Key Steps to Developing a Successful Presentation
Pasos claves para desarrollar una presentacin con xito
Esta presentacin es tan slo un breve vistazo a los pasos y
sugerencias para el desarrollo de una presentacin. Mi meta es
compartir seis pasos muy fciles para desarrollar presentaciones
exitosas. Tengo tres objetivos: 1. Hacerles pensar sobre cmo estos
pasos pueden aplicarse a sus especficas circunstancias; 2. Hacerles
pensar sobre estos pasos a medida que ustedes desarrollan su
presentacin la prxima semana; y3. Reforzar lo que los otros
instructores le han venido diciendo.Desarrollar estas habilidades
es una de las mejores inversiones que usted puede hacer en tiempo y
en esfuerzo. En el complicado y rpido mundo en que viven los
encargados de desarrollar las polticas este es un servicio
invaluable. Primero, les ayuda a ver las cosas que son tiles para
ellos; segundo, les da la informacin que necesitan para tomar sus
decisiones claves; y tercero, si su presentacin tiene buena
resonancia y tiene una buena base en la lgica, las necesidades y
las emociones, puede llevar a una accin concreta. Los encargados de
desarrollar las polticas necesitan este servicio, y si usted lo
hace bien, ellos le buscarn para obtenerlo, escucharn lo que usted
dice y tendr muchas ms oportunidades para avanzar en su trabajo de
investigacin.NLas causas ms comunes de una presentacin
ineficazFalta de motivacin para la audienciaEstructura
confusaOmisiones en la lgicaDemasiados detallesTransparencias muy
mal diseadasLa investigacin ha encontrado que hay cinco causas
comunes para que os resmenes sean poco efectivos:1) Falta de
motivacin de la audiencia: en los primeros minutos de su
presentacin organice una estructura para escuchar. Las personas
escuchan ms inteligentemente si saben el significado de los
materiales de antemanoel gancho.2) Seales de una estructura
inadecuada: a menos que usted comience haciendo un esquema de su
presentacin, mencionando los puntos sobre los que va a hablar, la
audiencia puede tener problema siguiendo su charla, en otras
palabras ellos no deberan tener que inventarse un sistema de
archivo para organizar lo que estn escuchando (requiere de
demasiado trabajo de su parte). Muchos de ustedes conocen la
historia de Alicia en el Pas de las Maravillas, en un momento en la
historia Alicia le pregunta al sombrerero loco despus de aqu a
donde vamos? Y l le contesta todo depende de a donde quieres ir 3)
Omisiones en la lgica: por lo general, los investigadores conocen
tanto su material que a veces omiten conexiones esenciales, y para
ahondar el problema la informacin se est presentando resumida, en
una forma condensada y en un periodo de tiempo muy corto.4)
Demasiados detalles: decir todo lo que usted sabe sobre el tema en
vez de decir solamente lo que es realmente relevante para la
audiencia y para el propsito de la presentacin.5) Transparencias
muy mal diseadas: hablaremos de esto en algunos minutos.Trataremos
de evitar estas trampas por medio de una buena planeacin y
organizacin.NPasos para el desarrollo de una presentacin1. Haga una
lista de sus objetivos2. Enfquese en su audiencia3. Determine su
mensaje4. Organice su informacin5. Disee el estilo y la
apariencia6. Cree y ensamble las diapositivas/transparenciasEs
mucho mejor si usted comienza por el paso nmero 1 y no por el paso
nmero 5NPaso 1: Haga una lista de sus objetivos Por qu quiere hacer
esta presentacin? Qu espera obtener? Cmo sabr si tuvo xito?Paso 1:
identificar sus objetivosPiense en esto an antes de encender su
computadoraPor qu esta haciendo esta presentacin?Cules son algunas
de las razones que usted puede tener para estar presentando los
resultados de su investigacin a un grupo selecto de personas
encargadas de desarrollar las polticas?Para despertar conciencia a
cerca de nuevos resultados? para buscar ms apoyo? Para introducir
una nueva estrategia, presentar informacin controversial,
proporcionar informacin para ayudar a que los encargados de
desarrollar las polticas tomen sus decisiones.Qu espera obtener? Y
cmo sabr si tuvo xito. Tiene un resultado especfico que quiere ver
que salga de esta presentacin.NPaso 2: Concntrese en la audiencia
Concntrese en lo que su audiencia necesita saber - no en lo que
usted sabeConsidere las motivaciones de la audienciaDecida qu
quiere que su audiencia haga como resultado de esta presentacinEl
paso 2 es identificar su audiencia y asegurarse que esta
presentacin en su totalidad realmente se concentra en esa
audiencia.Qu necesita saber su audienciay no que sabe usted!Cuando
usted est frente a una audiencia para hacer una presentacin, es
esencial que usted sepa quines son ellos, por qu estn all, qu
esperan obtener especficamente de esta presentacin, y finalmente
cmo reaccionarn a su mensaje.Lo que nos lleva otra vez a la
pregunta qu quiere que su audiencia haga como resultado de esta
presentacinconsiderar nuevos componentes, o suministrar ms fondos
para la investigacin.Una trampa muy comn en la que caen muchos
investigadores (y la mayora de los personas) es asumir que lo que
usted sabe es de inters para los demspero debe mirar primero las
motivaciones de su audienciacules son sus antecedentes? su posicin
en el trabajo y nivel de educacin? necesidades e intereses?Para
tratar de persuadir su audiencia, usted debe convencerla primero de
que sus intereses coinciden con los de ella. Aristteles, el
filosofo griego dijo, El hombre tonto me dice sus razones, el
inteligente trata de persuadirme con las mas propias.Cules son sus
ocupaciones, sus intereses y su educacin? Qu tanta informacin
tienen sobre el tema? Les interesa el tema sobre el que usted va a
hablar? Se muestran favorables haca su punto de vista? Indecisos?
Muestran oposicin?Su anlisis determina su objetivo:Est reforzando
una actitud que su audiencia ya tiene?Est creando una actitud que
su audiencia no tena anteriormente?Est tratando de cambiar
creencias que son diferentes a las suyas?Qu resultados espera?La
respuestas a estas preguntas son las que influirn en la seleccin de
materiales y posiblemente en el orden en que usted las
presente.
NPaso 2: Lista de referencia para definir a su audienciaQu clase
de audiencia?CautivosPragmticosMotivados
socialmenteComprometidosPara poder identificar a su audiencia
primero necesita definirla. Hay cuatro tipos de
audiencia:Cautiva:Aquellas personas que no tienen otra opcin,
tienen que asistir a su presentacin. Pueden considerarse como
prisioneros ya que pueden querer o no querer asistir a su
presentacin, pueden estar muy motivados para recibir su mensaje,
pero muy seguramente no sern hostiles o negativos. La audiencia
cautiva puede ser una de las audiencias ms difciles para hacerle
una presentacin, por lo tanto su presentacin requerir de atencin
extra en las estrategias de presentacin, ms energa, quizs una dosis
extra de humor, as como tambin un comando de su tema que sea
impecable.Pragmtica:Los pragmticos deciden por s mismos asistir a
su presentacin, quizs les pidan que asistan y lo escuchen, pero
pueden estar menos interesados en lo que usted tiene que decir. A
pesar de que esta audiencia est cautiva, muy seguramente no sern
hostiles o negativos con respecto a usted o a su mensaje. La
motivacin que tienen para asistir a su presentacin puede provenir
del deseo o de la necesidad que tienen de aprender sobre su tpico.
Es una de las mejores audiencias para presentaciones que informan,
explican o reportan. Dgales que necesitan saber, y estarn muy
contentos, hgalo en una forma que adems los entretenga y sern mucho
ms receptivos a su mensaje.Motivada socialmente:Estos estn
divididos en dos subgrupos: los que estn motivados por apoyar una
causa y los que estn motivados por pertenecer a un grupo.Los que
apoyan una causa asistirn a su presentacin, simplemente porque
ellos apoyan la causa. Ellos pueden ser la audiencia soada. Ellos
se pegarn a cada una de sus palabras, aplaudirn muy fuerte y con
mucho entusiasmo a sus puntos claves y harn preguntas que reforzarn
su mensaje.Aquellos que asisten porque pertenecen a un grupo, por
lo general, tienen una mente abierta para cualquier clase de
mensajes.Para los participantes que estn motivados socialmente, el
mensaje no es tan importante como el estar en la audiencia rodeados
por amigos, conocidos, colegas y otros. Por lo general, es muy fcil
trabajar con esta audiencia porque tienen expectativas razonables,
prefieren poca informacin que se presente en una forma entretenida
y simptica.Comprometida:Los miembros de la audiencia que estn en
esta categora, asistirn a su presentacin, simplemente, porque
quieren estar all y escuchar lo que usted tiene por decir. Al igual
que los pragmticos, esta es gente en busca de informacin que les
ayudar en sus esfuerzos. La diferencia con los pragmticos radica en
que ellos tienen un nivel ms alto de entusiasmo por el tema.
NPaso 2: Lista de referencia para definir a su
audienciaTamaoDistribucin por edad y por
gneroRangoConocimientoReaccin a la presentacin/Qu obtendr de
ella?El paso 2 es identificar su audiencia y asegurarse que toda la
presentacin esta concentrada en esa audiencia. Para poder
identificar a su audiencia primero necesita definirla. Hay cinco
preguntas que necesita hacerse:1) Cul es el tamao del grupo?El
nmero de personas en su audiencia afectar el estilo que usted usar
para su presentacin, as como la forma en que mostrar los ejemplos
visuales, el nmero y la calidad de la informacin que repartir, y el
nivel de interaccin que tendr su audiencia.2) Cul es la distribucin
por edad y por gnero de la audiencia?Esto es de especial
importancia si la audiencia es demasiado joven o demasiado mayor, y
realmente la edad puede hacer la diferencia en trminos de puntos de
referencia. Por ejemplo, en los Estados Unidos, los nacidos al
final de la segunda guerra mundial se identificarn con referencias
como la guerra de Vietnam o el concierto de Woodstock, mientras que
sus padres se identificarn con las referencias a la guerra de Corea
o a Frank Sinatra. Adicionalmente, en la mayora de los casos, el
contenido y el estilo en que lo presentar ser el mismo tanto con
hombres como con mujeres, habr algunas cosas que le irn mejor a un
grupo que al otro. Pero si su audiencia est conformada en su
totalidad por personas del sexo opuesto al suyo, debe trabajar
extra en su estilo y en su seleccin de palabras. Ms adelante
hablaremos sobre el lenguaje sesgado por el gnero.3) Por qu hay
personas asistiendo a su presentacin? Son cautivas, motivadas
social o financieramente, comprometidas o pragmticas?4) Cul es el
nivel de conocimiento de su audiencia?Qu tanta familiaridad tiene
la audiencia con su tema?Cul es el nivel de educacin de los
miembros de su audiencia? El estilo que usar para su presentacin,
ser notoriamente diferente entre una audiencia compuesta por
personas con Maestras o Doctorados del estilo que usar para una
audiencia compuesta de artistas, ingenieros o personas que slo
tienen un grado de bachillerato.5) Qu reaccin a su mensaje puede
esperar? La pregunta que tiene su audiencia en la mente a medida
que entran en el saln designado para su presentacin es qu voy a
obtener de esto? Es tan supremamente conocido que hasta tiene su
propio acrnimo en ingls WIIFM (whats in it for me). Si mantiene
presente las necesidades WIIFM de su audiencia, especialmente
cuando est contestando las preguntas de la lista de referencia para
definir su audiencia, usted mejorar las posibilidades de hacer una
presentacin exitosa.Entre ms conozca sobre el sistema de valores,
las creencias, las experiencias, las necesidades, los factores
demogrficos como la edad, el status social, y la educacin de su
audiencia, mejores oportunidades tendr de preparar un presentacin
exitosa.
N
Paso 3: Determine el mensajePrimero haga una lista de 1 a 3
puntos clavesEvale el nivel tcnico de su audienciaDetermine la
cantidad de tiempo para su presentacinEl paso 3 es determinar su
mensaje.La semana anterior usted tuvo la oportunidad de preparar su
mensaje, utilizando la misma informacin, acomodndolo para
diferentes audiencias.No importa cuantas presentaciones yo haga
sobre cualquier tema, siempre es necesario modificarlas para las
nuevas audiencias. Aqu es cuando PowerPoint es bastante til.
Rpidamente duplique la presentacin vieja y cambie algunas
diapositivas para acomodarla a un grupo nuevo.Comience con el nico
o los tres puntos que usted quiere que recuerden y comience a
desarrollar su presentacin alrededor de ellos (cunteles sobre lo
que usted va a hablar, dgaselo, y despus cunteles lo que usted
acaba de decir) (repeticin creativa)Por supuesto que usted necesita
saber el nivel tcnico de su audiencia, es mejor pecar por ser muy
sencillo que por ser muy tcnico.Y, averige de cuanto tiempo
dispone, se considera que 15 - 20 minutos es el mximo tiempo para
retener la atencin de su audienciay probablemente mucho menos para
los encargados de desarrollar las polticas.NPaso 4: Organice su
informacinCree un esquema de su presentacin que est de acuerdo con
sus objetivosEl paso 4 es organizar su informacin, desarrolle un
esquema que est de acuerdo con sus objetivosEjemplo (pase a la
diapositiva siguiente)NBuscando apoyo o compromiso As es como yo
veo el problema As es como lo defino y lo analizo Estas son las
posibles soluciones Este es el criterio para evaluarlas Aqu estn
mis conclusionesEjemplo:Si lo que usted est buscando es apoyo o
compromiso, puede ser efectivo el que los lleve a travs de un
proceso de problema-solucin.NPresentacin de un mensaje
persuasivoAtencin: Mida la atencin de la audienciaNecesidad:
Enuncie la necesidad o el problemaSatisfaccin: Presente su
solucinVisualizacin: Haga un dibujo del futuroAccin: Cambie a una
accin positivaEl profesor Alan H. Monroe, desarroll una secuencia
motivacional que consiste de una estructura de cinco pasos para los
discursos la cual sigue el patrn normal de pensamiento de la gente
que a su vez motiva a la audiencia a responder al propsito que
tiene el presentador.Atencin: La apertura debe atrapar la atencin
de la audiencia, dirija sa atencin hacia su tpico y haga que su
audiencia quiera escuchar lo que sigue: por ejemplo, un doctor
puede decir 3 de cada 5 personas en este saln morirn de
enfermedades del corazn.Necesidad: Enuncia la necesidad/el problema
existente, explique porque es importante para quienes lo estn
escuchando. Puede incluir hechos, ejemplos, ilustraciones que
describan la necesidad y construir una base slida y lgica para la
solucin que va a presentar.Satisfaccin: Presente la solucin a la
necesidad/el problema existente. Despus de presentar su propuesta y
explicarla para que entiendan claramente cmo suple la necesidad.
Apoye su posicin con evidencias si es necesario para vencer las
objeciones.Visualizacin: Dibuje las condiciones futuras,
intensifique el compromiso de la audiencia con su posicin. Mantenga
una actitud positiva, demuestre cmo sern las cosas si adoptan su
propuesta. Tambin puede ser negativo, y mostrar lo que puede
suceder si su audiencia rechaza su solucin o adopta otro punto de
vista (por ejemplo, escenarios como trabajo como siempre, o usted
puede hacer un contraste dramtico presentando las dos imgenes, lo
indeseable seguido por lo deseable, utilice descripciones reales e
imgenes fuertes.NHaga un esquema claro en su presentacinIncluya:El
problema - Por qu es importante? Los objetivos de la
investigacinMetodologa - breveResultados ms importantes e
implicacionesRecomendacionesNFormato del esquemaIncluya:La
aperturaEl cuerpo o argumento La conclusinTodo buen discurso debe
estar planeado y organizado en una forma ordenada. An si usted
tiene los mejores datos y la investigacin ms interesante, si no
estn organizados en el momento de su presentacin, usted perder la
efectividad de su discurso.Hay muchas formas de organizar un
discurso, sin embargo un buen discurso consta de tres partes
bsicas: la apertura, el cuerpo o argumento, y la conclusin.Lyman
Beecher, un pastor del siglo 19, llam a la persuasin como lgica en
fuegopara que la gente adopte o cambie sus creencias de las que ya
tienen, las personas necesitan tres cosas:1) Un atractivo racional:
que les ofrezca una justificacin lgica para creer en algo. Como un
presentador que quiere persuadir, usted debe presentar informacin
verdadera acompaada de argumento que fluyan lgicamente.2) Emocin:
Usted debe tratar de crear una excitacin emocional en su audiencia
sobre su causa.3) Credibilidad: Sea persuasivo, su audiencia lo
debe ver a usted como una persona honesta, en quien pueden creer,
darle su confianza y con mucho conocimiento. NEsquema AIDAA-
Atraiga la atencin de su audienciaI - Despierte el inters de su
audienciaD - Cree un deseoA - Estimule una accin o un acuerdoEste
primer esquema es el que por lo general se le ensea a los
vendedoresNEsquema de las reacciones de los oyentesHo-hum - la
introduccinPor qu mencionarlo? Por ejemploEntonces qu?Esta segunda
teora la desarroll Richard C. Borden, un profesor de la Universidad
de Nueva York que ensea a hablar. Estos cuatro pasos representan
las reacciones de los oyentes a lo que usted est diciendo:1.
Ho-hum: Esto corresponde a su introduccin - la audiencia est
sentada casi acostada en sus sillas, con la idea en sus mentes de
que se van a aburrir. Esta es su oportunidad para hacer que se
sienten derechos y lo escuchen.2. Por qu mencionarlo? Usted
necesita construir un puente para transportar a su
audienciademuestre que su tema es importante y relacionelo
directamente con su audiencia.3. Por ejemplo: Proporcionele a su
audiencia evidencia concretailustraciones, hechos e historias.
Despierte la mente de sus oyentes.4. Entonces qu? Esta es una
llamada para la accin. Dgale a su audiencia qu quiere usted que
hagan despus del discurso, sea especfico, termine con
fuerza.NEsquema del pasado-presente-futuroHubo un tiempo cuando. .
. Pero hoy, las cosas han cambiado. . . A medida que miramos al
futuro. . . La tercera forma de llegar a su audiencia es con el
esquema pasado-presente-futuro. Esto funciona especialmente muy
bien, si usted quiere poner los resultados de su investigacin en un
contexto histrico y observar el impacto de sus recomendaciones
sobre las polticas. NOrganice su informacinDe antemano, dgale a su
audiencia lo que usted tiene planeado para ellosUse una estructura
vertical (de arriba haca abajo) para su presentacin:De lo general a
lo ms especficoOrganice su informacin.Es muy importante dejarle
saber a su audiencia, de antemano, lo que usted tiene planeado para
ellosDiga quin es usted, por qu est haciendo esta presentacin, quin
creo la presentacin (si es importante), cmo estar organizada.Una
segunda tcnica para comenzar, es hacer una estructura vertical (de
arriba haca abajo). Comience con un gancholas audiencias por lo
general, creen que si est al comienzo es mucho ms importante que lo
que est al final (al igual que un artculo en el peridico).La
investigacin ha demostrado que las audiencias tienden a entender y
a recordar lo que se presenta de arriba haca abajo, y su
presentacin debe hacerle eco a ese principio.NPaso 5: Disee la
aparencia de su presentacin Seleccione un estilo que vaya con el
tonoCada transparencia debe tener el mismo estilo SEA
CONSISTENTE!Utilice la misma fuente y tamao de letraUtilice el
mismo estilo de vietas Utilice los mismos coloresUtilice el mismo
estilo en la capitalizacin
Paso 5: disee cmo lucir su presentacinYo no les puedo decir cul
es el estilo apropiado, las presentaciones de cada uno lucirn
diferentes, lo nico importante es que sea apropiada para la
audiencia.Utilice fondos con diseos y dibujos que sean apropiados y
que apoyen el tono de la presentacin. Tenemos la experiencia de que
en las Filipinas los efectos de sonido son muy populares y
funcionan muy bien cuando son presentaciones para los encargados de
desarrollar las polticas.A veces, es bueno agregar un poco de humor
(dibujos graciosos, caricaturas). Esto lo puede hacer solamente si
conoce muy bien a su audiencia, de otra forma no se arriesgue. El
uso del humor vara demasiado de pas a pas, yo he estado en
situaciones en las cuales he dudado en hacer juicios.Alguno de
ustedes ha utilizado o ha visto usar de humor efectivamente en
presentaciones de alto nivel. A veces un chiste para comenzar o una
historia amena es todo lo que se necesita para hacer la conexin con
su audiencia.Sea consistente en el estilo en cada transparencia,
utilice la misma fuente y tamao de letra, utilice el mismo estilo
de vietas, utilice los mismos colores, utilice el mismo estilo en
la capitalizacin. Con esto evitar confundir a su audiencia.
NRecuerde la regla KISS (mantngalo corto y sencillo)Solamente
puntos clavesUna idea por transparenciaPalabras cortas, frases
cortas: regla de 6 x 6Declaraciones fuertes: verbos, sustantivos,
voz activa Redonde las cifrasRecuerde la regla KISS, en ingls keep
it short and simple en castellano mantengalo corto y sencillo. La
regla de oro es tener ms o menos una transparencia cada 45 a 60
segundos lo que quiere decir, en otras palabras, que para una
presentacin de 10 minutos se requieren de 12 a 15 transparencias,
pero todo depende, ensaye y vare la velocidad en que est
presentando las transparencias.Caractersticas de las buenas
transparencias:Ponga solamente los puntos claves en la
transparencia: el mensaje total ira en su discurso. No es necesario
poner todos los detalles en la transparencia.Es mejor poner una
idea en cada transparencia: si tiene ms puntos que estn
relacionados, utilice otra diapositiva.Utilice palabras cortas,
frases cortas: seis lneas por transparencia (sin contar el
ttulo.Use declaraciones fuertes, que golpeen: esto lo lograr
utilizando palabras que connoten accin para describir los pasos a
seguir o las implicaciones de las polticas.Si es posible, redondee
las cifras que est utilizando por ejemplo para mostrar los valores
en las grficas. NPaso 6: Creacin y desarrollo de sus
transparenciasLas transparencias son una herramienta poderosa
porque ellas:aumentan el entendimientoahorran tiempoincrementan la
atencinpromueven la atencinayudan a controlar el
nerviosismoAumentan el entendimiento: esta es la edad visual, la
mayora de lo que la gente aprende le ha sido suministrado a travs
de los ojos y no de los odos.Ahorran tiempo: la informacin que se
presenta visualmente la recibe y la procesa el cerebro mucho ms
rpido que un mensaje oral.Incrementan la atencin: las personas, una
semana despus de haberles presentado un mensaje oral, recuerdan
aproximadamente un 10% del mismo, sin embargo ellos recuerdan hasta
dos terceras partes de un mensaje que vieron y que
escucharon.Promueven la atencin: La gente piensa mucho ms rpido de
lo que usted habla, por lo tanto sus mentes tratan de irse vagando
mientras usted habla. Los ejemplos visuales les ayudarn a
mantenerse enfocados en su mensaje, adems ponen un toque de
variedad e inters a su presentacin.Ayudan a controlar el
nerviosismo: el mostrar ayudas visuales le est proporcionando
forzosamente una actividad fsica que le permite a su cuerpo
procesar la energa nerviosa sin distraer a la audiencia .NPaso 6:
Creacin y desarrollo de sus diapositivas Decida cul es la mejor
forma de presentar su informacinRevise la presentacin para
asegurarse que es consistenteTenga presente el balanceMantenga
presente el tiempoFinalmente, trabaje en su clasificador de
transparencias, concentrese en la consistencia, el balance y en
preparar sus transparencias de notas. Cada transparencia toma
aproximadamente un minuto en presentarse, pero practique para
comprobarlo.NRecuerde los 6 pasos claves!1. Conozca los objetivos
de la presentacin2. Concentrese en la audiencia3. Determine los
mensajes claves4. Organice su informacin5. Disee el estilo y la
apariencia6. Cree y lleve al mximo las herramientas visualesEn
resumen y para finalizar:Con respecto a la creacin de su
presentacin:Decida cul es la mejor forma de acuerdo con su
audiencia y sus objetivosRevise constantemente para cerciorarse de
que hay consistenciaTenga presente el balance entre el texto y las
grficas o tablas y las transparencias de grficasRecuerde mantener
presente el tiempo: aproximadamente una transparencia por minuto,
pero practique de antemano para cerciorarse.
N
