PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK … panduan asas pengurusan aktiviti... · Contoh Template Sijil Penyertaan, Penghargaan & Am PKK 69 iv. Borang-Borang Berkaitan

PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU

ii

Panduan Asas

Pengurusan Aktiviti Pelajar

Politeknik Kota Kinabalu Sabah

Penulis:

MOHD HANIS BIN MOHD NOR

Panduan ini dikeluarkan untuk rujukan para pelajar dan kakitangan

Politeknik Kota Kinabalu, Sabah.

Catatan: Panduan ini adalah mengikut keadaan semasa.

Sebarang pertanyaan boleh merujuk pihak Jabatan Hal Ehwal Pelajar,

Politeknik Kota Kinabalu, Sabah.


iii

Cetakan Pertama .................. Mac 2019

Copyright© 2019

Hakcipta terpelihara. Mana-mana bahagian dalam buku ini tidak boleh dicetak semula, disalin atau dipindahkan bentuk dengan apa jua cara sekalipun sebelum mendapat kebenaran bertulis daripada penerbit.

Perpustakaan Negara Malaysia Data Pengkatalogan-dalam-Penerbitan Mohd. Hanis Mohd. Nor, 1989-

Panduan Asas Pengurusan Aktiviti Pelajar / Penulis: MOHD HANIS BIN MOHD NOR. ISBN 978-967-0332-93-2 1. Student activities--Malaysia--Handbooks, manuals, etc. 2. Activity programs in education--Malaysia--Handbooks, manuals, etc. 3. Education, Higher--Malaysia--Sabah. 4. Government publications--Malaysia. I. Judul.

371.809595

Diterbitkan Oleh: Politeknik Kota Kinabalu No. 4, Jalan Politeknik,

KKIP Barat, Kota Kinabalu Industrial Park, 88460, Kota Kinabalu,

Sabah, Malaysia.


iv

PENDAHULUAN

Pengurusan aktiviti pelajar adalah satu tugasan yang menyeluruh di mana

ianya melibatkan tindakan dan peranan semua pihak yang terlibat sama ada bermula

daripada pihak atasan, pengurusan, pegawai sehinggalah kepada pelajar atau peserta.

Setiap aktiviti pelajar memerlukan perancangan yang betul, strategi yang sesuai,

maklumat yang lengkap, pengurusan serta komunikasi yang berkesan.

Panduan Asas Pengurusan Aktiviti Pelajar Politeknik Kota Kinabalu ini

adalah panduan bagi membantu semua warga Politeknik Kota Kinabalu dalam

mengurus dan melaksanakan aktiviti di Politeknik Kota Kinabalu (PKK) terutamanya

bagi pegawai yang terlibat secara langsung dengan aktiviti pelajar.

Antara perkara yang penting didalam naskah ini adalah seperti

tanggungjawab dalam pentadbiran organisasi dan aktiviti pelajar, kategori aktiviti

pelajar yang digalakkan serta senarai kemudahan yang disediakan. Selain itu,

terdapat juga garis panduan berkenaan penubuhan dan pembubaran kelab,

penyediaan kertas kerja, sijil dan juga laporan aktiviti pelajar. Segala format penting

dan juga borang juga ada dilampirkan di bahagian lampiran.

Semoga dengan adanya Panduan Asas Pengurusan Aktiviti Pelajar Politeknik

Kota Kinabalu ini dapat mambantu pegawai yang terlibat secara langsung dengan

aktiviti pelajar untuk melaksanakan aktiviti dan program pelajar dengan lebih baik

dan seterusnya dapat mengurangkan masalah dalam sistem pengurusan pelaksanaan

setiap aktiviti.


v

Panduan Asas Pengurusan Aktiviti Pelajar Politeknik Kota Kinabalu

Isi Kandungan Muka Surat

1. Visi, Misi Moto Politeknik Kota Kinabalu 1

2. Visi, Misi Objektif Jabatan Hal Ehwal Pelajar 1

3. Pengenalan Jabatan Hal Ehwal Pelajar 2

4. Pentadbiran Organisasi Dan Aktiviti Pelajar 3

5. Kategori Aktiviti Pelajar 4

6. Kemudahan-Kemudahan Yang Disediakan Bagi Menganjurkan 6

Aktiviti Pelajar

7. Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) 11

8. Garis Panduan Penubuhan Dan Pembubaran Kelab/Persatuan Pelajar 13

9. Garis Panduan Penyediaan Kertas Kerja Aktiviti Pelajar 19

10. Garis Panduan Penyediaan Sijil 39

11. Garis Panduan Penyediaan Laporan Aktiviti Pelajar 44

12. Penutup 56

13. Rujukan 57

14. Lampiran 58

i. Format Kelulusan Kertas Kerja Peruntukan Kewangan Kurang 59

Daripada RM5000. (A1, A2, A3, A4 & A5)

ii. Format Kelulusan Kertas Kerja Peruntukan Kewangan Lebih 64

Daripada RM5000. (B1, B2, B3, B4 & B5)

iii. Contoh Template Sijil Penyertaan, Penghargaan & Am PKK 69

iv. Borang-Borang Berkaitan

a) Borang Penubuhan dan Pendaftaran Kelab/Persatuan Pelajar 75

b) Borang Permohonan Pengeluaran Wang Aktiviti Pelajar 81

c) Borang Penilaian Program/Aktiviti 82

d) Borang Permohonan Pindaan/Pembatalan Program 83

e) Borang Pengembalian Wang Aktiviti Pelajar 84

f) Borang Indemniti (Lepas Tanggung) 85


1

POLITEKNIK KOTA KINABALU

VISI

Menjadi Institusi TVET Yang Unggul Di Peringkat Kebangsaan Dan

Antarabangsa Pada Tahun 2020.

MISI

a. Menyediakan graduan holistik, seimbang dan berciri keusahawanan

yang diiktiraf oleh industri.

b. Membina persekitaran pembelajaran TVET yang inovatif dan kreatif.

c. Memperkasakan kolaborasi yang produktif dengan industri.

d. Mengungguli pengiktirafan di peringkat kebangsaan dan antarabangsa.

MOTO

PKK UNGGUL 2020

JABATAN HAL EHWAL PELAJAR

VISI

Menjadi sebuah jabatan unggul dalam memberikan perkhidmatan dan usaha-

usaha berkaitan dengan pembangunan pelajar.

MISI

Melahirkan graduan yang holistik, seimbang, berciri keusahawanan serta

memiliki nilai-nilai insaniah, berdaya kepimpinan dan beridentiti nasional.


2

PENGENALAN JABATAN HAL EHWAL PELAJAR

Jabatan Hal Ehwal Pelajar (JHEP) diberi tanggungjawab untuk menyediakan

pelbagai khidmat bantuan sepanjang pengajian pelajar terutama dari aspek

pendaftaran pelajar, pengurusan aktiviti pelajar, hal ehwal kebajikan dan disiplin

serta apa jua kegiatan yang berkaitan dengan pelajar. Selain itu, JHEP turut

berperanan dalam memperkasakan kepimpinan pelajar di dalam pengurusan dan

pengelolaan aktiviti kelab, persatuan, unit, jabatan akademik dan politeknik. JHEP

juga bertanggungjawab untuk menguruskan pendaftaran kelab dan persatuan pelajar

yang ditubuhkan di bawah Akta 174. Melalui kelab dan persatuan yang berdaftar di

bawah entiti Majlis Perwakilan Pelajar (MPP), para pelajar dapat menyertai dan

menganjurkan pelbagai aktiviti yang berkait rapat dengan 10 lonjakan bakat pelajar

yang telah disenaraikan di bawah Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2015-

2025 (Pendidikan Tinggi).

Dalam menjalankan peranan dan tanggungjawabnya, Jabatan Hal Ehwal

Pelajar diterajui oleh seorang ketua jabatan dan dibantu oleh empat pegawai hal

ehwal pelajar serta enam pembantu tadbir yang komited dalam menguruskan hal-hal

yang berkaitan dengan pelajar. Menjadi harapan Jabatan Hal Ehwal Pelajar agar

dapat memberikan perkhidmatan yang terbaik kepada para pelajar agar visi dan misi

politeknik dapat dicapai dengan jayanya.

HUBUNGI KAMI

Jabatan Hal Ehwal Pelajar

Politeknik Kota Kinabalu Sabah

Aras bawah, Bangunan Pentadbiran

No. 4, Jalan Politeknik, KKIP Barat,

Kota Kinabalu Industrial Park,

88460, Kota Kinabalu, Sabah

Tel : 088-401813 (113) - Kebajikan & Disipilin

088-401814 (114) - Pendaftaran

088-401816 (116) - Am

088-401867 (167) - Biasiswa

088-401843 (189) - Klinik


3

PENTADBIRAN ORGANISASI DAN AKTIVITI PELAJAR

Aktiviti pelajar ialah satu platform terbaik bagi memberikan pendedahan dan

pengalaman yang berguna untuk pembangunan sahsiah dan kemahiran insaniah

pelajar dengan mengadakan aktiviti yang tidak terbatas kepada bidang akademik

sahaja. Pelajar akan didedahkan dengan kegiatan sosial dan kemasyarakatan

melibatkan warga kampus dan masyarakat luar. Pembentukan modal insan dapat

dihasilkan seiring dengan visi dan misi politeknik untuk menghasilkan graduan yang

holistik, berkualiti dan berdaya saing.

Namun begitu, aktiviti kelab dan persatuan pelajar adalah tertakluk kepada

Akta 174. Kelab atau Persatuan Pelajar yang didaftarkan di JHEP akan ditadbir oleh

seorang Pegawai Politeknik sepenuh masa yang dikenali sebagai Penasihat Kelab di

mana penasihat ini mempunyai kuasa dan fungsi yang telah ditentukan oleh Pengarah

dan Timbalan Pengarah Sokongan Akademik untuk mentadbir kelab dan persatuan

pelajar. Penasihat Kelab bertanggungjawab untuk:-

1) Mengawal selia kegiatan pelajar.

2) Menghadiri atau mengawal perjalanan mesyuarat kelab dan persatuan pelajar.

3) Meminta persatuan pelajar bertindak atas sesuatu atau memberi apa-apa

arahan atau petunjuk sebagaimana difikirkan perlu seperti yang diarahkan

oleh Pengarah dan Timbalan Pengarah Sokongan Akademik.

4) Mentadbir pengurusan kelab dan persatuan pelajar seperti permohonan

menubuhkan kelab dan persatuan pelajar, perlembagaan kelab dan persatuan,

permohonan keahlian, permohonan menjalankan aktiviti pelajar, permohonan

mengeluarkan duit dari tabung kelab dan sebagainya seperti yang dinyatakan

oleh Jabatan Hal Ehwal Pelajar.


4

KATEGORI AKTIVITI PELAJAR

Pada umumnya aktiviti yang boleh dianjurkan oleh pelajar mestilah berkait

rapat dengan 10 lonjakan bakat pelajar yang telah disenaraikan di bawah Pelan

Pembangunan Pendidikan Malaysia 2015-2025 (Pendidikan Tinggi). Ianya terdiri

dari pelbagai bentuk aktiviti dan program-program yang merangkumi kategori seperti

berikut:

a) Program pembangunan diri pelajar,

bercirikan pengetahuan, inovasi,

keusahawanan & kemahiran berfikir.

Seminar

Forum

Bengkel

Simposium

Persidangan

Debat/Pidato

Pertandingan Mengarang

Robotik

Fotografi

Keusahawanan

Lawatan Sambil Belajar

Malam Interaksi

Lawatan Muhibah Dalam dan

Luar Negeri

Mesyuarat Agung

b) Program khidmat sosial &

kesukarelawanan.

Khidmat Masyarakat

Kem Motivasi

Kelas Bimbingan Sosial

c) Program kepimpinan pelajar Kursus dan Bengkel

Kem Motivasi

Pengukuhan Pasukan

(Team Building)


5

d) Program pembentukan nilai positif

dan bina semangat.

Kempen Derma Darah

Pemeriksaan Kesihatan

Kempen Kitar Semula

Ekplorasi Alam

Program Motivasi

Majlis Makan Malam

Berkhemah

Berkayak

Mendaki Gunung

Jungle Treking

e) Program berbentuk kerohanian, etika

dan moral.

Kelas Bimbingan Sahsiah

Ceramah Agama

f) Program berbentuk kenegaraan dan

pembentukan jati diri.

Festival Seni

Pameran Seni

Pertunjukan Filem

Sayembara Puisi

Pementasan Kebudayaan

Pertandingan Pencarian Bakat

g) Program pembangunan sukan &

bakat.

Karnival Sukan

Larian

Sukan X-Treme

Seminar Kejurulatihan

Pertandingan Sukan

*Juga mana-mana aktiviti pelajar yang berkait rapat dengan 10 lonjakan bakat

pelajar yang telah disenaraikan di bawah Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia

2015-2025 (Pendidikan Tinggi).


6

KEMUDAHAN - KEMUDAHAN YANG DISEDIAKAN BAGI

MENGANJURKAN AKTIVITI PELAJAR

Kelayakan Menerima Kemudahan

Aktiviti pelajar yang memenuhi kriteria berikut layak dipertimbangkan untuk diberi

bantuan dan kemudahan:-

1) Kegiatan pelajar yang dianjurkan oleh persatuan pelajar yang berdaftar

dengan Jabatan Hal Ehwal Pelajar.

2) Kegiatan pelajar yang telah mendapat kelulusan pihak pengurusan tertinggi

Politeknik Kota Kinabalu seperti yang ditetapkan oleh Jabatan Hal Ehwal

Pelajar.

3) Kegiatan pelajar yang dianjur dan diselia oleh Jabatan Hal Ehwal Pelajar,

Kelab & Persatuan, Jabatan Akademik dan Unit yang berkaitan.

Semua kemudahan adalah tertakluk kepada garis panduan yang dikeluarkan oleh

Jabatan Hal Ehwal Pelajar berkaitan dari semasa ke semasa. Bagi menggalakkan

kegiatan pelajar, bantuan dan kemudahan berikut disediakan:-

Khidmat Nasihat

Pegawai-pegawai Jabatan Hal Ehwal Pelajar bersedia untuk memberi khidmat

nasihat kepada kelab dan persatuan pelajar.

Bantuan Kewangan

Politeknik atas budi bicara boleh mempertimbangkan bantuan kewangan seperti

berikut:

1) Kegiatan yang memberi impak yang tinggi kepada ahli-ahli.

2) Kegiatan yang dapat membantu meningkatkan sahsiah dan keterampilan diri

pelajar.

3) Bantuan kewangan diberi bagi membolehkan aktiviti dilaksanakan.

4) Bantuan ini diberi berdasarkan merit yang boleh mengharumkan nama

politeknik.


7

Kemudahan Menggunakan Ruang

Aktiviti pelajar yang memerlukan ruang untuk menganjurkan aktiviti, kebenaran

perlu diperolehi dari Unit Pentadbiran atau dari pegawai bertanggungjawab yang

menjaga ruang berkenaan tertakluk kepada sokongan daripada Jabatan Hal Ehwal

Pelajar. Kemudahan ini boleh ditempah melalui sistem MyBooking di laman web

Politeknik Kota Kinabalu Sabah.

Bayaran Saguhati

Elaun Perjalanan, penginapan atau lain-lain layak dibayar sekiranya pelajar

mengambil bahagian dan menyertai kegiatan yang dianjurkan oleh Jabatan Hal

Ehwal Pelajar atau pegawai bertanggungjawab yang berkaitan dimana kemudahan

penginapan atau makanan tidak disediakan penganjur tertakluk kepada peraturan

yang digunapakai oleh pihak politeknik.

Sijil Penghargaan

Sijil penghargaan akan diberikan kepada Jawatankuasa Pelaksana yang mengadakan

program manakala sijil penyertaan untuk peserta program yang terlibat dimana sijil-

sijil ini akan disediakan oleh pihak penganjur program sendiri. Penganjur hendaklah

memasukkan peruntukan kewangan untuk sijil semasa penyediaan kertas kerja.

Penghantaran Surat, Faksimili dan Telefon

Surat-surat rasmi persatuan yang dihantar dengan emel biasa atau menggunakan

kemudahan faksimili perlu melalui pejabat Jabatan Hal Ehwal Pelajar. Panggilan

telefon yang dibuat perlu direkod dalam buku daftar panggilan telefon yang

disediakan oleh Jabatan Hal Ehwal Pelajar.

Perkhidmatan Pengangkutan & Kenderaan Politeknik

Perkhidmatan pengangkutan dan kenderaan politeknik boleh dipertimbangkan

kepada pelajar bagi aktiviti pelajar yang diluluskan oleh Jabatan Hal Ehwal Pelajar

sahaja. Perkhidmatan ini boleh ditempah melalui sistem MyBooking di laman web



8

Tempahan Dan Penggunaan Perkhidmatan

Bagi kemudahan seperti dewan, bilik dan kenderaan, tempahan dan

penggunaan perkhidmatan hendaklah dibuat melalui sistem MyBooking di laman

web Politeknik Kota Kinabalu, Sabah sekurang-kurangnya 14 hari sebelum program

atau aktiviti dijalankan dengan syarat kertas kerja sudah pun diluluskan. Ini akan

memudahkan pihak yang berkenaan untuk mengatur dan mengambil tindakan

seterusnya. Bagi kemudahan seperti barangan di stor pusat, unit sukan dan

multimedia, tempahan hendaklah dilakukan seperti carta alir di bawah:-

DILULUSKAN

Borang hendaklah diisi dan ditandatangani oleh

penasihat program.

KERTAS KERJA

Borang dihantar ke unit/jabatan tersebut bagi

proses pinjaman atau penggunaan perkhidmatan.

TIDAK DILULUSKAN

Ambil borang tempahan atau peminjaman di

pejabat yang berkenaan.

*Dicadangkan bahawa pengambilan borang

hanya dibuat pada hari isnin dan selasa

sahaja. Manakala pengeluaran barang hanya

pada hari rabu dan khamis sahaja untuk

tujuan kelancaran proses.

Borang yang telah diisi perlu disahkan oleh

Ketua Jabatan atau Ketua Unit Organisasi.

Program dikaji semula

untuk dihantar bagi

mendapatkan kelulusan

semula.


9

Tanggungjawab Kelab dan Persatuan

Kelab dan Persatuan atau mana-mana pihak yang ingin menjalankan aktiviti

adalah bertanggungjawab sepenuhnya dalam memastikan kegiatan yang

dilaksanakan berjalan dengan lancar mengikut peraturan-peraturan yang ditetapkan

dari semasa ke semasa. Penasihat perlu memainkan peranan yang penting dalam

memantau dan memberi nasihat kepada para pelajar. Perkara-perkara berikut perlu

diberi perhatian:

1) Pengarah Program

Bertanggungjawab mengemukakan kertas kerja dan maklumat lengkap seperti

dalam panduan yang diberi.

2) Mesyuarat Agung

Setiap kelab dan persatuan diwajibkan untuk melaksanakan Mesyuarat Agung

kelab dan persatuan masing sekurang-kurangnya sekali setahun. Mana-mana

kelab yang mengadakan mesyuarat agung mesti mendapat kelulusan Jabatan Hal

Ehwal Pelajar terlebih dahulu. Kertas kerja bagi mengadakan mesyuarat agung

berkenaan perlu dihantar ke Jabatan Hal Ehwal Pelajar selewat-lewatnya dalam

masa 14 hari. Laporan kewangan, laporan aktiviti tahunan dan senarai ahli kelab

dan persatuan mestilah dihantar kepada Jabatan Hal Ehwal Pelajar seminggu

selepas berlangsungnya Mesyuarat Agung. Kegagalan untuk melaksanakan

Mesyuarat Agung boleh menyebabkan kelab dan persatuan akan dibubarkan.

3) Permohonan Mengadakan Program

Bagi semua permohonan kegiatan pelajar hendaklah dihantar ke Jabatan Hal

Ehwal Pelajar dalam tempoh masa 20 hari bekerja sebelum aktiviti diadakan.

Penghantaran kertas kerja hanya boleh dilakukan hanya pada hari isnin dan selasa

sahaja. Proses kelulusan kertas kerja akan mengambil masa 10 hari bekerja.

Kertas kerja juga mestilah mengikut garis panduan yang telah ditetapkan.


10

4) Tempahan Tempat dan Kelengkapan

Pelajar perlu membuat tempahan tempat dan kelengkapan sekurang-kurangnya

14 hari melalui Jabatan Hal Ehwal Pelajar sebelum kegiatan diadakan kepada

pegawai yang berkaitan. Persediaan kelengkapan seperti kerusi, meja dan dewan

untuk aktiviti diadakan hendaklah disusun dan dihias sewajarnya oleh persatuan.

Tempahan juga tertakluk kepada kekosongan yang ada.

5) Protokol dan Liputan Media/Sidang Akhbar

Persatuan hendaklah memaklumkan dan mendapat nasihat dari segi protokol dari

Jabatan Hal Ehwal Pelajar dan Unit Komunikasi Korporat bagi program yang

melibatkan jemputan tetamu kenamaan atau VIP.

6) Penggunaan Bahasa Melayu

Semua sepanduk/bunting/poster/carta/rísalah hendaklah menggunakan Bahasa

Melayu kecuali mendapat kebenaran daripada Jabatan Hal Ehwal Pelajar. Semua

majlis rasmi hendaklah menggunakan Bahasa Melayu kecuali melibatkan

perwakilan luar negara.

7) Keputusan Jabatan Hal Ehwal Pelajar

Keputusan Jabatan Hal Ehwal Pelajar adalah muktamad dan sebarang rayuan

tidak diterima.


11

MAJLIS PERWAKILAN PELAJAR (MPP)

Majlis Perwakilan Pelajar (juga dikenali sebagai Jawatankuasa Perwakilan

Pelajar di dalam Akta 174) adalah satu Perwakilan yang dilantik oleh Kementerian

Pendidikan Tinggi dan cara perlantikan Ahli Jawatankuasa Perwakilan Pelajar adalah

melalui Pilihanraya Kampus. Jawatankuasa ini merupakan satu organisasi induk

politeknik yang amat penting dalam menjaga kebajikan serta hak-hak pelajar dan

menjadi perantara diantara pihak pengurusan dengan pelajar. Masa perkhidmatan

untuk setiap ahli adalah selama setahun. Pelbagai aktiviti dijalankan yang melibatkan

penglibatan peserta, pihak pengurusan Politeknik mahupun organisasi luar. Bahagian

III, Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976, Akta 174 memperuntukkan

bahawa sesuatu institusi hendaklah mempunyai suatu Majlis Perwakilan Pelajar yang

diwakili oleh sebahagian pelajar yang ditentukan oleh Pengarah.

Gambar 1 : Logo Majlis Perwakilan Pelajar Politeknik Kota Kinabalu Sabah

Dalam menjalankan peranan dan tanggungjawabnya, jawatankuasa ini

mempunyai 5 ahli majlis tertinggi yang diterajui oleh Yang Dipertua MPP dan

dibantu dengan empat belas (14) biro utama yang mempunyai portfolio masing-

masing dalam menggerakkan jawatankuasa. Exco tersebut ialah, Exco Kelab dan

Persatuan, Exco Komunikasi dan Korporat, Exco Kebajikan dan Sosial, Exco

Akademik dan Latihan, Exco Multimedia dan Penerbitan, Exco Kebudayaan dan

Warisan, Exco Sukan dan Rekreasi, Exco Kerohanian dan Moral, Exco Kolej

Kediaman, Exco Pembimbing Rakan Siswa, Exco Perpaduan dan Integrasi, Exco

Pelajar Khas, Exco Keusahawanan dan Exco Jabatan-Jabatan Akademik.


12

Matlamat Majlis Perwakilan Pelajar, Politeknik Kota Kinabalu, Sabah adalah

untuk Mentransformasikan Mahasiswa. Pelbagai usaha telah pun dilaksanakan dalam

mencapai matlamat tersebut seperti pelaksanaan program membina,

memperjuangkan hak mahasiswa dan menjaga kebajikan mahasiswa.

Senarai Organisasi Yang Berdaftar di Politeknik Kota Kinabalu

Ringkasan Nombor Rujukan

PKK - Politeknik Kota Kinabalu, Sabah 02/7() - Kod Setiap Kelab

PENT - Pentadbiran Jld.1 - Jilid Fail

(HP) - Jabatan Hal Ehwal Pelajar (00) - Kod Fail

02 - Bilangan Kepala Surat Yang Dikeluarkan

Bil Nama dan Kod Organisasi Nombor Rujukan

1 Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) PKK/PENT/(HP)/02/7 Jld.1 (00)

2 Persatuan Pelajar Kolej Kediaman (PPKK) PKK/PENT/(HP)/02/7(1) Jld.1 (00)

3 Pembimbing Rakan Siswa (PRS) PKK/PENT/(HP)/02/7(2) Jld.1 (00)

4 Kelab Rakan Pustaka (RP) PKK/PENT/(HP)/02/7(3) Jld.1 (00)

5 Rakan Pusat Islam (RAPI) PKK/PENT/(HP)/02/7(4) Jld.1 (00)

6 Kelab Jabatan Kejuruteraan Awam (CEC) PKK/PENT/(HP)/02/7(5) Jld.1 (00)

7 Kelab Jabatan Kejuruteraan Mekanikal (CLOMEC) PKK/PENT/(HP)/02/7(6) Jld.1 (00)

8 Kelab Jabatan Kejuruteraan Elektrik (ELSE) PKK/PENT/(HP)/02/7(7) Jld.1 (00)

9 Kelab Jabatan Perdagangan (CDC) PKK/PENT/(HP)/02/7(8) Jld.1 (00)

10 Kelab Jabatan Pelancongan & Hospitaliti (HOTELIERS) PKK/PENT/(HP)/02/7(9) Jld.1 (00)

11 Kelab Jabatan Matematik, Sains & Komputer (MSC2) PKK/PENT/(HP)/02/7(10) Jld.1 (00)

12 Yayasan Sukarelawan Siswa (YES) PKK/PENT/(HP)/02/7(11) Jld.1 (00)

13 Kelab Skuad Usahawan (Skuad Usahawan) PKK/PENT/(HP)/02/7(12) Jld.1 (00)

14 Kelab Multimedia (Multimedia Crew) PKK/PENT/(HP)/02/7(13) Jld.1 (00)

15 Quantity Surveyor Club (QSC) PKK/PENT/(HP)/02/7(14) Jld.1 (00)

16 Kelab Rakan Exco (RE) PKK/PENT/(HP)/02/7(15) Jld.1 (00)

17 Kelab Orator (Orator) PKK/PENT/(HP)/02/7(16) Jld.1 (00)

18 Kelab Robotik (Robotik Club) PKK/PENT/(HP)/02/7(17) Jld.1 (00)

19 Kelab UNESCO (UNESCO) PKK/PENT/(HP)/02/7(18) Jld.1 (00)

20 Kelab Ecopoly (ECOPOLY) PKK/PENT/(HP)/02/7(19) Jld.1 (00)

21 Kelab Inspirasi (INSPIRASI) PKK/PENT/(HP)/02/7(20) Jld.1 (00)

22 Kelab Mandarin (MANDARIN) PKK/PENT/(HP)/02/7(21) Jld.1 (00)

23 Kelab Pelajar Mekatronik (MECHATRONZ) PKK/PENT/(HP)/02/7(22) Jld.1 (00)


13

GARIS PANDUAN PENUBUHAN DAN PEMBUBARAN

KELAB/PERSATUAN PELAJAR

Garis panduan ini menerangkan tentang proses yang perlu dilaksanakan untuk

menubuhkan sesebuah persatuan pelajar. Semua persatuan pelajar yang ditubuhkan

adalah menggunakan prosedur yang seragam. Terdapat satu borang yang khusus

digunakan untuk memohon bagi tujuan menubuhkan Kelab dan Persatuan Pelajar.

Jabatan Hal Ehwal Pelajar bertanggungjawab menyemak dokumen permohonan

untuk menubuhkan Persatuan Pelajar sebelum dihantar kepada Timbalan Pengarah

Sokongan Akademik atau Pengarah untuk sebarang keputusan sama ada diluluskan

atau tidak. Garis panduan adalah seperti berikut:-

Had dan

batasan

Garis panduan ini adalah terpakai selagi tidak bercanggah dengan

Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976, Akta 174.

Cara

penubuhan

Kelab atau persatuan boleh ditubuhkan dengan dua cara iaitu:-

1) Inisiatif pelajar ATAU

2) Arahan atau nasihat dari pensyarah/kakitangan lain.

Jawatankuasa

penubuh

Perlu ada Jawatankuasa penubuh yang menyediakan nama kelab,

objektif, logo, penasihat, sasaran ahli (minimum 30 orang) dan

perlembagaan kelab.

Perlantikan

Penasihat

Penasihat mestilah daripada kumpulan profesional, keutamaan

kepada pensyarah yang berdamping rapat dengan pelajar dan

komited dengan aktiviti pelajar serta telah mendapat sokongan

daripada ketua jabatan masing-masing.

Borang

Penubuhan

Kelab

Penasihat perlu mengemukakan kertas cadangan penubuhan kelab

dengan mengisi borang penubuhan kelab dan perlu dihantar ke

Jabatan Hal Ehwal Pelajar untuk pengesahan kelulusan. Kertas

cadangan penubuhan kelab akan diproses selama seminggu bagi

memberikan masa perbincangan dan prosedur jabatan untuk

meluluskan penubuhan kelab. Ketua Penasihat perlu mengisi Borang

Penubuhan Kelab yang telah diedarkan dengan jelas dan teliti untuk

pengesahan penubuhan dan pendaftaran kelab dibawah MPP. Kelab

yang berdaftar akan menerima suntikan dana aktiviti pada setiap

semester daripada Tabung Kelab bergantung kepada dana yang

diperuntukan.

Kelulusan Surat kelulusan penubuhan kelab hanya akan dikeluarkan dan

ditandatangani oleh Pengarah. Setelah diluluskan, penasihat perlu

mengadakan Mesyuarat Penubuhan Kelab bersama dengan penasihat

tambahan serta ahli jawatankuasa kelab bagi proses lantikan

organisasi, perbincangan aktiviti dan yang sewajarnya. Mesyuarat ini

perlu diminitkan.


14

Penubuhan

Selesai

Proses penubuhan kelab selesai. Semua syarat penubuhan dan

perakuan yang dilakukan haruslah dipatuhi oleh semua pihak.

Mesyuarat

Agung

Semua kelab diwajibkan mengadakan mesyuarat agung kelab

sekurang-kurangnya sekali setahun. Kelab yang tidak mengadakan

mesyuarat agung akan dikenakan tindakan termasuk tidak

dibenarkan mengadakan aktiviti. Penasihat diminta memastikan

kelab mengadakan mesyuarat agung pada awal setiap tahun. Kelab

pelajar dikehendaki menghantar laporan mesyuarat, minit mesyuarat

dan carta organisasi terkini (lengkap dengan butiran Penasihat dan

AJK serta gambar) untuk rekod fail.

Setelah mesyuarat agung (1 tahun sekali) perlantikan dilakukan,

Pengerusi Kelab yang dilantik perlu mengisi borang penubuhan

kelab yang berikut sahaja:

Butiran penasihat (jika berubah sahaja)

Perancangan aktiviti

Carta organisasi

Penyerahan dokumentasi

Perakuan

Senarai nama ahli

Borang ini perlu ada tiga (3) salinan dan diserahkan kepada:

Jabatan Hal Ehwal Pelajar

Biro Kelab dan Persatuan MPP

Fail setiausaha kelab

Prosedur

Menjalankan

Aktiviti

Sila rujuk GARIS PANDUAN PENGURUSAN DAN

PENYEDIAAN KERTAS KERJA AKTIVITI PELAJAR

Pemantauan

Aktiviti

Kelab

Pegawai Hal Ehwal Pelajar dari semasa ke semasa akan memantau

program dan aktiviti pelajar yang dijalankan. Pihak kelab tidak boleh

menghalang pegawai-pegawai ini untuk menjalankan tugas mereka.

Penukaran

Nama Kelab\

Penasihat

Sekiranya ingin menukar nama kelab atau penasihat kelab, penasihat

kelab perlu menghantar surat rasmi kepada Jabatan Hal Ehwal

Pelajar dengan menyatakan sebab dan alasan penukaran nama kelab.

Pembubaran

Kelab

Penasihat perlu mengemukakan surat pembubaran satu bulan jika

ingin membubarkan kelab. Jika kelab didapati melanggar peraturan

seperti tidak mengadakan mesyuarat agung dan sebagainya, Pegawai

Hal Ehwal Pelajar akan mengeluarkan surat peringatan satu bulan.

Kemudian disusuli dengan surat amaran jika kelab masih tidak

mematuhi peraturan yang ditetapkan. Dan jika masih gagal untuk

mematuhi peraturan, satu notis pembubaran kelab akan dikeluarkan

oleh Timbalan Pengarah Sokongan Akademik.

Perubahan

Prosedur

Segala perubahan prosedur dan suntikan dana akan dimaklumkan

dari semasa ke semasa. Prosedur ini adalah dibawah seliaan Pegawai

Hal Ehwal Pelajar (Kebajikan Dan Disiplin) dan dibantu oleh Exco

Kelab & Persatuan MPP.


15

Bidang Tugas Perjawatan Dalam Organisasi

Yang Di-Pertua/ Pengerusi

1. Menjadi ketua persatuan atau organisasi.

2. Menentukan dasar dan hala tuju organisasi.

3. Merancang dan menyusun gerak kerja organisasi.

4. Mengurus pembahagian tugas ahli persatuan, menyelaras tugas exco/biro

disamping memastikan semua tugas dan tanggungjawab dilaksanakan

dengan baik, teratur dan berkesan.

5. Mengurus segala isu yang berkaitan dengan luaran politeknik atau global

contohnya pendidikan, kewangan negara dalam bajet dan sebagainya.

6. Memantau pengurusan kewangan dan pentadbiran bendahari.

7. Memantau dan mengurus pengurusan jawatankuasa.

8. Sentiasa peka dengan isu-isu dan hal ehwal pelajar, pentadbiran serta

jabatan dan unit di politeknik.

9. Membuat keputusan dalam persoalan-persoalan yang perlu ditangani.

10. Menandatangani semua surat-menyurat, laporan dan penyata kewangan

organisasi.

11. Mempengerusikan mesyuarat dalam organisasi.

12. Menjadi ahli ex-officio bagi semua exco/biro, persatuan, kelab yang

bergabung dibawah Jabatan Hal Ehwal Pelajar.

13. Berhak memanggil ahli organisasi untuk mesyuarat dalaman jika

diperlukan.

14. Bertanggunggjawab memastikan semua exco/biro menjalankan tugas

dengan bersih, cekap, amanah dan berkesan.

15. Menjadi pengerusi dalam semua ahli jawatankuasa ad-hoc yang dibentuk

untuk sesuatu aktiviti.

16. Membantu exco lain dalam menjalankan tugas-tugas organisasi.

17. Memantau perjalanan biro dibawahnya secara keseluruhan.

18. Berhak untuk memberikan arahan selanjutnya kepada semua ahli

jawatankuasa.


16

Naib Yang Di Pertua/ Naib / Timbalan Pengerusi

1. Bertanggungjawab memangku jawatan Yang Di Pertua/ pengerusi/ ketua

organisasi semasa ketiadaannya termasuk tugas-tugasnya.

2. Membantu Yang Di Pertua/ pengerusi/ ketua organisasi dalam apa jua hal

persatuan yang melibatkan urusan perancangan, penyelarasan dan

pelaksanaan aktiviti organisasi.

3. Bertanggungjawab terhadap isu-isu di politeknik seperti kebajikan pelajar,

pendidikan dan sebagainya. (Naib Yang Di Pertua).

4. Membantu setiausaha dan penolong setiausaha dalam urusan

kesetiusahaan

5. Bertanggunggjawab memastikan semua exco/biro dan ahli jawatankuasa

menjalankan tugas dengan bersih, cekap, amanah dan berkesan.

6. Member bantuan dalam menampung kelemahan-kelemahan exco/biro

unutk menyelesaikan masalah yang berlaku.

7. Menjadi naib pengerusi dalam semua ahli jawatankausa ad-hoc yang

dibentuk untuk semua aktiviti. (Naib Yang Di Pertua).

8. Membantu biro dan ahli jawatankuasa lain dalam menjalankan tugas

organisasi.

9. Menerima arahan dari semasa ke semasa daripada Yang Di Pertua

berkaitan organisasi.

10. Sebarang perubahan tugas tertakhluk kepada Yang Di-Pertua/ Pengerusi

dari semasa ke semasa.

Setiausaha Kehormat/ Setiausaha

1. Menyimpan semua rekod organisasi kecuali rekod kewangan.

2. Menyediakan serta menyelenggara semua surat-menyurat rasmi organisasi.

3. Menguruskan pentadbiran jawatankuasa/ organisasi.

4. Menyelaraskan takwim persatuan yang melibatkan aktiviti, program, dan

projek yang dilaksanakan.

5. Menguruskan semua nota panggilan mesyuarat.


17

6. Membuat kenyataan persatuan seperti yang dipersetujui semua ahli biro

atau ahli jawatankuasa jika ketiadaan Yang Di-Pertua/ Pengerusi dan Naib

Yang Di Pertua/ Naib / Timbalan Pengerusi.

7. Menjadi ahli dalam jawatankuasa ad-hoc yang dibentuk dalam sesuatu

aktiviti.

8. Sedia menerima arahan daripada Yang Di-Pertua/ Pengerusi dan Naib

Yang Di Pertua/ Naib / Timbalan Pengerusi.

9. Mendapat pandangan dan nasihat daripada Yang Di-Pertua/ Pengerusi dan

Naib Yang Di Pertua/ Naib / Timbalan Pengerusi dalam hal-hal yang

berkaitan dengan kesetiausahaan.

10. Membantu biro lain dalam menjalankan tugas organisasi.

11. Menerima arahan dari semasa ke semasa daripada Yang Di-Pertua/

Pengerusi berkaitan dengan tugas-tugas exco/biro.



Timbalan Setiausaha

1. Bertanggungjawab membantu tugas-tugas setiausaha dalam menjalankan

tugas-tugasnya.

2. Tatkala ketiadaan setiausaha agung segala tanggungjawab setiausaha akan

berpindah kepada timbalan setiausaha.

3. Menyusun dan mengemaskini sistem fail organisasi.

4. Memastikan keceriaan dan kebersihan pejabat sentiasa di tahap yang

maksima 5S (jika ada).

5. Mendapatkan pandangan dan nasihat daripada Naib yang dipertua/

timbalan pengerusi dalam hal-hal kesetiusahaan.

6. Membantu biro atau jawatankuasa lain dalam menjalankan tugas-tugas

organisasi tertakhluk kepada Yang Di-Pertua/ Pengerusi dari semasa ke

semasa.


18

Bendahari

1. Bertanggungjawab terhadap semua perkara tentang kewangan organisasi.

2. Bertanggungjawab terhadap segala bentuk pengeluaran resit.

3. Mengurus dan menyediakan simpan kira, membayar bil, meneliti dan

mengawal perbelanjaan organisasi.

4. Bertanggungjawab terhadap semua kewangan organisasi.

5. Menyimpan semua akaun persatuan serta bertanggungajawab atas

benarnya akaun tersebut.

6. Mengurus setiap pembelian inventori barangan organisasi.

7. Membuat pembayaran ke atas semua pembelian yang dibenarkan oleh

Yang Di Pertua.

8. Menyediakan anggaran perbelanjaan tahunan.

9. Menasihati ahli-ahli biro berhubung dengan kedudukan kewangan

organisasi.

10. Menyerahkan semua wang dan akaun kepada penasihat selepas ahli

organisasi dibubarkan.

11. Menerima segala arahan dari semasa ke semasa daripada yang

dipertua/pengerusi berkaitan dengan tugas.

Timbalan Bendahari

1. Membantu bendahari dalam menyelenggara kewangan organisasi.

2. Menyenaraikan barangan atau aset organisasi.

3. Bertanggungjawab dalam memantau pengurusan barangan organisasi.

4. Membantu biro dan jawatankuasa lain dalam menjalankan tugas-tugas

organisasi.

5. Menerima segala arahan dari semasa ke semasa daripada yang

dipertua/pengerusi berkaitan dengan tugas.




19

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN KERTAS KERJA AKTIVITI PELAJAR

Garis panduan ini menerangkan tentang proses yang perlu ada untuk

menyediakan kertas kerja aktiviti pelajar. Kertas kerja aktiviti pelajar wajib

disediakan oleh mana-mana kelab atau pihak yang ingin menganjurkan atau

mengikuti aktiviti pelajar. Kertas kerja bertujuan untuk menyampaikan idea

mengenai sesuatu cadangan aktiviti pelajar dengan alasan dan rasional yang kukuh

bagi mendapatkan kelulusan untuk peruntukan kewangan atau kelulusan

menjalankan sesuatu program.

Had dan

batasan

Garis panduan ini adalah terpakai selagi tidak bercanggah

dengan Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976, Akta

174.

Aktiviti Melalui

Kelab Berdaftar

Atau

Unit/Jabatan

Kertas kerja aktiviti pelajar hendaklah disediakan oleh

organisasi yang berdaftar di bawah Majlis Perwakilan Pelajar

atau Unit/Jabatan. Hanya aktiviti yang melibatkan pelajar sahaja

yang akan diproses oleh Jabatan Hal Ehwal Pelajar.

Jenis aktviti

yang

dibenarkan

Sila rujuk KATEGORI AKTIVITI PELAJAR. Boleh

berbincang dengan Pegawai Hal Ehwal Pelajar untuk khidmat

nasihat.

Masa proses

kertas kerja

Kertas kerja mengambil masa 2 minggu untuk diproses.

Terdapat hari yang khusus untuk menghantar serta mengambil

kertas kerja. Sila rujuk PROSES PENGURUSAN KERTAS

KERJA.

Perancangan

aktiviti pelajar

Kertas kerja yang dihantar hendaklah dihantar sekurang-

kurangnya 3 minggu sebelum program berlangsung. Dalam

tempoh 1 minggu sebelum peperiksaan, semua program yang

melibatkan pelajar samada program dalaman atau luaran sudah

tidak boleh dilaksanakan bertujuan memberi ruang yang

secukupnya kepada pelajar untuk bersedia menghadapi minggu

peperiksaan. Bagi program-program akademik yang

dilaksanakan dalam tempoh tersebut, kelulusan pihak

pengurusan tertinggi adalah diperlukan. Program yang akan

dilaksanakan selepas minggu peperiksaan, tidak tertakluk

kepada arahan ini. Namun diperingatkan bahawa proses

penghantaran dan kelulusan kertas kerja mengambil masa

selama 2 minggu untuk kelulusan.


20

Borang yang

terlibat.

Terdapat beberapa borang yang disediakan oleh Jabatan Hal

Ehwal Pelajar yng berkaitan dengan aktiviti pelajar:-

1) Borang Penubuhan dan Pendaftaran Kelab Pelajar

2) Borang Permohonan Pengeluaran Wang Aktiviti Pelajar

3) Borang Penilaian Selepas Program

4) Borang Permohonan Pindaan/Pembatalan Program

5) Borang Pengembalian Wang Aktiviti Pelajar

6) Borang Indemniti (Lepas Tanggung)

Tanggungjawab

Penasihat

Setiap permohonan mengadakan aktiviti pelajar hendaklah

mendapat sokongan daripada penasihat kelab. Penasihat

bertanggungjawab sepenuhnya keatas perancangan,

perlaksanaan, pengendalian, pemantauan dan penilaian aktiviti

pelajar. Pelajar boleh mengambil tindakan disiplin ke atas

peserta atau AJK yang tidak mematuhi peraturan yang telah

ditetapkan.

Peruntukan

Kewangan

Setiap semester akan diperuntukkan bajet untuk semua kelab

melakukan aktiviti. Peruntukan kewangan tertakluk kepada baki

yang ada didalam tabung kelab masing-masing. Setiap kelab

dinasihatkan untuk merancang dan menggunakan peruntukan

kelab sebaik mungkin pada semester semasa.

Baki duit pada semester semasa juga TIDAK akan dibawa ke

semester depan. Untuk peruntukan kewangan bagi program, jika

ada duit lebihan yang tidak digunakan, duit tersebut hendaklah

dipulangkan kepada pihak Jabatan Hal Ehwal Pelajar. Adalah

sebaiknya jika duit yang telah diluluskan untuk program

dihabiskan dan dibelanjakan dengan baik dan berhemah.

Pegawai yang

Meluluskan

Kertas Kerja

Bermula pada Sesi Disember 2017, Kertas Kerja hanya boleh

diluluskan oleh pihak pengurusan tertinggi Politeknik Kota

Kinabalu.

Tandatangan sokongan kertas kerja akan dilakukan oleh

KJHEP.

Kriteria

Kelulusan

Kertas Kerja

Antara kriteria kertas kerja yang diluluskan adalah seperti

berikut:-

a) Mesti aktiviti yang dibenarkan serta melibatkan pelajar.

b) Selari dengan 10 Lonjakan Pelan Pembangunan

Pendidikan Malaysia 2015-2025 (Pendidikan Tinggi).

c) Mengikut garis panduan dan format yang telah

ditetapkan.

d) Dihantar pada masa yang telah ditetapkan.

e) Objektif mengadakan aktiviti adalah relevan dan sesuai

dengan objektif penubuhan kelab/jabatan/unit.

f) Aktiviti tidak melibatkan kepentingan sesuatu

organisasi, individu atau boleh membahayakan

keselamatan pelajar.


21

g) Pengisian program bermanfaat dan selaras dengan misi


h) Kelab mempunyai peruntukan kewangan yang cukup.

i) Permohonan peruntukan kewangan untuk aktiviti yang

munasabah dan bersesuaian.

j) Lokasi aktiviti hendaklah mempunyai rasional yang

baik.

k) Ada lampiran peserta program yang mengandungi

butiran seperti nama penuh, nombor pendaftaran,

nombor kad pengenalan dan jabatan.

l) Borang indemniti perlu diisi dan dilampirkan bagi

program yang dijalankan di luar Politeknik Kota

Kinabalu.

Pindaan/

Pembatalan

Program

Selepas

Mendapat

Kelulusan

Sebarang pindaan tarikh, lokasi atau peruntukan hendaklah di

rujuk ke Jabatan Hal Ehwal Pelajar. Penasihat kelab perlu

mengisi Borang Permohonan Pindaan/Pembatalan Program dan

perlu mendapat kelulusan daripada pelulus kertas kerja masing-

masing. Semua kelab hendaklah merancang tarikh program

sebaik mungkin dengan mengambil kira cuti umum, takwim

akademik dan sebagainya.

Perubahan

Prosedur

Segala perubahan prosedur dan suntikan dana akan

dimaklumkan dari semasa ke semasa. Prosedur ini adalah

dibawah seliaan Pegawai Hal Ehwal Pelajar (Kebajikan Dan

Disiplin) dan dibantu oleh Exco Kelab & Persatuan MPP.


22

PROSES PENGURUSAN KERTAS KERJA (MINGGU 1)

Carta alir : Proses pengurusan kertas kerja (minggu pertama).

* HEP akan cop terima dan tarikh berdasarkan tarikh kertas kerja tersebut

dihantar.

* Kertas kerja yang ada kesilapan perlu dibetulkan terlebih dahulu.

* Sekiranya kertas kerja dihantar pada selain hari isnin dan selasa, kertas kerja

masih diterima namun akan dihantar untuk kelulusan pada minggu berikutnya.

* Sila isi buku Rekod Daftar Kertas Kerja di Pejabat Hal Ehwal Pelajar dengan

butiran yang lengkap.


23

PROSES PENGURUSAN KERTAS KERJA (MINGGU 2)

Carta alir : Proses pengurusan kertas kerja (minggu kedua).


24

Prosedur Pengurusan Aktiviti Pelajar

Sebelum Program

Carta alir : Proses pengurusan aktiviti pelajar (sebelum program bermula).

Mula

Menyediakan kertas kerja aktiviti pelajar mengikut format

yang telah ditetapkan. Kertas kerja perlu dihantar sekurang-

kurangnya tiga (3) minggu sebelum berlangsungnya program.

Mendapatkan tandatangan pengesahan kelulusan dan semakan

daripada pihak yang diberi kuasa seperti pengarah program,

penasihat, ketua unit atau ketua jabatan yang berkaitan.

Selesai

Menyediakan salinan kertas kerja. Hantar kerja asal kepada

Jabatan Hal Ehwal Pelajar. Salinan tersebut adalah untuk

simpanan Fail setiausaha kelab.

Proses kelulusan program melalui Pengarah akan mengambil

masa dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh penghantaran.

Kertas kerja yang telah diluluskan boleh didapati di kaunter

Jabatan Hal Ehwal Pelajar.


25

Semasa persediaan program dan ketika program berlangsung

Jemputan terhadap Pengarah, Timbalan Pengarah, Ketua-ketua

Jabatan dan Unit serta Pegawai Kanan Politeknik Kota

Kinabalu selewat-lewatnya satu (1) minggu sebelum tarikh

program berlangsung.

Jemputan tetamu luar/ penceramah luar hendaklah mendapat

khidmat nasihat daripada JHEP sebelum meneruskan proses

selanjutnya di Unit Komunikasi Korporat.

Sentiasa menjaga nama baik Politeknik Kota Kinabalu dan

tidak melibatkan kegiatan yang dilarang di bawah Akta 174

dan peraturan-peraturan Am Politeknik dan Kementerian

Pengajian Tinggi Malaysia.

Segala peruntukan kewangan yang melibatkan peruntukan am

Politeknik Kota Kinabalu hendaklah melalui Jabatan Hal

Ehwal Pelajar untuk kelulusan.

Menjalankan program yang telah dirancang mengikut garis

panduan kertas kerja yang telah diluluskan iaitu mengikut

kepada nama program, tarikh program, tempat program dan

kaedah pelaksanaannya. Jika dikhuatiri berlaku perubahan

letakkan “(Pindaan)” di tepi butiran.

Surat kelulusan program adalah RASMI dan boleh digunakan

sebagai lesen program dalam menggunakan mana-mana

perkhidmatan yang ditawarkan oleh pengurusan Politeknik

seperti penggunaan dewan, pinjaman peralatan multimedia,

ambilan barang di stor pusat dan seumpamanya.

Mula

Selesai

Carta alir : Proses pengurusan aktiviti pelajar (semasa program berlangsung).


26

Selepas program

Carta alir : Proses pengurusan aktiviti pelajar (selepas program berlangsung).

Menyediakan Laporan Program mengikut kepada format yang

telah ditetapkan. Laporan lengkap (berserta lampiran senarai

nama peserta dan gambar-gambar terpilih) dan laporan

kewangan hendaklah dihantar di Pejabat Hal Ehwal Pelajar

dan penyumbang sumber-sumber kewangan seminggu selepas

program berakhir.

Kegagalan menghantar laporan tersebut dalam tempoh masa

yang ditetapkan boleh dikenakan tindakan dan peruntukan

kewangan dibekukan sementara sehingga laporan dihantar.

Salinan laporan program perlu dihantar ke Jabatan Hal Ehwal

Pelajar. Salinan dan gambar-gambar aktiviti perlulah jelas,

terang dan padat.

Semua penggunaan kemudahan perkhidmatan Politeknik

seperti barangan dan kelengkapan multimedia perlu

dikembalikan dengan kadar segera bagi melancarkan prosedur

pengurusan. Semua perkhidmatan yang disediakan haruslah

digunakan dengan cermat dan dijaga dengan baik. Segala

kerosakan yang berlaku akan ditanggung oleh si peminjam.

Mula

Selesai


27

FORMAT KERTAS KERJA AKTIVITI PELAJAR

Kandungan kertas kerja aktiviti pelajar:-

1. Format Kulit Luar

2. Tujuan

3. Rasional Program

4. Objektif Program

5. 10 Lonjakan Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2015-2025

(PPPMPT)

6. Butiran Program (Nama Program, Tarikh, Masa, Tempat, Sasaran

Peserta, Penganjur & Kerjasama Luar)

7. Ahli Jawatankuasa Pelaksana

8. Justifikasi Tugas (Letak di bahagian Lampiran)

9. Penyertaan dan maklumat peserta (nama, no. pendaftaran, no. kad

pengenalan dan jabatan)

10. Tetamu Kehormat / Perasmi (sekiranya ada)

11. Butiran Kerjasama Luar/Penceramah (sekiranya ada)

12. Logistik peserta (sekiranya ada)

13. Aturcara Program

14. Aturcara Majlis Perasmian dan Penutupan (sekiranya ada)

15. Anggaran Perbelanjaan dan Sumber Kewangan

16. Penutup

17. Kelulusan Kertas Kerja

18. Lampiran

*Maklumat 1 sehingga 9, 13, 15 sehingga 18 wajib ada dalam kertas kerja.

*Kegagalan mematuhi format kertas kerja ini boleh menyebabkan kertas kerja tidak

disokong di peringkat Jabatan Hal Ehwal Pelajar.


28

1. Format Kulit Luar

a) Latar belakang perlu berwarna putih dan tiada bingkai.

b) Logo Politeknik diletakkan disebelah atas tengah.

c) Logo kelab/ persatuan di sebelah atas kanan. (jika ada)

d) Logo Soaring Upwards di bahagian atas kiri.

e) Semua kertas kerja perlu diletakkan header dengan bertulis nama kertas

kerja program masing-masing di setiap helaian kertas kerja bermula

daripada muka depan kertas kerja.

f) Kulit luar perlu mempunyai butiran dan susunan seperti berikut:

KERTAS KERJA (huruf besar, font Arial, saiz 18)

NAMA PROGRAM (huruf besar, font Arial, bold, saiz 14)

TARIKH (huruf besar, font Arial, saiz 14)

TEMPAT (huruf besar, font Arial, saiz 14)

ANJURAN (huruf besar, font Arial, saiz 14)

2. Tujuan

a) Tujuan kertas kerja adalah untuk mendapatkan kelulusan daripada pihak

pengurusan tertinggi PKK dan juga mendapatkan peruntukan kewangan.

b) Ringkas dan padat serta meyakinkan.

3. Rasional program

a) Setiap program yang dianjurkan mestilah mempunyai rasional program

dalam membangunkan sahsiah diri pelajar.

b) Rasional program tidak sama dengan objektif program.

c) Contoh: Program CSR, rasionalnya adalah untuk menghasilkan pelajar

yang mempunyai semangat kesukarelawan yang tinggi serta ringan

tulang dalam membantu komuniti dalam aktiviti yang dirancang.


29

4. Objektif Program

a) Sekurang – kurangnya tiga (3) objektif yang mempunyai maksud yang

jelas, padat dan huraian yang baik.

b) Perlu dihubungkaitkan dengan matlamat sesuatu aktiviti jika

bekerjasama dengan pihak luar.

c) Menyertakan sekurang-kurangnya satu (1) yang berkaitan dengan 10

Lonjakan Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2015-2025

(PPPMPT) selaras dengan dasar politeknik.

d) Memasukkan hasil (outcome) yang ingin dicapai selaras dengan CLO &

PLO. (Biasanya berkaitan dengan Program PPI).


(PPPMPT)

1) Graduan Holistik, Berciri Keusahawanan dan Seimbang

2) Kecemerlangan Bakat

3) Menghayati Pembelajaran Sepanjang Hayat

4) Graduan TVET Berkualiti

5) Kemampanan Kewangan

6) Pemantapan Tadbir Urus

7) Ekosistem Inovasi

8) Keunggulan Global

9) Pembelajaran Dalam Talian Tahap Global

10) Transformasi Penyampaian Pendidikan Tinggi

* Tebalkan 10 Lonjakan PPPMPT yang berkaitan dengan sesuatu program

yang dijalankan sahaja.


30

6. Butiran Program

a) Nama Program

b) Tarikh

c) Masa

d) Tempat

e) Sasaran Peserta

f) Penganjur

g) Kerjasama luar

7. Ahli Jawatankuasa Pelaksana

a) Nama biro / jawatankuasa.

b) Nama penganjur (kelab / persatuan / unit dan sebagainya).

c) Kerjasama (namakan badan – badan / agensi terlibat).

d) Sekiranya kerjasama dua hala bersama MPP tidak perlu letak perkataan

kerjasama.

e) Contoh ; Anjuran Majlis Perwakilan Pelajar dan Kelab Rakan Exco

8. Justifikasi tugas

1) Penerangan tentang tugas setiap AJK program yang ditetapkan dan perlu

dipatuhi.

2) Merupakan kerja-kerja yang patut dilakukan untuk melancarkan program

yang dirancang.

3) Lampirkan di bahagian Lampiran.


31

Jawatan Dan Perincian Tugas Dan Tanggungjawab (Cadangan)

Bil Jawatan Tugas Dan Tanggungjawab

1 Pengarah

Program

Menyelia keseluruhan gerak kerja program.

Membuat sebarang keputusan berkaitan program

setelah diadakan perbincangan.

Memecat dengan nasihat penasihat program terhadap

mana-mana AJK yang gagal menjalankan tugas dalam

melaksanakan aktiviti atau program.

Merangka strategi dan pengisian program sesuai

dengan objektif yang ditarget.

Memastikan program berjalan dengan lancar dan

mengikut kepada perancangan program.

2 Timbalan

Pengarah

Program

Membantu Pengarah Program atau menjadi wakil

kepada Pengarah Program mengikut keadaaan.

Membantu dalam menggerakkan AJK agar gerak kerja

program berjalan dengan lancar

Menguruskan hal ehwal semasa dan kebajikan semua

AJK Pelaksana.

Melaksanakan arahan daripada Pengarah Program dari

masa ke semasa.

3 Setiausaha Merancang dan bertindak dalam perkara berkaitan

dengan kesetiausahaan seperti surat-menyurat,

jemputan dan laporan program.

Menyemak semua butiran dan spesifikasi surat yang

hendak dikeluarkan dan mengikut kepada format yang

ditetapkan.

Memastikan tiada berlaku kesalahan atau

percanggahan fakta, ejaan mahupun format

kesetiausahaan dalam apa jua tugas yang dilakukan

sebagai setiausaha.


32

4 Bendahari Merancang dan bertindak dalam segala perkara

berkaitan dengan kewangan dan perbendaharaan.

Memastikan semua urusan pembelian adalah merujuk

kepadanya.

Menyediakan satu akaun atau catatan bagi merekod

semua perbelanjaan dan penerimaan dengan baik

Memastikan peruntukan mencukupi bagi

melaksanakan aktiviti atau program.

Membuat laporan kewangan selepas program selesai

dilaksanakan.

5 AJK Makanan Memastikan kualiti makanan yang disediakan adalah

pada tahap yang baik dan bersih daripada pencemaran

makanan.

Merangka menu yang sewajarnya dan sesuai dengan

persekitaran dan pelaksanaan program yang

dianjurkan.

Mempersiapkan persekitaran kawasan makanan yang

bersih, sopan dan sesuai dengan protokol majlis atau

program.

Makanan dihidang dengan meja bulat (dome set).

Nyatakan senarai kehadiran untuk penyesuaian menu

6 AJK Cenderahati Memastikan hadiah untuk semua anugerah menepati

spesifikasi yang diputuskan oleh pengarah program

Membuat cek replika untuk hadiah tunai penerima

anugerah.

Menyediakan cenderahati kepada perasmi dan VIP.

9 AJK Protokol Menjadi flow manager sepanjang program

berlangsung.

Membuat teks ucapan Pengarah dan Ketua Jabatan

HEP.

Memastikan teks emcee dan persiapan multimedia

teratur dan berjalan seperti yang dirancang.


33

Menjaga adab dan tatasusila pelajar dan AJK mengikut

kepada protokol majlis.

Membuat lakaran susunan meja makan dan

pembahagian tempat duduk.

Memastikan semua perjalanan majlis mengikut kepada

protokol dan berjalan dengan lancar.

10 AJK Peralatan

dan multimedia

Meminjam semua peralatan yang diperlukan dalam

menjayakan program ini.

Memastikan peralatan yang dipinjam direkod dan

dijaga dengan baik.

Memastikan semua peralatan disediakan sebelum

persiapan tempat.

Membuat tayangan video dan slide show perjalanan

program.

Mengawal P.A sistem dewan sepanjang program.

11 AJK Siaraya

Dan Iklan

Memasang iklan dan membuat siaraya di blok kolej

kediaman dan sekitar Politeknik.

Memastikan pelajar mengetahui kelangsungan

program.

*Jawatan dan justifikasi tugas boleh berubah mengikut kesesuaian program.


34

9. Penyertaan dan Maklumat Peserta

a) Sila nyatakan anggaran bilangan peserta dan maklumat peserta yang

disasarkan oleh pihak penganjur bagi menghadiri program ini.

b) Contoh: 30 orang ahli Exco Kelab dan Persatuan, Majlis Perwakilan

Pelajar, Politeknik Kota Kinabalu, Sabah.

c) Senarai nama peserta, nombor pendaftaran, nombor kad pengenalan dan

jabatan perlu dilampirkan dalam kertas kerja.

10. Tetamu kehormat / perasmi (sekiranya ada)

a) Nyatakan nama dan jawatan (jika berkaitan).

11. Butiran Kerjasama Luar/Penceramah (sekiranya ada)

a) Sila berikan maklumat lengkap butiran kerjasama luar /penceramah

seperti berikut:

Nama.

Nombor kad pengenalan

Alamat, e-mel dan nombor telefon

Pekerjaan

Jawatan

Pengalaman kerja

12. Logistik peserta (sekiranya ada)

a) Menyediakan peralatan yang berkaitan dengan sesuatu program yang

akan dijalankan.

b) Contoh program: Perkhemahan Tahunan RELASIS PKK. Peralatan yang

perlu dibawa antaranya ialah tali (jika ada).

c) Logistik ini hanya perlu senaraikan peralatan yang berkaitan dengan

program sahaja. Peralatan peribadi tidak perlu dimasukkan.


35

13. Aturcara program

a) Nyatakan tarikh, tempat, masa dan aktiviti yang dijalankan secara

terperinci dalam bentuk jadual.

b) Sistem masa hendaklah dalam sistem 12 jam. (Contoh : 8 pagi @ 8am)

14. Aturcara majlis perasmian dan penutupan (sekiranya ada)

a) Jika program melibatkan perasmian dan penutupan, tentatif dan

perjalanan program perlu dikemukakan.

b) Perjalanan program haruslah lengkap seperti:

Ucapan perasmian oleh Ts. Zainab Bt. Othman A.D.K, Pengarah PKK.

15. Anggaran perbelanjaan dan sumber kewangan

Anggaran perbelanjaan

a) Disediakan dalam format jadual.

b) Anggaran perbelanjaan mestilah logik dan berhemah.

c) Mempunyai nilai sen (0.00), contoh:

Anggaran pendapatan

a) Disediakan dalam format jadual.

b) Anggaran pendapatan mestilah logik dan mampu dicapai.

c) Mempunyai nilai sen (0.00), contoh:

BIL SUMBER KEWANGAN JUMLAH (RM)

1. Tabung Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) 500.00

2. Sumbangan Koperasi PKK Berhad 100.00

JUMLAH BESAR 600.00

BIL BUTIRAN KUANTITI HARGA/UNIT

(RM)

JUMLAH (RM)

1. Makanan pelajar 100 5.00 500.00

2. Hamper 5 20 100.00

JUMLAH BESAR 600.00


36

16. Penutup

a) Sila nyatakan kesimpulan / harapan dengan jelas, ringkas dan padat.

b) Perlu ada supaya permohonan kertas kerja dapat dipertimbangkan.

17. Kelulusan kertas kerja

Kelulusan kertas kerja terbahagi kepada 2 kategori iaitu Kategori A1

hingga A5 dimana peruntukan kewangan yang diperlukan kurang daripada

RM5000. Kategori ini hanya melibatkan kelulusan sama ada di peringkat

Timbalan Pengarah Akademik atau Timbalan Pengarah Sokongan Akademik

mengikut senarai pembahagian seperti dalam Lampiran Senarai Pembahagian

Kelab, Jabatan & Unit untuk Kelulusan Kertas Kerja.

Bagi Kategori B1 hingga B5 pula ialah untuk peruntukan kewangan

yang diperlukan jika lebih daripada RM5000. Kategori ini pula melibatkan

kelulusan daripada Pengarah Politeknik Kota Kinabalu.

Di bahagian kelulusan kertas kerja juga, pihak yang menyediakan,

menyemak, mengesahkan, menyokong dan meluluskan adalah berbeza

mengikut Lampiran Senarai Pembahagian Kelab, Jabatan & Unit. Ini bagi

memudahkan proses untuk mendapatkan tandatangan setiap pihak yang

terlibat. Antara maklumat lain yang perlu diketahui adalah seperti berikut:

Semua kertas kerja perlu disemak dengan teliti sebelum di hantar ke

JHEP.

Semua kertas kerja perlu diletakkan header dengan bertulis nama

kertas kerja program masing-masing di setiap helaian kertas kerja.

Sekiranya kertas kerja ada melibatkan sumber kewangan lain, setiap

pemegang tabung hanya perlu mengisi borang permohonan

pengeluaran wang aktiviti pelajar dan dilampirkan bersama-sama

kertas kerja asal. Pemegang tabung juga perlu menurunkan

tandatangan di ruangan sumber kewangan sebagai tanda sudah

menyemak amaun yang diperlukan oleh kertas kerja.


37

Semua kertas kerja aktiviti pelajar perlu mengikut kelulusan yang

telah ditetapkan. Sila rujuk jadual Lampiran Senarai Pembahagian

Kelab, Jabatan & Unit Untuk Kelulusan Kertas Kerja.

Kategori kertas kerja A1, A2, A3, A4 & A5 = perlu mengikut format

kertas kerja anggaran perbelanjaan kurang daripada RM5000. (tanda

tangan kelulusan oleh TPA/TPSA)

Kategori kertas kerja B1, B2, B3, B4 & B5 = perlu mengikut format

kertas kerja anggaran perbelanjaan lebih daripada RM5000. (tanda

tangan kelulusan oleh Pengarah)

Lampiran Senarai Pembahagian Kelab, Jabatan & Unit Untuk Kelulusan

Kertas Kerja.

KOD PENAMA PENAMA MENGIKUT PEMBAHAGIAN

A1 &

B1

KELAB

JABATAN Kelab Jabatan Kejuruteraan Awam (CEC)

Kelab Jabatan Kejuruteraan Mekanikal (CLOMEC)

Kelab Jabatan Kejuruteraan Elektrik (ELSE)

Kelab Jabatan Perdagangan (CDC)

Kelab Jabatan Pelancongan & Hospitaliti (HOTELIERS)

Kelab Jabatan Matematik, Sains & Komputer (MSC2)

Quantity Surveying Club (QSC)

Kelab MECHATRONZ (MECHATRONZ)

A2 &

B2

KELAB

BUKAN

JABATAN

Majlis Perwakilan Pelajar (MPP)

Persatuan Pelajar Kolej Kediaman (PPKK)

Pembimbing Rakan Siswa (PRS)

Kelab Rakan Pustaka (RP)

Rakan Pusat Islam (RAPI)

Yayasan Sukarelawan Siswa (YES)

Kelab Skuad Usahawan (Skuad Usahawan)

Kelab Multimedia (Multimedia Crew)

Kelab Rakan Exco (RE)

Kelab Orator (Orator)

Kelab Robotik (Robotik Club)

Kelab UNESCO (UNESCO)

Kelab Ecopoly (ECOPOLY)

Kelab Inspirasi (INSPIRASI)

Kelab Mandarin (MANDARIN)

A3 &

B3

JABATAN Jabatan Pengajian AM (JPA)

Jabatan Kejuruteraan Awam (JKA)

Jabatan Kejuruteraan Elektrik (JKE)

Jabatan Kejuruteraan Mekanikal (JKM)

Jabatan Pelancongan & Hospitaliti (JPH)

Jabatan Perdagangan (JP)

Jabatan Matematik, Sains & Komputer (JMSK)

http://www.polikk.edu.my/index.php/staf/jabatan-akademik/pengajian-am

http://www.polikk.edu.my/index.php/staf/jabatan-akademik/kejuruteraan-awam

http://www.polikk.edu.my/index.php/staf/jabatan-akademik/kejuruteraan-elektrik

http://www.polikk.edu.my/index.php/staf/jabatan-akademik/kejuruteraan-mekanikal

http://www.polikk.edu.my/index.php/staf/jabatan-akademik/pelancongan-dan-hospitaliti

http://www.polikk.edu.my/index.php/staf/jabatan-akademik/perdagangan

http://www.polikk.edu.my/index.php/staf/jabatan-akademik/matematik-sains-komputer


38

A4 &

B4

UNIT

BAWAH

TPA

Jabatan Sukan, Ko-Kurikulum & Kebudayaan (JSKK-

KOKUM)

Unit Perhubungan & Latihan Industri (UPLI)

Unit Peperiksaan

Unit Jaminan Kualiti (UJK)

Unit Industri Korporat dan Kebolehpasaran (CISEC)

Unit Penyelidikan, Inovasi & Komersialan (UPIK)

Unit Pengantarabangsaan

Centre of Technology Unit (COT)

A5 &

B5

UNIT

BAWAH

TPSA

Jabatan Hal Ehwal Pelajar (JHEP)

Jabatan Sukan, Ko-Kurikulum & Kebudayaan (JSKK)

Unit Teknologi Maklumat & Komunikasi (ICT)

Unit Pentadbiran

Unit Komunikasi Korporat (UKK)

Unit Pembangunan Instruksional & Multimedia (UIDM)

Unit Kolej Kediaman

Unit Perpustakaan

Unit Pembangunan (UPP)

Unit Pengurusan Psikologi (UPPSi)

Unit Latihan & Pendidikan Lanjutan (ULPL)

Unit Kewangan

Unit Keusahawanan

Unit Pengurusan Aset

*A1, A2, A3, A4 & A5 = mengikut format kertas kerja peruntukan kewangan kurang

daripada RM5000.

*B1, B2, B3, B4 & B5 = mengikut format kertas kerja peruntukan kewangan lebih

daripada RM5000.

18. Lampiran

Lampiran adalah merupakan bukti dokumen yang berkaitan dengan

aktiviti.

Lampiran yang perlu ada ialah jusitifikasi tugas dan senarai peserta

yang terlibat.

Lampirkan juga dokumen yang berkaitan jika ada.

Disusun dengan kemas dan mengikut jenis dokumen supaya mudah

untuk rujukan pelulus kertas kerja.

http://www.polikk.edu.my/index.php/staf/unit-sokongan/kokurikulum


http://www.polikk.edu.my/index.php/staf/unit-sokongan/perhubungan-latihan-industri

http://www.polikk.edu.my/index.php/staf/unit-sokongan/peperiksaan

http://www.polikk.edu.my/index.php/staf/unit-sokongan/jaminan-kualiti

http://www.polikk.edu.my/index.php/staf/unit-sokongan/unit-industri-korporat-dan-kebolehpasaran-cisec

http://www.polikk.edu.my/index.php/staf/unit-sokongan/unit-penyelidikan-inovasi

http://www.polikk.edu.my/index.php/staf/unit-sokongan/hal-ehwal-pelajar


http://www.polikk.edu.my/index.php/staf/unit-sokongan/teknologi-maklumat-komunikasi

http://www.polikk.edu.my/index.php/staf/unit-sokongan/pentadbiran

http://www.polikk.edu.my/index.php/staf/unit-sokongan/perhubungan-awam

http://www.polikk.edu.my/index.php/staf/unit-sokongan/pembangunan-instruktional-multimedia

http://www.polikk.edu.my/index.php/staf/unit-sokongan/pengurusan-asrama

http://www.polikk.edu.my/index.php/staf/unit-sokongan/perpustakaan

http://www.polikk.edu.my/index.php/staf/unit-sokongan/pembangunan

http://www.polikk.edu.my/index.php/staf/unit-sokongan/psikologi-kerjaya

http://www.polikk.edu.my/index.php/staf/unit-sokongan/latihan-staf-pendidikan-lanjutan

http://www.polikk.edu.my/index.php/staf/unit-sokongan/kewangan

http://www.polikk.edu.my/index.php/staf/unit-sokongan/keusahawanan

http://www.polikk.edu.my/index.php/staf/unit-sokongan/unit-stor


39

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SIJIL

Prosedur Pengeluaran Sijil

Sijil Am

Sijil Am bertujuan untuk memberi penghargaan kepada staf dan

kakitangan atau sesiapa yang terlibat di dalam sesuatu program.

Garis panduan sijil am adalah seperti berikut :

i. Menggunakan logo Kementerian Pendidikan Malaysia

(KPM) dan logo Politeknik yang terbaru di bahagian atas

kiri dan kanan sijil. Logo kelab / Lakri Merah PKK pula

diletak di bahagian bawah kiri sijil.

ii. Nama penerima sijil hendaklah dicatat dan gelaran rasmi

tidak perlu dinyatakan. Contohnya,

iii. Hendaklah menyatakan tugas jemputan.

iv. Hendaklah menyatakan program yang dijalankan.

v. Menyatakan tarikh program dilaksanakan dengan lebih

khusus.

Menganugerahkan Sijil Penghargaan ini kepada

MOHD HANIS BIN MOHD NOR

Atas Khidmat Menjalankan Tugas Sebagai

Penceramah

Dalam Program

Program Ceramah Anti dadah

pada

24 Mac 2018


40

vi. Menyatakan tempat program dilaksanakan dan penganjur.

vii. Tandatangan hendaklah berada di bawah sebelah kanan.

Sijil Ahli Jawatankuasa (AJK)

Sijil AJK bertujuan untuk memberi penghargaan kepada pelajar

atau sesiapa yang telah memberi bakti dan khidmat kepada sesuatu

program.

Antara garis panduan untuk pengeluaran sijil AJK adalah :





ii. Nama dan nombor kad pengenalan penerima sijil

hendaklah dicatat.

iii. Hendaklah menyatakan jawatan yang disandang atau

dipikul untuk sesuatu program atau kelab dan persatuan.

Bertempat di

Dewan Kuliah Utama, Politeknik Kota

Kinabalu

_________________________

(Ts. ZAINAB BINTI OTHMAN A.D.K)

Pengarah



MOHD IRFAN BIN MANSOR

(000000-00-0000)

Atas Sumbangan Bakti Sebagai

Pengarah Program


41

iv. Menyatakan tempoh jawatan dipikul.

v. Menyatakan tempat program dilaksanakan dan penganjur.

vi. Tandatangan hendaklah berada di bawah sebelah kanan.

Sijil Peserta

Sijil peserta bertujuan sebagai bukti penyertaan dan penghargaan

kepada pelajar atau peserta yang telah menyertai sesuatu program.

Antara panduan yang boleh diikuti adalah :





Pada

24 Mac 2018

Bertempat di

Dewan Kuliah Utama, Politeknik Kota Kinabalu

Anjuran

Majlis Perwakilan Pelajar Politeknik Kota Kinabalu

_________________________


Pengarah



42

ii. Nama dan nombor kad pengenalan penerima sijil

hendaklah dinyatakan.

iii. Menyatakan nama program yang disertai.

iv. Menyatakan penganjur program.

v. Menyatakan tarikh program dijalankan.

vi. Menyatakan tempat program dilaksanakan.

vii. Tandatangan hendaklah berada di bawah sebelah kanan.


MOHD FIKRI BIN MOHD FIRDAUS

(000000-00-0000)

Telah menyertai

Program Ceramah Anti dadah

yang dianjurkan oleh

Majlis Perwakilan Pelajar Politeknik Kota Kinabalu

pada

24 Mac 2018

bertempat di

Dewan Kuliah Utama, Politeknik Kota Kinabalu

_________________________


Pengarah



43

Prosedur Pengeluaran Sijil

Sijil boleh dicetakkan mengikut dua jenis bentuk sama ada potrait

atau landscape.

Sijil Am boleh dikeluarkan semasa program dilaksanakan. Nama

disertakan sekali dengan sijil semasa proses pengeluaran dilakukan.

Sijil peserta dan AJK hanya boleh dikeluarkan selepas program

dilaksanakan. Bagi sijil peserta, nama tidak perlu disertakan dengan

sijil bagi mengelak kesilapan dan pembaziran berlaku. (Namun jika

sudah yakin, boleh untuk terus cetakan nama) Manakala sijil AJK

hendaklah disertakan dengan nama.

Selepas design sijil siap secara softcopy (dengan butiran program

yang lengkap), sijil hendaklah dihantar kepada penasihat masing-

masing untuk disemak sebelum dicetak dan dihantar kepada

pembantu setiausaha (P/A) pengarah untuk urusan tandatangan.

Semasa ketiadaan pengarah, sijil boleh ditandatangani oleh

TPA/TPSA tetapi hanyalah untuk kes-kes kecemasan terutamanya

bagi sijil Am.

Sebarang sijil yang memerlukan tandatangan Pengarah perlu

diserahkan dalam tempoh 2 minggu selepas program itu dijalankan.

Tempoh bagi sesuatu pengambilan sijil adalah 4 minggu sahaja.

Selepas tempoh berkenaan, sijil tersebut boleh dilupuskan sama

sekali.

Aliran prosedur pengeluaran sijil adalah seperti berikut :

Carta alir : Proses permohonan mendapatkan tandatangan pada sijil.

Sijil yang lengkap

disemak Penasihat

kelab / persatuan /

jabatan / unit.

Diterima

oleh P/A

Pengarah

Tandatangan

oleh

Pengarah

1 2

3 4


44

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN LAPORAN AKTIVITI PELAJAR

Garis panduan ini menerangkan tentang proses yang perlu dilaksanakan untuk

menyediakan laporan aktiviti pelajar. Garis panduan adalah seperti berikut:-

Had dan

batasan

Garis panduan ini adalah terpakai selagi tidak bercanggah dengan

Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976, Akta 174.

Keperluan

laporan

Semua kelab dan penganjur yang mengadakan aktiviti pelajar

WAJIB menghantar laporan aktiviti kepada Jabatan Hal Ehwal

Pelajar. Laporan ini penting untuk tujuan audit dan juga hal-hal

berkaitan KPI politeknik. Juga sebagai bukti bahawa aktiviti yang

diluluskan telah dilaksanakan dengan jayanya. Kegagalan

menghantar laporan tersebut dalam tempoh masa yang ditetapkan

boleh dikenakan tindakan dan peruntukan kewangan dibekukan

sementara sehingga laporan dihantar.

Format

laporan

Sila rujuk FORMAT LAPORAN AKTIVITI PELAJAR.

Untuk program PPI, rujuk format laporan PPI.

Tempoh

penghantaran

Laporan hendaklah dihantar ke Jabatan Hal Ehwal Pelajar

seminggu selepas aktiviti pelajar tamat.

Tugas

Setiausaha/

Pengarah

program

Menjadi tugas setiausaha atau pengarah program untuk menghantar

laporan kepada Jabatan Hal Ehwal Pelajar. Penasihat kelab, ketua

jabatan/ unit hendaklah mengingatkan setiausaha atau pengarah

program untuk urusan ini. Penasihat juga perlu menyemak dan

menandatangani laporan terlebih dahulu sebelum ianya dihantar.

Semakan dan

Pengesahan

Laporan

Pihak yang menyediakan, menyemak dan mengesahkan di

bahagian kelulusan kertas kerja perlu menurunkan tandatangan di

bahagian Pengesahan Laporan Program.

Salinan

laporan

Laporan asal hendaklah dihantar ke Jabatan Hal Ehwal Pelajar.

Satu salinan laporan hendaklah disimpan di dalam fail

kelab/unit/jabatan. Satu salinan laporan juga perlu diberikan

kepada pihak berkepentingan yang terlibat di dalam program

tersebut terutama yang menyumbang dana kewangan.

Perubahan

Prosedur

Segala perubahan prosedur dan suntikan dana akan dimaklumkan

dari semasa ke semasa. Prosedur ini adalah dibawah seliaan

Pegawai Hal Ehwal Pelajar (Kebajikan Dan Disiplin) dan dibantu

oleh Exco Kelab & Persatuan MPP.


45

FORMAT LAPORAN AKTIVITI PELAJAR

Kandungan laporan aktiviti pelajar:-

1) Format kulit luar

2) Pengenalan Program

3) Objektif Program

4) 10 Lonjakan Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2015-2025

(PPPMPT)

5) Impak Program (kesinambungan rasional program)

6) Tetamu kehormat/perasmi yang menhadiri program (sekiranya ada)

7) Penceramah yang terlibat (sekiranya ada)

8) Penyertaan dan Maklumat Peserta (nama, nombor matriks dan nombor

pendaftaran)

9) Aturcara Program Sebenar (selaras dengan tentatif program)

10) Aturcara Majlis Perasmian dan Penutupan (sekiranya ada)

11) Jawatankuasa Pelaksana (AJK yang sebenarnya menjalankan tugas)

12) Penilaian Program (rumusan penilaian)

13) Bukti Perjalanan Program (lampirkan gambar dan tajuk gambar)

14) Laporan Kewangan (sebenar)

15) Penutup

16) Pengesahan Laporan Program

17) Lampiran (resit dan dokumen yang berkaitan)

*Maklumat 1 sehingga 5, 8, 9, 11 sehingga 17 wajib ada dalam kertas kerja.

*Pastikan format laporan ini diikuti supaya ianya diterima di peringkat Jabatan Hal

Ehwal Pelajar.

*Untuk program PPI, rujuk format laporan PPI.


46

1. Format kulit luar

a) Latar belakang perlu berwarna putih dan tiada bingkai.

b) Logo Politeknik diletakkan disebelah atas tengah.

c) Logo kelab/ persatuan di sebelah atas kanan. (jika ada).

d) Logo Soaring Upwards di bahagian atas kiri.

e) Semua kertas kerja perlu diletakkan header dengan bertulis nama kertas

kerja program masing-masing di setiap helaian laporan bermula daripada

muka depan laporan.

f) Kulit luar perlu mempunyai butiran dan susunan seperti berikut:

LAPORAN (huruf besar, font Arial, saiz 18)

NAMA PROGRAM (huruf besar, font Arial, bold, saiz 14)

TARIKH (huruf besar, font Arial, saiz 14)

TEMPAT (huruf besar, font Arial, saiz 14)

ANJURAN (huruf besar, font Arial, saiz 14)

2. Pengenalan Program

Latar belakang aktiviti.

Jika aktiviti melibatkan kerjasama pihak luar, maklumkan

kepentingan dan beri justifikasi.

Larangan: deskripsi tersebut tidak boleh dimasukkan objektif

program.

Hendaklah sama sepertimana tujuan yang telah disertakan dalam

kertas kerja.

3. Objektif Program

Sekurang-sekurangnya tiga (3) objektif yang mempunyai maksud

yang jelas dan huraian yang baik.

Sama seperti dalam kertas kerja. Tambah jika ada perubahan.

Perlu dihubungkait dengan matlamat sesuatu aktiviti jika bekerjasama

dengan pihak luar.


47


(PPPMPT)

1) Graduan Holistik, Berciri Keusahawanan dan Seimbang

2) Kecemerlangan Bakat

3) Menghayati Pembelajaran Sepanjang Hayat

4) Graduan TVET Berkualiti

5) Kemampanan Kewangan

6) Pemantapan Tadbir Urus

7) Ekosistem Inovasi

8) Keunggulan Global

9) Pembelajaran Dalam Talian Tahap Global

10) Transformasi Penyampaian Pendidikan Tinggi

* Tebalkan 10 Lonjakan PPPMPT yang berkaitan dengan sesuatu program

yang dijalankan sahaja.

5. Impak Program

Setiap program yang dianjurkan mestilah mempunyai impak program

dalam membangunkan sahsiah diri pelajar.

Hendaklah selaras dan sesuai sepertimana garis panduan yang telah

ditetapkan dalam rasional program seperti yang telah disertakan

dalam kertas kerja.

6. Tetamu Kehormat/ Perasmi (sekiranya ada)

Menyatakan butiran maklumat peribadi tetamu kehormat seperti

nama, jawatan/pangkat dan tujuan jemputan.

7. Penceramah (sekiranya ada)

Penganjur hendaklah melampirkan butiran penceramah di dalam

laporan. Lampirkan resit bayaran penceramah jika ada.


48

8. Penyertaan dan Maklumat Peserta

Menyatakan bilangan peserta dan maklumat peserta yang telah

menyertai progam.

Maklumat yang perlu terkandung adalah nama peserta, nombor

pendaftaran dan nombor kad pengenalan.

Senarai hendaklah diletakkan di bahagian lampiran dan pengarah

program hendaklah menurunkan tandatangan di setiap helaian.

9. Aturcara Program Sebenar

Menyelitkan butiran program (Tarikh, Tempat, Masa) pada hari

kejadian.

Nyatakan tarikh, tempat, masa, hari dan aktiviti yang dijalankan

secara terperinci dalam bentuk jadual.

Menggunakan sistem 12 jam untuk menetapkan masa.

Perlu meletakkan jawatan selaras dengan pangkat ataupun gelaran

yang sesuai contohnya:

a) Pensyarah / staf : Encik / Cik / Tuan / Puan / Teknologis (Ts.)

b) Pelajar : Saudara/ Saudari

10. Aturcara Majlis Perasmian Dan Penutupan (sekiranya ada)

Menyatakan perjalanan majlis perasmian dan penutupan secara

terperinci termasuk simbolik yang dilakukan.

11. Jawatankuasa Pelaksana

Format hendaklah sama dengan kertas kerja. Hanya ahli

jawatankuasa yang terlibat sahaja yang akan dimasukkan.

12. Penilaian Program (borang penilaian)

Penilaian program hendaklah dilakukan semasa program

berlangsung dengan mengambil minimum 20 borang sampel

daripada kalangan peserta (mengikut bilangan peserta).


49

Rumusan hendaklah dibuat berdasarkan hasil dapatan yang

diperolehi.

13. Bukti Perjalanan Program

Meletakkan sekurang-kurangnya 6 gambar aktiviti yang relevan

dengan aktiviti yang dijalankan.

Setiap gambar hendaklah mempunyai penerangan atau huraian

tersendiri.

Gambar keseluruhan peserta yang terlibat adalah penting sebagai

bukti bilangan peserta yang hadir.

Bukti gambar pencapaian, anugerah, piala kemenangan, pingat dan

salinan sijil program dan sebagainya hendaklah diletakkan di

bahagian lampiran.

14. Laporan kewangan

Laporan kewangan program merupakan satu dokumen pernyataan

kewangan yang melibatkan pendapatan dan perbelanjaan dalam

melaksanakan suatu program yang telah dirancang oleh sesebuah kelab, unit,

atau jabatan. Laporan ini dihasilkan sebagai rujukan dan analisis kewangan

yang diperolehi dan perbelanjaan yang digunakan untuk program yang

dijalankan. Selain daripada itu, laporan kewangan program ini juga

disediakan untuk mengelakkan ralat perbelanjaan untuk perjalanan program.

Laporan kewangan diselesaikan pada akhir atau setelah selesai

program. Manakala draf yang terdiri daripada anggaran perbelanjaan perlu

disediakan pada awal sebelum program dijalankan supaya aliran tunai

program tersebut dapat disalurkan mengikut keperluan yang ditetapkan untuk

menjalankan program sekaligus mewujudkan garis panduan penggunaan

kewangan untuk sesuatu program. Laporan kewangan program perlu

dilampirkan bersama laporan program yang dihantar dalam masa seminggu

selepas program selesai dijalankan. Setiap nilai mata wang Ringgit Malaysia

(RM) perlu diseragamkan dengan meletakkan nilai sen. Laporan juga perlu

meletakkan jumlah penggunaan kewangan sebenar serta menjadualkan

analisis proses kewangan secara ringkas supaya mudah difahami.


50

14.1 Anggaran Perbelanjaan

Anggaran perbelanjaan merupakan anggaran yang telah didrafkan

pada kertas kerja program sebagai panduan pengagihan kewangan

dalam sesuatu program yang dijalankan.

Anggaran perbelanjaan dilakukan bertujuan membuat analisa untuk

mengelakkan ralat penggunaan kewangan yang sangat besar untuk

memastikan penggunaan wang pada agihan yang sepatutnya.

Contoh format Anggaran Perbelanjaan.

14.2 Sumber pembiayaan

Sumber pembiayaan diperolehi melalui tabung peruntukkan atau

mana-mana sumber perlu dinyatakan dalam sumber pembiayaan.

Sumber yang dinyatakan perlu sama dengan sumber sebenar yang

diterima.

BIL SUMBER KEWANGAN JUMLAH (RM)

1. Tabung Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) 500.00

2. Sumbangan Koperasi PKK Berhad 100.00

JUMLAH BESAR 600.00

Contoh format Sumber Kewangan program.

Bil Butiran Kuantiti (Unit) Jumlah

(RM)

01 Makanan Pelajar

Tengahari

100 x RM 5.00 500.00

02 Hamper 5 x RM20

100.00

JUMLAH BERSIH 600.00


51

14.3 Perbelanjaan sebenar

Perbelanjaan sebenar merupakan perbelanjaan perjalanan program.

Setiap penggunaan wang peruntukkan perlu disertakan buktidan

ditampal pada lampiran seperti resit pembelian, resit penyewaan.

Contoh format perbelanjaan sebenar

14.4 Analisis kewangan

Analisis kewangan merupakan satu analisis yang dibuat untuk menilai

samada aliran wang program adalah selaras dengan draf yang

dilakukan pada anggaran perbelanjaan program ketika permohonan

program dilakukan.

Analisis juga digunakan untuk memudahkan proses penyemakan

samada program berjalan dengan lancar atau tidak.

Proses analisis dilakukan melalui perbandingan perbelanjaan dan

kesimpulan daripada analisis perbandingan.

Sekiranya jumlah perbezaan mempunyai nilai negatif, setiap kelab/

persatuan perlu menyatakan sebab dan mengemukakan cadangan

penambahbaikan pengurusan kewangan program pada masa akan

datang (jika berlaku).

Sekiranya perbelanjaan lebih dan menggunakan sumbangan

persendirian, sila nyatakan di dalam ulasan.

Bil Butiran Kuantiti (Unit) Jumlah (RM)

01 Makanan Pelajar

Tengahari

100 x RM 5.00

500.00

02 Hamper

3 x RM20

60.00

JUMLAH BERSIH 560.00


52

Perbandingan Perbelanjaan

Ulasan :

Baki sebanyak RM20.00 akan dipulangkan kepada pihak Koperasi melalui

Jabatan Hal Ehwal Pelajar. Penganjur perlu mengisi dengan lengkap Borang

Pengembalian Wang Aktiviti Pelajar. Kesimpulannya, perbelanjaan program ini

adalah mengikuti spesifikasi yang ditetapkan dari segi perbelanjaan pengurusan

program. Adalah digalakkan untuk penganjur menggunakan peruntukan wang

dengan sepenuhnya dan sebaik mungkin.

14.5 Sebab dan Cadangan pembaikan (Jika berlaku)

Sebab dan cadangan pembaikan dilakukan sekiranya terdapat nilai

negatif dalam perbezaan analisis kewangan.

Fungsi pernyataan sebab dan cadangan pembaikan adalah untuk

memaklumkan dan memastikan program yang seterusnya dapat

dianjurkan dengan lebih sistematik mengikut spesifikasi yang

ditetapkan.

Bil Butiran Bajet

(RM)

Belanja Sebenar

(RM)

Perbezaan

(RM)

01 Makanan Pelajar

Tengahari

500.00

500.00

0.00

02 Hamper 100.00 60.00 20.00

JUMLAH BERSIH 600.00 560.00 20.00


53

14.6 Kadar Peruntukan Perbelanjaan Am Untuk Aktiviti Pelajar

Bil Perkara Keterangan Kadar Peruntukan

(RM)

1. Makanan Pelajar

Aktiviti untuk satu hari.

Aktiviti pada waktu P&P,

tiada peruntukan untuk

makan minum pelajar.

10.00-15.00

2. Makanan VIP

Bergantung kepada

kesesuaian semasa.

15.00-20.00

3. Bayaran Makan dan

Penginapan (bagi program

luar politeknik)

Mengikut harga terendah.

Bergantung kepada

peruntukan yang diluluskan.

Tidak melebihi

100.00 sehari

4. Elaun Makan untuk Atlet

PKK & Pelajar yang

menyertai lain-lain

pertandingan luar.

Sila rujuk kepada Ketua

Unit Sukan/ Penyelaras

Pertandingan PKK.

10.00-20.00

5. Kain Rentang (Banner) Mengikut harga terendah Tidak melebihi

300.00 per unit

6. Cenderamata Menteri

Jemputan luar hingga ke

Timbalan Menteri

300.00

50.00-250.00

7. Hadiah Piala/Trofi

(Aktiviti Dalaman)

Piala Pusingan

Piala Iringan Johan

Piala Iringan Naib Johan

Piala Iringan Ketiga

150.00

100.00

80.00

50.00

8. Hadiah Piala/Trofi

(Penganjuran/Jemputan Luar)

Piala Pusingan

Piala Iringan Johan

Piala Iringan Naib Johan

Piala Iringan Ketiga

200.00

150.00

100.00

70.00

9. Hadiah Wang Tunai Aktiviti

Penganjuran/Jemputan Luar

(Kumpulan)

Pertama

Kedua

Ketiga

Saguhati

1000.00

750.00

500.00

100.00


54

* Pegawai Hal Ehwal Pelajar dari semasa ke semasa akan memantau peruntukan

kewangan program dan aktiviti pelajar yang dijalankan. Segala perubahan prosedur

juga perlu mengikut kesesuaian aktiviti. Prosedur ini adalah dibawah seliaan

Pegawai Hal Ehwal Pelajar) dan mengikut kelulusan daripada pihak pengurusan

tertinggi Politeknik Kota Kinabalu.

10. Hadiah Wang Tunai Aktiviti

Penganjuran/Jemputan Luar

(Individu)

Pertama

Kedua

Ketiga

Saguhati

300.00

200.00

100.00

50.00

11. Medal (per individu) Aktiviti Dalaman 10

12. Medal (per individu) Penganjuran/Jemputan Luar 20

Hadiah Hamper

(Aktiviti Dalaman)

Pertama

Kedua

Ketiga

Saguhati

100

70

50

20

Hadiah Hamper

(Penganjuran/Jemputan Luar)

Pertama

Kedua

Ketiga

Saguhati

150

100

70

50

10. Kos Pelbagai untuk Majlis

Kecemerlangan Akademik/

Kokurikulum

Mengikut kesesuaian

aktiviti

5.00 seorang dan

tidak melebihi

1,500.00

11. Percetakan Bahan Aktiviti Buku program, risalah,

brosur dan lain-lain

Mengikut

kesesuaian aktiviti

12. Peralatan/Keperluan program Mengikut kesesuaian

aktiviti

2.00 seorang dan

tidak melebihi

500.00

13. Perhubungan Mengikut kesesuaian

aktiviti

50.00


55

15. Penutup

Komen, penambahbaikan atau cadangan pengarah program berkaitan

program.

Rumusan akhir berkaitan program.

16. Pengesahan Laporan Program

Sila nyatakan dan lengkapkan maklumat berikut:

i. Tandatangan dan nama pengarah program / setiausaha yang

menyediakan kertas kerja berserta tarikh.

ii. Tandatangan, nama, jawatan dan pihak yang menyemak kertas

kerja berserta tarikh.

iii. Tandatangan, nama, jawatan pihak yang mengesahkan kertas

kerja berserta tarikh.

17. Lampiran (resit dan dokumen berkaitan)

Lampiran adalah merupakan bukti perbelanjaan atau pengeluaran

wang pembiayaan program yang melibatkan resit-resit.

Sebarang jenis pembelian untuk program wajib disertakan resit

sebagai bukti dan dilekatkan pada lampiran.

Resit yang dilampirkan perlu diasingkan mengikut kelompok dan

kelompok perlu disusun mengikut butiran seperti yang dinyatakan

dalam jadual perbelanjaan sebenar.

Disusun dengan kemas dan mengikut jenis resit.

Lampirkan juga dokumen yang berkaitan jika ada (Bukti gambar

pencapaian, anugerah, piala kemenangan, pingat dan salinan sijil

program).

Senarai hendaklah diletakkan di bahagian lampiran dan pengarah

program hendaklah menurunkan tandatangan di setiap helaian.


56

PENUTUP

Dengan terhasilnya garis panduan aktiviti pelajar ini, adalah diharapkan

semua pihak yang ingin melakukan aktiviti pelajar dapat mengikuti semua panduan

yang telah ditetapkan ini bagi menyeragamkan lagi pengurusan aktiviti pelajar di

Politeknik Kota Kinabalu, Sabah. Segala ketetapan dan perkara-perkara di dalam

garis panduan ini telah dipersetujui oleh pihak pengurusan tertinggi Politeknik Kota

Kinabalu. Cetakan ini merupakan sebuah cetakan rasmi yang akan digunapakai

secara keseluruhannya.

Contoh Lampiran

LAMPIRAN 1 (Resit Makanan)

LAMPIRAN 2 (Kehadiran Peserta

LAMPIRAN 3 (Resit Perhubungan)


57

RUJUKAN

Akta 174 versi atas talian teks cetakan semula yang kemas kini. (2012). Akta

Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976.

Awg Adi, M.S., Valdez, D.A., & Hamdan, W. (2015). Panduan Asas Pelaksanaan

Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu.

Garis Panduan Pengurusan Kegiatan Pelajar. Dimuat turun daripada

http://hep.uthm.edu.my/v3/index.php/en2/pusat-sumber/garis-panduan-

pengurusan-kegiatan-pelajar

Garis Panduan Aktiviti Pelajar (Persatuan/Kelab) Universiti Teknologi Mara

(UiTM). Dimuat turun daripada https://fka.uitm.edu.my/v2/images/tapa/

garispanduanaktivitipelajar.pdf

Jabatan Hal Ehwal Pelajar Politeknik Kota Kinabalu.

Kementerian Pendidikan Malaysia. (2015). Pelan Pembangunan Pendidikan

Malaysia 2015-2025 (Pendidikan Tinggi).

Minit Mesyuarat Bil.1/2018 (17 Januari 2018), Politeknik Kota Kinabalu.


58

LAMPIRAN

Format Kertas Kerja Peruntukan Kewangan Kurang Daripada

RM5000. (A1, A2, A3, A4 & A5).

Format Kertas Kerja Peruntukan Kewangan Lebih Daripada RM5000.

(B1, B2, B3, B4 & B5).

Contoh Template Sijil Penyertaan, Penghargaan & Am PKK

Borang-Borang Berkaitan

Borang Penubuhan dan Pendaftaran Kelab/Persatuan Pelajar

Borang Permohonan Pengeluaran Wang Aktiviti Pelajar

Borang Penilaian Program/Aktiviti

Borang Permohonan Pindaan/Pembatalan Program

Borang Pengembalian Wang Aktiviti Pelajar

Borang Indemniti (Lepas Tanggung)


59

LAMPIRAN : Format Kertas Kerja Peruntukan Kewangan Kurang Daripada

RM5000. (A1)

*Untuk bahagian kelulusan kertas kerja, penganjur perlu mengubah perkataan yang berwarna merah

mengikut kesesuaian dan maklumat kertas kerja penganjur.

*Nama dan jawatan tertakluk kepada situasi semasa.


60


RM5000. (A2)





61


RM5000. (A3)





62


RM5000. (A4)





63


RM5000. (A5)





64

LAMPIRAN : Format Kertas Kerja Peruntukan Kewangan Lebih Daripada

RM5000. (B1)





65


RM5000. (B2)





66


RM5000. (B3)





67


RM5000. (B4)





68


RM5000. (B5)





69

LAMPIRAN : Contoh Template Sijil Penyertaan, Penghargaan & Am PKK


70



71



72



73



74



75

LAMPIRAN : Borang Penubuhan dan Pendaftaran Kelab/Persatuan Pelajar



NO. 4, JLN KKIP BARAT,

88460 KOTA KINABALU, SABAH

TEL : 088-401800 FAX : 088-499960

BORANG PENUBUHAN

KELAB DAN

PERSATUAN


JABATAN HAL EHWAL PELAJAR


SABAH


76



NO. 4, JLN KKIP BARAT,

88460 KOTA KINABALU, SABAH

TEL : 088-401800 FAX : 088-499960

BORANG PERMOHONAN

PENUBUHAN KELAB / PERSATUAN MPP

SESI _______

BAHAGIAN 1

Latar belakang persatuan

Nama Kelab / Persatuan :

1. Bilangan Ahli :

2. Tarikh Penubuhan :

3. Tujuan / Kepentingan / Objektif Kelab / Persatuan :

Berdasarkan Teras PIN ( Pelan Integriti Nasional )


77

BAHAGIAN 2

Butir-butir Penasihat

1. Nama Penasihat : i)

ii)

2. No. Fail :

3. Jawatan :

4. Alamat :

Perhatian :

Sila sertakan maklumat mengenai kesemua ahli kelab anda termasuk kursus

dan nombor telefon.

BAHAGIAN 3 Aktiviti Kelab / Persatuan yang dirancang bagi Sesi _____


78

Ahli Jawatankuasa Penaja:

*WAJIB DIISI

CARTA ORGANISASI

KELAB ……………………………………………………

PENASIHAT

PENGERUSI

TIMBALAN PENGERUSI

SETIAUSAHA

NAIB SETIAUSAHA

BENDAHARI

AJK KECIL

BIRO ………. BIRO………. BIRO ……….

BIRO ………. BIRO………. BIRO ……….


79

BAHAGIAN 4

Perkara-perkara yang perlu diserahkan kepada Pegawai Hal Ehwal Pelajar

(Kebajikan Dan Disiplin)

1. Kertas kerja, minit mesyuarat, surat-surat yang berkaitan

2. Laporan aktiviti

3. Laporan kewangan

i) Laporan yang diperakukan oleh JHEP

ii) Laporan yang diluluskan oleh JHEP

4. Fail projek

5. Rakaman audio visual

6. Gambar (boleh dicetak dalam hitam putih)

7. Liputan media massa

BAHAGIAN 5

Perakuan

Saya ingin menyatakan di sini bahawa segala maklumat-maklumat yang

diberikan adalah benar.

Tandatangan

…………………………………………

………....………………………………

( ) (

)

Pengerusi Kelab / Persatuan Penasihat Kelab

Tarikh : Tarikh :


80

ULASAN / CATATAN

(Pejabat Hal Ehwal Pelajar, Politeknik Kota Kinabalu)

Tandatangan :

Nama :

Jawatan :

Tarikh :


81

LAMPIRAN : Borang Permohonan Pengeluaran Wang Aktiviti Pelajar


82

LAMPIRAN : Borang Penilaian Program/Aktiviti

BORANG PENILAIAN AKTIVITI / PROGRAM

Nama Program : …………………………………………………………………… Tarikh Pelaksanaan : …………………………………………………………………… Tempat Pelaksanaan : …………………………………………………………………… Penganjur : ……………………………………………………………………

Arahan: Sila tandakan ( / ) di ruangan yang disediakan berdasarkan skala berikut: 1 : Sangat Tidak Setuju 2 : Tidak Setuju 3 : Setuju 4 : Sangat Setuju

PENILAIAN PENGISAN AKTIVITI / PROGRAM

BIL ITEM 1 2 3 4

1 Isi kandungan aktiviti / program bertepatan dengan objektif program

2 Pengisian program menarik dan berkesan

3 Banyak maklumat baru terkini yang dipelajari

4 Program ini banyak memberi manfaat yang berguna untuk menjadi seorang pelajar yang cemerlang

5 Segala ilmu yang dipelajari boleh diaplikasikan dalam kehidupan

PENILAIAN PELAKSANAAN AKTIVITI/PROGRAM

BIL ITEM 1 2 3 4

1 Suasana tempat aktiviti / program sangat kondusif

2 Perancangan dan pelaksanaan program dibuat dengan lancar

3 Masa yang diperuntukkan bagi aktiviti / program adalah sesuai

4 AJK pelaksana menjalankan tugas dengan baik

PENILAIAN KESELURUHAN AKTIVITI/PROGRAM

BIL ITEM 1 2 3 4

1 Program ini berjaya dan bermanfaat

2 Program ini sesuai dijalankan lagi pada masa hadapan

Cadangan Penambahbaikan:

___________________________________________________________________


83

LAMPIRAN : Borang Permohonan Pindaan/Pembatalan Program


84

LAMPIRAN : Borang Pengembalian Wang Aktiviti Pelajar


85

LAMPIRAN : Borang Indemniti (Lepas Tanggung)


86

Documents

PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK … panduan asas pengurusan aktiviti... · Contoh Template Sijil Penyertaan, Penghargaan & Am PKK 69 iv. Borang-Borang Berkaitan