Módulo 2

Curso

Conceptos básicos

Excel Básico

Lección 2

Fórmulas básicas

Una de las grandes ventajas que posee Excel es la capacidad de realizar operaciones matemáticas con los datos almacenados. Cada una de las celdas de la hoja de cálculo puede ser utilizada como una potente calculadora solamente seleccionándola y escribiendo el signo “=”.

En Excel existen ciertas operaciones matemáticas que no requieren fórmulas complejas ni ninguna función adicional, esto es lo que se conoce como fórmulas básicas y que se basan en las operaciones aritméticas más sencillas, tales como suma, resta, multiplicación y división.

Fórmulas

En la imagen se muestra la operación matemática para determinar el área de un rectángulo de 10 metros de base y 6 metros de altura.

Los operadores matemáticos disponibles en Excel son:

Excel respeta el orden de las operaciones matemáticas, es decir, primero exponencia, luego multiplica o divide y finalmente suma o resta. Si es requerido modificar el orden de prioridad con que se ejecutan las operaciones en nuestra fórmula, deberemos indicarlo utilizando paréntesis.

Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11, porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y a continuación suma 5 al resultado. =5+2*3

Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2, y después multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21. =(5+2)*3

+ (signo más) [Operación de suma]

– (signo menos) [Operación de resta o negación]

* (asterisco) [Operación de multiplicación]

/ (barra oblicua) [Operación de división]

^ (acento circunflejo) [Operación de exponenciación o potenciación]

Lo habitual es que los datos que necesitamos operar matemáticamente ya se encuentren dentro de nuestra hoja de cálculo, por tanto, que estén disponibles para utilizarlos en nuestras fórmulas. En este caso diremos que nuestra fórmula trabaja con referencias.

Supongamos que debemos establecer las ventas anuales en base a la información disponible de los cuatro trimestres del año, como se muestra en la imagen (se sugiere ingresar los valores en su hoja de cálculo).

En este caso podríamos realizar la operación de sumar todas las ventas trimestrales en la celda C11, de la forma =1467890+2784345+2678524+1890653, sin embargo, no estaríamos aprovechando todas las potencialidades de Excel. Podemos obtener el mismo resultado operando matemáticamente las celdas que contienen los datos, para los efectos deberemos ingresar el signo “=” y luego seleccionar las celdas y las operaciones correspondientes, como se muestra en el ejemplo.

Trabajo con referencias

Como podrá observar, Excel colorea las celdas que está utilizando en diferentes colores para que así sea mucho más fácil realizar el seguimiento de los cálculos y pueda evitar errores.

Al utilizar este método, diremos que la suma encontrada en la celda C11 hace referencia a las cantidades registradas en las celdas: C3, C5, C7 y C9. La principal ventaja del uso de referencias es la actualización automática de los cálculos al modificar las referencias, es decir, que al modificar cualquiera de los valores registrados en C3, C5, C7 o C9, el valor obtenido en C11 se actualizará (se sugiere realizar pruebas de lo indicado en su hoja de cálculo).

Para realizar seguimiento a las fórmulas realizadas, Excel dispone del grupo auditoría de fórmulas, ubicado en la cinta fórmulas:

En el grupo se encontrarán seis opciones que resultarán de utilidad (para ejemplificar su uso se recomienda que utilice su hoja de cálculo).

Para efectos de practicar se sugiere:

Auditoría de fórmulas

Determinar en la celda F11 el promedio de las ventas trimestrales, recuerde usar referencias y adecuados paréntesis.

En general, las fórmulas realizadas son visibles únicamente al posicionarse en la celda que las contiene y observar la barra de fórmulas, sin embargo, al activar la opción mostrar fórmulas podremos observarlas todas de la hoja de cálculo e inclusive serán visibles al imprimir.

• Mostrar fórmulas:

Permite visualizar de forma inmediata todas las celdas que se ven afectadas por una celda en concreto. Así, al posicionarse en la celda C3 (valor de las ventas Trimestre 1) y rastrear dependientes, usted podrá observar las celdas que serán afectadas al cambiar este valor.

• Rastrear dependientes:

Nos ayuda a ver de manera inmediata las celdas que intervienen en el cálculo. Así, al posicionarse en la celda F11 y rastrear precedentes, usted podrá observar las celdas involucradas en el cálculo del promedio.

• Rastrear precedentes:

Permite limpiar las marcas establecidas por Rastrear precedentes y Rastrear dependientes.

• Quitar flechas:

Permite realizar el seguimiento de las operaciones matemáticas contenidas dentro de una fórmula para observar resultados parciales. Si aplicamos evaluar fórmula sobre la celda F11, podremos observar:

• Evaluar fórmula: