ORDIN Nr. 400 din 12 iunie 2015prahova.mmanpis.ro/wp-content/uploads/2019/04/OSGG-400...ORDIN Nr. 400 din 12 iunie 2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor

ORDIN Nr. 400 din 12 iunie 2015

pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice

Text în vigoare începând cu data de 26 mai 2016

REALIZATOR: COMPANIA DE INFORMATICĂ NEAMŢ

Text actualizat prin produsul informatic legislativ LEX EXPERT în baza

actelor normative modificatoare, publicate în Monitorul Oficial al României,

Partea I, până la 26 mai 2016.

Act de bază #B: Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015

Acte modificatoare #M1: Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 200/2016

#M2: Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 530/2016

Modificările şi completările efectuate prin actele normative enumerate mai

sus sunt scrise cu font italic. În faţa fiecărei modificări sau completări este

indicat actul normativ care a efectuat modificarea sau completarea respectivă,

în forma #M1, #M2 etc.

#CIN

NOTE: 1. Titlul actului normativ a fost modificat conform art. I pct. 1 din Ordinul

secretarului general al Guvernului nr. 200/2016 (#M1).

2. A se vedea şi Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 201/2016

pentru aprobarea Normelor metodologice privind coordonarea, îndrumarea

metodologică şi supravegherea stadiului implementării şi dezvoltării sistemului

de control intern managerial la entităţile publice.

#B

Având în vedere prevederile art. 5 alin. (2^1) din Ordonanţa Guvernului nr.

119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv,

republicată, cu modificările şi completările ulterioare,

în temeiul art. 5 alin. (4) din Hotărârea Guvernului nr. 405/2007 privind

funcţionarea Secretariatului General al Guvernului, cu modificările şi

completările ulterioare,

secretarul general al Guvernului emite următorul ordin:

ART. 1

Se aprobă Codul controlului intern/managerial al entităţilor publice,

cuprinzând standardele de control intern/managerial, prevăzut în anexa nr. 1.

#M1 ART. 2

Conducătorul fiecărei entităţi publice dispune, ţinând cont de particularităţile

cadrului legal de organizare şi de funcţionare, precum şi de standardele de

control intern managerial, măsurile de control necesare pentru implementarea

şi dezvoltarea sistemului de control intern managerial, inclusiv pentru

actualizarea registrelor de riscuri şi a procedurilor formalizate pe procese sau

activităţi, care pot fi proceduri de sistem şi proceduri operaţionale.

#M1 ART. 3

(1) În vederea monitorizării, coordonării şi îndrumării metodologice a

implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial,

conducătorul entităţii publice constituie, prin act de decizie internă, o structură

cu atribuţii în acest sens, denumită Comisia de monitorizare.

(2) Comisia de monitorizare cuprinde conducătorii de compartimente din

structura organizatorică, care se actualizează ori de câte ori este cazul şi este

coordonată de către preşedinte, persoană care deţine funcţie de conducere.

Secretarul comisiei şi înlocuitorul acestuia sunt desemnaţi de către preşedinte.

(3) Modul de organizare şi de lucru al Comisiei de monitorizare se află în

responsabilitatea preşedintelui acesteia şi se stabileşte în funcţie de volumul şi

de complexitatea proceselor şi activităţilor, pe baza Regulamentului de

organizare şi funcţionare a comisiei.

(4) Preşedintele Comisiei de monitorizare emite ordinea de zi a şedinţelor,

asigură conducerea şedinţelor şi elaborează minutele şedinţelor şi hotărârile

comisiei.

(5) Comisia de monitorizare coordonează procesul de actualizare a

obiectivelor şi a activităţilor la care se ataşează indicatori de performanţă sau

de rezultat pentru evaluarea acestora.

(6) Comisia de monitorizare analizează şi prioritizează riscurile

semnificative, care pot afecta atingerea obiectivelor generale ale funcţionării

entităţii publice, prin stabilirea limitelor de toleranţă la risc, anual, aprobate de

către conducerea entităţii, care sunt obligatorii şi se transmit tuturor

compartimentelor pentru aplicare.

(7) Comisia de monitorizare analizează şi avizează procedurile formalizate şi

le transmit spre aprobare conducătorului entităţii publice.

(8) Comisia de monitorizare analizează, în vederea aprobării, informarea

privind monitorizarea performanţelor la nivelul entităţii, elaborată de

secretarul Comisiei de monitorizare, pe baza raportărilor anuale privind

monitorizarea performanţelor anuale, de la nivelul compartimentelor.

(9) Comisia de monitorizare analizează, în vederea aprobării, informarea

privind desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor, elaborată de Echipa

de gestionare a riscurilor, pe baza raportărilor anuale, de la nivelul

compartimentelor.

#M1 ART. 4

(1) În vederea desfăşurării activităţii, Comisia de monitorizare elaborează

Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial, denumit

Program de dezvoltare.

(2) Obiectivele, activităţile, acţiunile, responsabilităţile, termenele, precum şi

alte componente ale măsurilor de control luate de către conducerea entităţii se

cuprind în Programul de dezvoltare, care se actualizează, anual, la nivelul

fiecărei entităţi publice.

(3) În Programul de dezvoltare se evidenţiază, în mod distinct, acţiunile de

perfecţionare profesională, atât pentru persoanele cu funcţii de conducere, cât

şi pentru cele cu funcţii de execuţie prin cursuri organizate de către Agenţia

Naţională a Funcţionarilor Publici sau de alte organisme de interes public

abilitate.

#M1 ART. 5

(1) Pentru o bună administrare a riscurilor de la toate nivelurile manageriale

conducătorii compartimentelor desemnează un responsabil cu riscurile, care îi

asistă în procesul de administrare a riscurilor.

(2) Responsabilii cu riscurile de la nivelul compartimentelor participă la

cursuri de pregătire în domeniul managementului riscurilor şi consiliază

personalul din cadrul acestora, pentru elaborarea registrelor de riscuri pe

compartimente, în conformitate cu modelul prezentat în anexa nr. 2 A -

Registrul de riscuri.

(3) În vederea gestionării riscurilor la nivelul entităţii publice, conducătorul

acesteia constituie, prin act de decizie internă, o structură cu atribuţii în acest

sens, denumită Echipa de gestionare a riscurilor. Pe baza deciziei

managementului general se pot constitui echipe de gestionare a riscurilor şi la

nivelul direcţiilor generale/direcţiilor, care raportează Echipei de gestionare a

riscurilor de la nivelul entităţii publice.

(4) Echipa de gestionare a riscurilor cuprinde conducătorii de compartimente

sau înlocuitorii acestora, din structura organizatorică, se actualizează ori de

câte ori este cazul şi este coordonată de către preşedinte, persoană care deţine

funcţie de conducere şi este diferită de persoana care coordonează Comisia de

monitorizare. Secretarul echipei de gestionare a riscurilor şi înlocuitorul

acestuia sunt desemnaţi de către preşedinte dintre responsabilii cu riscurile de

la nivelul compartimentelor.

(5) Preşedintele Echipei de gestionare a riscurilor emite ordinea de zi a

şedinţelor echipei, asigură conducerea şedinţelor şi elaborarea proceselor-

verbale ale şedinţelor, care cuprind dezbaterile privind riscurile şi măsurile de

control stabilite, transmise la compartimente pentru implementarea acestora.

(6) Secretarul Echipei de gestionare a riscurilor elaborează Registrul

riscurilor de la nivelul entităţii, prin centralizarea registrelor de riscuri de la

nivelul compartimentelor, şi îl actualizează anual.

(7) Modul de organizare şi de lucru al Echipei de gestionare a riscurilor se

află în responsabilitatea preşedintelui acesteia şi se stabileşte în funcţie de

organizarea entităţii publice, pe baza Regulamentului de organizare şi de

funcţionare al echipei, dar şi de volumul şi complexitatea riscurilor din cadrul

entităţii publice.

(8) Secretarul Echipei de gestionare a riscurilor elaborează, pe baza

rapoartelor anuale privind desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor

de la nivelul compartimentelor, dar şi pe baza planului de implementare a

măsurilor de control întocmit de secretarul echipei, o informare care se discută

şi se analizează pentru a fi transmisă spre aprobare Comisiei de monitorizare.

#M1

ART. 6

(1) Conducerea entităţii asigură elaborarea procedurilor formalizate,

respectiv a procedurilor de sistem şi a procedurilor operaţionale, pentru

detalierea proceselor şi activităţilor derulate în cadrul entităţii şi aducerea la

cunoştinţă personalului acesteia.

(2) În vederea îndeplinirii în condiţii de regularitate, eficacitate,

economicitate şi eficienţă a obiectivelor entităţilor publice se elaborează

proceduri formalizate, în coordonarea Comisiei de monitorizare.

(3) Procedurile formalizate se elaborează pe procese sau activităţi şi descriu

totalitatea paşilor de urmat în succesiune logică, modalităţile de lucru şi

regulile de aplicat pentru realizarea activităţilor şi acţiunilor, respectiv

activităţile de control implementate, responsabilităţile şi atribuţiile personalului

de conducere şi de execuţie din cadrul entităţii publice.

(4) Procedurile formalizate se elaborează în conformitate cu modelul

prezentat în anexa nr. 2 B - Procedura formalizată.

#M2 ART. 6^1

Prin excepţie de la dispoziţiile art. 3 - 6, monitorizarea, coordonarea şi

îndrumarea metodologică a implementării şi dezvoltării sistemului de control

intern managerial la nivelul autorităţilor şi instituţiilor publice din sistemul

naţional de apărare, ordine publică şi securitate naţională se organizează şi se

desfăşoară în condiţiile stabilite prin ordin al conducătorului acestora.

#M1 ART. 7

(1) Secretariatul General al Guvernului, prin Direcţia de control intern

managerial şi relaţii interinstituţionale (DCIMRI), elaborează şi implementează

politica în domeniul sistemului de control intern managerial, coordonează şi

supraveghează prin activităţi de verificare şi îndrumare metodologică

implementarea şi dezvoltarea sistemelor de control intern managerial din

cadrul entităţilor publice.

(2) Pentru îndeplinirea atribuţiilor prevăzute la alin. (1), DCIMRI derulează

misiuni de verificare şi îndrumare metodologică la instituţii publice în care se

exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al

bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special, pe

baza Planului anual de activitate al direcţiei.

#M2 (2^1) De la prevederile alin. (2) sunt exceptate autorităţile şi instituţiile

publice din sistemul naţional de apărare, ordine publică şi securitate naţională.

#M1 (3) Planul de activitate al DCIMRI este elaborat anual, de către conducerea

direcţiei şi aprobat de către secretarul general al Guvernului, pe baza Notei de

justificare.

(4) Planul anual de activitate al DCIMRI se modifică şi se completează pe

baza Notei de modificare pe parcursul anului sau la sfârşitul acestuia.

#M1 ART. 8

(1) Actele administrative de constituire şi de modificare a structurilor,

prevăzute la art. 3 şi 5, inclusiv programele de dezvoltare elaborate şi

actualizate, conform art. 4, se transmit, în vederea informării şi armonizării, la

entităţile publice ierarhic superioare, până la data de 15 martie a fiecărui an.

(2) Stadiul implementării şi dezvoltării sistemelor de control intern

managerial la nivelul entităţilor publice, precum şi situaţiile deosebite,

constatate de către Comisia de monitorizare, fac obiectul informării, prin

întocmirea de situaţii centralizatoare semestriale/anuale, conform modelului

prezentat în anexa nr. 3 - Situaţia centralizatoare privind stadiul implementării

şi dezvoltării sistemului de control intern managerial, care se transmit

entităţilor publice ierarhic superioare, la termenele prevăzute la alin. (4).

(3) Evaluarea stadiului implementării şi dezvoltării sistemului de control

intern managerial se realizează la nivelul tuturor compartimentelor din

structura organizatorică a entităţii publice, inclusiv a celor subordonate sau

aflate în coordonarea acestora.

(4) Instituţiile publice în care se exercită funcţia de ordonator principal de

credite al bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al

bugetului oricărui fond special transmit la DCIMRI, din cadrul Secretariatului

General al Guvernului, situaţiile centralizatoare semestriale, prevăzute la alin.

(2), până la data de 25 a lunii următoare fiecărui semestru încheiat, iar

situaţiile centralizatoare anuale, până la 20 februarie a anului următor, pentru

anul precedent.

#M1 ART. 8^1

(1) Conducătorul fiecărei entităţi publice elaborează anual Raportul asupra

sistemului de control intern managerial la data de 31 decembrie 20.., în baza

art. 4 alin. (3) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul

intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările

şi completările ulterioare, conform modelului prezentat în anexa nr. 4 -

Instrucţiuni privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra

sistemului de control intern managerial, care se prezintă organului ierarhic

superior la termenele stabilite de acesta, la termenele prevăzute la alin. (2).

(2) Instituţiile publice în care se exercită funcţia de ordonator principal de

credite al bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al

bugetului oricărui fond special transmit la DCIMRI, din cadrul Secretariatului

General al Guvernului, Raportul asupra sistemului de control intern managerial

la data de 31 decembrie 20.., prevăzut la alin. (1), până la 20 februarie a anului

următor, pentru anul precedent.

#M2 (3) Entităţile publice care, conform reglementărilor legale, nu se

subordonează unei entităţi publice superioare, precum şi autorităţile şi

instituţiile publice din sistemul naţional de apărare, ordine publică şi securitate

naţională întocmesc documentele prevăzute la art. 8 şi art. 8^1 ca documente

doveditoare ale implementării şi dezvoltării sistemului de control intern

managerial.

#M1 (4) Raportul se transmite odată cu situaţia financiară anuală şi se prezintă

organului ierarhic superior la termenele stabilite de acesta, în cadrul

termenului prevăzut de lege.

#M1 ART. 8^2

Controlul intern managerial este în responsabilitatea conducătorilor

entităţilor publice, care au obligaţia proiectării, implementării şi dezvoltării

continue a acestuia. Încredinţarea unor terţi a realizării activităţilor privind

implementarea şi dezvoltarea sistemului de control intern managerial al entităţii

publice presupune că, în această situaţie, conducătorul entităţii publice nu îşi

îndeplineşte propriile atribuţii cu bune rezultate.

#M1 ART. 8^3

(1) Secretariatul General al Guvernului, prin DCIMRI, elaborează şi prezintă

Guvernului, în temeiul art. 11 alin. (3) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului

nr. 86/2014 privind stabilirea unor măsuri de reorganizare la nivelul

administraţiei publice centrale şi pentru modificarea şi completarea unor acte

normative, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 174/2015, cu

modificările ulterioare, până la sfârşitul semestrului I al anului curent, pentru

anul precedent, un raport privind stadiul implementării sistemelor de control

intern managerial la nivelul instituţiilor publice.

(2) Raportul prevăzut la alin. (1) cuprinde analiza şi stadiul implementării

sistemelor de control intern managerial la nivelul instituţiilor publice la care se

exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al

bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special.

#M1 ART. 8^4

Anexele nr. 1 - 4 fac parte integrantă din prezentul ordin.

#B ART. 9

La data intrării în vigoare a prezentului ordin orice dispoziţie contrară se

abrogă.

ART. 10

Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I, şi se

afişează pe pagina de internet a Secretariatului General al Guvernului.

#M1 ANEXA 1

CODUL CONTROLULUI INTERN MANAGERIAL

al entităţilor publice

1. Consideraţii generale privind conceptul de control intern managerial 1.1. Legislaţia comunitară în domeniul controlului intern este alcătuită, în

mare parte, din principii generale de bună practică, acceptate pe plan

internaţional şi în Uniunea Europeană. Modalitatea în care aceste principii se

transpun în sistemele de control intern este specifică fiecărei ţări, fiind

determinată de condiţiile legislative, administrative, culturale etc.

1.2. În contextul principiilor generale de bună practică regăsite în legislaţia

comunitară, controlului intern i se asociază o accepţie mai largă, acesta fiind

privit ca o funcţie managerială, şi nu ca o operaţiune de verificare. Prin

exercitarea funcţiei de control, conducerea constată abaterile rezultatelor de la

ţintele stabilite, analizează cauzele care le-au determinat şi dispune măsurile

corective sau preventive care se impun.

1.3. Necesitatea şi obligativitatea organizării controlului intern în entităţile

publice sunt reglementate prin Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind

controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu

modificările şi completările ulterioare.

1.4. Conform Ordonanţei Guvernului nr. 119/1999, republicată, cu

modificările şi completările ulterioare, controlul intern/managerial este definit

ca reprezentând ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii

publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu

obiectivele acesteia şi cu reglementările legale, în vederea asigurării

administrării fondurilor publice în mod economic, eficient şi eficace; acesta

include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi procedurile.

1.5. În pofida faptului că definiţiile date pe plan naţional şi internaţional

controlului intern sunt numeroase, acestea nu sunt contradictorii în esenţă,

toate precizând că nu este vorba de o singură funcţie, ci de un ansamblu de

dispozitive implementate de către responsabilii de la toate nivelurile

organizaţiei pentru a deţine controlul asupra funcţionării activităţilor lor.

1.6. Organizarea sistemului de control intern managerial al oricărei entităţi

publice are în vedere realizarea a trei categorii de obiective permanente, care

pot fi grupate astfel:

a) obiective cu privire la eficacitatea şi eficienţa funcţionării - cuprind

obiectivele legate de scopurile entităţii publice şi de utilizarea în condiţii de

economicitate, eficacitate şi eficienţă a resurselor, incluzând şi obiectivele

privind protejarea resurselor entităţii publice de utilizare inadecvată sau de

pierderi, precum şi identificarea şi gestionarea pasivelor;

b) obiective cu privire la fiabilitatea informaţiilor externe şi interne - includ

obiectivele legate de ţinerea unei contabilităţi adecvate, de calitatea

informaţiilor utilizate în entitatea publică sau difuzate către terţi, precum şi de

protejarea documentelor împotriva a două categorii de fraude: disimularea

fraudei şi distorsionarea rezultatelor;

c) obiective cu privire la conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile

interne - cuprind obiectivele legate de asigurarea că activităţile entităţii se

desfăşoară în conformitate cu obligaţiile impuse de legi şi de regulamente,

precum şi cu respectarea politicilor interne.

1.7. Proiectarea, implementarea şi dezvoltarea continuă a unui sistem de

control intern viabil sunt posibile numai cu condiţia ca sistemul să respecte

următoarele cerinţe:

a) să fie adaptat dimensiunii, complexităţii şi mediului specific entităţii;

b) să vizeze toate nivelurile de conducere şi toate activităţile/operaţiunile;

c) să fie construit cu acelaşi "instrumentar" în toate entităţile publice;

d) să ofere asigurări rezonabile că obiectivele entităţii vor fi atinse;

e) costurile aplicării sistemului de control intern să fie inferioare beneficiilor

rezultate din acesta;

f) să fie guvernat de regulile minimale de management cuprinse în

standardele de control intern managerial.

1.8. Sistemul de control intern managerial al oricărei entităţi publice

operează cu o diversitate de procedee, mijloace, acţiuni, dispoziţii, care privesc

toate aspectele legate de activităţile entităţii, fiind stabilite şi implementate de

conducerea entităţii pentru a-i permite deţinerea unui bun control asupra

funcţionării entităţii în ansamblul ei, precum şi a fiecărei activităţi/operaţiuni în

parte. Instrumentarul de control intern managerial poate fi clasificat în şase

grupe mari: obiective; mijloace; sistem informaţional; organizare; proceduri;

control.

1.9. Construirea unui sistem de control intern solid este un proces de durată,

care necesită eforturi importante din partea întregului personal al entităţii şi, în

mod deosebit, din partea angajaţilor cu funcţii de conducere.

1.10. Activităţile de control intern managerial fac parte integrantă din

procesul de gestiune orientat spre realizarea obiectivelor stabilite şi includ o

gamă diversă de politici şi proceduri privind: autorizarea şi aprobarea,

separarea atribuţiilor, accesul la resurse şi documente, verificarea,

reconcilierea, analiza performanţei de funcţionare, revizuirea operaţiilor,

proceselor şi activităţilor, supravegherea.

2. Scopul şi definirea standardelor de control intern managerial 2.1. Standardele de control intern managerial definesc un minimum de reguli

de management, pe care toate entităţile publice trebuie să le urmeze.

2.2. Scopul standardelor de control este de a crea un model de control intern

managerial uniform şi coerent, care să permită comparaţii între entităţi de

acelaşi fel sau în cadrul aceleiaşi entităţi, la momente diferite, şi să facă

posibilă evidenţierea rezultatelor entităţii şi a evoluţiei sale. Standardele

constituie un sistem de referinţă, în raport cu care se evaluează sistemele de

control intern managerial, se identifică zonele şi direcţiile de schimbare.

2.3. Stabilirea sistemului de control intern managerial intră în

responsabilitatea conducerii fiecărei entităţi publice şi trebuie să aibă la bază

standardele de control intern promovate de Secretariatul General al

Guvernului, în temeiul legii. Formularea cât mai generală a acestora a fost

necesară pentru a da posibilitatea tuturor conducătorilor să le aplice, în pofida

deosebirilor semnificative între diferitele entităţi publice. Sistemele de control

intern managerial trebuie dezvoltate ţinând cont de specificul legal,

organizaţional, de personal, de finanţare etc. al fiecărei entităţi publice în parte.

2.4. Standardele sunt grupate în cadrul a cinci elemente-cheie ale controlului

intern managerial:

• mediul de control. Acesta grupează problemele legate de organizare,

managementul resurselor umane, etică, deontologie şi integritate;

• performanţe şi managementul riscului. Acest element-cheie vizează

problematica managementului legată de fixarea obiectivelor, planificare

(planificarea multianuală), programare (planul de management) şi performanţe

(monitorizarea performanţelor);

• activităţi de control. Standardele grupate în acest element-cheie al

controlului intern managerial se focalizează asupra: documentării

procedurilor; continuităţii operaţiunilor; înregistrării excepţiilor (abaterilor de

la proceduri); separării atribuţiilor; supravegherii etc.;

• informarea şi comunicarea. În această secţiune sunt grupate problemele ce

ţin de crearea unui sistem informaţional adecvat şi a unui sistem de rapoarte

privind execuţia planului de management, a bugetului, a utilizării resurselor,

precum şi a gestionării documentelor;

• evaluare şi audit. Problematica vizată de această grupă de standarde

priveşte dezvoltarea capacităţii de evaluare a controlului intern managerial, în

scopul asigurării continuităţii procesului de perfecţionare a acestuia.

2.5. Fiecare standard de control este structurat pe trei componente:

• descrierea standardului - prezintă trăsăturile definitorii ale domeniului de

management la care se referă standardul, domeniul fixat prin titlul acestuia;

• cerinţe generale - prezintă direcţiile determinante în care trebuie acţionat,

în vederea respectării standardului;

• referinţe principale - listează actele normative reprezentative, care cuprind

reglementări aplicabile standardului, dar nu au un caracter exhaustiv.

3. Lista standardelor de control intern managerial la entităţile publice a) Mediul de control:

• Standardul 1 - Etica şi integritatea

• Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, sarcini

• Standardul 3 - Competenţa, performanţa

• Standardul 4 - Structura organizatorică

b) Performanţe şi managementul riscului:

• Standardul 5 - Obiective

• Standardul 6 - Planificarea

• Standardul 7 - Monitorizarea performanţelor

• Standardul 8 - Managementul riscului

c) Activităţi de control:

• Standardul 9 - Proceduri

• Standardul 10 - Supravegherea

• Standardul 11 - Continuitatea activităţii

d) Informarea şi comunicarea:

• Standardul 12 - Informarea şi comunicarea

• Standardul 13 - Gestionarea documentelor

• Standardul 14 - Raportarea contabilă şi financiară

e) Evaluare şi audit:

• Standardul 15 - Evaluarea sistemului de control intern managerial

• Standardul 16 - Auditul intern

Standardul 1 - Etica şi integritatea

1.1. Descrierea standardului Conducerea şi salariaţii entităţii publice cunosc şi susţin valorile etice şi

valorile organizaţiei, respectă şi aplică reglementările cu privire la etică,

integritate, evitarea conflictelor de interese, prevenirea şi raportarea fraudelor,

actelor de corupţie şi semnalarea neregularităţilor.

1.2. Cerinţe generale

1.2.1. Conducerea entităţii publice sprijină şi promovează, prin deciziile sale

şi prin puterea exemplului personal, valorile etice, integritatea personală şi

profesională a salariaţilor.

1.2.2. Conducerea entităţii publice adoptă un cod etic/cod de conduită,

dezvoltă şi implementează politici şi proceduri privind integritatea, valorile

etice, evitarea conflictelor de interese, prevenirea şi raportarea fraudelor,

actelor de corupţie şi semnalarea neregularităţilor.

1.2.3. Conducerea entităţii publice înlesneşte comunicarea deschisă, de către

salariaţi, a preocupărilor acestora în materie de etică şi integritate, prin

crearea unui mediu adecvat.

1.2.4. Acţiunea de semnalare de către salariaţi a neregularităţilor trebuie să

aibă un caracter transparent pentru eliminarea suspiciunii de delaţiune şi

trebuie privită ca exercitarea unei îndatoriri profesionale.

1.2.5. Salariaţii care semnalează neregularităţi de care, direct sau indirect,

au cunoştinţă sunt protejaţi împotriva oricăror discriminări, iar managerii au

obligaţia de a întreprinde cercetările adecvate, în scopul elucidării celor

semnalate şi de a lua, dacă este cazul, măsurile ce se impun.

1.2.6. Conducerea şi salariaţii entităţii publice au o abordare pozitivă faţă de

controlul intern managerial, a cărui funcţionare o sprijină în mod permanent.

1.3. Referinţe principale - Legea nr. 477/2004 privind Codul de conduită a personalului contractual

din autorităţile şi instituţiile publice;

- Codul de conduită al entităţii publice;

- Legea nr. 7/2004 privind Codul de conduită a funcţionarilor publici,

republicată;

- Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea şi sancţionarea faptelor

de corupţie, cu modificările şi completările ulterioare;

- Legea nr. 115/1996 pentru declararea şi controlul averii demnitarilor,

magistraţilor, a unor persoane cu funcţii de conducere şi de control şi a

funcţionarilor publici, cu modificările şi completările ulterioare;

- Legea nr. 161/2003 privind unele măsuri pentru asigurarea transparenţei în

exercitarea demnităţilor publice, a funcţiilor publice şi în mediul de afaceri,

prevenirea şi sancţionarea corupţiei, cu modificările şi completările ulterioare;

- Legea nr. 176/2010 privind integritatea în exercitarea funcţiilor şi

demnităţilor publice, pentru modificarea şi completarea Legii nr. 144/2007

privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Agenţiei Naţionale de

Integritate, precum şi pentru modificarea şi completarea altor acte normative,

cu modificările ulterioare;

- Legea nr. 251/2004 privind unele măsuri referitoare la bunurile primite cu

titlu gratuit cu prilejul unor acţiuni de protocol în exercitarea mandatului sau a

funcţiei;

- Legea nr. 571/2004 privind protecţia personalului din autorităţile publice,

instituţiile publice şi din alte unităţi care semnalează încălcări ale legii;

- Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi

controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările

ulterioare;

- Hotărârea Guvernului nr. 215/2012 privind aprobarea Strategiei naţionale

anticorupţie pe perioada 2012 - 2015, a Inventarului măsurilor preventive

anticorupţie şi a indicatorilor de evaluare, precum şi a Planului naţional de

acţiune pentru implementarea Strategiei naţionale anticorupţie 2012 - 2015.

Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, sarcini

2.1. Descrierea standardului Conducerea entităţii publice asigură întocmirea şi actualizarea permanentă a

documentului privind misiunea entităţii publice, a regulamentelor interne şi a

fişelor posturilor, pe care le comunică angajaţilor.

2.2. Cerinţe generale 2.2.1. Regulamentul de organizare şi funcţionare al entităţii publice cuprinde

într-o manieră integrală sarcinile entităţii, rezultate din actul normativ de

organizare şi funcţionare, precum şi din alte acte normative; acesta se

comunică salariaţilor şi se publică pe pagina de internet a entităţii publice.

2.2.2. Fiecare salariat trebuie să cunoască misiunea încredinţată entităţii,

obiectivele şi atribuţiile entităţii publice şi ale compartimentului din care face

parte, rolul său în cadrul compartimentului, stabilit prin fişa postului, precum şi

obiectivele postului pe care îl ocupă.

2.2.3. Conducătorii compartimentelor entităţii publice au obligaţia de a

întocmi şi de a actualiza, ori de câte ori este cazul, fişele posturilor pentru

personalul din subordine.

2.2.4. Sarcinile trebuie să fie clar formulate şi strâns relaţionate cu

obiectivele postului, astfel încât să se realizeze o deplină concordanţă între

conţinutul sarcinilor şi conţinutul obiectivelor postului.

2.2.5. Conducătorii compartimentelor entităţii publice trebuie să identifice

sarcinile noi şi dificile ce revin salariaţilor şi să le acorde sprijin în realizarea

acestora.

2.2.6. Conducerea entităţii publice îşi identifică funcţiile sensibile şi funcţiile

considerate ca fiind expuse, în mod special, la corupţie şi stabileşte o politică

adecvată de gestionare a personalului care ocupă astfel de funcţii.

2.2.7. Funcţiile sensibile şi cele considerate ca fiind expuse, în mod special,

la corupţie pot fi ataşate tuturor activităţilor privind gestionarea resurselor

umane, financiare şi informaţionale.

2.2.8. Conducerea entităţii identifică funcţiile sensibile pe baza inventarului

funcţiilor sensibile şi a listei salariaţilor care ocupă aceste funcţii sensibile. În

situaţia în care hotărăşte să declare existenţa funcţiilor sensibile va elabora un

plan pentru rotaţia personalului la intervale, de regulă, de minimum 5 ani. În

situaţia în care conducerea entităţii publice hotărăşte să nu declare unele

funcţii sensibile, atunci, în mod obligatoriu, va implementa activităţi de control

suplimentare sau alte măsuri pe fluxul procesului respectiv, astfel încât în

procesul de administrare a riscurilor efectele asupra activităţilor desfăşurate în

cadrul entităţii să fie minime.

2.3. Referinţe principale - Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicată, cu modificările şi

completările ulterioare;

- Legea nr. 90/2001 privind organizarea şi funcţionarea Guvernului României

şi a ministerelor, cu modificările şi completările ulterioare;

- Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici, republicată, cu

modificările şi completările ulterioare;

- Legea administraţiei publice locale nr. 215/2001, republicată, cu


- Legea nr. 365/2004 pentru ratificarea Convenţiei Naţiunilor Unite

împotriva corupţiei, adoptată la New York la 31 octombrie 2003;

- Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 11/2004 privind stabilirea unor

măsuri de reorganizare în cadrul administraţiei publice centrale, aprobată cu

modificări şi completări prin Legea nr. 228/2004, cu modificările şi


- Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 64/2003 pentru stabilirea unor

măsuri privind înfiinţarea, organizarea, reorganizarea sau funcţionarea unor

structuri din cadrul aparatului de lucru al Guvernului, a ministerelor, a altor

organe de specialitate ale administraţiei publice centrale şi a unor instituţii

publice, aprobată cu modificări prin Legea nr. 194/2004, cu modificările

ulterioare;

- Hotărârea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind

organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici, cu modificările şi


- Hotărârea Guvernului nr. 2.288/2004 pentru aprobarea repartizării

principalelor funcţii de sprijin pe care le asigură ministerele, celelalte organe

centrale şi organizaţiile neguvernamentale privind prevenirea şi gestionarea

situaţiilor de urgenţă;

- actul normativ de organizare şi funcţionare a entităţii publice;

- alte reglementări în domeniul muncii.

Standardul 3 - Competenţa, performanţa

3.1. Descrierea standardului

Conducătorul entităţii publice asigură ocuparea posturilor de către persoane

competente, cărora le încredinţează sarcini potrivit competenţelor, şi asigură

condiţii pentru îmbunătăţirea pregătirii profesionale a angajaţilor.

Performanţele profesionale individuale ale angajaţilor sunt evaluate anual în

scopul confirmării cunoştinţelor profesionale, aptitudinilor şi abilităţilor

necesare îndeplinirii sarcinilor şi responsabilităţilor încredinţate.

3.2. Cerinţe generale 3.2.1. Conducătorul entităţii publice şi salariaţii dispun de cunoştinţele,

abilităţile şi experienţa care fac posibilă îndeplinirea eficientă şi efectivă a

sarcinilor, precum şi buna înţelegere şi îndeplinire a responsabilităţilor legate

de controlul intern managerial.

3.2.2. Competenţa angajaţilor şi sarcinile încredinţate trebuie să se afle în

echilibru permanent, pentru asigurarea căruia conducerea entităţii publice

acţionează prin:

- definirea cunoştinţelor şi deprinderilor necesare pentru fiecare loc de

muncă;

- conducerea interviurilor de recrutare, pe baza unui document de evaluare

prestabilit;

- întocmirea planului de pregătire profesională a noului angajat, încă din

timpul procesului de recrutare;

- revederea necesităţilor de pregătire profesională şi stabilirea cerinţelor de

formare profesională în contextul evaluării anuale a angajaţilor, precum şi

urmărirea evoluţiei carierei acestora;

- asigurarea faptului că necesităţile de pregătire identificate sunt satisfăcute;

- dezvoltarea capacităţii interne de pregătire complementară a formelor de

pregătire externe entităţii publice.

3.2.3. Performanţele profesionale individuale ale angajaţilor se evaluează cel

puţin o dată pe an în raport cu obiectivele anuale individuale şi sunt discutate

cu aceştia de către evaluator.

3.2.4. Competenţa şi performanţa trebuie susţinute de instrumente adecvate,

care includ tehnica de calcul, programele informatice, brevetele, metodele de

lucru etc.

3.2.5. Conducătorii compartimentelor entităţii publice asigură fiecărui

angajat participarea în fiecare an la cursuri de pregătire profesională, în

domeniul său de competenţă.







- Legea-cadru nr. 284/2010 privind salarizarea unitară a personalului plătit

din fonduri publice, cu modificările şi completările ulterioare;

- Legea nr. 490/2004 privind stimularea financiară a personalului care

gestionează fonduri comunitare, cu modificările şi completările ulterioare;



ulterioare;

- Ordonanţa Guvernului nr. 129/2000 privind formarea profesională a

adulţilor, republicată;

- Hotărârea Guvernului nr. 432/2004 privind dosarul profesional al


- Hotărârea Guvernului nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor

metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanţei Guvernului nr. 129/2000

privind formarea profesională a adulţilor, cu modificările şi completările

ulterioare;

- Hotărârea Guvernului nr. 595/2009 pentru aplicarea Legii nr. 490/2004

privind stimularea financiară a personalului care gestionează fonduri

comunitare, cu modificările şi completările ulterioare;




- Hotărârea Guvernului nr. 1.021/2004 pentru aprobarea modelului comun

european de curriculum vitae;

- hotărârile Guvernului pentru aprobarea planului de ocupare a funcţiilor

publice anuale;

- actele normative prin care au fost aprobate statutele specifice ale

personalului din entităţile sistemului de apărare şi ordine publică, precum şi

statutele corpurilor profesionale.

Standardul 4 - Structura organizatorică

4.1. Descrierea standardului Conducătorul entităţii publice defineşte structura organizatorică,

competenţele, responsabilităţile, sarcinile, liniile de raportare pentru fiecare

componentă structurală şi comunică salariaţilor documentele de formalizare a

structurii organizatorice.

Conducătorul entităţii publice stabileşte, în scris, limitele competenţelor şi

responsabilităţilor pe care le deleagă.


4.2.1. Structura organizatorică este stabilită astfel încât să corespundă

scopului şi misiunii entităţii şi să servească realizării în condiţii de eficienţă,

eficacitate şi economicitate a obiectivelor stabilite.

4.2.2. În temeiul actului normativ privind organizarea şi funcţionarea entităţii

publice, conducătorul entităţii publice aprobă structura organizatorică:

departamente, direcţii generale, direcţii, servicii, birouri, posturi de lucru.

4.2.3. Încadrarea cu personal de conducere şi personal de execuţie a acestor

structuri se regăseşte în statul de funcţii al entităţii şi se realizează cu

respectarea concordanţei dintre natura posturilor şi competenţele profesionale

şi manageriale necesare îndeplinirii sarcinilor fixate titularilor de posturi.

4.2.4. Competenţa, responsabilitatea, sarcina şi obligaţia de a raporta sunt

atribute asociate postului; acestea trebuie să fie bine definite, clare, coerente şi

să reflecte elementele avute în vedere pentru realizarea obiectivelor entităţii

publice.

4.2.5. Conducerea entităţii publice analizează şi determină periodic gradul de

adaptabilitate a structurii organizatorice la modificările intervenite în interiorul

şi/sau exteriorul entităţii, pentru a asigura o permanentă relevanţă şi eficienţă a

controlului intern.

4.2.6. În fiecare entitate publică, delegarea se realizează, în principal, prin

Regulamentul de organizare şi funcţionare, fişele posturilor şi, în unele cazuri,

prin ordine exprese de a executa anumite operaţiuni.

4.2.7. Delegarea este condiţionată în principal de potenţialul şi gradul de

încărcare cu sarcini a conducerii entităţii şi a salariaţilor implicaţi.

Actul de delegare este conform atunci când:

- respectă raportul dintre complexitatea sarcinilor/atribuţiilor delegate şi

cunoştinţele, experienţa şi capacitatea necesară efectuării actului de autoritate

încredinţat;

- sunt precizate, în cuprinsul acestuia, termenele-limită de realizare şi

criteriile specifice pentru îndeplinirea cu succes a sarcinilor/atribuţiilor

delegate;

- sunt furnizate de către manager toate informaţiile asupra responsabilităţii

ce va fi încredinţată;

- este confirmat, prin semnătură, de către salariatul căruia i s-au delegat

sarcinile/atribuţiile.

4.2.8. Salariatul delegat răspunde integral de realizarea sarcinii, iar

managerul care a delegat îşi menţine în faţa superiorilor responsabilitatea

finală pentru realizarea acesteia.







- Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi


- Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările

ulterioare;



ulterioare;





- regulamentul de organizare şi funcţionare, fişele posturilor şi organigrama

entităţii publice.

Standardul 5 - Obiective

5.1. Descrierea standardului Conducerea entităţii publice defineşte obiectivele determinante, legate de

scopurile entităţii, precum şi pe cele complementare, legate de fiabilitatea

informaţiilor, conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne, şi

comunică obiectivele definite tuturor salariaţilor şi terţilor interesaţi.

5.2. Cerinţe generale 5.2.1. Conducerea entităţii publice stabileşte obiectivele generale astfel încât

acestea să fie concordante cu misiunea entităţii publice şi să se refere la

realizarea unor servicii publice de bună calitate, în condiţii de eficienţă,

eficacitate şi economicitate.

5.2.2. Conducerea entităţii publice transpune obiectivele generale în

obiective specifice şi în rezultate aşteptate pentru fiecare activitate şi le

comunică salariaţilor.

5.2.3. Obiectivele specifice trebuie astfel definite încât să răspundă

pachetului de cerinţe "S.M.A.R.T." [S - Precise (în limba engleză: specific); M -

măsurabile şi verificabile (în limba engleză: measurable and verifiable); A -

necesare (în limba engleză: appropriate); R - realiste (în limba engleză:

realistic); T - cu termen de realizare (în limba engleză: time-dependent)].

5.2.4. Stabilirea obiectivelor este în competenţa conducerii entităţii publice,

iar responsabilitatea realizării acestora este atât a conducerii, cât şi a

salariaţilor.

5.2.5. Stabilirea obiectivelor are la bază formularea de ipoteze/premise,

acceptate conştient, prin consens.

5.2.6. Conducerea entităţii publice actualizează/reevaluează obiectivele ori

de câte ori constată modificarea ipotezelor/premiselor care au stat la baza

fixării obiectivelor, ca urmare a transformării mediului intern şi/sau extern.

5.3. Referinţe principale - Legea nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi



ulterioare;

- legile bugetare anuale;



ulterioare;

- Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.159/2004 pentru aprobarea

Instrucţiunilor privind conţinutul, forma de prezentare şi structura programelor

elaborate de ordonatorii principali de credite în scopul finanţării unor acţiuni

sau unui ansamblu de acţiuni;

- actul normativ de organizare şi funcţionare a entităţii publice.

Standard 6 - Planificarea

6.1. Descrierea standardului Conducerea entităţii publice întocmeşte planuri prin care se pun în

concordanţă activităţile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele

maxim posibil de alocat, astfel încât riscurile susceptibile să afecteze realizarea

obiectivelor entităţii să fie minime.

6.2. Cerinţe generale 6.2.1. Conducerea entităţii publice elaborează planuri/programe de activitate

pentru toate obiectivele entităţii, identifică şi repartizează resursele, pornind de

la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor, şi organizează procesele de

muncă în vederea desfăşurării activităţilor planificate.

6.2.2. Repartizarea resurselor necesită decizii cu privire la cel mai bun mod

de alocare, dat fiind caracterul limitat al resurselor.

6.2.3. Schimbarea obiectivelor, resurselor sau a altor elemente ale procesului

de fundamentare impune actualizarea planului/programului.

6.2.4. Pentru atingerea obiectivelor, conducătorul entităţii publice asigură

coordonarea deciziilor şi acţiunilor compartimentelor entităţii şi organizează

consultări prealabile, atât în cadrul compartimentelor entităţii, cât şi între

compartimentele respective.

6.3. Referinţe principale

- Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările

ulterioare;




ulterioare;


- Ordonanţa Guvernului nr. 80/2001 privind stabilirea unor normative de

cheltuieli pentru autorităţile administraţiei publice şi instituţiile publice,

aprobată cu modificări prin Legea nr. 247/2002, cu modificările şi completările

ulterioare;



ulterioare;

- Hotărârea Guvernului nr. 866/1996 pentru actualizarea normativelor

privind spaţiile cu destinaţia de birou sau pentru activităţi colective ori de

deservire ce pot fi utilizate de ministere, alte organe de specialitate ale

administraţiei publice centrale, de instituţiile publice din subordinea acestora,

precum şi de prefecturi;

- Hotărârea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare

a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică din

Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006*) privind atribuirea

contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări

publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şi





sau ansamblu de acţiuni.

#CIN *) Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 a fost abrogată. A se

vedea Legea nr. 98/2016.

#M1

Standardul 7 - Monitorizarea performanţelor

7.1. Descrierea standardului Conducătorul entităţii publice asigură monitorizarea performanţelor pentru

fiecare obiectiv şi activitate, prin intermediul unor indicatori cantitativi şi

calitativi relevanţi, inclusiv cu privire la economicitate, eficienţă şi eficacitate,

care trebuie să fie: măsurabili; specifici; accesibili; relevanţi şi stabiliţi pentru

o anumită durată în timp.

7.2. Cerinţe generale 7.2.1. Conducătorii compartimentelor entităţii publice monitorizează

performanţele activităţilor aflate în coordonare, prin elaborarea şi actualizarea,

anual, a unei liste a obiectivelor, activităţilor şi indicatorilor de performanţă

sau de rezultat, pe baza propunerilor personalului responsabil de activităţile

prevăzute în fişa postului.

7.2.2. Conducătorii compartimentelor se asigură că pentru fiecare activitate

din cadrul obiectivelor specifice există cel puţin un indicator de performanţă

sau de rezultat, cu ajutorul căruia se raportează realizările, şi pe baza acestora

se elaborează un raport de monitorizare a performanţelor, anual, pe care îl

transmit secretarului Comisiei de monitorizare.

7.2.3. Secretarul Comisiei de monitorizare întocmeşte, pe baza rapoartelor

anuale de monitorizare a performanţelor primite de la compartimente, o

informare privind monitorizarea performanţelor la nivelul entităţii în vederea

analizării şi aprobării în Comisia de monitorizare.

7.2.4. Sistemul de monitorizare a performanţelor este influenţat de mărimea

şi complexitatea entităţii publice, de modificarea/schimbarea obiectivelor sau/şi

a indicatorilor, de modul de acces al salariaţilor la informaţii.

7.2.5. Conducerea entităţii publice evaluează performanţele, constată

eventualele abateri de la obiective şi ia măsurile corective ce se impun.




ulterioare;




ulterioare;




sau ansamblu de acţiuni.

Standardul 8 - Managementul riscului

8.1. Descrierea standardului Conducătorul entităţii publice instituie şi pune în aplicare un proces de

management al riscurilor, care să faciliteze realizarea eficientă şi eficace a

obiectivelor acesteia.


8.2.1. Entităţile publice îşi definesc propria strategie privind riscurile cu care

se pot confrunta şi asigură documentarea completă şi adecvată a acesteia,

precum şi accesibilitatea întregii organizaţii la documentaţie.

8.2.2. Conducerea entităţii publice îşi stabileşte clar obiectivele şi activităţile

cuprinse într-o lista a obiectivelor, a activităţilor şi a indicatorilor de

performanţă sau de rezultat, în vederea identificării şi definirii riscurilor

asociate acestora.

8.2.3. Conducătorul entităţii publice are obligaţia creării şi menţinerii unui

sistem eficient de management al riscurilor, în principal, prin:

a) identificarea riscurilor în strânsă legătură cu activităţile din cadrul

obiectivelor specifice a căror realizare ar putea fi afectată de materializarea

riscurilor; identificarea ameninţărilor/vulnerabilităţilor prezente în cadrul

activităţilor curente ale entităţii care ar putea conduce la săvârşirea unor fapte

de corupţie şi fraude;

b) evaluarea riscurilor, prin măsurarea probabilităţii de apariţie şi a

impactului asupra activităţilor din cadrul obiectivelor în cazul în care acestea

se materializează; ierarhizarea şi prioritizarea riscurilor în funcţie de toleranţa

la risc, aprobată de către conducerea entităţii;

c) stabilirea strategiei de gestionare a riscurilor prin identificarea celor mai

adecvate modalităţi de tratare a riscurilor, astfel încât acestea să se încadreze

în limitele toleranţei la risc aprobate de către conducerea entităţii şi să asigure

delegarea responsabilităţii de administrare a acestora către cele mai potrivite

niveluri decizionale;

d) monitorizarea implementării măsurilor de control, precum şi a eficacităţii

acestora;

e) revizuirea şi raportarea periodică a situaţiei riscurilor.

8.2.4. Toate activităţile şi acţiunile iniţiate şi puse în aplicare în cadrul

procesului de gestionare a riscurilor sunt riguros documentate, iar sinteza

informaţiilor/datelor şi deciziilor luate în acest proces este cuprinsă în Registrul

riscurilor, document care atestă că în cadrul entităţii publice există un sistem de

management al riscurilor şi că acesta funcţionează.

8.2.5. Responsabilii cu riscurile pe compartimente din cadrul entităţii publice

colectează riscurile aferente activităţilor stabilite prin fişele de post, strategia

de risc, riscurile revizuite şi măsurile de control în curs de implementare,

stabilite în cadrul şedinţelor Echipei de gestionare a riscurilor de la personalul

din cadrul fiecărui compartiment.

8.2.6. Pentru actualizarea riscurilor de la nivelul compartimentelor, acestea,

pe baza formularelor de alertă la risc, sunt analizate şi dezbătute în şedinţele

Echipei de gestionare a riscurilor, în care se stabilesc şi măsurile de control

necesare pentru a fi administrate, care se transmit compartimentelor, pe baza

proceselor-verbale întocmite de către secretarul Echipei de gestionare a

riscurilor.

8.2.7. Măsurile de control stabilite în cadrul şedinţelor Echipei de gestionare

a riscurilor, transmise compartimentelor pentru implementare, se centralizează

la nivelul entităţii, de către secretarul echipei, într-un plan de implementare a

măsurilor de control în vederea urmăririi implementării lor. Măsurile de

control sunt obligatorii pentru administrarea riscurilor semnificative de la

nivelul compartimentelor şi se implementează prin consilierea acordată de către

compartimentul de audit intern şi operează până la o nouă analiză şi revizuire

anuală a acestora.

8.2.8. Conducătorii compartimentelor asigură cadrul organizaţional şi

procedural pentru punerea în aplicare, de către persoanele responsabile, a

măsurilor de control stabilite în cadrul şedinţelor Echipei de gestionare a

riscurilor şi care se urmăresc pe baza unei situaţii de implementare a măsurilor

de control, de către responsabili cu riscurile de la nivelul compartimentelor.

8.2.9. Conducătorii compartimentelor asigură elaborarea rapoartelor privind

desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor, care cuprind numărul total

de riscuri gestionate la nivelul compartimentelor, numărul de riscuri tratate şi

nesoluţionate până la sfârşitul anului, măsurile de control implementate sau în

curs de implementare şi eventualele revizuiri ale evaluării riscurilor, cu

respectarea limitelor de toleranţă la risc aprobate de conducerea entităţii

publice, pe care le transmit secretarului Echipei de gestionare a riscurilor.

8.2.10. Secretarul Echipei de gestionare a riscurilor, pe baza rapoartelor

anuale primite de la compartimente, actualizează planul de implementare a

măsurilor de control la nivelul entităţii şi elaborează o informare privind

desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor la nivelul entităţii în vederea

analizării în cadrul Echipei de gestionare a riscurilor şi transmiterii spre

analiză şi aprobare Comisiei de monitorizare.

8.2.11. Conducerea entităţii publice analizează mediul extins de risc în care

acţionează şi stabileşte modul în care acesta îi afectează strategia de gestionare

a riscurilor.




ulterioare;



ulterioare;

- Hotărârea Guvernului nr. 215/2012 privind aprobarea Strategiei naţionale

anticorupţie pe perioada 2012 - 2015, a Inventarului măsurilor preventive

anticorupţie şi a indicatorilor de evaluare, precum şi a Planului naţional de

acţiune pentru implementarea Strategiei naţionale anticorupţie 2012 - 2015;

- Hotărârea Guvernului nr. 2.288/2004 pentru aprobarea repartizării

principalelor funcţii de sprijin pe care le asigură ministerele, celelalte organe

centrale şi organizaţiile neguvernamentale privind prevenirea şi gestionarea

situaţiilor de urgenţă;

- Metodologie de implementare a standardului de control intern

"Managementul riscurilor", elaborată de Ministerul Finanţelor Publice,

publicată pe adresa de internet a Secretariatului General al Guvernului,

www.sgg.ro

Standardul 9 - Proceduri

9.1. Descrierea standardului Conducerea entităţii publice asigură elaborarea procedurilor formalizate

pentru procesele sau activităţile derulate în cadrul entităţii şi le aduce la

cunoştinţă personalului implicat, respectiv procedurile de sistem şi proceduri

operaţionale.

9.2. Cerinţe generale 9.2.1. Conducerea entităţii publice se asigură, pe baza unei liste a

obiectivelor, activităţilor şi indicatorilor de performanţă sau de rezultat, că

pentru toate procesele majore, activităţile, acţiunile şi/sau evenimentele

semnificative există o documentaţie adecvată şi că operaţiunile sunt consemnate

în documente.

9.2.2. Pentru ca procedurile formalizate să devină instrumente eficace de

control intern, acestea trebuie:

- să se refere la toate procesele şi activităţile importante;

- să asigure o separare corectă a funcţiilor de iniţiere, de verificare, de

avizare şi de aprobare a operaţiunilor;

- să fie precizate în documente scrise;

- să fie simple, complete, precise şi adaptate proceselor şi activităţii

procedurate;

- să fie actualizate în permanenţă;

- să fie aduse la cunoştinţă personalului implicat.

9.2.3. Conducerea entităţii publice se asigură că, pentru toate situaţiile în

care din cauza unor circumstanţe deosebite apar abateri faţă de politicile sau

procedurile stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel

corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor. Circumstanţele şi modul de

gestionare a situaţiilor de abatere de la politicile şi procedurile existente se

analizează periodic, în vederea desprinderii unor concluzii de bună practică

pentru viitor, ce urmează a fi formalizate.

9.2.4. Procedurile formalizate concepute şi aplicate de către personalul

entităţii publice trebuie să asigure o separare a funcţiilor de iniţiere şi de

verificare, astfel încât atribuţiile şi responsabilităţile de aprobare, de efectuare

şi de control al operaţiunilor să fie încredinţate unor persoane diferite. În acest

mod, se reduce considerabil riscul de eroare, fraudă, încălcare a legislaţiei,

precum şi riscul de nedetectare a acestor probleme.

9.2.5. Procedurile formalizate elaborate şi aplicate de întreg personalul

entităţii publice trebuie să fie în conformitate cu structura unei proceduri

privind elaborarea procedurilor, care este o procedură de sistem şi se

elaborează pe baza anexei nr. 2 la Ordinul secretarului general al Guvernului

nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare. Procedurile formalizate

se semnează la întocmire de către responsabili de activităţi, la verificare de

către şeful de compartiment, la avizare de către preşedintele Comisiei de

monitorizare şi se aprobă de către conducătorul entităţii publice.

9.2.6. Conducătorii entităţilor publice în care, din cauza numărului mic de

salariaţi, se limitează posibilitatea de aplicare a separării atribuţiilor şi

responsabilităţilor trebuie să fie conştienţi de riscul cumulării atribuţiilor şi

responsabilităţilor şi să compenseze această limitare prin activităţi de control

suplimentare implementate pe fluxul proceselor sau activităţilor.

9.2.7. În entităţile publice, accesul la resursele materiale, financiare şi

informaţionale, precum şi protejarea şi folosirea corectă a acestora se

reglementează prin acte administrative, care se aduc la cunoştinţa salariaţilor.

Restrângerea accesului la resurse reduce riscul utilizării inadecvate a acestora.

9.3. Referinţe principale - Legea nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat în active

corporale şi necorporale, republicată, cu modificările şi completările

ulterioare;

- Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanţii

şi răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor agenţilor economici,

autorităţilor sau instituţiilor publice, cu modificările ulterioare;


ulterioare;

- Legea nr. 182/2002 privind protecţia informaţiilor clasificate, cu


- Legea nr. 213/1998 privind bunurile proprietate publică, cu modificările şi





ulterioare;


- Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea,

constatarea şi sancţionarea neregulilor apărute în obţinerea şi utilizarea

fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionale aferente acestora,

aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 142/2012, cu modificările şi


- Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 94/2011 privind organizarea şi

funcţionarea inspecţiei economico-financiare, aprobată cu modificări şi

completări prin Legea nr. 107/2012, cu modificările ulterioare;



ulterioare;

- Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea şi

utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului, republicată, cu


- Hotărârea Guvernului nr. 781/2002 privind protecţia informaţiilor secrete

de serviciu;

- Hotărârea Guvernului nr. 841/1995 privind procedurile de transmitere fără

plată şi de valorificare a bunurilor aparţinând instituţiilor publice, cu


- Hotărârea Guvernului nr. 1.151/2012 pentru aprobarea Normelor

metodologice privind modul de organizare şi exercitare a controlului financiar

de gestiune;

- Decretul nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operaţiilor de casă

ale unităţilor socialiste;

- Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 923/2014 pentru aprobarea

Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar

preventiv şi a Codului specific de norme profesionale pentru persoanele care

desfăşoară activitatea de control financiar preventiv propriu, republicat;


Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanţei de urgenţă a

Guvernului nr. 146/2002 privind formarea şi utilizarea resurselor derulate prin

trezoreria statului, aprobată cu modificări prin Legea nr. 201/2003, cu


- Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.661 bis/2003 pentru aprobarea

Normelor metodologice privind modul de încasare şi utilizare a fondurilor

băneşti primite sub forma donaţiilor şi sponsorizărilor de către instituţiile

publice;


Precizărilor privind întocmirea şi actualizarea inventarului centralizat al

bunurilor din domeniul public al statului;


Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata

cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea

angajamentelor bugetare şi legale, cu modificările şi completările ulterioare;


Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura

activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii.

Standardul 10 - Supravegherea

10.1. Descrierea standardului Conducerea entităţii publice iniţiază, aplică şi dezvoltă controale adecvate de

supraveghere a activităţilor, operaţiunilor şi tranzacţiilor, în scopul realizării

eficace a acestora.

10.2. Cerinţe generale 10.2.1. Conducerea entităţii publice trebuie să monitorizeze efectuarea

controalelor de supraveghere, pentru a se asigura că procedurile sunt

respectate de către salariaţi în mod efectiv şi continuu.

10.2.2. Controalele de supraveghere implică revizuiri ale activităţii realizate

de salariaţi, rapoarte despre excepţii, testări prin sondaje sau orice alte

modalităţi care confirmă respectarea procedurilor.

10.2.3. Conducătorii compartimentelor verifică şi aprobă activităţile

salariaţilor, dau instrucţiunile necesare pentru a asigura minimizarea erorilor

şi pierderilor, eliminarea neregulilor şi fraudei, respectarea legislaţiei şi

corecta înţelegere şi aplicare a instrucţiunilor.

10.2.4. Supravegherea activităţilor este adecvată, în măsura în care:

- fiecărui salariat i se comunică atribuţiile, responsabilităţile şi limitele de

competenţă atribuite;

- se evaluează sistematic activitatea fiecărui salariat;

- se aprobă rezultatele activităţii în diverse etape de realizare a acesteia.

10.3. Referinţe principale - Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi


ulterioare;


- regulamentul de organizare şi funcţionare a entităţii publice.

Standardul 11 - Continuitatea activităţii

11.1. Descrierea standardului Conducerea entităţii publice identifică principalele ameninţări cu privire la

continuitatea derulării proceselor şi activităţilor şi asigură măsurile

corespunzătoare pentru ca activitatea acesteia să poată continua în orice

moment, în toate împrejurările şi în toate planurile, indiferent care ar fi natura

unei perturbări majore.

11.2. Cerinţe generale 11.2.1. Entitatea publică este o organizaţie a cărei activitate trebuie să se

deruleze continuu, prin structurile componente. Eventuala întrerupere a

activităţii acesteia afectează atingerea obiectivelor stabilite.

11.2.2. Conducerea entităţii publice inventariază situaţiile care pot conduce

la discontinuităţi în activitate şi întocmeşte un plan de continuitate a activităţii,

care are la bază identificarea şi evaluarea riscurilor care pot afecta

continuitatea operaţională.

Situaţii generatoare de discontinuităţi:

- fluctuaţia personalului;

- lipsa de coordonare, rezultat al unui management defectuos;

- fraude;

- dificultăţi şi/sau disfuncţionalităţi în funcţionarea echipamentelor din

dotare;

- disfuncţionalităţi produse de unii prestatori de servicii;

- schimbări de proceduri etc.

11.2.3. Planul de continuitate a activităţii trebuie să fie cunoscut, accesibil şi

aplicat în practică de salariaţii care au stabilite sarcini şi responsabilităţi în

implementarea acestuia.

11.2.4. Conducerea entităţii publice acţionează în vederea asigurării

continuităţii activităţii prin măsuri care să prevină apariţia situaţiilor de

discontinuitate, spre exemplu:

- angajarea de personal în locul celor pensionaţi sau plecaţi din entitatea

publică din alte considerente;

- delegarea, în cazul absenţei temporare (concedii, plecări în misiune etc.);

- proceduri formalizate pentru administrarea situaţiilor care pot afecta

continuitatea operaţională şi a tranzacţiilor financiare relevante;

- achiziţii pentru înlocuirea unor echipamente necorespunzătoare din dotare;

- service pentru întreţinerea echipamentelor din dotare.

11.2.5. Conducerea entităţii publice asigură revizuirea şi îmbunătăţirea

planului de continuitate a activităţii, astfel încât acesta să reflecte întotdeauna

toate schimbările ce intervin în organizaţie.





- Legea nr. 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice, cu




ulterioare;

- Hotărârea Guvernului nr. 432/2004 privind dosarul profesional al




completările ulterioare.

Standardul 12 - Informarea şi comunicarea

12.1. Descrierea standardului În entitatea publică sunt stabilite tipurile de informaţii, conţinutul, calitatea,

frecvenţa, sursele, destinatarii acestora şi se dezvoltă un sistem eficient de

comunicare internă şi externă, astfel încât conducerea şi salariaţii să îşi poată

îndeplini în mod eficace şi eficient sarcinile, iar informaţiile să ajungă complete

şi la timp la utilizatori.

12.2. Cerinţe generale 12.2.1. Calitatea informaţiilor şi comunicarea eficientă sprijină conducerea

şi angajaţii entităţii în îndeplinirea sarcinilor, a responsabilităţilor şi în

atingerea obiectivelor şi ţintelor privind controlul intern managerial.

12.2.2. Informaţia trebuie să fie corectă, credibilă, clară, completă, oportună,

utilă, uşor de înţeles şi receptat.

12.2.3. Informaţia trebuie să beneficieze de o circulaţie rapidă, în toate

sensurile, inclusiv în şi din exterior, care să necesite cheltuieli reduse, prin

evitarea paralelismelor, adică a circulaţiei simultane a aceloraşi informaţii pe

canale diferite sau de mai multe ori pe acelaşi canal şi a transcrierii inutile de

date.

12.2.4. Conducerea entităţii publice stabileşte metode şi căi de comunicare

care să asigure transmiterea eficace a datelor, informaţiilor şi deciziilor

necesare desfăşurării proceselor organizaţiei, inclusiv îndeplinirii obiectivelor

de control.

12.2.5. Sistemul de comunicare trebuie să fie flexibil şi rapid, atât în

interiorul entităţii publice, cât şi între aceasta şi mediul extern şi să servească

scopurilor utilizatorilor.

12.2.6. Comunicarea cu părţile externe trebuie să se realizeze prin canale de

comunicare stabilite şi aprobate, cu respectarea limitelor de responsabilitate şi

a delegărilor de autoritate, stabilite de manager.

12.2.7. Conducerea entităţii publice reevaluează sistematic şi periodic

cerinţele de informaţii şi stabileşte natura, dimensiunea şi sursele de informaţii

şi date care corespund satisfacerii nevoilor de informare a entităţii.

12.3. Referinţe principale - Legea nr. 52/2003 privind transparenţa decizională în administraţia

publică, republicată;


ulterioare;

- Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, cu



- Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 27/2003 privind procedura

aprobării tacite, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 486/2003,

cu modificările şi completările ulterioare;



ulterioare;

- Hotărârea Guvernului nr. 26/2003 privind transparenţa relaţiilor financiare

dintre autorităţile publice şi întreprinderile publice, precum şi transparenţa

financiară în cadrul anumitor întreprinderi;

- Hotărârea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor

metodologice de aplicare a Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la

informaţiile de interes public;

- Hotărârea Guvernului nr. 1.085/2003 pentru aplicarea unor prevederi ale

Legii nr. 161/2003 privind unele măsuri pentru asigurarea transparenţei în

exercitarea demnităţilor publice, a funcţiilor publice şi în mediul de afaceri,

prevenirea şi sancţionarea corupţiei, referitoare la implementarea Sistemului

Electronic Naţional, cu modificările şi completările ulterioare;

- Hotărârea Guvernului nr. 1.723/2004 privind aprobarea Programului de

măsuri pentru combaterea birocraţiei în activitatea de relaţii cu publicul, cu

modificările ulterioare;

- bugetul aprobat al fiecărei entităţi publice;

- analize periodice asupra execuţiei bugetare;

- ordine/decizii ale conducătorului entităţii publice;

- adresa de internet a entităţii publice.

Standardul 13 - Gestionarea documentelor

13.1. Descrierea standardului Conducătorul entităţii publice organizează şi administrează procesul de

creare, revizuire, organizare, stocare, utilizare, identificare şi arhivare a

documentelor interne şi a celor provenite din exteriorul organizaţiei, oferind

control asupra ciclului complet de viaţă al acestora şi accesibilitate conducerii

şi angajaţilor entităţii, precum şi terţilor abilitaţi.


13.2.1. În fiecare entitate publică sunt definite reguli clare şi sunt stabilite

proceduri cu privire la înregistrarea, expedierea, redactarea, clasificarea,

îndosarierea, protejarea şi păstrarea documentelor.

13.2.2. Conducătorul entităţii publice organizează un compartiment distinct

pentru primirea, înregistrarea şi expedierea documentelor, iar la nivelul

fiecărui compartiment se ţine, în mod obligatoriu, o evidenţă a documentelor

primite şi expediate.

13.2.3. În entitatea publică sunt implementate măsuri de securitate pentru

protejarea documentelor împotriva distrugerii, furtului, pierderii, incendiului

etc.

13.2.4. Conducerea entităţii publice asigură condiţiile necesare cunoaşterii şi

respectării de către angajaţi a reglementărilor legale privind accesul la

documentele clasificate şi modul de gestionare a acestora.

13.2.5. În entitatea publică este creat un sistem de păstrare/arhivare

exhaustiv şi actualizat a documentelor, potrivit unor reguli şi proceduri

stabilite, în vederea asigurării conservării lor în bune condiţii şi pentru a fi

accesibile personalului competent în a le utiliza.

13.3. Referinţe principale - Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată;

- Legea nr. 182/2002 privind protecţia informaţiilor clasificate, cu


- Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică, republicată;

- Ordonanţa Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activităţii de

soluţionare a petiţiilor, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr.

233/2002;



ulterioare;

- Hotărârea Guvernului nr. 1.007/2001 pentru aprobarea Strategiei

Guvernului privind informatizarea administraţiei publice;

- Hotărârea Guvernului nr. 1.259/2001 privind aprobarea Normelor tehnice

şi metodologice pentru aplicarea Legii nr. 455/2001 privind semnătura

electronică, cu modificările ulterioare;

- Hotărârea Guvernului nr. 1.349/2002 privind colectarea, transportul,

distribuirea şi protecţia, pe teritoriul României, a corespondenţei clasificate, cu

modificările şi completările ulterioare.

Standardul 14 - Raportarea contabilă şi financiară

14.1. Descrierea standardului Conducătorul entităţii publice asigură buna desfăşurare a proceselor şi

exercitarea formelor de control intern adecvate, care garantează că datele şi

informaţiile aferente utilizate pentru întocmirea situaţiilor contabile anuale şi a

rapoartelor financiare sunt corecte, complete şi furnizate la timp.

14.2. Cerinţe generale 14.2.1. Conducătorul entităţii publice este responsabil de organizarea şi

ţinerea la zi a contabilităţii şi de prezentarea la termen a situaţiilor financiare

asupra situaţiei patrimoniului aflat în administrarea sa, precum şi a execuţiei

bugetare, în vederea asigurării exactităţii tuturor informaţiilor contabile aflate

sub controlul său.

14.2.2. Conducătorul compartimentului financiar-contabil asigură calitatea

informaţiilor şi datelor contabile utilizate la realizarea situaţiilor contabile,

care reflectă în mod real activele şi pasivele entităţii publice.

14.2.3. Situaţiile financiare anuale sunt însoţite de rapoarte anuale de

performanţă în care se prezintă pentru fiecare program obiectivele, rezultatele

preconizate şi cele obţinute, indicatorii şi costurile asociate.

14.2.4. În entitatea publică sunt elaborate proceduri şi controale contabile

documentate în mod corespunzător, vizând corecta aplicare a actelor normative

din domeniul financiar-contabil şi al controlului intern.

14.3. Referinţe principale - Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările

ulterioare;




ulterioare;

- Ordonanţa Guvernului nr. 81/2003 privind reevaluarea şi amortizarea

activelor fixe aflate în patrimoniul instituţiilor publice, aprobată prin Legea nr.

493/2003, cu modificările şi completările ulterioare;



ulterioare;


Reglementărilor contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi

situaţiile financiare anuale consolidate, cu modificările şi completările

ulterioare;


Normelor metodologice privind organizarea şi conducerea contabilităţii

instituţiilor publice, Planul de conturi pentru instituţiile publice şi instrucţiunile

de aplicare a acestuia, cu modificările şi completările ulterioare;

- Norme metodologice privind întocmirea şi depunerea situaţiilor financiare

trimestriale, precum şi a unor raportări financiare lunare, elaborate de

Ministerul Finanţelor Publice;

- Norme metodologice privind principalele aspecte legate de întocmirea şi

depunerea situaţiilor financiare anuale şi a raportărilor contabile anuale ale

operatorilor economici la unităţile teritoriale ale Ministerului Finanţelor

Publice.

Standardul 15 - Evaluarea sistemului de control intern managerial

15.1. Descrierea standardului Conducătorul entităţii publice instituie o funcţie de evaluare a controlului

intern managerial, elaborând, în acest scop, politici, planuri şi programe.

Conducătorul entităţii publice elaborează, anual, prin asumarea

responsabilităţii manageriale, un raport asupra propriului sistem de control

intern managerial.

15.2. Cerinţe generale 15.2.1. Conducătorul entităţii publice asigură verificarea şi evaluarea în mod

continuu a funcţionării sistemului de control intern managerial şi a

componentelor sale, pentru a identifica la timp slăbiciunile/deficienţele

controlului intern şi pentru a lua măsuri de corectare/eliminare în timp util a

acestora.

15.2.2. Conducerea entităţii publice efectuează, cel puţin o dată pe an, pe

baza unui program/plan de evaluare şi a unei documentaţii adecvate, o

verificare şi autoevaluare a propriului sistem de control intern managerial,

pentru a stabili gradul de conformitate a acestuia cu standardele de control

intern managerial.

15.2.3. Conducătorul entităţii publice ia măsuri adecvate şi prompte pentru

remedierea deficienţelor/slăbiciunilor identificate în procesul de autoevaluare a

sistemului de control intern managerial.

15.2.4. Conducătorul entităţii publice elaborează, anual, un raport asupra

sistemului de control intern managerial, ca bază pentru un plan de acţiune care

să conţină zonele vulnerabile identificate, instrumentele de control necesar a fi

implementate, măsuri şi direcţii de acţiune pentru creşterea capacităţii

controlului intern managerial în realizarea obiectivelor entităţii.

15.3. Referinţe principale - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată, cu




ulterioare;

- Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea

Codului controlului intern managerial al entităţilor publice, cu modificările şi



- regulamentul de organizare şi funcţionare a entităţii publice.

Standardul 16 - Auditul intern

16.1. Descrierea standardului Entitatea publică înfiinţează sau are acces la o capacitate de audit

competentă, care are în structura sa auditori competenţi, a căror activitate se

desfăşoară, de regulă, conform unor programe bazate pe evaluarea riscurilor.

16.2. Cerinţe generale 16.2.1. Auditul intern asigură evaluarea independentă şi obiectivă a

sistemului de control intern managerial al entităţii publice.

16.2.2. Domeniul activităţii de audit intern trebuie să permită obţinerea unei

asigurări cu privire la procesul de management al riscurilor, de control şi de

conducere (guvernanţă).

16.2.3. Compartimentul de audit public intern este dimensionat pe baza

volumului de activitate şi a mărimii riscurilor asociate, astfel încât să asigure

auditarea activităţilor cuprinse în sfera auditului public intern.

16.2.4. Atribuţiile conducătorului compartimentului de audit intern trebuie

asumate prin semnătură de către un responsabil.

16.2.5. Auditorii interni din cadrul compartimentului de audit public intern

trebuie să posede competenţele profesionale necesare pentru realizarea

activităţilor cuprinse în sfera auditului public intern.

16.2.6. Auditorii interni trebuie să îşi îmbunătăţească cunoştinţele, abilităţile

şi valorile în cadrul formării profesionale continue şi să asigure

compatibilitatea pregătirii cu tipul şi natura misiunilor de audit intern care

trebuie realizate.

16.2.7. Auditorul intern finalizează acţiunile sale prin rapoarte de audit, în

care enunţă punctele slabe identificate în sistem şi formulează recomandări

pentru eliminarea acestora.

16.2.8. Conducătorul entităţii publice dispune măsurile necesare, având în

vedere recomandările din rapoartele de audit intern, în scopul eliminării

punctelor slabe constatate de misiunile de auditare.

16.3. Referinţe principale - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată, cu


- Hotărârea Guvernului nr. 235/2003 pentru aprobarea Normelor privind

modul de nominalizare a membrilor Comitetului pentru Audit Public Intern;

- Hotărârea Guvernului nr. 1.086/2013 pentru aprobarea Normelor generale

privind exercitarea activităţii de audit public intern;

- Hotărârea Guvernului nr. 1.183/2012 pentru aprobarea Normelor privind

sistemul de cooperare pentru asigurarea funcţiei de audit public intern;

- Hotărârea Guvernului nr. 1.259/2012 pentru aprobarea Normelor privind

coordonarea şi desfăşurarea proceselor de atestare naţională şi de pregătire

profesională continuă a auditorilor interni din sectorul public şi a persoanelor

fizice;

- Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 252/2004 pentru aprobarea

Codului privind conduita etică a auditorului intern.

4. Glosar de termeni Abatere - încălcarea unei dispoziţii cu caracter administrativ şi disciplinar.

Activitate - totalitatea atribuţiilor de o anumită natură care determină

procese de muncă cu un grad de omogenitate şi similaritate ridicat; cunoştinţele

necesare realizării activităţii sunt din domenii limitate, personalul utilizat

putând avea astfel o pregătire profesională sensibil unitară; activitatea

cuprinde atribuţii omogene ce revin compartimentelor entităţii publice.

Activitate procedurabilă - totalitatea atribuţiilor de o anumită natură care

determină procese de muncă cu un grad de complexitate şi omogenitate ridicat,

pentru care se pot stabili reguli şi modalităţi de lucru, general valabile, în

vederea îndeplinirii, în condiţii de regularitate, eficacitate, economicitate şi

eficienţă, a obiectivelor compartimentului/entităţii publice.

Atribuţie - un ansamblu de sarcini de acelaşi tip, necesare pentru realizarea

unei anumite activităţi sau unei părţi a acesteia, care se execută periodic sau

continuu şi care implică cunoştinţe specializate pentru realizarea unui obiectiv

specific.

Audit public intern - activitate funcţional independentă şi obiectivă, de

asigurare şi consiliere, concepută să adauge valoare şi să îmbunătăţească

activităţile entităţii publice; ajută entitatea publică să îşi îndeplinească

obiectivele, printr-o abordare sistematică şi metodică, evaluează şi

îmbunătăţeşte eficienţa şi eficacitatea managementului riscului, controlului şi

proceselor de guvernanţă.

Autoevaluarea controlului intern - un proces în care eficacitatea controlului

intern este examinată şi evaluată, în scopul furnizării unei asigurări rezonabile

că toate obiectivele entităţii publice vor fi realizate.

Competenţa - capacitatea de a lua decizii, în limite definite, pentru realizarea

sarcinii.

Competenţa profesională - capacitatea de a aplica, a transfera şi a combina

cunoştinţe şi deprinderi în situaţii şi medii de muncă diverse, pentru a realiza

activităţile cerute la locul de muncă, la nivelul calitativ specificat în standardul

ocupaţional.

Comunicare - transmiterea şi schimbul de informaţii (mesaje) între persoane;

proces prin care un emiţător transmite o informaţie receptorului prin

intermediul unui canal, cu scopul de a produce asupra receptorului anumite

efecte.

Coordonare - armonizarea deciziilor şi a acţiunilor componentelor

structurale ale entităţii publice pentru a se asigura realizarea obiectivelor

acesteia.

Control intern managerial - ansamblul formelor de control exercitate la

nivelul entităţii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în

concordanţă cu obiectivele acesteia şi cu reglementările legale, în vederea

asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient şi eficace; acesta

include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi procedurile.

Sintagma "control intern managerial" subliniază responsabilitatea tuturor

nivelurilor ierarhice pentru ţinerea sub control a tuturor proceselor interne

desfăşurate pentru realizarea obiectivelor generale şi a celor specifice.

Alte definiţii ale controlului intern:

- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată, cu

modificările ulterioare: control intern - totalitatea politicilor şi procedurilor

elaborate şi implementate de managementul entităţii publice pentru a asigura:

atingerea obiectivelor entităţii într-un mod economic, eficient şi eficace;

respectarea regulilor specifice domeniului, a politicilor şi deciziilor

managementului; protejarea bunurilor şi informaţiilor, prevenirea şi depistarea

fraudelor şi erorilor; calitatea documentelor contabile, precum şi furnizarea în

timp util de informaţii de încredere pentru management.

- Comisia Europeană: controlul intern reprezintă ansamblul politicilor şi

procedurilor concepute şi implementate de către managementul şi personalul

entităţii publice, în vederea furnizării unei asigurări rezonabile pentru:

atingerea obiectivelor entităţii publice într-un mod economic, eficient şi eficace;

respectarea regulilor externe şi a politicilor şi regulilor managementului;

protejarea bunurilor şi a informaţiilor; prevenirea şi depistarea fraudelor şi

greşelilor; calitatea documentelor de contabilitate şi producerea în timp util de

informaţii de încredere, referitoare la segmentul financiar şi de management.

- INTOSAI: controlul intern este un instrument managerial utilizat pentru a

furniza o asigurare rezonabilă că obiectivele managementului sunt îndeplinite.

- Comitetul Entităţilor Publice de Sponsorizare a Comisiei Treadway (S.U.A.)

- COSO: controlul intern este un proces implementat de managementul entităţii

publice, care intenţionează să furnizeze o asigurare rezonabilă cu privire la

atingerea obiectivelor, grupate în următoarele categorii: eficacitatea şi

eficienţa funcţionării; fiabilitatea informaţiilor financiare; respectarea legilor şi

regulamentelor.

- Institutul Canadian al Contabililor Autorizaţi (Criteria of Control):

controlul intern este ansamblul elementelor unei organizaţii (inclusiv resursele,

sistemele, procesele, cultura, structura şi sarcinile) care, în mod colectiv, îi

ajută pe oameni să realizeze obiectivele entităţii publice, grupate în trei

categorii: eficacitatea şi eficienţa funcţionării; fiabilitatea informaţiei interne şi

externe; respectarea legilor, regulamentelor şi politicilor interne.

Cultura entităţii publice - formă de cultură organizaţională, ce reprezintă

armonizarea valorilor individuale, în vederea orientării lor convergente spre

realizarea obiectivelor fundamentale ale entităţii publice. Cultura reflectă

atitudinea pe care o are entitatea publică faţă de schimbare. Într-o entitate

publică cultura se transmite prin reguli scrise, reguli nescrise şi prin standarde

de etică socială şi de comportare. Acestea sunt relativ stabile în timp. În

entităţile publice există, în general, o cultură de tip normativ, în care accentul

se pune pe urmărirea corectă a procedurilor, care sunt mai importante decât

rezultatele. De asemenea, în acest tip de cultură organizaţională, standardele

profesionale, morale etc. sunt ridicate.

Deficienţă - o situaţie care afectează capacitatea entităţii publice de a-şi

atinge obiectivele generale. Conform documentului Liniile directoare privind

standardele de control intern în sectorul public emise de INTOSAI, o deficienţă

poate fi un defect perceput, potenţial sau real care odată îndepărtat

consolidează controlul intern şi contribuie la creşterea probabilităţii ca

obiectivele generale ale entităţii publice să fie atinse.

Delegare - procesul de atribuire de către un manager, pe o perioadă limitată,

a unora dintre sarcinile sale unui subordonat, împreună cu competenţele şi

responsabilităţile aferente.

Disfuncţionalitate - orice lipsă de funcţionalitate sau nerespectare în

implementarea şi dezvoltarea sistemului de control intern managerial.

Economicitate - minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea

rezultatelor estimate ale unei activităţi, cu menţinerea calităţii corespunzătoare

a acestor rezultate.

Eficacitate - gradul de îndeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare

dintre activităţi şi raportul dintre efectul proiectat şi rezultatul efectiv al

activităţii respective.

Eficienţa - maximizarea rezultatelor unei activităţi în relaţie cu resursele

utilizate.

Entitate publică - autoritate publică, instituţie publică, companie/societate

naţională, regie autonomă, societate la care statul sau o unitate administrativ-

teritorială este acţionar majoritar, cu personalitate juridică, care

utilizează/administrează fonduri publice şi/sau patrimoniu public.

Etica - etica în sectorul public acoperă patru mari domenii: stabilirea rolului

şi a valorilor serviciului public, precum şi a răspunderii şi nivelului de

autoritate şi responsabilitate; măsuri de prevenire a conflictelor de interese şi

modalităţi de rezolvare a acestora; stabilirea regulilor (standarde) de conduită

a funcţionarilor publici; stabilirea regulilor care se referă la neregularităţi

grave şi fraudă.

Evaluare - funcţie managerială care constă în compararea rezultatelor cu

obiectivele, depistarea cauzală a principalelor abateri (pozitive şi negative) în

vederea luării unor măsuri cu caracter corectiv sau preventiv.

Fişa postului - document care defineşte locul şi contribuţia postului în

atingerea obiectivelor individuale şi organizaţionale, caracteristic atât

individului, cât şi entităţii şi care precizează sarcinile şi responsabilităţile care

îi revin titularului unui post. În general, fişa postului cuprinde: denumirea

postului, obiectivele individuale, sarcinile, competenţele, responsabilităţile,

relaţiile cu alte posturi, cerinţele specifice privind pregătirea, calităţile,

aptitudinile şi deprinderile necesare realizării obiectivelor individuale stabilite

pentru postul respectiv.

Flux informaţional - totalitatea tipurilor de informaţii transmise într-un

interval de timp determinat, asamblate într-un circuit logic pe care datele îl

parcurg din momentul colectării lor de la sursa de informare şi până în

momentul furnizării la un receptor sub formă de informaţii, prin canale

informaţionale adecvate destinaţiei acestora.

Funcţie - totalitatea posturilor care au caracteristici asemănătoare din

punctul de vedere al sarcinilor, obiectivelor, competenţelor, responsabilităţilor

şi procedurilor.

Funcţie publică - ansamblul atribuţiilor şi responsabilităţilor, stabilite în

temeiul legii, în scopul realizării prerogativelor de putere publică de către

administraţia publică centrală, administraţia publică locală şi autorităţile

administrative autonome.

Gestionarea documentelor - procesul de administrare a documentelor unei

entităţi publice, pentru a servi intereselor acesteia, pe parcursul întregii lor

durate de viaţă, de la început, prin procesul de creare, revizuire, organizare,

stocare, utilizare, partajare, identificare, arhivare, şi până la distrugerea lor.

Guvernanţa - ansamblul proceselor şi structurilor implementate de

management în scopul informării, direcţionării, conducerii şi monitorizării

activităţilor entităţii publice către atingerea obiectivelor sale.

Indicator - expresie numerică ce caracterizează din punct de vedere cantitativ

un fenomen sau un proces economic, social, financiar etc. sau îi defineşte

evoluţia în funcţie de condiţiile concrete de loc şi timp şi legătura reciprocă cu

alte fenomene. Indicatorii se pot exprima în mărime absolută, medie sau

relativă.

Instituţie publică - Parlamentul, Administraţia Prezidenţială, ministerele,

celelalte organe de specialitate ale administraţiei publice, alte autorităţi

publice, instituţiile publice autonome, precum şi instituţiile din

subordinea/coordonarea acestora, finanţate din bugetele prevăzute la art. 1

alin. (2) din Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi

completările ulterioare.

Integritate - caracter integru; sentiment al demnităţii, dreptăţii şi

conştiinciozităţii, care serveşte drept călăuză în conduita omului; onestitate,

cinste, probitate.

Îndrumare metodologică - activitatea de consiliere în procesul de

implementare şi dezvoltare a sistemului de control intern managerial în

entităţile publice şi acordarea de consultanţă de specialitate de către echipa de

îndrumare metodologică, la solicitarea entităţii publice.

Managementul riscului - metodologie care vizează asigurarea unui control

global al riscului, ce permite menţinerea unui nivel acceptabil al expunerii la

risc pentru entitatea publică, cu costuri minime. Managementul riscului

cuprinde o gamă largă de activităţi riguros definite şi organizate, plecând de la

condiţiile de existenţă şi obiectivele fundamentale ale entităţii publice, precum

şi analiza factorilor de risc într-o concepţie de funcţionare optimă şi eficientă.

Măsuri de control - stabilirea unor acţiuni în vederea monitorizării şi

verificării permanente sau periodice a unei activităţi, a unei situaţii ş.a., pentru

a evidenţia progresele şi pentru a asigura îmbunătăţirea activităţii.

Misiunea entităţii - precizează scopul entităţii şi legitimitatea existenţei sale

în mediul înconjurător, contribuind la crearea imaginii interne şi externe a

entităţii.

Monitorizare - activitatea continuă de colectare a informaţiilor relevante

despre modul de desfăşurare a procesului sau a activităţii.

Monitorizarea performanţelor - supravegherea, urmărirea, de către

conducerea entităţii publice, prin intermediul unor indicatori relevanţi, a

performanţelor activităţilor aflate în coordonare.

Neregulă - orice abatere de la legalitate, regularitate şi conformitate în

raport cu dispoziţiile naţionale şi/sau europene, precum şi cu prevederile

contractelor ori ale altor angajamente legale încheiate în baza acestor

dispoziţii, ce rezultă dintr-o acţiune sau inacţiune a beneficiarului ori a

autorităţii cu competenţe în gestionarea fondurilor europene, care a prejudiciat

sau care poate prejudicia bugetul Uniunii Europene/bugetele donatorilor

publici internaţionali şi/sau fondurile publice naţionale aferente acestora printr-

o sumă plătită necuvenit.

Obiective - efectele pozitive pe care conducerea entităţii publice încearcă să

le realizeze sau evenimentele/efectele negative pe care conducerea încearcă să

le evite.

Obiective generale - ţinte exprimate sub formă de efect, fixate pe termen

mediu sau lung, la nivelul global al entităţii publice şi/sau al funcţiunilor

acesteia, enunţate în actul normativ de organizare şi funcţionare al entităţii sau

stabilite de conducere în planul strategic şi documentele de politici publice.

Obiective individuale - exprimări cantitative sau calitative ale scopului

pentru care a fost creat şi funcţionează postul respectiv. Aceste obiective se

realizează prin intermediul sarcinilor, ca urmare a competenţei profesionale, a

autonomiei decizionale şi a autorităţii formale de care dispune persoana

angajată pe postul respectiv.

Obiective specifice - obiective rezultate prin derivare din obiectivele generale

şi care constituie, de regulă, ţinte intermediare ale unor activităţi care trebuie

atinse pentru ca obiectivul general corespunzător să fie îndeplinit. Acestea sunt

exprimate descriptiv sub formă de rezultate şi se stabilesc la nivelul fiecărui

compartiment din cadrul entităţii publice.

Planificare - ansamblul proceselor de muncă prin care se stabilesc

principalele obiective ale organizaţiei şi ale componentelor sale, resursele şi

mijloacele necesare realizării obiectivelor.

Politici - politicile decurg din obiectivele şi strategia entităţii publice,

orientează deciziile managerilor şi permit implementarea planurilor strategice

ale organizaţiei.

Post - ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţilor

desemnate pe un interval de timp unui membru al organizaţiei, reprezentând în

acelaşi timp elementul primar al structurii organizatorice.

Procedură formalizată - totalitatea paşilor ce trebuie urmaţi, a modalităţilor

de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat, în vederea executării activităţii,

atribuţiei sau sarcinii şi editate pe suport hârtie şi/sau electronic. Procedurile

formalizate pot fi proceduri de sistem şi proceduri operaţionale.

Procedură operaţională - procedură care descrie un proces sau o activitate

care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente dintr-o

entitate.

Procedură de sistem - procedură care descrie un proces sau o activitate care

se desfăşoară la nivelul tuturor compartimentelor/structurilor dintr-o entitate.

Proces - un flux de activităţi sau o succesiune de activităţi logic structurate,

organizate în scopul atingerii unor obiective definite, care utilizează resurse,

adăugându-le valoare.

Responsabilitate - obligaţia de a îndeplini sarcina atribuită, a cărei

neîndeplinire atrage sancţiunea corespunzătoare tipului de răspundere juridică.

Responsabilitate managerială - defineşte un raport juridic de obligaţie a

îndeplinirii sarcinilor de către managerul entităţii publice sau al unei structuri

organizatorice a acesteia, care presupune să exercite managementul în limitele

unor determinări interne şi externe, în scopul realizării eficace, eficiente şi în

conformitate cu dispoziţiile legale a obiectivelor stabilite, să comunice şi să

răspundă pentru neîndeplinirea obligaţiilor manageriale în conformitate cu

răspunderea juridică. Răspunderea managerială derivă din responsabilitatea

managerului pentru toate cele cinci componente ale controlului intern

managerial în sectorul public: mediul de control; performanţe şi managementul

riscului; activităţi de control; informarea şi comunicarea; evaluare şi audit.

Resurse - totalitatea elementelor de natură fizică, umană, informaţională şi

financiară, necesare ca input pentru ca strategiile să fie operaţionale.

Risc - o problemă (situaţie, eveniment etc.) care nu a apărut încă, dar care

poate apărea în viitor, caz în care obţinerea rezultatelor prealabil fixate este

ameninţată sau potenţată. În prima situaţie, riscul reprezintă o ameninţare, iar

în cea de-a doua, riscul reprezintă o oportunitate. Riscul reprezintă

incertitudinea în obţinerea rezultatelor dorite şi trebuie privit ca o combinaţie

între probabilitate şi impact.

Risc semnificativ - risc major, reprezentativ care poate afecta capacitatea

entităţii de a-şi atinge obiectivele.

Sarcina - cea mai mică unitate de muncă individuală şi care reprezintă

acţiunea ce trebuie efectuată pentru realizarea unui obiectiv primar asociat

acesteia; realizarea unei sarcini fără atribuirea de competenţe adecvate nu este

posibilă; atribuirea de sarcini presupune fixarea de responsabilităţi.

Strategie - ansamblul obiectivelor majore ale organizaţiei pe termen lung,

principalele modalităţi de realizare, împreună cu resursele alocate, în vederea

obţinerii avantajului competitiv potrivit misiunii organizaţiei. Strategia

presupune stabilirea obiectivelor şi priorităţilor organizaţionale (pe baza

previziunilor privind mediul extern şi capacităţile organizaţiei) şi desemnarea

planurilor operaţionale prin intermediul cărora aceste obiective pot fi atinse.

Strategie de risc - abordarea generală pe care o are entitatea în privinţa

riscurilor. Aceasta trebuie să fie documentată şi uşor accesibilă în entitatea

publică. În cadrul strategiei de risc se defineşte toleranţa la risc.

Supervizare - o activitate care transferă cunoştinţe, abilităţi şi atitudini de la

o persoană cu mai multă experienţă într-o anumită profesie către una cu mai

puţină experienţă în profesia respectivă. Această relaţie este evaluativă, se

întinde în timp şi are, în principal, scopul de a îmbunătăţi funcţia profesională a

persoanei supervizate.

Toleranţa la risc - cantitatea de risc pe care entitatea este pregătită să o

tolereze sau la care este dispusă să se expună la un moment dat.

Valori etice - valori ce fac parte din cultura entităţii publice şi constituie un

cod nescris, pe baza căruia sunt evaluate comportamentele. Separat de acesta,

entitatea publică trebuie să aibă un cod de conduită oficial, scris, care este un

mijloc de comunicare uniformă a valorilor etice tuturor salariaţilor. Codul etic

stabileşte care sunt obligaţiile rezultate din lege cărora trebuie să li se supună

salariaţii, în plus peste cele rezultate ca urmare a raporturilor de muncă:

depunerea declaraţiei de avere, a declaraţiei pentru prevenirea conflictului de

interese. Există şi cazuri în care legea prevede incompatibilităţi pentru

ocuparea unor funcţii publice.

Viziune - defineşte modul în care o organizaţie se vede sau se transpune în

viitor.

#M1 ANEXA 2A

____________________________________________________________________

__________

| REGISTRUL DE RISCURI

| Model |

|___________________________________________________________________

|__________|

Entitatea publică ...................

Compartimentul ......................

Semnificaţia coloanelor din tabelul de mai jos este următoarea:

A - Probabilitate

B - Impact

C - Expunere

____________________________________________________________________

__________

|Obiective/|Riscul|Cauzele |Risc |Strategia|Data |Risc

|Observaţii|

|activităţi| |care |inerent |adoptată |ultimei

|rezidual| |

| | |favorizează|________|

|revizuiri|________| |

| | |apariţia | A| B| C| | | A| B|

C| |

| | |riscului | | | | | | | |

| |

|__________|______|___________|__|__|__|_________|_________|__|__|__

|__________|

| 1 | 2 | 3 | 4| 5| 6| 7 | 8 |

9|10|11| 12 |

|__________|______|___________|__|__|__|_________|_________|__|__|__

|__________|

| | | | | | | | | | |

| |

|__________|______|___________|__|__|__|_________|_________|__|__|__

|__________|

| | | | | | | | | | |

| |

|__________|______|___________|__|__|__|_________|_________|__|__|__

|__________|

| | | | | | | | | | |

| |

|__________|______|___________|__|__|__|_________|_________|__|__|__

|__________|

| | | | | | | | | | |

| |

|__________|______|___________|__|__|__|_________|_________|__|__|__

|__________|

| | | | | | | | | | |

| |

|__________|______|___________|__|__|__|_________|_________|__|__|__

|__________|

| | | | | | | | | | |

| |

|__________|______|___________|__|__|__|_________|_________|__|__|__

|__________|

| | | | | | | | | | |

| |

|__________|______|___________|__|__|__|_________|_________|__|__|__

|__________|

| | | | | | | | | | |

| |

|__________|______|___________|__|__|__|_________|_________|__|__|__

|__________|

| | | | | | | | | | |

| |

|__________|______|___________|__|__|__|_________|_________|__|__|__

|__________|

| | | | | | | | | | |

| |

|__________|______|___________|__|__|__|_________|_________|__|__|__

|__________|

| | | | | | | | | | |

| |

|__________|______|___________|__|__|__|_________|_________|__|__|__

|__________|

| | | | | | | | | | |

| |

|__________|______|___________|__|__|__|_________|_________|__|__|__

|__________|

| | | | | | | | | | |

| |

|__________|______|___________|__|__|__|_________|_________|__|__|__

|__________|

| | | | | | | | | | |

| |

|__________|______|___________|__|__|__|_________|_________|__|__|__

|__________|

| | | | | | | | | | |

| |

|__________|______|___________|__|__|__|_________|_________|__|__|__

|__________|

| | | | | | | | | | |

| |

|__________|______|___________|__|__|__|_________|_________|__|__|__

|__________|

#M1 ANEXA 2B

____________________________________________________________________

__________

| PROCEDURA FORMALIZATĂ

| Model |

|___________________________________________________________________

|__________|

Entitatea publică .......................

Departamentul (Direcţia) ................

.........................................

.........................................

Cod: PS/PO ..............................

Ediţia ..................................

Revizia .................................

____________________________________________________________________

__________

| Entitatea publică | Procedura formalizată | Ediţia

................. |

| ........................ | ...................... | Nr. de ex.

............. |

| Departamentul (Direcţia) | Cod: PS/PO ...........

|__________________________|

| ........................ | | Revizia

................ |

| | | Nr. de ex.

............. |

| |

|__________________________|

| | | Pagina ......

din ...... |

| |

|__________________________|

| | | Exemplar nr.

........... |

|__________________________|________________________|_______________

___________|

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau,

după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii formalizate

____________________________________________________________________

__________

|Nr. | Elemente privind | Numele şi | Funcţia | Data |

Semnătura |

|crt.| responsabilii/ | prenumele | | |

|

| | operaţiunea | | | |

|

|

|_____________________|____________|___________|___________|________

______|

| | 1 | 2 | 3 | 4 |

5 |

|____|_____________________|____________|___________|___________|___

___________|

|1.1.| Elaborat | | | |

|

|____|_____________________|____________|___________|___________|___

___________|

|1.2.| Verificat | | | |

|

|____|_____________________|____________|___________|___________|___

___________|

|1.3.| Aprobat | | | |

|

|____|_____________________|____________|___________|___________|___

___________|

| | | | | |

|

|____|_____________________|____________|___________|___________|___

___________|

| | | | | |

|

|____|_____________________|____________|___________|___________|___

___________|

____________________________________________________________________

__________


................. |

| ........................ | ...................... | Nr. de ex.

............. |


|__________________________|

| ........................ | | Revizia

................ |

| | | Nr. de ex.

............. |

| |

|__________________________|

| | | Pagina ......

din ...... |

| |

|__________________________|

| | | Exemplar nr.

........... |

|__________________________|________________________|_______________

___________|

2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii formalizate

____________________________________________________________________

__________

|Nr. | Ediţia sau, după caz, | Componenta | Modalitatea | Data

de la care |

|crt.| revizia în cadrul ediţiei| revizuită | reviziei | se

aplică |

| | | | |

prevederile |

| | | | |

ediţiei sau |

| | | | |

reviziei ediţiei |

|

|__________________________|_____________|_____________|____________

______|

| | 1 | 2 | 3 |

4 |

|____|__________________________|_____________|_____________|_______

___________|

|2.1.| Ediţia I | x | x |

|

|____|__________________________|_____________|_____________|_______

___________|

|2.2.| Revizia 1 | | |

|

|____|__________________________|_____________|_____________|_______

___________|

|2.3.| Revizia 2 | | |

|

|____|__________________________|_____________|_____________|_______

___________|

|....| Revizia .......... | | |

|

|____|__________________________|_____________|_____________|_______

___________|

|....| Ediţia a II-a | x | x |

|

|____| | | |

|

| | | | |

|

|____|__________________________|_____________|_____________|_______

___________|

|....| Revizia 1 | | |

|

|____|__________________________|_____________|_____________|_______

___________|

|2.n.| .......... | | |

|

|____|__________________________|_____________|_____________|_______

___________|

| | | | |

|

|____|__________________________|_____________|_____________|_______

___________|

____________________________________________________________________

__________


................. |

| ........................ | ...................... | Nr. de ex.

............. |


|__________________________|

| ........................ | | Revizia

................ |

| | | Nr. de ex.

............. |

| |

|__________________________|

| | | Pagina ......

din ...... |

| |

|__________________________|

| | | Exemplar nr.

........... |

|__________________________|________________________|_______________

___________|

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz,

revizia din cadrul ediţiei procedurii formalizate

____________________________________________________________________

__________

| |Scopul |Exemplar |Compartiment |Funcţia |Numele şi |Data

|Semnătura|

| |difuzării |nr. | | |prenumele

|primirii| |

|

|__________|_________|_____________|________|__________|________|___

______|

| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6

| 7 |

|____|__________|_________|_____________|________|__________|_______

_|_________|

|3.1.| aplicare | | | | |

| |

|____|__________|_________|_____________|________|__________|_______

_|_________|

|3.2.| aplicare | | | | |

| |

|____|__________|_________|_____________|________|__________|_______

_|_________|

|....| ........ | | | | |

| |

|____|__________|_________|_____________|________|__________|_______

_|_________|

|....| informare| | | | |

| |

|____|__________|_________|_____________|________|__________|_______

_|_________|

|....| ........ | | | | |

| |

|____|__________|_________|_____________|________|__________|_______

_|_________|

|....| evidenţă | | | | |

| |

|____|__________|_________|_____________|________|__________|_______

_|_________|

|....| ........ | | | | |

| |

|____|__________|_________|_____________|________|__________|_______

_|_________|

|....| arhivare | | | | |

| |

|____|__________|_________|_____________|________|__________|_______

_|_________|

|....| ........ | | | | |

| |

|____|__________|_________|_____________|________|__________|_______

_|_________|

| | | | | | |

| |

|____|__________|_________|_____________|________|__________|_______

_|_________|

|....| alte | | | | |

| |

| | scopuri | | | | |

| |

|____|__________|_________|_____________|________|__________|_______

_|_________|

|3.n.| ........ | | | | |

| |

|____|__________|_________|_____________|________|__________|_______

_|_________|

____________________________________________________________________

__________


................. |

| ........................ | ...................... | Nr. de ex.

............. |


|__________________________|

| ........................ | | Revizia

................ |

| | | Nr. de ex.

............. |

| |

|__________________________|

| | | Pagina ......

din ...... |

| |

|__________________________|

| | | Exemplar nr.

........... |

|__________________________|________________________|_______________

___________|

4. Scopul procedurii formalizate 4.1. Stabileşte modul de realizare a activităţii, compartimentele şi persoanele

implicate.

4.2. Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării

activităţii.

4.3. Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a

personalului.

4.4. Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare

şi/sau control, iar pe manager, în luarea deciziei.

..........................................................................

4.n. Alte scopuri specifice procedurii formalizate

____________________________________________________________________

__________


................. |

| ........................ | ...................... | Nr. de ex.

............. |


|__________________________|

| ........................ | | Revizia

................ |

| | | Nr. de ex.

............. |

| |

|__________________________|

| | | Pagina ......

din ...... |

| |

|__________________________|

| | | Exemplar nr.

........... |

|__________________________|________________________|_______________

___________|

5. Domeniul de aplicare a procedurii formalizate 5.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura formalizată

5.2. Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de

activităţi desfăşurate de entitatea publică

5.3. Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de

activitatea procedurată

5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de

rezultate ale activităţii procedurate; listarea compartimentelor implicate în

procesul activităţii

____________________________________________________________________

__________


................. |

| ........................ | ...................... | Nr. de ex.

............. |


|__________________________|

| ........................ | | Revizia

................ |

| | | Nr. de ex.

............. |

| |

|__________________________|

| | | Pagina ......

din ...... |

| |

|__________________________|

| | | Exemplar nr.

........... |

|__________________________|________________________|_______________

___________|

6. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate 6.1. Reglementări internaţionale

-

-

6.2. Legislaţie primară

-

-

6.3. Legislaţie secundară

-

-

6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice

-

-

____________________________________________________________________

__________


................. |

| ........................ | ...................... | Nr. de ex.

............. |


|__________________________|

| ........................ | | Revizia

................ |

| | | Nr. de ex.

............. |

| |

|__________________________|

| | | Pagina ......

din ...... |

| |

|__________________________|

| | | Exemplar nr.

........... |

|__________________________|________________________|_______________

___________|

7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura formalizată 7.1. Definiţii ale termenilor

____________________________________________________________________

__________

|Nr. | Termenul | Definiţia şi/sau, dacă este cazul,

actul care|

|crt.| | defineşte termenul

|

|____|__________________________|___________________________________

___________|

| 1.| Procedura formalizată | Prezentarea detaliată, în scris, a

tuturor |

| | | paşilor ce trebuie urmaţi,

modalităţile de |

| | | lucru şi regulile de aplicat

pentru |

| | | realizarea activităţilor şi

acţiunilor, |

| | | respectiv activităţile de control

|

| | | implementate, responsabilităţile

şi |

| | | atribuţiile personalului de

conducere şi de |

| | | execuţie din cadrul entităţii

publice |

|____|__________________________|___________________________________

___________|

| 2.| Ediţie a unei proceduri | Forma iniţială sau actualizată,

după caz, a |

| | formalizate | unei proceduri formalizate,

aprobată şi |

| | | difuzată

|

|____|__________________________|___________________________________

___________|

| 3.| Revizia în cadrul unei | Acţiunile de modificare, adăugare,

suprimare |

| | ediţii | sau altele asemenea, după caz, a

uneia sau a |

| | | mai multor componente ale unei

ediţii a |

| | | procedurii formalizate, acţiuni

care au fost |

| | | aprobate şi difuzate

|

|____|__________________________|___________________________________

___________|

|....| .......... | ..........

|

|____|__________________________|___________________________________

___________|

| n | .......... | ..........

|

|____|__________________________|___________________________________

___________|

7.2. Abrevieri ale termenilor

____________________________________________________________________

__________

|Nr. | Abrevierea | Termenul abreviat

|

|crt.| |

|

|____|_____________________|________________________________________

___________|

| 1.| PS/PO | Procedura formalizată

|

|____|_____________________|________________________________________

___________|

| 2.| E | Elaborare

|

|____|_____________________|________________________________________

___________|

| 3.| V | Verificare

|

|____|_____________________|________________________________________

___________|

| 4.| A | Aprobare

|

|____|_____________________|________________________________________

___________|

| 5.| Ap. | Aplicare

|

|____|_____________________|________________________________________

___________|

| 6.| Ah. | Arhivare

|

|____|_____________________|________________________________________

___________|

|....| .......... | ..........

|

|____|_____________________|________________________________________

___________|

| n | .......... | ..........

|

|____|_____________________|________________________________________

___________|

____________________________________________________________________

__________

| Entitatea publică | Procedura operaţională | Ediţia

................. |

| ........................ | ...................... | Nr. de ex.

............. |


|__________________________|

| ........................ | | Revizia

................ |

| | | Nr. de ex.

............. |

| |

|__________________________|

| | | Pagina ......

din ...... |

| |

|__________________________|

| | | Exemplar nr.

........... |

|__________________________|________________________|_______________

___________|

8. Descrierea procedurii formalizate 8.1. Generalităţi

8.2. Documente utilizate

8.2.1. Lista şi provenienţa documentelor utilizate

8.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor utilizate

8.2.3. Circuitul documentelor

8.3. Resurse necesare

8.3.1. Resurse materiale

8.3.2. Resurse umane

8.3.3. Resurse financiare

8.4. Modul de lucru

8.4.1. Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii

8.4.2. Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii

8.4.3. Valorificarea rezultatelor activităţii

____________________________________________________________________

__________


................. |

| ........................ | ...................... | Nr. de ex.

............. |


|__________________________|

| ........................ | | Revizia

................ |

| | | Nr. de ex.

............. |

| |

|__________________________|

| | |

|

|__________________________|________________________|_______________

___________|

| | | Pagina ......

din ...... |

| |

|__________________________|

| | | Exemplar nr.

........... |

|__________________________|________________________|_______________

___________|

9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

____________________________________________________________________

__________

|Nr. |Compartimentul | I | II | III | IV | V |

VI | ..... |

|crt.|(postul)/acţiunea| | | | | |

| |

| |(operaţiunea) | | | | | |

| |

|____|_________________|_______|_______|_______|_______|_______|____

___|_______|

| | 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6

| ..... |

|____|_________________|_______|_______|_______|_______|_______|____

___|_______|

| 1.| a | E | | | | |

| |

|____|_________________|_______|_______|_______|_______|_______|____

___|_______|

| 2.| b | | V | | | |

| |

|____|_________________|_______|_______|_______|_______|_______|____

___|_______|

| 3.| c | | | A | | |

| |

|____|_________________|_______|_______|_______|_______|_______|____

___|_______|

| 4.| d | | | | Ap. | |

| |

|____|_________________|_______|_______|_______|_______|_______|____

___|_______|

| 5.| e | | | | | Ap. |

| |

|____|_________________|_______|_______|_______|_______|_______|____

___|_______|

| 6.| f | | | | | | Ah.

| |

|____|_________________|_______|_______|_______|_______|_______|____

___|_______|

|....| ............ | | | | | |

| ..... |

|____|_________________|_______|_______|_______|_______|_______|____

___|_______|

| n | z | | | | | |

| ..... |

|____|_________________|_______|_______|_______|_______|_______|____

___|_______|

____________________________________________________________________

__________


................. |

| ........................ | ...................... | Nr. de ex.

............. |


|__________________________|

| ........................ | | Revizia

................ |

| | | Nr. de ex.

............. |

| |

|__________________________|

| | | Pagina ......

din ...... |

| |

|__________________________|

| | | Exemplar nr.

........... |

|__________________________|________________________|_______________

___________|

10. Anexe, înregistrări, arhivări

____________________________________________________________________

__________

|Nr. |Denumirea|Elaborator|Aprobă|Număr |Difuzare| Arhivare

| Alte |

|crt.|anexei | | |exemplare|

|_______________| elemente |

| | | | | | | Loc |

Perioadă| |

|____|_________|__________|______|_________|________|_____|_________

|__________|

| 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7

| 8 |

|____|_________|__________|______|_________|________|_____|_________

|__________|

| 1.| | | | | | |

| |

|____|_________|__________|______|_________|________|_____|_________

|__________|

| 2.| | | | | | |

| |

|____|_________|__________|______|_________|________|_____|_________

|__________|

| n | | | | | | |

| |

|____|_________|__________|______|_________|________|_____|_________

|__________|

____________________________________________________________________

__________


................. |

| ........................ | ...................... | Nr. de ex.

............. |


|__________________________|

| ........................ | | Revizia

................ |

| | | Nr. de ex.

............. |

| |

|__________________________|

| | | Pagina ......

din ...... |

| |

|__________________________|

| | | Exemplar nr.

........... |

|__________________________|________________________|_______________

___________|

11. Cuprins

____________________________________________________________________

__________

|Numărul | Denumirea componentei din cadrul procedurii

formalizate | Pagina |

|componentei|

| |

|în cadrul |

| |

|procedurii |

| |

|formalizate|

| |

|___________|_______________________________________________________

__|________|

| | Coperta

| |

|___________|_______________________________________________________

__|________|

| 1. | Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi

| |

| | aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul

| |

| | ediţiei procedurii formalizate

| |

|___________|_______________________________________________________

__|________|

| 2. | Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor

| |

| | procedurii formalizate

| |

|___________|_______________________________________________________

__|________|

| 3. | Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează

ediţia | |

| | sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii

| |

| | formalizate

| |

|___________|_______________________________________________________

__|________|

| 4. | Scopul procedurii formalizate

| |

|___________|_______________________________________________________

__|________|

| 5. | Domeniul de aplicare a procedurii formalizate

| |

|___________|_______________________________________________________

__|________|

| 6. | Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile

| |

| | activităţii procedurate

| |

|___________|_______________________________________________________

__|________|

| 7. | Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în

| |

| | procedura operaţională

| |

|___________|_______________________________________________________

__|________|

| 8. | Descrierea procedurii formalizate

| |

|___________|_______________________________________________________

__|________|

| 9. | Responsabilităţi şi răspunderi în derularea

activităţii | |

|___________|_______________________________________________________

__|________|

| 10. | Anexe, înregistrări, arhivări

| |

|___________|_______________________________________________________

__|________|

| 11. | Cuprins

| |

|___________|_______________________________________________________

__|________|

Precizări cu privire la elaborarea unei proceduri formalizate

A. Precizări generale a.1) Prezenta procedură formalizată este un model.

Modelul prezentat completează segmentul instrumentelor de lucru referitoare

la activităţile entităţilor publice în domeniul implementării şi dezvoltării

sistemului de management financiar şi control, procedurile formalizate fiind

cunoscute în practică şi sub alte denumiri: proceduri de proces, proceduri de

lucru etc.

a.2) Entităţile publice, în funcţie de mărimea entităţii, de politica adoptată cu

privire la sistemul propriu de management financiar şi control, de gradul de

dotare, de tipurile de activităţi şi complexitatea acestora etc., pot utiliza modelul

de procedură formalizată în forma prezentată, în forme completate şi

îmbunătăţite cu noi componente sau pot elabora proceduri de proces, după

modelul altor ghiduri întâlnite în practica domeniului, cu precizarea că,

indiferent de forma adoptată, trebuie avute în vedere prevederile Standardului

de control intern managerial nr. 9 - Proceduri, prezentat în anexa nr. 1 la ordin.

a.3) Pentru o bună gestionare a elaborării, aprobării şi aplicării

procedurilor, conducătorii entităţilor publice trebuie să asigure derularea

tuturor acţiunilor privind elaborarea şi/sau dezvoltarea sistemului de

management financiar şi control intern managerial, dispuse la art. 2, 3 şi 4 din

ordin.

a.4) Procedurile trebuie elaborate, aprobate şi aplicate în condiţiile

cunoaşterii şi respectării regulilor de management constituite în cele 16

standarde de control intern managerial, prevăzute în anexa nr. 1 la ordin.

Indiferent de activitatea la care se referă, o procedură poartă amprenta

fiecărui standard de control de la nivelul oricăruia din cele 5 elemente-cheie ale

controlului managerial, respectiv mediul de control, performanţa şi

managementul riscului, informarea şi comunicarea, activităţile de control,

auditarea şi evaluarea.

a.5) Condiţiile esenţiale ale procedurilor formalizate stabilesc, printre altele,

că acestea trebuie să fie scrise şi editate pe suport hârtie şi/sau electronic,

simple şi specifice pentru fiecare activitate, actualizate în mod permanent şi

aduse la cunoştinţa executanţilor şi a celorlalţi factori interesaţi.

a.6) În măsura în care dotarea tehnică şi pregătirea personalului permit,

operaţiunile de elaborare, avizare, aprobare, difuzare, utilizare etc. a

procedurilor se pot derula şi prin utilizarea sistemelor informatice.

B. Precizări privind componentele procedurii formalizate b.1) Precizări comune componentelor

b.1.1) Datele de identificare din cartuşul de capăt se trec pe fiecare pagină,

cu modificările cerute de rubrici, acolo unde este cazul.

b.1.2) Denumirea procedurii formalizate şi codul acesteia se stabilesc în

cadrul fiecărei entităţi publice şi trebuie să reflecte activitatea procedurată şi

locul acesteia în sistemul de codificare utilizat.

b.1.3) Ediţiile se numerotează cu cifre romane, iar reviziile din cadrul

acestora, cu cifre arabe.

b.1.4) Orice modificare de reglementare, organizatorică sau de altă natură,

cu efect asupra activităţii procedurate, determină revizia sau, după caz,

elaborarea unei noi ediţii pentru procedura formalizată respectivă.

b.1.5) În măsura în care este posibil, se asigură pagină distinctă pentru

fiecare componentă a procedurii.

b.2) Precizări specifice componentelor

b.2.1) Cu privire la Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi

aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii

formalizate (componenta 1):

- responsabilii se stabilesc, pentru fiecare operaţiune (elaborare, verificare,

aprobare), prin act de decizie internă a conducătorului entităţii publice;

- când una sau mai multe dintre operaţiuni se realizează, conform deciziei, de

către un grup sau o comisie, în listă se cuprind toţi membrii grupului sau ai

comisiei.

b.2.2) Cu privire la Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor

procedurii formalizate (componenta 2):

- se cuprind, în ordine cronologică, toate ediţiile şi, respectiv, reviziile în

cadrul ediţiilor;

- când se realizează o nouă ediţie a procedurii formalizate, coloanele nr. 2 şi

3 privind componenta revizuită, precum şi modalitatea reviziei nu se

completează;

- coloana nr. 3 (Modalitatea reviziei) priveşte acţiunile de modificare,

adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, referitoare la una sau mai

multe componente ale procedurii formalizate;

- la fixarea datei de la care se aplică prevederile noii ediţii sau revizii

(coloana nr. 4) se are în vedere asigurarea timpului necesar pentru difuzarea şi

studierea acesteia de către aplicatori.

b.2.3) Cu privire la Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia

sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii formalizate (componenta 3):

- coloana nr. 1 (Scopul difuzării) are în vedere faptul că oricare

compartiment/persoană a cărui/cărei activitate intră sub incidenţa aplicării,

informării, evidenţei, arhivării sau este în alte scopuri în legătură cu procedura

respectivă trebuie să aibă la dispoziţie acest instrument, inclusiv cu ocazia

actualizării prin noi ediţii sau revizii.

b.2.4) Cu privire la Scopul procedurii formalizate (componenta 4):

- entitatea publică, spre deosebire de scopurile considerate generale şi

prezentate ca exemple în modelul procedurii formalizate la această componentă,

identifică şi înscrie scopurile specifice în cazul fiecărei proceduri formalizate

elaborate, ţinând cont de rolul, locul, importanţa, precum şi de alte elemente

privind activitatea procedurată; de exemplu, în cazul unei activităţi de

aprovizionare, unul dintre scopurile specifice ale procedurii este şi acela al

descrierii, identificării şi asigurării necesarului de produse şi servicii.

b.2.5) Cu privire la Domeniul de aplicare a procedurii formalizate

(componenta 5):

- această componentă se bazează pe colaborarea dintre compartimentele

entităţii publice, astfel încât la fixarea şi definirea activităţii (pct. 5.1), la

delimitarea acesteia de alte activităţi (pct. 5.2 şi 5.3) sau la precizarea

compartimentelor cu atribuţii legate de activitatea respectivă (pct. 5.4) să fie

eliminată orice situaţie de suprapunere de activităţi, de activităţi necuprinse în

procesul de analiză şi elaborare a procedurilor, de suprapunere de atribuţii

între compartimente, de atribuţii pentru care nu au fost fixate responsabilităţi

etc.;

- de exemplu, în cazul unei proceduri formalizate privind raportarea

numărului de personal şi a veniturilor salariale se recomandă:

• prezentarea activităţii de raportare a datelor privind numărul de personal şi

veniturile salariale ale acestuia (pct. 5.1);

• delimitarea acesteia, în special de alte activităţi de raportare, cum ar fi cele

financiare, cele privind achiziţiile etc. (pct. 5.2);

• nominalizarea activităţilor privind organizarea concursurilor, examenelor

de angajare sau de întocmire a pontajelor ori a statelor de salarii etc., ca

activităţi furnizoare de informaţii către activitatea de raportare a numărului de

personal şi a veniturilor salariale, sau nominalizarea activităţii de elaborare a

rapoartelor de sinteză, pe ansamblul entităţii publice, care se bazează pe

informaţiile primite de la activitatea procedurată (pct. 5.3);

• nominalizarea, ca furnizor/furnizoare de date, a

compartimentului/persoanei cu atribuţii/sarcini de organizare a

concursurilor/examenelor de angajare, a direcţiilor/serviciilor la nivelul cărora

se întocmesc pontajele, a compartimentului/persoanei care elaborează statele

de salarii etc. sau a compartimentului de sinteză, ca beneficiar de informaţii. Se

nominalizează ca fiind implicate în procesul activităţii persoana/biroul/serviciul

cu sarcina evidenţei personalului şi a stabilirii drepturilor salariale ale acestuia

(pct. 5.4).

b.2.6) Cu privire la Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile

activităţii procedurate (componenta 6):

- această componentă priveşte, în special, listarea documentelor cu rol de

reglementare faţă de activitatea procedurată;

- este necesar să fie cunoscute şi respectate toate reglementările care

guvernează fiecare activitate;

- gruparea pe cele 4 categorii are rol de sistematizare a reglementărilor,

unde: reglementările internaţionale în legătură cu domeniul respectiv sunt cele

la care România este parte; legislaţia primară se referă la legi şi la ordonanţe

ale Guvernului; legislaţia secundară are în vedere hotărâri ale Guvernului sau

acte ale organismelor cu atribuţii de reglementare şi care sunt emise în

aplicarea legilor şi/sau a ordonanţelor Guvernului; alte documente, inclusiv

reglementări interne ale entităţii publice (legislaţie terţiară), se referă la

instrucţiuni, precizări, decizii, ordine sau altele asemenea şi au efect asupra

activităţii procedurate.

b.2.7) Cu privire la Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura

formalizată (componenta 7):

- se va urmări definirea acelor termeni care: reprezintă element de noutate;

sunt mai puţin cunoscuţi; prezintă sensuri diferite; prin neexplicitarea lor, pot

conduce la confuzii etc.;

- se recomandă precizarea, acolo unde este cazul, a actului relevant care

defineşte termenul în cauză;

- se va avea în vedere abrevierea termenilor (cuvinte, expresii, denumiri de

instituţii etc.) utilizaţi cu mai mare frecvenţă în textul procedurii şi/sau care, în

urma acestei acţiuni, permit o înţelegere şi utilizare mai uşoară a procedurii;

- se recomandă ca ordinea în care se înscriu atât definiţiile termenilor în

tabelul de la pct. 7.1, cât şi abrevierile termenilor în tabelul de la pct. 7.2 să fie

aceea dată de prima apariţie în textul procedurii formalizate a termenului

definit sau abreviat, după caz;

- în tabelele de la pct. 7.1 şi 7.2 din modelul de procedură formalizată au fost

definiţi şi, respectiv, abreviaţi, pentru exemplificare, termeni utilizaţi în model.

b.2.8) Cu privire la Descrierea procedurii formalizate (componenta 8):

- această componentă reprezintă, în fapt, esenţa procedurii. În acelaşi timp,

este şi acea componentă care nu este generalizabilă prin model de procedură

decât în termeni foarte largi. Componenta este dependentă, în mod direct, de

condiţiile concrete în care se desfăşoară activitatea respectivă în cadrul entităţii

publice, de modul de organizare, de gradul de subordonare, de gradul de dotare

cu resurse materiale, financiare şi umane, de calitatea şi pregătirea

profesională a salariaţilor şi, nu în ultimul rând, de gradul de dezvoltare a

sistemului de management financiar şi control. Cele câteva puncte şi subpuncte,

enumerate la această componentă în prezentul model de procedură, recomandă

una din multitudinea de posibilităţi de descriere a acestei componente;

- la "Generalităţi" (pct. 8.1) se cuprind elemente de ansamblu privind

caracteristicile activităţii.

Se va evita repetarea acelora deja abordate în cadrul celorlalte componente

ale procedurii formalizate, cum ar fi cele legate de scopul procedurii

formalizate (prezentate la componenta 4), cele privind domeniul de aplicare a

procedurii formalizate (prezentate la componenta 5) sau cele privind

documentele de referinţă aplicabile activităţii procedurate (prezentate la

componenta 6). De exemplu, în cazul unei proceduri privind activitatea de

aprovizionare, la "Generalităţi" se poate menţiona că aceasta urmăreşte

descrierea clară a produsului/serviciului de achiziţionat, verificarea şi

aprobarea documentelor utilizate în procesul de aprovizionare, relaţiile cu

furnizorii/prestatorii, recepţia produsului/serviciului aprovizionat,

păstrarea/arhivarea documentelor etc. De asemenea, se pot prezenta principiile

generale aplicabile activităţii, cum ar fi: transparenţa, egalitatea şanselor

potenţialilor furnizori/prestatori, legalitatea, imparţialitatea, confidenţialitatea

etc.;

- la "Documente utilizate" (pct. 8.2) se cuprind, în principal, cele de natura

formularelor, dar şi manuale, instrucţiuni operaţionale, liste de verificare

(check-lists) etc., care furnizează informaţii necesare derulării activităţii,

contribuie la prelucrarea de date în cadrul procesului sau transmit rezultatele

obţinute altor utilizatori. De reţinut că documentele trebuie să fie actualizate,

utile, precise, uşor de examinat, disponibile şi accesibile managerului,

salariaţilor şi terţilor, dacă este cazul. Subpct. 8.2.1, 8.2.2 şi 8.2.3 au mai mult

rolul de a ordona problemele abordate, ele putând fi comasate sau detaliate în

funcţie de amploarea, volumul, diversitatea şi complexitatea documentelor

respective;

- la "Lista şi provenienţa documentelor utilizate" (subpct. 8.2.1) se are în

vedere nominalizarea tuturor documentelor, a organismelor abilitate cu

emiterea şi actualizarea acestora, a codurilor de identificare, dacă este cazul, a

regimului informaţiilor conţinute etc. În această listă se nominalizează şi

documentele interne de această natură, emise şi utilizate în cadrul

compartimentelor sau, prin colaborare, între compartimentele entităţii publice;

- la "Conţinutul şi rolul documentelor utilizate" (subpct. 8.2.2) pot fi redate în

forma completă, anexând la procedură modele ale documentelor, instrucţiuni de

completare ale acestora şi menţiuni referitoare la rolul lor;

- subpct. 8.2.3 "Circuitul documentelor" are în vedere

compartimentele/persoanele la care trebuie să circule documentele în procesul

de realizare a activităţii, precum şi operaţiunile ce se efectuează în legătură cu

documentul respectiv la fiecare compartiment/persoană pe la care circulă. Este

necesar ca circuitul documentelor aferente activităţii să fie integrat în fluxul

general al documentelor din cadrul entităţii publice. Se recomandă utilizarea

reprezentării grafice a circuitului documentelor;

- pct. 8.3 "Resurse necesare" se dezvoltă pe structura clasică a acestora,

respectiv resurse materiale (subpct. 8.3.1), resurse umane (subpct. 8.3.2) şi,

respectiv, resurse financiare (subpct. 8.3.3). De menţionat că structura

resurselor este foarte sensibilă faţă de activitatea la care ne referim, la unele

activităţi resursa necesară preponderentă este cea materială, iar la altele este

preponderentă resursa umană sau resursa financiară ori combinaţii ale

acestora;

- subpct. 8.3.1 "Resurse materiale" se dezvoltă pe elementele de logistică:

birouri, scaune, rechizite, linii telefonice, materiale informatice, calculatoare

personale, acces la baza de date, reţea, imprimantă, posibilităţi de stocare a

informaţiilor etc., dar şi pe elemente de altă natură, dacă specificul activităţii o

impune. De exemplu, în cazul unei entităţi publice cu activitate de teren intensă,

cu deplasări auto frecvente, activitatea de transport capătă o conotaţie

distinctă, iar procedura operaţională aferentă, la resursa materială, va trebui

să reflecte parcul auto, fapt care, în acest caz, va da greutate sporită acestui tip

de resursă, în comparaţie cu resursa umană sau financiară;

- subpct. 8.3.2 "Resurse umane" fixează compartimentul/compartimentele

şi/sau persoana/persoanele din cadrul entităţii publice care sunt implicate, prin

atribuţiile/sarcinile de serviciu, în realizarea activităţii procedurate;

- subpct. 8.3.3 "Resurse financiare" are în vedere prevederea în buget a

sumelor necesare cheltuielilor de funcţionare (achiziţionarea materialelor

consumabile necesare desfăşurării activităţii, acoperirea contravalorii

serviciilor de întreţinere a logisticii, plata cheltuielilor cu personalul direct

implicat în activitatea respectivă etc.), dar şi a sumelor necesare altor tipuri de

cheltuieli proprii unei anume activităţi. De exemplu, în situaţia unei activităţi de

achiziţie, resursa financiară trebuie să reflecte sumele din buget aferente

programului de achiziţii al entităţii publice;

- pct. 8.4 "Modul de lucru" pentru o activitate poate fi formalizat, respectiv

transpus în procedură, numai prin aportul salariaţilor implicaţi direct în acea

activitate;

- subpct. 8.4.1 "Planificarea operaţiunilor şi a acţiunilor activităţii" se

sprijină, pe de o parte, pe acţiunile identificate, aşa cum sunt ele listate în

cadrul tabelului de la componenta 9, "Responsabilităţi şi răspunderi în

derularea activităţii", iar, pe de altă parte, pe o bună cunoaştere şi stăpânire a

cerinţelor generale şi a celorlalte caracteristici ale Standardului de control

intern nr. 6 - Planificarea şi a Standardului de control intern nr. 8 -

Managementul riscului, prezentate în anexa nr. 1 la ordin. Acţiunile analizate

prin prisma resurselor de toate categoriile, a termenelor de realizare, a

riscurilor identificate şi a măsurilor de limitare a efectului acestora, a

condiţiilor de eficienţă şi legalitate impuse, puse în corelaţie şi într-o succesiune

logică şi cronologică, constituie, în fapt, instrumentul de planificare cuprins în

procedura pentru activitatea analizată;

- subpct. 8.4.2 "Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii" reflectă

programul de zi cu zi al compartimentului/persoanei implicate în realizarea

activităţii, în care acesta/aceasta uzează de toate instrumentele specifice şi

acţionează corespunzător prevederilor din procedură şi, în special, celor din

instrumentul de planificare a activităţii. Se recomandă cuprinderea în

procedură, sub formă tabelară, a modului de operare, unde pe verticală se pot

cuprinde etapele ce se derulează în legătură cu activitatea respectivă, iar pe

orizontală se precizează intrările de informaţii (de la cine? ce?), operaţiunile,

acţiunile/prelucrările, completările etc., ce au loc faţă de datele intrate,

instrumentele utilizate în acest scop, ieşirile de rezultate (care? către cine?

etc.);

- subpct. 8.4.3 "Valorificarea rezultatelor activităţii" poate fi orientat către

mai multe direcţii, de exemplu: analiza gradului de realizare a indicatorilor de

performanţă asociaţi activităţii; furnizarea datelor şi informaţiilor cu privire la

rezultatele activităţii către beneficiarii acestora; identificarea măsurilor de

îmbunătăţire etc.

b.2.9) Cu privire la Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

(componenta 9):

- se vor urmări identificarea tuturor acţiunilor care au loc în legătură cu

activitatea procedurată, precum şi fixarea acestora pe compartimentele

(posturile) cărora le revin responsabilităţile şi/sau, după caz, răspunderile faţă

de acestea;

- se recomandă cuprinderea acţiunilor în tabel, pe cât posibil, în ordinea

logică a desfăşurării lor, iar a compartimentelor (posturilor), în ordinea

intervenţiei în proces;

- în tabelul de la pct. 9 din modelul de procedură, compartimentele (posturile)

au fost simbolizate, ipotetic, cu I, II, III, ..., acţiunile (operaţiunile), cu a, b, c, ...,

iar responsabilităţile/răspunderile, cu abrevierile regăsite în tabelul de la pct.

7.2, unde: E = elaborare; V = verificare; A = aprobare; Ap. = aplicare; Ah. =

arhivare. Observăm, de exemplu, că operaţiunea a este o operaţiune de

elaborare E, care revine compartimentului I; operaţiunea c este o operaţiune de

aprobare A, în răspunderea postului III; acţiunea f este o acţiune de arhivare

Ah., ce revine compartimentului VI etc.

b.2.10) Cu privire la Anexe, înregistrări, arhivări (componenta 10):

- este necesar ca procedura să cuprindă, în anexe, toate instrumentele

relevante, prezentate în cadrul celorlalte componente ale acesteia şi care sunt

aplicabile în realizarea activităţii;

- pentru o mai bună ordonare şi evidenţă a anexelor, se recomandă

întocmirea tabelului prezentat la componenta 10.

#M1 ANEXA 3

Entitatea publică .................

Aprobat

Preşedintele

structurii,

........................................

(numele,

prenumele/funcţia/semnătura/data)

SITUAŢIA CENTRALIZATOARE

privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern

managerial la data de*1) ...............................

CAPITOLUL I

Informaţii generale*2)

____________________________________________________________________

__________

|Nr. | Specificaţii |Total | din care, aferent:

|Observaţii|

|crt.|

|(număr)|_______________________| |

| | | |Aparatului|Entităţilor

| |

| | | |propriu |publice

| |

| | | |

|subordonate/| |

| | | | |în

| |

| | | | |coordonare

| |

|____|______________________________|_______|__________|____________

|__________|

| 0 | 1 | 2 | 3 | 4

| 5 |

|____|______________________________|_______|__________|____________

|__________|

| 1.| Entităţi publice subordonate/| | X | X

| |

| | în coordonare | | |

| |

|____|______________________________|_______|__________|____________

|__________|

| 2.| Entităţi publice în care s-a | | |

| |

| | constituit Comisia de | | |

| |

| | monitorizare | | |

| |

|____|______________________________|_______|__________|____________

|__________|

| 3.| Entităţi publice în care s-a | | |

| |

| | elaborat şi aprobat Programul| | |

| |

| | de dezvoltare | | |

| |

|____|______________________________|_______|__________|____________

|__________|

| 4.| Entităţi publice care şi-au | | |

| |

| | stabilit obiectivele generale| | |

| |

|____|______________________________|_______|__________|____________

|__________|

| 5.| Obiective generale stabilite | | |

| |

| | de către entităţile publice | | |

| |

| | de la pct. 4 | | |

| |

|____|______________________________|_______|__________|____________

|__________|

| 6 | Entităţi publice care şi-au | | |

| |

| | inventariat activităţile | | |

| |

| | procedurabile | | |

| |

|____|______________________________|_______|__________|____________

|__________|

| 7.| Activităţi procedurabile | | |

| |

| | inventariate de către | | |

| |

| | entităţile publice de la | | |

| |

| | pct. 6 | | |

| |

|____|______________________________|_______|__________|____________

|__________|

| 8.| Entităţi publice care au | | |

| |

| | elaborat proceduri | | |

| |

| | formalizate | | |

| |

|____|______________________________|_______|__________|____________

|__________|

| 9.| Proceduri formalizate | | |

| |

| | elaborate de către entităţile| | |

| |

| | publice de la pct. 8 | | |

| |

|____|______________________________|_______|__________|____________

|__________|


| |

| | elaborat indicatori de | | |

| |

| | performanţă sau de rezultat | | |

| |

| | asociaţi activităţilor şi | | |

| |

| | obiectivelor specifice | | |

| |

|____|______________________________|_______|__________|____________

|__________|

| 11.| Indicatori de performanţă sau| | |

| |

| | de rezultat asociaţi | | |

| |

| | activităţilor şi obiectivelor| | |

| |

| | specifice de către entităţile| | |

| |

| | publice de la pct. 10 | | |

| |

|____|______________________________|_______|__________|____________

|__________|


| |

| | identificat, analizat şi | | |

| |

| | gestionat riscuri | | |

| |

|____|______________________________|_______|__________|____________

|__________|

| 13.| Riscuri înregistrate în | | |

| |

| | Registrul de riscuri de către| | |

| |

| | entităţile publice de la | | |

| |

| | pct. 12 | | |

| |

|____|______________________________|_______|__________|____________

|__________|

CAPITOLUL II

Stadiul implementării standardelor de control intern managerial, conform

rezultatelor autoevaluării la data de 31 decembrie 20.....*3)

____________________________________________________________________

__________

| Denumirea standardului de |Numărul de | din care:

|Observaţii|

| control |entităţi

|________________________| |

| |publice |Aparat |Entităţi

| |

| |care |propriu |publice

| |

| |raportează:|

|subordonate/| |

| | | |în

| |

| | | |coordonare

| |

|

|___________|___________|____________| |

| | I | PI| NI| I | PI| NI| I | PI| NI

| |

|______________________________|___|___|___|___|___|___|___|___|____

|__________|

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10

| 11 |

|______________________________|___|___|___|___|___|___|___|___|____

|__________|

| I. Mediul de control

|

|___________________________________________________________________

___________|

| Standardul 1 - Etica şi | | | | | | | | |

| |

| integritatea | | | | | | | | |

| |

|______________________________|___|___|___|___|___|___|___|___|____

|__________|

| Standardul 2 - Atribuţii, | | | | | | | | |

| |

| funcţii, sarcini | | | | | | | | |

| |

|______________________________|___|___|___|___|___|___|___|___|____

|__________|

| Standardul 3 - Competenţa, | | | | | | | | |

| |

| performanţa | | | | | | | | |

| |

|______________________________|___|___|___|___|___|___|___|___|____

|__________|

| Standardul 4 - Structura | | | | | | | | |

| |

| organizatorică | | | | | | | | |

| |

|______________________________|___|___|___|___|___|___|___|___|____

|__________|

| II. Performanţe şi managementul riscului

|

|___________________________________________________________________

___________|

| Standardul 5 - Obiective | | | | | | | | |

| |

|______________________________|___|___|___|___|___|___|___|___|____

|__________|

| Standardul 6 - Planificarea | | | | | | | | |

| |

|______________________________|___|___|___|___|___|___|___|___|____

|__________|

| Standardul 7 - Monitorizarea | | | | | | | | |

| |

| performanţelor | | | | | | | | |

| |

|______________________________|___|___|___|___|___|___|___|___|____

|__________|

| Standardul 8 - Managementul | | | | | | | | |

| |

| riscului | | | | | | | | |

| |

|______________________________|___|___|___|___|___|___|___|___|____

|__________|

| III. Activităţi de control

|

|___________________________________________________________________

___________|

| Standardul 9 - Proceduri | | | | | | | | |

| |

|______________________________|___|___|___|___|___|___|___|___|____

|__________|

| Standardul 10 - Supravegherea| | | | | | | | |

| |

|______________________________|___|___|___|___|___|___|___|___|____

|__________|

| Standardul 11 - Continuitatea| | | | | | | | |

| |

| activităţii | | | | | | | | |

| |

|______________________________|___|___|___|___|___|___|___|___|____

|__________|

| IV. Informarea şi comunicarea

|

|___________________________________________________________________

___________|

| Standardul 12 - Informarea şi| | | | | | | | |

| |

| comunicarea | | | | | | | | |

| |

|______________________________|___|___|___|___|___|___|___|___|____

|__________|

| Standardul 13 - Gestionarea | | | | | | | | |

| |

| documentelor | | | | | | | | |

| |

|______________________________|___|___|___|___|___|___|___|___|____

|__________|

| Standardul 14 - Raportarea | | | | | | | | |

| |

| contabilă şi financiară | | | | | | | | |

| |

|______________________________|___|___|___|___|___|___|___|___|____

|__________|

| V. Evaluare şi audit

|

|___________________________________________________________________

___________|

| Standardul 15 - Evaluarea | | | | | | | | |

| |

| sistemului de control intern | | | | | | | | |

| |

| managerial | | | | | | | | |

| |

|______________________________|___|___|___|___|___|___|___|___|____

|__________|

| Standardul 16 - Auditul | | | | | | | | |

| |

| intern | | | | | | | | |

| |

|______________________________|___|___|___|___|___|___|___|___|____

|__________|

| Gradul de conformitate a sistemului de control intern managerial

cu |

| standardele de control intern managerial se prezintă astfel:

|

| - (nr.) entităţi au sisteme conforme;

|

| - (nr.) entităţi au sisteme parţial conforme;

|

| - (nr.) entităţi au sisteme neconforme.

|

|___________________________________________________________________

___________|

Elaborat:

............................

Secretarul Comisiei de monitorizare.

------------

*1) Data Situaţiei centralizatoare se completează astfel:

- cap. I "Informaţii generale" se transmite semestrial până la data de 25 a

lunii următoare fiecărui semestru încheiat;

- cap. II "Stadiul implementării standardelor de control intern managerial,

conform rezultatelor autoevaluării la data de 31 decembrie 20.." se transmite

anual, până la data de 20 februarie a anului următor pentru anul precedent.

*2) La cap. I se fac următoarele precizări:

- în coloana 1 sunt prezentate 13 specificaţii privind procesul de

implementare a sistemului de control intern managerial din entităţile publice;

- în coloanele 2, 3 şi 4 se înscriu date cumulative corespunzătoare stării

reale/mărimii indicatorilor specificaţi în coloana 1 pe rândurile 1 - 13 la data

situaţiei centralizatoare, respectiv 30 iunie sau 31 decembrie;

- numărul total de entităţi publice subordonate/în coordonare, care se înscrie

pe rândul 1 coloana 2, cuprinde:

- entităţile subordonate ordonatorului principal de credite, conduse de

ordonatori secundari sau, după caz, terţiari de credite, precum şi entităţile din

subordinea ordonatorilor secundari de credite;

- entităţile publice aflate în coordonarea ordonatorului principal de credite;

- entităţile publice subordonate/în coordonare, care se înscriu pe rândurile 2,

3, 4, 6, 8, 10, 12 coloana 4, se referă la:

- entităţile subordonate ordonatorului principal de credite, conduse de

ordonatori secundari sau, după caz, terţiari de credite, precum şi entităţile din

subordinea ordonatorilor secundari de credite;

- entităţile publice aflate în coordonarea ordonatorului principal de credite;

- în coloana 5 se înscriu precizări şi completări cu privire la specificaţiile

corespunzătoare.

*3) La cap. II se fac următoarele precizări:

- abrevierile "I", "PI" şi "NI", corespunzătoare coloanelor 2 - 10, au

următoarele semnificaţii: "I" - implementat; "PI" - parţial implementat; "NI" -

neimplementat;

- coloanele 8 - 10 se completează de ordonatorul principal de credite, prin

cumularea informaţiilor conţinute în coloana 6 din anexa nr. 4.2 la Instrucţiuni,

"Situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării", prevăzute în anexa nr. 4 la

ordin.

Aceste informaţii sunt transmise de entităţile publice direct subordonate

ordonatorului principal de credite, conduse de ordonatori secundari (care

transmit inclusiv pentru entităţile aflate în subordine) sau, după caz, terţiari de

credite, precum şi de entităţile publice aflate în coordonarea ordonatorului

principal de credite.

#M1

ANEXA 4

INSTRUCŢIUNI

privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra sistemului de

control intern managerial

1. Prevederi generale 1.1. În conformitate cu dispoziţiile art. 4 alin. (3) din Ordonanţa Guvernului

nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar

preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, conducătorul

fiecărei entităţi publice elaborează, anual, un raport asupra sistemului de

control intern managerial, denumit în continuare raport, întocmit potrivit

formatului prevăzut în anexa nr. 4.3, care face parte integrantă din prezentele

instrucţiuni.

1.2. Raportul constituie forma oficială de asumare a responsabilităţii

manageriale de către conducătorul entităţii publice cu privire la sistemul de

control intern managerial şi este documentul prin care entităţile publice în care

se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al

bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special

furnizează Secretariatului General al Guvernului informaţiile necesare

elaborării raportului prevăzut de lege, care se prezintă Guvernului.

1.3. Raportul cuprinde declaraţii ale conducătorului entităţii publice cu

privire la sistemul de control intern managerial al entităţii, existent la data

închiderii exerciţiului financiar.

Declaraţiile formulate de conducătorul entităţii publice se întemeiază pe

datele, informaţiile şi constatările rezultate din operaţiunea de autoevaluare a

stării sistemului de control intern managerial, controalele ex-post, rapoartele de

audit intern, precum şi din recomandările rezultate din rapoartele de audit

extern.

1.4. În vederea elaborării raportului, conducătorul entităţii publice dispune

programarea şi efectuarea de către conducătorii de compartimente aflaţi în

subordine a operaţiunii de autoevaluare a sistemului de control intern

managerial.

Pentru pregătirea autoevaluării, conducătorul entităţii publice se recomandă

să recurgă la capacitatea de consiliere a compartimentului de audit intern, în

condiţiile prevederilor Hotărârii Guvernului nr. 1.086/2013 pentru aprobarea

Normelor generale privind exercitarea activităţii de audit public intern, dar şi a

altor structuri cu rol de îndrumare metodologică a implementării sistemului de

control intern managerial.

Operaţiunea de autoevaluare a sistemului de control intern managerial al

entităţii se realizează prin programarea şi efectuarea următoarelor acţiuni:

a) convocarea unei reuniuni a structurii cu atribuţii de monitorizare,

coordonare şi îndrumare metodologică privind sistemul propriu de control

intern managerial, denumită în continuare Comisia de monitorizare, constituită

prin act de decizie internă a conducătorului entităţii publice, în conformitate cu

prevederile art. 3 alin. (1) din ordin, având ca obiect stabilirea măsurilor de

organizare şi realizare a operaţiunii de autoevaluare;

b) completarea de către fiecare compartiment din organigrama entităţii

publice, pe baza principiului adevărului, a "Chestionarului de autoevaluare a

stadiului de implementare a standardelor de control intern managerial",

prevăzut în anexa nr. 4.1, care face parte integrantă din prezentele instrucţiuni,

şi asumarea de către conducătorul de compartiment a realităţii datelor,

informaţiilor şi constatărilor înscrise în acesta;

c) întocmirea de către Comisia de monitorizare a Situaţiei sintetice a

rezultatelor autoevaluării, prevăzută în anexa nr. 4.2, care face parte integrantă

din prezentele instrucţiuni, prin centralizarea informaţiilor din chestionarele de

autoevaluare, semnate şi transmise de conducătorii de compartimente;

d) aprecierea gradului de conformitate a sistemului propriu de control intern

managerial cu standardele de control intern managerial, în raport cu numărul

de standarde implementate, care se realizează astfel:

- sistemul este conform dacă sunt implementate toate cele 16 standarde;

- sistemul este parţial conform dacă sunt implementate între 9 şi 15

standarde;

- sistemul este neconform dacă sunt implementate mai puţin de 9 standarde.

1.5. Entitatea publică are obligaţia să elaboreze şi să păstreze pe o perioadă

de cel puţin 5 ani documentaţia relevantă cu privire la organizarea şi

funcţionarea sistemului de control intern managerial propriu şi pe cea

referitoare la operaţiunea de autoevaluare a acestuia.

2. Conţinutul raportului 2.1. Formatul de raport cuprinde declaraţiile minimal obligatorii pe care

trebuie să le formuleze conducătorul entităţii publice.

2.2. Conducătorul entităţii publice poate include în raport şi alte informaţii

referitoare la anumite elemente ale sistemului de control intern managerial

propriu, cum ar fi:

a) informaţii şi constatări care să permită formularea unor aprecieri în

legătură cu eficacitatea sistemului în exerciţiul financiar următor;

b) prezentarea unor elemente considerate relevante din programul şi

activitatea compartimentului de audit intern;

c) stadiul implementării măsurilor/acţiunilor/etapelor prevăzute în programul

de dezvoltare a sistemului de control intern managerial;

d) formularea unor rezerve privind eficacitatea sistemului de control intern

managerial, prin menţionarea uneia sau mai multor slăbiciuni semnificative ale

sistemului, existente la data închiderii exerciţiului financiar, caz în care este

obligatorie prezentarea măsurilor destinate înlăturării acestora, precum şi

termenele de realizare aferente;

e) analiza raportului cost/beneficiu la stabilirea şi aplicarea măsurilor de

control intern managerial.

3. Aprobarea şi prezentarea raportului 3.1. Raportul asupra sistemului de control intern managerial se aprobă prin

semnarea acestuia de către titularul de drept al competenţei sau de către

titularul unei competenţe delegate în condiţiile legii, în conformitate cu

principiul responsabilităţii manageriale.

3.2. Raportul se transmite odată cu situaţia financiară anuală şi se prezintă

organului ierarhic superior la termenele stabilite de acesta, în cadrul

termenului prevăzut de lege.

3.3. Au obligaţia de a prezenta Secretariatului General al Guvernului -

Direcţia de control intern managerial şi relaţii interinstituţionale rapoarte

anuale, întocmite conform prezentelor instrucţiuni, numai conducătorii

entităţilor publice în care se exercită funcţia de ordonator principal de credite

al bugetului de stat, al bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului

oricărui fond special.

#M1 ANEXA 4.1

la instrucţiuni

Compartiment ...................

Conducător de

compartiment,

.........................................

(numele, prenumele,

funcţia/semnătura/data)

CHESTIONARUL DE AUTOEVALUARE

a stadiului de implementare a standardelor de control intern managerial

____________________________________________________________________

__________

| Criterii generale de evaluare a stadiului | Răspuns şi |La

nivelul |

| implementării standardului*1) | explicaţii*2)

|compartimentului|

| |

|standardul |

| |

|este*3): |

|

|_________________|________________|

| |Da/Nu|Explicaţie |

I/PI/NI |

| |*4) |asociată |

|

| | |răspunsului|

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| 1 | 2 | 3 |

4 |

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| I. MEDIUL DE CONTROL

|

|___________________________________________________________________

___________|

| Standardul 1 - Etica şi integritatea

|

|___________________________________________________________________

___________|

| A fost comunicat personalului un cod de | | |

|

| conduită, care stabileşte reguli de | | |

|

| comportament etic în realizarea | | |

|

| atribuţiilor de serviciu, aplicabil atât | | |

|

| personalului de conducere, cât şi celui de| | |

|

| execuţie din cadrul compartimentului? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Salariaţii beneficiază de consiliere etică| | |

|

| şi li se aplică un sistem de monitorizare | | |

|

| a respectării normelor de conduită? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| În cazul semnalării unor neregularităţi, | | |

|

| conducătorul de compartiment a întreprins | | |

|

| cercetările adecvate în scopul elucidării | | |

|

| acestora şi a aplicat măsurile care se | | |

|

| impun? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, sarcini

|

|___________________________________________________________________

___________|

| Personalului îi sunt aduse la cunoştinţă | | |

|

| documentele elaborate/actualizate privind | | |

|

| misiunea entităţii, regulamentele interne | | |

|

| şi fişele posturilor? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Au fost identificate şi inventariate | | |

|

| funcţiile considerate ca fiind în mod | | |

|

| special expuse la corupţie? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Au fost luate măsuri de control adecvate | | |

|

| şi suficiente pentru administrarea şi | | |

|

| gestionarea funcţiilor sensibile? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Standardul 3 - Competenţa, performanţa

|

|___________________________________________________________________

___________|

| Au fost analizate şi stabilite | | |

|

| cunoştinţele şi aptitudinile necesare în | | |

|

| vederea îndeplinirii sarcinilor/ | | |

|

| atribuţiilor asociate fiecărui post? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Sunt identificate nevoile de perfecţionare| | |

|

| a pregătirii profesionale a personalului? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Sunt elaborate şi realizate programe de | | |

|

| pregătire profesională a personalului, | | |

|

| conform nevoilor de perfecţionare | | |

|

| identificate anterior? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Standardul 4 - Structura organizatorică

|

|___________________________________________________________________

___________|

| Sunt efectuate analize, la nivelul | | |

|

| principalelor activităţi, în scopul | | |

|

| identificării eventualelor | | |

|

| disfuncţionalităţi în fixarea sarcinilor | | |

|

| de lucru individuale prin fişele | | |

|

| posturilor şi în stabilirea atribuţiilor | | |

|

| compartimentului? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Structura organizatorică asigură | | |

|

| funcţionarea circuitelor şi fluxurilor | | |

|

| informaţionale necesare supravegherii şi | | |

|

| realizării activităţilor proprii? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Actele de delegare sunt conforme cu | | |

|

| prevederile legale şi cerinţele | | |

|

| procedurale aprobate? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| II. PERFORMANŢE ŞI MANAGEMENTUL RISCULUI

|

|___________________________________________________________________

___________|

| Standardul 5 - Obiective

|

|___________________________________________________________________

___________|

| Sunt stabilite obiectivele specifice la | | |

|

| nivelul compartimentului? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Obiectivele sunt astfel stabilite încât să| | |

|

| răspundă pachetului de cerinţe SMART? | | |

|

| Unde: S - precise; M - măsurabile şi | | |

|

| verificabile; A - necesare; R - realiste; | | |

|

| T - cu termen de realizare. | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Sunt reevaluate obiectivele specifice | | |

|

| atunci când se constată modificări ale | | |

|

| ipotezelor/premiselor care au stat la baza| | |

|

| fixării acestora? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Standardul 6 - Planificarea

|

|___________________________________________________________________

___________|

| Resursele alocate sunt astfel repartizate | | |

|

| încât să asigure activităţile necesare | | |

|

| realizării obiectivelor specifice | | |

|


|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| În cazul modificării obiectivelor | | |

|

| specifice, sunt stabilite măsurile | | |

|

| necesare pentru încadrarea în resursele | | |

|

| repartizate? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Sunt adoptate măsuri de coordonare a | | |

|

| deciziilor şi activităţilor | | |

|

| compartimentului cu cele ale altor | | |

|

| compartimente, în scopul asigurării | | |

|

| convergenţei şi coerenţei acestora? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Standardul 7 - Monitorizarea performanţelor

|

|___________________________________________________________________

___________|

| Este instituit un sistem de monitorizare | | |

|

| şi raportare a performanţelor, pe baza | | |

|

| indicatorilor asociaţi obiectivelor | | |

|

| specifice? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Indicatorii cantitativi şi calitativi, | | |

|

| asociaţi obiectivelor specifice, sunt | | |

|

| măsurabili, specifici, accesibili, | | |

|

| relevanţi şi stabiliţi pentru o anumită | | |

|

| durată în timp? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Atunci când necesităţile o impun, se | | |

|

| efectuează o reevaluare a relevanţei | | |

|

| indicatorilor asociaţi obiectivelor | | |

|

| specifice, în scopul operării corecţiilor | | |

|

| cuvenite? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Standardul 8 - Managementul riscului

|

|___________________________________________________________________

___________|

| Sunt identificate şi evaluate/reevaluate | | |

|

| principalele riscuri, proprii obiectivelor| | |

|

| compartimentului şi activităţilor derulate| | |

|

| în cadrul acestuia? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Sunt stabilite măsuri de gestionare a | | |

|

| riscurilor identificate şi evaluate la | | |

|

| nivelul activităţilor din cadrul | | |

|


|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Este asigurată completarea/actualizarea | | |

|

| registrului riscurilor? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| III. ACTIVITĂŢI DE CONTROL

|

|___________________________________________________________________

___________|

| Standardul 9 - Proceduri

|

|___________________________________________________________________

___________|

| Pentru activităţile proprii au fost | | |

|

| elaborate şi actualizate proceduri | | |

|

| formalizate? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Funcţiile de iniţiere, verificare şi | | |

|

| aprobare a operaţiunilor sunt funcţii | | |

|

| separate şi exercitate de persoane | | |

|

| diferite? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| În situaţia în care, din cauza unor | | |

|

| circumstanţe deosebite, apar abateri faţă | | |

|

| de procedurile stabilite, se întocmesc | | |

|

| documente adecvate, aprobate la nivel | | |

|

| corespunzător, înainte de efectuarea | | |

|

| operaţiunilor? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Standardul 10 - Supravegherea

|

|___________________________________________________________________

___________|

| Managerii supraveghează şi supervizează | | |

|

| activităţile care intră în | | |

|

| responsabilitatea lor directă? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Supravegherea şi supervizarea | | |

|

| activităţilor este documentată în mod | | |

|

| adecvat? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Sunt instituite controale suficiente şi | | |

|

| adecvate de supraveghere pentru | | |

|

| activităţile care implică un grad ridicat | | |

|

| de expunere la risc? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Standardul 11 - Continuitatea activităţii

|

|___________________________________________________________________

___________|

| Sunt inventariate situaţiile generatoare | | |

|

| de întreruperi în derularea activităţilor?| | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Sunt stabilite şi aplicate măsuri pentru | | |

|

| asigurarea continuităţii activităţii, în | | |

|

| cazul apariţiei unor situaţii generatoare | | |

|

| de întreruperi? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Măsurile cuprinse în planul de | | |

|

| continuitate a activităţii sunt supuse | | |

|

| periodic revizuirii? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| IV. INFORMAREA ŞI COMUNICAREA

|

|___________________________________________________________________

___________|

| Standardul 12 - Informarea şi comunicarea

|

|___________________________________________________________________

___________|

| Au fost stabilite tipurile de informaţii, | | |

|

| conţinutul, calitatea, frecvenţa, sursele | | |

|

| şi destinatarii acestora, astfel încât | | |

|

| personalul de conducere şi cel de | | |

|

| execuţie, prin primirea şi transmiterea | | |

|

| informaţiilor, să îşi poată îndeplini | | |

|

| sarcinile de serviciu? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Circuitele informaţionale (traseele pe | | |

|

| care circulă informaţiile) asigură o | | |

|

| difuzare rapidă, fluentă şi precisă a | | |

|

| informaţiilor, astfel încât acestea să | | |

|

| ajungă la timp la utilizatori? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Sunt stabilite canale adecvate de | | |

|

| comunicare prin care managerii şi | | |

|

| personalul de execuţie din cadrul unui | | |

|

| compartiment să fie informaţi cu privire | | |

|

| la proiectele de decizii sau iniţiative, | | |

|

| adoptate la nivelul altor compartimente, | | |

|

| care le-ar putea afecta sarcinile şi | | |

|

| responsabilităţile? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Standardul 13 - Gestionarea documentelor

|

|___________________________________________________________________

___________|

| Sunt aplicate proceduri pentru | | |

|

| înregistrarea, expedierea, redactarea, | | |

|

| clasificarea, îndosarierea, protejarea şi | | |

|

| arhivarea documentelor interne şi externe?| | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Sunt implementate măsuri de securitate | | |

|

| pentru protejarea documentelor împotriva | | |

|

| distrugerii, furtului, pierderii, | | |

|

| incendiului etc.? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Reglementările legale în vigoare cu | | |

|

| privire la manipularea şi depozitarea | | |

|

| informaţiilor clasificate sunt cunoscute | | |

|

| şi aplicate în practică? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Standardul 14 - Raportarea contabilă şi financiară

|

|___________________________________________________________________

___________|

| Procedurile contabile sunt elaborate/ | | |

|

| actualizate în concordanţă cu prevederile | | |

|

| normative aplicabile domeniului | | |

|

| financiar-contabil? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Procedurile contabile sunt aplicate în mod| | |

|

| corespunzător? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Sunt instituite suficiente controale | | |

|

| pentru a asigura corecta aplicare a | | |

|

| politicilor, normelor şi procedurilor | | |

|

| contabile, precum şi a prevederilor | | |

|

| normative aplicabile domeniului | | |

|

| financiar-contabil? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| V. EVALUARE ŞI AUDIT

|

|___________________________________________________________________

___________|

| Standardul 15 - Evaluarea sistemului de control intern managerial

|

|___________________________________________________________________

___________|

| Conducătorul compartimentului realizează, | | |

|

| anual, operaţiunea de autoevaluare a | | |

|

| subsistemului de control intern | | |

|

| managerial? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Operaţiunea de autoevaluare a | | |

|

| subsistemului de control intern managerial| | |

|

| are drept rezultat date, informaţii şi | | |

|

| constatări pertinente necesare luării de | | |

|

| decizii operaţionale, precum şi | | |

|

| raportării? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Operaţiunea de autoevaluare a sistemului | | |

|

| de control intern managerial este | | |

|

| finalizată prin întocmirea de către | | |

|

| conducătorul entităţii a raportului anual | | |

|

| asupra sistemului de control intern | | |

|

| managerial? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Standardul 16 - Auditul intern

|

|___________________________________________________________________

___________|

| Compartimentul de audit intern execută, în| | |

|

| afara misiunilor de asigurare, planificate| | |

|

| şi aprobate de manager, şi misiuni de | | |

|

| consiliere privind pregătirea procesului | | |

|

| de autoevaluare a sistemului de control | | |

|

| intern managerial al compartimentului? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Compartimentul de audit intern dispune de | | |

|

| suficient personal pentru a realiza | | |

|

| integral programul anual de audit? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Compartimentul de audit intern întocmeşte | | |

|

| rapoarte periodice cu privire la | | |

|

| acţiunile/activităţile desfăşurate? | | |

|

|___________________________________________|_____|___________|_____

___________|

| Concluzii cu privire la stadiul de implementare a standardelor de

control |

| intern managerial:

......................................................... |

|

....................................................................

........ |

| Măsuri de adoptat:

......................................................... |

|

....................................................................

........ |

|___________________________________________________________________

___________| *1) Pe lângă criteriile generale de evaluare a stadiului implementării

standardului, Comisia de monitorizare poate defini şi include în Chestionarul de

autoevaluare şi criterii specifice proprii.

*2) Fiecare răspuns din coloana 1 la "Criteriile generale de evaluare a

stadiului implementării standardului" se motivează în coloana 3 "Explicaţie

asociată răspunsului" şi se probează cu documente justificative

corespunzătoare.

*3) Un standard aplicabil la nivelul compartimentului se consideră a fi:

- implementat (I), atunci când, la fiecare dintre criteriile generale de evaluare

aferente standardului s-a răspuns cu "DA";

- parţial implementat (PI), atunci când la cel puţin unul dintre criteriile

generale de evaluare aferente standardului s-a răspuns cu "NU";

- neimplementat (NI), atunci când la fiecare dintre criteriile generale de

evaluare aferente standardului s-a răspuns cu "NU".

*4) În cazul criteriilor generale de evaluare aferente standardelor

neaplicabile unui anumit compartiment, în coloana 2 se precizează

"neaplicabil" în dreptul fiecărui criteriu general de evaluare al acelui standard,

prin acronimul "NA", şi se motivează în coloana 3 "Explicaţie asociată

răspunsului". La nivelul unui compartiment pot fi considerate neaplicabile

numai standardele: 14 "Raportarea contabilă şi financiară" şi 16 "Auditul

intern", cu respectarea condiţiei ca la nivelul entităţii toate standardele să fie

aplicabile.

#M1 ANEXA 4.2

la instrucţiuni

Denumirea entităţii publice .................

Aprobat

Preşedintele

structurii,

........................................

(numele,

prenumele/funcţia/semnătura/data)

SITUAŢIA SINTETICĂ

a rezultatelor autoevaluării

____________________________________________________________________

__________

| Denumirea standardului |Numărul |din care,

|La nivelul|

|

|compartimentelor|compartimente|entităţii |

| |în care |în care

|publice |

| |standardul este |standardul

|standardul|

| |aplicabil |este:

|este: |

| |

|_____________|__________|

| | | I*)| PI| NI

| I/PI/NI |

|____________________________________|________________|____|___|____

|__________|

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5

| 6 |

|____________________________________|________________|____|___|____

|__________|

| Total număr compartimente = | | | |

| |

|____________________________________|________________|____|___|____

|__________|

| I. Mediul de control | | | |

| |

|____________________________________|________________|____|___|____

|__________|

| Standardul 1 - Etica şi | | | |

| |

| integritatea | | | |

| |

|____________________________________|________________|____|___|____

|__________|

| Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, | | | |

| |

| sarcini | | | |

| |

|____________________________________|________________|____|___|____

|__________|

| Standardul 3 - Competenţa, | | | |

| |

| performanţa | | | |

| |

|____________________________________|________________|____|___|____

|__________|

| Standardul 4 - Structura | | | |

| |

| organizatorică | | | |

| |

|____________________________________|________________|____|___|____

|__________|

| II. Performanţe şi managementul | | | |

| |

| riscului | | | |

| |

|____________________________________|________________|____|___|____

|__________|

| Standardul 5 - Obiective | | | |

| |

|____________________________________|________________|____|___|____

|__________|

| Standardul 6 - Planificarea | | | |

| |

|____________________________________|________________|____|___|____

|__________|

| Standardul 7 - Monitorizarea | | | |

| |

| performanţelor | | | |

| |

|____________________________________|________________|____|___|____

|__________|

| Standardul 8 - Managementul | | | |

| |

| riscului | | | |

| |

|____________________________________|________________|____|___|____

|__________|

| III. Activităţi de control | | | |

| |

|____________________________________|________________|____|___|____

|__________|

| Standardul 9 - Proceduri | | | |

| |

|____________________________________|________________|____|___|____

|__________|

| Standardul 10 - Supravegherea | | | |

| |

|____________________________________|________________|____|___|____

|__________|

| Standardul 11 - Continuitatea | | | |

| |

| activităţii | | | |

| |

|____________________________________|________________|____|___|____

|__________|

| IV. Informarea şi comunicarea | | | |

| |

|____________________________________|________________|____|___|____

|__________|

| Standardul 12 - Informarea şi | | | |

| |

| comunicarea | | | |

| |

|____________________________________|________________|____|___|____

|__________|

| Standardul 13 - Gestionarea | | | |

| |

| documentelor | | | |

| |

|____________________________________|________________|____|___|____

|__________|

| Standardul 14 - Raportarea | | | |

| |

| contabilă şi financiară | | | |

| |

|____________________________________|________________|____|___|____

|__________|

| V. Evaluare şi audit | | | |

| |

|____________________________________|________________|____|___|____

|__________|

| Standardul 15 - Evaluarea | | | |

| |

| sistemului de control intern | | | |

| |

| managerial | | | |

| |

|____________________________________|________________|____|___|____

|__________|

| Standardul 16 - Auditul intern | | | |

| |

|____________________________________|________________|____|___|____

|__________|

| Gradul de conformitate a sistemului de control intern managerial

cu |

| standardele:

............................................................... |

|

....................................................................

........ |

| Măsuri de adoptat:

......................................................... |

|

....................................................................

........ |

|___________________________________________________________________

___________|

Elaborat:

..................

Secretarul Comisiei de monitorizare

------------

*) La nivelul entităţii publice, un standard de control intern managerial se

consideră că este:

- implementat (I), dacă numărul compartimentelor specificat în coloana 3, pe

rândul corespunzător acelui standard, reprezintă cel puţin 90% din numărul

compartimentelor precizate în coloana 2, pe acelaşi rând;

- parţial implementat (PI), dacă numărul compartimentelor specificat în

coloana 3, pe rândul corespunzător acelui standard, reprezintă între 41% şi

89% din numărul compartimentelor precizate în coloana 2, pe acelaşi rând;

- neimplementat (NI), dacă numărul compartimentelor specificat în coloana

3, pe rândul corespunzător acelui standard, nu depăşeşte 40% din numărul

compartimentelor precizate în coloana 2, pe acelaşi rând.

#M1 ANEXA 4.3

la instrucţiuni

Denumirea entităţii publice ........................

Nr. ......../data ...................

RAPORT

asupra sistemului de control intern managerial la data de 31

decembrie 20...

În temeiul prevederilor art. 4 alin. (3) din Ordonanţa

Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern managerial şi

control financiar preventiv, republicată, cu modificările şi

completările ulterioare, subsemnatul

....................................................................

.........,

(numele şi prenumele)

în calitate de

..............................................................,

(denumirea funcţiei de conducător al entităţii

publice)

declar că

....................................................................

(denumirea entităţii publice)

dispune de un sistem de control intern managerial ale cărui

concepere şi aplicare

....................................................................

..........

(permit/permit parţial/nu permit)

conducerii

...................................................................

(şi, după caz, consiliului de administraţie)

să furnizeze o asigurare rezonabilă că fondurile publice gestionate

în scopul îndeplinirii obiectivelor generale şi specifice au fost

utilizate în condiţii de legalitate, regularitate, eficacitate,

eficienţă şi economicitate.

Această declaraţie se întemeiază pe o apreciere realistă,

corectă, completă şi demnă de încredere asupra sistemului de control

intern managerial al entităţii, formulată în baza autoevaluării

acestuia.

Sistemul de control intern managerial

....................................................................

..........

(cuprinde/cuprinde parţial/nu cuprinde)

mecanisme de autocontrol, iar aplicarea măsurilor privind creşterea

eficacităţii acestuia

....................................................................

..........

(are/nu are)

la bază evaluarea riscurilor.

În acest caz, menţionez următoarele:

- Comisia de monitorizare

.................................................................

actualizată;

(este/nu este)

- Echipa de gestionare a riscurilor

.................................................................

actualizată;

(este/nu este)

- Registrul riscurilor la nivelul entităţii, condus de

secretarul Echipei de gestionare a riscurilor

..................................................................

actualizat;

(este/nu este)

- procedurile formalizate, elaborate şi actualizate, sunt în

proporţie de .....% din totalul activităţilor procedurabile

inventariate

...................................................,

(număr)

precizate în anexa nr. 3 la ordin, cap. I, rândul 7;

- Programul de dezvoltare a sistemului de control intern

managerial, actualizat,

...................................................,

(cuprinde/nu cuprinde)

în mod distinct acţiuni de perfecţionare profesională a

personalului de conducere, execuţie şi a auditorilor interni în

activităţile realizate de Comisia de monitorizare;

- în cadrul entităţii publice

....................................................

(există/nu există)

compartiment de audit intern şi acesta este

..............................., ...................

(funcţional/nefuncţional), .... (fiind/nefiind)

compus din minim două persoane.

Precizez că declaraţiile cuprinse în prezentul raport sunt

formulate prin asumarea responsabilităţii manageriale şi au drept

temei datele, informaţiile şi constatările consemnate în

documentaţia aferentă autoevaluării sistemului de control intern

managerial, deţinută în cadrul

...................................................,


precum şi în rapoartele de audit intern şi extern.

Prezentul raport s-a elaborat în conformitate cu Instrucţiunile

privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului asupra

sistemului de control intern managerial, prevăzute în anexa nr. 4 la

Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru

aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor

publice, cu modificările şi completările ulterioare, cuprinzând

standardele de control intern managerial la entităţile publice.

Pe baza rezultatelor autoevaluării, apreciez că la data de 31

decembrie 20.., sistemul de control intern managerial al

...................................................


este ..............................................

(conform/parţial conform/neconform)

cu standardele cuprinse în Codul controlului intern managerial.

Din analiza rapoartelor asupra sistemului de control intern

managerial transmise ordonatorului

...................................................

(principal/secundar)

de credite de către ordonatorii

...................................................

(secundari şi/sau terţiari)

de credite, direct subordonaţi, rezultă că:

- (nr.) entităţi au sistemul conform;

- (nr.) entităţi au sistemul parţial conform;

- (nr.) entităţi au sistemul neconform.

.....................

(funcţia)

(numele şi

prenumele)

(semnătura şi

ştampila)

NOTĂ:

Declaraţiile conducătorului entităţii publice trebuie să fie corelate atât între

ele, cât şi cu conţinutul anexei nr. 3 la ordin şi anexelor nr. 4.1 şi 4.2 la

instrucţiuni.

#B

---------------

Documents

ORDIN Nr. 400 din 12 iunie 2015prahova.mmanpis.ro/wp-content/uploads/2019/04/OSGG-400...ORDIN Nr. 400 din 12 iunie 2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor