Modul 6 jadwal retensi arsip

  • View
    592

  • Download
    4

Embed Size (px)

Text of Modul 6 jadwal retensi arsip

MODUL 6

MODUL 6JADWAL RETENSI ARSIPDalam Mata KuliahPenilaian dan Penyusutan ArsipASIP-4402Oleh:KELOMPOK 4Andi PriyatnoArdiyanto PurwosusenoHarun SupriyantoKuat Mugi UtamiRagil AfrianiWinarsih

Apa itu Retensi Arsip?.What is Recods Retention?.Retensi arsip adalah penetapan jangka simpan arsip.Jadwal Retensi ArsipJadwal Retensi Arsip (records retention schedule) adalah penetapan jangka simpan arsip beserta penetapan simpan permanen dan pemusnahannya.

Jadwal Retensi Arsip Mencakup Dalam 3 Kategori, yaitu:Retensi waktu khususArsip yang disimpan secara permanenRekod yang harus ditinjau ulangFormulir KewenanganKegiatan Belajar 1

Appraisal adalah proses evaluasi kegiatan bisnis untuk menentukan yang mana rekod-rekod dibutuhkan untuk di peroleh dan berapa lama rekod akan disimpan, untuk memenuhi kebutuhan bisnis, akuntabilitas organisasi dan harapan masyarakat.Disposal adalah pengolahan waktu yang berkaitan dengan penerapan keputusan penilaian, yaitu mencakup retensi, penghapusan/penghancuran rekod dari/bentuk sistim tata kearsipan; juga mencakup migrasi/transmisi rekod-rekod dari sistem tata kearsipan, dan penggunaan transfer ke perlindungan/kepemilikan rekod.

Karena dengan proses penilaian dapat menentukan berapa lama dan rekod apa saja yg dapat dimusnahkan/akan menjadi arsip.sehinggaJadwal retensi rekod dapat merupakan jadwal kewengan , yaitu daftar yang memuat rekod series organisasi dengan penunjukan untuk bagaimana rekod dimusnahkan sesudah diciptakan dan digunakan.Kedua Definisi di atas sangat berkaitan

Formulir Kewenangan Formulir ini akan memberikan bukti bahwa unit-unit pencipta atau pengolah mana yang sudah melakukan kegiatan penyusutan arsip.

Formulir kewenangan juga memberikan informasi siapa yang berwenang atau menjadi saksi pada saat pemusnahan atau transfer arsip.3 kemungkinan yang dapat menjadi program pengurangan atau penyusutan arsipPemindahan rekod dari unit pencipta ke unit kearsipan.Pemindahan arsip dari unit kearsipan ke arsip nasional.Pemusnahan rekod yang tidak mempunyai nilai guna.

Program Penyusutan ArsipDilindungi oleh Peraturan Pemerintah No.34 Th.1979.Dengan 3 cara yg dapat dilakukan yaitu:Pemusnahan Arsip

Pemindahan / Transfer Arsip dr Unit Pencipta/Pengolah ke Unit Kearsipan

Pemindahan Arsip dari Unit Kearsipan Lembaga ke Arsip Nasional

Kegiatan Belajar 2Tipe Jadwal Retensi RekodDalam Pengembangan Jadwal Retensi Ada 2 Tipe yang Dapat Dikembangkan, yaitu:Jadwal Retensi UmumJadwal Retensi SpesifikDi Indonesia , jadwal retensi umum yang sudah dikembamgkan adalah dalam bentuk Surat Keputusan Bersama Antara ANRI dengan BKN untuk menentukann nilai guna dan masa simpan arsip yang berkaitan dengan kepegawaian dan pertanggungjawaban keuangan.Dikembangkan sesuai dengan fungsi kegiatan organisasi, khususnya kegiatan substansial untuknmemudahkan penentuan masaa simpan pada arsip yag lebih khusus. Jadwal ini harus disertain dengan formulir kewenangan yang di sahkan oleh masing-masing kebuituhan unit pencipta arsip.

Terima KasihSemoga Bermanfaat