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ORGANIZZAZIONE E ORGANIZZAZIONE E SISTEMI INFORMATIVISISTEMI INFORMATIVI

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INDICE

1. Organizzazioni, risorse e processi

2. I Processi e le strutture organizzative

3. Il sistema Informativo e il sistema informatico

4. La classificazione dei processi e delle decisioni aziendali

5. Evoluzione dei sistemi informatici da settoriali a integrati

6. L’informatica come disciplina organizzativa e tecnologica

7. Le tipologie dei dati

8. Le tipologie di Sistemi informativi

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ORGANIZZAZIONIORGANIZZAZIONI

RISORSE E PROCESSIRISORSE E PROCESSI

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Struttura di un’aziendaStruttura di un’azienda

Suddivisione dell’organizzazione in differenti sistemi

con compiti ed obiettivi specifici che cooperano

attraverso legami di tipo gerarchico e funzionale

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Risorse AziendaliRisorse Aziendali

Risorsa è tutto ciò con cui la azienda opera, sia materiale che immateriale, per perseguire i suoi obiettivi.

Risorse interne (dirette)• di scambio: I prodotti o i servizi offerti da un'azienda• di struttura: i materiali utilizzati, gli immobili, il denaro e le

persone utilizzate per produrre• di gestione: norme,deleghe, piani, informazioni

Risorse esterne (indirette): L'ambiente sociale e gli altri operatori economici.

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Differenti Classificazioni delle risorseDifferenti Classificazioni delle risorse

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Definizione classica di processo aziendaleDefinizione classica di processo aziendale

Un processo è l’insieme delle attività (sequenze di decisioni e azioni) che l’organizzazione nel suo complesso svolge per gestire il ciclo di vita (pianificazione, acquisizione, gestionepianificazione, acquisizione, gestione) di una risorsa o di un gruppo omogeneo di risorse.

Ad es., per le risorse umane, si possono definire processi di:• pianificazionepianificazione: pianificazione dell'organico, pianificazione

dell'assegnazione di persone ad attività, pianificazione della formazione e dell'addestramento;

• acquisizioneacquisizione: selezione, assunzione, formazione iniziale;• gestionegestione: assegnazione alle attività, valutazione, avanzamenti e

rotazioni, adeguamento dei salari, aggiornamento professionale.

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I PROCESSI E LE STRUTTURE I PROCESSI E LE STRUTTURE ORGANIZZATIVEORGANIZZATIVE

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Nuova definizione di Processo AziendaleNuova definizione di Processo Aziendale

Un insieme di attività interrelate svolte da una o più strutture organizzative:

• finalizzate alla realizzazione di un risultato definito e misurabile (il prodotto/servizio interno o esterno)

• che contribuisce al raggiungimento della missione dell'organizzazione

• che trasferisce valore al fruitore del servizio (il cliente, anche in questo caso, interno o esterno).

I compiti e le responsabilità delle strutture organizzative sono codificate in norme o procedure che regolano il processo.

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Nuova definizione di Processo AziendaleNuova definizione di Processo Aziendale

Se le singole strutture organizzative operano con le proprie risorse umane e utilizzano altre risorse (finanziarie, logistiche, materiali e strumentali, informative, tecnologiche), tutte queste dovranno essere integrateintegrate per il raggiungimento dell’obiettivo del processo.

Il processo in questa accezione è quindi elemento di omogeneizzazione dell’organizzazione.

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Processi e strutture organizzativeProcessi e strutture organizzative

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IL SISTEMA INFORMATIVO E IL SISTEMA IL SISTEMA INFORMATIVO E IL SISTEMA INFORMATICOINFORMATICO

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La risorsa informazioneLa risorsa informazione

Un caso molto particolare di risorsa su cui operano tutte le aziende è l'informazione.

L'informazione è infatti una risorsa che riguarda tutte le altre risorse.

I processi, per poter operare, hanno bisogno di conoscere la risorsa o le risorse su cui agiscono, in altri termini hanno bisogno di informazioni.

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La risorsa informazioneLa risorsa informazione

Per esempio, ciascuno dei processi per il trattamento ciascuno dei processi per il trattamento della la risorsa personale ha bisogno di informazionidella la risorsa personale ha bisogno di informazioni:

• i processi di pianificazione della risorsa hanno bisogno dei dati sulla disponibilità, sul mercato del lavoro, di personale con specifiche caratteristiche professionali

• i processi di acquisizione richiedono la gestione delle informazioni relative alle persone contattate, per poterle valutare e definire quindi le necessità formative

• i processi di gestione hanno bisogno di informazioni sulle singole persone in organico.

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Il sistema informativoIl sistema informativo

I PROCESSI di trattamento (raccolta, I PROCESSI di trattamento (raccolta, archiviazione, elaborazione, distribuzione) della archiviazione, elaborazione, distribuzione) della risorsa INFORMAZIONE costituiscono, nel loro risorsa INFORMAZIONE costituiscono, nel loro complesso, il sistema informativo.complesso, il sistema informativo.

Per identificare tali processi si segue lo stesso approccio del ciclo di vita introdotto più in generale per le risorse.

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Risorsa informazione e risorsa personaleRisorsa informazione e risorsa personale Considerando le informazioni, relative alle presenze/assenze:

• nella pianificazione sono definite quali informazioni siano di nella pianificazione sono definite quali informazioni siano di effettivo interesseeffettivo interesse (gli orari di ingresso e di uscita del personale, le assenze e la loro motivazione);

• nell'acquisizione sono definite le procedure di ingresso di tali nell'acquisizione sono definite le procedure di ingresso di tali informazioni nel sistemainformazioni nel sistema (gli orari tramite badge e lettore di badge all'ingresso e all'uscita del personale, le assenze tramite comunicazione scritta della segreteria degli assenti);

• nella gestione sono definite le procedure di elaborazione delle nella gestione sono definite le procedure di elaborazione delle informazioniinformazioni (il resoconto mensile per il computo dei ritardi e delle ore di straordinario, il computo delle assenze per tipologia e la comunicazione agli uffici competenti).

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Verso il sistema informaticoVerso il sistema informatico

Prima dell'introduzione degli elaboratori elettronici, i processi informativi all'interno delle organizzazioni venivano gestiti con metodi manuali (complesse e lunghe procedure di registrazione dati su supporti cartacei, di archiviazione documenti, di ricerca su schedari, ...)

L’introduzione delle ICT ha invece permesso: • di accelerare l'esecuzione dei processi informativi, mettendo a

disposizione facili e rapide procedure di registrazione, archiviazione, elaborazione, ricerca dei dati.

• di pensare ad una razionalizzazione dei processi informativi.

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Il sistema informaticoIl sistema informatico

Il sistema informatico è quella parte del Il sistema informatico è quella parte del sistema informativo che consente di:sistema informativo che consente di:

• raccogliere, raccogliere, • archiviare, archiviare, • elaborare,elaborare,• scambiare scambiare

le informazioni mediante l’uso delle ICT.le informazioni mediante l’uso delle ICT.

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I servizi informatici: supporto ai processi aziendali

Processi Aziendali

Processi informativi

Processi informativi

automatizzati

Sistema Aziendale

Sistema informativo

Sistema

Informatico

Esigenze

ServiziServizi informaticiinformatici

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LA CLASSIFICAZIONE DEI PROCESSI LA CLASSIFICAZIONE DEI PROCESSI E DELLE DECISIONI AZIENDALIE DELLE DECISIONI AZIENDALI

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Secondo Anthony la vita di un'azienda dipende:• dalla definizione degli obiettivi strategicidefinizione degli obiettivi strategici dell'aziendadell'azienda:

• quali sono i prodotti o servizi su cui l'azienda punta di più • quale è il mercato su cui l'azienda vuole affermarsi, etc.;

• dalla traduzione degli obiettivi strategici nell'organizzazione e traduzione degli obiettivi strategici nell'organizzazione e nella gestione dell'aziendanella gestione dell'azienda:

• come sarà organizzata produzione di beni o erogazione servizi • quali saranno le norme di promozione dei prodotti o servizi.

• dall’attuazioneattuazione degli obiettividegli obiettivi: • la produzione dei beni, • l'erogazione dei servizi, etc.

La Teoria di AnthonyLa Teoria di Anthony

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• i processi direzionali concorrono alla ;definizione degli obiettivi strategici

• i processi gestionali concorrono alla traduzione degli obiettivi in criteri di

gestione ed effettuano il controllo del ;raggiungimento di tali obiettivi

• i processi operativi concorrono .all'attuazione degli obiettivi

Classi di ProcessiClassi di Processi

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• decisioni strutturate, in cui le regole per : decidere sono completamente determinate

basta conoscere tutte le variabili di interesse ed applicare ad esse tali regole per derivare

;meccanicamente l'esito della decisione

• -decisioni semi strutturate, in cui alcune : regole per decidere sono determinate

ma l'intervento umano creativo è necessario per ;stabilire l'esito finale

• -decisioni non strutturate, in cui non esistono : criteri generali per decidere

ma l'intero processo è affidato all'esperienza ed .alla creatività del decisore

TIPI DI DECISIONITIPI DI DECISIONI

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Processi aziendali e tipi di decisioniProcessi aziendali e tipi di decisioni

Non esiste una corrispondenza rigida fra tipi di decisione ed livelli di processi aziendali tuttavia:

• a livello operativoa livello operativo la stragrande maggioranza delle decisioni è di tipo strutturato.

• a livello gestionalea livello gestionale le decisioni sono prevalentemente semi-strutturate.

• a livello direzionalea livello direzionale le decisioni sono tipicamente non strutturate.

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EVOLUZIONE DEI SISTEMI INFORMATICI EVOLUZIONE DEI SISTEMI INFORMATICI DA SETTORIALI A INTEGRATIDA SETTORIALI A INTEGRATI

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Sistemi informatici settorialiSistemi informatici settoriali

• La prima fase di sviluppo dei sistemi informatici ha riguardato l'automazione delle attività di raccolta, archiviazione e reperimento dei dati di natura operativadati di natura operativa.

• L'ottica di sviluppo è prettamente settorialesettoriale: giustificata da alcuni limiti imposti dalle tecnologie H/S

disponibili; in contraddizione con la reale integrazione dei processi

informativi aziendali:• pur riguardando singole risorse, hanno bisogno di

informazioni anche su altre risorse aziendali.

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Sistemi informatici integratiSistemi informatici integrati

La seconda fase di sviluppo dei sistemi informatici è caratterizzata dall'integrazione fra: applicazioni operative e automazione dei processi informativi di livello gestionale e direzionale.

I sistemi informatici integrati sono orientati ai dati. Gli archivi non sono ridondanti e la gestione delle informazioni è centralizzata.

• la non ridondanza dei dati consente inoltre di avere una coerenza di aggiornamento che, in un'ottica settoriale, rischia di essere non rispettata.

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Integrazione e RistrutturazioneIntegrazione e Ristrutturazione

L'integrazione dei dati è un prerequisito necessario per il supporto alle attività di tipo gestionale e direzionalesupporto alle attività di tipo gestionale e direzionale: infatti i processi di questo livello necessitano di dati intersettoriali.

L'informatizzazione settoriale può consistere in una replica, con nuove tecnologie, delle stesse procedure effettuate manualmente.

La realizzazione di un sistema integrato richiede la la ridefinizione delle procedure organizzative e la ridefinizione delle procedure organizzative e la redistribuzione dei compiti all'interno dell'azienda.redistribuzione dei compiti all'interno dell'azienda.

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L’INFORMATICA COME DISCIPLINA L’INFORMATICA COME DISCIPLINA ORGANIZZATIVA E TECNOLOGICAORGANIZZATIVA E TECNOLOGICA

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Informatica e organizzazioneInformatica e organizzazione

Le tecnologie dell’informazione applicate alle aziende si trasformano da semplici strumenti per migliorare l’efficienza dei processi in leve gestionali per la leve gestionali per la trasformazione dell’organizzazionetrasformazione dell’organizzazione.

L’informatica assume quindi una duplice veste:• da un lato continua ad essere una tecnologia con le

proprie evoluzioni;• dall’altro si trasforma in una disciplina organizzativasi trasforma in una disciplina organizzativa.

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L’evoluzione del ruolo dell’informatica nelle L’evoluzione del ruolo dell’informatica nelle organizzazioniorganizzazioni

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LE TIPOLOGIE DEI DATI

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• L'evoluzione dei sistemi informatici assegna un ruolo sempre più rilevante ai dati come fattore di integrazionedati come fattore di integrazione fra le varie procedure aziendali.

• I dati sono un elemento di stabilità stabilità rispetto alle procedure aziendali che possono variare assai rapidamente.

• E’ perciò interessante giungere ad una classificazione classificazione delle diverse tipologie di datidelle diverse tipologie di dati anche in relazione al loro utilizzo da parte delle diverse categorie di processi.

Importanza dei dati in azienda

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Un'azienda è suddivisa in diversi settori; in ciascuno di essi viene generato un insieme di informazioni specifiche del settore; altre informazioni generate da altri settori.

• i dati settoriali sono i dati che vengono generati ed utilizzati unicamente all'interno di un settore;

• i dati aziendali quelli condivisi da più settori.

Dati settoriali e dati aziendaliDati settoriali e dati aziendali

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Nelle applicazioni informatiche tradizionali, i dati sono generalmente condivisi da più utenti:

• gli utenti fanno capo allo stesso settore nel caso di dati settoriali

• a settori differenti nel caso di dati aziendali.

L'introduzione dell'informatica individuale ha diffuso il concetto di dati personali:

Un dato è personale se la sua definizione nasce da un utente che ne cura per intero tutte le fasi di vita (immissione, modifica, cancellazione, salvataggio) e ne è l'unico responsabile.

I dati personali possono essere copie dei dati condivisi introdotti direttamente dall'utente provenire da fonti esterne.

Dati personali e dati condivisi

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Un dato è: • derivato o di sintesi, se esiste un procedimento di

calcolo che permette di ottenere il suo valore a partire da altri dati

• elementare o di analisi altrimenti.

• Il concetto di dato di analisi e di sintesi è relativo al sistema informativo cui si riferisce, ma non al sistema informatico:

è possibile infatti che nel sistema automatizzato siano stati immessi i dati di sintesi e non i relativi dati più elementari.

Dati di analisi e dati di sintesiDati di analisi e dati di sintesi

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• Un dato può essere classificato interno se la sua esistenza dipende dall'azienda e cessa quindi di esistere con essa;

• un dato è esterno se, anche se l'azienda può influire sul suo valore, esiste indipendentemente da essa.

Dati interni e dati esterniDati interni e dati esterni

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Tipi processi e tipologie di datiTipi processi e tipologie di dati

Tipi di processi

Tipi di dati

Gestionali Direzional

i

aziendali Personali/ condivisi

sintetici Interni/ esterni

Operativi settoriali condivisi analitici Interni

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LE TIPOLOGIE DI SISTEMI INFORMATIVI

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Sistemi di Supporto operativoSistemi di Supporto operativo

• Acquisizione e organizzazione di informazioni creando schedari elettronici (anagrafi aziendali prodotti, clienti, distinta base, …)

• Elaborazione delle transazioni (sportello, ordini, …)

• Pianificazione delle operazioni ( programmazione produzione, gestione scorte,…)

• Gestione procedure amministrative ( contabilità clienti, fornitori, …)

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Sistemi di elaborazione delle Sistemi di elaborazione delle transazioni (OLTP)transazioni (OLTP)

• Base di dati: memorizza informazioni persistenti• N processi di elaborazione: leggono e/o scrivono

sulla base dei dati (transazioni)

BASE DI DATI

Processo 1 Processo 2 Processo N

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Sistemi Informativi Direzionali

• Supporto alle attività di controllo direzionale e pianificazione strategica (Management Information Systems, MIS, Decision Support Systems, DSS)

• Fornire informazioni a diversi livelli di sintesi e di tipo non predefinito, a seconda delle esigenze dell’utente ( reporting direzionale)

• Consentire all’utente modifiche veloci del formato e del contenuto delle informazioni prodotte (rendiconti analitici diversificati)

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Sistemi Informativi Direzionali

Motori di calcolo (DSS)

Motori di presentazione (EIS)

Data Entry (budget, dati direzionali)

Aggregazione

Data Warehouse

DB TRANSAZIONALI

OLAPOLAP

OLTPOLTP

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Tipologie interrelate e complementari

• Esempio azienda manifatturiera– Schedari elettronici: distinta base, anagrafi dei prodotti

– Elaborazione transazioni e controllo cicli approvvigionamento, produzione e vendita

– I Sistemi di Supporto Operativo alimentano i Sistemi Informativi Direzionali

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FINEFINE