PATVIRTINTA Vilniaus miesto vyriausiojo

policijos komisariato viršininko 2004 m. birželio 11 d.

įsakymu Nr. 1-V-185

DOKUMENTŲ, SUSIJUSIŲ SU VILNIAUS MIESTO VYRIAUSIOJO POLICIJOS KOMISARIATO VEIKLA, RENGIMO, TVARKYMO, VALDYMO, APSKAITOS,

SAUGOJIMO IR PAVEDIMŲ VYKDYMO KONTROLĖS ORGANIZAVIMO INSTRUKCIJA

I. BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Dokumentų, susijusių su Vilniaus m. vyriausiojo policijos komisariato veikla, rengimo, tvarkymo, valdymo, apskaitos, saugojimo ir pavedimų vykdymo kontrolės organizavimo instrukcija (toliau - Instrukcija) nustato bendruosius Vilniaus m. vyriausiojo policijos komisariato (toliau - Vilniaus m. VPK) dokumentų rengimo, tvarkymo, valdymo, apskaitos, saugojimo bei pavedimų vykdymo kontrolės organizavimo reikalavimus, kurie taikomi rašytiniams ir jiems prilygintiems dokumentams, nepaisant šių dokumentų rengimo būdo ar laikmenos.

2. Šioje Instrukcijoje vartojamos sąvokos:2.1. dokumentas – raštas, kuriame atsispindi informacija, žinios ar pan.;2.2. dokumentų apyvarta – dokumentų tvarkymas nuo jų parengimo ar gavimo iki įdėjimo

į bylą;2.3. informacinis dokumentas – siunčiamasis ar vidaus dokumentas, kuriame pateikiama

informacija ar duomenys, fiksuojami su veikla susiję faktai, įvykiai, ryšiai su kitomis institucijomis, įstaigomis,organizacijomis bei asmenimis (raštas, aktas, apžvalga, aplinkraštis, ataskaita, charakteristika, pažyma, pažymėjimas, protokolas ir t. t.);

2.4. tvarkomasis dokumentas - įstaigų vadovų, kitų teisės aktų suteiktus įgaliojimus turinčių valstybės tarnautojų leidžiami teisės aktai viešojo ar vidaus administravimo funkcijoms įgyvendinti (įsakymai, nurodymai);

2.5. organizacinis dokumentas - tvarkomuoju dokumentu tvirtinamas kitas teisės aktas nustatantis įstatymų ir kitų teisės aktų įgyvendinimo normas (nuostatai, įstatai, taisyklės, reglamentai ir kt.);

2.6. dokumento kopija – reprografijos būdu tiksliai atgamintas dokumentas;2.7. pavedimas – skyrimas dokumentą vykdyti, užrašant rezoliuciją, t.y įstaigos ar

padalinio vadovo nurodymas atlikti tam tikrus veiksmus, arba nuo jų atsisakyti;2.8. Lietuvos policijos teisės aktų duomenų bazė (toliau – TADB) – policijos sistemos

įstaigų naudojama teisės aktų duomenų bazė, kurioje registruojami teisės aktai, tiesiogiai susiję su policijos uždavinių ir funkcijų vykdymu;

2.9. raštvedyba – vidaus administravimo sritis, apimanti dokumentų tvarkymo ir valdymo procesus nuo jų rengimo ar gavimo iki atrinkimo saugoti ir naikinti;

2.10. raštvedybiniai metai – dokumentų apyvarta per kalendorinius metus arba per dvylika iš eilės einančių kalendorinių mėnesių;

2.11. paskirstymo rodyklė – dokumentų paskirstymas struktūriniams padaliniams pagal Vilniaus m. VPK viršininko parašytą rezoliuciją;

2.12. Vilniaus m. VPK struktūrinis padalinys – Audito grupė, Organizacinis skyrius, kanceliarija, viešosios policijos (toliau – VP) Operatyvaus valdymo skyrius, Personalo skyrius, Vidaus tyrimų poskyris, Informatikos ir ryšių skyrius, Finansų skyrius, Materialinio aprūpinimo ir ūkio skyrius, Autoūkis, kriminalinės policijos (toliau - KP) Nusikaltimų tyrimo tarnyba, KP Organizuoto nusikalstamumo tyrimo tarnyba, KP Operatyvinės veiklos tarnyba, KP Kriminalistinių tyrimų tarnyba, VP Viešosios tvarkos tarnyba, VP Patrulių rinktinė, VP Eismo priežiūros tarnyba,

VP Kelių patrulių rinktinė, VP Migracijos skyrius, Apsaugos skyrius, Vilniaus m. VPK 1-ojo – 7-ojo policijos komisariatų bei Vilniaus m. VPK Transporto policijos komisariatai.

3. Instrukcijos tikslas – užtikrinti kokybišką dokumentų parengimą ir tvarkymą, apskaitos ir saugojimo organizavimą, dokumentų užduočių vykdymą, visų turimų dokumentų greitą paiešką, skaidrią, efektyvią Vilniaus m. VPK administravimo veiklą ir atsiskaitymą.

4. Šios Instrukcijos bendrų reikalavimų vykdymą užtikrina Vilniaus m. VPK viršininkas bei jo pavaduotojai. Vilniaus m. VPK struktūriniuose padaliniuose už dokumentų, susijusių su padalinio veikla, rengimą, tvarkymą, apskaitą, naudojimą, saugojimą bei pavedimų vykdymo kontrolės organizavimą atsakingi jų viršininkai.

5. Vilniaus m. VPK kanceliarija koordinuoja ir kontroliuoja raštvedybos reikalavimų įgyvendinimą Vilniaus m. VPK bei struktūriniuose padaliniuose, užtikrina dokumentų apskaitą, pagal kompetenciją teikia metodines rekomendacijas dėl raštvedybos reikalavimų Vilniaus apskrities policijos įstaigoms, informuoja Vilniaus m. VPK vadovybę apie šios Instrukcijos reikalavimų pažeidimus.

6. Raštvedyba dėl sudėtingos Vilniaus m. VPK struktūros bei didelės dokumentų apyvartos ir teritorinio išdėstymo tvarkoma decentralizuotai. Dokumentus, adresuotus Vilniaus m. VPK ir Vilniaus m. VPK vadovybei, priima ir registruoja Vilniaus m. VPK kanceliarija. Dokumentai su Vilniaus m. VPK vadovybės rezoliucijomis arba šių dokumentų kopijos bei dokumentai, adresuoti tiesiogiai Vilniaus m. VPK struktūriniams padaliniams, šios Instrukcijos nustatyta tvarka perduodami į šiuos padalinius toliau tvarkyti, vesti apskaitą ir užtikrinti saugojimą.

7. Dokumentai rengiami ir įforminami, laikantis Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. kovo 30 d. įsakymu Nr. 19 „Dėl dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklių patvirtinimo“, Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. 88 „Dėl raštvedybos taisyklių patvirtinimo“, Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministro 2003 m. gegužės 29 d. įsakymu Nr. 1V-190 „Dėl dokumentų, susijusių su Vidaus reikalų ministerijos veikla, rengimo, tvarkymo, ir valdymo, pavedimų vykdymo kontrolės organizavimo instrukcijos patvirtinimo“ bei šios Instrukcijos reikalavimų.

II. VALDYMO VEIKLOS DOKUMENTŲ RENGIMAS IR ĮFORMINIMAS

8. Vilniaus m. VPK ir jo struktūriniuose padaliniuose parengti dokumentai registruojami tik po to, kai jie pasirašomi ar patvirtinami.

9. Vilniaus m. VPK ir struktūriniuose padaliniuose rengiant ir įforminant dokumentus (tvarkomuosius, informacinius, organizacinius), privalu vadovautis Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. kovo 30 d. įsakymu Nr. 19 patvirtintomis Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklėmis (Žin., 2001, Nr. 30) bei Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministro 2003 m. gegužės 29 d. įsakymu Nr. 1V-190 „Dėl dokumentų, susijusių su Vidaus reikalų ministerijos veikla, rengimo, tvarkymo ir valdymo, pavedimų vykdymo kontrolės organizavimo instrukcijos patvirtinimo“. Procesiniai ir su specifine policijos veikla susiję dokumentai rengiami ir įforminami, laikantis bendrųjų dokumentų rengimo taisyklių bei vadovaujantis teisės aktais, reglamentuojančiais procesinių dokumentų įforminimą. Operatyvinę veiklą vykdančių Vilniaus m. VPK struktūrinių padalinių dokumentai rengiami ir įforminami, vadovaujantis Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2000 m. rugpjūčio 30 d. įsakymu Nr. 19 „Dėl Lietuvos Respublikos įslaptintų dokumentų apskaitos, raštvedybos organizavimo, tvarkymo bei kontrolės taisyklių patvirtinimo“ (Žin., 2000, Nr. 76) bei kitais teisės aktais.

10. Vilniaus m. VPK ir struktūrinių padalinių vadovams teikiami pasirašyti ar tvirtinti dokumentai turi būti nustatyta tvarka įforminti ir suderinti.

11. Teisinis dokumentų rengimo pagrindas yra Lietuvos Respublikos įstatymai, Prezidento dekretai, Seimo ir Vyriausybės nutarimai, Ministro Pirmininko potvarkiai, vidaus reikalų ministro ir Lietuvos policijos generalinio komisaro įsakymai bei nurodymai, kiti teisės aktai.

2

12. Rengiami teisės aktų projektai turi atitikti Lietuvos Respublikos įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo tvarkos 1995 m. gegužės 2 d. įstatymu Nr. I-872, vidaus reikalų ministro 2001 m. rugpjūčio 10 d. įsakymu Nr.444 „Dėl Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos darbo reglamento patvirtinimo“ ir 2004 m. birželio 1 d. Lietuvos policijos generalinio komisaro įsakymu Nr. V-247 „Dėl policijos generalinio komisaro 2002 m. balandžio 25 d. įsakymo Nr. 217 „Dėl policijos departamento prie Vidaus reikalų ministerijos darbo reglamento patvirtinimo“ pakeitimo“ patvirtintos tvarkos, kitų teisės aktų rengimo rekomendacijų bei šios instrukcijos nuostatoms.

13. Pasiūlymus dėl naujų Vilniaus m. VPK teisės aktų projektų bei galiojančių teisės aktų tobulinimo Vilniaus m. VPK viršininkui teikia Vilniaus m. VPK viršininko pavaduotojai bei Vilniaus m. VPK struktūrinių padalinių vadovai.

14. Vilniaus m. VPK įsakymai ir nurodymai įforminami Vilniaus m. VPK viršininko blanke, o įsakymais patvirtinti teisės aktai – pagal organizaciniams dokumentams keliamus reikalavimus. Prireikus gali būti leidžiami bendri Vilniaus m. VPK viršininko ir kitų institucijų vadovų įsakymai, nurodymai arba įsakymais patvirtinti kiti teisės aktai. Jie įforminami ne blanke.

15. Vilniaus m. VPK viršininko pavaduotojo, laikinai einančio viršininko pareigas, įsakymai, įsakymais patvirtinti teisės aktai ir nurodymai įforminami Vilniaus m. VPK viršininko blanke.

16. Vilniaus m. VPK viršininko pavaduotojai gali rengti nurodymus. 17. Vilniaus m. VPK struktūrinių padalinių vadovai gali rengti Vilniaus m. VPK viršininko

įsakymų projektus, kurie turi būti vizuoti šios instrukcijos 57 punkte nustatyta tvarka. 18. Įsakymų projektus dėl automobilių priskyrimo rengia Vilniaus m. VPK struktūrinis

padalinys, kurio žinioje bus automobilis. 19. Vilniaus m. VPK viršininko įsakymų, nurodymų projektus, įsakymais tvirtinamus kitus

organizacinius dokumentus rengia:19.1. Organizacinis skyrius – dėl Vilniaus m. VPK ir jo struktūrinių padalinių valdymo,

darbo organizavimo, koordinavimo, kontrolės ir pan.;19.2. Personalo skyrius – dėl darbuotojų priėmimo, perkėlimo, skatinimo, atleidimo,

atostogų, komandiruočių, pareigūnų profesinių mokymų ir kvalifikacijos kėlimo bei kitus, susijusius su personalo ugdymu ir valdymu;

19.3. Vidaus tyrimų poskyris – dėl tarnybinių nuobaudų, teisės pažeidimų bei korupcijos prevencijos vykdymo, darbo užmokesčio nemokėjimo (jei tai susiję su drausmės pažeidimais);

19.4. Finansų skyrius – dėl finansų administravimo, buhalterinės apskaitos vedimo tvarkos, vertybių apskaitos pagal kompetenciją ir pan.;

19.5. Materialinio aprūpinimo ir ūkio skyrius – dėl materialinių išteklių apskaitos, apyvartos ir pan.;

19.6. Autoūkis – dėl transporto paskirstymo, eksploatavimo, remonto ir pan.;19.7. kiti Vilniaus m. VPK struktūriniai padaliniai – pagal kompetenciją, kai tiesiogiai

įpareigoja Vilniaus m. VPK viršininkas arba viršininko pavaduotojas, laikinai einantis viršininko pareigas.

20. Paruošęs teisės akto projektą rengėjas privalo patikrinti jo turinį, ištaisyti korektūros klaidas, peržiūrėti ar jis tinkamai įformintas, ar yra visos reikalingos vizos, priedai. Netinkamai įforminti dokumentai grąžinami rengėjui. Įsakymai, nurodymai ruošiami vienu egzemplioriumi.

21. Parengęs įsakymo, nurodymo projektą pareigūnas sprendžia klausimą dėl šio įsakymo paskelbimo Vilniaus m. VPK interneto svetainėje (http://www.policija.lt/sostine/), apie tai nurodo projekte.

22. Teisės akto projekto derinimo faktas patvirtinamas valstybės tarnautojo ar darbuotojo, su kuriuo šis projektas turi būti suderintas, viza. Vizuodamas projektą, valstybės tarnautojas ar darbuotojas patvirtina, kad jis yra susipažinęs su teisės akto projektu, jam pritaria ir prisiima atsakomybę pagal savo kompetenciją.

23. Kai teisės akto projektą vizuojantis valstybės tarnautojas ar darbuotojas nepritaria teisės akto projektui bei turi atskirą nuomonę ar kitokių pastabų, surašo pažymą (nuoroda apie

3

pridedamas pastabas rašoma virš vizos). Ši nuostata netaikoma Vilniaus m. VPK viršininkui bei viršininko pavaduotojams. Pažyma saugoma Vilniaus m. VPK kanceliarijoje kartu su teisės aktu.

24. Pateiktas derinimui teisės akto projektas ne vėliau kaip per dvi darbo dienas turi būti vizuotas arba surašyta pažyma ir projektas grąžintas rengėjui arba jo tiesioginiam viršininkui.

25. Rengėjas, ištaisęs įsakymo ar nurodymo projektą, pakartotinai derina jį su šios instrukcijos 57 punkte nurodytais tarnautojais.

26. Dokumento rengėjas pateikiamo pasirašyti teisės akto kitoje pusėje privalo nurodyti dokumento paskirstymo rodyklę (rašoma, kuriems iš vadovų dokumentas siunčiamas).

27. Vilniaus m. VPK viršininko pasirašytus įsakymus, nurodymus bei viršininko pavaduotojų nurodymus rengėjas pateikia Vilniaus m. VPK kanceliarijai užregistruoti jų pasirašymo dieną.

28. Ne vėliau kaip kitą darbo dieną Vilniaus m. VPK įsakymų ir nurodymų kopijos paštu arba elektroniniu paštu perduodamos arba išsiunčiamos juos vykdyti padaliniams pagal rengėjo pateiktą paskirstymo rodyklę. Dokumentus daugina ir išsiunčia Vilniaus m. VPK kanceliarija, kopija tvirtinama kanceliarijos antspaudu.

29. Vilniaus m. VPK kanceliarijos, Organizacinio ar Personalo skyriaus asmuo, paskirtas TADB tvarkytoju, ne vėliau kaip per tris darbo dienas registruoja teisės aktą į TADB, vadovaudamasis Lietuvos policijos generalinio komisaro 2003 m. balandžio 17 d. įsakymu Nr. V-178 „Dėl Lietuvos policijos teisės aktų duomenų bazės instrukcijos patvirtinimo“.

30. Teisės aktą TADB tvarkytojui pateikia teisės akto rengėjas MS WORD formato dokumente, kuris turi atitikti raštvedybos taisyklių reikalavimus. Taip pat pateikiamas su teisės aktu susijusių raktinių žodžių sąrašas.

31. Vilniaus m. VPK viršininko įsakymų bei nurodymų originalai saugomi Vilniaus m. VPK kanceliarijoje suformuotose bylose. Kitų Vilniaus m. VPK struktūrinių padalinių vadovų įsakymai, nurodymai registruojami, dauginami bei nustatytą laiką saugomi padalinių raštinėse.

32. Informacinių siunčiamųjų dokumentų tvarkymo eiga apima: dokumento projekto rengimą ir spausdinimą, įforminimą (derinimą, vizavimą, pasirašymą, tvirtinimą), registravimą ir išsiuntimą.

33. Informaciniai siunčiamieji raštai įforminami Vilniaus m. VPK blanke, Vilniaus m. VPK struktūrinių padalinių blanke, atsižvelgiant į tai, kas pasirašo blanką. Blankai turi būti suderinti su Vilniaus m. VPK kanceliarijos vyriausiuoju specialistu.

34. Vilniaus m. VPK vadovybės ir pagal kompetenciją struktūrinių padalinių (esančių Mindaugo g. 14) vadovų pasirašytus siunčiamuosius informacinius dokumentus jų pasirašymo dieną registruoja Vilniaus m. VPK kanceliarija.

35. Vilniaus m. VPK struktūrinių padalinių vadovų pasirašyti siunčiamieji informaciniai dokumentai jų pasirašymo dieną registruojami padalinių raštinėse.

36. Vilniaus m. VPK (siunčiamųjų) dokumentų antrieji egzemplioriai vizuojami šios instrukcijos 57 punkte nustatyta tvarka.

37. Pasirašyto informacinio dokumento originalas išsiunčiamas adresatui, o antrasis egzempliorius su vizomis lieka kanceliarijoje (raštinėje), kur įdedamas į bylą ir tai pažymima registracijos žurnale.

38. Jei dokumentas adresuotas keliems įvardintiems adresatams, Vilniaus m. VPK vadovybei ar struktūrinių padalinių vadovams pasirašyti pateikiama tiek siunčiamo dokumento egzempliorių (originalų), kiek nurodyta adresatų.

39. Jei dokumentas siunčiamas apibendrintai nurodytiems adresatams pagal atskirą adresatų sąrašą, Vilniaus m. VPK vadovybei ar struktūrinių padalinių vadovams pasirašyti pateikiamas vienas dokumento egzempliorius (originalas), o adresatams išsiunčiamos siunčiamo dokumento patvirtintos kopijos, kurias padaro Vilniaus m. VPK kanceliarijos (raštinės) darbuotojas. Adresatų sąrašas pasirašančiam vadovui pateikiamas kartu su siunčiamu dokumentu.

40. Jei siunčiamas atsakymas, jis teikiamas pasirašyti kartu su gautu dokumentu ar pareiškimu, į kurį atsakoma.

4

41. Kai valstybės tarnautojas ar darbuotojas pasirašytinai turi būti supažindintas su dokumentu, supažindinimo žymoje arba dokumento kitoje pusėje rašomas žodis „Susipažinau“, parašas, vardas ir pavardė, data.

42. Jei kitos institucijos dokumentas Vilniaus m. VPK vykdyti buvo atsiųstas iš Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos, Policijos departamento prie Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos ir pagal kompetenciją atsakymas buvo pasirašytas Vilniaus m. VPK vadovybės ar padalinio vadovo, rengėjas apie dokumento užduoties įvykdymą privalo informuoti Vilniaus m. VPK kanceliariją ir jam pateikti atsakymo kopiją.

43. Jei siunčiamas dokumentas yra atsakomasis, į bylą jis dedamas su tuo dokumentu, į kurį atsakoma. Vilniaus m. VPK kanceliarijoje ar padalinio raštinėje lieka siunčiamojo informacinio dokumento antrasis egzempliorius, ant kurio yra rengėjo parašas ir kitos būtinos vizos. Jei antrasis dokumento egzempliorius atiduodamas rengėjui ir įdedamas į kitą numatytą bylą, apie tai daromas atitinkamas įrašas registracijos žurnale ir pasirašo atsakingas už tą bylą darbuotojas.

44. Dokumentai, kurių užduotys įvykdytos, ir atsakymų antrieji egzemplioriai, vadovaujantis Vilniaus m. VPK bylų nomenklatūra, grupuojami į bylas ir nustatytą laiką saugomi Vilniaus m. VPK kanceliarijoje ar užduotį vykdžiusiame padalinyje.

45. Oficialūs dokumentai, raštai, adresuoti aukštesnėms institucijoms, neturi būti perduodami faksu. Jeigu raštą reikia perduoti skubiai, išskyrus raštus su slaptumo žyma, jis gali būti perduodamas faksu, elektroniniu paštu, vėliau paštu siunčiamas jo registruotas originalas. Jei faksu perduodamo dokumento originalas nebus siunčiamas paštu, virš rengėjo pavardės rašoma „Originalas nebus išsiųstas“. Ar siųsti dokumento originalą, sprendžia tiesioginis vadovas.

46. Siunčiamame dokumente turi būti nurodyta dokumento rengėjo nuoroda (rašoma dokumento paskutiniojo lapo kairėje pusėje virš apatinės paraštės vienoje eilutėje: vardas ir pavardė, galimi ryšio duomenys - telefono, fakso numeris, elektroninio pašto adresas).

47. Kai siunčiamas atsakymas į gautą raštą, būtinai turi būti nurodyti rašto, į kurį atsakoma, rekvizitai.

48. Siunčiami dokumentai tarnybiniu elektroniniu paštu turi turėti šiuos rekvizitus: dokumento sudarytojo (įstaigos) pavadinimas, adresatas, antraštė, dokumento data, registracijos numeris, dokumento tekstas, skaitmeninis parašas, rengėjo nuoroda.

49. Siunčiant informaciją bei duomenis tarnybiniu elektroniniu paštu į Vilniaus m. VPK struktūrinius padalinius bei Vilniaus apskrityje esančius policijos komisariatus, informacijos gavėjas apie elektroninio laiško gavimą privalo informuoti siuntėją elektroniniu paštu.

50. Vilniaus m. VPK padalinių vadovų pasirašyti ir padalinio raštinėje užregistruoti padaliniams siunčiami dokumentai sudedami į vokus ir, užregistravus išnešiojamųjų dokumentų registracijos žurnale, pristatomi Vilniaus m. VPK kanceliarijai, kur kanceliarijos kurjeris adresuotą padaliniams korespondenciją pasirašytinai perduoda pagal paskirtį. Vilniaus m. VPK kanceliarijoje esančiuose dokumentų apskaitos žurnaluose už gautą korespondenciją pasirašo Vilniaus m. VPK struktūrinių padalinių atsakingi už raštvedybos tvarkymą darbuotojai arba patys vykdytojai, kuriems adresuotas dokumentas.

51. Vidaus dokumentai, vadovaujantis Vilniaus m. VPK bylų nomenklatūra, registruojami atitinkamuose padaliniuose:

51.1. kanceliarijoje – Vilniaus m. VPK viršininko įsakymai, nurodymai, įgaliojimai, priėmimo ir perdavimo aktai (išskyrus materialiai atsakingų asmenų), Dokumentų ekspertų komisijos protokolai, bylų nomenklatūra ir bylų nomenklatūros papildymų sąrašas, metų veiklos planai, suvestinės metų veiklos ataskaitos, naikinti atrinktų dokumentų (bylų) aktai, tarnybiniai pranešimai, materialinės atsakomybės sutartys;

51.2. Personalo skyriuje – darbo sutartys, tarnybiniai pažymėjimai, privačių interesų deklaracijos, valstybės tarnautojų ir darbuotojų prašymai bei tarnybiniai prašymai, atestacijos ir kvalifikacijos komisijų protokolai, pranešimai dėl tarnybinių pažymėjimų dingimo, atostogų grafikai;

51.3. Finansų skyriuje – finansinė –buhalterinė dokumentacija;51.4. Vidaus tyrimų poskyryje – tarnybinių patikrinimų išvados ir medžiagos;

5

51.5. Organizaciniame skyriuje – operatyvinių pasitarimų protokolai, nagrinėjamos teismuose bylos ir dokumentai, sutartys dėl nuomos bei panaudos, paslaugų ir bendradarbiavimo, paramos;

51.6. Informatikos ir ryšių skyriuje – statistinės ataskaitos apie nusikalstamumą, pranešimai apie ryšio ir kompiuterinės technikos gedimus, Vilniaus m. VPK kriminalinės policijos (toliau – KP) Nusikaltimų tyrimo tarnybos baudžiamosios bylos ir atsisakymai pradėti ikiteisminį tyrimą;

51.7. viešosios policijos (toliau – VP) Operatyvaus valdymo skyriuje – leidimai tikrinti viešosios policijos veiklą, tarnybiniai pranešimai kriminalinei policijai, konvojaus viršininko pranešimai apie konvojaus atvykimą ir išvykimą, ginkluotės ir spec. priemonių važtaraščiai, ginkluotės patikrinimo aktai;

51.8. VP Viešosios tvarkos tarnyboje – išduoti leidimai įsigyti ir pardavinėti ginklus, pirotechnikos priemones, leidimai pagaminti ar sunaikinti antspaudus (spaudus), policijos rėmėjų prašymai ir pažymėjimai, masinių renginių planai, viešosios tvarkos užtikrinimo planai, spec. padalinių ir konvojavimo padalinių patikrinimo pažymos;

51.9. VP Eismo priežiūros tarnyboje – leidimai dėl automobilių stiklų tamsinimo, leidimai pervežti stambiagabaričius krovinius, leidimai statyti automobilius rezervuotose vietose, leidimai įrengti oranžinius švyturėlius automobiliuose, leidimai atlikti darbus keliuose (gatvėse), pažymos dėl transporto priemonių sugadinimo (apgadinimo), pirmos techninės apžiūros aktai;

51.10. KP Kriminalistinių tyrimų tarnyboje – kriminalistinių ekspertizių aktai ir specialistų išvados;

51.11. Autoūkyje – transporto dokumentacija.52. Vilniaus m. VPK viršininkas pasirašo:52.1. dokumentus, siunčiamus Lietuvos Respublikos Prezidentūrai, Lietuvos Respublikos

Seimui, Lietuvos Respublikos Vyriausybei, Lietuvos Aukščiausiojo Teismo pirmininkui, Seimo kontrolierių įstaigos vadovui, valstybės kontrolieriui, Lietuvos banko valdybos pirmininkui, generaliniam prokurorui, taip pat atsakymus į Seimo narių paklausimus, į piliečių pareiškimus, gautus iš Policijos departamento prie Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos (toliau – Policijos departamentas) bei kitus dokumentus, adresuotus valstybinės valdžios, valdymo institucijų vadovams, juridiniams bei fiziniams asmenims, ir kitais įstatymų bei kitų teisės aktų nustatytais atvejais; 52.2. pagal kompetenciją sutartis, susitarimus bei protokolus; 52.3. dokumentus, susijusius su Vilniaus m. VPK ūkio tvarkymu;

52.4. operatyvinių pasitarimų protokolus, ataskaitas Policijos departamentui bei kitoms institucijoms;

52.5. buhalterinės apskaitos ir finansinės atskaitomybės dokumentus, kuriuose būtinas įstaigos vadovo parašas.

53. Kai nėra Vilniaus m. VPK viršininko (išskyrus laikino pavadavimo metu), jo pavedimu kai kuriuos dokumentus, išvardintus 52 punkte, pagal kuruojamą sritį, vadovaudamasis 2004 m. sausio 23 d. Vilniaus m. VPK viršininko įsakymu Nr. 1-V-17 „Dėl Vilniaus m. VPK struktūrinių padalinių veiklos organizavimo“, pasirašo Vilniaus m. VPK viršininko pavaduotojas, kuris apie tai informuoja Vilniaus VPK viršininką.

54. Vilniaus m. VPK viršininko pavaduotojai, kai nėra viršininko turi teisę pasirašyti buhalterinės apskaitos ir finansinės atskaitomybės dokumentus.

55. Vilniaus m. VPK viršininko pavaduotojai bei struktūrinių padalinių vadovai pagal jų įgaliojimams priskirtas sritis bei kompetenciją pasirašo informacinio pobūdžio ir kitokius dokumentus, reikalingus jų veiklai vykdyti.

56. Vilniaus m. VPK įsakymus bei nurodymus leidžia Vilniaus m. VPK viršininkas arba viršininko pavaduotojas, laikinai einantis Vilniaus m. VPK viršininko pareigas.

57. Parengtų dokumentų projektų vidinis derinimas įforminamas vizomis: visos vizos rašomos po parašo rekvizitu, tarp dokumento parašo rekvizito ir vizų paliekant dviejų intervalų tarpą. Vizą sudaro tarnautojo ar darbuotojo parašas, vardas (vardo raidė) ir pavardė, data, pareigų pavadinimas.

6

58. Vilniaus m. VPK viršininkui, viršininko pavaduotojams teikiami pasirašyti dokumentai (antras egzempliorius) bei įsakymų ar nurodymų projektai turi būti įforminti pagal raštvedybos taisykles ir privalo būti vizuoti rengėjo bei suderinti su:

58.1. kalbos tvarkytoju;58.2. Vilniaus m. VPK Organizacinio skyriaus teisės grupės pareigūnu (raštus, susijusius su

teisės aktų vykdymu, teisėtumo, finansų, darbo drausmės klausimais); 58.3. tiesioginiu viršininku;58.4. dokumentą rengusio padalinio, tarnybos viršininku ar jo pavaduotoju;58.5. Vilniaus m. VPK Organizacinio skyriaus viršininku (išskyrus dėl automobilių

priskyrimo, tarnybos eigos);58.6. Vilniaus m. VPK viršininko pavaduotoju, kuruojančiu atitinkamą veiklos sritį.59. Atsakymus į gyventojų prašymus, pranešimus, skundus, adresuotus Vilniaus m. VPK

viršininkui, taip pat persiųstus iš Lietuvos Respublikos Prezidentūros, Lietuvos Respublikos Seimo, Lietuvos Respublikos Vyriausybės, ministerijų, Policijos departamento nagrinėti Vilniaus m. VPK, pasirašo Vilniaus m. VPK viršininkas.

60. Vilniaus m. VPK Organizacinio skyriaus pareigūnai, atstovaudami Vilniaus m. VPK ar jo struktūrinių padalinių interesams teisme, turėdami Vilniaus m. VPK viršininko įgaliojimą, pasirašo ieškinius, pareiškimus, atsiliepimus, pateikiamus civilinėse bei kitose bylose.

61. Pagal kompetenciją Vilniaus m. VPK viršininkas įsakymais tvirtina teisės aktus, kuriuose nustatomos individualaus arba bendro pobūdžio elgesio taisyklės, teisės ir pareigos jam pavaldiems asmenims. Įsakymais tvirtinami teisės aktai: instrukcijos, tvarkos, reglamentai. Taip pat Vilniaus m. VPK viršininkas tvirtina:

61.1. Vilniaus m. VPK strateginius veiklos, metinius, pusmetinius planus;61.2. tarnybinių patikrinimų išvadas;61.3. audito išvadą;61.4. bankų bei sąmatų finansinius dokumentus; 61.5. pareigybių sąrašus;61.6. operatyvinių pasitarimų darbotvarkes;61.8. išvadas dėl kvalifikacinių kategorijų suteikimo (patvirtinimo), pažeminimo ar

panaikinimo; 61.9. dokumentų ir bylų apskaitos dokumentus, suderintus su Vilniaus apskrities archyvu;61.10. kuruojamų padalinių metinius veiklos planus; 61.11. kitus dokumentus teisės aktų nustatyta tvarka.62. Vilniaus m. VPK kasos, bankų bei suvestinius finansinius dokumentus pasirašo

viršininkas, viršininko pavaduotojai, Finansų skyriaus vedėjas. Vidinius einamuosius finansinius dokumentus tvirtina Vilniaus m. VPK Finansų skyriaus vedėjas.

63. Vilniaus m. VPK vardu sudarytas sutartis pasirašo Vilniaus m. VPK viršininkas arba jo įgaliotas asmuo, kuris apie sutarties pasirašymą žodžiu informuoja viršininką per dvi darbo dienas. Inicijuoti sutartį gali Vilniaus m. VPK bei struktūrinių padalinių vadovai, suderinę su Vilniaus m. VPK Organizacinio skyriaus viršininku. Sutarties projektus paprastai rengia Vilniaus m. VPK Organizacinio skyriaus teisės grupė, kuri paruošia sutarties projektą ir eilės tvarka suderina su:

63.1. Vilniaus m. VPK Organizacinio skyriaus viršininku;63.2. sutartį inicijavusiu struktūrinio padalinio viršininku ar jo įgaliotu asmeniu;63.3. suinteresuoto padalinio viršininku ar jo pavaduotoju, kuruojančiu atitinkamas veiklos

sritis.64. Kai sutarties dalykas - Vilniaus m. VPK finansiniai įsipareigojimai, būtina tokias sutartis

suderinti su Vilniaus m. VPK viršininko pavaduotoju (pagal kuruojamą sritį) ir finansų skyriaus vedėju.

65. Kai sutarties iniciatorius yra Vilniaus m. VPK Viešųjų pirkimų komisija, tokias sutartis būtina suderinti su Viešųjų pirkimų komisijos pirmininku.

7

66. Vilniaus m. VPK struktūrinių padalinių vadovai gali pasirašyti bendradarbiavimo susitarimus su vietinių piliečių bendruomenių atstovais, suderinę su Vilniaus m. VPK VP Viešosios tvarkos tarnybos viršininku bei informavę Organizacinio skyriaus viršininką.

67. Reprezentacinių išlaidų sąmatas ruošia pareigūnas, atsakingas už renginio organizavimą arba pasirašęs sąskaitoje faktūroje.

68. Parengtą dokumentą Vilniaus m. VPK viršininkui pateikia kanceliarijos darbuotojas ar Organizacinio skyriaus pareigūnas.

69. Vilniaus m. VPK viršininko pavaduotojams parengtus dokumentus pateikia Vilniaus m. VPK kanceliarijos, struktūrinio padalinio viršininkas, atskirais atvejais dokumento rengėjo tiesioginis viršininkas.

70. Vilniaus m. VPK struktūrinių padalinių vadovams parengtus dokumentus pateikia jų pavaduotojai arba atitinkamai skyrių, poskyrių viršininkai. Nuovadose parengtus dokumentus teritorinių policijos komisariatų viršininkams bei jų pavaduotojams pateikia nuovadų viršininkai.

III. DOKUMENTŲ UŽDUOČIŲ PAVEDIMŲ VYKDYMAS IR VYKDYMO KONTROLĖ

71. Vilniaus m. VPK viršininkas per Vilniaus m. VPK struktūrinių padalinių vadovus

užtikrina, kad valstybinės valdžios, valdymo institucijų vadovų bei Lietuvos ir užsienio valstybių institucijų vadovų prašymai būtų deramai ir laiku įvykdyti bei įgyvendinti kiti teisės aktai.

72. Vilniaus m. VPK struktūrinių padalinių vadovai pagal savo kompetenciją asmeniškai atsako už Vilniaus m. VPK viršininko, viršininko pavaduotojų rezoliucijoje nurodytų pavedimų vykdymą bei įvykdymo kokybę.

73. Vilniaus m. VPK struktūrinių padalinių dokumentų pavedimų vykdymo eigą ir terminus kontroliuoja Vilniaus m. VPK struktūrinio padalinio vadovas ir raštinės viršininkas.

74. Skiriant dokumentą vykdyti, Vilniaus m. VPK vadovas, jo pavaduotojai, ar struktūrinių padalinių vadovai dokumente rašo rezoliuciją. Ji rašoma dokumento laisvame plote tarp dokumento sudarytojo pavadinimo ir dokumento teksto, neliečiant kitų rekvizitų. Rezoliucijoje turi būti nurodomas dokumento užduočių vykdytojo vardas (vardo raidė) ir pavardė ar padalinio pavadinimas, rašomas pavedimo turinys, įvykdymo terminas (prireikus), parašas, data. Rezoliucijoje būtina trumpai išdėstyti, kas ir, prireikus, kokiu būdu turi spręsti dokumente keliamus klausimus.

75. Jei dokumento užduotį pavedama vykdyti keliems vykdytojams, už užduoties įvykdymą atsakingo darbuotojo pavardė rašoma pirmoji.

76. Vilniaus m. VPK viršininkas pavedimus duoda pavaduotojams, struktūrinių padalinių vadovams bei Vilniaus apskrityje esančių policijos komisariatų vadovams.

77. Vilniaus m. VPK viršininko pavaduotojai pagal jiems priskirtas veiklos koordinavimo sritis atsako už įsakymų, nurodymų, kitų teisės aktų įgyvendinimų organizavimą ir koordinavimą.

78. Vilniaus m. VPK struktūrinių padalinių vadovai skiria tiesioginius vykdytojus, kurie privalo per nustatytus terminus įvykdyti skirtas užduotis.

79. Pavedimo vykdymo terminas gali būti nurodomas dokumento tekste, Vilniaus m. VPK ir struktūrinių padalinių vadovų rezoliucijoje arba nustatytas teisės aktuose.

80. Jei pavedime nenurodytas pavedimo įvykdymo terminas, pavedimas turi būti įvykdytas per 10 darbo dienų nuo dokumento užregistravimo kanceliarijoje (raštinėje) dienos (išskyrus atvejus, kai įstatymai numato kitus terminus).

81. Gautų pavedimų vykdymo terminas skaičiuojamas nuo dokumento gavimo Vilniaus m. VPK kanceliarijoje dienos, o vidaus dokumentų – nuo jų pasirašymo ar patvirtinimo datos.

82. Dokumentų užduočių įvykdymo terminas gali būti tipinis arba individualus.83. Tipiniai dokumentų užduočių įvykdymo terminai atskiroms dokumentų kategorijoms

nustatomi teisės aktais:

8

83.1. Prezidento, Seimo Pirmininko ir jo pavaduotojų, Vyriausybės, Ministro Pirmininko, Vyriausybės kanclerio, Vyriausybės sekretoriaus pavedimai turi būti įvykdomi per 10 darbo dienų nuo jų gavimo, jeigu pavedime nenurodytas konkretus įvykdymo laikas;

83.2. į Seimo nario paklausimą turi būti atsakyta per 10 darbo dienų; 83.3. į Seimo kontrolieriaus paklausimą, kai reikalaujama atsakymą pateikti nedelsiant, turi

būti atsakyta per 5 darbo dienas, jei nenurodytas konkretus įvykdymo laikas;83.4. ministerijoms, įmonėms, įstaigoms, organizacijoms, bendrovėms ir kitoms

institucijoms turi būti atsakyta per 15 darbo dienų, jei pačiame dokumente ar vadovybės rezoliucijoje nenurodytas trumpesnis terminas;

83.5. vadovybės pavedimai, jei rezoliucijoje nenurodytas konkretus vykdymo terminas ir užrašyta „Skubiai“, vykdomi nedelsiant, ne vėliau kaip per 5 darbo dienas.

84. Individualus terminas nurodomas dokumento tekste arba rezoliucijoje.85. Vilniaus m. VPK vadovybės pavestų vykdyti pavedimų vykdymo eigą bei dokumentų

vykdymo terminų kontrolę atlieka Vilniaus m. VPK kanceliarija, kuri kartą per mėnesį informuoja Vilniaus m. VPK atitinkamus viršininko pavaduotojus, o reikalui esant, Vilniaus m. VPK viršininką apie pavedimų įvykdymą.

86. Pakeitus užduoties vykdytoją, kitam vykdytojui dokumentas perduodamas tik per Vilniaus m. VPK kanceliariją (struktūrinio padalinio raštinę) ir apie perdavimą pažymima registracijos žurnale.

87. Keičiantis pareigūnams ar darbuotojams, atsakingiems už atitinkamo įsakymo, nutarimo ar kito teisės akto įgyvendinimą ar įgyvendinimo kontrolę, priėmimo ir perdavimo akte turi būti nurodyta, kam pavedama toliau įgyvendinti atitinkamą įsakymą, nutarimą ar kitą teisės aktą, dokumentą ir kontroliuoti jo įgyvendinimą.

88. Jei pavedimas duotas keliems vykdytojams, atsakingas už jį vykdytojas (jis pavedime nurodomas pirmasis) privalo organizuoti šio pavedimo vykdymą. Kai pavedimas duotas raštu keliems vykdytojams, kanceliarija pavedimo ir prie jo pridėtų dokumentų kopijas įteikia ir kitiems vykdytojams. Ne pirmieji vykdytojai privalo, nelaukdami pirmojo vykdytojo priminimų, pagal savo kompetenciją teikti reikiamą informaciją pirmajam vykdytojui. Pirmasis vykdytojas, apibendrinęs pastabas ir pasiūlymus, parengia dokumento projektą, kurį turi pateikti vizuoti visiems pavedime (rezoliucijoje) nurodytiems vykdytojams. Už parengto dokumento kokybę vienodai atsako visi vykdytojai.

89. Jei pavedimas duotas keliems vykdytojams, bet tekste nurodoma jį vykdyti pagal kompetenciją ar priskirtą veiklos sritį, visi jame nurodyti vykdytojai yra atsakingi už pavedimo vykdymą ir atsakymus rengia savarankiškai.

90. Pavedimas įvykdytas, jeigu išspręsti visi jame pateikti klausimai arba į juos atsakyta iš esmės. Jeigu pavedimas įvykdomas netinkamai, visa medžiaga nustatyta tvarka grąžinama rengėjams tobulinti, tačiau pavedimo įvykdymo terminas nepratęsiamas. Būtina vadovautis nuostata, jog pavedimų įvykdymo terminas gali būti pratęstas tik išimtiniais atvejais. Vykdytojas turi motyvuotu tarnybiniu pranešimu kreiptis į Vilniaus m. VPK viršininką (struktūrinio padalinio vadovą) dėl termino pratęsimo, bet ne vėliau kaip prieš tris dienas iki įvykdymo termino pabaigos.

91. Kai būtina keisti pavedimų įvykdymo terminus, nustatytus kitų valstybės pareigūnų ar jų vadovaujamų valstybės institucijų ar įstaigų, prašymus dėl pavedimų įvykdymo terminų pakeitimo pasirašo Vilniaus m. VPK arba struktūrinio padalinio vadovas, kuriam pagal kompetenciją priklauso sprendžiamas klausimas.

92. Kai pavedimas įvykdytas, vadovas, rašęs rezoliuciją, šalia jos parašo „į bylą“, nurodo datą bei pasirašo. Vykdytojas pasirašytą pavedimą grąžina į kanceliariją (raštinę). Kanceliarijos (raštinės) darbuotojas ne vėliau kaip kitą darbo dieną apie dokumento įvykdymą pažymi gautų dokumentų registracijos žurnale ir įdeda į atitinkamą bylą.

9

IV. DOKUMENTŲ APYVARTOS ORGANIZAVIMAS

93. Vilniaus m. VPK raštvedybą tvarko bei dokumentų apyvartą organizuoja ir kontroliuoja Vilniaus m.VPK kanceliarija.

94. Vilniaus m. VPK ir struktūriniuose padaliniuose parengti ar gauti su Vilniaus m. VPK veikla susiję dokumentai turi būti registruojami, kad būtų įrodytas jų buvimas šių padalinių dokumentų apskaitos sistemose ir užtikrinta dokumentų paieška.

95. Vilniaus m. VPK viršininko arba jo įgalioto tarnautojo pasirašytos sutartys registruojamos žurnale arba atitinkamose kompiuterinėse dokumentų registravimo sistemose ir saugomos Vilniaus m. VPK Organizacinio skyriaus teisės grupėje, išskyrus:

95.1. darbo sutarčių apskaitą ir saugojimą, kuriuos vykdo Vilniaus m. VPK Personalo skyrius;

95.2. visiškos materialinės atsakomybės sutarčių apskaitą ir saugojimą, kuriuos vykdo Vilniaus m.VPK Finansų skyrius.

96. Įslaptinti dokumentai su žymomis „VISIŠKAI SLAPTAI“, „SLAPTAI“, „KONFIDENCIALIAI“, „RIBOTO NAUDOJIMO“ priimami, registruojami ir saugomi, laikantis įslaptintų dokumentų raštvedybos ir įslaptintos informacijos apsaugos reikalavimų.

97. Dokumentus sudaro gaunamieji dokumentai ir Vilniaus m. VPK bei padaliniuose parengti dokumentai (siunčiamieji ir informaciniai vidaus).

98. Dokumentai registruojami dokumentų registracijos žurnaluose ar juos atitinkančiose kompiuterinėse dokumentų registravimo sistemose.

99. Kiekvienais metais gruodžio mėn. Vilniaus m. VPK kanceliarija turi parengti dokumentų registracijos žurnalų sąrašą, į kurį įrašomi visi Vilniaus m. VPK ir struktūrinių padalinių dokumentų registracijos žurnalai, kuriuose registruojami dokumentai, bet ne daiktai, faktai ar įvykiai. Dokumentų registracijos žurnalų sąraše turi būti kiekvieno dokumento registracijos žurnalo pavadinimas, jo identifikavimo žymuo, žurnalo pildymo laikotarpis (metų ar tęstinis) ir darbuotojas ar struktūrinis padalinys, atsakingas už dokumentų registravimą atitinkamame dokumentų registracijos žurnale.

100. Vilniaus m. VPK dokumentų registracijos žurnalų sąrašą įsakymu tvirtina Vilniaus m. VPK viršininkas.

101. Dokumentai registruojami pagal dokumentų rūšis ir saugojimo terminus. Kiekvienos rūšies dokumentai pradedami registruoti kiekvienų raštvedybinių metų pradžioje iš naujo, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.

102. Vilniaus m. VPK parengti tvarkomieji ir vadovo pasirašyti informaciniai vidaus bei siunčiamieji dokumentai registruojami jų pasirašymo ar tvirtinimo dieną, gauti – jų gavimo dieną. Kol dokumentas neužregistruotas, jokios tolesnės procedūros negali būti atliekamos.

103. Visą gaunamąją korespondenciją (vokus su nuoroda „Asmeniškai“, laiškus, teismo šaukimus, institucijų dokumentus bei asmenų pasiūlymus, prašymus ir skundus), adresuotą Vilniaus m. VPK, priima Vilniaus m. VPK kanceliarija. Čia atliekamas pirminis korespondencijos tvarkymas: peržiūrima, ar korespondencija gauta pagal paskirtį, ar nepažeisti paketai (vokai), ar gauti visi dokumentai, ar jie nesugadinti, ar gautuose dokumentuose yra parašai, ar netrūksta gautuose dokumentuose nurodytų pridedamų dokumentų ar priedų, sutikrinami gautų dokumentų numeriai su nurodytais ant voko numeriais, jei tokie įrašai yra. Vilniaus m. VPK kanceliarijos kurjeris priima ir išduoda Vilniaus m. VPK struktūrinių padalinių ir jiems adresuotą korespondenciją. Korespondencijos perdavimas iš struktūrinio padalinio kitam struktūriniam Vilniaus m. VPK padaliniui atliekamas, atitinkamai pažymint tai išnešiojamųjų dokumentų registracijos žurnaluose. Darydami atitinkamas žymas išnešiojamųjų dokumentų registracijos žurnaluose, Vilniaus m. VPK struktūriniai padaliniai siunčia ir korespondenciją, adresuotą Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijai, Policijos departamentui, teismams, prokuratūroms. Tokią korespondenciją Vilniaus m. VPK kanceliarijos kurjeris nustatytomis savaitės dienomis pristato minėtoms įstaigoms ir institucijoms.

10

104. Kanceliarijoje neregistruojami reklaminiai skelbimai, konferencijų programos, periodiniai leidiniai, sveikinimo laiškai, asmeninio pobūdžio laiškai.

105. Paštu gautus asmenų pasiūlymus, prašymus ir skundus, adresuotus Vilniaus m. VPK vadovybei, registruoja ir jų nagrinėjimą kontroliuoja Vilniaus m. VPK kanceliarija. Vokai išsaugomi ir dedami prie dokumentų tik tais atvejais, kai pašto antspaudas turi reikšmės išsiuntimo arba gavimo datai įrašyti arba kai siuntėjo adresas yra tik ant voko.

106. Pastebėjus, kad vokas (siunta) atplėštas arba trūksta dokumento ar jo priedo, surašoma pažyma dėl pakuotės pažeidimų, kurią pasirašo tai nustatęs tarnautojas ir korespondenciją pristatęs asmuo. Apie pažeidimų pažymos surašymą nurodoma siuntų registre. Pažymos kopija ir į naują pakuotę supakuotas vokas (siunta) grąžinami siuntėjui. Jeigu voką (siuntą) pristatė kurjeris, pažymos kopija siunčiama siuntėjui ir voką (siuntą) pristačiusiai tarnybai.

107. Ne tuo adresu atsiųsti dokumentai kartu su voku persiunčiami pagal paskirtį arba grąžinami siuntėjui. Tokius sprendimus gali priimti Vilniaus m. VPK kanceliarijos vyriausiasis specialistas, struktūrinio padalinio vadovas.

108. Jei kartu su dokumentu (prašymu, pareiškimu) pateikiamas asmens dokumentas (gimimo liudijimas, mokslo baigimo pažymėjimas ir kt.), asmens dokumentas, padarius jo kopijas, grąžinamas pateikusiajam.

109. Vokai su nuoroda „Asmeniškai“ perduodami adresatui neatplėšti. Gaunamųjų dokumentų registracijos žurnale užregistruojamas tik vokas, į kurį dokumentas buvo įdėtas, o žurnalo pastabų skiltyje nurodoma, jog tai dokumentas su nuoroda „Asmeniškai“. Jei vėliau dokumentas bus grąžintas atsakingam už raštvedybą asmeniui, jis registruojamas tuo pačiu numeriu, kokiu buvo užregistruotas vokas.

110. Dokumentai, kai ant jų įspaudžiamas registracijos spaudas, užrašoma gavimo data ir registracijos numeris, perduodami užrašyti rezoliuciją Vilniaus m. VPK viršininkui jų gavimo dieną. Skubi korespondencija perduodama nedelsiant.

111. Vilniaus m. VPK kanceliarija visus gaunamuosius dokumentus suskirsto į bendrosios raštvedybos ir į įslaptintos, į adresuotus Vilniaus m. VPK vadovybei ir į adresuotus padalinių vadovams. Taip pat atskiriami asmenų pasiūlymai, prašymai ir skundai ir gauti „Vieno langelio“ tarnyboje – jie registruojami atskirai nuo kitos korespondencijos.

112. Gauti faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais informaciniai dokumentai, jei yra užtikrinta jų teksto apsauga ir galima identifikuoti siuntėjo parašą, atspausdinami ir registruojami bendra tvarka. Jei vėliau atsiunčiamas dokumento originalas, jis registruojamas ta pačia data ir numeriu, kaip anksčiau telekomunikacijų įrenginiais gautas dokumentas.

113. Dokumentai, kai ant jų įspaudžiamas registracijos spaudas, užrašoma gavimo data ir registracijos numeris, perduodami susipažinti Vilniaus m. VPK viršininkui ir jo pavaduotojams. Gautieji dokumentai perduodami jų gavimo dieną. Skubi korespondencija perduodama nedelsiant.

114. Vilniaus m. VPK viršininkas, skirdamas dokumento vykdytoją, užrašo rezoliuciją pirmame dokumento lape. Rezoliucijos turinys turi atitikti 74, 75 punkto reikalavimus. Vilniaus m. VPK viršininko peržiūrėti dokumentai su rezoliucijomis grąžinami į kanceliariją.

115. Vilniaus m. VPK kanceliarijoje užregistruoti dokumentai įteikiami rezoliucijoje nurodyto Vilniaus m. VPK padalinio vadovui arba tarnautojui, atsakingam už raštvedybą, tik šiam pasirašius dokumento registracijos žurnale.

116. Dokumentai iš Vilniaus m. VPK kanceliarijos atiduodami rezoliucijoje nurodyto padalinio už raštvedybą atsakingam darbuotojui arba dokumento vykdytojui, kai šis pasirašo kompiuterinėje dokumento registracijos kortelėje (esant kompiuterinei dokumentų apskaitai) ar žurnale. Jeigu rezoliucijoje yra nurodomi dokumentų užduočių įvykdymo terminai, tai jų kontrolė vykdoma šios instrukcijos V skyriuje nustatyta tvarka.

117. Dokumentus, gautus tiesiai iš vadovybės ar kitų institucijų, užduočių vykdytojai privalo užregistruoti Vilniaus m. VPK kanceliarijoje.

118. Areštinėje laikomų asmenų laiškai arba vokai turi būti registruojami, prieš tai pasirašius laiško autoriui išnešiojamų dokumentų registracijos žurnale.

11

119. Vilniaus m. VPK struktūrinių padalinių raštinėse registruotų gaunamų bei siunčiamų dokumentų apyvartą organizuoja ir už tai atsako vadovas. Vilniaus m. VPK struktūrinių padalinių skyriuose, poskyriuose už dokumentų apyvartą atsako viršininkai, kurie asmeniškai vykdo arba organizuoja gautų dokumentų atvežimą ir siunčiamų nuvežimą į Vilniaus m. VPK struktūrinio padalinio raštines. Nuovadose dokumentų apyvartą vykdo nuovados viršininkas.

120. Dokumentai, adresuoti tiesiogiai Vilniaus m. VPK padaliniams, kanceliarijoje neregistruojami. Spec.kurjeriu ir tarnybiniu paštu gautų dokumentų registracijos žurnale, Gaunamųjų siuntų registracijos žurnaluose tik surašomi gautų dokumentų numeriai ir jie pasirašytinai perduodami atitinkamų tarnybų atsakingiems už raštvedybą darbuotojams, pažymint tai išnešiojamų dokumentų registracijos žurnale, kur Vilniaus m. kanceliarijos darbuotojas atitinkamai užpildo rekvizitus.

121. Išnešiojamų dokumentų registracijos žurnalą pildo Vilniaus m. VPK kanceliarijos (struktūriniuose padaliniuose – raštinės) raštvedė.

122. Vilniaus m. VPK struktūrinio padalinio atsakingas už raštvedybą darbuotojas dokumentus, paimtus iš Vilniaus m. VPK raštinės tą pačią dieną perduoda padalinio vadovui.

123. Vilniaus m. VPK struktūrinio padalinio vadovo peržiūrėti dokumentai su rezoliucijomis grąžinami į struktūrinio padalinio raštinę. Užregistruoti dokumentai pasirašytinai įteikiami užduočių vykdytojams.

124. Struktūrinio padalinio raštinės gaunamųjų siuntų registracijos žurnaluose surašomi gautų dokumentų, kuriuos vizavo Vilniaus m. VPK struktūrinio padalinio vadovas struktūrinio padalinio skyriaus ar poskyrio viršininkui, numeriai ir dokumentai pasirašytinai perduodami atitinkamiems viršininkams ar jų paskirtiems darbuotojams, pažymint tai išnešiojamų dokumentų registracijos žurnale. Darbuotojai tą pačią dieną gautus dokumentus pateikia viršininkui, kuris vizomis paskiria vykdytojus ir atiduoda registruoti dokumentus į skyriaus, poskyrio raštinę. Teritorinio policijos komisariato vadovo nuovados viršininkui vizuotus dokumentus iš raštinės pasirašytinai pasiima nuovados viršininkas.

125. Jei Vilniaus m. VPK struktūrinio padalinio vadovas vizuoja dokumentus struktūrinio padalinio skyriaus, poskyrio, kurie neturi raštinės, viršininkui, struktūrinio padalinio raštinėje dokumentai registruojami gaunamųjų dokumentų registracijos žurnale ir atiduodami viršininkui pasirašytinai už kiekvieną dokumentą atskirai.

126. Vilniaus m. VPK struktūrinių padalinių vadovų pasirašyti siunčiamieji dokumentai jų pasirašymo dieną registruojami struktūrinių padalinių raštinėse ir ne vėliau kaip per vieną dieną išsiunčiami. Jei siunčiamuosius dokumentus pasirašo skyriaus, poskyrio, neturinčio raštinės, viršininkas arba dokumentai registruoti raštinėje, tačiau turi būti nuvežti į struktūrinio padalinio raštinę, viršininkas organizuoja dokumentų pristatymą į struktūrinio padalinio raštinę ne vėliau kaip per vieną dieną. Nuovados viršininkas vykdo dokumentų pristatymą į struktūrinio padalinio raštinę ne vėliau kai per vieną dieną, atsižvelgdamas į tai, kad negali būti pažeisti dokumentų nagrinėjimo terminai.

127. Kanceliarijos (raštinės) raštvedė patikrina, ar siunčiami dokumentai tinkamai įforminti. Ne pagal raštvedybos reikalavimus parengtą dokumentą, raštinės darbuotojas grąžina rengėjo viršininkui.

128. Dokumentų, kuriuose nurodytos užduotys įvykdytos, taip pat atsakymų antrieji egzemplioriai, vadovaujantis bylų nomenklatūra, grupuojami į bylas ir saugomi šios instrukcijos V - VI skyriuose nustatyta tvarka.

129. Jei dokumente nurodyta užduotis įvykdoma pateikiant informaciją telefonu, vykdytojas apie tai surašo išsamų tarnybinį pranešimą ir (arba) apie įvykdymą užrašo dokumento paskutiniame lape virš apatinės paraštės, pasirašo bei nurodo dokumento įvykdymo datą. Ši nuostata taikoma pavedimams, gautiems iš Vilniaus m. VPK struktūrinių padalinių.

130. Siekiant sumažinti dokumentų srautą, rekomenduojama nesusirašinėti su Vilniaus m. VPK struktūriniais padaliniais tais klausimais, kurie gali būti sprendžiami vietoje arba bendraujant betarpiškai.

12

V. BYLŲ SUDARYMAS BEI TVARKYMAS

131. Vilniaus m. VPK dokumentų bylų kaupimą, saugojimą, apskaitą bei archyvo naudojimą organizuoja Vilniaus m. VPK kanceliarijos vyriausiasis specialistas. Už šių funkcijų vykdymą bei Vilniaus m. VPK archyvo formavimą atsako Vilniaus m. VPK kanceliarijos archyvaras. Kiekviename struktūriniame padalinyje turi būti vadovo paskirtas darbuotojas, atsakingas už dokumentų tvarkymą, teritoriniuose policijos komisariatuose atsakingi raštinių viršininkai, viešosios policijos nuovadose – raštvedžiai (kai nėra raštvedžio, - nuovados viršininkas). Jiems keičiantis, bylos perduodamos ir priimamos pagal aktą, tvirtinamą vadovo.

132. Pagal Vilniaus m. VPK patvirtintas bylų nomenklatūras, dokumentai, kurių užduotys įvykdytos, grupuojami į bylas ir, vadovaujantis Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1997 m. rugpjūčio 15 d. įsakymu Nr. 38 „Dėl bendrųjų dokumentų saugojimo terminų“ ir kitais teisės aktais, nustatančiais dokumentų saugojimo terminus, saugomi atitinkamo padalinio bylų nomenklatūroje nustatytą laiką.

133. Tam, kad būtų išlaikyta vienoda bylų formavimo sistema, kiekvienais metais rengiamos Vilniaus m. VPK bendrosios raštvedybos, įslaptintų bylų ir operatyvinės veiklos bylų nomenklatūros, kurias, atitinkamai suderinus su Vilniaus m. VPK Dokumentų ekspertų komisija (toliau – DEK) ar Specialiąja ekspertų komisija ir Vilniaus apskrities archyvu, tvirtina Vilniaus m. VPK viršininkas. Kai yra Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos ir Lietuvos archyvų departamento patvirtinta operatyvinės veiklos dokumentų saugojimo terminų rodyklė, operatyvinės veiklos bylų nomenklatūra su Vilniaus apskrities archyvu nederinama.

134. Vilniaus m. VPK bylų nomenklatūra sudaroma atsižvelgiant į Vilniaus m. VPK struktūrinių padalinių pasiūlymus pagal nustatytas funkcijas ir veiklos sritis. Į bylų nomenklatūrą įrašomos visos bylos, kurias planuojama kitais raštvedybiniais metais sudaryti arba tęsti.

135. Bylų nomenklatūroje įrašytas konkretus bylai suteiktas indeksas yra pastovus ir nekeičiamas, todėl bylų nomenklatūrai neturi turėti įtakos Vilniaus m. VPK veiklos organizavimo pakeitimas, pertvarkymas ar reorganizacija.

136. Vilniaus m. VPK bylų nomenklatūra turi apimti visus rengiamus ir gautus dokumentus.137. Vilniaus m. VPK kriminalinės policijos operatyviniai dokumentai saugomi

padaliniuose, vykdančiuose operatyvinę veiklą, ir tvarkomi, vadovaujantis Operatyvinės veiklos tarnybos dokumentų specialiojo fondo nuostatais, patvirtintais Policijos departamento generalinio komisaro 1999 m. liepos 19 d. įsakymu Nr. 14 NT, Įstaigų prie Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos operatyvinę veiklą vykdančių padalinių operatyvinės veiklos dokumentų saugojimo terminų rodykle, patvirtinta Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministro, Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2002 m. vasario 27 d. įsakymu Nr. 3 RN/ S1-2 RN bei kitais teisės aktais.

138. Vilniaus m. VPK Finansų skyriaus apskaitos dokumentai tvarkomi, vadovaujantis 2004 m. balandžio 9 d. Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimu Nr. 407 „Dėl Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2002 m. gegužės 29 d. nutarimo Nr. 780 „Dėl specialių apskaitos dokumentų blankų užsakymo, gamybos, technologinės apsaugos, platinimo, įsigijimo ir sunaikinimo tvarkos bei mokesčiams apskaičiuoti naudojamų apskaitos dokumentų išrašymo ir pripažinimo tvarkos patvirtinimo“ pakeitimo“, 2002 m. liepos 1 d. nutarimu Nr. 1022 „Dėl dingusių visiškai ar iš dalies sugadintų apskaitos dokumentų ir apskaitos registrų atkūrimo tvarkos patvirtinimo“ ir kitais teisės aktais.

139. Vilniaus m. VPK vadovybės pavedimu archyvo darbuotojas 2000 m. sausio 11 d. Teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių įstaigų įstatymu Nr. VIII-1524 nustatyta tvarka teikia juridiniams ir fiziniams asmenims informaciją apie Vilniaus m. VPK archyvų fonde saugomų dokumentų sudėtį ir turinį, išduoda archyvo pažymėjimus, dokumentų kopijas, patvirtintus nuorašus ir išrašus, Vilniaus m. VPK pareigūnams ir tarnautojams, gavusiems suinteresuotos tarnybos vadovo sutikimą, išduoda susipažinti archyvo bylas, vadovaudamasis Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos 2003 m. lapkričio 28 d. įsakymo Nr.1V-391 „Dėl Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos archyvinių dokumentų naudojimo taisyklių patvirtinimo“ nuostatomis.

13

140. Vilniaus m. VPK dokumentų tvarkymui visose jo veiklos srityse ir bylų sudarymui užtikrinti, kasmet iki gruodžio 1 d. Vilniaus m. VPK kanceliarijos archyvaras parengia numatomų sudaryti bylų nomenklatūrą. Bylų nomenklatūroje nurodomi už bylų sudarymą atsakingi struktūriniai padaliniai bei darbuotojai. Ji derinama su Vilniaus apskrities archyvu ir tvirtinama Vilniaus m. VPK viršininko.

141. Bylos sudaromos iš dokumentų, įstaigos parengtų ar gautų per vienus raštvedybinius metus, išskyrus tęsiamas bylas, kurios sudaromos iš dokumentų, sukauptų tam tikro apibrėžto proceso metu (valstybės tarnautojų ar darbuotojų asmens (tarnybos) bylos, paieškos bylos ir kt.). Bylos sudaromos pagal dokumentų rūšis, temas, dokumentų sudarytojus, pasirenkant vieną požymį ar jų derinį:

141.1. Vilniaus m. VPK ir jo padaliniuose parengti tvarkomieji dokumentai (nutarimai, įsakymai) dedami į atskiras bylas pagal jų rūšis ir saugojimo terminus (atostogų, tarnybos eigos, veiklos įsakymai). Organizaciniai dokumentai (nuostatai, taisyklės, instrukcijos, pareigybių aprašymai) dedami kartu su tvarkomaisiais dokumentais, kuriais jie tvirtinami;

141.2. gauti aukštesniųjų institucijų tvarkomieji dokumentai Vilniaus m. VPK veiklos klausimais dedami į atskiras bylas pagal dokumentų rūšis ir dokumentų sudarytojus. Jei tokių dokumentų gaunama nedaug, jie gali būti dedami į vieną bylą;

141.3. susirašinėjimo dokumentų bylos sudaromos pagal temas, dokumentai sisteminami pagal klausimo sprendimo eigą ir dokumentų datas;

141.4. dokumentų registracijos žurnalai, pasibaigus jų pildymo laikui, dedami į bylas pagal jų saugojimo terminus ar į žurnale registruotų dokumentų bylas, jei žurnalas pagal bylų nomenklatūrą nesudaro atskiros bylos. Skaitmeninėje laikmenoje sudaryti žurnalai atspausdinami ir dedami į bylas. Jei tokį žurnalą nustatyta saugoti iki 5 metų, jis gali būti saugomas skaitmeninėje laikmenoje;

141.5. sudaromos vienarūšės bylos į bylų nomenklatūrą įrašomos viena apibendrinta antrašte (Valstybės tarnautojų asmens bylos, Administracinių teisės pažeidimų bylos, Sulaikytųjų administracine tvarka asmens bylos, Atsisakymų pradėti ikiteisminį tyrimą bylos, Teisminių procesų bylos). Vienarūšėms byloms bylų nomenklatūroje suteikiamas vienas indeksas, o pastabų skiltyje nurodomas jų apskaitos dokumentas. Šios bylos surašomos į tų bylų apskaitos žurnalus ar sąrašus, jei kiti teisės aktai nenustato kitokios jų apskaitos, pvz.: Pagal sąrašą, Pagal žurnalą.

142. Į Vilniaus m. VPK archyvą sutvarkytos bylos gali būti perduodamos, praėjus vieneriems raštvedybiniams metams po bylų užbaigimo. Bylų perdavimas į Vilniaus m. VPK užbaigtų bylų apskaitą įforminamas aktu, kur surašomos perimamos bylos (dokumentai). Suderintą su perduodančio ir priimančio padalinio vadovais perėmimo aktą tvirtina Vilniaus m. VPK viršininkas. Vilniaus m. VPK struktūriniai padaliniai kiekvienų metų pirmą ketvirtį perdavimo aktu gali priduoti į Vilniaus m. VPK archyvą laikino, ilgo bei nuolatinio naudojimo dokumentų bylas, užbaigtas prieš penkerius metus.

143. Vilniaus m. VPK kanceliarijos archyvaras kompiuterinėje laikmenoje veda Vilniaus m. VPK archyvo apskaitą. Iki perdavimo į Vilniaus m. VPK užbaigtų bylų apskaitą, kuri turi būti vedama elektroninėje laikmenoje, sutvarkytų bylų apskaita daroma ir jų paieška atliekama pagal bylų nomenklatūrą, jos papildymų sąrašą, vienarūšių bylų sąrašus ar kitus nustatytus apskaitos dokumentus.

144. Jei per raštvedybinius metus susidaro dokumentų, kuriems bylos nomenklatūroje nenumatytos, rengiamas bylų nomenklatūros papildymų sąrašas. Į sąrašą įrašytoms naujoms byloms suteikiamas indeksas, einantis iš eilės pagal patvirtintos bylų nomenklatūros atitinkamo punkto papunktį. Sąrašas derinamas ir tvirtinamas kartu su kitų metų bylų nomenklatūra.

145. Pasibaigus raštvedybiniams metams, Vilniaus m. VPK kanceliarija surenka duomenis iš Vilniaus m. VPK padalinių apie suformuotas bylas. Statistiniai duomenys įrašomi į bylų nomenklatūros suvestinę, kurios patvirtinta kopija per 40 kalendorinių dienų nuo raštvedybinių metų pabaigos išsiunčiama Vilniaus apskrities archyvui.

14

VI. BYLŲ TVARKYMAS IR APSKAITA

146. Bylos tvarkomos, praėjus vieneriems raštvedybiniams metams po bylų užbaigimo. Vadovaujantis Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1996 m. gegužės 13 d. nutarimu Nr. 566 patvirtintais Lietuvos valstybinio archyvų fondo nuostatais (Žin., 1996, Nr. 46-1127), bylos struktūriniame padalinyje saugomos nustatytą laiką:

146.1. nuolatinio ir ilgo saugojimo bylos, išskyrus operatyvinės veiklos metu susidarančias įslaptintų dokumentų bylas, padaliniuose saugomos 1 metus, vėliau sutvarkytos ir įformintos bylos perdavimo ir priėmimo aktu, patvirtintu padalinio vadovo, perduodamos Vilniaus m. VPK kanceliarijos archyvui, kur sudaromi suvestiniai jų apyrašų skyriai. Apyrašus derina Vilniaus m. VPK DEK ir Vilniaus apskrities archyvas, tvirtina Vilniaus m. VPK viršininkas.

147. Kad dokumentai būtų išsaugomi ir prieinami reikiamą laiką ir būtų užtikrinta jų paieška, užbaigtos bylos privalo būti teisingai apskaitomos: Vilniaus m. VPK nuolatines ir ilgo saugojimo bylas iki perdavimo į valstybinį archyvą saugo ir už jų apskaitą atsako Vilniaus m. VPK kanceliarijos archyvaras.

148. Vilniaus m. VPK kanceliarijos archyvaras:148.1. formuoja bendrą Vilniaus m. VPK struktūrinių padalinių archyvą;148.2. priima Vilniaus m. VPK centriniame pastate esančių struktūriniuose padaliniuose

sudarytas bylas ir tvarko jų apskaitą;148.3. įrašo bylas į apyrašus ir byloms užrašo patvirtintus jų apskaitos duomenis (šifrus);148.4. atlieka dokumentų vertės ekspertizę ir kiekvienais metais surašo naikinti atrinktų bylų

(dokumentų) aktą;148.5. vykdo bylų apskaitos kontrolę ir sudaro bylų apskaitos dokumentų bylas.149. Bylos tvarkomos, laikantis Raštvedybos taisyklių 42 - 46 punktų reikalavimų.

Atsižvelgiant į policijos įstaigų veiklos specifiką, laikino saugojimo bylos (administracinių teisės pažeidimų bylos, susirašinėjimo su Vidaus reikalų ministerija ir kitomis institucijomis, piliečių skundų ir prašymų nagrinėjimo dokumentų bylos, tarnybinių patikrinimų išvadų bylos ir kt.) susegamos ir lapai sunumeruojami, parašomas bylos baigiamasis įrašas. Bylos vidaus apyrašas sudaromas, jei to reikia papildomai dokumentų apskaitai ar paieškai ir kai reikia bylą perduoti teisėtvarkos ar kitoms institucijoms. Tuo atveju vidaus apyraše surašomi byloje esantys dokumentai ir nurodoma jų vieta byloje. Bylą tvarko darbuotojas, atsakingas už bylos forminimą. Bylos lapai numeruojami grafitiniu pieštuku arba numeratoriumi.

150. Sutvarkytos ilgo ir nuolatinio saugojimo bylos į apyrašus įrašomos ir laikino saugojimo bylų sąrašai sudaromi per dvejus metus nuo bylų užbaigimo.

151. Bylų apyrašų sąrašą, suderintą su Vilniaus m. VPK DEK ir Vilniaus apskrities archyvu, įsakymu tvirtina Vilniaus m. VPK viršininkas.

152. Į bylų apyrašus įrašomos:152.1. per raštvedybinius metus užbaigtos ilgo ir nuolatinio saugojimo bylos;152.2. buvusios laikino saugojimo bylos, kurioms, atlikus dokumentų vertės ekspertizę,

nustatytas ilgas ar nuolatinis saugojimo terminas.153. Dokumentų naikinimas, atlikus dokumentų vertės ekspertizę (Raštvedybos taisyklių

48 p.), įforminamas Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės nustatytos formos aktu, jį suderinus su Vilniaus m. VPK DEK ir Vilniaus apskrities archyvu ir patvirtinus Vilniaus m. VPK viršininkui.

154. Naikinti dokumentus galima tik tada, kai nuolatinio ir ilgo saugojimo bylų apyrašai suderinti su Vilniaus m. VPK DEK ir Vilniaus apskrities archyvu ir patvirtinti Vilniaus m. VPK viršininko.

155. Vilniaus m. VPK struktūrinių padalinių kanceliarijos darbuotojas ar už raštinę atsakingas asmuo, taip pat ir tų skyrių ar poskyrių, nuovadų, neturinčių raštinės ar atsakingo asmens už raštinę, darbuotojas sudaro nuolatinio ir ilgo saugojimo bylų sąrašus, organizuoja dokumentų bylų formavimą bei bylų pridavimą į archyvą.

15

156. Jeigu Vilniaus m. VPK struktūrinių padalinių tarnybų skyriuose, poskyriuose nėra raštinės ar asmens, atsakingo už raštinę, už dokumentų bylų formavimą (jei tokios bylos formuojamos) bei pridavimą tarnybos raštinei atsakingas skyriaus, poskyrio viršininkas.

157. Nuolatinio ir ilgo saugojimo bylų sąrašus rengia Vilniaus m. VPK struktūrinių padalinių, kuriuose tokios bylos buvo sudarytos, raštinės darbuotojas ir kiekvienais metais pirmą ketvirtį pateikia juos Vilniaus m. VPK kanceliarijos archyvarui, kuris įveda į elektroninę apskaitos sistemą.

158. Vilniaus m. VPK struktūrinių padalinių laikino saugojimo bylos saugomos jų sudarymo vietose, vadovo nurodytoje patalpoje. Už šių bylų saugojimą atsako vadovo įgaliotas raštinės darbuotojas ar už raštinę atsakingas asmuo. Jei skyriuose nėra raštinės ar atsakingo asmens už raštinę ir yra suformuotų bylų, priėmimo-perdavimo aktu jos perduodamos tarnybos raštvedžiui ar atsakingam už raštvedybą asmeniui, kuris sudaro sąrašus bei organizuoja bylų perdavimą Vilniaus m. VPK archyvui.

159. Vilniaus m. VPK struktūrinių padalinių raštvedžiai ar už raštvedybą atsakingi asmenys, suderinę su Vilniaus m. VPK kanceliarijos archyvaru laikino saugojimo bylų sąrašą bei ilgo ir nuolatinio saugojimo bylų apyrašus bei gavę tiesioginio viršininko bei Vilniaus m. VPK kanceliarijos sutikimą, organizuoja nuolatinio ir ilgo saugojimo bylų perdavimą į Vilniaus m. VPK archyvą. Bylų pervežimą į Vilniaus m. VPK archyvą organizuoja bei vykdo padaliniai, kuriuose tokios bylos sudarytos. Laikino saugojimo dokumentai saugomi struktūriniuose padaliniuose, išskyrus pagrindiniame Vilniaus m. VPK pastate esančių bylų nomenklatūroje numatytą laiką.

160. Vilniaus m. VPK kanceliarijos archyvaras patikrina perduodamų Vilniaus m. VPK struktūrinių padalinių ilgo ir nuolatinio saugojimo bylų sutvarkymą ir įforminimą. Jei nustatoma, kad bylos sutvarkytos ir įformintos nesilaikant šių taisyklių ir kitų teisės norminių aktų reikalavimų, bylos grąžinamos pataisyti jas tvarkiusiems darbuotojams.

161. Pagal bylų nomenklatūrą, jos suvestinę, bylų perėmimo aktus, dokumentų registracijos žurnalus ir kitus apskaitos dokumentus būtina nustatyti, ar visos tvarkomaisiais raštvedybiniais metais sudarytos bylos ir dokumentai perduoti.

162. Jei nustatoma, kad dokumentų ar bylų trūksta, organizuojama paieška, o jų neradus, surašomas dingusių dokumentų (bylų) aktas; aktą tvirtina ir sprendimus dėl atsakomybės įstatymų nustatyta tvarka priima Vilniaus m. VPK viršininkas. Apie dingusius dokumentus ar bylas informuojamas bylų nomenklatūrą derinęs Vilniaus apskrities archyvas.

163. Vilniaus m. VPK archyvaras sutvarkytas ir patikrintas bylas įrašo į apyrašus pagal jų užbaigimo metus: kiekvienų raštvedybinių metų bylos – pagal bylų išdėstymo tvarką nomenklatūroje, vienarūšės bylos – pagal bendrus požymius arba abėcėlės tvarka. Susirašinėjimo dokumentų bylos įrašomos pagal raštvedybinius metus, kuriais jos buvo sudarytos ir kuriais buvo sudarytas ar gautas tų metų paskutinis iniciatyvinis dokumentas, nepaisant atsakomojo dokumento datos.

163. Vilniaus m. VPK archyve Vilniaus m. VPK struktūrinių padalinių laikino saugojimo bylos saugomos atskirai nuo ilgo ir nuolatinio saugojimo bylų, įrašytų į apyrašus bei rūšiuojamos pagal atskirus padalinius.

164. Kiekvienais raštvedybiniais metais įrašomų bylų apskaita tęsiama eilės tvarka.165. Kiekviena byla įrašoma kaip atskiras saugojimo vienetas, kuriam suteikiamas atskiras

apskaitos eilės numeris. Užrašoma kiekvieno saugojimo vieneto antraštė, chronologinės ribos, lapų skaičius.

166. Vilniaus m. VPK archyvo bylų apyrašus, suderintus su Vilniaus apskrities archyvu, tvirtina Vilniaus m. VPK viršininkas.

167. Bylų apyrašai teikiami derinti kartu su to laikotarpio Vilniaus m. VPK istorijos ir dokumentų sutvarkymo pažyma, kurią paruošia Vilniaus m. VPK kanceliarijos vyriausiasis specialistas:

167.1. pažymos pirmoje dalyje pateikiama informacija apie komisariatą: nurodomi komisariato funkcijas reglamentuojantys teisės aktai, aptariamos veiklos sritys, administracinė struktūra, pakeitimai, reorganizacijos per aptariamą laikotarpį;

16

167.2. pažymos antroje dalyje aptariami bylų apyrašų sudarymo principai, nurodomi į kiekvieną apyrašą įrašytų bylų sudarymo, tvarkymo, klasifikacijos ypatumai, informacija apie paieškos sistemas, apie gautus iš kitų įstaigų dokumentus ir jų sutvarkymą (pertvarkymo, reorganizavimo ar likvidavimo atvejais). Jei buvo nustatyti dokumentų dingimo, kitokio praradimo atvejai, jie nurodomi ir paaiškinamos priežastys.

168. Patvirtintuose bylų apyrašuose taisymus gali atlikti tik Vilniaus m. VPK archyvaras, pažymėjęs bei nurodęs pagrindą.

169. Dokumentai turi būti laikomi specialiai įrengtose arba tam tikslui pritaikytose saugyklose, kurių atsparumas ugniai turi būti ne mažesnis kaip antro laipsnio. Saugyklose negali būti vandentiekio ir dujotiekio linijų, šulinių ar čiaupų, tranzitinių kabelių tinklų. Apsaugai užtikrinti durys antspauduojamos arba naudojamas kodinis užraktas. Saugyklose turi būti įrengta gaisro ir apsaugos signalizacija, gaisro gesinimo sistema, o jei nėra galimybės ją įrengti - gesintuvai.

170. Dokumentų saugyklose draudžiama:170.1. laikyti biologiškai užkrėstus dokumentus kartu su kitais;170.2. laikyti makulatūrą, patalpų valymo priemones, nenaudojamą inventorių;170.3. rūkyti, įsinešti maisto produktus.171. Į apyrašus įrašytos ilgo ir nuolatinio saugojimo bylos saugomos įstaigos archyve,

laikantis tvarkos, nustatytos Reikalavimų dokumentų saugykloms, patvirtintų Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1997 m. liepos 7 d. įsakymu Nr. 35 „Dėl dokumentų saugyklų“.

172. Operatyvinę veiklą vykdančių padalinių operatyviniai dokumentai saugomi ir tvarkomi, vadovaujantis Operatyvinės veiklos tarnybos dokumentų specialiojo fondo nuostatais, patvirtintais Policijos departamento generalinio komisaro 1999 m. liepos 19 d. įsakymu Nr. 14RN.

173. Įslaptintų dokumentų priėmimas perdavimas galimas tik surašius įslaptintų dokumentų priėmimo perdavimo aktą, kurį pasirašo dokumentus priėmęs bei dokumentus perduodantis asmuo. Aktą tvirtina padalinio vadovas, tik įsitikinęs, kad visi dokumentai yra perduoti.

174. Po dokumentų sunaikinimo akto patvirtinimo dokumentai turi būti sunaikinti taip, kad juose esanti informacija būtų neatpažįstama. Dokumentų naikinimo procedūroje dalyvauja Vilniaus m. VPK kanceliarijos archyvaras bei Vilniaus m. VPK Materialinio aprūpinimo ir ūkio skyriaus inžinierius.

VII. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

175. Vilniaus m. VPK gauti asmenų pasiūlymai, prašymai ir skundai paštu ar „Vieno langelio“ aptarnavimo tarnyboje registruojami, nagrinėjami, kontroliuojami, vadovaujantis Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymu (Žin.,1999, Nr. 60-1945), Lietuvos Respublikos teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybės įstaigų įstatymu (Žin., 2000, Nr. 10-236), Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministro 2003 m. balandžio 24 d. įsakymu Nr.IV-144 „Dėl piliečių ir kitų asmenų aptarnavimo Vidaus reikalų ministerijoje taisyklių patvirtinimo“, Lietuvos policijos generalinio komisaro 2002 m. gruodžio 10 d. įsakymu Nr. 638 „Piliečių ir kitų asmenų aptarnavimo Policijos departamente prie Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos“, Vilniaus m. VPK vyriausiojo komisaro 2002 m. spalio 23 d. įsakymu Nr. 275 „Dėl piliečių ir kitų asmenų aptarnavimo Vilniaus miesto vyriausiajame policijos komisariate ir jo struktūriniuose padaliniuose tvarkos patvirtinimo“, Vilniaus m. VPK vyriausiojo komisaro 2003 m. lapkričio 5 d. įsakymu Nr.1-V-447 „Dėl Vilniaus m. vyriausiojo policijos komisariato vyriausiojo komisaro 2002 m. spalio 23 d. įsakymo Nr.275 pakeitimo“ bei kitais teisės aktais.

176. Vilniaus m. VPK pareigūnams, valstybės tarnautojams bei darbuotojams už šios Instrukcijos pažeidimus taikomos drausminio ir kitokios teisės aktų nustatytos poveikio priemonės.

177. Jei Instrukcijos punktai prieštarautų galiojantiems aukštesnę juridinę galią turintiems teisės aktams, vadovaujamasi teisės aktais turinčiais aukštesnę juridinę galią.

17