MİCROSOFT OFFİCE EXCEL KULLANİMİ

Sezen KARAALİ

20090197

1.FORMÜLLER VE İŞLEVLER

Excel programında, hesap makinesiyle yapılması gereken hesaplamalar basit formüller yazarak yapılabilir.

1.1 Aritmetik Formüller Excel’de aritmetik işlemler yapmak ve formüller

yazmak son derece basittir.

1.1.1 Hücre referansı vererek aritmetik formüller yazmak (toplama, çıkarma, çarpma, bölme):

İlk yapılması gereken işlem formülün yazılacağı hücreyi seçmektir.

Hücre seçildikten sonra hücrenin içerisini “=“ yazılır.

Fare ile hesaplamalarda kullanılacak hüvreye tıklanır (hücre referansı).

Yukarıdaki örnekte personelin kalan iznini hesaplayabilmek için yıllık izin gününden harcadığı izin günü çıkartılmalıdır.

Bunun için öncelikle E2 hücresinin üzerine tıklanır

Çıkarma işlemi yapmak için klavyeden “-” girilir ve fare ile F2 hücresine tıklanır.

Son olarak Enter tuşuna basıp formül sonlandırılır.

Birinci sıradaki “Ahmet”isimli personel için kalan izin günleri formül ile hesaplanmıştır.

Formülü diğer personel için tekrar tekrar yazmaya gerek yoktur.

Doldurma tutmacını kullanarak diğer hücrelere sürüklenebilir.

Çıkarma işlemi yapıldığı gibi, toplama, çarpma ve bölme işlemleri de aynı şekilde sırası ile +, *, / sembolleri kullanılarak yapılabilir..

1.1.2 Formülleri kullanırken standart sapmaları algılama, anlama:

Standart sapmayı hesaplamak için STDSAPMAS (sayı1:sayı10) fonksiyonu kullanılır.

Standart sapma, değerlerin ortalama değerden ne kadar uzaklaştığının ölçümüdür.

Yukarıdaki örnekte işleyenlerin kalan izinleri G sütununda hesaplanmıştır.

Kalan izinlerin standart sapmasını hesaplamak için G6 hücresine tıklanıp formül çubuğuna fonksiyon yazılır.

Yazılan formüldeki “G2:G5”,G2 hücresinden G5 hücresine kadar tüm değerlerin seçilmesini ifade eder.

Standart sapmanın hesaplanışı

1.2 Hücre Referansı Verme1.2.1Formüllerde sıralı hücre

referansı verme: Formüllerde sıralı hücre referansı vermek için

(ör. =TOPLA(A1:A5) fonksiyonun içerisine başlangıç hücresi (A1) yazılır, daha sonra iki nokta üst üste (:) konulur ve bitiş hücresi yazılır (A5).

Böylelikle A1!den A5’e kadar olan tüm hücrelere referans verilmiş olur.

TOPLA fonksiyonu tüm bu hücrelerin toplamını verir.

1.2.2 Formüllerde karışık hücre referansı verme:

Bunu yapmak için (ör. =TOPLA(A1;A3;A5) fonksiyonunun içerisine referans verilecek hücreler teker teker ve karışık şekilde noktalı virgül ile ayrılarak yazılır.

1.2.3 Formüllerde göreceli hücre referansı verme:

Excel göreceli hücre referansı yöntemini kullanır.

Bunun avantajı bir hücreye yazılan formülü diğer hücrelere kopyalanırken, içerisinde yer alan hücre referansları göreceli olarak değişir.

Bu da formülün tüm hücrelerde doğru hesap yapmasını sağlar.

Formülü kopyalarken verilen bir hücre referansının göreceli olarak değişmesi istenmiyorsa $A$1 şeklinde sütunun başına ve sonuna dolar işareti konarak mutlak referansı biçimine değiştirilebilir.

1.3 İşlevlerle Çalışma1.3.1 Topla, ortalama, min, max,

say formüllerini kullanmak: Çalışma sayfasında bulunan sayılar

toplanmak istenildiğinde TOPLA fonksiyonunu kullanarak hücre aralığındaki veya referans verilen tüm sayılar toplanabilir.

=TOPLA(A1:A7) fonksiyonu kullanılarak A1 ve A7 hücre aralığındaki tüm sayılar toplanılabilir.

=TOPLA(A2;B3;C6) fonksiyonu kullanılarak A2, B3 ve C6 hücrelerindeki sayılar toplanılabilir.

ORTALAMA işlevi aritmetik ortalamayı döndürür.

=ORTALAMA(A1:A10) formülü A1 ve A10 hücre aralığındaki sayıların ortalamasını döndürür.

=ORTALAMA(A2;B2;D4) formülü A2, B2 ve D4 hücrelerindeki sayıların ortalamasını döndürür.

YUVARLA işlevi sayıyı belirlenen sayıda basamağa yuvarlar.

=YUVARLA(3,15;1) fonksiyonu 3,15 sayısını bir ondalık basamak olacak biçimde yuvarlar (3,2).

BAĞ_DEĞ_SAY verilen hücre aralığındaki sayı içeren hücrelerin sayısını verir.

=BAĞ_DEĞ_SAY(A2:A8) formülü A2’den A8’e kadar tüm hücreleri tarayıp kaç tanesinde sayı olduğunu hesaplar.

BAĞ_DEĞ_DOLU_SAY verilen hücre aralığındaki boş olmayan tüm hücreleri sayar.

=BAĞ_DEĞ_SAY(A2:A8) formülü A2’den A8’e kadar tüm hücreleri tarayıp kaç tanesinin boş olmadığını hesaplar.

MİN işlevi referans kümesindeki sayıların en küçüğünü verir.

=MİN(A1:A7) fonksiyonu A1’den A7’ye kadar olan hücrelerdeki sayıların en küçüğünü verir.

MAX işlevi referans kümesindeki sayıların en büyüğünü verir.

=MAX(A1:A7) fonksiyonu A1’den A7’ye kadar olan hücrelerdeki sayıların en büyüğünü verir.

1.3.2 Eğer formülünü kullanmak: Eğer formülü, belirtilen bir koşul DOĞRU

olarak değerlendirildiyse bir değer, YANLIŞ olarak değerlendirildiyse başka bir değer verir.

Yukarıdaki şekilde işleyenlerin kalan izin günlerine bakarak çok izinleri kalıp kalmadığını gösterir.

Koşul şu şekilde belirlenmiştir: Kalan izin hücresi (G2) 20’den büyük.

Bu koşul eğer DOĞRU ise geri döndürülecek değer “Daha çok izni var”, YANLIŞ ise “İzni az kaldı” olacaktır.

Aynı işlem araç çubuğundaki fx düğmesine tıklanarak da yapılabilir.

Açılan pencereye mantıksal sınamayı, doğru ve yanlış değeri girildiğinde EĞER formülü yapılandırılmış olur.

EĞER formülünün fx’e tıklanarak yapılandırılması

2. BİÇİMLENDİRME Çalışma sayfalarının ve hücrelerin güzel ve

düzgün şekilde biçimlendirilmesi gerekir.

2.1 Sayılar ve Günler Hücrelerin içerisinde yer alabilecek temel

verilerden bazıları sayılar ve günlerdir.

2.1.1 Sayıları ondalıklı ya da ondalıksız biçimde virgül/nokta kullanarak binler basamaklarını göstermek:

Hücreleri sayı gösterecek şekilde biçimlendirmek için hücreye sağ tuş ile tıkladıktan sonra açılan seçeneklerden Format Cells’e (Hücreleri Biçimlendir) tıklanır.

Açılan menüdeki category (kategori) bölümünden Number (Sayı) seçilir.

Ondalık basamak sayısı bölümü 0 yapılırsa, sayı ondalıksız olarak görüntülenecektir.

Ondalık basamak sayısı bölümü arttırılırsa sayı ondalıklı biçimde gösterilir.

1000 Ayırıcısı kullan seçeneği aktif edilirse, sayı binler basamağından ve daha üstteki her üç basamaktan ayrılacaktır.

2.1.2 Hücreleri tarih gösterecek şekilde biçimlendirmek:

Hücreleri tarih gösterecek şekilde biçimlendirmek için hücreye sağ tuş ile tıklandıktan sonra açılan seçeneklerden Format Cells’e (Hücreleri Biçimlendir) tıklanır.

Açılan menüdeki category (kategori) bölümünden Date (Tarih) ve istenilen tarih biçimi seçilir.

2.1.3 Hücreleri para birimi gösterecek şekilde biçimlendirmek:

Hücreleri sayı gösterecek şekilde biçimlendirmek için hücreye sağ tuş ile tıkladıktan sonra açılan seçeneklerden Format Cells’e (Hücreleri Biçimlendir) tıklanır.

Açılan menüdeki category (kategori) bölümünden Currency (Para Birimi) seçilir.

Ondalık basamak sayısını ayarladıktan sonra Simge kısmından para birimi simgesi seçilir. (ör. TL, USD, GBP)

2.1.4 Hücreleri yüzdelik gösterecek şekilde biçimlendirmek:

Hücreleri sayı gösterecek şekilde biçimlendirmek için hücreye sağ tuş ile tıkladıktan sonra açılan seçeneklerden Format Cells’e (Hücreleri Biçimlendir) tıklanır.

Açılan menüdeki category (kategori) bölümünden Percentage (Yüzde Oranı) seçilir.

Ondalık basamak sayısı ayarlanır. Yüzdelik biçimi sayının sonuna % işareti

koyar.

2.2 Hücre İçeriği2.2.1 Hücre içeriğinin yazı tipini

ve büyüklüğünü değiştirmek: Hücre veya hücre aralığını seçtikten sonra

araç çubuğunda Giriş bölümünden yazı tipi ve büyüklüğü değiştirilebilir.

Tüm bu işlemler hücreye sağ tuş ile tıkladıktan sonra Format Cells’e (Hücreleri Biçimlendir) tıklanıp Yazı Tipi sekmesine geçerek gerçekleştirilir.

2.2.2Hücre içeriğine kalın, altı çizili, çift çizili gibi biçimlendirmeler uygulamak:

Biçimlendirilmek istenilen hücre seçildikten sonra araç çubuğunda Giriş bölümünden Bold (Kalın), İtalic (İtalik) ve Underline (Altı Çizili) düğmelerinden istenilen uygulanabilir.

Tüm bu işlemler hücreye sağ tuş ile tıklandıktan sonra Format Cells’e (Hücreleri Biçimlendir) tıklayıp Yazı Tipi sekmesine geçerek gerçekleştirilebilir.

2.2.3 Hücre arka planına veya içeriğine farklı renkler uygulamak:

Hücrenin arka planını veya içeriğindeki yazının rengini değiştirmek için Giriş bölümünden Dolgu Rengi ve Yazı Tipi Rengi düğmeleri kullanılır.

Dolgu rengini değiştirmenin diğer bir yolu ise Format Cells (Hücre Biçimlendir) bölümünde Dolgu sekmesine tıklayıp ayarları yapmaktır.

Yazı tipi rengini değiştirmenin diğer bir yolu ise hücreye sağ tuş ile tıklayıp Format Cells (Hücre Biçimlendir) bölümünde Yazı tipi sekmesinde Renk seçeneğinden istenilen ayarların yapılmasıdır.

2.2.4 Bir hücredeki ya da hücre aralığındaki biçimlendirmeyi başka hücre aralığına kopyalamak:

Hücrelerdeki biçimleri kopyalamak için öncelikle hücre veya hücre aralığı seçilir.

Araç çubuğunda Giriş bölümündeki düğmesi tıklanır.

Seçilen hücredeki tüm biçimlendirmeler hafızaya alınır.

Biçimlerin uygulanacağı hücre veya hücre aralığı seçilir.

Seçildikten sonra biçimlendirme otomatik olarak gerçekleşecektir.

2.2.5 Bir hücre içeriğine metin kaydırma biçimlendirmesini uygulamak:

Hücrenin içerisindeki metnin birden çok satırda görüntülenmesi için bu özellik aktif hale getirilir.

Hücredeki veriler sütun genişliğine sığdırılacak şekilde kaydırılır.

Sütun genişliğindeki herhangi bir değişiklik ile metnin kaydırılması otomatik olarak gerçekleşir.

2.3 Hizalama ve Kenarlıklar2.3.1 Bir hücre/ hücre aralığının

içeriğini sola, sağa, yukarı, ortaya, aşağı hizalamak:

Hücre içerisindeki veriyi sağa, sola, yukarı, ortaya ve aşağıya hizalamak için Giriş bölümündeki Hizalama kısmında bulunan uygun seçenekler kullanılır.

Yukarıdaki şekilde üst bölümde sırasıyla Üste Hizala, Ortala, Alta Hizala düğmeleri yer almaktadır.

Alt bölümde ise sırasıyla Metni Sola Hizala, Ortala, Metni Sağa Hizala düğmeleri yer almaktadır.

Bu altı seçenek kullanılarak hücrenin içeriği istenilen şekilde hizalanabilir.

Ayrıca hücreye sağ tıklayıp Format Cells (Hücre Biçimlendir) bölümünde Hizalama sekmesine tıklayarak hizalama işlemleri gerçekleştirilebilir.

2.3.2 Bir başlığı hücre aralığına ortalamak:

Bir başlığı hücre aralığına yatay olarak ortalamak için aşağıdaki şekilde alt sırada bulunan Ortala düğmesine basılır.

Dikey olarak ortalamak için ise yukarıdaki şekilde üst sırada bulunan Ortala düğmesine basılır.

Eğer başlık hücre aralığından geniş ise sütun kenarına çift tıklayarak sütunun aralığı başlığı sığabilecek şekilde büyültülebilir.

2.3.3 Hücre yönlendirmesini değiştirmek:

Hücreye sağ tıklayıp Format Cells (Hücre Biçimlendir) bölümünde Hizalama sekmesine tıklayarak hücre yönlendirmesi değiştirilebilir.

Hücre yönlendirilmesi yatay, dikey veya herhangi bir açıda ayarlanabilir.

2.3.4 Hücre / hücrearalığına kenarlık ekleme:

Hücreye sağ tıklayıp Format Cells (Hücre Biçimlendir) bölümünde Kenarlık sekmesine tıklayarak hücre veya hücre aralığına kenarlık eklenebilir.

Ekrana açılan pencereden kenarlık stili ve rengi seçilir.

Hücrelerin sadece dış kısmına kenarlık eklemek için “Çerçeve” seçilir.

Hücrelerin iç kısımlarına kenarlık eklemek için “İç” seçilir.

Her hücreye farklı şekilde kenarlık eklemek için kenarlık bölümündeki düğmeler tıklanabilir.