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Esta obra esta bajo una licencia reconocimiento-no comercial 2.5 Colombia de creativecommons. Para ver una copia de esta licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/co/ o envié una carta a creative commons, 171second street, suite 30 San Francisco, California 94105, USA OWL INTRANET KNOWLEDGEBASE Autores: CAROLINA ACOSTA CIFUENTES DIEGO ARMANDO BARRAGÁN MURILLO Director Unidad de Informática: Henry Martínez Sarmiento Tutor Investigación: Carlos José Acuña Daza Coordinadores: Olga Lucia Bravo Ballén Carlos José Acuña Daza Coordinador Servicios de E-Learning: Daniel Alejandro Ardila Analista de Sistemas de Información: Álvaro Enrique Palacios Analista de Infraestructura y Comunicaciones: Adelaida Amaya Pinzón UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES BOGOTÁ D.C. JUNIO DE 2005

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http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/co/ o envié una carta a creative commons, 171second street, suite 30 San Francisco, California 94105, USA

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Autores:

CAROLINA ACOSTA CIFUENTES

DIEGO ARMANDO BARRAGÁN MURILLO

Director Unidad de Informática: Henry Martínez Sarmiento

Tutor Investigación: Carlos José Acuña Daza

Coordinadores: Olga Lucia Bravo Ballén

Carlos José Acuña Daza

Coordinador Servicios de E-Learning: Daniel Alejandro Ardila

Analista de Sistemas de Información: Álvaro Enrique Palacios

Analista de Infraestructura y Comunicaciones: Adelaida Amaya Pinzón

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BOGOTÁ D.C.

JUNIO DE 2005

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Director Unidad de Informática: Henry Martínez Sarmiento

Tutor Investigación: Carlos José Acuña Daza

Auxiliares de Investigación:

Andrés Ricardo Romero

Daniel Enrique Quintero

Diana Janneth Organista

Diego Fernando Rubio

Guillermo Alberto Ariza

Islena del Pilar González

Jeffer Cañón Hernández

Jenny Teresa Jaramillo

Jhonny Anderson Carmona

Juan Felipe Rincón

Leidi Diana Rincón

Leidy Viviana Aviles

Leydy Johana Poveda

Liliana Paola Rincón

María Alejandra Enríquez

María Teresa Mayorga

Martha Rubiela Guevara

Meiby Viviana Uyabán

Sandra Mónica Bautista

Natalia Ibeth Cifuentes

Nubia Yolima Curarían

Renzo Alejandro Clavijo

Ricardo Alejo Oliver

Sandra Milena Cárdenas

Sergio Rodríguez Orozco

Sonia Janeth Ramírez

Winkler Cruz Sandoval

Yaneth Adriana Cañón

Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo el equipo

perteneciente a la Unidad de Informática. Se prohíbe la reproducción parcial o total de este documento, por

cualquier tipo de método fotomecánico y/o electrónico, sin previa autorización de la Universidad Nacional de Colombia.

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TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO ........................................................................................ 3

1. RESUMEN ................................................................................................ 7

2. ABSTRACT ............................................................................................... 7

3. INTRODUCCIÓN ....................................................................................... 8

4. JUSTIFICACIÓN ........................................................................................ 9

5. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN........................................................... 10

6. OWL, SISTEMA REPOSITORIO DE DOCUMENTOS ........................................ 11

6.1 MANEJADOR DE BASES DE DATOS MYSQL.............................................. 11

6.2 SERVIDOR WEB APACHE ...................................................................... 12

6.3 LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN PHP ...................................................... 14

7. PASOS PARA INSTALAR OWL INTRANET KNOWLEGDEBASE ......................... 17

8. INTERNET INFORMATION SERVER ............................................................ 21

8.1 INSTALACIÓN DE PHP BAJO INTERNET INFORMATION SERVER ................. 26

8.2 CONFIGURACIÓN DE INTERNET INFORMATION SERVER ........................... 28

8.3 AGREGAR UNA PÁGINA WEB EN INTERNET INFORMATION SERVER ....... 30

9. FUNCIONAMIENTO DE OWL INTRANET KNOLEDGEBASE .............................. 36

9.1 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y CARPETAS ........................................ 39

9.2 PERMISOS MANEJADOS EN LAS CARPETAS Y ARCHIVOS ...................... 40

9.2.1 Política por defecto para los archivos nuevos .................................... 41

9.2.2 Política por defecto para las carpetas nuevas ................................... 42

9.3 BARRA DE MENÚ SUPERIOR ................................................................. 43

9.4 CREAR NUEVOS USUARIOS .................................................................. 49

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9.5 EDITAR USUARIOS CREADOS ............................................................... 50

9.6 AGREGAR GRUPOS .............................................................................. 51

9.7 EDITAR GRUPOS ................................................................................. 52

9.8 OPCIONES DE VISUALIZACIÓN ............................................................. 53

10. POLITICAS PARA LA UIFCE ...................................................................... 55

10.1 POLÍTICAS GENERALES PARA LA UTILIZACIÓN DE OWL EN LA UIFCE ..... 56

11. METODOLOGÍA ....................................................................................... 58

12. CONCLUSIONES ..................................................................................... 59

13. WEBGRAFÍA ........................................................................................... 60

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TABLA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1 Ventana principal del Servidor Web Apache ....................................... 13

Ilustración 2 Funcionamiento de un servidor Web ................................................. 14

Ilustración 3 Ventana principal de PHP Versión 4.3.10 ........................................... 16

Ilustración 4 Ventana de MYSQL ......................................................................... 18

Ilustración 5 Ventana principal de Owl Intranet Knowledgebase .............................. 20

Ilustración 6 Panel de control de Windows ........................................................... 22

Ilustración 7 Ventana de Agregar o quitar programas ............................................ 23

Ilustración 8 Ventana Asistente para componentes de Windows .............................. 24

Ilustración 9 Ventana de Instalación de Internet Information Server ....................... 25

Ilustración 10 Ventana principal de Internet Information Server ............................. 26

Ilustración 11 Página Web de PHP....................................................................... 27

Ilustración 12 Ventana de PHP bajo IIS ............................................................... 28

Ilustración 13 Ventana Administración de equipos ................................................ 29

Ilustración 14 Ventana Propiedades para un sitio Web ........................................... 30

Ilustración 15 Ventana Ubicación de la carpeta del servidor Web ............................ 31

Ilustración 16 Ventana Ubicación de Owl en el servidor Web IIS ............................. 32

Ilustración 17 Ventana Propiedades de owl_intranet ............................................. 33

Ilustración 18 Ventana Agregar un documento predeterminado en IIS .................... 34

Ilustración 19 Ventana principal de Owl Intranet bajo IIS ...................................... 35

Ilustración 20 Ventana principal de Owl Intranet .................................................. 36

Ilustración 21 Ventana Iconos principales de Owl Intranet ..................................... 37

Ilustración 22 Ventana Agregar carpetas en Owl ................................................... 43

Ilustración 23 Ventana Propiedades de una carpeta en Owl .................................... 45

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Ilustración 24 Ventana Agregar una nota en Owl .................................................. 46

Ilustración 25 Ventana Agregar archivos a una carpeta ......................................... 47

Ilustración 26 Ventana de visualización de carpetas y archivos ............................... 48

Ilustración 27 Ventana de visualización expandida de archivos y carpetas................ 49

Ilustración 28 Ventana Agregar usuarios ............................................................. 50

Ilustración 29 Ventana Editar usuarios ................................................................ 51

Ilustración 30 Ventana Agregar grupo ................................................................. 52

Ilustración 31 Ventana Editar o borrar grupo ........................................................ 53

Ilustración 32 Barra de opciones ......................................................................... 53

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1. RESUMEN

Esta investigación tiene como fin conocer el sistema manejador de

documentos Owl Intranet Knowledgebase, un software libre que permite la administración de carpetas y archivos, usando como soporte

un servidor Web, un manejador de base de datos y el lenguaje de

programación PHP.

Gracias al desarrollo de esta investigación se logró identificar su aplicación en la Unidad de Informática y comunicaciones de la Facultad

de Ciencias Económicas, que maneja una gran cantidad de documentos, lo suficientemente amplia, requiriendo el uso de este software para la

administración de los mismos.

2. ABSTRACT

This investigation must like aim know the documents system Owl Intranet Knowledgebase, a free software that allows to the

administration of folders and archives, using like support a Web server, a manejador of data base and the programming language PHP.

Thanks to the development of this investigation were managed to

identify their application in the Unidad de Informática y Comunicaciones of the Faculty of Economic Sciences, that handles a great amount of

documents, the sufficiently ample thing, requiring the use of this software for the administration of such.

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3. INTRODUCCIÓN

Owl es un repositorio de documentación multiusuario o sistema basado

en el conocimiento. En Owl, los usuarios son capaces de capturar documentos y asignarles atributos cada vez que un documento es

agregado. Otros usuarios pueden localizar los documentos usando la estructura jerarquizada de carpetas o utilizando el método de búsqueda

integrado.

Un documento puede ser cualquiera de tipo electrónico o un archivo al

que un usuario puede acceder desde su computadora. Normalmente, estos documentos pueden estar en procesadores de texto, hojas de

cálculo o archivos PDF, pero Owl no se limita sólo a los tipos de archivo más comunes de oficina, ya que permite capturar la mayoría de archivos

de gráficos, y mostrarlos desde el sistema, ya sean archivos de audio, video o archivos de programas ejecutables.

Owl es un sistema basado en PHP4, para ser usado en la Web por una

corporación, una empresa pequeña, un grupo de personas, o a nivel personal. Owl ofrece una serie completa de características que hacen

que éste sea el único y placentero de usar, entre ellas se pueden destacar:

Ambiente multiusos

Permisos de carpetas y archivos. Permisos de grupo.

Acceso anónimo y la capacidad de registrarse uno mismo. Conexión persistente.

Fácil de usar

Interfaz simple y clara.

Notificaciones para el administrador y el grupo. Supervisión de archivos y de carpetas.

Buscador (herramienta integrada de búsqueda). Permite la búsqueda de escritos de txt, ms-word y archivos de PDF.

Realiza operaciones (mover, enviar, suprimir, etc.). Lectura de información en mp3, exhibiciones mp3 (artista, álbum,

calidad, etc.).

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4. JUSTIFICACIÓN

Al realizar la investigación de OWL INTRANET KNOWLEDGEBASE se

pretende conocer el sistema comenzando por la instalación del mismo, teniendo en cuenta los requisitos mínimos que se necesitan para su

adecuado uso, aprovechando las diferentes herramientas y componentes

con los que cuenta para, al final, llegar a la optimización del manejo de documentos y archivos en una organización.

Dicho conocimiento sobre la herramienta OWL se hace necesario para

poder realizar la migración de la información, que actualmente maneja la UIFCE en distintos repositorios, con el objetivo final de realizar un

control más eficiente del almacenamiento de información, con lo cual se optimizarán recursos y se conseguirá un beneficio para todos los

integrantes de la organización, ya que contarán con una gran cantidad de información centralizada, que permitirá ahorrar tiempo y hacer una

administración más adecuada de los recursos.

Para llegar a la meta hasta ahora planteada, se hace absolutamente indispensable determinar el modelo de administración de la información

en la Unidad de Informática, lo cual compromete: definir qué tipo de

información se produce y de esta información cuál es susceptible de almacenarse con el manejo de esta herramienta, identificar los

potenciales usuarios del sistema y definir las políticas para cada uno, formular una estructura lógica y coherente de directorios o carpetas y,

en ultima instancia realizar una capacitación para los usuarios de esta herramienta.

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5. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

General

Definir el modelo de administración de la información en la UIFCE y al mismo tiempo conocer las generalidades, el funcionamiento y la

aplicación de la herramienta OWL INTRANET KNOWLEDGEBASE, con

el fin de implementarla dentro de esta organización para optimizar las funciones de almacenamiento y manejo de la información.

Específicos

Determinar qué información se produce y es susceptible de ser

almacenada y administrada utilizando la herramienta OWL.

Establecer quienes (individuos y/o grupos) deben tener acceso a

determinado tipo de información.

La organización lógica que se debe dar a la información (Estructura de “directorios”) de acuerdo con los criterios anteriores.

Enviar a los involucrados las instrucciones precisas de cómo

almacenar la información en sus repositorios actuales como preparación para la migración al sistema.

Crear un manual de referencia o una guía rápida de OWL INTRANET

KNOWLEDGEBASE, haciendo énfasis en la aplicación que puede tener en una organización.

Manejar los elementos y componentes del sistema OWL INTRANET

KNOWLEDGEBASE.

Capacitar a nuestros compañeros monitores y directivos de la Unidad

de Informática de la Facultad de Ciencias Económicas en el manejo de OWL INTRANET KNOWLEDGEBASE al final del semestre, con el fin

de su posterior utilización.

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6. OWL, SISTEMA REPOSITORIO DE DOCUMENTOS

Owl Intranet Knowledgebase es un programa especial para el manejo de documentos compartidos en Internet, en el que se tiene la

posibilidad de abrir, modificar, actualizar y descargar los archivos que se encuentran en tal sistema, además de establecer permisos y

restricciones a los diferentes usuarios que vayan a utilizar Owl.

Es necesario contar con un navegador de Internet para acceder a la

página Web de ingreso del programa; al usarlo, cada persona se deberá identificar con su propio nombre de usuario y contraseña, dependiendo

de la configuración del sistema. Una vez que se haya ingresado con éxito, se mostrará la página principal de Owl, donde la mayoría de las

operaciones del sistema Owl son realizadas.

Para instalar Owl Intranet Knowledgebase, se debe contar con unos conocimientos mínimos de programación, además es necesario tener

un servidor Web, que almacene las páginas Web, un manejador de base de datos, para tener la información respectiva en el momento en

que el usuario la requiera consultar, y el lenguaje de programación PHP, para que sean más dinámicas las páginas Web y proporcionen una

mejor interfaz gráfica, además este sistema contiene archivos de este tipo para su funcionamiento. Por lo tanto, al contar con todos estos

programas, se pueden crear páginas dinámicas y obtener información

de la base de datos para presentarla vía Web, este es el caso de Owl Intranet Knowledgebase.

A continuación, se explica cada uno de los programas mencionados

anteriormente, describiendo su funcionamiento e instalación, dando una perspectiva general de los mismos, para proseguir con la instalación del

sistema Owl.

6.1 MANEJADOR DE BASES DE DATOS MYSQL

Uno de los puntos fuertes de las páginas en PHP es la posibilidad de

aprovechar bases de datos mediante funciones de una simplicidad y potencia muy agradecidas. Estas bases de datos pueden servir al sitio

Web para almacenar contenidos de una forma sistemática que permita clasificarlos, buscarlos y editarlos rápida y fácilmente.

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Una base de datos es un conjunto de tablas en las que se almacenan

distintos registros (artículos de una tienda virtual, proveedores o clientes de una empresa, películas en cartelera en un cine, etc.). Estos

registros son catalogados en función de distintos parámetros que los

caracterizan y que presentan una utilidad a la hora de clasificarlos. Así, por ejemplo, los artículos de una tienda virtual podrían catalogarse a

partir de distintos campos como un número de referencia, nombre del artículo, descripción, precio, proveedor, etc.

Una de los manejadores de bases de datos más difundido es sin duda

alguna MySQL, y sirve en el caso de usar el servidor Web Apache, una versión para Windows está disponible y puede ser descargada gratis.

MySQL es un servidor de bases de datos relacionales muy rápido y multiusuario, usado sobre todo en Internet en conjunción con PHP. Es

software libre (licencia GPL) y es distribuido por la compañía sueca MySQL AB.

6.2 SERVIDOR WEB APACHE

Apache es un servidor de páginas Web, un programa que permite acceder a páginas Web alojadas en un computador. Apache es, sin

duda, la mejor solución en cuanto a servir páginas Web. Es un servidor muy robusto y seguro, y además usado en la mayoría de los servidores

Web. Instalando Apache con soporte PHP y una base de datos se

conseguirá satisfacer todas las necesidades en cuanto a servir páginas Web.

El servidor Web Apache se puede descargar en la página de la Fundación

Apache, en http://www.apache.org. En la dirección URL http://httpd.apache.org/ se encuentra una sección en particular para el

servidor HTTP (Protocolo de transmisión utilizado en la Web), en la que se tiene que buscar el enlace para la descarga.

Una vez descargado, se debe instalar ejecutando el archivo obtenido, a

continuación aparecerá un asistente que guiará el proceso de instalación del servidor. Durante el proceso se debe especificar el nombre del

dominio y del servidor, el cual puede ser "localhost", también solicita una dirección de correo, en este caso, cualquiera que se desee. Además

pregunta si se desea que el servidor responda en el puerto 80 para

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todos los usuarios o si sólo se active para el usuario actual en el puerto

8080, cuando se inicie manualmente, lo normal es que se active para todos los usuarios.

Con estos datos queda configurado el Apache inicialmente. En cualquier momento se puede editar al gusto o las necesidades de cada persona.

Para ello se debe editar el fichero httpd.conf, que se encuentra en el directorio de instalación de Apache, que se ha indicado durante el

proceso de instalación.

Una vez instalado, el Servidor Apache se pone en funcionamiento. Para comprobar que el servidor está activo y funciona correctamente se

puede abrir un explorador y probar a acceder a la URL http://localhost, que es el propio servidor. Si se han seguido los pasos de instalación

correctamente, en la página Web aparecerá el mensaje de bienvenida del servidor.

Ilustración 1 Ventana principal del Servidor Web Apache

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6.3 LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN PHP

PHP es un lenguaje de programación de estilo clásico, es decir, trabaja

con variables, sentencias condicionales, bucles, funciones, etc., además no es un lenguaje de marcas como podría ser HTML, XML o WML, está

más cercano a JavaScript o a C.

Pero a diferencia de Java o JavaScript que se ejecutan en el navegador, PHP se ejecuta en el servidor, por eso permite acceder a los recursos

que tenga el servidor, por ejemplo, una base de datos. El programa PHP es ejecutado en el servidor y el resultado enviado al navegador, que

normalmente es una página HTML, pero igualmente podría ser una pagina WML.

Al ser PHP un lenguaje que se ejecuta en el servidor no es necesario que

el navegador lo soporte, es totalmente independiente, pero sin

embargo, para que las páginas PHP funcionen, el servidor, donde están alojadas, debe soportar PHP.

Ilustración 2 Funcionamiento de un servidor Web

Existen dos formas de configurar PHP para trabajar con el servidor Web

Apache, instalarlo como un módulo o como CGI, éste significa Common Gateway Interface y consiste en definir una manera en la que un

servidor Web interactúe con programas externos generadores de

contenido, los cuales son a menudo denominados programas CGI o CGI scripts. Este es el modo más común y simple de crear contenido

dinámico en el sitio Web. Para instalar PHP como un CGI hay que seguir los siguientes pasos:

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1. Se debe descargar PHP, versión 4.3.1, en la página

http://www.php.net. Existen dos versiones, una que tiene un instalador, y otra que es un fichero ZIP. Hay que descargarse esta

última.

2. Una vez descargado, hay que descomprimirlo a una carpeta que se

puede nombrar PHP, y su ubicación será en el disco local C:, es decir, en la raíz, de modo que no necesariamente tiene que estar en la del

Servidor Web Apache.

3. En la carpeta C:\PHP se encuentra un fichero llamado PHP4ts.dll, que se debe mover a la carpeta: C:\WINDOWS\system.

4. A continuación, en la carpeta C:\PHP se encuentra un fichero llamado

php.ini-recomended. Hay que copiar este fichero en la carpeta C:\Windows, y renombrarlo a php.ini. En este fichero se encuentra

toda la configuración de PHP, y las modificaciones en la configuración de PHP (mostrar Errores, variables globales etc.) se encuentra dentro

del mismo.

5. Una vez realizado estos cambios, queda indicarle al Servidor Apache,

donde se encuentra instalado PHP, para ello hay que editar el fichero httpd.conf que se encuentra en la carpeta conf, específicamente en la

de instalación de Apache (por defecto C:\Archivos de programa\apache group\apache2\conf). Se abre el fichero, y se sitúa

al final del mismo, para escribir las siguientes líneas:

ScriptAlias /php/ "c:/php/" AddType application/x-httpd-php .php

Action application/x-httpd-php "/php/php.exe"

En ellas se indica donde se encuentra el ejecutable de php, y lo asocia a los ficheros .php que se encuentren dentro de Apache. A

continuación reiniciar el servidor Apache.

6. Por último, para probar la nueva instalación, es recomendable crear

un fichero php en el bloc de notas con el siguiente contenido:

<? phpinfo();?>

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Luego se guarda dentro de la carpeta raíz de documentos de Apache

(C:\Archivos de programa\Apache Group\Apache2\htdocs), con un nombre terminado en .php, por ejemplo info.php

Para ejecutarlo, a través de un navegador, se escribe la dirección http://localhost/info.php y aparecerá una pantalla como la que se

muestra a continuación.

Ilustración 3 Ventana principal de PHP Versión 4.3.10

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7. PASOS PARA INSTALAR OWL INTRANET KNOWLEGDEBASE

Al tener instalado estos tres programas se procede a instalar Owl

Intranet Knowledgebase, para ello se debe descargar de la siguiente página http://sourceforge.net/project/showfiles.php?group_id=9444 la versión

0.73, está comprimido como un archivo tar.gz, se descomprime, y esta carpeta llamada Intranet se mueve a la carpeta del Servidor Web, en

este caso, Apache. A continuación se explican los pasos a seguir para la

instalación de Owl Intranet Knowledgebase después de haberlo descargado:

1. En el manejador de base de datos MySQL se debe crear una base de datos, en el menú Herramientas, y se le asigna el nombre de

Intranet.

2. Abrir el archivo mysql-tables.sql, donde se encuentran las tablas necesarias para el funcionamiento de Owl Intranet Knowledgebase,

y que quedarán en la base de datos Intranet.

3. Establecer los permisos para los usuarios que accedan a la base de datos Intranet. En el Menú Herramientas, se escoge la opción de

User-Manager, en Add User se especifica el nombre del usuario y la contraseña, y en From host se le indica que sea localhost. El usuario

debe contar con los siguientes privilegios: crear, insertar, seleccionar, eliminar, actualizar sobre la base de datos. Es

importante que la base de datos en la que se creó la cuenta de

usuario esté conectada con MySQL-Front.

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Ilustración 4 Ventana de MYSQL

4. Editar owl.php con el editor que se desee, el archivo se encuentra sobre el directorio de configuración (C:\Archivos de

programa\ApacheGroup\Apache2\htdocs\intranet\config); se necesita cambiar las siguientes líneas para obtener el Owl con el

que se va a trabajar:

Cambiar la línea „$default->owl_fs_root‟, en la que se indica donde se encuentra la carpeta Intranet descomprimida

(C:\Archivos de programa\Apache

Group\Apache2\htdocs\intranet).

Cambiar la ubicación del directorio de documentos, generalmente es la misma que se indicó anteriormente.

Especificar la línea '$default->owl_use_fs‟, dependiendo de las

necesidades, es un decisión importante que no puede ser olvidada, si se fija verdadero, los archivos cargados en el sistema

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UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 19

Owl se almacenan en el directorio de documentos en el disco duro,

y si es falso, los archivos se almacenan en la base de datos, es decir, trabajan solamente con el mySQL.

Seleccionar el idioma que usará Owl en „$default->owl_lang‟. Por defecto, Owl cuenta con las siguientes opciones: brasileño,

búlgaro, chino, checo, danés, holandés, inglés, francés, húngaro, italiano, noruego, portugués, ruso, y español.

En caso de usar un idioma distinto al inglés, se debe descargar el

archivo comprimido, dependiendo del idioma que se desee de la siguiente página:

http://sourceforge.net/project/showfiles.php?group_id=9444

Al descargarlo completamente, se debe descomprimir y ubicar la

carpeta donde se encuentra el Servidor Web.

Cerciorarse que la siguiente línea esté escrita así: „$default-

>owl_fs_root/phplib/db_mysql.inc‟

Cambiar el „$default->owl_db_user‟, para escribir el nombre del usuario que se creó en la base de datos Intranet.

Cambiar la línea de „$default->owl_db_pass‟, para escribir la

contraseña que se especificó para la base de datos Intranet.

Cambiar el „$default->owl_db_host‟, para escribir el hostname que se especificó en la cuenta de usuario, y desde donde se está

conectando el servidor de MySQL.

Cambiar el „$default->owl_db_name‟, para escribir el nombre de la base de datos, por lo general es Intranet.

Establecer „$default->admin_login_to_browse_page‟, si se indica falso, la interfaz del administrador es presentada después de la

conexión ya como administrador dentro del sistema Owl Intranet Knowledgebase.

5. Al haber editado el archivo owl.php, se abre el navegador de

Internet (Internet Explorer, Modzilla, Nestcape Navigator), para

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acceder a la siguiente página Web http://localhost/intranet/, si se

hace desde el equipo local o si es desde otro equipo, la dirección IP del equipo donde se encuentra el servidor. Para empezar a utilizar

Owl, es necesario escribir el nombre de usuario y la contraseña

respectiva, que por defecto es "admin" con la contraseña "admin".

Ilustración 5 Ventana principal de Owl Intranet Knowledgebase

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8. INTERNET INFORMATION SERVER

Teniendo en cuenta que en la Unidad de Informática y Comunicaciones se maneja el servidor Web Internet Information Server IIS, se vio la

necesidad de realizar la instalación de este servidor y observar su funcionamiento con Owl, todo esto tiene la intención de utilizar la

herramienta en uno de los servidores actuales de la UIFCE en los cuales se maneja dicho servidor. A continuación, se presenta la forma en la

que se debe instalar el IIS para que Owl funcione bajo este servidor.

Para instalar Owl Intranet Knowleggebase es necesario contar con un Servidor Web, anteriormente se mencionó Apache, disponible para

descargarlo en Internet, pero también existe una herramienta

proporcionada por Windows, Internet Information Server, en la cual se pueden almacenar páginas Web directamente en la máquina local y así

disponer de las mismas desde otros equipos.

Internet Information Server 5.1 es un servidor Web integrado al sistema operativo de Windows, y permite trabajar sobre plataformas

desarrolladas en .NET, para las páginas Web, que estén bajo este entorno. Además, tiene la funcionalidad de ser un servidor FTP, servidor

de grupos de noticias o servidor de envío de correo electrónico. Otra de las ventajas importantes con IIS, es que puede trabajar con programas

externos mediante CGI o ISAPI y en especial con la tecnología Microsoft Active Server Pages (ASP).

A continuación, se explican los pasos que se deben seguir para instalar

Internet Information Server.

1. Desplegar el Menú Inicio, escoger Panel de Control y seleccionar la

opción de Agregar o quitar programas, en la cual se encuentran los componentes de Windows.

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Owl Intranet Knowledgebase

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UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 22

Ilustración 6 Panel de control de Windows

2. En la siguiente ventana que aparece se debe escoger Agregar o quitar componentes de Windows, que se encuentra en la parte

izquierda de la misma.

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Ilustración 7 Ventana de Agregar o quitar programas

3. En la ventana Asistente para componentes de Windows se busca el

componente de Windows que se quiere agregar, en este caso, Servicios de Internet Information Server (IIS), se selecciona y se da

clic en Siguiente.

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UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 24

Ilustración 8 Ventana Asistente para componentes de Windows

En algunas ocasiones, es necesario contar con el CD de Windows XP

Professional Service Pack 2, en caso de tener este sistema operativo en el equipo, para poder instalar este componente en el equipo, o de

lo contrario será imposible agregarlo al mismo.

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Ilustración 9 Ventana de Instalación de Internet Information Server

4. Al tenerlo instalado, Internet Information Server crea una página

predeterminada, que solamente se puede visualizar desde el equipo local, si se accede a la misma desde otros equipos, la página

mostrará que está en construcción. Esta es la ventana principal del

servidor Web al comprobar su instalación, en caso de mostrar error en la misma, se debe verificar si la instalación se realizó

correctamente.

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Ilustración 10 Ventana principal de Internet Information Server

5. Con Internet Information Server instalado se puede navegar a ciertas

páginas, que por defecto trae este componente para acceder a la administración del mismo.

8.1 INSTALACIÓN DE PHP BAJO INTERNET INFORMATION SERVER

Si se decide usar Internet Information Server, es necesario contar con un lenguaje de programación en el cual esté soportado, el más común

es PHP, pero teniendo en cuenta que debe ser una versión especial para este servidor Web, que funciona bajo Windows.

Por lo tanto, se debe descargar la versión 4.3.11 de la siguiente página

Web: http://www.php.net/downloads.php, en la cual se encontrará dos

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versiones de PHP, para este caso, será PHP 4.3.11 installer, la

compatible con Internet Information Server.

Ilustración 11 Página Web de PHP

Después de haberlo instalado, se comprobará si está funcionando

correctamente, para ello, en la raíz de C: se encuentra una carpeta llamada Inetpub, dentro de ella otra carpeta, wwwroot, en donde está

un archivo llamado info.php, el cual proporciona toda la información relacionada al servidor Web y al lenguaje de programación.

Para visualizar toda esta información, se debe escribir la siguiente dirección URL: http://ui-odin/info.php, para verificar si el servidor Web

que está usando PHP es Internet Information Server; a continuación se muestra la ventana que debe aparecer al acceder a la página

anteriormente mencionada.

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Ilustración 12 Ventana de PHP bajo IIS

8.2 CONFIGURACIÓN DE INTERNET INFORMATION SERVER

Para almacenar una página Web es necesario tener instalado Internet Information Server, así que para administrar esta herramienta se debe

ir a Menú Inicio, seleccionar MI PC, darle clic contrario y escoger la opción Administrar, la ventana que se abre permitirá el control de las

páginas Web, permitiendo realizar modificaciones, otorgando permisos, especificando rutas de acceso, etc.

A continuación, se muestra la consola de administración de Internet Information Server, a la cual se debe acceder para la configuración del

mismo en cuanto a la información Web que se quiera publicar.

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Ilustración 13 Ventana Administración de equipos

Si previamente en el equipo se instaló el servidor Web Apache, éste

usará el puerto 8080, de modo que para Internet Information Server se debe especificar otro puerto como 8181 u 8282, este paso es necesario

cambiarlo en la opción de Sitio Web predeterminado, dándole clic

contrario, escogiendo Propiedades y en la pestaña de Sitio Web se establece la dirección del IP del equipo y el puerto TCP.

Además, se puede especificar el directorio donde se guardarán los

archivos de la página Web, indicando la ruta de acceso local, en el caso de escoger la opción un directorio de este equipo, porque también se

puede acceder a un recurso compartido de otro equipo o tener la posibilidad de tener una redirección hacia una dirección URL.

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Ilustración 14 Ventana Propiedades para un sitio Web

8.3 AGREGAR UNA PÁGINA WEB EN INTERNET

INFORMATION SERVER

Al publicar una página Web, se deben almacenar los archivos de la

misma en el disco duro del servidor, es decir, en la carpeta Inetpub, en la cual debe estar almacenada la carpeta de Owl, que previamente se ha

descargado, de modo que se especificará el nombre de la misma, para que al acceder al programa desde el navegador, sea con éste

especificado anteriormente.

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Ilustración 15 Ventana Ubicación de la carpeta del servidor Web

Al haber copiado la carpeta de owl en la carpeta del servidor, en este

caso se nombró owl_intranet, por defecto, quedará almacenada en el servidor Web Internet Information Server, el cual puede visualizarse en

la consola de administración de equipos, específicamente en Sitio Web predeterminado, que se encuentra en la parte izquierda de la misma.

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Ilustración 16 Ventana Ubicación de Owl en el servidor Web IIS

Es necesario establecer los permisos que tendrá la página Web, para ello se debe dar clic contrario sobre la carpeta de owl_intranet, escoger

Propiedades y en la pestaña de Directorio, seleccionar las diferentes opciones en cuanto a esto se refiere, de acuerdo al acceso que se quiera

que tengan los usuarios a la misma.

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Ilustración 17 Ventana Propiedades de owl_intranet

En Owl Intranet Knowledgebase es indispensable especificar cuál es el documento predeterminado, es decir, el necesario para que se pueda

acceder a la página Web principal, por defecto, Internet Information Server está configurado con los siguientes tipos de archivo:

Default.asp

Default.htm Index.htm

Iistart.asp

Pero como Owl trabaja sobre el lenguaje de programación PHP, entonces se debe agregar un nuevo tipo de archivo, para este caso es index.php,

para que al entrar a la siguiente página Web http://ui-odin.fce.unal.edu.co:8282/owl_intranet no se presente ningún tipo de

problema al acceder a la misma.

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De modo que en la pestaña de Documentos, entrando previamente a las

propiedades de la carpeta owl_intranet, se agrega el documento que se necesita para el programa de Owl, en este caso, index.php, se especifica

este nombre en el cuadro de diálogo Agregar documento

predeterminado y se da clic en Aceptar.

Ilustración 18 Ventana Agregar un documento predeterminado en IIS

Luego de haber adicionado el documento predeterminado, se procede a entrar a la página principal de Owl, la cual está soportada en el servidor

Web Internet Information Server, así quedará lista para agregar los archivos y las carpetas que se deseen almacenar en este sistema.

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Ilustración 19 Ventana principal de Owl Intranet bajo IIS

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9. FUNCIONAMIENTO DE OWL INTRANET KNOLEDGEBASE

Al trabajar en el sistema Owl Intranet Knowledgebase, se hace indispensable el uso de Internet, contar con un usuario y contraseña

para logearse y así acceder al programa, dependiendo de lo establecido por el administrador del mismo.

En el programa, se puede visualizar el usuario con el que se está

trabajando, al usar el programa por primera vez se debe entrar con la sesión de administrador, el cual corresponde a admin como nombre de

usuario y la contraseña corresponde igual que el nombre del usuario.

Si el nombre de usuario y la contraseña son correctos, se accederá al

programa, de lo contrario saldrá la misma ventana principal de Owl en la que se indica que hay un error al ingresar.

Ilustración 20 Ventana principal de Owl Intranet

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En primera instancia, Owl proporciona una interfaz gráfica amigable, con

varios íconos, cada uno de ellos indica su función respectiva en el sistema, además el nombre del usuario, en este caso, el administrador

del sistema.

Ilustración 21 Ventana Iconos principales de Owl Intranet

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A continuación, se explica cada uno de los íconos que aparecen al entrar

al programa de Owl.

Iconos

Descripción

Modificar preferencias HTML

Permite cambiar la visualización de la página en cuanto al color y estilo de

algunos objetos de la misma.

Modificar preferencias del sitio

Cambia preferencias del correo, examinador de archivos, de settings de

registro, para usuarios autoregistrados, etc.

Visor de sucesos

Muestra las sesiones iniciadas de los

usuarios establecidos en Owl, indicando la acción y la fecha en la que entró en el

sistema. ,

Visor de estadísticas de Owl

Muestra lo que ha realizado cada usuario

en el sistema, por ejemplo, los archivos y

carpetas que ha agregado respectivamente.

Administración de noticias

Permite establecer una noticia de interés

para un usuario o grupo en particular.

Configuración del tipo de documento

Permite crear los tipos de archivo, especificando el campo, el tamaño y el

idioma, respectivamente.

Herramienta de copia de seguridad

Realiza una copia de seguridad de los

archivos que estén en el programa de Owl.

Papelera de reciclaje

Muestra los archivos que han sido

eliminados en Owl Intranet.

Crear un nuevo usuario

Permite crear nuevos usuarios para que puedan acceder al sistema, especificando la

contraseña y los permisos que va a tener el

mismo.

Modificar datos del usuario

Cambia los aspectos que fueron

establecidos al crear un nuevo usuario.

Revisar el contenido de archivos

Muestra las carpetas creadas o archivos en

Owl, con su descripción y el usuario que la

añadió.

Modificar un grupo

Permite cambiar el nombre del grupo o

eliminarlo del sistema de Owl.

Salir del sistema

Permite salir del sistema correctamente.

Tabla 1 Explicación de los iconos de Owl Intranet

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9.1 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y CARPETAS

En Owl Intranet Knowledgebase, se pueden crear carpetas, subcarpetas y dentro de las mismas almacenar archivos, y establecer los permisos

que va a tener cada usuario en el manejo de los mismos. Esta clase de estructura se conoce como jerárquica, la misma que se maneja en

cualquier computador para la organización de carpetas y archivos que se encuentran en el disco duro del mismo.

De modo que con la sesión de Administrador, se establecen los criterios que se pretenden que sean usados en el sistema. A continuación, se

explican las diferentes acciones que se pueden realizar con las carpetas y archivos que se encuentran en Owl, con su respectivo icono.

Histórico del archivo: Muestra cuándo fue modificado el archivo,

por quien fue creado y la versión del mismo.

Borrar archivo: Elimina el archivo montado o carpeta creada en

Owl Intranet Knowledgebase.

Modificar las propiedades del archivo: Permite cambiar el nombre,

propietario, grupo, los permisos, agregar una descripción del mismo.

Mover el archivo: Permite cambiar la ubicación del archivo a una

nueva carpeta establecida en el programa.

Actualizar el archivo: Permite colocar el archivo seleccionado con

nuevas modificaciones que se le ha hecho al mismo.

Descargar el archivo: Permite descargar y guardar el archivo en el

computador.

Agregar un comentario a un archivo: Agrega comentario u

observaciones del archivo o la carpeta seleccionada.

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Bloquear el archivo: Bloquea el archivo para los usuarios

registrados en Owl, sólo permite ver el histórico del mismo. Para

desbloquearlo se usa el mismo icono.

Mandar el archivo por correo: Envía el archivo por correo

electrónico.

Monitorear el archivo: Permite conocer los cambios realizados por

algún usuario, de modo que será notificado por correo.

Detener el monitorizado del archivo: Detiene el monitoreo del

archivo.

Ver el archivo: Abre el documento en la página del navegador.

Descargar el archivo: Descarga y guarda los archivos que se

encuentran en la carpeta seleccionada en el escritorio del computador

como un archivo comprimido.

9.2 PERMISOS MANEJADOS EN LAS CARPETAS Y ARCHIVOS

Para trabajar en Owl Intranet Knowledgebase, específicamente en el uso de carpetas y archivos, es necesario contar con ciertos permisos

establecidos por el administrador, dependiendo de la sesión de usuario y del control que se quieran dar a los mismos. Existen ocho opciones que

permiten el manejo de los archivos y carpetas en el sistema, según las necesidades de cada uno de los usuarios y las restricciones que se

quieran aplicar.

Leer: Con este permiso, se puede acceder al archivo o la carpeta. Escribir: Le permite al usuario actualizar o cambiar el archivo en el

sistema. Borrar: El usuario puede eliminar el archivo o carpeta del sistema.

Descargar: El usuario tiene la posibilidad de descargar el archivo a su computador.

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Al explicar las cuatro opciones que se puede realizar en el sistema, a

continuación se explican los diferentes criterios que tiene Owl para el manejo de los archivos y las carpetas.

9.2.1 Política por defecto para los archivos nuevos

Cualquiera puede leer/descargar: No se tiene restricción al leer los archivos, además de descargarlos.

Cualquiera puede leer/escribir/descargar: Permite el acceso a los

archivos a cualquier usuario o grupo que esté registrado en el sistema.

Tú grupo puede leer/descargar: Sólo los miembros de un grupo

especificado tiene permisos para la lectura y descarga de los archivos.

Tu grupo puede leer/escribir/descargar: Esta opción le permite a los

miembros de un grupo leer, escribir y descargar los archivos.

Solamente tú puedes leer/escribir/descargar: Sólo el propietario de la

carpeta donde se encuentran los archivos tiene permisos para leer, escribir y descargar.

Tú grupo puede leer/escribir/descargar, NO BORRAR: Le permite a

los miembros de un grupo leer, escribir y descargar los archivos, pero no borrarlos.

Cualquiera puede leer/escribir/descargar, NO BORRAR: Los usuarios o

miembros de un grupo tienen la posibilidad de leer, escribir y descargar los archivos pero no la de borrarlos.

El grupo seleccionado puede leer/escribir/descargar y cualquiera

puede leer: Sólo el grupo especificado tiene permisos para leer,

escribir y descargar los archivos, paro los demás usuarios les permite el acceso a los mismos sólo para leerlos.

El grupo seleccionado puede leer/escribir/descargar (NO BORRAR) y

cualquiera puede leer: Esta opción le permite a los miembros del grupo especificado leer, escribir y descargar los archivos, con la

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limitación de no poderlos borrar, y para los demás usuarios o grupos

tan sólo les permite leerlos.

9.2.2 Política por defecto para las carpetas nuevas

Cualquiera puede leer esta carpeta: Todos los usuarios o grupos

creados en el sistema pueden leer el contenido de una carpeta.

Cualquiera puede agregar archivos y borrar esta carpeta: Cualquier usuario o grupo tiene la posibilidad de agregar archivos y borrar la

carpeta.

Tú grupo puede leer esta carpeta: Los miembros del grupo pueden leer el contenido de la carpeta.

Tú grupo puede agregar archivos y borrar esta carpeta: Esta opción

le permite a los miembros del grupo agregar archivos a una carpeta y borrarla en caso de ser necesario.

Solamente tú puedes agregar archivos y borrar esta carpeta: Esta opción sólo puede ser utilizada para los propietarios de la carpeta.

Tú grupo puede agregar archivos a esta carpeta: Le permite a los

miembros del grupo sólo agregar archivos en una carpeta.

Cualquiera puede agregar archivos a esta carpeta: Todos los usuarios o miembros de algún grupo pueden agregar archivos en una carpeta.

El grupo seleccionado puede agregar archivos y borrar esta carpeta y

cualquiera puede ver sus contenidos: Los miembros del grupo tienen la opción de agregar archivos y borrar la carpeta donde están

almacenados, para los demás usuarios o grupos sólo pueden leer el contenido de la carpeta.

El grupo seleccionado puede agregar archivos a esta carpeta y cualquiera puede ver sus contenidos, NO BORRAR: En una carpeta,

los miembros de un grupo pueden agregar archivos y otros usuarios leer los contenidos de los mismos, la restricción para los dos casos es

que no tienen la posibilidad de borrarlos.

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9.3 BARRA DE MENÚ SUPERIOR

En Owl Intranet Knowledgebase se encuentra una barra de herramientas en la parte superior derecha, la cual contiene 5 botones, que permiten al

usuario agregar carpetas, URL, notas, documentos, así como contraer o expandir la vista de la página actual. A continuación, se explica cada

uno de ellos.

Crear una nueva carpeta: Con este botón es posible crear carpetas en la estructura jerárquica de Owl, indiferentemente del sitio

donde se encuentre ubicado el usuario, que en ese momento se le está indicando donde va a quedar esa nueva carpeta. En la siguiente

ventana se pueden ver las opciones para la creación de una nueva carpeta.

Ilustración 22 Ventana Agregar carpetas en Owl

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Nombre: Se especifica el nombre que va a tener la nueva carpeta,

de ser posible, debe ser claro y entendible para que los demás usuarios comprendan de qué se trata el contenido de la carpeta.

Propietario (Grupo): Se escoge el propietario o el grupo de quien está creando la carpeta, si no se especifica alguna opción, por

defecto, el sistema elegirá automáticamente el usuario que en ese momento está usando el sistema.

Políticas: Dependiendo de los permisos que se quieran otorgar a

la carpeta, se escoge la opción de acceso a la misma.

Descripción: Es posible describir el contenido de la carpeta, y se visualizará debajo del nombre principal en la página principal de

Owl.

Crear un enlace Web: Owl Intranet permite agregar

direcciones Web para acceder a recursos tanto en la Intranet como

en Internet, al escoger esta opción aparecerá la siguiente ventana en

la cual se especifican la URL, el título, palabras clave, entre otras.

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Ilustración 23 Ventana Propiedades de una carpeta en Owl

Agregar una nueva nota: En Owl se pueden agregar

notas a la carpeta donde se encuentre ubicado el usuario

actualmente, de modo que al crear una nueva, genera un archivo de texto que puede ser modificado ejecutando la acción propiedades del

archivo.

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Ilustración 24 Ventana Agregar una nota en Owl

Agregar un nuevo fichero: Owl permite agregar

archivos de cualquier tipo, tales como procesadores de texto, hojas de cálculo, presentadores de ideas, entre muchos otros, al hacer clic

en el botón Examinar de la página principal que aparece al iniciar

sesión en Owl, muestra las carpetas y archivos creados. Al estar ubicado en una carpeta, esta opción permite agregar archivos a la

misma especificando que tipo de documento es, el título del mismo, el propietario y los permisos de seguridad.

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Ilustración 25 Ventana Agregar archivos a una carpeta

Cambiar a vista reducida: Esta opción permite escoger

la cantidad de información que se visualizará en la página principal,

dependiendo del gusto de cada usuario, en este caso, será reducida, permitiendo ver la totalidad de carpetas y archivos que contengan el

sistema.

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Ilustración 26 Ventana de visualización de carpetas y archivos

Cambiar a vista expandida: Al haber escogido la

opción de Reducir vista, se activa el botón de Expandir Vista en Owl Intranet, para que el contenido de archivos y carpetas se visualicen

de una forma más amplia, agregando otras opciones a los mismos.

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Ilustración 27 Ventana de visualización expandida de archivos y carpetas

9.4 CREAR NUEVOS USUARIOS

En Owl se pueden tener varios usuarios para que inicien sesión cada vez que quieran utilizar el programa, de modo que al crearlos se especifica

el nombre completo, el de usuario con su respectiva contraseña, si pertenece a algún grupo previamente definido o el que por defecto trae

el programa (administradores, anónimos, administrador de archivos), entre otros aspectos.

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Ilustración 28 Ventana Agregar usuarios

9.5 EDITAR USUARIOS CREADOS

Si se desea modificar algún aspecto del usuario, está la opción de Editar

usuario en la página principal de Owl, al hacer clic, se abrirá una

ventana en la cual aparecerán los mismos ítems como si se fuera a crear un nuevo usuario, además permite eliminar un usuario, es decir, no

podrá iniciar sesión para acceder al programa.

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Ilustración 29 Ventana Editar usuarios

9.6 AGREGAR GRUPOS

Al crear nuevos usuarios para que accedan al programa, también se

pueden definir grupos para estructurar y organizar los mismos, de modo que después de haberlos establecido se especifica a qué grupo va a

pertenecer el usuario de acuerdo a los permisos que se quieran que tenga el mismo y las acciones que podrá realizar en el manejo de

carpetas y archivos.

Al oprimir el botón de Crear un nuevo grupo, aparecerá una casilla para digitar el nombre que tendrá el grupo y luego se procede a agregarlo en

el sistema.

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Ilustración 30 Ventana Agregar grupo

9.7 EDITAR GRUPOS

Después de haber creado un grupo en Owl, se puede cambiar el nombre

al grupo, para eso está la opción de Editar grupos, que modifica el grupo que se haya seleccionado, también se puede visualizar los usuarios que

pertenecen al mismo o eliminarlo definitivamente.

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Ilustración 31 Ventana Editar o borrar grupo

9.8 OPCIONES DE VISUALIZACIÓN

En la parte inferior de la página donde se encuentran las carpetas y

archivos que se han creado en Owl Intranet, hay una serie de opciones que permiten conocer el estado de los archivos y lo que se ha realizado

con los mismos., así que a continuación se explica cada una de ellas.

Ilustración 32 Barra de opciones

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Marcar/desmarcar casillas de verificación: Permite seleccionar las

carpetas o archivos en caso de querer eliminarlos, moverlos a otra carpeta o enviarlos por correo electrónico.

Nuevos: Muestra la cantidad de archivos nuevos que han sido colgados en el programa por diferentes usuarios y grupos.

Actualizados: Permite ver la cantidad de archivos que han sido

actualizados por los usuarios y por los grupos.

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10. POLITICAS PARA LA UIFCE

Para que el repositorio de documentos sea usado adecuadamente por los miembros de la Unidad de Informática y Comunicaciones, es

necesario determinar una serie de políticas que ofrezcan los lineamientos necesarios con respecto a los privilegios o permisos de

utilización.

Inicialmente, se pensó que todos los miembros de la UIFCE debían tener una carpeta en Owl para que pudiesen acceder a sus documentos de

una manera más práctica y eficiente; después de realizar un análisis de las necesidades de los miembros, en los cuales se cuentan a los

monitores, coordinadores, al director y a los IT manager, se hizo

evidente que no todos debían tener una carpeta personal en algún equipo.

Realmente la exclusión es para los IT manager, debido a que ellos

cuentan con un equipo personal en el cual manejan gran parte de los documentos que soportan su actividad diaria, los cuales gozan de total

privacidad pues ningún monitor puede acceder a sus contenidos por la red y esta prohibido por política que los monitores trabajen en los

equipos de los IT; este dictamen es entendible, ya que cada uno de los IT maneja información confidencial y de manejo delicado a la cual, como

es natural, los monitores no deben acceder.

Los monitores no tendrán carpeta personal en el repositorio debido a que la capacidad de almacenamiento o Storage del servidor no podría

soportar tal cantidad de información, por consiguiente, los monitores

continuarán manejando una carpeta personal en los equipos de investigación, la cual tendrá una capacidad de un GIGABYTE (1Gb) para

que los monitores almacenen allí todos sus documentos personales, por ejemplo, sus trabajos o documentos académicos.

Lo que se pretende con este apartado es ofrecer unas políticas básicas

que permitan el buen funcionamiento de la herramienta Owl, y que se facilite su uso y administración por parte de los responsables. Las

políticas descritas a continuación obedecen a un estudio sobre las necesidades de la UIFCE y el potencial de los recursos con que se

cuenta, realizado por los integrantes de la presente investigación. Sin embargo, podrán ser modificadas, dependiendo de las necesidades

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emergentes o las disposiciones de la coordinación o dirección de la

dependencia.

10.1 POLÍTICAS GENERALES PARA LA UTILIZACIÓN DE OWL

EN LA UIFCE

1. Los IT manager tendrán una cuenta de usuario de sólo lectura para revisar los documentos de investigación, en caso de ser tutor, o si

son un apoyo para algún grupo de trabajo, igualmente.

2. Los monitores, los coordinadores y el director de la Unidad tendrán

cuenta para poder acceder al sistema Owl.

3. Existirá solamente una carpeta principal para cada grupo de trabajo, las cuales estarán ubicadas directamente en la raíz del repositorio.

4. Los líderes de grupo serán responsables por el contenido, la

información y estructura de su carpeta.

5. Existirá solamente una carpeta principal para cada grupo de investigación, las cuales estarán ubicadas directamente en la raíz del

repositorio.

6. Los integrantes de los grupos de investigación se harán responsables

de del contenido, la información y la estructura de sus carpetas correspondientes.

7. Las directivas deberán tener acceso de lectura a todas las carpetas y

documentos del repositorio, salvo en los casos que el director disponga lo contrario.

8. Inicialmente, los monitores solo tendrán acceso a sus carpetas de

investigación y grupo respectivas. En la eventualidad que algún monitor necesite acceder a los documentos de otro u otros grupos

deberá comunicarlo al líder de grupo o a alguno de los miembros de la investigación según sea el caso.

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9. Los administradores de las carpetas de investigación o de los grupos

de trabajo decidirán si les otorgan permisos a los IT manager dependiendo si es el tutor de la investigación o un apoyo para las

labores de un grupo de trabajo.

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11. METODOLOGÍA

La investigación desarrollada en el semestre implicó tener conocimientos sobre el funcionamiento de un servidor Web, un manejador de base de

datos y del lenguaje de programación PHP, por lo tanto, se empezó por consultar manuales de estos programas y posteriormente, instalar Owl

Intranet Knowledgebase, el cual está soportado en los mismos.

En el transcurso del trabajo fue necesario conocer las dos clases de servidores Web que existen para almacenar páginas Web, Apache

Server e Internet Information Server, en especial este último, ya que es éste el que actualmente maneja la Unidad de Informática para todo lo

concerniente a servicios Web.

Se decidió documentar tanto los programas que debe usar

obligatoriamente Owl Intranet Knowledgebase, así como el funcionamiento del mismo, de modo que este documento es un manual

completo de los puntos básicos e importantes que se deben tener en cuenta para empezar a manejar este software.

Luego de haber usado Owl Intranet Knowledgebase, se determinó las

necesidades de información en la Unidad de informática en cuanto al manejo de documentos y archivos, estableciendo las políticas para los

distintos grupos de usuarios, para tener así un mejor control y una administración de los mismos. Para ello, se tuvo en cuenta las

sugerencias y opiniones de los coordinadores de esta dependencia, ya que ellos son quienes deben fijar los lineamientos de este proceso de

manejo de archivos.

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12. CONCLUSIONES

Se realizó una investigación no sólo de Owl Intranet Knowledgebase, si no que también fue necesario consultar manuales de otros

programas, los cuales son indispensables para el funcionamiento de este software, además de contar con conocimientos suficientes sobre

el manejo de páginas Web.

Se logró desarrollar un completo manual de Owl Intranet

Knowledgebase, el cual es una herramienta muy útil para el manejo de documentos en una organización, que facilita la organización y la

administración de los mismos.

La investigación que se llevó a cabo este semestre, permitió conocer

la aplicación de un software de manejador de documentos dentro de

la Unidad de Informática, con pronta y útil aplicación para la información que maneja los grupos de trabajo de esta dependencia.

Se establecieron las políticas necesarias para el repositorio de documentos en Owl Intranet Knowledgebase, que se deben tener en

cuenta para el manejo de archivos entre los miembros de la Unidad de Informática.

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13. WEBGRAFÍA

http://www.desarrolloweb.com/articulos/306.php?manual=34

http://www.php.net/get/php-4.3.10.tar.gz/from/a/mirror

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