UNIUNEA EUROPEANĂFondul Social European

GUVERNUL ROMÂNIEIMinisterul Dezvoltării Regionaleşi Administraţiei Publice

Instrumente Structurale 2007-2013

CAIET DE SARCINI

Servicii de organizare a evenimentului anual de informare pentru beneficiarii, partenerii şi potenţialii beneficiari ai PODCA, pentru anul 2013 – Stadiul implementării PODCACOD CPV: 79952000-2 Servicii pentru evenimente.

Caietul de sarcini face parte integrantă din documentația pentru elaborarea și prezentarea ofertei și constituie ansamblul cerințelor pe baza cărora se elaborează de către fiecare ofertant propunerea tehnică.

Proiect ” Suport pentru realizarea activităţilor de comunicare şi promovare a PO DCA”, cod SMIS 40779.

1

1. INFORMAŢII GENERALE1.1. Titlu: Servicii de organizare a evenimentului anual de informare pentru beneficiarii, partenerii și potențialii beneficiari ai PODCA, pentru anul 2013 – Stadiul implementării PODCA

1.2 Autoritatea contractantăMinisterul Dezvoltării Regionale și Administrației Publice, București, România

1.3 BeneficiarDirecția pentru Dezvoltarea Capacității Administrative (DDCA), din cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale și Administrației Publice, în calitate de Autoritate de Management pentru Programul Operațional “Dezvoltarea Capacității Administrative” (AM PO DCA).

1.4 ContextNecesitatea de a investi în capacitatea instituțională este recunoscută de Orientările Strategice Comunitare privind Coeziunea, în acele state membre unde performanța socio-economică și buna guvernare constituie câteva din principalele provocări ale următoarei perioade de programare. În acest sens, Strategia Lisabona, revizuită, afirmă necesitatea unei mai bune legislații, precum și a unei mai bune elaborări și furnizări de politici publice, în scopul asigurării condițiilor pentru creșterea economică și crearea de locuri de muncă.

România, ca stat membru UE, a realizat un program operațional care este în concordanță cu Cadrul Strategic Național de Referință (CSNR), documentul strategic prin care se stabilesc prioritățile de intervenție ale Instrumentelor Structurale (Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European și Fondul de Coeziune). CSNR face legătura între prioritățile naționale de dezvoltare, stabilite în Planul Național de Dezvoltare 2007-2013 și prioritățile la nivel european - Orientările Strategice Comunitare privind Coeziunea 2007-2013 și Strategia Lisabona revizuită.

Art.7 pct.2 lit.b) din Regulamentul Consiliului (CE) nr.1828/2006 privind stabilirea regulilor pentru implementarea Regulamentului Consiliului (CE) nr.1083/2006 care stipulează prevederile generale ale Fondul European de Dezvoltare Regională, Fondul Social European şi Fondul de Coeziune si a Regulamentului nr.1080/2006 al Parlamentului European şi al Consiliului asupra Fondului European de Dezvoltare Regională privind FSE, prevede cel puţin o activitate amplă de informare pe an, în conformitate cu planul de comunicare, care să prezinte realizările programului/programelor operaţionale, incluzând, după caz, proiectele majore.

Programul Operațional Dezvoltarea Capacității Administrative (PO DCA) își propune ca temă centrală „creșterea încrederii în administrația publică”. Obiectivul general îl reprezintă creșterea eficienței administrației publice, în timp ce obiectivele specifice se referă la îmbunătățirea managementului ciclului de politici publice, precum și a calității și eficienței furnizării de servicii.

În temeiul dispozițiilor O.U.G. nr. 96/2012 privind stabilirea unor măsuri de reorganizare în cadrul administrației publice centrale și pentru modificarea unor acte normative, cu modificările și completările ulterioare și ale H.G. nr. 1/2013 privind organizarea și funcționarea Ministerului Dezvoltării Regionale și Administrației Publice (MDRAP), cu modificările și completările ulterioare, Direcția pentru Dezvoltarea Capacității Administrative (DDCA) în calitate de Autoritatea de management (AM) pentru Programul Operațional Dezvoltarea Capacității Administrative (PO DCA) își desfășoară activitatea în cadrul MDRAP.

2

Acest contract face parte dintr-un proiect finanțat din axa prioritară 3 - Asistența tehnică a PO DCA, cu titlul „Suport pentru realizarea activităţilor de comunicare şi promovare”, domeniul major de intervenție 3.2, care are ca scop dezvoltarea unui sistem eficient de promovare a PO DCA, prin diseminarea informațiilor relevante și cu un impact pozitiv asupra absorbției fondurilor structurale, în rândul beneficiarilor, partenerilor, potențialilor beneficiari și a publicului larg.

2. OBIECTIV, SCOP ŞI REZULTATE AŞTEPTATE 2.1 Obiectiv general Asigurarea activităților de promovare a PO DCA, privind transmiterea eficientă a informațiilor relevante și realizarea, în acest fel, a unui impact pozitiv astfel încât să se asigure o absorbție cât mai ridicată a fondurilor.

2.2 Obiectiv specificOrganizarea unui eveniment cu un număr maxim de 100 de participanți, într-una din zilele săptămânii 7 - 11 aprilie 2014, având ca tematică diseminarea informațiilor privind situația implementării PO DCA în cursul anului 2013, precum și promovarea acestuia către beneficiarii și potențialii beneficiari, cu participarea reprezentanților AM. Evenimentul se va concentra pe promovarea rezultatelor proiectelor aflate în implementare sau finalizate, informarea grupurilor țintă cu privire la stadiul de implementare a programului și proiectelor, la transparența utilizării fondurilor, precum și la valoarea adăugată pe care proiectele o aduc în regiunea în care acestea se implementează/au fost implementate.

2.3 ScopFurnizarea potenţialilor beneficiari a unor informaţii complete, clare şi actuale, în vederea implementării/elaborării unor proiecte de calitate; Conştientizarea, în rândul publicului larg, a beneficiilor pe care le oferă PO DCA, mai ales în sensul creşterii încrederii populaţiei în administraţia publică.

2.4 Rezultate aşteptate1 conferință de 1 (una) zi organizată în București, într-una din zilele săptămânii 7 - 11 aprilie 2014, reprezentând evenimentul anual de informare pentru beneficiarii, partenerii și potențialii beneficiari ai PODCA, pentru anul 2013 – Stadiul implementării PODCA.

2.5 Grupuri ţintăBeneficiarii proiectelor finanțate prin PO DCA;Potențialii beneficiari (care intenționează să acceseze PO DCA);Partenerii AM PO DCA;Reprezentanți ai mediului administrativ (administrație publică locală, centrală), ai mediului universitar, ONG-uri de profil.

3. PREMISE ŞI RISCURI 3.1 Premise Angajamentul asumat de Guvernul României pentru implementarea eficientă a fondurilor structurale ale UE și sprijinirea dezvoltării capacității administrative prin implementarea PO DCA;Existența unor resurse financiare adecvate pentru a asigura buna implementare a activităților contractului.

3.2 RiscuriTimpul limitat alocat pentru organizarea evenimentului care face obiectul contractului;Deficiențe de comunicare între AM PO DCA și Operatorul economic.3

Operatorul economic trebuie să dovedească flexibilitate în soluționarea eventualelor aspecte neprevăzute care pot interveni, de natură să afecteze implementarea contractului, precum și în cazul apariției altor situații de risc anticipate de acesta.

4. ACTIVITĂŢI ŞI ORGANIZARE 4.1 Activităţi Activitățile solicitate prin prezentul caiet de sarcini se desfășoară pe teritoriul României, în municipiul București și vizează organizarea unui eveniment pentru un număr maxim de 100 de participanți într-una din zilele săptămânii 7 - 11 aprilie 2014.Evenimentul se va desfășura în București, pe parcursul unei zile, cu asigurarea suportului logistic din partea operatorului economic (materiale pentru conferință, asigurarea și amenajarea locației de desfășurare a evenimentului, organizarea pauzelor de lucru, a dejunului de lucru, a cinei, transportul și cazarea participanților, etc). Locația va fi un hotel din București, în apropierea sediului AM PODCA, Piaţa Revoluţiei nr.1A, sector 1, într-o izocronă de 25 minute de mers pe jos, dotat cu sală de conferință adecvată acestui tip de eveniment. Acesta va fi prezentat în oferta tehnică (pliante cu fotografii, adresa site web, atât pentru cazare, cât și pentru sala de conferințe).Reuniunea se va desfășura în aceeași locație unde sunt cazați participanții la conferință. Este obligatoriu ca toți participanții care vor solicita cazare să beneficieze de același nivel de confort, în regim single.Activitățile vor fi finalizate prin depunerea de către operatorul economic a unui raport de activitate în conformitate cu cerințele specificate la punctul 7 al prezentului caiet de sarcini.

4.1.1. Asigurarea suportului logistic şi tehnic pentru derularea evenimentului anual presupune realizarea următoarelor activităţi specifice: - asigurarea și amenajarea unei săli de conferință, cu dotări adecvate pentru organizarea evenimentului. Sala de conferință va fi la dispoziția autorității contractante pe toată durata evenimentului și trebuie să aibă o capacitate de minim 100 de locuri. Reprezentanții AM PO DCA vor agrea aranjamentul sălii înaintea începerii evenimentului;

- asigurarea echipamentului video pentru prezentarea materialelor (video-proiector, laptop, ecran de proiecție) pe parcursul evenimentului; - asigurarea echipamentelor de birotică și consumabile necesare pregătirii unor documente de ultimă oră și eventual modificării documentelor pentru eveniment - conferință (calculator, imprimantă, copiator, hârtie, etc.); - asigurarea echipamentului de sonorizare - comunicare pentru 100 de participanți (stație, câteva microfoane fixe și microfoane mobile). Având în vedere faptul că, vor exista 5 persoane la prezidiu, numărul minim al microfoanelor fixe o să fie de 5, iar numărul minim al microfoanelor mobile o să fie de 2.- asigurarea serviciilor de traducere și interpretariat;-asigurarea de personal specializat pentru gestionarea și utilizarea corespunzătoare a instalațiilor (audio-video, climatizare, iluminare, IT, sonorizare) pe tot parcursul desfășurării evenimentului; - asigurarea echipamentului individual de recepție a traducerii simultane (inclusiv căști, cabine translație), pentru 100 de persoane (engleză - română și română - engleză); - asigurarea vizibilității reuniunii: banner, săgeți indicatoare (aproximativ 10 bucăți), steaguri; - asigurarea mijloacelor de identificare pentru participanți (călăreți pentru aproximativ 20 persoane, ecusoane nominale plastifiate pentru 100 de persoane); călăreții vor fi confecționați din hârtie 150 g/mp și vor fi inserați în suporți din plastic pentru a fi stabili pe masa de prezidiu;- pregătirea și multiplicarea mapelor (agenda, prezentări), pentru fiecare participant; - înregistrarea audio a evenimentului, pe suport electronic CD și punerea materialului la dispoziția beneficiarului; 4

- amenajarea sălii de conferință și a mesei de prezidiu (un aranjament floral, distribuirea documentelor către participanți, instalarea și verificarea echipamentelor, etc.); - asigurarea de apă minerală/plată, în sala de conferință, pe toată durata evenimentului;- asigurarea organizării a două pauze de lucru și a welcome coffee (la care se vor asigura pentru participanți cafea, apă plată/minerală, sucuri, ceai, produse de patiserie dulci și sărate) pe durata desfășurării evenimentului de informare, pentru un număr de 100 de persoane, în total fiind trei pauze de lucru (cele două pauze de lucru din timpul evenimentului) și pauza de lucru (welcome coffee) de la începutul evenimentului;- asigurarea unui dejun de lucru pentru 100 de persoane, în ziua evenimentului;- invitarea participanților și asigurarea participării acestora la eveniment: transmiterea invitațiilor către potențialii participanți prevăzuți în lista pusă la dispoziția operatorul economic de AM PO DCA, primirea și centralizarea confirmărilor de participare, monitorizarea atingerii numărului de participanți.- asigurarea unei mese expoziționale pentru a putea prezenta materiale de informare și promovare realizate prin PODCA.- realizarea de fotografii profesioniste. Numărul minim de fotografii pe care operatorul economic trebuie să îl pună la dispoziția AM PODCA va fi de 25. Aceste fotografii vor fi, ulterior, utilizate în materiale de promovare realizate de către beneficiar.- elaborarea unui chestionar de evaluare pentru eveniment și care va fi anunțat la înregistrarea participanților, existând o etichetă de identificare din care să reiasă că acolo este locul unde se depun acestea după completarea lor.

4.1.2. Transportul participanţilor: Decontarea transportului pentru un număr estimativ de 10 participanți, din și spre localitatea de domiciliu, la locația situată în București în care se va desfășura evenimentul, se va realiza în condițiile legislației în vigoare, respectiv Hotărârea Guvernului nr. 1860/2006 privind drepturile şi obligaţiile personalului autorităţilor şi instituţiilor publice pe perioada delegării şi detaşării în altă localitate, precum şi în cazul deplasării, în cadrul localităţii, în interesul serviciului, cu modificările și completările ulterioare. Menționăm că participanții vor proveni din mai multe regiuni ale țării. Estimăm că operatorul economic va deconta transportul pentru un număr de 10 participanți. Distanța maximă tur-retur care se va lua în considerare la elaborarea bugetului va fi de 1025 km pentru o persoană.

Autoritatea contractantă va achita contravaloarea serviciilor efectiv prestate, conforme cu cerinţele din prezentul caiet de sarcini.

4.1.3. Asigurarea serviciilor de cazare şi masă presupune organizarea următoarelor activităţi specifice: Operatorul economic va asigura cazarea pentru o noapte, dinaintea evenimentului prevăzut într-una din zilele săptămânii 7 - 11 aprilie 2014 cu micul dejun inclus pentru un număr estimativ de 10 persoane. Serviciile de cazare vor fi asigurate în regim de 3 stele, în camere single sau duble în regim single (o persoană/ cameră). Asigurarea mesei, astfel:

1)cina pentru un număr estimativ de 10 persoane, în data de dinaintea evenimentului prevăzut; 2)dejun de lucru; 3)trei pauze de lucru pentru fiecare participant, pentru un număr de 100 persoane, în ziua reuniunii, din care una va fi asigurată la sosirea invitaților, denumită „welcome coffee”, iar celelate două vor fi va fi agreate cu reprezentanții AM PO DCA. În cadrul acestor pauze de lucru se vor asigura cel puțin următoarele: cafea, apă plată/minerală, sucuri, ceai, produse de patiserie dulci și sărate.

5

4)Micul-dejun va fi inclus în costul cazării. Operatorul economic va prezenta în ofertă două variante de meniu pentru cina și dejunul de lucru menționate mai sus. Ora de servire a mesei și pauzelor de lucru vor fi stabilite în funcție de agenda desfășurării evenimentului anual și agreate cu reprezentanții AM PODCA. Baremul maxim ce va fi plătit pentru prestarea serviciilor pentru cină și prânz este de 50 lei cu TVA/persoană pentru fiecare dintre acestea, iar pentru cele trei pauze de lucru , baremul maxim ce va fi plătit este de 13 lei cu TVA pentru fiecare pauză de cafea/persoană.Autoritatea contractantă va achita contravaloarea serviciilor efectiv prestate, conforme cu cerinţele din prezentul caiet de sarcini.

4.1.4. Asigurarea serviciilor de traducere simultană (limba engleză) pe parcursul evenimentului: traducere şi interpretariat din limba engleză în română, precum şi din limba română în engleză - 2 interpreți și echipament corespunzător.

4.2 Organizare4.2.1. Materialele necesare desfăşurării evenimentului: Operatorul economic va pune la dispoziția beneficiarului înaintea desfășurării evenimentului un număr de 100 seturi care conțin materialele necesare desfășurării acestuia. Materialele pentru conferință vor fi realizate de către operatorul economic pe baza cerințelor beneficiarului.

Fiecare set va conține: mapă cu burduf și buzunar, personalizată pe exteriorul coperților (din carton lucios – conform

modelului din anexa nr.1) pentru documentele reuniunii;o total de furnizat: 100 bucăți;

documentele reuniunii (agenda, prezentări elaborate de AM PO DCA, alte documente informative) tipărite (aprox. 50 de pagini/mapă);

o total: minim 5000 de pagini; acestea vor fi foi volante, se vor tipări față/verso și vor fi alb-negru;

pix, inscripționat pe corp (conform modelului din anexa nr.3);o total de furnizat: 100 bucăți;

ecuson (din material plastic, cu clips metalic) conținând numele participantului la reuniune și instituția reprezentată de acesta, conform listei transmise de beneficiar, total de furnizat: minim 100 bucăți;

rucsac din material textil, multi - compartimentat, cu barete de umăr și mâner, personalizat conform Manualului de identitate vizuală PODCA, total de furnizat per contract: 100 bucăți.

certificate de excelență în administrația publică dedicate beneficiarilor Programului Operațional Dezvoltarea Capacității Administrative, minim 25 bucăți, certificate care o să fie elaborate de către AMPODCA.

Operatorul economic va transmite beneficiarului mostre ale tuturor materialelor de mai sus, cu minim 5 zile lucrătoare înainte de desfășurarea evenimentului. Beneficiarul va comunica operatorului economic forma agreată în termen de maxim 2 zile lucrătoare de la primire, urmând ca operatorul economic să livreze cantitatea totală de materiale în ziua evenimentului.

Operatorul economic va asigura tipărirea și multiplicarea documentelor pentru reuniune și va pregăti fiecare mapă, conform conținutului și instrucțiunilor transmise de beneficiar. Documentele evenimentului, elaborate de către DDCA vor fi transmise, în timp util, operatorului economic, pe suport electronic (memory stick) și prin e-mail.

Toate materialele realizate în cadrul acestui eveniment vor fi personalizate, în conformitate cu Manualul de identitate vizuală a PO DCA și instrucțiunile furnizate de beneficiar.

6

Detalii la adresa: www.fonduriadministratie.ro/Documente/Masuri_de_vizibilitate

În cazul în care intervine o schimbare de natură instituțională sau legislativă care impune modificări ale materialelor, acestea vor fi efectuate, în timp util, de către operatorul economic.

4.2.2. Asigurarea şi amenajarea unei săli de conferinţeSala de conferințe va fi disponibilă în ziua desfășurării evenimentului și va avea o capacitate de minimum 100 de locuri, cu masa de prezidiu pentru 5 persoane. În sala de conferințe vor fi expuse steagul României și al Uniunii Europene, precum și un banner personalizat - dimensiuni lungime 2,5 m x lățime 0,8 m, print fața, (conform anexei 2 și Manualului de identitate vizuală PODCA).

Operatorul economic va asigura montarea bannerului. Operatorul economic va prezenta beneficiarului o mostră (varianta layout) a banner-ului, cu cel puțin 5 zile lucrătoare înaintea desfășurării reuniunii. De asemenea, sala de conferințe va fi dotată cu instalație de climatizare (funcțională, silențioasă), sistem complet de sonorizare și traducere simultană din engleză în română și invers (emițători și receptori pentru toți participanții, instalație de sonorizare -înregistrare, servicii de înregistrare a discuțiilor pe suport electronic -CD/DVD/memory stick).

Operatorul economic va asigura prezența a doi traducători autorizați (română-engleză/engleză-română), precum și personal specializat pentru gestionarea și utilizarea corespunzătoare a instalațiilor (audio-video, climatizare, iluminare, computer, sonorizare) pe tot parcursul derulării reuniunii.

În vederea amenajării sălii de conferințe în care se va desfășura reuniunea, operatorul economic va pune la dispoziție echipamentul necesar, respectiv laptop, videoproiector multimedia (cu posibilitatea reglării dimensiunii și calității imaginii proiectate și cu asigurarea unei bune vizibilități pentru toate locurile din sală), ecran de proiecție, flipchart.

Pe întreaga perioadă de desfășurare a reuniunii operatorul va pune la dispoziția beneficiarului un sistem funcțional în vederea printării și/sau copierii diverselor documente (calculator, imprimantă, copiator și hârtie).

Sala de conferințe va dispune de un spațiu corespunzător (holul de acces în sala de reuniune sau foaierul acesteia), special amenajat, în vederea organizării pauzelor de lucru, cu asigurarea serviciului adecvat de servire pentru 100 de participanți. Spațiul pentru servirea pauzelor de lucru va fi destinat exclusiv organizării acestor pauze.

Operatorul economic va asigura un spațiu la intrarea în sala de conferințe în care se vor amplasa trei birouri destinate pentru primirea și înregistrarea participanților pe lista de prezență, distribuirea materialelor reuniunii (mape, pixuri, ecusoane, etc.), precum și pentru asistarea participanților pe toată durata reuniunii.

Operatorul economic va asigura afișarea elementelor de identitate vizuală privind organizarea evenimentului, la intrare, în hol, precum și la intrarea în sala de conferințe.

Nu se admite ca spațiile de cazare, sala pentru organizarea meselor de prânz sau sala de conferințe să fie situate la subsolul clădirii sau în spații fără aerisire.

7

Operatorul economic îşi va asuma răspunderea pentru implementarea cu succes a activităţilor specifice contractului.În vederea îndeplinirii obiectivului contractului, AM PO DCA va furniza operatorului economic (în timp util) următoarele informații:

agenda evenimentului; numărul și lista participanților la eveniment; materialele (prezentările) care se vor susține în cadrul evenimentului.

4.2.3. Organizarea meselor şi a pauzelor de lucruPe parcursul desfășurării evenimentului, operatorul economic va asigura organizarea unei „welcome coffee” și a două pauze de lucru pentru 100 de persoane (în total 3 pauze de lucru pe durata zilei în care se organizează evenimentul).

De asemenea, pe durata desfășurării evenimentului, în aceeași locație unde se desfășoară reuniunea, se vor asigura:

cina pentru un număr maxim de 10 persoane; un dejun de lucru - masă de prânz (cu servire la mese) pentru 100 de persoane; „welcome coffee” și două pauze de lucru, pentru 100 de persoane.

Operatorul economic va prezenta în ofertă câte două variante de meniu pentru cină și dejunul de lucru (masa de prânz). Orele de servire a meselor vor fi stabilite în funcție de agenda desfășurării evenimentului.

4.2.4. Transportul şi cazarea participanţilorPentru organizarea evenimentului, operatorul economic va asigura cazarea cu micul

dejun inclus (1 noapte pentru un număr estimativ de 10 persoane). Cazarea participanților se va face în unitatea de cazare în care se va desfășura evenimentul, în regim de trei stele. Se va asigura cazare în camere single sau duble în regim single pentru un număr estimativ de 10 persoane, camerele fiind dotate cu instalație de climatizare/aer condiționat. Serviciile de cazare pentru participanții la acest eveniment vor fi asigurate în regim de 3 stele. Evenimentul se va desfășura la un hotel din București, în apropierea sediului AM PODCA, Piața Revoluției nr.1A, sector 1 într-o izocronă de 25 minute de mers pe jos, dotat cu sală de conferință adecvată evenimentului.

Operatorul economic va asigura decontarea transportului pentru un număr estimativ de 10 participanți în condițiile legislației în vigoare, Hotărârea Guvernului nr. 1860/2006 privind drepturile şi obligaţiile personalului autorităţilor şi instituţiilor publice pe perioada delegării şi detaşării în altă localitate, precum şi în cazul deplasării, în cadrul localităţii, în interesul serviciului, cu modificările și completările ulterioare.

5. CERINŢE PRIVIND OPERATORUL ECONOMIC Operatorul economic va asigura personalul responsabil pentru îndeplinirea activităților prevăzute în prezentul Caiet de sarcini, care sa fie capabil să asigure managementul activităților contractului; monitorizarea implementării activităților contractului; comunicarea dintre Operatorul economic și Autoritatea Contractantă; raportarea. Pentru derularea în condiții optime a conferinței, operatorul economic va asigura prezența, pe toată durata conferinței, a unui moderator cu experiență în moderarea de evenimente similare (conferințe, seminarii, etc.). Beneficiarul contractului – AM PODCA va selecta moderatorul pe baza CV-urilor propuse de operatorul economic, ulterior desemnării ofertei câștigătoare. În acest sens, operatorul economic va propune beneficiarului contractului, CV-urile a 3 moderatori. Totodată, operatorul economic va fi responsabil cu:

8

înregistrarea participanților pe listele de prezență; completarea formularelor de înregistrare pentru participanți; informarea și îndrumarea participanților; multiplicarea materialelor transmise de către beneficiar, pregătirea mapelor pentru

participanți; distribuirea materialelor evenimentului către participanți; asigurarea bunei desfășurări logistice și tehnice a evenimentului; marcarea sălilor pentru localizarea cu ușurință a acestora de către participanți; organizarea coffee - break-urilor și a meselor de prânz/cină; realizarea de fotografii pe parcursul desfășurării evenimentului; organizarea și plata transportului pentru participanți și realizarea formalităților de decont

de transport pentru participanți. transmiterea invitațiilor, după un format agreat cu AM PODCA, primirea confirmărilor,

culegerea și prezentarea zilnică a situației la beneficiar. la stabilirea meniului se va ține cont și de existența unor restricții culinare impuse de

sărbătorile religioase și de regimurile vegetariene. În acest sens, meniurile se vor stabili împreună cu și aprobate de către beneficiarul contractului.

De asemenea, operatorului economic îi este interzis: să facă orice declarații publice cu privire la sau în legătură cu activitățile derulate în baza

acestui contract; să-și însușească, să utilizeze, să multiplice în vederea valorificării sau utilizării ulterioare,

personal sau de către o terță parte, documente tipărite sau în format electronic utilizate în executarea responsabilităților ce le revin.

6. CERINŢE PENTRU PREZENTAREA OFERTEI 6.1 Cerinţe privind prezentarea propunerii Tehnice – Organizare şi Metodologie

6.1.1 Raţionament:a) comentarii pe marginea Caietului de sarcini privind execuția cu succes a

activităților, în special a obiectivelor și a rezultatelor așteptate.b) opinii asupra aspectelor principale în legătură cu îndeplinirea obiectivelor

contractului și a rezultatelor așteptate.c) explicarea riscurilor și supozițiilor privind execuția contractului precum și

prezentarea, pentru fiecare risc în parte, a soluțiilor propuse în vederea diminuării/eliminării efectelor acestuia.

6.1.2 Metodologia de implementare:a) abordarea propusă pentru implementarea contractului (inclusiv descrierea locației

pentru desfășurarea evenimentului); b) detalierea activităților necesare pentru atingerea obiectivelor contractului.c) input-urile și output-urile aferente fiecărei activități (în cazul unei asocieri de

operatori economici, se descriu input-urile fiecărui membru al asocierii, precum și distribuirea și interacțiunea sarcinilor și responsabilităților dintre ei).

d) prezentarea locației propuse pentru desfășurarea reuniunii, cu referințe la pagina web sau fotografii, pliante, etc.6.1.3 Planificarea activităţilor şi Graficul de îndeplinire a activităţilor pentru tot contractul: perioada, frecvența și durata activităților propuse.

Notă: Neregăsirea unuia sau mai multor aspecte menționate la punctul 6.1, 6.2 și 6.3. va atrage încadrarea ofertei ca fiind neconformă.

9

6.2 Cerinţe privind prezentarea propunerii financiarePropunerea financiară va fi prezentată sub forma:I. valoarea serviciilor de organizare eveniment, din care:I.1. valoarea cheltuielilor privind cazarea şi cina per participant;I.2. valoarea cheltuielilor privind dejunul de lucru şi pauzele de cafea per participant;I.3.valoarea cheltuielilor privind asigurarea transportului participanţilor;I.4.valoarea altor cheltuieli de organizare (sala cu dotări şi echipamente specifice reuniunii, consumabile, obiecte promoţionale, traducere, multiplicare materiale, asigurare mape etc.).

7. RAPORTARE 7.1 Cerinţe privind raportarea Raportul de activitate: în cadrul raportului va fi inclusă o descriere detaliată a activității desfășurate de Operatorul economic în cadrul contractului și vor fi cuprinse detalii legate de implementare de natură tehnică, financiară și administrativă. Raportul va conține și o evaluare a gradului de îndeplinire a obiectivelor contractului. O variantă preliminară a raportului de activitate va fi transmisă Beneficiarului în termen de maxim 7 zile lucrătoare de la finalizarea perioadei de derulare a activităților contractului. Versiunea finală a raportului de activitate va fi transmisă în maxim 15 zile lucrătoare de la finalizarea perioadei de derulare a activităților contractului.La raportul de activitate se vor atașa următoarele:

- lista participanților la conferință, semnată în original de către participanți, la locul desfășurării reuniunii;

- diagrama de cazare care să conțină numele persoanelor care au beneficiat de cazare, semnată și stampilată de reprezentantul legal al structurii de cazare;

- lista participanților care s-au deplasat la locul desfășurării reuniunii și cărora li s-au decontat cheltuielile de transport, în condițiile H.G. nr.1860/2006, cu modificările și completările ulterioare, la care se vor anexa ordinele de deplasare individuale ale participanților, bonurile de combustibil și dovada că operatorul economic a efectuat plata;

- 1 exemplar complet de mapă distribuită participanților;- un CD/DVD/memory stick cu înregistrarea lucrărilor evenimentului respectiv.- alte documente considerate relevante pentru justificarea cheltuielilor efectuate.

Numai după aprobarea raportului de activitate și semnarea procesului verbal de recepție, operatorul economic va emite factura către autoritatea contractantă în vederea efectuării plății.

Autoritatea contractantă va achita contravaloarea serviciilor de organizare efectiv prestate, conforme cu cerinţele din prezentul caiet de sarcini, astfel: I. serviciilor de organizare eveniment, din care:I.1. servicii de cazare şi cina per participant;I.2. servicii de privind asigurarea dejunului de lucru şi pauzelor de cafea per participant;I.3.servicii privind asigurarea transportului participanţilor;I.4.alte cheltuieli de organizare (sala cu dotări şi echipamente specifice reuniunii, consumabile, obiecte promoţionale, traducere, multiplicare materiale, asigurare mape etc.).

Toate cheltuielile efectuate cu personalul care asigură desfășurarea în condiții corespunzătoare a reuniunii (traducători, supraveghere echipament audio-video, etc.) sunt în responsabilitatea operatorului economic. Estimarea pentru catering în oferta financiară se va face pe baza numărului maxim estimat de către autoritatea contractantă. Comanda pentru catering se va face pe baza confirmărilor primite și avizate de către autoritatea contractantă. Decontarea costurilor de catering se va realiza numai pe baza listelor de participanți în original prezentate de firma contractată pentru organizarea evenimentului (cu semnăturile participanților). Dacă pe listele de participanți vor fi mai multe persoane decât numărul confirmărilor, cheltuielile de catering 10

pentru persoanele în plus nu vor fi decontate, luându-se în calcul, în această situație, lista persoanelor confirmate să participe la eveniment. Echipa de proiect din partea operatorului economic nu va fi inclusă pe listele de participanți – acestor persoane nu li se vor deconta cheltuielile de cazare, transport, diurnă, acestea fiind cheltuieli suportate de către ofertant.

Raportul de activitate trebuie aprobat de către Beneficiar, fără obiecțiuni. Aprobarea raportului financiar este condiționată de aprobarea raportului de activitate.

7.2. Transmiterea şi aprobarea rapoartelorDocumentele menționate la punctul 7.1. vor fi transmise Beneficiarului în trei exemplare, în limba română. Beneficiarul este responsabil pentru analiza și aprobarea rapoartelor și va informa în scris Operatorul economic privind decizia de aprobare a raportului de activitate în termen de 15 zile lucrătoare de la data depunerii acestuia de către Operatorul economic.

8. LOGISTICĂ ŞI PLANIFICARE8.1 LocaţiaEvenimentul, care face obiectul contractului, se va desfășura în București, locaţia trebuie să fie în apropierea sediului AM PODCA, Piaţa Revoluţiei nr.1A, Sector 1 București, într-o izocronă de 25 minute de mers pe jos, în locația propusă de ofertant.

8.2 Data demarării şi perioada de desfăşurare a activităţilor contractului Perioada de desfășuare a activităților contractului va fi de 30 zile de la data semnării contractului de către părți.

8.3 Durata contractului Durata contractului este de 90 de zile de la data intrării în vigoare a acestuia și include perioada de desfășurare a activităților contractului prevăzută la punctul 8.2.

8.4 Bugetul estimat Bugetul estimat al contractului este de 33.247,49 lei, fără TVA.

9. MANAGEMENTUL CONTRACTULUI9.1. Organismul responsabil Beneficiarul acestui contract este AM PO DCA din cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale și Administrației Publice.

9.2. Operator economicOperatorul economic este obligat să respecte legislația în vigoare și procedurile aplicabile. Operatorul economic va respecta ordinele administrative emise de beneficiar și va furniza acestuia toate informațiile referitoare la eveniment. Operatorul economic are obligația de a informa permanent beneficiarul despre evoluția implementării activităților.

Operatorul economic trebuie să consulte beneficiarul cu privire la orice aspect sau problemă care apare în procesul de implementare. Operatorul economic este integral responsabil de managementul contractului din punct de vedere administrativ – financiar.

Operatorul economic este responsabil pentru îndeplinirea activităților stabilite în Caietul de sarcini și propunerea tehnică și pentru asigurarea calității produselor și serviciilor furnizate.

11

10. CERINŢE SPECIALE

Operatorul economic trebuie să fie independent și să nu se afle în nici un fel de conflict de interese cu responsabilitățile care îi sunt acordate.

Operatorul economic trebuie să aibă capacitatea de a furniza resursele necesare pentru a-și îndeplini activitățile și pentru a-și atinge obiectivele prevăzute la standardele impuse, în intervalul de timp stabilit.

Toate rapoartele, datele și materialele obținute, prelucrate sau pregătite de către operatorul economic, în derularea contractului, sunt confidențiale și vor rămâne în proprietatea absolută a AM PO DCA.Pe parcursul derulării contractului, Operatorul economic și subcontractorii săi, dacă este cazul, vor respecta prevederile legale referitoare la măsurile de identitate vizuală specifice instrumentelor structurale, disponibile pe pagina de internet AMPODCA www.fonduriadministratie.ro.

11. MODALITATE DE PLATĂ

(1) Plata serviciilor prestate efectiv și recepționate se va efectua la sfârșitul perioadei de implementare.

(2) Efectuarea plății este condiționată de îndeplinirea de către operatorul economic a obligațiilor ce îi revin, dovedită prin acceptarea de către beneficiar (AM PODCA) a serviciilor prestate (aprobarea raportului de activitate și semnarea procesului-verbal de recepție) și se va face în baza facturii emise și transmise în original de operatorul economic.

Autoritatea contractantă va achita contravaloarea serviciilor efectiv prestate (în funcție de numărul de participanți), conforme cu cerințele din prezentul caiet de sarcini.În oferta financiară, prestatorul de servicii va prezenta atât costurile unitare, cât și costurile totale pentru serviciile prestate, precum și orice alt tip de cheltuieli inerente organizării evenimentelor. Aceste costuri vor fi menționate de prestator în oferta sa financiară, cu explicitarea lor clară.

12

ANEXA NR. 1

FIŞA TEHNICĂ

MAPĂ DOCUMENTE

Material

Culoarea

Carton lucios – aprox.300 g/m2

Alb

În interior, pe coperta dreaptă, mapa are un buzunar pentru documente conform schiței, cu un

burduf de 0,5 cm, pentru file A4.

Mapa va fi inscripționată cu siglele puse la dispoziție de către Autoritatea de Management

pentru Programul Operațional Dezvoltarea Capacității Administrative pe coperta exterioară-

față, sus.

13

ANEXA NR. 2

FIŞA TEHNICĂ

BANNER

Material

Dimensiunea

Culoarea

Accesorii

Pânză cauciucată

lungime 2,5 m x lățime 0,8 m,

alb, imprimat

- ochiuri de prindere metalice pe laturile

banner-ului (minim șapte pe ficare lungime a

banneru-lui și minim patru pe fiecare lățime);

- materiale de prindere a banner-ului – șnur,

sau șiret, sau sfoară.

Print față:

Detalii scriere: siglele în format color și textul aferent acestora (de culoare albastră) vor ocupa până

la 30% din lațimea banner-ului. Textul EVENIMENTUL ANUAL STADIUL IMPLEMENTĂRII

PROGRAMULUI OPERAȚIONAL „DEZVOLTAREA CAPACITĂȚII ADMINISTRATIVE” 2007-2013 va fi

redactat utilizând fontul Times New Roman, culoare albastră și va ocupa până la 60% din lațimea

banneru-ului, diferența de maxim 10 % din lațimea banner-ului va fi utilizată pentru încadrarea

echilibrată a textelor.

EVENIMENTUL ANUAL PENTRU ANUL 2013

STADIUL IMPLEMENTĂRII PROGRAMULUI OPERAŢIONAL

„DEZVOLTAREA CAPACITĂŢII ADMINISTRATIVE”

2007-2013

14

ANEXA NR. 3

FIŞA TEHNICĂ

PIX

Pix cu mina; culoare albă; material: plastic

În cazul produselor cu o suprafață foarte mică de expunere, în care informațiile nu ar fi suficient de vizibile și inteligibile se utilizează cel puțin steagul Uniunii Europene, celelalte elemente fiind opționale.

UNIUNEA EUROPEANĂ

Fondul Social European

15

ANEXA NR. 4

FIŞA TEHNICĂ

Rucsac (model cu titlu de prezentare)

Rucsac din material textil, multi-compartimentat, cu barete de umăr și mâner, personalizat conform Manualului de identitate vizuală PODCA, document postat pe pagina de internet oficială a AMPODCA (www.fonduriadministratie.ro).

Regulă generală:

Toate materialele de informare şi publicitate se vor realiza, respectându-se întocmai cerinţele din cadrul Manualului de identitate PODCA, afişat pe site-ul www.fonduriadministratie.ro, versiunile intermediare şi finale trebuind să obţină avizul de conformitate de la reprezentanţii AMPODCA.

16