PANDUAN SENARAI TUGAS JAWATANKUASA KERJAPERTANDINGAN PERINGKAT DAERAH DAN NEGERI

1. URUS SETIA :

1.1 Menyelaras aktiviti jawatankuasa-jawatankuasa kecil.1.2 Urusan surat menyurat.1.3 Mengurus permohonan pesanan tempatan atau local order1.4 Merancang dan menguruskan Mesyuarat Jawatankuasa Kerja.1.5 Menyenaraikan jemputan-jemputan khas.1.6 Menyediakan senarai semak aktiviti dan membuat pemantauan semasa

aktiviti dijalankan.1.7 Menyediakan susun tadbir aktiviti / aturcara majlis.1.8 Bertindak segera kepada perkara-perkara yang tidak dijangka semasa

perjalanan majlis.1.9 Menghantar surat penghargaan dan sijil kepada yang terlibat.1.10 Melantik petugas-petugas pendaftaran.1.11 Menyediakan tempat khas atau bilik urus setia di tempat pertandingan.1.12 Menyediakan beberapa 'walkie-talkie' semasa raptai & pertandingan1.13 Mengumpul maklumat perkembangan pelaksanaan daripada semua

jawatankuasa kecil.1.14 Menyediakan laporan pelaksanaan aktiviti untuk diserah kepada pegawai

meja.1.15 Mengadakan mesyuarat post mortem.

2. BENDAHARI

2.1 Menyelaras perbelanjaan semua jawatankuasa kecil. 2.2 Memastikan wang diterima dan dikeluarkan mengikut prosedur. 2.3 Menyemak bil-bil tuntutan dan mengesahkannya untuk pembayaran.2.4 Menyalurkan wang peruntukan untuk tujuan pembayaran perkhidmatan.2.5 Memberi talkimat prosedur kewangan.

3. JAWATANKUASA TEKNIKAL

3.1 Menyediakan syarat pertandingan yang terkini.3.2 Memastikan syarat pertandingan telah diterima dan dipatuhi.3.3 Menyediakan format pemarkahan untuk hakim-hakim.3.4 Memastikan kesesuaian tempat & peralatan pertandingan.3.5 Bertanggungjawab memberi taklimat kepada hakim-hakim.3.6 Bertanggungjawab memberi taklimat kepada Pengurus Pasukan.3.7 Menguruskan pengundian giliran pasukan bertanding.3.8 Melantik seorang Penjaga Masa jika perlu3.9 Mencadangkan tempat sesuai bagi hakim-hakim bertugas3.10 Menyediakan pelan lakar di dalam dewan atau tempat pertandingan. 3.11 Menyerahkan keputusan pertandingan kepada urus setia.3.12 Melantik juri rayuan jika diperlukan.

1

4. HADIAH / CENDERAMATA :

4.1 Menyediakan anggaran perbelanjaan untuk kelulusan4.2 Menyediakan hadiah-hadiah / cenderamata mengikut persetujuan yang

tercatat dalam minit mesyuarat dan juga had maksima yang dibolehkan oleh pekeliling berkaitan.

4.3 Mengenalpasti tempat sesuai untuk meletakkan hadiah-hadiah dan sebagainya

4.4 Menyediakan pelan lakar keluar masuk penerima hadiah.4.5 Menyerahkan segala butiran pembelian kepada bendahari / urus setia.4.6 Memastikan hadiah / cenderamata disusun mengikut jadual keputusan.4.7 Melantik beberapa petugas untuk acara penyampaian hadiah.4.8 Menyelaras tugas awal dengan pengacara majlis dan penyelaras

penerima-penerima hadiah. 4.9 Mengadakan raptai penyampaian hadiah.4.10 Mendapatkan salinan keputusan pertandingan daripada urus setia.4.11 Menyerahkan segala bil-bil kepada Bendahari / urus setia.

5. BUKU PROGRAM :

5.1 Menyediakan anggaran perbelanjaan.5.2 Mendapatkan segala maklumat berkaitan jawatankuasa, peserta-peserta

atau pasukan-pasukan yang bertanding dan aturcara majlis.5.3 Menyediakan ‘dummy’ untuk dibentangkan dalam mesyuarat.5.4 Memastikan 'dummy' disemak oleh sebuah panel. 5.5 Mendapatkan kata-kata aluan daripada Pengarah/PPD & tetamu khas.5.6 Mendapatkan kelulusan JK Kerja sebelum memulakan percetakan.5.7 Menyerahkan segala bil-bil kepada Bendahari / urus setia.5.8 Melantik petugas-petugas untuk mengedar buku program. 5.9 Mengedar buku-buku program kepada tetamu khas & tetamu semasa

pertandingan akhir.

6. PERALATAN & PERSIAPAN DEWAN :

6.1 Menyediakan anggaran perbelanjaan.6.2 Memastikan tempat yang sesuai untuk peserta di dalam dewan.6.3 Menyusun peralatan dewan seperti yang terdapat pada pelan lakar.6.4 Menyenaraikan peralatan-peralatan yang diperlukan di dalam dewan.6.5 Menentukan jenis settee dan menghias tempat tetamu khas.6.6 Menyediakan kawasan tertentu bagi peserta-peserta/pasukan-pasukan

yang menunggu giliran persembahan.6.7 Mengadakan papan tanda arah / makluman.6.8 Menyerahkan segala bil-bil kepada Bendahari / urus setia. 6.9 Memastikan tempat pertandingan (dewan & pentas) bersih sebelum dan

selepas pertandingan.6.10 Mengurus untuk mendapat dan memulangkan peralatan.

7. PENYELARAS MAJLIS :

7.1 Melantik Pengurus Pentas / Pengurus Pertandingan dan petugas pentas.7.2 Mendapatkan segala butiran perjalanana majlis daripada urus setia.7.3 Memberi taklimat perjalanan majlis kepada Jawatankuasa Kerja.7.4 Memberi taklimat berkaitan tugas kepada petugas pentas.7.5 Mengedarkan susun tadbir tugasan kepada petugas pentas.

2

8. PERSIAPAN & PERHIASAN PENTAS :

8.1 Menyediakan anggaran perbelanjaan.8.2 Menyediakan pelan lakar backdrop pentas.8.3 Menghias pentas dan backdrop berdasarkan pelan yang dipersetujui.8.4 Menyediakan pelan lakar pentas.8.5 Menyenaraikan peralatan & bilangan yang diperlukan di atas pentas.8.6 Menyerahkan segala bil-bil kepada Bendahari / urus setia.8.7 Bekerjasama dengan JK Peralatan dan Persiapan Dewan.8.8 Mengurus untuk mendapat/memulangkan peralatan yang dipinjam/sewa.

9. JAMUAN :

9.1 Menyediakan anggaran perbelanjaan.9.2 Mendapatkan bilangan peserta dan tetamu yang terlibat daripada urus

setia.9.3 Mendapatkan pembekal makanan.9.4 Membentang dan mencadang menu-menu.9.5 Mencadangkan tempat yang sesuai untuk jamuan.9.6 Memastikan keperluan persembahan selingan di tempat jamuan, jika

perlu.9.7 Menyerahkan bil-bil tuntutan kepada Bendahari / urus setia.9.8 Melantik beberapa petugas untuk melayan tetamu-tetamu di meja khas.

10. JEMPUTAN SAMBUTAN & PROTOKOL :

10.1 Menyediakan anggaran perbelanjaan.10.2 Menyediakan deraf kad jemputan dan pelekat kereta untuk diluluskan.10.3 Mengenalpasti tetamu-tetamu yang akan hadir.10.4 Melantik Pegawai Perhubungan (LO) untuk tetamu-tetamu khas dan

Pengawas Peserta untuk pasukan terlibat.10.5 Mengadakan taklimat kepada Pegawai Perhubungan & Pengawas

Peserta.10.6 Menyerahkan butiran lengkap Pegawai Pengiring kepada urus setia.10.7 Mengenalpasti tempat duduk tetamu khas, jemputan dan peserta.10.8 Menyambut dan mengiring tetamu ke tempat duduk.10.9 Menjemput dan mengiring tetamu ke tempat jamuan ( jika ada ) 10.10 Menyerahkan segala bil-bil kepada Bendahari / urus setia.

11. KAWALAN KESELAMATAN & TRAFIK :

11.1 Menyediakan anggaran perbelanjaan.11.2 Memberi taklimat kepada petugas-petugas berdasarkan pelan lakar.11.3 Mengawal lalulintas di kawasan pertandingan dan tempat letak kereta.11.4 Mendapatkan maklumat bilangan peserta yang terlibat dari urus setia.11.5 Mendapatkan pelan lakar tempat pertandingan dan tempat letak kereta. 11.6 Mengetahui masa Tetamu Khas sampai ke tempat pertandingan. 11.7 Mengetahui waktu Tetamu Khas berangkat pulang.11.8 Menyerahkan segala bil-bil kepada Bendahari / urus setia.

3

12. PERTOLONGAN CEMAS :

12.1 Menyediakan anggaran perbelanjaan.12.2 Menyediakan pelan lakar bagi menunjukkan tempat yang sesuai untuk

tempat rawatan sementara.12.3 Menyediakan kenderaan tertentu sekiranya perlu untuk kes kecemasan

atau menghubungi hospital untuk perkhidmatan ambulan.12.4 Menyediakan peralatan-peralatan di bilik rawatan sementara.12.5 Menyenaraikan peralatan-peralatan yang diperlukan.12.6 Mendapatkan surat kebenaran rawatan daripada pengurus pasukan.12.7 Melaporkan keadaan pesakit dan memberi cadangan / syor.12.8 Menyerahkan segala bil-bil kepada Bendahari / urus setia.

13. MINUMAN HAKIM & PESERTA :

13.1 Menyediakan anggaran perbelanjaan. 13.2 Mendapatkan pembekal makanan dengan kos yang berpatutan.13.3 Mengetahui bilangan hakim, guru pengiring dan peserta pertandingan.13.4 Menyediakan pelan lakar bagi menunjukkan masa dan tempat yang

sesuai untuk pengedaran minuman.13.5 Melantik beberapa petugas-petugas untuk mengedar makanan /

minuman.13.6 Menyerahkan segala bil-bil kepada Bendahari / urus setia.

14. PERASMIAN PEMBUKAAN / PENUTUP :

14.1 Menyediakan anggaran perbelanjaan.14.2 Membuat cadangan acara majlis dan melaksanakan aturcara Perasmian /

Penutup apabila diluluskan.14.3 Menyedia dan mengatur persembahan selingan. 14.4 Melantik pengacara majlis dan dapatkan skrip pengacara. 14.5 Menentukan cara tetamu khas disambut.14.6 Bekerjasama dengan JK Hadiah.14.7 Bekerjasama dengan JK Jamuan / Minuman.14.8 Bekerjasama dengan Jawatankuasa Teknikal & Penyelaras Majlis.14.9 Menyenaraikan peralatan dan bahan yang diperlukan.14.10 Mengadakan raptai. 14.11 Menyerahkan segala bil-bil kepada Bendahari / urus setia.

15. RAKAMAN, LIPUTAN & SIARAYA :

15.1 Menyediakan anggaran perbelanjaan.15.2 Menyenaraikan peralatan / bahan yang diperlukan.15.3 Menyediakan pelan lakar posisi peralatan dan petugas rakaman.15.4 Membuat rakaman peringkat pusingan awal (jika ada) dan pusingan

akhir.15.5 Menyediakan set rakaman yang telah diedit pejabat dan jabatan.15.6 Mengambil gambar-gambar pasukan yang berjaya untuk media.15.7 Menyerah segala liputan, rakaman dan gambar-gambar kepada urus

setia.15.8 Menyerahkan segala bil-bil kepada Bendahari / urus setia.

4

16. PENGANGKUTAN :

16.1 Menyediakan anggaran perbelanjaan.16.2 Menyediakan kenderaan ‘standby’ di tempat pertandingan.16.3 Mengambil tindakan segera jika mana-mana pasukan memerlukan

perkhidmatan.16.4 Mengenalpasti VIP-VIP yang memerlukan kenderaan dari tempat

penginapan atau lapangan terbang.16.5 Menyediakan jadual tugasan untuk pemandu-pemandu kenderaan

jabatan. 16.6 Bekerjasama dengan pasukan kecemasan .16.7 Menyerahkan segala bil-bil kepada Bendahari / urus setia.

17. PUBLISITI & SERANTA :

17.1 Menyediakan anggaran perbelanjaan.17.2 Menghebah / memaklumkan pertandingan ini di media.17.3 Menyediakan tempat yang sesuai untuk liputan wartawan.17.4 Menghubungi wartawan-wartawan untuk sidang akhbar. (jika perlu)17.5 Mendapat maklumat lengkap berkaitan pertandingan daripada urus setia.17.6 Menyediakan banners dan posters dan meletakkannya di tempat-tempat

yang strategik setelah mendapat kebenaran daripada kerajaan tempatan.17.7 Menyerahkan segala bil-bil kepada Bendahari / urus setia.

18. PENGINAPAN / MAKAN PESERTA :

18.1 Menyediakan anggaran perbelanjaan.18.2 Mengenalpasti sekolah yang sesuai dijadikan tempat penginapan.18.3 Mendapat maklumat lengkap daripada urus setia berkaitan bilangan

pegawai, guru & peserta yang memerlukan penginapan.18.4 Menyediakan pelan lakar tempat asrama dan dewan makan.18.5 Mengadakan papan tanda & tunjuk arah di kawasan penginapan.18.6 Menyediakan peraturan asrama, jadual makan dan seterusnya memberi

taklimat kepada pengurus-pengurus pasukan.18.7 Mendapatkan pembekal makanan dengan kos yang berpatutan.18.8 Menyediakan bilik pendaftaran / penerangan dan petugas-petugas di tiap-

tiap tempat penginapan.18.9 Menyediakan borang pendaftaran yang lengkap dengan butiran pasukan.18.10 Menyerahkan segala bil-bil kepada Bendahari / urus setia.

19. KEWANGAN :

19.1 Mendapatkan sumbangan / tajaan daripada pelbagai sumber.19.2 Menyediakan senarai peyumbang atau penaja untuk tujuan jemputan.19.3 Bekerjasama dengan urus setia dan bendahari.19.4 Bekerjasama dengan JK Buku Program.19.4 Menyediakan laporan kutipan derma / penajaan.19.5 Menyerahkan segala bil-bil kepada Bendahari / urus setia.

5

20. JURU ACARA :

20.1 Menyediakan skrip-skrip untuk pertandingan pusingan awal & akhir.20.2 Menyerahkan skrip kepada pihak Urusetia untuk disemak dan diluluskan

sebelum diguna pakai dalam pengacaraan.20.3 Mendapatkan jadual penuh aturcara pertandingan.20.4 Mengenalpasti tetamu-tetamu khas yang hadir.20.5 Mendapatkan nama penuh (pingat / gelaran ) bagi tetamu khas.20.6 Mendapatkan maklumat pasukan-pasukan yang bertanding daripada urus

setia.20.7 Memaklumkan hadiah-hadiah, sijil-sijil dan sebagainya yang akan

diterima oleh johan, naib johan, tempat ketiga dan peserta lain. 20.8 Memperkenalkan hakim-hakim semasa pertandingan dijalankan. 20.9 Menyenaraikan perkara-perkara penting yang perlu dimaklumkan

sebelum majlis bermula dan ini melibatkan perkara-perkara berikut:20.9.1 penggunaan telefon bimbit, 20.9.2 pergerakan keluar masuk dewan semasa majlis berjalan, 20.9.3 berdiri semasa tetamu khas bergerak masuk,20.9.4 keperluan memberi laluan untuk tetamu-tetamu khas keluar

terlebih dahulu selepas majlis selesai

21. PENYELARAS PENERIMA HADIAH21.1 Mendapat senarai nama penerima daripada pihak urusetia.21.2 Memastikan tempat duduk penerima jika disediakan.21.3 Membariskan penerima mengikut susunan untuk majlis penyampaian

hadiah/sijil dsb.21.4 Memastikan wakil penerima jika penerima tidak dapat naik ke pentas.21.5 Memberikan taklimat/arahan ringkas jika perlu tentang penerimaan

hadiah/sijil dsb.21.6 Menyelaras tugasan dengan JK Hadiah dan Pengacara

6