1

September 12, 2013

NCMGM 2013 Fall Conference

Nancy M. Enos, FACMPE CPMA, CPC‐I

2

Agenda ICD‐10 Implementation Update

Timeline and history 

4 T’s for a Successful Transition to ICD‐10

What is ICD‐10?

Side by Side examples

Review of Coding Guidelines

2

3

ICD‐10 Update

October 1, 2014

3

4

ICD‐9 Update‐ The Freeze is On! Because the compliance date for ICD‐10 has been pushed back one year, the ICD‐9‐CM Coordination and Maintenance Committee, which includes an ACP representative, decided to also extend the partial code freeze by one year. There was considerable support for this partial, extended freeze.

Here is the revised ICD‐9 update schedule: The last regular, annual updates to both the ICD‐9‐CM and ICD‐10 code sets were made on Oct. 1, 2011. 

On Oct. 1, 2012, only limited code updates were made to the ICD‐10 code set to capture new technologies and diseases; no additions, deletions or revisions were made to the ICD‐9‐CM code set. Both code sets will again receive only limited code updates on Oct. 1, 2013. 

4

5

ICD‐10 Updates‐ the Freeze is On! On Oct. 1, 2013 and October 1, 2014 , there will be only limited code updates to the ICD‐10 code set. There will be no updates to ICD‐9‐CM because it will no longer be used for reporting. 

On Oct. 1, 2015, regular updates to ICD‐10 will begin.

5

6

The Four  T’s of ICD‐Transition Timing, Training Technology and Testing

Evaluate tools that can mitigate financial risk of the ICD‐10 transition

New technology also can boost productivity to help offset the losses that occur during and after the transition

6

7

Timing

Phase 1

The time is now to start ICD‐10 Implementation

Prepare the impact statement

Assess Readiness Business processes, technology and staff

Perform a gap analysis in every applicable functional area

Develop an actionable plan that is designed around IT, business processes, physicians, coders, education and training, and other key constituents

7

8

Timing(continued)

Phase 2 is the time to implement the planned changes

Phase 2 should be timed closer to the transition

Implement required IS changes

Follow‐up documentation assessment

8

9

Documentation Assessment Conduct a medical record documentation assessment for recommendations to implement a documentation improvement program that targets deficiencies.  To do this, hire an outside chart auditor or conduct an internal audit, to determine if the clinical documentation is sufficient to support an ICD‐10 code.

9

10

Training The complexity and granularity of the ICD‐10‐CM code set is a very real concern. While the American Medical Association (AMA) cites that as reasons why ICD‐10 implementation needs to be prevented, those factors can be overcome through a well‐planned ICD‐10 training program.

Training strategies should be discussed, including how to use common specialty specific examples for physicians and ancillary providers, and setting the expectation that more detailed documentation will be demanded as a result of ICD‐10

10

11

Identify training needs by function Think about the cycle of a patient in your office, from calling for an appointment, through a paid claim.  How many of your staff  play a role in  the encounter in any way? Does their role include using diagnosis codes?  The intake staff may call for authorizations for managed care plans, and need a diagnosis code. The lab or x‐ray technician needs an ICD‐10 code for their orders and requisitions.  Coordinators need diagnosis codes to schedule outside referrals and surgery.  All of that occurs before the revenue cycle staff submits a claim into your billing system.  Most importantly, the clinicians need to know what new clinical facts are going to be required when documenting their services

11

12

AAPC and AHIMA Tips "The better educated and trained everyone is, the less of a productivity hit your practice will suffer, and a quicker recovery may be realized once we implement ICD‐10."

Which is important in theory but harder to put in practice when the challenges of balancing training and getting the work done. 

Kathy DeVault, Manager of Professional Practice Resources at the American Health Information Management Association (AHIMA) offers advice on how to balance productivity and ICD‐10 training for coders and physicians.

Start now. It doesn't have to be an ICD‐10 boot camp. But at least start raising awareness

12

13

13

14

2 Chapters a Month? Medical coders can start tackling the code set by concentrating on an ICD‐10‐

CM chapter or two each month. (That's 21 chapters and 13 months to go.) At some point they're going to have to practice what they've learned. Don't forget that they will need refreshers on anatomy and physiology.

And it's never too early to encourage physicians to improve clinical documentation.

You need an education and training plan that addresses: What subjects are needed What level of education and awareness are needed for each set of staff members Best training options Which staff members will need what training Schedules Training vendors Resources

14

15

ICD‐10 CM 21 Chapters1. Infectious and Parasitic Diseases 

2. Neoplasm’s 

3. Diseases of the Blood and Blood‐Forming Organs 

4. Endocrine, Nutritional and Metabolic Diseases 

5. Mental and Behavioral Disorders 

6. Disease of the Nervous System 

7. Diseases of the Eye and Adnexa 

8. Diseases of the Ear and Mastoid Process 

9. Diseases of the Circulatory System 

10. Diseases of the Respiratory System 

11. Diseases of the Digestive System 

12. Diseases of the Skin and Subcutaneous Tissue 

13. Diseases of the Musculoskeletal System and Connective Tissue 

14. Diseases of the Genitourinary System 

15. Pregnancy, Childbirth and the Puerperium 

16. Newborn (Perinatal) 

17. Congenital Malformations, Deformations and Chromosomal Abnormalities 

18. Symptoms, Signs and Abnormal Clinical and Laboratory Findings 

19. Injury, Poisoning and Certain Other Consequences of External Causes 

20. External Causes of Morbidity 

21. Factors Influencing Health Status and Contact with Health Services 

15

16

Physician Training Explain the benefits of the greater specificity

“ICD‐10 incorporates greater specificity, clinical data, and information relevant to ambulatory and managed care encounters."

Makes it possible to document risk factors

Recruit physician champions

Peer to peer education most effective

Physicians on your Compliance Committee

Clinical Documentation Specialists

16

17

Training Consider offering training to your billing and coding staff 

Medical Terminology

Anatomy & Pathophysiology

AAPC is introducing their CPC training materials through Licenses AAPC Instructors who have passed the ICD‐10 Instructor Exam and have been awarded AAPC ICD‐10 Trainer Status.

The training materials provided through AAPC will prepare CPC’s for their ICD‐10‐CM proficiency exam

17

18

Maintain Certification Certified coders (CPC, CPC‐A and other coding credentials from AAPC) will require ongoing a proficiency Assessment

75 Questions

Open book, online, unproctored, use any resource available

Two attempts to pass over a two year window

Scheduled to be available Oct 1, 2013 – Sept 30, 2015

18

19

Training Increase education

Expect a steep learning curve for all staff

Expect a decrease in coding and charge entry productivity as coders query providers for missing documentation

Customize training for different roles

19

20

Technology Phase 3 means going live with Technology changes

Finalize system changes

Test systems

Complete education and training

Monitor coding and reimbursement accuracy

20

21

Technology Make an inventory of all systems in your practice that currently include ICD‐9 codes and make a list of each system and the vendor.  

Working with your IS support team, finalize system changes, test systems, and after the transition, monitor coding and reimbursement accuracy. 

New technology also can boost productivity to help offset the losses that occur during and after the transition

21

22

Technology changes Plan to Implement required IS changes

Now is the time to contact your IT vendor for both practice management and electronic records, if they are not the same, and ask who will be responsible for loading the ICD‐10 code set into your system.  

It may be necessary to keep ICD‐9 for a period of time while old claims “wind down” and quality measures continue to be tracked before and after the October 1, 2014 transition date.

22

23

Technology Assistance Ask what additional features will be included to assist in clinical documentation. Does their system have a prompt to ask for the necessary additional details? 

A decision tree that leads the provider to ICD‐10 will have episode of care, laterality, location of disease or injury, and so forth.

23

24

Technology Assistance

Medcin v22 screen shot example

24

25

Testing Testing is the best way to minimize negative impact post implementation and ensure the provider practices are operationally ready for October , 2014

Internal testing 

testing internal systems, business procedures, and operational workflows

External testing testing with external business partners such as

payers, clearinghouses, and third party billing services.

25

26

Comparison of ICD‐9 to ICD‐10

26

27

Reimbursement and Quality problems with ICD‐9

Example – fracture of wristPatient fractures left wrist

A month later, fractures right wrist ICD‐9‐CM does not identify left versus right –

requires additional documentation

ICD‐10‐CM describes Left versus right

Initial encounter, subsequent encounter

Routine healing, delayed healing, nonunion, or malunion

27

28

ICD‐10 Changes everything

Detailed Clinical Information

Severity

Episode of care

Laterality

28

29

ICD‐10 Major Modifications Obstetrics‐ Added trimesters to obstetrical codes (5th digits from ICD‐9‐CM will not be used) 

Endocrinology‐Revised diabetes mellitus codes (5th digits from ICD‐9‐CM will not be used) 

Expanded cause codes (e.g., injury, diabetes) 

Orthopedics‐ Added code extensions for injuries and external causes of injuries  Diagnosis of injury right wrist sprain S63.501A

External cause activity Y9373 racquet sport

External cause place Y92.312 tennis court

29

30

Laterality‐ Left versus Right

C50.111 Malignant neoplasm of central portion of right female breast 

C50.112 Malignant neoplasm of central portion of left female breast 

C50.119 Malignant neoplasm of central portion of unspecified  female breast 

Some ICD‐10‐CM codes indicate laterality, specifying whether the condition occurs on the left, right or is bilateral. If no bilateral code is provided and the condition is bilateral, assign separate codes for both the left and right side. If the side is not identified in the medical record, assign the code for the unspecified side. 

30

31

Structural Differences ICD‐10

• ICD‐10‐CM has 3 – 7 characters• Character 1 is alpha (A – Z, not case sensitive) • Character 2 is numeric • Character 3 is alpha (not case sensitive) or numeric • Character 4 – 7 are alpha (not case sensitive) or numeric – A66 Yaws – A69.20 Lyme disease, unspecified – O9A.311 Physical abuse complicating pregnancy, first trimester 

– S42.001A Fracture of unspecified part of right clavicle, initial encounter for closed fracture  

31

32

Format and Guidelines• ICD‐10‐CM Organization

• Introduction

• How to Use

• Official Guidelines‐ download as a training tool

• http://www.cdc.gov/nchs/data/icd10/10cmguidelines_2013_final.pdf

• Alphabetic Index

• Neoplasm Table

• Table of Drugs and Chemical

• Index to External Causes

32

33

Format and Guidelines• ICD‐10‐CM Organization

• Tabular

• Chapters

• ICD‐10‐CM has 21 Chapters

• Blocks– Example

– Chapter 8 – Diseases of the Ear and Mastoid Process is divided into 5 blocks • H60‐62 Diseases of the external ear, 

• H65‐75 Diseases of the middle ear and mastoid, 

• H80‐83, Diseases of the inner ear, 

• H90‐94 Other disorders of the ear, 

• H95 Intraoperative/postprocedural complications

33

34

Comparison of Code SetsICD‐9 ICD‐10

3‐5 characters 3‐7 characters

More than 17,000 codes More than 155,000 codes68,000 are for ICD 10‐ CM

First digit may be alpha or numeric (E or V only), digits are 2‐5 are always numeric

First character is alpha;  2 & 3 are numeric;  4‐7 are alpha or numeric

Limited space for adding new codes Flexible, new format allows for expansion

Lacks detail Very specific

Lacks laterality Includes a specific field to identifylaterality (right vs. left) 

34

35

Structural DifferencesICD‐9 Diagnosis Code ICD‐10 Diagnosis Code

382.9   Acute Otitis Media B01.2 Varicella pneumonia

540.9   Acute Appendicitis K21.0 GERD with esophagitis

780.01 Coma O30.003 Twin Pregnancy, unspecified, third trimester

In the ICD-10 diagnosis code set, the alpha characters are not case sensitive. These examples show a comparison of the formats of the ICD-9 and ICD-10 diagnosis codes. You can see the use of alpha characters and longer codes in ICD-10

35

36

ICD‐10 Structure• The expanded number of characters of the ICD‐10 diagnosis codes provides greater specificity to identify disease etiology, anatomic site, and severity

• Characters 1‐3 ‐ Category (“Block”)

• Characters 4‐6 ‐ Etiology, anatomic site, severity, or other clinical detail

• Character 7 – Extension  (example‐ episode of care or other clinical detail)

36

37

Each Place has a PurposeThe code structure in the Medical and Surgical section is:

Character 1 2 3 4 5 6 7

Definition Name of section

Body system

Root operation

Body part

Specificclinical detail

X placeholder if  not used

Laterality or episodeof care

37

38

Detailed Example S52 Fracture of Forearm

S52.5 Fracture of lower end of radius

S52.52 Torus fracture of lower end of radius

S52.521 Torus fracture of lower end of right radius

S52.521A Torus fracture of lower end of right radius, initial encounter for closed fracture

38

39

A Place for everything, everything in its place‐ Benjamin Franklin

The fact that the codes are up to seven characters in length is a major difference that brings two new considerations: seventh character extenders and dummy placeholders.

The seventh character extenders are usually a letter, and are used to identify the encounter type.  The most common seventh character extenders used in ICD‐10‐CM are:

A‐Initial Encounter for closed fracture

B‐ Initial encounter for open fracture

D‐ Subsequent Encounter for fracture with routine healing

G‐ Subsequent encounter for fracture with delayed healing

K‐ Subsequent encounter for fracture with nonunion

P‐ Subsequent encounter for fracture with malunion

S‐ Sequela

39

40

A unique twist‐ the “Placeholder”• Some codes are 7 characters, but no 4th, 5th or 6th place is necessary, so “x” is a placeholder

• T68.xxxA   ‐ Hypothermia

• The appropriate 7th character is to be added to code T68

• A – initial encounter

• D – Subsequent encounter

• S – sequela

40

41

Anatomy and Pathophysiology

Higher level of clinical specificity found in the new codes

In order to assign them correctly we have to first understand them

For example – the musculoskeletal system comprises 60% of the codes found in ICD‐10

206 bones in the body 80 are Axial

head, facial, hyloid, auditory, trunk, ribs, and sternum

126 are Appendicular arms, shoulders, wrists, hands, legs, hips, ankles and feet

41

42

Types of Fractures Displaced fractures

Non‐displaced fractures

Closed fracture

Open fracture

Greenstick Fracture

Transverse fracture

Spiral fracture

Oblique fracture

Compression fracture

42

43

Anatomy and Pathophysiology ‐Musculoskeletal system Classification is needed for open fractures using the “Gustilo 

Open fracture classification system”

This system identifies fractures as Type I, II, IIIA, IIIB and IIIC

I – Low energy, wound less than 1 cm

II – Wound greater than 1 cm with moderate soft tissue damage

III – High energy wound greater than 1 cm with extensive soft tissue damage

IIIA – Adequate soft tissue cover

IIIB – Inadequate soft tissue cover

IIIC – Associated with arterial injury

43

44

Diseases of the Musculoskeletal System 

Description

ICD‐9 ICD‐10 ICD‐10 Description

820.21 Intertrochantericfracture, closed

S72.143A

Displaced intertrochanteric fracture of unspecifiedfemur, initial encounter for closed fracture

S72.146A

Nondisplacedintertrochanteric fracture of unspecified femur, initial encounter for closed fracture

44

45

Action Plan‐ be ready for October 1, 2014 Final Date of Implementation Compliance

Claims will require the new ICD‐10 Codes

Continue Training

2‐3 days of training will be required

AHIMA estimates 16 hours or less of training Have a certified coder on hand to support the physicians and staff as they use the new code sets, or system, “live” for the first time

Anticipate some disruption, consider ways to support your practice during this time

45

46

Helpful web sites• MGMA– www.mgma.com

• National Center for Health Statistics– http://www.cdc.gov/nchs/about/major/dvs/icd10des.htm

• CMS– http://www.cms.hhs.gov/ICD10/

• AHIMA– http://www.ahima.org/icd10

• AAPC– www.aapc.com

– www.enosmedicalcoding.com

46

47

Nancy M Enos, FACMPE, CPC‐I, CPMA,  CEMC  is an independent consultant with the MGMA Health Care Consulting Group.  Mrs. Enos has 30 years of operations experience in the practice management field.  Nancy was a practice manager for 18 years before she joined LighthouseMD in 1995 as the Director of Physician Services and Compliance Officer.  In July 2008 Nancy established an independent consulting practice.

As an Approved PMCC Instructor by the American Academy of Professional Coders, Nancy provides coding certification courses, outsourced coding services, chart auditing, coding training and consultative services and seminars in CPT and ICD‐9 Coding, Evaluation and Management coding and documentation, and Compliance Planning.  Nancy frequently speaks on coding, compliance and reimbursement issues to audiences including State and Sectional MGMA conferences, and hospitals in the provider community specializing in primary care and surgical specialties.  In June 2013 Nancy became an AAPC Certified ICD‐10 Instructor.

Nancy is a Fellow of the American College of Medical Practice Executives and serves as a College Forum Representative for the American College of Medical Practice Executives.  She is on the Section Council for MGMA and is a  Past Chair of the Eastern Section, and a Past President for MA/RI MGMA