PAE PARD...2 - PAEPARD ommunica AEPARD tef orma yst s onnaissances. ommunica AEPARD tef orma yst s onnaissances. PAEPARD - 3 Introduction : gérer la communication n’est pas simple

PA E PA R D La communication de PAEPARD

Le cheminement d’une plateforme d’information vers un système de gestion des connaissances

2 3- PAEPARD - La communication de PAEPARD. Le cheminement d’une plateforme d’information vers un système de gestion des connaissances. La communication de PAEPARD. Le cheminement d’une plateforme d’information vers un système de gestion des connaissances. - PAEPARD -

Introduction : gérer la communication n’est pas simple !

La Plateforme pour un partenariat Afrique-Europe dans le domaine de la recherche agricole pour le développement (Platform for African-European Partnership in Agricultural Research for Development, PAEPARD) vise à promouvoir de solides partenariats multi-acteurs dans le domaine de la recherche agricole pour le développement (RAD) et de contribuer ainsi à la réalisation des Objectifs de développement durable (ODD). PAEPARD entend y arriver en :

facilitant la mise en place de partenariats entre organisations agricoles, groupes de la société civile, instituts de recherche et établissements d’enseignement, entreprises privées et réseaux politiques ;

apportant un soutien aux partenariats en renforçant les capacités des partenaires et en améliorant leur accès aux informations sur les possibilités de financement ;

aidant les partenaires à préparer de solides propositions de recherche répondant aux besoins réels au niveau de l’exploitation ou de l’entreprise ;

plaidant pour un soutien accru aux partenariats multi-acteurs, fondés sur la demande, dans le domaine de la RAD.

La stratégie de communication et de plaidoyer de PAEPARD vise à soutenir et à renforcer les partenariats multi-acteurs en RAD entre l’Afrique et l’Europe en démontrant l’efficacité d’une approche fondée sur la demande et associant un large éventail d’acteurs. Cette approche poursuit deux objectifs stratégiques :

i) Créer des synergies fortes et un engagement solide parmi les partenaires de PAEPARD grâce à une communication efficace et régulière, qu’il s’agisse de la communication officielle avec la Commission européenne (CE) et de son feedback ou de la communication entre les partenaires et les modules du projet.

ii) Améliorer la sensibilisation aux avantages offerts par les partenariats multi-acteurs Afrique-Europe dans le domaine de la RAD et encourager la participation active des parties prenantes de la RAD à ces partenariats. À cette fin, la Plateforme se propose de :

sensibiliser les différents acteurs aux activités de PAEPARD ;

diffuser les réalisations et les résultats des activités du projet et apprendre de l’expérience d’autrui ;

partager l’information sur les possibilités de financement et promouvoir la mise en réseau ;

attirer les investissements et gérer des fonds de recherche compétitifs afin de mettre en place des partenariats multi-acteurs en RAD.

Vu la complexité et les nombreuses facettes du projet PAEPARD, l’une des principales difficultés a été de s’assurer de communiquer les informations appropriées aux utilisateurs, rapidement et de sorte qu’ils puissent les interpréter et les utiliser facilement.

Au début de la mise en œuvre de PAEPARD, les messages de communication et de plaidoyer étaient de nature assez générale, l’objectif étant de soutenir une RAD multi-acteurs, fondée sur la demande, pour lui donner un maximum d’impact. L’on espérait initialement que les études de cas fourniraient des exemples forts montrant l’impact des consortiums multi-acteurs sur le développement agricole. Mais à l’époque, les partenaires de PAEPARD n’ont pas soumis d’études de cas apportant des preuves convaincantes de l’efficacité de cette approche. Cependant, à mesure que sont apparues des preuves issues de l’expérience du projet et des consortiums soutenus par PAEPARD, les messages sont devenus plus nuancés et convaincants.

Pour améliorer encore l’efficacité de l’ap-proche et pour mieux la coordonner, les activités de communication et de plaidoyer de PAEPARD ont été ensuite regroupées dans un même mo-dule du projet – ce qui n’était pas le cas dans la stratégie initiale puisque ces deux activités re-levaient de modules différents. Les autres mo-dules de projet autour desquels les activités de PAEPARD sont organisées sont les partenariats, le développement des capacités, et la coordina-tion et gestion du projet.

Les dispositifs d’information et de commu-nication de PAEPARD ont par ailleurs évolué au fil du temps, suite aux réorientations du projet et aux retours d’information des utilisateurs de l’information. Les priorités s’en sont trouvées modifiées et de nouveaux besoins d’informa-tion et de communication sont apparus, entraî-nant une évolution de la stratégie du projet et des outils conçus et déployés pour répondre à ces nouveaux besoins.


mener de fréquentes réunions en présentiel. Une des priorités de PAEPARD a donc été de mettre en place une plateforme sur mesure répondant à ses besoins et intégrant des outils interactifs pour faciliter le processus de développement de partenariats, au sein duquel les organisations agricoles régionales et le secteur de l’agrobusiness occuperaient un rôle plus important. La communauté PAEPARD était au départ limitée aux membres des institutions participant au projet ; la communication était essentiellement interne (partage d’informations

au sein de l’équipe du projet) et la communication externe limitée à la promotion du projet. À ce stade initial de PAEPARD, l’information et la communication étaient gérées par l’équipe du projet à l’aide d’outils d’information basiques, comme les forums et les blogs (voir encadré 1).Le Dgroup et le blog de PAEPARD ont été les premiers éléments constitutifs de la plateforme de communication. Certaines informations de PAEPARD ont aussi été mises en ligne à l’aide de SlideShare et YouTube.

> Dgroup

Un « Dgroup » est une plateforme en ligne qui favorise les interactions et le débat entre membres d’un groupe d’intérêt ou d’un projet. Utilisé par plus de 700 communautés actives, il compte plus de 150 000 utilisateurs inscrits. Cet outil convient particulièrement aux utilisateurs n’ayant accès qu’à des réseaux à faible débit. La plupart des échanges se font par courriel, à l’aide de listes de diffusion électroniques. Une communauté Dgroup PAEPARD (https://dgroups.org/paepard) a été lancée en février 2010 pour soutenir la communication interne entre les partenaires du projet PAEPARD et diffuser des informations actualisées sur les possibilités de financement de la RAD et les événements dans ce domaine. Elle est toujours utilisée aujourd’hui pour échanger des informations sur un large éventail de thèmes, comme les prochaines réunions du projet, les ressources utiles et les nouveaux appels à propositions. Ce Dgroup permet aussi aux partenaires d’accéder facilement aux documents et aux ressources du projet. La communauté Dgroup PAEPARD comptait au 1er août 2017 plus de 8 000 membres qui reçoivent et diffusent des informations sur la RAD. Au fil des années, ce Dgroup est devenu l’un des réseaux les plus influents pour créer des complémentarités et des synergies entre les nombreux acteurs du secteur de l’agriculture en Afrique. Le Dgroup PAEPARD est aujourd’hui régulièrement utilisé par la FAO, le CGIAR, etc. qui y postent leurs annonces de conférences et rapports. La section « Rapports et ressources sur la RAD » de la bibliothèque du Dgroup PAEPARD contient environ 330 titres. Un point faible est cependant l’absence de moteur de recherche et le fait que les documents ne sont accessibles que par ordre chronologique ou par thème.

> Blog

Un blog est une page web sur laquelle un particulier ou une organisation partage des opinions, expériences et activités, et qui est généralement mise à jour de manière régulière. Un blog PAEPARD bilingue (http://paepard.blogspot.com) a ainsi été lancé pour :

fournir des informations actualisées sur d’autres événements et possibilités de financement de la RAD, notamment un avis d’appel à propositions ;

soutenir le processus de développement des partenariats ainsi que documenter et partager la méthode utilisée ;

créer des complémentarités avec d’autres initiatives en partageant les bonnes pratiques de la RAD et promouvoir l’approche RAD.

Le blog PAEPARD a produit en moyenne 350 articles par an et s’est révélé particulièrement pertinent, comme en témoignent le nombre élevé de vues et les retours très positifs. En 2016, le blog a enregistré 219 985 vues, avec en moyenne environ 600 vues par jour. Les 118 articles comprenant le mot clé ‘aflatoxine’ ont incontestablement influencé les bailleurs de fonds et les acteurs de la recherche, mais aussi ouvert des possibilités de financement et favorisé la mise en place de partenariats Afrique-Europe équilibrés. Le blog PAEPARD a aussi largement utilisé la vidéo comme moyen de communication, en particulier pour de brèves interviews de personnes travaillant sur divers aspects de la RAD.

> Slide share

SlideShare est un service d’hébergement de présentations Web 2.0. Les utilisateurs peuvent y importer des fichiers, en mode privé ou public, dans les formats suivants : PowerPoint, PDF, Keynote ou OpenDocument. Ce service a été abondamment utilisé par les utilisateurs de PAEPARD, non seulement pour leurs présentations de projet mais aussi pour assurer leur visibilité auprès des tiers. Au cours de ces trois dernières années, 230 présentations environ ont été partagées et les plus populaires ont enregistré plus de 7 000 visites.

> YouTube

Une série d’interviews vidéo de partenaires de PAEPARD ont été utilisées comme « teasers » afin d’améliorer la visibilité des consortiums soutenus par PAEPARD ou des tiers. Des vidéos ont aussi été utilisées aux fins de la communication sur le blog de PAEPARD, en particulier pour de brèves interviews de personnes travaillant sur différents aspects de la RAD. PAEPARD a produit et importé vingt-cinq interviews vidéo. Par ailleurs, un nombre élevé d’articles du blog de PAEPARD intégraient des vidéos de conférences, d’organisations partenaires, de technologies innovantes et de témoins.

1

La plateforme d’information PAEPARD a évolué en plusieurs phases avant de devenir un système efficace de gestion de l’information. Durant la première phase du projet, les outils de communication ont servi essentiellement à diffuser les informations en s’appuyant sur l’outil de mailing Dgroup, le blog de PAEPARD, et les sites web de PAEPARD et des membres des consortiums. Aidés par une stratégie de communication et de plaidoyer commune en soutien à l’évolution des besoins de communication de PAEPARD, les membres de PAEPARD ont ensuite assuré le développement d’un outil sur mesure, baptisé OSIRIS (Online System Improving Relationships by Information Sharing, Système en ligne d’amélioration des relations par le biais du partage d’informations), qui a permis de doter la plateforme d’un véritable système d’information. Enfin, en publiant des documents de synthèse, comme des Policy

Briefs, en offrant aux partenaires de PAEPARD la possibilité de publier leurs propres sites web, en intégrant des outils Web 2.0 gratuits pour produire et échanger leur expérience, et enfin en utilisant les réseaux sociaux (Twitter and Facebook) comme nouveaux canaux de communication, la plateforme d’information de PAEPARD est devenue progressivement un véritable système de gestion des connaissances. Le présent document décrit comment PAEPARD s’est employé à répondre aux besoins d’information de ses utilisateurs, et tire quelques enseignements susceptibles d’intéresser les acteurs qui mettent au point des plateformes similaires de gestion des connaissances au bénéfice d’autres initiatives multi-acteurs. and shares some lessons that may be of interest to those designing similar knowledge management platforms for other multi-stakeholder initiatives.

Comment la plateforme d’information et de communication a-t-elle évolué ?

Au début de la phase de mise en œuvre de PAEPARD (2010), un projet de stratégie de communication a été développé sur la base des discussions entre parties prenantes organisées durant la phase initiale du projet. Le cœur de cette stratégie s’appuyait sur la création d’une plateforme d’information et de communication répondant aux besoins des chercheurs, des organisations paysannes, de la société civile, du secteur privé, des partenaires du développement, etc. La plateforme avait alors pour principales fonctions de : fournir des informations actualisées sur les

possibilités de financement de la RAD et les

événements dans ce domaine ; soutenir le processus de développement de

partenariat ainsi que documenter et partager les méthodes utilisées ; aider les organisations à élaborer des

propositions de recherche conjointes Afrique-Europe ; échanger les bonnes pratiques dans le

domaine de la RAD et promouvoir l’approche de partenariat multi-acteurs.

Lors de l’élaboration du projet de stratégie de communication, trois systèmes d’information largement utilisés à l’époque dans le domaine de la RAD – InfosysPlus, Wisard et Interdev – ont été analysés, l’objectif étant de déterminer si l’un d’eux répondait aux objectifs de PAEPARD. Cette analyse a révélé que ces plateformes (qui ne sont plus opérationnelles actuellement) n’incluaient pas d’outils pour faciliter la création de consortiums multi-acteurs et permettre le travail collaboratif. Or, ces outils sont particulièrement utiles lorsque les institutions partenaires sont situées à une certaine distance les unes des autres et ne peuvent pas

Premiers outils de communication en ligne : définitions


Pour ce faire, la stratégie révisée de commu-nication et de plaidoyer (2015) de PAEPARD a défini deux nouveaux objectifs stratégiques. Le premier était de renforcer les synergies et l’engagement des partenaires clés par le biais d’une communication rapide et efficace, y com-pris pour la communication officielle avec la CE – qui relève des obligations contractuelles – et une communication améliorée entre les parte-naires et les acteurs du projet afin de renforcer le partage et la pertinence des informations.

Les types d’information à communiquer ont été différenciés comme suit :

Le deuxième objectif stratégique s’appuie sur la volonté de la stratégie de communication initiale de sensibiliser toutes les parties prenantes de la R&I aux avantages du partenariat multi-acteurs Afrique-Europe dans le domaine de la RAD et de les encourager à participer à travers des actions :

de renforcement des capacités des acteurs extérieurs ;

de sensibilisation des différents acteurs aux activités de PAEPARD ;

de diffusion des réalisations et résultats des activités des projets et de partage d’expériences ;

de partage d’information sur les possibilités de financement et de promotion de la mise en

réseau ; et d’actions visant à attirer les investis-sements afin de consolider les partenariats mul-ti-acteurs dans le domaine de la RAD.

Un processus d’apprentissage et de négociation a été mis en place pour surmonter les difficultés et les contraintes en matière de communication interne et externe :

a) Les obligations internes ont été renforcées et leur visibilité améliorée dans la nouvelle stratégie de communication et de plaidoyer, avec notamment un suivi des progrès (rapports financiers, plans de travail) des activités ;

b) Des mesures de gouvernance plus rigoureuses ont également été prises afin d’encourager le respect des obligations internes (reporting, documentation), avec notamment des réunions de pilotage du projet régulières (plus de deux fois par an) utilisant la vidéoconférence pour le suivi des actions ;

c) Un comité de rédaction (task force publication) a été mis en place pour améliorer la communication

externe et coordonner communication et plaidoyer lors d’événements internationaux ;

d) Des outils web ont été développés dans le cadre d’un processus participatif et itératif (voir plus loin), l’objectif étant de répondre précisé-ment aux besoins en information et communi-cation des membres de PAEPARD.

Toutefois, la revue à mi-parcours a mis en avant la nécessité d’un changement et a formulé des recommandations spécifiques qui ont été suivies par PAEPARD. Le principal changement a été le passage d’une plateforme d’information gérée par l’équipe de projet à une plateforme d’information gérée en grande partie par les partenaires du projet et les membres des consortiums.

La plateforme PAEPARD a dû évoluer pour permettre à ses partenaires et consortiums de devenir des acteurs clés de l’information et de la communication. La plateforme devait désormais intégrer des outils plus décentralisés pour leur permettre de produire des informations structurées et actualisées. Cette nécessité a marqué une nouvelle étape dans la transition vers un système de gestion des connaissances

Cependant, tout au long des différentes phases de PAEPARD, une série de facteurs ont nui à l’efficacité de la communication interne et externe : Le large éventail de partenaires avec différents

intérêts, attentes, compétences, procédures opérationnelles et cultures institutionnelles, provoquant d’importantes différences d’un acteur à l’autre quant au type d’information produite et au moyen privilégié pour la diffuser. la diversité des publics cibles ayant chacun des

attentes et demandes différentes en matière d’information ; les messages de communication et/ou de plaidoyer doivent être adaptés afin d’atteindre les cibles visées. Les processus de communication ne sont pas

linéaires et la cartographie des flux d’information entre les utilisateurs de la plateforme et les coordinateurs est une tâche essentielle mais complexe, en particulier lorsque l’apprentissage conjoint est encouragé et que les partenaires s’engagent dans un processus d’apprentissage mutuel, reconnaissant que chacun a quelque chose de particulier à offrir. Les obstacles linguistiques : l’anglais ou le

français n’est généralement pas la langue

maternelle de la plupart des partenaires, alors que ce sont les deux langues officielles utilisées par PAEPARD et dans le domaine de la RAD en général.

Pour faire face à ces contraintes, un site Internet dédié aux activités de médiation de PAEPARD a été élaboré sur la plateforme d’information et de communication. Ce site web a pour but de présenter les avancées du projet, de fournir des informations sur la RAD aux visiteurs, et de faciliter les contacts multi-acteurs en vue de partenariats (voir encadré 2).

Suite à la revue à mi-parcours de PAEPARD, en 2012, il a été reconnu que la communica-tion interne et externe devait être améliorée et scindée en deux activités à la fois complé-mentaires et distinctes, et que ces deux types de communication exigeaient des outils diffé-rents. Si les principales fonctions de la commu-nication de PAEPARD sont restées les mêmes, seule la première – fournir des informations sur la RAD – a été atteinte. Pour réaliser les trois autres fonctions (voir précédemment), il a fallu identifier de nouvelles pistes et de nouveaux moyens.

> Site web

Le site web bilingue (français-anglais) de PAEPARD présente les objectifs du projet, la structure des modules et les partenaires, et vise à faciliter la communication entre les partenaires et les consortiums PAEPARD. Il répond également à l’objectif de PAEPARD – fournir des informations actualisées sur les opportunités de financement et les événements dans le domaine de la RAD, mais aussi de faciliter les partenariats entre acteurs

Le site a été créé à l’aide de YesWiki, un outil open source facile d’emploi (voir https://yeswiki.net/). Son utilisation ne requiert pas de formation technique. Le site web de PAEPARD fournit des liens vers des sites de partenaires qui ont leur propre page de projet.

La première version du site de PAEPARD était directement alimentée par les membres gestionnaires du projet et par les responsables de consortiums. Les coûts inhérents à l’alimentation du site étaient partagés entre les membres du projet et les consortiums. Toutefois, en l’absence d’une ligne éditoriale bien définie et le coût des actions de communication n’étant pas intégré dans les plans d’action annuels, l’approche ne s’est pas révélée efficace. Cette tâche de communication étant perçue comme une charge de travail supplémentaire, peu de membres de PAEPARD ont publié le suivi de leurs activités sur le site.

En revanche, la dernière version du site web, lancée au début 2016, récolte automatiquement les informations des espaces de travail personnels des consortiums et des modules du projet (voir plus loin). L’information n’est donc produite qu’une seule fois et est automatiquement publiée sur le site si les propriétaires de l’information (les membres des consortiums) décident de la rendre publique. Le site web favorise le développement des partenariats en proposant un moteur de recherche des partenaires et des possibilités de financement. Les informations sur les activités et les événements du projet sont clairement mises en avant et une série de ressources, dont les publications du projet, peuvent être téléchargées au format PDF.

En juillet 2017, le site web enregistrait en moyenne environ 4 000 visites par mois.

Caractéristiques d’un site web intégré au sein d’une plateforme d’information et de communication

2

SOUHAITABLE

Informer régulièrement les acteurs de PAEPARD sur les activités de ses groupes de travail (work packages).

Faciliter les interactions entre les parte-naires pour réaliser les objectifs suivants : Aider les organisations à rédiger

des propositions de recherche conjointes Afrique-Europe ; Échanger les bonnes pratiques

en matière de RAD et promouvoir l’approche RAD.

OBLIGATOIRE

Communiquer régulièrement à la CE des informations contractuelles internes (suivi des progrès des activités : rapports financiers, plans de travail) propres à la gestion du projet.

Fournir des informations de base (avec suivi des acteurs de PAEPARD) afin de réaliser les objectifs suivants : Soutenir le processus de développement

du partenariat et partager des informations sur les méthodes utilisées ; Aider les organisations à rédiger des propositions

de recherche conjointes Afrique-Europe.


> Sites web PGU

Les PGU se sont vu offrir comme outils un espace collaboratif privé et un site web public. Les membres des PGU ont pu échanger et produire des informations à l’aide de deux outils : un forum de discussion et un outil de partage de documents via Dropbox. Ils ont ensuite eu l’occasion de publier leurs informations sur un site web ; à cette fin, ils ont pu utiliser un Wiki personnalisé pour créer des pages web sans l’utilisation du langage html. Les sites web des PGU ont utilisé YesWiki, un outil open source facile d’emploi (voir https://yeswiki.net/).

Les résultats de l’utilisation du Wiki ont été mitigés : certains PGU ont utilisé le site pour promouvoir leurs activités ou importer des documents stratégiques mais la communication externe est restée confuse, sans aucune stratégie de communication cohérente pour le partage d’informations. Cela peut s’expliquer par l’absence de ligne éditoriale (liberté totale donnée à chaque PGU) et surtout par le fait que les informations publiées sur le site web n’étaient pas structurées (pages avec un contenu très différent d’un PGU à l’autre). Dernière explication, le fait que les facilitateurs qualifiés n’étaient plus chargés de faciliter le PGU.

Un site web géré par les utilisateurs 3

OSIRIS est une plateforme de travail collaboratif bilingue (anglais et français), personnalisée à partir d’un Wiki, et qui offre, entre autres fonctions : la gestion d’un annuaire, d’une bibliothèque de documents, d’un calendrier, d’actualités, de documents partagés en ligne, et d’activités. La plateforme est également dotée de fonctions spécifiques comme le partage d’informations avec d’autres systèmes, la gestion de rendez-vous (Doodle), la co-rédaction de documents en ligne (Google Drive), etc. OSIRIS réunit un système d’information complet sur les activités des consortiums, des fonctions de travail partagé et une fonction de web-publishing. OSIRIS est un système open source gratuit développé par PAEPARD.

OSIRIS4

Vers un outil de communication sur mesure

Vu l’échec des précédentes tentatives pour introduire sur la plateforme d’information et de communication divers outils déjà éprouvés, PAEPARD a décidé d’associer pleinement les consortiums et les membres des modules à la conception d’un outil collaboratif personnali-sé, spécialement destiné à aider les acteurs à collaborer, à produire et partager des informa-tions. Ce fut là une étape importante dans la transition vers un système d’information et de communication.

OSIRISPour mieux comprendre quels étaient les

besoins d’une équipe œuvrant conjointement à la réalisation d’un objectif commun (modules, consortiums ou PGU) et la façon dont elle communique, il a été décidé d’observer un groupe de travail in situ. Cette initiative, qui a eu lieu au Kenya, en février 2014, a permis d’étudier, au cours d’une réunion de travail de partenaires, les informations échangées et l’objectif de ces échanges, puis de concevoir un outil susceptible de faciliter le travail du groupe.

Le premier prototype de plateforme intégrée a été présenté aux représentants des PGU et des consortiums et aux membres de PAEPARD. Il a été baptisé OSIRIS (Online System to Improve Relationships by Information Sharing), ce qui

signifie : système en ligne pour améliorer les relations par le biais du partage d’information.

Chaque PGU, consortium et module PAEPARD dispose de son propre espace OSIRIS. Même si ces espaces sont initialement privés, chaque groupe peut partager une partie ou la totalité de ses informations avec les autres groupes. Une formation complémentaire sur OSIRIS a été organisée au Ghana, en septembre 2015, pour les représentants de 15 consortiums et PGU. Les participants disposent à présent des qualifications requises pour former d’autres membres de leur consortium/PGU à l’utilisation d’OSIRIS et un manuel et des vidéos en anglais et en français ont été publiés à titre de support de formation.

Évolution des besoins de communication

Au cours des premières phases de la mise en œuvre de PAEPARD, deux appels à propositions (en 2010 et 2011) ont été lancés, attirant environ 150 propositions de partenariats multi-acteurs. Au total, 19 consortiums ont été sélectionnés pour bénéficier d’un soutien, notamment sous la forme d’une aide à la constitution du partena-riat. Toutefois, il est rapidement apparu que cette procédure n’offrait pas un soutien approprié aux utilisateurs de la recherche, en particulier les or-ganisations paysannes. Pour y remédier, un nou-veau mécanisme a été mis en place : le processus guidé par les utilisateurs (PGU, ULP en anglais).

Une nouvelle approche faisant apparaître de nouveaux besoins en matière d’information et de communication

Dans la première phase du PGU, une organisation paysanne régionale consulte les parties prenantes pour identifier un thème prioritaire nécessitant des activités de recherche pour résoudre des problèmes ou exploiter de nouvelles opportunités. Les thèmes sont ensuite examinés de manière plus approfondie par les spécialistes, et ils sont regroupés et communiqués aux parties prenantes lors de deux ateliers menés par des facilitateurs en innovation agricole (FIA). À la fin du second atelier, les participants définissent une série de questions de recherche et chargent une petite équipe d’acteurs d’élaborer une proposition de recherche. La réorientation de l’approche a fait apparaître de nouveaux besoins d’information pour les organisations soutenues par PAEPARD. Les partenaires des 19 consortiums ont aussi continué d’avoir besoin d’un soutien en matière de communication. De nouveaux outils d’information et de communication ont par conséquent été testés pour répondre à ces divers besoins.

Outils de communication pour répondre aux besoins de renforcement des capacités

La première nécessité était de fournir des outils de communication aux FAI afin de les aider

pour l’animation des ateliers de constitution des consortiums.

Un atelier de communication et de renforcement des capacités, organisé à Montpellier en février 2012, a réuni les membres des consortiums de recherche chargés de la communication. Une série d’outils Web 2.0 open source et gratuits ont été présentés. Au terme de l’atelier, les participants ont sélectionné le groupe d’outils qu’ils jugeaient le mieux adaptés à leurs besoins (outils de prises de rendez-vous, de réflexion de groupe et d’animation de réunion, de cartes mentales, etc.).

Plusieurs mois après la formation aux outils Web 2.0, les consortiums ne les utilisaient encore pas car les responsables de la communication n’avaient pas eu le temps de mettre en pratique leurs connaissances ni de les approfondir, et encore moins de former les autres membres du consortium. Une autre explication en cause est le large éventail d’outils : l’utilisation d’un outil différent pour chaque besoin a découragé bon nombre de participants à l’atelier.

Outils de communication décentralisés pour les PGU

La seconde nécessité était de doter les membres des consortiums d’outils leur permettant de rédiger leur proposition de projet. Lors d’un atelier d’appui aux consortiums (Yaoundé, janvier 2013), les FIA ont bénéficié d’une formation à l’utilisation d’outils de communication Web 2.0 open source et gratuits. Ils devaient sélectionner les outils les plus pertinents pour permettre aux membres d’un consortium de travailler ensemble et de rédiger leur projet de recherche. Ils ont choisi d’utiliser un Wiki pour faciliter la communication externe, notamment pour concevoir les sites web des PGU. Pour la communication interne ils ont choisi de partager les documents via Dropbox et d’utiliser des forums de discussion pour faciliter les échanges sur différents thèmes (voir encadré 3).

Exemple de tweet servant

à illustrer les avancées

du consortium PAEPARD sur

le trichoderma.


dont les avancées, actualités, success stories et photos ont été mises à jour. En outre, des sources d’information externes liées aux activités des consortiums ont été identifiées et ajoutées au site web de PAEPARD (présentations des consor-tiums, articles des consortiums sur d’autres sites web). Cette approche sera utilisée pour chaque événement international afin de soutenir à la fois le contenu web et l’activité ‘réseaux sociaux’ de PAEPARD. PAEPARD devrait continuer à utiliser les réseaux sociaux pour promouvoir les partenariats multi-acteurs Afrique-Europe dans le domaine de la RAD, l’importance de l’engagement des utilisa-teurs et l’impact de ces partenariats sur le terrain.

Intégrer la communication et le plaidoyer

La stratégie de communication de PAEPARD a dû intégrer les différentes réorientations du projet car l’approche mise en œuvre se base sur une réflexion permanente sur les réalisations et les défis. Une telle stratégie a influencé l’évolution de la plateforme de communication et d’information. Une solide stratégie de communication est nécessaire pour identifier les publics, ainsi que les messages personnalisés à diffuser. PAEPARD

estime que le plaidoyer est un volet important de sa mission et il était donc essentiel de mettre en œuvre, dans le cadre du processus de communication, une stratégie de communication et de plaidoyer dont les activités relevaient d’un seul et même module, notamment pour consolider l’objectif d’appui aux organisations à la préparation des propositions de recherche conjointes Afrique-Europe, au partage des bonnes pratiques en matière de RAD et à promouvoir l’approche de RAD.

La nouvelle stratégie de communication et de plaidoyer de la phase actuelle de PAEPARD (de décembre 2013 à décembre 2017), élaborée lors de l’atelier de communication d’octobre 2014 à Bruxelles, a été validée par le biais d’une consultation en ligne qui a permis aux partenaires qui n’étaient pas en mesure d’y assister d’alimenter la réflexion. Ce processus a duré plusieurs mois, laissant aux partenaires du temps pour réfléchir sérieusement aux mesures nécessaires pour améliorer l’efficacité des approches de communication et de plaidoyer de PAEPARD. Les différents acteurs et leurs intérêts en matière de communication et de plaidoyer ont pu ainsi être analysés de manière approfondie, ce qui a permis la rédaction d’un plan d’action plus ciblé et réaliste pour les activités de communication et de plaidoyer. En outre, les plans d’action sont désormais préparés une fois par an. Ils hiérarchisent les priorités en matière d’organisations et d’événements, répartissent les responsabilités et ventilent les budgets affectés à la mise en œuvre.

Initialement, le document de projet stipulait que les activités de plaidoyer visaient essentiel-lement à inciter les organismes de financement européens à soutenir davantage les partenariats en RAD guidés par la demande et multi-acteurs entre l’Afrique et l’Europe. La priorité a toute-fois rapidement été donnée aux organismes de financement d’Afrique, les partenaires recom-

La stratégie de communication et de plaidoyer a permis à la plateforme de communication et d’information de PAEPARD d’acquérir de nouvelles ressources d’information et, grâce à l’arrivée des publications PAEPARD, lui a donné accès à l’univers des systèmes de gestion des connaissances

Pendant la phase de développement d’OSIRIS, une nouvelle stratégie de communication et de plaidoyer de PAEPARD a également été définie et développée (voir plus loin pour en savoir plus). Les consortiums et PGU ont ainsi pu échanger des informations contractuelles (réalisations, rapports d’activité, retours d’expérience) avec le coordinateur du projet, partager certaines informations avec d’autres consortiums ou modules du projet (calendrier, actualités, documents), et publier des actualités et certains documents via le site web de PAEPARD.

Le lancement d’une nouvelle version d’OSIRIS a été associé à l’organisation d’un atelier de formation aux outils. Cet atelier se voulait également un lieu de réflexion sur les nouveaux besoins émergents en communication et sur les développements nécessaires pour la conception d’une nouvelle version.

La valeur ajoutée d’OSIRIS ne se limite pas à la diffusion d’informations via différents outils. Il permet également d’améliorer la communication interne et externe au sein des consortiums. Aujourd’hui, 15 consortiums utilisent OSIRIS, principalement comme outil de travail collaboratif entre les membres d’un consortium, et quatre d’entre eux l’utilisent comme outil pour la promotion de leur consortium à l’international (sur le web).

Une étape majeure vers des systèmes de gestion des connaissances

OSIRIS a permis à la plateforme d’information et de communication de PAEPARD de se doter d’un véritable système d’information. Les données y sont structurées et liées entre elles. C’est en exploitant ses informations et en leur apportant une valeur ajoutée (synthèse, analyse, transformation…) que la plateforme de PAEPARD a pu devenir progressivement un système de gestion de la connaissance. La production d’information pour les réseaux sociaux a constitué une de ces étapes.

Une campagne sur les réseaux sociaux a été lancée à l’occasion des Journées européennes

du développement, JED 2017 (European Development Days, EDD) et ses objectifs spécifiques ont été définis dans un document stratégique pour la communication sur les réseaux sociaux de PAEPARD. L’équipe de communication de PAEPARD s’est concentrée sur l’outil Twitter et les tweets produits ont été synchronisés avec le compte Facebook de PAEPARD.

La stratégie pour les médias sociaux inclut, entre autres, l’identification d’une série de thèmes en rapport avec l’activité de PAEPARD et de ses consortiums. Chacun des thèmes est associé à une série de tweets qui renvoient aux ressources électroniques (pages web, documents) de la plateforme. Chaque tweet respecte une charte graphique précise et inclut un contenu visuel qui illustre le message twitté.

Avec ses 95 tweets, 37 000 avis et 1 200 visites du profil Twitter, la campagne sur les réseaux sociaux a contribué à améliorer la visibilité de PAEPARD. PAEPARD a ainsi bénéficié d’une exposition accrue et d’un statut institutionnel renforcé, tout en étant désormais lié à des partenaires similaires sur les réseaux sociaux. Les visites sur le site web de PAEPARD ont augmenté de 25 % pendant les JED 2017.

Les nombreux tweets générés ont contribué à faire connaître les avancées de PAEPARD auprès d’un plus large public. Il s’agissait de la première campagne de PAEPARD sur les réseaux sociaux et ce fut l’occasion de concevoir et mettre en place une nouvelle approche de communication pour promouvoir les événements/l’activité de PAEPARD sur les réseaux sociaux.

Cette campagne a également créé une dyna-mique d’amélioration du contenu du site web de PAEPARD, étant donné que les informations recueillies pour les JED 17 ont été utilisées pour compléter les pages web de 10 consortiums,

Grâce à la visibilité accrue des publications de PAEPARD sur le web – par exemple les notes et Policy Briefs –, et à la diffusion d’informations thématiques et synthétiques sur les réseaux sociaux, la plateforme d’information et de communication de PAEPARD devient peu à peu un véritable système de gestion des connaissances

Outil OSIRIS (système en ligne

pour améliorer les relations par

le biais du partage d’information), page d’accueil

des espaces collaboratifs

des consortia.


La Semaine scientifique agricole en Afrique et l’Assemblée générale du Forum pour la recherche agricole en Afrique (FARA), sur le thème « Appliquer les sciences, impacter les moyens d’existence », organisées à Kigali du 13 au 16 juin 2016. PAEPARD y a organisé un événement parallèle sur le partenariat multi-acteurs PAEPARD, et tenu un stand qui a attiré plus de 150 visiteurs ; Future of User-Led Research and Innovation

Partnerships: Learning from the PAEPARD Experience & Engaging with Eastern & Central Europe, Prague, 29-30 novembre 2016. Le Forum européen de la recherche agricole pour le développement a organisé des séances plénières qui ont attiré plus de 40 participants et permis aux jeunes d’en apprendre plus sur PAEPARD.

Publications PAEPARDLa communication externe via Dgroup ainsi

que le blog et le site web de PAEPARD (voir section sur les outils de communication externe) a été appréciée par ses différents publics et a suscité énormément d’intérêt et d’engagement. Toutefois, la phase de préparation de la nouvelle stratégie de communication a mis en avant le faible nombre de publications générées par le projet pour les acteurs extérieurs. Les activités de PAEPARD ont certes été abondamment documentées dans les rapports d’ateliers et d’autres documents mais ceux-ci s’adressaient majoritairement à un public interne au projet. Jusqu’en 2014, la visibilité et l’influence externes de PAEPARD ont donc été limitées.

Pour y remédier, un comité rédactionnel (Task Force Publication) a été mis en place, avec pour mission d’offrir un éventail complet de services d’édition dans plusieurs langues à tout consortium souhaitant publier un livret, une brochure, un rapport succinct ou un document de politique. Une nouvelle charte graphique et un nouveau branding ont été développés afin de donner aux publications PAEPARD une identité homogène, commune et forte. Des diapositives de présentation de PAEPARD, basées sur quelques modèles, ont été développées pour permettre aux membres d’assurer sa promotion et de promouvoir la plateforme lors de séminaires internationaux. Le même design a été utilisé sur le web, pour les affiches et sur les réseaux sociaux afin de faire de PAEPARD une marque reconnaissable et de faciliter l’identification des projets issus de PAEPARD

Depuis début 2016, la promotion de la communication externe pour PAEPARD a été encouragée par une série de publications analysant les différentes expériences de PAEPARD. Les rapports d’activités fournissent d’importants contenus sur les relations entre les acteurs, les mesures d’innovation et la facilité ou la difficulté à obtenir des fonds pour le projet, mais les représentants de la CE ont demandé des informations supplémentaires sur le pourquoi des comportements, les enseignements issus des partenariats et les recommandations fondées sur des éléments probants.

À cette fin, une série de thèmes ont été examinés et validés au sein de la Task Force Publication PAEPARD et, pour chacun d’eux, des équipes éditoriales ont été mises en place et des délais fixés. Des documents clés (plus de 20 pages) et des Policy Briefs (8 pages dont une de leçons apprises et recommandations pour les décideurs et les bailleurs) ont été rédigés en anglais et en français et publiés sur le site web au format PDF. Ces documents ont aussi été présentés et partagés en version papier lors d’événements clés sur la RAD organisés en Afrique et en Europe.

La liste des thèmes inclut : activité de médiation ; avantages des partenariats multi-acteurs, importance des consultations (voir encadré 5). Des documents sur la communication et le plaidoyer, les possibilités de financement pour la RAD et le renforcement des capacités seront publiés d’ici la fin 2017.

Electronic newsletterUne newsletter électronique est publiée

depuis 2015. Elle est envoyée tous les trois mois par courriel au Dgroup PAEPARD afin d’améliorer la visibilité de PAEPARD. Chaque numéro traite d’un thème spécifique intéressant la communauté PAEPARD.

Cette newsletter est sans conteste utile mais elle a aussi permis à PAEPARD de se rendre compte que cette méthode de communication est quelque peu dépassée. L’équipe/la direction du projet a réalisé que la plateforme d’information et de communication de PAEPARD devait désormais intégrer des outils interactifs, par ex. les réseaux sociaux, pour améliorer la diffusion de l’information et les échanges entre partenaires.

mandant d’accorder davantage d’attention aux organismes de financement influents du conti-nent africain. Cette vision a été renforcée par la revue à mi-parcours de PAEPARD qui a égale-ment recommandé que, dans chaque nouvelle phase du projet, les activités de plaidoyer visent davantage à associer les acteurs ne faisant pas partie du monde de la recherche et à privilégier des sources de financement plus orientées vers le développement.

Dans le cadre de sa stratégie de plaidoyer visant à promouvoir l’approche de partenariat multi-acteurs en RAD et le développement des PGU, PAEPARD a contribué au Dialogue politique de haut niveau UE-Afrique sur la science, la technologie et l’innovation et partagé sa vision stratégique avec des organisations de nature politique comme CAAST-Net Plus, ERAfrica, ProIntensAfrica et RINEA, qui sont toutes financées par la direction générale de la recherche de la Commission européenne (DG R&I). PAEPARD a participé, à titre individuel ou collectif, à une série d’événements internationaux majeurs organisés en Afrique ou en Europe : La réunion préparatoire ARCH (Agricultural

Research for Global Challenges), organisée à Bruxelles les 26 et 27 janvier 2016, avant la conférence de la DG AGRI, a présenté et examiné la nouvelle approche stratégique en matière de recherche et d’innovation. PAEPARD y a illustré

le rôle de médiation d’une plateforme de partenariat multi-acteurs en RAD ; La réunion du Dialogue politique de haut

niveau UE-Afrique à Addis-Abeba, les 4 et 5 avril 2016, lors de laquelle a été présentée la feuille de route pour la mise en œuvre d’un partenariat de recherche et d’innovation Afrique-UE sur la sécurité alimentaire et nutritionnelle et l’agriculture durable ; Le Forum mondial sur la recherche agricole

pour le développement (Global Forum on Agri-cultural Research for Development, GCARD3) autour du thème « No One Left Behind: Agri-food Innovation and Research for a Sustainable World », organisé à Johannesburg, du 5 au 8 avril 2016. PAEPARD y a organisé un événement parallèle sur le processus PGU et son stand a at-tiré plus de 120 visiteurs ;

> Policy brief n°1: Le rôle des partenariats multi-acteurs entre l’Afrique et l’Europe illustré par la question de la contamination par l’aflatoxine des denrées alimentaires et des aliments du bétail (oct. 2015).

> Policy brief n°2: Faciliter l’innovation en recherche agricole pour le développement : la médiation, lien essentiel (mars 2016).

> Policy brief n°3: Des partenariats inclusifs, équilibrés et axés sur la demande pour la RAD : enseignements d’un processus consultatif (nov. 2016).

> Document PAEPARD : Faciliter l’innovation en recherche agricole pour le développement : la médiation, lien essentiel (nov. 2016).

> Document PAEPARD : Enseignements des consultations sectorielles et multi-acteurs menées dans le cadre de PAEPARD entre 2010 et 2012 (avr. 2017).

> Fiche : Better vegetables, better lives. Improving African indigenous varieties for greater nutrition and livelihoods (oct. 2016).

> Fiche : Dealing with a hidden menace: reducing aflatoxin levels in groundnuts (Oct 2016).

> Fiche : The Red diamond: the extensive livestock value chain (Oct 2016).

> Fiche : COLEACP Users Led Process (Nov 2016).

Documents publiés par PAEPARD15

Un ensemble de publications PAEPARD.

1 En accès libre et gratuit sur l’url: http://www.paepard.org/wakka.php?wiki= PublicationsPaepard


Conclusion : acquérir de l’expérience

Une plateforme multi-acteurs, telle PAEPARD, est complexe et comporte de nombreuses facettes. Veiller à ce qu’elle diffuse des informations appropriées aux utilisateurs, rapidement et sous une forme facile à comprendre est donc un défi majeur. Toute initiative doit donc développer dès le départ une stratégie de communication bien définie, en coopération avec ses partenaires, afin d’assurer une vision commune des objectifs et des approches, ainsi qu’un sentiment d’appropriation et une bonne définition des rôles et des responsabilités. Le développement d’une « marque » claire et distincte contribue également à améliorer la visibilité de l’initiative et son appropriation par les partenaires du projet.

Toutefois, sans leadership et gestion solide des activités de communication, la communication peut être considérée comme une activité périphérique à réaliser par « quelqu’un d’autre ». La communication peut aussi être assurée de manière ponctuelle et dépendre de l’influence des « communicateurs ». De précieuses informations risquent donc de ne pas être publiées ou partagées avec d’autres partenaires.

Il importe également que l’initiative com-prenne ce qui peut inciter les partenaires à communiquer et qu’elle les aide à toucher leurs publics cibles. Une solide stratégie de commu-nication est essentielle pour identifier ces au-diences cibles et les messages sur mesure à communiquer. Des spécialistes de la communi-cation sont ici nécessaires, mais leur rôle doit se cantonner à celui de conseiller et de facilita-

teur (par exemple par le biais de la conception d’outils d’information et de communication, du développement de la marque et de services d’édition).

Il y a lieu aussi d’identifier les divers besoins d’information des différents utilisateurs (public interne et extérieur) et leurs canaux de communication préférés. Un large éventail d’outils de communication, en particulier les outils Web 2.0, est aujourd’hui disponible pour aider les acteurs à partager et à publier des informations. Pour garantir la réussite d’un

projet, il importe toutefois d’identifier les outils déjà efficaces pour les partenaires, mais qui peuvent exiger le développement d’un outil sur mesure, et d’assurer une formation utile pour que ledit outil soit adopté et utilisé efficacement.

Il convient de bien comprendre que les besoins d’information et de communication peuvent évoluer au fil du temps, suite aux réorientations du projet et aux retours des utilisateurs de l’information. Il peut en résulter l’émergence de nouveaux systèmes d’information et de communication et partant une réorientation de la stratégie et la conception de nouveaux outils pour répondre à ces nouveaux besoins.

Toute initiative de communication externe et de plaidoyer doit systématiquement s’appuyer sur les réseaux existants des partenaires, car ils sont tou-jours plus étendus que ceux élaborés par un projet.

L’utilisation des réseaux sociaux – canaux de communication répandus et influents – ne doit pas être négligée. Ils font partie intégrante de la culture jeune des partenaires, mais ils peuvent également fournir quantité d’informations et des savoirs très utiles pour la négociation des partenariats. Enfin, la pérennité de la plateforme d’information et de communication au terme du projet dépend de deux facteurs. Tout d’abord, le libre accès aux outils constitutifs de la plateforme. Les outils open source sont à privilégier puisqu’ils peuvent être utilisés gratuitement et continuer d’évoluer une fois le projet terminé. Le second facteur concerne l’hébergement et l’animation de la plateforme, qui devra migrer, être hébergée et animée par une institution/organisation nationale, régionale ou internationale pour continuer durablement à diffuser des services de médiation et de gestion des connaissances.

Il n’y a pas de communication efficace sans une solide stratégie de communication et de plaidoyer, sans un leadership et sans des outils vraiment adaptés aux besoins des partenaires

Action de communication et de plaidoyer

aux Journées Européennes du Développement

2017 organisées par la

Commission Européenne.

PA E PA R D

REA

LISAT

ION

GRA

PHIQ

UE :

D. B

ON

NET

- 09

/201

7

w w w . p a e p a r d . o r g p a e p a r d @ d g r o u p s . o r g

fa ce b o o k . co m / PA E PA R Dp a e p a rd . b l o g s p o t . f r

t w i t t e r. co m / PA E PA R D

Avis de non-responsabilité : « Ce projet a été financé grâce au soutien de la Direction générale pour la Coopération internationale et le développement international de la Commission européenne (DG-DevCo). Le contenu de la présente publication n’engage que ses auteurs, et l’Union européenne ne saurait être tenue pour responsable de tout usage fait des informations contenues dans la présente ».

La Plateforme de partenariat Afrique-Europe en recherche agricole pour

le développement (PAEPARD) est un projet sur huit ans financé par la Commission

européenne (à 80%) avec la contribution de ses propres partenaires (20%).

Depuis décembre 2009, elle est coordonnée par le Forum pour la Recherche

Agricole en Afrique (FARA), et ce, jusqu’à fin 2017 suite à prorogation.

Son objectif est d’établir des partenariats multi-acteurs africano-européens

dans le domaine de la recherche agricole pour le développement (RAD) en vue

de contribuer à la réalisation des Objectifs du Millénaire pour le Développement.

Les partenaires européens sont les suivants : AGRINATURA (l’alliance européenne

dans le domaine des connaissances agricoles pour le développement,

qui coordonne les partenaires européens de la recherche), COLEACP (représentant

du secteur privé), CSA (représentant des ONG), ICRA (spécialiste du renforcement

des capacités en RAD) et CTA (le Centre technique de coopération agricole

et rurale). Parmi les partenaires africains, outre le FARA, on trouve l’Organisation

panafricaine des agriculteurs (PAFO), le Forum régional des universités pour le

développement des capacités dans l’agriculture (RUFORUM) basé à Kampala et le

Réseau pour l’analyse des politiques sur l’alimentation, l’agriculture et les ressources

naturelles (FANRPAN) basé à Pretoria. PAFO agit à travers ses membres, qui sont

la Fédération des agriculteurs d’Afrique orientale (EAFF) basée à Nairobi, le Réseau

des organisations paysannes et de producteurs de l’Afrique de l’Ouest (ROPPA) basé

à Ouagadougou et la Plateforme régionale des organisations paysannes d’Afrique

centrale (PROPAC) basée à Yaoundé. La Confédération des syndicats agricoles

d’Afrique australe (SACAU) est un partenaire associé à PAEPARD.