Panduan Ahm Dims

Panduan Aplikasi AHM-DIMS

Training & Development Department

PT. Mitra Pinasthika Mulia

Pa

ge1

BAGIAN 1 : MENJALANKAN APLIKASI DIMS

Sebelum membuka aplikasi DIMS langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan engine

server.

1. Pada tampilkan desktop computer, klik 2x shortcut Start Domain, setelah itu akan muncul

tampilan seperti berikut.

2. Tunggu sampai dengan proses selesai. Jika proses sudah selesai maka tampilan start domain

akan hilang dengan sendirinya.

3. Aplikasi DIMS siap untuk dijalankan.

Setelah proses start domain berhasil dijalankan, selanjutnya untuk membuka aplikasi DIMS, klik 2x

shortcut DIMS (64bit).

Untuk akses user (default) dapat menggunakan, :

Username = train01

Password = ahmids




Pa

ge2

Berikut adalah tampilan dari DIMS :




Pa

ge3

BAGIAN 2 : BEKERJA DENGAN APLIKASI DIMS MASTER DATA

MASTER DATA

Bagian pertama yang harus dipersiapkan adalah data master yang akan digunakan sebagai data

pendukung proses transaksi dalam aplikasi ini.

1. TIPE & WARNA MOTOR

Menu Tipe & Warna Motor digunakan untuk proses update data tipe & warna motor. Berbeda

dengan aplikasi sebelumnya, pada aplikasi DIMS ini data tipe & warna motor hanya bisa

dilakukan dengan proses transfer melalui data yang ada di portal MPM (file *.UMTC)

Proses Update Data Motor :

- Download file *.UMTC yang terbaru dari Portal MPM

- Klik tombol Upload, lalu klik tombol Browse untuk mencari file UMTC yang diinginkan.

- Jika sudah mencul konfirmasi proses upload berhasil, klik tombol Back untuk melihat hasil

proses transfer data tersebut.




Pa

ge4

2. MAINTAIN GUDANG

Menu maintain gudang digunakan untuk menambahkan data gudang. Gudang dapat berupa

gudang unit atau gudang spare part. Untuk gudang spare part harus wajib ada minimal 1.

Berikut cara prosesnya :

- Klik tombol ADD untuk menambah data gudang.

Proses Input Data

- Masukkan Kode, Nama, dan Alamat Gudang

- Klik tombol SUBMIT untuk proses simpan data.

- Untuk melihat hasil input, klik tombol VIEW ALL

Proses Edit Data

- Klik tombol EDIT pada data yang diinginkan.

- Udah data yang diinginkan (kecuali kode Gudang)

- Klik tombol SUMBIT untuk proses simpan data.




Pa

ge5

3. MAINTAIN MASTER PARTNER

Maintain master partner digunakan untuk maintain data supplier sparepart.

Proses Input Data

- Klik tombol ADD

- Isi data Partner sesuai ketentuan

- Klik tombol SAVE {Gambar Disket) untuk simpan data.

Proses Edit Data

- Pilih data yang ingin diedit

- Klik tombol Pensil yang ada disebelah kanan data tersebut

- Edit data yang diinginkan

- Klik tombol SAVE (Gambar Disket) untuk simpan data.




Pa

ge6

BAGIAN 3 : BEKERJA DENGAN APLIKASI DIMS SPARE PART

Pada menu ini akan dibahas tentang semua proses yang terkait dengan spare part. Menu sparepart

dibagi ke dalam 6 sub bagian, yaitu : Master, Transaksi, Monitor, Memo, Report, dan Stock Opname.

MASTER DATA

1. MAINTAIN MASTER PART

Pada menu maintain master part terdiri dari 4 bagian, yaitu : Part, Part Group. Part

Type Motor, dan Type vs Part.

TAB PART

Pada bagian ini kita dapat melihat seluruh part HGP yang sudah terdaftar dalam aplikasi DIMS.

Menambahkan Persamaan Nama

Persamaan Nama atau nama umum sparepare yang dikenal oleh masyarakat dapat diberikan

untuk setiap part yang diinginkan.

- Cari Part yang diinginkan, kemudian klik tombol Pensil yang ada disebelah paling kanan.

- Pada bagian Similarity, masukkan persamaan nama (nama pasar) sparepart tersebut

- Klik tombol Centang untuk proses simpan data.




Pa

ge7

Update Spare Part

Penambahan atau perubahan harga sparepart hanya bisa dilakukan dengan proses mutasi

atau transfer file. Berikut cara update / mutasi data sprae part :

- Download file *.PDMP di Portal MPM di menu Halaman Umum > DIMS > Mutasi > Bulan.

- Setelah file PDMP berhasil didownload, silahkan kembali ke Aplikasi DIMS.

- Klik tombol Upload untuk memilih file PDMP yang telah didownload tadi.

- Klik tombol Choose, kemudian cari file PDMP yang diinginkan.

- Akan muncul konfirmasi jika file berhasil diproses.

TAB PART GROUP

Part Group adalah tempat pengelompokkan jenis sparapart yang dimiliki.

Untuk melihat daftar sparepart yang termasuk dalam group tertentu dapat dilakukan dengan

cara berikut :

- Pilih Group yang diinginkan.

- Klk tombol Part, kemudian akan muncul table daftar sparepart dari group tersebut.




Pa

ge8

TAB PART TYPE MOTOR

Part type motor adalah tempat untuk memasukkan data tipe motor berdasarkan kode

produksi. Untuk penambahan data atau update data hanya bisa dilakukan dengan cara

transfer file *.PTM yang dapat ddownload dari portal MPM.

Proses update dapat dilakukan dengan cara berikut :

- Download file *.PTM di Portal MPM di menu Halaman Umum > DIMS > Mutasi > Bulan.

- Setelah file PTM berhasil didownload, silahkan kembali ke Aplikasi DIMS.

- Klik tombol Upload untuk memilih file PTM yang telah didownload tadi.

TAB TYPE vs PART

Type vs Part merupakan tempat pengelompoakn sparepart berdasarkan tipe motor. Misalkan

kita ingin melihat sparepart apa saja yang merupakan bagian dari tipe motor tertentu.




Pa

ge9

2. MAINTAIN RACK WAREHOUSE

Maintain rack warehouse merupakan menu untuk mengatur daftar lokasi rak di

gudang. Setiap spare part wajib memiliki sebuah lokasi rak.

Menambahkan Data Rak

- Klik tombol Add

- Masukkan Nomor Rak, Deskripsi, Nomor Gudang, dan Tipe Rak

- Klik tombol Simpan untuk proses simpan data.

Menghapus Data Rak

Data rak yang sudah hanya bisa di Non-Aktifkan dan tidak bisa dihapus. Untuk prosesnya:

- Beri tanda centang pada arak yang diinginkan

- Klik tombol Deactive untuk menonaktifkan rak tersebut.

- Untuk mengaktifkannya kembali, klik tombol Active.




Pa

ge1

0

Memasukkan Sparepart ke Loaksi Rak

Berikut adalah cara bagaimana menempatkan sparepart ke dalam posisi rak tertentu :

- Pad arak yang diinginkan, klik tombol Part.

- Akan muncul table baru yang merupakan table sparepart yang berada pada lokasi

tersebut.

- Klik tombol Add Part untuk menambahkan sparapart untuk lokasi rak.

- Cari sparepart yang diinginkan, kemudian beri tanda pada bagian Action

- Klik tombol Done jika pemilihan spare part telah selesai.

- Klik tombol Commit untuk proses simpan data.




Pa

ge1

1

Menghapus / Mengeluarkan Sparepare dari Rak

- Pada table sparepart, pilih sparepart yang ingin dikeluarkan dari rak, beri tanda centang.

- Klik tombol Delete Part

- Klik tombol Commit.

3. MASTER CALENDAR

Master Calendar berfungsi untuk menentukan hari libur operasional bengkel. Data ini

nantinya akan berpengaruh pada laporan WPP terkait dengan perhitungan waktu

produktifitas & performa.

Setting Hari Libur

- Masukkan Bulan & Tahun yang diinginkan, kemudian klik tombol Show

- Beri tanda centang pada tanggal libur operasional bengkel, misalnya menyesuaikan

dengan tanggal merah pada kalender.

- Klik tombol Submit untuk proses simpan data.




Pa

ge1

2

4. PROSES PURCHASE ORDER

Purchase Order (PO) merupakan menu untuk proses pemesanan pembelian sparepart

ke supplier. Proses PO dapat dilihat pada bagian tab Stock di tampilan depan program.

PROSES PEMBUATAN PO

- Klik tombol Create Purchase Order Part

- Klik tombol Create untuk membuat PO baru

- Masukkan data Tanggal Periode Awal, Periode Akhir, Tipe PO, dan Kode Partner

- Klik tombol Add untuk memilih sparepart yang ingin disorder




Pa

ge1

3

- Cari sparepart yang diinginkan dan beri tanda centang pada sparepart tersebut.

- Jika semua sparepart yang diinginkan sudah dipilih, klik tombol Done

- Pada bagian Qty, masukkan jumlah sparepart yang ingin dipesan.

- Klik tombol Commit untuk proses simpan data

- Jika data PO sudah tidak ada perubahan lagi, klik tombol Ubah Status Send MD. PO yang

sudah sampai proses Ubah Status Send MD tidak bisa direfisi lagi.

Jika ada perubahan dengan data PO :

Untuk penambahan data sparepar yang belum dimasukkan, ulangi langkah seperti yang

sudah dijelaskan diatas.

Untuk menghapus data sparepart yang salah, beri tanda cawing pada sparepare tersebut,

kemudian klik tombol Delere.

Setiap perubahan harus diakhiri dengan klik tombol Commit.

- Klik tombol Print untuk mencetak PO yang telah dibuat.




Pa

ge1

4

5. PROSES INVOICE PEMBELIAN PART

Proses invoice pembelian part merupakan Tahap pertama dari proses penerimaan

sparepart dari supplier. Saat menerima sparepart dari supplier ada 2 hal yang akan

diproses, yaitu : Nota/Invoice Pembelian dari Supplier dan Jumlah Fisik Sparepart yang

diterima. Jadi proses invoice pembelian part adalah proses untuk input data nota /

invoice dari supplier tersebut.

Untuk proses penerimaan invoice part terdapat di menu Stock > Invoice Pembelian

Part.

Proses Invoice Pembelian Part Berdasarkan Data Purchase Order

Berikut cara proses invoice pembelian part yang berdasarkan PO ke supplier :

- Buka menu Invoice Pemberlian Part.

- Klik tombol Create.

- Masukkan Nomor Faktur, Tanggal Faktur, dan Tanggal Jatuh Tempo

- Pilih Nomor PO sesuai dengan PO yang pernah dibuat.

- Klik Choose pada Nomor PO yang diinginkan, secara otomatis data Supplier akan muncul.




Pa

ge1

5

- Klik tombol Add untuk memasukkan item sparepart sesuai dengan PO

- Beri tanda centang dibagian Action hanya untuk sparepart yang ada dalam Invoice

Pembelian. Jika semua sparepart yang sesuai dengan Invoice Pembelian sudah diberi

tanda centang, klik tombol Done.

- Sesuaikan Nilai Harga Pemberlian, Qty, Nilai Diskon sesuai dengan Invoice Pembelian yang

diterima.

- Jika semua item data sudah sesuai dengan Invoice Pembelian, klik tombol Commit untuk

proses simpan data.

- Proses akan dilanjutkan dengan proses Penerimaan Part.

Sampai dengan proses ini stock sparepart belum bertambah karena statusnya masih intransit,

stock sparepart baru akan bertambah setelah kita menyelesaikan proses Penerimaan Part.




Pa

ge1

6

Proses Invoice Pembelian Part Tanpa Data Purchase Order

Berikut adalah proses Invoice Pembelian Part tanpa menggunakan PO ke supplier.

- Buka menu Invoice Pemberlian Part.

- Klik tombol Create.

- Masukkan Nomor Faktur, Tanggal Faktur, Tanggal Jatuh Tempo, dan Kode Supplier. Untuk

Nomor PO tidak perlu diisi (dibiarkan kosong saja).

- Klik tombol Add untuk menampilkan daftar semua sparepart.

- Beri tanda centang dibagian Action hanya untuk sparepart yang ada dalam Invoice

Pembelian. Jika semua sparepart yang sesuai dengan Invoice Pembelian sudah diberi

tanda centang, klik tombol Done.

- Sesuaikan Nilai Harga Pembelian, Qty, Nilai Diskon sesuai dengan Invoice Pembelian yang

diterima.




Pa

ge1

7

- Jika semua item data sudah sesuai dengan Invoice Pembelian, klik tombol Commit untuk

proses simpan data.

- Proses akan dilanjutkan dengan proses Penerimaan Part.

Sampai dengan proses ini stock sparepart belum bertambah karena statusnya masih intransit,

stock sparepart baru akan bertambah setelah kita menyelesaikan proses Penerimaan Part.

6. PROSES PENERIMAAN SPAREPART

Proses penerimaan part merupakan Tahap kedua dari proses penerimaan sparepart

dari supplier. Saat data invoice sudah diproses, selanjutnya akan dilakukan

pengecekan atau validasi jumlah fisik yang diterima dengan jumlah yang tertera dalam

invoice tersebut.

Menu Penerimaan Part dapat dibuka di menu Stock > Penerimaan Part.

Proses Penerimaan Part

- Buka menu Penerimaan Part.

- Klik tombol Create untuk membuat proses penerimaan baru.




Pa

ge1

8

- Pada bagian Jenis Penerimaan, pilih Purchase Order.

- Pilih No.Reff Dokumen (Nomor Invoice). Klik Choose pada Nomor Invoice yang

diinginkan.

- Klik tombol Add untuk menampilkan data sparepart sesuai dengan Invoice yang

sudah dibuat.

- Klik Check All Page untuk memilih semua sparepart yang ada dalam daftar.

- Kemudian klik tombol Done.




Pa

ge1

9

- Pada No.Rak, pastikan No.Rak sudah terisi dengan Nomor Rak yang sudah

terdaftar di Master Rak. Jika masih tertancum NORACK, maka harus diganti dengan

memilih pilih Rak yang sudah terdaftar.

- Pada Qty Actual, pastikan diisi dengan jumlah yang sesuai dengan jumlah yang ada

pada Invoice Pembelian.

- Jika semua data sudah benar, klik tombol Commit untuk proses simpan data.

- Klik tombol Print untuk mencetak bukti penerimaan.

- Pilih Ukuran kertas : Besar, klik tombol Print

Saat proses penerimaan part selesai secara otomatis jumlah stock sparepart akan

bertambah.




Pa

ge2

0

7. PROSES RETUR PEMBELIAN PART

Retur pembelian part untuk pengembalikan sparepart yang sudah masuk dalam

system ke supplier. Misalkan terjadi saat proses penerimaan ternyata ada barang yang

tidak sesuai atau rusak sehingga harus dikembalikan.

Untuk Retur Pembelian Part dapat dibuka di menu Stock > Retur Pembelian Part

Proses Retur Pembelian Part :

- Setelah masuk ke menu Retur Pembelian Part

- Klik tombol Create

- Masukkan Nomor Dokumen Referensi

- Klik Choose pada Nomor Referensi yang diinginkan

- Klik tombol Add untuk menampilkan daftar sparepart sesuai dengan data penerimaan.




Pa

ge2

1

- Pilih sparepart yang mau diretur dengan memberi tanda centang pada bagian Action,

kemudian klik tombol Done.

- Masukkan Jumlah Qty barang yang ingin diretur, kemudian berikan Keterangan.

- Klik tombol Commit untuk proses Simpan data.

- Klik tombol Pengeluaran Part

- Masukkan Catatan pada kolom yang tersedia, kemudian klik tombol Add

- Beri tanda Centang di bagian action pada semua pada sparepart, kemudian klik tombol

Done

- Selanjutnya pastikan jumlah Qty Pengeluaran = jumlah Qty Retur

- Klik tombol Commit untuk proses Simpan Data.

- Klik tombol Print untuk proses cetak bukti retur

- Pilih Ukuran Kertas : Besar, klik tombol Print




Pa

ge2

2

8. DISPLAY PART STOCK

Menu ini berfungsi untuk melihat status ketersediaan stock sparepart yang ada di

gudang.

Display Part Stock dapat dibuka melalui menu Stock > Display Part Stock

9. PROSES TRANSAKSI PART

Menu transaksi part berfungsi untuk memproses penjualan sparepart ke konsumen secara

langsung tanpa ada jasa service.

Proses Transaksi Part dapat dibuka dimenu Part > Transaksi Part

Proses Transaksi Part Penjualan Sparepart Langsung

- Setelah menu Transaksi Part dibuka




Pa

ge2

3

- Klik tombol Add Part, untuk memilih sparepart yang akan dijual.

- Beri tanda centang di bagian Action pada sparepart yang ingin dipilih

- Jika semua sparepart yang diinginkan sudah dipilih, klik tombol Done.

- Masukkan jumlah Qty yang akan dijual & diskon jika memang diperlukan.

- Klik tombol Proses NSC

- Pilih ID Customer dan pastikan No.HP / No.Telp sudah diisi

- Klik tombol Save untuk menyimpan data konsumen.




Pa

ge2

4

- Klik tombol Print untuk mencetak Nota Suku Cadang

- Pilih ukuran kertas : Besar, kemudian klik tombol Print




Pa

ge2

5

10. PROSES RETUR PENJUALAN

Menu Retur Penjualan berfungsi untuk memproses transaksi retur dari konsumen. Untuk

proses retur ini yang perlu diperhatikan adalah secara system retur yang dilakukan harus

semua item yang ada di dalam Nota Suku Cadang.

Untuk proses Retur Penjualan dapat dibuka melalui menu Part > Retur Penjualan.

11. PROSES STOCK OPNAME

Stock Opename adalah proses untuk menyesuaikan jumlah stock di system dengan jumlah

stock fisik yang ada di gudang.

Untuk proses stock opname dapat dibuka melalui menu Stock > Stock Opname.

Proses stock opname terdiri dari beberapa tahapan, yaitu : Create Tag Stock Opname,

Inisialisasi Stock, Create Blank Tag, Entry Hasil Stock Opname, Finalisasi Stock Opename,

Kalkulasi Stock Opname, Adjustment Stock.

CREATE TAG STOCK OPNAME

Merupakan proses untuk mencetak form pengecetak stock yang akan digunakan dalam proses

penghitungan fisik stock fisik di gudang.

- Buka menu Create Tag Stock Opname

- Masukkan Periode Stock Opname (Bulan & Tahun)

Untuk ID Part Group, ID Rak, dan No.Part dapat dikosongkan jika ingin melakukan proses

stock opname untuk semua sparepart yang ada di system.

Jika ingin melakukan stock opname dengan kriteria tertentu maka parameter ID Part

Group, ID Rak, dan No.Part dapat diisi sesuai dengan yang diinginkan.

- Klik tombol Proses untuk melanjutkan proses pembuatan tag stock opname




Pa

ge2

6

- Setelah muncul konfirmasi Proses Berhasil, klik tombol Print untuk mencetak Tag Stock

Opname

INISIALISASI STOCK

Merupakan proses untuk mempersiapkan tempat untuk memproses hasil pengecekan jumlah

stock. Proses ini dilakukan setelah proses pencetakan tag stock opname selesai.

- Buka menu Inisialisasi Stock

- Masukkan Periode Stock Opname, kemudian klik tombol Inisialisasi

- Pastikan muncul konfirmasi proses inisialisasi berhasil.

ENTRY HASIL STOCK OPNAME

Merupakan proses untuk memasukan hasil pengecekan Jumlah Qty fisik sparepart di gudang

ke dalam system DIMS.

- Buka menu Entry Hasil Stock Opname

- Pilih ID Opname yang sesuai dengan proses stock opname




Pa

ge2

7

- Klik tombol Proses

- Setelah muncul daftar sparepart, masukkan Nilai Qty hasil dari proses pengecekan fisik di

gudang pada bagian Qty Opname

- Jika semua data Qty Opname sudah dimasukkan, klik tombol Commit untuk proses simpan

data. Pastikan muncul konfrmasi bahwa proses berhasil diproses.

PROSES FINALISASI STOCK OPNAME

Merupakan proses untuk approval dari hasil pengecekan fisik yang sudah diinput pada proses

sebelumnya. Pada proses ini hanya akan menampilkan data sparepart yang terdapat selisih

antara jumlah yang tercatat di system dengan jumlah hasil pengecekan fisik di gudang.

- Buka menu Finalisasi Stock Opname

- Masukkan ID Opname yang digunakan.




Pa

ge2

8

- Klik tombol Proses untuk proses finalisasi

- Beri tanda Centang pada kotak di samping kanan sparepart, kemudian klik tombol Commit

untuk proses Approval data hasil pengecekan jumlah fisik di gudang.

- Pastikan muncul konfirmasi proses berhasil, dan semua sparepart yang sudah disapprove

akan hilang dari tampilan layar.

PROSES KALKULASI STOCK OPNAME

Proses ini berfungsi untuk mengkalkulasi nilai setelah proses stock opname dijalankan terkait

dengan nilai sparepart tersebut.

- Buka menu Kalkulasi Stock Opname

- Pilih ID Opname yang diinginkan, kemudian klik tombol Proses

- Pastikan muncul konfirmasi bahwa proses berhasil dijalankan.




Pa

ge2

9

PROSES ADJUSTMENT STOCK

- Buka menu Adjustment Stock

- Pilih ID Opname yang diinginkan, kemudian klik tombol Proses

- Pastikan muncul konfirmasi bahwa proses berhasil dijalankan.

PROSES CETAK BERITA ACARA STOCK OPNAME

Setelah rangkaian proses stock opname selesai, untuk mencetak laporan hasil stock opname

dapat dilakukan dengan cara :

- Masuk ke menu REPORT, kemudian pilih Integrated Report

- Pada bagian Integrated Report, pilih Berita Acara Stock Opname

- Pilih ID Opname sesuai proses stock opname yang diinginkan.

- Klik tombol Print untuk mencetak hasil stock opname




Pa

ge3

0

12. LAPORAN SPAREPART

Untuk laporan yang terkait dengan proses sparepart dapat dilihat pada menu LAPORAN >

INTEGRATED REPORT :

Beberapa laporan yang tersedia adalah :

- Laporan Berita Acara Stock Opname

- Laporan Pembelian Part

- Laporan Penjualan Part Harian

- Laporan Pergerakan Barang




Pa

ge3

1

- Laporan Stock Harian (Amount)

- Laporan Stock Harian (Qty)




Pa

ge3

2

BAGIAN 4 : BEKERJA DENGAN APLIKASI DIMS TECHNICAL SERVICE

Pada menu ini akan dibahas tentang proses administrasi bengkel mulai dari penerimaan service

sampai dengan pembuatan nota dan laporan.

1. DATA MASTER

Data master merupakan tempat kumpulan data pendukung untuk proses transaksi

admnistrasi bengkel yang harus dipersiapkan sebelum proses transaksi lainnya

dijalankan.

KODE JASA & TARIF SERVICE

Kode Jasa & Tarif Service berfungsi untuk mengatur data jasa dan tariff service yang akan

digunakan disetiap proses penerimaan service.

Kode Jasa & Tarif Service dapat dibuka melalui menu MASTER > Kode Jasa & Tarif Service

Menambahkan Jasa Bengkel

- Setelah masuk ke menu Jasa Bengkel & Harga Service, klik tombol Create

- Pilih tipe Motor yang diinginkan

- Pilih Kode Service,

Paket Service dipilih untuk Jasa yang terkait paket service seperti : Paket Lengkap,

Paket Premium dan sebagainya.

Kode Part dipilih untuk jasa yang terkait dengan pergantian atau perbaikan dari

suatu komponen sparepart.




Pa

ge3

3

- Pilih Group Jasa (ASS, CLAIM, Paket Lengkap, Paket Ringan, Light Repair, Heavy

Repair).

- Pilih Klasifikasi Jasa (Penggantian, Repair, Perawatan/Pemeriksaan).

- Masukkan Deskripsi Jasa, misalkan Paket Service Premium Vario

- Masukkan Estimasi Waktu Pengerjaan

- Masukkan Harga Jasa Service

- Klik tombol Save untuk proses simpan data.

Mengedit Jasa Bengkel

Komponen Jasa Bengkel yang dapat diedit adalah Deskripsi Jasa, Estimasi Waktu, Harga

Jasa, dan Status Aktif.

- Pilih Jasa Service yang ingin diedit, klik tombol Pensil yang ada disebelah kanan

data.

- Edit data yang diinginkan.

- Klik tombol Centang yang ada disebelah kanan Jasa Service untuk proses simpan

data.




Pa

ge3

4

KARYAWAN & JAM KERJA

Menu karyawan & jam kerja berfungsi untuk memasukkan data karyawan khususnya

mekanik dan pengaturan jam kerja mekanik dalam waktu 1 minggu.

Menu Karyawan & Jam Kerja dapat dibukan di menu MASTER > KARYAWAN & JAM KERJA

Menambah Data Karyawan

- Masuk ke menu Karyawan & Jam Kerja, kemudian pilih tab Master Karyawan

- Klik tombol Add untuk menambah data karyawan baru.

- Masukkan data karyawan sesuai dengan isian yang tersedia.





Pa

ge3

5

Mengatur Jam Kerja Mekanik

Jam kerja mekanik harus disetting untuk keperluan laporan performa kerja di dalam

Workshop Performance Parameter (WPP). Jumlah jam kerja mekanik dalam aplikasi

DIMS ini maksimal adalah 40 Jam per minggu.

- Setelah masuk ke menu Karyawan & Jam Kerja, pilih tab Jam Kerja Mekanik

- Klik tombol Add untuk menambahkan jam kerja mekanik.

- Pilih data mekanik yang diinginkan, atau klik kotak All untuk memberikan setting

jam kerja yang sama untuk semua mekanik.

- Masukkan jumlah jam kerja untuk setiap harinya, pastikan jumlah total jam dalam

seminggu maksimal 40 jam.





Pa

ge3

6

ABSENSI MEKANIK

Proses absensi mekanik harus dilakukan agar mekanik yang hadir dapat melakukan

proses pengerjaan perintah kerja bengkel secara system.

Untuk menu Absensi Mekanik dapat dibuka di menu SERVICE > ABSENSI MEKANIK

Proses Absensi Mekanik

Absensi mekanik harus dilakukan setiap hari.

- Setelah manuk ke menu Absensi Mekanik, klik untuk mencari data mekanik yang

ingin diabsen.

- Klik tombol Choose pada data mekanik yang ingin dipilih.

- Klik tombol Save untuk proses simpan data absen mekanik




Pa

ge3

7

2. PROSES PERINTAH KERJA BENGKEL

Proses perintah kerja bengkel atau penerimaan service merupakan alur proses mulai dari

pendaftaran konsumen yang akan service sampai dengan menbuatan nota pembayaran

untuk konsumen.

Untuk Proses Perintah Kerja Bengkel dapat dibuka pada menu SERVICE > CREATE &

CLOCKING PKB.

Pendaftaran / Penerimaan Service

- Pada menu Service, klik Create & Clocking PKB.

- Klik tombol Create PKB

- Masukkan NOPOL & No Rangka, kemudian klik tombol Check

- Jika Nopol konsumen belum terdaftar, maka proses dilanjutkan dengan mengisi

data konsumen terlebih dahulu.




Pa

ge3

8

- Klik tombol Proses untuk melanjutkan proses memasukkan data Jasa & Sparepart

yang dibutuhkan saat service.

- Selanjutnya masukkan data service yang diinginkan, pilih tab JASA, lalu klik tombol

Add.

- Cari jasa yang diinginkan, kemudian beri tanda cawang dan klik tombol Pilih.




Pa

ge3

9

- Selanjutnya masukkan data suku cadang yang diinginkan, pilih tab PART, lalu klik

tombol Add.

- Cari suku cadang yang diinginkan, kemudian beri tanda cawing dan klik tombol

Pilih

- Klik tombol Simpan untuk proses simpan data perintah kerja.

- Klik tombol Print untuk mencetak PKB




Pa

ge4

0

Proses Perintah Kerja Bengkel

Setelah proses input data PKB selesai, data tersebut masuk dalam antrian untuk

proses pengerjaannya.

- Klik tombol Clocking PKB untuk melihat daftar antrian service.

- Pilih NOPOL yang ingin dikerjakan

- Pilih MEKANIK yang akan mengerjakan

- Pilih Status START, kemudian klik tombol SIMPAN untuk memulai proses

pengerjaan PKB.

Proses Penambahan Jasa & Suku Cadang Saat Proses Pengerjaan

Jika terdapat penambahan jasa service atau suku cadang selama proses pengejaan

service berlangsung, maka proses yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut :


- Klik tombol Edit (tombol paling kanan dari data antrian).

- Setelah menu monitoring service muncul, klik tombol ADD pada tab Jasa atau Part

untuk memasukkan data tambahan yang diinginkan.

- Klik tombol SIMPAN untuk proses simpan penambahan data.




Pa

ge4

1

Proses Penyelesaian Service Non KPB

Jika proses pengejaan service sudah selesai dimana bagian final inspection sudah

mengembalikan form PKB ke frontdesk. Proses selanjutnya adalah pembuatan nota

pembayaran untuk konsumen.


- Pilih Nopol yang diinginkan, kemudian pilih Status FINISH, klik tombol SIMPAN.

- Untuk proses pembuatan Nota, klik tombol Nota (tombol paling kiri dari data

antrian).

- Masukkan Uang Bayar, kemudian tekan Enter

- Klik tombol SAVE untuk proses simpan data pembayaran konsumen.




Pa

ge4

2

Proses Penyelesaian Service KPB

Proses penyelesaian service KPB hampir sama dengan proses service non-kpb :


- Pilih Nopol yang diinginkan, kemudian pilih Status FINISH, klik tombol SIMPAN.

- Klik tombol Edit (tombol paling kanan dari data antrian) untuk masuk kembali ke

bagian monitoring service.

- Pilih Jasa atau Suku Cadang yang merupakan beban pembayaran Main Dealer

untuk KPB, kemudian klik tombol Edit (tombol gambar pensil).

- Ubah tipe pembayaran dari Konsumen menjadi Main Dealer, Klik tombol SUBMIT

- Jika tipe pembayaran di bagian Jasa & Part sudak diubah, klik tombol SIMPAN

- Untuk proses pembuatan Nota, klik tombol Nota (tombol paling kiri dari data

antrian).

- Masukkan Uang Bayar, kemudian tekan Enter

- Klik tombol SAVE untuk proses simpan data pembayaran konsumen.




Pa

ge4

3

Proses Cetak Nota Konsumen

Setelah proses penyelesaian service selesai, selanjutnya adalah proses mencetak

nota untuk konsumen.


- Pilih Nopol yang diinginkan.

- Masukkan Pesan Mekanik untuk service periode berikutnya jika ada.

- Klik tombol PRINT untuk proses cetak. Pilih tipe cetakan BESAR, lalu tekan ENTER.




Pa

ge4

4

3. LAPORAN BENGKEL

Laporan proses transaksi bengkel dapat dilihat di dalam menu Integrated Report

Laporan WPP & LBB

Untuk laporan WPP & LBB dapat diproses pada menu Service :

- Klik tombol WPP & LBB

- Jika proses Closing belum dilakukan, klik tombol Get Closing Date

- Kemudian klik tombol Proses Closing Hari Ini

- Setelah ada konfirmasi proses closing berhasil, klik tombol WPP & LBB

- Masukkan Periode WPP yang diinginkan beserta biaya operasional

- Klik tombol Submit

- Klik tombol Print Report SLBB & SWPP




Pa

ge4

5

- Masukkan Periode yang diinginkan

- Kemudian pilih WPP, LBB1, atau LBB2 yang ingin dicetak

- Klik tombol Print untuk proses cetak.




Pa

ge4

6

ADMINISTRASI

Proses administrasi dapat digunakan untuk pembuatan user login dan pemberian batasan akses user

pada menu yang terdapat di aplikasi DIMS. Menu administrasi dapat dibuka melalui :

1. MAINTENANCE USER

Maintenance user digunakan untuk membuat username yang digunakan untuk dapat login ke

dalam aplikasi DIMS.

Membuat User Login Baru

- Setelah masuk ke dalam menu maintenance user, klik tombol Add

- Masukkan data karyawan yang ingin dibuatkan username login.

- Klik tombol Submit untuk proses simpan data.




Pa

ge4

7

2. MAINTENANCE USER ROLE

Setelah username karyawan berhasil dibuat, username tersebut belum dapat langsung

digunakan karena username tersebut harus diberikan hak akses terhadap program terlebih

dahulu. Pemberian hak akses user terhadap program dapat dilakukan di menu Maintenance

User Role

- Setelah masuk ke menu Maintenance User Role

- Pilih ID Karyawan yang ingin diberikan hak akses pada program DIMS, kemudian klik

tombol Execute.

- Klik tombol Detail untuk menambahkan user role.

- Klik tombol ID Role untuk memilih user role yang diinginkan.

- Masukkan Tanggal Awal & Akhir berlakukan user role, kemudian klik tombol Submit untuk

proses simpan data.

- Ulangi lagi proses pemilihan ID Role sampai semua role yang diinginkan sudah dipilih.

- Klik tombol View All untuk melihat user role yang sudah diberikan

- Klik tombol Commit untuk proses simpan seluruh data yang telah dipilih.

Documents

Panduan Ahm Dims