Mobiliteit op maat aanbieden

Een blik op de mogelijkheden en aanpak

Kathleen Veugelen – Advanced legal consultant Flex Income Plan™

▪ Federale oplossingen

• Het mobiliteitsbudget

• De mobiliteitsvergoeding

▪ Focus op de fiets

▪ All the way via Flex Income Plan™

2

Inhoud van de workshop

Federale oplossingenMobiliteitsvergoeding en -budget

Minder wagens versus multimodaliteit

Mobiliteits-wat?

4

Mobiliteitsvergoeding (MoV)

Wettelijk kader tot invoering mobiliteitsvergoeding

- Salaris inruilen voor netto geldbedrag

- “cash for car”

Volwaardig alternatief voor fiscaal aantrekkelijke

bedrijfswagen

- O.b.v. cataloguswaarde

- Volledige inlevering

- Verplichte indexering op jaarbasis

Tijdlijn

- 7 mei 2018: wet gepubliceerd in Staatsblad

- Retroactieve inwerkingtreding vanaf 1 januari 2018

- Versoepelingen vanaf 1 maart 2019 (meer

gelijkenissen met MOB)

Mobiliteitsbudget (MoB)

Keuze voor een milieuvriendelijke wagen OF

Downgrade met aanvulling van duurzame

mobiliteitsoplossingen of cash

Verschillen met mobiliteitsvergoeding:

- O.b.v. reële jaarlijkse kost werkgever (TCO)

- Wagen moet niet verdwijnen

- Geen verplichte indexering

Tijdlijn

- 28 februari 2019: goedkeuring plenaire Kamer

- Inwerkingtreding 1 maart 2019

- 29 maart 2019: publicatie Belgisch Staatsblad

Voor wie?

Voor welke werkgevers?

Reeds onafgebroken 36 maanden een systeem van bedrijfswagens (min. 1)

Uitzondering voor startende werkgevers

(er moet dan wel al min. 1 wagen fysiek aanwezig zijn op moment

invoering systeem, vb. al 3 maanden)

Voor welke werknemers?

Conform functie (niet nalv salary sacrifice!): bedrijfswagen hebben OF er recht op hebben

bij huidige werkgever (geen rugzaksysteem meer)

- minimum 12 maanden in periode van 36 maanden voorafgaand aan aanvraag

- én min. 3 maanden hiervan ononderbroken voor de aanvraag

Uitzondering

- Aanwerving vanaf 01/03/2019: dan direct toegang indien systeem er is

- Promotie / functiewijzinging vóór 01/03/2019

Vb. promotie in februari ‘19, dan kon de WN onmiddellijk instappen vanaf 01/03

indien het systeem is ingevoerd bij z’n werkgever

Indien pas promotie in april ‘19 dan moet de WN wel de wachtperiode van 12m doorlopen

Dubbele keuzevrijheid

6

Voor de beide mobiliteitsoplossingen (vergoeding & budget)

Werkgever beslist of hij het invoert

→ voorwaarden

Werknemer beslist of hij eraan deelneemt

→ aanvraag

1 2

De werkgever zit aan het stuur

Werkgever kan concrete voorwaarden stellen:

• Toepassingsgebied

vb. einde lease

vb. verplichte keuze pijler 1 sales

• Wagenpark

• …

Kennisgeving aan àlle werknemers => dus niet alleen aan de werknemers die binnen het toepassingsgebied

van het MOB vallen.

Hoe invoeren ?

7

verplicht te volgen proces & documenten !

WG doet aanbod

WN vraagt aanWG maakt def.

berekening over

WG aanvaardt def.

Ovk tussen WN & WG

Policy – vw voor in

te stappen

Via schriftelijke

aanvraag

Zodat de WN def.

kan beslissen

Obv de WN die def.

zijn akkoord geeft

Verplichte

vermeldingen Indien

niet in

orde =

loon

Tip: een addendum wordt ook aanvaard ter vereenvoudiging van het administratieve proces

BEDRAG

Cataloguswaarde

x

6/7 x 20%:

Indien tankkaart: x

24%

KOST WERKGEVER SOCIALE ZEKERHEID

Solidariteitsbijdrage

=

CO2-bijdrage

ingeruilde wagen

+ jaarlijkse

indexaanpassing

KOST WERKNEMER FISCAAL VOORDEEL

Belastingen berekend op:

Cataloguswaarde

x

6/7 x 4%:

Geen impact

tankkaart

*min. EUR 1.340

(IJ 2019)

Mobiliteitsvergoeding (cash for car)

Omvang, sociaal en fiscaal statuut

8

Voorbeeld

Cataloguswaarde = 40.000 EUR (geen eigen bijdrage)

Incl. tankkaart

MoV = 685,71 EUR per maand (40.000 x 6/7) x 24%

Netto = +- 629 EUR / maand 685,71 – [(40.000 x 6/7) x 4%] x 50% BV

Mobiliteitsbudget

Toegekende budget = Total cost of ownership:

• Financieringskost wagen

• Kosten brandstof, verzekering, …

• (para)fiscale lasten en daarmee gerelateerde kosten :

✓CO2-solidariteitsbijdrage

✓Niet-aftrekbare btw

✓Vennootschapsbelasting op verworpen uitgaven

Evolutie van het bedrag:

- Verhoging / verlaging:

- Bij promotie/demotie of functieverandering (ev. recht op hogere / lagere categorie)

(!) fictieve referentiewagen en fictieve TCO bepalen

- Geen verplichte indexering:

- Eventueel wel bedrijfseigen aanpassing

- Begrensd tot resultaat sectorale indexaanpassing

Mobiliteitsbudget : hoe besteden?

10

• WN niet verplicht te putten uit de 3 pijlers

• WG niet verplicht alle opties aan te bieden in pijler 2

• Elke pijler: specifieke sociale/fiscale behandeling

Pijler 1

Een milieuvriendelijke

bedrijfswagen

105gr → 95gr CO2

Pijler 2

Duurzame

vervoermiddelen en

diensten

Pijler 3

Restsaldo in cash

Identieke (para)fiscale

behandeling als bij de

klassieke bedrijfswagen

Volledig vrijgesteld van

sociale bijdragen en

belastingen

Vrijgesteld van

belastingen, wel

onderworpen aan een

WN-bijdrage SZ van

38,07%

✓ WN niet verplicht te putten uit de 3 pijlers

✓ WG niet verplicht alle opties aan te bieden in pijler 2

✓ Elke pijler: specifieke sociale/fiscale behandeling

Toekenning MoV of MoB

Mobiliteitsvergoeding

Maandelijkse storting via de payroll

➔ geen SZ, enkel belastbaar voordeel conform formule (cataloguswaarde x 6/7) x 4%

Ondergrens belastbaar voordeel = 1.340 EUR

Mobiliteitsbudget

Virtueel budget op jaarbasis (pro rata ingeval van instap in loop van het jaar)

➔ Beheer rekening

➔ Afrekening saldo op het einde van het kalenderjaar aan 38,07% (niet eerder tenzij uit dienst)

Hoe beheren als werkgever?

WG kiest zelf welke opties hij in pijler 2 aanbiedt

Opties

1. WG betaalt het

2. WN laten voorfinancieren + bewijsstukken opvragen

3. combinatie van de 2

Het beheer kan door werkgever zelf gebeuren of hij kan het uitbesteden aan een 3de partij

De WN moet ten alle tijden toegang hebben tot ID gegevens, startbedrag MoB,

gedane bestedingen, geldigheid MoB, saldo, hoe het wordt aangepast bij functiewijzigingen,

eventuele beheerskosten,…

Mobiliteitsbudget: hoe besteden?

Enkele aandachtspunten & weetjes

De werknemer heeft zelf een upgrade gefinancierd

Voor de berekening van MoB of MoV geldt enkel de wagen waarop hij effectief recht heeft conform zijn functie in

rekening worden genomen.

tip: lijst voorzien met ‘referentiemodellen’ voor dergelijke situaties

De werknemer promoveert / demoveert

Dynamisch bedrag MoV en MoB (referentielijst wagenmodellen voorzien)

De werknemer of werkgever verhuist waardoor bv. hogere brandstofkosten

(TCO MoB stijgt/daalt)

Geen impact op het bedrag van het mobiliteitsbudget

Tussenkomst in kosten woon-werkverkeer als werkgever ingeval van MoB of MoV

Dit wordt beschouwd als loon indien de WG dit blijft betalen (! Onderworpen aan RSZ en BV)

Uitzondering: reeds 3 maanden cumul tussenkomst WW & bedrijfswagen voor instap MoB/MoV

Vb. bedrijfswagen + fietsvergoeding 3 maanden voor instap MoB/MoV

➔ vrijgestelde fietsvergoeding kan behouden blijven

Mobiliteitsbudget en Mobiliteitsvergoeding

13

Gratis simulatietool via www.sdworx.be/nl-be/simulatietools/mobiliteitsbudget

Beheerstool Mobiliteitsbudget

14

Demo

Focus op de fiets

Bike mobility

16

Indien FIP nog niet aan de orde is

Vraag van werknemers

en vakbonden Mobiliteitsproblematiek

Lifestyle: gezond en fit

naar en op het werk Employer branding

Iedereen aan de Fiets!

Woon-werk verkeer?

Geen VAA

Fiscaal & RSZ vriendelijk

Milieubewust

Budgetcreatie Eindejaarspremie

Bike for cash

Netto inhouding

Elektrische fietsen

Combinatie met fietsvergoeding

Eigen fiets Bedrijfsfiets Leasefiets

17

Hoe financieren?

• Werknemer krijgt een fiets

• Gelijkaardig aan ‘bedrijfswagenbeleid’

On top budget

• Herrekening in een ‘budget’

• Kostenneutraal voor de WG

• Via eindejaarspremie of maandloon

Via eindejaarspremie /

inlevering bruto maandloon

• Budgetneutraal voor de WG

• Inhouding op het nettoloon voor het privé gebruik van de fiets

Netto inhouding

Maakt deel uit van het

verloningsbeleid

Wn financiert zelf het

gebruik van zijn

leasefiets

Eenvoudig, maar

minst interessante

voor wn

TIP: Tussenkomst Vlaams pendelfonds – subsidiëringen max. helft van de projectkosten

18

Bike mobility

19

Demo simulatietool

Nog meer flexibiliteitvia het Flex Income PlanTM

Relatie

Geen kinderen

Huis gekocht

buiten de stad

&

Net afgestudeerd

Alleenstaand

Geen kinderen

Woont in de stad

&

+

Maak kennis met Emma

21

Nieuw samen-

gesteld gezin

3 grote kinderen

Woont buiten de

stad

+

Getrouwd

2 kleine kinderen

Woont buiten de

stad

&

22

Een verhaal van

budgetcreatie &

budgetneutraliteit

Het Flex Income PlanTM concept

Patronale

bijdragen

BUDGET

Total cost of

employer

RSZ &

Belasting

+

+

Ja! Voor een

duurzame

oplossing

Nee Voor een

kosten-

besparende

oplossing

NETTO

BONUSWAGEN

PREMIE EXTRALEGALE

VAKANTIE

+

WERKNEMER

Meerwaarde zonder meerkost

23

uitbetaling bonusVB.

bonus zonder Flex Income PlanTM

netto bonus uitbetaald in cash (27% patr.sz)

bonus met Flex Income PlanTM

WN kan keuzes maken binnen budget,

dus meer flexibiliteit!

budget

€ 1.448,27

bruto bonus

€ 1.000

netto

bonus

€467,91

budget

€ 1,534.70

bruto bonus

€ 1.000

netto

bonus

€ 467,91

budget

€ 1.448,27

Budgetneutraliteit?

Ja! Voor een duurzame oplossing

Nee! Voor een kostenbesparende oplossing

24

Trends

Do’s & don’ts

Tip 1 : Een sluitend juridisch raamwerk

Een correcte budgetcreatie raakt niet aan

wetten en CAO’s.

Flexibel verlonen wordt enkel toegepast op

alles onder de waterlijn.

Belang van het inventariseren van alle formele

en informele rechtsbronnen, zonder de

beschermingsregels van het arbeidsrecht uit

het oog te verliezen.

Gemaakte keuzes verankeren in loonbijlage.

Pas na ondertekening zijn de nieuwe keuzes

geldig en opeisbaar.

Respecteer de hiërarchie van de rechtsbronnen

25

Tip 2 : Wat houdt u tegen?

Waarom twijfelen om flexibel verlonen in te voeren?

۷ Complex

۷ Duur

۷ Werklast

۷ Kennis

۷ Wettelijkheid

۷ Onvoldoende voordelen om in te ruilen

۷ Enkel voor grote bedrijven

۷ Enkel voor bedienden

Hiervoor vonden

we al een

oplossing

Ideeën voor budgetcreatie

budget bedrijfswagen

budget verworven uit downgrade bedrijfswagen

mobiliteitsbudget (bedrag)

budget variabel salaris (bonus)

budget extralegale verlofdagen

budget extralegale ploegenpremie

budget 13de maand (volgens PC)

budget sectorale premie (volgens PC)

budget aanwervingspremie

budget anciënniteitspremie (vrijgesteld)

budget anciënniteitspremie (volledige werkgeverskost)

budget premie verworven op maandelijkse basis (volledige werkgeverskost)

budget premie verworven op ad hoc basis (volledige werkgeverskost)

flexbudget (heronderhandeling loon)

27

Een waaier aan voordelen

bedrijfswagen - upgrade/downgrade upgrade bedrijfs(smart)phone

bedrijfswagen - opties vooraf internet @ home

benefitwagen voordelen werknemer/kortingkaart/formule

tankkaart voor benefitwagen goed doel

internationale tankkaart/budget met bedrijfswagen terugbetaling individueel pensioensparen

terbeschikkingstelling/leasing fiets terugbetaling bijkomende ziekteverzekering

jaarlijks treinabonnement (voor houders bedrijfswagen) eigen bijdrage hospitalisatieverzekering partner/familie

jaarabonnement openbaar vervoer De Lijn/TEC/MIVB (voor

houders bedrijfswagen)aanvullende kinderbijslag

Railease (voor houders bedrijfswagen) FIP-vakantiedagen

Keycard (voor houders bedrijfswagen) extralegale vakantiedagen

upgrade treinabonnement tot 1ste klasse extralegaal anciënniteitsverlof

terugbetaling woon-werkvergoeding@ professioneel km-tarief loopbaansparen

fietsvergoeding opleiding (dONUS)

fietsdelen maandelijkse cash premie

pechverhelping fiets (verzekering) eenmalige cash premie

autodelen saldo premies

terugbetaling parking PC privé

terbeschikkingstelling IT-apparaten / multimedia

eigendomsoverdracht IT-apparaten / multimedia

28

Tip 3 : Flexibele verloning als onderdeel van uw loonbeleid en HR-strategie

29

Maak bewuste keuzes in budgetcreatie en voordelen

Salarispakket waarin

keuzevrijheid voor de

medewerker centraal

staat

Clusters van voordelen die

niet cruciaal zijn in het HR-

beleid

Clusters van voordelen die

je wilt versterken

(vb. mobiliteit, welzijn, …)

- Evenwichtig aanbod

- Doelgroep

- Prijs

Tip 4 : Het ene budget is het andere niet….

Soorten budgettypes i.f.v. financiering voordelen door werknemer

30

Tip 5 : Communicatie

Veelvuldig en met alle betrokkenen!

Communiceer transparant naar alle betrokken partijen. Zo

maak je hen tot ambassadeurs van het nieuwe

verloningsbeleid.

Het is belangrijk om

vooraf de mening van de

medewerkers te kennen:

Communicatie hierop

aanpassen

ROI inschatten

Een nieuwe manier van denken over loon en flexibel verlonen is een veranderingsproces.

Begin tijdig met communiceren, zowel individueel als in groep.

31

Tip 6 : Wat als? Denk ook aan morgen

Loopbaanevents

- Maak vooraf afspraken (regime/statuut-wijziging, thematisch verlof, ziekte,

uit dienst, promotie, demotie, …)

- In principe:

- Herberekening budgetten

- Opgelet: volgorde van budgetten!

- Controle of er voldoende budget is om de gekozen voordelen te financieren

- Indien onvoldoende budget: inhouding (negatief netto VVG) of storting op

rekeningnummer

- Verankering in loonbijlage en policies

32

33

FIP-tool

34

FIP-tool

35

FIP-tool

36

FIP-tool

37

FIP-tool

38

Meer weten?

mobility@sdworx.com

fip@sdworx.com

http://go.sdworx.com/nl/gepersonaliseerd-loonpakket

https://go.sdworx.com/nl/mobiliteit

Mobiliteit

Flex Income PlanTM

Bedankt !