Objectifs et bénéfices attendus Processus d’envoi des formalités

Yaël Grange-Lavigne / HR-SPS-OP Réunion du groupe GS-SI / 17 septembre 2009

1. Objectifs et bénéfices attendus2. Processus d’envoi des formalités3. Lettre de formalités de départ personnalisées4. Fiche de contrôle de départ sur EDH5. Droits d’accès / Overview6. Situations particulières7. Questions - Réponses

Formalités de départ personnalisées

FORMALITÉS DE DÉPART PERSONNALISÉES Réunion du groupe GS-SI / 17 septembre 2009 page 2

Objectifs Processus d’envoi Lettre de formalités Fiche de contrôle de Droits d’accès / des formalités de départ personnalisées départ sur EDH Overview

Objectifs & bénéfices attendus Générer les circuits de départ personnalisés

• pour tous les membres du personnel (sauf enfants de MoP - CHILD)

• en utilisant les informations contenues dans les bases de données du CERN

Réduire les visites inutiles dans les services spécialisés Améliorer le suivi des formalités de départ Supprimer :

• l’impression et l’envoi de documents / papier• le classement des lettres et circuits de départ• la saisie des adresses privées


Objectifs Processus d’envoi Lettre de formalités Fiche de contrôle de Droits d’accès /des formalités de départ personnalisées départ sur EDH Overview

Processus d’envoi des formalités Membres du personnel payés (sauf SUMM)

• Réception du PAF de terminaison par le Bureau des dossiers• Confirmation de départ dans Oracle HR• Envoi automatique d’un e-mail final lien sur les formalités de

départ personnalisées

Etudiants d’été• Envoi d’un e-mail final 1 semaine avant la fin du contrat

lien sur les formalités de départ personnalisées

Utilisateurs et Attachés non payés• Envoi d’un e-mail automatique 28 jours avant la fin du contrat

lien sur les formalités de départ personnalisées


Objectifs Processus d’envoi Lettre de formalités Fiche de contrôle de Droits d’accès /des formalités de départ personnalisées départ sur EDH Overview

Générée automatiquement selon les conditions de départ enregistrées dans Oracle HR(voyage, déménagement, réinstallation, chômage, etc.)

Rassemble des informations personnalisées ≠ visites obligatoires

Remplace la lettre finale Générée dans la langue préférée du membre du

personnel Enregistrée dans AisMedia Contient le lien sur la fiche de contrôle de départ / EDH

Lettre de formalités de départ personnalisées - pdf



Fiche de contrôle de départ sur EDH Générée automatiquement selon les informations

contenues dans les différentes bases de données du CERN

Visites & formalités administratives obligatoires Affichée dans la langue préférée selon les

préférences EDH du membre du personnel Données rafraîchies quotidiennement Automatiquement clôturée 1 semaine après la fin du

contrat, en cas de formalités incomplètes.


Critères d’affichage



Fiche de contrôle de départ sur EDH Le membre du personnel : Complète : - sa future adresse privée (si différente)

- son adresse e-mail personnelle Transfert dans O*HR à la fin du contrat

Possibilité d’imprimer une feuille de route

Accomplit les formalités comme indiqué dans sa fiche de contrôle de départ



Fiche de contrôle de départ sur EDHLes services visités (inclus la bibliothèque) :

Peuvent indiquer des commentaires dans la fiche EDH Les signatures successives sont enregistrées

Peuvent utiliser un lecteur de code-barres : pour rechercher la fiche de contrôle de départ pour signer la fiche de contrôle de départ

Vérifient l’accomplissement des formalités de départ



Fiche de contrôle de départ sur EDH

DAOs : Renseignent le membre du personnel sur les formalités de départ

Rôles spécifiques :

GAOs : Vérifient la restitution du matériel du groupe ou département (matériel, portables, casques etc…)

Dernier service :- Contrôle l’accomplissementdes formalités de départ- Valide la totalité des formalités, même si un service n’a pas signé.



Fiche de contrôle de départ sur EDHRôles spécifiques (suite): Le bureau des dossiers :- Service expéditeur de l’e-mail final ([email protected])

- Peut rééditer la lettre de départ en cas de problème(dans ce cas, toutes les lettres sont stockées dans AisMedia)

- Dispose d’un outil de mise à jour du contenu (texte, numéros de bureaux et de téléphone, etc.)



Droits d’accès / OverviewLes droits d’accès sont gérés par les ‘e-groups’- Soit dynamique (selon unité organique)- Soit statique (liste de personnes, mise à jour par chaque service)

Pour les DAOs et les GAOs, l’accès est basé sur le rôle

Récapitulatif



Exemple de fiche de contrôle de départ / EDHhttp://ais.web.cern.ch/ais/projs/forms/Termination/exemple.pdf

Plan de mise en oeuvre1ère phase : membres du personnel payés octobre

20092ème phase : utilisateurs janvier 20103ème phase : étudiants d’été été 2010

Questions/Réponses

http://ais.web.cern.ch/ais/projs/forms/Termination/exemple.pdf

http://ais.web.cern.ch/ais/projs/forms/Termination/exemple.pdf

Documents

Objectifs et bénéfices attendus Processus d’envoi des formalités