MANUAL SISTEM PENGURUSAN KUALITI Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015 RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015 RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.

1 Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 Manual Sistem Pengurusan Kualiti

No. Rujukan: MSPK-01/18 Tarikh Kuatkuasa: 1 Februari 2018

No. Keluaran: 09 | No. Pindaan: 00

MANUAL

SISTEM

PENGURUSAN

KUALITI

MSPK– 01/18





KAWALAN DOKUMEN

Manual Sistem Pengurusan Kualiti ini disediakan bagi menetapkan keperluan sistem

pengurusan kualiti untuk skop pengurusan program pengoperasian pendidikan di Bahagian

Pengurusan Sekolah Harian (BPSH), Jabatan Pendidikan Negeri (JPN), Pejabat Pendidikan

Wilayah (PPW) dan Pejabat Pendidikan Daerah (PPD) untuk menunjukkan keupayaan

menyediakan produk dan perkhidmatan yang memenuhi keperluan pelanggan, keperluan

berkanun dan peraturan yang berkenaan secara kosisten.

Manual ini juga bertujuan sebagai panduan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan melalui

penggunaan sistem yang berkesan, termasuk proses penambahbaikan sistem dan jaminan

keakuran kepada pelanggan dan keperluan undang-undang serta peraturan dan MS ISO

9001:2015.

Dokumen ini TERKAWAL dan tertakluk kepada peraturan-peraturan berikut :-

a) Diberi nombor kawalan tertentu dan dikemaskini apabila terdapat pindaan.

b) Dipinda mana-mana bahagian atau keseluruhannya oleh JK Teknikal MS ISO

9001:2015 BPSH, JPN, PPW dan PPD dengan kelulusan Pengarah BPSH atau seperti yang diputuskan di dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan peringkat kebangsaan.

c) DOKUMEN TERKAWAL adalah seperti edaran kawalan yang disediakan manakala

setiap salinan dokumen sama ada bercetak atau softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan.





KANDUNGAN 1.0 PENGENALAN KEPADA MANUAL SISTEM PENGURUSAN KUALITI 1.1 Pendahuluan 6 1.2 Skop 6 1.3 Tujuan 6 1.4 Kandungan Manual 7 1.5 Penyediaan, Penguatkuasaan dan Pengedaran 7 1.6 Penyelarasan Pindaan 8 2.0 RUJUKAN NORMATIF 8 3.0 ISTILAH DAN DEFINISI 8 4.0 KONTEKS ORGANISASI 4.1 Memahami konteks berkaitan organisasi 11 4.2 Memahami keperluan dan jangkaan pihak berkepentingan 22 4.3 Skop pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti BPSH, JPN, PPW dan

PPD

24

4.4 Sistem Pengurusan Kualiti dan proses-proses 24 5.0 KEPIMPINAN 5.1 Kepimpinan dan komitmen 28 5.1.1 Umum 28 5.1.2 Tumpuan kepada pelanggan 29 5.2 Dasar Kualiti 29 5.2.1 Mewujudkan Dasar Kualiti BPSH, JPN, PPW dan PPD 29 5.2.2 Penyampaian Dasar Kualiti 30 5.3 Peranan organisasi, tanggungjawab dan kuasa 30 6.0 PERANCANGAN 6.1 Tindakan terhadap risiko dan peluang 31 6.1.1 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti 31 6.1.2 Perancangan BPSH, JPN, PPW dan PPD terhadap risiko 31 6.2 Objektif kualiti dan perancangan untuk mencapainya 34 6.3 Perancangan perubahan 36 7.0 SOKONGAN 7.1 Sumber 36 7.1.1 Umum 36 7.1.2 Sumber manusia 37 7.1.3 Infrastruktur 37 7.1.4 Persekitaran bagi proses operasi 37 7.1.5 Pemantauan dan pengukuran sumber 38 7.1.6 Pengurusan pengetahuan 38





KANDUNGAN

7.2 Kompetensi/ Kecekapan 39

7.3 Kesedaran 40

7.4 Komunikasi 40

7.5 Maklumat yang didokumentasikan 41

7.5.1 Umum 41

7.5.2 Membuat dan mengemaskini 42

7.5.3 Kawalan terhadap maklumat yang didokumenkan 43

8.0 OPERASI

8.1 Perancangan operasi dan kawalan 45

8.2 Keperluan produk dan perkhidmatan 46

8.2.1 Komunikasi dengan pelanggan 46

8.2.2 Menentukan keperluan berkaitan dengan produk dan perkhidmatan

46

8.2.3 Semakan keperluan berkaitan dengan produk dan perkhidmatan

47

8.2.4 Perubahan kepada keperluan produk dan perkhidmatan 48

8.3 Rekabentuk dan pembangunan produk dan perkhidmatan 48

8.3.1 Umum 48

8.3.2 Perancangan rekabentuk dan pembangunan 48

8.3.3 Input bagi merekabentuk dan pembangunan program 48

8.3.4 Kawalan rekabentuk dan pembangunan 48

8.3.5 Output rekabentuk dan pembangunan program 48

8.3.6 Perubahan rekabentuk dan pembangunan 48

8.4 Kawalan penyedia perkhidmatan luar, produk dan perkhidmatan 48

8.4.1 Umum 48

8.4.2 Jenis dan tahap kawalan 49

8.4.3 Maklumat bagi penyedia perkhidmatan luar 50

8.5 Pengeluaran dan penyediaan perkhidmatan 50

8.5.1 Kawalan pengeluaran dan penyediaan perkhidmatan 50

8.5.2 Identifikasi dan kemudahkesanan 51

8.5.3 Harta milik pelanggan atau pembekal luar 52

8.5.4 Pemeliharaan 52

8.5.5 Aktiviti selepas penghantaran 52

8.5.6 Kawalan perubahan 52

8.6 Pelepasan produk dan perkhidmatan 53

8.7 Kawalan ketidakpatuhan output 53





KANDUNGAN

9.0 PENILAIAN PRESTASI

9.1 Pemantauan, pengukuran, analisis dan penilaian 54

9.1.1 Umum 54

9.1.2 Kepuasan pelanggan 54

9.1.3 Analisis dan Penilaian 55

9.2 Audit dalaman 55

9.3 Kajian pengurusan 57

9.3.1 Umum 57

9.3.2 Input Kajian Pengurusan 57

9.3.3 Output Kajian Pengurusan 58

10.0 PENINGKATAN / PENAMBAHBAIKAN 58

10.1 Umum 58

10.2 Ketidakpatuhan dan tindakan pembetulan 58

10.3 Penambahbaikan Berterusan 59





1.0 PENGENALAN KEPADA MANUAL SISTEM PENGURUSAN KUALITI

1.1 Pendahuluan

Manual Sistem Pengurusan Kualiti ini adalah berdasarkan kepada keperluan dokumentasi MS ISO 9001:2015. Manual Sistem Pengurusan Kualiti ini mengandungi Maklumat Organisasi, Dasar Kualiti, Objektif Kualiti dan Prinsip Asas Kepastian Kualiti bagi memberi perkhidmatan kepada pelanggan dan memandu BPSH, JPN, PPW dan PPD ke arah memenuhi Standard MS ISO 9001:2015. Terdapat 1 prosedur operasi untuk skop pengurusan program dan aktiviti utama pengoperasian pendidikan dan 17 prosedur sokongan bagi menyokong Manual Sistem Pengurusan Kualiti ini.

1.2 Skop

Manual Sistem Pengurusan Kualiti ini dibangunkan mengikut keperluan Standard

Antarabangsa MS ISO 9001:2015 bagi tujuan:

a) Menunjukkan keupayaan secara konsisten bagi menyediakan produk dan

perkhidmatan yang memenuhi keperluan pelanggan serta keperluan perundangan

dan peraturan yang berkenaan, dan

b) Bermatlamat untuk meningkatkan kepuasan pelanggan melalui aplikasi sistem

pengurusan yang berkesan, termasuk proses penambahbaikan sistem dan jaminan

kepatuhan kepada pelanggan dan keperluan undang-undang dan peraturan.

Semua keperluan Standard Antarabangsa ini adalah generik dan digunapakai oleh BPSH, JPN, PPW dan PPD bagi produk dan perkhidmatan yang ditawarkan.

1.3 Tujuan

Manual Sistem Pengurusan Kualiti ini adalah bertujuan untuk:

a) Menerangkan maklumat am mengenai BPSH, JPN, PPW dan PPD;

b) Menjelaskan secara ringkas Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 yang

dilaksanakan dalam pengurusan pengoperasian pendidikan;





c) Menggariskan dasar dan prinsip kepastian kualiti bagi setiap aktiviti berkaitan

dengan pengurusan pengoperasian pendidikan yang dilaksanakan dalam

memenuhi keperluan MS ISO 9001:2015;

d) Menjelaskan mengenai batasan aplikasi dalam memenuhi keperluan MS ISO

9001:2015;

e) Menjadi sumber maklumat tentang Sistem Pengurusan Kualiti sekiranya diperlukan

oleh pihak dalaman ataupun luar sebagai asas pengukuran Sistem Pengurusan

Kualiti di BPSH, JPN, PPW dan PPD.

1.4 Kandungan Manual

Manual ini mengandungi sepuluh (10) bahagian yang meliputi perkara-perkara berikut:

Bahagian 1 : Pengenalan Kepada Manual Sistem Pengurusan Kualiti

Bahagian 2 : Rujukan Normatif

Bahagian 3 : Istilah Dan Definisi

Bahagian 4 : Konteks Organisasi

Bahagian 5 : Kepimpinan

Bahagian 6 : Perancangan

Bahagian 7 : Sokongan

Bahagian 8 : Operasi

Bahagian 9 : Penilaian Prestasi

Bahagian 10 : Peningkatan/ Penambahbaikan

1.5 Penyediaan, Penguatkuasaan dan Pengedaran

Manual Sistem Pengurusan Kualiti ini hanya terpakai dan berkuatkuasa setelah diluluskan

dan ditandatangani oleh Pengarah Bahagian Pengurusan Sekolah Harian (BPSH).

Manual Sistem Pengurusan Kualiti ini adalah Dokumen Terkawal dan edaran kepada

warga BPSH, JPN, PPW dan PPD boleh dibuat melalui cetakan atau softcopy (google

drive dan e-mel). Dokumen asal Manual Sistem Pengurusan Kualiti ini adalah seperti

senarai edaran yang disediakan dan dalam kawalan Pengurus Kualiti manakala Salinan

Manual Sistem Pengurusan Kualiti sama ada bercetak atau softcopy bukan lagi sebagai

dokumen kawalan kecuali satu salinan yang ditandai dengan “DOKUMEN INDUK”.





1.6 Penyelarasan Pindaan

BPSH bertanggungjawab untuk menyelaraskan pindaan ke atas manual ini seperti

mana keperluan Seksyen 7.5.3 Kawalan terhadap maklumat didokumentasikan.

Mana-mana bahagian daripada dokumen ini tidak boleh dikeluarkan atau dipinda

tanpa kebenaran pihak yang menyediakan dokumen ini.

2.0 RUJUKAN NORMATIF

Dokumen-dokumen berikut, secara keseluruhan atau sebahagiannya, adalah berbentuk

rujukan normatif dalam dokumen ini dan sangat diperlukan bagi pelaksanaan MS ISO

9001:2015.

ISO 9000: 2015 - Asas dan perbendaharaan kata.

3.0 ISTILAH DAN DEFINISI

Bagi tujuan dokumen ini, terma dan definisi yang diberikan dalam ISO 9000: 2015 dan terma

yang digunapakai oleh BPSH, JPN, PPW dan PPD adalah terpakai.

a) Program / Aktiviti Utama Pengoperasian Pendidikan

Program / aktiviti utama pengoperasian pendidikan yang menyokong dasar dan

inisiatif Kementerian Pendidikan Malaysia dalam mencapai aspirasi negara. Program

/ aktiviti utama yang dimaksudkan ialah seperti yang terkandung dalam sasaran kerja

tahunan/ sasaran kerja utama/ pelan strategik BPSH, JPN, PPW dan PPD.

b) Pelanggan

Antara pelanggan BPSH, JPN, PPW dan PPD termasuklah:

i. Murid ii. Guru iii. Pembekal luar iv. Pelanggan dalaman iaitu warga BPSH, JPN, PPW dan PPD v. Pengurusan Tertinggi Kementerian Pendidikan Malaysia

vi. Institusi dan agensi kerajaan yang terlibat secara langsung dengan BPSH, JPN, PPW dan PPD





c) Pihak berkepentingan

Pihak berkepentingan adalah orang atau kumpulan yang mempunyai kepentingan dalam

kejayaan atau prestasi BPSH, JPN, PPW dan PPD:

i. Agensi Kerajaan yang terlibat secara langsung dengan BPSH, JPN, PPW dan PPD seperti Kementerian Kesihatan Malaysia, Bomba dan Penyelamat, Polis Di-Raja Malaysia (PDRM), Agensi Anti Dadah Kebangsaan (AADK), Angkatan Pertahanan Awam Malaysia (APAM), Jabatan Pendaftaran Negara, Jabatan Kebajikan Masyarakat, Jabatan Perpaduan dan Integrasi Nasional (JPNIN) Kementerian Pembangunan Wanita, Jabatan Alam Sekitar (JAS), Maritim, Jabatan Laut, Jabatan Agama Islam, Majlis Agama Islam, Kementerian Belia dan Sukan, Unit Penyelarasan Pelaksanaan, Jabatan Perdana Menteri (ICU), Kementerian Kewangan dan lain-lain.

ii. Ibu Bapa/ Penjaga iii. Warga BPSH, JPN, PPW dan PPD iv. Media masa v. Pembekal vi. Badan Bukan Kerajaan (NGO) Pendidikan vii. Government Linked Companies (GLC)

d) Pengurusan Tertinggi BPSH, JPN, PPW, PPD

i. Pengurusan Tertinggi BPSH terdiri daripada Pengarah, Timbalan Pengarah (Dasar),

Timbalan Pengarah (Sekolah), Timbalan Pengarah (Murid), Ketua Penolong

Pengarah dan Pengetua Sekolah Bimbingan Jalinan Kasih.

ii. Pengurusan Tertinggi JPN terdiri daripada Pengarah, Timbalan Pengarah dan Ketua

Sektor.

iii. Pengurusan Tertinggi PPW terdiri daripada Timbalan Pengarah Pendidikan,

Timbalan Pegawai Pendidikan.

iv. Pengurusan Tertinggi PPD terdiri daripada Pegawai Pendidikan Daerah, Timbalan

Pegawai Pendidikan Daerah.

e) Warga BPSH, JPN, PPW dan PPD

Warga BPSH, JPN, PPW dan PPD terdiri daripada Pegawai atau Anggota Kumpulan

Pelaksana yang dilantik secara tetap atau kontrak.





f) Unit Inovasi

Unit Inovasi adalah unit yang ditugaskan untuk membangun, melaksana, menyelenggara

dan memastikan penambahbaikan berterusan Sistem Pengurusan Kualiti BPSH, JPN,

PPW dan PPD selaras dengan skop pensijilan MS ISO 9001:2015.

g) Pengurus Kualiti

Personel yang dilantik bagi menyelenggara dan memastikan Sistem Pengurusan Kualiti

BPSH, JPN, PPW dan PPD dilaksanakan selaras dengan keperluan MS ISO 9001:2015.

h) Ketua Juruaudit

Ketua Juruaudit ialah personel yang mengetuai pasukan juruaudit dalaman bagi

menjalankan audit untuk SPK. Beliau akan mengetuai sepasukan juruaudit terlatih untuk

merancang, melakukan dan melaporkan tentang pematuhan sistem-sistem dan

penemuan-penemuan.

i) Dokumen Kualiti

Dokumen yang dikawal dalam Sistem Pengurusan Kualiti BPSH, JPN, PPW dan PPD

adalah Manual Sistem Pengurusan Kualiti, Prosedur Kualiti.





4.0 KONTEKS ORGANISASI

4.1 Memahami Konteks Berkaitan Organisasi

Bahagian Sekolah (BS) yang diwujudkan pada awal tahun 50-an kini dikenali sebagai Bahagian Pengurusan Sekolah Harian (BPSH) semenjak tahun 2009 merupakan salah sebuah Bahagian yang penting di bawah Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM). Alamat Bahagian Pengurusan Sekolah Harian (BPSH); Bahagian Pengurusan Sekolah Harian, Kementerian Pendidikan Malaysia, Aras 3 & 4, Blok E2, Kompleks Kerajaan Parcel E, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, 62604 Putrajaya. Tel.: 03-88849000 | Faks: 03-88849315 BPSH bertanggungjawab merancang, menyelaras, memudah cara, menyelia dan menguat kuasa pengoperasian Dasar Pendidikan KPM yang dilaksanakan pada peringkat JPN, PPW dan PPD. Senarai JPN, PPW dan PPD adalah seperti yang berikut:

a) Jabatan Pendidikan Negeri Perak

Alamat Jabatan Pendidikan Negeri Perak; Jabatan Pendidikan Negeri Perak, Jalan Tun Abdul Razak, 30640 Ipoh, Perak Darul Ridzuan. Tel.: 05-5274355 | Faks: 05-5277273 Pejabat-Pejabat Pendidikan Daerah: 1. Pejabat Pendidikan Daerah Perak Tengah 2. Pejabat Pendidikan Daerah Larut, Matang dan Selama 3. Pejabat Pendidikan Daerah Manjung 4. Pejabat Pendidikan Daerah Kerian 5. Pejabat Pendidikan Daerah Hulu Perak 6. Pejabat Pendidikan Daerah Kinta Utara 7. Pejabat Pendidikan Daerah Kinta Selatan 8. Pejabat Pendidikan Daerah Hilir Perak 9. Pejabat Pendidikan Daerah Batang Padang 10. Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Kangsar 11. Pejabat Pendidikan Daerah Mualim (PPD Satelit) 12. Pejabat Pendidikan Daerah Bagan Datuk





b) Jabatan Pendidikan Negeri Kedah

Alamat Jabatan Pendidikan Negeri Kedah; Jabatan Pendidikan Negeri Kedah, Kompleks Pendidikan Jalan Stadium, 05604 Alor Setar, Kedah Darul Aman. Tel.: 04-7404000 | Faks: 04-7404340

Pejabat-Pejabat Pendidikan Daerah: 1. Pejabat Pendidikan Daerah Langkawi

2. Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Muda Yan

3. Pejabat Pendidikan Daerah Padang Terap

4. Pejabat Pendidikan Daerah Kota Setar

5. Pejabat Pendidikan Daerah Kubang Pasu

6. Pejabat Pendidikan Daerah Baling

7. Pejabat Pendidikan Daerah Kulim Bandar Baharu

8. Pejabat Pendidikan Daerah Pendang

9. Pejabat Pendidikan Daerah Sik

c) Jabatan Pendidikan Negeri Johor

Alamat Jabatan Pendidikan Negeri Johor; Jabatan Pendidikan Negeri Johor, Wisma Pendidikan, Jalan Tun Abdul Razak, 80604 Johor Bahru, Johor Darul Takzim. Tel.: 07- 2310198 | Faks: 07- 2347132

Pejabat-Pejabat Pendidikan Daerah: 1. Pejabat Pendidikan Daerah Johor Bahru

2. Pejabat Pendidikan Daerah Kulai

3. Pejabat Pendidikan Daerah Pontian

4. Pejabat Pendidikan Daerah Kota Tinggi

5. Pejabat Pendidikan Daerah Batu Pahat

6. Pejabat Pendidikan Daerah Mersing

7. Pejabat Pendidikan Daerah Kluang

8. Pejabat Pendidikan Daerah Segamat

9. Pejabat Pendidikan Daerah Muar

10. Pejabat Pendidikan Daerah Pasir Gudang

11. Pejabat Pendidikan Daerah Tangkak





d) Jabatan Pendidikan Negeri Kelantan

Alamat Jabatan Pendidikan Negeri Kelantan; Jabatan Pendidikan Negeri Kelantan, Bandar Baru Tunjong, 16010, Kota Bharu, Kelantan Darul Naim. Tel.: 09-7418001 | Faks: 09-7482554

Pejabat-Pejabat Pendidikan Daerah:

1. Pejabat Pendidikan Daerah Kota Bharu

2. Pejabat Pendidikan Daerah Pasir Mas

3. Pejabat Pendidikan Daerah Pasir Puteh

4. Pejabat Pendidikan Daerah Tanah Merah

5. Pejabat Pendidikan Daerah Gua Musang

6. Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Krai

7. Pejabat Pendidikan Daerah Bachok

8. Pejabat Pendidikan Daerah Jeli

9. Pejabat Pendidikan Daerah Machang

10. Pejabat Pendidikan Daerah Tumpat

e) Jabatan Pendidikan Negeri Melaka

Alamat Jabatan Pendidikan Negeri Melaka; Jabatan Pendidikan Negeri Melaka, Jalan Istana, Bukit Beruang, 75902 Melaka. Tel.: 06-2323777 | Faks: 06-2320500 Pejabat-Pejabat Pendidikan Daerah:

1. Pejabat Pendidikan Daerah Melaka Tengah

2. Pejabat Pendidikan Daerah Alor Gajah

3. Pejabat Pendidikan Daerah Jasin





f) Jabatan Pendidikan Negeri Sembilan

Alamat Jabatan Pendidikan Negeri Sembilan; Jabatan Pendidikan Negeri Sembilan, Jalan Dato’ Hamzah, 70990 Seremban, Negeri Sembilan Darul Khusus. Tel.: 06-7653100 | Faks: 06-7639969 Pejabat-Pejabat Pendidikan Daerah: 1. Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Pilah 2. Pejabat Pendidikan Daerah Seremban 3. Pejabat Pendidikan Daerah Tampin 4. Pejabat Pendidikan Daerah Port Dickson 5. Pejabat Pendidikan Daerah Jempol/Jelebu 6. Pejabat Pendidikan Daerah Rembau

g) Jabatan Pendidikan Negeri Pahang

Alamat Jabatan Pendidikan Negeri Pahang; Jabatan Pendidikan Negeri Pahang, Indera Mahkota, 25604 Kuantan, Pahang Darul Makmur. Tel. : 09-5715700 | Faks: 09-5734857 Pejabat-Pejabat Pendidikan Daerah: 1. Pejabat Pendidikan Daerah Kuantan 2. Pejabat Pendidikan Daerah Pekan 3. Pejabat Pendidikan Daerah Maran 4. Pejabat Pendidikan Daerah Temerloh 5. Pejabat Pendidikan Daerah Jerantut 6. Pejabat Pendidikan Daerah Lipis 7. Pejabat Pendidikan Daerah Raub 8. Pejabat Pendidikan Daerah Bentong 9. Pejabat Pendidikan Daerah Cameron Highlands 10. Pejabat Pendidikan Daerah Rompin 11. Pejabat Pendidikan Daerah Bera





h) Jabatan Pendidikan Negeri Pulau Pinang

Alamat Jabatan Pendidikan Negeri Pulau Pinang; Jabatan Pendidikan Negeri Pulau Pinang, Jalan Bukit Gambir, 11700 Pulau Pinang. Tel.: 04-6575500 | Faks: 04-6582500 Pejabat-Pejabat Pendidikan Daerah: 1. Pejabat Pendidikan Daerah Timur Laut 2. Pejabat Pendidikan Daerah Seberang Perai Utara 3. Pejabat Pendidikan Daerah Barat Daya 4. Pejabat Pendidikan Daerah Seberang Perai Tengah 5. Pejabat Pendidikan Daerah Seberang Perai Selatan

i) Jabatan Pendidikan Negeri Selangor

Alamat Jabatan Pendidikan Negeri Selangor; Jabatan Pendidikan Negeri Selangor, Jalan Jambu Bol 4/3E, Seksyen 4, 40604 Shah Alam, Selangor Darul Ehsan. Tel.: 03-55186500 | Faks: 03-55102133

Pejabat-Pejabat Pendidikan Daerah: 1. Pejabat Pendidikan Daerah Klang 2. Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Langat 3. Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Selangor 4. Pejabat Pendidikan Daerah Hulu Langat 5. Pejabat Pendidikan Daerah Hulu Selangor 6. Pejabat Pendidikan Daerah Sabak Bernam 7. Pejabat Pendidikan Daerah Gombak 8. Pejabat Pendidikan Daerah Petaling Perdana 9. Pejabat Pendidikan Daerah Sepang 10. Pejabat Pendidikan Daerah Petaling Utama





j) Jabatan Pendidikan Negeri Sabah

Alamat Jabatan Pendidikan Negeri Sabah; Jabatan Pendidikan Negeri Sabah, Wisma Jabatan Pendidikan Negeri Sabah, Jalan Punat Tanah, Likas, 88450 Kota Kinabalu, Sabah. Tel.: 088-513444 | Faks: 088-234828 Pejabat-Pejabat Pendidikan Daerah: 1. Pejabat Pendidikan Daerah Kota Belud 2. Pejabat Pendidikan Daerah Beaufort 3. Pejabat Pendidikan Daerah Keningau 4. Pejabat Pendidikan Daerah Tawau 5. Pejabat Pendidikan Daerah Sandakan 6. Pejabat Pendidikan Daerah Kota Marudu 7. Pejabat Pendidikan Daerah Kota Kinabalu 8. Pejabat Pendidikan Daerah Lahad Datu 9. Pejabat Pendidikan Daerah Ranau 10. Pejabat Pendidikan Daerah Penampang 11. Pejabat Pendidikan Daerah Tuaran 12. Pejabat Pendidikan Daerah Papar 13. Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Penyu 14. Pejabat Pendidikan Daerah Sipitang 15. Pejabat Pendidikan Daerah Tenom 16. Pejabat Pendidikan Daerah Tambunan 17. Pejabat Pendidikan Daerah Kudat 18. Pejabat Pendidikan Daerah Pitas 19. Pejabat Pendidikan Daerah Nabawan 20. Pejabat Pendidikan Daerah Semporna 21. Pejabat Pendidikan Daerah Kunak 22. Pejabat Pendidikan Daerah Kinabatangan 23. Pejabat Pendidikan Daerah Telupid 24. Pejabat Pendidikan Daerah Beluran





k) Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak

Alamat Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak; Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak, Jalan Diplomatik off Jalan Bako, Petra Jaya, 93050 Kuching, Sarawak. Tel.: 082-473473 | Faks: 082-472478 Pejabat-Pejabat Pendidikan Daerah: 1. Pejabat Pendidikan Daerah Kuching 2. Pejabat Pendidikan Daerah Sri Aman 3. Pejabat Pendidikan Daerah Sibu 4. Pejabat Pendidikan Daerah Miri 5. Pejabat Pendidikan Daerah Limbang 6. Pejabat Pendidikan Daerah Sarikei 7. Pejabat Pendidikan Daerah Kapit 8. Pejabat Pendidikan Daerah Betong 9. Pejabat Pendidikan Daerah Mukah 10. Pejabat Pendidikan Daerah Bintulu 11. Pejabat Pendidikan Daerah Samarahan 12. Pejabat Pendidikan Daerah Bau 13. Pejabat Pendidikan Daerah Lundu 14. Pejabat Pendidikan Daerah Padawan 15. Pejabat Pendidikan Daerah Lubok Antu 16. Pejabat Pendidikan Daerah Kanowit 17. Pejabat Pendidikan Daerah Selangau 18. Pejabat Pendidikan Daerah Subis 19. Pejabat Pendidikan Daerah Baram 20. Pejabat Pendidikan Daerah Lawas 21. Pejabat Pendidikan Daerah Meradong 22. Pejabat Pendidikan Daerah Julau 23. Pejabat Pendidikan Daerah Song 24. Pejabat Pendidikan Daerah Belaga 25. Pejabat Pendidikan Daerah Serian 26. Pejabat Pendidikan Daerah Simunjan 27. Pejabat Pendidikan Daerah Tatau 28. Pejabat Pendidikan Daerah Dalat 29. Pejabat Pendidikan Daerah Daro 30. Pejabat Pendidikan Daerah Saratok 31. Pejabat Pendidikan Daerah Sebauh





l) Jabatan Pendidikan Negeri Terengganu

Alamat Jabatan Pendidikan Negeri Terengganu; Jabatan Pendidikan Negeri Terengganu, Jalan Bukit Kecil, 20604 Kuala Terengganu, Terengganu Darul Iman. Tel.: 09-6244500 | Faks: 09-6244553 Pejabat-Pejabat Pendidikan Daerah: 1. Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Terengganu 2. Pejabat Pendidikan Daerah Besut 3. Pejabat Pendidikan Daerah Dungun 4. Pejabat Pendidikan Daerah Kemaman 5. Pejabat Pendidikan Daerah Hulu Terengganu 6. Pejabat Pendidikan Daerah Marang 7. Pejabat Pendidikan Daerah Setiu 8. Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Nerus (PPD Satelit)

m) Jabatan Pendidikan Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur

Alamat Jabatan Pendidikan Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur; Jabatan Pendidikan Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur Persiaran Tuanku Syed Sirajuddin, Off Jalan Tunku Abdul Halim, 50604 Kuala Lumpur. Tel.: 03-62037777 | Faks: 03-62037788 Pejabat-Pejabat Pendidikan Wilayah: 1. Pejabat Pendidikan Wilayah Bangsar Pudu 2. Pejabat Pendidikan Wilayah Sentul 3. Pejabat Pendidikan Wilayah Keramat

n) Jabatan Pendidikan Negeri Perlis

Alamat Jabatan Pendidikan Negeri Perlis; Jabatan Pendidikan Negeri Perlis, Jalan Tun Abd. Razak, 01990 Kangar, Perlis. Tel.: 04-9737777 | Faks: 04-9767080





o) Jabatan Pendidikan Wilayah Persekutuan Labuan Alamat Jabatan Pendidikan Wilayah Persekutuan Labuan; Jabatan Pendidikan Wilayah Persekutuan Labuan, Aras 10, Blok D, Ujana Kewangan, Peti Surat 81097, 87020 Wilayah Persekutuan Labuan. Tel.: 087-583351 | Faks: 087-583352

p) Jabatan Pendidikan Wilayah Persekutuan Putrajaya

Alamat Jabatan Pendidikan Wilayah Persekutuan Putrajaya; Jabatan Pendidikan Wilayah Persekutuan Putrajaya, Aras 7, Blok E2, Kompleks Kerajaan Parcel E, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, 62604 Putrajaya. Tel.: 03-8889 0000 | Faks: 03-8890 3087

Fungsi Organisasi

a) Fungsi BPSH

i. Pengurusan Pengoperasian Dasar dan Keurusetiaan

ii. Pengurusan Pentadbiran Pengurusan dan Kewangan

iii. Pengurusan Hal Ehwal Guru Sekolah Harian

iv. Pengurusan Hal Ehwal Persekolahan

v. Pengurusan Pembelajaran Sekolah Harian

vi. Pengurusan Hal Ehwal Murid

b) Fungsi JPN

i. Pengurusan Jaminan Kualiti

ii. Pengurusan Khidmat Pengurusan dan Pembangunan

iii. Pengurusan Sekolah

iv. Pengurusan Akademik

v. Pengurusan Penilaian dan Peperiksaan

vi. Pengurusan Pendidikan Islam

vii. Pengurusan Pembangunan Kemanusiaan

viii. Pengurusan Pendidikan Swasta dan Pendidikan Khas

ix. Pengurusan Maklumat dan ICT

x. Pengurusan Psikologi dan Kaunseling





c) Fungsi PPW dan PPD

i. Pengurusan Kualiti

ii. Pengurusan Sekolah

iii. Pengurusan Akademik

iv. Pengurusan Pendidikan Islam

v. Pengurusan Pembangunan Kemanusiaan

vi. Pengurusan Pendidikan Swasta dan Pendidikan Khas

vii. Pengurusan Maklumat dan ICT

viii. Pengurusan Perkhidmatan dan Pentadbiran

ix. Pengurusan Psikologi dan Kaunseling

x. Pengurusan Penilaian dan Peperiksaan

xi. Pengurusan Pembangunan dan Bekalan

Visi KPM

Pendidikan Berkualiti Insan Terdidik Negara Sejahtera

Misi KPM

Melestarikan Sistem Pendidikan yang Berkualiti untuk Membangunkan Potensi Individu bagi Memenuhi Aspirasi Negara

BPSH, JPN, PPW dan PPD telah mengenalpasti isu luaran dan dalaman yang berkaitan dengan matlamat dan hala tuju strategik yang akan mempengaruhi kemampuan untuk mencapai keputusan yang dikehendaki oleh Sistem Pengurusan Kualiti. BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah memantau dan mengkaji informasi tentang isu luaran dan dalaman yang berkenaan secara berkala untuk memastikan Sistem Pengurusan Kualiti yang dilaksanakan masih relevan dengan keperluan pihak-pihak tersebut.





4.1.1 Konteks luaran

Memahami konteks luaran boleh dikendalikan melalui isu-isu yang timbul daripada

undang-undang, teknologi, berdaya saing, pasaran, budaya, sosial dan

persekitaran ekonomi, sama ada antarabangsa, serantau, kebangsaan atau

tempatan.

Antara konteks luaran yang dikenalpasti:

Wawasan dan dasar kerajaan terhadap pembangunan pendidikan yang jelas.

Badan Swasta dan NGO yang bersedia melaksanakan Corporate Social

Responsibility (CSR).

Kesediaan dan dasar kerajaan terhadap prasarana teknologi yang terkini.

Pengiktirafan dari pihak ketiga untuk peningkatan kualiti.

Tahap kesedaran komuniti yang tinggi dalam bersama-sama membangunkan

pendidikan.

Aduan pihak luar.

Campurtangan pihak luar dalam mempengaruhi pengoperasian.

Bencana alam yang menjejaskan pengoperasian.

Kebebasan media sosial yang sukar dikawal.

4.1.2 Konteks dalaman

Memahami konteks dalaman boleh dikendalikan dengan mempertimbangkan isu-

isu berkaitan dengan nilai, budaya, pengetahuan dan prestasi organisasi.

Antara konteks dalaman yang dikenalpasti:

Saiz organisasi yang besar mencakupi seluruh negara.

Struktur organisasi, dasar dan strategi yang jelas dan berwawasan.

Kepakaran dalam pelbagai bidang yang dipunyai oleh warga organisasi.

Jumlah peruntukan belanja mengurus setiap tahun yang besar.

Amalan budaya korporat dalam pengurusan pendidikan.

Kelengkapan dan prasarana bagi tujuan pengoperasian pendidikan yang

lengkap dan terkini.





4.2 Memahami Keperluan Dan Jangkaan Pihak Berkepentingan

BPSH, JPN, PPW dan PPD berkeupayaan untuk menyediakan produk dan perkhidmatan

yang memenuhi keperluan pelanggan dan keperluan perundangan yang berkenaan secara

konsisten, juga melibatkan KESAN (EFFECT) dan KEBARANGKALIAN KESAN

(POTENTIAL EFFECT) , maka BPSH, JPN, PPW dan PPD akan menentukan:

a. Pihak-pihak berkepentingan yang berkaitan dengan sistem pengurusan kualiti. b. Kehendak pihak-pihak berkepentingan yang berkaitan dengan sistem pengurusan

kualiti.

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah memantau dan mengkaji semula maklumat

mengenai pihak berkepentingan dan keperluan yang berkaitan mereka. Antara pihak

berkepentingan yang dimaksudkan ialah:

i. Agensi Kerajaan yang terlibat secara langsung dengan BPSH, JPN, PPW dan PPD seperti Kementerian Kesihatan Malaysia, Bomba dan Penyelamat, Polis Di-Raja Malaysia (PDRM), Agensi Anti Dadah Kebangsaan (AADK), Angkatan Pertahanan Awam Malaysia (APAM), Jabatan Pendaftaran Negara, Jabatan Kebajikan Masyarakat, Jabatan Perpaduan dan Integrasi Nasional (JPNIN) Kementerian Pembangunan Wanita, Jabatan Alam Sekitar (JAS), Maritim, Jabatan Laut, Jabatan Agama Islam, Majlis Agama Islam, Kementerian Belia dan Sukan, Unit Penyelarasan Pelaksanaan, Jabatan Perdana Menteri (ICU), Kementerian Kewangan dan lain-lain.

ii. Ibu Bapa/ Penjaga

iii. Warga BPSH, JPN, PPW dan PPD

iv. Media masa

v. Pembekal

vi. Badan Bukan Kerajaan (NGO) Pendidikan

vii. Government Linked Companies (GLC)





Bagi merealisasikan hasrat pihak berkepentingan, BPSH, JPN, PPW dan PPD telah

membangunkan Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2013 - 2025 dan teras strategi

adalah seperti berikut:

Rajah 1: 5 Aspirasi Sistem Pendidikan Malaysia

Rajah 2: 6 Aspirasi Murid





4.3 Skop Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti BPSH, JPN, PPW dan PPD

Pengurusan program/aktiviti utama pengoperasian pendidikan seperti yang terkandung

dalam pelan strategik organisasi.

4.3.1 Batasan aplikasi pelaksanaan MS ISO 9001:2015

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO

9001:2015 bagi mencapai dasar dan objektif kualiti BPSH, JPN, PPW dan PPD. Walau

bagaimanapun BPSH, JPN, PPW dan PPD tidak menuntut pematuhan kepada keperluan-

keperluan MS ISO 9001:2015 yang berikut:-

Seksyen 7.1.5 - Pemantauan dan pengukuran sumber

Keperluan ini tidak digunapakai oleh BPSH, JPN, PPW dan PPD kerana semua peralatan

pengukuran yang digunapakai di BPSH, JPN, PPW dan PPD adalah bertujuan untuk

memberikan kefahaman dan pendedahan terhadap aplikasi penggunaannya sahaja yang

tidak menjejaskan keputusan pengukuran serta tidak melibatkan kepada penghasilan

pengkomersilan produk.

Seksyen 8.3 - Rekabentuk Dan Pembangunan Produk Dan Perkhidmatan

BPSH, JPN, PPW dan PPD tidak menggunapakai keperluan ini kerana tiada program yang

direkabentuk oleh BPSH, JPN, PPW dan PPD.

4.4 Sistem Pengurusan Kualiti dan Proses-Proses

4.4.1 Keperluan umum

Pengurusan Tertinggi BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah mewujudkan,

melaksanakan, menyimpan dan terus meningkatkan Sistem Pengurusan Kualiti

dan memperbaiki keberkesanannya secara berterusan selaras dengan

kehendak pelanggan dan keperluan piawaian MS ISO 9001:2015. Pengurusan

Tertinggi BPSH, JPN, PPW dan PPD akan:-

a. Mengenalpasti input yang diperlukan dan output yang dijangka daripada

setiap proses. Sila rujuk rajah 3 (Pendekatan proses)





b. Menentukan urutan (sequence) proses yang betul dan hubungkait dengan proses-proses yang terlibat. Sila rujuk rajah 4 (proses utama).

Rajah 3: Pendekatan Proses

Rajah 4: Proses Utama

P P P

D C A

A A A





c. Menentukan dan menggunakan kriteria dan kaedah (termasuk pemantauan, pengukuran dan petunjuk prestasi yang berkaitan) diperlukan untuk memastikan keberkesanan operasi dan kawalan setiap proses.

d. Menentukan sumber yang diperlukan untuk proses ini dan memastikan ketersediaan mereka.

e. Menetapkan tanggungjawab dan kuasa untuk setiap proses. f. Menangani risiko dan peluang sebagaimana yang ditentukan mengikut

keperluan klausa 6.1. g. Menilai proses-proses ini dan melaksanakan apa-apa perubahan yang

diperlukan untuk memastikan bahawa proses ini mencapai keputusan yang dikehendaki.

h. Memperbaiki proses-proses dan juga Sistem Pengurusan Kualiti.

Rajah 5: Model Pendekatan Proses





Struktur Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti tersebut adalah berasaskan kepada

rajah-rajah di bawah:

4.4.2 Penyimpanan Maklumat

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah menyimpan maklumat yang didokumenkan untuk tujuan berikut:

a) menyokong operasi proses-prosesnya, dan

b) menunjukkan keyakinan bahawa proses sedang dijalankan seperti yang

dirancang.

Rajah 6: Struktur Dokumentasi

Rajah 7





5.0 KEPIMPINAN

5.1 Kepimpinan dan Komitmen

5.1.1 Umum

Pengurusan Tertinggi BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah sentiasa komited

kepada pembangunan dan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO

9001:2015 BPSH, JPN, PPW dan PPD, dan sentiasa berusaha secara berterusan

untuk menambahbaik sistem bagi menjamin keberkesanannya dengan:

a. Mengambil kebertanggungjawaban terhadap keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti.

b. Memastikan bahawa dasar kualiti dan objektif kualiti dibangunkan bagi Sistem

Pengurusan Kualiti dan sesuai dengan konteks dan hala tuju strategik BPSH, JPN,

PPW dan PPD.

c. Memastikan integrasi keperluan Sistem Pengurusan Kualiti ke dalam proses

pengurusan BPSH, JPN, PPW dan PPD.

d. Menggalakkan penggunaan pendekatan proses dan pemikiran berasaskan risiko.

e. Memastikan sumber-sumber sentiasa tersedia apabila diperlukan dalam Sistem

Pengurusan Kualiti.

f. Menyampaikan kepentingan Sistem Pengurusan Kualiti yang berkesan dan pematuhan

kepada keperluan terhadap Sistem Pengurusan Kualiti.

g. Memastikan Sistem Pengurusan Kualiti mencapai keputusan yang dikehendaki.

h. Melibatkan diri secara menyeluruh dan memberi sokongan kepada setiap individu yang menyumbang kepada keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti.

i. Menggalakkan penambahbaikan. j. Menyokong peranan-peranan Pengurusan yang relevan untuk menunjukkan

kepemimpinan yang berkaitan dengan bidang yang dipertanggungjawabkan kepada mereka.





5.1.2 Tumpuan kepada pelanggan

Pengurusan Tertinggi BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah menunjukkan

kepimpinan dan komitmen berkaitan dengan tumpuan kepada pelanggan dengan

memastikan bahawa:

a) Keperluan pelanggan, kehendak berkanun dan peraturan yang berkenaan ditentukan, difahami dan dipenuhi secara kosisten.

b) Risiko dan peluang yang boleh menjejaskan pematuhan produk dan

perkhidmatan serta keupayaan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan ditentukan dan ditangani.

c) Fokus terhadap kepuasan pelanggan adalah dikekalkan.

5.2 Dasar Kualiti

5.2.1 Mewujudkan Dasar Kualiti BPSH, JPN, PPW dan PPD

Dasar Kualiti BPSH, JPN, PPW dan PPD ialah seperti berikut:

BPSH, JPN, PPW dan PPD komited dalam meningkatkan kecekapan dan keberkesanan penyampaian perkhidmatan bagi memenuhi kehendak pelanggan dan aspirasi negara.

Pengurusan Tertinggi BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah mewujudkan, melaksanakan dan mengekalkan Dasar Kualiti BPSH, JPN, PPW dan PPD supaya:

a) Dasar Kualiti hendaklah sesuai dengan tujuan dan konteks organisasi serta

ia menyokong hala tuju pelan strategik.

b) Satu rangka kerja yang berkaitan dengan objektif kualiti dapat disediakan.

;

c) Komitmen untuk memenuhi keperluan-keperluan yang berkaitan dapat

ditingkatkan.

d) Komitmen untuk penambahbaikan berterusan melalui Sistem Pengurusan

Kualiti dapat ditingkatkan.





5.2.2 Penyampaian Dasar Kualiti

Dasar kualiti hendaklah:-

a) Disediakan, didokumentasikan dan diselenggarakan.

b) Disampaikan, dikongsikan, difahami dan diamalkan di BPSH, JPN, PPW dan PPD.

c) Dipaparkan kepada pihak yang berkepentingan mengikut kesesuaian.

5.3 Peranan Organisasi, Tanggungjawab dan Kuasa

Pengurusan Tertinggi hendaklah memastikan tanggungjawab dan kuasa yang relevan

untuk peranan yang diberikan, disampaikan dan difahami dalam organisasi.

Pengurusan Tertinggi hendaklah menetapkan tanggungjawab dan kuasa untuk:

a) Memastikan Sistem Pengurusan Kualiti sesuai dengan keperluan Standard

Antarabangsa ini.

b) Memastikan proses-proses dapat menghasilkan output yang dikehendaki.

c) Melaporkan mengenai prestasi Sistem Pengurusan Kualiti dan peluang untuk

penambahbaikan (rujuk klausa 10.1), khususnya kepada Pengurusan Tertinggi.

d) Memastikan promosi konsep berfokuskan pelanggan dilaksanakan secara

menyeluruh di BPSH, JPN, PPW dan PPD.

e) Memastikan integriti Sistem Pengurusan Kualiti dikekalkan sekiranya Sistem

Pengurusan Kualiti perlu dipinda, dirancang dan dilaksanakan.





6.0 PERANCANGAN

6.1 Tindakan Terhadap Risiko dan Peluang

6.1.1 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti

Apabila merancang untuk Sistem Pengurusan Kualiti, BPSH, JPN, PPW dan PPD

hendaklah mengambil kira isu-isu yang dirujuk dalam seksyen 4.1 dan keperluan-

keperluan yang dirujuk dalam seksyen 4.2 bagi menentukan risiko dan peluang

yang perlu ditangani untuk:

a) Memberi jaminan bahawa Sistem Pengurusan Kualiti boleh mencapai hasil

yang diinginkan.

b) Meningkatkan kesan yang diingini.

c) Mencegah atau mengurangkan kesan yang tidak diingini.

d) Mencapai peningkatan.

6.1.2 Perancangan BPSH, JPN, PPW dan PPD terhadap risiko

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah merancang:

a) Tindakan untuk menangani risiko-risiko dan peluang-peluang.

b) Bagaimana untuk:

i. Mengintegrasi dan melaksanakan tindakan ke dalam setiap proses

yang terlibat dalam Sistem Pengurusan Kualiti di BPSH, JPN, PPW

dan PPD (Rujuk 4.4).

ii. Menilai keberkesanan tindakan yang diambil.





Tindakan yang diambil untuk menangani risiko dan peluang hendaklah setimpal

dengan kesan potensi ke atas pematuhan produk dan perkhidmatan.

Kaedah 1: Pilihan untuk menangani risiko termasuklah mengelakkan risiko,

mengambil risiko untuk merebut peluang, menghapuskan sumber risiko, mengubah

kemungkinan atau akibat, perkongsian risiko, atau menyimpan risiko dengan

keputusan yang dimaklumkan kepada semua warga di BPSH, JPN, PPW dan PPD.

Kaedah 2: Memaksimumkan peluang dengan mengadaptasikan peluang sebagai

amalan baru, pelancaran produk baru, memperkembangkan pasaran baru,

menangani pelanggan baru, membina perkongsian, menggunakan teknologi baru,

dan keinginan lain yang berdaya maju bagi memenuhi keperluan organisasi dan

pelanggan.

6.1.2.1 Menjelaskan satu pendekatan sistematik untuk penilaian risiko

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah mengenalpasti satu kaedah

penilaian risiko yang sesuai bagi memenuhi keperluan-keperluan

berkanun, perundangan dan Piawaian MS ISO 9001:2015. Penetapan

dasar dan objektif kualiti juga mengambil kira proses mengurangkan

risiko-risiko ke tahap yang boleh diterima.

6.1.2.2 Mengenalpasti risiko dan peluang

a) Setiap proses utama dalam skop Sistem Pengurusan Kualiti

hendaklah dikenalpasti risiko dan peluang.

b) Menentukan nilai KEBARANGKALIAN (likelihood) mengikut

skala yang ditetapkan.

c) Menentukan nilai KESAN (severity) mengikut skala yang

ditetapkan.

d) Membuat penilaian risiko (likelihood x severity) untuk

menentukan sama ada aras risiko itu RENDAH, SEDERHANA.

e) Merancang dan melaksanakan tindakan mitigasi (mengurangi)

terhadap proses yang memiliki nilai risiko yang TINGGI.





6.1.2.3 Menilai risiko-risiko

a) Pemilik risiko adalah seseorang yang bertanggungjawab secara

terus dengan proses dan operasi di mana risiko dikenal pasti

dan mampu untuk menguruskan sumber-sumber untuk

menyelesaikan risiko tersebut. Pemilik risiko dinyatakan dalam

Pelan Pemulihan Risiko kerana beliau bertanggungjawab untuk

melaksanakan tindakan kawalan.

b) Nilaikan kemudaratan yang mungkin terhasil daripada kegagalan

keselamatan, mengambil kira akibat-akibat yang berpotensi

untuk kehilangan kerahsiaan, integriti dan ketersediaan proses-

proses.

c) Nilaikan kemungkinan realistik kegagalan keselamatan sebegini

berlaku dalam mengatasi ancaman-ancaman dan kelemahan-

kelemahan dan impak-impak yang dikaitkan dengan proses-

proses tesebut dan kawalan yang sedang dilaksanakan.

d) Anggarkan tahap-tahap risiko.

e) Tentukan sama ada risiko tersebut boleh diterima atau

memerlukan penambahbaikan menggunakan kriteria yang

diwujudkan.

Contoh penilaian risiko seperti jadual di bawah yang terdapat di dalam setiap prosedur.

Risiko

Kebarangkalian

Kesan

Penilaian

Aras

Mitigasi

(Likelihood)

(Severity)

Risiko

(Risk)

Risiko

(Mitigation)

a

b

a x b

Gagal mencapai KPI ditetapkan

2 4 8

Sederhana

Meningkatkan kemahiran dan

kecekapan pegawai meja





6.1.2.4 Mengenal pasti dan menilai pilihan-pilihan untuk mengurangi

risiko-risiko.

Tindakan-tindakan yang sesuai termasuklah:

a) Menggunakan kawalan-kawalan yang bersesuaian untuk

mengurangkan risiko-risiko.

b) Menerima risiko-risiko dengan penuh erti dan secara

objektif, dengan syarat ianya memuaskan dasar

organisasi untuk penerimaan risiko.

c) Mengelakkan risiko.

d) Memindahkan risiko-risiko organisasi berkaitan kepada

lain-lain pihak, contohnya syarikat insurans, pembekal-

pembekal (jika ada)

6.2 Objektif Kualiti dan Perancangan Untuk Mencapainya

6.2.1 Objektif kualiti

Bagi memastikan Objektif Kualiti Sistem Pengurusan Kualiti tercapai, BPSH, JPN,

PPW dan PPD juga telah mewujudkan Objektif Kualiti bagi setiap proses-proses

utama yang terlibat di dalam Skop Sistem Pengurusan Kualiti. Objektif Kualiti

Sistem Pengurusan Kualiti yang dibangunkan adalah:

a) Konsisten dengan Dasar Kualiti.

b) Boleh diukur.

c) Mengambilkira keperluan Sistem Pengurusan Kualiti dan hasil daripada

penilaian risiko dan pemulihan risiko.

d) Berkaitan dengan pematuhan produk dan perkhidmatan dan peningkatan

kepuasan pelanggan.

e) Boleh dipantau oleh setiap pemilik proses dan juga melalui audit dalaman

dan laporan MKSP.





f) Boleh disampaikan melalui kursus-kursus kesedaran, pengedaran brosur,

infografik dan lain lain.

g) Boleh dikemaskinikan jika diperlukan.

BPSH, JPN, PPW dan PPD perlu mengekalkan Objektif Kualiti sebagai maklumat

yang didokumentasikan.

Objektif Kualiti BPSH, JPN, PPW dan PPD adalah seperti berikut:

Pengurusan Program / Aktiviti Utama pengoperasian pendidikan

100% mencapai sasaran mengikut KPI organisasi

Kepuasan pelanggan 100% pelanggan berpuashati dengan perkhidmatan yang diberikan

Aduan Pelanggan 100% aduan diselesaikan mengikut SOP

Pengurusan Latihan 100% warga menjalani latihan minima 7 hari

6.2.2 Bagi memastikan objektif kualiti tercapai dan perancangan untuk mencapainya,

BPSH, JPN, PPW dan PPD perlu menentukan:

a) Apa yang akan dilakukan.

Contoh: Boleh menggunakan kaedah Brain storming, SWOT analisis, dan

dengan menggunakan 7 alatan kawalan kualiti (7 QC Tool)

b) Sumber apa yang diperlukan.

c) Siapa yang dipertanggungjawabkan.

d) Bila ia akan disiapkan/ disempurnakan.

e) Bagaimana keputusan dinilai.

Pemantauan, audit dalaman secara berkala dan laporan dalam Mesyuarat

Kajian Semula Pengurusan (MKSP).





6.3 Perancangan Perubahan

Apabila BPSH, JPN, PPW dan PPD ingin menentukan keperluan untuk perubahan kepada

Sistem Pengurusan Kualiti, perubahan tersebut hendaklah dijalankan dengan kaedah yang

dirancang (lihat 4.4).

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah mengambil kira:

a) Tujuan perubahan dan potensi kesan ke atasnya.

b) Intergriti Sistem Pengurusan Kualiti.

c) Ketersediaan sumber.

d) Peruntukan atau pengagihan semula tanggungjawab dan kuasa.

Syor atau cadangan perubahan hendaklah dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian

Semula Pengurusan (MKSP) untuk mendapatkan persetujuan dan kelulusan bagi

setiap perancangan perubahan.

7.0 SOKONGAN

7.1 Sumber

7.1.1 Umum

BPSH, JPN, PPW dan PPD perlu menentukan dan menyediakan sumber yang

diperlukan bagi mewujudkan, melaksanakan, mengekalkan dan peningkatan

berterusan Sistem Pengurusan Kualiti. Untuk itu, BPSH, JPN, PPW dan PPD perlu

mengambil kira:

a) Keupayaan dan kekangan pada sumber-sumber dalaman sedia ada. b) Keperluan yang perlu diperolehi daripada pembekal luar.





7.1.2 Sumber manusia

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah menentukan dan menyediakan sumber

manusia yang diperlukan bagi memastikan keberkesanan Sistem Pengurusan

Kualiti untuk operasi dan kawalan proses-prosesnya.

7.1.3 Infrastruktur

BPSH, JPN, PPW dan PPD komited untuk menentukan, menyediakan dan

mengekalkan infrastruktur yang diperlukan bagi operasi proses-prosesnya untuk

mencapai pematuhan terhadap produk dan perkhidmatan. Infrastruktur yang

dimaksudkan termasuklah:

a) Bangunan dan ruang pejabat staf. b) Peralatan dan perkakasan yang digunapakai untuk pelaksanaan

termasuk komputer dan lain-lain alat pandang-dengar serta perisian yang bersesuaian.

c) Kemudahan sokongan yang diperlukan seperti; pengangkutan,

komunikasi dan sistem maklumat. d) Penyelenggaraan berkala ke atas a), b) dan c) bagi memastikan ia

sentiasa sedia untuk digunapakai bagi tujuan proses perkhidmatan yang dapat memberi kepuasan pelanggan.

7.1.4 Persekitaran bagi proses operasi

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah memastikan dan menyediakan persekitaran

kerja yang kondusif serta mengamalkan etika kerja yang cemerlang. Pengurusan

BPSH, JPN, PPW dan PPD perlu memastikan penyelenggaraan dan pengurusan

ruang tempat kerja dilaksanakan sepertimana keperluan yang ditetapkan mengikut

peraturan am keselamatan dan kesihatan di tempat kerja.





Kemudahan persekitaran kerja termasuk:

a) Sistem pencahayaan.

b) Sistem ventilasi dan penghawa dingin.

c) Tempat kerja yang ergonomik.

d) Sistem keselamatan dan pencegahan kebakaran.

e) Kebersihan ruang.

f) Interaksi sosial.

g) Kemudahan pekerja.

7.1.5 Pemantauan dan pengukuran sumber

7.1.5.1 dan 7.1.5.2

Keperluan ini tidak digunapakai oleh BPSH, JPN, PPW dan PPD kerana semua peralatan pengukuran yang digunapakai di BPSH, JPN, PPW dan PPD adalah bertujuan untuk memberikan kefahaman dan pendedahan terhadap aplikasi penggunaannya sahaja yang tidak menjejaskan keputusan pengukuran serta tidak melibatkan kepada penghasilan pengkomersilan produk. (rujuk seksyen 4.3.1)

7.1.6 Pengurusan Pengetahuan.

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah menentukan pengetahuan yang diperlukan bagi memastikan operasi bagi setiap proses perkhidmatan yang ditawarkan tercapai. Ini termasuk juga pengetahuan dan maklumat yang diperolehi daripada:

a) Sumber dalaman seperti perkongsian ilmu, maklumbalas peserta dan harta

intelek.

b) Sumber luaran yang dijadikan sebagai standard seperti sumbangan

akademik, persidangan atau latihan yang diperolehi daripada pelanggan

ataupun pembekal.





Maklumat ini perlu dikemaskini dan tersedia apabila diperlukan. Apabila

berlaku sebarang keperluan yang berkaitan, BPSH, JPN, PPW dan PPD

perlu mempertimbangkan pengetahuan semasa dan mampu menentukan

keperluan dan capaian pengetahuan tambahan tersebut.

7.2 Kompetensi/ Kecekapan

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah memastikan semua warga yang diperolehi

mempunyai kelayakan dan kompetensi yang diperlukan.

Memastikan semua warga diberi latihan dalam bidang pengkhususan yang diperlukan.

a) Warga yang terlibat dalam pengkhususan yang ditetapkan perlu diberi latihan dan

pendedahan dengan menghadiri latihan-latihan yang ditetapkan.

b) Menilai keberkesanan latihan dan pendedahan untuk memenuhi kompetensi yang

diperlukan.

c) Memastikan warga mempunyai kesedaran yang tinggi dan memberi keutamaan

dalam pencapaian Objektif Kualiti BPSH, JPN, PPW dan PPD

d) Mengemaskini dan menyimpan rekod latihan, kompetensi dan pengalaman warga

yang terlibat.

Contoh: Tindakan berkenaan termasuklah penyediaan latihan kepada warga, mentor, atau

tugasan semula warga yang masih bekerja; atau pengambilan atau kontrak semula warga

yang kompeten.





7.3 Kesedaran

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah menentukan warga yang melaksanakan kerja di bawah pengawasan BPSH, JPN, PPW dan PPD mengetahui perkara berikut:

a) Dasar Kualiti;

b) Objektif kualiti yang berkaitan;

c) Sumbangan mereka terhadap keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti, termasuk

juga faedah-faedah yang diperolehi daripada peningkatan prestasi;

d) Implikasi apabila tidak mematuhi keperluan sistem pengurusan kualiti.

7.4 Komunikasi

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah memastikan sistem komunikasi dalaman dan

luaran yang bersesuaian dengan Sistem Pengurusan Kualiti diwujudkan melalui:

a. Perkara yang akan dikomunikasikan.

b. Bila komunikasi itu akan dijalankan.

c. Dengan siapa berkomunikasi.

d. Bagaimana untuk berkomunikasi

e. Siapa yang berkomunikasi.

Antara kaedah komunikasi yang terdapat di BPSH, JPN, PPW dan PPD adalah seperti berikut: 1. E-mel warga 2. Surat / Memo 3. Perhimpunan Bulanan 4. Sistem Maklumat 5. Papan Kenyataan 6. Telekomunikasi 7. Pekeliling Dalaman 8. Laman Sesawang Rasmi 9. Whatapps 10. Facebook, dan sebagainya 11.





7.5 Maklumat Yang Didokumentasikan

7.5.1 Umum

Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti di BPSH, JPN, PPW dan PPD termasuk yang berikut:

a) Maklumat yang didokumentasikan bagi memenuhi keperluan MS ISO

9001:2015.

b) Maklumat yang didokumentasikan bagi memenuhi keperluan BPSH, JPN,

PPW dan PPD.

Berikut adalah contoh maklumat yang didokumentasikan:

a) Kenyataan Dasar dan Objektif Kualiti.

b) Kenyataan Dasar dan Objektif Keselamatan.

c) Manual dan skop pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti.

d) Daftar Penilaian Risiko.

e) Pemilihan Kawalan-kawalan dan Pelan Pengurangan Tahap Risiko.

f) Prosedur-prosedur yang didokumentasikan (SOP) yang diperlukan oleh organisasi untuk memastikan perancangan, pengendalian dan kawalan proses-proses utama Sistem Pengurusan Kualiti yang berkesan.

g) Rekod-rekod yang diperlukan menurut Standard MS ISO 9001:2015.

h) Lain-lain dokumen yang perlu bagi membuktikan keberkesanan Sistem

Pengurusan Kualiti.





7.5.2 Membuat dan mengemaskini

a) Setiap dokumen Sistem Pengurusan Kualiti yang baru dan pindaan

mestilah disemak dan mendapat kelulusan.

b) Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti mempunyai format tertentu dan

dibangunkan dalam Bahasa Melayu.

c) Semua dokumen Sistem Pengurusan Kualiti mempunyai identifikasi dan

penerangan tertentu seperti tajuk, tarikh, disediakan oleh, diluluskan oleh

dan nombor rujukan.

d) Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti mempunyai status klasifikasi

dokumen yang telah ditetapkan (Penyataan pada bahagian footer pada

setiap prosedur: RAHSIA- Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad

kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan dokumen sama

ada bercetak atau softcopy bukan lagi menjadi dokumen kawalan).

e) Setiap pindaan terhadap dokumen Sistem Pengurusan Kualiti perlu

direkodkan oleh Pengurus Kualiti di dalam senarai Rujukan Pindaan.

f) Pengurus Kualiti perlu memastikan semua dokumen Sistem Pengurusan

Kualiti adalah yang terkini dan diterbitkan supaya mudah dicapai atau

dirujuk.

g) Pengurus Kualiti perlu mengemaskini dari masa kesemasa Senarai

Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti yang mengandungi semua dokumen

Sistem Pengurusan Kualiti dan status terkini apabila terdapat sebarang

perubahan.

h) Pengurus Kualiti perlu memaklumkan kepada Jawatankuasa Teknikal

Sistem Pengurusan Kualiti terhadap sebarang perubahan dan

pengemaskinian dokumen Sistem Pengurusan Kualiti.





7.5.3 Kawalan terhadap maklumat yang didokumenkan

7.5.3.1 Sistem Pengurusan Kualiti akan mengambil kira mana-mana keperluan

perundangan yang berkenaan dan keperluan MS ISO 9001:2015. Maklumat

yang didokumenkan (dokumen dan rekod) mudah didapati dan sesuai untuk

digunakan, di mana dan apabila ia diperlukan. Ia dilindungi secukupnya

dan back-up terhadap sistem secara berkala bagi memastikan ia tidak

hilang dan boleh diperolehi semula dan kebolehbacaan jika diperlukan. Satu

proses pengurusan sebagai bukti pematuhan terhadap keperluan seperti

berikut:

a) Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti boleh dirujuk dengan mudah

di mana dan apabila ia diperlukan.

b) Pengurus Kualiti perlu menguruskan dan merekodkan sebarang

perubahan terhadap dokumen Sistem Pengurusan Kualiti.

c) Bagi dokumen terkawal hanya warga yang terlibat sahaja dibenarkan mempunyai dokumen terkawal.

d) Bagi dokumen kawalan proses penyimpanan dan pelupusan

hendaklah mengikut ketetapan tempoh penyimpanan rekod yang

dinyatakan pada setiap prosedur Sistem Pengurusan Kualiti dan

proses pelupusan hendaklah mengikut Pekeliling Arkib Negara.

7.5.3.2 Maklumat yang didokumenkan bagi memenuhi keperluan Sistem

Pengurusan Kualiti dan Standard Antarabangsa MS ISO 9001:2015 ini,

boleh dikawal secara atas talian atau secara manual dalam bentuk

dokumen bercetak oleh pemilik-pemilik proses bagi proses-proses berkaitan

dengan Sistem Pengurusan Kualiti.

a) Dokumen kualiti yang perlu dikawal ialah Manual Sistem

Pengurusan Kualiti, Prosedur Utama, Prosedur Sokongan meliputi

garis panduan yang berkaitan hendaklah diluluskankan sebelum

diterbitkan.

b) Satu senarai induk yang mengandungi semua dokumen yang

digunakan dalam Sistem Pengurusan Kualiti berkenaan akan

disediakan. Senarai ini perlu dikemaskini dari masa ke semasa

apabila berlaku sesuatu perubahan atau pindaan.





c) Manual dan Prosedur Kualiti asal perlu diberikan; kod rujukan,

identifikasi nombor keluaran/nombor pindaan dan diluluskan.

Sebanyak 1 salinan sahaja yang akan dibuat dan ditandakan di kulit

luar sebagai “DOKUMEN INDUK”.

7.5.3.3 Untuk kawalan maklumat yang didokumenkan, aktiviti-aktiviti seperti

pengedaran, akses, dapatan semula, penggunaan, penyimpanan dan

pemeliharaan, termasuk pemeliharaan kebolehbacaan, kawalan perubahan,

penyimpanan dan pelupusan, boleh dikawal melalui sistem atau manual.

a) Setiap warga BPSH, JPN, PPW dan PPD boleh memberikan

cadangan pindaan kepada dokumen yang dikawal. Cadangan

pindaan hendaklah dikemukakan kepada Pengurusan Tertinggi

melalui Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan untuk kelulusan.

b) Semua pindaan yang dibuat hendaklah dicatatkan dalam ruangan

SENARAI PINDAAN DOKUMEN dan dikemaskini sepenuhnya.

Pindaan dokumen dibuat dengan menggantikan muka surat yang

terlibat, nombor pindaan dan nombor keluaran dikemaskini serta

tarikh kuatkuasa baru akan diberikan.

c) Setelah mendapat kelulusan (sila rujuk b), sebarang terbitan

pindaan baru bagi semua dokumen kualiti perlu diedarkan secara

elektronik ataupun manual kepada semua warga BPSH, JPN, PPW

dan PPD.

d) Satu salinan Dokumen Terkawal asal yang dipinda perlu disimpan

dan ditandai “BATAL” dan untuk sistem di dalam talian, dokumen

lama perlu disimpan secara automatik ke dalam ARKIB DOKUMEN

TERBITAN. Senarai Pindaan yang berkaitan juga perlu dikemaskini.





8.0 OPERASI

8.1 Perancangan Operasi Dan Kawalan

BPSH, JPN, PPW dan PPD perlu merancang, melaksana, dan mengawal proses seperti

(rujuk 4.4) yang diperlukan bagi memenuhi keperluan untuk penyediaan produk dan

perkhidmatan, dan untuk melaksanakan tindakan yang diperlukan dalam keperluan

seksyen 6, dengan:

a) Menentukan keperluan untuk produk dan perkhidmatan. b) Mewujudkan kriteria bagi setiap proses-proses dan penerimaan produk dan

perhidmatan dinyatakan di dalam setiap prosedur yang berkaitan dengan Sistem Pengurusan Kualiti.

c) Menentukan sumber yang diperlukan untuk mencapai kepatuhan terhadap

keperluan produk dan perkhidmatan. d) Melaksanakan kawalan ke atas proses-proses mengikut kriteria yang ditetapkan. e) Menentukan dan memastikan maklumat yang didokumenkan mengikut keperluan

seperti:

i. Proses yang telah dijalankan adalah mengikut perancangan. ii. Dapat menunjukkan kepatuhan bahawa produk dan perkhidmatan memenuhi

keperluan.

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah merancang kawalan terhadap sebarang

perubahan dan menyemak semula kesan yang disebabkan oleh perubahan yang

tidak dirancang.

BPSH, JPN, PPW dan PPD juga perlu memastikan setiap pembekal luar dikawal.

Penilaian prestasi pembekal perlu dinilai, dianalisis dan dilaporkan.





8.2 Keperluan Produk Dan Perkhidmatan

8.2.1 Komunikasi dengan pelanggan

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah menyediakan perantara bagi kemudahan

komunikasi yang terancang dan berkesan dengan pelanggan seperti:

a) Menyediakan maklumat yang berkaitan dengan produk dan perkhidmatan seperti buku panduan, pamplet, brosur dan poster dan lain-lain.

b) Mengendalikan pertanyaan, kontrak, atau pesanan termasuk perubahan.

c) Mendapatkan maklumbalas pelanggan yang berkaitan dengan produk dan perkhidmatan termasuk aduan pelanggan.

d) Pengendalian atau mengawal harta pelanggan seperti penyediaan laci

berkunci di kaunter utama / lobi untuk penyimpanan barang peribadi

pelanggan dan maklumat-maklumat peribadi pelanggan disimpan di dalam

bilik fail.

e) Mewujudkan keperluan tertentu untuk tindakan luar jangka apabila perlu.

8.2.2 Menentukan keperluan berkaitan dengan produk dan perkhidmatan

Apabila menentukan keperluan berkaitan produk dan perkhidmatan yang hendak

ditawarkan kepada pelanggan maka BPSH, JPN, PPW dan PPD perlu memastikan

bahawa:

a) Keperluan bagi produk dan perkhidmatan akan dijelaskan termasuk:

i. Apa-apa keperluan perundangan dan peraturan yang digunapakai.

ii. Mana-mana yang dianggap perlu oleh BPSH, JPN, PPW dan PPD.

b) BPSH, JPN, PPW dan PPD sedia bertanggungjawab atas segala tuntutan

terhadap produk dan perkhidmatan yang ditawarkan.





8.2.3 Semakan keperluan berkaitan dengan produk dan perkhidmatan

8.2.3.1 BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah menyemak keperluan yang berkaitan

dengan produk dan perkhidmatan yang ditawarkan kepada pelanggan.

Semakan semula ini hendaklah dilakukan sebelum BPSH, JPN, PPW dan

PPD membuat komitmen untuk membekalkan produk dan perkhidmatan,

termasuklah:

a) Keperluan yang ditetapkan oleh pelanggan, termasuk keperluan

untuk penghantaran dan aktiviti selepas penghantaran.

b) Keperluan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan tetapi memerlukan

penjelasan yang lebih spesifik atau diperlukan, maka perlu

dinyatakan.

c) Keperluan-keperluan lain yang ditentukan oleh BPSH, JPN, PPW dan PPD.

d) Keperluan undang-undang dan peraturan yang terpakai secara

langsung untuk penghasilan produk dan perkhidmatan.

e) Keperluan kontrak atau pesanan yang berbeza daripada yang

terdahulu juga perlu dinyatakan.

Jika berlaku sebarang perubahan kepada keperluan produk dan perkhidmatan, BPSH, JPN, PPW dan PPD perlu memastikan semua dokumen yang berkaitan dipinda sewajarnya dan semua warga yang terlibat dimaklumkan tentang perubahan yang telah dibuat.

8.2.3.2 BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah menyimpan maklumat yang

dokumenkan, yang berkaitan dengan:

a) Keputusan bagi setiap semakan

b) Sebarang keperluan baharu yang diperlukan bagi produk dan

perkhidmatan.





8.2.4 Perubahan kepada keperluan produk dan perkhidmatan

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah memastikan maklumat yang didokumenkan

berkaitan pindaan, dan individu yang berkaitan akan dimaklumkan tentang

keperluan yang berubah, apabila keperluan untuk produk dan perkhidmatan

bertukar.

8.3 Rekabentuk Dan Pembangunan Produk Dan Perkhidmatan

8.3.1, 8.3.2, 8.3.3, 8.3.4, 8.3.5, 8.3.6 BPSH, JPN, PPW dan PPD tidak menggunapakai keperluan ini kerana tiada program yang direkabentuk oleh BPSH, JPN, PPW dan PPD.

8.4 Kawalan Penyedia Perkhidmatan Luar, Produk Dan Perkhidmatan

8.4.1 Umum

Jika sumber dan perkhidmatan luar diperlukan, BPSH, JPN, PPW dan PPD

hendaklah memastikan semua kehendak dan keperluan piawaian yang ditetapkan

oleh MS ISO 9001:2015 dipatuhi dan dikawal.

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah mengenalpasti jabatan yang terlibat bagi

proses yang berkaitan dengan sumber dan perkhidmatan luar. Antaranya adalah

seperti berikut:

i. Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset – Proses Penyelenggaraan

Kebersihan Kawasan, iaitu aktiviti menjaga kebersihan setiap kawasan di

bawah kawalan BPSH, JPN, PPW dan PPD sama ada milik tetap atau di

sewa. Proses kawalan dilakukan dengan membuat penilaian ke atas

kontraktor secara berkala.

ii. Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset – Proses Perkhidmatan

Keselamatan, iaitu aktiviti kawalan keselamatan ke atas setiap bangunan di

bawah kawalan BPSH, JPN, PPW dan PPD sama ada milik tetap atau di

sewa. Proses kawalan dilakukan dengan membuat penilaian ke atas

kontraktor secara berkala.





iii. Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset – Proses Perkhidmatan Bekalan

Makanan Bermasak, iaitu aktiviti penyediaan makanan di asrama sekolah di

bawah kawalan BPSH, JPN, PPW dan PPD. Proses kawalan dilakukan

dengan membuat penilaian ke atas kontraktor secara berkala.

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah menentukan dan menggunakan kriteria

untuk penilaian, pemilihan, pemantauan prestasi, dan penilaian semula pembekal

luar berdasarkan kepada keupayaan mereka untuk menyediakan proses atau

produk dan perkhidmatan mengikut keperluan.

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah menyimpan maklumat yang didokumenkan

bagi aktiviti-aktiviti ini dan apa-apa tindakan yang timbul daripada penilaian.

8.4.2 Jenis dan tahap kawalan

BPSH, JPN, PPW dan PPD akan memastikan penyedia perkhidmatan luar

menyediakan proses produk dan perkhhidmatan yang tidak memberi kesan negatif

terhadap BPSH, JPN, PPW dan PPD agar BPSH, JPN, PPW dan PPD berupaya

secara konsisten menyampaikan produk dan perkhidmatan kepada pelanggan.

Bagi tujuan tersebut, BPSH, JPN, PPW dan PPD akan:

a) Memastikan setiap penyedia perkhidmatan luar menyediakan proses yang

kekal dalam kawalan Sistem Pengurusan Kualiti.

b) Menjelaskan kepada kedua-dua pihak bahawa kawalan yang perlu dipatuhi

bagi setiap penyedia perkhidmatan dan bagi pihak yang berhajat

menggunakannya untuk memberi keputusan bagi setiap output yang akan

dikeluarkan.

c) Mempertimbangkan/ mengambil kira:

i. Kesan dari proses luaran yang dibekalkan, produk dan perkhidmatan

kepada kemampuan BPSH, JPN, PPW dan PPD memberi perkhidmatan

kepada pelanggan dan pihak berkepentingan.

ii. Keberkesanan kawalan yang digunakan oleh penyedia perkhidmatan luar.

d) Menentukan pengesahan atau aktiviti-aktiviti lain, yang diperlukan bagi

memastikan setiap penyedia perkhidmatan luar memenuhi keperluan

terhadap proses, produk dan perkhidmatan.





8.4.3 Maklumat bagi penyedia perkhidmatan luar

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah memastikan kecukupan keperluan sebelum berkomunikasi dengan pembekal luar.

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah memaklumkan kepada pembekal luar keperluan untuk:

a) Proses-proses, produk dan perkhidmatan yang akan disediakan.

b) Kelulusan: i. Produk dan perkhidmatan. ii. Kaedah, proses-proses dan peralatan. iii. Pelepasan produk dan perkhidmatan.

c) Kecekapan, termasuklah sebarang keperluan kelayakan orang yang

diperlukan.

d) Interaksi pembekal luar dengan BPSH, JPN, PPW dan PPD.

e) Kawalan dan pemantauan prestasi pembekal luar yang terpakai oleh BPSH, JPN, PPW dan PPD.

f) Pengesahan atau aktiviti validasi BPSH, JPN, PPW dan PPD, atau

pelanggannya, bercadang untuk melaksanakannya di premis pembekal luar.

8.5 Pengeluaran Dan Penyediaan Perkhidmatan

8.5.1 Kawalan pengeluaran dan penyediaan perkhidmatan

BPSH, JPN, PPW dan PPD bertanggungjawab mewujud dan menyelenggarakan

prosedur untuk mengawal semua proses penyediaan perkhidmatan.

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah menentukan semua proses penyediaan dan

pengendalian perkhidmatan dijalankan di bawah keadaan terkawal yang meliputi:





a) Penyediaan maklumat yang menerangkan ciri-ciri perkhidmatan dan

keputusan yang perlu dicapai.

b) Ketersediaan dan penggunaan sumber-sumber pemantauan dan pengukuran

yang bersesuaian.

c) Pelaksanaan aktiviti-aktiviti pemantauan dan pengukuran pada peringkat yang

sesuai bagi mengesahkan kriteria untuk mengawal proses atau output, dan

kriteria penerimaan produk dan perkhidmatan telah dipenuhi.

d) Penggunaan infrastruktur yang sesuai dan persekitaran bagi operasi proses-

proses. Contoh: Ruang pejabat, bilik mesyuarat dan sebagainya.

e) Pelantikan staf yang cekap termasuk apa-apa kelayakan yang diperlukan.

f) Validasi dan validasi semula secara berkala, bagi menentukan keupayaan

mencapai keputusan yang dirancang daripada proses untuk pengeluaran

dan penyediaan perkhidmatan, di mana output yang dihasilkan tidak boleh

disahkan oleh pemantauan atau pengukuran berikutnya.

g) Pelaksanaan tindakan untuk mencegah kesilapan manusia.

h) Pelaksanaan aktiviti pelepasan, penghantaran dan selepas penghantaran.

8.5.2 Identifikasi dan kemudahkesanan

BPSH, JPN, PPW dan PPD bertanggungjawab mewujudkan kaedah identifikasi dan

kemudahkesanan produk pelanggan, fail dan rekod bagi mengesan operasi dan

proses perkhidmatan dengan berkesan.

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah memastikan pematuhan terhadap proses dan perkhidmatan dengan menggunakan kaedah yang sesuai untuk mengenalpasti, mengawal dan menyimpan maklumat yang didokumenkan.

Bagi urusan yang melibatkan pelanggan/ individu, identifikasi dan kemudahkesanan dibuat menggunakan nombor MyKad/ nombor fail/ nama pelanggan dan alamat bersesuaian.





8.5.3 Harta milik pelanggan atau pembekal luar

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah memelihara harta pelanggan semasa harta itu di bawah kawalan atau kegunaan BPSH, JPN, PPW dan PPD. BPSH, JPN, PPW dan PPD perlu mengenalpasti, menentusahkan, menjaga serta melindungi harta pelanggan yang disediakan untuk kegunaan atau dimasukkan ke dalam produk. Jika harta hakmilik pelanggan atau pembekal luar hilang, rosak atau didapati tidak sesuai untuk digunakan, BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah melaporkan perkara tersebut kepada pelanggan atau pembekal luar.

Nota: Harta-harta kepunyaan pelanggan atau pembekal luar adalah termasuk komponen, peralatan, harta intelek dan data peribadi dan sebagainya.

8.5.4 Pemeliharaan

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah menentukan pemeliharaan produk dan perkhidmatan yang diterima sepanjang pelaksanaan program diselenggara dan dipelihara sebaiknya untuk mengekalkan pematuhan kepada keperluan.

8.5.5 Aktiviti selepas penghantaran

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah memenuhi keperluan aktiviti selepas penyampaian proses dan perkhidmatan dalam menentukan sejauh mana aktiviti selepas penghantaran dengan mengambilkira: a) Keperluan undang-undang dan peraturan. b) Risiko berhubung dengan proses dan perkhidmatan. c) Sifat, penggunaan dan jangka hayat proses dan perkhidmatan. d) Keperluan dan maklumbalas pelanggan.

8.5.6 Kawalan Perubahan

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah menyemak dan mengawal perubahan penting yang tidak dirancang dalam penyediaan proses dan perkhidmatan dan menyimpan maklumat yang didokumenkan bagi memastikan pematuhan berterusan dengan keperluan yang dinyatakan.





8.6 Pelepasan Produk Dan Perkhidmatan

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah menyediakan kaedah untuk memantau dan mengukur ciri-ciri perkhidmatan untuk menentusahkan bahawa keperluan produk telah dicapai. Perkara ini hendaklah dilaksanakan pada tahap yang bersesuaian dalam proses penghasilan produk selaras dengan perancangan. Bukti kepatuhan terhadap kriteria penerimaan perlu diselenggara.

8.7 Kawalan Ketidakpatuhan Output

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah menyediakan prosedur bagi menentukan pengurusan perkhidmatan yang tidak memenuhi spesifikasi, dikawal dan diasingkan bagi mencegah produk/ perkhidmatan yang terlibat dari penggunaan yang tidak dirancang yang dikesan selepas penghantaran, semasa atau selepas penyediaan perkhidmatan. BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah menangani ketidakpatuhan output dalam satu atau lebih daripada cara yang berikut:- a) Pembetulan. b) Pengasingan, pengawalan, digugurkan dari proses dan perkhidmatan. c) Memaklumkan kepada pelanggan. d) Mendapatkan kebenaran untuk penerimaan konsesi. Semua laporan berkenaan perkhidmatan yang tidak memenuhi perlu dikemaskini dan diselenggarakan dari semasa ke semasa serta dikemukakan ke dalam mesyuarat bahagian berkaitan dan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan BPSH, JPN, PPW dan PPD untuk disahkan.





9.0 PENILAIAN PRESTASI

9.1 Pemantauan, pengukuran, analisis dan penilaian

9.1.1 Umum

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah merancang dan melaksanakan proses pemantauan, pengukuran, analisis serta penambahbaikan yang diperlukan bagi mengenalpasti perkara-perkara berikut: a) Apa yang perlu dipantau dan diukur. b) Kaedah pemantauan, pengukuran, penganalisisan dan penilaian jika

berkaitan untuk memastikan keputusan yang sah. c) Bila pemantauan dan pengukuran dijalankan. d) Bila keputusan pemantauan dan pengukuran perlu dianalisis dan dinilai. BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah menilai prestasi dan keberkesanan berdasarkan keperluan yang telah dikenalpasti dan mengekalkan maklumat dokumen yang bersesuaian sebagai bukti keputusan.

9.1.2 Kepuasan Pelanggan

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah memantau persepsi pelanggan terhadap sejauhmana keperluan dan jangkaan mereka telah dipenuhi. BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah menentukan kaedah untuk mendapatkan, memantau dan menyemak maklumat ini. Contoh pemantauan bagi persepsi pelanggan boleh termasuk kaji selidik pelanggan, maklum balas pelanggan mengenai produk dan perkhidmatan yang dihantar, mesyuarat dengan pelanggan, pujian, waranti dan laporan.





9.1.3 Analisis dan penilaian

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah menentukan, mengumpul dan menganalisis data yang bersesuaian bagi menunjukkan kesesuaian dan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti dan menilai jika penambahbaikan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti yang berterusan dapat diaksanakan. Perkara ini hendaklah termasuk data yang dijana hasil daripada pemantauan dan pengukuran serta sumber lain yang berkaitan. Analisis data perlu menyediakan maklumat-maklumat berikut:

a) Menilai kepatuhan terhadap keperluan produk b) Menilai dan meningkatkan kepuasan pelanggan c) Memastikan kepatuhan dan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti

d) Menunjukkan perancangan dilaksanakan dengan berkesan e) Menilai prestasi proses yang dilaksanakan untuk menangani risiko dan

peluang f) Menilai prestasi pembekal luar g) Mengenalpasti keperluan atau penambahbaikan dalam Sistem Pengurusan

Kualiti

Pengumpulan data yang dilakukan di BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah digunapakai untuk input Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

9.2 Audit Dalaman

9.2.1 BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah menjalankan audit dalaman secara

berkala sekurang-kurangnya setahun sekali untuk memastikan Sistem Pengurusan Kualiti memenuhi perkara-perkara berikut:

a) Mematuhi keperluan Sistem Pengurusan Kualiti BPSH, JPN, PPW dan

PPD dan keperluan-keperluan lain yang ditentukan. b) Sistem Pengurusan Kualiti dilaksana dan diselenggara dengan

berkesan mengikut keperluan MS ISO 9001:2015





c) Mengesan kelemahan dalam Sistem Pengurusan Kualiti d) Penemuan audit terdahulu diambil tindakan pembetulan yang

berkesan e) Penambahbaikan berterusan kepada Sistem Pengurusan Kualiti dari

semasa ke semasa

Audit Dalaman hendaklah dijalankan oleh pegawai terlatih secara berjadual dan Laporan Penemuan Hasil Audit Dalam dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan BPSH, JPN, PPW dan PPD.

Hasil Penemuan Audit Dalaman direkod dan disemak oleh Ketua Juruaudit BPSH, JPN, PPW dan PPD. Sebarang ketidakpatuhan dan perakuan pemerhatian hasil dari Audit Dalam hendaklah diambil pembetulan dan tindakan pembetulan dengan kadar segera demi menjamin keberkesanan pengurusan sistem pengurusan kualiti BPSH, JPN, PPW dan PPD. Laporan ketidakpatuhan dan peluang penambahbaikan perlu dilaporkan. Audit susulan perlu dijalankan untuk mengesan keberkesanan pembetulan dan tindakan pembetulan yang dibuat dan dimaklumkan semula pencapaiannya kepada Pengurusan Tertinggi BPSH, JPN, PPW dan PPD secara berkala.

9.2.2 Bagi melaksanakan audit dalaman, BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah: a) Merancang, menentukan, melaksanakan dan mengekalkan program-

program audit termasuk kekerapan, tanggungjawab, keperluan perancangan dan pelaporan di mana hendaklah mengambil kira kepentingan proses-proses berkenaan, perubahan yang memberi kesan kepada BPSH, JPN, PPW dan PPD dan keputusan audit lepas.

b) Menentukan kriteria dan skop audit bagi setiap audit yang dijalankan. c) Memilih juruaudit dan menjalankan audit untuk memastikan objektif

dan kesaksamaan proses audit. d) Memastikan bahawa keputusan audit dilaporkan kepada pihak

pengurusan di dalam Mesyurat Kajian Semula Pengurusan (MKSP). e) Membuat pembetulan dan tindakan pembetulan yang sesuai dengan

segera. f) Menyimpan maklumat yang didokumenkan sebagai bukti pelaksanaan

program audit dan keputusan audit.





9.3 KAJIAN PENGURUSAN

9.3.1 Umum

Pengurusan Tertinggi BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah mengkaji semula Sistem Pengurusan Kualiti secara berkala, untuk memastikan kesesuaian berterusan, kecukupan, keberkesanan dan sejajar dengan hala tuju strategik BPSH, JPN, PPW dan PPD.

9.3.2 Input Kajian Pengurusan

Kajian Pengurusan hendaklah dirancang dan dijalankan dengan mengambil kira: a) Status tindakan dari kajian pengurusan yang terdahulu; b) Perubahan dalam isu-isu luaran dan dalaman yang berkaitan dengan sistem

pengurusan kualiti; c) Maklumat mengenai prestasi dan keberkesanan sistem pengurusan kualiti,

termasuk trend dalam:

i. Kepuasan pelanggan dan maklum balas daripada pihak berkepentingan yang berkaitan;

ii. Sejauh mana objektif kualiti telah dicapai; iii. Prestasi proses dan kepatuhan produk dan perkhidmatan; iv. Ketidakpatuhan dan tindakan pembetulan; v. Pemantauan dan pengukuran keputusan; vi. Keputusan audit; vii. Prestasi pencapaian pembekal luar; viii. Kecukupan sumber; ix. Keberkesanan tindakan yang diambil untuk menangani risiko dan

peluang (lihat 6.1); x. Peluang untuk penambahbaikan.





9.3.3 Output Kajian Pengurusan

Output kajian pengurusan hendaklah termasuk keputusan dan tindakan yang berkaitan dengan: a) Peluang untuk penambahbaikan; b) Keperluan untuk perubahan kepada Sistem Pengurusan Kualiti; c) Keperluan sumber. BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah menyimpan maklumat yang didokumenkan sebagai bukti keputusan semakan pengurusan.

10.0 PENINGKATAN

10.1 Umum

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah menentukan dan memilih peluang untuk penambahbaikan dan melaksanakan apa-apa tindakan yang perlu bagi memenuhi keperluan pelanggan dan meningkatkan kepuasan pelanggan. la hendaklah meliputi: a) Memperbaiki produk dan perkhidmatan bagi memenuhi keperluan dan juga untuk

menentukan keperluan dan jangkaan masa depan; b) Membetulkan, mencegah atau mengurangkan kesan yang tidak diingini; c) Meningkatkan prestasi dan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti.

10.2 Ketidakpatuhan dan Tindakan Pembetulan 10.2.1 Apabila ketidakpatuhan berlaku, termasuk apa-apa yang timbul daripada aduan,

BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah:

a) Mengambil tindakan terhadap ketidakpatuhan dan yang mana berkenaan:

i. Mengambil tindakan untuk mengawal dan membetulkannya; ii. Berurusan dengan akibatnya





b) Menilai perlunya tindakan untuk menghapuskan punca-punca

ketidakpatuhan, supaya ia tidak berulang atau berlaku di tempat lain, dengan cara:

i. Menyemak dan menganalisis ketidakpatuhan itu.

ii. Menentukan punca-punca ketidakpatuhan itu.

iii. Menentukan jika ketidakpatuhan sama wujud, atau berpotensi berlaku.

c) Melaksanakan apa-apa tindakan yang diperlukan. d) Mengkaji semula keberkesanan tindakan pembetulan yang diambil. e) Mengemaskini risiko dan peluang-peluang ditentukan semasa perancangan,

jika perlu. f) Membuat perubahan kepada sistem pengurusan kualiti, jika perlu. Tindakan pembetulan hendaklah bersesuaian dengan kesan ketidakpatuhan yang ditemui.

10.2.2 BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah menyimpan maklumat yang

didokumenkan sebagai bukti bagi: a) Ketidakpatuhan dan apa-apa tindakan seterusnya yang diambil; b) Hasil dari mana-mana tindakan pembetulan.

10.3 Penambahbaikan Berterusan

BPSH, JPN, PPW dan PPD beriltizam untuk meneruskan, meningkatkan kesesuaian, kecukupan dan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti. BPSH, JPN, PPW dan PPD hendaklah menimbangkan keputusan analisis dan penilaian, dan output daripada kajian pengurusan dengan menganalisis keputusan pencapaian objektif kualiti dan juga keputusan dari hasil penemuan audit dalaman iaitu Laporan Ketidakpatuhan dan Laporan Peluang Penambahbaikan. Bagi menentukan sama ada terdapat keperluan atau peluang-peluang yang boleh menjadi sebahagian daripada penambahbaikan berterusan, digalakkan melaksanakan program-program penambahbaikan berterusan seperti Projek Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK).





Documents

MANUAL SISTEM PENGURUSAN KUALITI Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2015 RAHSIA - Hakmilik BPSH, JPN, PPW dan PPD dan terhad kepada pegawai seperti edaran sahaja. – setiap salinan