Page 1 of 7 

Month End Closing Procedures Overview:  Throughout the month journal entry transactions are created by processing of accounts payable, accounts receivable, billing, cash receipts, etc.  The following is a checklist of recommended steps and reports to complete a month end closing.  A listing of sub‐ledger reports is included to assist you in determining if the general ledger accounts are in balance to their related sub‐ledger reports.  It is recommended that this balancing routine is performed monthly as part of the month end closing process.  For the purpose of tying out, it is important to choose reports that are selected based on the posting period (rather than only by date).  Other important information related to balancing is addressed in this document, i.e., processes to avoid and how to research out of balance accounts.  A listing of standard accounting journals and other analysis reports is also included that you may consider reviewing as part of your month end close process.  Closing Process Checklist  

General Ledger Closing Process 

 

 Process  Instructions 

  Close Posting Periods  After all entries related to A/P, A/R and Time Entry have been completed, close the related module’s posting periods.  Note the settings of the modules are independent of each other and can be closed at different times.  Set these modules as “Current” for the next Posting Period.  If using the Close Posting Period application, this will occur automatically.  Leave the GL as current and the next month should be set as “Open”. 

  Update to Summary 

 

The Update to Summary process can be performed as often as needed, but must be run at least once a month.  The Update to Summary application summarizes all journal entries that have not been posted to the General Ledger Summary Table.  This must be run prior to the printing of financial statements. 

  Bank Reconciliation  Prepare the Advantage bank reconciliation and print the related report in Advantage. 

  Journal Entries  Use the journal entry options to standardize and automate manual journal entry processing: 

Manual Journal Entries 

Recurring Journal Entries 

Import Journal Entries 

Allocations 

  Print the Trial Balance Query Report 

Use the Trail Balance Query Report to compare and confirm that key GL account balances corresponds to their related sub‐ledger report. 

Page 2 of 7

 

Accounts Payable and Accounts Receivable Sub‐Ledger Reports 

 

 Report  Report Location 

  Accounts Receivable  Advantage | Accounting | Reports | Month End Reports 

  Accounts Payable  Advantage | Accounting | Reports | Month End Reports 

 

Production Sub‐Ledger Reports 

 

 Report  Report Location 

  Production WIP  Advantage | Accounting | Reports | Month End Reports 

  Deferred Sales  Advantage | Accounting | Reports | Month End Reports 

Production WIP – Several of these reports include the deferred sales balance information 

  Accrued AP  Advantage | Accounting | Reports | Month End Reports | Accrued Liability 

  Accrued Cost of Sales  Adassist | Accounting Reports | Accrued Cost of Sales 

 

Media Sub‐Ledger Reports 

 

 Report  Report Location 

  Media WIP / Accrued AP  Advantage | Accounting | Reports | Month End Reports 

  Deferred Sales – Media 

Applies to companies where Media Pre‐bill Income Recognition is set to “Insertion/Broadcast” or “Close Date” only 

Adassist | Reports | Accounting Reports |Media Sales Reports 

Report 6‐Media Commissions Billed (Period, Client, IO) – V2 with report options selected: 

From Period and To Period:  Balancing Period 

Include:  Deferred as of  To Period Only 

The Billing Amount column will equal the deferred sales media general ledger account 

  Deferred COS – Media 

Applies to companies where Media Pre‐bill Income Recognition is set to “Insertion/Broadcast” or “Close Date” only 

Adassist | Reports | Accounting Reports |Media Sales Reports 

Report 6‐Media Commissions Billed (Period, Client, IO) – V2 with report options selected: 

From Period and To Period:  Balancing Period 

Include:  Deferred as of  To Period Only 

The Net Amount column will equal the deferred cost of sales media general ledger account 

 

Page 3 of 7

 

General Ledger Financial Statements 

 

 Report  Report Location 

  Balance Sheet  Advantage | General Ledger | Report Writer | Report List 

  Income Statement  Advantage | General Ledger | Report Writer | Report List 

  Detail Trail Balance  Advantage | General Ledger | Queries & Reports | Detail by Acct Code Report 

  Summary Trail Balance  Advantage | General Ledger | Queries & Reports | Trial Balance Query 

 

Client Profitability Reports ‐ Client‐Level reports that tie back to the Income Statement (Sales/COS) 

 

 Report  Report Location 

  Client Profit & Loss  Adassist | Management Reports | Client Profit & Loss Reports 

Various reporting options are available at a detail or summary level including the ability to include or exclude overhead allocation 

 

Standard Accounting Journals ‐ Additional Reports you may want to review. 

 

 Report  Report Location 

  Cash Receipts Journal  Adassist | Accounting Reports | Cash Reports by Period 

  Check Register  Adassist | Accounting Reports | Check Register 

  Client Cash on Account  Adassist | Accounting Reports | Client Cash on Account 

  Client Costs by Vendor  Adassist | Accounting Reports | Client Costs by Vendor 

  Direct Expense Report  Adassist | Accounting Reports | Direct Expense Report 

  Disbursement Journal  Adassist | Accounting Reports | Check Register 

  Invoice Register  Adassist | Accounting Reports | Invoice Register 

  Outstanding Bank Transactions 

Adassist | Bank Reports | Outstanding Items Listing 

  Purchase Journal  Adassist | Accounting Reports | Accounts Payable Reports | Debit Account Detail 

  Sales Journal  Adassist | Accounting Reports | Sales Journal 

  Vendor Charges by Job  Adassist | Accounting Reports | Vendor Charges by Job 

  Vendor Invoice by Client  Adassist | Accounting Reports | Vendor Invoice by Client 

Page 4 of 7

 Processes to Avoid  Below is a listing of processes that should be avoided  It is important to understand the transactions posted to the general ledger accounts used in processing of accounts payable, billing and cash receipts are controlled by the system.  These general ledger accounts include: 

Accounts Payable 

Accounts Receivable 

WIP 

Deferred Sales (Media and Production) 

Accrued Cost of Sales (Media and Production) 

Accrued Accounts Payable (Media and Production) 

Sales (Media and Production) 

Cost of Sales (Media and Production)  

These accounts should not be used when processing the follow types of transactions. 

Manual, recurring, imported and allocation journal entries 

Accounts payable transactions posted on the non‐client tab 

Bank reconciliation application entries for service charge, interest earned, electronic transfers and other miscellaneous entries 

Client cash receipt adjustments and on account entries 

Other cash receipts  When posting client cash receipts on account transactions we recommend picking one account code to use.  For example, post the transaction to the accounts receivable account or a client prepayment account.  How to Research Out of Balances Between General Ledger Accounts and Sub‐Ledger Reports   

Accounts Payable and Accounts Receivable Accounts 

Report / GL Out of Balance  

Research Instructions  Research Report Locations 

Accounts Payable  Print the two reports under Reconciliation – Accounts Payable, Purchase Journal (By Credit Account) and Cash Disbursements Journal (By Debit Account) and compare to the General Ledger Detail by Account Code report 

Adassist | Accounting Reports | Reconciliation – Accounts Payable 

 

Advantage | General Ledger | Queries & Reports | Detail by Account Code Report 

Accounts Receivable  Print the Reconciliation – Accounts Receivable Report(s); these reports will flag the transactions that are causing variances 

Adassist | Accounting Reports | Reconciliation – Accounts Receivable 

 

Page 5 of 7

 

Production Accounts 

Report / GL Out of Balance  

Research Instructions  Research Report Locations 

Accrued AP (Accrued Liability) 

Print the Sales Journal Report 25‐Sales Journal (Advance Billing Breakdown) with Job Description report the General Ledger by Account Code report for the accrued accounts payable account and compare the Advance Billing Net column to the general ledger transactions posted (positive net amounts on the sales journal report are credits to the general ledger account, negative amounts are debits) 

Adassist | Accounting | Sales Journal 

Advantage | General Ledger | Queries & Reports | Detail by Account Code Report 

Accrued Cost of Sales  Print the Accrued Cost of Sales Report by Client/Division/Product and the General Ledger by Account Code report for the accrued cost of sales account and compare 

Adassist | Accounting | Accrued Cost of Sales 

Advantage | General Ledger | Queries & Reports | Detail by Account Code Report 

Deferred Sales  For the period out of balance, print the Sales Journal 1‐Detailed Sales Journal and the General Ledger by Account Code report for the deferred sales account and compare the Advance column on the sales journal report to the general ledger transactions posted 

Adassist | Accounting | Sales Journal 

Advantage | General Ledger | Queries & Reports | Detail by Account Code Report 

Production WIP  For the period out of balance, print the Work in Process – 5‐Production WIP Activity by GLXact report and the General Ledger by Account Code report for the WIP account and compare 

Adassist | Accounting | Work in Process Production 

Advantage | General Ledger | Queries & Reports | Detail by Account Code Report 

 

Page 6 of 7

 

Media Accounts 

Report / GL Out of Balance  

Research Instructions  Research Report Locations 

Media WIP / Accrued AP 

Print the Reconciliation – Media WIP Report, these reports will list the general ledger transactions and flags what is causing the variance(s) 

Adassist | Accounting Reports | Reconciliation – Media WIP 

Deferred Sales – Media 

Applies to companies where Media Pre‐bill Income Recognition is set to “Insertion / Broadcast” or “Close Date” only 

Report 6‐Media Commissions Billed (Period, Client, IO) – V2 and the general ledger by account code report for the deferred sales – media account and compare 

On the 6‐Media Commissions Billed report the “Amount” column will equal the Deferred Sales Media account 

Adassist | Reports | Accounting Reports |Media Sales Reports 

Advantage | General Ledger | Queries & Reports | Detail by Account Code Report 

Deferred COS – Media 

Applies to companies where Media Pre‐bill Income Recognition is set to “Insertion / Broadcast” or “Close Date” only 

Report 6‐Media Commissions Billed (Period, Client, IO) – V2 and the general ledger by account code report for the deferred cost of sales – media account and compare 

On the 6‐Media Commissions Billed report the “Net Amount” column will equal the Deferred COS Media account 

Adassist | Reports | Accounting Reports |Media Sales Reports 

Advantage | General Ledger | Queries & Reports | Detail by Account Code Report 

  

Page 7 of 7

 GL Entry Query  The GL Entry Query found under Adassist Queries is a great tool for researching the transactions posted to a general ledger account.  This query allows you to select a range of posting periods and accounts and save the information to Excel. Note: This query will also be available in Advantage v6.20 in the General Ledger module.  To run this query:  

1. Select the Posting Period(s) 2. Select the General Ledger Account(s) 3. Click on Run Query 4. Click on Send to Excel 5. You will be prompted to save the file, accept the file name GLDetailQTrans.xls or enter a different file 

name, select a location and click OK to save