Optimasi Kinerja Outlook sebagai email Client

PANDUAN MICROSOFT OUTLOOK PEMULA

SEKILAS PANDANG OUTLOOK• Sebuah perangkat pengelola email desktop yang di buat oleh microsoft

• Memudahkan penggunanya dalam mengelola surat elektronik mereka sehingga dapat disimpan dan dapat di baca kembali bahkan dalam kondisi offline

• Versi umum yang di gunakan :

• Outlook 2007

• Outlook 2010

• Outlook 2013

ANTAR MUKA OUTLOOK (2007)

ANTAR MUKA OUTLOOK (2010)

ANTAR MUKA OUTLOOK (2013)

FITUR OUTLOOK• Pengelola surat elektronik (Email)

• Mengirim email

• Menerima email

• Pengelola jadwal aktivitas (Scheduler)

• Membuat reminder

• Pengelola alamat (Addresses)

• Buku alamat

• Sarana Pengiriman file dan data (Attachment)

PROBLEMATIKA OUTLOOK• Outlook lambat (lemot)

• Outlook hang

• Outlook Crash (tidak bisa terbuka)

• Outlook lama dalam mengirim / menerima (send/receive problem)

• File lama saya kemana ?

PROBLEMATIKA OUTLOOK• Outlook lambat (lemot)

• Terdapat aplikasi lain yang berjalan bersamaan dengan outlook

• Antivirus

• PDF

• Printer

• Resource yang dikelola sudah bertambah

• Jumlah email yang membengkak

• Peningkatan ukuran file penyimpanan

• Pengideksan/pencarian file yang tidak terkendali

PROBLEMATIKA OUTLOOK• Outlook hang

• Aplikasi yang berjalan bersamaan dengan outlook bermasalah

• Terhapus secara tidak sengaja

• Aplikasi yang berjalan bersamaan dengan outlook hang

• Media penyimpanan yang bermasalah

• Ukuran file yang membengkak

• Harddisk yang sudah mulai rusak

• Outlook Crash (tidak bisa terbuka)

• Aplikasi yang berjalan bersamaan dengan outlook bermasalah

• Terhapus secara tidak sengaja

• File utama outlook tidak sengaja terhapus

• Memory perangkat habis menangani kinerja oulook

PROBLEMATIKA OUTLOOK• Outlook lama dalam mengirim / menerima (send/receive problem)

• Ukuran file yang dikirim tidak wajar

• Terlalu besar

• File attachment berpotensi mengandung virus

• Antivirus scanner

• File lama saya kemana ?

• Tidak ketemu saat dicari

• Tanggalnya tidak berurut

• Bingung terlalu banyak file

TIPS OPTIMASI OUTLOOK ANDA• Memahami aturan standar pengiriman email

• Mengelola directory

• Mengelola file dengan arsip

• Mengelola attachment

• Reminder Notifikasi

• Backup & Restore

ATURAN STANDAR PENGIRIMAN EMAIL• Melampirkan judul / subject dengan jelas yang dapat mewakili maksud dari isi email

• Memberikan salam dan membubuhkan identitas pengirim email pada awal dan akhir email seperti halnya mengirim surat

• Melampirkan file atau gambar seperlunya dan tidak berlebihan.

• Tidak dibenarkan melampirkan file yang berukuran lebih dari 3 MB dalam satu kali pengiriman email. Walaupun email bisa dikirim lebih dari itu

• Tidak dibenarkan mengirimkan file aplikasi, multimedia ataupun software baik legal maupun ilegal dalam email anda

• Panjang content tidak dibenarkan melebihi dari dua kali ukuran layar perangkat anda.

• Gunakan bahasa yang benar, mudah di mengerti serta tidak berlebihan.

• Tidak di sarankan menambahkan hiasan-hiasan yang tidak sesuai dalam email anda.

ATURAN STANDAR PENGIRIMAN EMAIL• Pastikan alamat pengiriman sesuai/tepat kepada penerima yang akan membaca.

• Tidak di benarkan mengirim ke penerima surat lebih dari dua penerima

• Apabila di perlukan dapat menambahkan tembusan (CC) kepada penerima lain, sebagai pemberitahuan bagi penerima CC bahwa email sudah dikirim ke orang yang benar.

• Tambahkan BCC untuk tembusan yang bersifat tidak ingin di ketahui oleh penerima umumnya dilakukan oleh atasan untuk memantau peredaran informasi

• Tidak di benarkan mengirim email yang sama dan identik lebih dari sekali dengan penerima yang berbeda

• Dalam menjawab balasan, pengirim dapat menyertakan email awal, namun tidak lebih dari 2 history email sebelumnya.

• Apabila di butuhkan untuk mengirim email dengan penerima yang banyak maka perlu adanya suatu group email yang mengelola hal ini.

• Jangan membalas email yang tidak jelas judul dan isinya

• Email yang masuk sebaiknya ditata berdasarkan group yang bisa di kelola

MENGELOLA DIREKTORY OUTLOOK ANDA

ARSIP DENGAN OUTLOOKGroup Email

Arsip Email

Bersih bersih Email

Junifar Hidayat

2013

SEMOGA BERMANFAAT