al cual desea autorizar el pago.Al usted digitar el número del regsitro el sistemavisualizara en la rejilla centrar los datos de éste. De clicken cualquier campo de la rejilla para que la aplicaciónsuba estos datos a cada campo correspondiente.Seguidamente se encontrara ubicado en el campoVrAprobado.

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En este campo debe digitar el valor por el cual desearealizar la autorización.

Resolución: digite el número de resolución con el cualse da la autorización de pago.

Al terminar de ingresar los datos de laAutorización, de Click en éste botón, como puede ver alusted realizar esta operación se genera el consecutivo elcual puede visualizar en la parte superior en el campoDocumento.

Este botón se activa después de haberterminado un Documento, su función es procesar la

información validada al momento de finalizar eldocumento para así llevarla a todos los reportes deejecución presupuestal.

Este botón se activara al momento de ustedprocesar la información, de click sobre él para imprimir elfísico de la Autorización de Pago.

ADICION PRESUPUESTAL.

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¿Cómo realizar una Adición Presupuestal?

Transacción: seleccione dando clik en el botón deBúsqueda de Información que se encuentra a la derecha

de éste campo, la opción 02 : ADICIONES Tipo Rubro: seleccione según el caso (Ingreso o Gasto)el tipo de rubro.

Fecha: al pulsar enter nos ubicamos en el campo fecha,en el cual seleccionara la fecha en la cual desea realizarla transacción.

Documento: El programa automáticamente genera suconsecutivo correspondiente al numero de adiciones. Alestar ubicado en este campo pulse enter (deje el campovacío) ya que el numero del la adición es generado

consecutivamente por el sistema. Código sección: seleccione la sección a la que

pertenece el rubro.Ejemplo del rubro 1010101 : SERVICIOS ASOCIADOS A LANOMINA, seleccionaría en este caso 1:GASTOS DEFUNCIONAMIENTO.

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Código Rubro: seleccione en la ventana de búsquedaque se despliega al hacer click en el botón ubicado a laderecha de éste campo, el rubro al cual desea adicionar.

Al pulsar enter el sistema le trae el numeral y la

descripción de éste rubro. Valor Inicial: digite en éste campo el valor que desea

adicionar a el rubro seleccionado. Detalle: describa el concepto por el cual se dio la

adición presupuestal, incluyendo en éste la resolución oel documento que autoriza éste evento.

Al terminar de ingresar los datos de la Adición,de Click en éste botón, como puede ver al usted realizar

esta operación se genera el consecutivo el cual puedevisualizar en la parte superior en el campo Documento.

Este botón se activa después de haberterminado un Documento, su función es procesar lainformación validada al momento de finalizar eldocumento para así llevarla a todos los reportes deejecución presupuestal.

Este botón se activara al momento de ustedprocesar la información, de click sobre él para imprimir elfísico de la Adición Presupuestal.

REDUCCIONES PRESUPUESTALES.

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¿Cómo realizar una Reducción Presupuestal?

Transacción: seleccione dando clik en el botón de

Búsqueda de Información que se encuentra a la derechade éste campo, la opción 05 : REDUCCIONES

Tipo Rubro: seleccione según el caso (Ingreso o Gasto)el tipo de rubro.


Documento: El programa automáticamente genera suconsecutivo correspondiente al numero de Reducciones.Al estar ubicado en este campo pulse enter (deje elcampo vacío) ya que el numero del la Reducción esgenerado consecutivamente por el sistema.

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Código sección: seleccione la sección a la quepertenece el rubro.Ejemplo del rubro 1010101 : SERVICIOS ASOCIADOS A LANOMINA, seleccionaría en este caso 1:GASTOS DEFUNCIONAMIENTO.



Código Nivel: seleccione el nivel al cual pertenece elrubro. Ejemplo: G10101 = SERVICIOS PERSONALES

ASOCIADOS A LA NOMINA.


Código Rubro: seleccione en la ventana de búsquedaque se despliega al hacer click en el botón ubicado a laderecha de éste campo, el rubro al cual desea adicionar.

Al pulsar enter el sistema le trae el numeral y ladescripción de éste rubro.

Valor Inicial: en este campo se visualizara el valordisponible que tiene el rubro a la fecha.

Oficina: si esta trabajando con centros de costoseleccione en este campo el valor, de lo contrario digite‘00’.

Valor: digite en este campo el valor a reducir en elrubro.

Resolución No: digite el numero de la resolución con lacual se dio la reducción presupuestal.

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Detalle: describa el concepto por el cual se dio lareducción , incluyendo en éste la resolución o eldocumento que autoriza éste evento.

Al terminar de ingresar los datos de laReducción, de Click en éste botón, como puede ver alusted realizar esta operación se genera el consecutivo elcual puede visualizar en la parte superior en el campoDocumento.

Este botón se activa después de haberterminado un Documento, su función es procesar lainformación validada al momento de finalizar eldocumento para así llevarla a todos los reportes de

ejecución presupuestal.

Este botón se activara al momento de ustedprocesar la información, de click sobre él para imprimir elfísico de la Reducción Presupuestal.

CREDITO PRESUPUESTAL.

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¿Cómo realizar una Crédito Presupuestal?

Transacción: seleccione dando clik en el botón deBúsqueda de Información que se encuentra a la derechade éste campo, la opción 03 : CREDITOS



Documento: El programa automáticamente genera su

consecutivo correspondiente al numero de la Transacción. Al estar ubicado en este campo pulse enter(deje el campo vacío) ya que el numero del Crédito esgenerado consecutivamente por el sistema.

Código sección: seleccione la sección a la quepertenece el rubro.Ejemplo del rubro .

Código Clase: seleccione la clase a la que pertenece elrubro.

Código Grupo: seleccione el grupo al que pertenece elrubro.

Código Nivel: seleccione el nivel al cual pertenece elrubro.

Código Programa y Código Subprograma: si su

codificación consta de estos niveles selecciónelos segúnel caso, de lo contrario omita estos campos.

Código Rubro: seleccione en la ventana de búsquedaque se despliega al hacer click en el botón ubicado a laderecha de éste campo, el rubro al cual desea realizar elcredito.

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Valor Inicial: en este campo digite el valor que deseaingresar al rubro.


Detalle: describa el concepto por el cual se dio elcredito, incluyendo en éste la resolución o el documentoque autoriza éste evento.

Al terminar de ingresar los datos de laReducción, de Click en éste botón, como puede ver alusted realizar esta operación se genera el consecutivo elcual puede visualizar en la parte superior en el campoDocumento.

Este botón se activa después de haberterminado un Documento, su función es procesar la

información validada al momento de finalizar eldocumento para así llevarla a todos los reportes deejecución presupuestal.

Este botón se activara al momento deusted procesar la información, de click sobre él paraimprimir el físico de la Reducción Presupuestal.

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CONTRACREDITO PRESUPUESTAL.

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El

contracredito en el análisis de certificado de disponibilidadresta un valor a la suma de la distribución, adición, crédito,traslado, para obtener el valor disponible.

¿Cómo realizar una Contracrédito Presupuestal?

Transacción: seleccione dando clik en el botón deBúsqueda de Información que se encuentra a la derechade éste campo, la opción 04 : CONTRACREDITOS



Documento: El programa automáticamente genera suconsecutivo correspondiente al numero de la

Transacción. Al estar ubicado en este campo pulse enter

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(deje el campo vacío) ya que el numero delContracrédito es generado consecutivamente por elsistema.

Código sección: seleccione la sección a la quepertenece el rubro.Ejemplo del rubro .


Código Grupo: seleccione el grupo al que pertenece elrubro.

Código Nivel: seleccione el nivel al cual pertenece elrubro.


Código Rubro: seleccione en la ventana de búsquedaque se despliega al hacer click en el botón ubicado a la

derecha de éste campo, el rubro al cual desea realizar elcrédito.


Valor Inicial: en este campo se visualizara el valordisponible en el rubro


Valor : en este campo digite el valor que desea ingresaral rubro.

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Detalle: describa el concepto por el cual se dio elContracredito, incluyendo en éste la resolución o eldocumento que autoriza éste evento.

Al terminar de ingresar los datos deContracredito, de Click en éste botón, como puede ver alusted realizar esta operación se genera el consecutivo elcual puede visualizar en la parte superior en el campoDocumento.



Este botón se activara al momento deusted procesar la información, de click sobre él paraimprimir el físico de la Reducción Presupuestal.

ANULAR CERTIFICADO.

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Para anular un certificado de Disponibilidad debe tener encuenta que a éste no se le haya realizado el Compromiso oRegistro Presupuestal. Si éste consta de Registro Presupuestal

debe primero anular el Registro para que el sistema lepermita proceder a anular el Certificado. Al usted intentaranular un certificado que conste de registro el sistema levisualizara la siguiente ventana de dialogo:

¿Cómo Anular un Certificado de Disponibilidad?

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Transacción: seleccione dando clik en el botón deBúsqueda de Información que se encuentra a la derechade éste campo, la opción 26 : ANULAR CERTIFICADOS





(deje el campo vacío) ya que el numero de la anulaciónes generado consecutivamente por el sistema.

Dcto Origen No.: Digite en éste campo el número deldocumento que desea eliminar. Ejemplo si deseaeliminar el certificado de disponibilidad número 263,digítelo en éste campo.

En la rejilla de la parte centrar de la ventana se

visualizaran al usted digitar el número del documentoslos datos correspondientes a éste. De click sobre unacelda de ésta rejilla para que el sistema suba los datosde este documento a cada campo correspondiente.

Detalle: al usted realizar el paso anterior el cursor seubicará en este campo, donde usted tendrá la opción demodificar el comentario si lo desea; describa el conceptopor el cual se dio la anulación de éste documento.

Al terminar de ingresar los datos de laanulación, de Click en éste botón, como puede ver alusted realizar esta operación se genera el consecutivo elcual puede visualizar en la parte superior en el campoDocumento.

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Este botón se activara al momento de usted procesar lainformación, de click sobre él para imprimir el físico

de la Anulación Presupuestal.

ANULAR REGISTRO O COMPROMISO.

Para anular un Registro Presupuestal debe tener en cuentaque a éste no se le haya realizado Autorizaciones de Pago. Siéste consta de Autorización de Pago debe primero anularéstas para que el sistema le permita proceder a anular elRegistro. Al usted intentar anular un Registro que conste deAutorizaciones el sistema le visualizara la siguiente ventanade dialogo:

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¿Cómo Anular un Registro Presupuestal?

Transacción: seleccione dando clik en el botón deBúsqueda de Información que se encuentra a la derechade éste campo, la opción 27 : ANULAR REGISTROS



Documento: El programa automáticamente genera su

consecutivo correspondiente al numero de la Transacción. Al estar ubicado en este campo pulse enter(deje el campo vacío) ya que el numero de la anulaciónes generado consecutivamente por el sistema.

Dcto Origen No.: Digite en éste campo el número deldocumento que desea eliminar.

En la rejilla de la parte centrar de la ventana se

visualizaran al usted digitar el número del documento losdatos correspondientes a éste. De click sobre una celdade ésta rejilla para que el sistema suba los datos de estedocumento a cada campo correspondiente.


Al terminar de ingresar los datos de laanulación, de Click en éste botón, como puede ver alusted realizar esta operación se genera el consecutivo elcual puede visualizar en la parte superior en el campoDocumento.

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ejecución presupuestal.Este botón se activara al momento de

usted procesar la información, de click sobre él paraimprimir el físico de la Anulación Presupuestal.

ANULAR AUTORIZACIÓN DE PAGO.

Al usted intentar anular una Autorización de Pago que no

exista o que no se encuentre procesada el sistema levisualizara la siguiente ventana de dialogo:

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¿Cómo Anular una Autorización de Pago?

Transacción: seleccione dando clik en el botón deBúsqueda de Información que se encuentra a la derecha

de éste campo, la opción 28 : ANULAR AUTORIZACIONES Tipo Rubro: seleccione según el caso (Ingreso o Gasto)

el tipo de rubro. Fecha: al pulsar enter nos ubicamos en el campo fecha,

en el cual seleccionara la fecha en la cual desea realizarla transacción.



(deje el campo vacío) ya que el numero de la anulaciónes generado consecutivamente por el sistema.

Dcto Origen No.: Digite en éste campo el número deldocumento que desea eliminar.

En la rejilla de la parte centrar de la ventana sevisualizaran al usted digitar el número del documento losdatos correspondientes a éste. De click sobre una celda

de ésta rejilla para que el sistema suba los datos de estedocumento a cada campo correspondiente.


Al terminar de ingresar los datos de laanulación, de Click en éste botón, como puede ver al

usted realizar esta operación se genera el consecutivo elcual puede visualizar en la parte superior en el campoDocumento.

Este botón se activa después de haberterminado un Documento, su función es procesar lainformación validada al momento de finalizar el

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documento para así llevarla a todos los reportes deejecución presupuestal.

Este botón se activara al momento deusted procesar la información, de click sobre él paraimprimir el físico de la Anulación Presupuestal.

RECONOCIMIENTOS.

¿Cómo realizar un Reconocimiento?

Transacción: seleccione dando clik en el botón deBúsqueda de Información que se encuentra a la derechade éste campo, la opción 37 : RECONOCIMIENTO


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Transacción. Al estar ubicado en este campo pulse enter(deje el campo vacío) ya que el numero delReconocimiento es generado consecutivamente por elsistema.

Código sección: seleccione la sección a la quepertenece el rubro.


Código Grupo: seleccione el grupo al que pertenece el

rubro. Código Nivel: seleccione el nivel al cual pertenece el

rubro. Código Programa y Código Subprograma: si su

codificación consta de estos niveles selecciónelos segúnel caso, de lo contrario omita estos campos.

Código Rubro: seleccione en la ventana de búsquedaque se despliega al hacer click en el botón ubicado a laderecha de éste campo, el rubro al cual desea realizar el

Reconocimiento. Al pulsar enter el sistema le trae el numeral y la

descripción de éste rubro. Valor Inicial: en este campo digite el valor a reconocer. Reconocimiento No: Digite en éste campo el número

del reconocimiento

Identificación: en este campo digite la identificación dela entidad por la cual se dio el reconocimiento, o

selecciónela en la búsqueda que se despliega al hacerclick en el botón ubicado a la derecha de éste campo.

Detalle de Ingresos: describa el concepto por el cualse dio el Reconocimiento.

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Al terminar de ingresar los datos de latransacción, de Click en éste botón, como puede ver alusted realizar esta operación se genera el consecutivo elcual puede visualizar en la parte superior en el campoDocumento.

Este botón se activa después de haberterminado un Documento, su función es procesar lainformación validada al momento de finalizar eldocumento para así llevarla a todos los reportes deejecución presupuestal.

Este botón se activara al momento deusted procesar la información, de click sobre él para

imprimir el físico de la Reducción Presupuestal.

RECAUDOS

¿Cómo realizar un Recaudo?

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Transacción: seleccione dando clik en el botón deBúsqueda de Información que se encuentra a la derechade éste campo, la opción 38 : RECAUDOS




Transacción. Al estar ubicado en este campo pulse enter(deje el campo vacío) ya que el numero del recaudo es

generado consecutivamente por el sistema.

Dcto Origen No.: Digite en éste campo el número delreconocimiento al cual desea recaudar.

En la rejilla de la parte centrar de la ventana sevisualizara al usted digitar el número del reconocimientolos datos correspondientes a éste. De click sobre unacelda de ésta rejilla para que el sistema suba los datos

de este documento a cada campo correspondiente.Seguidamente el cursor se ubicara en el campoVrAprobado en el cual usted digitará el valor a recaudarel cual puede ser inferior a el reconocido o igual peronunca superior.

Detalle: si lo desea puede modificar el concepto delrecaudo, en este campo se visualizara el concepto delreconocimiento al cual esta recaudando

Al terminar de ingresar los datos del recaudo,de Click en éste botón, como puede ver al usted realizaresta operación se genera el consecutivo el cual puedevisualizar en la parte superior en el campo Documento.

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ejecución presupuestal.Este botón se activara al momento de

usted procesar la información, de click sobre él paraimprimir el físico del Recaudo.

ANULAR RECONOCIMIENTOS

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Usted puede anular un reconocimiento siempre y cuandoéste no tenga recaudos registrados; si ha efectuado recaudosa el reconocimiento a anular, debe primero eliminar éstos

para que el sistema le permita anular el reconocimiento.¿Cómo Anular un Reconocimiento?

En el modulo de presupuesto, seleccione el submodulode procesos y la opción Movimientos dePresupuesto, se visualizara la ventana de movimientos.

Transacción: el primer campo encontrado en la ventanade movimientos es transacción, en éste camposeleccione dando clik en el botón de Búsqueda deInformación que se encuentra a la derecha, la opción 47 :

ANULACIÓN DE RECONOCIMIENTOS Al usted seleccionar ésta opción se visualizara una nueva

ventana, la cual se mostrara a continuación.

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Transacción: seleccione en éste campo la opción47:ANULAR RECONOCIMIENTOS.

Identificación: digite o seleccione la identificación de laentidad por la cual se dio el reconocimiento a anular.

Reconocimiento No.: Digite el número delreconocimiento que desea anular, y pulse enter.

En los campos Fecha, Valor y Detalle Ingresos, sevisualizara los datos del reconocimiento correspondientea el número que usted digito en el campoReconocimiento No.

Al usted dar click en este botón se anulara elreconocimiento correspondiente al número que digito,con esta operación usted termina la transacción de laanulación.

ANULAR RECAUDOS

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¿Cómo Anular un Recaudo?

En el modulo de presupuesto, seleccione el submodulode procesos y la opción Movimientos de

Presupuesto, se visualizara la ventana de movimientos. Transacción: el primer campo encontrado en la ventana

de movimientos es transacción, en éste camposeleccione dando clik en el botón de Búsqueda deInformación que se encuentra a la derecha, la opción 48 :ANULACIÓN DE RECAUDOS

Al usted seleccionar ésta opción se visualizara una nuevaventana, la cual se mostrara a continuación.

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Transacción: seleccione en éste campo la opción48:ANULAR RECAUDOS.

Identificación: digite o seleccione la identificación de laentidad por la cual se dio el recaudo a anular.

Recaudo No.: Digite el número del recaudo que deseaanular, y pulse enter.

En los campos Fecha, Valor y Detalle Ingresos, sevisualizara los datos del recaudo correspondiente a elnúmero que usted digito en el campo Recaudo No.

Al usted dar click en este botón se

anulara el reconocimiento correspondiente al númeroque digito, con esta operación usted termina latransacción de la anulación.

MODULO DE HERRAMIENTAS

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Utilizado para la administración del sistema.

BASE DE DATOS

Esta es la parte más delicada del programa, razón por la cualsolo será utilizada por el administrador con asesoría delingeniero del programa, siempre y cuando sea necesario.La base de datos contiene las tablas en las cuales se trabajancada uno de los módulos, y es utilizada cuando se presentanproblemas en las tablas de alguna de las aplicacionesejecutadas.Si deseas observar alguna de las tablas selecciona en el

modulo de herramientas la opción Base De Datos, sevisualizara la siguiente ventana:

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Esta ventana esta contenida por:

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Tablas Sentencia SQL Resultado de la consulta Registros encontrados

OK F5

Exportar

Salir

TABLAS: En este panel encontramos el listado de tablas

que conforman el sistema. Toda la información que ustedingresa al sistema por las diferentes interfaces deusuarios, es consignada en la base de datos y la base dedatos esta conformada por todas estas tablas las cualesse encuentran interrelacionadas unas con las otras.

SENTENCIA SQL: Este campo es manejado por losingenieros de sistemas o personas con conocimientos enel manejo de las sentencias SQL.

RESULTADO DE LA CONSULTA: Al usted seleccionaruna tabla en el panel de Tablas (dando clic sobre ésta),haga click en el botón OK o pulse la tecla F5, sevisualizará en la rejilla Resultado de la Consulta todos losdatos contenidos en la tabla seleccionada. Ejemploseleccionaremos la Tabla Plancuenta la cual contienetodos los planes de cuentas de las diferentes empresascreadas en la base de datos.

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REGISTROS ENCONTRADOS: muestra la cantidad ennúmero de los registros contenidos en la tablaseleccionada.

EXPORTAR: Al usted dar clic en éste botón, el sistemaenviara automáticamente los registros de la tablacontenida en la rejilla de Resultado de la consulta a elprograma de Office “EXCEL”, ofreciéndole la facilidad demanipular estos datos a su antojo, si lo requiere.

COPIAS DE SEGURIDADEn este submódulo encontramos dos opciones muyimportantes que son:

GENERAR: Periódicamente el administrador delsistema debe almacenar la información en copias deseguridad, la aplicación ofrece este modulo paraque usted proteja su información cuando el equiposufre un daño (problemas eléctricos o problemas dered). Recuerde que las copias de seguridad son elúnico soporte que tiene la empresa después dehaberse dañado el sistema principal; si a realizadola copia tiene la opción de recuperarla, de locontrario toda la información se le puede perder. Espor eso que periódicamente se deben llevar a cabo.

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¿Cómo realizar una copia de Seguridad? En elmodulo de herramientas, de clic en el submódulocopias de seguridad, en ésta ventana active el radiobutton Generar, de clic en el botón Generar,seguidamente se activara una ventana donde ustedseleccionará la ruta donde desea guardar la copia.

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Digite el nombre que le quiera asignar y de clic enGuardar, espere mientras se genera la copia.

RESTAURAR: la aplicación ofrece esta opción paraobtener copias de la carpeta donde se guarde lainformación de la copia de seguridad que se hayarealizado.

¿Cómo restaurar una copia de seguridad? En elsubmódulo Copia de Seguridad de click a la opciónRestaurar, de clic en Generar, a continuación seabrirá una ventana donde usted seleccionará laruta donde se encuentra el archivo a restaurar,finalice dando clic en Abrir.

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Reconocimiento

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Recaudos

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Apropiación Inicial

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