Mogi Day Spa

GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES EM PROJETOS

Mogi das CruzesGPROJ 01

Maio de 2013

Empresa

A Mogi Day Spa é uma empresa que oferecerá

serviços de relaxamento, tratamentos estéticos,

tratamentos corporais, além de orientação alimentar.

Tem como público alvo as pessoas que buscam cada

vez mais serviços de bem estar pessoal.

Para a implantação do projeto serão necessárias

aquisições de equipamentos, materiais e serviços. Esta

apresentação tem como objetivo demonstrar como

serão conduzidos os processos de aquisições do

projeto.

Equipe do Projeto

Da esquerda para a direita: Edison Atamanchuk, Paulo Rogério de Souza, Eric Francisco de Paula, Carlos Augusto de Paula Teixeira, Paulo Sergio de A. Lima Vieira, Felipe Tadeu de Siqueira.

EAP

Mogi Day Spa

1 Gerenciamento do Projeto

1.1 Termo de abertuta

1.2 EAP

1.3 Plano de gerenciamento do

projeto

1.4 Monitoramento e controle

2 Imóvel

2.1 Aluguel do imóvel

2.2 Reforma predial

2.2.1 Elaboração de projetos

2.2.2 Obras civis

2.2.3 Instalações elétricas & SPDA

2.2.4 Instalações hidrosanitárias

2.2.5 Instalações de rede de lógica e

dados

2.2.6 Instalações de sistema de som

2.2.7 Instalação de sist. combate a

incêndio

2.2.8 Instalação de sist. de segurança

patrimonial

2.2.9 Execução de serviços de paisagismo

3 Equipamentos

3.1 Compra de equipamentos

3.2 Compra de acessórios

3.3 Instalação de equipamentos

3.4 Testes

4 Operação

4.1 Regularização de documentação

legal

4.2 Contratação de pessoal

4.3 Treinamento de pessoal

4.4 Compra de fardamento e EPIs

4.5 Compra de mobiliário

4.6 Compra de material de escritório

4.7 Contratação de serviço de vigilância

4.8 Contratação de serviço de limpeza

4.9 Contratação de serviço de

estacionamento

5 Encerramento

5.1 Divulgação

5.2 Inauguração

5.3 Registro de lições aprendidas

Critérios “Make or Buy”

1 – Necessidade de fornecimento especializado

2 – Restrição de custo3 – Restrição de prazo4 – Existência de fornecedores

confiáveis5 – O core business da empresa6 – Compartilhamento de risco7 – Problemas legais

EAP Revisada

Mogi Day Spa

1 Gerenciamento do Projeto

1.1 Termo de abertuta

1.2 EAP

1.3 Plano de gerenciamento do

projeto

1.4 Monitoramento e controle

1.5 Mapa de aquisições

2 Imóvel

2.1 Aluguel do imóvel

2.2 Reforma predial

2.2.1 Elaboração de projetos

2.2.2 Obras civis

2.2.3 Instalações elétricas & SPDA

2.2.4 Instalações hidrosanitárias

2.2.5 Instalações de rede de lógica e

dados

2.2.6 Instalações de sistema de som

2.2.7 Instalação de sist. combate a

incêndio

2.2.8 Instalação de sist. de segurança

patrimonial

2.2.9 Execução de serviços de paisagismo

2.2.10 Fiscalização de obras

3 Equipamentos

3.1 Compra de equipamentos

3.2 Compra de acessórios

3.3 Instalação de equipamentos

3.4 Testes

4 Operação

4.1 Regularização de documentação

legal

4.2 Contratação de pessoal

4.3 Treinamento de pessoal

4.4 Compra de fardamento e EPIs

4.5 Compra de mobiliário

4.6 Compra de material de escritório

4.7 Contratação de serviço de vigilância

4.8 Contratação de serviço de limpeza

4.9 Contratação de serviço de

estacionamento

5 Encerramento

5.1 Follow-up com os contratados

5.2 Divulgação

5.3 Inauguração

5.4 Registro de lições aprendidas

AquisiçõesBuy

Mapa de Aquisições

Concorrência Item a ser contratado

Ref. EAP

Vendor List Orçamento (R$)

Prazo Critério"Make or Buy"

RFP-1 Elaboração de projetos

2.2.1 ProjetecEngeplanDevemada

40.000 90 dias Fornecimento especializado

RFP-2 Instalações elétricas e SPDA

2.2.3 EletemSenoidalBlackout

15.000 45 dias Fornecimento especializado

RFP-3 Execução de serviços de paisagismo

2.2.9 VerdeterraCampaneli

10.000 10 dias Existência de fornecedores confiáveis

RFQ-1 Contratação de pessoal

4.2 NovaGelrePlus

8.000 30 dias Problemas legais

RFQ-2 Inauguração 5.3 Maestro BuffetBuffet Nomura

5.000 1 dia Restrição de prazo

Registro de Riscos

Momento da resposta ao risco: Planejamento (PLAN), Especificações (ESP), Pré-qualificaçãode fornecedores (PQ), Seleção de fornecedores (SEL), Cláusulas contratuais (CONT), Administração de contrato (ADM), Encerramento do contrato (ENC).

Concorrência Evendo de Risco Resposta ao RiscoMomento da

Resposta ao Risco

RFP-2 Custo de instalações elétricas e de SPDA excederem o orçamento.

Realizar cotações com empresas prestadoras de serviço e fornecedoras de material separadamente, buscando redução de despesas.

PQ, SEL

RFP-3 Execução de serviços de paisagismo não atender ao prazo.

Utilizar critérios de eliminação na seleção dos fornecedores. Elaborar contrato com cláusulas punitivas por atraso do fornecedor.

SEL, CONT

RFQ-1 Contratação de pessoal não condizente com o perfil profissional esperado.

Fornecer à empresa contratada para os trabalhos de recrutamento e seleção perfil detalhado esperado dos profissionais. Participar da última reunião com os condidatos em processo seletivo.

PLAN, ESP, ADM

RFQ-2 Empresa contratada para realizar o evento de inauguração não realizar os trablhos.

Utilizar critérios de eliminação na seleção dos fornecedores. Realizar follow-up com o fornecedor contratado, uma vez por telefone com 15 dias de antecedência, e outra visitando a sede da empresa na semana do evento.

PLAN, SEL, ADM

Declaração de Trabalho

1. Os serviços deverão ser executados de acordo com as Normas da ABNT;2. As tubulações embutidas , tomadas e interruptores a serem aplicados nas

instalações deverão ser da marca “Paulo’s”, e nos modelos indicado em projeto;3. As luminárias dos ambientes internos serão da marca “Carlo’s”, respeitando as

referências indicadas em projeto;4. Os refletores da área externa serão tipo pétalas, da marca “Eric’s”, nos modelos

referendados em projeto;5. Os cabos de cobre nú, nos diâmetros especificados em projeto das instalações

de SPDA, serão da marca “Edson’s”. 6. O prazo para execução dos serviços será de 60 dias da emissão da ordem de

serviço;7. Todo material fornecido deverá ter garantia comprovada pelo Fabricante;8. Os preços dos serviços serão fixos e irreajustáveis;9. Deverão ser apresentadas as composição dos preços unitários de todos os

serviços;10. Após a entrega dos serviços, a Empresa deverá deixar à disposição do Cliente,

uma equipe composta por um eletricista e um auxiliar, para qualquer necessidade de manutenção e orientação do pessoal de Serviços Gerais, por um período de 10 (dez) dias.

Critérios Eliminatórios

1. Apresentação de certidão negativa de débitos relativos a tributos federais e à dívida ativa da União.

2. Apresentação de certidão negativa de débitos junto ao INSS.

3. Experiência de mercado superior a dois anos.4. Todos os funcionários devem ser registrados

pelo regime CLT.5. A empresa deve estar situada no município

de Mogi das Cruzes ou municípios limítrofes.

Critérios Classificatórios

1.Melhor preço e condições de pagamento2.Redução de prazos3.Capacidade técnica dos funcionários4.Certificações5.Posicionamento no mercado

Divulgação dos Critérios

Visando transparência e agilidade no processo

os critérios serão divulgados para que os

fornecedores convidados saibam

antecipadamente como serão julgadas as

propostas. Isso possibilitará ao fornecedor ser

mais agressivo em sua proposta focando em

melhorá-la nos critérios divulgados, o que

consequentemente beneficiará o projeto.

Sistema de Pontuação

Critérios Classificatórios Peso(%)

Fornecedor

Nota Média

Melhor preço e condições de pagamento

40

Redução de prazos 30

Capacidade técnica dos funcionários 15

Certificações 10

Posicionamento no mercado 5

Documentos de Aquisição

Será solicitado aos fornecedores uma RFP

(Solicitação de Proposta), com base nas

descrições informadas na DT (Declaração de

Trabalho).

Para contratar as empresas utilizaremos os

critérios eliminatórios, classificatórios e o

sistema de pontuação.

A equipe do projeto não detém de conhecimento

para execução das atividades do pacote.

Envio do Convite

Os convites para participação das concorrências serão enviados através de carta convite, o que possibilitará evidenciar a troca de informações com os possíveis fornecedores. Os mesmos poderão enviar antecipadamente suas dúvidas através de e-mail ou contato telefônico. Será agendada uma reunião para esclarecimentos de todas as dúvidas e a ata de reunião será documento formal anexo ao processo.

Contrato

FORMAO contrato será formal com a finalidade de agilizar qualquer processo jurídico necessário por conta de algum litígio.

ESPÉCIESerá adotado o contrato de prestação de serviço com base no Código Civil, também visando o amparo jurídico caso necessário.

TIPO DE CONTRATOSerá adotado o contrato de preço global devido às restrições de orçamento. O objetivo é evitar imprevistos no custo.

Processo de concorrência

Decisão pelo processo de concorrência privada

Identificação dos itens de aquisição(Processos Buy)

Especificação daDT

Especificação daRFP

VendorList

Envio daCarta Convite

Esclarecimento de dúvidas

Obtenção de propostas

Critérioseliminatórios

aceitos ?

Sim

Descartar proposta

Não Fim

Análise daspropostas

Proposta aceita ?

A

ANão

Contratar

Sim

Atitudes e Fiscalização

ATITUDES- Reuniões de kick off com fornecedores- Certificar e garantir o cumprimento dos contratos- Reuniões quinzenais com fornecedores- Registrar fatos relevantes em atas- Elaborar relatório de avaliação dos fornecedores e o registro de

lições aprendidas

FISCALIZAÇÃO- Visitas para acompanhamento dos trabalhos- Registrar os eventos e avanços dos trabalhos através do Boletim

de Medição- Efetuar o registro dos claims e mudanças quando ocorrer

Relatórios de controles

Identificação do Projeto.


Identificação da ATA.

Identificar Responsável.

Identificar Ocorrência.

Identificar o tempo.

Classificar Reunião.

Registrar dados dos

participantes

Registrar ações a serem

implementadas.

Registrar os pontos definidos

na reunião.

Registrar os pontos para

reunião.

Registrar necessidade de próxima reunião.

ATA de reunião para registrar todos os eventos e integrantes da mesma.


Documento de controle das solicita-ções de mu-danças das atividades.



Registrar Data.

Identificação do Responsável.

Identificação da mudança.

Identificação da necessidade.

Identificação da possível solução.

Identificação dos impactos no

projeto/atividade.

Identificação dos riscos e ações.

Identificação de impactos nos

prazos.

Identificação de impactos na

equipe.

Identificação de impactos em

terceiros.

Identificação de impactos

financeiros.

Identificação de avaliação geral da mudança.

Identificar responsável pela

autorização/negativa.


BM - Boletim de Medição para controlar e avaliar a situação da atividade.


Documento para apontar as lições aprendidas em cada medição realizada na atividade.

Controle do Contrato

Definir Fornecedor

Kick Off

Alteração de contrato

Assinatura do Contrato

Pagamento Parcial (20%)

Iniciar Atividades

Realizar alterações

SIM

NÃO

Realizar Medições Avanço Físico

Atende Especificações

do DT

NÃO

Realizar Adequação

Liberar PagamentoFinalizar Controle

SIM

Encerramento do Contrato

Inicio

Validar Entregas

Entregas concluídas

Assinar Termo de Aceite

Arquivar Documentação

Efetivar Pagamento

Aplicar Punições Contratuais

NÃO

SIM

Registrar Lições Aprendidas

Finalizar Contrato

PGAPlano de Gerenciamento das Aquisições (1/2)

SUMÁRIO

1 Apresentação da empresa, serviços prestados e necessidades

identificadas, objetivo.

2 Equipe do Projeto

3 EAP Inicial

4 Critérios Marke or Buy

5 Mapa de Aquisições

6 EAP Revisada

7 Registro dos Riscos

8 Declaração de Trabalho

9 Critérios Eliminatórios

10 Critérios Classificatórios

PGAPlano de Gerenciamento das Aquisições (2/2)

SUMÁRIO

11 Divulgação dos Critérios

12 Sistema de Pontuação

13 Documentos de Aquisição

14 Envio de Convite

15 Contrato (Forma/Espécie/Tipo de Contrato)

16 Processo de Concorrência

17 Atitudes e Fiscalização

18 Relatórios e Controle

ATA de Reunião

Controle de Solicitação de Mudança

Boletim de Medição

Registro de Lições Apendidas

19 Fluxo do Controle do Contrato

20 Fluxo de Encerramento do Contrato

Documents

Mogi Day Spa