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Sistemas de Informacion OAS
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SISTEMAS DE AUTOMATIZACIÓN DE OFICINA(OAS)
P R E S E N T A D O P O R :
L E Y D Y K A T E R I N E M A R T Í N E Z O J E D A
M A R Í A F E R N A N D A T O S C A N O G A LV I S
SISTEMAS DE AUTOMATIZACIÓN DE OFICINA (OAS)
Consisten en aplicaciones destinadas a ayudar al
trabajo del administrativo de una organización, forman
parte de este tipo de software:
Procesadores de textos Hojas de calculo
Editores de Presentaciones.
OBJETIVO DEL OAS
Incrementar la productividad y la eficiencia dentro de una
compañía.
ACTIVIDADES DEL OAS
Para cumplir con las funciones de las oficinas en general se llevan a cabo 4 actividades de oficinas principales:
1. Administrar Documentos.
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
Son las tecnologías que se
utilizan para crear, procesar
y administrar documentos.
Procesamiento de palabra,
las publicaciones de
escritorio, imágenes de
documentos y
administración del flujo de
trabajo.
2. Programación de las actividades y/o comunicación de las personas y grupos.
TRABAJO DE COLABORACIÓN (GROUPWARE)
Es el software que reconoce el significado de los grupos en
las oficinas al proporcionar funciones y servicios que dan
soporte a las actividades de colaboración de los grupos de
trabajo.
3. Administración de la Información.
ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN (BASE DE DATOS DE ESCRITORIO)
Herramienta en paquetes para bases de datos
diseñadas para dar soporte a tareas de
administración de datos específicos de la oficina
para el trabajador de la información.
4. Administración de proyectos.
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Es el software que facilita el desarrollo, programación y
administración de un proyecto complejo en subtareas
más sencillas, cada una con su propio tiempo de
terminación y sus requerimientos de recursos.
CARACTERÍSTICAS DE OAS
Este tipo de sistemas ayuda a:
• Colaborar y comunicar ideas
• Reutilizar soluciones a problemas recurrentes
• Compartir recursos y coordinar esfuerzos de trabajo de los
miembros de los muchos equipos de procesos y proyectos
y de otros grupos de trabajo de las organizaciones.
• La meta de estos sistemas es aumentar la productividad y
la creatividad de los equipos de trabajo.
MODELOS OAS
El paquete de software más popular que puede ajustarse a la definición de OAS es Microsoft Office en cualquiera de sus versiones.
Pero también hay Software Libre, estos son algunos:
ORACLE OPEN OFFICE
Conocido como StarOffice o StarSuite, es la suite ofimática propiedad de Oracle Corporation.
Writer. Procesador de textos con soporte para archivos.
Calc. Planilla de cálculo (hoja de cálculo) para archivos.
Impress. Programa de presentaciones.
Draw. Programa de gráficos.
Base. Programa de manejo de base de datos.
Es una suite ofimática libre que incluye herramientas como procesador de textos, hoja de cálculo, presentaciones, herramientas para el dibujo vectorial y base de datos.
OpenOffice.org Writer es el procesador de textos de la suite
ofimática. permite exportar archivos de texto a los formatos PDF y
HTML sin software adicional.
OpenOffice.org Calc es una hoja de cálculo ofrece una serie de
características incluyendo un sistema que, automáticamente define
serie de gráficas, sobre la base de la disposición de la información del
usuario. también puede exportar hojas de cálculo para el formato PDF.
OpenOffice.org Impress es un programa de presentación. Puede
exportar presentaciones al formato SWF, permitiendo que se
reproduzca en cualquier computadora con un reproductor de Flash
instalado. También incluye la capacidad de crear archivos PDF, y la
capacidad de leer archivos de Microsoft PowerPoint (ppt). Su formato
original es ODP.
OpenOffice.org Base es un programa de base de datos permite
la creación y manejo de bases de datos,
OpenOffice.org Draw es un editor de gráficos vectoriales y
herramienta de diagramación
OpenOffice.org Math es una aplicación diseñada para la
creación y edición de fórmulas matemáticas. La aplicación
utiliza un lenguaje de marcado para crear las fórmulas. Dichas
fórmulas pueden ser incorporadas dentro de otros documentos
de OpenOffice.org,
GNOME OFFICE
Es una suite ofimática desarrollada por el Proyecto libre GNOME.
La componen las siguientes aplicaciones:
• AbiWord - Procesador de textos
• Gnumeric - Hoja de cálculo
• Evince - Visualizador de documentos, soporta PDF
• Evolution - Servidor de correo electrónico
• GNOME-DB - Aplicación gestora de base de datos
• GIMP - Aplicación para manipular gráficos
• Inkscape - Aplicación para dibujo vectorial (Esto debido a que
GIMP no soporta dibujo vectorial, ni editar en formatos SVG)
Además de otras aplicaciones pendientes de añadirse al
proyecto como puede ser Magic Point que es un editor de
presentaciones o DIA para organizar diagramas. El
proyecto Gnome Office es un tanto especial porque
además de las aplicaciones desarrolladas por ellos
mismos, como puede ser Gnumeric, hay otras como Gimp
que han sido adoptadas en el proyecto. Aunque todas las
que forman Gnome Office tienen un rasgo común y es que
usan las bibliotecas GTK+.
GNOME OFFICE
LIBREOFFICE
Es una suite ofimática libre y gratuita, que funciona en muchos tipos de
ordenadores y sistemas operativos, como por ejemplo Windows, Mac y
GNU/Linux.
Aplicaciones incluidas
Libre Office Writer es el procesador de texto Puede proteger documentos con
contraseña, guardar versiones del mismo documento, insertar imágenes,
objetos OLE, admite firmas digitales, símbolos, fórmulas, tablas de cálculo,
gráficos, hiperenlaces, marcadores, formulários, etc. Writer permite exportar
archivos de texto a los formatos PDF y HTML sin software adicional.
Libre Office Calc es una hoja de cálculo. Crea sus hojas en su propio formato,
pero además puede abrir y editar ficheros en formato Excel. Tiene una serie
de características exclusivas, incluyendo un sistema que, automáticamente
define series de gráficas, sobre la base de la disposición de la información del
usuario. Calc también puede exportar hojas de cálculo al formato PDF.
LibreOffice Impress es un programa de presentación de transparencias o
diapositivas. El formato nativo de las presentaciones es ODP, pero también
tiene la capacidad de leer y escribir en el formato de archivos de Microsoft
PowerPoint (ppt). También incluye la capacidad de exportar las presentaciones
a archivos PDF. Puede también exportar las presentaciones al formato SWF,
permitiendo que se reproduzcan en cualquier computadora con un reproductor
de Flash instalado.
LibreOffice Base es un programa de base de datos. permite la creación y
manejo de bases de datos, elaboración de formularios e informes que
proporcionan a los usuarios finales un acceso fácil a los datos.
LibreOffice Draw es un editor de gráficos vectoriales y herramienta de
diagramación, Ofrece «conectores» entre las formas, disponibles en una gama
de diferentes estilos de líneas y facilitan la construcción de gráficos, como por
ejemplo diagramas de flujo. Tiene características similares a los programas de
maquetacion para publicación
LibreOffice Math es una aplicación para la creación y edición de fórmulas
matemáticas. La aplicación utiliza un lenguaje de marcado para representar las
fórmulas. Dichas fórmulas pueden así ser incorporadas fácilmente dentro de
otros ficheros de LibreOffice.
CALLIGRA SUITE
Aplicaciones incluidas Calligra Suite incluye las siguientes aplicaciones:
Kword Es un procesador de textos libre, para el entorno de escritorio, capaz de
manejar hojas de estilo y marcos.
Kspread Es un editor libre de hoja de cálculo, soporta múltiples hojas por
documento, plantillas, series y más de 100 fórmulas matemáticas. Entre las
funciones de KSpread están las de hojas múltiples por documento, formateo
clasificado, ayuda para las más de 100 funciones incorporadas, plantillas, gráficos,
corrector ortográfico, hiperenlaces, soporte para series, coloreamiento condicional
de series, scripting y la clasificación de datos. KSpread es capaz de importar
diferentes formatos de hojas de cálculo mediante filtros.
Kpresenter Es un programa de presentaciones libre, permite insertar imágenes y
efectos. El formato de fichero nativo de KPresenter es el formato para
presentaciones de OpenDocument, cuya extensión es .odp. Además KPresenter es
capaz de trabajar con otras presentaciones
Krita Es un programa libre para la manipulación y edición de gráficos rasterizados,
enfocado a la edición de pinturas digitales; se especializan en edición de
fotografías.
Karbon14 Es un editor de gráficos vectoriales con una interfaz de usuario fácil de
utilizar y altamente personalizable.
Kplato Es una aplicación para la gestión de proyectos moderadamente grandes
con múltiples recursos. Es capaz de generar diagramas de Gantt para mostrar la
temporalización de las tareas, permite usar dependencias entre tareas, usa
estructuras de desglose de trabajo en forma de árbol, etc.
Kexi Es un entorno de desarrollo integrado para el manejo de bases de datos.
Permite diseñar e implementar bases de datos, insertar y procesar datos y hacer
consultas sobre los mismos. Kexi puede conectarse con distintos servidores de
bases de datos
Kivio Es un editor de diagramas de flujo
Kchart Es una herramienta para representar gráficos y diagramas. Puede
ejecutarse independientemente o usarse para crear gráficos para KWord,
KSpread, etc. La aplicación es relativamente simple comparada a otras
aplicaciones de oficina diseñada para los pequeños conjuntos de datos, y usando
solamente los más comunes tipos de diagramas.
Kformula Es un editor de fórmulas matemáticas
LOTUS NOTES
Es un sistema cliente/servidor de colaboración
y correo electrónico,
desarrollado por Lotus Software, filial de IBM.
Es un sistema de comunicación el cual permite enviar
correo electrónico y manejo de Calendarios y Agendas.
También es una plataforma de colaboración que
permite compartir bases de datos con información,
como sería bases documentales, de procedimientos,
manuales o foros de discusión. Y finalmente es una
plataforma de Coordinación utilizando aplicaciones
Notes con flujo de trabajo.
CARACTERISTICAS DE LOTUS NOTES
• Proporciona una experiencia de usuario sólida y productiva con un único
punto de acceso para correo electrónico, calendarios, contactos,
actividades, mensajería instantánea, canales de información,
documentos de oficina, herramientas de colaboración y aplicaciones de
negocio.
• Ayuda a los usuarios a gestionar de forma eficaz las bandejas de
entrada que crecen continuamente, gracias a la búsqueda de texto
completo, la delegación, el filtro y la clasificación de correo, las vistas
de conversaciones y los indicadores.
• Permite incrementar la productividad de los usuarios con widgets
personalizables capaces de reconocer patrones específicos de texto en
documentos de Lotus Notes; texto reconocible que puede pulsarse para
llevar a cabo la acción de negocio correspondiente asociada al widget,
como recuperar información de un número de vuelo en un correo
electrónico.
MODELOS OAS EN LA ACTUALIDAD
Aplicaciones que cumplen las mismas funciones que los clásicos OAS
de escritorio, pero disponibles para ser utilizados en algún portal de
Internet. Estos software presentan la ventaja de que un usuario
puede trabajar con sus propios documentos desde cualquier
ordenador conectado a Internet, además, en estos sistemas suele ser
muy fácil compartir documentos, facilitando así el trabajo
colaborativo. Algunos son:
GOOGLE DOCS Y HOJAS DE CÁLCULO
Oficialmente Google Docs & Spreadsheets es un programa gratuito basado en Web
para crear documentos en línea con la posibilidad de colaborar en grupo. Incluye
un Procesador de textos, una Hoja de cálculo, Programa de presentación básico y
un editor de formularios destinados a encuestas
Existen ciertos límites al manejar documentos por cada cuenta. Los documentos de
texto pueden tener hasta 500 KB más 2 MB para imágenes incrustadas. Cada hoja
de cálculo puede tener hasta 10.000 filas, 256 columnas, 100.000 celdas y 40
hojas. Sólo pueden abrirse hasta 11 hojas al mismo tiempo. Sólo pueden
importarse presentaciones de hasta 10 MB.
Google Docs es actualmente soportado por Google Chrome, Mozilla
Firefox, Internet Explorer, Operay Safari, entre otros.
Tampoco es posible hacer modificaciones a los documentos sin la autorización del
editor del documento y para descargar los archivos es necesario disponer de una
cuenta de Google.
Clasifica sus aplicaciones en 2 grupos, de acuerdo a sus
características: "Office suite" y "Utilities".
Office suite : Reúne las aplicaciones de productividad y
colaboración. Entre otras cosas, cuenta con
características como la capacidad de compartir archivos
(colocándolos en zonas públicas) para que otras personas
puedan verlos e incluso editarlos, seguimiento de
datos sobre la marcha(mientras se trabaja) con el fin de
evitar la pérdida de datos, importación y exportación de
archivos creados en Microsoft Office uOpenOffice.org, así
como la capacidad de publicarlos en blogs o bitácoras
personales. La gran mayoría de estos productos son
gratuitos.
Zoho Writer: procesador de texto. Cuenta con corrector
ortográfico, opciones deshacer/rehacer multinivel (se pueden
recargar o eliminar varias acciones realizadas, una tras otra), abre
archivos DOC, ODT,SXW, HTML, RTF, JPG, GIF, PNG, y
almacenamiento ilimitado de documentos.
Zoho Sheet: hoja de cálculo. Permite trabajar con fórmulas,
insertar gráficas, el uso de mashups, ofrece soporte al formato
OpenDocument y almacenamiento ilimitado de libros de trabajo.
Zoho Show: editor de diapositivas. Cuenta con varias plantillas
prediseñadas, abre archivos PPT, PPS, ODP y SXI, y ofrece
almacenamiento ilimitado de presentaciones.
Zoho Wiki: editor de wikis. Permite establecer wikis públicas o
privadas, facilita la creación de grupos de trabajo, y las wikis
públicas serán indexadas y aparecerán en los resultados de
los motores de búsqueda. Cuenta con almacenamiento ilimitado
de páginas y sub-páginas.
Zoho Notebook: aplicación multipropósito. Además de poder
trabajar con texto e imagen, permite la inserción
de video y audio a los proyectos que se realizan, al igual que
fuentes RSS, permite establecer permisos de lectura y edición, y
cuenta con almacenamiento ilimitado de proyectos.
Zoho Meeting: aplicación de conferencias web. Permite conversar
en vivo con otras personas, facilita la creación de canales para tal
efecto y ofrece acceso remoto a la PC anfitriona.
Zoho Projects: administrador de proyectos. Ofrece control total
para gestionar proyectos de cualquier tipo; permite asignar
tareas a los miembros que se encuentren vinculados, junto con el
plazo para que se lleven a cabo, llevar la cuenta de las acciones
que ya se han realizado y lo que falta por hacer, cargar archivos,
entre otros. Es gratuito tanto para los proyectos Open
Source como para 1 sólo proyecto personal.
Zoho CRM: aplicación de administración y gestión. Permite llevar
una agenda de contactos, cosas por hacer, gestionar grupos de
usuarios, entre otros.
Zoho Creator: aplicación que permite la creación de mini-
aplicaciones web (usando el lenguaje Deluge, el mismo
sitio lo explica) y mashups. Permite la inserción de éstos
en blogs u otros sitios web, y almacenamiento ilimitado
de creaciones.
Zoho Planner: organizador personal. Combina una lista
de tareas, un bloc de notas y una lista de recordatorios.
Permite insertar imágenes y archivos en las notas, llevar
una lista de tareas pendientes, marcarlas cuando se
hayan realizado y cuenta con almacenamiento ilimitado
de páginas.
Zoho Chat: aplicación de chat.
Zoho Mail: groupware que incluye un cliente de correo
electrónico, una aplicación de sincronización de archivos,
un calendario, entre otros. Es gratuito para uso personal.
Utilidades
Sirve para guardar documentos en la web que sean
privados o solo para un grupo creado allí.
Composición
Zoho Polls: aplicación que permite la creación y control
de encuestas y su inclusión en blogs o bitácoras,
cuenta con almacenamiento ilimitado.
Site 24x7: aplicación que permite el control y el
seguimiento de sitios Web. Genera informes que se
envían al correo del usuario (si éste lo permite) cada 3
días. Es gratuito hasta para 2 sitios WEB.
PEEPEL
Peepel es un software tipo escritorio virtual en el cual podemos ejecutar
algunas aplicaciones y utilidades disponibles.
Las aplicaciones con las que cuenta actualmente son Peepel Websheet, Peepel
Calcultator y Peepel WebWriter, siendo un editor de hoja de cálculo, una simple
calculadora y un procesador de textos.
Podemos tener abiertas varias aplicaciones y utilidades simultáneamente,
organizar nuestras ventanas y acceder rápidamente a cualquier aplicación
activando su correspondiente ventana o a través de su especie de doc.
Igualmente podemos tener diferentes espacios de trabajo, y en cada uno de
ellos podemos tener diferentes aplicaciones abiertas, similar a un sistema
multiescritorio en un sistema operativo.
Gracias...
