MINISTRIO DA EDUCAO

UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARAN

Modelo de

Contratao de Soluo

de Tecnologia da

Informao

Manual da etapa de

Planejamento da Contratao, com base na

IN MPOG/SLTI n 04, de 11 de setembro de 2014

Modelo de Contratao de Soluo de TI PLANEJAMENTO DA CONTRATAO

I

Revises do Manual

Data Verso Descrio Autor

03/mar/2015 1.0 Documento inicial. Amarlio Motta Floriano

Modelo de Contratao de Soluo de TI PLANEJAMENTO DA CONTRATAO

II

ndice

PLANEJAMENTO DA CONTRATAO DE SOLUES DE TI ........................................................................... 1 1. PARTICIPANTES DO PROCESSO .................................................................................................................................... 2

1.1 rea Requisitante da Soluo ................................................................................................................ 2

1.2 rea de TI ....................................................................................................................................................... 2

1.3 rea Administrativa .................................................................................................................................... 2

1.4 Ordenador de Despesas ........................................................................................................................... 2

1.5 Autoridade Competente da rea Administrativa ........................................................................... 2

1.6 Autoridade Competente da rea de TI .............................................................................................. 2

1.7 Integrante Requisitante ............................................................................................................................ 2

1.8 Integrante Tcnico ...................................................................................................................................... 2

1.9 Integrante Administrativo ........................................................................................................................ 2

1.10 Comit de TI ............................................................................................................................................... 2

2 PRINCIPAIS DOCUMENTOS ENVOLVIDOS NO PROCESSO .......................................................................................... 4

2.1 Processo Administrativo ........................................................................................................................... 4

2.2 PDTI .................................................................................................................................................................. 4

2.3 PDTI atualizado ............................................................................................................................................ 4

2.4 DOD - Documento de Oficializao da Demanda ......................................................................... 4

2.5 Ofcio de Solicitao de Atualizao do PDTI .................................................................................. 4

2.6 Portaria de Nomeao de Equipe de Planejamento da Contratao..................................... 4

2.7 Estudo Tcnico Preliminar ....................................................................................................................... 4

2.8 Anlise de Riscos ......................................................................................................................................... 4

2.9 Termo de Referncia .................................................................................................................................. 5

3. INSTITUIO DA EQUIPE DE PLANEJAMENTO CONTRATAO................................................................................. 6

3.1 Enviar DOD .................................................................................................................................................... 6

3.2 Avaliar alinhamento ao PDTI .................................................................................................................. 6

3.2.1 Enviar Solicitao de Atualizao do PDTI ao Comit .............................................................. 6

3.2.2 Avaliar Solicitao de Atualizao do PDTI ................................................................................... 6

3.2.2.1 Arquivar Processo ................................................................................................................................ 6

3.2.2.2 Atualizar PDTI ........................................................................................................................................ 6

3.3 Indicar Integrante Tcnico ....................................................................................................................... 6

3.4 Enviar DOD ao Pr-Reitor de Administrao ................................................................................... 7

3.5 Analisar DOD ................................................................................................................................................. 7

Modelo de Contratao de Soluo de TI PLANEJAMENTO DA CONTRATAO

III

3.5.1 Arquivar Processo .................................................................................................................................... 7

3.6 Motivar prosseguimento da contratao .......................................................................................... 7

3.7 Indicar Integrante Administrativo ......................................................................................................... 7

3.8 Instituir Equipe de Planejamento da Contratao ......................................................................... 7

4. ESTUDO TCNICO PRELIMINAR ................................................................................................................................... 8

4.1 Definir e Especificar Necessidades de Negcio e Tecnolgicas ............................................... 8

4.2 Avaliar Solues Disponveis .................................................................................................................. 8

4.3 Escolher Soluo de TI .............................................................................................................................. 9

4.4 Justificar Escolha da Soluo de TI ....................................................................................................... 9

4.5 Analisar Necessidades de Adequao ................................................................................................ 9

4.6 Avaliar e Definir Recursos Materiais e Humanos ............................................................................ 9

4.7 Definir Mecanismos de Continuidade ................................................................................................ 9

4.8 Analisar Viabilidade da Contratao ................................................................................................... 9

4.9 Aprovar e Assinar Estudo Tcnico Preliminar .................................................................................. 9

4.10 Avaliar Estudo Tcnico Preliminar .................................................................................................... 10

4.11 Motivar o Prosseguimento da Contratao ................................................................................. 10

4.12 Arquivar Processo ................................................................................................................................... 10

4.13 Analisar Estudo Tcnico Preliminar ................................................................................................. 10

4.14 Motivar o Prosseguimento da Contratao ................................................................................. 10

4.15 Arquivar Processo ................................................................................................................................... 10

5. TERMO DE REFERNCIA .............................................................................................................................................. 11

5.1 Participar de IRP de outro rgo? ...................................................................................................... 11

5.2 Definir Objeto ............................................................................................................................................. 11

5.3 Justificar e Descrever a Soluo de TI ............................................................................................... 11

5.4 Definir Requisitos ...................................................................................................................................... 12

5.5 Especificar Requisitos .............................................................................................................................. 12

5.6 Definir Responsabilidades ..................................................................................................................... 13

5.7 Elaborar Modelo de Execuo.............................................................................................................. 13

5.8 Anlise de Riscos ....................................................................................................................................... 13

5.9 Elaborar Modelo de Gesto .................................................................................................................. 13

5.10 Elaborar Estimativa de Preos ............................................................................................................ 14

5.11 Elaborar Adequao Oramentria ................................................................................................. 14

5.12 Elaborar Cronograma Fsico-Financeiro ........................................................................................ 14

Modelo de Contratao de Soluo de TI PLANEJAMENTO DA CONTRATAO

IV

5.13 Definir Regime de Execuo ............................................................................................................... 14

5.14 Definir o Parcelamento/Diviso dos Itens da Soluo de TI ................................................. 14

5.15 Avaliar Necessidade de Separar Licitaes................................................................................... 14

5.16 Estabelecer Discriminao detalhada dos Itens individualmente nas Propostas .......... 15

5.17 Estabelecer Critrios para Seleo do Fornecedor .................................................................... 15

5.18 Avaliar Necessidade de Audincia ou Consulta Pblica ......................................................... 15

5.19 Aprovar e Assinar Termo de Referncia ........................................................................................ 15

5.20 Aprovar e Assinar Termo de Referncia ........................................................................................ 16

5.21 Aprovar e Assinar Termo de Referncia ........................................................................................ 16

6. SELEO DO FORNECEDOR........................................................................................................................................ 17

Modelo de Contratao de Soluo de TI PLANEJAMENTO DA CONTRATAO

1

Planejamento da Contratao de

Solues de TI

Entendendo Soluo de Tecnologia da Informao como o conjunto de bens e/ou servios de

Tecnologia da Informao e automao que se integram para o alcance dos resultados

pretendidos com a contratao, a Instruo Normativa n 04/2014, do Ministrio do

Planejamento, Oramento e Gesto, dispe que as contrataes de Solues de Tecnologia da

Informao devero seguir trs fases:

1. Planejamento da Contratao;

2. Seleo do Fornecedor; e

3. Gesto do Contrato.

O presente manual orienta como devem ocorrer, na UFPR, as atividades da fase de Planejamento

da Contratao.

Diagrama do Processo de Planejamento da Contratao de Soluo de TI, disponvel em

http://cce.ufpr.br/contratacao

Modelo de Contratao de Soluo de TI PLANEJAMENTO DA CONTRATAO

2

1. Participantes do Processo

1.1 rea Requisitante da Soluo

Unidade da UFPR que demande a contratao de uma Soluo de Tecnologia da Informao.

1.2 rea de TI

O Centro de Computao Eletrnica CCE.

1.3 rea Administrativa

A Pr-Reitoria de Administrao da UFPR com delegao para o Departamento de Servios Gerais.

1.4 Ordenador de Despesas

Servidor com autoridade sobre a autorizao da contratao e dispndio de recursos da fonte de

recursos utilizada na contratao.

1.5 Autoridade Competente da rea Administrativa

O Pr-Reitor de Administrao da UFPR ou, quando delegado por este, o Diretor do

Departamento de Servios Gerais.

1.6 Autoridade Competente da rea de TI

O Diretor do CCE.

1.7 Integrante Requisitante

Servidor representante da rea Requisitante para composio da Equipe de Planejamento da

Contratao, indicado pela autoridade competente da rea.

1.8 Integrante Tcnico

Servidor representante da rea de TI para composio da Equipe de Planejamento da

Contratao, indicado pelo Diretor do CCE.

1.9 Integrante Administrativo

Servidor representante da rea Administrativa para composio da Equipe de Planejamento da

Contratao, indicado pela autoridade competente da rea Administrativa.

1.10 Comit de TI

rgo colegiado, formado por membros das reas finalsticas e do CCE, institudo pelo Reitor,

que tem o objetivo de promover a entrega de valor por meio da TI e do uso estratgico da

informao na UFPR. Nesse sentido, a principal tarefa do Comit cuidar para que a formulao

e a implementao das estratgias e planos de TI estejam harmonizadas com os objetivos

institucionais.

Modelo de Contratao de Soluo de TI PLANEJAMENTO DA CONTRATAO

3

O Comit de TI tambm realiza o monitoramento e a avaliao da gesto de TI, observando o

desempenho das operaes de TI e da implementao das estratgias e planos e o cumprimento

das polticas de TI, dentre outras atividades. Por exemplo, nas suas reunies peridicas, os

membros do Comit acompanham a realizao do PDTI (Plano Diretor de TI) a partir das

informaes fornecidas pelo CCE e, a partir destas, podem recomendar ou at mesmo determinar

um novo direcionamento em relao aos projetos, pactuando novas metas e prazos ou resolver

algum entrave execuo de um projeto, como falta de recursos financeiros ou de pessoal.

Modelo de Contratao de Soluo de TI PLANEJAMENTO DA CONTRATAO

4

2 Principais Documentos Envolvidos no Processo

2.1 Processo Administrativo

Processo Administrativo instaurado no sistema de protocolo da UFPR.

2.2 PDTI

Plano Diretor de Tecnologia da Informao da UFPR vigente no exerccio.

2.3 PDTI atualizado

PDTI atualizado pelo Comit de TI, com adequao nova demanda, aps avaliao do

alinhamento estratgico da mesma pelo Comit.

2.4 DOD - Documento de Oficializao da Demanda

Artefato produzido pela rea Requisitante, baseado em modelo fornecido pelo Centro de

Computao Eletrnica - CCE, comunicando oficialmente ao CCE, atravs de Processo

Administrativo, a necessidade de contratao de Soluo de Tecnologia da Informao.

2.5 Ofcio de Solicitao de Atualizao do PDTI

Ofcio emitido pelo CCE, includo no Processo Administrativo da Contratao de Soluo de TI e

despachado ao Comit de TI, quando o CCE constatar que a demanda recebida no se encontra

alinhada ao PDTI. O Ofcio de Solicitao de Atualizao do PDTI incluir minuta de

incluso/alterao do PDTI.

2.6 Portaria de Nomeao de Equipe de Planejamento da

Contratao

Portaria emitida pelo Pr-Reitor de Administrao, instituindo a Equipe de Planejamento da

Contratao, que define os Integrantes Requisitante, Tcnico e Administrativo que sero

responsveis pelo processo de Contratao at a assinatura do contrato ou o encerramento

prematuro do processo, seja por inviabilidade da contratao ou quaisquer outros motivos.

2.7 Estudo Tcnico Preliminar

Documento elaborado pelos Integrantes Requisitante e Tcnico, demonstrando a viabilidade

tcnica e econmica da contratao.

2.8 Anlise de Riscos

Documento desenvolvido pela Equipe de Planejamento da Contratao, contendo a descrio, a

anlise e o tratamento dos riscos e ameaas que possam vir a comprometer o sucesso em todas

as fases da contratao.

Modelo de Contratao de Soluo de TI PLANEJAMENTO DA CONTRATAO

5

2.9 Termo de Referncia

Artefato resultante do Planejamento da Contratao, iniciado pela definio precisa do objeto da

contratao, seguida da descrio detalhada da Soluo de TI e da justificativa da contratao,

conforme o Art. 15 da IN MPOG/SLTI n 04/2014. Define, ainda, as responsabilidades mnimas

dos principais participantes de uma contratao, que consistem na contratante, na contratada e,

em se tratando de Registro de Preos, no rgo gerenciador da Ata de Registro de Preos.

O Termo de Referncia inclui os modelos de execuo e de gesto do contrato, a estimativa de

preos, a adequao oramentria e o cronograma fsico-financeiro, estabelecendo, tambm, o

regime de execuo, o parcelamento ou diviso dos itens da Soluo de TI, a discriminao

detalhada dos itens individualmente nas propostas e os critrios para seleo do fornecedor.

O CCE prov modelos de Termo de Referncia tanto para Prego, com ou sem Sistema de Registro

de Preos SRP como para Inexigibilidade ou Dispensa de Licitao. O modelo contempla, ainda,

os seguintes anexos: Termo de Compromisso, Termo de Cincia e modelos para Ordem de Servio

ou de Fornecimento de Bens, de Termo de Recebimento Provisrio, de Declarao de No

Conformidade de Bens ou Servios, de Termo de Recebimento Definitivo e de Termo de Vistoria

Tcnica.

Modelo de Contratao de Soluo de TI PLANEJAMENTO DA CONTRATAO

6

3. Instituio da Equipe de Planejamento Contratao

A primeira etapa do processo de Planejamento da Contratao de Soluo de TI a Instituio

da Equipe de Planejamento da Contratao, sendo composta pelas atividades descritas nesta

seo.

3.1 Enviar DOD

A rea Requisitante dever elaborar o Documento de Oficializao da Demanda, conforme

modelo fornecido pelo Centro de Computao Eletrnica - CCE, e submet-lo, via Processo

Administrativo, ao CCE. Para atendimento da demanda no ano de exerccio, o DOD dever ser

submetido ao CCE, impreterivelmente, at 19 de janeiro.

3.2 Avaliar alinhamento ao PDTI

Aps o recebimento do Processo Administrativo, o CCE ir avaliar o alinhamento da contratao

ao PDTI.

3.2.1 Enviar Solicitao de Atualizao do PDTI ao Comit

Quando o CCE avaliar que a demanda no se encontra alinhada ao Plano Diretor de TI, ser

solicitado ao Comit de TI que atualize o PDTI conforme a demanda apresentada no DOD.

3.2.2 Avaliar Solicitao de Atualizao do PDTI

Ao receber uma solicitao de atualizao do PDTI, o Comit de TI ir avaliar se a demanda

apresentada no DOD uma demanda legtima em relao aos objetivos estratgicos e as

necessidades corporativas da UFPR.

3.2.2.1 Arquivar Processo

Solicitaes de atualizao do PDTI que porventura forem indeferidas pelo Comit de TI,

recebero deste o despacho no Processo Administrativo, que poder ser arquivado ou retornado

ao requisitante da contratao para orientaes.

3.2.2.2 Atualizar PDTI

Processos de contratao com solicitao de atualizao do PDTI deferida pelo Comit de TI,

retornaro ao CCE com despacho orientando a atualizao do mesmo, resultando assim na

publicao, pelo CCE, do PDTI Atualizado com a necessidade motivadora da contratao,

determinante para que se vislumbre o alinhamento da demanda com o Plano Diretor de TI.

3.3 Indicar Integrante Tcnico

Demandas constatadamente alinhadas com o PDTI, recebero no processo o despacho afirmando

o alinhamento da contratao ao Plano Diretor de TI e indicando o Integrante Tcnico para

composio da Equipe de Planejamento da Contratao.

Modelo de Contratao de Soluo de TI PLANEJAMENTO DA CONTRATAO

7

3.4 Enviar DOD ao Pr-Reitor de Administrao

O processo, agora constando a indicao do Integrante Tcnico, ser encaminhado pelo CCE ao

Pr-Reitor de Administrao.

3.5 Analisar DOD

De posse do Processo Administrativo, o Pr-Reitor de Administrao realizar anlise da

documentao e decidir sobre o prosseguimento do processo.

3.5.1 Arquivar Processo

Na eventualidade de o Pr-Reitor de Administrao determinar que o processo de contratao

no dever prosseguir de acordo com a documentao por ele analisada, ser emitido, no

Processo Administrativo, despacho com a desaprovao, que poder seguir para arquivamento

ou retornado ao requisitante da contratao para informaes.

3.6 Motivar prosseguimento da contratao

Ao decidir pela continuidade da contratao, considerando sua relevncia e oportunidade em

relao aos objetivos estratgicos e as necessidades da rea Requisitante, o Pr-Reitor de

Administrao registra sua aprovao no Documento de Oficializao da Demanda.

3.7 Indicar Integrante Administrativo

O Pr-Reitor de Administrao determinar qual servidor do quadro da Pr-Reitoria ir compor

a Equipe de Planejamento da Contratao como Integrante Administrativo.

3.8 Instituir Equipe de Planejamento da Contratao

A emisso da Portaria de Instituio da Equipe de Planejamento da Contratao pelo Pr-Reitor

de Administrao encerra a etapa inicial, quando o processo dever seguir para o Estudo Tcnico

Preliminar, segunda etapa do Planejamento da Contratao.

Modelo de Contratao de Soluo de TI PLANEJAMENTO DA CONTRATAO

8

4. Estudo Tcnico Preliminar

Com a Equipe de Planejamento da Contratao instituda, os Integrantes Requisitante e Tcnico

realizam a construo e aprovao do Estudo Tcnico Preliminar, documento que demonstra a

viabilidade tcnica e econmica da contratao e que dever ser baseado no Modelo de Estudo

Tcnico Preliminar.

O modelo do documento provido pelo CCE, elaborado e atualizado conforme as determinaes

das normativas do Governo Federal, legislaes pertinentes e regulamentaes internas da UFPR.

Durante os trabalhos da etapa de Estudo Tcnico Preliminar, a Equipe de Planejamento da

Contratao poder iniciar, paralelamente, as atividades da Anlise de Riscos da contratao de

Soluo de TI.

4.1 Definir e Especificar Necessidades de Negcio e Tecnolgicas

A partir do DOD, das demandas dos potenciais gestores e usurios da Soluo de Tecnologia da

Informao, das solues encontradas no mercado e tambm do estudo de projetos similares, os

Integrantes Requisitante e Tcnico iro definir e especificar, no documento de Estudo Tcnico

Preliminar, quais necessidades e aspectos funcionais das atividades finalsticas da rea

Requisitante a Soluo de TI precisar atender, especialmente aquelas necessidades de negcio

j previstas no PDI e PDTI da UFPR.

Esta lista descritiva dever contemplar, ainda, os requisitos tecnolgicos, legais, temporais, de

capacitao, de manuteno e garantia, de segurana, sociais, ambientais e culturais, de nvel de

servio, de formas de comunicao e quaisquer outros requisitos necessrios e suficientes

escolha da Soluo de Tecnologia de Informao.

4.2 Avaliar Solues Disponveis

Com as necessidades finalsticas e tecnolgicas definidas e especificadas, realiza-se o

levantamento e anlise das diferentes solues que atendam aos requisitos, considerando-se a

capacidade e alternativas de mercado, a observncia s polticas, premissas e especificaes

tcnicas definidas pelos Padres de Interoperabilidade de Governo Eletrnico - e-PING, o Modelo

de Acessibilidade em Governo Eletrnico - e-MAG, a Poltica de Segurana da Informao PSI

da UFPR, o oramento preliminar estimado e a anlise e comparao entre os custos totais de

propriedade das solues identificadas, levando-se em conta os valores de aquisio dos ativos,

insumos, garantia e manuteno.

Caso houver necessidade de utilizao de certificao digital, dever considerar-se, ainda, a

aderncia s regulamentaes da Infraestrutura de Chaves Pblicas Brasileira - ICP-Brasil.

Quando o objetivo da soluo abranger a gesto de documentos arquivsticos digitais e no

digitais, dever observar-se, tambm, as orientaes, premissas e especificaes tcnicas e

funcionais definidas pelo Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto

Arquivstica de Documentos - e-ARQ Brasil.

Modelo de Contratao de Soluo de TI PLANEJAMENTO DA CONTRATAO

9

4.3 Escolher Soluo de TI

Reconhecidas as Solues de TI aplicveis e suas caractersticas, escolhe-se a Soluo sobre a qual

ser desenvolvido mais tarde o Termo de Referncia da Contratao.

4.4 Justificar Escolha da Soluo de TI

A escolha da Soluo de TI dever ser justificada atravs da descrio sucinta, precisa, suficiente

e clara da Soluo de Tecnologia da Informao escolhida, indicando os bens e servios que a

compem, sua aderncia s necessidades finalsticas e tecnolgicas, bem como a identificao

dos benefcios a serem alcanados com a Soluo escolhida em termos de eficcia, eficincia,

efetividade e economicidade.

4.5 Analisar Necessidades de Adequao

Escolhida a Soluo, faz-se necessrio descrever cada necessidade ou pr-requisito de adequao

que deveria ser viabilizado pela UFPR para que o contrato possa ser devidamente executado, ou

seja, providncias fundamentais para que a soluo de TI a ser adquirida atinja seus objetivos,

abrangendo, no que couber: infraestrutura tecnolgica e eltrica, logstica, espao fsico,

mobilirio e outras que se apliquem.

4.6 Avaliar e Definir Recursos Materiais e Humanos

Na sequncia, necessria a definio dos recursos materiais e humanos necessrios

implantao e manuteno da Soluo de Tecnologia da Informao.

4.7 Definir Mecanismos de Continuidade

Neste momento, deve-se definir a estratgia e os mecanismos para continuidade do fornecimento

da Soluo de TI na eventualidade de interrupo contratual, consolidando-se uma Estratgia de

Continuidade de Fornecimento.

4.8 Analisar Viabilidade da Contratao

Ao final do documento, a Equipe de Planejamento da Contratao dever declarar se a

contratao tecnicamente vivel ou no vivel, informando, ainda, se o oramento estimado

da contratao supera o montante de R$1.300.000,00.

4.9 Aprovar e Assinar Estudo Tcnico Preliminar

O parecer da Equipe de Planejamento da Contratao dever ser assinado pelos trs Integrantes

da Equipe. O Integrante Administrativo assina solidariamente, tomando cincia do contedo do

documento. Caso este Integrante no se encontre prximo ao restante da Equipe no momento

da assinatura, o Processo Administrativo dever ser encaminhado ao Integrante Administrativo

para que sua assinatura seja coletada antes do prosseguimento do Processo.

Modelo de Contratao de Soluo de TI PLANEJAMENTO DA CONTRATAO

10

4.10 Avaliar Estudo Tcnico Preliminar

Quando o parecer da Equipe de Planejamento da Contratao sobre o Estudo Tcnico Preliminar

for de valor do contrato superior a R$1.300.000,00 e/ou de contratao tecnicamente invivel, a

demanda dever seguir at o Diretor do CCE para avaliao.

4.11 Motivar o Prosseguimento da Contratao

Com parecer da Equipe de Planejamento da Contratao sobre o Estudo Tcnico Preliminar de

valor do contrato com valor estimado superior a R$1.300.000,00 e/ou de contratao

tecnicamente invivel, o Diretor do CCE ainda poder considerar pertinente o prosseguimento da

contratao.

Para motivar o prosseguimento da contratao em caso de valor superior a R$1.300.000,00,

o Diretor do CCE dever preencher Ofcio de Anlise e Parecer para Continuidade da Contratao,

a ser anexado ao Processo Administrativo e encaminhado ao Ordenador de Despesas para anlise.

Quando o valor for inferior a R$1.300.000,00, tratando-se apenas de inviabilidade tcnica sanvel,

o Diretor do CCE poder dar continuidade contratao, anexando ao Estudo Tcnico Preliminar

a Motivao para Continuidade da Contratao, dando prosseguimento ao Processo

Administrativo.

4.12 Arquivar Processo

Optando o Diretor do CCE pelo no prosseguimento da contratao, poder este encaminhar o

Processo Administrativo para arquivamento ou retorn-lo ao requisitante da contratao para

informaes.

4.13 Analisar Estudo Tcnico Preliminar

Na eventualidade de o Estudo Tcnico Preliminar ser assinado pela Equipe de Planejamento da

Contratao com valor superior a R$1.300.000,00 e contratao tecnicamente vivel, ou ainda,

quando o Diretor do CCE houver motivado o prosseguimento de contratao com valor superior

a R$1.300.000,00, ser ento necessria a anlise do Estudo Tcnico Preliminar pelo Ordenador

de Despesas, que poder decidir pelo prosseguimento do Processo ou por seu arquivamento.

4.14 Motivar o Prosseguimento da Contratao

Nos casos em que foi necessria anlise do Estudo Tcnico Preliminar pelo Ordenador de

Despesas e este decidiu que a contratao poderia prosseguir, o Ordenador de Despesas dever

ento motivar o prosseguimento da contratao para, a seguir, dar continuidade ao Processo

Administrativo.

4.15 Arquivar Processo

Na ocasio em que o Ordenador de Despesas decidir pela descontinuidade da contratao,

poder encaminhar o Processo Administrativo para arquivamento ou retorn-lo ao requisitante

da contratao para informaes.

Modelo de Contratao de Soluo de TI PLANEJAMENTO DA CONTRATAO

11

5. Termo de Referncia

Encerrado o Estudo Tcnico Preliminar, a Equipe de Planejamento da Contratao ir desenvolver,

de forma conjunta, o Termo de Referncia da contratao de Soluo de TI.

Os captulos e sees do modelo para o documento de Estudo Tcnico Preliminar, muitas vezes

requerendo um detalhamento mais apurado em alguns tpicos, so propostos de forma a

municiar a Equipe de Planejamento da Contratao para que possam desempenhar a elaborao

do Termo de Referncia de maneira gil e facilitada, reaproveitando partes do estudo realizado

na etapa anterior.

Quando existir a deciso de participar da IRP Inteno de Registro de Preos de outro rgo da

Administrao Pblica Federal, estar dispensado o desenvolvimento, pela UFPR, do Termo de

Referncia e tambm da Anlise de Riscos da contratao, pois estes artefatos sero de

responsabilidade do rgo gerenciador da IRP.

5.1 Participar de IRP de outro rgo?

Aps a viabilidade da contratao ter sido assinalada diretamente pela Equipe de Planejamento

da Contratao, casos em que o valor desta inferior a R$1.300.000,00 e h viabilidade tcnica,

ou ainda quando a viabilidade foi motivada pelo Diretor do CCE e/ou pelo Ordenador de

Despesas, dever ser observada a oportunidade de Adeso Inteno de Registro de Preos de

outros rgos da APF.

Esta deciso indicar se o Termo de Referncia dever ou no ser elaborado.

5.2 Definir Objeto

Quando optado por no se aderir IRP de outros rgos, a Equipe de Planejamento da

Contratao dever elaborar o Termo de Referncia, iniciando por definir o objeto da contratao,

atravs da indicao sucinta, precisa, suficiente e clara do meio pelo qual um determinado

objetivo finalstico da Instituio ser satisfeito, vedadas especificaes que, por excessivas,

irrelevantes ou desnecessrias, limitem ou frustrem a competio ou a realizao do

fornecimento.

Compem a definio do objeto: a declarao do objeto como prestao de servios ou aquisio

de produtos, o quantitativo, o ncleo imutvel do objeto e o prazo, sendo vedada a caracterizao

do objeto exclusivamente como fornecimento de mo de obra.

5.3 Justificar e Descrever a Soluo de TI

Definido o objeto, a Equipe de Planejamento da Contratao ir justificar e descrever a Soluo

de TI, reaproveitando o contedo da justificativa j explicitado no DOD - Documento de

Oficializao da Demanda, melhorando o texto se necessrio, sempre com foco na necessidade

real da contratao, deixando claro o porqu e para que se contrata a Soluo de TI.

A descrio da Soluo de TI poder ser reaproveitada do Estudo Tcnico Preliminar, realizando

melhorias quando necessrio. importante manter a descrio alinhada com a descrio dada ao

Modelo de Contratao de Soluo de TI PLANEJAMENTO DA CONTRATAO

12

Objeto no Termo de Referncia, pois estas no podem divergir. A descrio pode ser mais

detalhada do que a descrio dada ao Objeto, porm ainda deve ser relativamente sucinta,

precisa, suficiente e clara.

5.4 Definir Requisitos

Aps a justificativa e descrio da Soluo de TI, o Integrante Requisitante dever, com apoio do

Integrante Tcnico, definir, quando aplicveis, os requisitos:

das atividades finalsticas, que independem de caractersticas tecnolgicas e que

definem as funcionalidades e fluxos de informao da Soluo de TI;

de capacitao, incluindo carga horria e materiais didticos para treinamentos;

legais, que especificam a conformidade da Soluo de TI a normativas aplicveis;

de manuteno preventiva, corretiva, evolutiva e adaptativa;

temporais, como as datas de entrega da Soluo de TI;

de segurana, incluindo compromisso de sigilo pela contratada; e

sociais, ambientais e culturais, que definir a conformidade da Soluo de TI com

costumes, idiomas, ambiente, etc.

5.5 Especificar Requisitos

O Integrante tcnico complementar a definio dos requisitos da Soluo de TI, especificando,

quando aplicveis, mas no restritos a, os requisitos tecnolgicos de:

arquitetura de hardware e software, incluindo padres de interoperabilidade,

linguagens de programao, interfaces, etc;

projeto e implementao, como o processo de desenvolvimento de software,

tcnicas, mtodos, forma de gesto, de documentao, etc;

implantao em ambiente de produo e outros processos de disponibilizao da

Soluo de TI;

conduo e comunicao da garantia e manuteno;

capacitao, incluindo o ambiente tecnolgico e o perfil dos instrutores para

treinamentos;

experincia profissional da equipe de projeto, implementao e implantao da

Soluo de TI, incluindo a forma de comprovao da experincia exigida;

formao da equipe de projeto, implementao e implantao, seus cursos

acadmicos e tcnicos, incluindo a forma de comprovao da formao exigida;

metodologia de trabalho; e

Modelo de Contratao de Soluo de TI PLANEJAMENTO DA CONTRATAO

13

segurana da informao.

5.6 Definir Responsabilidades

Aps a definio e especificao dos requisitos da Soluo de TI, a Equipe de Planejamento da

Contratao dever definir as responsabilidades da contratada e da contratante.

O Modelo de Termo de Referncia, fornecido pelo CCE, j oferece um roteiro para as obrigaes

que devem ser definidas.

5.7 Elaborar Modelo de Execuo

O Modelo de Execuo do contrato dever ser elaborado pela Equipe, contemplando, quando

possvel e aplicvel:

fixao das rotinas de execuo, processo e procedimentos de fornecimento,

incluindo prazos, horrios, locais de entrega, documentao mnima, padres de

qualidade, papis e responsabilidades;

quantificao ou estimativa prvia do volume de servios ou quantidade de bens a

serem fornecidos;

definio das formas de comunicao a serem utilizadas entre a contratada e a UFPR,

com preferncia por Ordens de Servio ou de Fornecimento de Bens;

forma de pagamento;

elaborao de Termo de Compromisso e Termo de Cincia.

5.8 Anlise de Riscos

A Anlise de Riscos uma atividade realizada pela Equipe de Planejamento da Contratao, desde

que foi instituda, paralelamente s demais atividades, contendo a descrio, anlise e tratamento

dos riscos e ameaas que possam vir a comprometer o sucesso em todas as fases da contratao.

O CCE prov modelos de procedimento e de documento para esta atividade.

5.9 Elaborar Modelo de Gesto

Sempre que se optar por no participar de IRP de outros rgos da APF, importante que a

Anlise de Riscos esteja consolidada para que se elabore ento o Modelo de Gesto, ainda que

novos riscos da contratao possam ser identificados e acrescentados ao documento de Anlise

de Riscos at a concluso do Termo de Referncia.

A partir do Modelo de Execuo do contrato e da observao dos resultados da Anlise de Riscos,

a Equipe de Planejamento da Contratao definir o Modelo de Gesto do contrato,

contemplando, quando possvel, as seguintes condies para gesto e fiscalizao do contrato:

Critrios de Aceitao dos bens ou servios, abrangendo mtricas, indicadores e

nveis de servio;

Modelo de Contratao de Soluo de TI PLANEJAMENTO DA CONTRATAO

14

procedimentos de teste e inspeo para os Termos de Recebimento Provisrio e

Definitivo;

valores e procedimentos para reteno ou glosa no pagamento;

sanes administrativas claras e detalhadas;

procedimentos para emisso de nota fiscal e pagamento.

5.10 Elaborar Estimativa de Preos

Com o Modelo de Gesto consolidado, a Equipe dever realizar a Estimativa de Preos da

contratao para elaborao de oramento detalhado, com preos unitrios, baseada em

pesquisa no mercado, contrataes similares, valores oficiais de referncia, pesquisa junto a

fornecedores ou tarifas pblicas.

A Estimativa de Preos dever resultar, ainda, na Planilha de Formao de Preo Mdio,

demonstrativo do preo mdio na cotao de, ao menos, 3 (trs) fornecedores.

5.11 Elaborar Adequao Oramentria

Na sequncia, a Equipe ir elaborar a Adequao Oramentria, estimativa do impacto

econmico-financeiro no oramento da UFPR, com indicao das fontes de recurso.

5.12 Elaborar Cronograma Fsico-Financeiro

No cronograma de execuo fsica e financeira, a Equipe detalhar as etapas ou fases da Soluo

de TI, com os principais bens ou servios e a previso de desembolso para cada uma delas.

5.13 Definir Regime de Execuo

A Equipe de Planejamento da Contratao dever definir, no Termo de Referncia, o regime de

execuo do contrato, enquanto contratao indireta, sob qualquer dos seguintes regimes:

empreitada por preo global; empreitada por preo unitrio; tarefa; ou empreitada integral,

conforme disposto no inciso VIII do artigo 6 da Lei n 8.666/93.

5.14 Definir o Parcelamento/Diviso dos Itens da Soluo de TI

A Equipe de Planejamento da Contratao avaliar a viabilidade do parcelamento da Soluo de

TI, justificando a deciso de parcelamento ou no. A equipe tambm ser responsvel por verificar

a possibilidade de consrcio ou subcontratao da Soluo de Tecnologia da Informao,

observando o disposto nos artigos 23 1, 33 e 72 da Lei n 8.666/93.

5.15 Avaliar Necessidade de Separar Licitaes

A Equipe de Planejamento da Contratao avaliar, ainda, a necessidade de licitaes e

contrataes separadas para os itens que, devido a sua natureza, possam ser divididos em tantas

parcelas quantas se comprovarem tcnica e economicamente viveis, procedendo-se licitao

com vistas ao melhor aproveitamento dos recursos disponveis no mercado e ampliao da

Modelo de Contratao de Soluo de TI PLANEJAMENTO DA CONTRATAO

15

competitividade sem perda da economia de escala, conforme disposto no art. 23, 1 da Lei n

8.666, de 1993.

5.16 Estabelecer Discriminao detalhada dos Itens

individualmente nas Propostas

Nas licitaes por preo global, cada servio ou produto do lote dever ser discriminado, pela

Equipe de Planejamento da Contratao, em itens separados nas propostas de preos, de modo

a permitir a identificao do seu preo individual na composio do preo global, e a eventual

incidncia sobre cada item das margens de preferncia para produtos e servios que atendam s

Normas Tcnicas Brasileiras, de acordo com o art. 3, 5 da Lei n 8.666, de 1993.

5.17 Estabelecer Critrios para Seleo do Fornecedor

Ainda no Termo de Referncia, a Equipe de Planejamento da Contratao dever definir os

critrios tcnicos de julgamento das propostas para a fase de Seleo do Fornecedor, observando:

a utilizao de critrios correntes no mercado;

a possibilidade de considerar mais de um atestado relativo ao mesmo quesito de

capacidade tcnica, quando necessrio para comprovao da aptido;

a vedao da indicao de entidade certificadora, exceto nos casos previamente

dispostos em normas do governo federal;

a vedao de pontuao com base em atestados relativos durao de trabalhos

realizados pelo licitante;

a vedao de pontuao progressiva de mais de um atestado para o mesmo quesito

de capacidade tcnica; e

a justificativa dos critrios de pontuao em termos do benefcio que trazem para a

contratante.

5.18 Avaliar Necessidade de Audincia ou Consulta Pblica

A fim de avaliar a completude e a coerncia da especificao dos requisitos, a adequao e a

exequibilidade dos critrios de aceitao, a Equipe de Planejamento da Contratao poder

disponibilizar o Termo de Referncia em consulta ou audincia pblica.

5.19 Aprovar e Assinar Termo de Referncia

Aps desenvolvido o Termo de Referncia, todos os integrantes da Equipe de Planejamento

assinam o artefato e ento anexam o mesmo ao Processo Administrativo, encaminhando ao

Diretor do CCE.

Modelo de Contratao de Soluo de TI PLANEJAMENTO DA CONTRATAO

16

5.20 Aprovar e Assinar Termo de Referncia

O Diretor do CCE aprovar assinando o Termo de Referncia e encaminhar o Processo

Administrativo ao Pr-Reitor de Administrao para aprovao final do documento.

5.21 Aprovar e Assinar Termo de Referncia

Ao Pr-Reitor de Administrao compete a aprovao final do Termo de Referncia. Com sua

assinatura, o Processo Administrativo dever seguir rea de Licitaes, para incio das atividades

de Seleo do Fornecedor.

Modelo de Contratao de Soluo de TI PLANEJAMENTO DA CONTRATAO

17

6. Seleo do Fornecedor

Ao final da aprovao do Termo de Referncia pela Autoridade Competente da rea

Administrativa, ou ainda, quando o Termo de Referncia no foi desenvolvido, em virtude da

Adeso IRP de outro rgo da APF, o Processo Administrativo completo da contratao dever

ser encaminhado CECOM - Central de Compras do DSG, at a data de 31 de julho de cada ano,

conforme determina a Ordem de Servio n 03/2014-PRA. Com o processo em mos, a CECOM

iniciar as atividades da 2 etapa da contratao de Solues de TI, referentes Seleo do

Fornecedor.