CAPTULOi

1.

"Nunca es pocq cuando lo que se da es todo lo que uno tiene'. A)fonso Milagm, en Las outco Minutos deDios-

ORGANIZACIN, ADMINISTRACIN Y AUTOMATIZACIONDE OFICINAS

'Extste un gozo en trascenderse a uno mismo para

sen

ir

a los dems"-

Madre Tercsa

Propsitos del captulosus eue el lector se inh.odu zca al mundo de la automatizacin de oficinas v conozca conceptos, como: organizacin, administacin' automatizar, automatizacin de oficias, etc. Adems, motivar al lector a especializarse en el tema, lo que le permitir

llevar a cabo exitosos- Proyectos de automatizacin cle oficinas.

ObjetivosAl final del captulo se deber:

. Definir el trmino . .

organizacin

y aplicarlo en los

conocimientos

arlministrativos Definir el trmino administracin y su relacin con la AO Id.entificar una oficina J/ las tareas administrativas que en ellas-oolioa

se

c Id.entihcar qu es y qu no es automatiza o Entender qu es productividad y su importarcia al

automatza-r una

ohcina Determinar cundo se requiere automatizar una ohcina y porqu debe hacerse

L.-]. ORGANIZACINLas organizaciones son entida4e-q so_9_i_algg compuestas pol dos o ms individuos con la finalidad de cumplir metas y objetivos. Sin c{uda alguna, el lector ha tenido la experiencia de pertenecer a alguna olganizacin. Existe una diversidad de tipos de orfanizacones, por ejemplo: g41y"ryi4?d91, empresas de selvicios, -colegios, c-Lub-q qcgialeq, la familia, etc. eg_de gaq con sus caractersticas especficas que apuntan a una las organizaciones como Eistemas Ae_ta q _ojg.tyqj_qff*pliI. Podramos clefinir a de co_n s.u alrbiente.s-1 y 4lg{9; ."i,r p31t_" estn relacionadas enq-e_que.!o{49_!qs_44e-s del _La naturaleza sistema afec,lany J[a laciOn es 49_q!gldepu.4gi-.fg clebido a del sistema (subsistem,a). rp"gJ*te.dqr_-nqlgqae_fr-te, Es-ecir, un camb_io en una palte

a!,gg

1qtr. q9 partes de-l s!st_e-ma.

Stcl:rhct't Robl-rirrs, en su lil-rlo "Arlmilristracln. Teorir y Prcticar", las ciefine como "Una oldenacin sistemticr de personas lealizada para alcanzat'un objetivo especfico" cs clecir, "cierta t'nbidrc1 qur. tierle s [rjcbivo Lrien r'lcfinic]o, cluc incluye r ]relsollrs o micmbros y quc titne algirn tipo cte cstructrrra sistemticr."

Entre sus cal'actersticas comunes estn:

1. 2. 3.

Propsito

def iniclo. Cc'mpue'stas por personas. Tipo cle arreglo estruchrrrl clue cL.fiine miembros.

v clclimita cl compoltamicnto rle sus

Q t.'.{,uti\,tLiu: ruc

I':t/ilul

/icttc tut

o11t/i7,6

bict dt'linirlo, qilt /tttltt)'t: dpcriotttt.to

Las orgarrizaciones son tarl antiguas cqmo la Iglesia Catlica cu\a cstl'uctul'a ha sufriclo escasos caml'rios clescit' los orgenes cle la era cristianr. Los generales rornanos cotabarl coll ur1r estructura lc autoric'lacl cn sus clrgirniz,aciollr.s, dcsdc put'r'alc.s, oficirles hasta las tropars. Para'rcalizrr grarrcles obras cor.no las pilrnicles de Egipto y las de la civilizacin maya se requiri de la organizacic:n de miles cic olrleros. Los concel-rtos cie orlauizarci(rrr y aclmilr ;tl'rcirin son trrr antignos corl1o lr mismr civilizacin.

rtlttttlttn.t 'rltrLliettc ttlwrr /ipode

1.1.1

ORGANTZACION COMO SISTEMAS

t.lntilttnt

.;i.r/uttti/tttt,

Toda organizacin acta en cleterminrcio arnbicntc' dependen c1e cmo se relacione coll 1.

y su existcncia y

suPervivencia

('t

.i.rlcttu

.

Morgan (1986) se.rla clue la visin cle las orgarnizaciones como totalidrcles cljnrnicas es resultaclo de la influencia cle la Teora Gene:ral cie Sistemas (GST - General Systems Theory; Bertalanfl'y 1979) y tle la Cibernrltica solrrc el cantpo de los estuclios organizacionales. Ilajo esta perspectiva las olganizaciorles sorl capaces cie detectar carnbios en el entorno v de desarlollrr lespuestas estlatgicas apropiadas. $_qbt.' lA organizacititr actalr fucrzas exttlLrtls c intclu,s. Lis fucrzas cxtr:rrras colrcspollclen a lr influencia cle su etttonto dinmiccl. Las fuerzas internas son acciones ien.lentes a sostener a Ia orgarrizacin en el cumplimi-.i.J rut pr.opO.iitos l'rajo concliciones cle camlrio amtricntal. El clcsu'rollo clcl conflicto enh'c est'as fuerzas hacc'cle la organizaciorr una totaliclad clinmica por natulalezr. En otras lralabras, r'l conflicto esencial cle la olganiz;.ciu se sucecle erltle su naturalezr clinmica y acluello ciue clebe Lrermanc.cer: el cumplirniento de su propsito.

/ilt i0tt//iltlo (l( t/t, t,ttlo.r rttt .v

iilcnlltiiot\ilil PLilIt

La organizacin pruecle ser vista como un sistema global, cll)/o objetivo debe ser' conocido pol sus clirigentes y las personas que labolan en ella. Dentro de unaorganizacin se pueden clistinguil varios subsistemas que compalten el objehivo general de la organizacin )'gue, a su vez, tienen objetivos individuales definiclos.La_o1.g_anizaciones de negocios son sistemas clinlnicos, que toman recursos econmicos con'lo insumos y los transforman a travs de'diversos procesos organizacionales pal'a-* priwccr cl lrienes ]/o selvicios como salirlas.

protlirir tnt't-tt//,:lo.

LIn ristcnrq es ur1 qonjunlo cle elementos qtre se intellelaciorrarr para producir un rcsultaclo. En una orgar"rizacin los elernentos ilrtelactan para un fin comnz eu

8

Adnnistracitt, organizacin y AO

4

gelleralmellte es obtent'r' una qanarlcia, aun.lue alqunas veces t'xisterr oh'os objetirros inherentes a cadr enlpr'osa u orgurizrcirin. 1.'cltts ltrs L'le.lt!'lttos reaccionan, se utilizan, r 'rrr.riucen en relacirr .r un 6rfjetivo crrmur Cuatrtto se tlice cltit t'l TODO es ms clue. la suma cle sus flaltes, se est hatrlanrlo cit' la colttribuci1.-,,r qi la interaccin cie susrartes cla rl sistenra.

"

Una oficirla es a su vL'z un sisterna, confcrrnlacla rs urr cclnjunto cle elerrlentos que interiltari para contribuir t', lrgro clc los nl',"tivo, cie la organizacin. Los "f elementoE que confornlan la oiicina son: instalaciorres _t'isicas, n1_o_!ll]_i4l!_q )i eqyipq, c-a'titll, titnpq, materile.s, proceriinelrtos, irifornracior-,- i' prirl.i[uItri.'"t" el recuisohumano. Si analizamos el ambit'nte cle celca pc-rclemos notar que, a su vez, consiste en sistemas que' interaclan con su ambielrte. Por ejeru-rlo, el amlriente para utla oficina est conformado por otras empresas gubernalnent.rles 1r iri1'.las que, a su vez, son sistemas que interacban colr su ambiente. Realmente, es impresionante lo que se puecie logral al visuaiizar las cosas como sistemas que interactan. Esto permite analizal la sitrracin en mejol forma. Esta interaccin es la que iogra que sean ms que la surna de sus componentes. Si se analiza con relacin a un toclo, los sistemas que 1o integran -rueclen verse corrro sulrsistemas del todo.

El concepto de sistemas puede trasladarse a oh'os aspectos de la vida. El organismo puede clasificarse en sistemas: nervioso, ciigestivo, circulatorio, iulnol@co, . respiratorio, etc. Estos s-istei se relacionan entl'e s pala logral un objetivo primorrlial: la vicla elel individuo. Sin embargo, carla uno de los subsistemas tienen objetivos especficos. Ei objetivo del sistema digestivo es procesar el alimento que ingerimos y conveltirlo en ias sustancias nuh'itivas clue recluieren las clems partes del cuerpo. Asimjsmo, se ocupa de los desechos. EI sistema lespilatorio procesa el aile que respirarnos v lo convierte en oxgeno a h'ar.es c1e ios pulmones, al desechar ias sustancias nocivas a nuestro organismo. Err fin, toclos tielren sus objetirros v se intelrelacionan. Por ejemplo, el circulatorio hace circulal la sangre por tocio el orgar-risno ) a su vez recoge io que ya no sirve. El respiratorio provee cle oxgeno a'la sangr'e para que sta lo traslade a todo el cuerpro. Es increble el gr:ado de iniegracin. Sin embargo, la se'raracin de funciones es posible.En una oficina oculre lo mismo. A simrle vista cuesta sepalar en su!!lsteml!., pero es necesario hacerlo. Esto permite subdividir los problemas en ms peques y darles soluciones creativas.

Analicemos el caso de una En'rpresa productora de vehculos. En este tipo de empresa se puede separar la4arte-4rodggli_y-a qlug_es- en esencia lq qrg se encarga c1e lealizar el producto y la parte adminish'ativa que se encalga de loglar los objetivos de la empresa. Aqu se tienen dos grandes subsistemas: el productir'- v el adm.inish'atirzo. Se puede seguir subdividindolo. Estudiaren'ros el subsistema _ar1rll-s_h:ativo Se tiene la parte que se encarga de la$-o-ntabilidad,la p4rte de las ventas, de_lgl gmpleados, la parte que se interrelaciona con ia produccin, y olras. Se deben examinar por separado.

Administracitt, organizacin y AO

9

El subsistema contable, a su vez, puede verse conro un sistema cuyo objetivo o producto final son los estados financieros y el regish'o cc,ntable de todas las operaciones de la empresa. Sus entradas son los documentos c-pe respalclan dichas operaciones. Se orgttt"tizit esta informrcicirr en particlas cle dirrio y se ploclucen los cleseaclos reportes contables que son parte de la salida del sistema. L,os reculsos que forman el sistema son: el personal que labora en contabilidad; el equipo,. tanto computadoras, sumadoras, etc. que utilizan para cgntabilizar Ia informacin. Resr:miendo:

SISTEMA Producto o salida esperada:Entradas o Insumos: Recursos con que se cuenta:

COI\ITABLE

Ett*jos f"*"ci"r'os ), et t' legistro

d"t"'-@

contable

Documentos que respaldan operaciones -le la emnresa Personal que labora en el d clepartamento, cc1 u i:'o ta nto conrl-ru tad rlrir irs, stttnAclorAs,etc.

Proceso:

Et^k;t".t" .ie k\t ert".lrr.t financieros y elregistro cle todas las opera, :iones de laIT1trI'13Sl

Se analizar el subsiste'ma de

ventas: su objetivo final es verrcler el proclucto vehculos. Podra establcccrse una cuota de ventas para un pcrodo daclo. Todos ios recursos en este sistema interactuan para llegar al objetivo VEI).IDER. De nuevo se tienen h'e; partes fundamentales que pueden identificarse en cl sistema. Las cntraclas: clue en este caso son los productos que deben ser vendidos. El procego: la accin de vender dichos productos. La salida: la venta de los mismos.

SISTEMA: Producto o salida esperada:Entradas o Insunros: Recursos corr que se cuenta:Proceso

VEN'IAS Vent del pro,.lu,:to (que genera un ingreso

a la

orsanizacin) Productos a vencler Plotluctos a verrtler', personal de ventas, meclios de publiciclad, etc. Venta del producto

Se ver

ahola el subsistema de control de ernpleados: su objelivo final es garantizar que el empleado recil'ra la remuneracin a que tiene der'echo al lleval contlol de todos los ingresos adicionales, bonificaciones, descuentos, ausencias, ctc. ror cacla empleado que labora en la emplesa. Su resultado final es el clculo clc'los pagos a cada ernpleado y el registro de todas las acciones de stos. Los lecursos que intelactan en este subsistema son: los empleador que laboran en el depaltamenfo, el mobilialio y equiro que utilizan para llevar el control, los datos y documentos qlre silven de base para el control de empleados, etc.

1_0

Adtnhistraci,t, organiz acitt y AO

SISTEMA: Producto o salida esperada:Entradas o Insumos:

I'ERSONAL Clcukr ,.1e Ia rc'munelacin a clue tit-ne dtrechrr el empleacloD.rtos rr.specto cle ingresos, ingresos arliciona les, borrificaciones, clescuentos, tusellcias, horas extras, etc. Personal que lal-rora en el departamerrto, el mobiliario 1, equipo que utilizan para llevar el conh'rrl, los clatos y clocumentos que sirven rie L-rase para el conh'ol de ernplearios, etc. Calcular la remuneracin a que liene cierecho el ernrleado al tomar como base los datos lespecto de ingresos, bonificaciones, descuentos, etc.

Recursos con que se cuenta:t

Proceso:

De continuar as subdiiciiendo sistemas en subsistemas, se identifican claramente las entradas, ploce'c' y salidas de cada uno. Ms de alguna salida de un subsistema sirve de entrada a oh'o subsistema. De esta manera se llega a comprender el sistema global. De esto se trata. Se debe estudiar cada entracla, cada proceso y cada salicia y la forma ms conveniente de llevar a cabo el proceso v estudial qu equipos y personas deben intervenir. Cuando se esfudia un sistema es necesario que se separen sus !r-es parlgq_ fundamentales: insumolfntrad4$, l.pi'oceso que lealizu, y poi ltimo el produciol'-qJid-u).

La organizacin debe ser capaz de recibir irJormacirl acerca de su estado acirral, de manera que puecia corregir, meciiante acciones organizacionaies, sus ciierencias respecto del estado ideal; o incluso, modificar la definicin cie su misin y de su estado ideal. La realimentacin representa este ploceso cie flujo de infolmacin que resuelve el conflicto entre lo dinmico y lo permanente en la organizacin. .9e"-4..+r

I.2 ADMINISTRACIONotro; esto es, prestacin de un servicio a oh.o. Dicha definicin vara de acuerdo a cada autor o esfudioso de la administracin.De acuerdo a Koontz, la administracin "es el proceso de clisear y mantener un entomo en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos especficos"

El vocablo administracin se deriva del _latn ad(clireccin, -tend.encia)_;'_-_gns1el (sqlo.qd1rycin u obed19Lgg, y sfrfflca cggptlnllento cle u1a funciOn ba;" gl -u"o a

Robbins la define como "el proceso de llevar a cabo las actividades eficientemente con pelsonas y pol medio de ellas. Este proceso lepresenta las funciones o actividades primarias del administrador."

Administracin, organizacin y AO

tl

Por encle, La aclministracin es un proceso clon'.le sc trarl'raja coll personas y por medio de ellas. Adems, el cun'rplimiento cle objel.iv'os en forma eficiente distingue a la atLrrinistrrcir-r. Se hur mcncionarlo los tr'n"rirros eficiente y eficaciar.Qu diferencia-g4is\e entre eficiencia y eficacia'?

Itit

adninitrur.s un

(c)

pr()L'( o tlondc e

lrubaja

con

f.te nonu.r.y

prtre11u.

Al lrablar ae g[@qia.se refiere a nedir ei uso cle los lecursos en el proceso de alca\zar resultados. Es decir, que se estatrlece una lelacin entre los recursos aplicados y el -',rod.rito final obtenjclo: razn enh'e el -esflg_I,,o 1' el ,resultaclo, enh-e gutig.. ing1e.-s-os, * ---c9!9 y beneficio ."s"ltu"to S$Ig_elSe preocupa pof hacc" correctamcntc las cos,:rs y rlc la nrcjol l]rancla rosible. " Se concentra en las operac,ones y tiene su atencirrdirigida hacia los aspectos internos de la orsanizacin. a

nedio de

'lrltuiir,

clde

wQ/itnienlortltie/it.'o: en

fitntt

rfitit:tr/c

diiitt3rrc a /artdntiti.;/rrt,in.

Ser efectq se refiere al cumplimiento de los objetivos. La eficacia es la mejor comtjicin para alcanzar los objetivos en forrna eficiente, es clecir, hacer el mejor uso clc krs rccursos rrara cl logro cle los rcsultactrs. Sc clcbc ser cficiente y efectivo para ser,,ir'^\Lv-J etlcaz -5 *

---'/

It tf ierurs'

.re

nulir r/ u-trt

Ms adelante, cuanclo se esbuclie la productividad se retomarn estos trminosaplicndolos a la aclministracin en la automati.acinQuin es el administraclor?c{e

--\_-/

I

de fos racnr-os an el ptnrcso rlr

oficinas.

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tt'firtr u/;trntp/intienlo de /rn oltfilirv.;.5'e

A ura organizacicin pertcnecen micmbros opelrtivos 1, aclministrrtivos. Los opelativos-"gnera_ estn directamente relacionados con el produc_to y / o selvicio que la Jrffiizacin. En nutiJ,fiA"'rpt" cle la fabiica clc vcliculos, el p"rronol operativ es aquel relacionado directamente con la ploduccin de dichos veircuios: los diseadores, ensamblaclores, pintores, etc. El rt'rsonal administrativr-r es el rluc est involuclado en clue sc logrcn losolrjctivos cie la orr;,',rizaci]i (procluccin cle vciiculos) cle la forma ins eficiente posible. Denh'o del persr'rnal admi:ristrativo se encuentran los contadores, secretrrias y jcfcs cle operacin, que con su trabajo aseguran un ambiente adecuado paraque se logren eficazmente los objetivos de la organizacin.

ilrlte er (iciartc 1, tfiliuo parueJicai

.rer'

r .2.1

CONTRIBUCIONES A LA ADMINISTRACION

Dedicaremos un espacio para mencionar algunos cle los nombles )/ acontecimientos ms importantes en la historia cle la aclministracin )' oh'as ciencias relacionadas. La teora y la prctica aclministrativas son el prociucto le evolucin cle muchos ar1os. Como \eremos a continuacin, los conceptos adminisi.:ativos y su utilizacin datan ms de 10 slglos antes de la era cristiana. Fue hasta r:l siglo XX..que naci la Ciencia de la Administrlcfn con sus 'rrincipios y praicticas qr"re conocemos hoy.

dgipiibconstruyeron las r:lLUdgs, en el peliodo c1e 2700 al2000 a.os A.C. Para llevar a cabo tan monumental obra requirielon de rlaneacin, organizacin y elt-os

\2

Adnnistracin, orgLurizncin y AO

* l*Fii'.

a:l

:

respectivo :ojgoJ- Resulta casi irnposilrle cree'r qur) ap licaci n de lt- s rinc i rios d nnis tra tivos.1-r r

la

hrvan conslruido

sin

la

Podramtrs enull'Ierar hechtrs antr'riojgs-qrre altteccd('n a los actuales trminos administrativos. Pt''r ejentplo, en Qabilonilr se estal'rleci tl salario mnimo_v se reconoci que l.r respcrnsabilidad n tuecle transft'rirse, esto se tlej escrito en ull ccligo

i;

t os ,hebryg!, c'n el rrlo 1491- A--e., aplic.rl'ra1-l-os_concerfe5 cle o_geri_aci1 y ios principios de ecep_qiit.-l' gqc-a!a, Scrcrates, en Grecia) por el ao 400 A.C. reconoci la necesiclacl cle las relaciones humanas. Asinsmo, flatr\habrr enurrciado el plincipio cle la especializacin

/"

"n'roso, el.1e_Hinlqlgr.4Ui, -- ---

en.l

-ro 1E00 A.C..

El mismo seorJes's-\ en Judea,, habra expresado los couceptrs bsicos de unidad de mando.necesidacl de reglafntos 1' de las relaciones humanas. Ya en la eri'cristiana, f rsii, Nicols MaquTJi)Eialia, se useg.rr .rii'iugat en la historia al escribir su Iibro "El Prncipe", en donde expresa su confianza en el prirrcip_io d-ef _c.gngenso d-ql_ grup!-, la lgcesirld de cohesin en la orgaiz-1ggn; enuncia las iualidades d-gi liderazgo y describe variadas tcticas-..poltic_?-s_. i$Jr Jam,gs Stuart) en [nglaterra, establece una teora sobre la fuente cle 1u_to_qqa_{ }' el i_BpCtg de la autornati?1qloll, Esto ocurre en1767, mu,t/ cerca de la independencia de USA 1' en los inicios de la era industrial. Adems, establece la diferenria entre habaildores y gelelltes al basarse en las ventajas de la especializacin. . A{am Qmi$,)en su ollg '!4_Iiqus3q cle las Naciones", publicada aplica los prinipios de especializacin del trabajo control. Adems, Smith "n !ry_Q! una excelente clisertacin sobre las ventajas I' econncas de que las incluye v la sociedad podran beneficiarse al aplicar la divisin del trabajo. organizacionesbgl3t-q-ir.B- se dio debido al -, i i-U!Lrv^r .I.' ^^,' l- '.-,1"..,;,'." uL LUJ.TD -c r{^ ltU i'.:L'L:ULL:U'ii =ii -; transporte debido a la proliferacin de los ferrocarriles 'r,' s qtiz el suceso ms influyente en los conceptos aciministrativos antes clel siglo veinte. Dadas las circunstancias, la planeacin, la direccin, la olganizacin v el control eran sumamente

La Revolucin Lrdush'ial, surgida en el siglo dieciocho en..'ii?l*^t^ ,-l^ to---JZ.-,-.i*=" ll:f, !!!tr-ir-1rfla'l>/_ri

.LV(jiiiiiL-Li_,

I". iiiGi laf nr..rji,^,^i-, or,-,-,.r.t

imperativos.Las contribuciones a la administracin, despus del inicio de la era indushrial, fueron abundantes. Poclemos mencionar a Jamcs Watt, Matherv Boulton, Robert Owen, Cl'rarles Babbage. Estos hombres introdujeron el mtodo cientfico, ia colrtabilidad cle costos, el contol de ia calidad, procedimientos estandarizados, enhenamiento a obreros, reconocinriento y aplicacin de prcticas de personal, enh'e otras. 7-856, en Estados ,Urydqg, Daniel McCallum emple los organigramas para r_epresentar grficamente la estrucf-rra de las organizaciones. Con el estadounidense Uglry MeCalfe en 1886 se habla ya del arte de la adminisbracin 1' las ciencias administrativas. Ya en el sjgl_o_.-vq,4tq,. Fre_derick Taylor no puede faltar con su contribucin del concepto de administracin cientfica, aplicacin de srstemas, estudio de mtodos, etc. U".D' _G_u{rt(19Q1) cre la grfca de Gantt, que hasta la fecha ha sufrido pocas modificaciones, para organizar las acti_vitd"9 enla o1g1ny,3i19l'

En

Administracin, organizacin y AO

t3

H"ry'y Fayot L191Q es conocido como e]lpactgf'cle la teora aclministrativa.mode:rcjgru Dividi las actividades industriales en seis grupgs: tlycgs, comerciales, fina_ncieras, d{ara: seguridad, contables y administrativas. .[{asta la fecha esta divisin continastal: utilizndose con fuerza, adaptadas a la vida m.oderna. Fayol clefini a la administracin como un c3njgnto- gniversal dg fr119!9ne; ,n especial planear, organiz-ar, grd-e*n-alobt gggr4iryl_"y-goLq9_1.9:. Adems, formul el 1:rroceso administrativo y estableci los 14:mp -l administracin;tales como autolidad, responsabilidad, unidad ?ee a principios de mand,la cadena escalar fieiarquia) y el espritr-t de cuerpo..EscPoclemos mcncionar aigunos nombres de persronas que han contlibuido en las cienciasemL de la conducta y por encle en la administr',acin, ya que las organizaciones estnhtel formacias po, p.r.rnnol Mtinstcrhcrg pol'la arlicacin.le la psicologia a la inclush'iu yl"t a la aclministracin. Arga-a favor clel estudi r;1en!{19o-de'l4 cond.ucta humana paralan identificar p3ho.-e_q gencrales y explicar las diferencias rclivicluales. Waltel Dill Scott, .,-ra

por la lpfigacin de la psicologa a la publicidad,.la comercializacin y el persottll. '-Yi$eag Pfqo Q896-7917), pot su enfoque de sistemas sociales de la organizacin y_ la administracin.

Figuras en la adminislracin del slglo--veinte: Peter F. p1uck9r, quien ha escrito mucho Pal sobre,tc_mas modernos de la administracin; !c1r,r1-4dp De_mi4g que introdujo el conh'o.! g.E {._SgltdgdSf,Jap-, Se pueden mencionar, aclems, a Cirris Argyris, Robert R. Blake, 19t Erncst Daklc, Flarold Koontz, Atrraham Maslow, Lyman W. Porter, y otros.

"Lcu

1.2.2

ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS Y LA AO

Es

LA PLANEACIONEst{lgcc'clrQ_Uise establccc la:.isiI, la_nrisin y los objet-ivos de la organizacin Adems, se seieccionan las _metas y se determinan programas para alcanzarlos (COMO). Esto origina l iieguntas e qu trabajo necesita hacerse, cunclo y cmo se har, qu recursos sern necesarios para llevarlo a cabo, etc. Es importante resaltar que si no se ha definiclo claramente el QU, toclo el trabajo tc:;ulta irrtil. Rccluiele l'r facultacl cle prever, visualizar y ver hacia el futuro. Es fundarnental en la administracin.Koontz describc rlue la plancacin "lmplica scleccional misiones y objetivos, as como las acciones necesarias para cumplirlos y rjquie'e por 1o tanto cle ton'n de clecisiones; esto*!, de la eleccin de cursos futulos de accirL a partil de diversas alternativas". Dt acuerdo a Chiavento, la pia-n-e-aeiiues: "Visualjzar el futulo y trazar el plograma d-e accin. Es la tarea de h'az las-1i6s gurl.*i"r cle lo uedende

tlasiJicar en:

tona

desiones,

nanipalatin de la inJbnnucin,

Luego menciona a las personas que desempean diferentes puestos. Los puestos desempeados por el personal en la oficina pueden catalogarse en: administradores o gerentes, profesionales de staff, profesionales de lnea, secretalias y personal de apoyo de la oficina, y personal de servicios y mantenirniento. Cada uno de estos puestos tiene asignadas tareas especficas dentro cle la oficina. Los adminishacloles o gerentes, en general, tienen a su cargo la toma de decisiones y el control de Ia empresa. Los profesicnales de staff son asesores de la alta gerencia que le ayudan en Ia toma dedecisiones. Los profesionales de lnea son los jefes o gerentes medios que realizan tareas de supervisin en la oficina. Ei personal de apoyo incluye a las secretarias, recepcionistas, contadores, etc. que ayudan al resto de empleaclos. Por ltimo, se tiene al personal de servicios que incluyen a todos aquellos empleados que prestan servicios de limpieza, mantenimiento,,ardinera, conseqera, mensajera, etc. Para terminar, se mencionan las diversas tareas desarrolladas en una oficina. La toma de decisiones es un tema que merece ser trataclo ampliamente y que las personas que se dedican a administrar deben dominar. En general, la toma de decisin involucra-lgnqr dos o ms opciones y deciclir al tomar conro base un anlisis de cada.una de ellas y determina la opcin ms ventajosa para la emlresa. Los gerentes tornan las decisiones relevantes. Las decisioles se toman en todo; lr s niveles de la empresa, conforme ms alto sea el nivel que ocupe la persona en la or3anizacin asi ser' la importancia de las decisiones. De la misma lnanera, la cantidad de clecisiones o el tiempo dedicado a la toma de decisiones en cada nivel, decrece corr relacin al nivel que ocupe la persona en la organizacin. La manipulacin de la inforrnacin: Esta tarea impliga el.hatamienta de-_la inJormacin en la oficina. Corno se vio en la tarea anterior, la informacin reunicla sirvc dc base para la toma cle decisiones. Los datos son reunidos y manipulados para obtener la informacin. Aqu se clasifican todas las tareas de recoleccin de datos, clasificacin, confirmacin, operacin, ordenamiento y produccin de reportes, grficas, etc. que fueran tiles. La administracin y almacenamiento de doellgl.e,ntos: Los documentos son responsabilidad de la olicirra y deben ser resguarc{aclos y adrninisbrados, de manera que pueda tenerse a.cceso a ellos de manera fcil-y rQp_Lda, custocliados en forma segura y confiable. Aqu se incluyen todas las taras destinaas a lograrlo, desde su recepcin, distribucin, has;ta su archivo y consulta posterior. Las -comunicaciones : Son las iareas que involucran. la comunicacin enh'e el personai_4g lA

adminilraindr docuntenlos]conunicadone.

34

Administracin, orgaflizacitt y AC

mpresa interna y externa, su registro y control. Se debe tener en mente esta clasificacin, ya que ms adelante ser de mucha ayuda. En general, tocias las tareas que se realizan en la oficina sorl susceptibles cle sel'automaLizadas.

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L.4.2 AUTOM ATIZACIN DE OFICINASConcepto amplio y de muchas facetas que implica la sistematizacin y el equipamiento de los Procesos administrativos de una oficina, que se apovan en clos disciplinas: la administracin y la tecnologa.La automatizacin de oficinas es un concepto anlplio. En esta poca se han presenciado enormes cambios en las organizaciones, siernpre en la bsqueda cle ma1,or eficiencia y productividaC. A las organizaciones se les exige un cambio sostenido y a veces dramtico para satisfacer a sus clientes. Automatizar ia oficina es un proceso constante que debe ser reevaluado cada cierto perodo.

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Para algunos autores, este trmino se limita al uso de computadoas y de softn'are estndar de oficinas para incrementar la eficiencia, mejorar las relaciones con los clientes y mejorar el control de los sistemas de las empresas. Larry L:lg, en su libro "Introduccin a la Informca y al Procesamiento de Informacin," define la automatizacin de oficinas, as: "Referente en forma colectiva a las aplicaciones basadas en la computadora asociadas con el.trabajo general de oficina".En el presente texto, sin embargo, se extiende no slo al uso de computadoras sino al de

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El equipamiento es entendido como dotar o proveer a la oficina del equipo necesario pata realizar las tareas administrativas. Se incluyen procluctos de software, equipos de cmputo, redes y comunicaciones. Simplemente equipar a las empresas no es suficiente para automalzarlas. Llena una oficina de equipo sin el respaldo de un sistema para usarlo y muy probablemente fudcasar. La automatizacin persigue incrernentar la productividad. Si slo se dota de equipo pero no se establecen claramenic los procedirnientos, es muy probable que rro se incremente. Equipar implica conocer las capacidad.es de los equipos, sus requerimientos para ser instalados y compatibilidades entre olros equipos. Requiere reconocer las cliversas opciones existentes, sus ventajas y desventajas, cundo es recomendable aplicarlas, los proveedores y condiciones de compra.En fin, el equipamiento y la sistematizacin son tratados a prcfundidad ms adelante en el presente texto. Lo que se pretende en este momento es que se tome una idea general de lo que implica automatizar.

Por sistemattzar se entiende visualizar a la empresa como un sistema y estandarizar los procedimientos y mtodos de trabajo que en ella se reaLizan, para que cualquier persona

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que ingrese a laborar pueda fcilmente incorcorarse y entender cmo llevar a cabo su I trabajo.S, Un sistema? Un sistema se puede definir como un conjunto de componentes que al interactuar producen una salida. Si la empres,a se visualiza como un sistema, se pueden identificar los componentes de la misma: sus locales o inmuebles en donde est situada,

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el mobiliario y equipo que sta utiliza, en general sus activos. Pero no se puede dejarlo ah. El principal componente en una empresa es su recurso humano y su creatividad. Adems, todos los mtodos y procedimientos definidos para realizar las tareas en la emPlesa tambin son componentes de este gran sistema. Bien, ahora se tiene que hablar de la salida que produce este sistema: depende de la emplesa. Si es una entidaci financiera, su principal objetivo es la generacin de utiiidades para sus accionistas. Si es un taller de mecnica, es muy probable que su objetivo sea la generacin de utilidades Para su dueo. Si se habla de un colegio, probablemente su objetivo sea generar utilidaoes para su dueo o propietarios. Existen otras salidas que pueden ser generadas de una empresa vista como sistema... pero en general es la generacin de utilidades. Procedimientos y mtodos de trabajo? Un procedimiento es detallar claramente el qu, cmo, quin y cundo deben hacerse las cosas para lograr un resultado. Un procedimiento puede ser descrito grficarrrente por medio de un diagrama de procedimiento. En estos diagramas se especifican las taleas a reallzar y se mencionan todas las personas o departamentos involucrados, al indicar el orden de ejecucin y detalles a tomarse en cuenta en cada tarea. Simplemente srstematizar vna empresa sin proveer el equipo necesario, no es suficiente para automattzarla. Se debe recordar que auto'natizar es realizar la tarea con la mnima intervencin humana, generalmente requiere de un equipo mecnico, electrnico o de oha ndole, que realice la tarea sin dicha interv'encin. Sistematizar incluye elaboracin de planes, diagramas de proceso, diagrama.s de procedimientos, definir la estructura organizacional, establecer normas y polticas, capacitar al recurso humano, inculcar una cultura y establecer controles mfricos. Todori estos trminos sern explicados en los textos siguientes.

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El recurso humano es el activo ms valioso dt: todas las empresas. Si se deja fuela al recurso humano denh'o de la automatizacin de oficinas, es rnuy probable que sta fracase. Se debe contar con un recurso humano capacitado en el uso del equipo y conocedor de los procedimientos existentes dentro de la empresa es buen inicio para unproceso de automatizacin de oficinas.

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En el futuro se usarn las siglas AO para identificar Automatizacin de Oficinas. En algunos textos se puede encontrar OA por sus siglas del ingls Office Automation.

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A veces se utiliza oficina y a veces empresa, Ar:aso son sinnirnos? Lr oficina es el sitio en donde se realizan tareas administrativas. Urr,a empresa persigue el fin de obtener una ganancia pero a tr3vs de ofrecer un producto o servicio. A la accin de producir el servicio o producto se le conoce como la actividad productiva de la empresa. Asimismo, son necesarias las actividades administrativas F'ara garantizar que la empresa logre su objetivct: La consecucit,n de una ganancia. Un, actividad ploductiva sin por lo menos

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Administracin, organizacin y AO

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un nlnimo de adminisbracin, generaimente es un fracaso. Ahora bien, la oficina es el sitio en donde se llevan a cabo las tareas aclminisbrativas; al automatizar una oficina obviamente la empresa se ve afectadr \/ no se pueden s'r porque la razn de ser de la oficina es Para servir a ia empresa. Las actividades adrninish'ativas son llevadas a cabo a trar's de las tarcas adnnistrativas. As que Ia oficina es el medio para lograr la administracin de una empresa.

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los tipos de tareas que se realizan en una oficina, cada una merece especial atencin, esfucliando quines la realizan, cmo lo realizan, con qu lo realizan y cundo. Algunas veces se olvida tambin resrofls; por qu se realiza? O visto c{esde otro ngulo es importaute que se realice?. Todo este conjunto cle preguntas forma parte de lo que es la sistematizacin. Al estudiar el equipamiento de una oficina, cada equipo ser analizado a la luz de a cul de estas tareas asisten o complementan.Se deben recordar

Nos interesa el sign:ficado de los siguientes trminos. Diversos autores difieren en su definicin por lo que para efectos del presente texto se entendern as:

la iabor que realiza un trabajador para llevar a cabo sus funciones en una organizacin. La profundidad es el grado en que un individuo puede controlar su 9a!_ajo. Ef alcance es el nmero de operaciones diferentes que resuiere un trabajo en par_ticular y la frecuencia con que puede repetirse el ciclo del mismo. A menor profundidad y ms pequeo el alcance, ms especializado ser un trabajo.La_tzurea- 9s

Una recepcionista tiene un mbito reducido respecto del gerente de la organizacin. La recepcionista se limita a recibir v hacer llamadas y atender a los visitantes. El gerente tiene una variedad de tareas no repetitivas que hacen que su mbito sea ms amplio. El ' mbito del conserje es an ms reducido, ya que se limita a la limpieza y mantenimiento de las oficinas. La profundidad del trabajo del gerente es mayot, ya que 1 decide y controla sus tareas. La- profundidad en la tarea de la recepcionista es lenor va sue el control de sus tareas est bajo un supervisor y muy poco puede cambiar. Dentro de un mismo trabajo pueden variar el mbito y la profundidad.

L.4.3.

RELACIN ENTRE ADMINISTRACIN Y AUTOM ATIZACIN DE OFICINAS CONCEPTOS FUNDAMENTALES

importantes para la adminislracin que se usarn constantemente en los materiales de automatizacin de oficinas. Harold Koontz clasifica los planes en: 1) Misiones o propsitos 2) Objetivos o metasEs necesario aclarar algunos trminos

3) Estrategias 4) Polticas 5) Procedimientos 6) Reglas 7) Proglamas 8) Presupuestos

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A corrtinuacin se definen brevemente.

Visin: Tnnino tlefinido por Goodstein corno "una fuente de inspilacin, concentrada en el fufuro implica alto grado de xito y es relativamente estable con el paso del tiempo, lo que Proporciona a la compaa una imagen prr:concebida e idealizada de s misma y su singularidad. Es un enfoque aspiracional de Io que nos gustara ser. Es la principal refet'encia y la ms significativa ambicin empresarial que se va construyendo da a da a travs del esfuerzo planeado y cooldinado. La visualizacin de la organizacin a largo plaz