UNIVERSIDAD ESTATAL DE MILAGRO

ASIGNATURA : ADMINISTRACION MPRESARIAL

:

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LA ORGANIZACIÓN

TEMA DE INVESTIGACION

5

Organización

Planificación

Control

Dirección

PROCESO ADMINISTRATIVO

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•El término organización

proviene de organismo, que a

su vez significa un conjunto de

órganos relacionados entre sí

para lograr un objetivo común.

ESTRUCTURA DE ORGANIZACION

Organización es el proceso que consiste

en identificar y agrupar adecuadamente las

actividades de un empresa o institución,

delineando y escalonando las autoridades y

responsabilidades, a los efectos de lograr

los objetivos propuestos.

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Comprende la estructura organizacional, o sea la división del trabajo, los distintos niveles dentro de

la misma y la autoridad y responsabilidad delos diferentes niveles jerárquicos, representados

gráficamente mediante un organigrama. Puede ser definida en los manuales, ya sea de

organización, de procedimientos o de política.

ORGANIZACIÓN FORMAL

ORGANIZACIÓN INFORMAL

Es aquella en la que no existe una estructura organizacional formalmente definida y las relaciones,

comunicaciones, niveles de autoridad y responsabilidad, existen sin formalización previa. Este tipo

de organización no consta en ningún documento escrito.

TIPOS DE ORGANIZACION

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DEFINICION DE ORGANIZACION

La organización es el proceso que consiste en identificar o agrupar ordenadamente las actividades y/o procesos de una empresa, particular o pública, organismos no gubernamentales y otros; definir los sectores o áreas y las interrelaciones e interacciones entre éstos; delimitar escalonar la autoridad y responsabilidad de cada cargo; y, establecer adecuados sistemas y canales de comunicación y coordinación entre las diferentes unidades de modo a conseguir los objetivos deseados, considerando las variables o condiciones ambientales y los recursos disponibles.

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PROPÓSITOS DE LA ORGANIZACIÓN

Permitir la consecución de los objetivos primordiales de la empresa lo más eficientemente y con un mínimo esfuerzo.

Eliminar duplicidad de trabajo.

Establecer canales de comunicación.

Representar la estructura oficial de la empresa

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DIVISION DEL TRABAJO

J

E

R

A

R

Q

U

I

A

C

O

O

R

D

I

N

A

C

I

O

N

DEPARTAMENTALIZACION

PROCESO

DE

ORGANIZACION

ELEMENTOS DEL PROCESO DE ORGANIZACIÓN

11

12

PROCESO DE ORGANIZACIÓN

PASOS BÁSICOS PARA ORGANIZAR Dividir la carga de trabajo entera en tareas que puedan ser ejecutadas, en forma lógica y cómoda, por personas o grupos. Esto se conoce como la división del trabajo. Combinar las tareas en forma lógica y eficiente, la agrupación de empleados y tareas se suele conocer como la departa mentalización. Especificar quien depende de quien en la organización, esta vinculación de los departamentos produce una jerarquía de la organización.

Establecer mecanismos para integrar las actividades de los departamentos en un todo congruente y para vigilar la eficacia de dicha integración. Este proceso se conoce con el nombre de coordinación.

División del trabajo se refiere a descomponer una tarea

compleja en sus componentes, de tal manera que las personas sean responsable de una serie limitada de actividades, en lugar de tareas en general.

La división del trabajo crea tareas simplificadas que se pueden aprender a realizar con relativa velocidad por consiguiente comenta la especialización, pues cada persona se convierte en experta en cierto trabajo.

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Departamentalización

se refiere agrupar en departamentos aquellas actividades de trabajo que son similares o tiene una relación lógica, para ello se labora un organigrama donde mediante cuadros se representan los diferentes departamentos que integran la organización. Por ejemplo los colaboradores se pueden agrupar en departamentos de compras, departamento de producción, etc

COMPRAS FABRICACION MARKETING

14

15

16

Jerarquía

Son los diferentes niveles de autoridad.

GERENTE

JEFE

SUPERVISOR

CAPATAZ

OBRERO

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Coordinación

La coordinación es un proceso integrador o sincronizador de los esfuerzos y acciones del personal, en calidad, tiempo y en dirección, de suerte que funcione armónicamente y sin fricciones y duplicaciones, a fin de satisfacer y alcanzar los objetivos y metas establecidas por

la empresa.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACION

DIVISION DEL TRABAJO

ESPECIALIZACION

Principio de Taylor que propone que

mejorar la eficiencia y eficacia de los

procesos de una empresa dividiéndolos

en actividades y tareas para facilitar su

ejecución

Entidad que por la repetición de sus

actividades genera métodos

especializados de resolución

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RECURSOS

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

INFRAESTRUCTURA

E

L

E

M

E

N

T

O

S

BASE LEGAL

PROCESO

OBJETIVO

ELEMENTOS DE LA ORGANIZACION

19

20

OBJETIVO

BASE LEGAL

Toda empresa u organización busca

siempre un objetivo, sea este social,

económico o financiero; el objetivo a

lograr debe ser claro, preciso y conciso.

Esta constituido por el conjunto de

normas legales, que hacen posible que

la empresa formalmente funcione.

Ejemplo:

-Ley de MYPES. Ley 28015

- Ley de la E.I.R.L. Ley 21621

-Ley general de sociedades. Ley 26887

ELEMENTOS DE LA ORGANIZACION

ELEMENTOS DE LA ORGANIZACION

RECURSOS

ESTRUCTURA

Recurso humano

Recurso económico

Recurso financiero

Recurso material

Recurso tecnológico

Recursos de información

Etc.

Constituida por los distintos órganos

y unidades administrativas que se

han establecido en la organización,

constituye el “cuerpo Óseo” de la

empresa y deben establecerse de

acuerdo a las necesidades, tamaño,

giro, u otra característica especial de

la organización. 21

ELEMENTOS DE LA ORGANIZACION

PROCESOS

INFRAESTRUCTURA

Conjunto de procedimientos que

debe realizarse para ejecutar las

operaciones de la empresa; para la

producción de bienes debe seguirse

un proceso, para la venta de igual

manera, para la compras, etc.

Esta referido a las áreas y/o

ambientes físicos donde la empresa

debe funcionar

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EL ORGANIGRAMA

Comprende la estructura organizacional, o sea la división del trabajo, los distintos niveles dentro de la misma y la autoridad y responsabilidad de los diferentes niveles jerárquicos, representados gráficamente mediante un organigrama. Puede ser definida en los manuales, ya sea de organización, de procedimientos o de política.

PRESIDENTE DE LA REPUBLICA

PODER LEGISLATIVO PODER EJECUTIVO PODER JUDICIAL

CONGRESO MINISTERIOS CORTE SUPREMA

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ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA

NIVELES

Representan el grado de autoridad de la

empresa y crecen en forma vertical

Gerente

Sub Gerente

Director

jefe

Supervisor

Asistente

N1

N2

N3

MAXI MO 4 NIVELES

Operador

N5

N4

N6

N7 24

ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA

CARGOS

Conjunto de actividades o tareas que

van a ser efectuadas por personal

especializado.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDDES

Supervisar trabajo

Elaborar informes

Diseñar planes de trabajo diarios

PERFIL DEL CARGO

Conocimientos básicos de Adm.

3 años de experiencia en el ramo

1 2 3 n

SUP

25

T

I

P

O

S

D

E

E

S

T

R

U

C

T

U

R

A

S

Organización lineal

Organización Funcional

Organización Líneal - Staff

Organización Por Comités

Organización Matricial

DEPARTAMENTALIZACION ORGANIZACIONAL

JEFE

DEPARTAMENTOS

ASESORIA

COMITES

PROCESOS

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ORGANIZACION LINEAL Este tipo de organización se conoce también con el nombre de

organización vertical y contiene una serie de relaciones directas entre superiores y dependientes, basadas en la responsabilidad directa.

En esta clase de organización no funciona la asesoría y la coordinación solamente es tomada por las unidades administrativas que están en un mismo nivel de autoridad.

Ventajas: No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad. Rapidez en el cumplimiento de las órdenes Mayor facilidad en la toma de decisiones y en su ejecución. Es más fácil y útil en la pequeña empresa. Desventajas: Deja toda la organización en una sola persona, por lo tanto el

triunfo o fracaso de dicha persona será el triunfo o fracaso de la organización.

No permite el asesoramiento del personal subordinado. Los miembros de la organización se tornan mecanicistas. No fomenta la especialización.

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ESQUEMA DE ORGANIZACION LINEAL

GERENTE

ENCARGADO

COMPRAS

ENCARGADO

PRODUCCION

ENCARGADO

VENTAS

AUXILIAR

COMPRAS

OBREROS

VENDEDORES

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ORGANIZACION FUNCIONAL Esta clase de organizaciones están formadas de acuerdo a la

especialidad en determinada área del conocimiento de cada unidad administrativa, crece generalmente en forma horizontal.

Se le llama funcional porque el jefe de una determinada área puede desempeñarse en otras áreas afines, es decir permite la funcionalidad.

VENTAJAS Incentivan la especialización, permitiendo mayor eficiencia Permite la coordinación de los integrantes de la organización a

todo nivel. Las decisiones son tomadas con un criterio más técnico. Se obtiene la más alta eficiencia de cada persona. Disminuye la presión sobre un solo jefe. DESVENTAJAS No permiten un control oportuno y eficaz. Las especialidades en más de una área del conocimiento y no

utilizados racionalmente puede dar lugar a una disminución en la eficacia.

Se da con mucha frecuencia la duplicidad de mando. Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad.

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GERENTE

ABASTECIMIENTOS

PRODUCCION

CAJA

CONTABILIDAD

MARKETING

FABRICACION

RECURSOS

HUMANOS

ESQUEMA DE ORGANIZACION

FUNCIONAL

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ORGANIZACION LINEAL CON ASESORIA

Se combinan los dos tipos de organización, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una.

Conserva de la organización lineal o militar la autoridad que se transmite a través de un solo jefe. Y de la funcional, la especialización de cada actividad en una función.

Está basada sobre el empleo de los especialistas, puestos en sus respectivos sitios y considerados exclusivamente en función de consulta.

Este tipo de organización es el más utilizado en la actualidad. Staff Surge como consecuencia de las grandes organizaciones y del avance

de la tecnología, contar con especialistas capaces de proporcionar información experta y de asesoría a los departamentos de línea.

La función de consulta no tiene poder de dar órdenes sino está encargada de aconsejar a los miembros de la línea.

El órgano consultivo puede entrar en la línea solo para tareas específicas y no en forma permanente.

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VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA ORGANIZACIÓN MIXTA

Ventajas:

Logra que los conocimientos expertos influyan sobre la manera de resolver los problemas de dirección.

Hace posible el principio de responsabilidad y autoridad, y la especialización Staff.

Desventajas:

Da confusión sino son bien definidos los deberes y responsabilidades de la asesoría.

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ESQUEMA DE ORGANIZACION MIXTA

GERENCIA

SECRETARIA

ASESORIA LEGAL

PLANEAMIENTO

LOGISTICA PRODUCCIÓN MARKETING FINANZAS

CONTABIL COMPRAS FABRICAC VENTAS

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ORGANIZACIÓN POR COMITES Asignarlos diversos asuntos administrativos a un grupo de

personas que se reúnen para discutir y resolver los problemas que se les encomienden; se da en combinación con otro tipo de organización. Hay comités directivos, ejecutivos, de vigilancia, consultivos, etc.

Ventajas: Las soluciones son más efectivas. Se comparte la responsabilidad. Permite que las ideas se fundamenten. Se aprovecha al máximo la experiencia. Desventajas: Las decisiones son lentas. Es difícil disolverlos. Los gerentes se desligan de la responsabilidad. 34

Organizaciones Matriciales.

Se utilizan en empresas orientadas a proyectos a gran escala. La idea básica es asignar el proyecto a un gerente de proyectos y sostenerlo en su ciclo vital. En vez de tener un personal permanente a sus ordenes él lo solicitaría del personal existente en la organización para asignarlo temporalmente a su proyecto. Una vez que cumplen con su cometido regresan a sus organización funcional.

Desventaja: No está bien definida la autoridad, establecimiento de las prioridades y la utilización de recursos entre los gerentes funcionales y los de proyectos.

Ventaja: Esta orientada a los resultados finales; se mantiene la identificación profesional. Identifica con precisión la responsabilidad de cada jefe.

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36

POR FUNCIONES

POR PRODUCTOS

POR CLIENTES

POR TERRITORIOS

O

R

G

A

N

I

Z

A

C

I

O

N

EMPRESA

ESTRUCTURAS POR DEPARTAMENTALIZACIÓN|

POR PROCESOS

Existen diferentes métodos de departa mentalización aplicables de acuerdo con

la naturaleza o giro de la empresa

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POR FUNCIONES

La agrupación de actividades de acuerdo con las funciones que realiza una empresa, es una práctica muy generalizada. Una empresa realizará actividades de tipo industrial, comercial o de servicios.

Por ejemplo, en una empresa industrial, la función fundamental es la de producción, por lo tanto las unidades más importantes corresponderán a dicha función (Fabricación, diseño, montaje, control de la producción, control de calidad, etc.)

En una empresa comercial, las funciones de compra, de ventas, adquirirán una gran importancia con respecto a las otras funciones.

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DEPARTAMENTALIZACION POR FUNCIONES

GERENCIA

Departamento

de Compras

Departamento

Producción

Departamento

de Ventas

Departamento

de RR.HH.

Departamento

de Finanzas

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POR PRODUCTOS

El establecimiento de unidades de organización por productos o líneas de productos es un criterio de organización, que ha venido adquiriendo gran importancia en las grandes empresas que tienen una producción diversificada y toma como base los diferentes productos que se obtienen. Este hecho se explica debido a que cada producto requiere de personal especializado, instalaciones y maquinaria especial.

Ejemplos: - En una granja avícola, las unidades fundamentales de acuerdo a este

criterio, serían: * Huevos. * Carnes. * Incubadoras.

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DEPARTAMENTALIZACION POR PRODUCTOS

GERENCIA

ENCUBADORA CARNES HUEVOS

GERENCIA

LOGISTICA PRODUCCION MARKETING

AZUCAR ALCOHOL BAGAZO PAPEL MELAZA ACIDO SULFURICO

AVICOLA

FABRICA

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POR CLIENTES Este tipo de agrupación de actividades, pone todo el énfasis en los

clientes, se utiliza en muchas clases de empresas, preferentemente en empresas de carácter comercial, en lo referente a las actividades de compras y de ventas. El volumen de estas operaciones, los productos comunes que se intercambian permiten clasificar las siguientes unidades:

- Mayoristas. - Minoristas - Detallistas Las empresas que dan servicios, clasifican las funciones de acuerdo a

la rama de actividad: - Agricultores. - Ganaderos. - Industriales. - Ferretería. - Construcciones, etc.

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DEPARTAMENTALIZACION POR CLIENTES

GERENTE

ABASTECIMIENTOS

PRODUCCION

DISTRIBUIDORES

CONTABILIDAD

MARKETING

MAYORISTAS

RECURSOS

HUMANOS

MINORISTAS DETALLISTAS

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POR TERRITORIO DE ACCION También se denomina departamentalización territorial,

regional o localización geográfica. Requiere de la diferenciación y agrupamiento de las actividades de acuerdo con la localización en donde se ejecutará el trabajo o del área de mercado que servirá la empresa.

La departamentalización territorial generalmente es utilizada en empresas que cubren grandes áreas geográficas y cuyos mercados son extensos, establecen unidades de organización que permiten actuar eficiente y coordinadamente, en un radio de acción.

Empresas de Gran Envergadura Geográficamente dispersas

Se aplica, generalmente a las funciones de Producción y Ventas más no así a Finanzas

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DEPATAMENTALIZACION POR TERRITORIO

Gerencia de

operaciones

Zona

Norte

Región

Centro Región

Sur

Agencia

Rioja

Agencia

Moyobam.

Agencia

Lamas

Agencia

S.J. Sisa. Agencia

Juanjui

Agencia

Tocache

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POR PROCESO O EQUIPO

Este criterio, toma como base ciertos procesos que incluyen un conjunto de operaciones y que deben ser realizadas en un lugar determinado y con equipo especializado. Se utiliza con frecuencia en las empresas industriales. Por ejemplo producción de conservas de frutas, Las actividades más frecuentes son:

- Acopio. - Lavado. - Cortado. - Preparado - Envasado - Etiquetado - Empacado - Almacenado.

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DEPARTAMENTALIZACION POR PROCESOS

GERENCIA

Area de

Compras

Area de

Producció

n

Area de

Ventas

Area de

Finanzas

Lavado Cortado Envasado Etiquetado Empacado

47

Gracias por su atención

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