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NetSuite Manual del usuario Introducción. NetSuite es un conjunto de programas elaborados pensando en las necesidades de las empresas pequeñas, en conjunto todos los programas de NetSuite le permiten tener el control sobre su existencia y movimientos de inventarios y ventas. Ademas NetSuite es la herramienta perfecta para administrar Cybercafes ya que cuenta con Caffe-CONTROL, que es un programa diseñado especialmente para este propósito. NetSuite, en su programa de punto de venta agiliza las ventas ya que cuenta con la opción de manejar códigos de barras, minimizando así los errores y el tiempo de atención al cliente, su poderoso y sencillo sistema de inventarios le permite realizar casi cualquier movimiento sin perder el control de lo que pasa en su negocio. Sus reportes configurables le permiten extraer solo la información que UD. necesita. Más aun NetSuite maneja un sistema de promociones que asigna puntos a sus clientes cada vez que realizan compras, puntos que pueden canjearse por lo que UD. decida. Configurando el sistema. El sistema de configuración de NetSuite, se basa en un conjunto de variables aplicables a cada programa, para cambiar el funcionamiento de un programa basta con cambiar el valor de una de las variables del mismo y reiniciar el programa.

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NetSuite Manual del usuario

Introducción.

NetSuite es un conjunto de programas elaborados pensando en las necesidades de las empresas pequeñas, en conjunto todos los programas de NetSuite le permiten tener el control sobre su existencia y movimientos de inventarios y ventas. Ademas NetSuite es la herramienta perfecta para administrar Cybercafes ya que cuenta con Caffe-CONTROL, que es un programa diseñado especialmente para este propósito. NetSuite, en su programa de punto de venta agiliza las ventas ya que cuenta con la opción de manejar códigos de barras, minimizando así los errores y el tiempo de atención al cliente, su poderoso y sencillo sistema de inventarios le permite realizar casi cualquier movimiento sin perder el control de lo que pasa en su negocio. Sus reportes configurables le permiten extraer solo la información que UD. necesita. Más aun NetSuite maneja un sistema de promociones que asigna puntos a sus clientes cada vez que realizan compras, puntos que pueden canjearse por lo que UD. decida.

Configurando el sistema.

El sistema de configuración de NetSuite, se basa en un conjunto de variables aplicables a cada programa, para cambiar el funcionamiento de un programa basta con cambiar el valor de una de las variables del mismo y reiniciar el programa. Para modificar el valor de una variable haga doble click sobre el nombre de la variable que desee cambiar y modifique el valor en la forma que aparecerá, oprima aceptar para guardar los cambios. Esta

configuración se aplicara a todos los usuarios del programa independientemente al perfil que tengan, a continuación encontrara una lista de las variables que puede configurar en los diferentes programas de la Suite.

Variables para la configuración del sistema

EmpresaVariables referentes a su empresa o negocio

Variable DescripciónEMP_Direccion Escriba la dirección de su domicilio fiscalEMP_Nombre Escriba su nombre, o la razón social de su empresaEMP_RFC Escriba su registro federal de causanteEMP_Telefono Escriba su número telefónico

GeneralesVariables que afectan a todos los programas.

Variable DescripciónGEN_AutoClave

Especifique si desea que NetSuite genere las claves para los catálogos automáticamenteGEN_Impuesto Especifique el porcentaje (%) que desee que se aplique a los documentos de venta.GEN_Lista Especifique la lista de precios que su usara como default para nuevos clientesGEN_Tabulador Especifique el tabulador de tiempos que su usara como default para nuevos clientesGEN_ValorPunto

Especifique por cada cuantos pesos de compra el sistema otorgará un punto al cliente

Caffe-CONTROLVariables referentes al programa Caffe-CONTROL

Variable DescripciónCAF_Almacen Especifique el almacén que debe usarse para vender desde el programa Caffe-

CONTROLCAF_Cliente Especifique la clave de cliente que desee usar como default para Caffe-CONTROLCAF_EditarAlmacen Especifique si desea que se pueda editar el almacén al realizar una venta desde el

programa Caffe-CONTROLCAF_EditarCliente Especifique si se permite editar el cliente al momento de darle salida a un equipoCAF_EditarHora Especifique si desea que se puede editar la hora de entrada y salida en el programa

Caffe-CONTROLCAF_EditarPrecios Especifique si desea que se permita editar los precios en las pantallas de ventas.CAF_Forzar_Impresion Especifica si se el usuario puede desactivar la impresión de ticketsCAF_ProductoRentas Escriba la clave del producto que haya configurado para renta de equiposCAF_TextoAlarma Escriba el texto por defecto que quiera que se envíe como mensaje a los equipos

clientes.CAF_Ticket Indique si desea que se impriman los tickets de compra tanto para el programa de punto

de venta como para el programa Caffe-CONTROL

Cambio de PuntosVariables referentes al programa de cambio de puntos.

Variable DescripciónPOINT_Almacen Especifique el almacén que se utilizara para los cambios de puntosPOINT_EditarAlmacen Especifique si desea que se pueda editar el almacén para el cambio de puntosPOINT_Forzar_Impresion Especifique si desea forzar la impresión de los cambios de puntosPOINT_Ticket Especifique si desea imprimir los comprobantes de los cambios de puntos

Punto de VentaVariables referentes al punto de venta

Variable DescripciónPV_Almacen Especifique el almacén que se utilizara para el programa Punto de VentaPV_Cliente Especifique la clave de cliente que desee usar como default para el Punto de VentaPV_EditarAlmacen Especifique si se permite editar el almacén al realizar una venta desde el programa

Punto de VentaPV_EditarCliente Especifique si desea que el operador pueda editar el clientePV_EditarLista Especifique si desea que el operador pueda cambiar la lista de precios a usarPV_Forzar_Impresion Especifica si se el usuario puede desactivar la impresión de ticketsPV_Ticket Indique si desea que se impriman los tickets de compra tanto para el programa de punto

de venta como para el programa Punto de Venta

Control de InventariosVariables relacionadas con el programa de control de inventarios.

Variable DescripciónSTO_Entrada_Compra Especifique el tipo de movimiento de inventarios que desee utilizar para las entradas por

compraSTO_Entrada_Texterno Especifique el tipo de movimiento de inventarios que desee utilizar para las entradas por

traspaso externoSTO_Entrada_Tinterno Especifique el tipo de movimiento de inventarios que desee utilizar para las entradas por

traspaso internoSTO_EntradaAjuste Especifique el movimiento de inventarios que desee utilizar para la entrada por ajusteSTO_Inventario_Negativo Indica si se permite que exista inventario en negativo.STO_Salida_Baja Especifique el tipo de movimiento de inventarios que desee utilizar para las salidas por

bajaSTO_Salida_Texterno Especifique el tipo de movimiento de inventarios que desee utilizar para las salidas por

traspaso externoSTO_Salida_Tinterno Especifique el tipo de movimiento de inventarios que desee utilizar para las salidas por

traspaso internoSTO_Salida_Venta Especifique el tipo de movimiento de inventarios que desee utilizar para las salidas por

ventaSTO_SalidaAjuste Especifique el movimiento de inventarios que desee utilizar para la salida por ajuste

ReportesVariables referentes al reporteador

Variable Descripción

REP_MargenDER Especifique el margen derecho para los reportesREP_MargenIZQ Especifique el margen izquierdo para los repotes

Tipo de cambioVariables relacionadas con el tipo de cambio

Variable DescripciónTC_M1_Nombre Escriba el Nombre de la moneda No. 1TC_M1_Valor Escriba el Valor de 1 a Modena1TC_M2_Nombre Escriba el Nombre de la moneda No. 2TC_M2_Valor Escriba el Valor de 1 a Modena2TC_M3_Nombre Escriba el Nombre de la moneda No. 3TC_M3_Valor Escriba el Valor de 1 a Modena3

TicketVariables relacionadas con la impresión de tickets

Variable DescripcionTIC_AnchoTicket Especifique el ancho en caracteres que desee para los tickets de compra.TIC_CorteTicket Especifique la cantidad de saltos de línea que deben aplicarse al terminar de imprimir el

ticket de compra.TIC_ImprimirPuntos Indica si se imprime en el ticket los puntos de la compra actualTIC_MargenTicket Especifique cuantos espacios desea que se dejen de margen izq. al imprimir los tickets

de compraTIC_PuertoTicket Especifique el puerto para imprimir ticketsTIC_T1Ticket Escriba un texto, el cual se imprimirá en la penúltima línea de los tickets de compra.TIC_T2Ticket Escriba un texto, el cual se imprimirá en la última línea de los tickets de compra.

Administrar perfiles

Los perfiles del sistema se utilizan para agrupar operadores que tengan la misma función o que necesiten acceso a las mismas pantallas. Para crear un perfil solo se necesita introducir la clave del perfil y un nombre para el mismo así como el nivel de acceso, este ultimo esta reservado para futuras versiones del sistema, se recomienda ampliamente dejar todos los perfiles nuevos con nivel de acceso 1 y el perfil de

administración de empresas con nivel de acceso 4, después de haber creado los perfiles necesarios para el funcionamiento del sistema UD. deberá asignar permisos a dichos perfiles.

Asignar permisos a un perfil

En la pantalla de permisos seleccione el perfil que desee configurar, a continuación seleccione el programa al que desee asignar o editar permisos, oprima el botón “Permisos >>” para cargar los permisos disponibles.Active o desactive las casillas según las opciones a las que desee tenga acceso el perfil.Una vez que este satisfecho con las opciones seleccionadas oprima el botón “Grabar” para

guardar los cambios hechos a los permisos del perfil.Si desea aplicar los mismos permisos a más de un perfil basta con cambiar el perfil y oprimir de nuevo el botón “Grabar”.

Operadores

Para agregar un operador escriba el nombre con el cual se identificara el operador en el sistema como sugerencia puede utilizar la primera letra del nombre y el primer apellido completo, también debe asignar un password al operado este se escribe dos veces para confirmar que sea correcto, por ultimo escriba el nombre completo del operador y seleccione el perfil al que pertenece.Para editar un operador o

cambiar su password escriba el nombre usuario y oprima “TAB” (tabulador) el sistema entonces traerá los datos del mismo y los podrá editar.

Acceso al sistema

Al iniciar cualquier programa de la suite aparecerá una pantalla como esta.En esta pantalla debe escribir su nombre de usuario u operador y su password o contraseña, a continuación oprima “Enter” o haga click en el botón “Aceptar” para iniciar una sesión en el sistema.

Pantalla principal

Todas las ventanas o pantallas principales de NetSuite se ven como esta, en la parte superior o barra de titulo aparece el nombre del programa que esta utilizando, en este caso “Punto de Venta”, en la barra de menús observamos el primer menú “NetSuite” este menú nos proporciona acceso inmediato a todos lo programas de la suite sin necesidad de hacer login en cada uno de ellos. Este acceso lo conseguimos de igual manera al hacer click en los iconos de la barra de herramientas principal, estos iconos nos dan acceso a los programas como sigue, de derecha a izquierda, Reporteador, Catálogos del Sistema, Caffe-CONTROL, Sistema de Inventarios, Punto de Venta y Cambio de puntos, el programa de prepagos solo puede ser accesado desde el menú de inicio o desde el programa Caffe-CONTROL ya que solo se utiliza en este ultimo.En la parte de debajo de la ventana o “Barra de estado” vemos en primer lugar la ruta a la base de datos que se esta utilizando esto es de especial utilidad cuando se instala el programa en red, para confirmar en que base de datos se esta trabajando, si se desea hacer un respaldo del sistema basta con copiar este archivo en un disco o alguna ubicación en la red. Enseguida aparece el operador con el que se ha iniciado la sesión en el sistema y entre corchetes “[]” el nivel de acceso del perfil al que pertenece este. Al final tenemos la fecha y hora del sistema.

Barra de Herramientas para catálogos

Para facilitar el manejo de los catálogos todas las pantallas cuentan con la siguiente barra de herramientas:

Utilice la lupa si desea hacer una consulta rápida para encontrar alguna clave, también puede usar “F2” en cualquier campo clave para accesar a la pantalla de búsqueda rápida.

Para agregar un nuevo registro oprima el botón nuevo al hacer esto la barra cambiara al siguiente estado:

Ahora están activos los botones “Aceptar” y “Cancelar” después de completar los datos solicitados oprima el botón “Aceptar” para guardar los datos o “Cancelar” para descartarlos cambios.

Para editar un registro en todos los casos deberá escribir la clave del mismo, si no la conoce puede oprimir “F2” para accesar a la pantalla de búsqueda rápida.

Para seleccionar la clave deseada haga doble click en ella o selecciónela y presione enter, también puede seleccionarla y presionar el botón aceptar, esto copiara la clave seleccionada al campo clave desde donde fue llamada la pantalla de búsqueda rápida.

Una vez escrita la clave oprima “Enter” para cargar los datos de la base de datos, la barra de herramientas cambiara al siguiente estado:

Como ve los iconos “Editar” y “Eliminar” ahora están activos, oprima el que desee según sea el caso.

Si selecciona editar la barra de herramientas cambiara al estado de Aceptar o Cancelar, para lo cual UD. ya sabe que hacer.

Catálogos del Sistema

Clientes

Seleccione el icono de nuevo, a continuación escriba los datos del cliente. En la pestaña General especifica los datos del cliente. En la pestaña de Ventas especifica la lista de precios, el tabulador, limite de crédito y días de plazo del cliente. En la pestaña Usuarios agrega usuarios del Caffe-CONTROL para ese cliente.

Productos

Si desea agregar un producto seleccione el menú General>Productos. Pulse el icono de nuevo. Especificara la clave, la descripción y el código de barras (no menor de 6 dígitos) del producto. En el campo de Punto de Reorden especifique la cantidad de producto mínimo que debe haber para hacer nuevamente

otro pedido del producto. Especifique Validar Existencia únicamente si desea vender el producto si hay existencia en el Sistema de Inventarios.

Equipos

Para agregar un equipo seleccione el menú General>Equipos. Pulse el icono de nuevo. Especifique el nombre, la dirección IP y comentarios sobre el equipo, si no conoce la dirección IP puede escribir el nombre NetBIOS del equipo o dejar el campo en blanco.

Almacenes

Para agregar un Almacén seleccione el menú Inventarios>Almacenes. Pulse el icono de nuevo. Especifique la clave, nombre y descripción del almacén.

Tipos de movimientos

Para agregar nuevo tipo de movimiento seleccione el menú Inventarios>Tipos de movimientos. Pulse el icono de nuevo. Especifique la clave y el nombre del movimiento. Seleccione si el movimiento será de tipo negativo o de anulación, describa el funcionamiento del movimiento. Escriba la clave de su movimiento inverso.

Lista de Precios

Para agregar una lista de precios seleccione el menú Ventas>Lista de Precios. Pulse el icono de nuevo. Especifique clave y nombre de la Lista. Pulse guardar.Para agregar precios por primera vez a productos ya dados de alta, seleccione la Lista de Precios, pulse el icono de editar y a continuación el botón de productos. Se agregaran los productos a la Lista. Faltaría agregarles el precio y pulsar icono de aceptar. Para agregar más productos a la Lista siga las mismas instrucciones, a excepción de pulsar el botón de productos, en vez de eso, especifique la clave del

producto a agregar, pulse enter para que aparezca la descripción del producto y a continuación especifique el precio.Para el precio de un producto seleccione el menú Ventas>Editar Precios. Especifique la clave de la Lista, la clave del Producto. Pulse el icono editar, escriba el precio a modificar. Pulse aceptar.

Tabuladores de tiempo

Para agregar un Tabulador de tiempo, seleccione el menú Ventas>Tabulador de tiempos. Pulse el icono de nuevo, especifique la clave y el nombre del tabulador. Pulse aceptar.Para editar un tabulador, especifique la clave, pulse el icono de editar. Llene los campos de inicio y fin con el minuto en que comienza el tabulador y el minuto en que termine respectivamente, el campo de Intervalo es la cantidad de minutos en que se ira cargando el tiempo (si es 5, el tiempo se ira cargando de 5 en 5 minutos), seleccione una opción

de cobro y escriba el precio. Pulse aceptar.

Lista de Puntos

Para agregar la cantidad de puntos a los productos seleccione el menú Ventas>Lista de puntos. Pulse el icono de editar, escriba la clave del producto, pulse enter, y especifique la cantidad de puntos para tal producto. Pulse aceptar.

Punto de Venta

Nota de Venta

La pantalla de Nota de Venta fue diseñada pensando en agilizar las ventas a traves del uso de código de barras y manejo del teclado.

Para realizar una venta solo tiene que especificar el cliente deseado, la lista de precios que se utilizara y el almacén de donde descontara las existencias, estos datos pueden ser configurados como default y se puede denegar su cambio por configuración.

una vez configurados los datos anteriores lea los códigos de barras de los productos deseados con el scanner, también puede escribir la clave del producto y presionar “Enter” para cargarlo a la cuenta puede presionar “Enter” tantas veces como productos desee incluir, si desea introducir una gran cantidad de productos puede usar el comodín “*” para multiplicar UD puede escribir “1500*” y escanear el producto deseado esto incluirá 1500 productos iguales al escaneado, igualmente puede utilizar la clave del producto para esta operación. Al terminar oprima “F10” para grabar la venta.

Cancelar Ventas

En esta pantalla UD podrá cancelar las ventas realizadas en este programa, aquí no aparecerán las ventas del Caffe-CONTROL, Prepagos, Etc.

Para cancelar una nota de venta solo seleccione la fecha en la que se elaboro la nota que desee cancelar y a continuación presione el botón “Ver ventas”, en la pantalla aparecerán todas la notas de esa fecha que no estén canceladas, si desea imprimir alguna, selecciónela y haga click en “Imprimir”, para cancelarla haga click en “Cancelar”.

NOTA: Cuando un operador con nivel de acceso menor a 4 intenta cancelar una nota se hace una verificación de puntos, si el cliente no tiene suficientes puntos para cancelar la venta esta no se cancela.Este tipo de ventas solo pueden ser canceladas por un administrador.

Prepagos

Prepagos en dinero

Especifique la clave del cliente, pulse enter, especifique los minutos que desee aplicar al prepago y el precio por minuto. Pulse aceptar.Active la casilla “TICKET” si desea imprimir un ticket por la venta.

Prepagos en puntos

Especifique la clave del cliente, pulse enter, a continuación especifique las horas en prepago a cambiar. Por ultimo pulse Aceptar.Active la casilla “TICKET” si desea imprimir un ticket por la venta.

Caffe-CONTROL

El sistema Caffe-CONTROL fue diseñado especialmente para administrar cybercafes de la manera más confiable y automática.

Si UD. posee una red TCP/IP puede utilizar el servidor de Caffe-CONTROL para automatizar las entradas y salidas de sus equipos, para ello tendrá que instalar el cliente de Caffe-CONTROL en todos lo equipos cliente que quiera controlar, también puede utilizar este programa para administrar otro tipo de negocios como billares, centros de juegos etc.

Para realizar una entrada de forma manual seleccione “Entrada” en el menú “Equipos”, seleccione el equipo deseado (solo aparecerán los equipos disponibles), escriba la clave del cliente, si no la conoce oprima “F2” para accesar ala búsqueda rápida, oprima

“Aceptar” para registrar la entrada. También puede acceder a esta pantalla

presionando el botón “Entrada de equipo”

Para agregar algún producto a la cuenta del equipo selecciónelo y a continuación

haga click en el icono aparecerá la siguiente pantalla.

Escriba la clave del producto, indique la cantidad de productos a cargar, especifique el precio y oprima el botón “>”, esto agregara un producto a la cuenta del equipo, puede agregar varios productos de una sola vez, ya que haya agregado todos los productos deseados oprima “Aceptar” para grabar la información en la base de datos.

Si alguno de sus clientes desea cambiarse de equipo, puede utilizar la pantalla de

cambio de equipo haciendo click en el icono “Cambiar equipo”

Solamente seleccione el equipo al cual desee enviar al cliente y oprima el botón que corresponda a lo que desee hacer con el equipo actual, entre las opciones UD. puede: Bloquear, Cerrar la Sesión, Reiniciar o Apagar el equipo Actual.

Para cancelar una renta haga click en el icono y a continuación oprima el botón de la acción que desee ejecutar en el equipo.

Otra de las opciones que UD. tiene al utilizar Caffe-CONTROL es programar

alarmas para los diferentes equipos que tenga en uso, oprima el botón “Fijar Alarma”

Cuando UD. programa una alarma el programa Caffe-CONTROL le avisa a UD. y al cliente (según sea el caso), UD también puede especificar si desea bloquear el equipo al cumplirse el tiempo programado.

Para cancelar una alarma ya programada solamente tiene que seleccionar el

equipo deseado y hacer click en el icono “Cancelar alarma”.

Además de los mensajes que se envían a través de las alarmas UD. puede enviar mensajes instantáneos a los equipos clientes seleccionándolos y oprimiendo el

icono “Enviar mensaje”.

Para agregar prepagos haga click en el icono “Agregar Pre-Pagos”, esto abrirá el programa de Prepagos.

Utilizando el icono UD. puede elegir entre varias vista de loe equipos según se acomoden a sus necesidades.

Para registrar la salida de un equipo selecciónelo y a continuación seleccione

“Equipos” y luego “Salida” o haga click en el botón “Salida de Equipo”

La pantalla de salida le da un resumen de la cuenta del cliente, así como el total a pagar, para registrar la salida presione uno de los botones de acción para el equipo.Puede Activar la casilla “TICKET” para imprimir un comprobante de compra.

Puntos

Especifique la clave del

cliente, pulse enter,

especifique el almacén,

introduzca el código de

barras del producto a

cambiar. Especifique si

desea que se imprima un

ticket. Pulse aceptar.

Sistema de Inventarios

El sistema de inventarios de NetSuite nos permite realizar diferentes movimientos de inventarios, esto para poder identificar como se mueve el inventario y por que conceptos, ahora explicaremos los principales movimientos que se pueden realizar.

Entrada por compra, este movimiento se debe realizar cuando UD. compra algún producto que desea incluir en su inventario, para realizar este movimiento seleccione “Movimientos” y luego entrada por compra, elija “Nuevo” indique la fecha de entrada (por default el sistema dará la fecha del día, escriba un comentario si lo desea, en el grid (tabla) escriba la clave del almacén, la clave del producto, la cantidad y el costo, repita estos últimos pasos para todos los productos, cuando termine presione el botón “Aceptar”.

Para movimientos de Entrada/Salida en un solo paso como puede ser un traspaso de almacén Interno, indique la fecha, los movimientos correspondientes, un comentario si lo desea, los almacenes de entrada y salida y capture sus productos, al terminar oprima el botón “Aceptar”

Para capturar un inventario físico ingrese a la ventana de inventario físico, elija “Nuevo”, indique la fecha del inventario y el almacén presione enter para validar los datos y captura sus productos con la existencia física contada previamente, al finalizar presione el botón “Aceptar”Si desea editar un inventario físico capturado con anterioridad escriba el folio del mismo y presione enter para cargarlo, a continuación presione el botón “Editar”, edite sus datos y presione “Aceptar”

Una vez capturado el inventario físico deberá ajustarlo, para realizar esta operación seleccione en el menú “Inventario” y luego “Ajustar inventario”, escriba el folio del inventario que desee ajustar y presione “Aceptar”.

Reportes

Los reportes del sistema fueron creados para maximizar la selección de información que UD. necesita.

En casi todos los reportes puede especificar un rango de fechas entre las cuales se seleccionara la información, en los campos “Cliente”, “Producto”, “Operador”, “Tipo de Movimiento”, etc. Se debe escribir la clave de los mismos, si desea que la selección se haga independiente del campo escriba “%” que funciona como comodín seleccionando información

independientemente del valor del campo, una vez que este satisfecho con su selección oprima aceptar para generar el reporte.