ORGANOGRAMA: REPRESENTAÇAO,GRAFICA DA ESTRUTURA

YOLANDA FERREIRABALCAO

"Os indivíduos produzem mais quando sabem o quefazer, que autoridade têm e quei» são suas relaçõescom as outras pessoas na organização." - LAWRENCEA. ApPLEY

Ao lado das emprêsas brasileiras em que há organogramascorretamente desenhados a produzir todos os benefíciosque lhes são próprios, encontramos outras em que os orga-nogramas estão a exigir melhor adaptação à realidade ouaperfeiçoamento na forma de apresentação; outras, ainda,em que não há organograma, mas existe grande receptivi-dade à idéia de implantá-lo; e, finalmente, algumas emque é forte a resistência a essa idéia.

Verificamos, por outro lado, que muito pouco se tem es-crito no Brasil e mesmo no estrangeiro sôbre a técnica deelaboração de organogramas e as reais vantagens e limita-ções dêsse instrumento de administração.

Uma vez que para a grande maioria das emprêsas um dosprimeiros e mais decisivos passos no caminho da' raciona-lização é exatamente o da implantação de organograma,e que para aquelas que já deram êsse passo e o fizeramcom alguma imperfeição é recomendável a correção deseus defeitos, julgamos que importa examinar atentamenteo assunto, respondendo às perguntas e objeções que mais

YOLANDA FERREIRA BALCÃO - Professôra-Adjunta e Chefe do Departamentode Administração Geral e Relações Industriais da Escola de AdminiStraçãode Emprêsas de São Paulo, da Fundação Getúlio Vargas.

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freqüentemente se fazem com relação a êsse valioso auxi-liar de racionalização orgânica.

Definido nosso objeto, faremos a seguir a descrição e aanálise de diversos tipos de organogramas - com suasconvenções próprias de conteúdo e nomenclatura - eexaminaremos as vantagens e limitações da representaçãográfica da estrutura.

CARATERÍSTICAS DO ORGANOGRAMA

Criado essencialmente para dar representação gráfica àsrelações entre cargos na organização, o organograma tem,bàsicamente, duas partes interligadas - linhas e retân-gulos -, sendo que as primeiras representam o fluxo daautoridade na organização e os últimos os cargos entre osquais flui a autoridade.

Nos últimos anos, especialmente nos Estados Unidos daAmérica, o conceito de organograma evoluiu no sentidode incluir não só a estrutura orgânica presente, mastambém a futura, tal como é planejada pela administra-ção. A adaptação do organograma a êsse fim foi descritaem artigo publicado na REVISTADE ADMINISTRAÇÃODEEMPRÊSAS.1

Porém, em seu uso mais generalizado e universal, o orga-nograma é uma "fotografia" da hierarquia e da divisão deatividades da organização, tal como tenham sido oficial-mente planejadas pela administração. Êle mostra "quem ésubordinado a quem" - ou que cargos são superiores e quecargos são subordinados - e. a departamentalização orgâ-nica existente.

Na prática é comum a confusão entre o organograma eos diversos tipos de fluxogramas - como, por exemplo,

1) WINSTON OBERG,"O Preparo da Organização para Expansão"', Revistade Administração de Emprêsas, volume 1, número 3, janeiro/abril de 1962.

KA.E.j17 ORGANOGRAMA: REPRESENTAÇAO DA ESTRUTURA 11)9

o harmonograma (fluxo de papéis) - entre o organo-grama e o fluxo de comunicações entre as pessoas na or-ganização. São também freqüentes as tentativas de apro-veitar o organograma para dar o esquema de quadros e ní-veis de carreira e o resumo das descrições de funções doscargos administrativos.

Não se pode falar realmente em êrto quando isso ocorre;cada organograma é uma convenção e, como tal, obedeceàs normas que se estabeleçam para sua elaboração e in-terpretação; êsses acréscimos têm, porém, o condão detornar mais difícil e complexa a representação gráfica daestrutura, eliminando uma das regras mais importantesdessa representação: a clareza.

A título de ilustração, damos na Figura 1 o organogramada parte industrial de emprêsa brasileira do ramo mecâ-nico, em que se podem ver várias setas indicativas de fluxosde papéis, resumos de descrições de funções e setas decomunicação entre os titulares de cargos. Nesse verda-deiro contra-exemplo de organograma é óbvia a grande di-ficuldade de interpretação, pois pelo acúmulo de linhas,setas e palavras tôda a clareza foi sacrificada.

ELABORAÇÃO DO ORGANOGRAMA

Segundo ERNEST DALE" à construção do organogramadeve sempre preceder "um estudo da departamentalizaçãoexistente, das subdivisões mais importantes, das relaçõese dos títulos de cargos. [ ... ] Cada cargo administrativodeve estar representado num retângulo. [ ... ] O retângulodeve conter o cargo do administrador, o título geral desua função e, se possível, o nome do departamento oudivisão e seu código na organização. [ ... ] Em muitoscasos o retângulo contém também o nome da pessoa queexerce o cargo. [ ... ] Algumas emprêsas chegam a incluirnêle o salário, a idade, uma fotografia do titular e o orça-mento da divisão chefiada. [ ... ] Outras omitem êsses por-

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menores, por acreditarem que êles tornam pessoal o quedeveria ser, essencialmente, um registro impessoal","

A tendência moderna tem sido exatamente a de "impessoa-lizar" o organograma, por razões que podem fàcilmenteser compreendidas: o organograma "pessoal" tende a tor-nar-se mais ràpidamente obsoleto, pois as informaçõespessoais corno idade, salário etc. mudam constantemente;por outro lado, informações relativas a salário e orçamentodepartamental as emprêsas as consideram, em geral, confi-denciais, não sendo, portanto, habitual dá-las a conhecerao público e a tôdas as pessoas da organização.

DALE parte do pressuposto - que consideramos correto- de que o organograma será sempre elaborado depoisde estudada a estrutura "formal" ou oficial da emprêsa.É claro que outro pressuposto pode ser acrescentado aêsse: o de que essa elaboração esteja a cargo de adminis-tradores ou assessôres que conheçam os conceitos básicosda teoria de organização, desde os critérios de departa-mentalização e os tipos de autoridade, até as caraterísticasde funcionamento dos grupos "informais".

MODELOS CLÁSSICOS DE ORGANOGRAMAS

Apesar da relativa simplicidade de desenho, o organogra-ma pode ser apresentado das mais variadas formas, sendo,como dissemos, produto de convenções as mais diversas,tanto em relação à nomenclatura, como ao conteúdo. Talcomo se apresenta em sua forma clássica, porém, o mo-dêlo "europeu" difere do "norte-americano", e êste, por suavez, do "brasileiro". No intuito de comparar as carate-rísticas dêsses três tipos de organogramas, examiná-los-emos um a um, segundo suas convenções próprias de no-menclatura e conteúdo.

2. ERNEST DALE, Planning enâ Developing the Company Or~zationStructure, Nova Iorque: American Managernent Association, ResearchReport Number 20, 3.a edição, 1955, pág. 148.

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112 ORGANOGRAMA: REPRESENTAÇAO DA ESTRUTURA' R.A.E./17

o Organograma "Europeu"

Podemos considerar que o organograma "europeu" típicoestá representado nas recomendações feitas pela Associa-ção Francesa de Normalização, na norma Z 12-001. Essasrecomendações se referem principalmente a: (a) coloca-ção e dimensão dos retângulos destinados a cada dado;(b) modalidade de representação da autoridade e da res-ponsabilidade; (c) forma de representação das linhas deligação; (d) dimensões externas do gráfico.

Os pontos básicos das normas são os seguintes:

• os retângulos devem ser colocados de forma a possi-bilitar a análise da estrutura da esquerda para a direita ede cima para baixo;• cada função e cada titular de cargo (chamado "respon-sável") devem ser representados por um retângulo;

• o lugar de cada retângulo será determinado pelo grauou título do responsável na hierarquia orgânica;

• os diferentes retângulos estarão ligados por meio deum traço vertical e cada titular de cargo ocupará uma zonavertical ou "de responsabilidade";

• cada titular que depender hieràrquicamente de outroaparecerá numa zona vertical à direita dêste, e a partesuperior do retângulo em que figurar ligar-se-á à linha ver-tical "de responsabilidade" por meio de uma linha hori-zontal "de subordinação";• no prolongamento das linhas verticais haverá outrosretângulos, com as seguintes informações principais: nú-mero de subordinados de cada titular é epígrafe geral dasatribuições do titular.Por êsse organograma, do qual damos um exemplo sim-plificado na Figura 2, é possível conhecer bàsicamente osdepartamentos existentes na organização e suas subdivisõesem níveis, seções, grupos, setores etc., além do sistemahierárquico vigente, com as relações de mando e subordi-nação entre os diferentes administradores.

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Convenções do ,Organograma Norte-Ameticeno

O organograma norte:-~mericano tem, bàsicamente, as dis-posições esquemáticas apresentadas na Figura 3. Nesseorganograma há, como no "europeu", a representação dasrelações formais de autoridade em Iinhas verticais e hori-zontais, com o comando na direção de cima para baixo ea subordinação' de baixo para cima. No· organogramanorte-americano, todavia, distinguem-se da "medula" orgâ-nica (cargos pelos quais corre a autoridade linear) os"ramais", por assim dizer, que representam os-cargos deassessoria.

No organograma norte-americano é comum encontrar,ainda, a representação, em linha pontilhada, da autoridadefuncional, que se distingue. da autoridade linear porqueesta sempre aparece em linha cheia. '

O organograma .norte-americanoobedece às seguintes con-venções básicas de nomenclatura:

a) o retângulo superior do organograma refere-se aopresidente (muitas 'vêzes são também representados nêleo Conselho de Administração - Board oi Directots -e o presidente do Conselho -- Chairman oi the Board -a quem está subordinado diretamente o presidente);

b) os retângulos ligados diretam~nte ao presidente, namedula do organograma, referem-se a vice-presidentes, quechefiam divisões (divisions ) ou departamentos (de-partments) ;

c) os retângulos ligados diretamente, na medula do orga-nograma, aos mencionados em b referem-se a diretores ougerentes (managet,) que chefiam filiais, regiões ou dis-tritos (branches, .regions, ãistz:icfs);;.;;- '.:;::;;i

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d) os retângulos ligados aos mencionados em c, tambémna medula do organograma; são referentes a supervisoresou chefes (supervisoTs, head$.), que chefiam seções ou uni-

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dades (sections, uriits);

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116 ORGANOGRAMA: REPRESENTAÇAO DA ESTRUTURA R.A.E.;17

e) as divisões dos retângulos mencionados em d são co-nhecidas como subseções ou subunidades, chefiadas porsubchefes ou mestres;

f) os retângulos ligados a "ramais" do organograma sãoocupados por assistentes (assistants) ou comissões (com-mittees).

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Essas convenções de nomenclatura não são de uso uni-forme nos Estados Unidos, como aponta ERNEST DALE,pois não há acôrdo generalizado quanto ao valor exato decada um dos títulos de cargos e divisões da organização,"

Mas a prática norte-americana, segundo levantamentorealizado há alguns anos pela American M anagementAssociation, tende a desenvolver-se no sentido indicadopelas regras acima citadas, que apresentamos gràficamentena Figura 4.

Além dessas convenções formais, há outras, relativas aoconteúdo (representadas na Figura 5), que são as se-guintes:

a) os cargos diretamente ligados à medula do organo-grama que tenham a mesma importância na hierarquiadevem ser representados por retângulos de tamanhosidênticos;

b) os retângulos que representam cargos ligados direta-mente à medula do organograma com a mesma impor-tância hierárquica devem estar colocados na mesma altura,no sentido horizontal;

c) os cargos ligados diretamente à medula do organo-grama com idêntica importância hierárquica devem ternomes iguais para seus titulares e para as partes da orga-nização que sejam chefiadas por êsses titulares;

\ ,d) os cargos representados nos ramais do organogramarepresentam assessoria exclusiva àqueles aos quais estãoligados;

3)· ERNEST DALE, op. cit., pâga, 153-154.

R.A.E.;17 ORGANOGRAMA: RE.'PRESENTAÇAO PA ESTRUTURA 117

e) a subordinação hierárquica linear é representada porlinha cheia; a subordinação funcional por linha pontilhada;

f) a posição do superior de um cargo de assessoria noplano horizontal não significa maior importância hierár-quica na organização em relação aos cargos de linha;

g) a posição superior de um cargo de linha no planohorizontal significa maior importância herárquica em rela-ção aos demais. cargos de linha.

A essas convenções básicas e de ordem geral poderão seracrescentadas muitas outras, que decorram das caraterís-ticas de cada tipo de organização. Naturalmente, quantomais complexas forem as funções desempenhadas numaorganização, quanto mais diversas forem as relações deautoridade entre cargos em diferentes níveis e quantomaior fôr o número de níveis, tanto mais difícil será re-presentar a organização formal tal como é. É por essarazão que as convenções relativas ao conteúdo; não têmuso generalizado nas emprêsas norte-americanas e que, emmuitos casos, nos organogramas dessas emprêsas há omis-são de alguns dos elementos citados por DALE (códigosde departamentos ou divisões, por exemplo) e inclusãode outros (variações nas representações de cargos de linhae de assessoria, de cargos de linha e de comissões etc. ).

o Organograma "Brasileiro"Se não se pode falar em convenções de uso geral nos Es-tados Unidos da América, muito menos se pode imaginarque haja convenções tradicionais nos organogrfimas dasorganizações brasileiras das mais diversas naturezas. Tudoparece indicar, todavia, que a aceitação das convenções doorganograma norte-americano tende a generalizar-se entrenós, particularmente nas grandes emprêsas de origem es-trangeira.

As diferenças introduzidas pelas organizações brasileirasreferem-se bàsicamente à nomenclatura (vide Figura 6)e são as seguintes: '

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118 ORGANOGRAMA: REPRESENTAÇÃO DA ESTRUTURA R.A.E.!17

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RA.E./17 ORGANOGRAMA: REPRESENTAÇAO DA ESTRUTURA 119

FIGURA 6: A Nomenclatura no Organograma Brasileiro

PRESIDENTE

DIRETORES O!DIRETORIAS

GeltENTEs DE'DfPARTAMENTOS .

CHE'ES OE SEÇÕES

ENCARREGADOS.SUBCHEFES, SUPERVISORESOU MESTRES DE SUôSlÇÔESOU SETORES

a) não há representação do Board 0/ Directors no orga-nograma, pois êsse colegiado não existe, em geral, nasorganizações brasileiras, privadas ou públicas;

b) os retângulos ligados diretamente ao presidente, namedula do organograma, referem-se a diretores que che-fiam diretorias;

c) os retângulos ligados diretamente aos mencionadosem b, também na medula do organograma, referem-se agerentes que chefiam departamentos;

d) os retângulos ligados diretamente aos mencionadosem c, também na medula do organograma, referem-se achefes à testa de seções;

e) as divisões dos retângulos ;;~il~iPnãdos emd são co-nhecidas .'como su~ç5;~-ou s~tore~_-chefiados-potsub:ichefes, supervisores,.~'t)carregados ou mestres;

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f) ost:etâtl,gul~s ligadoan ramais ào-organagtãma,-sãoocupados por as~--;~6res.ou assisteiite~--é-;'no caso-de'--ifé:presentarem -colegiados,por comissões. r-

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Nó:~uetOO-âáo conteúdo, as organizações brasileiras âê"êi:;tam, em geral, as convenções norte-americanas. Há apenasum ponto que parece encontrar maior resistência na prá-tica nacional: a posição superior de cargos de assessoriana, representação gráfica. Não é raro encontrar organo-gramas brasileiros em que os cargos de assessoria não este-jam representados, apesar de existirem na organização, ouem que sejam colocados diretamente ligados à medula, namesma altura e disposição dos cargos de linha, ficandoincompletos no primeiro caso e confusos no segundo.A explicação para essa resistência parece decorrer, todavia,exclusivamente da falta de conhecimento da convençãonorte-americana de que não há relação entre importânciados cargos de assessoria e de linha na organização e posi-~o horizontal no organogr~ma. - - ..

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Outras Formas de Apresentação do Organograma

Nos ~rganismos muito complexos a apresentação do orga-nograma pode ser "circular", a exemplo da feita pelaStandard Oil Co. Df America (vide Figura 7). A vantagemdêsse tipo de organograma é permitir um "resumo" ·grá-fico menor da organização. .

Está também crescendo o uso de côres nos organogramas,para diferenciar funções da organização ou' níveis nahierarquia. As côres ajudam a compreender a estruturada organização, corno se pode ver pela Figurá -8, em quesão apresentados Osníveis de autoridade de uma emprêsabrasileira. Para que se distingam as funções e os níveis,porém, serão necessários dois desenhos separados; do con-trário, a confusão trazida pelo uso de côres para uma eoutra finalidade será inevitável.Tanto o organograma circular, como o colorido, não têmainda uso generalizado, quer nos Estados Unidos da Amé-rica, quer no Brasil. Por representarem sofisticações dodesenho típico, são encontrados nas organizações maiscomplexas, especialmente norte-americanas. Êsses organo-gramas, porém, mesmo nessas organizações, não substi-tuem o clássico, sendo apresentados como complementodêste.

VANTAGENS E LIMITAÇÕES DO ORGANOGRAMA

o organograma tem a propriedade de revelar o caráterformal ou oficial da organização, o que é especialmenteimportante para o dirigente ou funcionário recém-admi-tidos.A mera elaboração do organograma dá lugar à análise deinconsistências e complexidades na estrutura e, conseqüen-temente, à eliminação dessas inconsistências e complexi-dades. É sempre mais fácil ignorar deficiências quandonão têm forma definida. Ainda que se sinta necessidadede "fazer alguma coisa" para que as dificuldades de fun-

122 ORGANOGRAMA: REPRESENTAÇÃO DA ESTRUTURA RA.E./17

FIGURA 7: Organograma "Circular" da "Standard Oil Co. oi Amedca"

1. PRESIDENTE DO CONSELHO2. FABRICAÇÃO3. FINANÇAS4. VENDAS5. RELAÇÕES PÚBLICAS6. INVESTIGAÇÕES E ESTUDOS7. SERViÇO COMERCIAL8. PESSOAL9. COMPRAS

10. ESTUDOS DE MERCADO11. ESPECIFICAÇÕES E PADRÕES

12. COMPRAS13. FABRICAÇÃO14. PLANEJAMENTO DE CONSTRUÇÕES15. PREPARAÇÃO DO TRABALHO16. CONTRÕLE DAS ORDENS DE FABRICAÇÃO17. LANÇAMENTO18. PRODUÇÃO EM SÉRiE19. TRANSPORTE20. CONTRÕLE DE PRODUÇÃO21. CONTRÓLE DE MÉTODOS22. COORDFNAÇÃO DO MERCADO23. CONTRÓLE DE QUALIDADE24. SEGURANÇA25. SERViÇOS FINANCEIROS26. ORÇAMENTOS

27. CONTRÓLE FINANCEIRO28. FINANÇAS EXTERNAS29. SEGUROS30. PATENTES31. APLICAÇÃO DAS LEIS32. LICENÇAS33. RELAÇÕES COM ÓRGÃOS PÚBLICOS34. EMPREGADOS35. ACIONISTAS36. COMUNICAÇÕES37. NOVOS CANAIS DE DISTRIBUiÇÃO38. ESTUDOS E CONTRÓLE39. DESENHO DE NOVOS PRODUTOS40. ESCRITÓRIO41. CONSTRUÇÕES E INSTALAÇÕES42. MANUTENÇÃO DO MATERIAL43. INFORMAÇÕES E PROMOÇÃO44. CANAIS DE DISTRIBUiÇÃO45. PREÇOS46. ESTUDOS DE MERCADO47. DIREÇÃO E CONTRÓLE48. FORMAÇÃO DO PESSOAL49. REMUNERAÇÃO E ASSUNTOS SOCIAIS50. CONTRATAÇÃO E RECRUTAMENTO51. RELAÇÕES SINDICAIS

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R A.E.l17 ORGANOGRAMA: REPRESENTAÇAO DA ESTRUTURA 123

cionamento delas resultantes sejam sanadas, muitas vêzessomente com a visão do que esteja errado é que ganhaalento aatividade corretiva.

Além disso, o organograma serve para estabilizar a estru-tura da organização, vantagem que resulta em diminuiçãode conflitos de "jurisdição" entre dirigentes e departamen-tos na emprêsa ..

A excessiva estabilidade pode representar um perigo, poistraz rigidez à estrutura, o que é indesejável em face dodinamismo que se exige de tôdas as organizações. Essalimitação é encontrada sobretudo nas organizações em queo organograma, uma vez estabelecido, seja entendido comoa última e definitiva palavra sôbre a estrutura. Se a admi-nistração, porém, está em condições de exercer liderançadinâmica e se, além' disso, a revisão do organograma fôl"considerada de rotina e realizada dentro de períodos de-terminados, não será de temer qualquer inflexibilidade naestrutura.

Importante limitação do organograma é a de que êle mos-tra apenas as relações formais na organização, isto é, aque-las previstas nos estatutos, regulamentos, instruções,ordens e outras comunicações oficiais sôbre as funções naorganização, nada dizendo sôbre as inúmeras e importantesrelações informais - não oficiais - que têm lugar emqualquer emprêsa . O organograma deixa a desejar sobre-tudo quando a organização evolui de tal forma que líderesde grupos informais passam a exercer verdadeiras funçõesde comando que limitam a autoridade formalmente de-legada.

Consideram alguns autores norte-americanos que o orga-nograma é incompleto - mesmo no sentido formal da0fÓganizacão- sem seu complemento natural.o manualde organização. Entendem que sem que se conheçam osobjetivos da emprêsa e as descrições de funções adminis-trativas - com inclusão de deveres, autoridade e relaçõesorgânicas - o organograma não pode esclarecer o sufi-

124 ORGANOGRAMA: REPI'tESENTAÇAO DA ESTRUTURA RA.l!: /17

ciente sôbre a organização. Recomenda-se também queo organograma geral da emprêsa seja acompanhado deorganogramas parciais de setores, com as respectivas des-crições de funções.

O manual de organização, porém, assim como o organo-grama, não mostra quanta autoridade existe em cada po-sição administrativa. Permanece, portanto, a limitação deserem as relações formais tratadas como únicas e unifor-mes na organização.

Ao lado dessas limitações reais, ouvimos, nas organizaçõesem que há resistência à implantação do organograma, men-ção a diversas outras, dentre as quais destacamos comomais freqüentes as de que êsse instrumento elimina a "de-mocracia" na organização, cria excesso de segurança nosdirigentes com cargos nêle representados, traz complica-ções com a Legislação Social, é inútil e muito caro.

Cremos já ter deixado claro que o organograma tem utili-dade comprovada e traz benefícios que compensam o es-fôrço monetário e de trabalho que se exige para sua adoção.

Quanto à objeção de ordem "democrática", temos a afir-mar que em nenhum dos casos em que a ouvimos haviaqualquer semelhança entre liderança verdadeiramente de-mocrática e aquela que se praticava nas organizações emque era levantada. Ao contrário, observamos que essaobjeção sempre mascarava poder despoticamente exer-cido por um ou mais dirigentes, ou conflitos e rivalidadesentre dirigentes, ou ainda receio de revelar posições subal-ternas de pessoas "independentes" que se julgavam muitoimportantes.Tanto essa objeção como o temor de designar claramentee por escrito os cargos de chefia, por suas implicações tra-balhistas, e o suposto excesso de segurança de dirigentestrazido pelo organograma permitem fácil diagnóstico deorganização em que a falta de delegação de autoridade ea confusão reinante na distribuição de funções imperamem todos os setores,

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É, portanto, às emprêsas onde maior seja a resistência àimplantação do organograma - assim como àquelas emque o organograma, apesar de desenhado, seja mantidoem segrêdo - que a representação gráfica da estruturamaiores benefícios pode trazer. Êsses benefícios só serãoobtidos, porém, se fôr evitada a tendência a "camuflar" averdadeira organização e, se representada esta, a correçãodo organograma fôr acompanhada de reformas correspon-dentes no funcionamento.

BIBLIOGRAFIA

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Fundação Getúlio Vargas,comemorando seu 21° ani-versário, tem a honra departicipar a inauguração desua Livraria e Salão de Cul-tura, realizada no dia 21 dedezembro p.p., à Av. GraçaAranha, 26 lojas C e H.