Înștiințare privind protecția și confidențialitatea …...chestiunilor care pot fi raportate în țara dumneavoastră, vă rugăm să consultați secțiunea 6 din prezenta înștiințare

Înștiințare privind protecția

și confidențialitatea datelor în legătură cu linia de

raportare SpeakUp

Versiunea 1.2, limba română, din data 31 octombrie 2017

Înștiințare privind protecția și confidențialitatea datelor în legătură cu linia de raportare SpeakUp


Copyright © Capgemini 2017. All Rights Reserved 1

Cuprins

1. Informații generale .......................................................................................................... 2

2. Utilizarea liniei de asistență SpeakUp ................................................................................. 3

3. Ce date și informații cu caracter personal sunt colectate și prelucrate? .................................. 4

4. Cum vor fi prelucrate datele și informațiile cu caracter personal după ce le raportați și cine

poate accesa aceste date și informații? .................................................................................... 4

5. Drepturile raportorilor și ale persoanelor care fac obiectul raportărilor ................................... 5

6. Reglementări specifice țărilor ............................................................................................ 5

Belgia ...................................................................................................................................................................... 6

Republica Cehă ..................................................................................................................................................... 6

Danemarca ............................................................................................................................................................ 6

Finlanda .................................................................................................................................................................. 7

Franța...................................................................................................................................................................... 7

Ungaria ................................................................................................................................................................... 7

Italia ........................................................................................................................................................................ 8

Luxemburg ............................................................................................................................................................. 8

Maroc ...................................................................................................................................................................... 8

Olanda .................................................................................................................................................................... 8

Portugalia ............................................................................................................................................................... 8

România ................................................................................................................................................................. 8

Rusia ....................................................................................................................................................................... 9

Republica Slovacă ................................................................................................................................................ 9

Spania ................................................................................................................................................................... 10

Suedia ................................................................................................................................................................... 10




Potrivit reglementărilor privind confidențialitatea datelor din unele țări, o persoană care raportează un motiv de îngrijorare care conține date cu caracter personal trebuie să fie

înștiințată cu privire la anumite practici de colectare și păstrare a informațiilor pe care aceasta le transmite și să accepte clauzele și condițiile de utilizare a liniei de asistență

SpeakUp.

Drept urmare, vă rugăm să vă exprimați acordul pentru prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal astfel cum este descris în acest document. Dacă nu vă exprimați

acordul pentru prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal conform procedurii descrise în prezentul document, nu putem accepta nicio informație prin acest sistem. În acest caz, puteți utiliza unul dintre celelalte mijloace interne pentru a raporta o de conduită

necorespunzătoare, cum ar fi semnalarea către managerul dumneavoastră sau către un reprezentant al departamentului de resurse umane, de etică sau juridic.

1. Informații generale

Linia de asistență SpeakUp este un sistem voluntar și confidențial de raportare online și

prin telefon operat de prestatorul independent de servicii Convercent și pus la dispoziție de Capgemini angajaților, furnizorilor, clienților, partenerilor săi de afaceri precum și

societăților afiliate („Raportorul”).

Scopul liniei de asistență SpeakUp este de a le permite raportorilor să solicite recomandări și sfaturi sau să raporteze motive de îngrijorare privind aspecte legate de contabilitate, audit, practici de corupție, concurență neloială, nerespectarea legilor privind protecția

datelor și a vieții private, încălcări grave ale drepturilor omului și ale libertăților fundamentale, sănătatea și siguranța oamenilor și mediul, și alte tipuri de conduite

necorespunzătoare, neconforme cu cele 7 valori ale noastre sau cu Codul nostru de conduită în afaceri și care pot afecta semnificativ interesele vitale ale Capgemini și ale

societăților sale afiliate.

În anumite țări, linia de asistență SpeakUp poate fi folosită doar pentru a raporta suspiciuni cu privire la încălcarea unui număr mai restrâns de chestiuni. Pentru a afla sfera exactă a chestiunilor care pot fi raportate în țara dumneavoastră, vă rugăm să consultați secțiunea 6

din prezenta înștiințare. Dacă motivele dumneavoastră de îngrijorare se referă la o chestiune a cărei raportare, potrivit legislației locale, este posibil să nu fie acceptată de

Capgemini prin linia de asistență SpeakUp, va trebui să luați legătura cu managerul dumneavoastră sau cu un reprezentant al departamentului de resurse umane, etică sau

juridic pentru a semnala problema în cauză.

Linia de asistență SpeakUp și baza de date în care sunt stocate datele cu caracter personal pe care le puteți raporta sunt operate de Convercent. Toate aceste date sunt prelucrate pe

un server separat și sigur, care se află în Irlanda.

Pentru orice întrebări cu privire la prezenta înștiințare și/sau despre linia de asistență SpeakUp, vă puteți adresa Capgemini prin e-mail la adresa [email protected].

mailto:[email protected]




2. Utilizarea liniei de asistență SpeakUp

Utilizarea liniei de asistență Speakup este întru totul facultativă. Vă reamintim că

modalitatea uzuală de raportare a unei posibile încălcări este direct managerului dumneavoastră sau unui reprezentant al departamentului de resurse umane, etică sau juridic. De asemenea, este posibil ca în anumite țări să fie disponibile resurse suplimentare,

cum ar fi reprezentanți ai personalului, proceduri de soluționare a reclamațiilor sau linii de asistență specifice.

În cazul în care considerați că nu puteți urma modalitatea uzuală de raportare a unei posibile încălcări, puteți utiliza linia de asistență SpeakUp pentru a vă semnala motivul de

îngrijorare.

Vă rugăm să rețineți că informațiile pe care le furnizați despre dumneavoastră, colegii dumneavoastră sau orice aspect legat de activitățile companiei pot conduce la decizii care îi afectează pe alții. Prin urmare, vă solicităm să furnizați numai informații care, potrivit

cunoștințelor dumneavoastră la momentul furnizării lor, sunt corecte și concrete. Capgemini nu va aplica împotriva dumneavoastră măsuri disciplinare sau alte sancțiuni

pentru niciun fel de raportare a unei suspiciuni de încălcare a legii sau de neconformitate, făcută „cu bună-credință”, chiar dacă aceasta se dovedește ulterior a fi incorectă. A acționa

„cu bună-credință” înseamnă a acționa pe baza unor convingeri și intenții oneste. Vă rugăm să aveți în vedere însă că furnizarea deliberată a unor informații false sau cu scopul de a induce în eroare nu va fi tolerată.

Informațiile pe care le transmiteți vor fi tratate cu confidențialitate, exceptând cazurile în

care acest lucru nu este posibil din cauza obligațiilor juridice sau pentru desfășurarea unei anchete adecvate, caz în care informațiile vor fi gestionate cu prudență.

Vă puteți păstra anonimatul în cazurile permise de lege, însă vă încurajăm să vă faceți cunoscută identitatea, pentru a ne permite să vă contactăm ulterior dacă avem întrebări.




3. Ce date și informații cu caracter personal sunt colectate și

prelucrate?

Linia de asistență SpeakUp înregistrează următoarele date și informații cu caracter personal pe care le puteți face cunoscute: (i) numele și datele dumneavoastră de contact și dacă sunteți angajat al Capgemini; (ii) numele și alte informații cu caracter personal ale

persoanelor pe care le numiți în raport, dacă furnizați astfel de informații (de exemplu, descrierea funcțiilor și datele de contact); și (iii) o descriere a presupusei conduite

necorespunzătoare, precum și o descriere a circumstanțelor incidentului.

4. Cum vor fi prelucrate datele și

informațiile cu caracter personal după ce le raportați și cine poate accesa aceste date și informații?

Datele și informațiile cu caracter personal pe care le furnizați vor fi stocate într-o bază de

date sigură, care se află pe serverele găzduite și operate de Convercent în Irlanda. Convercent a încheiat angajamente contractuale cu Capgemini pentru a securiza informațiile pe care le furnizați în conformitate cu legislația în vigoare. Convercent se

angajează să mențină practici stricte de confidențialitate și securitate, inclusiv cele legate de înștiințare, opțiuni, transferul ulterior, securitate, integritatea datelor, acces și aplicarea

legii.

În scopul prelucrării și investigării raportării dumneavoastră și sub rezerva prevederilor din legislația locală, datele și informațiile cu caracter personal pe care le furnizați pot fi

accesate, prelucrate și utilizate de personalul corespunzător din cadrul Capgemini, incluzând departamentele de etică, resurse umane, financiar, audit intern, juridic,

conducerea și consultanții externi (de exemplu, consultanți juridici), și, în situații limitate, de personalul tehnic al Convercent. Aceste persoane se pot afla în Uniunea Europeană sau în alte zone. În cazul transferurilor de date cu caracter personal în afara Uniunii Europene,

toate companiile Capgemini au încheiat Acorduri privind transferul de date în interiorul companiei, pe modelul Regulilor corporative cu forță juridică obligatorie ale Capgemini.

Convercent a încheiat un Acord privind transferul de date pe baza Modelului UE al clauzelor contractuale tip și este, de asemenea, autorizată și respectă Principiile scutului de confidențialitate pentru transferul datelor cu caracter personal în mod special către SUA

(pentru informații suplimentare, a se vedea Politica de confidențialitate a Convercent).

https://www.convercent.com/policies/privacy-policy




De asemenea, datele și informațiile cu caracter personal pe care le furnizați pot fi dezvăluite poliției și/sau altor autorități sau organe cu atribuții de aplicare a legii.

Datele cu caracter personal pe care le furnizați vor fi păstrate atât timp cât este necesar

pentru a prelucra raportul dumneavoastră sau, dacă este cazul, atât timp cât este necesar pentru a impune sancțiuni sau dacă datele trebuie păstrate din motive juridice. În celelalte cazuri, datele cu caracter personal vor fi șterse în termen de două luni de la închiderea

raportului sau imediat, în eventualitatea în care raportul nu se încadrează în sfera de aplicare a liniei de asistență SpeakUp.

5. Drepturile raportorilor și ale persoanelor care fac obiectul

raportărilor

Capgemini va înștiința prompt orice persoană care face obiectul unei raportări prin linia de asistență SpeakUp în ceea ce privește statutul acesteia, exceptând cazul în care înștiințarea trebuie să fie amânată pentru a se asigura păstrarea informațiilor relevante. Persoana care

face obiectul raportării are drept de acces la informații despre raportare (exceptând datele care pot permite identificarea raportorului) și de a solicita corectarea informațiilor sale cu

caracter personal care pot fi inexacte sau incomplete conform legislației în vigoare. Persoana care face obiectul unei raportări va fi informată în înștiințare despre cum își poate exercita aceste drepturi.

În mod similar, raportorii au, de asemenea, dreptul de acces la informații despre ei și de a

solicita corectarea acestora conform legislației în vigoare. Pentru exercitarea acestor drepturi, vă rugăm să contactați [email protected].

6. Reglementări specifice țărilor

Nu există restricții specifice pentru următoarele țări (la data de 2 aprilie 2017): Arabia Saudită, Argentina, Australia, Austria, Brazilia, Canada, China, Columbia, Elveția, Emiratele Arabe Unite, Filipine, Germania, Guatemala, Hong-Kong, India, Irlanda, Japonia, Malaysia,

Mexic, Noua Zeelandă, Norvegia, Polonia, Regatul Unit, Singapore, Statele Unite ale Americii, Taiwan, Vietnam.

În cea mai mare parte a Uniunii Europene precum și în zonele limitrofe, pot fi raportate

numai motive de îngrijorare limitate, de regulă cu privire la contabilitate, audit, mită, dreptul concurenței, discriminare, hărțuire și mediu, chestiuni legate de sănătate, igienă și

mailto:[email protected]




siguranță. În plus, în unele țări raportările sunt restricționate în așa fel încât numai angajații în funcții-cheie sau de conducere pot face obiectul unei raportări.

Orice probleme sau motive de îngrijorare legate de subiecte a căror raportare prin linia de asistență SpeakUp nu este permisă trebuie raportate direct managerului dumneavoastră

sau unui reprezentant al departamentului de resurse umane, etică sau juridic, după caz, în funcție de obiectul posibilei încălcări.

În unele țări, este posibil ca legea să nu permită raportările anonime, decât în împrejurări extrem de restrictive.

Belgia

- Angajații Capgemini pot folosi linia de asistență SpeakUp exclusiv pentru a raporta chestiuni interne legate de mită, finanțe, contabilitate și audit.

- Orice probleme sau motive de îngrijorare legate de alte subiecte care ar putea afecta Capgemini trebuie raportate direct managerului dumneavoastră sau unui

reprezentant al departamentului de resurse umane, de etică sau juridic. - Raportările anonime nu sunt permise conform legii, exceptând anumite situații

extrem de limitate.

Republica Cehă

Se pot efectua numai raportări în legătură cu:

- posibile nereguli privind

• concurența neloială; • mita sau corupția în activitățile desfășurate de Capgemini;

• conflicte de interese; • utilizarea abuzivă a informațiilor privilegiate; • comiterea unei infracțiuni;

- cazuri grave privind • chestiuni de contabilitate, audit sau bancare; sau

• afectarea intereselor vitale ale companiei; - amenințări grave la adresa sănătății sau siguranței unui membru al echipei; sau - hărțuirea sau discriminarea.

Linia de asistență SpeakUp nu este destinată transmiterii de reclamații, acestea fiind

chestiuni generale legate de situația personală a unui membru al echipei la locul de muncă sau de aspecte personale ale altor membri ai echipei.

Danemarca

- Pot fi raportate numai motive de îngrijorare legate de abateri disciplinare grave sau comiterea de infracțiuni, care au drept consecință abateri grave sau suspiciuni de abateri grave care pot afecta interesele vitale ale companiei sau care pot avea un

impact semnificativ asupra sănătății sau vieții unei persoane, cum ar fi: infracțiuni




economice (inclusiv mită, fraudă, falsificare și infracțiuni similare), precum și nereguli în domeniul contabilității și auditului, controalelor interne sau raportării

financiare, practicilor anticoncurențiale și utilizării abuzive a informațiilor privilegiate, dar și în cazurile de poluare a mediului, încălcări grave ale normelor de sănătate în

muncă și infracțiuni grave împotriva unui angajat, de exemplu, violență sau infracțiuni sexuale.

- Orice probleme sau motive de îngrijorare legate de alte chestiuni care ar putea

afecta Capgemini, considerate a fi abateri de o gravitate mai redusă, precum cazurile de hărțuire morală, dispute între colegi, incompetență, absențe și încălcarea

politicilor privind fumatul și consumul de alcool și a normelor de la locul de muncă privind utilizarea e-mailului/internetului etc. trebuie să fie raportate direct

managerului dumneavoastră sau unui reprezentant al departamentului de resurse umane, de etică sau juridic.

Finlanda

- Pot fi raportate numai motive de îngrijorare legate de infracțiuni sau conduită necorespunzătoare care țin de contabilitate, controale contabile interne sau audit, infracțiuni bancare și financiare sau mită.

- Orice probleme sau motive de îngrijorare legate de alte subiecte care ar putea afecta Capgemini trebuie raportate direct managerului dumneavoastră sau unui

reprezentant al departamentului de resurse umane, de etică sau juridic.

Franța

- Motivele de îngrijorare pot fi raportarte în legătură cu:

o infracțiuni sau contravenții; o încălcări grave și evidente ale oricăror angajamente internaționale ratificate

sau aprobate de Franța;

o încălcări grave și evidente ale unui act unilateral adoptat de o organizație internațională în temeiul unui angajament internațional general ratificat;

o încălcări grave și evidente ale legilor sau reglementărilor sau o amenințări grave sau prejudicii la adresa interesului general. În astfel de

cazuri, raportorul trebuie să aibă personal cunoștință de amenințarea sau

prejudiciul la adresa interesului general. - În plus, motivele de îngrijorare pot avea legătură cu conduite sau situații care încalcă

dispozițiile din Codul de etică în afaceri referitoare la mită și trafic de influență. - Motivele de îngrijorare nu pot avea legătură cu informații clasificate care țin de

securitatea națională, secretul medical sau confidențialitatea avocat-client.

Ungaria

Pot fi raportate orice probleme, în mod direct și exclusiv managerului dumneavoastră sau departamentului de resurse umane al Capgemini Hungary Ltd.




Italia

Problemele raportate se pot referi la încălcări ale Codului de etică al întreprinderii și / sau al modelului organizatoric și de management conform Decretului legislativ 231/01.

Luxemburg

Legea nu permite raportări anonime.

Maroc

- Pot fi raportate numai motive de îngrijorare legate de dreptul concurenței, conflicte

de interese, utilizarea abuzivă a informațiilor privilegiate, furt, fraudă, deturnarea unor active, nereguli în chestiuni de contabilitate, audit sau bancare, raportări

financiare necorespunzătoare, mită, hărțuire sexuală și discriminare. - Orice probleme sau motive de îngrijorare legate de alte subiecte care ar putea afecta

Capgemini trebuie raportate direct managerului dumneavoastră sau unui

reprezentant al departamentului de resurse umane, de etică sau juridic.

Olanda

- Raportările trebuie să fie legate de încălcarea legilor, pericole pentru sănătatea

publică, siguranța persoanelor sau a mediului sau o amenințare la adresa funcționării adecvate a organizației ca urmare a unor acțiuni neadecvate sau a unor omisiuni.

- Pot fi raportate numai motive de îngrijorare legate de abuzuri în cadrul organizației în care lucrați sau cu care sunteți în contact în cadrul activității dumneavoastră de

lucru. - Raportările anonime sunt permise numai în cazuri excepționale.

Portugalia

- Pot fi raportate numai motive de îngrijorare legate de mită și chestiuni financiare, de contabilitate și audit.

- Orice probleme sau motive de îngrijorare legate de alte subiecte care ar putea afecta

Capgemini trebuie raportate direct managerului dumneavoastră sau unui reprezentant al departamentului de resurse umane, de etică sau juridic.

- Legea nu permite raportări anonime, însă informațiile dumneavoastră cu caracter personal vor fi tratate cu confidențialitate.

- În plus, se pot efectua numai raportări privind angajații care dețin funcții-cheie sau

de conducere.

România






• concurența neloială; • mita sau corupția în activitățile desfășurate de Capgemini;

• conflicte de interese; • utilizarea abuzivă/neloială a informațiilor privilegiate (“insider trading”);

• comiterea unei infracțiuni; - cazuri grave privind

• chestiuni de contabilitate, audit sau bancare; sau

• afectarea intereselor vitale ale companiei; - amenințări grave la adresa sănătății sau siguranței unui membru al echipei; sau

- hărțuirea sau discriminarea.

Linia de asistență SpeakUp nu este destinată transmiterii de reclamații, acestea fiind chestiuni generale legate de situația personală a unui membru al echipei la locul de muncă sau de aspecte personale ale altor membri ai echipei.

Rusia

- Nu este permisă divulgarea în cadrul unei raportări a numelor de persoane fizice care sunt cetățeni ai Federației Ruse. Această prevedere include și trimiterile indirecte la

persoane fizice de cetățenie rusă fără a se folosi explicit numele lor (de exemplu, „... directorul departamentului nostru XYZ…”)

Republica Slovacă



• concurența neloială; • mita sau corupția în activitățile desfășurate de Capgemini; • conflicte de interese;

• utilizarea abuzivă a informațiilor privilegiate; • comiterea unei infracțiuni;

- cazuri grave privind • chestiuni de contabilitate, audit sau bancare; sau • afectarea intereselor vitale ale companiei;

- amenințări grave la adresa sănătății sau siguranței unui membru al echipei; sau - hărțuirea sau discriminarea.

Linia de asistență SpeakUp nu este destinată transmiterii de reclamații, acestea fiind chestiuni generale legate de situația personală a unui membru al echipei la locul de muncă

sau de aspecte personale ale altor membri ai echipei.




Spania

- Pot fi raportate numai motive de îngrijorare legate de încălcări substanțiale ale legilor sau de încălcări grave ale Codului Capgemini de etică în afaceri și ale

politicilor sale, cum ar fi mita sau chestiunile financiare, contabile și de audit. - Orice probleme sau motive de îngrijorare legate de alte subiecte care ar putea afecta

Capgemini trebuie raportate direct managerului dumneavoastră sau unui

reprezentant al departamentului de resurse umane, de etică sau juridic. - Legea nu permite raportări anonime, însă informațiile dumneavoastră cu caracter

personal vor fi tratate cu confidențialitate.

Suedia

- Pot fi raportate numai motive de îngrijorare legate de nereguli grave referitoare la

chestiuni financiare și contabile, controale contabile interne, audit, mită și infracțiuni bancare și financiare, precum și referitoare la alte abateri grave/infracțiuni care

afectează interesele vitale ale companiei sau amenință sănătatea sau viața unei persoane.

- Orice probleme sau motive de îngrijorare legate de alte subiecte care ar putea afecta

Capgemini trebuie raportate direct managerului dumneavoastră sau unui reprezentant al departamentului de resurse umane, de etică sau juridic.

- În plus, se pot efectua raportări numai cu privire la angajații care dețin funcții-cheie, de administrare sau de conducere.

About Capgemini

With more than 190,000 people, Capgemini is present in over 40 countries and celebrates its 50th Anniversary year in 2017. A global leader in consulting, technology and outsourcing services, the Group reported 2016 global revenues of EUR 12.5 billion. Together with its clients, Capgemini creates and delivers business, technology and digital solutions that fit their needs, enabling them to achieve innovation and competitiveness. A deeply multicultural organization, Capgemini has developed its own way of working, the Collaborative Business Experience™, and draws on Rightshore®, its worldwide delivery model.

Learn more about us at www.capgemini.com.

This message is intended only for the person to whom it is addressed. If you are not the intended recipient, you are not authorized to read, print, retain, copy, disseminate, distribute, or use this message or any part thereof. If you receive this message in error, please notify the sender immediately and delete all copies of this message.

This message contains information that may be privileged or confidential and is the property of the Capgemini Group. Copyright © 2017 Capgemini. All rights reserved.

Rightshore®

is a trademark belonging to Capgemini.

http://www.linkedin.com/company/capgemini

http://www.slideshare.net/capgemini

http://www.twitter.com/capgemini

http://www.youtube.com/capgeminimedia

http://www.facebook.com/capgemini

http://www.capgemini.com/about/how-we-work/the-collaborative-business-experiencetm

http://www.capgemini.com/about/how-we-work/rightshorer

Documents

Înștiințare privind protecția și confidențialitatea …...chestiunilor care pot fi raportate în țara dumneavoastră, vă rugăm să consultați secțiunea 6 din prezenta înștiințare