modul myob 1

AMIK TRIGUNA DHARMA Buku Panduan Belajar MYOB Accounting V.13

Langkah Pasti Menuju Sukses 1

A. Pengertian Perdagangan

Perdagangan ritel atau perdagangan barang eceran adalah kegiatan menjual berbagai barang dagangan kepada konsumen akhir. Secara garis besar kegiatan perdagangan ritel dibagi menjadi dua kelompok : • Kegiatan perdagangan dimana konsumen dan pedagang bertemu secara langsung,

contoh : Supermarket, Toko dan Kios. • Kegiatan perdagangan dimana konsumen dan pedagang tidak bertemu langsung untuk

transaksi, contoh : toko on-line di internet. Proses penjualan barang dagangan secara eceran umumnya terdiri atas :

• Konsumen mencari informasi mengenai barang yang dibutuhkan melalui iklan atau brosur.

• Konsumen membuat perbandingan antar merek, umumnya konsumen memilih merek dengan kualitas baik dan harga terjangkau.

• Konsumen melakukan transaksi pembelian dengan melakukan pembayaran untuk barang yang dibeli tersebut, bisa secara tunai atau menggunakan kartu kredit.

B. Format Perdagangan Ritel

Format perdagangan ritel dapat dibagi menjadi dua yaitu : • Format tradisional. Tidak terdapat ikatan formal antara pedagang dan pemasok.

Pedagang bebas memilih pemasok berdasarkan kualitas dan harga yang ditawarkan. Contoh : kios dan toko kelontong di pinggir jalan. Kelemahannya, pedagang tidak memiliki posisi tawar yang cukup baik dalam menentukan harga. Akibatnya, format ini kalah bersaing dengan format modern.

• Format modern. Terdapat ikatan formal berupa kontrak kerja sama antara pihak pedagang dengan pemasok. Akibatnya, harga beli barang yang lebih murah maka harga jual ke konsumen akhir menjadi lebih murah. Beberapa format perdagangan modern di Indonesia, antara lain : o Convenience store, yaitu toko barang kebutuhan sehari-hari, seperti minuman

dalam kemasan, obat-obatan, makanan ringan dan lain-lain. Terletak di tengah-tengah pemukiman penduduk.

o Factory outlet, hanya menjual barang-barang hasil produksi pabrik tertentu. o Special shop, hanya menjual satu jenis barang tertentu, misalnya pakaian dengan

pilihan merek yang beragam.

BAB 1 PENGENALAN USAHA

DAGANG RITEL

Buku Panduan Belajar MYOB Accounting V.13 AMIK TRIGUNA DHARMA

2 Langkah Pasti Menuju Sukses

o Discount store, setiap melakukan transaksi penjualan, toko ini memberikan diskon kepada konsumennya.

o Supermarket, menjual berbagai jenis barang dengan skala pilihan merek yang cukup luas. menyediakan kebutuhan pokok, obat-obatan, pakaian, sepatu dan lain-lain.

o Hypermarket, lebih besar dari supermarket menawarkan berbagai macam barang, termasuk mebel dan furniture, melayani penjualan barang secara grosir dan eceran dengan harga yang ditawarkan lebih murah dari supermarket.



Proses pembuatan file data akuntansi baru dalam MYOB sangat mudah. Pengguna dapat memanfaatkan fitur MYOB New Company File Assistant yang tersedia. Fitur ini memandu pengguna dalam pembuatan data akuntansi baru. Data akuntansi perusahaan dapat dibuat hanya dengan menjawab beberapa pertanyaan yang terdapat dalam MYOB New Company File Assistant.

A. Membuat File Dari MYOB

Berikut ini akan dibahas mengenai pembuatan file data akuntansi dari sebuah perusahaan yang khusus bergerak di bidang perdagangan peralatan, baju dan souvenir yang berkaitan dengan olah raga.

Tahapan pembuatan file data akuntansi baru melalui fitur MYOB New Company File Assistant adalah sebagai berikut : � Aktifkan program MYOB, kotak dialog Welcome to MYOB Accounting ditampilkan. � Klik icon Create New Company File. � Klik Company Information atau klik Next, kemudian isikan data perusahaan.

Gambar 2.1 Tampilan Company Information

� Selanjutnya klik Accounting Information atau klik Next, informasi yang perlu Kita

masukkan pada tahapan ini adalah : o Current Financial Year : 2007 (tahun pembukuan yang sedang aktif). o Last Month of Financial Year : December (bulan akhir pembukuan). o Conversion Month : January (bulan konversi/mulai dilaksanakan pembukuan

baru).

BAB 2 EASY SETUP ASSISTANT



o Number of Accounting Periods : Twelve (jumlah periode akuntansi dalam satu tahun buku).

� Klik Account List, pilih opsi yang diinginkan : o I would to start with one of the list provided by MYOB Accounting, o I would like to import a list of accounts provided by my accountant after I’m done

creating my company file, o I would like to build my own account list once I begin using MYOB,

� Dalam hal ini pilih opsi yang ketiga , lau klik Company File atau klik Next. � Klik Change tentukan drive dan folder penyimpanan file serta masukkan nama file,

misalnya D:\ARS_MYOB\PT. ThunderCom � Klik Next, dan akhiri dengan mengklik Command Centre.

B. Mengatur Setting Data Akuntansi Melalui Easy Setup Assistant

Easy Setup Assistant digunakan untuk membantu penyusunan file data akuntansi baru dan mengatur tampilan antar muka program aplikasi MYOB. Pengaturan setting data akuntansi yang dapat dilakukan melalui Easy Setup Assistant terdiri atas : • Pengaturan preferensi dalam MYOB melalui Customize Easy Setup Assistant. • Pengaturan nama dan nomor akun melalui Account Easy Setup Assistant. • Pengaturan kartu piutang (kartu pelanggan) dan data penjualan melalui Sales Easy

Setup Assistant. • Pengaturan kartu hutang (kartu pemasok) dan data pembelian melalui Purchases Easy

Setup Assistant. • Pengaturan pembayaran gaji karyawan melalui Payroll Easy Setup Assistant.

Sebelum menggunakan Easy Setup Assistant sebaiknya persiapkan terlebih dahulu data-data berikut : • Daftar akun perusahaan, apabila daftar akun perusahaan akan disusun sendiri maka

nomor dan nama akun yang akan digunakan harus dipersiapkan terlebih dahulu. • Saldo awal masing-masing akun, ditentukan pada awal bulan konversi. • Data dan informasi tentang pelanggan, pemasok, karyawan dan relasi bisnis. • Saldo awal Piutang dan Hutang, ditentukan pada awal bulan konversi. • Termin kredit, perjanjian mengenai transaksi penjualan kredit kepada konsumen dan

transaksi pembelian kredit kepada pemasok. Mengaktifkan Easy Setup Assistant dapat dilakukan melalui tahapan-tahapan

berikut : � Aktifkan file data akuntansi. � Klik menu Setup, pilih Easy Setup Assistant.

1. Mengatur Preferensi dalam MYOB Salah satu fitur dalam MYOB Accounting Plus adalah pengaturan preferensi.

Melalui fitur ini, input data, pencarian, dan pengeditan data serta tampilan laporan-laporan yang dihasilkan MYOB dapat diatur sesuai keinginan pengguna.



Langkah-langkah pengaturan preferensi melalui Customize Easy Setup Assistant adalah sebagai berikut : � Aktifkan Easy Setup Assistant, lalu klik icon Customize. � Klik Data Entry atau klik Next, ospi yang terdapat pada tahap ini adalah sebagai

berikut : o Use Easy Fill When Selection From a List, apabila diaktifkan MYOB akan

membantu input nama-nama akun, barang dagangan, dan kartu piutang serta kartu hutang. MYOB mencocokkan huruf yang diketikkan dengan daftar nama akun, barang dagangan, atau kartu yang tersedia kemudian menampilkannya pada field yang aktif.

o Use Expandable Data Entry in Windows, opsi ini memungkinkan pengguna untuk menampilkan seluruh isi dari kolom-kolom yang terdapat dapat menu Sales dan Purchases.

o The Enter Key Work Just Like the Tab Key When Entering Some Data, apabila diaktifkan maka tombol Enter pada keyboard dapat digunakan untuk memindahkan kursor dari satu field ke field lainnya dalam antar muka modul MYOB.

� Klik Record Selection atau klik Next, opsi yang terdapat pada tahap ini adalah: o Select And Display Account Name, Not Account Number, jika diaktifkan

maka MYOB akan menampilkan nama akun setiap kali input atau pengeditan data transaksi dilakukan.

o Select Items by Item Name, Not Item Number, jika diaktifkan maka MYOB akan menampilkan nama barang dagangan setiap kali pembuatan faktur penjualan atau pesanan pembelian dilakukan.

o Select Cards by Card ID, Not Card Name, digunakan untuk menampilkan nomor-nomor identitas kartu piutang, kartu hutang dan kartu relasi bisnis setiap kali dilakukan input atau pengeditan data pada kartu.

� Klik Contact Log atau klik Next, tahap ini berfungsi untuk mencatat kontak yang telah dilakukan dengan pemasok, pelanggan dan relasi bisnis lainnya. Fitur ini memudahkan bagian penjualan/pembelian untuk melacak perkembangan dari hasil-hasil perjanjian yang telah dilakukan dengan pelanggan dan pemasok.

� Klik Ageing Options atau klik Next, opsi yang terdapat pada tahap ini adalah : o Use Daily Ageing Periods, berfungsi untuk menampilkan laporan umur

piutang dan hutang secara harian. o Use Monthly Ageing Periods, berfungsi untuk menampilkan laporan umur

piutang dan hutang secara bulanan, berdasarkan nama bulan atau angka bulan. � Klik View Options atau klik Next, MYOB dapat diatur untuk mengakses menu

Help secara on-line pada www.myob.com.au, untuk mengaktifkannya klik I Prefer to Use Help From the Internet, Rather Than My Computer. Selain itu, MYOB juga dapat menampilkan To Do List pada saat program aplikasi



MYOB dijalankan, untuk mengaktifkannya klik Display To Do List When Starting MYOB.

� Klik Conclusion atau klik Next, pengaturan lebih lanjut terhadap preferensi dapat dilakukan melalui submenu Preperence yang terdapat pada menu Setup.

� Klik Close, untuk kembali ke Easy Setup Assistant.

2. Mengatur Akun dalam MYOB Pengaturan akun dalam MYOB dapat dilakukan melalui fasilitas Accounts

Easy Setup Assistant. Pembuatan, pengeditan dan penghapusan nama akun dan nomor akun dapat dilakukan melalui fasilitas ini. Selain itu, saldo awal dari tiap-tiap akun neraca dapat juga dimasukkan melalui Accounts Easy Setup Assistant.

Langkah-langkah untuk mengatur akun dalam Accounts Easy Setup Assistant adalah sebagai berikut : � Aktifkan file data akuntansi. � Jalankan Easy Setup Assistant. � Klik icon Account Easy Setup Assistant. � Klik Account List atau klik Next, untuk melakukan pembuatan nama dan nomor

akun baru atau modifikasi dan penghapusan akun yang telah ada klik tanda panah putih di depan nomor akun yang bersangkutan. Tipe akun, nomor akun, nama akun, saldo awal, kode pajak dan Linked Account dapat dilakukan melalui Edit-Account. Apabila tersedia file daftar nama dan nomor akun dengan ekstensi TXT, maka daftar tersebut dapat diimpor ke dalam MYOB melalui fasilitas Import.

� Klik Opening Balance atau klik Next, saldo awal masing-masing akun yang telah dibuat pada Accounts Easy Setup Assistant-Account List dapat dimasukkan melalui Accounts Easy Setup Assistant-Opening Balance. Caranya, klik field saldo yang yang terdapat pada kolom Opening Balance kemudian ketikan angka saldo pada field tersebut. Total jumlah nominal akun aktiva harus sama dengan akun pasiva, selisihnya akan ditampilkan pada field Amount Left to Be Allocated.

� Klik Conclusion atau klik Next, untuk mengakhiri Account Easy Setup Assistant.

� Klik Close.

3. Membuat Data Penjualan dan Kartu Piutang MYOB menyimpan data pelanggan dalam bentuk kartu piutang. Fasilitas ini

dibuat untuk memudahkan penyusunan data penting mengenai pelanggan yaitu : nama, alamat, nomor telepon, orang yang dapat dihubungi dan saldo piutang. Fitur ini juga digunakan untuk menyusun termin penjualan bagi tiap-tiap pelanggan serta menentukan layout faktur penjualan.



Langkah-langkah penyusunan data pelanggan dan penjualan melalui Sales Easy Setup Assistant adalah sebagai berikut : � Aktifkan file data akuntansi. � Jalankan Easy Setup Assistant. � Klik icon Sales. � Klik Layout atau klik Next, pilih Layout Item (format standar faktur penjualan

barang dagangan yang terdapat dalam MYOB. � Klik Selling Detail atau klik Next, masukkan nama akun pendapatan yang

digunakan untuk mencatat transaksi tersebut pada field Income Account, yaitu Penjualan Produk. Tentukan juga batas jumlah nominal transaksi penjualan secara kredit.

� Klik Tax Codes atau klik Next, umumnya barang-barang yang diperdagangkan secara ritel adalah barang kena pajak (PPN), masukkan kode pajak tersebut pada field yang tersedia. Pada field Freight Tax Code adalah N-T (Bebas Pajak), karena perusahaan tidak memungut pajak atas pengangkutan barang ke gudang konsumen.

� Klik Payment Information atau klik Next, pada Payment Method pilih metode pembayaran yang digunakan adalah Kas. Payment Method baru dapat dibuat dengan mengklik tombol New, lalu ketikan Kas. Tentukan juga termin pembayaran piutang yang digunakan yaitu : o Jatuh tempo piutang ditentukan pada saat transaksi penjualan dilakukan (In a

Given # of Day). o Diskon penjualan diberikan apabila pembayaran diterima maksimal 10 hari

dari tanggal transaksi (Discount Days). o Tanggal jatuh tempo pembayaran maksimal 30 hari sesudah transaksi

(Balance Due Days). o Diskon penjualan yang diberikan sebesar 2% dari harga jual (% Discount for

Early Payment). � Klik Linked Accounts atau klik Next, akun yang sering digunakan untuk

mencatat transaksi pembayaran dari konsumen adalah akun Kas/Bank. Sedangkan akun yang digunakan untuk mencatat transaksi melalui cek adalah akun Giro.

� Klik Customer Cards atau klik Next, pada tahap ini dapat dilakukan pembuatan, pengeditan atau penghapusan kartu pelanggan.

� Klik Historical Sales atau klik Next, tahap ini untuk memudahkan pengisian saldo awal piutang dagang pada tiap-tiap kartu pelanggan. Pengisian saldo awal pada kartu piutang dilakukan dengan mencatat nomor faktur penjualan dan jumlah nominal transaksi secara kredit yang belum dilunasi oleh pelanggan sampai tanggal konversi.

� Klik Conclusion atau klik Next, untuk mengakhiri. � Klik Close, untuk kembali ke Easy Setup Assistant.



4. Membuat Data Pembelian dan Kartu Hutang Proses pembuatan data pembelian dan kartu hutang dapat dilakukan melalui

fasilitas Purchases Easy Setup Assistant. Langkah-langkah pembuatan data pembelian dan kartu hutang adalah sebagai berikut : � Aktifkan file data akuntansi. � Jalankan Easy Setup Assistant. � Klik icon Purchases. � Klik Layout atau klik Next, MYOB menggunakan format layout Item untuk

membuat pesanan pembelian kepada pemasok. Format tersebut juga digunakan untuk mencatat transaksi pembelian apabila pesanan tersebut dipenuhi oleh pemasok.

� Klik Buying Detail atau klik Next, isikan informasi tentang nama akun yang digunakan untuk menampung transaksi pembelian barang dagangan dan batas nilai nominal transaksi pembelian secara kredit.

� Klik Tax Codes atau klik Next, Pengaturan perpajakan yang berlaku di Indonesia menetapkan bahwa setiap transaksi pembelian barang kena pajak dikenakan PPN 10% (PPN Masukkan). Pemasok tidak memungut pajak pengangkutan barang atas pengiriman barang, sehingga field Freight Tax Code diisi dengan kode N-T.

� Klik Payment Information atau klik Next, tentukan metode pembayaran untuk membayar tagihan dari pemasok. Termin transaksi pembelian yang ditetapkan adalah sebagai berikut : o Jatuh tempo piutang ditentukan pada saat transaksi pembelian dilakukan. o Diskon pembelian diberikan apabila pembayaran diterima maksimal 10 hari

dari tanggal transaksi. o Tanggal jatuh tempo pembayaran tagihan maksimal 30 hari sesudah

transaksi. o Diskon penjualan yang diberikan sebesar 3% dari harga jual.

� Klik Linked Accounts atau klik Next, tentukan nama akun yang digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran tagihan dari pemasok (Kas/Bank).

� Klik Supplier Cards atau klik Next, pada tahap ini dapat dilakukan pembuatan, pengeditan atau penghapusan kartu pemasok.

� Klik Historical Purchases atau klik Next, masukkan saldo hutang pada pemasok yang belum dilunasi perusahaan sampai dengan bulan konversi. Saldo tersebut merupakan saldo awal dari kartu hutang. Total jumlah nominal saldo awal pada tiap-tiap kartu hutang harus sama dengan jumlah nominal hutang pada neraca.

� Klik Conclusion atau klik Next, untuk mengakhiri. � Klik Close.



Sebagai ilustrasi, perhatikan contoh kasus untuk perusahaan dagang berikut ini, yaitu PT. ThunderCom adalah sebuah perusahaan dagang yang beroperasi sejak tanggal 1 Januari 2005. Barang-barang yang diperdagangkannya adalah peralatan dan souvenir yang berkaitan dengan komputer. Data perusahaan adalah sebagai berikut : • Nama Perusahaan : PT. ThunderCom • Alamat : Jl. Gaharu No. 256-K Medan • Telepon : 061-6789988 • Fax : 061-6789978 • Tahun Fiskal : 2007, Periode Januari - Desember • Atur Kode Pajak GST = PPN (Pajak Pertambahan Nilai) dan N-T = Bebas Pajak Bagan perkiraan akuntansi yang telah biasa digunakan adalah sebagai berikut :

Code Account Name Type Opening Balance

1-0000 AKTIVA Header - 1-1000 Aktiva Lancar Header - 1-1001 Kas Detail Cheque * 23.000.000 1-1002 Piutang Usaha Detail * 11.400.000 1-1003 Giro Detail Cheque * 5.961.135 1-1100 Bank Header - 1-1101 NIAGA Detail Cheque * 40.035.000,72 1-1102 DANAMON Detail Cheque * 35.230.000,64 1-1004 Perlengkapan Detail 4.500.000 1-1005 Persediaan Barang Dagangan Detail 12.225.000 1-1006 Uang Muka Kepada Pemasok Detail * 0 1-2000 Aktiva Tetap Header - 1-2100 Peralatan Header - 1-2101 HP. Peralatan Detail 25.000.000 1-2102 Akm. Peny. Peralatan Detail (4.500.000) 1-2200 Gedung Header - 1-2201 HP. Gedung Detail 85.000.000 1-2202 Akm. Peny. Gedung Detail (20.000.000)

BAB 3 STUDY KASUS



Code Account Name Type Opening Balance

2-0000 KEWAJIBAN Header - 2-1000 Kewajiban Lancar Header - 2-1001 Hutang Dagang Detail * 8.950.000 2-1002 Pendapatan Diterima di muka Detail * 0 2-1003 Gaji Terutang Detail * 2.000.000 2-1100 Hutang PPN Header - 2-1101 PPN Keluaran Detail 0 2-1102 PPN Masukkan Detail (1.111.363,64) 2-1004 Hutang Bunga Detail 0 2-1005 Hutang Lancar Lain Detail 0 2-2000 Hutang Jangka Panjang Header - 2-2001 Hutang BCA Detail 21.000.000 3-0000 MODAL Header - 3-0001 Modal Tn. Santo Detail 185.000.000 3-0002 Prive Tn. Santo Detail 0 3-0003 Laba Tahun Berjalan Detail * 0 3-0004 Laba Ditahan Detail * 2.012.500 3-0005 Saldo Penyeimbang Detail * 0 4-0000 PENDAPATAN Header - 4-1001 Penjualan Produk Detail 0 4-1002 Pendapatan Warnet Detail 0 4-1003 Pendapatan Playstation Detail 0 4-1004 Pendapatan Lain-lain Detail * 0 5-0000 HP PENJUALAN Header - 5-1001 HP Penjualan Komputer Detail 0 5-1002 HP Penjualan Komponen Komp Detail 0 6-0000 BIAYA Header - 6-1001 Biaya Gaji Detail * 0 6-2001 Biaya Peny. Peralatan Detail 0 6-2002 Biaya Peny. Gedung Detail 0 6-3001 Potongan Penjualan Detail * 0 6-3002 Potongan Pembelian Detail * 0 6-4001 Biaya Pemasaran Detail 0 6-4002 Biaya Perlengkapan Detail 0 6-4003 Biaya Listrik dan Telepon Detail 0 6-5001 Biaya Rupa-rupa Detail * 0 6-5002 Denda Keterlambatan Detail * 0 6-5003 Beban Karyawan Detail * 0



Atur Linked Account dari : • Account and Banking Account, Electronic Payment pada DANAMON • Sales Accounts : Piutang Dagang dan NIAGA, untuk komponen lainnya

disesuaikan dengan perkiraan yang ada. • Purchases Accounts : Hutang Dagang dan DANAMON, untuk komponen lainnya

disesuaikan dengan perkiraan yang ada. • Payroll Accounts: Payroll Cheque Account pada Kas, Employer Expense pada

Beban Karyawan, Wage Expense pada Biaya Gaji dan Deducation Payable pada Hutang Gaji.

• Tax Codes : Tax Collected pada PPN Keluaran dan Tax Paid pada PPN

Masukkan.

Lengkapi data pelanggan dan data pemasok, seperti di bawah ini. Nama AMIK Sun West Toko Mars Comet Toko ComBest Type Kartu Pelanggan Pelanggan Pelanggan Kode SW-201 MC-112 CB-103 Alamat Jl. Multa No. 25 Jl. Denai No. 12 Jl. Utama No. 98 Kota Medan Medan Medan Negara Indonesia Indonesia Indonesia Kontak Hendra Herman Ronal Telepon 061-8282244 061-8287492 061-8281435 Fax 061-8283344 061-8287493 061-8281455

Termin 3/10 – n/20 Denda 2 %

2/10 – n/15 Denda 2 %

3/10 – n/20 Denda 3 %

Batas Kredit 3.000.000 4.000.000 4.000.000 Saldo Awal 2.400.000 3.200.000 3.800.000

Nama AMIK Nusa Dharma PT. InterCom PT. Win Pertiwi Type Kartu Pelanggan Pemasok Pemasok Kode ND-034 IC-111 WP-202 Alamat Jl. Serda No. 25 Jl. Murra No. 62 Jl. Sinta No. 56 Kota Medan Jakarta Jakarta Negara Indonesia Indonesia Indonesia Kontak Marse Iskandar Sari Dewi Telepon 061-8282244 021-474922 021-514435 Fax 061-8283344 021-474932 021-514437

Termin 3/10 – n/30 Denda 2 %

2/10 – n/15 2/10 – n/30

Batas Kredit 3.000.000 4.500.000 3.000.000 Saldo Awal 2.000.000 3.450.000 2.700.000



Nama PT. Indo Pertiwi Abdullah Farhan Murni Yanti Type Kartu Pemasok Karyawan Karyawan Kode IP-024 FAR-75 YNT-24 Alamat Jl. Muria No. 62 Jl. Karya No. 11 Jl. Turi No. 34 Kota Yogya Medan Medan Negara Indonesia Indonesia Indonesia Kontak Handoko - - Telepon 022-571432 081361117366 08126578869 Fax 022-571452 - - Termin 2/10 – n/30 - - Batas Kredit 3.000.000 - - Saldo Awal 2.800.000 - -

Daftar Persediaan barang dagangan, seluruh harga item barang sudah termasuk Pajak.

Persediaan Barang Dagangan Kode MM1 PC1 MB1 HD4 Nama Memory 64 Processor P3 500 Mainboard P3 500 Hardisk 40 Satuan Buah Buah Buah Buah Pemasok PT. InterCom Harga Jual 45.000 65.000 66.000 355.000 Min Level 8 8 8 8 Reorder 10 10 15 10 Stok 20 12 10 10 Harga beli 37.500 55.000 55.000 335.000

Persediaan Barang Dagangan

Kode CS2 KP1 KH1 PW1 Nama Casing Mentari Kabel Power Kabel Data Hardisk Power Suply 2nd Satuan Buah Buah Buah Buah Pemasok PT. Win Pertiwi Harga Jual 165.000 5.000 6.000 62.000 Min Level 10 20 10 5 Reorder 15 30 15 10 Stok 10 50 20 14 Harga beli 142.500 2.500 2.500 40.000




Kode CD2 SC2 VG1 LC1 Nama CD Room 52x Sound Card VGA Card LAN Card Satuan Buah Buah Buah Buah Pemasok PT. Indo Pertiwi Harga Jual 73.500 26.000 34.500 18.500 Min Level 5 10 10 8 Reorder 10 15 10 10 Stok 8 20 11 15 Harga beli 55.000 15.000 25.000 10.000


Kode KB1 MO2 MN1 SP1 Nama Keyboard Mouse Optic Monitor 15” Speaker Satuan Buah Buah Buah Buah Pemasok PT. Indo Pertiwi Harga Jual 30.000 26.000 300.000 25.000 Min Level 10 12 8 10 Reorder 20 15 18 20 Stok 18 15 10 16 Harga beli 20.000 16.000 275.000 15.000



Pada perusahaan dagang, persediaan memegang peranan yang penting terhadap kemampuan memperoleh laba perusahaan. Fungsi dari manajemen persediaan adalah meminimalkan stok persediaan dan menjaga tingkat ketersediaan barang atau tingkat pelayanan terhadap pelanggan. Hal ini dilakukan untuk meminimalkan biaya yang dikeluarkan untuk pengelolaan persediaan tersebut, seperti biaya penyimpanan, biaya kerusakan, pencurian dan lain-lain. Dengan pengelolaan persediaan yang tepat dan akurat, perusahaan dapat dengan mudah mengontrol barang-barang persediaan yang terjual.

Transaksi yang menyebabkan terjadinya perubahan nilai persediaan adalah pembelian/penjualan (termasuk retur), dan kerusakan barang. Transaksi tersebut menyebabkan perubahan saldo akun kas/bank, persediaan barang dagangan, piutang, hutang, dan harga pokok penjualan.

Untuk mengelola persediaan barang, Kita dapat memanfaatkan semua fasilitas yang terdapat pada modul Inventory, yaitu : • Set Item Prices, perusahaan dapat menggunakannya untuk mengubah harga jual yang

berlaku. • Transfer Inventory, mengizinkan perusahaan untuk menyimpan perpindahan barang

dari bahan baku ke barang jadi. • Items Register, mengizinkan perusahaan untuk melihat secara umum perubahan

persediaan yang terjadi di perusahaan. Perusahaan menelusuri semua transaksi persediaan barang, termasuk penyesuaian jurnal persediaan dan perpindahannya. Dari jurnal ini perusahaan dapat mengedit, menambah atau menghapus masukkan barang yang diperlukan.

• Item List, merupakan daftar singkat barang yang dibeli dan dijual perusahaan. Item dapat berupa fisik unit barang seperti televisi atau komputer, atau berupa bisnis jasa seperti jasa kerja per jam atau servis komputer.

• Adjust Inventory, dapat digunakan perusahaan untuk mengatur jumlah dan nilai dari item persediaan.

• Count Inventory, mengizinkan perusahaan memasukkan persediaan yang tersedia saat ini. Jika perhitungan perusahaan berbeda dengan yang ada pada MYOB, maka MYOB akan memberikan perubahan persediaan untuk merekonsiliasikan perbedaan tersebut.

• Auto-Build Inventory, mengizinkan perusahaan untuk mengkombinasikan atau merakit sejumlah item persediaan baru. Auto-Bulid Inventory akan otomatis menyesuaikan dari sub item menjadi kombinasi harga menjadi sebuah item persediaan baru.

BAB 4 INVENTORY



A. Pencatatan Daftar Barang Dagangan Agar dapat memanfaatkan fasilitas Inventory, maka item-item persediaan harus

diMasukkan ke dalam sistem tersebut terlebih dahulu. Secara berkala item-item yang ada dievaluasi, sehingga dapat diketahui apa saja yang harus dibeli, bilamana dan berapa banyak, item-item mana yang harus dikeluarkan, menyesuaikan harga, dan seterusnya.

Proses pencatatan daftar barang dagangan adalah sebagai berikut : � Aktifkan Modul Inventory pada Command Centre. � Klik Item List, lalu klik New.

Ada beberapa kategori (pengelompokkan) item diantaranya : o Item tersebut merupakan bagian dari barang dagangan. Saat membuat item ini

harus diaktifkan pilihan I Buy, I Sell dan I Inventory This Item, ciri item ini : � Mempunyai harga pokok (Cost of Sales) per unit. � Melekat pada akun persediaan. � Mempunyai satuan (kuantitas).

o Item tersebut merupakan bagian dari service (jasa) yang ditawarkan (dijual) pada pelanggan. Item ini hanya dapat dijual saja, dan tidak dapat dibeli. Saat membuat item ini hanya diaktifkan I Sell This Item saja lalu pilih perkiraan yang digunakan dalam penjualan.

o Item tersebut merupakan bagian dari perlengkapan/beban usaha. Jika item ini dibeli dan dimasukkan sebagai perlengkapan atau beban dan jika dijual biasanya dimasukkan ke dalam kelompok Income atau Other Income. Aktifkan I Buy dan I Sell This Item.

� Pada tab Profil mencakup : o Pada Item Number isikan kode barang dan pada Name isikan nama barang

(Masing-masing maksimal 30 karakter). o Quantity on Hand, jumlah barang tertentu yang dimiliki perusahaan saat ini. o Current Value, merupakan jumlah nilai uang atas item yang berhasil dijual

perusahaan saat ini. o Average Cost, merupakan jumlah nilai rata-rata biaya yang sudah dikeluarkan

perusahaan untuk item tersebut. o Copy From, berfungsi untuk memasukkan perubahan yang terjadi pada item

tertentu dan menyimpannya dengan cara menimpa yang ada. Hal ini untuk mempercepat pengisian per unit barang yang sejenis.

o Inactive Item, merupakan sebuah identitas barang item tersebut masih diperjual belikan oleh perusahaan atau sudah berhenti, jika diaktifkan maka tidak dapat digunakan untuk transaksi.

o I Buy This Item, merupakan sebuah identifikasi yang menunjukkan item tersebut hasil pembelian perusahaan pada pihak lain yang berdampak pada biaya bagi perusahaan, dikaitkan ke nomor perkiraan Harga Pokok Penjualan.



o I Sell This Item, merupakan sebuah identifikasi yang menunjukkan item tersebut dijual oleh perusahaan pada pihak lain yang berdampak pada pendapatan perusahaan, dikaitkan ke nomor perkiraan Penjualan/Pendapatan Jasa.

o I Inventory This Item, merupakan sebuah identifikasi yang menunjukkan item tersebut disimpan untuk persediaan oleh perusahaan pada pihak lain yang berdampak pada akiva (persediaan) perusahaan. dikaitkan ke nomor perkiraan Persediaan Barang Dagangan/Perlengkapan.

� Klik Tab Buying Details (jika item tersebut merupakan jasa maka tahapan ini diabaikan saja). o Last Puschases Price, harga beli terakhir yang pernah dilakukan (otomatis diisi). o Buying of measure, isi satuan barang yang dibeli, misal : Buah, Unit, Kotak, dll. o Number of Item per Buying Unit, isi jumlah barang yang dibeli persatuan. o Tax Code When Bought, isi kode pajak pembelian barang (PPN Masukkan). o Minimum Level for Restocking Alert, isikan jumlah persediaan minimum untuk

jenis barang tersebut. o Primary Supplier for Reorder, isikan pemasok utama barang tersebut. o Supplier Item Number, isikan kode pemasok (jika ada). o Default Reorder Quantity, isikan jumlah pengisian kembali setelah mencapai

persediaan minimum. � Klik tab Selling Details

o Base Selling Price, isi harga jual dasar barang tersebut. o Selling Unit of Measure, isi satuan unit barang yang dijual (misalnya :Set, Unit) o Number of Item per Selling Unit, isi jumlah satuan barang yang dijual. o Tax Code When Sold, isi kode pajak penjualan barang (PPN Keluaran). o Inclusive/Exclusive, tentukan apakah harga sudah termasuk pajak (inclusive) atau

harga belum termasuk pajak (exclusive). o Calculate Sales Tax on, pilih apakah PPN dihitung dari harga Base Selling Price

atau Actual Selling Price (yang sebenarnya kita isi di dalam Invoice). � Klik tab History, apa yang sudah terjadi pada suatu barang untuk periode tertentu.

Perusahaan dapat mengedit tiap kolom histrory yang ada sesuai dengan sejarah barang tersebut.

� Klik tab Auto-Build, perusahaan dapat merakit atau membentuk produk baru dengan menggunakan bahan yang tersedia di persediaan. o Minimum Level for Restocking Alert, merupakan alarm bagi perusahaan jika

item atau barang tersebut sudah mencapai pada titik minimum yang telah ditentukan perusahaan.

o What It Takes to Build, merupakan informasi jumlah yang dibutuhkan untuk merakit barang.

o Tombol Edit, merupakan alat untuk memasukkan barang apa saja yang dibutuhkan untuk produk tersebut. Perusahaan dapat memasukkan material bahan



baku saja yang terlibat dalam proses pembentukkan produk baru ini dengan cara klik mouse pada kolom Item Number.

� Klik NEW, untuk menambah item barang dagangan. � Klik OK jika sudah selesai.

Gambar 4.1 Tampilan Item Profile

Gambar 4.2 Tampilan Buying Details

Gambar 4.3 Tampilan Selling Details



B. Pencatatan Jumlah Fisik dan Harga Beli Barang Dagangan Jika seluruh data barang yang diperdagangkan telah dicatat ke dalam kartu

persediaan selanjutnya catat jumlah fisik barang. Proses pencatatan jumlah fisik barang dalah sebagai berikut : � Klik Adjust Inventory. � Pada Date, isikan tanggal pencatatan fisik barang, misalnya : 1/1/07. � Pada Memo, isikan keterangan, misalnya : Stok Awal. � Pada kolom Item Number, isikan kode barang. � Pada kolom Quantity, isikan jumlah stok awal barang dagangan. � Pada kolom Unit Cost, isikan harga beli barang tersebut. � Pada kolom Account, isikan nomor perkiraan untuk persediaan barang dagangan dari

kelompok Asset, misalnya : 1-1005 (Persediaan Barang Dagangan). � Perhatikan gambar di bawah ini. � Jika sudah selesai pencatatan seluruh jumlah stok awal barang dagangan beserta harga

beli, klik Record.

Gambar 4.4 Jendela Adjust Inventory

C. Build Items

Build items adalah suatu aktifitas menggabungkan beberapa barang menjadi satu sesuai dengan daftar item yang akan di-build yang telah dipilih pada saat pembuatan item list. Seperti contoh berikut ini adalah Item PC Build up – P3 500 yang telah diisikan komponen bahan yang dibutuhkan seperti tampil gambar berikut :



Gambar 4.5 Auto-Build

Contoh : Tanggal 2 jan 2007, perusahaan merakit 1 buah PC Build up - P3 500 gabungan dari beberapa barang, masing-masing 1 unit. Barang yang dipaket (digabung) tersebut sesuai dengan berapa unit yang dibutuhkan. � Setelah diklik Auto-Build Inventory, maka akan muncul kotak dialog Auto-Build

Inventory. Kita tinggal mengisikan jumlah barang yang akan dibuild pada Qty to Build (lihat gambar di bawah ini), lalu klik tombol Build Items.

Gambar 4.6 Auto-Build Inventory

� Selanjutnya akan ditampilkan kotak dialog isian Transfer Inventory, Kita isikan tanggal build dilakukan (2 Jan 2007) dan memeriksa jumlah barang yang dibutuhkan tersebut.



Gambar 4.7 Transfer Inventory

D. Transfer Inventory

Item transfer adalah suatu aktifitas memindahkan suatu barang (barang tersebut berkurang) dan menjadikannya barang baru dengan kuantitas yang baru pula (barang tersebut bertambah). Proses ini bisa digunakan untuk perusahaan perakitan barang yang merakit beberapa bahan/barang menjadi satu jenis barang baru. Otomatis perhitungan HPP atas harga barang baru dihitung berdasarkan total harga pokok barang yang digabungkan tersebut. Contoh : Tanggal 3 Jan 2007 perusahaan merakit 2 buah PC P3 500 gabungan dari beberapa bahan/barang masing-masing 1 unit untuk 1 Pcs PC P3 500. Job CM-33 (Computer) dan Category PROD (Produksi), buat dulu job dan categori/departemen tersebut.



Gambar 4.8 Transfer Inventory

E. Menghitung Nilai Persediaan dan Penyesuaian Saldo Persediaan

Perusahaan harus mengecek jumlah fisik persediaan secara berkala. Jika terdapat persediaan barang yang rusak atau hilang, hal tersebut harus segera dicatat dalam penyesuaian persediaan agar jumlah persediaan yang dapat digunakan kembali normal dan stabil. � Klik Count Inventory, pada modul Inventory di Command Centre.

Gambar 4.9 Count Inventory

� Pada kolom Counted isikan dengan jumlah fisik barang yang masih ada. � Kolom Difference akan menampilkan selisih On Hand dengan Counted. � Jika terdapat perbedaan antara kolom On Hand dengan Counted, maka klik Adjust

Inventory. � Pada Ajustment Information, Default Ajustment Account : Biaya Rupa-rupa. � Klik Continue, pada Adjust Inventory isikan Date dan Memo, lihat gambar di bawah

ini. � Klik Record, untuk menyimpan.



Gambar 4.10 Adjust Inventory

F. Pembuatan Job

Job di dalam MYOB diartikan sebagai pekerjaan pada sebuah departemen atau divisi. Dengan menggunakan fasilitas Job memungkinkan perusahaan untuk dapat melihat laporan laba rugi secara keseluruhan. Fungsi Jon sangat penting jika dipergunakan perusahaan kontruksi, anak/cabang, dan industri dengan sistem Harga Pokok Pesanan.

Proses pembuatan job hampir sama dengan pembuatan daftar perkiraan, di setiap job bisa sebagai Header (masih dapat dibagi lagi) dan Detail (tidak dapat dibagi lagi) dan berhubungan langsung dengan transaksi. Proses pembuatan job adalah sebagai berikut : � Klik menu Lists, pilih Jobs. � Klik New, isikan seperti gambar di bawah ini.

Gambar 4.11 New Job

� Pada Header Job (Not Postable), diaktifkan jika job merupakan kepala dari beberapa

job lainnya. � Pada Detail Job (Postable), diaktifkan jika job tersebut adalah bagian yang harus

diselesaikan dan berhubungan langsung dengan transaksi dan pelanggan. � Pada Inactive Job, aktifkan jika job tersebut untuk sementara/selamanya tidak dipakai

lagi untuk transaksi. � Pada Track Reimbusables, aktifkan jika job tersebut merupakan job yang dapat

direimbulse pengeluarannya.



� Pada Job Number, isikan nomor job (maksimal 5 digit). � Pada Job Name, isikan nama job (maksimal 25 digit). � Pada Description, isikan keterangan singkat yang berhubungan dengan job tersebut,

seperti kriteria, langkah kerja dan lain-lain. � Pada Contact, isikan nama orang yang bisa dihubungi sebagai atas nama pelanggan. � Pada Percent Complete, isikan persentase sampai dimana penyelesaian job tersebut. � Pada Start Date, isikan tanggal dimulainya job. � Pada Finished Date, isikan tanggal diselesaikannya job. � Pada Manager, isikan siapa manager job. � Pada Linked Customer, pilih jika job tersebut hanya berhubungan kepada satu

pelanggan saja, hanya diisikan pada job yang bertipe Header. � Klik OK.



Modul Banking digunakan untuk pencatatan transaksi yang menggunakan cek atau kartu kredit sehingga menyebabkan perubahan saldo pada rekening bank atau hutang. Transaksi yang termasuk di dalam menu Banking adalah Spend Money, Receive Money dan Reconcile Account. Transaksi tersebut meliputi pengeluaran cek, deposito, pencetakkan cek, penyesuaian catatan perusahaan dengan catatan bank, jurnal transaksi dan Cash flow, serta Print Cheques.

Reconcile Account berfungsi seperti kita melakukan rekonsiliasi bank secara manual. MYOB memberikan fasilitas reconcile untuk semua perkiraan, seperti data kas/bank, Piutang dan Hutang, ketiga perkiraan inilah yang sering dilakukan cross check dengan pihak ekstern. Selain itu, Kita juga dapat melakukan reconcile untuk piutang karyawan dan account lainnya.

Spend money diartikan sebagai transaksi yang bersifat mengeluarkan uang untuk keperluan usaha, yaitu pengeluaran uang selain untuk membayar hutang dagang/usaha. Seperti membeli perlengkapan/ATK, membayar biaya/beban usaha, mengeluarkan cek dari bank untuk keperluan intern/ekstern. Kita dapat menggunakan sistem pembayaran secara langsung dengan memilih Pay From Account lalu pilih jenis kas/bank yang mengeluarkan uang tersebut, dapat juga memilih jenis pengeluaran dengan Electronic Payment. Biasanya, jika Kita membayar secara tunai gunakan Pay From Account, tetapi jika membayar dengan Giro maka pilih Electronic Payment. Nanti saat Giro tersebut cair lakukan Prepare Electronic Payment dari modul Banking.

Berikut ini adalah contoh tahapan pencatatan pengeluaran kas pada bank yang dilakukan melalui spend money : � Pada Command Centre, klik Modul Banking, lalu klik tombol Spend Money. � Pada Pay From Account, pilih salah satu rekening yang digunakan. � Pada Card, pilih nama customer atau vendor yang diinginkan. � Pada Memo, isi keterangan yang menjelaskan transaksi tersebut. � Pada Cheque No., isi nomor cek yang dikeluarkan atau slip pengeluaran. � Pada Date, isi dengan tanggal transaksi. � Pada Amount, isi dengan jumlah dana yang dikeluarkan. � Pada Acct # (Allocation Account), isi dengan nomor rekening lawan dari Account

terpilih di atas. � Pada Amount, isi dengan nilai yang sama pada Amount yang ada di bagian atas. � Pada Job, isikan denga kode job (jika ada). � Pada Tax, isi dengan kode pajak (jika ada). � Klik tombol Record jika telah selesai.

BAB 5 BANKING



Contoh : Tanggal 31 Jan 2007, Membayar biaya-biaya pemasaran untuk periode bulan ini 1.300.000, Iklan 850.000, Entertainment 1.450.000 dan Transportasi 540.000 (dana Bank Niaga).

Gambar 5.1 Spend Money – Contoh 1

Tanggal 31 Jan 2007, Membayar jasa tenaga ahli untuk penyusunan laporan keuangan pajak 2.150.000 dengan dana Bank Niaga.

Gambar 5.2 Spend Money– Contoh 2

Tanggal 31 Jan 2007, Mengeluarkan dana Bank Niaga untuk keperluan pengisian kas 10.000.000.




Tanggal 7 Feb 2007 perusahaan membeli 1 unit AC LG dengan harga Rp 2.640.000,- transaksi tersebut dibayar dengan cek NIAGA.


Print Cheques digunakan untuk mencetak cek yang dikeluarkan perusahaan, seperti

slip pengeluaran atau penggunaan kartu kredit yang ada hubungannya dengan transaksi yang terjadi. Pencetakkan cek secara langsung dari print tidak lazim digunakan di Indonesia, selain terkesan tidak otentik juga sering menimbulkan kesalahan letak (penempatan) kertas di print.



Receive money adalah kebalikan daripada spend money, digunakan untuk mencatat jenis transaksi penerimaan kas/bank, seperti penerimaan pengembalian pinjaman dari karyawan, pendapatan bunga dari bank, dan penjualan aktiva selain inventory. Contoh : Tanggal 2 Feb 2007, Perusahaan memperoleh hasil investasi dari PT. World Gold 12.340.000 dan PT. Buana Centre 8.455.000, hasil tersebut ditransfer ke Niaga.

Gambar 5.5 Receive Money– Contoh 1

Tanggal 4 Feb 2007, Menjual saham biasa 1.000 Lbr dengan nominal Rp 1000/Lbr laku dijual dipasar dengan harga Rp 1.300/Lbr. Hasil penjualan diterima dalam bentuk Giro.

Gambar 5.6 Receive Money– Contoh 2



Prepare Bank Deposite adalah proses pencairan cek/giro yang diterima dari pelanggan atau card lainnya. Kita dapat mencairkan (Clearing) beberapa jenis giro pada satu tanggal yang sama atau juga bisa dilakukan ke beberapa jenis bank yang berbeda.



Purchases digunakan untuk mencatat pemesanan (Purchases Order), pembelian atau penerimaan, pengembalian barang kepada pemasok dan mencetak bukti transaksi, serta pengeluaran yang berhubungan dengan pembelian barang yang diperdagangkan tersebut.

Dalam perusahaan menengah setiap ada pembelian harus diketahui dan disetujui oleh atasanya (approve by). Bagian pembelian sebelum melakukan order keluar (kepada supplier) harus membuatkan permohonan (Quote) pemesanan pembelian ke atasannya. Tampilan Quote, Order dan Bill sama saja, tetapi warna form-nya berbeda. A. Enter Quote

Form ini berguna untuk membuat permohonan (quote) atas pembelian suatu barang/item. Transaksi quote ini tidak akan mengakibatkan jurnal di accounting. Quote tersebut dapat dijadikan Order kepada pemasok atau Bill pada bagian pembelian. Contoh : Tanggal 5 Feb 2007, Perusahaan membuat rencana pembelian kepada PT. InterCom, berupa 10 buah Hardisk harga @ 335.000 dan 10 buah Processor P3 harga @ 55.000. � Klik Enter Purchases, pada Modul Purchases. � Buka form Quote, melalui item list di kiri atas form. � Lakukan perubahan pada Date dan Supplier Inv, serta beberapa informasi lainnya

seperti pajak dan lainnya, lihat gambar di bawah ini. � Akhiri dengan mengklik Save Quote.

Gambar 6.1 Formulir Quote

BAB 6 PURCHASES



B. Enter Order Sebuah perusahaan yang baik, akan menyusun sebuah prosedur dimana tidak akan

ada pembelian jika tidak dibuatkan ordernya. Tahap pembuatan order adalah sebagai berikut : � Aktfikan Purchases Register, pilih bagian Orders. � Isikan data barang dan data order lainnya, seperti tanggal order, nama pemasok, jumlah

dan nama barang yang dibeli. Ada dua kemungkinan dalam pembuatan order, yaitu :

• Order yang dilakukan tanpa membuatkan quote, dalam hal ini, Kita hanya mengisikan data yang perlu Kita pesan langsung dari menu Enter Purchases, lalu pilih order, lalu isikan data barang dan data order lainnya.

• Order yang dilakukan sudah dibuatkan quote, dalam hal ini, Kita ambil dari Purchases Register,di bagian quotes, Kita cari baris quote yang akan dijadikan order, klik quote tersebut lalu klik Change to Order, lakukan perubahan terhadap order sesungguhya.

Saat melakukan order adakalanya kita harus membayar uang muka agar barang yang dipesan cepat dikirim. Saat barang yang dipesan dikirim maka order tersebut dijadikan sebagai Bill. Beberapa kemungkinan dalam pembayaran uang muka antara lain : • Dibayar bersamaan order, kemungkinan ini dapat Kita lakukan dengan mengisikan

field Paid Today pada form Orders. • Dibayar pada waktu berlainan dengan order dan dibayar dengan kas/bank yang bukan

Linked Account Purchases yang telah ditetapkan sebelumnya. Hal ini harus dilakukan dari form Pay Bill.

Contoh : Tanggal 8 Feb 2007, Perusahaan membuat order pembelian kepada PT. Win Pertiwi dengan uang muka 1.000.000, berupa : 15 buah Casing Mentari harga @ 142.500 dan 10 buah Power Suply 2nd harga @ 40.000. � Klik Enter Purchases, pada Modul Purchases. � Buka form Order, melalui item list di kiri atas form. � Lakukan perubahan pada Date dan Supplier Inv, serta beberapa informasi lainnya

seperti pajak dan lainnya, lihat gambar di bawah ini. � Akhiri dengan mengklik Record.



Gambar 6.2 Formulir Order

C. Enter Bill

Enter Bill merupakan formulir untuk mencatat pembelian barang dagangan atau jasa. Dalam bisnis biasanya pembelian barang dagangan melalui dua cara. Pertama, langsung ke proses pembelian barang sehingga dicatat sebagai pembelian. Kedua, melalui tahap pemesanan barang atau jasa dan penerimaan barang atau jasa yang telah dipesan sebelumnya. Pembelian cara pertama dicatat dengan istilah Purchases, sedangkan proses pemesanan barang pada cara kedua dicatat dengan istilah Purchases Order.

Ada tiga macam barang yang dapat dibeli oleh perusahaan : • Barang habis dipakai atau jasa, yang tidak dicatat dalam stok gudang. • Barang yang akan dikapitalisasi dan masuk dalam kategori aktiva tetap, seperti : AC,

Kendaraan, Mesin-mesin, Peralatan dan lain-lain. • Barang yang akan dijadikan barang produksi atau barang dagangan yang biasanya

dicatat dalam stok gudang.

1. Direct Purchases Kemungkinan ini sering terjadi pada perusahaan yang melakukan pembelian

langsung kepada pemasok seperti pasar, toko kecil, swalayan dan sebagainya. Sifat dari pembelian ini adalah seketika tanpa ada order. Pemasok juga jarang berinteraksi dengan perusahaan.

Contoh : Tanggal 15 Feb 2007 perusahaan membeli perlengkapan untuk ATK 380.000 dan membayar service atas peralatan kantor yang rusak 250.000, transaksi tersebut langsung dibayar tunai. � Atur Purchases Linked Account, Cheque Account for Paying Bills : Kas. � Buka form Bill, melalui Enter Purchases. � Ubah Layout menjadi Miscellaneous. � Pada Supplier pilih pemasok, misalnya Supplier Tunai.



� Isikan nomor faktur dan tanggal faktur. � Ketikkan pada kolom Description sesuai dengan jenis biaya yang dikeluarkan. � Pada Acct#, pilih account yang sesuai dengan jenis biaya tersebut. � Pada Amount, isikan jumlah yang harus dibayar atas transaksi tersebut. � Pada Job, pilih jenis job yang sesuai jika pengeluaran tersebut berhubungan

dengan suatu job yang sedang dikerjakan. � Pada Tax, pilih kode pajak yang sesuai. � Pada Paid Today, isikan jumlah yang dibayar atas pembelian tersebut. � Klik Record, muncul pesan apakah ingin mengubah kode pajak, jawab NO. � Muncul konfirmasi apakah benar ingin melakukan pembayaran ke pemasok

tersebut melalui Paid Today ini atau dari Pay Bill, pilih OK.

Gambar 6.3 Bill - Miscellaneous

Tanggal 20 Feb 2007, perusahaan menerima tagihan dari Klinik Kesra atas pengobatan karyawan selama bulan januari (4 orang) sebesar 618.500 atas jasa pengobatan tersebut perusahaan membebankan ke akun Beban Karyawan. � Ubah Layout menjadi Profesional. � Pilih Supplier yaitu Klinik Kesra. � Isikan seperti gambar di bawah ini.



Gambar 6.4 Bill – Profesional

Tanggal 23 Feb 2007 perusahaan membeli barang dagangan secara tunai kepada PT. Indo Pertiwi, berupa : 18 buah Monitor 15” @ 275.000 Discount 2% 10 buah VGA Card @ 25.000 Discount 0% 10 buah CD Room 52x @ 55.000 Discount 0% � Terlebih dahulu atur Purchases Linked Account, Cheque Account for Paying

Bills : Danamon. � Ubah Layout menjadi Item. � Pada Supplier, isi dengan nama pemasok yaitu PT. Indo Pertiwi. � Pada Date, isikan tanggal pembelian, yaitu 2/23/07. � Pada Supplier Inv#, isi dengan nomor faktur (jika ada). � Pada kolom Received, isi dengan jumlah barang yang dikirim pemasok. � Pada kolom Item Number, isi dengan kode barang yang dibeli. � Pada kolom Disc%, isi dengan persentase potongan pembelian (jika ada). � Pada Comment, isi dengan komentar yang akan disampaikan kepada pemasok. � Pada Ship Via, isi dengan keterangan pengiriman barang. � Pada Promise Date, isi dengan tanggal kesanggupan membayar jika merupakan

pembelian kredit. � Pada Freight, isi biaya angkut pengiriman barang (jika ada). � Pada Paid Today, isi dengan jumlah uang yang dibayarkan. � Jika sudah selesai, klik Record.



Gambar 6.5 Bill – Item

2. Change from Quote to Bill

Kemungkinan ini digunakan jika pembelian barang langsung diterima tagihan dan barangnya tanpa harus mencetak quote. Biasanya hal ini terjadi karena si penjual tidak perlu minta purchases order dari kita, sehingga pencetakkan order dapat diabaikan. � Buka form Purchases Register, pilih bagian Quotes. � Klik baris quote yang ingin dijadikan sebagai Bill.

Gambar 6.6 Purchases Register - Quotes

� Klik Change to Bill. � Selanjutnya akan ditampilkan form Bill, lakukan perubahan pada Date dan

Supplier Inv, serta beberapa informasi lainnya seperti pajak dan lainnya. � Klik Record, untuk menyimpan.



Gambar 6.7 Change Quote - Bill

3. Change from Order to Bill

Kemungkinan ini lebih sering terjadi jika dibandingkan dengan Quote – Change to Bill. Sebuah perusahaan yang mempunyai sistem yang baik, akan menyusun sebuah prosedur dimana tidak akan ada pembelian jika tidak dibuatkan Ordernya. � Buka form Purchases Register, pilih bagian Order. � Klik baris order yang ingin dijadikan sebagai Bill.

Gambar 6.8 Purchases Register - Order

� Klik Change to Bill. � Selanjutnya akan ditampilkan form Bill, lakukan perubahan pada Date dan

Supplier Inv, serta beberapa informasi lainnya seperti pajak dan lainnya. � Klik Record, untuk menyimpan.



Gambar 6.9 Change Order - Bill

D. Penerimaan Barang Sebagian dari Order

Adakalanya karena kekurangan barang, pihak pemasok akan mengirimkan barang kurang dari yang dipesan.

Contoh : Menjadikan Bill dari Order PT. Win Pertiwi yang dibuat pada tanggal 5 Feb 2007 untuk penerimaan barang per tanggal 11 Feb 2007. Karena pihak pemasok kekurangan stok, maka sebagian barang terpaksa tidak bisa dikirim hari itu juga. Harga yang dibuat adalah Tax Inclusive ditambah Biaya Angkut atau ongkos kirim 50.000 (N-T). � Aktifkan form Purchases Register, pilih bagian Orders. � Sorot baris order yang akan dijadikan sebagai Bill. � Klik Change to Bill, form Bill akan terbuka. � Lakukan perubahan data Bill, sesuai dengan invoice dari pemasok utama, kolom

Received (jumlah yang diterima) dan Backorder (jumlah yang belum dikirim). � Klik Record untuk menyimpan.

Gambar 6.9 Change Order - Bill



E. Retur Pembelian Transaksi retur pembelian (Purchases Return) terjadi akibat pembeli (Customer)

mengembalikan barang yang dibeli kepada pemasok (Vendor) karena sesuatu hal. Transaksi ini dicatat dengan dua langkah yaitu : • Mencatat pengembalian barang dengan cara mengklik Enter Purchases, kemudian

catat pengembalian barang dengan angka negatif pada kolom Received di dalam form Bill, selanjutnya klik Record.

• Membebankan Invoice yang negatif tersebut ke Invoice lainnya (Apply to Purchases atau Received Refund).

Contoh : Tanggal 11 Feb 2007, Perusahaan mengembalikan barang dagangan karena rusak kepada PT. InterCom, berupa : 2 buah Hardisk harga @ 335.000 dan 1 buah Processor P3 harga @ 55.000. Tanggal 12 Feb 2007, Perusahaan mengembalikan barang dagangan karena rusak kepada PT. Indo Pertiwi, berupa : 2 buah Monitor harga @ 275.000. � Klik Enter Purchases, pada modul Puchases. � Pada Supplier, isi dengan nama pemasok yaitu PT. InterCom. � Pada Date, isikan tanggal pengembalian, yaitu 2/11/07. � Pada kolom Received, isi dengan angka negatif, untuk jumlah yang dikembalikan. � Pada kolom Item Number, isi dengan kode barang yang dikembalikan. � Pada kolom Disc%, isi dengan persentase potongan pembelian (jika ada). � Pada Comment, isi dengan komentar yang akan disampaikan kepada pemasok. � Jika sudah selesai, klik Record.

Gambar 6.10a Pengembelian Barang Dagangan



Gambar 6.10b Pengembelian Barang Dagangan

Membebankan retur ke Apply to Purchases dengan cara :

� Klik Purchases Register. � Klik tab Return & Debit, pilih data pengembalian barang.

Gambar 6.11 Returns & Debits

� Klik icon Apply to Purchases. � Isikan ID# dan Date melakukan retur, serta pilih baris Amount Applied dan isikan

sebesar Debit Amount ke baris paling bawah. � Klik Record untuk menyimpan data.



Gambar 6.12 Apply to Purchases

Mencatat penerimaan uang dari pemasok dilakukan dengan cara :

� Klik Purchases Register. � Klik tab Return & Debit, pilih data pengembalian barang, lihat Gambar 6.11 di atas. � Klik icon Received Refund. � Pada Deposite to Account hubungkan ke nomor perkiraan kas/bank. � Isikan ID# dan Date pencatatan Payment Method pilih Cash. � Klik Record untuk menyimpan data.

Gambar 6.13 Received Refund

Adakalanya, karena suatu hal perusahaan menukar barang yang telah dibeli dengan

jenis barang lainnya. Contoh : Tanggal 14 Feb 2007 , dikembalikan 1 buah Casing Mentari karena rusak dan diganti dengan 5 buah Power Suply kepada PT. Win Pertiwi. � Aktifkan Enter Purchases. � Pada Supplier, isi dengan nama pemasok. � Pada Date, isi tanggal pembelian.



� Pada Received, isi dengan angka minus untuk jumlah barang yang dikembalikan, dan isi dengan angka positif untuk barang pengganti.

� Pada Item Number, isi dengan kode barang. � Pada Disc%, isi dengan persentase potongan (jika ada). � Pada Comment, isi dengan komentar yang akan disampaikan kepada pemasok. � Pada Paid Today, isi dengan jumlah uang yang dibayarkan jika nilai Total Amount

positif, dan jika negatif maka membebankan Invoice yang negatif tersebut ke Invoice lainnya (Apply to Purchases atau Received Refund).

� Jika sudah selesai, klik Record.

Gambar 6.14 Retur Pembelian

F. Pembayaran Hutang Kepada Pemasok

Pembayaran yang dicatat melalui modul Purchases adalah semua pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan kepada pemasok (vendor) yang berhubugan langsung dengan pembelian barang atau jasa aktivitas utama perusahaan. Misalnya pembayaran angsuran atau pelunasan hutang dari transaksi pembelian barang /jasa. Ada beberapa kemungkinan dalam hal pembayaran hutang kepada pemasok : 1. Membayar hutang dengan pilihan langsung ke Cash/transfer.

Contoh : Tanggal 2 Mar 2007 perusahaan membayar hutang pada PT. Win Pertiwi, dibayar dengan transfer langsung ke DANAMON sebesar 2.000.000,. � Buka from Pay Bills, melalui modul Purchases. � Pay From Account, Kas/Bank yang dipakai untuk membayar hutang, yaitu

DANAMON. � Pada Balance, menunjukkan saldo terakhir sebelum transaksi dilakukan. � Pada Supplier, pilih pemasok yang akan dibayar PT. Win Pertiwi. � Pada Payee: secara default muncul alamat pemasok. � Pada Memo, secara default langsung dimunculkan (Payment; PT. Win Pertiwi),

dapat diganti dengan keterangan singkat yang dibutuhkan.



� Pada Change Number, bisa diketik sendiri, secara default sudah diberikan nomor dengan sistem penomoran menambah satu angka dari nomor sebelumnya dari bank yang sama.

� Pada Date, tanggal pembayaran hutang, misalnya 3/2/07. � Pada Amount, ketikkan jumlah yang dibayarkan, misalnya 2.000.000 � Pada Amount Applied, isikan baris faktur mana saja yang dibayar. � Klik Record untuk menyimpan data.

Gambar 6.15 Pay Bills

2. Membayar hutang sebuah faktur lunas dengan mendapatkan potongan.

Contoh : Tanggal 14 Feb 2007 perusahaan membayar hutang kepada PT. InterCom, dibayar dengan transfer langsung ke DANAMON sebesar 3.450.000 untuk saldo awal hutang dan 1.550.000 untuk invoice per 10 Feb 2007 dengan discount yang diperoleh 78.000. � Buka from Pay Bills, pada modul Purchases. � Pada Supplier, pilih pemasok yang akan dibayar PT.InterCom. � Pada Date, isikan tanggal pembayaran hutang, yaitu : 2/14/07. � Pada Amount, ketikkan jumlah yang dibayarkan, misalnya : 5.000.000 � Pada Discount, ketikkan besarnya diskon, misalnya : 78.000 � Pada Amount Applied, isikan baris faktur mana saja yang dibayar. � Klik Record untuk menyimpan data.



Gambar 6.16 Pay Bills dengan Discount

3. Membayar hutang karena terlambat sehingga diberikan Finance Charge.

Contoh : Tanggal 25 Feb 2007 perusahaan membayar hutang pada PT. Indo Pertiwi, dibayar dengan transfer langsung ke DANAMON sebesar Rp 2.800.000 untuk saldo awal hutang, karena sudah terlambat membayar oleh supplier diberikan denda sebesar 130.000.

Gambar 6.17 Pay Bills dengan Finance Charge



Modul Sales digunakan untuk mencatat transaksi penjualan barang yang diambil dari gudang perusahaan baik secara tunai atau kredit. Selain itu, untuk mencatat retur penjualan dan penerimaan yang berhubugan dengan penjualan tersebut.

Sales dapat dikatakan lawan dari Purchases dan konsep pencatatan transaksi pada Sales hampir mirip dengan Purchases, seperti proses pencatatan penjualan, retur barang, menukar barang, order dan pembayaran hutang.

A. Mencatat Order Penjualan

Modul Sales dapat dipakai mulai dari kita membuat penawaran (quotation) kepada pelanggan, menerima order, sampai mengirim invoice. Langkah pembuatan penawaran tidak akan dibahas karena biasanya dalam pembuatan penawaran ada banyak perubahan yang terjadi. Langkah pencatatan data akan kita mulai dari diterimanya kontrak order sampai pada pembuatan invoice, yang perlu kita perhatikan adalah : • Dalam pencatatan order penjualan ada kalanya perusahaan menerima uang muka. Pada

saat pencatatan order, besar uang muka kita catat dalam lembar order dan secara otomatis MYOB akan mencatatnya sebagai deposite pelanggan dalam kelompok Hutang (Liabilities) pada neraca.

• Bila barang telah dikirimkan, perusahaan dapat sekaligus mengirimkan inovice dari pesanan tersebut. Pada saat invoice dicatat, otomatis uang muka pelanggan tadi akan mengurangi jumlah yang harus dibayar oleh pelanggan. Apabila pelanggan tidak melakukan pembayaran secara tunai, MYOB secara otomatis akan mencatat kekurangan pembayarannya sebagai piutang usaha/dagang.

B. Mencatat Penjualan

Mencatat penjualan dapat dilakukan melalui Enter Sales, merupakan formulir untuk mencatat penjualan barang atau jasa baik secara tunai maupun kredit. Cara pencatatannya sebagai berikut. Contoh : Tanggal 2 Jan 2007, perusahaan melakukan penjualan kredit kepada Toko Mars Comet dengan pembayaran awal 1.000.000, berupa : 10 buah Memory 64 Harga @ 45.000 5 buah Monitor 15” Harga @ 300.000 5 buah CD Room 52x Harga @ 73.500

BAB 7 SALES



� Pada Command Centre, klik Modul Sales, Lalu klik Enter Sales � Pada Customer, isi dengan nama pelanggan Toko Mars Comet. � Pada Date, isikan dengan tanggal penjualan, yaitu 1/2/07. � Pada Customer PO#, isi dengan nomor referensi pemesanan barang dari pelanggan. � Pada kolom Ship, isi dengan jumlah barang yang dibutuhkan pembeli. � Pada kolom Back Order, isi dengan angka (selisih) jika jumlah persediaan barang

lebih kecil dari yang dibutuhkan. � Pada kolom Item Number, isi dengan kode barang yang dijual. � Pada kolom Disc %, isi dengan persentase potongan penjualan. � Pada Salesperson, isi dengan nama karyawan bagian penjualan, yaitu Yanti. � Pada comment, isi dengan komentar yang akan disampaikan kepada pelanggan. � Pada Ship Via, isi dengan keterangan pengiriman barang. � Pada Promised Date, isi dengan tanggal kesanggupan membayar dari pelanggan jika

merupakan penjualan kredit. � Pada Freight, isi ongkos angkut pengiriman barang. � Pada Paid Today, isi dengan jumlah uang yang dibayar oleh pelanggan. � Klik tombol Record jika telah selesai.

Gambar 7.1. Formulir Invoice

C. Return Penjualan

Transaksi return penjualan (sales return) terjadi akibat pelanggan atau konsumen mengembalikan barang yang telah dibeli karena sesuatu hal, misal barang tersebut rusak dan lain-lain. Transaksi dicatat dengan 2 langkah yaitu : 1. Mencatat pengembalian barang dengan cara mengklik tombol Enter Sales kemudian

catat pengembalian barang dari pelanggan atau konsumen dengan angka negatif pada kolom ship selanjutnya klik Record. Lihat Gambar 7.2 di bawah ini.

2. Catat pengembalian uang kepada pelanggan tersebut dengan cara mengklik Sales Register, klik tab Returns & Credits kemudian pilih data pengeluaran uang dari pengembalian barang, lihat Gambar 7.3 di bawah ini. Selanjutnya klik icon Apply to



Sale (jika pembelian kredit) atau Pay Refund (jika pembelian tunai). Pada Date isikan tanggal transaksi, pada Account hubungkan keperkiraan NIAGA serta isikan ketarangan lainya. Lihat Gambar 7.4 di bawah ini, selanjutnya klik Record.

Contoh : Tanggal 3 Jan 2007 , Toko Mars Comet mengembalikan kepada perusahaan 2 buah CD Room 52x, karena rusak. Berdasarkan kesepakatan bahwa hutang Toko Mars Comet berkurang senilai jumlah barang yang dikembalikan.

Gambar 7.2 Retur Invoice

Gambar 7.3 Settle Returns & Credits

Gambar 7.4 Apply to Sale



D. Penerimaan Kas Dari Pelanggan Penerimaan uang yang dicatat melalui Modul Sales adalah semua penerimaan dari

pelanggan (customer payments) yang berhubungan langsung dengan penjualan barang atau jasa aktivitas utama perusahaan. Misalnya pembayaran angsuran atau pelunasan hutang (bagi pelanggan) dan piutang (bagi perusahaan) dari transaksi pembelian barang/jasa. Contoh : Tanggal 21 Jan 2007, Toko ComBest melakukan pelunasan hutangnya kepada perusahaan. � Klik tombol Received Payments, pada modul Sales. � Pada Deposite to Account, pilih rekening untuk mencatat transaksi, yaitu : NIAGA. � Pada Customer, pilih nama pelanggan, yaitu Toko ComBest. � Pada Date, isi tanggal transaksi, yaitu 1/21/07. � Pada Amount Received, isi dengan nilai penerimaan dari pelanggan, yaitu 3.800000 � Pada Amount Applied, isi dengan nilai yang sama pada Amount Received di atas. � Setelah selesai klik tombol Record.

Gambar 7.5 Receive Payments

Latihan : Tanggal 2 Feb 2007, Perusahaan melakukan penjualan kepada PT. ComBest secara kredit dengan pembayaran awal 5.500.000, berupa : 10 buah Cassing harga @ 165.000 10 buah Hardisk harga @ 355.000 10 buah Monitor harga @ 300.000 Tanggal 5 Feb 2007, Perusahaan melakukan penjualan 1 unit PC Build up – P3 500 kepada Customer Tunai. Tanggal 7 Feb 2007, Perusahaan menerima pesanan dari PT. Mars Comet 10 buah Hardisk dan 5 buah Processor dengan uang muka 2.500.000. Tanggal 18 Feb 2007, AMIK Nusa Dharma dan AMIK Sun West Melunasi hutangnya.



Modul Time Billing fungsinya hampir sama dengan Sales. Activities List sifatnya hampir sama dengan Item List di modul Inventory. Activities List adalah sebuah daftar (Item) yang ditawarkan pada customer, dipakai dalam satuan pemakaian tertentu dengan biaya tertentu pula.

Selain nantinya dijual pada customer juga dapat digunakan untuk pemakaian sendiri. Modul Sales menyediakan satu layout (type) penjualan dengan pilihan Time Billing. Dengan pilihan tersebut kita dapat memilih Activities List yang telah kita isikan di modul Time Billing. A. Activities List

Activities list adalah suatu daftar jasa/service yang akan dijual pada customer atau akan dipakai oleh perusahaan sendiri dengan sistem perhitungan pembayaran per jam atau per satuan tertentu. Contoh : • Warnet menyewakan komputer dengan tarif sewa per jam sebesar Rp 3.500 • Play Station dengan sewa per jam sebesar Rp 3.000 • Photo Copy dengan tarif Rp 125/lembar untuk keperluan ekstarnal. • Photo Copy untuk keperluan internal kantor (Non Chargeable).

1. Type, Status dan Rate Pengaturan tipe dalam pembuatan Activities List dibagi dua, yaitu : Hourly dan

Non Hourly. • Hourly : dasar perhitungan ditetapkan per satuan jam. • Non Hourly : dasar perhitungan ditetapkan per hari, per lembar, per

borongan, per malam, dan lainnya. Pengaturan Status Activities List dibagi dua, yaitu : Chargeable dan Non

Chargeable. • Chargeable : jumlah perhitungan dapat ditagihkan ke cutomer (Invoice). • Non Chargeable : untuk keperluan intern (tidak ditagihkan ke customer).

Rate adalah dasar perhitungan per satuan yang dipilih. Terdapat tiga pilihan, yaitu :

• Use Employee Billing Rate : dasar penagihan jumlah dan satuan/unit ditetapkan oleh personal/employee yang mengerjakan proyek tersebut. Seperti sebuah konsultan yang menjalankan adalah staffnya. Berdasarkan laporan

BAB 8 TIME & BILLING



staff tersebut ditentukan jumlah dan satuan/unit yang dimasukkan dalam invoice.

• Use Customer Billing Rate : tarif atas kesepakatan dengan customer. • Use Activity Rate : tarif berlaku untuk umum persatuan yang ditetapkan.

2. Pembulatan Jam Jika menggunakkan perhitungan jam maka mungkin dalam pelaksanaannya

tidak tepat satu jam, bisa kurang dan bisa lebih sedikit dari satu jam. Kita dapat menentukan apakah sisa tersebut akan dibulatkan ke atas atau ke bawah dengan membuka menu Setup, pilih Preference, pilih bagian System lalu isi seperti gambar di bawah ini.

Gambar 8.1 System – Pembulatan Jam

MYOB memberikan enam jenis pembulatan mulai dari setiap 1,6,12,15 dan 30 menit, dengan sistem pembulatan dibulatkan ke atas (up to next) atau dihilangkan (down to previous) atau dengan sistem paling dekat (to nearest) dengan perhitungan kurang dari setengah dijadikan up to previous dan jika setengah atau lebih dijadikan sebagai up to next. Contoh : Buatlah 5 jenis Activities List seperti tabel dibawah ini :

Activity ID Name Type Status Rate WR-1001 Sewa Internet Hourly Chargeable Activity 3.500 PS-1002 Play Station Hourly Chargeable Activity 3.000 PC-011 P. Copy Public Non H. Chargeable Lembar 125 PC-022 P. Copy Internal Non H. Non Chargeable Lembar -

Semua Activities List dikenakan PPN, dan sesuaikan jenis pendapatan dengan nama Activities List masing-masing. Berikut ini adalah contoh tampilan Activities List :



Gambar 8.2 Activity Information - Profil

B. Enter Activity Slip

Kita dapat memberikan tagihan pada cutomer secara manual melalui modul Sales dengan pilihan layout Time Billing. Selain dengan cara manual tersebut kita juga dapat melakukan proses pembuatan Activity Slip, lalu mengumpulkan menjadi Prepare Time Billing Invoice secara bersama-sama atau secara sendiri-sendiri. Contoh : Tanggal 12 Jan 2007 Customer Tunai yang menyewa komputer untuk keperluan Warnet dari jam 9:00 s/d 11:36 selanjutnya meneruskan menyewa Play Station dari jam 11:40 s/d 13:25 selanjutnya melakukan Photo Copy sebanyak 56 lembar dengan penjaga toko : Yanti, yang langsung ditagih tunai. � Klik Enter Activity Slip dari modul Time Billing. � Pada Employee, pilih nama pegawai yang menangani bagian ini, misalnya : Yanti � Pada Date, isikan tanggal transaksi, misalnya : 12 Jan 2007 � Pada Customer, pilih pelanggan yang memakai jasa tersebut, misalnya : Customer

Tunai. � Pada Activity, pilih kode aktivitas, misalnya :WR-1001. � Pada Job, pilih divisi dari transaksi tersebut, misalnya : Rental. � Pada Notes, isikan keterangan singkat untuk transaksi tersebut, misalnya : Warnet � Pada Start Time & Stop Time : Tanggal dimulai perhitungan unit per satuan jam.

o Secara manual, ketik jam mulai pakai komputer secara manual (09:00), jika pengisian Start Time manual biasanya pengisian Stop Time juga manual (11:36).

o Otomatis jam pada Sistem komputer, klik tombol Start (secara otomatis) akan diisikan jam pada sistem komputer kita. Biarkan komputer berjalan maka perhatikan field Elapsed Time akan menambah detik demi detik sehingga membentuk menit dan jam. Secara otomatis juga Field Unit juga akan berubah sesuai dengan perubahan waktu elapsed tersebut. Jika hal ini yang dilakukan maka harus menunggu sampai customer tunai tersebut selesai, lalu klik tombol Stop.

� Elapsed Time : otomatis diisi oleh sistem sebesar selisih antara Start dan Stop.



� Hour : menghitung otomatis antara Elapsed Time dibagi dengan 30 Minute Billing Unit menghasilkan 5 unit. Rate 3.500 adalah tarif per jam dengan pembagian setiap 30 menit sekali. Berarti 1 unit adalah ½ jam (60/30) dengan tarif 3.500 dibagi 2 = 1.750. jadi yang ditagih 1.750 x 5 Unit = 8.750.

� Klik Record, untuk menyimpan Activity List. � Teruskan untuk mengisi Activity Play Station dan Photo Copy.

Gambar 8.3 Enter Activity Slip

C. Prepare Time Billng Invoice

Prepare Time Billing digunakan untuk proses pengambilan data dari Activity Slip, dipilih beberapa slip yang sudah selesai dikerjakan dan siap untuk dikirim tagihan (Invoice). Mengikuti contoh kasus sebelumnya pada tanggal yang sama, perusahaan mengirimkan tagihan kepada Customer Tunai untuk dibayar atas jasa Warnet, Play Station dan Photo Copy. � Klik Prepare Time Billing Invoice dari modul Time Billing. � Pilih Activity Slip yang akan dijadikan Invoice : Customer Tunai. � Klik OK, sehingga akan ditampilkan form Prepare Time Billing Invoice. � Isikan jumlah Bill yang akan ditagihkan. � Lalu klik tombol Prepare Invoice, akan ditampilkan form Invoice (Sales). � Setelah muncul form Invoice, periksa Terms : COD. � Pada Date isikan tanggal transaksi, yaitu 1/12/07. � Pada Salesperson, isikan dengan Yanti. � Pada Payment Method pilih Cash. � Klik Record, untuk menyimpan transaksi.



Gambar 8.4 Prepare Time Billing

Gambar 8.5 Sales – New Time Billing

Latihan : Tanggal 18 Feb 2007, Customer Tunai yang menyewa komputer untuk keperluan Warnet dari jam 9:20 s/d 14:36, selanjutnya melakukan Photo Copy sebanyak 70 lembar dengan penjaga toko : Yanti, yang langsung ditagih tunai. Tanggal 20 Feb 2007, menerima job Photo Copy dari AMIK Nusa Dharma sebanyak 5.350 lembar, dan ditagih secara tunai.



Jika perusahaan Kita sering melakukan transaksi penjualan dan pembelian, maka kemungkinan Kita paham dengan cara memasukkan pajak pada setiap transaksi yang menghubungkan perusahaan dengan pemasok atau pelanggan.

PPN merupakan pajak pertambahan nilai bagi sebuah barang atau jasa yang diperjualbelikan. PPN dikenakan pada setiap perusahaan yang melakukan transaksi penjualan/pembelian barang maupun jasa, maka umumnya perusahaan akan mengenakan hal yang serupa pada pemasok atau pelanggannya. Hal ini dilakukan untuk mengimbangi pemasukkan dan pengeluaran yang terjadi akibat PPN tersebut.

Untuk membantu perusahaan menangani pajak, MYOB Accounting menggunakan Tax Code. Setiap Tax Code menampilkan bagian pajak rata-rata yang menggunakan perhitungan pajak pada setiap transaksi perusahaan. Kita dapat melengkapi perpajakan dengan menggunakan Tax Code List yang dapat ditemukan pada menu List. A. Teknik Perhitungan PPN dalam MYOB

Pada prinsipnya perpajakan dalam MYOB Accounting terbagi dua kelompok besar yaitu : • Consolidate Codes, kelompok pajak yang merupakan perpaduan antara dua macam

pajak atau lebih. Pajak ini sering kali dikenakan pada barang/jasa secara bersamaan yang dibeli atau dijual pada pelanggan/pemasok.

• Non-Consolidated Codes, kelompok pajak yang dikenakan pemerintah pada perusahaan atas barang/jasa yang dibeli/dijual, yang termasuk kelompok ini adalah perkiraan yang berhubungan dengan pajak terkumpul, perkiraan yang berhubungan dengan pajak terbayar, perkiraan yang berhubungan dengan pajak impor/ekspor, dan pajak barang mewah.

Umumnya pajak dikenakan pada pelanggan pada setiap transaksi penjualan. Sedangkan pajak yang dikenakan perusahaan pada pemasok biasanya terjadi pada setiap transaksi pembelian.

B. Memahami Tax Inclusive Transactions

Kebijaksanaan atas pajak tergantung pada setiap perusahaan. Belum ada standar baku yang dapat menetapkan keharusan perusahaan untuk memasukkan pajak pada setiap transaksi. Perusahaan mengenakan pajak untuk setiap produk yang dijual dan dibeli semata-mata untuk mengurangi pengeluaran semaksimal mungkin.

BAB 9 GOOD AND SERVICE TAX



Transaksi yang sering terjadi pada perusahaan adalah interaksi dengan pemasok dan pelanggan. Interaksi perusahaan dengan pemasok berkaitan dengan semua bahan baku proses produksi seperti bahan mentah hingga kelangsungan operasional perusahaan tersebut.

Interaksi perusahaan dengan pelanggan berkaitan dengan semua aktivitas penjualan seperti barang jadi (jasa) hingga pengerjaan beberapa pekerjaan yang dapat mendatangkan pendapatan bagi perusahaan. C. Mengatur dan Menyertakan Perhitungan Pajak

Kita dapat mengatur dan menyertakan perhitungan pajak pada setiap transaksi yang dilakukan perusahaan. Langkah-langkah untuk menyertakan perhitungan pajak adalah sebagai berikut : � Pada command centre, klik Enter Sales pada modul Sales. � Buat tagihan menggunakan Layout Item, dengan jumlah dalam pengiriman lebih besar

daripada yang ada pada persediaan perusahaan. � Masukkan nama pelanggan pada Customer menggunakan Select From List. � Tentukan syarat yang telah disepakati bersama pelanggan pada bagian Terms. Berikan

tanda cheklis pada Tax Inclusive bila tagihan ini sudah termasuk biaya pajak untuk pelanggan.

� Isikan alamat tujuan yang hendak dituju perusahaan pada bagian Ship to. � Bila semua informasi yang diperlukan telah diisikan maka berikan komentar singkat

pada bagian Comment, isikan media pengiriman pada bagian Ship Via, dan tanggal yang telah dijanjikan perusahaan pada pelanggan pada bagian Promised Date.

� Pada formulir faktur bagian Tax Kita dapat mengatur dan penyertaan perhitungan pajaknya serta jenis pajak yang akan dikenakan pada transaksi tersebut. Ini secara otomatis langsung tertera pada bagian Tax yang terletak sebelum Total Amount.

D. Membuat Laporan Pajak

Kita dapat membuat laporan yang berhubungan dengan perpajakan yang meliputi pajak atas barang dan jasa, daftar kode pajak, rekonsiliasi informasi seputar pajak, dan sebagainya. Langkah-langkahnya seperti berikut : � Pada menu Report klik Index to Report. � Pilih halaman GST/Sales Tax lalu tentukan salah satu format yang dikehendaki. Ada

beberapa pilihan format yang sudah disediakan. Misalnya : (GST Summary - Acrual). � Klik Customise untuk mengatur laporan yang hendak ditampilkan. � Pilih kode pajak yang hendak dibuat. Untuk melihat semua kode pajak pilih All Tax

Code, dan untuk melihat kode pajak tertentu pilih Selected. � Isikan identitas jika sebelumnya telah diberikan kode khusus pada bagian Identifiers. � Tentukan pajak yang akan dibuat pada Collected/Paid yang terbagi jadi tiga bagian

yaitu, untuk membuat semua pajak terkumpul (Tax Collected), untuk membuat semua pajak terbayar (Tax Paid), atau untuk membuat keduanya (Both Collected and Paid).



� Beri periode tanggal yang hendak dicetak pada bagian Dated From dan To. � Tentukan nilai penjualan di bagian Display Sale Values. � Tentukan nilai pembelian di bagian Display Purchases Values. � Berikan tanda cheklis jika Kita membutuhkan laporannya disertai saldo seimbang debit

dan kredit pada bagian Include $0,00 balance. � Klik tombol Display untuk menampilkan. � Klik tombol Print untuk mencetak pada kertas � Klik tombol Sent to untuk mengonversi format ke beberapa jenis format file.

Gambar 9.1 Report Dispaly - GST



Tutup buku atau penutupan pembukuan merupakan istilah yang digunakan untuk proses akhir dalam suatu periode akuntansi sebelum memasuki periode akuntansi berikutnya (New Fiancial Year). Pada akhir periode akuntansi terdapat Laporan Neraca dan Laporan Laba Rugi, namun di awal periode hanya terdapat Laporan Neraca.

Neraca terdiri dari akun klasifikasi Aktiva, Kewajiban dan Ekuitas, disebut juga akun riil atau permanen. Saldo akhir periode akun riil tersebut akan ditempatkan ke periode berikutnya, yang berarti saldo akhir akun riil akan menjadi saldo awal untuk periode akuntansi berikutnya. Laporan Laba Rugi yang terdiri dari klasifikasi akun Pendapatan dan Beban, disebut juga akun nominal atau akun sementara, akun ini diperlukan untuk menampung transaksi pendapatan dan beban. Disebut sementara karena hanya berlaku untuk satu periode akuntansi.

Jika transaksi pendapatan dan beban langsung dicatat ke Modal, maka perusahaan tidak mendapatkan informasi mengenai penyebab perubahan modal tersebut. Informasi pendapatan dan beban sangat diperlukan oleh manajemen dan pemakai laporan lain, sehingga akun pendapatan dan beban disebut juga sebagai akun Pembantu Modal. Saldo kedua akun pada akhir periode akuntansi harus dipindahkan ke akun modal lebih tepatnya Laba Ditahan sehingga diketahui pengaruh terhadap akun tersebut dan mengakhiri akun pendapatan dan beban pada periode akuntansi bersangkutan. Proses ini disebut istilah Tutup Buku atau Penutupan Pembukuan. Dengan proses tersebut, maka pada awal periode akuntansi berikutnya saldo akun pendapatan dan beban diawali dengan nol.

Penjelasan tentang penutupan pembukuan dengan MYOB diawali dengan contoh laporan keuangan berupa neraca dan laporan laba rugi sebelum tutup buku, proses penutupan pembukuan dan laporan keuangan setelah tutup buku.

Contoh laporan keuangan berupa neraca dan laporan laba rugi PT. ThunderCom pada 31 Desember 2007 (sebelum penutupan pembukuan) dapat dilihat berikut ini.

BAB 10 NEW FINANCIAL YEAR



Gambar 10.1 Neraca dan Laba Rugi

Untuk menghindari kemungkinan kegagalan dalam proses penutupan pembukuan,

sebaiknya file data akuntansi diedit (backup) lebih dahulu. Seluruh laporan dan dokumen yang diperlukan sebaiknya juga dicetak.

Proses penutupan pembukuan dilakukan dengan langkah sebagai berikut : � Aktifkan program MYOB dan file data akuntansi yang akan dilakukan proses

penutupan pembukuan. � Klik menu File, pilih Start a New Year. � Pilih Star a New Financial Year. � Sebuah kotak dialog ditampilkan dengan dua pilihan :

o Tombol Session Report, MYOB akan memeriksa file data akuntansi yang ditunjukkan dengan jendela Report Status, tentukan setup dalam jendela tersebut, MYOB akan mencetak laporan. Klik tombol Session Report akan membatalkan proses penutupan pembukuan. Proses pencetakan sebaiknya sebelum memulai proses penutupan pembukuan.

o Tombol New Year, No Report, proses penutupan pembukuan dimulai tanpa proses pencetakan laporan. Dalam kasus ini klik tombol ini.

� Jendela Start a New Financial Year yang pertama ditampilkan, informasi dalam jendela tersebut memperingatkan kita untuk membuat sebuah salinan file data akuntansi sebelum proses penutupan pembukuan.

� Klik Continue, Jendela Start a New Financial Year yang kedua ditampilkan, informasi dalam jendela tersebut berisi ringkasan seluruh aktivitas yang akan dilaksanakan MYOB jika kita melanjutkan proses penutupan pembukuan.



� Klik Continue, Jendela Start a New Financial Year yang ketiga ditampilkan, informasi dalam jendela tersebut menampilkan : o Financial Year Just Completed : periode akuntansi yang akan ditutup. o New Year Financial Year : menunjukkan periode akuntansi berikutnya. o The Last Mont of New Financial Year : menunjukkan bulan terakhir dari satu

periode akuntansi. o Number of Period in New Financial Year : menunjukkan jumlah periode (bulan)

dalam periode akuntansi. Isian pilihan pada bagian ini dapat diubah jika kita menghendakinya.

� Klik Continue, Jendela Start a New Financial Year yang keempat ditampilkan, informasi dalam jendela tersebut menampilkan seluruh akun, kita dapat menandai akun yang tidak diproses dalam penutupan pembukuan. Akun ini biasanya berupa akun Cek/Giro yang secara teratur akan direkonsiliasi.

� Klik Continue, Jendela Start a New Financial Year yang terakhir ditampilkan. � Klik tombol Start a New Fiancial Year, MYOB akan memproses penutupan

pembukuan. Neraca dan laporan laba rugi PT. ThunderCom pada 1 Januari 2008 atau setelah

proses penutupan pembukuan tahun 2007 ditampilkan sebagai berikut ini.

Gambar 10.2 Neraca Setelah Penutupan



Pada bab ini kita akan melihat sejauh mana Kita bisa menjaga keamanan file

keuangan perusahaan dengan menggunakan MYOB. Kegiatan ini dalam modul MYOB ada pada pemasangan Password. Setiap kali Kita membuka file data yang telah diberi password maka MYOB akan menampilkan jendela konfirmasi untuk memasukkan password. Jika password yang dimasukkan tidak sesuai, MYOB akan menampilkan pesan bahwa password yang Kita masukkan tersebut salah. Ada dua jenis password yang dapat digunakan : • Password induk (Master Password), merupakan akses password yang tertinggi,

sebaiknya adalah milik Kita sebagai pemilik atau penaggung jawab perusahaan. • Password tambahan (Sub-Password), hanya mengakses beberapa bagan perkiraan

tersendiri, sebaiknya diberikan kepada operator atau kepada siapa Kita menyerahkan data keuangan untuk diinput ke dalam MYOB.

A. Membuat Password induk

Password induk (Master Password) bisa mengubah setting maupun nama password. Password induk juga yang menentukan kegiatan apa saja yang bisa dilakukan oleh orang yang menggunakan password tambahan. Misalnya Kita tidak ingin operator melihat akses untuk melihat laporan keuangan atau melihat daftar gaji seluruh karyawan. Perusahaan dapat menggunakan hanya satu password master dalam satu file. Untuk membuat password induk, lakukan tahapan berikut ini: � Klik menu Setup, pilih Preferences. � Klik tab Security pada pilihan yang terdapat di kiri bawah layar Preference. � Klik Password, pada New Master Password ketikan : 4321. � Lihat Gambar 11.1 di bawah ini. � Klik Record New Password, jawab Yes. � MYOB akan meminta konfirmasi dari Kita bahwa password tersebutlah yang akan Kita

gunakan. Master Password ini hanya akan muncul sekali ini saja pada saat Kita membuatnya.

� Klik OK dan akan ditampilkan daftar transaksi atau jenis pelaporan apa saja yang bisa Kita akses.

BAB 11 PASSWORD



Gambar 11.1 Master Password

B. Membuat Password Tambahan

Password tambahan merupakan password untuk sub-sub devisi pada suatu perusahaan. Password tambahan dapat juga dibuat untuk membatasi hak akses sesuai dengan tingkatan tanggung jawab penggunaannya. Contoh, Kita memiliki 2 operator, satu operator bertugas untuk menginput penjualan dan pembelian, dan operator yang lain bertugas untuk menginput keuangan diluar penjualan dan pembelian. Kita bisa mengaturnya dengan membatasi akses si operator dengan password tambahan. � Klik menu Setup, pilih Preferences. � Klik tab Security pada pilihan yang terdapat di kiti bawah layar Preference. � Klik Password, ketikan Master Password yang telah dibuat sebelumya yaitu : 4321. � Klik tombol New. � Pada New-Sub Password, ketikan : 5555. � Klik Record New Password. � Tentukan pilihan yang diperbolehkan untuk diaskses oleh pemilik password tambahan

tersebut. � Klik OK.

Pada suatu kali Kita ingin mengganti atau menghapus sebuah password. Ingat bahwa hanya Master Password yang memiliki kewenangan ini untuk melakukannya. Yang Kita lakukan adalah : � Klik menu Setup, pilih Preferences. � Klik tab Security pada pilihan yang terdapat di kiti bawah layar Preference � Klik Password, ketikan Master Password yang telah dibuat sebelumya yaitu : 4321 � Pilih Password yang akan diganti atau dihapus � Klik tombol Edit (untuk mengganti) atau Delete (untuk menghapus).

Documents

modul myob 1