14
MANUAL PROSEDUR PEMBUATAN SURAT UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA INDONESIA 2017

MANUAL PROSEDUR PEMBUATAN SURAT - unusia.ac.idunusia.ac.id/__pub/files53910MP_Pembuatan_Surat.pdf · 4. Menghindari kata singkatan. 5. Menguasai bentuk surat dan bagiannya. 6. Mengikuti

  • Upload
    phamanh

  • View
    241

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

MANUAL PROSEDUR PEMBUATAN

SURAT

UNIVERSITAS

NAHDLATUL ULAMA INDONESIA

2017

Manual Prosedur Pembuatan

Surat

UNIVERSITAS

NAHDLATUL ULAMA INDONESIA

2017

Kode Dokumen :

Revisi : 0

Tanggal : September 2017

Diajukan Oleh : Kepala Pusat Administrasi

M. Faiz Maulana, S.Pd.I

Dikaji Ulang Oleh : Dir. II Bid. Administrasi & Keuangan

Arif Rahman, M.Pd

Dikendalikan Oleh : Warek II Bid. Administrasi & Keuangan

H.M. Sulton Fatoni, M.Si

I. Definisi suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya.

II. Tujuan 1. Menyampaikan informasi kepada pembaca surat; 2. Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat; 3. Ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada

pembaca surat.

III. Fungsi 1. Surat sebagai media komunikasi. 2. Surat sebagai barometer. 3. Surat sebagai bukti tertulis. 4. Surat sebagai salah satu otak kegiatan suatu kantor

BAGIAN I

MENYUSUN SURAT YANG BAIK

1. Menetapkan Lebih dahulu maksud surat. 2. Menetapkan Urutan masalah. 3. Merumuskan pokok pembicaraan (runtut, logis, teratur, menarik, segar,

sopan dan mudah ditangkap). 4. Menghindari kata singkatan. 5. Menguasai bentuk surat dan bagiannya. 6. Mengikuti Pedoman EYD.

KRITERIA BAHASA SURAT YANG BAIK

1. Bahasa baku. 2. Bahasa jelas atau tidak bermakna ganda. 3. Lugas: tidak mubazir, tidak banyak basa-basi, mengikuti perkembangan

bahasa surat. 4. Efektif dan efisien. 5. Bahasa padu, tiap gagasan dituangkan dalam 1 paragraf. 6. Ciri paragraf yang baik:

a. mengandung kesatuan isi; b. kepaduan antar kalimat; c. ada pengembangan gagasan pokok.

7. Bernalar. 8. Menarik atau mengandung rasa bahasa: kosa kata tepat, optimis,

menghindari pengungkapan secara langsung hal-hal yang tidak menyenangkan.

EYD YANG SERING DIGUNAKAN DALAM SURAT MENYURAT a. Penulisan Nama dan Alamat:

Contoh: Rektor Universitas Nahdlatul Ulama Indonesia Jln. Taman Amir Hamzah No. 5, Pegangsaan, Menteng, Jakarta Pusat

b. Penulisan nama Jabatan Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama nama-nama jabatan jika diikuti nama Instansi/lembaga/perusahaan.

Contoh: 1. Koordinator Kopertis Wilayah III 2. Ketua Program Studi Pendidikan Hukum

c. Penulisan Bentuk Singkatan dan Akronim Singkatan umum yang terdiri atas dua huruf, setiap hurufnya diikuti tanda titik.

Contohnya: 1. a.n. : atas nama 2. d.a. : dengan alamat 3. s.d. : sampai dengan

Singkatan umum yang terdiri atas tiga huruf hanya diikuti satu tanda titik.

contohnya: 1. Yth. : Yang terhormat 2. Bpk. : Bapak 3. Sdr. : Saudara 4. Jln. : Jalan

BAGIAN II

PENULISAN BAGIAN-BAGIAN PELENGKAP SURAT 1. Penulisan tanggal

Unsur -unsur yang ditulis pada bagian ini ialah tanggal, nama bulan, dan tahun. Contoh:

15 Mei 2017 11 April 2029

2. Penulisan nomor, hal, lampiran, dan tembusan Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama dari keempat bagian itu. Antara bagian-bagian itu dengan keterangan yang mengacunya dipakai tanda titik dua. Contoh:

Nomor : 123/Dir.II/300.03.11/IX/2017 Lampiran : 2 (dua) lembar Perihal : Permintaan Penangguhan

Tembusan: 1. Dekan Fakultas Ilmu Pendidikan 2. Ketua Program Studi Bimbingan dan Konsling

3. Penulisan Bagian-bagian Pelengkap Surat

Penulisan salam pembuka dan salam penutup. Penulisan kedua jenis salam ini diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma. Contoh:

Salam Pembuka: Assalamualaikum Wr. Wb., Salam Penutup: Wallahul Muwaffiq Ilaa Aqwamit Thorieq

Wassalamualaikum Wr. Wb.,

4. Penulisan Bentuk Perincian Tanda baca yang digunakan dalam rincian adalah tanda koma. Contoh:

Kami mengharapkan kehadiran Bapak dalam rapat persiapan perkuliahan yang akan diadakan pada hari Selasa, tanggal 1 Agustus 2016, Pukul 14.00–16.00 WIB di ruang rapat untuk membahas Membahas Persiapan Perkuliahan.

Bentuk rincian di atas dapat juga ditulis ke bawah seperti contoh di bawah ini:

Kami mengharapkan kehadiran Bapak dalam rapat direksi yang akan diadakan pada: Hari : Selasa Tanggal : 1 Agustus 2016 Pukul : 14.00 - 16.00 WIB Tempat : Ruang Rapat Acara : Membahas Persiapan Perkuliahan

5. Bentuk Font dan Format Surat

Surat ditulis dengan Format Font Times New Roman, 12 Pts, dengan Margin Top 4, Left 4, Rigth 3, Bottom 3. Spasi 1.

BAGIAN III BENTUK DAN FUNGSI BAGIAN SURAT Pada dasarnya bentuk surat dibedakan dua bentuk saja. Bentuk-bentuk surat yang lain merupakan variasi dari bentuk surat tersebut. Kedua bentuk surat tersebut adalah bentuk lurus atau bentuk balok (block style) dan bentuk lekuk (indented style). Namun yang dipakai oleh UNUSIA adalah bentuk surat model lurus (Block Style). 1. Penggolongan dan Pembagian Surat

a. Berdasar kepentingan isi surat:

Surat pribadi: formal dan non formal. Surat dinas: surat keterangan, surat jalan, surat kelakuan baik, surat

izin, dan sebagainya.

Surat niaga: surat perkenalan, surat permintaan penawaran, surat pesanan dan balasannya, surat pengiriman pesanan, surat tagihan, surat klaim, dan sebagainya.

b. Berdasar wujud fisik surat: surat bersampul, surat tanpa sampul, kartu pos, faksimili, e-mail.

c. Berdasar cara pengiriman: surat kilat khusus, kilat, pengiriman biasa, surat-surat elektronik.

d. Berdasar tingkat kerahasiaan: sangat rahasia, rahasia, konfidensial (terbatas), biasa.

e. Berdasar jumlah sasaran: biasa, edaran dan pengumuman f. Berdasarkan tingkat penyelesaiannya : sangat penting, penting, biasa.

2. Kategori Surat

A. surat dinas biasa B. surat dinas penting C. surat dinas rahasia

A. Kriteria Surat Biasa:

1. Apabila surat terlambat tidak akan berakibat kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.

2. Surat tersebut tidak memerlukan proses tindak lanjut. 3. Informasi yang terkandung dalam surat ada di surat lain.

B. Kriteria Surat Penting: 1. Apabila surat hilang/terlambat akan berakibat kesulitan bagi

instansi ybs, dan tidak dapat diganti surat tembusan atau surat lain.

2. Memiliki proses tindak lanjut yang harus segera dilaksanakan 3. Informasi yang terkandung dalam surat tidak terdapat pada surat

lain, sehingga informasinya perlu diketahui unit pengolah dan pimpinan.

C. Kriteria Surat Rahasia: 1. Surat yang isi informasinya membutuhkan tingkat pengamanan

tinggi. 2. Hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang

ditunjuk. 3. Bagian-bagian Surat

(1) : kepala surat (2) : tanggal, bulan, tahun surat (3) : nomor surat (4) : lampiran (5) : hal atau perihal (6) : alamat yang dituju (alamat dalam) (7) : salam pembuka (8) : (8a): alenia pembuka; (8b): isi surat; (8c): alenia penutup (9) : salam penutup (10) : TTD penanggungjawab surat (11) : nama penanggungjawab surat (12) : jabatan penanggungjawab surat (13) : tembusan

4. Fungsi Bagian Surat

A. Kepala Surat (Kop Surat) Untuk mempermudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau keterangan lain mengenai badan, organisasi atau instansi yang mengirim surat tersebut. Biasanya kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik, dan terdiri atas: a. Nama kantor badan, organisasi atau instansi; b. Alamat lengkap; c. Nomor telepon (bila ada), faksimili (bila ada) d. Nomor kotak pos atau tromol pos (bila ada) e. Moto (bila ada)

f. E-mail, situs (bila ada) g. Nama dan alamat kantor cabang (bila ada) h. Lambang atau simbol (logo) dari organisasi atau instansi yang

bersangkutan. i. Kepala surat untuk swasta dibuat bebas sesuai dengan citra pemilik

perusahaan, tetapi untuk dinas pemerintah ada ketentuan tersendiri.

B. Tanggal Surat

Penulisan tanggal didahului oleh nama tempat/kota. Tanggal, bulan, dan tahun dituliskan secara lengkap. Contoh: Jakarta, 17 Februari 2017

C. Nomor Surat

Setiap surat resmi yang keluar hendaknya diberi nomor, yang biasanya dinamakan nomor (urut). Nomor surat dan kode tertentu pada surat dinas itu berguna untuk: a. Memudahkan pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip. b. Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat

menyurat. c. Memudahkan mencari surat itu kembali bilamana surat diperlukan. d. Memudahkan petugas kearsipan dalam menggolongkan

(mengklasifikasikan) penyimpanan surat. e. Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu.

Contoh:

123/Dir.II/300.03.11/IX/2017

123 = nomotr urut Dir.II = Kode Struktur yang bertandatangan/penanggungjawab 300 = Kode Kegiatan Substantif 03 = Kode Kegiatan Fasilitatif 11 = Kode Wil. Kampus IX = Bulan 2017 = Tahun

D. Kode Surat

Klasifikasi penomoran UNUSIA merupakan klasifikasi yang disusun berdasarkan masalah, mencerminkan fungsi dan kegiatan pelaksanaan tugas dari semua satuan organisasi dalam lingkungan UNUSIA, diberi kode angka, diperinci secara DECIMAL, dengan mempergunakan TIGA

ANGKA DASAR, dilengkapi dengan kode pembantu, kode wilayah dan singkatan nama komponen. Pola klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan dari umum kepada khusus dalam hubungan masalah, didahului oleh 3 perincian dasar, masing-masing perincian pertama, perincian kedua dan perincian ketiga sebagai pola dasar yang berfungsi sebagai jembatan penolong dalam menemukan kode masalah yang tercantum dalam pola klasifikasi. Sesuai dengan sifat desimal arsip dikelompokkan dalam 10 pokok masalah, diberi kode 000 s/d 900. Dari 10 pokok masalah ini terlebih dahulu dibedakan antara tugas subtantif (pokok) dan tugas fasilitatif (penunjang). Angka 100 s/d 600 merupakan kode tugas-tugas substantif, sedangkan angka 000, 700, 800, dan 900 merupakan kode tugas-tugas fasilitatif. Kode 000 menampung masalah-masalah fasilitatif diluar masalah pengawasan, kepegawaian dan keuangan. Disamping itu juga ditampung masalah-masalah yang berkaitan dengan kerumah tanggan, seperti protokol urusan dalam dan masalah-masalah yang tidak dapat dimasukkan dalam kelompok lainnya, seperti perjalanan dinas, peralatan, lambang negara atau daerah, tanda-tanda kehormatan dan sebagainya. Dengan demikian maka enam pokok masalah tersebut telah menampung seluruh kegiatan pelaksanaan tugas. Enam masalah tersebut adalah sebagai berikut : 000 Umum 100 Akademik 200 Kemahasiswaan 300 Keuangan 400 Kepegawaian 500 Perpustakaan 600 Inventaris Kode alat untuk mengenali masalah yang dikandung dalam arsip, dan disamping itu juga sebagai alat penentu, dimana letak arsip itu dalam urutan hubungan masalahnya pada susunan seluruh arsip dalam simpanan. Kode ini juga menunjukkan adanya urutan sistimatis dari masalah-masalah arsip dan kartu kendali dalam file. Kode pembantu merupakan bentuk penyajian dari masalah tertentu yang merupakan aspek yang selalu timbul berkaitan dengan masalah

lainnya, ditambah tiap kode yang memerlukan perincian lebih lanjut, untuk dapat memberikan dimensi ekstra pada arsip. Kode pembantu dimaksud tersebut adalah: 01 Perencanaan 02 Penelitian 03 Pendidikan 04 Laporan 05 Panitia 06 Seminar, Lokakarya, Workshop 07 Statistik 08 Peraturan perundang-undangan 09 Rekomendasi 10 Peminjaman 11 Kerjasama/MoU 12 Administrasi Umum Kode wilayah kode untuk menunjukan pembagian wilayah. Dengan memperhatikan prinsip, kode wilayah dimaksud disusun sebagai berikut : 11 Matraman; 13 Kemang/Parung; 13 Kedoya; Untuk mengetahui komponen yang menangani masalah diperlukan singkatan nama Komponen dari struktur yang bertanggung jawab atau penandatangan dari masalah tersebut, dengan kode sebagai berikut: - Rek Rektor; - WR.I Wakil Rektor I; - WR.II Wakil Rektor II; - WR.III Wakil Rektor III; - Dir. I Dir. I Bid. Akademik - Dir. II Dir. II Bid. Administrasi & Keuangan - Dir. III Dir. III Bid. Kemahasiswaan - DK.FAI Dekan Fakultas Agama Islam; - DK.FTK Dekan Fakultas Teknik; - DK.FSH Dekan Fakultas Sosial dan Humaniora; - DK.FIS Dekan Fakultas Islam Nusantara - PAI Program Studi Pendidikan Agama Islam; - AS Program Studi Ahwalusy Syakhsiyah; - PSy Program Studi Perbankan Syariah; - Sos Program Studi Sosiologi; - Psi Program Studi Psikologi; - Hkm Program Studi Ilmu Hukum;

- Akt Program Studi Akuntansi; - PAUD Program Studi Pendidikan Guru PAUD; - SI Program Studi Sistem Informasi; - TE Program Studi Teknik Elektro; - TI Program Studi Teknik Informatika; - TIN Program Studi Teknik Industri; - TA Program Studi Teknik Agroindustri; - PGMI Program Studi PGMI; - SKI Program Studi Sejarah Kebudayaan Islam; - ESy Program Studi Ekonomi Syariah; - PPM Program Magister/Doktoral; - LP3M LP3M - LPM LPM Untuk mengetahui Satuan Kerja yang menangani masalah, diperlukan singkatan nama Satuan Kerja dapat diatur sendiri sesuai dengan ketentuan yang berlaku. ATURAN PENOMORAN SURAT NOMOR URUT SURAT/STRUKTUR PENANGGUNG JAWAB (PENANDATANGAN SURAT)/MASALAH.KODE PEMBANTU.LOKASI KAMPUS/BULAN/TAHUN Contoh: 01/Rek/300.03.11/I/2016 (surat rektor tentang keuangan Pendidikan) 01/PAI/100.03.1/I/2016 (surat ketua Prodi tentang laporan Pendidikan)

Untuk SURAT STATUTER MEMUAT NOMOR/MASALAH.KODE PEMBANTU/BULAN/TAHUN Contoh:

SURAT KEPUTUSAN REKTOR UNUSIA TENTANG DOSEN TETAP UNUSIA

NOMOR: 102/100.03/IX/2013

(AKADEMIK DAN PENDIDIKAN)