3/12/2018

1

LOGO

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

Trường Bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng

KHÓA ĐÀO TẠO NÂNG CAO

“KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH, QUẢN LÝ CÔNG VIỆC,

QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ”

GIẢNG VIÊN:

TS. Nguyễn Khắc Hùng

ThS. Nguyễn Tiến Dũng

Ngày 3

1. Ôn tập bài cũ

2. Xây dựng quy trình làm việc theo lưu đồ

Flowcharts

3. Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả: PDCA, 5

Ws, 1H, 2C, KAIZEN

4. Bài tập xây dựng kỹ năng

2

3/12/2018

2

3

a. Kỹ năng thiết lập chương trình, kế hoạch công tác

Ý nghĩa của chương trình, kế hoạch:

- Hướng dẫn sử dụng đúng đắn các nguồn lực của đơn vị;

- Là cơ sở để thiết lập các mối quan hệ trong công việc;

- Làm cơ sở cho việc kiểm tra các hoạt động của đơn vị;

4

3/12/2018

3

- Phải xác định trọng tâm rõ ràng

- Giải thích mục tiêu cụ thể

- Phải thiết lập được sự cân bằng trong quá trình thực

hiện

- Xem xét các nguồn lực thực hiện

5

Xác định mục tiêu : Muc tiêu chủ yếu và các mục tiêu

khác; Chú ý: Làm sáng tỏ quan hệ giữa các mục tiêu

Xác định các bước đi cần thiết và phương thức thực hiện;

Phân bổ nguồn lực thực hiện;

Quy định thời gian triển khai công việc thực tế

Xác định cách đánh giá kết quả

Điều chỉnh

6

3/12/2018

4

3/12/2018TS. Nguyễn Khắc Hùng 2016 7

PDCA hay Chu trình PDCA (Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – điều chỉnh) là chu trình cải tiến liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950.

Mặc dù lúc đầu ông gọi là Chu trình Stewart đểtưởng nhớ Tiến sĩ Walter A. Shewart - người tiên phong trong việc kiểm tra chất lượng bằng thống kê ở Mỹ từ những năm cuối của thập niên 30.

Tuy nhiên Người Nhật lại quen gọi nó là chu trình Deming hay vòng tròn Deming.

Là nền tảng của ISO 9001

Plan: lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phạm vi, nguồn lực để thực hiện, thời gian và phương pháp đạt mục tiêu.

Do: Đưa kế hoạch vào thực hiện.

TS. Nguyễn Khắc Hùng 9.20168

3/12/2018

5

Check: Dựa theo kếhoạch để kiểm tra kết quả thực hiện.

Act: Thông qua các kết quả thu được đểđề ra những tác động điều chỉnh thích hợp nhằm bắt đầu lại chu trình với những thông tin đầu vào mới.

www.themegallery.com

3/12/2018Viện Lãnh đạo và Quản lý LMI-

MCaD 2013 10

KỸ THUẬT TRIỂN KHAI

5 Ws, 2H, 2C VÀ 5M

3/12/2018

6

1. Xác định mục tiêu yêu cầu (Why)Điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là:- Tại sao bạn phải làm công việc này?- Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộphận của bạn?- Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp bạn luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.

3/12/2018 11

2. Xác định nội dung công việc (What?)

1W = what? Nội dung công việc đó là gi?Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc được giao.Bạn hãy chắc rằng, bước sau là sản phẩm của bước công việc trước.

3/12/2018 12

3/12/2018

7

3. Where: ở đâu, có thể bao gồm các câu hỏi sau:

- Công việc đó thực hiện tại đâu?- Giao hàng tại địa điểm nào?- Kiểm tra tại bộ phận nào?- Testing những công đoạn nào?…

3/12/2018 13

4. When: Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì

giao, khi nào kết thúc…- Cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc.- Có 4 loại công việc khác nhau:+ Công việc quan trọng và khẩn cấp,+ Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp,+ Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp,+ Công việc không quan trọng và không khẩn cấp.Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.

3/12/2018 14

3/12/2018

8

Xem Video clip về Hộp Aisenhower

Bài học rút ra

3/12/2018Viện Lãnh đạo và Quản lý LMI-

MCaD 2013 15

5. Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau:- Ai làm việc đó- Ai kiểm tra- Ai hỗ trợ.- Ai chịu trách nhiệm…

3/12/2018 16

3/12/2018

9

How: nghĩa là như thế nào? Nó bao gồm các nội dung:- Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?- Tiêu chuẩn là gì?- Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?

3/12/2018 17

5 M:

Nguồn lực bao gồm các yếu tố:- Man = nguồn nhân lực.- Money = Tiền bạc.- Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng.- Machine = máy móc/công nghệ.- Method = phương pháp làm việc.

3/12/2018 18

3/12/2018

10

19

Đây là các sơ đồ đơn giản giúp kết nối các bước trong một quy

trình làm việc, giúp làm rõ các công đoạn và cho thấy có thể cải

tiến ở những khâu nào.

Có thể sử dụng Flow charts để:

-Xác định và phân tích các quy trình;

-Xây dựng quy tình theo mỗi bước để phân tích, trao đổi hoặc

thông tin;

-Xác định, tiêu chuẩn hóa và chỉ ra những lĩnh vực cần cải

tiến.

3/12/2018

11

21

Sử dụng kỹ thuật này thế nào:

Phần lớn các sơ đồ này sử dụng ba hình cơ bản:

- Hình ô van chỉ bước khởi đầu hay kết thúc một quy trình

- Hình chữ nhật chỉ hướng dẫn hay hành động

- Hình thoi chỉ quyết định cần đưa

22

Với mỗi hình cần ghi nó thể hiện điều gì. Đó có thể là khởi đầu

hay kết thúc của quy trình, hành động cần làm hay quyết định

phải đưa ra.

Dùng mũi tên để kết nối các hình để chỉ dòng quan hệ của quy

trình.

Có thể dùng nhiều hình khác nưa trong flowcharts. Nhưng hãy

nhơ môt muc đích cơ bản cua ky thuật này là để thông tin: nếu sư

dung nhưng hình phưc tạp mà chi ít người biết thì giao tiếp có thể

bi rôi. Vì vậy, nên vẽ hình đơn giản.

3/12/2018

12

23

Để vẽ Flowchart, hãy động não về các nhiệm vụ trong quy trình

và ghi theo trật tự cái trước cái sau. Tự đặt ra câu hỏi như “Điều gì

sẽ xảy ra tiếp trong quy trình này?” và “Có cần quyết định gì

trước khi sang bước tiếp theo không?” hay “Có cần thông qua gì

trước khi chuyển sang bước sau?”.

Bắt đầu vẽ flowchart với hình ô van và ghi “Bắt đầu”.

Sau đó chuyển sang hành động hay câu hỏi đầu tiên, và vẽ các

hình chữ nhật và hình thoi cho phù hợp. Ghi tên hành động hay

câu hỏi vào, và vẽ mũi tên từ hình bắt đầu tới hình mới.

24

Tiếp tục xây dựng quy trình, đưa ra những hành động hay

câu hỏi theo trật tự chúng diễn ra, và kết nối các hình đó

bằng mũi tên để chỉ quan hệ trong quy trình. Với mỗi quyết

định cần đưa ra, vẽ mũi tên ra để chỉ những kết quả có thể,

và ghi kết quả vào. Khi hết các bước, dùng hình ô van để

chỉ điểm cuối của quy trình và điền chữ “Kết thúc vào”.

Cuối cùng, xem lại quy trình đã vẽ và tự hỏi xem bạn đã

trình bày chính xác trình tự các hành động hay quyết định

trong quy trình chưa.

3/12/2018

13

25

Sau đó, nếu muốn cải tiến quy trình này, hãy xem xét kỹ các

bước đã đưa ra và suy nghĩ xem liệu công việc có bị trùng

lắp không, hay có cần thêm bước nào không, và liệu đã sắp

xếp đúng người đúng việc chưa.

Sơ đồ flowcharts có thể nhanh chóng trơ nên phưc tạp và

khó chấm dưt trong môt tờ giấy. Nếu phải vẽ sang tờ khác,

hãy đánh sô cho hình đã vẽ, sau đó đánh cùng sô cho hình

đầu cua trang sau, giúp bạn dễ theo dõi.

3/12/2018

14

Vận dụng lưu đồ

Flowcharts để xây dựng

quy trình làm việc tại

đơn vị thuộc Ngân

hàng Nhà nước

(Làm việc nhóm, thời

gian 20 phút)

27

28

3/12/2018

15

Đây là việc xây dựng các nhiệm vụ cụ thể nhằm thực hiện mục

tiêu của đơn vị

Các yêu cầu thiết kế:

+ Công việc được thiết kế phù hợp với mục tiêu hoạt động của

đơn vị và của cơ quan mà đơn vị trực thuộc;

+ Nội dung công việc phải rõ ràng, cụ thể để xác định trách nhiệm

thuận lợi khi triển khai;

29

+ Dự báo được khả năng tác động của công việc đối với sự phát

triển chung của tổ chức, và rộng lớn hơn, đối với đời sống xã

hội;

+ Tạo ra khả năng sáng tạo cho cán bộ,

công chức khi giải quyết công việc

+Tạo được khả năng hợp tác giữa các thành viên và với các

đơn vị liên quan;

+Có khả năng kiểm tra việc thi hành công việc một cách thuận

lợi.

30

3/12/2018

16

Cơ cấu phân tách công việcWBS – Work Breakdown Structure

Hoạt động

1.2.0.0Activities

Mục tiêu dự án

1.0.0.0

Hoạt động

1.3.0.0

Hoạt động

1.1.0.0

Nhiệm vụ

1.2.1.0

Nhiệm vụ

1.2.3.0

Nhiệm vụ

1.2.2.0

Gói công việc

1.2.2.1

Gói công việc

1.2.2.3

Gói công việc

1.2.2.2

Tasks

Work Packages

Cấp 3

Project ObjectivesCấp 1

(Cấp hoàn thành)

Cấp 4

Cấp 2

31TS. Nguyễn Khắc Hùng 6.2013

Cơ cấu phân tách công việc.

Xây tầng 1

1.2.0.0Activities

Xây nhà 2 tầng

1.0.0.0

Xây tầng 2

1.3.0.0

Làm móng

1.1.0.0

Chuẩn bị

1.2.1.0

Hoàn thiện

1.2.3.0

Xây

1.2.2.0

Xây tường

1.2.2.1

Trát

1.2.2.3

Đổ trần

1.2.2.2

Tasks

Work Packages

Cấp 3

Project ObjectivesCấp 1

(Cấp hoàn thành)

Cấp 4

Cấp 2

32TS. Nguyễn Khắc Hùng 6.2013

3/12/2018

17

Kế hoạch thực hiện – Biểu đồ GANTT.

Giám sát thi công4

Xây dựng công trình2

Lắp đặt thiết bị3

Nghiệm thu, bàn giaoIV

Xây dựngIII

10 - 124 - 6 7 - 91 - 3

San lấp mặt bằng1

Giải phóng mặt bằng2

Thiết kế, thẩm định, phê duyệt

TK

1

Chuẩn bị xây dựnII

Lập báo cáo nghiên cứu KT2

Lập báo cáo nghiên cứu TKT1

Chuẩn bị đầu tưI

Tiến độ thực hiện - ThángNội dung công việcTT

33TS. Nguyễn Khắc Hùng 6.2013

Nhân lực

Tài lực

Vật lực

Thời gian

V.v.

34

3/12/2018

18

353/12/2018

36

3/12/2018

19

3/12/2018Viện Lãnh đạo và Quản lý LMI-

MCaD 2013 37

Bước 1: Thực hiện việc phân tích công việc dự định triển khai.

- Xác định thuận lợi và khó khăn đối với quá trình hoàn thành công việc

- Xác định cách đánh giá kết quả công việc hợp lý (sẽ đánh giá như thế

nào? Tiêu chuẩn nào?);

- Lựa chọn cán bộ hợp lý và sắp xếp họ vào những vị trí cần thiết khi triển

khai công việc;

- Xác định nguồn lực tài chính và các nguồn lực cần thiết khác

-Dự báo trước kết quả công việc để xác định

yêu cầu đào tạo, bồi dưỡng cán bộ theo yêu cầu

công việc;

38

3/12/2018

20

Bước 1: Chọn và xây dựng quy trình, thủ tục triển khai.

Yêu cầu: Khoa học, hệ thống, có tính thực tế

Nội dung:

- Mô tả các bước giải quyết công việc

- Xác định phương án giải quyết

- Xác định các bước thực hiện cụ thể

- Đề xuất cách kiểm tra cho mỗi

bước và cho toàn bộ công việc

39

Nguyên tắc:

- Mệnh lệnh triển khai phải thống nhất, thực tế, được truyền đạt kịp

thời và chính xác

- Thực hiện sự phối hợp để huy động tiềm lực chung của đơn vị;

- Phải bảo đảm sự hài hòa về lợi ích trong khuôn khổ mục tiêu

chung;

- Thực hiện chế độ uỷ quyền hợp lý ;

- Tránh vi phạm thẩm quyền do luật định.

40

3/12/2018

21

Điều kiện để bảo đảm hiệu quả:

Mục tiêu công việc được nhận thức rõ ràng;

Mọi người nhất trí với mục tiêu đề ra

Mỗi cá nhân tham gia công việc đều có sự nỗ lực cần thiết;

Lãnh đạo đơn vị chỉ ra được đường đi nước bước rõ ràng;

Kiểm soát lộ trình chặt chẽ ;

Có sự phối hợp đồng bộ.

41

Nguyên tắc:

Khách quan

Kịp thời

Hướng về việc để kiểm tra

Hướng tới tương lai

Trách nhiệm cụ thể

42

3/12/2018

22

Nội dung:

Kiểm tra việc sử dụng ngân sách được giao cho công việc

Kiểm tra việc sử dụng và bố trí nhân lực cho công việc;

Kiểm tra các thiết bị và phương tiện phục vụ cho nhiệm vụ

triển khai công việc;

Kiểm tra quá trình giải quyết công việc theo kế hoạch đã

thông qua.

43

Kaizen là một thuật ngữ kinh tế của người Nhật, được ghép bởi từ 改 (“kai”) có nghĩa là thay đổi và từ 善 (“zen”) có nghĩa là tốt hơn, tức là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”.

3/12/2018Viện Lãnh đạo và Quản lý LMI-

MCaD 44

3/12/2018

23

BƯỚC BƯỚC

- Bước 1: Lựa chọn chủ đề thay

đổi (cho công việc, liên minh…).

- Bước 5: Thực hiện thay đổi

- Bước 2: Tìm hiểu tình trạng

hiện tại và xác định mục tiêu

thay đổi.

- Bước 6: Xác nhận kết quả thực

hiện thay đổi

- Bước 3: Phân tích dữ liệu đã

thu thập để xác định nguyên

nhân gốc rễ

- Bước 7: Xây dựng hoặc sửa lỗi

các tiêu chuẩn để phòng ngừa

tái diễn

- Bước 4: Xác định biện pháp

thực hiện dựa trên cơ sở phân

tích

- Bước 8: Xem xét các quá trình

trên và xác định các dự án thay

đổi tiếp theo

4

5

4

6

3/12/2018

24

Có thể vận dụng KAIZEN và 5S trong thực hiện kế hoạch công tác tại cơ quan/đơn vị ngành Ngân hang Nhà nước như thế nào?

Thời gian: 15’

4

7

1. Tạo động cơ làm việc

2. Phân công, giao việc, ủy quyền

3. Phân bổ nguồn lực và điều chỉnh kế hoạch

4. Làm việc nhóm và giải quyết xung đột

5. Theo dõi và đánh giá (M&E)

6. Báo cáo kết quả theo chứng cứ (evidence-based)

3/12/2018

Viện Lãnh đạo và Quản lý LMI-

MCaD 48

3/12/2018

25

49