Microsoft Excel – DATABSE

Heri Akhmadi, S.P., M.A.TIK Agribisnis UMY 2016

Today’s Lecture

• Menggunakan kombinasi

rumus/formula dan fungsi

• Membuat Database dengan

fungsi VLOOKUP

MenggunakanDatabase

Review: Arithmetic Operators

Review: Logical Operator• In Excel the following "operators" are used

Operator Meaning> greater than< less than>= greater than or equal to<= less than or equal to= equal to<> not equal to

• Examples3 > 2 true

3 < 2 false

The following are some errors that may appear in a spreadsheet (there are others too).

• #######• Cell is too narrow to display the results of the formula.

• #NAME?• You used a cell reference in the formula that is not formed correctly

(e.g. =BB+10 instead of =B3+10)

• #VALUE!• Usually the result of trying to do math with a textual value. Example:

=A1*3 where A1 contains the word “hello”

• #DIV/0!• Trying to divide by zero. Example: =3/A1 where A1 contains 0 (zero)

• Circular Reference• Using a formula that contains a reference to the cell that the formula

“lives in”. Example: putting the formula =A1+1 in cell A1 or putting the formula =SUM(A1:B2) in any of the cells A1, B1, A2, B2

Review: Common Errors

• Fungsi sebenarnya adalah rumus yang sudah ada disediakan oleh Excel, yang akan membantu dalam proses perhitungan. Kita tinggalmemanfaatkan sesuai dengan kebutuhan. Umumnya penulisan Fungsiharus dilengkapi dengan argumen, baik erupa angka, label, rumus, alamat sel atau range. Argumen ini harus ditulis dengan diapit tandakurung ().

Contoh :

menjumlahkan nilai yang terdapat pada sel D1 sampai D10, rumus yang dituliskan adalah :

"=D1+D2+D3+D4+D5+D6+D7+D8+D9+D10".

• Akan lebih mudah jika menggunakan fungsi SUM, dengan menuliskan"=SUM(D1:D10)".

MENGGUNAKAN RUMUS/FUNGSI

RUMUS/FUNGSI dalam Excel

secara umum ada 3:

1. Rumus Matematis

2. Rumus Statistik

3. Rumus Logika

Rumus MatematisFungsi Kegunaan PenulisanSUM Menjumlahkan pada angka pada sel

atau range ttt

=SUM(angka 1, angka 2,...)

=SUM(alamat range)

AVERAGE Menampilan rata-rata dari suatu range

data numerik

=AVERAGE (angka 1, angka

2,...)

=AVERAGE(alamat range)

SQRT mengakarkan nilai dalam sel =SQRT(angka 1)

SQRT(alamat range)

CONVERT Mengkonversi unit satuan, baik itu

jarak, berat maupun waktu

=CONVERTT(number;from_u

nit;to_unit)

=CONVERT(A3;”km”;”m”)

Rumus Statistik

Fungsi Kegunaan PenulisanMAX Menampilkan nilai terbesar dari suatu

range data numerik

=MAX(angka 1, angka 2,...)

=MAX(alamat range)

MIN Menampilan nilai terkecil dari suatu

range data numerik

=MIN(angka 1, angka 2,...)

MIN(alamat range)

COUNT Menghitung jumlah data yang bersifat

numerik dari suatu range

=COUNT(angka 1, angka

2,...)

=COUNT(alamat range)

Rumus StatistikCOUNTIF Menghitung jumlah data yang bersifat

numerik yang terdapat pada range

tertentu sesuai dengan kriteria yang

ditentukan

=COUNTIF(range,criteria)

COUNTA Menghitung jumlah semua jenis data

dari suatu range

=COUNTA(angka 1, angka

2,...)

=COUNTA(alamat range)

SUMIF Menjumlahkan data yang bersifat

numerik dalam suatu range data

dengan kriteria tertentu

=SUMIF(range,criteria,sum

_range)

Memilih antara 2 kemungkinan atau lebih dari perbandingan logikayang diberikan

Bentuk Umum : =IF(logika, perintah-1, perintah-2)

Fungsi Logika “If”

Formula View Values View

Fungsi Logika “If”

Contoh Fungsi Logiga “If”

Fungsi Kegunaan Penulisan

VLOOKUP Menampilkan data berdasarkan tabel

referensi dalam format vertikal. Syarat

penyusunan tabel referensi harus urut.

=VLOOKUP(lookup_value,ta

ble_array,col_index,num)

HLOOKUP Menampilkan data berdasarkan tabel

referensi dalam format horisontal.

Syarat penyusunan tabel referensi

harus urut.

=HLOOKUP(lookup_value,ta

ble_array.col_index,num)

Fungsi Lookup

Dari rumus diatas, dapat dilihat bahwa bedanya hanya pada nomorindeksnya saja, kalau kita pakai HLOOKUP, maka digunakan nomor

indeks baris (Row_index_num), tapi kalu pakai VLOOKUP digunakannomor indeks kolom (Col_index_num).

• Mencari nilai dalam suatu tabel atau digunakan untuk membaca

tabel secara horisontal dengan menggunakan nilai kuncipembanding serta offset baris yang akan dibaca.

• X : kunci pembacaan tabel yaitu kesamaan antara tabelanak dan tabel induk dimana tabel induklah yang harusmenyesuaikan dengan tabel anak.

• Y : nama range yang akan dibaca. Dalam pemberian namarange, judul kolom tidak diikutkan. Judul kolom harus diurutkansecara menaik atau ascending.

• Z : nilai offset yang digunakan sebagai pembacaan padabaris data.

FUNGSI HLOOKUP (X,Y,Z)

FUNGSI HLOOKUP (X,Y,Z)

FUNGSI HLOOKUP (X,Y,Z)• Pada tabel anak beri nama range: caranya blok range B2:F4,

kemudian pada kotak name (Name box) ketikkan nama rangenyamisalnya Laporan. Kemudian tekan ENTER.

• Pada tabel induk sel B3 ketikkan rumus :

• =HLOOKUP(A3,Laporan,2)

• kemudian drag rumus ke bawah sampai sel B7

• Pada sel C3 ketikkan rumus:

• =HLOOKUP(A3,Laporan,3)

• kemudian drag ke bawah sel C7

FUNGSI VLOOKUP (X,Y,Z)

• Digunakan untuk mencari nilai dalam suatu kolom tabel atau

untuk membaca tabel secara vertikal dengan menggunakannilai kunci pembanding serta offset kolom yang akan dibaca.

• X : kunci pembacaan tabel

• Y : nama range yang akan dibaca, dan harus dalam keadaanurut secara menaik atau ascending.

• Z : nilai offset yang digunakan sebagai pembacaan padakolom data.

FUNGSI VLOOKUP (X,Y,Z)

Tabel anak diletakkan pada sheet1 dan tabel induk diletakkan padasheet2.

Untuk membaca tabel terlebih dahulu harus memberi nama range.Caranya blok range A3:C7, kemudian pada kotak Name (Name box)ketikkan nama rangenya, misalnya Data. Tekan Enter untuk mengakhiriproses. Secara otomatis akan ditambahkan sebuah range dengan namaData.

sheet1. sheet2

FUNGSI VLOOKUP (X,Y,Z)

• pada sel B3 Sheet2 ketikkan rumus

• =VLOOKUP(B3,DATA,2)

• (membaca tabel anak dengan range DATA kolom ke 2 =>Barang)

• pada sel C3 ketikkan rumus

• =VLOOKUP(B3,DATA,3)

• (untuk membaca kolom ke 3 => Vendor)