Organización del área de las TICs

Lars Tveit, KS

Gestión y organización…

No es una forma correcta de organizar el área de las TICs…

Diferencias entre la organización y las estructuras

Diferencias en complejidad

Etc…

Men, det finnes noen fellesnevnere…

• ¿Las prioridades del municipio?

• ¿Recursos necesarios para resolver las tareas?

• ¿Qué se espera de las TICs?

• Cómo ayudarán las TICs a resolver los retos

• ¿Qué estrategia TIC se desarrollará para cumplir con este rol?

• Qué tipo de recursos y experiencia en TICs son necesarias para complementar su rol y responder de acuerdo a la estrategia

• Cuál es la capacidad de la estructura de TICs (funciones y roles)

• ¿Cómo integrar esta estructura con otros recursos para desarrollar y optimizar capacidades?

Capacidad tecnológica….

• Desarrollando infraestructuras estables y previsibles

• Proporcionar el soporte adecuado• Desarrollar soluciones y sistemas de

información que den soporte a las actividades y estructuras de las unidades de la organización

• Mejorar y desarrollar soluciones y sistemas de información

Capacidad de liderazgo….

• Desarrollar la adecuada armonización entre las TICs y la estrategia municipal

• Anticipar necesidades futuras, alinear y gestionar las expectativas de servicios

• Desarrollar soportes para el desarrollo y uso de las TICs• Identificar y priorizar las iniciativas TIC• Planificar y gestionar el proyectgo TIC• Optimizar las inversiones por medio de mecanismos de gobernanza• Planificar y gestionar la provisión de servicios y soluciones al menor

coste posible• Planificar y gestionar el cambio• Identificar, planificar, desarrollar, reservar recursos, coordinar y

gestonar los recursos TIC internos y externos• Medir y seguir los costes y la obtención de beneficios• Controlar los riesgos y la seguridad

Uso de TICs

1. Organización

2. Liderazgo

3. Conocimiento humano

Se trata fundamentalmente de 3 cosas

La introducción de las TICs

Liderazgo del área de las TICs

Modelo ”Y”…

ProveedorPedidos

Gestión

SLA

Estrategia TIC Seguridad TI y responsabilidad de gestión global para POL???

Coordinación y priorización – TIC HP Infraestructura TIC y plataforma tecnológica Aseguramiento de la calidad y conformidad

Provisión de servicios operacionales y de gestión de acuerdo al SLA

Provisión de servicios relacionados con el soporte (funcionales y técnicos)

Enfoque en el usuarioRequisitos de usuario y requisitos funcionalesFinanciación Implementación de proyectos (contratación pública e implementación)

Coste/beneficio – Obtención de gananciasDesarrollo de la organización – nuevos procesos y procedimientos y ajustes a los existentes

Responsabilidad de gestión operacional y de seguridad para POL

Formación y educación

ProveedorPedidos

Gestión

SLA

1

1 Liderazgo de TI2

2 Desarrollo de arquitectura3

3 Desarrollo de negocio4

4 Desarrollo tecnológico5

5 Gestión de proveedores

GestiónEstablecimiento de premisas y seguimiento (conformidad)

¿QUÉ? ROL RESPONSABILIDAD

Municipal Órgano de toma de decisiones global. El rol requerido por la estructura de autoridad del municipio

Gestión global Tiene la responsabilidad de la estrategia global, la arquitectura de seguridad, políticas y el seguimiento de la conformidad en el área TICs del municipio.

Gestor del municipio

Grupo de dirección en TICs

Es el organismo superior encargado de la toma de decisiones y establecimiento de prioridades relacionadas con las TICs

Gestor del municipio

Staff TICs Preparar casos para el director municipal BFKE – Planes operacionales y seguimiento de:

• Estrategia TI• Seguridad• Arquitectura• Coordinación

Gestor del municipio

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ComprasCentro del usuario

¿QUÉ? ROL RESPONSABILIDAD

Propietario del sistema

Responsable de la aclaración de necesidades, decisión de compras y desarrollos, financiación, gestión y , formación, obtención de beneficios, interacción con los proveedores, gestión de contratos, soporte, tratamiento,etc.

Gestor del municipio

Coordinador del sistema

Gestión operativa en representación del propietario del sistema Propietario del sistema

Coordinador de TICs Coordinación de los propietarios del sistema, asegurar las necesidades del negocio en la gestión de cada departamento municipal.

Gestor del municipio

Comprador autorizado

Reservas diarias de productos y servicios estándares.

Usuario/a Cualquiera que utilice las TICs como herramienta para llevar a cabo las tareas necesarias para los habitantes de un municipio

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VendedorVendedor de operaciones y sistemas

QUÉ ROL RESPONSABILIDAD

Provisiones operacionales

Tiene la responsabilidad operacional global de acuerdo con el SLA, la gestión de aplicaciones, la coordinación de la cadena de suministro con otros proveedores, tecnologías e infraestructura de soporte.

Unidad operativa

Otros vendedores de sistemas

Provisión de acuerdo a los compromisos adquiridos Proveedores

Proyectos y consultoría

Gestión de proyectos, consultoría y asistencia a los departamentos municipales

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Rol de gestiónGestor municipal

Este rol incluye tareas relacionadas con la definición de requisitos y el establecimiento de políticas en relación a lo siguiente:

Arquitectura e infraestructura TIC del municipio

Guías y estándares Arquitectura e infraestructura Priorización y coordinación de las iniciativas

TIC municipales (TIC HP) Seguridad de la información, control de la

calidad y gestión de proyectos

Tareas principales

Servirá como guía y control en la actividad de priorizar las actividades TIC

• Gestión global de las TICs y establecimiento de la estrategia TIC global

• Responsabilidad global de la seguirdad de la información facilitando la seguridad

• Definición de requisitos y políticas en relación a la arquitectura y a la infraestructura

• Seguimiento de los costes totales de las TICs• Asegurarse de que los actores involucrados cumplen

sus deberes y responsabilidades asignados• Liderar el grupo de dirección de TICs• Responsabilidad de gestión para la política de

pedidos• Responsabilidad contractual con el proveedor de

operaciones

Responsabilidades

• El papel clave incluye la planificación estratégica global de las TICs, coordinación y gestión necesarias para el seguimiento de las actividades TIC en el municipio

• Responsable de coordinar la inversión en TIC en un nivel global y estratégico.• Responsable de desarrollar una estrategia TICs coordinada para la organización y las prioridades.• Responsabilidad de garantizar que la información personal se asegura adecuadamente en el tratamiento de los sistemas

municipales y en relación con los procesadores de datos externos.

Rol de pedidosPropietario del sistema – Asegurará las herramientas a los usuarios

Determinar la compra, gestión y retirada paulatina de las soluciones del sistema

Asegurar que la solución cumple con las leyes y normal en general y en particular con la Ley de Protección de datos

Establecer los estándares para la solución de seguridad establecida en función del nivel de seguirdad deseado.

Establecer las demandas de funcionalidad y calidad y seguimiento de que se mantienen en el sistema

Asegurar la formación necesaria en el uso del sistema incluyendo el establecimiento de privilegios especiales (superusuarios)

Asegurar la obtención de beneficios a partir de la intorudción y uso del sistema

Acuerdos de gestión relacionados con el sistema (licencias, mantenimiento) y responsable de la cobertura del presupuesto

Responsabilidades y tareas

Es importante que este papel lo lleve a cabo alguien con la experiencia suficiente relacionada con:

• Procesos de negocio que serán soportados• Necesidades de usuario• El sistema y su potencial de uso• Leyes y normativa relevantes• Obtención de beneficios• Implementación de proyectos

Competencias

• Uno de los roles más importantes de pedidos reside en los Propietarios del Sistema. Es esencial asegurar que el propietario del sistema es capaz de ejercer las responsabilidades que le competen de manera apropiada

• Buenos profesionales de pedidos dan lugar a proveedores profesionales. • Los Responsable del Sistema.son responsables de las actividades estratégicas relacionadas con la cadena de valor• El Responsable del Sistema es responsable de coordinar y establecer un diálogo con usuarios y proveedores de sistemas

y de operaciones. • Systemeier vil være eier av prosessen som systemløsningen skal understøtte. • Los Responsables de Sistema tienen un rol como controladores de las operaciones de protección de datos.• El Responsable del sistema es responsable de la obtención de ganancias

Kritiske suksessfaktorer for systemeierUtøves gjennom godt systemeierskap

Avklart forvaltningsmodellSystemeier må selv avklare forholdet mellom egenforvaltning, fellesforvaltning med andre kommunale aktører eller forvaltning gjennom outsourcing til leverandør(er)

Forvaltningsapparat riktig dimensjonertRiktig dimensjonering av forvaltningsapparatet er spesielt viktig i forhold til fellessystem og sektorsystemer/systemer som anvendes på tvers av virksomheter

PrioriteringMotstridende interesser fra brukere må håndteres, avklares og kommuniseres entydig av systemeier

EskaleringEskaleringspunkt ved uenighet eller lignende for konsernsystemer er IKT-styringsgruppe. For fagsystemer skjer eskalering via ordinær linjeorganisasjon

Systemeier må være plassert på ledernivå relatert til prosessen systemet skal understøttesSystemeier må være plassert på ledernivå for virksomhetssystemer og på kommunaldirektørnivå for konsernsystemer

LeverandørrollenDriftsleverandør

• Helhetlig driftsansvar

• Sikre effektiv, økonomisk og stabil drift

• Koordinere sentrale driftsoppgaver i kommunen

Hovedoppgaver

Rollen må fylles med tilstrekkelig fagkompetanse

• Helhetlig driftsansvar i samsvar med SLA • Inngå avtaler om drift av systemer og

følge opp SLA krav mot eksterne driftsleverandører

• Applikasjonsdrift, herunder forstå nødvendige installasjoner, oppgraderinger og annet endringsarbeid

• Innfasing av endringer i drift og koordinering av dette med systemeierne, systemleverandører og eksterne driftsleverandører

• Koordinere leveranser fra flere eksterne leverandører

• Kommunikasjon med systemeierne

Ansvar

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Espacios/Foros de reunión Espacios para asegurar la comunicación y el control

• Juntas de control– Grupo de dirección de TICs– Foro TICs

• Foros relacionados con el sistema– Comité de cambios por sistema– Comité de usuarios por sistema

• Foro para la comunicación– Ayuntamiento-TIC (para todos los involucrados

en TICs en la comunidad)

Tareas principales Autoridad que decide

I egenskap av RådmannAvgjøre prioriteringer mellom større prosjekter og initiativSikre koordinering mellom kommunene

Grupo de dirección de TICsForo para la coordinación global y las decisiones fundamentales

Samordning og prioritering på tvers av kommunens fagområderKlarlegge fokusområder og overordnede målsetninger for IKT-området genereltSikre riktig allokering av ressurser og kommunikasjon på tvers av kommunenVære sponsorer, prioritere og følge opp strategisk viktige prosjekterOverordnet risikostyring innen IKT-området

Participantes Agenda

Faste punkter på agendaOverordnet status IKTStørre/prinsipielle endringsbehovStore og kritiske prosjekterVurdering av kostnadsbilde og risikoAnnet

Møtes månedlig og ved behov

Ledes av: RådmannLeder har ansvar for å sikre at forumet til enhver tid har riktig kompetanse (faglig og formelt)

Hvem deltarRådmennene (eller en som opptrer i dennes sted).

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Hovedoppgaver Beslutningsmyndighet

???

IKT-forum Forum for koordinering av IKT

?

Deltagere Agenda

Faste punkter på agendaInformasjon fra IKT-styringsgruppeFelles endringer (eks ved oppgradering av databaser eller infrastruktur)Orientering om endringer som kan ha betydning for andre systemeiereAnnet

Møtes månedlig og ved behov

Ledes av: Utnevnt lederLeder har også har ansvar for å sikre at forumet til enhver tid har riktig kompetanse (faglig og formelt)

Hvem deltarRelevante systemeiere innen sektoren (typisk eierne av de største og mest kritiske systemene i den enkelte virksomhet). Evt andre som Rådmannen utpeker

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Hovedoppgaver BeslutningsmyndighetI egenskap av systemeierrollen

Kan stanse og/eller iverksette endringer

EndringsforumForum for å prioritere og beslutte funksjonelle endringer

Vurdere funksjonelle endringer og behov for oppgraderingSikre at vesentlige endringer i systemer eller infrastruktur ikke kommer i konflikt mht ressurs/kompetansebruk, at alle relevante aktører er varslet og at riktige beslutningsgrunnlag ligger til grunnSikre at endringer ikke bryter med infrastrukturprinsipper

Deltagere Agenda

Faste punkter på agendaForeslåtte endringer i neste periode (endringskalender)Fremtidige endringsbehov og -ønsker

Møtes jevnlig og ved behov

Ledes av: Systemeier Leder har også har ansvar for å sikre at forumet til enhver tid har riktig kompetanse og sammensetning

Hvem deltarRelevante brukere. På grunn av forumets formål vil det være et fåtall av nøkkelbrukerne som er tilstede. Det må være brukere med relevante fullmakter og kompetanse til å utøve deltakerrollen.

Forumet skal etableres for konsern-og tverrfaglige systemerForumet kan etableres for virksomhetskritiske systemer

Forumet skal etableres for konsern-og tverrfaglige systemerForumet kan etableres for virksomhetskritiske systemer

Presisering

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Brukerforum – etableres per systemForum for opplæring, brukerbehov og erfaringsutveksling

Hovedoppgaver BeslutningsmyndighetIkke beslutningsforumSikre at krav og behov vedrørende funksjonalitet og

opplæring blir samlet inn og koordinert opp på en strukturert måte. Kommunikasjon vedrørende utviklingDiskusjon, erfaringsutveksling og motivasjon

Deltagere Agenda

Ikke fast agenda, men følgende kan være temaInformasjon om bruk og planlagte endringerKommunikasjon om forventninger til brukerneTilbakemeldinger fra brukerne om bruk og endringsønsker/ muligheter for gevinstrealisering.

Møtes ved behov – systemeier kaller innFor konsernsystemer bør det gjennomføres faste møter, eks 2 ganger i året

Ledes av: Systemeier Leder har også har ansvar for å sikre at forumet til enhver tid har riktig kompetanse og sammensetning

Hvem deltarRelevante brukere. Det vil ikke være fast deltakelse. Brukerforum kan settes sammen i forhold til sakene som skal belyses.

Forumet skal etableres for konsern- og tverrfaglige systemerForumet kan etableres for virksomhetskritiske systemer

Forumet skal etableres for konsern- og tverrfaglige systemerForumet kan etableres for virksomhetskritiske systemer

Presisering

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Hovedoppgaver Beslutningsmyndighet

Ikke beslutningsforum

Ayuntamiento TICForo para la comunicación desde la gestión

KommunikasjonErfaringsutvekslingSpesielle tema

Deltagere Agenda

Faste punkter på agendaOverordnet informasjon om status for IKT-arbeidet i kommunenPlanlagte aktiviteter og viktige endringer

Møtes 1-2 ganger i året

Ledes av: RådmennHvem deltar

Medlemer i IKT-styringsgruppeSystemeiereVirksomhetsledereRelevante IKT-leverandører

Ansvar for å innlede og avslutte tilligger Rådmenn

IKT-tinget er viktig for å få en stor og i dag lite koordinert organisasjon til å gå i takt på IKT-området. Kan evt vurdere behov etter hvert.

IKT-tinget er viktig for å få en stor og i dag lite koordinert organisasjon til å gå i takt på IKT-området. Kan evt vurdere behov etter hvert.

Presisering

RisikoDe viktigste risikoelementene

• Manglende enhetlig rolleforståelse og riktig fag- og beslutningskompetanse til å fylle rollene

• Systemeiere for konsernsystemer og tverrfaglige systemer fokuserer for mye på eget behov fremfor andre brukere

• Manglende gjennomføringsevne– ”Nok en oppgave blant mange andre”– Kapasitet og kompetanse

• Manglende etablering av samhandlingsarenaer med riktig fag- og beslutningskompetanse

• Motstand mot endring– Endringstretthet på IKT-området

Kommunikasjon er nøkkelrisiko– Alle må skjønne den nye organiseringen og konsekvenser av denne– Viktig at modellen forankres i relevante lederfora og i forhold til de tillitsvalgte

Preguntas….?