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Cadastramento de Operadores

Descentralização das atividades da Seção Técnica de Controle de Processos

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Funções do Submestre:

Dar suporte aos seus operadores e controlar o seu acesso.

Verificar o estoque de processos nas unidades.

Auxiliar no controle de processos em trânsito

Contato com DGDP-1



Cadastro de Novos Operadores

Reinicialização de Senhas

Conectar assuntos

Alterar grupo

Alterar horário


Alteração de Unidade

Desativar

Reativar

Planilha de Tarja Roxa

Planilha de Tarja Azul

Planilha de Tarja Verde



Conforme a situação do cadastro do operador, existem formas de lhe fornecer o acesso ao Sistema.

Consultar o RF do operador a ser cadastrado no SIS usando a tela

- CONS. OPER. C/ ASSUN.

Aparecerá a informação OPERADOR NÃO CADASTRADO.

Esta informação aparece quando o operador nunca foi cadastrado no sistema, ou quando seu cadastro foi perdido por falta de uso. Quando o sistema não é utilizado pelo operador por um período de 100 dias, seu cadastro se perde no SIS.







Para poder cadastrar o operador, acessar no SIS a tela

- MANTEM OPER. FUNCION.

Preencher os campos - CODIGO DO OPERADOR com o RF do funcionário

- GRUPO DO OPERADOR com o grupo a ser cadastrado

*Os grupos se distinguem entre Grupos de Submestre e Grupos do Simproc. Os operadores devem ser cadastrados em Grupos do Simproc, onde apenas as atividades de Consulta do sistema estarão liberadas. Havendo a necessidade de outras telas, como Tramitação, Autuação, entre outras, as mesmas deverão ser conectadas ao RF do operador.


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Uma lista com todos os Grupos do Simproc pode ser encontrada no site www.prefeitura.sp.gov.br/processos em TREINAMENTO - SUBMESTRES.













Após inserir o Código e o Grupo do Operador, tecle ENTER e aparecerão os dados do operador (Nome, CPF, R.G)

Os campos DIAS TRABALHO e HORÁRIO TRABALHO estarão em branco.







Preencher os campos DIAS TRABALHO e HORÁRIO TRABALHO com os respectivos dias e horário de trabalho do operador.

*Os dias e horários de trabalho de operadores podem ser alterados a qualquer momento pelo Submestre.

Após o preenchimento dos dados, tecle F9.







Para ter acesso ao aplicativo CICS6 (Aplicativo onde está liberado o Sistema SIMPROC), o operador deve ser cadastrado no NETVIEW com a liberação do aplicativo CICS6 através de e-mail para [email protected] não se esquecendo de mencionar na assinatura do e-mail o seu nome completo e RF para verificação.

Ex. de Assinatura: Angelo Mota

SMG/DPM

RF 700.701




O operador agora está cadastrado no SIS, mas para que ele possa ter acesso às telas do Sistema, é necessário o cadastro do mesmo no SIMPROC.




Acessar no SIMPROC a tela

- TAB. OPERADORES

Tecle F10 para navegar nos menus da tela: INCLUSÃO – ALTERAÇÃO – CONSULTA

Leve o cursor até CONSULTA e tecle ENTER







Preencha o campo CODIGO OPERADOR com o RF do funcionário e tecle ENTER.




SITUAÇÃO 1 – Operador não cadastrado no SIMPROC

Se o operador não tiver cadastro no Simproc, aparecerá apenas o nome do funcionário no campo respectivo, e no canto inferior da tela, a mensagem OPERADOR INFORMADO PARA A CONSULTA NÃO CADASTRADO. Todos os outros campos estarão em branco.







Tecle F10 novamente e vá na opção INCLUSÃO.

Preencha todos os campos e tecle ENTER. No campo GRAU DE ATUAÇÃO deve ser colocado sempre “1”.







Abaixo do campo GRAU DE ATUAÇÃO aparecerá o nome da unidade onde o funcionário está sendo cadastrado, caso não seja a unidade desejada, basta teclar F2 e o sistema cancelará o cadastro e apagará os dados, permitindo que sejam inseridos novamente.

Caso esteja tudo certo, tecle F9 para confirmar a inclusão. Os dados inseridos serão apagados e a mensagem INCLUSÃO EFETUADA aparecerá no canto inferior na tela.







SITUAÇÃO 2 – Operador já cadastrado no SIMPROC

O cadastro no Simproc é permanente, ele nunca se perde, pois a exclusão de um cadastro no Simproc acarretaria a perda de toda a corrente de tramitação efetuada pelo operador. Já o SIS, é apenas um Sistema de Segurança, gerenciador de senhas, portanto, após 100 dias sem o uso do Sistema, o cadastro no SIS é apagado. É por isso que pode acontecer de se efetuar um cadastro totalmente novo no SIS, para um determinado operador, e quando se vai fazer a consulta no Simproc, o mesmo já está cadastrado.




Se o operador já tiver cadastro no Simproc, quando a consulta for efetuada, todos os dados aparecerão na tela: NOME, UNIDADE ADMINISTRATIVA, GRAU DE ATUAÇÃO E DATA DA ULTIMA ATUALIZAÇÃO (esta última indica quando foi a última vez em que houve qualquer tipo de alteração cadastral no RF do Operador, dentro da Tabela de Operadores).







Tecle F10, e desta vez vá na guia ALTERAÇÃO. Preencha o RF do funcionário e tecle ENTER. Os dados aparecerão novamente.







Preencha os campos com a unidade nova do operador, digitando os dados por cima dos já existentes, não é necessário apagar.

Tecle ENTER e F9 para confirmar a alteração.

Os dados serão apagados, e aparecerá a mensagem ALTERAÇÃO EFETUADA.







O Sistema lhe dá 3 tentativas de digitar corretamente a senha. Na 4ª tentativa errada, o Sistema revoga a sua senha.




Para reinicializar a senha do operador, entre na tela

- REINICIALIZA SENHA

Preencha o RF do operador, e coloque uma senha de 6 à 8 dígitos. (O ideal é padronizar uma senha e colocar sempre a mesma, pois essa não será a senha definitiva do funcionário, serve apenas para que ele consiga gerar uma senha nova. Recomenda-se reinicializar sempre utilizando a senha prodam.)

Tecle ENTER e o sistema pedirá para repetir a senha informada. A única informação do cadastro que aparecerá na tela neste primeiro momento será a palavra Operador.







Redigite a senha (prodam) e tecle ENTER novamente. O sistema então irá mostrar os dados do servidor.

Confira o nome do funcionário e tecle F9 para confirmar. A senha do servidor estará reiniciada.







Quando o operador é cadastrado em um determinado grupo, apenas as atividades de Consulta estarão liberadas para o mesmo (Assunto 74).

Para que ele possa tramitar, dar despachos, subtramitar, autuar, é necessário que novos assuntos sejam liberados para o operador.

Conectar assuntos



Para conectar assuntos para um determinado operador, entre na tela

- CONNECT DE OPERADOR

Coloque o assusto a ser conectado no campo Assunto do Subsistema, e o RF do funcionário no campo Codigo do Operador.

Tecle ENTER e aparecerá a descrição do assunto escolhido (verifique se é o assunto desejado) e os dados do funcionário.

Conectar assuntos



Conectar assuntos



Tecle F9 para confirmar a inclusão do assunto. Se o assunto já estiver conectado ao operador, aparecerá a mensagem OPERADOR JÁ CONECTADO A ESTE ASSUNTO.

Conectar assuntos



Conectar assuntos



O assunto 74 (Atividades de Consulta) está vinculado ao grupo das Unidades, não sendo necessário conectar.

Todos os outros assuntos devem ser conectados, de acordo com a necessidade de trabalho de cada funcionário.

Consultas74

Tramitação 84

Autuação 94,979

Subtramitação 104

Subtramitação / Autuação

Conectar assuntos



Nem todos os assuntos podem ser conectados pelo Submestre, portanto, quando o sistema não permitir a inclusão de um determinado assunto, o Submestre deve solicitar a inclusão do mesmo através da Planilha de Tarja Roxa.

Conectar assuntos



Os grupos foram criados para que cada Departamento (Secretaria, Subprefeitura, Coordenadoria) tenha o seu submestre.

Se o operador mudar de um Departamento para outro, o grupo operador deve ser alterado para o pertencente ao novo Departamento.

Como o operador está sendo transferido de um grupo ativo para outro, o submestre não conseguirá realizar seu bloqueio no sistema, portanto deverá ser enviada uma Planilha de Tarja Roxa, solicitando o bloqueio do operador para transferência de grupo. O motivo na planilha, para bloqueio, é J.

Alterar grupo



Assim que o mestre do sistema bloquear o RF do operador, transfira o operador de grupo utilizando no SIS a tela TRANSFERE OPERADOR.

Preencha o campo GRUPO DE OPERADORES com o grupo correspondente à sua unidade e o campo CODIGO DO OPERADOR com o RF do mesmo. Tecle ENTER.

Se o operador não estiver bloqueado, o sistema irá informar.

Alterar grupo



Alterar grupo



Se o operador estiver bloqueado, o sistema irá mostrar os dados da transferência.

Certifique-se que o RF pertence ao operador, pois esta tela não mostra o nome correspondente ao RF informado.

Confirme se o grupo pertence a sua unidade e tecle F9 para confirmar.

Alterar grupo



Alterar grupo



Após alterar o grupo do operador, é necessário desbloquear o RF, para que o operador possa acessar o SIMPROC, entre na tela CONTROLE DE BLOQUEIO, tecle F10 e vá na opção EXCLUSÃO.

Coloque o RF do funcionário e a data do desbloqueio. Tecle ENTER e F9 para confirmar.

Alterar grupo



Alterar grupo



Após a alteração do grupo do funcionário, é necessário que a unidade de lotação do mesmo seja alterada no SIMPROC.

Acesse a tela TAB. OPERADORES. Tecle F10 e vá na opção ALTERAÇÃO. Preencha o RF do funcionário e tecle ENTER para que os dados apareçam. Coloque a unidade nova e tecle ENTER e F9 para confirmar a alteração.

Alterar grupo



O horário cadastrado no Sistema deve coincidir com o horário de trabalho do operador, podendo ser deixado uma tolerância de 30 minutos antes e depois.

Alterar horário



Para alterar o horário de acesso de um operador, entre na tela

- MANTEM OPER. FUNCION.

Tecle F10 para navegar entre as opções da tela, e vá em ALTERAÇÃO. Coloque o RF do funcionário e tecle ENTER, para que o sistema mostre os dados do cadastro.

Alterar horário



Alterar horário



Leve o cursor até o campo HORARIO TRABALHO e coloque o novo horário por cima do já existente.

Tecle F9 para confirmar a alteração. Nesta tela não é necessário teclar ENTER. Teclar ENTER após fazer alterações nesta tela fará com que os dados voltem aos que estavam antes, portanto, após as alterações, tecle apenas F9.

Alterar horário



Alterar horário



Consultar o RF do operador a ser alterado no SIMPROC usando a tela

- TAB. OPERADORES

Tecle F10 e vá na opção ALTERAÇÃO.

Preencha o RF do operador e tecle ENTER, aparecerá a unidade onde o operador está cadastrado.







Preencha a unidade nova do funcionário por cima da existente.

Tecle ENTER e confirme se o nome da unidade que aparecerá é a unidade desejada. Tecle F9 para confirmar a alteração.







A Desativação do funcionário consiste em não permitir que o mesmo acesse o SIMPROC (em caso de exoneração, ou licença médica de longa duração).


- TAB. OPERADORES

Tecle F10 e vá na opção CONSULTA.

Coloque o RF do funcionário e tecle ENTER.

O campo DATA DA DESATIVAÇÃO estará em branco indicando que o operador encontra-se ativo no Sistema.

Desativar



Desativar




Coloque o RF do funcionário e tecle ENTER para que o sistema possa exibir a unidade cadastrada.

Leve o cursor até o campo DATA DA DESATIVAÇÃO e coloque a data de hoje para desativar o operador.

Tecle ENTER, e F9 para confirmar a desativação.

Desativar



Desativar



A Reativação do funcionário consiste em permitir que o mesmo, após ser desativado, volte a acessar o SIMPROC.


- TAB. OPERADORES

Tecle F10 e vá na opção CONSULTA.

Coloque o RF do funcionário e tecle ENTER.

O campo DATA DA DESATIVAÇÃO estará preenchido com uma data, indicando que o operador encontra-se desativado no Sistema.

Reativar



Reativar




Coloque o RF do funcionário e tecle ENTER para que o sistema possa exibir a unidade cadastrada.

Leve o cursor até o campo DATA DA DESATIVAÇÃO apague a data que estará lá, para reativar o operador.

Após apagar a data, não é necessário teclar ENTER, pois quando um funcionário está desativado, a única alteração que pode ser feita nesta tela é a reativação do mesmo, tecle apenas F9 para confirmar a operação.

Reativar



Reativar



Existem algumas alterações no sistema que somente os mestres podem realizar. Para tais, é necessário que o Submestre realize as solicitações através das diferentes Planilhas.

A Planilha deve estar sempre numerada e protegida por senha.



Numerar a Planilha servirá para que possamos guardar todas as solicitações de uma forma mais organizada, permitindo assim que as mesmas possam ser localizadas com maior facilidade quando se fizer necessário.

A numeração é um controle interno da unidade solicitante. Não existe uma regra ou um padrão, basta apenas que seja seqüencial e que os números não se repitam.





Proteger a Planilha com senha servirá para que nós, que estamos recebendo as mesmas, não possamos alterá-las, preservando assim a integridade do conteúdo.

A proteção é realizada através do menu Ferramentas, item Proteger Documento. (na versão 2007 do Office, o item Proteger Documento está dentro do menu Revisão.)



Além de numerada e protegida, o preenchimento correto dos campos da Planilha é essencial para que o pronto atendimento da mesma possa ser realizado.



A Planilha de Tarja Roxa é utilizada para diferentes solicitações dentro do SIS e do SIMPROC.

Através da Tabela de Motivos constante na Planilha, o Submestre pode localizar a solicitação que deseja, informando o código desejado no campo Motivo.


Tabela de Motivos

Conectar Assunto DDesbloquear acesso Submestres

G

Bloquear no SIS JAlterar horário Submestres

L

Alterar Grau IAlterar unidade (unidades

suspensas)M



D Conectar Assuntos

O motivo D é utilizado para solicitação de liberação de telas no Sistema. Quando um operador é cadastrado no Simproc, apenas as atividades de Consulta são liberadas dentro do Grupo de Cadastro do Operados. Caso haja a necessidade de realizar outras funções, como Tramitação, Subtramitação, Autuação, o próprio submestre pode liberar as telas para o operador conforme explicado na parte de Conectar Assuntos. Porém, existem algumas telas, como por exemplo a Tela de Desarquivamento de Processos, que o submestre não tem a permissão de liberar para o operador, então o submestre terá a opção de solicitar estas telas através da Planilha de Tarja Roxa, utilizando o motivo D.




Deve-se preencher os campos:

Motivo D

Funcionário nome do operador que terá a tela liberada

RF RF do operador que terá a tela liberada

Assunto Código da tela a ser liberada

*O submestre não tem obrigação de saber os códigos referentes às telas desejadas. Quando não souber através do código, basta deixar o campo Assunto em branco, e colocar no campo Observações o nome da tela desejada.







J Bloquear no SIS

O motivo J é utilizado para o submestre solicitar o bloqueio de um funcionário que consta em um grupo ativo de outra secretaria/subprefeitura, para a transferência do mesmo, pois neste caso, o submestre não conseguirá realizar o bloqueio do operador, devendo assim solicitá-lo através da planilha.





Motivo J









I Alterar Grau

O motivo I é utilizado para o submestre solicitar alteração de Grau de Atuação de um determinado funcionário. Todos os funcionários cadastrados pelos submestres atuam em Grau 1, podendo assim acessar apenas a unidade específica onde foi cadastrado. Caso haja necessidade de um funcionário tramitar em mais de um ponto do Simproc, deve ser solicitado, pelo submestre, através da planilha, a alteração do grau do operador. A solicitação também servirá para o caso em que o operador, já atuante em grau 2, precise ser alterado para grau 1.


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CGEGI80

DRH30

DGS50

2

3

DPM G100

DPM 10110

DPM 60160

Nível de Seção

Nível de Secretaria

Nível de Departamento

Estrutura da codificação das unidades do Simproc

1

SGP15

SMS18

SMSP12

P M S P 60




Motivo I



Observações Colocar no campo Observações qual o grau de atuação atual do funcionário e para qual está sendo alterado (Ex.: “alterar de Grau 1 para Grau 2” ou “Alterar de Grau 2 para Grau 1”). Caso a alteração seja de 1 para 2, deve-se também listar as unidade onde o funcionário tramitará processos.







G Desbloquear acesso Submestres

O motivo G é utilizado para solicitação de reinicialização de senhas de Submestres. Apesar do submestre ter acesso à reinicialização das senhas dos operados, apenas os mestres do Sistema podem reinicializar senhas de Submestre. Portanto, quando a senha do Submestre for revogada, deve-se solicitar a reinicialização da mesma através da Planilha.





Motivo G









L Alterar horário Submestres

O motivo L é utilizado para solicitação de alteração de horário de Submestres. Apesar do submestre ter acesso à alteração dos dias e horários de trabalho dos operados, apenas os mestres do Sistema podem alterar dias e horários do Submestre. Portanto, quando existir a necessidade de alteração do horário de acesso do mesmo ao sistema, deve-se solicitar tal alteração através da Planilha.





Motivo L



Horário informar o novo horário que deve ser atribuído ao Submestre.







M Alterar unidade (unidades suspensas)

O motivo M é utilizado para solicitação de alteração de unidade do operador quando a mesma encontrar-se suspensa. Quando tanto a unidade de origem quanto a de destino foram unidade suspensas, o submestre não conseguirá fazer a alteração da unidade do operador, devendo assim solicitar a alteração da mesma através da planilha.

O motivo M também deverá ser utilizado quando o operador que precisa ter a unidade alterada estiver desativado no Simproc e cadastrado em um ponto no qual o submestre não tem acesso. Neste caso, o submestre não conseguirá reativar o operador na Tabela de Operadores, nem alterar sua unidade, portanto, deverá solicitar a alteração através da Planilha. A unidade será alterada e o operador reativado.





Motivo M



Da unidade informar a unidade onde o operador está cadastrado

Para unidade informar a unidade para onde ele deverá ser transferido







A Planilha de Tarja Azul é utilizada para cadastro de subtramitação no Simproc e despachos no Sisacoe.

Através da Tabela de Motivos constante na Planilha, o Submestre pode localizar a solicitação que deseja, informando o código desejado no campo Motivo.

Tabela de Motivos

Cadastrar A

Alterar Unidade B

Ativar / Desativar F




A Cadastrar

O Motivo A é utilizado para cadastrar funcionários para receber processos em seu RF (subtramitação). A Subtramitação é utilizada para pessoas que analisam o processos fisicamente, que dão parecer no mesmo. No caso do processo ter que ficar um longo tempo parado em uma determinada unidade, sob a análise de um funcionário específico, é seguro e recomendável que se faça uma subtramitação para o RF do mesmo, permitindo assim ter um controle maior sobre o processo.

A Subtramitação também deverá ser utilizada nos casos de Agentes Vistores, que precisam se deslocar para fora das unidades da prefeitura para realizar as vistorias, tendo que levar o processo. Como não existe a possibilidade de realizar uma tramitação do processo para fora de uma unidade da prefeitura, é realizada a subtramitação do processo para o RF do funcionário, garantindo assim uma maior segurança do documento.




O cadastro na Planilha de Tarja Azul também servirá, estritamente nos RFs de Subprefeitos, Chefes de Gabinete, Supervisores de SUSL e Coordenadores de CPDU, para que se libere a tela de despachos no Sisacoe.





Motivo A

Funcionário nome do operador a ser cadastrado

(nesta Planilha, é imprescindível que o nome esteja completo,

sem abreviações)

RF RF do operador a ser cadastrado

(nesta Planilha, o RF deverá ser informado com 7 dígitos)

Para unidade informar a unidade onde deverá ser cadastrado







B Alterar Unidade

No cadastro de Subtramitações, não se trabalha com Grau de Atuação, portanto, um funcionário não poderá receber em seu RF processos de diferentes pontos do Simproc. Poderá receber apenas processos que constam na unidade específica onde o RF do mesmo foi cadastrado.

Portanto, quando o operador precisar receber processos que se encontram em outra unidade, deve-se alterar a unidade de subtramitação do funcionário, através da Planilha Azul, com o motivo B.





Motivo B

Funcionário nome do operador


sem abreviações)

RF RF do operador


Da unidade informar a unidade onde o funcionário está cadastrado

Para unidade informar a unidade para onde deve ser transferido







F Ativar / Desativar

O Motivo F tem como finalidade Ativar ou Desativar o RF do funcionário para receber subtramitações. No caso de um funcionário não estar mais trabalhando, ou estar em um longo período de férias ou licença médica, deve-se solicitar o motivo F na Planilha, para que desativemos seu RF, então nenhuma tramitação poderá ser feita para o mesmo. E no caso do retorno do funcionário às suas atividades, o mesmo deverá ser solicitado para que possamos ativar novamente seu RF.





Motivo F

Funcionário nome do operador


sem abreviações)

RF RF do operador


Observações informar se a solicitação é para Ativar ou Desativar







A Planilha de Tarja Verde é utilizada para cadastros de operadores externos. Funcionários que não têm RF e estagiários.

Todos os campos da Planilha devem estar preenchidos. Apenas o campo Usuário Cadastrado deve ser deixado em branco, este campo será preenchido pela Prodam, com o código do operador, após o cadastro.







Todas as Planilhas (Tarja Roxa, Tarja Azul, Tarja Verde) e a íntegra deste manual podem ser encontrados em nosso site, no link abaixo.

http://www.prefeitura.sp.gov.br/cidade/secretarias/planejamento/processos/

As Planilhas devem ser enviadas para

[email protected]

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