Melhoria de Processos - liveuniversity.comliveuniversity.com/downloads/MBA.Comercial/M2 - Planejamento...Planejamento, Estrutura e Operação de Vendas Mapa Estratégico . Indicadores

Melhoria de Processos Adoção do Lean Office

Planejamento, Estrutura e Operação de Vendas

Mapa Estratégico . Indicadores . Processos Lean . Força de Vendas

MBA GESTÃO COMERCIAL PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E OPERAÇÃO DE VENDAS


O que vocês pensam sobre melhoria de processos? Quais são as oportunidades?


Sua equipe está preparada para atingir os resultados?


Leitura


Lean – O que é

otim

izaçã

o

maximizar valor

perspectiva do cliente orientados para resultados

prom

ove

mud

ança

s

aprimoramento contínuo

atitude e disciplina

planejamento

fluxo contínuo

É um conjunto de conceitos, princípios e ferramentas usados para maximizar valor sob a perspectiva do cliente, consumindo o mínimo de recursos e utilizando ao máximo

o conhecimento e a habilidade das pessoas envolvidas com o trabalho.


Filosofia Especificar valor sob a ótica do cliente

Alinhar na melhor sequência as atividades que criam valor

Realizar essas atividades sem interrupção

Sempre que alguém as solicita

De maneira cada vez mais eficaz

VALOR

FLUXO DE VALOR

FLUXO CONTÍNUO

SISTEMA PUXADO

PERFEIÇÃO


Princípios Lean

Resolver Problemas (Sistêmicos ou Pontuais) Cliente sempre define

o que é Valor Reduzir Desperdícios

Distinguir Ações e Etapas que criam Valor

Gerar Evolução e Aprendizado


Decisão

Pílula Vermelha Realidade


Selecione Problemas da área Comercial


Atividade


Atividade – Iniciativas 1. Reúnam-se em Grupos.

2. Liste os problemas existentes na área Comercial

3. Discuta e Selecione 3 principais problemas


Como Resolver


ESCOPO

MAPA DO ESTADO ATUAL

ANÁLISE

ESTADO FUTURO

FOLLOW UP

PLANO DE AÇÃO


ESCOPO


ANÁLISE

ESTADO FUTURO

FOLLOW UP

PLANO DE AÇÃO



Definir Escopo

Qual é o problema que se pretende resolver?

Quais são as áreas e pessoas envolvidas?

Qual a relação com o Negócio?

Qual a colheita esperada?


Definir Escopo

Escopo

Justificativa

Objetivo

Benefícios

Descrever a situação indesejada de um determinado processo. Toda Justificativa deve descrever um cenário ruim e todo Projeto deve ser de melhoria.

É a ponte entre a situação indesejada para desejada. Deve sintetizar a ideia, específica, mensurável, alcançável, realista e delimitado no tempo.

Coisas Boas. Geração de Valor. Razão da existência do Projeto.


Definir Escopo - Exemplo

Escopo

Justificativa

Objetivo

Benefícios

Melhorar processo de geração de

propostas

Perda do prazo de

envio

Ausência de Follow up

Falta de SLA entre as

áreas

Ausência de template padrão

Problemas de

precificação

Controle de Pendências

Aumento da taxa de conversão

Criar Acordos internos

Construção de Template

padrão

Aumento de Receita


Atividade


Atividade – Escopo 1. Reúnam-se em Grupos.

2. Selecione um dos Principais Problemas

3. Monte o Escopo conforme template


ESCOPO


ANÁLISE

ESTADO FUTURO

FOLLOW UP

PLANO DE AÇÃO


Mapa do Estado Atual



Uma análise profunda e abrangente,

levando em conta fatos e dados, de forma bem

organizada e articulada, assistida por técnicas e ferramentas.

Entender como as coisas realmente funcionam.

Isso será a base para o Estado Futuro.





Desenhar Processo

Dividir-se em Grupos Multidisciplinares

Compartilhar Experiências

Ir ao GEMBA Anotar tudo que achar importante

Entender Detalhes


Mapa do Estado Atual – Dividir-se em grupos

Selecionar Pessoas que contribuam no Mapeamento para: - Desenvolvimento da Consciência Crítica - Construção Coletiva do Saber - Percepção do Todo e das Partes Envolvidas - Engajamento do Grupo na Melhoria



Desenhar Processo




Entender Detalhes


Mapa do Estado Atual – Ir ao Gemba

Escute as Pessoas de Forma Apropriada Faça as Perguntas Certas

Para Obter Informação Para Entender Ponto de Vista

Para Fazer Conexões sobre Questões Para Promover Ideias

Para Influenciar Decisões ou Ações

Esquecer sua Posição/Cargo Controle seu Ego

Entender Outras Visões Identificar Oportunidades



Vivenciar Processos Chaves do Problema



Vá ao GEMBA

James Womack



Desenhar Processo




Entender Detalhes


Mapa do Estado Atual – Compartilhar Experiências

- Discutir Visões do Processo vivenciado - Entender as Interações do Processo - Reunir Informações para Estado Atual



Desenhar Processo




Entender Detalhes


Mapa do Estado Atual – Desenhar Processo • Identifique os outputs do processo, quem é o cliente final e quais suas necessidades (volume e variedade); • Identifique os inputs do processo (fornecedores fundamentais) • Identifique as principais etapas do processo e as desenhe na ordem em que são executadas; • Represente com cuidado o fluxo de programação; • Adicione as métricas para cada etapa; • Identifique regras de priorização; • Calcule as métricas do fluxo de valor


Mapa do Estado Atual – Desenhar Processo

Caixa de Processo Tempo de Espera

Tempo de Processamento

Tempo de Interrupção Programação

% Completo e Correto



Caixa de Processo Cada etapa do fluxo de valor é representada por uma caixa, que representa

AÇÃO a ser realizada.



Caixa de Processo - Exemplo Receber e Organizar

Documentos

Analista

Manual



Tempo de Espera

Tempo consumido ENTRE etapas do processo.

Ex.: Aguardando em uma fila ou em “caixa de entrada” ou aguardando aprovação.



% Completo e Correto Porcentagem de vezes que o conteúdo de trabalho CHEGA à etapa cliente completo e correto. Ex.: Faltando informação, com erro, impreciso. Ausência da especificação técnica.



Tempo de Processamento

Tempo REALMENTE utilizado para executar a etapa do processo.

Ex.: Tempo “mão-na-massa”, duração “líquida” da execução. Tempo executando uma

cotação.



Tempo de Interrupção

Tempo consumido DURANTE a etapa, mas não associado ao processamento.

Ex.: Aguardando informação ou decisão, ter o trabalho interrompido por um telefonema,

mudança de foco, etc.



Programação

Como a etapa é programada?

Como as informações a respeito do que fazer e quando chegam até a etapa?

Ex: Envio por e-mail de informações, por atividade, etc.



Pessoas Equivalentes

Capacidade de trabalho DEDICADA à realização da etapa do processo.

Exemplos:

PE = % tempo (qtde pessoas)

PE = 1 (1) - 1 pessoa trabalha tempo integral naquela etapa

PE = 1 (2) - 2 pessoas dedicam 50% de seu tempo

PE = 1 (20) - 20 pessoas dedicam 5% de seu tempo

PE = ¼ (1) - 1 pessoa dedica 25% do seu tempo

PE = 5 (5) - 5 pessoas trabalham tempo integral



Lead Time

Tempo total, do INÍCIO AO FIM, de determinada etapa.

Ex.: Duração “bruta” da execução. Tempo Total da atividade de cotação.



Ícones para desenhar



Exemplo



Exemplo



Magic Pills Mexa-se


Atividade


Atividade – Mapa do Estado Atual 1. Reúnam-se em Grupos

2. Desenvolva o Mapa do Estado Atual do Problema escolhido

3. Apresente Mapa do Estado Atual


ESCOPO


ANÁLISE

ESTADO FUTURO

FOLLOW UP

PLANO DE AÇÃO


Análise


Análise de Desperdícios

O alvo máximo do Lean é a total eliminação dos

desperdícios.

É qualquer coisa que adicione custo ou tempo sem

acrescentar valor.

O primeiro passo é reconhecê-los no Mapa do Estado

Atual.


Análise


Análise de Desperdícios


ESCOPO


ANÁLISE

ESTADO FUTURO

FOLLOW UP

PLANO DE AÇÃO


Estado Futuro

KAIKAKU Redesenho Radical

Muitas Etapas Críticas Mudança Disruptiva

KAIZEN Aprimoramento Constante

Poucas Etapas Críticas Passo a Passo (KATA)


Estado Futuro – Tipos de Melhoria

Melhoria Sistêmica Processo como um todo, do início ao fim, como unidade de análise Foco nas conexões entre etapas.

Melhoria Pontual Cada etapa, individualmente, como unidade de análise; Foco nas atividades desempenhadas dentro de cada etapa.


Estado Futuro – Quem é o responsável


Estado Futuro Ícones para desenhar


Estado Futuro

Compreendendo Lean Institute


Estado Futuro - Exemplo


Estado Futuro - Exemplo


ESCOPO


ANÁLISE

ESTADO FUTURO

FOLLOW UP

PLANO DE AÇÃO


Plano de Ação

Resultado documentado do processo de planejamento.

Deve conter:


Plano de Ação

Que resultados podem ser estimados?

Que benefícios para o cliente, para a empresa e para as pessoas que executam o trabalho a implementação do estado futuro pode trazer?


ESCOPO


ANÁLISE

ESTADO FUTURO

FOLLOW UP

PLANO DE AÇÃO


Follow Up

Como saber se as ações tomadas estão causando o impacto planejado?


Atividade


Atividade – Estado Futuro + Plano de Ação + Follow Up 1. Reúnam-se em Grupos

2. Liste Desperdícios

3. Desenhe Estado Futuro

4. Apresente o A3 completo


Obrigado

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